Jaká by měla být denní náhrada za pracovní cestu? Denní náhrada za pracovní cestu: výpočet a výplata. Předpisy o specifikách vysílání zaměstnanců na pracovní cesty

Zaměstnavatel si v roce 2019 stanoví výši denního příspěvku na pracovní cestu samostatně. Musíte však počítat s tím, že platby lze osvobodit od daní a příspěvků pouze v mezích norem. Normy a denní náhrady za služební cestu v roce 2019 v Rusku a zahraničí najdete v článku.

Denní limit náhrad za pracovní cesty v roce 2019

Na denní náhrady za pracovní cesty nejsou žádná zákonná ustanovení – každý zaměstnavatel si sám určuje, kolik bude zaměstnancům na pracovní cesty platit. Výše a postup platby jsou stanoveny v interních dokumentech. Například v předpisech o pracovních cestách (Řád schválený nařízením vlády Ruské federace ze dne 13. října 2008 č. 749).

Navzdory tomu je třeba vzít v úvahu, že daňový řád má maximální velikost denní dávka v roce 2019 pro výpočet daně z příjmu fyzických osob a pojistné. Společnost by neměla srážet daně a příspěvky z částky platby, která nepřesahuje limity - 700 rublů za den pro cesty v rámci Ruska a 2 500 rublů za den pro cesty do zahraničí.

Cestovní náklady v roce 2019

Cestovní výdaje v roce 2019 zahrnují kromě denního příspěvku i platby (článek 168 zákoníku práce Ruské federace, článek 11 nařízení, schválený nařízením vlády Ruské federace ze dne 13. října 2008 č. 749):

• cestovní náklady na pracovní cestu a zpět. Včetně platby za cestu taxíkem nebo jiným autem;
• životní náklady - v hotelu nebo v pronajatém bytě v místě pracovní cesty;
• další výdaje, které vyslaný pracovník provedl se svolením zaměstnavatele.

V Rusku se denní dávky berou v úvahu v roce 2019 při výpočtu daně ze zisku v plné výši (odst. 12, doložka 1, článek 264 daňového řádu Ruské federace). Jak jsme uvedli výše, normy jsou spojeny pouze s výpočet daně z příjmu fyzických osob a příspěvky.

Aby bylo možné zahrnout diety do nákladů, musí zaměstnavatel splnit předpoklad- potvrdit výrobní charakter cesty a dobu pobytu zaměstnance na pracovní cestě. K potvrzení výdajů není potřeba od zaměstnance vyžadovat doklady. O tom, jak zohlednit denní dávky při výpočtu daní, mluvili podrobněji odborníci ze systému Glavbukh.

V kodexu také nejsou žádná pravidla pro ostatní cestovní výdaje. Společnosti schvalují postup úhrady cestovních výdajů v roce 2019 ve svých předpisy(čl. 11 nařízení vlády č. 749 ze dne 13. října 2008). Pokud má společnost podpůrné dokumenty, lze náklady zohlednit při výpočtu daně z příjmu a daně v rámci zjednodušeného daňového systému.

Vzorový příkaz pro stanovení norem denních dávek v roce 2019

Denní příspěvek na služební cesty v Rusku

Výše denních výdajů na cesty po Rusku v roce 2019 by měla být stanovena v kolektivní smlouvě nebo místním zákoně. Aby nedošlo k záměně s daněmi a příspěvky, můžete dodržet nezdanitelný limit - 700 rublů. na jeden den. Z denních dávek nad tuto normu účetní srazí daň z příjmu fyzických osob a započítá pojistné.

Cestovní výdaje za denní příspěvky v roce 2019 v Rusku vyplácejte zaměstnancům:

• za každý den pobytu na služební cestě včetně víkendů a dovolená;
• za všechny dny na cestě (včetně dnů odjezdu a návratu), včetně nuceného zpoždění.

Za den odjezdu se považuje datum odjezdu přepravy z lokality, kde zaměstnanec obvykle pracuje, do místa, kam byl vyslán. Dnem návratu je datum příjezdu přepravy v lokalita kde trvale působí. Navíc, pokud přeprava odjíždí nebo přijíždí před 24 hodinami včetně, bere se v úvahu aktuální den. Pokud k tomu dojde v 0 hodin - následující.

Příklad výpočtu denní dávky v roce 2019

Zaměstnanec jede na služební cestu vlakem. Železniční stanice se nachází ve městě.
Odjezd vlaku je 4. června ve 23:56.
První den zájezdu bude 4. června. Denní příspěvek za tento den se vyplácí v plná částka.

Denní příspěvek na zahraniční pracovní cesty

Výši denního příspěvku na zahraniční pracovní cesty v roce 2019 stanoví zaměstnavatel samostatně v kolektivní smlouvě nebo místním zákoně. Navíc, aby se předešlo zmatkům v daňovém účetnictví, jsou normy denních příspěvků nejčastěji používané pro zahraniční služební cesty stejné jako pro daň z příjmu fyzických osob a příspěvky - 2 500 rublů. na jeden den. Pak účetní nebude počítat daň z příjmu fyzických osob a odvody v roce 2019 z denní dávky.

