Jak dlouho uchovávat primární účetní doklady. Podmínky a doba uložení prvotních dokladů v účtárně. Objednávka a místo uložení

Účetní doklady tvoří až 80 % celkového toku dokladů organizace. Uložení a včasné zničení účetních dokladů je pro mnoho účetních naléhavým úkolem. Častěji zvláštní pozornost je věnována zákonným požadavkům ohledně postupu a podmínek uchovávání účetní dokumentace. Právě na tyto dvě otázky se pokusí odpovědět odborník z archivní společnosti Delis Archive.

1. Postup při ukládání účetních dokladů - proč doklady ukládat?

Postup ukládání dokumentů je upraven následujícími hlavními dokumenty:

• federální zákon ze dne 22. října 2004 č. 125-FZ „O archivnictví v Ruská federace»;
• základní pravidla pro práci archivu organizace - schválena rozhodnutím Spolkového archivu ze dne 2.6.2002 (dále jen Základní pravidla);
• seznam standardních manažerských archivních dokumentů generovaných v procesu činnosti vládní agentury, orgány místní samospráva a organizace s uvedením doby skladování, schválené nařízením Ministerstva kultury Ruské federace ze dne 25. srpna 2010 N 558;
• aktuální Předpisy o dokladech a toku dokladů v účetnictví, schválené nařízením Ministerstva financí SSSR ze dne 29. července 1983 č. 105.

Povinnost uchovávat dokumenty vzniklé při činnosti otevřených a uzavřených akciových společností stanoví Řád o postupu a podmínkách uchovávání dokumentů akciových společností, schválený usnesením Federální komise podle trhu cenné papíry ze dne 16. července 2003 N 03-33/ps. Společnosti s ručením omezeným se v souladu s tím řídí federálním zákonem „O společnostech s ručením omezeným“ ze dne 2. 8. 1998 č. 14-FZ.

Postup ukládání účetních dokladů je definován ve federálním zákoně ze dne 21. listopadu 1996 N 129-FZ „O účetnictví“, jakož i v daňovém řádu Ruské federace.

Článek 17 federálního zákona ze dne 21. listopadu 1996 N 129-FZ „O účetnictví“ uvádí, že organizace jsou povinny vést účetní dokumentace(primární účetní doklady, na jehož základě společnost vede účetní evidenci, eviduje účetnictví, účetní zprávy) na doby stanovené podle pravidel pro organizování záležitostí státního archivnictví, avšak minimální doba uložení nesmí být kratší než pět let.

Podobný požadavek je stanoven v článku 98 Předpisů o vedení účetnictví a účetní závěrky v Ruské federaci, schválených vyhláškou Ministerstva financí Ruska ze dne 29. července 1998 N 34n.

Daňový řád Ruské federace zavazuje daňové poplatníky k zajištění bezpečnosti účetnictví a účetních údajů po dobu čtyř let. daňové účetnictví a další doklady potřebné pro výpočet a placení daní. To platí i pro doklady potvrzující přijetí příjmů, vynaložení výdajů, ale i zaplacení (sražení) daní. Jednotliví podnikatelé využívající zjednodušený daňový systém musí toto pravidlo dodržovat, pokud zákon nestanoví jiné lhůty.

Je třeba věnovat zvláštní pozornost Seznam standardních manažerských archivních dokumentů, vzniklé v rámci činnosti státních orgánů, samospráv a organizací s vyznačením doby uchovávání, schválené nařízením Ministerstva kultury Ruské federace ze dne 25. srpna 2010 N 558 (dále jen Seznam).

Tento seznam zahrnuje standardní manažerské archivní dokumenty vzniklé v průběhu činnosti státních orgánů, samospráv a organizací při provádění stejného typu (společných pro všechny nebo většinové) manažerských funkcí bez ohledu na formu vlastnictví s uvedením doby uložení . Seznam obsahuje dokumenty seskupené do oddílů, sestavené při evidenci skutečností hospodářského života organizací a Návod k jeho použití. Mezi sekcemi zvýrazněnými v Seznamu je zejména sekce 4 „Účetnictví a výkaznictví“, která obsahuje podkapitoly 4.1. „Účetnictví a výkaznictví“ a 4.2 „Statistické účetnictví a výkaznictví“.

Pro automatické stanovení lhůt uchování účetních dokladů doporučujeme využít bezplatnou službu „Archivář online“, která vyhledává dokumenty podle tří hlavních seznamů, včetně Seznamu standardních manažerských archiválií schváleného nařízením MK č.j. Ruská federace ze dne 25. srpna 2010.

Je třeba také poznamenat, že v souladu s článkem 5 federálního zákona ze dne 22. října 2004 č. 125-FZ „O archivnictví v Ruské federaci“ zahrnují archivní dokumenty všechny dokumenty bez ohledu na typ jejich média. To znamená, že ukládání dokumentů se vztahuje na papírové i elektronické dokumenty.

