وثائق لـ 71 حسابا. المحاسبة عن التسويات مع الأشخاص المسؤولين. المحاسبة عن الأموال الخاضعة للمساءلة
الحساب 71 للمحاسبة هو حساب نشط وسلبي "تسويات مع الأشخاص المسؤولين"، يستخدم لتسجيل المبالغ الخاضعة للمحاسبة الصادرة وإرجاع المبالغ غير المنفقة. في المؤسسات، قد يتم تخصيص أموال للموظفين لتغطية نفقات العمل أو شراء المواد أو نفقات السفر. دعونا نلقي نظرة على كيفية الاحتفاظ بسجلات التسويات مع الأشخاص المسؤولين وأمثلة على الإدخالات المحاسبية للحساب 71.
الحساب 71 نشط-سلبي، لذا يمكن أن يكون رصيد الحساب إما مدينًا أو دائنًا.
- يعكس حساب Dt 71 مبلغ الأموال التي يتلقاها الموظف؛
- يعكس حساب التحويلات النقدية 71 إنفاق الأموال.
يتم إجراء المحاسبة التحليلية لحساب "التسويات مع الأشخاص المسؤولين" لكل شخص مسؤول على حدة.
إجراءات إصدار التقارير
يُسمح بإصدار أموال مقابل تقرير مسبق فقط لموظفي المؤسسة. يتم إصدار المبالغ الخاضعة للمحاسبة نقدًا من ماكينة تسجيل النقد أو تحويلها بشكل غير نقدي إلى بطاقة مصرفية.
القاعدة الأساسية عند إصدار الأموال هي أنه يجب على الموظف حساب المبلغ الذي تم استلامه سابقًا والذي كان خاضعًا للمحاسبة. في المؤسسات، كقاعدة عامة، يتم تعيين أمر للأشخاص الذين لديهم الحق في تلقي الأموال على الحساب، حيث تم إبرام اتفاقية بشأن المسؤولية المالية معهم:
عند دفع المال لشخص مسؤول، يجب اتباع القواعد التالية:
- التحقق من رصيد المسؤول (حسب بيانات السجل المحاسبي). السبب: البند 6.3 من تعليمات البنك المركزي للاتحاد الروسي رقم 3210، الذي ينص على أنه يحظر إصدار أموال لإبلاغ الموظف الذي لم يبلغ عن المبلغ المستلم مسبقًا.
- الحصول على إفادة مكتوبة من الموظف بأي شكل من الأشكال، تعكس التفاصيل الرئيسية: الغرض من الاستلام، المبلغ المطلوب، الموعد النهائي لتقديم التقرير، التاريخ. ويجب أن يكون الطلب معتمداً من رئيس الشركة أو من ينوب عنه.
تم تحديد فترة مدتها 3 أيام حيث يجب على الموظف حساب المبالغ الخاضعة للمحاسبة المستلمة وإعادة الأموال إلى مكتب النقد وتقديم تقرير. إذا لم يقدم الموظف تقريره في الوقت المحدد، فيجب حجب المبلغ الذي تلقاه من دخل الموظف وتحصيل ضريبة الدخل الشخصي (المادة 137 من قانون العمل في الاتحاد الروسي). حيث:
هام: لا يمكن إجراء الاستقطاعات من الموظف إلا بناءً على طلب كتابي ولا يزيد عن 20٪ من الأجر (المادة 138 من قانون العمل في الاتحاد الروسي).
إذا كان الدين (خاصة المبلغ الكبير) المستحق على الشخص المسؤول قد تم تسجيله لفترة طويلة، فيمكن لمفتش الضرائب، أثناء التدقيق، إعادة تصنيف هذا الدفع كقرض أو اعتباره دخلاً (الفقرة 3 من المادة 137 من القانون الجنائي). قانون العمل في الاتحاد الروسي) وفرض ضريبة دخل شخصية إضافية.
لا ينص القانون على الحد الأقصى لمبلغ الإبلاغ، ولكن يجدر النظر في أنه إذا قام الموظف بتسوية الحسابات مع المقاولين نيابة عن المؤسسة، فبموجب اتفاقية واحدة لا يمكنك دفع أكثر من 100000 روبل.