Pro zaměstnance veřejného sektoru existují vlastní normy pro denní diety v zahraničí (nařízení vlády č. 812 ze dne 26. prosince 2005). Například pro Čínu je denní příspěvek na služební cestu z území Ruska na území cizích zemí 67 amerických dolarů. Pro Kazachstán je velikost menší - pouze 55 dolarů.

Stanoví se datum odjezdu z Ruska a vstupu zpět do země na zahraniční pracovní cestu (čl. 18, 19 Řádu, schváleného nařízením vlády Ruské federace ze dne 13. října 2008 č. 749):

• pro služební cesty do zemí SNS, pro vstup, do kterého neudělají značku v pasu - pomocí cestovních dokladů;
• pro pracovní cesty do zahraničí - na základě značek v mezinárodním pase, které označují, že zaměstnanec překročil hranice.

Předpokládejme, že se zaměstnanec před odjezdem do zahraničí přestěhuje přes ruské území. V tomto případě plaťte diety podle normy pro tuzemské pracovní cesty. Ode dne, kdy překročíte ruské hranice, uplatněte limity denních příspěvků na cesty do zahraničí. A ode dne, kdy překročíte ruské hranice, znovu uplatňujte normu pro vnitřní služební cesty.

Denní náhrada za jednodenní pracovní cesty v roce 2019

Zaměstnavatel má povinnost uhradit zaměstnanci, který jede na vícedenní pracovní cestu, cestu a ubytování. Za každý den cesty musíte zaplatit denní příspěvek (článek 168 zákoníku práce Ruské federace). Pravidla pro výpočet plateb za jednodenní služební cestu přezkoumali odborníci ze systému Glavbukh.

U jednodenní pracovní cesty proplatit zaměstnanci cestovní náklady. V roce 2019 platíte diety pouze za jeden den služební cesty, pokud cestujete do zahraničí. Účtujte je nikoli v plné výši, ale do 50 procent limitu, který byl stanoven pro zahraniční cesty (čl. 11, 20 vyhlášky, schválené usnesením vlády č. 749 ze dne 13. října 2008).

Zaměstnanec nemá nárok na denní diety za jednodenní pracovní cesty v Rusku. Místo toho má společnost právo na náhradu jiných výdajů souvisejících s cestou. Pokud tak učiníte, musí být taková podmínka zapsána do místního firemního dokumentu. Například v pracovní nebo kolektivní smlouvě. Nebo můžete vydat příkaz, který uvádí náhradu výdajů vyslaných zaměstnanců místo denních diet. Musíte také uvést částky, které budete zaměstnancům vydávat.

Pokud nezaplatíte daň z příjmu fyzických osob a příspěvky z „nadměrné“ denní dávky, finanční úřady udělí pokutu a naúčtují penále. Pokuta je 20 procent z částky, kterou organizace nepřevedla (články 122, 123 daňového řádu Ruské federace).

Pobyt zaměstnance na cestě z příkazu vedoucího organizace a za plnění služebních úkolů je hrazen s přihlédnutím k průměrné mzdě a denní stravě za všechny kalendářní dny strávené na pracovní cestě.

V aktuálním roce 2018 vláda nezměnil způsob platby služební cesty do zahraničí.

Kdo se může stát zahraničním obchodním cestujícím a kdo ne?

Zaměstnavatel nemá právo vyslat na zahraniční pracovní cestu zaměstnance, kteří:

• jsou na mateřské dovolené;
• mít formalizované studentské smluvní dohody;
• jsou zdravotně postižení s omezenými cestovními aktivitami;
• jsou nezletilí, ale vykonávají ve společnosti určité pracovní povinnosti.

Ale pracovníci zabývající se tvůrčí činností, novináři, zpěváci, herci, včetně sportovců mladších 18 let, mohou za pracovními záležitostmi vycestovat mimo zemi.

Pracovníci určitých kategorií mohou být vysláni na zahraniční pracovní cestu s jejich písemným souhlasem. Toto platí pro další zaměstnanci:

• ženy s dětmi do tří let věku, nebo muži ponechaní se stejně starými dětmi bez matky, rovněž ženy jako svobodné matky;
• kteří mají postižené dítě;
• pokud pečují o nemocného blízkého člena rodiny nebo o něj pečují;
• se zavedenou skupinou zdravotně postižených, prováděním programových procedur k obnově těla.

Uvedené kategorie zaměstnanců může odmítnout z cest za prací do zahraničí. Toto právo musí být uvedeno v písemném souhlasu s vycestováním, který potvrzuje jejich povědomí o této možnosti.

