Jak vybrat peníze z firemní karty. Vlastnosti účtování pro firemní karty. Účtování transakcí firemními kartami

Určeno k úhradě výdajů souvisejících s obchodní činností nebo hlavní činností společnosti, včetně faktur, zastoupení, dopravy a cestovní výdaje a také přijímání hotovosti. Kartu nelze použít k výplatě mezd a sociálních dávek. Firemní karta je ve svém jádru obdobou finančních prostředků vydávaných na účet. Může být debetní nebo kreditní.

Pro vydání karty musí právnická osoba uzavřít s bankou smlouvu o vydávání a vedení firemních karet, kde jsou zobrazeny informace o zaměstnancích, kteří budou tyto karty používat. K dohodě by měly být přiloženy žádosti zaměstnanců o vydání karet a plné moci pro ně od společnosti. Chcete-li otevřít kartový účet, musíte bance poskytnout příslušné dokumenty.

Možný počet karet, které lze otevřít na jeden účet, určuje každá banka podle vlastního uvážení.

Výhody použití firemních karet pro organizaci:

Snížení provozních nákladů a času spojeného s vydáváním zúčtovatelných částek. Společnost nepotřebuje přijímat hotovost od banky hotovost na obchodní náklady, jakož i jejich dodání a skladování;

Odpadá nákup cizí měny na zahraniční pracovní cesty nebo zakládání devizového účtu a odpadá nutnost vyplňovat prohlášení při překračování hranic. Prostředky budou odepsány z kartového účtu společnosti s automatickým převodem do měny země, ve které se držitel karty nachází;

Řízení a kontrola firemních výdajů. Schopnost nastavit limity na kartách a propojit SMS informace umožňuje v reálném čase kontrolovat čerpání prostředků oprávněným pracovníkem. Organizace může například kdykoli dobít kartu nebo zvýšit limit transakcí vyslaného zaměstnance. Banka také poskytuje společnosti podrobný výpis transakcí pomocí karet. Díky tomu může účetní oddělení společnosti kontrolovat cílené vynakládání finančních prostředků zaměstnanci;

Možnost provádět platby v částkách nad 100 tisíc rublů. V souladu s pokyny Centrální banky Ruské federace ze dne 20. července 2007 č. 1843-U jsou hotovostní platby v Ruské federaci mezi organizacemi vč. jednotliví podnikatelé související s jejich realizací podnikatelská činnost, v rámci jedné smlouvy lze provést ve výši nepřesahující 100 tisíc rublů. Platby firemní kartou se týkají bezhotovostních plateb – tedy toto omezení transakcí s firemní karty neplatí;

Pomocí karty můžete nakupovat na internetu;

24/7 přístup k finančním prostředkům na účtu organizace. Možnost kdykoli přijímat hotovost z bankomatů;

Možnost připojit všechny firemní karty k jednomu kartovému účtu s jediným limitem útraty pro všechny zaměstnance organizace nebo rozdělit všechny firemní karty do skupin s vlastním limitem útraty;

Snižte riziko ztráty hotovosti nebo krádeže. Pokud dojde ke ztrátě karty, klient ji může zablokovat, čímž ušetří finanční prostředky;

V závislosti na typu karty a bankovního programu mají firemní karty také určité typy slev a výhod.

Roční údržba jedné firemní karty v ruské banky v průměru stojí od 1 000 rublů. Například v Avangard Bank roční služba karty MasterCard Obchodní náklady 900 rublů a MasterCard Gold– 2 tisíce v St. Petersburg Industrial Akciová banka(SIAB) roční údržba karty Visa Business bude stát 1 tisíc rublů.

Banky mohou nastavit minimální zůstatek na účtu na kartě. Takže u Avangard Bank se rovná 10 tisíc rublů.

Firemní kartu lze vydat pro drobné nákupy pro aktuální potřeby podniku nebo pro použití na služebních cestách. Karty jsou k dispozici ve třech verzích:

1. Debetní- tohle platebním nástrojem umožňuje používat peníze, které byly dříve připsány na účet spojený s plastovou kartou. Pokud disponibilní zůstatek uživatele nestačí, nebude si moci půjčit další finanční prostředky od banky.
2. Kredit– obslužný bankovní ústav stanoví limit karty, do kterého mohou uživatelé platit za nákupy.
3. Debetní karty s možností přečerpání. Při platbě takovou kartou firemní klientelu může využívat nejen prostředky dostupné na účtu, ale i prostředky přidělené bankou úvěrový limit. Půjčky budou splaceny automaticky při prvním přijetí peněz na kartu.

Vlastnosti plateb pomocí firemní karty

Vydáno finanční instituce firemní karta zůstává jejím majetkem a peníze na ní patří společnosti, pro kterou byl plast vydán. Klient získává oprávnění pouze používat kartu při platbách, provádět operace připisování a utrácet finanční prostředky na kartovém účtu. Plastová karta vydaná bankou není společností zaúčtována.

DŮLEŽITÉ! V finanční úřad Společnost není povinna hlásit otevření firemní karty (debetní nebo kreditní). Tato funkce je určena bankovním institucím, které poskytují služby pro vydávání a obsluhu těchto platebních produktů.

