• Расчет пособия по временной нетрудоспособности по общему заболеванию
• Расчет пособия по травме на производстве
• Расчет пособия по уходу за больным ребенком
• Расчет пособия уволенному работнику

Минобрнауки России опубликовало проект приказа об утверждении Порядка заполнения и учета аттестатов об основном и среднем общем образовании. В нем отсутствует норма о централизованном обеспечении бланками таких аттестатов. Рассмотрим, как учитываются бланки в настоящее время.

Правила выдачи

Аттестаты о среднем образовании – это документы государственного образца и бланки строгой отчетности выдача которых относится к завершающему событию образовательного процесса. Их форма определена приказом Минобрнауки России от 11 августа 2009 г. № 295, а правила учета и выдачи – Порядком, утвержденным приказом Минобрнауки России от 28 февраля 2011 г. № 224, положения которого применяются при документальном оформлении их поступления, выдачи и списания, а также для организации аналитического учета.

В соответствии с пунктом 31 Порядка органы исполнительной власти определяют объем, сроки и условия формирования заказа, изготовления и доставки бланков аттестатов.

В настоящее время бланки аттестатов приобретаются, как правило, централизованно.

Учет бланков ведется за балансом (если распорядителем бюджетных средств не иной порядок).

Отражаем в учете

В соответствии с Указаниями по применению бюджетной классификации РФ, утвержденными приказом от 21 декабря 2012 г. № 171н, расходы на приобретение бланков строгой отчетности относятся на подстатью с кодом КОСГУ 226 «Прочие работы, услуги».

Аттестаты выдаются в рамках основной деятельности образовательного учреждения, поэтому требуется применять код вида финансового обеспечения «4».

Поступление

Расходы списываются непосредственно в момент начисления задолженности по оплате приобретенных бланков аттестатов.
Принятие образовательным учреждением соответствующих обязательств и их последующая оплата оформляются следующими записями:

Пунктом 337 Инструкции по применению Единого плана счетов, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н (далее – Инструкция № 157н) определено, что бланки аттестатов отражаются на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности». Учет ведется в разрезе лиц и мест хранения в условной оценке 1 руб. Так что если учетной не установлен порядок оценки бланков по стоимости их приобретения, то их количество соответствует суммарной условной стоимости в рублях. При фактическом поступлении аттестатов делается запись на забалансовом счете 03.

Оформление и выдача

Согласно пункту 338 Инструкции № 157н, аналитика по счету 03 ведется в книге по учету бланков строгой отчетности (ф. 0504045 приложения 5 к приказу Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н). Кроме того, пунктом 6 Порядка также предусмотрено ведение книги для учета и записи выданных аттестатов.

Отметим следующий важный момент: факт заполнения бланков не является основанием для их списания, поэтому они продолжают учитываться на забалансовом счете 03 до момента их выдачи. Вручение аттестатов выпускникам проводится не позднее десяти дней после даты издания приказа об окончании ими образовательного учреждения.

Забрать аттестат может родитель при предъявлении паспорта и иное лицо при наличии у него доверенности и документов, удостоверяющих личность. Подписи в получении аттестатов проставляются в книге для их учета.

Списание

В силу пункта 35 Порядка бланки аттестатов, испорченные при заполнении, списываются и уничтожаются по решению комиссии под председательством руководителя учреждения. При этом составляется акт в двух экземплярах с указанием их количества. Номера испорченных титулов аттестатов вырезаются и наклеиваются на отдельный лист бумаги, который прилагается к первому экземпляру, представляемому в уполномоченный орган исполнительной власти.

Отметим: бланки, оставшиеся после выдачи документов выпускникам, возвращаются по месту их получения в сроки, установленные уполномоченным органом исполнительной власти (п. 34 Порядка). В этом случае также оформляется их списание. Если по каким-то причинам аттестат не получен в год окончания учебы, то он хранится в учреждении до востребования. Поэтому на счете 03 по состоянию на конец отчетного года могут быть остатки, что приводит к необходимости ведения дополнительного регистра аналитического учета, чтобы заполненные аттестаты могли учитываться обособленно от пустых бланков, которые будут приобретены в следующем году.