Často se odborníci ptají na to, jak zajistit úředníkovi pracovní cestu mimo republiku, pokud je v rámci organizace zaměstnán na částečný úvazek. Takoví zaměstnanci mohou vycestovat za prací, ale musí to být správně zohledněno v dokladech týkajících se druhého místa výkonu práce.

Výpočet daně z příjmu jednotlivci zahrnuje přidělování denních dávek. Služební cesty mimo naši zemi nezahrnují zdanění výdajů zaměstnance na ubytování, pokud nepřekročí 2 500 rublů za jeden den, podle stejného článku daňový řád. Pokud je například denní příspěvek vyplácený organizací 2 700 rublů, pak 200 rublů z této částky je zdanitelných.

Obdobně se provádějí výplaty důchodů, zdravotních příspěvků, náhrad za nemocenskou a péče o děti.

Odškodnění zaměstnance za zahraniční pracovní cestu je tedy stanoveno v článku 168 zákoníku práce Ruské federace. Pokud je organizace rozpočtová, pak se výše denního příspěvku vypočítá v souladu s legislativními akty. Ostatní organizace si nastavují vlastní velikost.

Na tomto semináři jsou uvedeny podrobné informace o zahraničních pracovních cestách.

Zaměstnanec vyslaný na pracovní cestu má kromě úhrady za dobu na ní strávenou nárok na náhradu finančních prostředků, které vynaložil na bydlení v jiném městě. Zároveň v roce 2019 došlo k některým úpravám denní náhrady za pracovní cesty. Dále podrobně zvážíme postup pro výpočet a vyplácení denních příspěvků na služební cesty v Rusku a zahraničí.

Definice a klasifikace denních náhrad za pracovní cesty, jejich právní základ

Denní náklady na pracovní cestu jsou věcným břemenem rozpočtu zaměstnance z důvodu jeho přechodného pobytu v jiném městě. Zaměstnavatel je povinen je nahradit ve výši stanovené zákonem. Navíc v době, kdy je zaměstnanec na pracovní cestě, on mzdy je zachována v obvyklém objemu.

Upozorňujeme, že praxe ukazuje, že denní příspěvky budou zaměstnanci vypláceny pouze v případě, že byl v jiném městě déle než 24 hodin. To znamená, v případě potřeby hledat místo k přenocování.

Denní výdaje jsou rozděleny do následujících kategorií:

• Založení zaměstnance na novém místě, to znamená nalezení a zaplacení bydlení (hotel, ubytovna nebo pronajatý byt);
• Stravování v jídelnách nebo kavárnách, stejně jako nákup potravin v obchodech (pro kompenzaci jsou vyžadovány účtenky);
• Přesouváme se hromadnou dopravou. Náklady na cestu do místa pracovní cesty a zpět, jakož i pohyb v rámci města (pokud jsou k dispozici účtenky), jsou hrazeny;
• Vedení pracovních obědů a dalších akcí nezbytných pro společnost;

Jiné výdaje jsou také povoleny, pokud se vedoucí domnívá, že byly způsobeny plněním úředních povinností subjektu.

Limity stanovené na státní úrovni pomáhají určit výši denního příspěvku, který má být zaměstnanci kompenzován. Počínaje rokem 2017 tedy prošly určitými změnami, které by si měl uvědomit každý vedoucí, pokud vysílá podřízené na služební cesty.

Změny v denních náhradách za pracovní cesty v roce 2019

Hlavní úpravy denních náhrad se dotkly zahraničních pracovních cest:

1. Za prvé, od roku 2017 se kontrola údajů o vypořádání přesunula z mimorozpočtových subjektů na finanční úřady.
2. Za druhé, příspěvky na pojištění budou vypočítány z částky denního příspěvku překračujícího zákonný limit (probráno níže). Vedoucí společnosti tak může samostatně určit výši denního příspěvku na služební cesty pro své podřízené a může překročit normu stanovenou v daňovém řádu Ruské federace. To by se však mělo odrazit v místních předpisech ( kolektivní smlouvy, objednávka na služební cesty apod.).
3. Změny se dotkly i výpočtové základny. Nyní se pro výpočet denní sazby nákladů neberou v úvahu srážky z pojištění.

Výše denního příspěvku na pracovní cestu v roce 2019 a zdanění

Zákonodárce neomezuje maximální možné denní výdaje žádného zaměstnance. Zaměstnavatel má právo na základě vlastního přání určit výši plateb podřízeným za pobyt na pracovní cestě v roce 2019. Výše náhrady se navíc může lišit u řadového zaměstnance a vedoucího samostatného oddělení.

Navíc na základě RF PP č. 729 ze dne 2. října 2002 by denní náhrada finančních prostředků na pracovní cestu v komerčním podnikatelském subjektu neměla být nižší než ve státních organizacích.

V roce 2019 byla přijata řada omezení odpočtů daňové částky a příspěvky. Na základě čl. 217 daňového řádu Ruské federace jsou v roce 2019 od daňového zatížení osvobozeny následující částky denních výdajů:

• Služební cesta v Rusku – 700 rublů;
• Služební cesta do zahraničí – 2500 rublů.

