تسجيل المحاسبة. ما يجب أن ينعكس في السجلات المحاسبية. التسويات مع الأشخاص المسؤولين

إن المعلومات المطلوبة لتنعكس في الحسابات المحاسبية، الواردة في المستندات الأولية المقبولة للمحاسبة، يتم تجميعها وتنظيمها بالضرورة. يتم تسجيل المعلومات المحاسبية إما يدويًا أو باستخدام أدوات التشغيل الآلي. ولهذا الغرض تستخدم السجلات المحاسبية - جداول ذات شكل خاص مخصصة لتسجيل المعاملات التجارية، وهي من أهم وسائل المحافظة على محاسبة. يتم تجميع محتوى المستندات الموجودة فيها وفقًا لخصائص متجانسة في سياق المؤشرات المحاسبية المحددة. يتم استخدام تسجيل المعاملات التجارية في السجلات المحاسبية للإدارة اليومية للأنشطة المالية والاقتصادية للمنظمة ولإعداد البيانات المالية.

يتم تطوير نماذج السجلات المحاسبية والتوصية بها من قبل وزارة المالية في الاتحاد الروسي، والهيئات التي تمنح الحق في تنظيم المحاسبة بموجب التشريعات الفيدرالية، وكذلك المنظمات الخاضعة لامتثالها للمبادئ المنهجية العامة للمحاسبة.

تنعكس المعاملات التجارية في السجلات المحاسبية بالترتيب الزمني. يتم تجميعها وفقا للحسابات المحاسبية المقابلة. الأشخاص الذين قاموا بتجميع السجلات المحاسبية والتوقيع عليها مسؤولون عن صحة البيانات المنعكسة. تعتبر محتويات السجلات المحاسبية والتقارير المحاسبية الداخلية سراً تجارياً. يُطلب من مراجعي الحسابات والأشخاص الآخرين الذين تلقوا بيانات مالية أو وثائق أخرى الحفاظ على الأسرار التجارية.

ينشئ قانون "المحاسبة" قائمة تفاصيل إلزاميةبالنسبة للسجلات المحاسبية:

1. اسم التسجيل؛
2. اسم الكيان الاقتصادي الذي قام بإعداد السجل؛
3. تاريخ البدء والانتهاء للاحتفاظ بالسجل و (أو) الفترة التي تم تجميع السجل لها؛
4. التجميع الزمني و (أو) المنهجي للكائنات المحاسبية ؛
5. القياس النقدي للأشياء المحاسبية التي تشير إلى وحدة القياس؛
6. أسماء مناصب الأشخاص المسؤولين عن الحفاظ على السجل؛
7. توقيعات الأشخاص المسؤولين عن حفظ السجل، مع الإشارة إلى ألقابهم والأحرف الأولى من أسمائهم أو التفاصيل الأخرى اللازمة لتحديد هوية هؤلاء الأشخاص.

يتم إعداد السجل المحاسبي على الورق و (أو) في شكل مستند إلكتروني موقع التوقيع الالكتروني.

ويجب أن تكون نماذج السجلات المحاسبية معتمدة من رئيس الكيان الاقتصادي بناء على تنسيب المسؤول عن مسك السجلات المحاسبية.

لا يُسمح بالتصحيحات في السجل المحاسبي غير المصرح بها من قبل الأشخاص المسؤولين عن الحفاظ على السجل المحدد، ويجب أن يحتوي أي تصحيح على تاريخ التصحيح، وكذلك توقيعات الأشخاص المسؤولين عن الحفاظ على هذا السجل، مع الإشارة إلى ألقابهم واسمهم. الأحرف الأولى.

تصنيف السجلات المحاسبية

يتم تصنيف السجلات المحاسبية وفقا ل مظهرطبيعة السجلات المحاسبية، محتواها، شكل الرسوم البيانية، طرق تعبئتها.

وفقا لمظهرها، يتم تقسيم سجلات المحاسبة إلى دفاتر الأستاذ والبطاقات والأوراق المجانية.

دفاتر المحاسبة هي جداول محاسبة مطوية (أوراق)، وعادة ما تكون ملزمة. يتم ترقيم جميع الصفحات في دفتر المحاسبة، وفي نهايته يتم وضع توقيع كبير المحاسبين الرقم الإجماليصفحات مرقمة.

إذا كان الكتاب عبارة عن سجل زمني، يتم الإدخال فيه بشكل تسلسلي، دون تخطي الصفحات. في الكتب التي تكون بمثابة سجلات منهجية، يتم فتح صفحة منفصلة أو عدد معين من الصفحات لكل حساب تركيبي أو تحليلي، اعتمادًا على الحجم المتوقع للسجلات.

يجب أن تحتوي هذه الكتب على جدول محتويات. يتعين على جميع المؤسسات الاحتفاظ بسجلات تفصيلية للمعاملات التي تتم على حساب "النقد" في دفتر (النقد).

في بعض الأحيان يتم استخدام الكتب لمحاسبة الأصول الثابتة لكل كائن على حدة. يتم تجميع العمليات ذات المحتوى المماثل في الحسابات المحاسبة الاصطناعية. على سبيل المثال، دفتر الأستاذ العام.

غالبًا ما يكون استخدام الكتب غير عملي، لأنه يجعل من الصعب استخدام تكنولوجيا الكمبيوتر، لذلك يتم استخدام البطاقات والأوراق السائبة.

البطاقات عبارة عن أوراق منفصلة، ​​مبطنة لأغراض محاسبية، مصنوعة من الورق أو الورق المقوى بحجم قياسي، مما يجعل من الممكن تخزينها في صناديق مقفلة خاصة. تسمى مجموعة البطاقات التي لها نفس الغرض فهرس البطاقات. يتم تقسيم البطاقات (مجموعة من البطاقات) إلى الأقسام الضرورية باستخدام فواصل من الورق المقوى، والتي يتم إرفاق مؤشرات (مؤشرات) معدنية بها.

ألوان وأحجام مختلفة تشير إلى الرمز واسم الحساب والتسميات الضرورية الأخرى، مما يضمن إمكانية العثور على البطاقة المطلوبة بسرعة في فهرس البطاقة.

يتم تعيين كل ملف بطاقة لمحاسب محدد يكون مسؤولاً عن سلامة البطاقات ودقة الإدخالات فيها. في غير ساعات العمل، يتم قفل خزانة الملفات بمفتاح. يتم تسجيل كل بطاقة مكتملة حديثًا في سجل خاص، حيث يتم تعيين رقم تسلسلي لها، مما يسمح لك بالتحقق من توفر جميع البطاقات في أي وقت.

يساهم استخدام البطاقات في إدخال الأدوات المحاسبية الآلية. إنها ملائمة جدًا لنسخ السجلات وجميع أنواع مجموعات بيانات الاعتماد. عيب سجلات البطاقات هو أنه، إذا رغبت في ذلك، يمكن إزالتها بسهولة من فهرس البطاقات واستبدالها بأخرى.

قد يتم فقدان البطاقات أيضًا. يتيح لك الفحص المنهجي للبطاقات باستخدام السجل اكتشاف فقدانها على الفور. الأكثر شيوعا هي ثلاثة أنواع من البطاقات: بطاقات العقد (التي تحتوي على أعمدة الخصم والائتمان)؛ المواد (تحتوي على رسوم بيانية للاستلام والنفقات والرصيد الأصول الماديةمع الإشارة إلى السعر والكمية والمبلغ)؛ متعدد الأعمدة، ويتكون من عدة أعمدة.

بناءً على طبيعة السجلات المحاسبية، تنقسم السجلات المحاسبية إلى سجلات زمنية ومنهجية ومجمعة.

في السجلات الزمنية، يتم تسجيل المستندات المحاسبية حسب ترتيب استلامها دون ترحيلها إلى الحسابات. يتم التسجيل الزمني في مجلات أو سجلات خاصة، والغرض منه هو التأكد من سلامة المستندات التي يتلقاها قسم المحاسبة وصحة الإدخالات فيها. إلى حد ما، يتم تحقيق الغرض من السجل الزمني من خلال مجلة قبول المستندات وتسجيل أرقام التحكم، والتي يتم الاحتفاظ بها في محطات العد الآلية لتسجيل المستندات المستلمة للمعالجة. تسجل هذه المجلة تاريخ استلام المستندات في محطة العد الآلي وكميتها ومبلغ مجموعة (حزمة) من المستندات المماثلة. يحتوي على استلام العميل للمستندات بعد معالجتها في محطة العد الآلي. يُستخدم التسجيل الزمني أيضًا لإجراء الاستفسارات (على سبيل المثال، دفتر يومية التسجيل، ودفتر النقدية، وسجل البضائع المستلمة، وتسجيل بطاقات المخزون لمحاسبة الأصول الثابتة).

في السجلات المنهجية، متجانسة في المحتوى الاقتصادي المعاملات التجاريةيتم تجميعها في حسابات الاصطناعية و المحاسبة التحليلية. ومن الأمثلة على ذلك سجلات محاسبة التكاليف عن طريق تقدير التكاليف، ومحاسبة الأصول الثابتة لكل كائن على حدة، وما إلى ذلك. السجل المنهجي للمحاسبة الاصطناعية هو دفتر الأستاذ العام، أي. السجل الرئيسي الذي تتركز فيه البيانات الإجمالية لجميع الحسابات.