Upozorňujeme, že od 1. ledna 2013 Federální zákon ze dne 06.12.2011 č. 402-FZ „O účetnictví“, jehož čl. 29 stanoví, že prvotní účetní doklady, účetní evidence, účetní (účetní) výkazy podléhají uchovávání ekonomického subjektu po dobu stanovená v souladu s Pravidly pro organizace státních archivních záležitostí, ale ne dříve než pět let poté ohlašovací rok. Tím jsou uvedeny do souladu dříve existující normy daňové a účetní legislativy.

Dokumenty účetní politika, normy hospodářského subjektu, další dokumenty související s organizací a vedením účetnictví, včetně prostředků zajišťujících reprodukci elektronických dokumentů, jakož i ověřování pravosti elektronického podpisu, podléhají u hospodářského subjektu uchovávání po dobu nejméně pět let po roce, ve kterém byly naposledy použity k sestavení účetní (účetní) závěrky.

2. Odpovědnost za nesprávné uchovávání účetních dokladů

Za prvé, manažer je zodpovědný za organizaci ukládání dokumentů organizace, včetně primárních účetních dokumentů. Odpovědnost za bezpečnost prvotních účetních dokladů, účetních evidencí a účetních výkazů rovněž nese hlavní účetní institucí.

Dokumentace může být ztracena v důsledku přírodních katastrof nebo nezákonného jednání třetích stran. Pokud dojde ke ztrátě dokumentů v důsledku protiprávního jednání někoho (například krádež), musí tuto skutečnost potvrdit orgány činné v trestním řízení. Ztrátu dokladů v důsledku živelních pohrom dokládají i příslušné úřady. V případě požáru to může být osvědčení od orgánů požární kontroly.

V případě ztráty prvotních účetních dokladů jmenuje vedoucí organizace v souladu s článkem 6.8 Předpisů o dokladech a toku dokladů příkazem komisi k prošetření příčin ztráty.

Nedostatek primárních dokumentů odůvodňujících provizi jakéhokoli obchodní transakce, podle Čl. 120 daňového řádu Ruské federace se týká hrubého porušení pravidel pro účtování příjmů a výdajů, což znamená:

• nedostatek primárních dokumentů nebo faktur nebo účetních registrů;
• systematické (dvakrát nebo vícekrát během kalendářního roku) předčasné nebo nesprávné promítání obchodních transakcí do účetních účtů a výkaznictví hotovost, hmotný majetek, nehmotný majetek A finanční investice poplatník.

Za porušení postupu a podmínek uchovávání účetních dokladů je stanovena správní odpovědnost - pokuta pro úředníky se bude pohybovat od 2 000 rublů. až 3000 rublů. (článek 15.11 Kodexu RF o správní delikty). Absence primárních dokumentů, faktur a účetních registrů je daňový delikt. Odpovědnost za to je stanovena v článku 120 daňového řádu Ruské federace. Minimální pokuta podle tohoto článku je 5 000 rublů. Za bezpečnost dokumentů odpovídá hlavní účetní. Je to on, kdo má právo rozhodnout o vydání takových dokumentů zaměstnancům strukturální dělení podniky.

Pokud jde o odpovědnost za nedodržení pravidel pro uchovávání účetních dokladů, může být jak správní, tak i daňová. Jak bylo uvedeno výše, absence primárních dokumentů a účetních registrů je hrubým porušením pravidel pro účtování příjmů, výdajů a zdanitelných položek a znamená pokutu ve výši 5 000 až 15 000 rublů. (článek 120 daňového řádu Ruské federace).

Správní pokutu lze v tomto případě uložit jak za porušení archivních požadavků na ukládání dokumentů (článek 13.20 správního řádu - 300-500 rublů), tak za hrubé porušení účetních pravidel, pokud kvůli nedostatku dokumentů účetní prohlášení jsou zkreslená (článek 15.11 správního řádu - 2000-3000 tisíc rublů).

Ničení dokumentů bez dodržení doby jejich uchování je nezákonné a nese s sebou administrativní odpovědnost. V souladu s Čl. 13.20 Kodexu správních deliktů Ruské federace stanoví správní sankce za porušení pravidel uchovávání, získávání, účtování nebo používání dokumentů ve formě varování nebo uložení správní pokuty.

3. Zničení dokumentů na základě jejich trvanlivosti

V souladu s čl. 1.1 Vzorového řádu o stálé odborné komisi instituce, organizace, podniku, schválené nařízením Federálního archivu ze dne 19. ledna 1995 č. 2 pro zkoumání hodnoty dokumentů vzniklých v procesu organizace činnosti, jejich výběr a přípravu k převodu do státního úložiště V archivu organizace vytváří stálou odbornou komisi.

Zahrnuje nejkvalifikovanější specialisty ze všech existujících strukturálních divizí společnosti, kteří dokážou posoudit hodnotu určitých typů dokumentů. Složení odborné komise schvaluje vedoucí organizace. Je to odborná komise v organizaci, která se zabývá výběrem dokumentů k trvalému a dočasnému uložení a rozhoduje i o zničení dokumentů, kterým uplynula doba uložení.