Zaměstnanci musí zaměstnavateli předkládat písemné zprávy o pohybu na firemní kartě v každém případě, kdy z ní vybírají prostředky nebo s její pomocí provádějí výdajové transakce. Peněžní zdroje, převedené na tento typ karty, se promítají do účetnictví společnosti jako součást zúčtovatelných částek. Odpovědní zaměstnanci, kterým bylo uděleno dispoziční právo k podnikové kartě, jsou povinni:

• s frekvencí stanovenou podnikem pro sestavování zpráv o pohybu finančních prostředků na firemních kartách předkládat závěrečnou zprávu (organizace si může vytvořit vlastní šablonu zprávy nebo vyzvat zaměstnance k vyplnění);
• uschovejte si všechny dokumenty potvrzující každou operaci a přiložte je ke zprávě (šeky, úkony, faktury).

Účetní oddělení po obdržení zpráv od odpovědných úředníků o čerpání prostředků z firemních karet ověřuje údaje s bankovními výpisy. Pokud jsou zjištěny nedostatky v důsledku nepřiměřeného nebo nepřiměřeného vynakládání prostředků z firemní karty, může společnost zaměstnanci zadržet výši škody, pokud je splněna řada podmínek:

• výši škody způsobené jednáním odpovědné osoby lze spolehlivě určit;
• byla zdokumentována vina konkrétního zaměstnance;
• vedoucí společnosti na základě výsledků vnitřní vyšetřování byl vydán příkaz k zadržení částky manka;
• od okamžiku zaznamenání skutečnosti vzniku manka nebo škody do dne vydání příkazu k zadržení určité částky ze mzdy pachatele neuplynul více než měsíc;
• údajné srážky nejsou viníkem zpochybňovány.

DŮLEŽITÉ! Firemní karty nelze vydat zaměstnancům mzdy a sociální dávky.

Počet firemních karet pro jednu společnost není omezen. Organizace si může u banky objednat několik personalizovaných nebo nepersonalizovaných karet a propojit je s jedním nebo různými účty. U každé plastové karty je možné omezit výši výdajů nastavením individuální limitní hodnoty.

Pomocí firemní karty můžete provádět následující nákladové transakce:

• úhrada výdajů zaměstnanců na pracovních cestách;
• realizace převodů ve prospěch veřejných služeb;
• provádění vyrovnání s protistranami;
• nákup drobného majetku;
• placení účtů za služby přímo související ekonomická činnost společnosti.

Platební postup a limit výdajů

Pro bezproblémovou práci s kartami v rámci firmy se doporučuje sledovat využívání zdrojů firemních karet zaměstnanci. Za tímto účelem je možné schválit místní zákon upravující platební schéma za kartu a četnost sestavování přehledů o vynaložených penězích.

Vnitřní předpisy pro používání firemní karty plní řadu úkolů:

• minimalizuje rizika sporů s finančními úřady ve věcech výběru hotovosti z karet;
• schvaluje výčet situací, ve kterých má zaměstnavatel právo uplatnit vůči odpovědnému zaměstnanci nároky na zpronevěru peněz, zjištěné manko nebo zneužití;
• činí proces zadržování nedostatku karet viníkům co nejtransparentnějším a nejsrozumitelnějším.

V pravidlech pro používání firemních karet schválených podnikem je nutné stanovit limity na různé typy výdajové akce, schválit seznam zaměstnanců, kteří mohou dostávat peníze na plasty, a stanovit časový rámec pro takové přijetí. Místní zákon musí obsahovat vzor hlášení o čerpání prostředků z karty a lhůtu pro jeho odevzdání do účtárny. Zaměstnanci, kteří jsou oprávněni provádět platby firemními kartami, musí vystavit účtenku, aby PIN kód ke kartě utajili před třetími stranami.

POZOR! V vnitřní pozice o postupu při používání firemních platebních karet je nutné zajistit část popisující opatření odpovědnosti za porušení finanční povahy pro pracovníky oprávněné používat firemní plastové karty.

Pokud společnost otevřela kreditní kartu nebo debetní kartu s kontokorentem, lze na ní stanovený peněžní limit zvýšit na úkor zdrojů obslužné banky. V tomto případě bude mít podnik úvěrové závazky do finanční instituce.

PAMATUJTE SI! Půjčka je klasifikována jako přijatá až po odepsání hotovostních nebo bezhotovostních úvěrových peněz. Právě v tuto chvíli by se měly krátkodobé úvěrové závazky promítnout do účetnictví ve výši čerpaného úvěrového limitu.

Na odpovědné osoby, pokud používají firemní karty, se nevztahují limity stanovené centrální bankou ve směrnici č. 3073-U ze dne 7. října 2013.

Účetnictví, účtování

Skutečnost vystavení platební složenky zaměstnanci firemní karta by se nemělo odrážet účetní záznamy společnosti. Účtování se provádí, pokud jsou pomocí tohoto typu karty provedeny transakce. Všechna zúčtování pomocí těchto platebních nástrojů jsou vykázána na účtu 55. Údaje z hlášení osob oprávněných utrácet peněžní prostředky z karet jsou zaneseny do 71 účtů. Analýza se provádí v členění na kartové účty a zvlášť pro každou odpovědnou osobu.