تجمع السجلات المجمعة بين السجلات الزمنية والمنهجية. ومن الأمثلة على ذلك دفتر اليومية الرئيسي، بالإضافة إلى معظم دفاتر اليومية والبيانات النظامية.

يتم فتح سجلات المحاسبة الاصطناعية للاحتفاظ بالحسابات الاصطناعية (بدون نص توضيحي يشير فقط إلى تاريخ ورقم ومبلغ القيد المحاسبي). في بعض الأحيان يتم تقديم نص توضيحي قصير (على سبيل المثال، سجل المستندات المحاسبية، ودفتر الأستاذ العام، ودفتر الأستاذ العام للمجلة). عادةً ما يتم إجراء الإدخالات في سجلات المحاسبة الاصطناعية ليس وفقًا لمستندات فردية، ولكن وفقًا لمجموعة من المستندات المتجانسة التي تم تجميعها مسبقًا.

في السجلات التحليلية، يتم تسجيل كل عملية فردية بالاكتمال اللازم، ومن حيث القيم المادية - بالمقاييس الطبيعية والنقدية. على عكس السجلات الاصطناعية، غالبًا ما يتم توفير نص توضيحي هنا، يكشف عن محتوى العمليات. تؤدي سجلات المحاسبة التحليلية إلى تطوير نوع من الحسابات الاصطناعية.

وفقا لهيكلها، يتم تقسيم السجلات التحليلية إلى اتجاه واحد، اتجاهين، متعدد الرسم البياني، الخطي والشطرنج.

السجلات ذات الاتجاه الواحد هي بطاقات مختلفة لتسجيل الأصول المادية والتسويات والعمليات الأخرى. فهي تجمع بين أعمدة منفصلة من إدخالات الخصم والائتمان. تتم المحاسبة على ورقة واحدة نقداً أو طبيعياً أو في كلا العدادين في وقت واحد. تُستخدم السجلات أحادية الاتجاه في المحاسبة التركيبية والتحليلية ولها الشكل التالي:

مثال على التسجيل أحادي الاتجاه هو دفتر النقدية.

تُستخدم السجلات ذات الوجهين بشكل أساسي عند حفظ السجلات في الكتب. يتم فتح الحساب على صفحتين مفتوحتين من الكتاب (على الصفحة اليسرى - الخصم، على اليمين - الائتمان). تُستخدم السجلات ذات الاتجاهين في المحاسبة الاصطناعية والتحليلية فقط عند إجرائها يدويًا. لديهم مساحة لتسجيل نص المعاملات. يحتوي السجل ثنائي الاتجاه على النموذج التالي:

تُستخدم سجلات الرسم البياني المتعدد لتعكس مؤشرات إضافية ضمن المحاسبة التحليلية. على وجه الخصوص، تنعكس المحاسبة عن حركة المواد للمنظمة ككل، وكذلك في سياق الأفراد المسؤولين مالياً، ويتم تسجيل التكاليف للمنظمة والأقسام وبنود التكلفة، وما إلى ذلك.

السجلات الخطية هي نوع من سجلات جهاز كشف الكذب. هنا، ينعكس كل حساب تحليلي على سطر واحد فقط، مما يجعل من الممكن تقسيم الحساب الاصطناعي إلى عدد غير محدود من الحسابات التحليلية، وهو أمر مستحيل مع الرسوم البيانية العمودية. على سبيل المثال، في أمر دفتر اليومية لائتمان الحساب 71، تنعكس كل سلفة صادرة إلى شخص مسؤول، وجميع حسابات السلفة، في سطر منفصل.

سجلات الشطرنج. في السجلات من هذا النوع، يمكنك أن تقتصر على تسجيل دوران الائتمان (أو المدين فقط) مع التجميع حسب الحسابات المقابلة، مما يسمح لك دخول مزدوجتعكس المعاملات في وقت واحد على الحسابات المدينة والدائنة في خطوة عمل واحدة. يتم استخدام هذا البناء للسجلات المحاسبية في نموذج المحاسبة بأمر دفتر اليومية. ومن الأمثلة على ذلك دفتر الأستاذ العام حيث يتم تسجيل كل مبلغ عند تقاطع الصف والعمود.

متطلبات الاحتفاظ بالسجلات المحاسبية

يجب أن تنعكس المعاملات التجارية في سجلات المحاسبة بترتيب زمني ويتم تجميعها وفقًا لحساباتها الخاصة. يتم ضمان الانعكاس الصحيح للمعاملات التجارية في السجلات المحاسبية من قبل الأشخاص الذين قاموا بتجميعها والتوقيع عليها.

عند تخزين السجلات المحاسبية، يجب أن تكون محمية من التصحيحات غير المصرح بها. تعتبر محتويات السجلات المحاسبية والبيانات المالية الداخلية سرًا تجاريًا، وفي الحالات المنصوص عليها في تشريعات الاتحاد الروسي، تعتبر سرًا من أسرار الدولة. يتعين على الأشخاص الذين لديهم إمكانية الوصول إلى المعلومات الواردة في البيانات المالية الحفاظ على الأسرار التجارية وأسرار الدولة. للكشف عنها يتحملون المسؤولية التي تحددها تشريعات الاتحاد الروسي.

تتم الإدخالات في سجلات المحاسبة بالحبر أو بقلم حبر جاف (في الحالات التي يكون فيها من الضروري الحصول على عدة نسخ، يتم عمل نسخ، على سبيل المثال، عند استخدام الآلات الحاسبة والكتابة، حيث أن استخدام هذه الوسائل يسهل عمل العاملين في مجال المحاسبة ). يجب أن تكون الإدخالات موجزة وواضحة وواضحة ومقروءة، دون محو أو مسح. لا يمكنك إجراء إدخالات فوق أو بين الأسطر. يمكن أن تكون طريقة التسجيل في سجلات المحاسبة موضعية خطية أو رقعة الشطرنج.

يتم استخدام طريقة التسجيل الخطي الموضعي لحساب التسويات مع المشترين والموردين والمقاولين، مع الأشخاص المسؤولين، وما إلى ذلك. باستخدام هذه الطريقة، تنعكس معدلات دوران المدين والائتمان في مركز واحد (سطر)، مما يجعل من الممكن تحديد المستحقات أو المستحقات الدائنة. على سبيل المثال، أمر دفتر اليومية للحساب 71 "التسويات مع الأشخاص المسؤولين".

في حالة نموذج سجل الشطرنج، يتم تسجيل المعاملة التجارية في وقت واحد في الحسابات المدينة والدائنة مرة واحدة. على سبيل المثال، في أمر دفتر اليومية رقم 1 للحساب 50 "أمين الصندوق"، يتيح هذا الإدخال تحديد المعاملة التجارية المكتملة والتحكم فيها وتحليلها من خلال مراسلات الحسابات.

بعد تسجيل المعاملات التجارية في السجلات المحاسبية، يتم في نهاية الشهر تلخيص النتائج لكل عمود. ويجب التوفيق بين السجلات النهائية للسجلات التركيبية والتحليلية عن طريق مقارنة أوراق التداول أو بطريقة أخرى وإدخالها في دفتر الأستاذ العام.

بعد الموافقة تقرير سنوييتم تجميع السجلات المحاسبية وربطها وإيداعها في الأرشيف الحالي للمنظمة.

طرق تصحيح القيود المحاسبية الخاطئة

يتم تنظيم قواعد تصحيح الأخطاء وإجراءات الكشف عن المعلومات حول الأخطاء في المحاسبة وإعداد التقارير للمنظمات من خلال اللوائح المحاسبية "تصحيح الأخطاء في المحاسبة وإعداد التقارير" (PBU 22/2010)، المعتمدة بأمر من وزارة المالية روسيا بتاريخ 28 يونيو 2010 رقم 6Zn. تحدد اللوائح قواعد عامةتصحيح الأخطاء التي تحدث أثناء المحاسبة حسب الوقت الذي تم تحديده فيه.

الخطأ هو عدم انعكاس أو انعكاس غير صحيح لحقائق الحياة الاقتصادية، ومن أسبابه:

• حسابات غير صحيحة
• التفسير والتطبيق غير الصحيح للسياسات المحاسبية للمنظمة؛
• تقييم أو تصنيف غير دقيق للحقائق النشاط الاقتصادي;
• الاستخدام غير الصحيح للمعلومات المتوفرة في تاريخ التوقيع على البيانات؛
• سوء تطبيق القوانين واللوائح المحاسبية؛
• عدم الأمانةالمسؤولين في المؤسسة.

يعتبر الخطأ هامًا إذا كان، منفردًا أو بالاشتراك مع أخطاء أخرى لنفس فترة التقرير، يمكن أن يؤثر على القرارات الاقتصادية للمستخدمين التي يتخذونها على أساس البيانات المالية.

إذا كان الخطأ لا يستوفي معايير الأهمية النسبية، التي أنشأتها المنظمة، ثم يعتبر غير مهم.

تخضع الأخطاء المحددة وعواقبها للتصحيح الإلزامي.

