Взаиморасчеты с контрагентами 1с 8.3 бухгалтерия. Взаиморасчеты с контрагентами. Мы получаем от контрагента акт с расхождениями

Как оценить платежеспособность клиента? Актуальный вопрос для развивающихся компаний, которые работают не просто чтобы заработать на клиенте сегодня, а которые руководствуются философией партнерских отношений, нацелены на длительное и взаимовыгодное сотрудничество.

"Не стремись продать клиенту что-то одно сегодня, продай много за несколько лет"

Как правило, углубление партнерских отношений неизбежно ведет к увеличению финансового потока между сторонами. Конечно же каждый хочет быть уверен в надежности и платежеспособности своего партнера. Исходить из чисто человеческих отношений планируя финансовые потоки - слишком легкомысленно. Однако, перед тем как повысить кредитный лимит или расширить товарную спецификацию поставок логично проанализировать ваши отношения с клиентом за тот период который есть в базе данных с помощью встроенного отчета 1С "Ведомость по взаиморасчетам с контрагентами ".
Отчет прост но информативен. В нем отражены ваши поставки в пользу клиента и его оплаты. Данный отчет наглядно, в документах покажет как платит клиент за поставки, есть ли у него задолженность. Соответственно если у вас условие оплаты 3 дня после факта получения и задержек действительно нет и клиент настаивает на увеличении объемов закупок или увеличении срока кредитования с 3 до 7 дней сообразно дать дисциплинированному покупателю шанс углубить взаимоотношения.
При этом не стоит забывать что каждый день отсрочки для покупателя означает задержку на такое же количество дней поступление денег на ваш расчетный счет от сделки. А поскольку вам также придется платить по счетам рекомендуется не давать покупателям количество дней отсрочки больше, чем дают вам ваши поставщики. Невыполнение данной рекомендации может привести к дефициту платежного баланса и вынужденной дополнительной мобилизации кредитных оборотных средств через банк.
Ведомость по взаиморасчетам формируются в 1С также как и другие отчеты 1С. Нужно сказать что вообще все отчеты в 1С подчинены единым правилам формирования и тот кто научился работать с одним отчетом с 80 % вероятностью сможет работать и с другими отчетами. Но есть некоторые особенности данного отчета, на которые нужно обратить внимание:

1. Взаиморасчеты холдинга. Некоторые из ваших клиентов могут иметь несколько юридических лиц которые также вбиты в ваш справочник контрагентов. Объединенные в холдинг клиенты образуют некую группу физических и юридических лиц относящихся фактически к одному владельцу бизнеса. Так вот чтобы взять взаиморасчеты по владельцу бизнеса со всеми его юр., физ. лицами необходимо формировать взаиморасчеты по головному контрагенту. При этом подчиненные головному контрагенты также попадут со своими расчетами в отчет к головному. Очень удобно и информативно, но при этом обязательно в справочнике "Контрагенты" подчиненные контрагенты должны быть подвязаны к головному, а вы должны знать кто из всех является головным. Зачем спросите вы формировать взаиморасчеты по головному контрагенту? Затем что у одного контрагента холдинга может быть задолженность, а у другого предоплата. В целом же по холдингу задолженность нулевая и т.д. Могут быть и другие вариации, все перечислять не будем.
2. Взаиморасчеты по договорам. С одним и тем же контрагентом может быть заключено несколько договоров. Например, договор предоплаты и кредитный. Соответственно по предоплатному договору задолженности быть не должно, а наличие задолженности по кредитному договору является нормой. При этом если в отчет не вывести информацию о взаиморасчетах в разрезе договоров может сложится неправильное представление о фактической задолженности. Для этого выведите в Группировку отчета поле "Договор контрагента", тогда информация о взаиморасчетах будет более верная.
3. Время транзакций банка. Это касается платежей через банк. Может возникнуть неприятная ситуация из-за непонимания схемы того, как проходят платежи через банк. Например, клиент может внести оплату за поставку к концу банковского дня и платеж, соответственно, зсчитается на ваш расчетный счет только на следующий день. Бухгалтер по взаиморасчетам также увидит платеж на следующий день и проведет, допустим, в программе 1С платежку после обеда. Совокупно время транзакции платежки на стороне банка плюс на вашей стороне может занять от 12 до 24 часов. Соответственно сформировав в этом промежутке времени взаиморасчеты по контрагенту по которому были входящие платежи в отчет попадут не все оперативные данные. Поэтому придерживайтесь правила - формировать взаиморасчеты с клиентами, когда вся банковская выписка за предыдущий день полностью проведена в 1С.