تقرير مسبق
يعكس الموظف جميع النفقات النقدية في التقرير المسبق. يمكن للموظف إنفاق مبالغ خاضعة للمساءلة على شراء السلع والمواد والأصول الثابتة والأصول غير الملموسة والدفع مقابل احتياجات العمل للشركة.
يوضح الرسم البياني أنواع المصاريف للحساب 71 والمستندات الأساسية التي يجب إرفاقها بتقرير المصاريف:
احصل على 267 درس فيديو على 1C مجانًا:
إذا كان لدى الموظف تجاوز في الإنفاق على المبالغ الخاضعة للمحاسبة، أي أن الموظف قد أنفق أمواله الشخصية، فيحق للشركة تعويضه وفقًا للإجراءات المعمول بها.
أمثلة على المعاملات النموذجية للحساب 71
| لا. | محتويات المنزل عمليات | دَين | ائتمان | وثائق التأسيس |
| 1 | الدفع نقدا إلى الحساب | 71 | 50 | تقرير أمين الصندوق، أمر المصروفات |
| 2 | يتم تحويله إلى تقرير بدل السفر على البطاقة المصرفية | 71 | 51 | كشف حساب البنك، أمر الدفع |
| 3 | تم تحويل الأموال إلى حساب بطاقة الشركة | 71 | 55 | بيان من الحسابات الخاصة |
| 5 | المصاريف المقبولة للتقرير المسبق لشراء الأصول الثابتة | 08 | 71 | شهادة قبول الأعمال والخدمات |
| 6 | تمت رسملة المواد التي اشتراها الشخص المسؤول | 10 | 71 | الفواتير، وثائق النقل، شهادة القبول |
| 7 | وينعكس حجم نفقات الإنتاج والاحتياجات الاقتصادية | 20/26/44 | 71 | تقرير مسبق، مهمة وظيفية، تقرير رحلة عمل |
| 9 | تمت رسملة البضائع المعدة لإعادة البيع والتي تم شراؤها من قبل شخص مسؤول | 41 | 71 | التقرير المسبق والفواتير |
| 11 | إعادة الأموال غير المنفقة إلى مكتب النقد | 50 | 71 | تقرير أمين الصندوق، أمر الاستلام |
| 12 | الديون المستحقة على المبالغ التي لم يتم ردها في الوقت المحدد من قبل الشخص المسؤول | 73 | 71 | تقرير مسبق |
دعونا نلقي نظرة على الأمثلة العملية للترحيلات إلى الحساب 71 لإصدار وإنفاق وإرجاع الأموال الخاضعة للمساءلة.
مثال 1. سداد النفقات الزائدة وفقًا للتقرير المسبق - الترحيلات
موظف في شركة Romashka LLC Ivanov I.I. تم تخصيص أموال للتقرير بشكل غير نقدي بمبلغ 2500 روبل. (إلى بطاقة مصرفية) لشراء القرطاسية. في الواقع، إيفانوف آي. أنفق 2840 روبل. تم إعداد تقرير مسبق بالمصروفات الفعلية وأرفق بالتقرير المستندات المؤيدة (إيصال المبيعات). بلغ الإفراط في إنفاق الأموال على التقرير المسبق 340 روبل. تم إضافة الأموال إلى Ivanov I.I. إلى البطاقة المصرفية.
قامت شركة Romashka LLC بإنشاء إدخالات للحساب 71:
مثال 2. إرجاع مبالغ السلف في تقرير مسبق - ترحيلات
أبرمت شركة Romashka LLC وشركة Vasilek LLC اتفاقية لتوفير خدمات النقل بمبلغ 7200 روبل، بما في ذلك. ضريبة القيمة المضافة. لدفع ثمن الخدمات بموجب العقد، موظف شركة Romashka LLC Ivanov A.B. تلقى تقريرًا بمبلغ 7500 روبل. بعد إجراء التسويات مع شركة Vasilek LLC، إيفانوف أ.ب. لقد قدمت التقرير المسبق وأعدت الأموال المتبقية إلى أمين الصندوق.