Všechny účetní transakce lze promítnout do následující korespondence:

1. D55 – K51– prostředky na kartovém účtu byly doplněny z běžného účtu společnosti.
2. D55 – K66– úvěrové závazky vůči bance vznikly v důsledku přečerpání disponibilních zdrojů na firemní kreditní kartě.
3. D91 – K55– byly odepsány prostředky z podnikové karty za účelem úhrady provize bance.
4. D71 – K55– vyrobené zaměstnancem výdajová transakce pomocí firemní karty.
5. D25 (nebo 26, 60, 10, 44, 76) – D71 zohledňují se částky uvedené ve zprávě odpovědné osoby.
6. V případě aktivace úvěrového limitu se úroky z něj projeví zaúčtováním D91 – K66.
7. D66 – K55– byl splacen úvěr na firemní kartě.

Pokud jsou prostředky na kartovém účtu doplněny cizí měnou, jejich zůstatky na data vykazování by měla být přehodnocena. Kurzové rozdíly vzniklé při tomto postupu jsou uvedeny na 91 účtech.

Pokud účetní oddělení společnosti nemá rychlý přístup k bankovním výpisům ke kartovým účtům, provádějí se účetní zápisy s účastí účtu 57:

• D71 – K57– zúčtovatel provedl z karty výdaj;
• D57 – K55– zohlední se údaje ze zprávy odpovědné osoby a bankovní výpis o utrácení prostředků z firemní karty.

Poslední zaúčtování je vytvořeno k datu přijetí dokladů potvrzujících pohyb na účtu ze servisu finanční instituce. Pokud zaměstnanec nemohl doložit výdaje, které provedl z karty, pak jsou výdaje uvedeny na bankovním výpisu zaúčtováním D73 – K55. Tyto částky musí buď potvrdit zaměstnanec, aby se prokázala jejich ekonomická proveditelnost, nebo je musí vrátit odpovědná osoba.

Naučte se pracovat s firemními kartami (1C: Accounting 8.3, vydání 3.0)

V této lekci se podíváme na odraz transakcí s firemními kartami v 1C: Účetnictví 8.3 (vydání 3.0).

korporátní nazývaná bankovní karta spojená s kartový účet organizací.

Obvykle organizace začíná speciální kartový účet v bance a připojí k tomuto účtu požadovaný počet bankovních karet, které se nazývají firemní karty.

Organizace převádí prostředky ze svého hlavního běžného účtu na tento kartový účet, a zaměstnanci organizace, kterým byly vydány firemní karty, vybírají peníze z těchto karet na svůj vlastní účet.

Pak zaměstnanci zpráva o utrácení prostředků vybraných z firemních karet pomocí předběžné zprávy.

Výhody firemních karet jsou zřejmé:

• snižují se náklady a čas na vydávání finančních prostředků pro vykazování
• snižuje se riziko ztráty hotovosti
• je možné z karty vybírat prostředky v požadované měně (nenahraditelná věc při cestách do zahraničí)
• existuje kontrola nad utrácením finančních prostředků online (např mobilní aplikace)
• je možné nastavit limity jak pro kartový účet obecně, tak pro firemní karty konkrétně
• bude možné nakupovat online

Požadavky při práci s firemními kartami:

• prostředky stržené z karet nelze použít k vyrovnání se zaměstnanci na mzdy a obecně na žádné sociální platby
• S bankou je uzavřena smlouva o vydávání a obsluze firemních karet, ke které je připojen seznam zaměstnanců, kteří budou tyto karty používat

Dovolte mi, abych vám připomněl, že toto je lekce a mé kroky můžete bezpečně opakovat ve své databázi (nejlépe kopii nebo školení), hlavní je, že verze databáze je 1C: Účetnictví 8.3, vydání 3.0.

Pro práci s kartovým účtem v účetnictví slouží účet 55 Zvláštní účty v bankách."

Podívejme se nyní na tyto stejné operace v „trojce“ (1C: Účetnictví 8.3, vydání 3.0).

Organizace doplňuje kartový účet, ke kterému jsou připojeny podnikové karty zaměstnanců

Převod prostředků z hlavního běžného účtu organizace na kartový účet je formalizován pravidelným inkasem z běžného účtu.

Jdeme do sekce „Banka a pokladna“, položka „Výpisy z banky“:

Vytvoříme dokument „Odepis z běžného účtu“:

Uvádíme typ operace „Převod na jiný účet organizace“, náš kartový účet a účetní účet 55.04.

Provádíme dokument:

Zaměstnanci vybírají peníze z firemních karet propojených s kartovým účtem organizace

Výběry peněz zaměstnancem prostřednictvím firemní karty se promítnou do stejného debetního dokladu z běžného účtu.