To znamená, že pokud se na příkaz vedoucího organizace rozhodne, že denní sazba nákladů pro konkrétního podřízeného na služební cestě v Ruské federaci bude 1200 rublů, měly by být z rozdílu provedeny daňové odpočty (1200 - 700 = 500 rublů).

Manažer může změnit limity vynakládání finančních prostředků svými podřízenými kdykoli jemu vyhovující. Jak však ukazuje praxe, nejúspěšnějším obdobím pro takové rozhodnutí je začátek roku.

Postup při výpočtu počtu dnů na pracovní cestě

Aby bylo možné správně určit počet dnů pracovní cesty, musí zaměstnanec po návratu doložit doklady potvrzující její trvání a existenci výdajů. Takovými doklady jsou především cestovní lístky.

Na základě dat uvedených na jízdních dokladech se eviduje počet dní, které zaměstnanec strávil na pracovní cestě:

• Pokud byla pracovní cesta uskutečněna v rámci Ruska, pak je dokladem datum letenky nebo kontakt na dopravní službu.
• Pokud zaměstnanec z důvodu potřeby společnosti odešel do zahraničí, pak jeho odchod a příchod eviduje celní služba.

Také na služební cestu může podřízený použít vlastní automobil. V tomto případě je finanční kompenzace splatná, pokud subjekt předloží následující doklady:

• Nákladní list;
• Účtenky, šeky nebo jakékoli jiné doklady, které by potvrzovaly, že vozidlo používané v zájmu organizace sledovalo požadovanou trasu.

Postup při vyplácení náhrad při pracovní cestě

Náhrada peněžních prostředků vynaložených na pracovní cestu se poskytuje zaměstnanci, který se vrací ze zahraničí nebo z jiného ruské město kam byl poslán.

Hotovost je kompenzována nejen za pracovní dny. Platí se také diety o víkendech na služební cestě. Kromě toho podléhají kompenzaci také dovolené, doby strávené na silnici a také nutné a/nebo nucené zastávky.

V případě, že frekvence pracovní cesty nepřesahuje jeden den a nepředpokládá se cesta do zahraničí, neposkytuje se zaměstnanci náhrada jeho výdajů. Vedoucí zaměstnanec má však právo na náhradu výdajů vynaložených na jednodenní pracovní cestu. Měl by to zaznamenat do lokálu regulační dokumenty, která podrobně definuje pořadí jednodenních výletů.

Postup pro náhradu cestovních výdajů při dlouhodobém odjezdu zahrnuje následující kroky:

1. Vedoucí organizace informuje podřízeného o limitech cestovních výdajů, které existují pro aktuální rok.
2. Subjekt, když je pryč, utrácí finanční prostředky bez překročení stanoveného limitu.
3. Po návratu zaměstnanec poskytne vedoucímu a/nebo účetnímu oddělení podniku příslušné doklady, které potvrdí všechny jeho výdaje (jízdenky, šeky, účtenky).
4. Zákonem stanovená výše denních výdajů na pracovní cestě se násobí počtem dnů, které zaměstnanec na pracovní cestě strávil. Přijatá částka představuje prostředky, které mají být vráceny.
5. Uvedené kompenzační prostředky jsou vypláceny s příští mzdou.

Daný algoritmus akcí je standardní a může sloužit jako vzor pro jakoukoli organizaci. Může se mírně lišit v závislosti na pravidlech stanovených místními dokumenty upravujícími tento proces.

Denní náhrada za jednodenní pracovní cestu

Při odpovědi na otázku, co se považuje za denní výdaje na pracovní cestě vyžadující náhradu, má řada odborníků na mysli finanční prostředky vynaložené na pracovní cestu, pokud se subjekt zdrží na jiném místě déle než jeden den. Nicméně ani práce ani daňová legislativa nestanoví omezení ohledně doby trvání jedné pracovní cesty. Zaměstnanec tak může vyjet na pracovní cestu i na jeden den. Zároveň se k němu budete muset hlásit podle stejných požadavků jako při dlouhodobém výjezdu.

Vedoucí zaměstnanec proplácí veškeré výdaje vynaložené na takovou pracovní cestu (cestovné či stravné), limit nákladů však musí být předem dohodnut a zaměstnancem dodržen. Denní diety za jednodenní cesty se však nevyplácejí předem. Zaměstnanec má tedy nárok pouze na náhradu skutečně vynaložených prostředků.

Zaměstnanec sice nemá nárok na denní dietu za jednodenní cestu, ale vedoucí místo náhrady výdajů může nabídnout a dohodnout se s podřízeným variantu, ve které je daný předmět pevná částka peníze. Stanovená částka bude odpovídat limitu a člen týmu bude moci cestovat v rámci limitů vydaných prostředků.