Tato odborná komise provádí zkoumání hodnoty dokumentů ve fázi jejich přípravy k archivnímu uložení a vybírá dokumenty organizace k dalšímu uložení a zničení. V souladu s tím musí likvidační komise vytvořit odbornou komisi a provést přezkoumání všech existujících dokumentů organizace.

Na základě výsledků přezkoumání dokumentů likvidační komisí by měl být organizován postup pro zničení dokumentů, jejichž doba uložení vypršela. Zásady fyzického zničení dokumentů jsou stanoveny v bodě 9.9. Národní norma Ruské federace „Systém norem pro informace, knihovnictví a vydavatelství. Správa dokumentů. Obecné požadavky. GOST R ISO 15489-1-2007“, schváleno nařízením Rostekhregulirovanie ze dne 12. března 2007 N 28-Art.

Podle federálního zákona ze dne 22. října 2004 N 125-FZ „O archivnictví v Ruské federaci“ při likvidaci nevládních organizací, archivních dokumentů, dokumentů o personálu, jakož i archivních dokumentů vzniklých v procesu jejich činnost a zařazeny do Archivního fondu Ruské federace, jsou zařazeny do Archivního fondu Ruské federace, termíny, jejichž dočasné uložení nevypršelo, převede likvidační komise v spořádaném stavu k uložení do příslušného státního nebo obecního archivu na základě dohody mezi likvidační komisí a státním nebo obecním archivem. Likvidační komise zároveň organizuje organizaci archiválií likvidované organizace.

Pokud tedy neuplynula lhůta pro uložení dokumentů, musí likvidační komise zorganizovat jejich objednání a převod do státního nebo obecního archivu podle příslušné dohody.

Pokud organizace není zdrojem akvizice státních a obecních archivů, pak se ničení dokumentů provádí bez souhlasu archivních orgánů.

V organizacích, které nepřevádějí dokumenty do státního archivu, se dokumenty podléhající zničení určují až po sestavení ročních sekcí soupisů případů trvalého uložení a pro personál - pouze po schválení vedoucím organizace.

Zničení dokumentů z platnost vypršela uložení v povinné formalizováno zákonem vypracovaným odbornou komisí a schváleným vedoucím organizace. Jednotná forma takový zákon neexistuje, organizace si proto musí vypracovat vlastní formu (zákon musí obsahovat všechny náležitosti, které zákon N 129-FZ považuje za povinné) a konsolidovat jeho použití v účetních zásadách společnosti. Ještě jednou připomínáme, že samostatně vypracovaná podoba zákona musí obsahovat všechny náležitosti, které zákon č. 129-FZ klasifikuje jako povinné.

Dokumenty se likvidují pouze v případě, že je po stanovenou dobu provedena inventura. Pokud není přezkoumáno období, na které se dokumenty vztahují, nelze je zničit. Za počátek doby uložení dokladů se považuje 1. leden roku následujícího po roce, ve kterém byly sepsány (nebo přijaty do účetnictví). Například výpočet doby uložení souborů sestavených v roce 2010 začíná 1. ledna 2011.

Je třeba také poznamenat, že bez ohledu na to, zda je organizace zdrojem akvizice státních archivů či nikoli, může přidělování případů ke zničení provádět specializovaná (archivní) společnost. Tento přístup umožňuje:

• minimalizovat riziko chybného (nezákonného) výběru dokumentů ke zničení nebo jej delegovat na třetí stranu;
• snížit vedlejší pracovní zátěž účetního;
• výrazně zvýšit efektivitu identifikace případů ke zničení;
• připravit zákon o přidělení věcí ke zničení v přísném souladu se zákonem.

4. Nácvik ukládání účetních dokladů

K ukládání dokumentů může organizace využít buď služeb specializované archivní společnosti (externí úložiště dokumentů), nebo si vytvořit vlastní archiv. Právo organizace vytvořit archiv je zakotveno ve federálním zákoně ze dne 22. října 2004 N 125-FZ „O archivnictví v Ruské federaci“.

Pokud organizace uchovává dokumentaci doma, musí pro tyto účely společnost přidělit samostatnou místnost, která je obvykle vybavena speciálními policemi nebo regály. Pokud jsou v místnosti archivu okna, měla by být zatažena nebo namontována žaluzie, jinak nebude možné dokumenty ochránit před působením světla, a proto mohou vyblednout. Navíc pro tyto účely můžete místo polic použít slepé skříně.

Okenní otvory je vhodné vybavit kovovými mřížemi, zejména pokud je sklad umístěn v prvním nebo suterénním patře budovy, je navíc lepší instalovat do archivu kovové dveře; Taková opatření umožní organizaci zabránit neoprávněnému vstupu do prostor archivu.

Abyste neztráceli spoustu času hledáním potřebné dokumenty, měla by organizace vypracovat seznam souborů, jehož kopie musí být umístěna v samotné archivní místnosti.

Upozorňujeme, že vydávání účetní dokumentace z účetního oddělení, jakož i z archivu společnosti, zaměstnancům jiných strukturálních divizí organizace není zpravidla povoleno. V některých případech může být dokumentace vydána, ale pouze se svolením hlavního účetního.