Označujeme typ operace „Převod na odpovědnou osobu“; jako účet uvádíme 55.04 a náš kartový účet; Držitel karty vystupuje jako příjemce (odpovědná osoba):

Provádíme dokument:

Za výběr hotovosti pomocí firemní karty si banka účtuje poplatek

Když zaměstnanec vybírá hotovost pomocí firemní karty, banka mu zadrží provizi. Tato provize je také zdokumentována jako debetní doklad z běžného účtu:

Provádíme dokument:

Zaměstnanec hlásí vynaložené peníze, vybrané pomocí firemní karty

A konečně zaměstnanec, který vybral peníze za nahlášení, je povinen to nahlásit - přiložit podpůrné dokumenty.

V účetnictví se tato operace promítne do dokladu „Zálohová zpráva“.

Jdeme do sekce „Banka a pokladna“, položka „Předběžné zprávy“:

Vytvořte nový dokument:

Pojďme to provést:

Takto můžete snadno a jednoduše pracovat s firemními kartami v 1C: Accounting 8.3, edice 3.0.

Jsme skvělí, to je vše

Mimochodem, k novým lekcím...

Doplnění od čtenářů

Účetní Olga Klímová se podělila o cenné doplňky k článku - s potěšením je zveřejním pro všechny čtenáře.

Velmi malé organizace firemní personalizovanou kartu lze otevřít přímo k hlavnímu běžnému účtu. Aktivně to u mikropodniků praktikuje například Sberbank. A pak se vede účetnictví bez použití účtu 55 a „Odpisy z běžného účtu“. Zaměstnanec jednoduše vybere peníze prostřednictvím bankomatu nebo zaplatí kartou: Dt 71 Kt 51.

Citace z článku: "... Organizace doplňuje kartový účet, na který jsou navázány podnikové karty zaměstnanců... Vytváříme doklad "Odepis z běžného účtu" ...).

Jako každá jiná bankovní karta se otevírá konkrétnímu individuální. Zvláštností ale je, že tato osoba musí být zaměstnancem společnosti, která uzavřela dohodu o vydání takové karty.

Banky mohou vydávat debetní a kreditní podnikové karty (článek 1.5 Předpisů o vydávání platebních karet a transakcích prováděných pomocí nich, schválených Bankou Ruska dne 24. prosince 2004 č. 266-P).

Držitel debetní (platební) karty může provádět transakce v rámci zřízený bankoučástky . Tyto výpočty se provádějí pomocí peněz společnosti na jejím účtu. Pomocí kreditní karty může držitel provádět transakce za peníze poskytnuté bankou v rámci stanoveného limitu v souladu s podmínkami úvěrové smlouvy.

Obě firemní karty mohou být personalizované nebo nepersonalizované. Jmenovky jsou vydávány konkrétnímu zaměstnanci společnosti. Nejmenované jsou vydány společnosti. Tuto kartu může používat kdokoli. Jak ukazuje praxe, organizace používají především debetní karty s limitem stanoveným pro každou kartu různé kategorie utrácení a přečerpání.

Jak získat kartu

K tomu musí společnost uzavřít smlouvu s bankou. Musí být doprovázeno:

• seznam zaměstnanců, kteří budou kartu používat. Jejich podpisy musí být ověřeny razítkem společnosti;
• kopie pasů zaměstnanců, na jejichž jména jsou karty vydány;
• smlouvy o používání karet ve formě stanovené bankou, vyplněné a podepsané osobně zaměstnanci.

Firemní bankovní karta se vydává přímo držiteli, kterého společnost uvedla v žádosti o vydání bankovní karty, nebo zástupci společnosti jednajícím na základě plné moci.

Postup při používání firemních karet

Aby mohli zaměstnanci volně provozovat firemní karty, musí organizace vypracovat předpisy o postupu při jejich používání (článek 8 část 1 zákoníku práce Ruské federace). Doporučujeme nainstalovat:

• seznam výdajů a transakcí, které může zaměstnanec provést pomocí firemní karty;
• platební limity pro firemní karty;
• lhůtu, po které musí zaměstnanec kartu vrátit;
• postup při podávání hlášení držiteli karet o vynaložených částkách;
• lhůtu, ve které musí zaměstnanec předložit společnosti předběžné hlášení s připojenými podklady;
• seznam dokumentů, které jsou akceptovány jako potvrzení vynaložených výdajů.

Kromě toho je nutné schválit seznam pozic osob, jejichž pracovní povinnosti zahrnují používání podnikových karet (odst. 1 čl. 847 odst. občanský zákoník RF). Zaměstnanci, jejichž pozice jsou uvedeny v seznamu, musí být seznámeni s pozicí podepsanou (část 2 článku 22 zákoníku práce Ruské federace).

Aby se vyloučily případy ztráty podnikových karet, jakož i zneužití nebo odcizení finančních prostředků, je nutné ve společnosti zorganizovat záznam o přijetí a vydání podnikových bankovních karet (čl. 9 Federální zákon ze dne 6. prosince 2011 č. 402-FZ „O účetnictví“). K tomu je vhodné vytvořit registr, který odráží následující údaje: čísla karet, celá jména jejich držitelů, data převodu a vrácení karet. Skutečnost vydání a vrácení podnikové karty potvrdí zaměstnanec, který ji převzal, a osoba, která údaje o kartě vede.