Služební cesty pro zaměstnance vládní agentury regulováno RF PP č. 729. Předpisy definují normy pro denní výdaje na služební cesty v rámci země. Výše denních plateb na vládního zaměstnance na takových služebních cestách je tedy 100 rublů.

Postup při vydávání finančních prostředků zaměstnancům rozpočtové organizace upravena RF PP č. 812 ve znění ze dne 29.12.2016.

Denní příspěvek na zahraniční pracovní cesty

V souladu s Čl. 217 daňového řádu Ruské federace je denní příspěvek pro občana na zahraniční služební cestu 2 500 rublů. Pokud správce nastaví horní hranici útraty vyšší, než je částka stanovená zákonem, bude z dodatečných prostředků sražena daň z příjmu fyzických osob a pojistné.

Kromě toho je nuancí zahraniční pracovní cesty předběžné vydání peněžních prostředků v cizí nebo domácí měně. Navíc, protože se taková cesta skládá ze dvou fází (první je pohyb zaměstnance přes území Ruské federace a druhou je překročení státní hranice), je možné vydávat rubly i zahraniční peníze na stejnou dobu.

Společnost také může subjektu poskytnout finanční prostředky v rublech, aby si zaměstnanec mohl tyto peníze vyměnit za cizí měnu, když je v zahraničí. Pro potvrzení tuto operaci, bude muset zaměstnanec svému zaměstnavateli ukázat účtenku ze směnárny nebo banky.

Veškeré výdaje vzniklé v cizí měně podléhají úhradě v ekvivalentu rublů na základě aktuálního kurzu Centrálního fondu Ruské federace v době návratu subjektu do Ruska.

Příklady výpočtu denních náhrad za pracovní cesty

Příklad 1 Tarasov I.G. Byl jsem vyslán na služební cestu v rámci Ruské federace na 14 dní. Datum odjezdu zaznamenané na vlakové jízdence je 9. 1. 2017, 14:00. Tarasov dorazil zpět 14. září 2017 v 18:00. Výše denních prostředků v podniku je 670 rublů. (což nepřesahuje limit 700 rublů).

Výpočet denní dávky je následující: 670 * 14 = 9380 rublů.

Příklad 2 Komárov L.D. jede na služební cestu v rámci hranic Ruska na 14 dní. Denní sazba příspěvku v podniku je 950 rublů, což je o 250 rublů více. překračuje zákonem stanovený limit. Výpočet denní dávky bude vypadat takto:

1. 950 – 700 = 250 rublů.
2. Sráží se daň z příjmu fyzických osob: 250 – 13 % = 33 rublů.
3. Výše denního příspěvku je stanovena: (700 + 217) * 14 = 12 838 rublů.
4. Daň z příjmu fyzických osob, která má být převedena do rozpočtu, je stanovena: 33 * 14 = 462 rublů.

Příklad 3 Dronin S.V. odjel na zahraniční pracovní cestu na 10 dní (od 1.10.2017 do 10.10.2017). Takže ve dnech 1.10 a 10.10 byly prostředky utraceny Droninem v Rusku. Zbývajících 8 dní strávil v zahraničí. Regulační akt společnosti stanoví následující hodnoty denních povolenek.

22.12.2018, Sashka Bukashka

Diety jsou standardní denní platbou za pobyt zaměstnance na služební cestě. Kdo někdy jel na služební cestu, ví, kolik papírování obnáší vyúčtování výdajů. V této kuchyni je snadné se zmást – existuje denní dávka, zálohová zpráva a proplácení výdajů... Pojďme se podívat na to, s čím musíte počítat a s čím ne – pojďme se na to podívat bod po bodu.

Jaké platby jsou splatné obchodním cestujícím a jaké jsou denní dávky?

Za pracovní cestu se považuje každá pracovní cesta, která trvá 1 den a déle a náklady na ni nese zaměstnavatel. Je to logické, protože pokud firma vyšle svého zaměstnance vykonávat pracovní funkci do jiného města nebo dokonce země, je povinna mu za to dát peníze, a to je vše. mandatorní výdaje uhradit. Člověk potřebuje bydlet někde mimo domov, mít co jíst a taky se tam nedostane zadarmo.

Po dobu pracovní cesty přísluší zaměstnanci následující platby:

• průměrný výdělek za všechny pracovní dny nepřítomnosti (relativně řečeno jde o mzdu);
• denní dávka - pevná částka za každý den nepřítomnosti;
• úhrada skutečných výdajů osoby v jiném městě (nebo dokonce zemi).

Průměrná mzda je vyplácena podle rozvrhu zaměstnance na cesty ve všední dny. Připadne-li jednodenní pracovní cesta na svátek nebo víkend, musí být platba provedena ve dvojnásobné výši.

Zaměstnanec často nerozumí denní dietě a cestovní náhradě – jaký je rozdíl mezi těmito platbami?

