Авансовый отчет: что можно принять к учету. Авансовый отчет и работа с подотчетными лицами 1с бухгалтерия авансовый отчет как

При необходимости некоторым сотрудникам могут выдаваться денежные средства на представительские или хозяйственные расходы предприятия. Получить деньги они вправе на основании приказа руководителя о подотчетных лицах, если их Ф.И.О. и должность указаны в списке людей, обладающих такой возможностью.

Форма документа

Расходование денег, выдаваемых сотруднику авансом, подтверждается с помощью первичного учетного документа — авансового отчета. Бланк представляет собой унифицированную форму № АО-1, одну часть которого заполняет сотрудник, вторую — бухгалтер.

Возврат подотчетных сумм по авансовому отчету

Есть определенные сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом, в которые работник обязан отчитаться об израсходованных средствах.

После получения денежных средств подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы денежные средства под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить авансовый отчет с прилагаемыми оправдательными документами (п. 6.3 Указания № 3210-У).

Если работник не полностью израсходовал денежные средства, на израсходованную часть составляется авансовый отчет, в нем указывается сумма неизрасходованных денег — это и есть возврат подотчетных сумм по авансовому отчету.

Также нередки ситуации, когда работник сначала потратил собственные денежные средства, потом принес документы и получает возмещение. В этом случае он должен обратиться в бухгалтерию с заявлением о возмещении понесенных расходов. Такие расчеты бухгалтер также проводит с помощью авансового отчета. Поэтому и эту ситуацию можно отнести к возврату подотчетных сумм по авансовому отчету.

Если же сотрудник вообще не осуществил никаких расходов, он возвращает в кассу подотчетную сумму и авансовый отчет не составляет.

Необходимо помнить: если срок предоставления авансового отчета подотчетным лицом не был соблюден, это считается нарушением кассовой дисциплины (ст. 15.1 КоАП РФ).

Порядок заполнения

Теперь рассмотрим подробно порядок заполнения документа.

Заполняет сотрудник

Лицевая сторона.

Итак, на лицевой стороне формы № АО-1 работнику необходимо:

Указать наименование фирмы и код по ОКПО.

2. Проставить дату составления документа и присвоить номер.

3. В графу «отчет в сумме» вносим сумму, которую работник потратил на хоз нужды предприятия. Например, ему было выдано пять тысяч рублей, а он потратил четыре тысячи. Поэтому в этой графе он указывает четыре тысячи.

4. Указываем наименование и код структурного подразделения.

5. После этого указываем Ф.И.О. подотчетного лица, его табельный номер и профессию (должность).

6. Вписываем назначение аванса.

7. В левой стороне таблицы, расположенной на лицевой стороне формы, указываем размер суммы, полученной из кассы предприятия (либо на банковскую карту). При необходимости указываем размер выданных в валюте денег.

8. Указываем итоговую сумму полученных денежных средств.

9. Указываем сумму, потраченную на хозяйственные нужды предприятия.

10. Указываем размер остатка.

Оборотная сторона.

11. На оборотной стороне бланка в графах 1-6 работник должен перечислить все документы (товарные, кассовые чеки и т. д.), подтверждающие произведенные сотрудником расходы, с указанием затраченных сумм. Документы должны быть пронумерованы согласно порядку их перечисления в авансовом отчете.

Теперь о том, какую информацию работнику следует внести в соответствующие графы:

• 1 — номер п/п, присвоенный документу, подтверждающему траты;
• 2 — дата составления чека;
• 3 — номер чека;
• 4 — наименование документа, подтверждающего расходы;
• 5 — сюда вносится сумма произведенного расхода в рублях;
• 6 — заполняется при необходимости. В ней указывается сумма произведенного расхода в иностранной валюте;
• в строке «Итого» указывается общая величина расходов.

12. После того, как сотрудник заполнил необходимые поля, он должен поставить в бланке свою подпись с расшифровкой. Далее необходимо документ передать в бухгалтерию. Бухгалтер проверит правильность заполнения.

Заполняет бухгалтер

Лицевая сторона.

13. Бухгалтер после получения бланка должен убедиться в правильности его заполнения. Если ошибок обнаружено не будет, в графе «отчет проверен» бухгалтер делает запись об этом и ставит свою подпись.

После этого бухгалтер переходит к дальнейшему заполнению бланка.

15. Бухгалтер заполняет отрывную часть бланка, подписывает ее и передает работнику

Оборотная сторона.

16. Бухгалтер записывает информацию в графы 7 и 8. Здесь указываются суммы расходов, принятых к учету. В графе 9 указываются номера бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов. Суммы, которые указали работник и бухгалтер, должны быть одинаковыми.

После этого бухгалтером заполняется лицевая сторона авансового отчета.

Лицевая сторона.

17. На лицевой стороне в правой таблице бухгалтер вносит следующие сведения:

• остаток или перерасход предыдущего аванса;
• размер аванса, полученного из кассы предприятия;
• количество потраченных денежных средств;
• остаток или перерасход авансовых сумм;
• бухгалтерская запись — информация берется из данных графы 9, которая находится на оборотной стороне.

19. Директор утверждает документ и возвращает его в бухгалтерию. После этого он хранится в бухгалтерии фирмы 5 лет. По истечении этого срока уничтожается.

Скачать образец можно на нашем сайте.

Предлагаем рассмотреть, как происходит формирование авансового отчета в программе 1С Бухгалтерия редакция 3.0. Для примера возьмем два вида: за купленный товар и за проезд на транспорте (поезде). Изначально денежные средства передаются сотруднику через документ «Выдача наличных» по расходно-кассовому ордеру. Находится он в журнале «Кассовые документы», пункт меню «Банк и касса»:

Открывается форма для заполнения. Здесь заполняем поля:

Нажимаем «Провести» и посмотрим, какие проводки сформировались: Дт71.01 - Кт50.01 – расход из кассы. Эта сумма была передана подотчетному лицу на покупку некоторого товара. А теперь выдадим другую сумму другому лицу на проезд. Аналогичным образом формируем документ «Выдача наличных». Общий расход денег можно посмотреть в оборотно-сальдовой ведомости по 71 счету. Будет отображаться, кому и какая сумма была выдана:

Переходим к оформлению авансовых отчетов. Вкладка «Банк и касса», раздел «Касса», входим в журнал «Авансовые отчеты»:

При нажатии на кнопку «Создать» открывается форма заполнения документа:

• Поле «Подотчетное лицо» - кому выдавали денежные средства;
• Поле «Склад» - не заполняется.

Программа самостоятельно выбирает документ по указанному подотчетному лицу. На экране появляется окошко с созданным ранее документом на выдачу наличных этому сотруднику:

Нажатием, этот документ переносится в табличную часть авансового отчета.

Переходим на вкладку «Прочее» и нажимаем кнопку «Добавить». На этой вкладке нужно ввести зачем выдали, кукую сумму, счет списания и т.д.:

Заполняем:

• Документ расхода – прописываем название, например - «Билет», в пустой строке снизу указываем номер и дату билета;
• Номенклатура – прописываем название (будет отражаться в печатной форме);
• Сумма – указываем стоимость билета;
• НДС – не облагается, поэтому выбираем «Без НДС»;
• Счет затрат – указываем 26 (Общественные расходы);

Если имеется информация по поставщику и счету-фактуре, то указываем в соответствующих графах.

После ввода всей информации нажимаем «Провести» и смотрим образовавшиеся проводки: Дт26 - Кт71.01.

В оборотно-сальдовой ведомости отражается списание данных средств на конец расчетного периода:

С помощью второго авансового отчета рассмотрим покупку какого-либо товара подотчетным лицом. Открываем новый документ «Авансовый отчет» и приступаем к заполнению:

• Подотчетное лицо - выбираем, кому выдавали денежные средства на приобретение товара;
• Документ аванса – заполняется аналогично, через клавишу «Добавить», «Выдача наличных», выбор расходно-кассового ордера в появившемся окне.

Здесь указываем, что приобрелось и в каком количестве поступит на склад, а также, на какую сумму, у какого поставщика и т.д. Заполняем:

• Документ(расхода) – товарный чек (или накладная);
• Ниже – номер товарного чека и дата;
• Номенклатура – наименование приобретенного товара;
• Количество – сколько единиц поступит;
• Сумма – которая указана в товарном чеке;
• НДС – 18%, сумма НДС высчитывается программой;
• Поставщик – берем из товарного чека, название организации, у которой куплен товар;
• СФ – ставим галочку, если выдан счет-фактура;
• Реквизиты счета-фактуры - прописываем номер и дату;
• Счет учета – 41.01 (Товары на складах);
• Счет НДС – 19.03 (НДС по приобретенным материально-производственным запасам);
• Номер ГТД (Страна производитель) указывается в случае, если товар импортный.

Все заполнено и осталось провести документ. Посмотрим, какие проводки сформировались:

• Дт41.01 - Кт71.01 – себестоимость товара;
• Дт19.03 - Кт71.01 – входящий НДС.

Обратите внимание на нижнюю часть документа «Авансовый отчет», который только что был заполнен. Программа просчитала, на основании созданных документов, какую сумму получило подотчетное лицо, какая сумма израсходована и какая сумма осталась неучтенной (остаток).

Вот этот остаток нужно вернуть в кассу. Для этого переходим в журнал «Кассовые документы». Нажимаем клавишу «Поступление».

Отражать расходы с подотчетным лицам в ПО 1С-ERP можно с помощью несколько видов документов авансового отчета. Все зависит от назначения использованного аванса. Расскажем, как отразить авансы в 1С.

Как в программе 1С попасть в раздел с авансовыми отчетами

При нажатии кнопки «Создать» во вкладке «Авансовые отчеты» мы получаем на выбор три варианта :

• авансовый отчет о расходах и оплатах поставщику;
• авансовый отчет - поступление товаров и услуг через подотчетное лицо;
• авансовый отчет - поступление денежных документов через подотчетное лицо.

Разберем назначение и оформление каждого документа отдельно.

Авансовый отчет о расходах и оплатах поставщику

Компании чаще всего используют это документ, чтобы отразить командировочные расходы. Также в нем возможно отражать работы и услуги, которые купило подотчетное лицо. Документ оформляют при списании стоимости работ и услуг на расходы в корреспонденции с балансовыми счетами 20, 23, 25, 26, 28, 44 и прочими.

Также данный вид авансового отчета используют при закупке ТМЦ, которые включают в себя НДС, для административно-хозяйственных нужд (об этом подробнее в следующих пунктах).

Документ состоит из четырех вкладок. Заполнение отчета начинают с первой вкладки - «Основное». Здесь указывают следующие реквизиты: организацию, ФИО подотчетного лица, подразделение. Также во вкладке можно выбрать валюту документа и написать комментарий.

Как проверить авансовый отчет

Отвечает Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

«При поступлении авансового отчета заполните в нем расписку (отрывную часть отчета) и передайте ее сотруднику. Она нужна для подтверждения, что отчет принят к проверке. А проверка заключается в следующем.

Во-первых, проконтролируйте целевое расходование денег. Для этого посмотрите, на какие цели сотрудник получил деньги от организации. Эти данные указаны в...»