Personalizované firemní bankovních karet mohou být drženy držiteli za předpokladu, že splňují bezpečnostní požadavky. Všechny nepersonalizované firemní karty jsou uloženy ve firemním trezoru. Zpravidla, nepojmenované karty vystavené zaměstnanci k provedení konkrétního úkolu – úhrady cestovních, reprezentačních nebo jiných výdajů.

Jaké výdaje lze pomocí karty uhradit?

Podle článku 2.5 nařízení č. 266-P může právnická osoba provádět pomocí bankovních karet zejména následující operace:

• přijímat hotovost za platby v Rusku související s činností právnické osoby, včetně úhrady cestovních a reprezentačních výdajů;
• provádět platby v rublech související s činnostmi právnické osoby, včetně placení cestovních a reprezentačních výdajů v Ruské federaci;
• přijímat hotovost v cizí měně v zahraničí na úhradu cestovních a pohostinských výdajů;
• platit cestovní a pohostinské výdaje v cizí měně mimo území Ruské federace.

Firemní účetní má často otázku: může vyslaný zaměstnanec používat firemní kartu v zahraničí k platbě za služby jménem organizace samotné? A pokud ano, jak oprávněná banka vykonává měnovou kontrolu nad těmito transakcemi?

Federální zákon ze dne 10. prosince 2003 č. 173-FZ „Dne měnová regulace A směnná kontrola» pro držení neexistují žádná omezení devizové transakce mezi rezidenty a nerezidenty.

V důsledku toho může zaměstnanec vyslaný do zahraničí, jednající jménem a jménem své organizace, teoreticky používat firemní kartu k platbám za služby.

Dříve platné předpisy o postupu při vydávání úvěrové organizace bankovní karty (schválené Bank of Russia dne 9. dubna 1998 č. 23-P) obsahovaly pravidlo, podle kterého byla právnická osoba při provádění měnových transakcí firemními kartami povinna předložit oprávněné bance odůvodnění operace do jednoho měsíce od data transakce, včetně hlášení o výdajích. V současně platném předpisu č. 266-P takový požadavek není.

Zároveň bod 2.5 Pokynu Bank of Russia č. 138-I ze dne 4. června 2012 stanoví, že při odepisování cizí měny z běžného účtu pomocí bankovní karty se potvrzení o měnové transakci nepředkládá oprávněné bance. . S výjimkou případu měnových transakcí, které vyžadují provedení transakčního pasu. Připomeňme, že při provádění devizových transakcí není nutné vydávat transakční pas, pokud celková částka kontraktu nepřesáhne ekvivalent 50 tisíc amerických dolarů. oficiální sazba ke dni uzavření smlouvy (bod 5.2 Pokynu č. 138I).

Organizace má tedy právo platit za služby v zahraničí v cizí měně firemní bankovní kartou.

Zpráva o utrácení peněz za firemní kartu

V současné době neexistují žádné předpisy, které by určovaly, jaký dokument musí zaměstnanec společnosti vyhotovit, aby potvrdil vynaložení prostředků na firemní kartu. Organizace proto může použít jednotný formulář předběžného hlášení č. AO-1.

Poznámka. Forma předběžné zprávy byla schválena výnosem Státního statistického výboru Ruska ze dne 1. srpna 2001 č. 55.

Společnost má také právo vytvořit si vlastní formulář výkazu (článek 4 § 9 zákona č. 402-FZ), který musí být součástí přílohy k účetní závěrce. účetní politika(odst. 4, odst. 3, § 21 zákona č. 402-FZ, odst. 4 PBU 1/2008).

Když má zaměstnanec příjem podléhající dani z příjmů fyzických osob

Při platbách na firemní karty si musíte pamatovat, že zaměstnanec musí přijaté prostředky vyúčtovat: předložit zprávu předem s podpůrnými dokumenty.

Pokud zaměstnanec včas nepodá zprávu o vynaložení finančních prostředků nebo nevrátí finanční prostředky stržené z karty, má příjmy podléhající dani z příjmů fyzických osob (usnesení Prezidia Nejvyššího rozhodčího soudu Ruské federace ze dne 5. března 2013 č. 14376/12, FAS Západosibiřská oblast ze dne 19. února 2014 č. j. A45-25321/2012). Absence dokladů o vynaložení peněžních prostředků vystavených na účet nebo jejich vrácení do pokladny sice podle některých soudců nedokazuje, že takové částky lze přičíst k příjmům zaměstnanců (usnesení I. odvolacího rozhodčího soudu ze dne 11. dubna 2013 č. j. A43- 14173/2012, rozh. Rozhodčí soud oblast Nižnij Novgorod ze dne 31. ledna 2013 č. A43-14173/2012).

Musím dodržet platební limit?

Ustanovení 6 směrnice Bank of Russia č. 3073-U ze dne 7. října 2013 omezuje hotovostní vypořádání mezi právnickými osobami, právnickými osobami a podnikateli. Limit je 100 000 rublů. pod jednou smlouvou.

Použití firemní bankovní karty je bezhotovostní platba. Proto může částka platby přesáhnout 100 000 rublů, pokud zaměstnanec platí za zboží (práce, služby) pomocí karty.