Новый порядок учета

С 1 сентября 2013 года будет действовать основная часть положений Федерального закона от 29 декабря 2012 г. № 273‑ФЗ «Об образовании в Российской Федерации», и самостоятельность образовательных учреждений значительно расширится.

В настоящее время Минобразования России подготовлен проект приказа, в котором отсутствует норма о централизованном обеспечении бланками. Поэтому если учреждениям предоставят право самостоятельно приобретать аттестаты, то возникнет необходимость отражать на балансе расходы по этой операции, одновременно учитывая за балансом поступление, выдачу и списание бланков.

Важно запомнить

Аттестаты необходимы для основной деятельности образовательного учреждения, поэтому расходы на их приобретение учитываются по коду вида финансового обеспечения «4».

размер шрифта

ПРИКАЗ Минобрнауки РФ от 28-02-2011 224 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ ГОСУДАРСТВЕННОГО ОБРАЗЦА ОБ ОСНОВНОМ ОБЩЕМ И... Актуально в 2018 году

IV. Учет и хранение бланков аттестатов и приложений

31. Федеральные органы исполнительной власти и органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющие управление в сфере образования, на которые в соответствии с законодательством Российской Федерации возложена организация обеспечения имеющих государственную аккредитацию образовательных учреждений бланками аттестатов и приложений (далее - уполномоченные органы исполнительной власти), определяют объем, сроки и условия формирования заказа, изготовления и доставки бланков аттестатов и приложений.

32. Бланки аттестатов и приложений как документы строгой отчетности должны храниться в условиях, исключающих несанкционированный доступ к ним, а именно: в специально выделенных и оборудованных помещениях, сейфах или металлических шкафах с надежными внутренними или навесными замками, и учитываться по специальному реестру.

Помещения, сейфы, шкафы, где хранятся бланки аттестатов и приложений, должны быть закрыты на замки и опечатаны.

33. Передача полученных образовательным учреждением бланков аттестатов и приложений другим образовательным учреждениям не допускается.

34. Не использованные в текущем году бланки аттестатов и приложений, оставшиеся после выдачи аттестатов выпускникам, возвращаются по месту их получения в сроки, установленные уполномоченным органом исполнительной власти.

35. Бланки аттестатов и приложений, испорченные при заполнении, подлежат списанию и уничтожению по решению создаваемой в образовательном учреждении комиссии под председательством руководителя образовательного учреждения. Комиссия составляет акт в двух экземплярах. В акте указываются количество (числом и прописью) и номера уничтожаемых бланков аттестатов и приложений. Номера испорченных титулов аттестатов вырезаются и наклеиваются на отдельный лист бумаги, который прилагается к первому экземпляру акта. Первый экземпляр акта с приложением представляется в уполномоченный орган исполнительной власти, второй экземпляр остается в образовательном учреждении.

36. Лица, назначенные руководителем уполномоченного органа исполнительной власти (органа местного самоуправления, осуществляющего управление в сфере образования, образовательного учреждения) ответственными за получение, хранение, учет и выдачу бланков аттестатов, на основании накладной принимают бланки твердых обложек и титулов аттестатов, приложений по количеству и качеству, проверяют отсутствие дефектов; в случае обнаружения недостачи (дефектов) составляют акт, в котором указывается дата и место приема, количество и типографские номера недостающих или имеющих дефект бланков твердых обложек и титулов аттестатов, приложений, характер дефектов в них.

37. Учет бланков аттестатов и приложений ведется в уполномоченных органах исполнительной власти (органах местного самоуправления, осуществляющих управление в сфере образования, образовательных учреждениях) по каждому уровню общего образования и по каждому виду документа отдельно, в соответствующей Книге учета бланков аттестатов как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

38. Книга учета бланков аттестатов включает следующие сведения:

38.1. При учете полученных бланков аттестатов:

наименование организации-изготовителя или уполномоченного органа исполнительной власти, от которой(ого) получены бланки (аттестатов);

дата получения бланков аттестатов;

реквизиты накладной;

количество полученных бланков аттестатов, в том числе титулов (с указанием типографских номеров), твердых обложек, приложений;

подпись получившего с расшифровкой;

38.2. При учете выданных бланков аттестатов:

номер учетной записи;

дата выдачи бланков аттестатов;

наименование органа местного самоуправления, осуществляющего управление в сфере образования, или образовательного учреждения, которому выданы бланки аттестатов;

количество выданных бланков аттестатов, в том числе титулов (с указанием типографских номеров), твердых обложек, приложений;

реквизиты накладной;

фамилия, имя, отчество и должность получателя;

реквизиты доверенности (номер, дата, наименование организации, выдавшей доверенность на получение);

подписи получившего и выдавшего с расшифровкой;

38.3. При учете остатков бланков аттестатов:

количество полученных бланков аттестатов в текущем году;

количество израсходованных бланков аттестатов (приложений) в текущем году - всего, из них: выдано выпускникам текущего года, выдано взамен испорченных, выдано дубликатов;

количество бланков аттестатов (приложений), утраченных (или испорченных) в силу различных причин (утеряно, похищено, испорчено при наводнении, аварийных и техногенных ситуациях);

подпись ответственного лица с расшифровкой - фамилия, имя, отчество (при наличии), должность.

39. Книга учета бланков аттестатов должна быть пронумерована, прошнурована, иметь на последней странице запись о наименовании уполномоченного органа исполнительной власти (органа местного самоуправления, осуществляющего управление в сфере образования, образовательного учреждения) и количестве страниц, печать и подпись руководителя уполномоченного органа исполнительной власти (органа местного самоуправления, осуществляющего управление в сфере образования, образовательного учреждения).

Записи в Книге учета бланков аттестатов производятся в хронологическом порядке при совершении каждой операции прихода-расхода лицом, ответственным за получение, хранение, учет и выдачу бланков аттестатов.

Как правильно уничтожать испорченный бланк аттестата? Какова последовательность действий, какие распорядительные документы необходимы?

Ответ

По общему правилу, испорченные аттестаты списывают на основании акта о списании бланков строгой отчетности.

<…> Выбытие бланков строгой отчетности в связи с выявлением порчи, хищений, недостачи, принятием решения об их списании (уничтожении) производится на основании акта о списании, по стоимости, по которой бланки строгой отчетности были ранее приняты к учету ( Инструкции по применению единого плана счетов для государственных органов власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н). <…>

<…> Приказ Минфина России от 30 марта 2015 г. "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению" содержит форму акта о списании бланков строгой отчетности (). <…>

<…>Исходя из анализа регионального законодательства, как правило, списание и уничтожение испорченных при заполнении бланков аттестатов осуществляется по решению комиссии, создаваемой образовательной организацией под председательством ее руководителя. Помимо этого, списание и уничтожение бланков документов об образовании и бланков других документов оформляются отдельными актами.

Можно использовать способ уничтожения бланков аттестатов об образовании, который был закреплен ранее действовавшим приказом Минобрнауки России. Акты составлялись в двух экземплярах, в них указывались количество (числом и прописью) и номера уничтожаемых бланков аттестатов и приложений. Номера испорченных титулов аттестатов вырезались и наклеивались на отдельный лист бумаги, который прилагался к первому экземпляру акта. Первый экземпляр акта с приложением представлялся в уполномоченный орган исполнительной власти, второй экземпляр оставался в образовательной организации. <…>

Актуально сейчас:

и медалей «За особые успехи в учении».
1.Порядок учета и списания бланков аттестатов об основном общем и среднем общем образовании и приложений к ним.

При поступлении.

Требования:

1.Бланки аттестатов об основном общем и среднем общем образовании и приложения к ним, поступившие в учреждение, принимаются материально ответственным лицом. Приемка производится в день поступления бланков документов. При приемке проверяется соответствие фактического количества, серий и номеров бланков документов данным, указанным в сопроводительных документах (накладных, квитанциях и т.п.). Операция по поступлению БСО отражается в книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045) по наименованиям, сериям и номерам.

Листы в книге должны быть пронумерованы, прошнурованы, подписаны руководителем, а также скреплены печатью учреждения.

Допускается внесение исправлений, содержащих дату исправления, фамилии и инициалы, а так же подписи лиц, оформивших документы, в которые внесены исправления.

2.Возврат не использованных и испорченных БСО отражается в книге учета бланков строгой отчетности (ф.0504045).