Допустим, расходы командировочного составили 8900 руб. В эту сумму входят суточные - 2100 руб., железнодорожный билет - 2400 руб., в т.ч. НДС 33,25 руб., и проживание в гостинице - 4400 руб. Бухгалтер заполнит авансовый отчет как на рисунке ниже

Обращаем внимание на способ выделения НДС: так как НДС включили только частично в стоимость билета (218*18/118 = 33,25 руб.), мы разбиваем билет на две строки - сумма без НДС и сумма с НДС.

Третьей идет вкладка «Оплата поставщикам». пока оставляем без внимания. Ее используют при приобретении подотчетным лицом материальных ценностей.

Во вкладке «Для печати» заполняют реквизиты, которые необходимы для визуализации в печатной форме АО-1.

После заполнения всех вкладок авансовый отчет проводят и выводят печатную форму.

В нижнем левом углу есть ссылка «Оформить запись книги покупок». Ее используют, чтобы создать запись в книге покупок и принять НДС к вычету. При нажатии всплывает окно с заполненными данными для формирования книги покупок (вкладка «Ценности») и привязкой к нашему авансовому отчету (вкладка «Документы оплаты»).

Во вкладке «Дополнительно» укажите номер и дату билета, а также код вида операции и дату проведения авансового отчета.

Авансовый отчет - поступление товаров и услуг через подотчетное лицо

Этот документ используют для отражения расходов подотчетников для закупки товарно-материальных ценностей. Но только в том случае, если поступление не включает в себя НДС.

Как в 1С-ERP выглядит авансовый отчет - поступление товаров и услуг через подотчетное лицо

По аналогии с авансовым отчетом о расходах и оплатах поставщику нужно заполнить организацию, ФИО подотчетного лица и валюту. Но здесь также необходимо указать склад, на который нужно оприходовать ТМЦ, поступившее от подотчетника.

Во вкладке «Товары» соответственно перечисляют все товары, которые закупило подотчетное лицо. Это делают через кнопку «Добавить» с указанием количества и цены за единицу изделия.

Во вкладке «Дополнительно» указываем все необходимые реквизиты для отражения поступления ТМЦ и печати АО-1.

Важным характерным признаком рассматриваемого авансового отчета является вид хозяйственной операции - «Закупка через подотчетное лицо». При изменении этого реквизита, документ меняет свое значение.

Распечатать форму АО-1 также можно через кнопку «Печать».

Авансовый отчет для административно-хозяйственных нужд с НДС

В предыдущем варианте отражения поступления ТМЦ нет возможности принять НДС. Поэтому когда подотчетник приобретает товары с выделенным НДС и выписанными счетом-фактурой и товарной накладной, можно воспользоваться следующим методом. При формировании документа «Поступление товаров и услуг» устанавливаем вид хозяйственной операции - закупка у поставщика.

В этом случае документ нужно заполнить по принципу обычного поступления. Здесь можно увидеть новые реквизиты для заполнения. Например, «Налогообложение», где мы выбираем «Закупка облагается НДС».

Во вкладке «Основное» теперь нужно указать поставщика, договор, склад и валюту, а в «Товары» занести приобретенные ТМЦ, количество, цену за единицу и ставку НДС.

После заполнения документ проводят и вводят на его основание счет-фактуру (ссылка в нижнем левом углу «Зарегистрировать счет-фактуру»). Проводки программа формирует сама:

• Дебет 10 Кредит 60
• Дебет 19 Кредит 60

Этот документ будет находиться уже не в журнале авансовых отчетов, а в журнале поступлений в разделе «Закупки».

Следующим шагом будет формирование документа «Авансовый отчет о расходах и оплатах поставщику», о котором мы уже говорили выше. Во вкладке «Основное» также заполняем организацию, ФИО подотчетного лица, подразделение.

Затем переходим ко вкладке «Оплата поставщику». Здесь нажмите кнопку «Подобрать по остаткам» и установите фильтр по нужному контрагенту. Среди отобранных поступлений товаров и услуг выбираем нужное и подтягиваем в авансовый отчет кнопкой «Перенести в документ».

• Дебет 60 Кредит 71

Этими несложными действиями мы оприходовали материальный подотчет сотрудника, приняли к учету полученный НДС и закрыли задолженность по счету 71.

Авансовый отчет при приобретении денежных документов

Третий вид авансового отчета используют для отражения приобретенных денежных документов, к которым относятся железнодорожные билеты, авиабилеты, подарочные сертификаты и прочее. Заполняют его аналогично поступлению товаров и услуг от подотчетного лица.

Во вкладке «Денежные документы» перечисляют все документы, которые приобрел подотчетник, а также их количество и стоимость.

Во вкладке «Дополнительно» также нужно заполнить данные для печати.

После нажимайте на кнопку «Печать» и получите печатную форму авансового отчета. В нем счет 71 будет корреспондироваться со счетом 50.

Авансовый отчет в 1С служит для подтверждения сотрудником (подотчетным лицом) израсходованной суммы денег, выданных ему ранее авансом. Рассмотрим пошаговую инструкцию на примере, как правильно сделать, заполнить и провести авансовый отчет в 1С Бухгалтерии 8.3 (3.0).

Кстати! Заполнение авансового отчета в 1С 8.2 (2.0) ничем не отличается. Можете смело использовать эту инструкцию для старых версий программы.

Как сделать новый авансовый отчет

Чтобы создать и заполнить «Авансовый отчет» в 1С 8.3, заходим в меню «Банк и касса», пункт «Авансовые отчеты». В форме списка нажимаем кнопку «Создать». Откроется форма нового документа.

Аванс может оформляться на следующие цели:

• почтовые расходы;
• приобретение возвратной тары;
• расчеты с поставщиками;

В документе данные операции отражаются в соответствующих закладках.

Первая закладка «Авансы» служит для отражения полученных авансов. Для образца я специально предварительно создал документ «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выдача подотчетному лицу» и добавил его в табличную часть «Авансы» ().

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Таким образом, мы видим, что за сотрудником Базиным А.В. числится неизрасходованный аванс в размере 1000 руб.

В одном «Авансовом отчете» можно отразить все предусмотренные операции для списания с подотчетного лица выданного ему аванса.

Допустим, что на эту сумму он приобрел:

• мышь оптическую – 200 руб.;
• сделал предоплату поставщику – 600 руб.;
• заправил машину бензином – 200 руб.

Все эти данные заносим в документ.

Как видим, у подотчетного лица произошел перерасход на 100 руб. Теперь авансовый отчет можно провести и распечатать:

Авансовый отчет - это документ первичного учета, подтверждающий расходование выданных авансом подотчетных сумм с приложением оправдательных документов. Авансовый отчет первоначально заполняется подотчетным (получившим наличные средства) лицом и представляется им в бухгалтерию для дальнейшей проверки, утверждения руководителем и списания произведенных расходов. Бланк авансового отчета находится в альбоме унифицированных форм по учету кассовых операций и результатов инвентаризации денежных средств под названием - форма № АО-1.

Выдача наличных денег под отчет производится через кассу организации по расходному кассовому ордеру, в котором указывается целевое назначение данной суммы. В бухгалтерии организации должен иметься приказ, содержащий перечень лиц, которые имеют право на получение средств под отчет на хозяйственные расходы (включая приобретение горюче-смазочных материалов). Соответствующим приказом должны быть утверждены и сроки, на которые выдаются такие авансы (законодательно они не ограничены). Основанием для выдачи средств на командировочные расходы служит командировочное удостоверение или приказ руководителя о направлении сотрудника в служебную командировку.

Не позднее 3 рабочих дней с момента истечения срока, на который выдан аванс, или возвращения из командировки, подотчетное лицо обязано представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением подтверждающих расходы документов и произвести окончательный расчет. Форма авансового отчета составляется в единственном экземпляре.

Бланк авансового отчета двухсторонний. На лицевой стороне подотчетное лицо должно указать наименование организации, номер авансового отчета и дату его заполнения, свои ФИО, отдел, в котором он числится, и табельный номер, если таковой имеется, а также свою должность и назначение аванса. Ниже, в левой части лицевой формы авансового отчета, подотчетное лицо заполняет таблицу, в которой указывает сведения о предыдущем авансе, полученных в настоящее время денежных средствах, их расходе, перерасходе или остатке.

На оборотной стороне формы АО-1 подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 - 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются в порядке их записи в отчете. Строка 1а лицевой стороны, формы и графы 6 и 8 оборотной стороны бланка авансового отчета заполняются в случае, если аванс был выдан в иностранной валюте (например, на загранкомандировку), согласно правилам и действующему законодательству.

Дальнейшее оформление авансового отчета осуществляет бухгалтер. В таблице «Бухгалтерская запись» на лицевой стороне он вносит номера корреспондирующих счетов и суммы, на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7 - 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9). После проверки правильности заполнения авансового отчета, оформления оправдательных документов и целевого расходования средств, бухгалтер должен поставить отметку о том, что отчет проверен и утвержден в соответствующей сумме (цифрами и прописью), заполнить расписку на лицевой стороне бланка и передать ее подотчетному лицу. Далее на лицевой части бланка авансового отчета ставятся подписи бухгалтера и главного бухгалтера с их расшифровками, при необходимости, вносятся суммы остатка или перерасхода и реквизиты расходных или приходных кассовых ордеров, по которым производится окончательный расчет.

Проверенный авансовый отчет должен быть подписан (с расшифровкой) руководителем организации или уполномоченным на это лицом, для чего в верхней части лицевой стороны бланка авансового отчета предусмотрена соответствующая строка. После утверждения документ принимается к учету для списания подотчетных денежных средств. Остаток неиспользованного аванса должен быть оприходован в кассу, перерасходованная сумма выдана подотчетному лицу в установленном порядке.

Не допускается - выдача наличных средств подотчетному лицу, имеющему задолженность по предыдущему авансу, и передача выданных под отчет наличных денег другому лицу.

Авансовый отчет бланк скачать

Авансовый отчет в 1С

В хозяйственной деятельности организации оформление авансовых отчетов является одним из самых распространенных действий бухгалтера. Большинство расчетов, совершаемых наличными средствами, оформляются авансовыми отчетами: это и командировочные расходы, и различные хозяйственные закупки.

Под отчет сотруднику организации выдаются наличные средства из кассы (или денежные документы, например, авиабилеты). Это оформляется расходным кассовым ордером или документом «Выдача денежных документов».

После совершения расходов сотрудник отчитывается, предоставляя в бухгалтерию документы, подтверждающие произведенные расходы, и заполняет авансовый отчет для проведения окончательных расчетов.

Рассмотрим порядок ввода документа «Авансовый отчет» на примере 1С Бухгалтерия.

Если Вы работаете в программе 1С Бухгалтерия Предприятия старой редакция, то ничего страшного - документ «Авансовый отчет» в этих редакциях практически идентичен. Есть некоторая разница в интерфейсе, но найти документ в меню программы можно.

Открыть список документов «Авансовые отчеты» можно в разделе учета «Банк и касса», подраздел «Касса» в панели навигации, пункт «Авансовые отчеты».