Zaměstnanec vybírající hotovost z karty však znamená příjem prostředků na účet. A od té doby odpovědná osoba provádí další platby jménem společnosti, musí být tato hotovost při vypořádání použita v rámci limitu.

Pokuta za porušení limitu vypořádání pro společnost se pohybuje od 40 000 do 50 000 rublů, pro úředníka - od 4 000 do 5 000 rublů. (článek 15.1 zákoníku Ruské federace o správních deliktech).

Účtování transakcí firemními kartami

Účtování transakcí firemními kartami musí být vedeno na účtu 55 „Zvláštní účty v bankách“. Pro pohodlnější účtování transakcí na firemních kartách je k tomuto účtu zřízen podúčet „Firemní karty“. Je vhodné vést analytické účetnictví pro tento podúčet pro každou přijatou firemní kartu.

Poznámka. Samostatně se zohledňuje dostupnost a pohyb peněžních prostředků v cizí měně.

Příklad 1 Firma vyslala zaměstnance na pracovní cestu. Zároveň dostal firemní kartu, na kterou bylo z běžného účtu připsáno 45 000 rublů. Po návratu z pracovní cesty podal zaměstnanec zálohové hlášení.

Náklady činily:

• 16 000 rublů. - na cesty;
• 30 000 rublů. - za ubytování;
• 6300 rublů. - denní dávka;
• 3500 rublů. - náklady na reprezentaci.

DEBITNÍ 55 podúčet „Firemní karta“
KREDIT 51

• 45 000 rublů. - byly na kartu připsány prostředky;

DEBET 71
Podúčet CREDIT 55 „Firemní karta“

• 45 000 rublů. - finanční prostředky jsou strženy z karty, když zaměstnanec platí bezhotovostní formou nebo v případě výběru hotovosti;

DEBIT 26 KREDIT 71

• 52 300 RUB - jsou zohledněny cestovní výdaje;

DEBIT 44 KREDIT 71

• 3500 rublů. - odepsané výdaje na reprezentaci;

DEBIT 71 KREDIT 50

• 10 800 rublů. - bylo provedeno konečné vyúčtování se zaměstnancem.

Pomocí firemní karty můžete platit v cizí měně. Potom se použije počet 57.

Příklad 2 Změňme data z předchozího příkladu. Předpokládejme, že zaměstnanec byl vyslán na zahraniční pracovní cestu.

K nákupu měny bylo z běžného účtu převedeno 36 900 rublů a na kartu bylo připsáno 900 $. Směnný kurz v den nákupu byl 40 rublů/USD. Výdaje:

• 24 000 rublů. (600 USD x 40 rublů/USD) - životní náklady;
• 12 000 rublů. (50 USD x 40 rublů/USD x 6 dní) - denní dávka.

V účetnictví byly provedeny následující zápisy:

DEBIT 57 podúčet „Firemní karta v rublech“
KREDIT 51

• 36 900 RUB - byly převedeny prostředky na nákup cizí měny;

DEBITNÍ 55 podúčet „Firemní karta v cizí měně“
KREDIT 57

• 36 000 rublů. ((600 USD + 50 USD x 6 dní) x 40 rublů/USD) - připsána měna;

DEBIT 91 podúčet „Ostatní výdaje“
KREDIT 57

• 900 rublů. (36 900 - 36 000) - odráží náklady na přepočet rublů na americké dolary;

DEBET 71

• 12 000 rublů. (50 USD x 40 rublů/USD x 6 dní) - z karty byly staženy prostředky na zaplacení denního příspěvku;

DEBET 71
Podúčet CREDIT 55 „Firemní karta v cizí měně“

• 24 000 rublů. (600 USD x 40 rublů/USD) - prostředky v cizí měně jsou odepsány z karty k platbě za hotel;

DEBIT 26 KREDIT 71

• 36 700 RUB (36 700 + 700) - cestovní výdaje odpovědné osoby jsou zohledněny na základě zálohové zprávy.

Poznámka. Za den cesty v Rusku je denní příspěvek podle standardů stanovených pro služební cesty do Ruské federace (700 rublů).

Od doby, kdy byla hotovost společnosti převedena na cizí měna ve výši cestovních výdajů zaměstnance a byly převedeny na podnikovou kartu ke dni platby na kartu, kurzové rozdíly v účetnictví nevznikají (odst. 4, 5, 9 PBU 3/2006, příloha PBU 3/2006 ).

Věnovat pozornost! Výdaje na kartu je nutné doložit. V opačném případě budou inspektoři vynaložené prostředky zaměstnanců společnosti považovat za jejich zdanitelný příjem.

V poslední době se platby pomocí firemních karet staly samozřejmostí pro většinu podniků. Tyto platební nástroje se snadno používají.

Účetnictví pro firemní karty docela jednoduché. Zkušení účetní zpravidla nemají problémy se zaznamenáváním transakcí. Potíže mohou nastat při sestavování zaměstnancem, kterému byl vydán. Dále se budeme zabývat vlastnostmi reflektujících operací.