Výše zmíněné úložiště dokumentů mimo pracoviště je efektivní způsob organizování účetního archivu, kdy jde o přenos účetních dokladů k uložení do profesionálního archivu vybaveného moderní technikou (archivní regály, specializované boxy, systémy kontroly vstupu a požární bezpečnosti). Hlavní výhody této technologie jsou:

• snížení vedlejší pracovní zátěže účetního;
• ochrana před neoprávněným přístupem k důvěrným informacím;
• bezpečnost důležité dokumenty;
• snížení nákladů spojených s vybavením vlastního archivu a jeho následnou údržbou;
• uvolnění kancelářských prostor.

Volba způsobu uložení účetních dokladů obvykle závisí na finanční příležitosti podnik, objem uchovávané dokumentace a rychlost nárůstu jejího množství, požadavky bezpečnostní služby a odvětvová specifika podniku.

• daňové doklady (doklady potřebné pro výpočet daně a pojistného)
• účetní doklady (včetně personální evidence).

Úložné lhůty pro dokumenty potřebné pro výpočet daní a pojistného

V souladu s paragrafy. 8 bod 1 čl. 23 daňového řádu Ruské federace jsou poplatníci povinni po dobu čtyř let zajistit bezpečnost účetních a daňových účetních údajů a dalších dokumentů nezbytných pro výpočet a placení daní, včetně dokladů potvrzujících příjem, výdaje (pro organizace a fyzických osob podnikatelů, jakož i odvodů (srážkových) daní.

Podobný požadavek je stanoven v odstavcích. 5 odst. 3 čl. 24 daňového řádu Ruské federace pro daňové agenty, kteří jsou povinni zajistit bezpečnost dokumentů nezbytných pro výpočet, srážení a převod daní po dobu čtyř let. Nutno podotknout, že kromě placení DPH a daně z příjmu za zahraniční právnické osoby, daňové agenty Zejména zaměstnavatelé jsou ti, kdo vypočítávají a platí daň z příjmu fyzických osob.

Při převodu ztrát pro účely daně ze zisku v souladu s článkem 4 čl. 283 daňového řádu Ruské federace jsou poplatníci povinni uchovávat doklady potvrzující výši vzniklých ztrát po celé období, kdy snižuje základ daně běžného zdaňovacího období o částky dříve přijatých ztrát.

V souladu s paragrafy. 6 odst. 2 čl. 28 spolkového zákona ze dne 24. července 2009 č. 212-FZ „o pojistném v Penzijní fond Ruská federace, nadace sociální pojištění Ruská federace, Federální fond povinné zdravotní pojištění» (ve znění ze dne 6. 7. 2013) jsou plátci pojistného povinni zajistit bezpečnost dokladů potvrzujících výpočet a platbu pojistného po dobu šesti let.

Lhůty uložení účetních dokladů

V souladu s Čl. 29 federálního zákona ze dne 6. prosince 2011 N 402-FZ „o účetnictví“ (ve znění ze dne 28. června 2013) (dále jen zákon N 402-FZ):

• primární účetní doklady,
• účetní registry,
• účetní (účetní) závěrky jsou uchovávány hospodářským subjektem po dobu stanovenou v souladu s pravidly pro organizování záležitostí státního archivnictví, nejméně však pět let po účetním roce,
• dokumenty účetní politiky,
• standardy ekonomického subjektu,
• další dokumenty související s organizací a vedením účetnictví, včetně nástrojů zajišťujících reprodukci elektronických dokumentů (tj. elektronické databáze), jakož i ověření pravosti elektronického podpisu, musí být hospodářským subjektem uloženy po dobu nejméně pěti let po roce, ve kterém byly naposledy použity pro sestavení účetní (účetní) závěrky.

Pravidla pro organizaci státních archivních záležitostí upravuje federální zákon č. 125-FZ ze dne 22. října 2004 „O archivnictví v Ruské federaci“ (ve znění ze dne 11. února 2013) (dále jen zákon č. 125- FZ).

Zde jsou doby uložení pro jednotlivé dokumenty:

• účetní (finanční) výkazy ( rozvahy, hlásí finanční výsledky, hlásí zamýšlené použití prostředky, žádosti o ně atd.):

a) souhrnné roční (konsolidované), - je uloženo trvale (dále jen trvalé (v organizacích, které nejsou zdroji akvizice státních a obecních archivů - minimálně 10 let)).

b) roční - post.

c) čtvrtletní - 5 let, v případě neexistence roční - trvalé.