3.В бухгалтерском учете операции по учету БСО отражаются на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» в разрезе ответственных за их хранение и (или) выдачу лиц, мест хранения в условной оценке: один бланк, один рубль.

При выбытии.

Требования:

Согласно п. 337 Инструкции N 157н:

Внутренние перемещения бланков строгой отчетности в учреждении производятся на основании первичного оправдательного документа - Акта приема-передачи. (Приложение № 2) Все операции по выбытию БСО отражаются в книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045) по наименованиям, сериям и номерам.

Выбытие БСО в связи с выявлением порчи, хищений, недостачи, принятия решения об их списании (уничтожении) производится на основании Акта о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816) в условной оценке: один бланк, один рубль.

В акте должен быть приведен состав комиссии по списанию, указаны дата и номер документа, которым данная комиссия была назначена, прописан период, за который производится списание. Списываемые БСО перечисляются с проставлением их номеров, серии и объяснением причин списания. Акт должен быть подписан членами комиссии и утвержден руководителем образовательного учреждения.

При списании БСО, оформленных соответствующим образом и выданных учащимся по завершении процесса образования о получении ими определенного уровня образования, при выдаче дубликата и порчи БСО, учитываются данные специальных книг регистрации выданных документов об образовании. Книга регистрации выданных документов об образовании ведется в соответствии с требованиями Приказа Министерства образования и науки РФ № 115 от 14.02.2014. К Акту о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816) (Приложение №3) прикладывается выписка из Книги регистрации выданных документов об образовании, заверенная подписью руководителя учреждения и скрепленная печатью.

(Приложение № 5)

При уничтожении.

Требования:

В случае уничтожения испорченных либо устаревших БСО составляются Акты о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816) отдельно на списание бланков о среднем общем образовании и основном общем образовании.

Уничтожение испорченных БСО следует производить в присутствии назначенной приказом руководителя комиссией путем:

Вырезания номера и приклеивания данного номера к Акту о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816);

При этом Акты о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816) будут являться одновременно и актами на уничтожение бланков строгой отчетности.

Отчетность образовательных учреждений.

По окончании выдачи БСО образовательное учреждение представляет в Централизованную бухгалтерию Отчет об израсходовании бланков документов об образовании (Приложение№ 4) и Акт на списание бланков строгой отчетности (ф.0504816) с приложением заверенной руководителем выписки из Книги регистрации выданных документов об образовании (Приложение № 5).

На основании предоставленных документов сотрудник Централизованной бухгалтерии проводит сверку данных бухгалтерского учета с Книгой учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045) о чем делается соответствующая запись.

Требования, предъявляемые к хранению бланков строгой отчетности.

Бланки строгой отчетности хранятся в условиях, исключающих несанкционированный доступ к ним, - в специально выделенном и оборудованном помещении, в сейфе или в металлическом шкафу с надежным внутренним или навесным замком, обеспечивающим их сохранность.

Приказом руководителя устанавливается перечень лиц, ответственных за получение, хранение и выдачу бланков строгой отчетности.

С работниками учреждения, которые отвечают за прием, учет, выдачу и хранение бланков, должен быть заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности по форме, утвержденной Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85.
Контроль над сохранностью бланков строгой отчетности.

Основными методами контроля за сохранностью бланков строгой отчетности является проведение инвентаризации и внутренние контрольные мероприятия.

Проверку фактического наличия бланков строгой отчетности следует производить в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49, по видам бланков с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.

При этом осуществляются подсчет фактического наличия бланков строгой отчетности и сверка их остатков с данными книги учета бланков строгой отчетности (ф.0504045) и бухгалтерского учета.

В ходе проведения инвентаризации необходимо также проверить и порядок ведения книги учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045): полноту ее заполнения, соответствие данных первичным документам и наличие остатков неиспользованных и испорченных бланков.

2.Порядок учета и списания медалей «За особые успехи в учении»
Бухгалтерский Учет медалей осуществляется на забалансовом счете 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры» в условной оценке один предмет один рубль.