يمكن إجراء أخطاء في نص المعاملة، ثم ستؤدي إلى إدخالات محاسبية غير صحيحة وفي الأرقام (الأكثر شيوعا). في كثير من الأحيان، ينسى المحاسب، بعد تسجيل مبلغ في الخصم من حساب واحد، تسجيله كرصيد في حساب آخر، أو على العكس من ذلك، بعد تسجيل المبلغ في دفتر اليومية، ينسى نشره بين الحسابات. في بعض الأحيان، ملء سجلات المحاسبة الاصطناعية، ينسى المحاسب التحليلي. لتصحيح الأخطاء المحددة في المحاسبة، يتم استخدام طرق مختلفة: التصحيح والعكس والترحيلات الإضافية.

تتكون الطريقة التصحيحية (من التصحيح اللاتيني - التصحيح) من شطب النص أو المبلغ غير الصحيح وكتابة النص أو المبلغ الصحيح أعلاه. ويتم الشطب بسطر واحد حتى يمكن قراءة ما تم شطبه. وفي هذه الحالة يجب عليك شطب المبلغ بالكامل، حتى لو كان هناك خطأ في رقم واحد فقط. عند تصحيح الخطأ يجب تحديد التاريخ وتأكيده بتوقيع الشخص الذي قام بالتصحيح. يمكن تحديد محتوى الخطأ المصحح تقريبًا بالإدخال التالي: "تم التصحيح بـ 210 (مائتان وعشرة) روبل. مقابل 260 (مئتان وستون) روبل. التوقيع: المحاسب Grigorieva T.I. 06/02/20_." يتم الحجز على هوامش الكتاب والبطاقة وأمر دفتر اليومية مقابل سطر القيد المصحح. لا يُسمح بإجراء تصحيحات غير محددة في سجلات المحاسبة.

يتم استخدام الطريقة التصحيحية لتصحيح الأخطاء المطبعية، والحسابات غير الصحيحة للإجماليات، وكذلك لتسجيل معاملة في سجل محاسبي مختلف عما هو مذكور في القيد المحاسبي. تنطبق هذه الطريقة في حالة العثور على أخطاء في سجلات نموذج المحاسبة بأمر دفتر اليومية قبل إدخال النتائج فيها، وكذلك في السجلات المحاسبية لنموذج أمر المحاسبة - قبل التقديم ورقة التوازنوإذا كان تصحيحها لا يقتضي تغيير ترتيب التذكير. بعد نقل مجاميع السجل إلى دفتر الأستاذ العام، لا يسمح بأي تصحيحات. في هذه الحالة، يصدر قسم المحاسبة شهادة بقيمة الخطأ، والتي تشير فيها، بالإشارة إلى المستند الأساسي، إلى متى وما هو الإدخال الخاطئ الذي تم إجراؤه. هذه الشهادة هي وثيقة تسجيل المحاسبةوهو الأساس لتصحيح الخطأ المحاسبي. يتم إدخال هذه الشهادات في دفتر الأستاذ العام على خط منفصلحيث يتم تخزينها بشكل منفصل في سجلات المحاسبة المقابلة.

يتم استخدام الطريقة التصحيحية أيضًا لتصحيح الأخطاء في كتاب النقدية، وكذلك في سجلات المحاسبة التحليلية الأخرى (على سبيل المثال، في بطاقات الدفع مع مختلف المدينين والدائنين) في الحالات التي يتم فيها إجراء الإدخالات المقابلة في المحاسبة الاصطناعية بشكل صحيح. يتم التصديق على التصحيحات التي يتم إجراؤها عن طريق التدقيق اللغوي في دفتر النقدية من خلال توقيعات أمين الصندوق وكبير المحاسبين.

عندما يتم تلخيص السجلات المحاسبية وإعداد الميزانية العمومية، لا يُسمح بالطريقة التصحيحية. يمكن إصلاح الخطأ عن طريق ما يلي الفترة المشمولة بالتقرير، حيث تم بالفعل إرسال التقارير اللازمة إلى العناوين المناسبة.

يتم استخدام طريقة الترحيل الإضافية عندما يكون المبلغ المسجل في السجلات أقل من المبلغ الفعلي، ويتم الإشارة إلى مراسلات الحسابات بشكل صحيح، ولكن بمبلغ أقل مما ينبغي. يُسمح بالتصحيح عن طريق القيد المنتظم لمبلغ الفرق عن طريق عمل قيد محاسبي ثانٍ مع مراسلات مماثلة للحسابات.

إدخالات الانعكاس هي إدخالات تصحيحية باستخدام طريقة "الانعكاس الأحمر" (من ستورنو الإيطالية - نقل الحساب). يتم استخدام هذه الطريقة:

1. عند تصحيح الأخطاء في مراسلات الفاتورة؛
2. متى قيد محاسبيتم تجميعها بشكل صحيح، ولكن المبلغ المسجل أكبر من المبلغ الخاص بالمعاملة التجارية.

يتم "عكس" الخطأ المكتشف في قيد محاسبي، أي. يتم تكرار الإدخال المحاسبي الذي تم إجراؤه مسبقًا باللون الأحمر، ويتم طرح المبلغ السابق المسجل بالفعل، والذي بعد هذه العملية يساوي الصفر. وبعد ذلك يتم إجراء المراسلات الصحيحة للحسابات عن طريق الإدخال المنتظم. ويعترف هذا بأن الإدخال الجديد الذي تم تصحيحه هو الإدخال الأصلي. ويمكن أن ينعكس في المحاسبة قبل تلخيص النتائج في السجلات المحاسبية وإعداد التقارير.

يتم استخدام طريقة "الانعكاس الأحمر" عندما تتم الإشارة إلى مراسلات الحسابات بشكل صحيح، ولكن المبلغ مبالغ فيه، ويتم إدخال تصحيح باللون الأحمر للفرق في المبالغ.

لتصحيح الخطأ، يتم إعداد نفس القيد المحاسبي، ولكن يتم كتابة الفرق في المبالغ باللون الأحمر.

نماذج المحاسبة

يتم الاحتفاظ بالمحاسبة في العديد من السجلات. نموذج المحاسبة هو سجل محاسبي للبيانات من الوثائق الأوليةإلى سجلات المحاسبة. مع الأشكال المختلفة للمحاسبة، يتم الجمع بين السجلات المحاسبية والتسلسل وطرق المحاسبة وتنظيم العملية المحاسبية بشكل مختلف.

الميزات التي تميز شكلاً من أشكال المحاسبة عن الآخر هي:

• عدد السجلات المستخدمة والغرض منها ومحتواها ومظهرها؛
• العلاقة بين السجلات الزمنية والمنهجية للمحاسبة الاصطناعية والتحليلية؛
• تسلسل وطرق الإدخال في السجلات المحاسبية؛
• درجة استخدام أدوات الميكنة والأتمتة في المحاسبة.

حاليًا، يتم استخدام عدة أشكال للمحاسبة:

1. مجلة المنزل.
2. نموذج طلب دفتر اليومية.
3. النموذج الآلي.

يتم الاحتفاظ بالنموذج المحاسبي الرئيسي للمجلة في المنظمات ذات حجم الإنتاج الصغير وفي المؤسسات الفردية وفي بعضها السلطات المالية. ميزةهذا النموذج هو أن سجلات التسجيل الزمني والمنهجي لحسابات المحاسبة الاصطناعية يتم دمجها في كتاب واحد مدمج - المجلة العامة.

في الأعمدة الثلاثة الأولى من الكتاب، يتم تسجيل التاريخ والرقم والمقالات ومبلغ المبيعات. ويسمى هذا الجزء دفتر السجل الزمني للوثيقة. الجزء الثاني أي. تسمى الأعمدة اللاحقة التي توجد بها جميع حسابات المحاسبة الاصطناعية وحيث يتم تسجيل المعاملات التجارية بشكل منهجي دفتر الأستاذ العام. هذا البناء للسجلات يجعل المحاسبة واضحة.

يتم تسجيل المعاملات في دفتر اليومية الرئيسي مباشرة من السجل الأساسي أو وثائق موجزةأو على أساس أوامر تذكارية مجمعة مع الوثائق المرفقة بها. في بداية الشهر، يتم تحويل أرصدة الحسابات الاصطناعية إلى دفتر اليومية الرئيسي. ثم يتم تسجيل المعاملات، وحساب معدل دوران الحسابات المدينة والدائنة وعرض الرصيد في نهاية الشهر.

وبذلك يتم إغلاق الحسابات بعد تسجيل الرصيد في اليوم الأول من الشهر التالي. يتم إجراء المحاسبة التحليلية في الكتب أو البطاقات. بالنسبة للحسابات التحليلية، يتم تجميع أوراق التداول، والتي يتم التحقق منها باستخدام بيانات المحاسبة الاصطناعية في كتاب "المجلة الرئيسية".

توصي وزارة المالية في الاتحاد الروسي باستخدام شكل بسيط من أشكال المحاسبة ويستخدم في منظمات الأعمال الصغيرة. عند استخدام هذا النموذج، يتم الاحتفاظ بسجل يسمى "دفتر الدخل والمصروفات".

تحتفظ المنظمات وأصحاب المشاريع الفردية الذين يستخدمون نظام الضرائب المبسط بـ "دفتر دخل ومصروفات المنظمات ورجال الأعمال الأفراد الذين يستخدمون نظام الضرائب المبسط" (المشار إليه فيما يلي باسم كتاب الدخل والمصروفات). يعكس الكتاب بترتيب زمني، بناءً على المستندات الأولية، جميع المعاملات التجارية لفترة الإبلاغ (الضريبة). يجب على المنظمات التأكد من اكتمال واستمرارية وموثوقية تسجيل مؤشرات الأداء الخاصة بها.