قام محاسب شركة Romashka LLC بإنشاء الإدخالات التالية:
| د.ت | ط م | وصف | المبلغ، فرك. | قاعدة وثيقة |
| 26/44 | 60 | تنعكس خدمات شركة Vasilek LLC في التكاليف (7200 روبل روسي - 1098 روبل روسي) | 6 102 | شهادة إتمام |
| 19 | 60 | تم تخصيص مبلغ ضريبة القيمة المضافة على تكلفة خدمات النقل | 1 098 | شهادة إتمام |
| 68/2 ضريبة القيمة المضافة | 19 | يتم قبول مبلغ ضريبة القيمة المضافة على تكلفة خدمات النقل للخصم | 1 098 | شهادة إتمام العمل، الفاتورة |
| 71 | 50/1 | من السجل النقدي لشركة Romashka LLC Ivanov A.B. تلقى أموالا للإبلاغ | 7 500 | أمر المصروفات النقدية، بيان الشخص المسؤول |
| 60 | 71 | تعكس المحاسبة الدفع مقابل الخدمات التي قدمها Ivanov A.B. نيابة عن شركة Romashka LLC | 7 200 | تقرير مسبق، شهادة إنجاز العمل |
| 50/1 | 71 | تم إرجاع رصيد الأموال غير المنفقة إلى مكتب النقد لشركة Romashka LLC (7500 روبل - 7200 روبل) بواسطة A.B Ivanov. | 300 | أمر المصروفات النقدية، التقرير المسبق، فعل العمل المكتمل |
مثال 3. القيود المحاسبية لنفقات السفر
الموظف فاسيلكوف آي. تم إرساله في رحلة عمل لمدة 3 أيام، وحصل على مبلغ محاسبي قدره 20000 روبل. البدل اليومي هو 2000 روبل.
عند عودته، يقدم تقريرًا مسبقًا مع المستندات الداعمة المرفقة:
- يتم تمييز تذاكر السكك الحديدية بمبلغ 8000 روبل، بما في ذلك ضريبة القيمة المضافة البالغة 1220 روبل، في سطر منفصل.
- فاتورة الفندق في نموذج الإبلاغ الصارم بمبلغ 5000 روبل روسي، بما في ذلك. ضريبة القيمة المضافة 763 فرك. يتم أيضًا تمييز ضريبة القيمة المضافة كخط منفصل.
انعكاس مصاريف السفر على الحساب 71 في الترحيلات:
| د.ت | ط م | محتويات العملية | المبلغ، فرك. | قاعدة وثيقة |
| 71 | 50 | تم إصدار الأموال للإبلاغ عن Vasilkov I.I. من السجل النقدي | 20 000 | أمر نقدي للحساب |
| 20 | 71 | يتم شطب مصاريف التذاكر بدون ضريبة القيمة المضافة | 6 780 | تقرير مسبق، تذكرة القطار |
| 19 | 71 | ضريبة القيمة المضافة المخصصة على تكاليف التذاكر | 1 220 | تذكرة السكك الحديدية |
| 68.ضريبة القيمة المضافة | 19 | ضريبة القيمة المضافة قابلة للخصم | 1 220 | الدخول في دفتر الشراء |
| 20/44 | 71 | يتم شطب مصاريف الإقامة (الفندق) بدون ضريبة القيمة المضافة | 4 237 | نموذج إبلاغ صارم، إيصال نقدي للفندق |
| 19 | 71 | ضريبة القيمة المضافة المخصصة على نفقات الفندق | 763 | |
| 68.ضريبة القيمة المضافة | 19 | ضريبة القيمة المضافة قابلة للخصم | 763 | الدخول في دفتر الشراء |
| 20/44 | 71 | تم شطب البدل اليومي | 6 000 | تقرير مسبق |
| 50 | 71 | أعاد الموظف الأموال غير المنفقة إلى السجل النقدي | 1 000 | استلام أمر نقدي |
هذه المادة، التي تواصل سلسلة المنشورات المخصصة لمخطط الحسابات الجديد، تحلل الحساب 71 "التسويات مع الأشخاص المسؤولين" في مخطط الحسابات الجديد. تم إعداد هذا التعليق بواسطة Y.V. سوكولوف، دكتوراه في الاقتصاد، نائب. رئيس اللجنة المشتركة بين الإدارات المعنية بإصلاح المحاسبة وإعداد التقارير، وعضو المجلس المنهجي للمحاسبة التابع لوزارة المالية الروسية، والرئيس الأول لمعهد المحاسبين المحترفين في روسيا، V.V. باتروف، أستاذ جامعة ولاية سانت بطرسبرغ ون.ن. كارزايفا، دكتوراه، نائبة. مدير خدمة التدقيق في شركة Balt-Audit-Expert LLC.