Кнопкой «Создать» вводим новый документ.

В шапке (верхней части) документа необходимо указать основные реквизиты:

Организацию (если в персональных настройках пользователя указана организация по умолчанию, что при вводе новых документов она выбирается автоматически);
склад, на который приходуются приобретенные подотчетным лицом материальные ценности;
физическое лицо - сотрудник организации, который отчитывается за выданные ему под отчет денежные средства (этот реквизит обязателен для заполнения).

Форма документа «Авансовый отчет» имеет пять закладок.

На закладке «Авансы» выбирается документ, которым выданы подотчетные средства.

Для выбора возможны три вида документов:

Выдача денежных документов;
расходный кассовый ордер;
списание с расчетного счета.

Если подотчетному лицу были выданы денежные средства, то необходимо выбрать документ, которым отражена выдача.

В открывшемся списке документов выбираем уже созданный или создаем новый документ.

При вводе расходного кассового ордера из документа «Авансовый отчет» в РКО автоматически подставляется вид операции «Выдача подотчетному лицу», получатель - выбранное в авансовом отчете подотчетное лицо, и счет учета. Нам остается выбрать статью движения денежных средств и указать сумму аванса.

После проведения документа выбираем его, и в табличной части «Авансы» документа «Авансовый отчет» автоматически проставятся сумма и валюта выданного аванса.

На выданный аванс были закуплены канцтовары. Их приобретение необходимо отразить на закладке «Товары». На этой закладке вводится информация о приобретенных ТМЦ.

На закладке «Тара» заполняется информация о возвратной таре, полученной подотчетным лицом у поставщиков (например, бутылки для питьевой воды).

На закладке «Оплата» указывается информация о наличных суммах, уплаченных поставщикам за приобретенные ценности или выданные авансом в счет будущей поставки.

Закладка «Прочее» предназначена для отражения информации о командировочных расходах. Это могут быть суточные, билеты, расходы на бензин. На ней вводится название, номер, дата документа (или расхода), сумма расхода.

Товары, услуги и прочие расходы выбираются из справочника Номенклатура. В соответствующих табличных частях документа предусмотрены реквизиты «Счет учета» и «Счет учета НДС», которые заполняются автоматически, если в системе настроены счета учета номенклатуры.

Если по расходу к отчету приложен счет-фактура, то нужно взвести флажок «СФ предъявлен», указать дату и номер счета-фактуры в соответствующих реквизитах строки, и при проведении авансового отчета система автоматически сформирует документ «Счет-фактура полученный». Такой же механизм формирования полученного счета-фактуры предусмотрен и на закладке «Товары».

После проведения документ сформирует проводки.

Из документа можно сформировать и распечатать форму АО-1 «Авансовый отчет».

Таким образом в программе 1С Бухгалтерия 8.2 вводятся авансовые отчеты.

Авансовый отчет образец

При помощи авансового отчета подотчетные лица подтверждают израсходованные суммы, выданные им ранее авансом.

Выдача авансовых сумм может осуществляться только на основании приказа руководителя о подотчетных лицах, с указанием перечня подотчетных лиц, сроков и целей, на которые выдаются денежные средства, а также их размера. Командированным работникам выдача денег под отчет может быть произведена на основании приказа о направлении в командировку или командировочного удостоверения, утвержденного руководителем.

Бланк авансового отчета представляет из себя двухстороннюю унифицированную форму № АО-1 и подлежит заполнению в одном экземпляре как подотчетным лицом, так и работником бухгалтерии.

Заполнение авансового отчета

1) Подотчетным лицом.

Подотчетное лицо начинает заполнение авансового отчета с указания на лицевой стороне формы № АО-1: наименования организации, даты составления документа, своей фамилии и инициалов, профессии (должности), своего табельного номера, а также назначения аванса (хозяйственные либо представительские расходы).

Документы, подтверждающие произведенные сотрудником расходы, должны быть перечислены на оборотной стороне бланка в графах 1-6, с указанием сумм затрат по ним. Данные документы должны быть пронумерованы в соответствии с порядком их перечисления в отчете.

В графе 1 подотчетное лицо указывает порядковый номер, присвоенный оправдательному документу.

В графах 2 и 3 указываются соответственно дата составления полученного документа и его номер.

В графе 4 указывается вид произведенного расхода (например, канцелярские расходы).

Сумма произведенного расхода указывается в графе 5, если расход осуществлен в рублях, или в графе 6, если расход осуществлен в иностранной валюте.

Общая сумма расходов подотчетного лица указывается в строке "Итого" в графе 5 или 6.

2) Бухгалтером.

Заполненный работником авансовый отчет вместе с оправдательными документами сдается в бухгалтерию. Бухгалтер при принятии от подотчетного лица формы № АО-1 расписывается в принятии документа на проверку с указанием его номера и даты, итоговой суммы расходов и количества приложенных документов, подтверждающих произведенные расходы. В конце расписки указывается дата представления отчета, после чего расписка бухгалтера передается подотчетному лицу.

Бухгалтер, после проверки правильности оформления документов и расходования средств, заполняет на оборотной стороне формы графы 7-8, с указанием суммы расходов, принятых к учету, и графу 9, с указанием номера бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов.

Далее бухгалтером заполняется лицевая сторона бланка АО-1, с указанием: остатка (перерасхода) предыдущего аванса, суммы полученного из кассы организации аванса, суммы израсходованных средств, остатка или перерасхода авансовых сумм, бухгалтерских записей операций учета произведенных расходов.

Информация для заполнения таблицы бухгалтерских записей формируется из данных графы 9 оборотной стороны авансового отчета.

После проверки правильности арифметических расчетов, оформления документов и расходования средств по назначению, документ направляется на утверждение руководителю организации.

После утверждения документа бухгалтерия производит списание подотчетных средств и окончательный расчет с подотчетным лицом.

Если аванс использован не полностью, то остаток сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру. В свою очередь перерасходованная сумма должна быть выплачена подотчетному лицу в установленном порядке по расходному кассовому ордеру.

Заполнение авансового отчета

Подотчетное лицо при выдаче ему денежных средств (на хозяйственные нужды, на приобретение материальных ценностей, при направлении в служебную командировку и другие) обязано заполнить авансовый отчет об израсходованных денежных средствах. Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ N 40, лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения этих лиц из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. При этом срок, на который выдаются денежные средства под отчет, определяется руководителем организации. Выдача наличных денег под отчет производится только лицу, находящемуся с организацией в трудовых отношениях при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет денег одним лицом другому запрещается.

Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам, применяется авансовый отчет. Постановлением Госкомстата России N 55 утверждена форма авансового отчета (форма N АО-1) для учета денежных средств, выданных под отчет на административно-хозяйственные расходы.

Авансовый отчет применяется для учета расчетов с подотчетными лицами. Бланк авансового отчета представляет собой двусторонний документ. Подотчетные лица приводят сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета и заполняют графы 1 - 6 на оборотной стороне о фактически израсходованных суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются на предмет правильности оформления и наличия документов, подтверждающих произведенные расходы, целевого расходования средств и заполняются графы 7 - 10 оборотной стороны авансового отчета, содержащие сведения о расходах, принимаемых бухгалтерией к учету. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем организации.

Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублях по курсу Центрального банка РФ. Погашение суммы задолженности в иностранной валюте подотчетными лицами и отражение этой суммы в авансовом отчете в рублевом эквиваленте производятся по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета руководителем учреждения.

1. Выдача денег под отчет.

Основанием для выдачи денег под отчет является заявление на выдачу денег, в котором подотчетное лицо обязано указать конкретную цель получения аванса, срок получения денег. Заявление направляется руководителю организации. После соответствующего визирования руководителем оно попадает в бухгалтерию для выдачи денег. При этом бухгалтер обязан проверить отсутствие остатка по предыдущему авансу (о чем на заявлении проставляется соответствующая отметка).

По возвращении сотрудника из командировки (или после приобретения товарно-материальных ценностей, получения услуг и прочее) им составляется авансовый отчет по унифицированной форме, который следует сдать в бухгалтерию.

О первичных документах

В соответствии со ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ. По истечении установленного срока сотрудник организации, получивший денежные средства под отчет, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.

Заполнение авансового отчета

- свою фамилию, имя и отчество (графа «Подотчетное лицо»);
- должность;

Внизу авансового отчета имеется раздел - расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются фамилия, имя, отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.

N п/п - Указывается номер документа по порядку в зависимости от того, как подотчетное лицо пронумеровало и систематизировало их. Документы прикладываются к авансовому отчету по порядку.

Дата - Указывается дата выполнения хозяйственной операции, сопровождающейся уплатой денежных средств, и указанная на документе. То есть дата документа. Относительно суточных по служебной командировке может указываться дата оформления приказа руководителя на командировку.

Номер - Указывается номер документа (номер кассового чека, номер билета и т.д.)

Кому, за что и по какому документу уплачено - Указывается получатель денежных средств, содержание операции (оплата проезда, покупка товара, оплата постельных принадлежностей, суточные и т.д.), название документа (билет, квитанция, акт закупки, накладная, командировочное удостоверение и т.д.)

Сумма расхода - Указывается сумма денежных средств, подлежащая возмещению предприятием за израсходованные подотчетным лицом денежные средства.

Если количество подтверждающих документов превышает количество строк в бланке формы авансового отчета, подотчетное лицо получает второй оборотный лист бланка, при необходимости и третий и т.д., бланки отчета и составляет авансовый отчет на нескольких бланках. В конце первого бланка отчета указывается: «Окончание расчета см. в продолжении (продолжениях N) авансового отчета». В верхней части второго и последующих бланков отчетов указывается: «Продолжение авансового отчета… Ф.И.О. N…».

Заполненный бланк авансового отчета должен быть подписан подотчетным лицом. Авансовый отчет подотчетного лица, не соответствующий указанным выше требованиям, бухгалтерией к проверке и учету не принимается. Подотчетное лицо в таком случае остается должником предприятия на сумму полученных под отчет денежных средств до погашения суммы этих средств.

Проверка авансового отчета бухгалтером

После получения от подотчетного лица заполненного им авансового отчета и приложенных к нему документов бухгалтер проверяет такие документы и правильность заполнения авансового отчета.

Проверка осуществляется:

По форме - устанавливается наличие всех подтверждающих документов и приложений к ним, заполнение реквизитов и правильность оформления авансового отчета, правильность переноса данных из документов в авансовый отчет, наличие подписи подотчетного лица;
- по содержанию - определяется соответствие поданных документов цели полученного задания, их достоверность, наличие заполненных в них реквизитов, соответствующих отметок в командировочном удостоверении, дат осуществления затрат реальному времени выполнения задания;
- арифметическая проверка - удостоверяется правильность подсчета итоговой величины средств, подлежащих погашению по данному отчету, и т.д.

Проверяется также полнота отчета подотчетного лица по полученным денежным средствам, то есть возврат данным лицом остатка неизрасходованных средств.

Выявленные бухгалтером нарушения заполнения авансового отчета указываются им на заполненном подотчетным лицом бланке данного документа. Бухгалтер имеет право при несоблюдении установленных требований к составлению авансового отчета и документам возвращать их подотчетному лицу для оформления надлежащим образом.