Co je denní dávka

Denní dávka - doplatek, může být stanovena v libovolné výši, o které rozhodne zaměstnavatel. Pokud má organizace Nařízení o pracovních cestách a jejich podpoře, bude pravděpodobně uvedeno, kolik je zaměstnanci účtováno za každý den cesty. Není možné odpovědět, jaká je denní dávka za pracovní cesty v roce 2019, protože tato platba, i když je povinná, se může lišit.

Co jsou cestovní náhrady

Zaměstnanec tedy dostal před cestou jízdenky a cestovní náhrady. Co to je a souvisí to se stejnou denní dávkou, o které jsme právě hovořili v odstavci výše?

Tento dodatečná částka v případě nepředvídané výdaje. Mohou to být například večeře s partnery mimo město, výdaje na zábavu (dárky, kulturní program pro kolegy a podobně). Všechny tyto peníze budete muset vyúčtovat s podrobným popisem vynaložených položek, to znamená, že vypracujete zprávu předem. Proto důrazně doporučujeme uschovat si všechny šeky a účtenky na takové výdaje pro případ, že by vaši nadřízení požadovali doklady o částkách.

Zbytek peněz bude potřeba vrátit. Nelze tedy jednoznačně odpovědět, co se zahrnuje do denních cestovních nákladů, protože se jedná o zcela odlišné pojmy.

Ubytování a cestu lze uhradit předem a nebudete je pak muset vyúčtovat. Neplánované nebo vynucené výdaje však budou vyžadovat vysvětlení a zaměstnavatel je může odmítnout proplatit.

Co určuje výši denní dávky?

Pracovní nutnost nás někdy nutí cestovat nejen v rámci Ruska, ale i za jeho hranice a platba je v těchto případech různá. Na úrovni státu existují limity na částky pro tyto nezdanitelné platby a zaměstnavatelé se obvykle snaží v těchto limitech držet. Rozměry těchto omezení jsou následující:

• cesty v rámci Ruské federace - ne více než 700 rublů za den;
• cesty do zahraničí - ne více než 2500 rublů za den.

Přesnou výši denního příspěvku na pracovní cesty v roce 2019 určuje organizace a zakotvuje ve svých předpisech: příkazy, řád, nařízení.

Zdůrazněme tento bod ještě jednou: organizace si může stanovit naprosto libovolnou výši denní dávky! Od 100 rublů až po několik tisíc nebo dokonce více rublů za den. Neexistují žádné federální nebo státní předpisy, které by popisovaly horní a dolní limity. Každá společnost se však snaží najít tenkou hranici mezi touhou snížit své náklady a potřebou vypadat v očích zaměstnanců slušně. Proto se téměř všechny podniky řídí částkou 700 rublů v Rusku a 2 500 mimo Rusko. Mohou se legálně vyhnout placení daní z těchto částek, což je pro organizaci důležité.

Záleží také na délce cesty, zvláště pokud je velmi krátká – pouze 1 den. V tomto případě se takové platby za pracovní cesty v Rusku vůbec neposkytují, ale za cesty do zahraničí se platí ve výši 50 % normy stanovené společností.

Vzhledem k tomu, že zákony nedoznaly výrazných změn, výplata denních náhrad za pracovní cesty v roce 2019 probíhá stejně jako doposud před cestou. Zároveň se vydávají cestovní náhrady pro případ vícenákladů.

Vezměte prosím na vědomí co je na našem webu

Článek vám řekne, jak zaplatit cestovní výdaje v roce 2019, kolik vydávat denní diety v Rusku a na služebních cestách do zahraničí.

Které cesty zaměstnanců lze považovat za pracovní cesty?

Pokud společnost vyšle inženýra do jiného města, aby nainstaloval své stroje, jedná se o služební cestu. A pokud jede za příbuznými do jiného města a po cestě se svévolně rozhodne jít do výrobního závodu podívat se, jak stroj funguje. Výdaje na takovou cestu nelze klasifikovat jako cestovní výdaje.

Důvodů pro služební cestu je mnoho: vyslání specialisty, aby provedl testy, vyřešil problémy, nastavil zařízení, hledal nové klienty, otevřel pobočky, prezentoval produkty společnosti atd. Seznam může být velmi dlouhý. Zde je důležité, aby byl výlet přísně zamýšlený účel.

Pozor! Pokud pracovní povinnosti zaměstnance zahrnují pravidelné cesty, například řidiče kamionu, nelze takové cesty považovat za pracovní cestu.

Při vyslání zaměstnance na pracovní cestu mu společnost hradí tyto platby:

• plat;
• Služební cesty (jedná se o platbu za cestu, ubytování, jiné potřeby);
• Denní dávka (zahrnuje především stravu a úhradu denních potřeb souvisejících s obchodními potřebami).

Všechny tyto platby budou představovat cestovní výdaje v roce 2019. Toto ustanovení je stejné pro všechny podniky a fyzické osoby podnikatele bez ohledu na druh zdanění. Nyní si promluvme o každém typu výdajů podrobněji.