|
قد يحتاج أي موظف في المؤسسة إلى تحمل أي نفقات لتلبية احتياجات المؤسسة نفسها (الذهاب في رحلة عمل، وشراء بعض المواد، ودفع ثمن الإصلاحات البسيطة، وما إلى ذلك). في مثل هذه الحالات، يتم إعطاء الموظف نقدا. بعد دفع النفقات، يجب على الموظف تقديم تقرير إلى إدارة المؤسسة، وإعداد تقرير خاص وإرفاق جميع المستندات الداعمة له. يتم توثيق إصدار الأموال على الحساب من خلال الإدخال:
الخصم 71 "التسويات مع الأشخاص المسؤولين" الائتمان 50 "نقدًا"
يتم شطب المبالغ الخاضعة للمحاسبة بناء على تقرير الشخص المسؤول. في هذه الحالة، يتم إضافة الحساب 71 "التسويات مع الأشخاص المسؤولين"، ويتم الخصم من الحساب 10 "المواد" في حالة الحصول على أي أشياء ثمينة و/أو حسابات مصروفات. في بعض الحالات، قد يتم إعطاء الموظف المال لشراء البضائع. وفي هذه الحالة، وبناءً على التقرير، يتم الإدخال التالي:
الخصم 41 "البضائع" الائتمان 71 "التسويات مع الأشخاص المسؤولين"
يتم إرجاع المبالغ غير المنفقة إلى أمين الصندوق أو خصمها من الأجور.
الحساب 71 "التسويات مع الأشخاص المسؤولين" يُضاف في المراسلات مع الحسابات:
الخصم 50 "مكتب النقد" - للمبالغ التي يتم إرجاعها إلى مكتب النقد؛ الخصم 70 "التسويات مع الموظفين مقابل الأجور" - للمبالغ المحتجزة من الرواتب ؛ الخصم 94 "النقص والخسائر الناجمة عن الأضرار التي لحقت بالأشياء الثمينة" - إذا لم يقم الموظف بحساب الأموال الصادرة له؛ الخصم 73.2 "حسابات التعويض عن الأضرار المادية" - إذا كان سيتم حجب النقص لعدة فترات إبلاغ؛ الخصم 91.2 "النفقات الأخرى" - إذا لم يكن من الممكن تعويض النقص.
لقد أخذنا في الاعتبار الخيارات عندما يتم خصم الحساب 71 "التسويات مع الأشخاص المسؤولين" أولاً، ثم يتم شطب الأموال المقدمة للموظف، أي. الحالات التي يكون فيها هذا الحساب نشطًا. ولكن في الممارسة العملية، في كثير من الأحيان قد يكون هذا الحساب سلبيا. ويكفي الإشارة إلى الحالات التي يذهب فيها الموظف في رحلة عمل ويتم تعويض نفقاته عند عودته.
ولكن إذا لم يكن هناك نقد في السجل النقدي للشركة، فسيتعين على المحاسب تقديم ملاحظات:
الحسابات المدينة لحساب التكاليف أو القيم المكتسبة
الائتمان 71 "التسويات مع الأشخاص المسؤولين"
لأن النفقات لا تنشأ عند دفعها، ولكن عندما تنشأ الحاجة إلى التزام المنظمة بدفعها (انظر افتراض اليقين المؤقت لحقائق النشاط الاقتصادي، البند 6 من PBU 1/98). في هذه الحالة، يصبح الحساب 71 "التسويات مع الأشخاص المسؤولين" سلبيا.
يتم إجراء المحاسبة التحليلية في سياق الأشخاص المسؤولين، ولكن يجب على كل شخص الإبلاغ عن كل مبلغ تم إصداره على حدة.