Авансовый отчет расходы

Если сотрудник отправляется в командировку, то ему выдается определенная сумма авансом. После возвращения сотрудник должен предоставить авансовый отчет.

Авансовый отчет - документ, который подтверждает расход денежных сумм, выданных авансом. Это могут быть командировочные расходы, хозяйственно-операционные нужды. В том или ином случае, авансовый отчет оформляется с целью доказательства того, какая сумма была потрачена по факту, есть ли остаток, перерасход.

Если есть перерасход, то сотруднику эта сумма будет возвращена, если же имеется остаток, то его необходимо сдать в кассу.

Заполнять авансовый отчет должно то лицо, которому выдавались финансовые средства. Кроме того, что необходимо заполнить унифицированную форму, нужно приложить к отчету подтверждающие документы, которые смогут доказать факт оправданных расходов.

Подтверждение расходов

Авансовый отчет оставляется по форме №АО-1 с учетом всех требований. Ведь в отчет вносится важная информация, без которой он не будет считаться правильно оформленным. Сдать отчет в бухгалтерию необходимо в течение трех дней с момента выдачи денег или по возвращении из командировки.

Когда сдается авансовый отчет документы подтверждающие расходы, прикладываются к нему. Однако, есть такие документы, которые работник организации должен сдать в бухгалтерию еще до самой командировки, к примру, за границу. Это медицинская страховка и оплата визы. А уж после возвращения из командировки к авансовому отчету прикладываются остальные документы, которые подтвердят затраты на гостиницу, проезд.

Если авансовый отчет не будет иметь приложения оправдательных документов, то это будет причиной того, что авансовый отчет не будет соответствовать требованиям законодательства РФ. А это влечет за собой невозможность возможности включения расходов на командировку в принятия уменьшение налоговой базы.

Стоит рассмотреть некоторые подтверждающие документы:

Суточные. Для того, чтобы подтвердить факт расходов на суточные, то достаточно представить командировочное удостоверение. А вот, что касается суммы суточных, то их сумма указана в коллективном договоре организации.
Расходы на транспорт. Для того, чтобы подтвердить их нужно представить билеты, проездные документы.
Расходы на проживание. Они подтверждаются договором аренды, если жилье снимается на время командировки. Если же проживание было в гостинице, то здесь важно отметить, в какой форме была осуществлена оплата: наличным или безналичным. Если безналичным, то достаточно будет представить акт, счет-фактуру, гостиничный чек. Если наличным, то это будет гостиничный и фискальный чеки.

Авансовый отчет проводки

Для отражения данных по подотчетным лицам предназначен счет 71, который относится к группе активно-пассивных. Давайте разберем, как вносить в базу авансовый отчет, проводки, характерные для этого документа.

Начинается все с выдачи денежных средств подотчетному лицу. Делается запись по дебету 71 и кредиту 50, если средства выданы из кассы предприятия. Бывает, что аванс перечисляют с расчетного счета на банковскую карту, тогда запись будет Дт 71 Кт 51. Документом служит либо расходный кассовый ордер с подписью подотчетного лица, либо банковское платежное поручение, выписка с расчетного счета.

После того как задание выполнено и оправдательные документы предоставлены, нужно закрыть сумму аванса. В дебете могут быть разные счета, это зависит от того, на что именно были выданы деньги. Если на покупку материалов, то задействуется счет 10, если товаров, то 41. Авансовый отчет по командировке проводки имеют следующие: дебет счетов 20, 26, 44 в зависимости от того, связана поездка с производственной деятельностью предприятия или с торговой. В общем виде запись будет выглядеть так: Дт 10 (41, 20, 26, 44) Кт 71.

Редко бывает, что сумма выдается точно. Обычно денег больше, чем нужно или меньше. Для возврата неиспользованной суммы существует проводка Дт 50 Кт 71, если был перерасход по авансовому отчету - проводка Дт 71 Кт 50 (51).

Если сотрудник оказался недобросовестным, осуществил нецелевое расходование или не предоставил документы, то делается запись Дт 94 Кт 71 – списание суммы в недостачи и потери предприятия. Затем Дт70 Кт 94 – удержание из заработной платы сотрудника денег, выданных под авансовый отчет. Проводки основные на этом заканчиваются.

Форма авансового отчета

Авансовый отчет – это такой документ, который является подтверждением потраченных сумм, которые были взяты из кассы на различные нужды. Заполняется бланк авансового отчета, как правило, сначала подотчетным лицом, а потом уже и работником бухгалтерии. Также к нему прилагаются оправдательные документы. Для его оформления используется унифицированная форма АО-1.

Денежные средства выделяются после подписания приказа о подотчетных лицах. В нем должен быть указан перечень лиц, необходимые суммы, а также их целевое назначение и сроки выдачи. В случае командировки основанием на выдачу определенной суммы может служить командировочное удостоверение сотрудника, на котором стоит виза руководителя, или приказ о командировке.

Подотчетное лицо с лицевой стороны бланка указывает название организации, свое полное имя, занимаемую должность и личный табельный номер, а также непосредственно назначение аванса.

На обратной стороне бланка им же указываются те документы, которые подтверждают расход полученных средств с указанием точных сумм. Каждому документу присваивается номер согласно порядку, указанному в отчете, который, вместе с датой, вписывается в первые три графы. В четвертой графе указывается вид расхода, а в пятой и шестой пишется сумма расхода в рублях (графа 5) или валюте (графа 6).

Заполненный подотчетным лицом бланк вместе с оправдательными документами передается работнику бухгалтерии. Тот расписывается в получении всех документов, указывая в конце расписки дату предоставления, и отдает ее подотчетному лицу.

После того, как работник бухгалтерии проверит правильность оформления и заполнения всех полученных документов, а также расходования финансовых средств, идет заполнение граф под номерами 7 и 8, где указываются принятые к учету суммы расходов, а также графы 9 предназначенной под номер бухгалтерских счетов.

На лицевой стороне бланка работник бухгалтерии указывает остаток или перерасход выданного аванса, реквизиты расходных или приходных кассовых ордеров, по которым выполняется окончательный расчет, ну и конечно, ставится виза главного бухгалтера.

В верхней части бланка на лицевой стороне предусмотрена специальная графа, в которой с расшифровкой ставится подпись руководителя организации или уполномоченного человека. Затем подотчетные средства списываются, и происходит окончательный расчет с подотчетным лицом.

Учет авансовых отчетов

Порядок принятия к учету авансового отчета

1. Выдача денег под отчет.

В Порядке ведения кассовых операций, которым устанавливаются правила выдачи наличных денежных средств под отчет, нет ограничений размеров выдаваемых сумм. Следовательно, организация может выдать под отчет любую сумму.

Однако необходимо иметь в виду, что с учетом ограничений предельного размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами (100 тыс. руб.), в случаях, когда подотчетное лицо совершает, например, закупку товаров у сторонней организации, действуя при этом от имени своего предприятия, размер одного платежа не должен превышать установленного предела.

Основанием для выдачи денег под отчет в любом случае является заявление на выдачу денег, в котором подотчетное лицо обязано указать конкретную цель получения аванса, срок получения денег. Заявление направляется руководителю учреждения. После соответствующего визирования руководителем оно попадает в бухгалтерию для выдачи денег. При этом бухгалтер обязан проверить отсутствие остатка по предыдущему авансу (о чем на заявлении проставляется соответствующая отметка) и проставить соответствующий счет аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами".

При направлении в командировку основанием для выдачи денег является соответствующий приказ руководителя, после ознакомления с которым работник составляет заявление с предварительным расчетом средств, которые понадобятся ему в командировке.

Существуют также особенности составления заявлений при различных ситуациях.

2. Когда расходы произведены.

По возвращении сотрудника из командировки (или после приобретения товарно-материальных ценностей, получения услуг и прочее) им составляется авансовый отчет по унифицированной форме, который следует сдать в бухгалтерию. Напоминаем, что это необходимо сделать не позднее трех дней после возвращения из командировки.

Если было потрачено меньше, чем получено, то остаток неизрасходованных сумм возвращается в кассу по приходному кассовому ордеру.

Если было потрачено больше, чем получено, то перерасход по авансовому отчету выдается сотруднику по расходному кассовому ордеру.

3. Бухгалтер проверяет целевое расходование средств, выданных работнику.

4. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом.

О первичных документах

В соответствии со статьей 9 Федерального закона N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ. По истечении установленного срока сотрудник организации, получивший денежные средства под отчет, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.

Приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы должны отвечать следующим основным требованиям:

Подтверждающие документы подаются в оригинале;
- по форме они должны соответствовать принятым требованиям для оформления и заполнения первичных документов;
- по характеру операций должна быть установлена связь подтверждающих документов с целевым назначением выданного подотчетному лицу денежного аванса.

Если оставшиеся деньги не хотят возвращать

Как мы писали выше, если сотрудником было потрачено меньше, чем получено, то остаток неизрасходованных сумм он должен вернуть в кассу учреждения по приходному кассовому ордеру.

В частности, удержания могут быть произведены для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой. При этом работодатель должен принять решение об удержании не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что сотрудник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Принятое решение работодатель оформляет, как правило, в форме приказа или распоряжения, хотя унифицированной формы такого приказа нормативными правовыми актами не установлено. При этом первоначально учреждение должно получить письменное согласие работника на удержание сумм из заработной платы. Общая сумма удержания не должна превышать 20% от суммы причитающейся работнику заработной платы (после удержания налога на доходы физических лиц).

Авансовый отчет билеты

При оформлении авибилетов в электронном виде, следует руководствоваться письмом Минфина России № 03-03-07/15219. В нем Минфин указал, какие документы должна иметь компания для подтверждения расходов на перелет в электронном виде.

Оправдательными документами для составления авансового отчета при подтверждении расходов для налогообложения прибыли по электронному билету в этом случае служат следующие:

Маршрут/квитанция авиабилета, оформленная на бумажном носителе, где указывается стоимость авиаперелета;
- посадочный талон, с помощью которого подтверждается факт перелета лица по маршруту, указанному в электронном авиабилете (письмо Минфина России № 03-03-06/1/515).

Как быть, если в маршрут/квитанции отсутствует часть реквизитов? Можно ли принять такой билет к учету?

Как считает Минфин, нельзя. Он указывает, что в маршрут/квитанции должны обязательно содержаться данные о стоимости перелета и форме оплаты. Свою позицию они подтверждают тем, что маршрут/квитанция электронного билета - это документ строгой отчетности и предназначен для осуществления наличных денежных расчетов, либо расчетов платежными картами, без применения ККТ (контрольно-кассовой техники) (пп. 2 п. 1 приказа Минтранса России № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации»).

Таким образом, маршрут/квитанция должна содержать следующие обязательные реквизиты:

Уникальный номер электронного билета;
- дата оформления;
- сведения о пассажире;
- номер рейса;
- наименование перевозчика;
- дата и время отправления;
- тариф;
- форма оплаты;
- наименование аэропортов/пунктов отправления;
- итоговая стоимость перевозки;
- класс и код статуса бронирования.