Denní náklady na cestovní výdaje v Rusku v roce 2019

Denní diety jsou důležitou položkou cestovních výdajů v roce 2019. Jelikož denní diety nejsou příjmem zaměstnance, nepodléhají dani z příjmu fyzických osob. Ale není to tak jednoduché. Maximální výše denního příspěvku nepodléhajícího dani z příjmu fyzických osob a příspěvkům na pojištění v roce 2019:

• 700 rublů za den, pokud mluvíme o cestách po Rusku;
• 2500 rublů za den, pokud pošlete zaměstnance do zahraničí.

Společnost může vydávat denní povolenky nad limit, ale pak bude rozdíl mezi skutečně vyplacenými penězi a limitem zdaněn daň z příjmu, příspěvky. Tento extra limit si navíc nebudete moci zahrnout do výdajů při zjišťování základu daně z příjmů.

Důležité! Příspěvky za úrazy se neodebírají z žádné denní dávky, a to ani té nadlimitní.

Pro správné zaúčtování denních diet v cestovních výdajích je potřeba znát pravidla pro jejich vydávání.

1. Diéty jsou zaměstnanci vypláceny za každý den pracovní cesty, včetně víkendů a svátků, dále dny, kdy je na cestě, a dny, kdy je nucen dočasně zastavit.
2. Denní příspěvek musí být vyplacen předem před nástupem na pracovní cestu. Pokud zaměstnanec peníze nedostane, má právo na pracovní cestu nejet. Účetní tyto peníze zaúčtuje prostřednictvím 71 účtů, aby je oznámil zaměstnanci.
3. Pokud pracovní cesta zahrnuje cestu do blízkého okolí a zaměstnanec se hodlá vracet domů každý den po splnění služebních povinností, diety se nevyplácejí. Vaše společnost se například nachází v Moskvě a vy posíláte zaměstnance na služební cestu do moskevské oblasti.
4. Denní náhrady se vyplácejí i v případě, že zaměstnanec onemocní na pracovní cestě, což je potvrzeno potvrzením o pracovní neschopnosti. Kromě denní dávky mu vyplácíte i nemocenskou.

Výpočet denních příspěvků v Rusku v roce 2019

Denní náhrady se vypočítají vynásobením denních výdajů počtem dnů pracovní cesty s přihlédnutím k cestování. Zde je ukázka toho, jak to vypadá.

Příklad. Ulybka LLC vysílá zaměstnance letadlem na služební cestu od 04.03.2019 do 04.05.2019. Na první pohled se zdá, že pracovní cesta trvá 3 kalendářní dny. To je správné, ale ne vše je tak jednoduché, protože při výpočtu denního příspěvku musíte vzít v úvahu i dobu jízdy.

*Upozorňujeme, že finanční úřad vyžaduje počítání času na vlakové nádraží nebo letiště a zpět z místa práce zaměstnance, nikoli z místa bydliště. I když je zřejmé, že obchodní cestující pojede na výlet z domova.

Teď pojďme počítat. Vezmeme-li v úvahu čas s přihlédnutím k cestě na letiště a odbavení na let, pak náš zaměstnanec odjede ze svého pracoviště na pracovní cestu dne 4. 2. 2019 cca ve 21:00. Totéž platí pro příjezd. Pokud k času příletu přidáte vyzvednutí zavazadel, pasovou kontrolu a cestu z letiště, vrátí se nejdříve za 1 hodinu a 30 minut. 4. 6. 2019.

To znamená, že denní výdaje je třeba počítat od 2. dubna do 6. dubna 2019, což je již 5 kalendářních dnů. Společnost mu do pěti dnů vyplatí denní dávku.

Denní výdaje na zahraniční pracovní cesty v roce 2019

Při vyslání zaměstnance na zahraniční cestu je třeba při výpočtu cestovních nákladů v roce 2019 zohlednit některé vlastnosti. To je způsobeno především každodenními výdaji.

Faktem je, že denní dávky v takové situaci mohou být vydány v cizí měna. Je důležité nepřekročit hranici 2 500 rublů. Sestavili jsme tabulku, která vám pomůže vyhnout se zbytečným daním, pokud se rozhodnete platit cestovní výdaje cizími bankovkami.

*I když společnost vyplácí denní dávku v cizí měně a překročí limit, stále neexistují žádné příspěvky na úrazy.

Jaké další náklady je potřeba zohlednit v cestovním roce 2019

Účetní společnosti zohledňuje v cestovních nákladech veškeré účelové výdaje skutečně vynaložené a zaměstnancem doložené. Patří sem:

1. Jízdenky pro cestu z místa bydliště zaměstnance do místa jeho pobytu na pracovní cestě a zpět. Navíc nezáleží na tom, jaký typ dopravy zaměstnanec použil. Mohou to být vlakové jízdenky, letenky, autobusové jízdenky;
2. Benzín stojí, pokud zaměstnanec jede na služební cestu autem, včetně osobní. Náklady na pohonné hmoty jsou v této situaci kalkulovány pomocí tržeb za pohonné hmoty (z čerpacích stanic);
3. Ubytování. Může se jednat jak o hotel, tak o nájemní bydlení.