• Účetní (finanční) výkaznictví dle IFRS nebo jiných standardů - post.
• Převodní listiny, oddělení, likvidační rozvahy; vysvětlující poznámky jim - půst.
• Dokumenty účetní politiky (pracovní účtová osnova, formuláře prvotních účetních dokladů atd.) - 5 let.
• Účetní registry, prvotní účetní doklady a přílohy k nim, které zaznamenávaly skutečnost obchodní transakce a byly podkladem pro účetní záznamy (pokladní doklady a knihy, bankovní doklady, kmenové listy bankovních šekových knížek, příkazy, pracovní výkazy, bankovní avíza a žádosti o převod, akty přijetí, dodání, odpisy majetku a materiálu, účtenky, faktury a předběžné zprávy, korespondence atd.) - 5 let, podléhá ověření (audit).
• Faktury - 4 roky.
• Osvědčení o registraci u finančního úřadu - pošta.
• Dokumenty (výpočty, přehledy, certifikáty, tabulky, informace, korespondence) o naběhlých a převedené částky daně do rozpočtů všech úrovní, mimorozpočtové fondy, dluhy na nich. Daňová přiznání(výpočty) právnických osob pro všechny druhy daní - 5 let.
• Registry informací o příjmech jednotlivci, výkazy pro vydání dividend - 75 let.
• Účetní knihy o příjmech a výdajích organizací a fyzických osob podnikatelů ve zjednodušeném daňovém systému - pošt.

Postup při ukládání účetních a daňových dokladů

V souladu s odstavcem 3 Čl. 29 zákona N 402-FZ ekonomický subjekt musí zajistit bezpečné podmínky uložení účetních dokladů a jejich ochranu před změnami. Podle odstavce 2 Čl. 13 zákona č. 125-FZ mají organizace a občané právo vytvářet archiválie za účelem uchovávání archiválií vzniklých při jejich činnosti.

Pro uspořádání archivu musí být přidělena samostatná místnost vybavená speciálními policemi (regály) nebo uzavřenými skříněmi. Pokud jsou v místnosti archivu okna, měla by být zatažena nebo namontována žaluzie, jinak nebude možné dokumenty ochránit před působením světla, a proto mohou vyblednout. Okna prvního resp přízemí Je vhodné jej vybavit kovovými tyčemi, navíc je lepší nainstalovat do archivu kovové dveře. Taková opatření pomohou zabránit neoprávněnému vstupu do prostor archivu.

Podle základních pravidel pro práci archivů organizací, schválených rozhodnutím představenstva Rosarkhiv ze dne 02.06.2002, v archivech organizace, na základě výsledků zkoumání hodnoty dokumentů, inventářů souborů je zkompilováno: trvalé úložiště; dočasné (nad 10 let) skladování; personálem; jakož i zákony o přidělení k likvidaci souborů, které nepodléhají ukládání. Pouzdra s prošlou dobou uložení podle Seznamu jsou zahrnuta do aktu přidělení ke zničení a podléhají zničení.

Je třeba poznamenat, že organizace může k ukládání dokumentů využít služeb specializované archivní společnosti.

Odpovědnost za nesprávné uchovávání účetních a daňových dokladů

Odpovědnost za nedodržení pravidel pro uchovávání dokumentů může být správní, daňová a trestní.

Podle Čl. 15.11 zákoníku o správních deliktech (dále jen řád o správních deliktech), porušení postupu a podmínek uchovávání účetních dokladů má za následek uložení správní pokuty úředníkům ve výši 2 000 až 3 000 rublů.

Podle Čl. 13.20 zákona o správních deliktech, porušení pravidel pro uchovávání, pořizování, účtování nebo používání archiválií (včetně zničení dokumentů bez dodržení lhůt jejich uložení) má za následek upozornění nebo uložení správní pokuty občanům ve výši 100 až 300 rublů; pro úředníky - od 300 do 500 rublů.

Absence prvotních dokladů, faktur a účetních registrů je daňovým deliktem. Odpovědnost za to je stanovena v článku 120 daňového řádu Ruské federace „Hrubé porušení pravidel pro účtování příjmů a výdajů a předmětů zdanění“. Hrubým porušením pravidel pro účtování příjmů a výdajů a předmětů zdanění se rozumí absence prvotních dokladů, faktur, účetnictví či daňové evidence. Pokud jsou tyto činy spáchány během jednoho zdaňovacího období - pokuta 10 000 rublů, pokud jsou spáchány během více než jednoho zdaňovacího období - pokuta 30 000 rublů. Stejné činy, pokud vedly k podhodnocení základ daně, znamená pokutu ve výši 20 % z částky nezaplacené daně, ale ne méně než 40 000 rublů.

V případech krádeže, zničení, poškození nebo zatajení úředních dokumentů, razítek nebo pečetí spáchaných ze sobeckého nebo jiného osobního zájmu, trestní odpovědnost podle odstavce 1 Čl. 325 trestního zákoníku Ruské federace - pokuta až 200 000 rublů. nebo ve velikosti mzdy(jiný příjem) odsouzeného po dobu až 18 měsíců, nebo povinná práce po dobu až 480 hodin, nebo nápravná práce po dobu až 2 let, nebo nucená práce po dobu až 1 rok nebo zatčení až na 4 měsíce nebo odnětí svobody až na 1 rok.