Если в организации есть задолженность перед контрагентом-поставщиком, она может в счет задолженности оказать контрагенту услуги или же поставить товары. Также и контрагент-покупатель может поставить услуги или товары в счет своей задолженности. Для правильного отображения таких операций в учете требуется провести процедуру взаимозачета.

Процесс проведения взаимозачета в 1С 8.3 автоматизирован и выполняется посредством типового документа « ».

Взаимозачет в 1С 8.3 между договорами контрагента

Пример. Наша организация должна поставщику 88 500 руб. за поставку материалов. В счет долга мы оказали поставщику услуги на сумму 70 800 руб. Необходимо провести взаимозачет.

Акт взаимозачетам можно найти в разделе «Покупки» или раздел «Продажи», подраздел «Расчеты с контрагентами». Создадим документ «Корректировка долга» и заполним реквизиты «шапки»:

• поле «Вид корректировки» – в нашем случае следует выбрать «Зачет задолженности»;
• поле «Зачесть задолженность» – указать «Поставщику»;
• поле «В счет задолженности» – указать «Поставщика перед нашей организацией»;
• поле «Поставщик (кредитор)» – выбрать нужного контрагента.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Данные о кредиторской и о дебиторской задолженности заносятся в табличные части на соответствующих вкладках. Для их автоматического заполнения нужно нажать в документе кнопку «Заполнить – Заполнить все задолженности остатками по взаиморасчетам» либо кнопки «Заполнить» на каждой вкладке. Программа анализирует взаиморасчеты с поставщиком и показывает задолженность по каждому договору.

Для проведения взаимозачета между договорами в 1С 8.3 требуется, чтобы в документе суммы долга поставщика и долга перед поставщиком были одинаковыми. На данную сумму проводится взаимозачет. С этой целью исправляем значение в графе «Сумма расчетов». Внизу документа отображается разница между дебиторской задолженностью и кредиторской, эта разница должна быть равна нулю. Как видно в нашем примере:

Из документа можно вывести на печать форму Акта взаимозачета. Документ при проведении сделает проводку по переносу суммы долга с кредита бухгалтерского счета 62 в дебет бухгалтерского счета 60:

Аналогичным образом оформляется взаимозачет с контрагентом-покупателем. Для этого нужно указать следующие реквизиты: вид операции – выбрать «Зачет задолженности», зачесть задолженность – выбрать «Покупателя», в счет задолженности – «Нашей организации перед покупателем».

Взаимозачет между организациями

Ведомость по взаиморасчетам с контрагентами (покупателями)

В данном отчете показывается информация о взаиморасчетах с контрагентами-покупателями. Отчет может быть построен по конкретному контрагенту, группе контрагентов или произвольному списку контрагентов. Для детализации данных в отчете могут быть также использованы свойства контрагентов.

С помощью возможностей группировок, предоставляемых отчетом, отчет может быть детализирован до уровня конкретных документов отгрузки и оплаты. Для получения такой детализации на закладке Поля надо установить группировку .

Информация в отчете может быть сгруппирована по дням, неделям, месяцам.

Взаиморасчеты контрагентов можно посмотреть в разрезе различных организаций и договоров с контрагентами.

Информация в отчете выводится в валюте взаиморасчетов, установленной и договоре с контрагентом, и в валюте управленческого учета.

Ведомость по расчетам с контрагентами

В отчете Ведомость по расчетам с контрагентами отображаются расчеты с контрагентами (поставщиками и покупателями) с учетом запланированных платежей по заказам покупателей, заказам поставщикам, счетам на оплату покупателей, счетам на оплату поставщикам и заявкам на расходование денежных средств.

В отчете отображаются суммы, запланированные к оплате, и суммы денежных средств, реально полученных от покупателя или перечисленных поставщику в результате проведения операций поступления (отгрузки) товаров и оплаты.

Суммы в отчете могут быть выведены в валюте управленческого учета или в валюте взаиморасчетов, установленной в договоре с контрагентом.

Информация в отчете может быть сгруппирована по видам операции: расчеты с контрагентами (оплата, поступление, отгрузка товаров) или возврат (возврат денежных средств, возврат товаров). При формировании отчета учитываются документы корректировки, оформленные по заказам: Корректировка заказа покупателя и Корректировка заказа поставщику .

Отчет может быть детализирован до уровня документов движения, которыми производилось планирование денежных средств, а также оплата и отгрузка или поступление товаров. Для детализации данных в отчете до уровня документов движения денежных средств необходимо на закладке Поля в настройках отчета указать Документ движения (регистратор) .