Obecné informace

Firemní karty jsou bankovní karty, jejichž finanční prostředky patří organizaci. S jejich pomocí jsou hrazeny náklady zaměstnanců v rámci jejich odborné činnosti.

Lze provést platba firemní kartou cestovní, obchodní a reprezentační výdaje. Tento platební nástroj se nepoužívá pro osobní účely zaměstnance, připisování výdělků nebo sociálních výhod.

Druh

Existují kreditní a platební (debetní) karty. Použitím poslední platba se provádí na úkor prostředků umístěných na účtu podniku nebo kontokorentu.

Podle kreditní karty, proto jsou výpočty prováděny na náklady vypůjčené prostředky pokud bankovní struktura.

Vlastnosti operace

Doplnění se provádí bankovním převodem. Za tímto účelem je bankovní organizaci zaslán platební příkaz.

Prostředky lze utrácet pouze pomocí karty. Může být jako obyčejný bezhotovostní transakce, stejně jako výběr hotovosti.

Na firemní karty Platební limity stanovené centrální bankou pro hotovostní platby se neuplatňují. Mezitím mohou bankovní organizace, vedené doporučeními centrální banky, stanovit emisní limit. Například podle Firemní karta Sberbank maximální částka 100 tisíc rublů/den.

Výhody platebních nástrojů

Při používání firemních karet lze zaznamenat následující výhody:

• Kontrola výdajů zaměstnanců. Za prvé, všechny transakce se projeví na účtu společnosti. Za druhé, tvoří se, která odráží všechny vynaložené náklady za určité období.
• Možnost kdykoliv využít finanční prostředky. Přístup k penězům na účtu je dostupný 24 hodin denně.
• Rychlé zablokování karty v případě problémů.
• Možnost využití finančních prostředků na zahraniční pracovní cesty. Při cestách mimo území Ruské federace není třeba kupovat cizí měnu. Zároveň lze z Ruska rychle poslat zaměstnance nacházejícího se v zahraničí.
• Výrazná úspora času při rezervaci a platbě letenek a hotelových pokojů.

Oznámení Federální daňové služby a fondů

Informace o otevřeném účtu je třeba zaslat Penzijnímu fondu, Nejvyššímu soudu a daňová služba. V současné době zasílá oznámení samotná bankovní organizace, která obsluhuje účet.

Oznámení je provedeno do 7 dnů (pracovních dnů).

Důležité nuance

Firemní karty pro právnické osoby jsou vydávány pro konkrétní zaměstnanci podniky, tedy jsou registrované.

Odraz transakcí v účtování firemních karet prováděny zpravidla na zvláštní účet.

Bankovní účet lze otevřít jak v rublech, tak v cizí měně. V prvním případě není potřeba zakládat další cizoměnový účet. Podle nařízení centrální banky č. 266-P, platba firemní kartou lze provést i v jiné měně, než je měna účtu. Při příjmu například dolarů bankovní systém převede požadované množství(automaticky převede rubly na dolary).

Utrácet cíle

Regulační akty stanoví seznam operací, které lze provádět v cizí měně pomocí firemní karty:

• Příjem hotovosti v cizí měně v zahraničí Ruské federace k úhradě pohostinských a cestovních výdajů.
• Úhrada výdajů (reprezentativní/cestovní výdaje) v obchodních/servisních organizacích v cizí měně mimo Rusko.

Jiné transakce jsou považovány za nezákonné. Kontrolu dodržování seznamu provádí bankovní struktura.

Místní dokument organizace

Podnik musí vypracovat zákon definující základní pravidla pro používání podnikových karet. V tomto dokumentu musíte stanovit:

• Seznam operací a výdajů, které smí zaměstnanec provádět.
• Omezení osad.
• Postup podání zpráva o firemní kartě.
• Informace o nepřípustnosti prozrazení PIN kódu třetím osobám.
• Lhůta, ve které je zaměstnanec povinen doložit zálohovou zprávu na podnikové kartě. Ve stejném odstavci je vhodné uvést i dokumenty, které informaci potvrdí.

Kromě:

• Příkaz vedoucího určuje okruh zaměstnanců, kteří mají právo přijímat firemní karty.
• S příslušnými zaměstnanci jsou uzavírány dohody o odpovědnosti.
• Zaměstnanci, kteří jsou držiteli karet, musí být seznámeni s postupem používání karet proti podpisu.

Vrácení a vydávání platebních nástrojů je vedeno ve zvláštní knize.

Vlastnosti odrazu

Účetnictví k běžnému účtu se provádí v podniku na účet. 55. Je mu otevřen podúčet 55.4.

Pokud to účet umožňuje, je vhodné vytvořit podúčty druhého řádu: „Minimální zůstatek“ a „Platební limit“.

Pokud má organizace otevřeno několik účtů (pro každou kartu), vytvoří se podúčet 55.4 pro každý z nich. Pokud je k jednomu účtu vydáno několik karet různých zaměstnanců, kteří provádějí platby v rámci obecného limitu, nutnost vedení analytické evidence v kontextu držitelů určuje podnik samostatně.

V případech, kdy je firemní karta navázána na jeden běžný účet, je vhodné vytvořit k účtu podúčet. 51 nebo 52.