Který daňové výhody mohou se malé podniky přihlásit v Rusku? Jaké preference mohou získat podnikatelé působící v prioritních odvětvích ekonomiky? 1. JAKÉ JSOU VÝHODY PRO PLÁTCE NA USN? 2. VLASTNOSTI DAŇOVÝCH PRÁZDNIN. 3. VÝHODY PRO PLÁTCE PRACUJÍCÍ NA PATENTU. 4. JAKÉ JSOU DÁVKY DANĚ Z NEMOVITOSTÍ? Podívejte se na materiál, který o tom připravila Managing Partner společnosti "RosCo - Poradenství a audit" Alena Talash. Přečtěte si: https://site/press/nalogovye_lgoty_dlya_subektov_malogo_biznesa/ Vše nejzajímavější o daních, právu a účetnictví od přední poradenské společnosti v Rusku „RosCo“. Zůstaňte informováni nejnovější zprávy, sledujte a čtěte nás, kde se vám to hodí: YouTube kanál - https://www.youtube.com/c/RosCoConsultingaudit/ Facebook - https://www.facebook.com/roscoaudit/ VKontakte - https://vk .com/roscoaudit Twitter – https://twitter.com/RosCo_audit Instagram – https://www.instagram.com/rosco.

Hlavní účetní. Za co je odpovědný hlavní účetní?

Co by měl hlavní účetní vědět? Otázka odpovědnosti je snad nejpalčivějším tématem každého zaměstnance, do jehož odpovědnosti patří rozhodování o důležitých oblastech činnosti zaměstnavatele. Nejzodpovědnější práci samozřejmě vykonává hlavní účetní. Jeho práce zahrnuje přijímání finanční rozhodnutí, příprava účetnictví a daňové doklady, poskytování těchto dokumentů oprávněným orgánům. V tomto materiálu zvážíme, jakou odpovědnost lze uplatňovat na hlavního účetního a co riskuje. Více podrobností o: - administrativní;

- disciplinární;

- materiál;

V procesu práce podnikatel shromažďuje mnoho různých papírů: certifikáty, certifikáty, formuláře. Ukládání jednotlivých dokumentů podnikatele je náročný, ale nezbytný úkol. Jak je ukládat: možná na stůl nebo byste měli mít trezor s technologií laserové ochrany? Ukazuje se, že zákon počítá s různými možnostmi. Řekneme vám o lhůtách uložení důležitých jednotlivých podnikatelských dokumentů.

Jaké doklady uchovávat

Federální zákon č. 125-FZ „O archivnictví v Ruské federaci“ určuje, které dokumenty musí být uloženy a po kolik let.

Různé články zákonů a kodexů upravují dobu uchovávání některých dokumentů souvisejících s obchodní činností:

1. Účetní doklady, údaje o daňovém účetnictví, veškeré doklady o přijatých příjmech a výdajích potřebné pro výpočet daní, jakož i doklady potvrzující již provedené odvody daní, musí být skladovány minimálně 4 roky. Tato povinnost je uvedena v odstavci 8 čl. 23 Daňový řád Ruské federace.
2. Účetní výkazy a prvotní účetní doklady musí být uchovávány po dobu nejméně 5 let, jak je uvedeno v odst. 1 čl. 29 federálního zákona „o účetnictví“ č. 402-FZ.
3. Všechny prvotní účetní a registrační doklady pro jednotlivé podnikatele, knihu účtování příjmů a výdajů (KUDiR), na základě části 12 vyhlášky č. 86 Ministerstva financí Ruska musí jednotlivý podnikatel uchovávat po dobu nejméně 4 let.
4. Doklady potvrzující platbu pojistného do Penzijního fondu (PFR), Fondu sociálního pojištění (FSS) a Fondu povinného zdravotního pojištění (MHIF) musí být uchovávány po dobu 6 let na základě článku 8 čl. 28 federálního zákona č. 212-FZ.
5. Osobní složky a karty zaměstnanců, včetně dočasně přijatých, pracovní smlouvy se zaměstnanci, dokumenty o propuštění a přijetí, na základě nařízení č. 558 Ministerstva kultury Ruska, musí být uchovávány po dobu 75 let. V seznamu uvedeném v tomto pořadí můžete zjistit dobu uložení dokumentu podle jeho typu.

Osobní složky a karty zaměstnanců, pracovní smlouvy se zaměstnanci, doklady o propuštění a přijetí do zaměstnání musí být uchovávány po dobu 75 let.

Uvedené doby uložení dokumentů se vztahují na všechny fyzické osoby podnikatele, včetně těch, kteří ukončili svou činnost.

Kam ukládat dokumenty

Místo uložení dokumentů si určuje jednotlivý podnikatel sám. Může to být část kanceláře, samostatná místnost (nikoli suterén nebo podkroví) nebo archivační organizace třetí strany (pokud velké množství dokumentace). Ustanovení § 14 a 17 spolkového zákona č. 125-FZ stanoví povinnost podnikatele dodržovat pravidla archivace, včetně pravidel pro vytváření nezbytných podmínek pro zasílání dokumentů a jejich systematizaci. Musíte zajistit svou vlastní bezpečnost papírová média a jejich obsah před vnějšími vlivy.

Pokud dojde ke ztrátě nebo poškození jednotlivých dokladů podnikatele

Vaše absence prvotních dokladů, účetních a daňových evidencí, faktur, jakož i nesprávné promítání údajů ve finančních dokladech systematickým způsobem (více než dvakrát ročně) je hrubým porušením upraveným čl. 120 Daňový řád Ruské federace. Pokuty jsou v tomto případě stanoveny na 10 000 rublů.