Прежде чем заключить сделку, менеджеры всегда оговаривают с клиентами условия поставки товара и его оплаты. Однако проконтролировать выполнение договоренностей покупателем удается далеко не всегда. Программа «1С:Управление торговлей, ред. 10.3» умеет автоматически контролировать размер предоплаты и максимальный долг контрагента.

Рассмотрим данную возможность программы на следующем примере.

По договору с контрагентом «Мобил» отгрузка товара возможна только после внесения предоплаты не менее 50%. Кроме того по условиям договора, долг контрагента в любой момент времени не должен превышать 150 000 руб.

Оформление договора с контрагентом для целей контроля взаиморасчетов в 1С

Откроем справочник «Контрагенты». (Справочники – Контрагенты – Контрагенты) Зайдем в карточку контрагента «Мобил» и создадим новый договор на закладке «Счета и договоры».

В договоре установим вид – с покупателем, способ ведения взаиморасчетов – по заказам, валюта – руб.

Внизу в разделе «Контроль дебиторской задолженности по договору» поставим флаг «Контролировать сумму задолженности» не более 150000. Также укажем размер предоплаты по заказу покупателя – 50%.

По кнопке «ОК» сохраним и закроем договор.

Создадим заказ контрагента «Мобил» на ноутбуки и телефоны.

Меню: Документы – Продажи – Заказы покупателей

Заполним документ следующим образом и проведем:

Сразу после оформления заказа менеджер может оценить возможность его отгрузки, а также сообщить клиенту минимальную сумму оплаты. Для этого можно воспользоваться отчетом «Анализ заказа».

Отчет открывается из самого заказа, а также из списка всех заказов, по кнопке «Анализ»:

В отчете показывается информация по отгрузке и оплате.

В верхней таблице содержится информация по отгрузке: можно увидеть насколько заказ выполнен (запланировано/отгружено), а также получить информацию по комплектации заказа (наличие товара, есть ли резерв):

Нижняя таблица содержит информацию по оплате.

По текущему заказу мы видим следующие показатели:

• Запланировано всего – общая сумма заказа.
• Запланировано предоплата – показывается минимальный размер предоплаты и сумма. Пока клиент не внесет указанную сумму, заказ отгружен не будет.
• Оплачено – сумма уже поступившей оплаты.
• Оплатить всего – сумма, которая требуется для полной оплаты заказа.
• Оплатить предоплата – сумма, которую клиент должен внести для достижения минимального процента предоплаты.

Также отображается информация по другим заказам по данному договору:

В самом низу мы видим максимально возможную сумму долга, текущую сумму долга, максимальный объем отгрузки с учетом текущего долга.

Таким образом, мы видим сумму предоплаты, которую клиент должен обязательно внести, а также максимальную сумму отгрузки. Но менеджеру не обязательно контролировать выполнение условий по оплате – программа сделает это сама.

Контроль взаиморасчетов при отгрузке. Выполнение условий оплаты

Попробуем на основании заказа покупателя сделать отгрузку товаров клиенту – документ «Реализация товаров и услуг».

Заполненный документ:

При попытке провести документ менеджер увидит сообщения об ошибках, документ не проведется:

Внизу будут показаны информационные сообщения:

В данном случае оба условия оплаты не выполнены:

1. Клиент не внес необходимую предоплату. Минимальный процент – 50%, а клиентом внесено 0%.
2. С учетом данной реализации долг контрагента составит 212 500 руб., что превышает максимальный на 62 500 руб.

Программа не позволит провести документ до поступления необходимой оплаты. Как только контрагент оплатит нужную сумму, можно будет сделать реализацию.

Отключение контроля взаиморасчетов

Иногда возникают ситуации, когда контроль взаиморасчетов необходимо временно отключить. Например, если клиент предоставил гарантийное письмо и руководитель отдела продаж дал разрешение на отгрузку. Или, если клиент внес оплату, но оплата пока не отражена в программе (еще не загружены данные из бухгалтерской базы или клиент-банка).

Для отключения автоматического контроля взаиморасчетов в реализации нужно перейти на закладку «Дополнительно» и установить флаг «Отключить контроль взаиморасчетов при проведении документа»:

После этого документ реализации проведется независимо от состояния взаиморасчетов по договору.

Проведенный документ:

Начиная со следующей отгрузки, контроль будет возобновлен.

Важно: флаг «Отключить контроль взаиморасчетов при проведении документа» доступен не всем пользователям. Чтобы пользователь мог поставить флаг, нужно в настройках дополнительных прав пользователя установить ему флаг «Разрешить проведение без контроля взаиморасчетов».