Медаль вручается одновременно с выдачей аттестата об образовании с отличием. При выдаче медалей делается соответствующая запись в книге регистрации выданных медалей (п.3 Порядка выдачи медали «За особые успехи в учении» утв. Приказом Минобрнауки России от 23 июня 2014 г.№ 685).

По окончании выдачи медалей образовательное учреждение представляет в Централизованную бухгалтерию выписку из Книги регистрации выданных документов об образовании в части выданных аттестатов с отличием. (Приложение № 5)
Нормативные документы:

Приказ Минобрнауки России от 14 февраля 2014 г. N 115 «Об утверждении порядка заполнения, учета и выдачи аттестатов об основном общем и среднем общем образовании и их дубликатов»;

Приказ Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н «Об утверждении единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и инструкции по его применению»;

Приказ Минобрнауки России от 23 июня 2014 г.№ 685 «Об утверждении порядка выдачи медали «За особые успехи в учении».

Лето всегда было временем выпускных экзаменов. Образовательное учреждение, имеющее государственную аккредитацию и реализующее общеобразовательные, профессиональные образовательные программы, должно выдать лицу, прошедшему итоговую аттестацию, документ государственного образца. И не важно, это аттестат, диплом или, что иногда случается, академическая справка - все они одинаково относятся к категории "Бланки строгой отчетности".

Бланки строгой отчетности (БСО) широко используются в различных учреждениях и организациях. Их применяют для приема наличности без применения контрольно-кассовой техники. Специальные БСО применяют при продаже, например, билетов, абонементов. Бланки листков нетрудоспособности, родовых сертификатов подтверждают права на соответствующие выплаты. Дипломы, аттестаты, академические справки, трудовые книжки, путевки, бланки ценных бумаг - все это БСО. Требования к их оформлению и содержанию определяются законодательными актами различного уровня, в том числе и отраслевыми.

Подтверждают образование

Отдельной группой среди многообразия БСО стоят документы об образовании. Формы бланков, технические требования к документам государственного образца об образовании любого уровня утверждаются Приказами Минобрнауки России. Среди таких требований - изображения государственных символов, оговоренный тип бумаги, наличие защитных элементов, голограмм. Каждый бланк должен иметь свой уникальный номер.
Бланк документа изготавливается типографским способом или формируется с использованием автоматизированных систем. При этом такая техника должна иметь защиту от несанкционированного доступа, а также идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с документами не менее пяти лет. Кроме того, должны быть сохранены уникальный номер и серия документа.
Бланк должен содержать сведения об изготовителе бланка документа (сокращенное наименование, идентификационный номер налогоплательщика, место нахождения, номер заказа и год его выполнения, тираж), если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами об утверждении форм бланков таких документов.
Законодательные нормы, регламентирующие порядок приобретения, учет, хранение документов, подтверждающих получение образования, определены рядом документов:
Законом РФ от 10 июля 1992 г. N 3266-1 "Об образовании" (далее - Закон N 3266-1);
Приказами Минобрнауки России:
- от 10 марта 2005 г. N 65 "Об утверждении Инструкции о порядке выдачи документов государственного образца о высшем профессиональном образовании, заполнении и хранении соответствующих бланков документов" (далее - Приказ N 65);
- от 9 марта 2007 г. N 80 "Об утверждении Инструкции о порядке выдачи документов государственного образца о среднем профессиональном образовании, заполнении и хранении соответствующих бланков документов" (далее - Приказ N 80);
- от 23 марта 2007 г. N 92 "Об утверждении Инструкции о порядке выдачи документов государственного образца о начальном профессиональном образовании и уровне квалификации, заполнении и хранении соответствующих бланков документов" (далее - Приказ N 92);
- от 28 февраля 2011 г. N 224 "Об утверждении Порядка выдачи документов государственного образца об основном общем и среднем (полном) общем образовании, заполнения, хранения и учета соответствующих бланков документов" (далее - Приказ N 224);
- от 22 мая 2000 г. N 1509 "Об утверждении Инструкции о выдаче документов государственного образца о соответствующем уровне образования и (или) квалификации и академической справки (справки об обучении в образовательном учреждении)" (далее - Приказ N 1509).