الأشخاص المسؤولون هم الأشخاص الذين تلقوا أموالاً من المنظمة على حسابهم والذين يتعين عليهم من أجل مصلحتهم تحمل النفقات أو شراء الممتلكات.
سنخبرك عن محاسبة التسويات مع الأشخاص المسؤولين في مشاوراتنا.
الحساب 71 "التسويات مع الأشخاص المسؤولين"
يتم الاحتفاظ بالمحاسبة الاصطناعية للتسويات مع الأشخاص المسؤولين العاملين في المنظمة على نفس الحساب 71 "التسويات مع الأشخاص المسؤولين" (أمر وزارة المالية بتاريخ 31 أكتوبر 2000 رقم 94 ن). حساب المحاسبة 71 هو حساب نشط-السلبي.
يلخص هذا الحساب معلومات عن التسويات مع الموظفين للمبالغ التي تم إصدارها لهم على حساب المصاريف الإدارية والتجارية وغيرها.
في الوقت نفسه، يكون الوضع ممكنا، على سبيل المثال، عندما ذهب الموظف في رحلة عمل دون تلقي الأموال بموجب التقرير. في هذه الحالة، سينعكس أيضًا سداد النفقات المتكبدة باستخدام الحساب 71. وهذا يعني أن الحساب الاصطناعي 71 يُستخدم ليس فقط لحساب المبالغ الصادرة لإعداد التقارير، ولكن أيضًا لحساب سداد النفقات التي يتكبدها الموظفون على نفقتهم الخاصة، ولكن في مصلحة المنظمة.
يتم الاحتفاظ بالمحاسبة التحليلية في الحساب 71 لكل شخص مسؤول والمبلغ الصادر للإبلاغ.
القيود المحاسبية للحساب 71
إذا تم إصدار الأموال لأغراض إعداد التقارير، فسيعتمد الترحيل على شكل الأموال الصادرة: نقدية أو غير نقدية.
لذلك، إذا تم إصدار أموال من السجل النقدي إلى الحساب، فسيكون الترحيل على النحو التالي:
حساب مدين 71 - حساب دائن 50 "نقدا"
إذا تم تحويل الأموال الخاضعة للمساءلة إلى بطاقة الموظف، فسيكون الترحيل مختلفًا:
الحساب المدين 71 - الحساب الدائن 51 "الحسابات الجارية"
وبناء على ذلك، إذا تم إيداع رصيد المبالغ الخاضعة للمحاسبة في مكتب النقد، فيجب أن يظهر الترحيل التالي:
الحساب المدين 50 - الحساب الدائن 71
يتم شطب النفقات التي قام بها المحاسب من رصيد الحساب 71 إلى الخصم من الحسابات المختلفة حسب نوع النفقات.
أثناء القيام بأنشطته التجارية، يمكن لكيان الأعمال التفاعل مع الشركاء والأشخاص الآخرين من خلال موظفيه. وفي الوقت نفسه، ومن خلال تمثيل مصالح صاحب العمل، قد يتحملون نفقات تخصص لهم إدارة الشركة أموالاً لها كحساب. لحساب التسويات مع الأشخاص المسؤولين، يجب على الكيان التجاري استخدام الحساب 71 في المحاسبة.
في المؤسسة، بأمر من المدير، يتم تقديم قائمة بالأشخاص المسؤولين الذين يمكن إصدار الأموال لهم للأغراض المحددة. وبما أنه من الضروري بعد تنفيذ الأنشطة التي تم تخصيص أموال للموظفين من أجلها، تقديم تقرير إلى قسم المحاسبة مع المستندات التي تؤكد النفقات المرفقة، ويكون هؤلاء الأشخاص مسؤولين.
يتم تنظيم القواعد الحالية للتسويات مع المحاسبين من خلال إجراءات إجراء المعاملات النقدية. بالإضافة إلى موظفي الشركة، يمكن للمواطنين العاملين بموجب اتفاقيات العقد أيضًا أن يتصرفوا كأشخاص مسؤولين.
وينعكس هنا أيضًا دين الشركة تجاه المسؤول إذا أنفق أمواله الخاصة لأغراض الإنتاج. بأمر من المدير، يتم استرداد المبلغ المعتمد عند قبول التقرير المسبق.