يمكن الاحتفاظ بدفتر الإيرادات والنفقات على الورق وفي الداخل في شكل إلكتروني. عند الاحتفاظ بدفتر الدخل والمصروفات في شكل إلكتروني، يُطلب من دافعي الضرائب طباعته على الورق في نهاية فترة الإبلاغ (الضريبة). لكل فترة تقرير (ضريبة)، يتم فتح دفتر دخل ومصروفات جديد.

في الصفحة الأخيرة من دفتر الدخل والمصروفات المرقّم والمرقّم والذي تم حفظه إلكترونياً وعرضه عند الانتهاء الفترة الضريبيةويشار على الورق إلى عدد الصفحات التي يحتوي عليها، وهو ما يؤكده توقيع رئيس المنظمة ( رجل أعمال فردي) ومختومة بختم المنظمة (رجل الأعمال الفردي - إن وجد)، ومصدقة أيضًا بتوقيع مسؤول مصلحة الضرائبومختومة من قبل مصلحة الضرائب.

يجب تبرير تصحيح الأخطاء في دفتر محاسبة الدخل والمصروفات وتأكيده بتوقيع رئيس المنظمة (رجل الأعمال الفردي) مع الإشارة إلى تاريخ التصحيح وختم المنظمة (رجل الأعمال الفردي) - إن وجد).

وفي هذه المنظمات، يتم الاحتفاظ إلى جانب دفتر الدخل والمصروفات ببيان في النموذج رقم ب-8 لتسجيل حسابات الأجور. بالإضافة إلى ذلك بواسطة قاعدة عامةيتم الاحتفاظ بدفتر نقدي لتسجيل المعاملات النقدية.

المنظمات الصغيرة التي لديها أصول ثابتة في ميزانيتها العمومية وتقوم بإنتاج المنتجات والأعمال، عدد كبير من العمليات المصرفية، يمكن تطبيق شكل مبسط للمحاسبة باستخدام عدد من السجلات:

ب-1 - بيان محاسبة الأصول الثابتة والاستهلاك المتراكم؛
ب-2- كشف الحساب الاختباراتوالسلع، وكذلك ضريبة القيمة المضافة المدفوعة على القيم، وما إلى ذلك؛
ب-9 - ورقة (الشطرنج).

تنعكس كل معاملة تجارية في كشفين: أحدهما على حساب الخصم الذي يشير إلى حساب الائتمان المقابل، والآخر على حساب الائتمان الذي يشير إلى حساب الخصم المقابل. يتم التحقق من أرصدة الصناديق وفقًا لبيانات المحاسبة الاصطناعية من خلال بيانات دفتر النقدية وبيانات المحاسبة التحليلية.

تم تلخيص نتائج الأنشطة المالية والاقتصادية لهذا الشهر في ورقة رقعة الشطرنج. هذا هو الأساس لوضع الميزانية العمومية.

حصل نموذج أمر دفتر اليومية على اسمه من السجل الرئيسي المستخدم في هذا النوع من المحاسبة - أمر دفتر اليومية. يستخدم على نطاق واسع في المنظمات ذات أشكال الملكية المختلفة. أساس استخدامه هو مبدأ تجميع البيانات من المستندات الأولية في سياق يوفر المحاسبة الاصطناعية والتحليلية للأموال والمعاملات التجارية في جميع أقسام المحاسبة. يتم تجميع وتنظيم البيانات من المستندات الأولية في سجلات المحاسبة، مما يجعل من الممكن عكس جميع الأموال الخاضعة للمحاسبة والمعاملات التجارية لاستخدامها في شهر التقرير. يتم التسجيل الزمني والمنهجي للمعاملات التجارية في وقت واحد. ووفقاً لهذا، يتم تجميع أوراق التداول فقط وفقاً للحسابات التي يتم من أجلها الاحتفاظ ببطاقات المحاسبة التحليلية.

يتيح لك نموذج المحاسبة الخاص بأمر دفتر اليومية الجمع بين المحاسبة التركيبية والتحليلية في الوقت المناسب. يمكن إنشاء بطاقات المحاسبة التحليلية لأنواع معينة من الحسابات؛ بطاقات المخزون، وبطاقات محاسبة التكاليف، الخ.

في نموذج المحاسبة بأمر دفتر اليومية، يتم استخدام نوعين أساسيين من السجلات.

طلب المجلات - سجلات المحاسبة، مبني على مبدأ الشطرنج. ويتم الاحتفاظ بالسجلات فيها عند استلام المستندات أو كنتائج، حسب طبيعة العملية ومحتواها. يتم استخدام دفاتر يومية الطلب لتعكس المعاملات الائتمانية واحدة تلو الأخرى حساب اصطناعي. وهي تصريحات تراكمية. وهي تعكس معدل دوران الائتمان لحساب معين إما لكل مستند أساسي، أو بناءً على نتائج اليوم، أو بناءً على النتائج لفترة أطول. على سبيل المثال، يتم إجراء الإدخالات في دفتر يومية الطلب لائتمان الحساب 50 "أمين الصندوق" كإجمالي لليوم بناءً على تقارير أمين الصندوق، والتي تم تأكيدها من خلال المستندات المرفقة بها. مع وجود عدد صغير من المستندات النقدية، يُسمح بتسجيل المعاملات في السجلات (لا يتم إجراؤها يوميًا، ولكن قبل 3-5 أيام) بشكل عام وفقًا للعديد من تقارير أمين الصندوق. في هذه الحالة، يشير عمود "التاريخ" إلى أرقام البداية والنهاية التي يتم إنشاء السجلات لها. يتم تحديد نتائج اليوم (عدة أيام) في سياق الحسابات المقابلة عن طريق حساب مبالغ المعاملات المتجانسة الواردة في التقرير النقدي أو المستندات المرفقة به، وفقًا للعلامة المحاسبية التي تم إدخالها مسبقًا في تقرير أمين الصندوق أو على المستندات .

يعتمد إنشاء دفاتر يومية الطلب أيضًا على علامة تسجيل المعاملات التجارية: يتم تسجيل بيانات المستندات الأولية فقط وفقًا لرصيد الحسابات المقابلة في المراسلات مع الحسابات المدينة. البيانات التراكمية للحسابات المدينة لها قيمة مساعدة. يتم استخدامها لتوفير المحاسبة التحليلية بالتزامن مع المحاسبة الاصطناعية. يتم ضمان الجمع بين المحاسبة الاصطناعية والتحليلية، على سبيل المثال، في الحساب 60 "التسويات مع الموردين والمقاولين"، من خلال حقيقة أنه في دفتر الطلبات لكل أمر دفع، يتم تسجيل المواد أو البضائع المسجلة، وفي البيانات المتعلقة نفس الأسطر، يتم إجراء الإدخالات حول دفع هذه الطلبات. يتيح لك هذا عدم إعداد معدل الدوران والميزانيات العمومية لحسابات المحاسبة الاصطناعية.

يتم نقل إجمالي البيانات من دفاتر يومية الطلب في نهاية الشهر إلى دفتر الأستاذ العام، والذي يُستخدم لتلخيص البيانات من دفاتر يومية الطلب، والتحقق بشكل متبادل من صحة الإدخالات التي تم إجراؤها للحسابات الفردية، وتجميع رصيد التقارير . ويظهر الرصيد الافتتاحي لكل حساب اصطناعي. ينعكس معدل دوران الائتمان للحساب الاصطناعي في إدخال واحد، وينعكس معدل دوران الدين في المراسلات مع الحسابات الدائنة. يتم التحقق من صحة الإدخالات التي تم إجراؤها في دفتر الأستاذ العام عن طريق حساب معدل دوران وأرصدة جميع الحسابات. يجب أن تكون مبالغ دوران المدين والدائن، وكذلك الأرصدة المدينة والدائنة متساوية، على التوالي.

يتم فتح دفتر الأستاذ العام لمدة عام، مع تخصيص ورقة واحدة لكل حساب. واستنادا إلى دفتر الأستاذ العام وأجزاء من السجلات الأخرى، يتم ملء الميزانية العمومية ونماذج التقارير الأخرى.

تتمثل ميزة نموذج المحاسبة بأمر دفتر اليومية في إمكانية استخدامه عند استخدام دليل الحسابات الجديد. فهو يجمع بين السجلات الزمنية والمنهجية، وبالنسبة للعديد من الطلبات، يتم إدخالها لمرة واحدة في حسابات المحاسبة الاصطناعية والتحليلية. يؤدي استخدام دفاتر يومية الطلب إلى تسريع عملية إعداد التقارير اللازمة ويضمن المراقبة اليومية لصحة الحسابات. يعد خيار الكمبيوتر هو المفضل لأي مؤسسة، مما يجعل المحاسبة أكثر كفاءة وموثوقية واكتمالًا وجودة عالية.

حاليًا، يرتبط أحد الاتجاهات الرئيسية لتحسين المحاسبة بأتمتة معالجة المعلومات باستخدام أحدث الوسائل التقنية. استخدامها هو الوسيلة الأكثر فعالية للمعالجة السريعة المعلومات المحاسبيةوتتميز بالكتلة والتنوع والغموض وتعقيد التكوين. هذا يرجع إلى حقيقة أن أجهزة الكمبيوتر تتميز السرعه العاليهالعمل، التحكم في البرنامج، سعة الذاكرة الكبيرة، الإدراك التلقائي لبيانات المصدر، مجموعة غنية من العمليات المنفذة، إلخ.