Получаем и храним

Полномочия по организации обеспечения документами государственного образца об уровне образования и (или) квалификации возложены на Минобрнауки России (п. 5.20 Постановления Правительства РФ от 15 мая 2010 г. N 337 "О Министерстве образования и науки Российской Федерации").
Обеспечение образовательных учреждений БСО, подтверждающими образование, регламентировано положениями п. 7 ст. 27 Закона N 3266-1. В соответствии с ним организация обеспечения образовательных учреждений и научных организаций, имеющих государственную аккредитацию, бланками документов государственного образца об уровне образования и (или) квалификации в отношении федеральных образовательных учреждений, образовательных учреждений высшего профессионального образования и дополнительного профессионального образования, научных организаций осуществляется уполномоченными федеральными органами исполнительной власти.
Приобретенные бланки дипломов, аттестатов, академических справок поступают в образовательное учреждение вместе с сопроводительными документами (счетами-фактурами, накладными и т.д.) с указанием наименования бланков, их серий, номеров и стоимости.
Порядок поступления, учета, контроля бланков документов об образовании такой же, как и у иных БСО. Он определен Постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. N 359 "О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники" (далее - Постановление N 359).
Руководитель учреждения должен создать необходимые условия, обеспечивающие сохранность бланков документов. В Приказах Минобрнауки России N N 65, 80, 92, 224 указано, что бланки документов об образовании хранятся в образовательных учреждениях как документы строгой отчетности, то есть в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность, и учитываются по специальному реестру. По окончании рабочего дня место хранения бланков документов опечатывается или опломбировывается. Те же требования регламентируют и положения п. 16 Порядка N 359.
Бланки документов, поступившие в организацию, принимаются работником, ответственным за хранение, в присутствии комиссии, созданной в учреждении. Приемка производится в день поступления БСО. Проверяются целостность упаковки, соответствие фактического количества, серий и номеров бланков документов данным, указанным в первичных сопроводительных документах, и составляется акт приемки бланков. Акт, подписанный комиссией и утвержденный руководителем учреждения, является основанием для принятия бланков дипломов и аттестационно-бланочной продукции на учет (п. 15 Порядка N 359).
Для учета оборота бланков документов используются первичные учетные документы и регистры, утвержденные Приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению" (далее - Приказ N 173н).
Аналитический учет БСО, изготовленных типографским способом, по их наименованиям, сериям и номерам с указанием даты получения (выдачи) бланков строгой отчетности, условной цены, количества, а также подписи получившего их лица, ведется в Книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045). Листы такой книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) учреждения, а также скреплены печатью (штампом). Записи в книгу производятся при любом движении бланков. На каждый вид бланков строгой отчетности должна заводиться отдельная книга. Если в учреждении видов бланков немного, то допускается ведение одной книги учета. В этом случае в книге выделяется необходимое количество страниц под каждый вид бланка. На основании данных по приходу и расходу бланков строгой отчетности выводится остаток на конец периода.

Внимание! Передача полученных образовательным учреждением любого уровня бланков документов другим образовательным учреждениям не допускается.