Ztracené dokumenty mohou a měly by být obnoveny. Od protistran si můžete opět vyžádat smlouvy, úkony, faktury. Pokud se ztratí účetní doklad, pak je nutné objednat šetření, případně s poskytnutím potvrzení o příčině ztráty (povodeň, krádež, požár) u příslušné služby. Zpráva na základě výsledků šetření se zasílá s volnou žádostí na finanční úřad (FTS) - tam zase stanoví lhůty pro obnovení papírů.

Registrační dokumenty individuálního podnikatele lze vyžádat od finančního úřadu individuálně předložením žádosti o duplikát a potvrzení o zaplacení státní daně ve výši 300 rublů.

Za absenci primárních dokumentů a účetních registrů můžete dostat pokutu 10 000 rublů.

Po uplynutí doby archivace lze uložené dokumenty zlikvidovat: spálit nebo rozřezat pomocí speciálního zařízení. Buďte však velmi opatrní, abyste omylem nezničili data, která jsou stále platná nebo vyžadují uložení.

Zákon neomezuje individuální podnikatel v seznamu dokumentů, které lze archivovat. Pokud je pro vás klidné a pohodlné vše uložit, uložte to, ale ne tam, kde chcete, ale na speciálních místech k tomu určených. Správně archivované dokumenty, jako je brnění, ochrání vaši firmu v případě sporů finanční úřad nebo protistrany.

Tuto otázku si kladou všichni podnikatelé bez výjimky, kteří nedávno otevřeli podnik a nepochopili spletitost systému. Jak dlouho tedy uchovávat dokumenty LLC, rok, dva nebo více? Tento problém můžete podrobně pochopit, když si bod po bodu přečtete federální zákon č. 125-FZ „O archivnictví v Ruské federaci“.

Lhůty uložení účetních dokladů se liší. Co lze říci kombinací všech dílčích bodů? Účetní doklady musí být uchovávány v LLC alespoň tak dlouho, dokud je to možné daňová kontrola mohou být vyžadovány. Podle článku 89 daňový řád Kontrola RF podléhá lhůtě nepřesahující tři roky před rozhodnutím provést právě tuto kontrolu. To znamená, že ho skladujeme přesně tři roky a pak začíná zábava.

Článek 23 daňového řádu Ruské federace, odstavec 8 odstavce 1, nás jasně informuje, že daňoví poplatníci jsou povinni uchovávat dokumentaci potvrzující vznik daní po dobu čtyř let a ne méně. To je ono, pánové. Ne tři roky, ale čtyři, pečlivě uchováváme účetní dokumentaci a dbáme na to, aby se neztratil jediný papír.

Jakým konkrétním dokumentům dáváme přednost a uchováváme je jako zřítelnici oka?

• daňové účetní údaje;
• doklady potvrzující příjem;
• doklady o výdajích;
• doklad o srážce daně;

Účetnictví také potvrzuje pravidla skladování primární dokumentace. Podle objednávky „asi účetnictví» č. 129-FZ, účetní závěrka by měla být uložena tak, jak je uvedeno v pravidlech pro záležitosti státního archivnictví. Ale nejméně pět let poté, co za ně byly naposledy sestaveny účetní závěrky.

co se stane? Faktem je, že jste povinni uchovávat dokumenty striktně po dobu, po kterou je může daňová služba požadovat k ověření. To jsou tři roky. Pokud v důsledku kontroly nebudete mít doklady staré pět let, může vám být uložena pokuta za nesprávné uložení dokumentace a nic víc.

Jenže ne vše je v účetní a daňové džungli tak jednoduché a transparentní. Existuje dokumentace, která by měla být uložena mnohem déle než období, o kterých jsme právě hovořili. Jaké jsou tyto dokumenty?