مهم!ولا يمكن أن تؤخذ القروض الصادرة للموظفين بعين الاعتبار في هذا الحساب. ولهذا الغرض، يتم استخدام حساب منفصل 73 تحاول العديد من الكيانات التجارية إخفاء القروض المقدمة للموظفين لفترات قصيرة من خلال إصدار مبالغ خاضعة للمساءلة. ومع ذلك، فهذا يعد انتهاكًا للقانون.
يجب إصدار المبالغ الخاضعة للمحاسبة فقط للأغراض المحددة في الأمر ويجب على الموظف الإبلاغ عنها خلال إطار زمني معين أو إعادة الأموال. أثناء عمليات التفتيش، يجوز لدائرة الضرائب الفيدرالية تحديد هذه الحالات وتقييم الضرائب والغرامات الإضافية.
لتسجيل التسويات مع الأشخاص المسؤولين، تحتاج إلى استخدام أمر دفتر اليومية رقم 7، والذي يعكس خلال الشهر جميع النفقات التي قام بها الشخص المسؤول، والمبالغ الصادرة لإعداد التقارير، وما إلى ذلك.
خصائص الحساب
يتم تنظيم المحاسبة الاصطناعية للتسويات مع الأشخاص الذين تم إصدار مبالغ خاضعة للمحاسبة لهم في الحساب 71. للإجابة عما إذا كان هذا الحساب نشطًا أم سلبيًا، عليك أن تتذكر أنه يمكن تحديد رصيده إما كخصم أو دائن. وبالتالي، فإن الحساب 71 هو حساب نشط وسلبي برصيد مزدوج.
ويعكس الرصيد في أول المدة في مدين الحساب مديونية الأشخاص المسؤولين عن الشركة عن الأموال الصادرة لهم للأغراض المقررة. يسجل الرصيد الدائن للحساب ديون الشركة للموظف مقابل النفقات المتكبدة على نفقته الخاصة لمصلحة المنظمة.
على الحساب المدين 71يعكس إصدار الأموال للأغراض التي تحددها المؤسسة أو سداد النفقات التي وافقت عليها الإدارة للموظف والتي تم إجراؤها مسبقًا على نفقته.
عن طريق رصيد الحسابوتنعكس المصروفات المعتمدة للشخص المسؤول والتي تقبلها الإدارة وكذلك إعادة الأموال غير المنفقة إلى صندوق النقد أو حجبها عن الشخص المسؤول إذا قدم لهم طلب لهذه الطريقة لسداد المبلغ الديون التي نشأت.
لتحديد الرصيد النهائي، يجب عليك استخدام الخوارزمية التالية:
- إذا كان الرصيد الافتتاحي في الحساب 71 مدينًا، فأنت بحاجة إلى إضافة معدل دوران المدين على الحساب إليه وطرح مبالغ الفترة المحددة على القرض. إذا حصلت على قيمة موجبة، فسيكون الرصيد في النهاية خصمًا. وبخلاف ذلك، فإنه ينعكس في رصيد الحساب.
- إذا كان الرصيد الافتتاحي للحساب 71 موجودًا في رصيد الحساب، فيجب إضافة معدل دوران الحساب إليه وطرح إجمالي مبلغ الحركة على الخصم من الحساب للفترة قيد النظر. إذا كانت القيمة الإجمالية أكبر من الصفر، فيجب أن تنعكس كرصيد في الحساب. يجب أن ينعكس المبلغ السلبي في الخصم من الحساب.
وفي بعض الحالات، يتم إنفاق الأموال النقدية الأشخاص المسؤولينالذين يحصلون على أموال من التقرير لتغطية النفقات الإدارية والاقتصادية والتشغيلية.