Для подтверждения расходов, по мнению Минфина, компания должна иметь не только маршрут/квитанцию с указанием всех реквизитов, но и посадочный талон. Помимо этого, подотчетное лицо должно предоставить еще и документы, подтверждающие оплату электронного билета.

Чиновники делают акцент именно на указании в маршрут/квитанции стоимости перелета и формы оплаты. Непонятно, почему именно эти реквизиты они выбрали основными.

Таким образом, для подтверждения расходов на перелет по авиабилету для целей налогообложения прибыли, являются следующие документы:

Маршрут/квитанция авиабилета;
- посадочный талон;
- подтверждающие оплату билета документы

Авансово-кассовый отчет

При необходимости внести расходы подотчетного лица, на которые до этого он брал деньги, мы должны создать авансовый отчет.

При выборе подотчетного лица в окне создания авансового отчета, программа сразу показывает текущий долг подотчетного лица, когда и какие суммы он брал в таблице Последние авансы.

Нам необходимо указать статью расхода и потраченную сумму. После сохранения авансового отчета эта сумма запишется в расходы по выбранной статье.

В программе авансовые отчеты напрямую не привязаны к расходным ордерам по которым подотчетное лицо получал деньги. Поэтому если сотрудник потратил выданную сумму на разные статьи расхода, вы можете просто создать два авансовых отчета с разными статьями на обе части суммы. И также сотруднику могли несколько раз выдаваться деньги, но их можно закрыть одним авансовым отчетом.

В программе существует простая возможность закрыть весь долг подотчетного лица, то есть сразу из авансового отчета внести остаток суммы долга в кассу. Для этого надо поставить галочку Создать приходный ордер на сумму остатка.

В этом случае долг будет полностью погашен, программа автоматически создаст приходный ордер на сумму остатка, а вам останется только внести указанную сумму в кассу.

Этот способ полностью закрыть долг подотчетного лица при создании авансового отчета может быть использован и в обратной ситуации, когда подотчетное лицо потратило на покупки больше денег чем получало из кассы. В этом случае при сохранении авансового отчета будет создан расходный ордер на сумму доплаты чтобы компенсировать потраченные на покупку личные средства.

Кассовые отчеты

Программа позволяет получать несколько суммарных отчетов с кассовой информацией. Отчеты можно открыть через меню Отчеты подменю Касса или с помощью соответствующих кнопок на вкладке Касса.

Основной кассовый отчет это - Доходы и расходы, позволяет увидеть суммарный приход денег за определенный период, сгруппированный по статьям дохода. И суммарные затраты предприятия также сгруппированные по статьям расхода.

Обратите внимание, что суммы выданные подотчетным лицам в этот отчет не попадают, они попадут в расходы только после того, как будет внесен авансовый отчет.

Второй кассовый отчет позволяет увидеть текущие долги подотчетных лиц.

При этом если в программе используется несколько организаций или касс, в отчете будут отображаться как общие сумму долга так и суммы по каждой организации или кассе.

Из отчета долгов подотчетных лиц, можно легко перейти в подробный отчет о движениях по каждому подотчетному лицу, для этого достаточно два раза кликнуть по соответствующему должнику. В этот отчет также можно попасть через меню.

Обратите внимание, что отчет отображает только движения за определенный период времени, не учитывая входящее сальдо на начало периода. Поэтому разница между итоговыми суммами в этом отчете не всегда будет равняться сумме долга.

Суть авансового отчета

Первичным документом, который подтверждает израсходованные суммы и предназначается для отчетности подотчетных лиц по хозяйственным либо командировочным расходам, выступает авансовый отчет.

Авансовый отчет составляет подотчетное лицо самостоятельно, основываясь на документах, которые подтверждают расходование сумм аванса, который был выдан ранее. При составлении авансового отчета бланк используется в одном экземпляре. Данный документ является комбинированным первичным документом. Это объясняется несколькими причинами. Во-первых, в нем указывается обобщенная информация об израсходованных средствах, во-вторых, авансовый отчет служит основанием для включения указанных сумм денежных средств в состав производственных затрат, внереализационных расходов либо издержек обращения.

При составлении авансового отчета традиционно используются программные продукты. Электронное заполнение бланков позволяет минимизировать возможные ошибки при оформлении отчетности.

Авансовые отчеты хранятся в течение трех лет, в том случае, если соблюдены условия завершения ревизии и проведения плановой налоговой проверки.

Законодательством предусмотрено, что лица, которые получают денежные средства под отчет определенные расходы, обязаны не позднее 3 рабочих дней после истечения срока, на который были выданы средства, предъявить в бухгалтерию отчет установленной формы об израсходованных суммах. При наличии неиспользованных наличных денег, необходимо вернуть их в кассу, за исключением случаев, которые устанавливаются действующим законодательством. Бланк авансового отчета необходимо предварительно получить в бухгалтерии.

Для подтверждения расходов по приобретению продукции применяется квитанция формы КВ-1, талон, приходный кассовый ордер, иные приходные документы, которые были утверждены действующим законодательством. Кроме того, необходимо предоставить кассовый чек, который будет содержать номер и наименование предприятия либо предпринимателя, дату, когда была осуществлена продажа, наименование, количество, цену товара и уплаченную сумму. Чек должен быть подписан лицом, которое непосредственно осуществляло выпуск товаров, должны быть проставлена должность, фамилия и инициалы данного лица.

Перерасход по авансовому отчету

Общий порядок возврата израсходованных работником денег определяется законом. При этом процедура возмещения перерасхода состоит из нескольких этапов.

Выплата подотчетных сумм осуществляется по заявлению работника (п.6.3 Указаний №3210-У). Однако чтобы получить возмещение перерасхода заявление подавать необязательно.

Основанием для возврата израсходованных работником денег является авансовый отчет. К нему нужно обязательно приложить список документов, подтверждающих текущие расходы (см. подзаголовок «Общие сведения»).

Возмещение израсходованных работником денег производится после того, как проверенный кассиром отчет будет утвержден руководителем предприятия. Предоставление оправдательных документов важно не только для работника, но и для работодателя.

Так как они является основанием для включения понесенных сотрудником расходов в состав издержек, которые будут учтены при налогообложении прибыли предприятия (ст.252 НК РФ).

Если организация использует кассовый метод начисления расходов, то произведенные расходы учитываются по факту оплаты товаров и услуг (ст.273 НК РФ).

Как следствие расходы учитываются в том отчетном периоде, когда будет утвержден авансовый отчет. При наличии перерасхода, сумма превышения учитывается в расходах предприятия только после того, как она будет выплачена работнику предприятия.

Другими словами, если перерасход был выдан позже авансового отчета, то учет издержек берется во внимание по факту выплаты денег работнику в конкретном налоговом периоде.

За возможным превышением лимита следит ответственное лицо, назначенное руководителем предприятия.

Возмещение перерасхода должно быть произведено в разумные сроки. Если в кассе предприятия отсутствует необходимая сумма, то стороны могут договориться о выплате денег частями.

При этом работодатель должен помнить, что за несвоевременное выполнение обязательств работник может претендовать на возмещение убытков (ст.395 ГК РФ).

Возмещение денег подотчетному лицу осуществляется в том же порядке, что и выдача средств. Получить деньги можно через кассу предприятия.

При выдаче средств кассир выписывает расчетно-кассовый ордер на сумму перерасхода.

Оформление авансового отчета

Авансовый отчет представляет собой документальное подтверждение расходов. Расходы несет человек, которому была выдана определенная сумма денег авансом. Средства, подлежащие учету, могут выдаваться на различные нужды. Это может быть оплата командировочных, хозяйственно-операционных расходов.

К отчету обязательно прилагаются оправдательные документы.

Оформление авансового отчета первоначально – обязанность подотчетного лица. После составления отчет сдается в бухгалтерию для проверки, утверждения руководителем организации. Это не сложная процедура, но важно знать, как оформить авансовый отчет. При оформлении авансового отчета следует уделить внимание всем важным моментам, так как неправильное оформление влечет за собой путаницу.

Что нужно помнить при оформлении

Бланк авансового отчета представляет собой унифицированную и утвержденную форму АО-1. Заполнять бланк необходимо в единственном экземпляре и оформить его нужно в течение трех дней после того, как деньги, выданные авансом, были получены, либо со времени возвращения из командировки.

Чтобы не задаваться вопросом, как правильно оформить авансовый отчет, нужно обратить внимание на два существенных нюанса:

1. Авансовый отчет и приказ руководителя организации – вот основные документы, которые регламентируют финансовые отношения подотчетного лица и организации. В приказе указываются лица, которые имеют право получать денежные средства под отчет. Кроме того, в приказе учитываются сроки, в течение которых необходимо отчитаться об израсходованных средствах. Если сроки в приказе не учитываются, то налоговые органы будут исчислять три дня с момента возвращения из командировки, когда необходимо сдать отчет.
2. Прежде, чем задуматься над тем, как сделать авансовый отчет, нужно понимать, что авансовый имеет регламентированную форму №АО-1, которой нужно придерживаться. Эта форма была утверждена постановлением Госкомстата РФ. После заполнения формы ее нужно сдать вместе документами, которые подтвердят факт расходов.

Правила оформления

Бланк авансового отчета является двусторонний.

На лицевой стороне подотчетным лицом указывается следующая информация:

Наименование организации, которая выдала подотчетные средства.
Дата заполнения авансового отчета и его порядковый номер.
Личные данные подотчетного лица.
Место работы, отдел, в котором он работает, табельный номер, должность.
Здесь же на бланке представлена таблица, в которой будут содержаться сведения о полученном авансе, его расходе, остатке.

Что касается обратной стороны, то там будут указаны документы, которые подтвердят все вышеуказанные расходы. В бухгалтерии тщательно проверяется правильность оформления авансового отчета, после чего на бланке ставятся отметка об утверждении, подпись бухгалтера.

Авансовый отчет УСН

Каждый индивидуальный предприниматель использует определенную систему налогообложения. Вид таких платежей зависит непосредственно от специфики осуществленной деятельности, от наличия или отсутствия наемной силы, и от многих других моментов, что и определяют систему налогов, которой лицо имеет право воспользоваться.

Индивидуальное предпринимательство как вид ведения бизнеса позволяет использовать довольно широкий спектр налогов. Все зависит как от обстоятельств, так и от желания самого предпринимателя. Но, как показывает практика, в большинстве случаев лица, которые зарегистрированы индивидуальными предпринимателями, используют упрощенный вид налогообложения.

Прежде всего, этот факт связан с тем, что такой вид платежей во многом позволяет упростить ведение экономической деятельности. Такой факт проявляется в отмене уплаты других налогов, в упрощении отчетности перед государственными органами и т.д. Цель упрощенного вида налогообложения – облегчить деятельность и дать возможность развиваться представителям малого и среднего бизнеса.

Упрощенный налог, как и любой другой обязательный платеж, имеет свои особенности, которые заключаются в периодичности выплат, их размере, отчетности. Каждый из этих пунктов делает упрощенную систему налогообложения особенной и не похожей на другие виды налогов.