يتضمن الشكل الآلي للمحاسبة أداء وظائف جمع المعلومات ونقلها ومعالجتها وتجميعها وتخزينها وحمايتها وتوزيعها.

هناك طريقتان رئيسيتان لمشاكل أتمتة المحاسبة. الأول هو ما يسمى بالأتمتة "المحلية"، عندما يتم أتمتة العمل في مجالات محددة من المحاسبة، على سبيل المثال، الحساب أجوروإصدار الفواتير ومستندات الدفع وما إلى ذلك.

النهج الثاني للأتمتة هو الأتمتة الشاملة للأنشطة المالية والاقتصادية للمؤسسة. وبهذا النهج، تعمل أقسام الإدارة وأقسام المحاسبة وعمال المستودعات والأقسام الأخرى بقاعدة بيانات واحدة. يتم التخلص تمامًا من الازدواجية في عمل الأقسام المختلفة، وتتاح للإدارة الفرصة لتلقي أي معلومات حول أنشطة المؤسسة بسرعة. يمكن تنفيذ هذا النوع من المحاسبة عند استخدام برنامج 1C: Accounting لنظام 1C: Enterprise.

التوثيق هو المبدأ الرئيسيمحاسبة. يمكن أن تكون المستندات أولية ومحاسبية، أي تلك التي ينشئها المحاسب نفسه والتي يقوم على أساسها بإعدادها القوائم المالية. سجلات المحاسبة هي مجرد مثل هذه الوثائق. ما هي، ما هي القوانين و أنظمةيتم تنظيمها وما يجب الانتباه إليه عند صيانتها، ستخبرك هذه المادة.

يتم إخبار المحاسبين المبتدئين أن مؤشر المستندات في المحاسبة يسمى السجل في السنة الأولى من دراستهم الجامعية. بعد كل شيء، الوثائق هي ألفا وأوميغا لأي قسم محاسبة. يجب أن تمتثل جميع سجلات المحاسبة لمتطلبات المادة 10 من القانون الاتحادي الصادر في 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ، بالإضافة إلى اللوائح المحاسبية (PBU) وأن تكون مسجلة في السياسة المحاسبيةالمنظمات. تعتمد قائمة السجلات المحاسبية التي تستخدمها الشركة على الحسابات المحاسبية التي تستخدمها والأنشطة التي تقوم بها. بعد كل شيء، يرتبط إجراء تسجيل البيانات وتنظيمها وتجميعها ارتباطًا مباشرًا بالوثائق الأولية المشاركة في عملية النشاط الاقتصادي. أولاً، يتلقى قسم المحاسبة المستندات الأولية، بناءً على البيانات الواردة منها، ويتم ملء سجلات المحاسبة، والتي بدورها تسمح بانعكاس المعلومات الموجزة في الحسابات. وفي نهاية المطاف، يتم استخدام البيانات التي تم الحصول عليها لإعداد البيانات المالية.

أنواع المسجلات

في الواقع، سجلات المحاسبة هي دفاتر يومية للطلبات والبطاقات والشهادات والكشوف المختلفة، على سبيل المثال، أهمها الميزانية العمومية ("رقعة الشطرنج")، بناءً على البيانات التي يتم تجميع الميزانية العمومية عليها. ولذلك فمن المنطقي أن تنقسم السجلات المحاسبية إلى:

• منهجي؛
• مرتب زمنيًا؛
• مجتمعة (متزامنة).

يتم الاحتفاظ بالأولى وفقًا لحسابات محاسبية معينة ومثال عليها يمكن أن يسمى الميزانية العمومية أو دفتر الأستاذ العام. تتضمن المستندات النظامية أيضًا بطاقات يسجل فيها المحاسب أي أحداث في الحياة الاقتصادية. تُستخدم التسلسل الزمني لتسجيل أحداث النشاط الاقتصادي لفترة زمنية معينة، غالبًا ما تكون شهرًا. هذه هي الطريقة التي يتم بها الحفاظ على معظم دفاتر يومية الطلب. وهذان النوعان من السجلات المحاسبية يكملان بعضهما البعض؛ بل إن هناك ما يسمى بقاعدة مينديز:

مجموع المبيعات في السجلات الزمنية يساوي المبيعات في المدين أو الائتمان للسجلات النظامية.

لذلك، في الممارسة العملية، لراحة المحاسبين، غالبا ما يتم استخدام وثائق التسجيل من النوع المدمج. على سبيل المثال، المجلة هي دفتر أستاذ عام شائع في الشركات الصغيرة.

وفقًا لدرجة تعميم المعلومات، توجد سجلات محاسبية تحليلية وتركيبية. من الأمثلة الصارخة على مستندات المحاسبة الاصطناعية نفس معدل الدوران ولكن sal-do-vaya ve-do-most. وفيه يسجل المحاسب معلومات عن كل حساب مشترك لفترة معينة عن الأرصدة في بداية الفترة ونهايتها وكذلك عن الفترة. تبدو هذه الوثيقة كما يلي:

يقوم المحاسب بتسجيل المعلومات التحليلية، أي ليس فقط تفاصيل المعاملة، بل ملخص لمحتوياتها، في كشوفات أو بطاقات خاصة. على سبيل المثال، يمكن أن يكون ذلك بمثابة محاسبة المواد أو البضائع أو الأصول الثابتة أو التسويات مع الأطراف المقابلة. وسيوضح ما هي السجلات المحاسبية، مثال على بطاقة الجرد التحليلية الموحدة للأصول الثابتة:

نماذج

وبما أن دفاتر الأستاذ في المحاسبة تستخدم لتسجيل المعلومات حول جميع المعاملات الحالية، فيمكن الاحتفاظ بها إما على الورق أو في الداخل نموذج إلكتروني. الوثائق الإلكترونيةيمكن طباعتها حسب الحاجة. لإعدادها، عادة ما يتم استخدام برامج المحاسبة المتخصصة، والتي تسمح لك بأتمتة عملية نشر المعلومات بين الحسابات، وبالتالي بين دفاتر يومية الطلب والكشوف مباشرة من المستند الأساسي.

حاليًا، يمكن للمؤسسات استخدام النماذج الموحدة لأي مستندات محاسبية وتطويرها بشكل مستقل. لا توجد قيود في هذا الشأن. الشيء الرئيسي هو توحيد النموذج المستخدم في السياسة المحاسبية. يمكن تقسيم قائمة السجلات المحاسبية للسياسات المحاسبية في المظهر إلى:

• الكتب - تتكون من عدة صفحات مخيطة معًا، ويجب ترقيمها وربطها وختمها بتوقيع الشخص المسؤول وختم المنظمة، إن أمكن؛
• البطاقات - أوراق منفصلة لأسماء الوحدات المحاسبية (السلع، المقاولون، الأشخاص المسؤولون، الأصول الثابتة، وما إلى ذلك)، مصنوعة في شكل جدول وتحتوي على المعلومات الأكثر اكتمالا حول الكائن؛
• المجلات - تشبه الكتب، ولكنها تحتوي على صفحات أقل ولا تحتاج إلى ربطها؛
• أوراق أو بيانات - مستندات منفصلة مصنوعة في شكل جدول وفي شكل نص ( المعلومات المحاسبية، على سبيل المثال)؛
• الوسائط الإلكترونية - أي مستندات تم إنشاؤها باستخدام وسائل خاصة برامج الحاسوبفي شكل إلكتروني. يمكن التصديق عليها إلكترونيا التوقيعات المؤهلةالأشخاص المرخص لهم، أو قد يكون ببساطة جاهزًا للطباعة في نهاية الفترة المشمولة بالتقرير أو للتحقق من قبل دائرة الضرائب الفيدرالية.

وتجدر الإشارة إلى أنه يجب حفظ الأوراق الفردية في مجلدات، ويجب إدخال بياناتها في سجلات خاصة. تنطبق قاعدة مماثلة على البطاقات.

التفاصيل وقواعد السلوك

على الرغم من أن التشريع لا ينص حاليًا على الاستخدام الإلزامي للنماذج الموحدة من قبل كيانات الأعمال، إلا أن هناك قائمة بالتفاصيل الإلزامية التي يجب أن تحتوي عليها الوثائق المحاسبية:

• اسم الوثيقة نفسها؛
• اسم المنظمة التي تحتفظ بالسجلات؛
• فترة صيانة الوثيقة؛
• إجراءات تصنيف الكائنات المحاسبية؛
• العملة ووحدات القياس؛
• الاسم الكامل. وموقف الشخص المسؤول عن الحفاظ عليها.

يجب أن تكون جميع المعلومات الواردة في الوثائق مصدقة بتوقيع الشخص المخول الذي قام بهذه الإدخالات. على عكس المستندات الأولية، يُسمح بتصحيح الأخطاء وأوجه القصور المحددة في السجلات المحاسبية. للقيام بذلك، تحتاج إلى شطب المعلومات المكتوبة بشكل غير صحيح بسطر واحد، وكتابة المعلومات الصحيحة أعلاه والمصادقة على التصحيح بالتوقيع. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك استخدام طريقة الانعكاس، أي تصحيح البيانات عن طريق إدخال إدخال آخر بالحبر الأحمر. لا ينصح باستخدام المصحح أو مسح الأخطاء.