Účetnictví transakcí

Pro usnadnění jsou pravidla pro odrážení transakcí uvedena v tabulce:

Odrážet doplňování firemní karta v 1C"Používá se doklad "Odepis z účtu". Nachází se v sekci "Banka a pokladna".

Účetnictví pro vypořádání

Existují dvě možnosti pro vyjádření transakcí: zjednodušené a akademické. Jejich vlastnosti jsou uvedeny v tabulkách.

Pokud datum zpráva o firemní kartě se shoduje se dnem, kdy se transakce promítne do bankovního výpisu, zaúčtování se provádí podle první možnosti.

Navíc u obou možností je třeba vzít v úvahu výši škody:

Zpráva o firemní kartě: příklad

Zaměstnanec, který obdržel finanční prostředky na zprávu, musí předložit doklad o všech vynaložených výdajích. K němu jsou připojeny podpůrné dokumenty. Odpovídající předpisy jsou stanoveny v postupu schváleném centrální bankou.

Nařízením Státního statistického výboru z roku 2001 byl schválen standardní formulář zprávy AO-1.

Formulář však neobsahuje řádky, do kterých lze promítnout transakce na firemních kartách. Situaci můžete napravit dvěma způsoby:

• Vyplňte standardní formulář. Jak je stanoveno v Postupu, organizace má právo přidat další řádky do jednotného formuláře.
• Formulář si vypracujte sami. Jednotné formy od 1. 1. 2013 nejsou pro podniky považovány za povinné. Příslušné ustanovení vyplývá z federálního zákona č. 402.

Podívejme se na příklad. Zaměstnanec byl dán Firemní karta Sberbank, kde je k dispozici 50 tisíc rublů. Byl instruován, aby si koupil multifunkční zařízení, jehož cena byla 110 tisíc rublů. V souladu s platebním příkazem bylo na kartu převedeno 65 tisíc rublů. Po zakoupení zařízení byl zůstatek 5 000 rublů.

Podnikový účetní doplňuje standardní formulář zprávy o několik řádků. Nejprve jsou uvedeny sloupce, které odrážejí částky finančních prostředků k datu zahájení používání karty:

• "Zůstatek na kartě." Tento řádek se vyplňuje, pokud zaměstnanec platební prostředek nepředal.
• "Vydání karty č....". Tento řádek uvádí informaci, zda byl platební prostředek vydán před provedením úkolu.

Zůstatek na kartě je uznán jako rovný 0 podle podmínek příkladu, protože zaměstnanec dostal kartu před provedením příkazu. V řádku „Vydaná karta“ je uvedeno její číslo a disponibilní částka.

Pro zohlednění doplňování finančních prostředků byl do přehledu přidán sloupec „Příkaz k úhradě“. Zde je uvedeno datum a číslo dokladu.

Řádek „Celkem“ by měl obsahovat výši zůstatku na vydané kartě a částku dodatečného převodu. Podle podmínek příkladu je celková částka 115 tisíc rublů.

Na zadní strana Ve zprávě musí být uvedeny doklady, kterými zaměstnanec potvrzuje vynaložené výdaje. Zaměstnanec musí uvést datum vydání a částku.

Výběr hotovosti

Při zpracování formuláře hlášení je nutné počítat se situací, kdy zaměstnanec nebude moci platit za služby nebo zboží bankovním převodem. V souladu s tím bude muset zaměstnanec vyplatit požadovanou částku.

Pro vyjádření těchto operací jsou přidány následující řádky:

• "Převzato z mapy."
• "Vydané peníze."
• "Přidáno na kartu přes terminál."
• "Zůstatek hotovosti."

Všechny transakce s finančními prostředky jsou uvedeny v přední části zprávy.

Potvrzení o příjmu dokladů

Reportující zaměstnanec musí předložit zprávu účetnímu nebo vedoucímu podniku. Poté je dokument zkontrolován a následně schválen ředitelem organizace.

Zboží a služby zakoupené zaměstnancem jsou účtovány. Zaměstnanec obdrží potvrzení o přijetí hlášení - spodní část formuláře. Pokud to není stanoveno ve formě vyvinuté podnikem, je potvrzení vystaveno v jakékoli formě.

Schválení formuláře

Podle obecná pravidla, manažer musí schválit formulář vypracovaný podnikem samostatně. Takový požadavek je stanoven ve federálním zákoně č. 402. Stejný požadavek platí i v případě, že organizace používá jednotnou formu.

Obvykle vzorové formuláře primární dokumenty jsou uvedeny v přílohách příkazu schvalujícího účetní postupy.

Otevření účtu

Pro založení účtu s firemními kartami bude společnost nejprve potřebovat doklady potřebné k založení běžného účtu. Kromě toho musíte napsat žádost, jejíž formulář poskytuje banka. Je psána pro každého držitele zaměstnanecké karty. Přiloženy jsou i doklady, kterými se identifikují příslušní zaměstnanci. Hovoříme zejména o cestovním pasu a také o dokumentech potvrzujících pracovní poměr s podnikem (kopie smlouvy). V případě potřeby může banka požadovat další dokumenty.