Вообще, рассматривая вопрос об отчетности, предоставляемой по упрощенному налогу, прежде всего, необходимо кратко очертить саму суть такого налогообложения. И так, упрощенный вид налогов – это особая система обязательных платежей, предусмотренных государством за осуществления предпринимательской деятельности.

Она может использоваться только в том случае, когда предприниматель соответствует всем необходимым требованиям.

К ним законодатель отнес:

Наличие наемной силы у индивидуального предпринимателя не должно превышать количества в 100 человек;
общий размер прибыли предпринимателя за год ведения деятельности должен составлять сумму, которая будет меньше 60 миллионов рублей;
стоимость собственности, которую предприниматель использует для ведения экономической деятельности, не может превышать 100 миллионов рублей.

Только при соблюдении каждого из этих критериев ИП имеет возможность выбрать для себя упрощенную систему налогообложения при регистрации своей деятельности, или же перейти на такой вид налогов, использовав другую систему платежей. При этом стоит помнить, что переход возможен исключительно со следующего налогового периода, то есть года. Само же заявление необходимо подать в налоговый орган до 31 декабря.

Упрощенная система имеет два подвида. Первый – Доходы. Он предназначен для вычитания 6% ставки от размера прибыли предпринимателя за определенный налоговый период. Второй – Доходы – Расходы. Такая система заключается в том, что от разницы между прибылью предпринимателя и его затратами исчисляется 15% ставка. Выбор вида является индивидуальным для каждого ИП и осуществляется им добровольно.

Большинство предпринимателей склоняются к применению такой системы налогообложения в связи с тем, что тут отсутствует оплата таких налогов, как платежи на доход и на добавленную стоимость. Кроме того, до недавнего времени в этот список входил и налог на имущество предпринимателя, но такое правило было отменено. На сегодняшний день ИП обязаны платить такой вид налогообложения. Но нюанс состоит в том, что прежде чем отчаиваться стоит посмотреть региональные кадастры собственности, в которых имеется перечень имущества, что подлежит налогообложению. Только при наличии там собственности, которую использует в своей работе ИП, появляется необходимость платить налог за определенное имущество.

Отчет ИП в налоговую УСН

Каждый из предпринимателей, который использует упрощенную систему налогообложения со временем приходит к вопросу о том, какие отчеты сдавать при УСН. Ведь каждое лицо, независимо от формы налогообложения, обязано предоставлять налоговому органу определенный перечень документов, предусмотренный законодательством.

Отчет по УСН представляет собою подачу специального документа. Плательщики упрощенного налогообложения будут обязаны отчитываться за прошедший год по новому образцу декларации, предназначенному для упрощенной системы налогов. Новая форма содержит больше разделов, чем старая. Если сравнивать с предыдущим образцом, то нововведенная декларация предусматривает подробный порядок отчисления каждого авансового платежа и дает возможность зачислять его в общую сумму налога. В зависимости от того, какой объект непосредственно облагается налогом, будут заполняться разделы декларации. Например, разделы 1.1 и 2.1 предназначены исключительно тем индивидуальным предпринимателям, что пользуются системой вычисления «Доходы». А разделы 1.2 и 2.2 - заполняют те ИП, которые используют подвид упрощенного налогообложения «Доходы – Расходы». Такой вариант написания декларации значительно упростит сам процесс заполнения и уменьшит вероятность запутаться в разделах. Остальные изменения имеют исключительно технический характер.

Отчеты по УСН подаются за год. То есть, декларация государственного образца предоставляется налоговому органу с годовой периодичностью. При этом, все данные, которые необходимы для внесения в такой документ должны быть годовым отчетом УСН. Период с 01 января по 31 декабря в данном случае и будет отчетным, но при этом не стоит путать его со сроком подачи декларации в налоговую службу. Найти образец такого документа каждый предприниматель имеет возможность в налоговом отделении или на официальном сайте налоговой службы. Кроме этого, декларацию можно скачать здесь (образец).

Бланк отчета по УСН должен предоставляться государственному органу до 30 апреля. Это главное правило, которое необходимо соблюдать при сотрудничестве с налоговым органом. Кроме этого стоит помнить, что несвоевременное предоставление такого документа может потянуть за собой наложение штрафных санкций. На сегодняшний день размер штрафа зависит от того, был ли уплачен налог до подачи декларации или не был. В первом случае санкция будет ровна 1 000 рублей, а во втором случае будет исчисляться в процентном соотношении (5%) от суммы неуплаченного налога. При этом, такие суммы насчитываются за каждый месяц, который был прострочен. В таком случае даже не важно, прошел ли месяц полностью – достаточно будет того, что наступило первое число месяца.

Поэтому, стоит учесть и предусмотреть наиболее выгодный способ подачи такой декларации. На сегодняшний день предприниматель имеет возможность предоставить документ лично, отправить его по почте или подать через доверенное лицо.

Наиболее широко используется первый вариант, поскольку он не предполагает никаких дополнительных действий. Предпринимателю всего лишь необходимо заполнить декларацию, взять с собою оригинал документа, подтверждающего его личность (паспорт) и отправится в налоговую службу по месту регистрации и учета его деятельности. Декларация отдается налоговому работнику. В таком случае специалисты рекомендуют сделать копию этой декларации и попросить налоговика поставить на ней отметку о том, что такой документ был принят налоговым органом. Такие действия обеспечат предпринимателю доказательство том, что налоговая декларация была им подана и такая подача осуществилась вовремя.

Второй вариант предоставления документа в налоговую службу чаще всего используется предпринимателями, которые в силу определенных обстоятельств находятся далеко от налогового органа по месту учета и не могут в срок предоставить декларацию самостоятельно. Поэтому, для подачи документа достаточно будет обратиться в любое почтовое отделение. Декларацию необходимо отправить заказным письмом на адрес налогового органа. Довольно часто такой вариант выбирают в случае, когда предприниматель не успевает до конца рабочего дня 30 апреля предоставить декларацию в налоговый орган. В таком случае, можно так же воспользоваться почтовыми услугами и для своевременной подачи будет достаточно того, что на конверте будет стоять дата отправления – 30 апреля. Абсолютно неважно в таком случае, что письмо отправлялось уже после закрытия налогового органа. Факт подачи 30 апреля остается неоспоримым.

Кроме того, существует еще один вариант – предоставление декларации через доверенное лицо. Такой способ представляет собой подачу документа третьим лицом. Если предприниматель не имеет возможности, или даже желания самостоятельно отправится в налоговую службу по месту учета, то он имеет полное право возложить эти обязанности на другое лицо. Осуществляется это при помощи доверенности – специального документа, в котором предприниматель указывает, что наделяет определенное лицо правом на представление его интересов в налоговой службе, в частности – при подаче декларации.

При помощи этой доверенности и оригинала документа, подтверждающего личность, доверенное лицо предоставляет декларацию в налоговый орган. По поводу доверительных лиц, то это может быть, как наемный работник, так и знакомый предпринимателя. Кроме того, на сегодняшний день на рынке услуг существует довольно широкий ассортимент компаний, которые предлагают не только юридическое сопровождения деятельности ИП, но и представление его интересов в государственных органах, в частности – в налоговой службе. Для этого предприниматель подписывает с такой организацией договор, а также, выдает доверенность на подтверждение права представления его интересов. Далее, лицо за плату, предусмотренную договором, подает за него декларацию.

Кроме того, технологии не стоят на месте и налоговая служба, для того что бы упростить процесс предоставления отчетной документации начала использовать электронный ресурс. Такой принцип работы состоит в том, что предприниматель общается с налоговыми органами при помощи средств телекоммуникации. То есть, годовая декларация подается в соответствующую инспекцию при помощи сети Интернет. Каждый ИП, который использует такие каналы передачи, обязан иметь определенный программы для отсылки такого рода документации. Основными из них являются электронная подпись, программа по зашифровке результатов, программа по расшифровке входной корреспонденции. Приобрести такой продукт можно у специальных фирм, которые имеют лицензию на занятие такого рода деятельностью.

Довольно много предпринимателей задаются вопросом о том, какие отчеты при УСН нужно подавать ежеквартально, ежемесячно, раз в полугодие. На такой вопрос ответ однозначен – никакие. Предоставление отчетности предпринимателя состоит только из подачи ежегодной декларации. Никакой другой документации предоставлять не нужно. Книга доходов и расходов, которая раньше была обязательной для предоставления налоговому органу уже тоже не подается. Предпринимателю достаточно будет просто хранить такой документ у себя в сшитом виду. Заверять ее в налоговой службе, как это было раньше, уже тоже нет нужды.

Довольно часто предоставление отчета путают с непосредственно самой оплатой налогообложений. Тут стоит заметить, что сами внесения обязательных платежей должны быть ежеквартальными. То есть, предприниматель обязан каждые три месяца оплачивать налоги за ведение своей деятельности. При этом, осуществлять такую оплату он обязан до 25 числа первого месяца, который следует за кварталом. К тому же, такие действия не требуют абсолютно никаких отчетностей. При подаче декларации вычисляют так же сумму, которую необходимо доплатить, учитывая первые три квартальных взноса, ведь четвертый платится уже непосредственно до подачи декларации.

Авансовый отчет подотчетного лица

Трудно себе представить работу любой организации без подотчетных лиц. Вероятнее всего, каждый сотрудник организации хотя бы однажды получал денежные средства под отчет.

Выдача наличных денежных средств сотрудникам (под отчет) может производиться для следующих целей:

Аванс на хозяйственно-операционные расходы;
- аванс на оплату командировочных расходов;
- в порядке возмещения произведенных сотрудником командировочных расходов.

Для выдачи из кассы заполняется расходный кассовый ордер (форма № КО-2 «Расходный кассовый ордер», утв. постановлением Госкомстата России № 88). После оформления документ подписывается руководителем, главным бухгалтером или уполномоченными лицами.

Организация может перечислить средства и путем безналичного перечисления, например, на счет, открытый работнику в банке в рамках «зарплатного проекта». Однако во избежание возникновения конфликтного поля с проверяющими организациями лучше оформить для подотчетных лиц специальные карточные счета в банке.

Подотчетное лицо при всех вариантах выдачи ему денежных средств (на хозяйственные нужды, на приобретение материальных ценностей, при направлении в служебную командировку и другие) обязано заполнить авансовый отчет об израсходованных денежных средствах. Согласно пункту 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ № 40, лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения этих лиц из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. При этом срок, на который выдаются денежные средства под отчет, определяется руководителем организации.

Выдача наличных денег под отчет производится только лицу, находящемуся с организацией в трудовых отношениях. Выдача иным лицам запрещается. Выдача наличных денег производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет денег одним лицом другому запрещается.

Итак, работники, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет.

Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам, применяется авансовый отчет. Постановлением Госкомстата России № 55 утверждена форма авансового отчета (форма № АО-1) для учета денежных средств, выданных под отчет на административно-хозяйственные расходы. Форма № АО-1 применяется юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений. Форма авансового отчета для бюджетных учреждений утверждена приказом Минфина России № 123н. Таким образом, для бюджетных учреждений применяется Авансовый отчет (форма № 0504049).