أمر التخزين

يحفظ الوثائق المحاسبيةمن الضروري في غرفة مخصصة لذلك على الرفوف أو في الخزانات. تم تحديد فترات التخزين في قانونين قانونيين رئيسيين:

1. المادة 29 "في المحاسبة" - التخزين لفترات محددة وفقًا لقواعد تنظيم شؤون أرشيف الدولة، ولكن لا تقل عن 5 سنوات بعد السنة المشمولة بالتقرير.
2. في الفقرات 8 ص 1 المادة 23 من قانون الضرائب في الاتحاد الروسي- إلزام دافعي الضرائب بالتأكد من سلامة البيانات المحاسبية والمحاسبية لمدة أربع سنوات المحاسبة الضريبيةوغيرها من البيانات اللازمة لحساب ودفع الضرائب، بما في ذلك السجلات المحاسبية التي تؤكد استلام الدخل والنفقات، وكذلك دفع (استقطاع) الضرائب، ما لم ينص قانون الضرائب في الاتحاد الروسي على خلاف ذلك.

في هذه الحالة، تبدأ فترة الأربع سنوات التي يحددها قانون الضرائب في الاتحاد الروسي بعد فترة الإبلاغ (الضريبة) التي تم فيها استخدام الوثائق آخر مرة للتجميع إقرار ضريبيوحساب ودفع الضرائب وتأكيد الدخل المستلم والنفقات المتكبدة. وبالإضافة إلى ذلك، بالنسبة لأنواع معينة من السجلات، أكثر من ذلك طويل الأمدتخزين على سبيل المثال، يجب الاحتفاظ بسجلات الرواتب لمدة 75 عامًا.

ولذلك فإن المنظمة ملزمة بالتأكد من سلامة بعض السجلات طوال فترة النشاط بأكملها، ومن ثم نقلها إلى الأرشيف للتخزين.

يمكن تنزيل نماذج نماذج السجلات المحاسبية - 2019 أدناه.

يجب التحقق من الوثائق الأولية التي يتلقاها قسم المحاسبة من حيث الشكل والمحتوى. يتم تقييم صحة واكتمال التسجيل، ووجود التفاصيل الإلزامية، ومشروعية المعاملات المسجلة، والارتباط المنطقي للمؤشرات. وبعد ذلك، يتم تسجيل البيانات وتجميعها. يتم تسجيل المعلومات في نظام الحسابات التحليلية والتركيبية. ولهذا الغرض يتم توفير السجلات المحاسبية: النماذج المحاسبية. دعونا نفكر كذلك في ما يمكن أن يكونوا عليه.

معلومات عامة

السجلات المحاسبية هي جداول عد خاصة. يتم تشكيلها وفقًا للتجميع الاقتصادي للمعلومات حول الممتلكات والمصادر. تعد نماذج السجلات المحاسبية ضرورية لتعكس المعاملات التجارية الجارية في الحسابات المناسبة.

تصنيف

يتم تقسيم الأنواع الحالية من السجلات المحاسبية حسب الغرض والمظهر وطريقة تلخيص البيانات. وفقا للمعيار الأول يتم تمييز الوثائق:

1. منهجي.
2. مرتب زمنيًا.
3. مجتمعة متزامنة.

السجلات المحاسبية ذات التسلسل الزمني هي المستندات التي يتم فيها تسجيل حقائق الأنشطة الاقتصادية أثناء تنفيذها دون أي تنظيم آخر. وتشمل هذه، على سبيل المثال، السجلات. في الجداول النظامية، يتم إجراء الإدخالات وفقًا لخصائص التجميع - الحسابات. وينبغي للمعلومات الواردة من هذين النوعين من السجلات أن تكمل بعضها البعض. ولذلك، فإن مجموع المبيعات من المستندات ذات التسلسل الزمني يساوي دائمًا مجموع مؤشرات الائتمان/الخصم من الجداول النظامية. عندما يتم إدخال كل من السجلات التاريخية والمنهجية في سجل واحد، فإنها تعتبر مدمجة (متزامنة).

ملخص المعلومات

وعلى هذا الأساس تنقسم السجلات المحاسبية إلى متمايزة ومتكاملة. يمكن إجراء النظر في البيانات بشكل استقرائي، أي إلى العام من الخاص. في هذه الحالة، يتم تكامل المعلومات. يمكن أيضًا إجراء التعميم بشكل استنتاجي: إلى الخاص من العام (من الإبلاغ إلى الوثائق الأولية). وفي هذه الحالة، هناك تمايز في المعلومات.

مظهر

وبناء على هذا المعيار يتم التمييز بين السجلات المحاسبية التالية:

1. كتب. إنها وثيقة موضوعة بطريقة خاصة، مربوطة، ملزمة وموقعة من قبل الشخص المسؤول (كبير المحاسبين).
2. بطاقات. وهي نماذج مطبوعة على شكل جداول.
3. أوراق مجانية. مثل هذه السجلات المحاسبية عبارة عن جداول موضوعة في النماذج المراد ربطها. تعتبر هذه الأوراق الخيار البديلالكتب والبطاقات. يتم تخزين هذه الأوراق في مجلدات. بالنسبة لهم، كما هو الحال بالنسبة للبطاقات، يجب الاحتفاظ بالسجلات.
4. وسائط الآلة. هذه السجلات المحاسبية لديها ميزات تقنية. في هذه الحالة، لا يتم وضع البيانات على الورق، ولكن على وسيط إلكتروني (محرك الأقراص).

دعونا ننظر في سجلات المحاسبة الرئيسية بشكل منفصل.

كتب

تحتوي هذه السجلات على معلومات حول حقائق الأنشطة الاقتصادية (المعاملات). يتم توزيعه وفقًا لخصائص الكائنات. يجب أن تكون الكتب مصممة وفقًا لمتطلبات القواعد. بالإضافة إلى أنها يجب أن تكون متشابكة ومترابطة ومرقمة، الجانب الخلفييجب أن تشير الورقة الأخيرة إلى عدد الصفحات. تحت الرقم المحدد توقيعات رئيس المؤسسة والرئيس. محاسب، مختوم. عادة، يتم استخدام الكتب في الحالات التي تكون فيها عناصر المراقبة بكميات صغيرة. ولكن بالنسبة لعدد من الفئات (على سبيل المثال، المعاملات النقدية) تحتفظ الشركات بسجلات في دفتر النقدية، حيث تسجل جميع الأحداث. يلخص دفتر الأستاذ العام جميع الكائنات.

بطاقات

هذا هو شكل مناسب إلى حد ما من السجلات. يمكن فرزها، فهي واضحة ويمكن الوصول إليها عند التعامل معها. خارجيا، قد تكون البطاقات مختلفة. تشمل الأنواع الأكثر شيوعًا ما يلي: العقد، ومتعدد الأعمدة، والمخزون. يتم ملء الأول على جانب واحد، حيث توجد أعمدة الخصم والائتمان بجانب بعضها البعض. يتيح لك وجود الأعمدة المتوازية رؤية حالة عمليات التسوية الخاصة بالمؤسسة. يتم تسجيل الأصول المادية في بطاقات المخزون. يتم إدخال عمود "الباقي" فيها. وهو يعكس مقدار الأموال المتبقية بعد تسجيل المعاملة التجارية. لذلك، يحتوي كل حساب على أعمدة للمقبوضات والمصروفات والرصيد. يشار إلى المعيار (الحد) للسهم في الرأس. يتيح لك وجودها تحديد ما إذا كانت هذه الأموال موجودة في المؤسسة بكميات أكبر من المتوقع بسهولة. إذا اتضح أنهم أقل، فسيتم إنشاء الفرق مع الحد. تأخذ البطاقات متعددة الأعمدة في الاعتبار عمليات الحياة التجارية للشركة، مع إبراز المكونات في الأعمدة. وهذا، على سبيل المثال، مناسب للحالات التي يتم فيها تسجيل الحقيقة بمبالغ معقدة، أي أن الدفع ينعكس النفقات المتنوعةشركات.

أوراق مجانية

فهي أكبر من حجم البطاقات. وبناء على ذلك، يزداد حجم المعلومات التي تنعكس فيها. في الممارسة المحاسبية، تمثل الأوراق المجانية بيانات مختلفة. يتم استخدامها لتعميم البيانات المتجانسة. على سبيل المثال، تعكس انخفاض قيمة الأصول الثابتة، والإفراج (الشحن) عن البضائع، وما إلى ذلك.

وسائط الآلة

يمكن أن تكون أقراصًا مرنة أو أقراصًا أو ما إلى ذلك. عند استخدام مثل هذه السجلات، يجب على المؤسسة عمل نسخ ورقية من المستندات. ويتم ذلك، من بين أمور أخرى، بناءً على طلب السلطات المخولة بممارسة المراقبة، وكذلك المحكمة ومكتب المدعي العام. تحدد خصائص الوسائط الترتيب الذي يتم به ترتيب المعلومات. يتم تحديد استخدامها من خلال الطبيعة الجماعية للعمليات المنفذة وخصوصية وحجم الكائنات المحاسبية وعوامل أخرى.