Настройка дополнительных прав производится администратором:

Меню: Сервис – Пользователи – Настройки дополнительных прав пользователей

Каждая организация в работе сталкивается с оплатами услуг других фирм, получением выручки за свои услуги или товары от других контрагентов. Учет расчетов с контрагентами включает в себя ввод в 1С первичных документов, отражение взаиморасчетов на счетах бухгалтерского учета и сверку расчетов.

Справочник «Контрагентов»

В данном справочнике хранится вся необходимая информация по организациям или физлицам, которые являются или поставщиками, или покупателями. Открыть его можно из раздела «Справочники – Контрагенты».

Рис.1 Открытие справочника «Контрагенты»

В справочнике «Контрагентов» есть возможность группировки. Контрагентом может быть как юридическое лицо, так и физическое лицо. Создать карточку контрагента можно из списка справочника по кнопке «Создать».

Рис.2 Список справочника «Контрагенты»

Для организации нужно заполнить полное название, ИНН, КПП. Дополнительно нужно указать контактные и банковские данные, которые могут автоматически подставляться в печатные формы документов: банковский счет, договор, контактное лицо, адреса и телефоны.

Немаловажным будет заполнение счетов для автоматического заполнения в документах по ссылке «Счета учета расчетов с контрагентами» в панели навигации.

Рис.3 Настройка счетов учета с контрагентами

Данные счета будут подставляться в документы для указанного контрагента по любой организации, любому договору и для расчетов в рублях.

Для ускорения заполнения данных контрагента можно ввести ИНН и нажать «Заполнить по ИНН» или заполнить по наименованию.

Рис.4 Заполнение данных контрагента

Также при создании нового контрагента можно воспользоваться автоматическим заполнением реквизитов по данным государственных реестров ЕГРЮЛ/ЕГРИП.

Рис.5 Автоматическое заполнение реквизитов контрагента

Данный функционал будет работать, если настроено подключение к ИТС. Из карточки контрагента по ссылке «Договоры» можно создать договор и вывести его на печать.

Рис.6 Договор с контрагентом

Ввод остатков по взаиморасчетам

Если в 1С Бухгалтерия предприятия начинает вести учет новая организация, то ввод остатков ей не потребуется. Однако часто на 1С переходят уже действующие организации и им необходимо перенести в программу информацию об учете и первоначальные остатки. Для этого используется помощник ввода начальных остатков. Открыть помощник можно через «Главное - Помощник ввода остатков».

Рис.7 Открытие помощника ввода остатков

Счета учета с контрагентами

Расчеты с контрагентами в 1С 8.3 ведутся на следующих предустановленных счетах расчетов с контрагентами:

Расчеты в рублях:

• Расчеты с поставщиками и подрядчиками – 60.01
• Расчеты по авансам выданным – 60.02
• Расчеты с покупателями и заказчиками – 62.01
• Расчеты по авансам полученным – 62.02

Расчеты в валюте:

• Расчеты с поставщиками и подрядчиками (в валюте) – 60.21
• Расчеты по авансам выданным (в валюте) – 60.22
• Расчеты с покупателями и заказчиками (в валюте) – 62.21
• Расчеты по авансам полученным (в валюте) – 62.22

Если учет ведется в условных единицах, необходимо использовать счета:

• Расчеты с поставщиками и подрядчиками (в у.е.) – 60.31
• Расчеты по авансам выданным (в у.е) – 60.32
• Расчеты с покупателями и заказчиками (в у.е) – 62.31
• Расчеты по авансам полученным (в у.е) – 62.32

Вышеуказанные счета будут автоматически подставляться в документы расчета с контрагентами.

Для того чтобы ввести остаток по счету учета взаиморасчетов, нужно в списке выбрать нужный счет и два раза щелкнуть по нему.

Рис.8 Помощник ввода остатков

Откроется форма списка для ввода документов начальных остатков по выбранному счету. Для создания нужно нажать кнопку «Создать».

Рис.9 Ввод остатков расчетов с контрагентами

В созданном документе нужно заполнить счет, контрагента, договор, сумму остатка и валюту. Для ввода документа основания в документах ввода остатков используют вспомогательный документ ручного учета «Расчетный документ», который не делает никаких проводок.

Рис.10 Вспомогательный документ ручного учета «Расчетный документ»

Рис.11 Документ расчета

Проводки формируются с участием вспомогательного счета 000.

Рис.12 Отражение ввода остатков на счетах

Взаиморасчеты с контрагентами

Документами, которые влияют на взаиморасчеты, являются документы поступления товара, реализации и возврата товара, отчет комитенту, расчеты с комиссионером, реализации услуг по переработке, поступления и списания с расчетного счета и пр. Поступлением приходуются товары, материалы, оборудование и другие ТМЦ.