Ale tady musíte vzít v úvahu jednu důležitou nuanci. Velmi často je snídaně zahrnuta v ceně hotelového pokoje. Společnost tedy nemůže tuto snídani zohlednit ve svých životních nákladech. Vzhledem k tomu, že obchodní cestující dostává denní příspěvek na jídlo. Účetní bude muset z platby pokoje odečíst náklady na snídani, případně zaměstnance předem upozornit, aby si snídani platili zvlášť.

Pokud se zaměstnanec rozhodne žít v soukromém sektoru, musí si od fyzické osoby vyžádat dokumenty, kterými může potvrdit své výdaje.

1. Různé poplatky a služby (například letištní služby, provize, povolená zavazadla, náklady při přestupu z jednoho druhu dopravy na jiný);
2. Další výdaje, které jsou striktně určeny, jako jsou poplatky za získání nějaké dokumentace, výdaje související se směnou měny, dodatečné náklady a další.
3. Přidáno v roce 2019 nový vzhled cestovní výdaje - rekreační poplatek, pokud zaměstnanec jede na výlet na Krym, území Krasnodar, Stavropolský kraj nebo na Altaj. V tomto případě bude poplatek stržen každé osobě, která navštíví tyto regiony déle než 24 hodin. Na účelu cesty nezáleží.

Společnost nezahrnuje do cestovních výdajů na osobní potřeby zaměstnance, které nesouvisí s účelem cesty. Například jít do sauny nebo lázeňského salonu. Pokud není účelem služební cesty otestovat kvalitu páry v parní místnosti.

Dokumentace o pracovní cestě v roce 2019

Pro správné vyúčtování cestovních výdajů v roce 2019 je třeba pracovní cestu doložit v řádné formě.

V roce 2019 bude cestovní potvrzení nepovinné, stejně jako služební přidělení a cestovní zpráva. Ve skutečnosti je pracovní cesta uskutečněna na základě následujících dokladů.

1. Nařídit od vedoucího jet na služební cestu;
2. Pracovní výkaz (pro výplatu mzdy obchodnímu cestujícímu). Lze jej nahradit jízdenkami, účtenkami a dalšími dokumenty potvrzujícími pobyt zaměstnance na konkrétním místě;
3. Předběžná zpráva (vypracovaná obchodním cestujícím po návratu na pracoviště).
4. V případě potřeby může podnik vést také záznamy o odchodu zaměstnanců služební cesty od vysílající organizace. Pokud takový dokument praktikujete, je to stanoveno v předpisech společnosti.

Jak sestavit příkaz k pracovní cestě pro zaměstnance v roce 2019

Pracovní cesta zaměstnance v roce 2019 tedy začíná vystavením objednávky. Firmy mají právo použít bezplatný objednávkový formulář nebo použít hotový jednotný formulář T-9.

Bez ohledu na to, zda společnost používá firemní nebo volnou formu, je důležité tam uvést požadované informace. Ředitel podniku v objednávce podrobně uvádí:

• Celé jméno a funkce zaměstnance;
• Čas služební cesty;
• Účel cesty;
• Pracovní úkoly, které má pracovník plnit;
• Dokument odůvodňující cestu (pokud je k dispozici). Například dohoda s partnery o instalaci stroje atp.

Servisní úkoly lze specifikovat takto: připravit prezentaci, vést jednání, zúčastnit se soudního jednání, nainstalovat a nakonfigurovat zařízení atd.

Předběžná zpráva je hlavním dokumentem potvrzujícím cestovní výdaje v roce 2019

Nyní si povíme něco o zálohovém přehledu, bez kterého si při stanovení základu pro daň z příjmů nebudete moci cestovní výdaje odepsat do nákladů.

Role tohoto dokumentu vzrostla spolu se zrušením cestovních listů, pracovních zařazení a výkazů o provedené práci.

Cestovní výdaje v roce 2019 jsou fakticky potvrzeny pouze podklady přinesenými zaměstnancem, které tvoří výkaz výdajů.

• Mezi takové podpůrné dokumenty patří:
• jízdenky (letecké, vlakové, autobusové, vlakové);
• šeky a účtenky;
• hotelový registrační poukaz;
• další doklady dokládající bydliště zaměstnance na konkrétním místě;
• smlouvy, faktury;
• nákladní list;
• poznámky;
• značky v pase o překročení hranice.

Údaje ze všech uvedených primární dokumenty jsou převedeny do předběžného hlášení. V budoucnu bude sloužit jako základ pro evidenci cestovních výdajů v účetní evidenci podniku v roce 2019.