خاتمة

يتم ضمان التسجيل الصحيح للمعاملات التجارية في السجلات المحاسبية من قبل الأشخاص الذين قاموا بتجميعها والتوقيع عليها. أثناء تخزين هذه الوثائق، من الضروري التأكد من حماية المعلومات من التصحيح غير المصرح به. يجب تبرير تصحيحات الأخطاء في السجلات المحاسبية وتأكيدها بتوقيع الموظف الذي أجرى التغييرات. وفي هذه الحالة يجب الإشارة إلى تاريخ التصحيح. وفقًا للقانون الاتحادي "بشأن المحاسبة"، يتم تصنيف المعلومات الواردة في السجلات على أنها سر تجاري. ويتعين على الأشخاص الذين لديهم حق الوصول إلى هذه الوثائق الحفاظ عليها. يتحمل المخالفون مسؤولية الكشف عن المعلومات وفقًا لقواعد التشريع المحلي.

- هؤلاء هم حاملو المعلومات المحاسبية والاقتصادية التي تم الحصول عليها على أساس المستندات المحاسبية الأولية أو الموحدة. وهي مصممة لتنظيم المعلومات وتجميعها، لتعكسها في الحسابات المحاسبية وإعداد التقارير. سجلات المحاسبةوهي عبارة عن جداول خاصة ذات شكل معين، يتم إنشاؤها وفقًا للتجميع الاقتصادي للبيانات الخاصة بممتلكات المنظمة ومصادر تكوينها وما إلى ذلك.

باستخدام السجلات المحاسبية، يقومون بتنفيذها:

تجميع وتجميع المعلومات حول كائنات المحاسبة الاقتصادية؛

السيطرة على سلامة الوثائق المحاسبية الأولية والموحدة؛

التحليل التشغيلي لحركة الممتلكات والتزامات المنظمة.

عند تشكيل سياسة محاسبية، تقرر المنظمة بشكل مستقل السجلات المحاسبية المناسبة للاستخدام. اختيارهم يعتمد على الحجم العمل المحاسبيوحجم المؤسسة وأنواع المعاملات التجارية وكذلك مستوى الميكنة المحاسبية.

يتم تصنيف السجلات المحاسبية وفقًا للمعايير التالية:

1) الغرض؛

4) طريقة الرسوم البيانية.

5) طريقة التعبئة أي الوسائل التقنية المستخدمة.

1. حسب الغرض منها، تنقسم السجلات المحاسبية إلى ترتيب زمني ومنهجي ومجمع.

مرتب زمنيًاهي سجلات محاسبية يتم فيها تسجيل حقائق النشاط الاقتصادي فور ظهورها ويتم تنفيذها بشكل تسلسلي، أي بترتيب زمني. وتشمل هذه: مجلة تسجيل المعاملات التجارية، ومجلات تسجيل المستندات الأولية المختلفة، ودفاتر المبيعات والمشتريات، والسجلات، وما إلى ذلك.

ل منهجيوتشمل هذه السجلات المصممة لتعكس الإدخالات في نظام الكائنات المحاسبية - الحسابات والأوامر والبيانات وما إلى ذلك. ويتم استخدامها لإجراء الإدخالات والحصول على نتائج لحسابات المحاسبة الفردية. السجل المحاسبي المنهجي للمحاسبة الاصطناعية هو دفتر الأستاذ العام.

مجموعتسمى السجلات التي تجمع بين السجلات الزمنية والمنهجية. يتم فيها تسجيل المعاملات التجارية في الوقت المناسب وفي نفس الوقت يتم تنظيمها وفقًا للحسابات. وتشمل هذه السجلات، على سبيل المثال، دفتر الأستاذ العام، وما إلى ذلك.

الاصطناعيةتسمى السجلات المصممة لتلخيص السجلات المتعلقة بالحسابات المحاسبية الاصطناعية، على سبيل المثال، دفاتر الطلبات والأوامر التذكارية وما إلى ذلك. في هذه السجلات، يتم تشكيل مؤشرات العمليات الاقتصادية من الناحية النقدية.

تحليليةتهدف السجلات إلى حفظ سجلات الحسابات الفرعية وأكواد المحاسبة التحليلية (المنتجات والموردين والعملاء وما إلى ذلك).

عالميهي سجلات تسمح لك بدمج بيانات المحاسبة التحليلية والتركيبية في مستند واحد.

3. تنقسم السجلات المحاسبية حسب شكلها إلى دفاتر وبطاقات وأوراق فارغة (كشوفات).

كتب- وهي عبارة عن أوراق مخيطة بنقش معين. وهي تستخدم أساسا لتقنيات المحاسبة اليدوية. يجب أن تكون جميع صفحات الكتاب مرقمة. إذا كان حجم الكتاب كبيرا، وهناك عدد كبير من العناصر المأخوذة في الاعتبار، فسيتم تجميع جدول المحتويات لسهولة الاستخدام. ويشار على غلاف الكتاب إلى ما يلي: اسم السجل وسنة الاستخدام واسم المؤسسة وغيرها من البيانات الضرورية.

بطاقات- وهي عبارة عن أوراق سميكة من الورق صغير الحجم، مرسوم بيانيًا بطريقة خاصة. تعتبر البطاقات ملائمة للاحتفاظ بالسجلات التحليلية (وفقًا لـ أرقام الموظفين، أرقام تسميات المواد والمنتجات النهائية، وما إلى ذلك). عند فتح البطاقات، يتم تسجيلها في سجل خاص، مما يضمن مراقبة سلامتها.

هناك ثلاثة أنواع من البطاقات الأكثر انتشارًا: العقد والمواد والبطاقات متعددة الأعمدة.

تُستخدم بطاقات الحساب للمحاسبة التحليلية للمدفوعات. يمكن أن تكون هذه تسويات مع البنوك أو مع موظفي الشركة.

تم تصميم بطاقات المواد لتسجيل الأصول المادية و المنتجات النهائيةفي المستودعات. يتم ملؤها من قبل أشخاص مسؤولين مالياً على أساس المستندات الأولية المتعلقة بحركة المواد من نوع معين.

تُستخدم البطاقات متعددة الأعمدة لحساب تكاليف إنتاج المنتجات وأداء العمل وتقديم الخدمات.

فيدوموستي- هذه أوراق منفصلة غير مرتبطة بمواد رسومية معينة. فهي تستخدم لتسجيل وتجميع المعلومات المحاسبية المتجانسة، على سبيل المثال كشف رواتبيحتوي فقط على المعلومات المتعلقة بأجور الموظفين.

تستخدم الصناعات المختلفة مجموعة متنوعة من البيانات التي تعكس معاملات تجارية محددة. على سبيل المثال، في المؤسسات الزراعية، يتم استخدام سجل حركة الحبوب والمنتجات الأخرى (النموذج SP-11) على نطاق واسع، وسجل حركة الحليب (النموذج SP-23)، وما إلى ذلك.

4. وفقًا لطريقة الرسوم البيانية، يتم تقسيم السجلات الورقية إلى موضع واحد، موضعين، متعدد المواضع، خطي، رقعة الشطرنج، إلخ.

في موقف واحدالسجلات (أحادية الجانب)، وهي أعمدة تعكس المعاملات التجارية، على سبيل المثال، الدخل والمصروفات، موجودة على جانب واحد. السجلات ذات الاتجاه الواحد هي بطاقات مختلفة لتسجيل الأصول المادية.

موقفين(على الوجهين) عبارة عن سجلات توجد فيها أعمدة تعكس المعاملات التجارية على جوانب مختلفة من الورقة المكشوفة، وعادة ما يكون الجزء المدين على الجانب الأيسر من الورقة، والجزء الدائن على اليمين.

متعدد المواقفتسمى سجلات يحتوي جانب واحد منها على عدة أعمدة، ويتم تسجيل البيانات بشكل تفصيلي.

سجلات الشطرنجمقسمة إلى مربعات تشبه رقعة الشطرنج. يتم إجراء الإدخالات عند تقاطع الأعمدة والصفوف، لذلك يتم الإدخال في وقت واحد للخصم والائتمان.

في السجلات الخطيةتتم كتابة المعلومات المتجانسة في سطر واحد، أي في سطر واحد.

5. حسب طريقة الملء تنقسم السجلات المحاسبية إلى تلك التي يتم ملؤها يدويا باستخدام الآلات الكاتبة وأجهزة الطباعة بالكمبيوتر.

الجزء العملي.

2. ما المقصود بسجلات المحاسبة التحليلية؟

تعتمد المحاسبة على جمع وتنفيذ المستندات التي تسجل حقائق وظواهر النشاط الاقتصادي للمؤسسة. ولذلك فإن أي مستند رسمي يتلقاه قسم المحاسبة يجب ألا يتم فحصه من حيث الشكل والمضمون فحسب، بل يجب أيضًا التحقق منه إلزاميمسجلة ومقدمة للأرشفة. ويتم إدخال جميع البيانات المالية الواردة في الحسابات والعقود والأعمال والفواتير من قبل الموظف المالي للمؤسسة في ملف خاص برنامج المحاسبة، والتي تقوم بتجميعها تلقائيًا في نظام من الحسابات التحليلية والتركيبية. وبهذه الطريقة، يتم الحصول على معلومات حول حركة المالية و الموارد الماديةويتم تسجيل مصدر استلامها، كما تظهر المعلومات الخاصة بالمستحقات، حسابات قابلة للدفعوعن أرصدة الممتلكات في حسابات الشركة. بمعنى آخر، يتم إدخال جميع البيانات من المستندات الأساسية والداخلية للمؤسسة في جداول محاسبية خاصة تسمى السجلات المحاسبية.