Инвентаризация бланков

Инвентаризация бланков строгой отчетности является обязательным мероприятием. Согласно п. 17 Порядка N 359 она проводится одновременно с инвентаризацией находящихся в кассе наличных денежных средств и кассовых документов.
В учреждении должна быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В случае большого объема работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств целесообразно кроме постоянно действующей инвентаризационной комиссии создать рабочие инвентаризационные комиссии.
Фактическое наличие бланков строгой отчетности устанавливается по видам бланков с учетом начальных и конечных номеров, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам (п. 3.41 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49).
При инвентаризации бланков дипломов и аттестационно-бланочной продукции комиссия пересчитывает БСО. Проверяются номера и серии бланков с использованием Инвентаризационной описи (сличительной ведомости) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086). Заключительный этап инвентаризации - сравнение фактических остатков материальных ценностей, выявленных при проверке, с остатками, учтенными на забалансовом учете по счетам бюджетного учета. Все установленные в инвентаризационных описях расхождения фактического наличия с данными бухгалтерского учета, например недостачи или излишки бланков дипломов и аттестационно-бланочной продукции, фиксируются в Ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092), которая является основанием для составления Акта о результатах инвентаризации (ф. 0504835).
Если по результатам инвентаризации выявлены излишки, то их следует списать, применяя Акт о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816). В акте приводится состав комиссии по списанию, указываются дата и номер документа, которым данная комиссия была назначена. Кроме того, в акте указывают период, за который производится списание. Списываемые документы перечисляются с указанием их номеров, серии и причин списания. Акт подписывают члены комиссии и утверждает руководитель образовательного учреждения. Этот же первичный документ применяется и для оформления решения о списании испорченных (в том числе при заполнении) БСО. Он формируется на основании Ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092) и служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия бланков строгой отчетности.
Для оформления решения о списании испорченных (в том числе при заполнении) БСО применяется Акт о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816). Он формируется на основании Ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092) и служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия бланков строгой отчетности. Акт подписывают члены комиссии и утверждает руководитель образовательного учреждения. Выявленные в ходе инвентаризации недостачи и излишки отражаются в бюджетном учете, а также проводятся мероприятия по установлению причин их возникновения.
Уничтожение испорченных бланков строгой отчетности производится путем сжигания или вырезания номера документа и приклеивания его к акту на списание. Если бланки сжигаются, то в этом случае составляется акт на уничтожение бланков с указанием сжигаемых номеров, если вырезается номер, то акт на списание с приклеенными номерами будет являться одновременно и актом на уничтожение бланков строгой отчетности.
В случае проведения инвентаризации в связи со сменой материально ответственных лиц сотрудник, принявший бланки дипломов и аттестационно-бланочной продукции, расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этих бланков. Все инвентаризационные описи подписываются председателем и всеми членами инвентаризационной комиссии учреждения.
Для исключения случаев мошенничества, хищений или ошибок в использовании бланков строгой отчетности необходимо обеспечить внутренний финансовый контроль (регулярно проводить внезапные проверки). Контрольные функции возлагаются на бухгалтерскую и юридическую службы учреждения. В составе приказа об учетной политике на текущий год руководителем образовательного учреждения утверждается график внутренних проверок. Назначенная комиссия, согласно графику проверок, производит проверки ведения учета и соблюдения условий хранения бланков строгой отчетности у материально ответственных лиц. По результатам внутренних проверок составляется отчет руководителю образовательного учреждения для принятия оперативных мер по устранению выявленных нарушений.

Распишитесь в получении

Все имеет свое логическое завершение, в том числе и процесс обучения. В подтверждение этого образовательное учреждение или научная организация, имеющие государственную аккредитацию, выдают документы государственного образца об уровне образования и (или) квалификации (п. 2 ст. 27 Закона N 3266-1). Если освоить учебную программу не удалось, то образовательное учреждение выдаст академическую справку установленного образца.
В Приказах Минобрнауки России N N 65, 80, 92, 224 указано, что для регистрации выдаваемых дипломов, приложений к ним и академических справок в каждом образовательном учреждении ведутся специальные книги (книги регистрации), в которые заносятся необходимые для учета данные: порядковый регистрационный номер; фамилия, имя и отчество лица, получившего диплом (академическую справку), номер бланка, дата выдачи, дата и номер протокола государственной аттестационной комиссии, номер приказа об отчислении студента (слушателя), подпись руководителя подразделения, выдающего дипломы, подпись лица, получившего диплом (академическую справку).
Книги регистрации выданных дипломов, приложений к ним и академических справок прошнуровываются, пронумеровываются, скрепляются печатью вуза и хранятся как документы строгой отчетности. Расписавшись в получении, выпускник получает долгожданный документ, а учреждение, давшее ему знания, ведет учет дальше.
В соответствии с п. 8 ст. 27 Закона N 3266-1 учреждения, осуществляющие выдачу документов государственного образца об образовании, ученых степенях и ученых званиях, представляют в федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по контролю и надзору в сфере образования, сведения о выданных документах путем внесения их в федеральный реестр, формирование и ведение которого происходит на электронных носителях, в целях информационно-технологического обеспечения проверки подлинности таких документов.
Ведение федерального реестра документов государственного образца об образовании, об ученых степенях и ученых званиях на электронных носителях осуществляется в соответствии с едиными организационными, методологическими и программно-техническими принципами, обеспечивающими его совместимость и взаимодействие с иными государственными информационными системами и информационно-телекоммуникационными сетями.