Самые распространенные операции – это покупка товара у поставщика, реализация товара конечному покупателю.

Например, сделаем закупку у поставщика.

Рис.13 Отражение закупки документом «Поступление товаров»

На счете учета расчетов с поставщиками у нас отразится задолженность перед поставщиком.

Рис.14 Отражение поступление товара на счетах

После того как мы погасим часть задолженности документом «Списание с расчетного счета», оплатив часть задолженности за товары перед поставщиком…

Рис.15 Отражение оплаты товара документом «Списание с расчетного счета»

Рис.16 Отражение оплаты товара на счетах

… мы можем в оборотно-сальдовой ведомости по счету увидеть взаиморасчеты и остаток долга перед поставщиком.

Рис.17 Анализ взаиморасчетов с контрагентом

Если дважды щелкнуть по сумме прихода или расхода, открывается карточка счета учета расчетов с контрагентом с расшифровкой по документам регистраторам. В отчете «Карточка счета» можно увидеть поступления товара в разрезе номенклатуры, выделение НДС, оплату поставщику и конечный остаток по данному договору поставки.

Рис.18 Карточка счета взаиморасчетов с контрагентом

В дальнейшем поступивший товар будет реализован. Отражаем продажу документом «Реализация (акт, накладная)». Заполняем шапку документа, вводим данные о проданных товарах. Автоматически подставились счета 62.01 и 62.02.

Рис.19 Автоматическое заполнение счетов в документе

При необходимости их можно поменять.

При проведении документа формируются проводки по отражению задолженности покупателя на счете учета расчетов с покупателями 62.01.

Рис.20 Отражение взаиморасчетов с Контрагентом на счете 62.01

Бывает, покупатель возвращает товар. Отразим возврат документом «Возврат товаров от покупателя». В создаваемом документе возврата заполняется шапка документа и водится возвращаемый товар.

Рис.21 Создание документа «Возврат товаров»

Также этот документ можно создать на основании реализации по кнопке «Создать на основании», что избавит от заполнения большинства реквизитов.

При проведении документов возврата отражается сторно расчета с покупателем на 62.01 счете.

Рис.22 Отражение возврата товара на счетах

Рис.23 Автоматическое заполнение счетов расчетов и авансов в документе

В проводках можно увидеть погашение долга по реализации.

Рис.24 Отражение оплаты проданного товара на счетах

Откроем отчет «Оборотно-сальдовая ведомость» по сч. 62, установим отбор по контрагенту и увидим, что по документу расчетов (Реализации товаров) задолженность полностью погашена.

Рис.25 Закрытие взаиморасчетов в ОСВ

Если открыть расшифровку, то можно увидеть в какой последовательности закрывалась задолженность по отгрузке.

Рис.26 Последовательность закрытия задолженности по взаиморасчетам

Корректировка долга

Бывают случаи, когда в результате неверного указания в документах расчетов договора необходима корректировка. Ее можно сделать документом «Корректировка долга».

Рис.27 Открытие списка документов «Корректировка долга»

Для примера, произвели оплату не по тому договору, в итоге образовалась задолженность по реализации и аванс по другому договору.

Рис.28 Проведение документов по разным договорам

Создадим корректировку долга. Выберем вид операции «Зачет авансов» от покупателя. В этом случае у нас будут доступны две закладки по отражению кредиторской и дебиторской задолженности. В качестве авансов укажем оплату с неправильным договором.

Рис.29 Создание корректировки долга

А на закладке «Задолженность» покупателя укажем, что аванс нужно зачесть на нашу реализацию.

Рис.30 Заполнение документа «Корректировка долга»

При проведении документа в проводках видно, что аванс зачтен и изменен договор расчетов по реализации.

Рис.31 Отражение взаимозачета проводками

В оборотно-сальдовой ведомости все корректно закрылось.

Рис.32 Закрытие взаиморасчетов по договорам

Рис.33 Последовательность взаимозачета

Сверка расчетов

В обязательном порядке все организации сверяют расчеты, для того чтобы оперативно выявить ошибки в учете или подтвердить корректность учета взаимных расчетов. Создадим документ «Акт сверки расчетов».

Рис.34 Открытие документов сверки

Документ нужно заполнить по данным учета.

Рис.35 Заполнение документа «Акт сверки расчетов с контрагентом»

Затем распечатать акт сверки на бумажном носителе, подписать и отправить контрагенту. В акте сверки отображаются обороты за указанный период и конечный результат по расчетам.

Рис.36 Печатная форма акта сверки

Таким образом в 1С:Бухгалтерия можно вести любые типовые операции по взаиморасчетам с контрагентами.