Общие правила заполнения авансового отчета

Авансовый отчет применяется для учета расчетов с подотчетными лицами. Бланк авансового отчета представляет собой двусторонний документ. Подотчетные лица приводят сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета и заполняют графы 1 – 6 на оборотной стороне авансового отчета о фактически израсходованных суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются на предмет правильности оформления и наличия документов, подтверждающих произведенные расходы, целевого расходования средств, и заполняются графы 7 – 10 оборотной стороны авансового отчета, содержащие сведения о расходах, принимаемых бухгалтерией к учету. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем организации.

Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублях по курсу Центрального банка Российской Федерации. Погашение суммы задолженности в иностранной валюте подотчетными лицами и отражение этой суммы в авансовом отчете в рублевом эквиваленте производится по курсу Центрального банка Российской Федерации на дату утверждения авансового отчета руководителем организации.

Порядок принятия к учету авансового отчета

1. Выдача денег под отчет.

Основанием для выдачи денег под отчет в любом случае является заявление на выдачу денег. В заявлении подотчетное лицо обязано указать конкретную цель получения аванса, срок получения денег. Заявление направляется руководителю организации. После соответствующего визирования руководителем заявление поступает в бухгалтерию для выдачи денег. При этом бухгалтер обязан проверить отсутствие остатка по предыдущему авансу.

При направлении в командировку основанием для выдачи денег является приказ руководителя организации о направлении работника организации в служебную командировку. После ознакомления с приказом работник составляет заявление с предварительным расчетом средств, которые понадобятся ему в командировке.

2. Когда расходы произведены…

По возвращении сотрудника из командировки (или после приобретения товарно-материальных ценностей, получения услуг и прочее) им составляется авансовый отчет по унифицированной форме. Отчет сдается в бухгалтерию. Напоминаем, что это необходимо сделать не позднее трех дней после возвращения из командировки.

Если было потрачено меньше, чем получено, то остаток неизрасходованных сумм возвращается в кассу по приходному кассовому ордеру.

Если было потрачено больше, чем получено, то перерасход по авансовому отчету выдается сотруднику по расходному кассовому ордеру.

3. Бухгалтер проверяет целевое расходование средств, выданных работнику.

4. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом.

О первичных документах

В соответствии со статьей 9 Федерального закона № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Федеральный закон № 129-ФЗ) все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Федерального закона № 129-ФЗ. По истечении установленного срока сотрудник организации, получивший денежные средства под отчет, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.

При покупках за наличный расчет в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю (а покупатель вправе потребовать у продавца) два документа – кассовый чек и товарный чек (накладную).

Кассовый чек должен содержать следующие реквизиты:

Наименование организации, выдавшей чек;
- идентификационный номер организации-налогоплательщика (ИНН);
- заводской номер контрольно-кассовой машины (ККМ);
- порядковый номер чека;
- дату и время покупки (оказания услуги);
- стоимость покупки (услуги).

Вместо кассового чека допускается выдача номерного бланка строгой отчетности по формам, утвержденным Минфином России по согласованию с Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам (ГМЭК по ККМ), с указанием предусмотренных формой бланка реквизитов.

Товарный чек (накладная) должен содержать следующие реквизиты:

Наименование документа;
- дату составления документа;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- название и измерители приобретенного товара в натуральном и денежном выражении;
- должность и личную подпись ответственного лица (продавца);
- штамп (печать) продавца.

Счет-фактура должен отвечать требованиям положений пунктов 5 и 6 ст. 169 Налогового кодекса РФ и выписывается по форме, установленной постановлением Правительства РФ № 914 «Об утверждении правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (с учетом изменений и дополнений), с обязательным заполнением всех указанных в нем реквизитов (при отсутствии информации соответствующие строки, графы прочеркиваются).

При покупках за наличный расчет у граждан-предпринимателей продавец обязан выдать покупателю (а покупатель вправе потребовать у продавца) кассовый и товарный чеки (или накладную) со всеми вышеперечисленными реквизитами.

Покупки за наличный расчет собственного имущества граждан, не являющихся предпринимателями, оформляются договорами купли-продажи личного имущества. В договорах должны быть указаны паспортные данные гражданина. Договор может быть заключен только лицом, которому директором выдана доверенность на право заключения таких договоров. Выплата денег по таким договорам производится непосредственно гражданам-продавцам только через бухгалтерию с разрешения главного бухгалтера после проверки документального оформления таких хозяйственных операций.

Приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы должны отвечать следующим основным требованиям:

Подтверждающие документы подаются в оригинале;
- по форме они должны соответствовать принятым требованиям для оформления и заполнения первичных документов;
- по характеру операций должна быть установлена связь подтверждающих документов с целевым назначением выданного подотчетному лицу денежного аванса.

Расходы во время командировки

Все расходы во время командировки должны быть подтверждены документами. Сообщите сотрудникам организации о необходимости сохранения всех документов.

Документы, подтверждающие расходы на проезд. Необходимо предоставить все проездные документы (авиа-, железнодорожные и автобусные билеты). Если вы ехали на поезде, по окончании поездки не забудьте забрать билет у проводника. Если во время поездки пользовались постельными принадлежностями, потребуйте у проводника, чтобы он выдал вам документ, подтверждающий оплату этой услуги. Этими документами будут являться кассовый чек, копия чека с указанием фамилии клиента, даты, стоимости услуги.

Расходы на проезд возмещаются в размере фактически потраченных сумм.

Их подтверждают проездные документы. Кроме этого, работодатель оплачивает:

Страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;
- услуги по предварительной продаже проездных документов.

Работодатель возмещает также расходы на проезд до вокзала и аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта. Это распространяется как на места отправления и назначения, так и на места пересадок.

Документы, подтверждающие расходы на проживание. Выписываясь из гостиницы, не забудьте взять документы, подтверждающие стоимость проживания. Ранее это мог быть гостиничный счет по форме № 3-Г или 3-Гм (утв. приказом Минфина России № 121). А в настоящее время бланки должны быть разработаны в соответствии с постановление правительства РФ № 359. Если бланков нет, при приеме наличных средств должна применяться контрольно-кассовая техника. Это требование Федерального закона № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов». И только если организации или индивидуальные предприниматели оказывают услуги населению, выдавая бланки строгой отчетности, ККТ не применяется (п. 2 ст. 2 Закона № 54-ФЗ). В этом случае формы бланков строгой отчетности приравниваются к кассовым чекам.

Перед отъездом не забудьте проставить отметки о прибытии и выбытии в командировочном удостоверении. Проследите, чтобы эти отметки соответствовали дням проживания в гостинице.

Заполняем авансовый отчет

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом.

На титульной части бланка авансового отчета подотчетное лицо указывает:

Наименование организации, направившей его в командировку;
- структурное подразделение (отдел, сектор), в котором работает сотрудник;
- свою фамилию, имя и отчество (графа «Подотчетное лицо);
- должность;
- назначение аванса (приобретение ценностей, оплата услуг, командировочные расходы и другое).

Бухгалтер для осуществления контроля указывает на титульной части бланка авансового отчета информацию о выдаче денег (указывает номер и дату документа, по которому выданы деньги, и соответствующий номер счета) и данные о наличии остатка или перерасхода по предыдущему авансу.

На титульной части бланка авансового отчета также есть таблица «Бухгалтерская запись», в которую бухгалтер переносит суммы к учету с оборотной стороны авансового отчета по соответствующей корреспонденции счетов.

Внизу авансового отчета имеется раздел – расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются фамилия, имя, отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.

Перед заполнением оборотной стороны авансового отчета подотчетное лицо должно систематизировать первичные документы (билеты, транспортные счета, багажные квитанции, счета из гостиниц или от иных лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, акты закупки, счета-фактуры, товарные накладные и т.д.). Документы нужно сформировать в хронологическом порядке, пронумеровать их. Как правило, документы небольшого размера (например, билет в электричке) нужно наклеить на лист формата А4.

Оборотная сторона авансового отчета заполняется в следующем порядке по графам:

	Указывается номер документа по порядку в зависимости от того, как их подотчетное лицо пронумеровало и систематизировало. Документы прикладываются к авансовому отчету по порядку
	Указывается дата выполнения хозяйственной операции, сопровождающейся уплатой денежных средств, и указанная на документе. То есть дата документа. Относительно суточных по служебной командировке может указываться дата оформления приказа руководителя на командировку
	Указывается номер документа (номер кассового чека, номер билета и т.д.)
«Кому, за что и по какому документу уплачено»	Указывается получатель денежных средств, содержание операции (оплата проезда, покупка товара, оплата постельных принадлежностей, суточные и т.д.), название документа (билет, квитанция, акт закупки, накладная, командировочное удостоверение и т.д.)
«Сумма расхода»	Указывается сумма денежных средств, подлежащая возмещению предприятием за израсходованные подотчетным лицом денежные средства

Если количество подтверждающих документов превышает количество строк в бланке формы авансового отчета, подотчетное лицо получает второй оборотный лист бланка, при необходимости третий и т.д. бланки отчета и составляет авансовый отчет на нескольких бланках. В конце первого бланка отчета указывается: «Окончание расчета см. в продолжении (продолжениях №) авансового отчета». В верхней части второго и последующих бланков отчетов указывается: «Продолжение авансового отчета... Ф.И.О. №...».

Заполненный бланк авансового отчета должен быть подписан подотчетным лицом.

Авансовый отчет подотчетного лица, не соответствующий указанным выше требованиям, бухгалтерией к проверке и учету не принимается. Подотчетное лицо в таком случае остается должником предприятия на сумму полученных под отчет денежных средств до погашения суммы этих средств.

Как мы писали выше, если сотрудником было потрачено меньше, чем получено, то остаток неизрасходованных сумм он должен вернуть в кассу учреждения по приходному кассовому ордеру.

По той или иной причине сотрудник может задержать возврат оставшихся у него сумм, а то и не вернуть их вовсе. В случае если работник своевременно не вернул в кассу остаток неиспользованных средств, следует руководствоваться статьей 137 Трудового кодекса РФ, которой предусмотрены случаи удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю.

В данной статье предусмотрены случаи, когда из заработной платы работника могут быть удержаны средства для погашения его задолженности учреждению. В частности, удержания из заработной платы работника могут производиться для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой.

При этом работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Решения работодатель принимает и оформляет, как правило, в форме приказа или распоряжения, хотя унифицированной формы такого приказа нормативными правовыми актами не установлено. При этом первоначально учреждение должно получить согласие работника на удержание сумм из заработной платы. Такое согласие должно быть оформлено в письменной форме. Общая сумма удержания не должна превышать 20% от суммы причитающейся работнику заработной платы (после удержания налога на доходы физических лиц), а в случаях, предусмотренных федеральными законами в размере 50% заработной платы.

В бухгалтерском учете есть требования о подстрочном переводе на русский язык документов составленных на иных языках, в частности в п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина России N 34н.

Перевод на русский язык первичных документов может осуществить любой человек, знающий этот язык, будь то штатный или внештатный сотрудник или даже знакомый. В бухгалтерском учете важную роль играют цифровые показатели, например стоимости проезда, проживания и другие виды расходов.