ما ينطبق على السجلات المحاسبية

سجلات المحاسبة هي عناصر مهمةالمحاسبة، والتي تساعد في الحفاظ على المعلومات المنعكسة في المستندات المالية والضريبية الأولية وتنظيمها. وهو مصمم لتنظيم المعاملات التجارية في الحسابات المحاسبية. يمكن أن يكون للسجلات تصميمات خارجية مختلفة، ويتم تضمينها في مجلات خاصة، على أوراق، ويمكن إجراء صيانة السجلات باستخدام تكنولوجيا الكمبيوتر. إذا تم استخدام أجهزة الكمبيوتر للحفاظ على السجلات المحاسبية، فمن الضروري التأكد من إمكانية تقديم المعلومات على الورق.

حتى عام 2013، كانت المعلومات الواردة في السجلات المحاسبية لمختلف المؤسسات بمثابة سر تجاري. تلعب السجلات دورين رئيسيين في الأنشطة الاقتصادية للمؤسسة. أولاً، يقومون بعرض المعلومات الإجمالية عن الحسابات المحاسبية. ثانيا، بفضل هذه الوثائق يتم تشكيلها القوائم المالية، عرض نتائج أنشطة المؤسسة لفترة معينة.

تسجيل النماذج

حتى عام 2013 كان لشكل السجلات المحاسبية نموذج واحد لجميع كيانات الأعمال. كان الامتثال للنموذج المقبول عمومًا إلزاميًا للجميع الكيانات القانونية. ومع ذلك، اليوم تغير كل شيء بشكل كبير. يتم قبول نماذج السجلات المحاسبية من قبل مديري المؤسسات. على الرغم من التغييرات الكبيرة، يجب عرض بعض المعلومات في السجلات، وهي:

• عنوان؛
• اسم المؤسسة حيث يتم ملء السجل المقابل؛
• الفترة التي تم خلالها الاحتفاظ بهذا السجل المحاسبي؛
• تصنيف الكائنات المحاسبية حسب نوع معين؛
• عملة تداولية؛
• موقف الأشخاص المسؤولين عن الحفاظ على السجل ذي الصلة؛
• تفاصيل الأشخاص المسؤولين.

تصنيف السجلات المحاسبية

هناك ثلاثة تصنيفات رئيسية لسجلات المحاسبة. يعكس التصنيف الأول الغرض من بعض السجلات المحاسبية. هناك:

1. مرتب زمنيًا.يتم عرض الأحداث التي وقعت في الأنشطة التجارية بالترتيب الزمني مع مرور الوقت (دفاتر التسجيل).
2. منهجي. يتم التعبئة وفقًا لبعض الحسابات المحاسبية. وينتج عن هذا نوع من تنظيم الأنشطة الاقتصادية (الميزانية العمومية).
3. السجلات المحاسبية المجمعة- هذه هي السجلات التي تجمع بين النوعين السابقين. الاستخدام بطرق متعددةتسجيل المعاملات التجارية يجعل العرض أكثر وضوحا. وبالتالي، يُطلق على تسجيل القوائم المنهجية والتسلسل الزمني اسم "الجمع" ويقدم تمثيلًا أكثر وضوحًا للمعلومات.

تصنيف السجلات المحاسبية

قد تختلف السجلات في كيفية تلخيص المعلومات:

• السجل الاصطناعي في المحاسبة- هذا سجل يُشار فيه فقط إلى التاريخ والمبلغ عند تسجيل المعاملة.
• تحليلية.بالإضافة إلى المعلومات المتعلقة بتفاصيل المعاملة، يتم عرض وصف معين لهذه المعاملة التجارية.

للمزيد من معلومات كاملةكما في حالة السجلات المدمجة، يمكن الجمع بين السجلات الاصطناعية والسجلات التحليلية. نتيجة لهذا العرض، يتزامن إجمالي كل من السجلات، مما سيسمح لك بتحرير نفسك منه فحص إضافيصحة الحسابات.

أحدث تصنيف للسجلات حسب المظهر:

• عرض الكتاب.ويكون السجل على شكل كتاب، تحفظ صفحاته بطريقة خاصة ومرقمة أيضا. وفي النهاية يتم وضع الختم والتوقيعات المناسبة للأشخاص المسؤولين عن هذا السجل.
• على شكل بطاقة.هذا السجل عبارة عن جدول مكتوب بالآلة الكاتبة.
• على ورقة حرة.الجدول، الذي، مثل الكتاب، يتم تقديمه لاحقا. يتم الاحتفاظ بسجل خاص للسجلات الموجودة على الأوراق الحرة لتجنب عمليات الاستبدال وغيرها من الإجراءات غير القانونية من أي جانب.
• على وسائط الآلة.وثيقة إلكترونية يتم تأكيدها بتوقيع إلكتروني خاص ومخزنة على وسط مغناطيسي. الغرض الرئيسي هو طباعة المعلومات الإلكترونية على الورق في الوقت المناسب.

حماية السجلات وإصلاح الأخطاء

الأشخاص الذين يقومون بملء السجلات المحاسبية والتوقيع عليها مسؤولون عن الانعكاس الصحيح لبعضها المعاملات المحاسبية. كما أنهم مسؤولون عن العرض الدقيق للمعلومات الموجودة في الحسابات وثيقة محاسبية. يجب أن تكون مصحوبة بتخزين السجلات حماية موثوقةمن الوصول غير المصرح به من قبل الأشخاص غير المصرح لهم الذين ليس لديهم السلطة المناسبة للقيام بمثل هذه الإجراءات. التصحيحات غير المصرح بها قد تؤدي إلى المسؤولية.

يجب أن يتم تصحيح الأخطاء بالشكل المناسب، وأن يكون مبررًا، وأن يتم تأكيده أيضًا بتوقيع الأشخاص الذين يقومون بإجراء التغييرات على السجلات. وفي النهاية يجب الإشارة إلى تاريخ التصحيح. إن الكشف عن المعلومات الموجودة في السجلات والتي لا يمكن الإعلان عنها علنًا يخضع للمسؤولية وفقًا للتشريعات الروسية الحالية.

إذا تم اكتشاف خطأ فجأة في المستند، يحق للشخص المسؤول إجراء تعديلات يتم تأكيدها من خلال التوقيع الشخصي. يتم شطب العنصر غير الصحيح بخط واحد حتى يمكن التعرف عليه. تتم كتابة المعلومات الصحيحة في أعلى التصحيح. كما يجب على الشخص المسؤول تقديم تفسير كتابي لأي تعديل في السجل.

مثال على السجل المحاسبي

بالنسبة لأولئك الذين يريدون أن يعرفوا على وجه التحديد ما هي السجلات المحاسبية، سيتم عرض مثال أدناه. ربما تكون الميزانية العمومية هي السجل الأكثر شيوعًا في المحاسبة الاصطناعية. هذا البيانيستخدم على نطاق واسع في إعداد الميزانية العمومية.

يتم تقديم المعلومات في جدول خاص مقسم إلى ثلاث كتل. تعرض الكتلة الأولى الرصيد الذي كان موجودًا في بداية الفترة. الكتلة الثانية تحتوي على معدل دوران النشاط الاقتصادي. الكتلة الثالثة تسجل الرصيد الذي تم الحصول عليه في نهاية الفترة. في كل كتلة، يتم تسجيل البيانات عن طريق الخصم والائتمان، ونتيجة لذلك يجب أن يتطابق المبلغ الموجود في كل عمود. بالنسبة لأولئك المهتمين بمسألة ما هي السجلات المحاسبية في المحاسبة باستخدام مثال الميزانية العمومية، يتم تقديم الجدول أدناه.

في السياسة المحاسبية، عند الاحتفاظ بالسجلات المحاسبية في البرامج المطورة خصيصًا، يمكن أن تؤخذ في الاعتبار حقيقة أن السجلات يتم الاحتفاظ بها في نماذج ذات أغراض خاصة، سواء في شكل إلكتروني أو على الورق، والتي تعتمد على سجلات البرامج. السجلات التي يتم تشكيلها على الورق وعلى الكمبيوتر يمكن أن تكون دفتر الأستاذ العام أو الميزانية العمومية دوران، والذي تم عرضه أعلاه.

تلتزم أي مؤسسة خلال أنشطتها التجارية باستخدام السجلات المحاسبية وفقًا لذلك التشريع الروسي. وبناء على هذه الوثائق، يتم إنشاء التقارير المستقبلية لفترة معينة من أنشطة الشركة. كما أن وجود السجلات ضروري لتنظيم البيانات المحاسبية المهمة، والتي تأخذ في الاعتبار جميع المعاملات التجارية لمؤسسة معينة.

يقع تطوير نماذج سجلات الكيانات القانونية التجارية على عاتق الجهاز الإداري للمؤسسة، مع موافقة المدير لاحقًا. وبناء على الموافقة يصدر رئيس الشركة أمرا. وفي المؤسسات المملوكة للدولة، تتم الموافقة على هذا الجانب من قبل هيئة أعلى ممثلة بوزارة المالية في الاتحاد الروسي.