Бухгалтерский учет

Бухгалтерский учет БСО в образовательных учреждениях осуществляется на основании Приказов Минфина России:
- от 1 декабря 2010 г. N 157н "Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению" (далее - Инструкция N 157н);
- от 6 декабря 2010 г. N 162н "Об утверждении Плана счетов бюджетного учета и Инструкции по его применению" (далее - Инструкция N 162н) - в отношении получателей бюджетных средств;
- от 16 декабря 2010 г. N 174н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по его применению" (далее - Инструкция N 174н);
- от 23 декабря 2010 г. N 183н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений и Инструкции по его применению" (далее - Инструкция N 183н).
БСО, находящиеся на хранении и используемые в рамках хозяйственной деятельности учреждения, учитываются на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности". Использование забалансового счета способствует обеспечению контроля над сохранностью бланков строгой отчетности, своевременному оформлению документов на их поступление и выбытие, а также получению полной информации об их наличии. В целях обеспечения управленческого учета учреждение вправе вводить дополнительные забалансовые счета для сбора информации. Учет по забалансовому счету 03 "Бланки строгой отчетности" ведется по простой системе, то есть без применения метода двойной записи (абз. 2 п. 332 Инструкции N 157н). Положения п. 337 Инструкции N 157н определяют порядок учета БСО:
- поступление бланков строгой отчетности отражается записью на забалансовом счете 03 в условной оценке 1 руб. за 1 бланк или по стоимости приобретения бланков (порядок оценки устанавливается учреждением в учетной политике);
- учет бланков строгой отчетности ведется в разрезе ответственных за их хранение и выдачу лиц и мест хранения;
- внутреннее перемещение бланков строгой отчетности в учреждении отражается путем изменения ответственного лица и (или) места хранения на основании оправдательных первичных документов;
- выбытие бланков строгой отчетности отражается по стоимости, по которой они ранее были приняты к учету.
В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденными Приказом Минфина России от 21 декабря 2011 г. N 180н, оплата договоров на приобретение и изготовление бланков строгой отчетности осуществляется по подстатье 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ.
В зависимости от типа учреждения учет ведется в соответствии с Инструкциями N N 162н, 174н, 183н.
В автономном учреждении:
Дебет 0 401 01 226

Кредит 0 302 26 000


Дебет 0 302 26 000
"Расчеты по прочим работам, услугам"
Кредит 0 201 11 000
"Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства"


- оприходованы БСО;

- списаны БСО.
В бюджетном учреждении:
Дебет 0 401 01 226
"Расходы по прочим работам, услугам"
Кредит 0 302 26 730

- отражены расходы по приобретению бланков;
Дебет 0 302 26 830

Кредит 0 201 11 610
"Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства"
- произведена оплата приобретенных бланков;
Дебет 03 "Бланки строгой отчетности"
- оприходованы БСО;
Кредит 03 "Бланки строгой отчетности"
- списаны БСО.
В казенном учреждении:
Дебет 0 401 01 226
"Расходы по прочим работам, услугам"
Кредит 0 302 26 730
"Увеличение кредиторской задолженности по прочим работам, услугам"
- отражены расходы по приобретению бланков;
Дебет 0 302 26 830
"Уменьшение кредиторской задолженности по прочим работам, услугам"
Кредит 0 201 11 610, 0 304 05 226
"Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства", "Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по прочим работам, услугам"
- произведена оплата приобретенных бланков;
Дебет 03 "Бланки строгой отчетности"
- оприходованы БСО;
Кредит 03 "Бланки строгой отчетности"
- списаны БСО.

Внимание! Бланки ученических билетов и зачетных книжек не являются бланками строгой отчетности, поэтому они учитываются как прочие материальные запасы на счете 0 105 36 000 "Прочие материальные запасы - иное движимое имущество учреждения".
Получение ученических билетов и зачетных книжек со склада в деканат производится на основании Требования-накладной (ф. 0315006).
Списание выданных ученических билетов и зачетных книжек осуществляется на основании оформленного надлежащим образом Акта о списании материальных запасов (ф. 0504230).