Поэтому если вам надо срочно сделать перевод, то для начала сделайте ксерокопию с документа. Те слова или фразы, которые необходимо перевести обведите или подчеркните, пометьте сносками, цифрами или другими знаками, понятными для вас и проверяющих. А далее, осуществить перевод каждого из отмеченных вами слов или словосочетаний на русский язык.

Не забудьте данный перевод заверить у главного бухгалтера или другого уполномоченного на это лица.

Если вы не уверены или у вас имеются сомнения в правильности перевода, вы можете пригласить переводчика (в этом случае можно заключить договор гражданско-правового характера) или обратится в специализированные фирмы, оказывающие эти услуги (по договору оказания услуг (работ)). Кстати, такие услуги оказываются при многих нотариальных конторах.

Авансовый отчет материалы

Общая схема работы в случае оприходования материалов и услуг в авансовых отчетах без использования журнала движения ценностей и услуг выглядит так: выдача под отчет -> оформление авансового отчета -> возврат из под отчета (неизрасходованных средств) или выдача под отчет (при перерасходе).

Выдача под отчет

Выдача под отчет заносится в меню «Операции | Платежные документы» или одном из пунктов меню «Операции | Касса», «Операции | Банк исходящий». В зависимости от того, осуществляется ли платеж через кассу или через банк, заносится операция выдача подотчет или платежное поручение или оплата корпоративной картой.

Проводки по операции (в налоговом учете операция не отражается):

71/Сотрудник - 50 (51, 55) = Сумма под отчет сотруднику

Авансовый отчет

Для этого надо открыть авансовые отчеты в главном меню «Операции | Авансовые отчеты» и добавить новую запись. В табличной части на вкладке «Понесенные расходы» указываем полученные услуги или приобретенные материалы, на вкладку «Оплаты» добавляем запись с ранее внесенным авансом. В поле «Дебет счета» нужно указать счет материала или услуги (для услуг используется 44, 20 и другие затратные счета, для материалов 10). В поле «Статья НУ» нужно указать статью расхода «05» или другую статью.

На УСН работаем без НДС, но при работе с поставщиком с НДС нужно разбивать в налоговом учете сумму расходов на статью «05» (или иную статью) и статью «08» (суммы НДС, принимаемые в расход), для этого используется поле «В т.ч. сумма НДС».

Проводки по операции, если поставщик без НДС:

44/УСЛ/Услуга - 71/Сотрудник = Сумма оказанных услуг | Статья НУ = «05» (или иная статья расхода) Сумма НУ = Сумма оказанных услуг

Проводки по операции, если поставщик с НДС:

44/УСЛ/Услуга - 71/Сотрудник = Сумма оказанных услуг | Статья НУ = «05» (или иная статья расхода) Сумма НУ = Сумма оказанных услуг за вычетом НДС 44/УСЛ/Услуга - 71/Сотрудник = Сумма оказанных услуг | Статья НУ = «08» Сумма НУ = Сумма НДС услуг

При формировании книги доходов и расходов (пункт главного меню программы «Отчеты | Книга учета доходов и расходов») запись попадет с минимумом между «Суммой ранее выданного аванса» и «Суммой оприходования». Дата записи будет совпадать с датой оприходования. При работе с поставщиком с НДС в книге будут сделаны две записи соответственно с суммой по «05» или иной статье и с суммой НДС по статье «08».

Возврат из под отчета или выдача под отчет

Возврат из под отчета (неизрасходованных средств) или выдача под отчет (при перерасходе) заносится в меню «Операции | Платежные документы» или одном из пунктов меню «Операции | Касса».

НДС в авансовом отчете

В бухгалтерском учете НДС по авансовым отчетам может отражаться двумя способами:

Способ 1 (более предпочтителен при текущей ситуации)

		сумма расходов по утвержденному авансовому отчету
		НДС с почтовых расходов
		НДС принят к вычету

Способ 2

		сумма почтовых расходов по квитанциям
		НДС с почтовых расходов
		утвержден авансовый отчет
		НДС принят к вычету

Подотчетное лицо прикладывает к авансовому отчету квитанцию по оплате почтовых услуг. В квитанции выделен НДС, счет-фактура отсутствует.

Как отразить расходы по НДС в бухгалтерском и налоговом учете?

На основании ст. 171 НК РФ налогоплательщик имеет право уменьшить общую сумму налога, исчисленную в соответствии со ст. 166 НК РФ, на налоговые вычеты. Вычетам подлежат суммы "входного" НДС по товарам (работам, услугам, имущественным правам), которые приобретены для осуществления операций, признаваемых объектом обложения НДС.

Согласно п. 1 ст. 172 НК РФ налоговые вычеты производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг, имущественных прав). При этом вычетам подлежат только суммы налога, предъявленные налогоплательщику при приобретении товаров (работ, услуг, имущественных прав) после принятия на учет указанных товаров (работ, услуг, имущественных прав) и при наличии соответствующих первичных документов.

Счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав сумм налога к вычету (п. 1 ст. 169 НК РФ).

В соответствии с п. 7 ст. 168 НК РФ при реализации товаров за наличный расчет организациями и предпринимателями розничной торговли и общественного питания, а также другими организациями, предпринимателями, выполняющими работы и оказывающими платные услуги непосредственно населению, требование по выставлению счетов-фактур считается выполненным, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы. По мнению контролирующих органов (Письма МНС России N 03-1-08/1191/15@, УФНС по г. Москве N 24-11/71008, Минфина России N 04-03-11/42), указанная норма распространяется только на организации и предпринимателей, реализующих товары (работы, услуги) непосредственно населению. В случаях, когда товар приобретает юридическое лицо или предприниматель, продавец обязан выписать счет-фактуру.

Но, в данном случае необходимо учитывать, что расходы отражены в авансовом отчете, т.е. подотчетное лицо взаимодействует с поставщиком услуг (почтой) как физическое лицо. По этому вопросу сложилось достаточно много арбитражной практики. Особо необходимо отметить положительное для налогоплательщиков решение, принятое в Постановление Президиума ВАС РФ N 17718/07. Президиум ВАС РФ рассмотрел дело, в котором предприниматель приобретал бензин на автозаправочных станциях, осуществляющих розничную торговлю для населения. Оплата, включая НДС, производилась наличными денежными средствами и подтверждена выданными продавцом кассовыми чеками. Бензин использовался предпринимателем для осуществления предпринимательской деятельности, т.е. для операций, признаваемых объектом обложения НДС. ВАС РФ указал, что применение предпринимателем налогового вычета по НДС согласуется с позицией, изложенной в Определении КС РФ N 384-О, разъясняющей, что счет-фактура не является единственным документом для предоставления налогоплательщику налоговых вычетов по НДС. Вычеты могут предоставляться и на основании иных документов, подтверждающих уплату данного налога.

Учитывая изложенное, при применении вычета по НДС по товарам (работам, услугам), по которым имеются кассовые чеки, но отсутствуют счета-фактуры, у налогоплательщиков имеются определенные риски предъявления претензий со стороны налоговых органов. Однако, принимая во внимание указанное Постановление Президиума ВАС РФ, действия налогоплательщиков по принятию к вычету НДС являются правомерными и в случае судебных споров, позиция налогоплательщика является более сильной.

Авансовый отчет суточные

В числе командировочных расходов, выплачиваемых работнику авансом, присутствует и такой пункт, как суточные. Это своего рода «карманные деньги» командированного, которые он тратит на пропитание и прочие мелочи, которые довольно трудно или невозможно подтвердить документально. Действительно, суточные являются единственным видом командировочных расходов, который работник не обязан подтверждать первичными документами.

Авансовый отчет - форма, которую совместно заполняют командированный работник и бухгалтер предприятия. Она служит для обоснования списания расходов на командировку в бухгалтерском и налоговом учете организации. На лицевой стороне формы указывается общая сумма полученного аванса (включая суточные), а также остаток или перерасход средств, если таковые имеются.

Оборотная сторона формы №АО-1 представляет собой таблицу и предназначена для перечисления подтверждающих расходы документов, прилагающихся к авансовому отчету. Ее заполняет работник. Поскольку сумма в графе «Итого» этой таблицы должна соответствовать общей сумме отчета, списываемой предприятием, то суточные здесь также должны быть упомянуты. Но поскольку никаких подтверждающих суточные расходы документов работник представлять не обязан, то графы таблицы, предназначенные для реквизитов подтверждающих документов, остаются пустыми.

Работник просто пишет в графе «Наименование документа (расхода)»: «Суточные с такого-то по такое-то число», а в графе «Сумма расхода» - сумму, выданную в качестве суточных. Больше ничего писать насчет суточных не нужно. Правомерность учета этих затрат в качестве производственных, подтверждают документы, доказывающие производственный характер самой командировки, а также приказ о направлении в командировку и проездные документы.

Суточные учитываются организацией в размере фактических затрат. Законодательство не содержит лимитов размера суточных, их денежное значение регулируется внутренними актами организации. В НК существует норматив суточных лишь в целях исчисления НДФЛ, но он не является ограничением самого размера суточных. Тем не менее, принимая во внимание наличие этого норматива, в авансовом отчете обязательно надо указать даты/количество дней, на которые выдаются суточные.

Книга доходов и расходов авансовый отчет

До того момента, пока предприниматель фактически не получит товары (ей не будут оказаны услуги или выполнены работы), расходов у него не возникнет. Выданные подотчетные суммы не уменьшают базу по единому налогу при упрощенке. Включить в расходы стоимость имущества, купленного на подотчетные суммы, можно только после того, как расходы авансовый отчет будет утвержден. То есть в книгу доходов и расходов включаются суммы по утвержденным авансовым отчетам. Норматива по материальным затратам нет.

Налоги и взносы

Для целей налогообложения операцию по передаче денег под отчет рассматривайте как выдачу аванса. Никаких особенностей, связанных с тем, что деньги получил сотрудник, не возникает.

До того момента, пока организация фактически не получит товары (ей не будут оказаны услуги или выполнены работы), расходов у нее не возникнет. Поэтому выданные подотчетные суммы не уменьшают базу по налогу на прибыль и единому налогу при упрощенке (п. 14 ст. 270, п. 3 ст. 273, п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Не влияют они и на расчет ЕНВД, этим налогом облагается вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ).

Включить в расходы можно и стоимость имущества, купленного на подотчетные суммы.

Для этого должны быть выполнены такие условия:

– расходы документально подтверждены (авансовый отчет утвержден, и к нему приложены все необходимые документы о покупке);
– приобретенное имущество (работы, услуги) должно использоваться в деятельности, направленной на получение дохода.

Это следует из пункта 2 статьи 346.16 и пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

В зависимости от того, какое имущество (работы, услуги) приобрел сотрудник, его стоимость относите к разным статьям затрат и в разный момент времени. Например, полученные канцтовары сразу после оплаты и получения включите в расходы (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). А стоимость покупных товаров, приобретенных через сотрудника, спишите в уменьшение налогооблагаемой базы по мере реализации* (подп. 23 п. 1 ст. 346.16, подп. 2 п. 2 ст. 346.17НК РФ).