لذا، مقدار نفقات السفرتشمل في (الأعمال والخدمات). في غضون ثلاثة أيام بعد العودة من رحلة عمل، يتعين على الشخص المسؤول الإبلاغ عن المبالغ المستلمة والمنفقة. تجميع وانتاج تقرير المصاريفمع المستندات الداعمة (تذاكر السفر، فواتير الفندق، إلخ). تتم الموافقة على التقرير المسبق من قبل رئيس المنظمة. يتم تسليم الرصيد غير المستخدم من المبالغ الخاضعة للمحاسبة من قبل الشخص المسؤول إلى مكتب النقد بموجب أمر استلام نقدي. يتم إصدار تجاوز النفقات من السجل النقدي باستخدام أمر استلام نقدي. إذا لم يقدم الشخص المسؤول تقريراً مسبقاً أو لم يقم بإعادة الرصيد غير المستخدم من المبالغ الخاضعة للمحاسبة إلى أمين الصندوق، فسيتم حجب هذا المبلغ من الأجور المستحقة.
تتم المحاسبة عن المبالغ الخاضعة للمحاسبة على الحساب النشط 71 "التسويات مع الأشخاص المسؤولين". ويعني الرصيد المدين في هذا الحساب مبلغ الدين المستحق على الأشخاص المسؤولين في المنظمة. دوران الدين يعني المبالغ الصادرة للإبلاغ أو سداد النفقات الزائدة. ويبين دوران الائتمان مقدار المبالغ المستخدمة وفقا للتقارير المسبقة، وكذلك المبالغ غير المستخدمة والمودعة.
يتم تسجيل جميع المبالغ الخاضعة للمساءلة في دفتر يومية الطلب، حيث تنعكس الإدخالات على رصيد الحساب 71 في المراسلات مع الخصم من الحسابات المقابلة. وأساس ملء هذا السجل المحاسبي هو المقبوضات النقدية وأوامر الإنفاق وكذلك التقارير المسبقة. ويجب التحقق من هذا الأخير حسابيا وجوهريا، أي أنه يجب إثبات ضرورة النفقات وملاءمتها. عند معالجة تقرير المصروفات يقوم المحاسب بإدخال الحسابات المقابلة عليه وعلى المستندات المرفقة به حسب مجالات المصروفات.
يعكس الخصم من الحساب النشط 71 "التسويات مع الأشخاص المسؤولين" المعاملات التالية
يتم توثيق إصدار مبالغ السلف من مكتب النقد بالمعاملات التالية:
- رصيد الحساب 50 "نقدا".
وينعكس إصدار مبالغ للتعويض عن الإنفاق الزائد بنفس الطريقة.
ينعكس تحويل الأموال إلى موقع الشخص المسؤول في الإدخال:- الخصم من الحساب 71 "التسويات مع الأشخاص المسؤولين" ،
- حساب الائتمان 51 "الحسابات الجارية".
يُظهر رصيد الحساب 71 بشكل أساسي شطب المبالغ المستحقة المصدرة
لذلك، على سبيل المثال، يتم تسجيل شطب مصاريف السفر عن طريق الكتابة:- حساب الخصم 20 "الإنتاج الرئيسي"
- حساب الخصم 26 "مصروفات الأعمال العامة"
وينعكس شطب المبالغ الخاضعة للمحاسبة المستخدمة لاحتياجات الإنتاج بطريقة مماثلة.
إذا تم استخدام مبالغ خاضعة للمساءلة لتغطية تكاليف شحن وبيع المنتجات:- حساب الخصم 44 "مصروفات المبيعات"
- حساب الائتمان 71 "التسويات مع الأشخاص المسؤولين".
- حساب الخصم 07 "معدات التثبيت" ،
- حساب الخصم 10 "المواد" ،
- حساب الخصم 15 "شراء وحيازة الأصول المادية" ،
- حساب الخصم 41 "البضائع"
- حساب الائتمان 71 "التسويات مع الأشخاص المسؤولين".
- حساب الخصم 50 "نقدا" ،
- حساب الائتمان 71 "التسويات مع الأشخاص المسؤولين".
- الخصم من الحساب 94 "النقص والخسائر الناجمة عن الأضرار التي لحقت بالأشياء الثمينة" ،
- حساب الائتمان 71 "التسويات مع الأشخاص المسؤولين".
- الخصم من الحساب 70 "التسويات مع الموظفين مقابل الأجور"
- حساب الائتمان 94 "النقص والخسائر الناجمة عن الأضرار التي لحقت بالأشياء الثمينة."