1. Primární doklady pro pořízení majetku. Tyto dokumenty uchováváme tak dlouho, jak je potřeba. k čemu to je? Za prvé, odpisy. Za druhé, při prodeji nemovitosti musíte někde získat potvrzení o její počáteční hodnotě7 a nezapomeňte na daň z nemovitosti.
2. Dlouhodobý majetek. Pro nerentabilní společnostiČlánek 283 daňového řádu stanoví pravidlo pro snížení základu daně běžného období v důsledku ztrát předchozího zdaňovacího období. Dokumentace by to samozřejmě měla potvrdit. Ztráty lze zohlednit po dobu deseti následujících let, což znamená, že dokumenty musí být v řádném pořádku (článek 283 odst. 4). Daňoví inspektoři má právo vyžádat si primární doklady potvrzující hospodářský výsledek k potvrzení údajů o ztrátách uvedených v podaném přiznání.
3. U venkovských podniků hospodařících s jednotnou zemědělskou daní je také nutné uchovávat doklady o ztrátách po celou dobu jejich odpisu. Článek 346.6 odstavec 5 daňového řádu Ruské federace.
4. Pro osoby pracující v tzv. „zjednodušeném“ systému jednotná sociální daň. Článek 346.18 odstavec 7 daňového řádu Ruské federace.
5. Odepsat beznaděje pohledávky K daňové službě je také nutné mít podpůrné primární dokumenty. Zničení podpůrných dokumentů zbavuje společnost práva na uznání špatný dluh ve výdajích, protože částku nebude čím potvrzovat.
6. Nebudeme se příliš zabývat akciovými společnostmi, protože stále byla vznesena otázka, jak dlouho je nutné uchovávat dokumenty LLC, a ne OJSC. Stručně řečeno, JSC by měla uchovávat doklady pro daňové hlášení – roční účetní závěrky, a také charta je potřeba, dokud společnost existuje. V případě, že společnost vstoupí do likvidace, jsou dokumenty zaslány do státního archivu. K tomuto postupu je nutná předem uzavřená dohoda s archivem. Pokud k takové dohodě nedošlo, do archivu se dostane pouze dokument o zaměstnancích společnosti. Kde budou uloženy zbývající dokumenty, bude muset rozhodnout předseda likvidační komise, případně konkurzní správce.
7. Společnost je povinna uchovávat výroční daňové zprávy po dobu nejméně 10 let. čtvrtletně - pět let, to je za přítomnosti ročních.
8. Li čtvrtletní zprávy ne – měsíční přehledy se také uchovávají po dobu minimálně pěti let.
9. Nákupní a prodejní knihy a faktury by měly být uchovávány celých pět let od data posledního záznamu v deníku. Odstavec 15.27 „Pravidel pro vedení účetních protokolů“. V Seznamu standardních manažerských dokladů je položka týkající se faktur, která říká, že stejné faktury by měly být uloženy po dobu pěti let.

Znovu, daňové služby Při kontrolách se musí řídit legislativou o daních a poplatcích. Seznam tam ale zahrnut není.

Pojďme to uzavřít: Jak dlouho by měly být dokumenty LLC uchovávány? Ukazuje se, že ne méně než pět let a z hlediska dlouhodobého majetku zpravidla po celou dobu existence společnosti. Doba uložení dokumentů se musí počítat od prvního ledna následujícího po roce, ve kterém byly vytvořeny.

Jak uchovávat papírové dokumenty?

Účetní politika podniku musí stanovit, jak a kde by měla být dokumentace uložena, a také jmenovat osobu odpovědnou za provedení tohoto odstavce nebo dokonce komise složená z nejkvalifikovanějších zaměstnanců.

Mimochodem, není nutné ukládat dokumentaci v kanceláři. Zákon nezakazuje vybrat si pro uložení jiná místa, například specializované archivační firmy. Ale akciová společnost ze zákona povinen uchovávat doklady jako např výroční zprávy a charta je přesně tam, kde se nachází ústředí. Mimochodem, ukládání dokumentace v elektronické podobě povoleno zákonem s malým upozorněním, že dokumenty musí být přítomny elektronický podpis osoba odpovědná za vyhotovení dokumentu. Pro uložení dokumentace v elektronické podobě společnost vytváří informaci podnikový systém. Obsluhuje ji certifikační centrum, které zajišťuje elektronické dokumenty použití elektronického podpisu.

Dokumenty, které jsou dlouhodobě uchovávány, se časem zhorší a vyblednou. Aby bylo zajištěno, že jejich obsah bude čitelný, musí osoby odpovědné za uchovávání zajistit, aby byly kopie zhotoveny včas.

Při likvidaci společnosti jsou dokumenty, které jsou dlouhodobě uchovávány, předány do archivu. Dojde-li k reorganizaci společnosti, přecházejí dokumenty na nástupnickou organizaci. Když se nová společnost oddělí, získá osobní soubory těch, na které byly převedeny nová struktura zaměstnanci a dokumenty týkající se působnosti nové společnosti.

Zničení dokumentů. Ke zničení dokumentu musíte nejprve sepsat akt, který podepíše vedoucí společnosti, a teprve poté můžete přistoupit přímo ke zničení dokumentů. Navíc při aktu není nutné pečlivě přepisovat každý z papírů jdoucích ke zničení. Stačí přepsat názvy homogenních skupin. To, co je považováno za homogenní skupiny, by mělo být promyšleno nezávisle. Například faktury lze považovat za homogenní dokumenty a podobně.

Jak správně zničit dokumenty?

Jen to spálit? Odpověď je nesprávná. V tomto případě můžete mít problémy s ekologickými službami.
Mám to recyklovat jako sběrový papír? Možnost je dobrá, ale není zaručeno, že dokumenty neskončí u konkurenční firmy, což není dobré. Aby k tomu nedocházelo, měly by být složky s dokumenty předloženy k likvidaci spolu s fakturou. Kromě toho by odstraňování dokumentů mělo být prováděno pod dohledem zaměstnance společnosti odpovědného za uložení dokumentace.

Nelze jej také jen tak vyhodit, protože zaměstnavatel je ze zákona povinen osobní údaje zaměstnanců uchovávat v tajnosti.

co zbylo? Nejlépe uděláte, když použijete speciální stroj na skartování papíru. Obecně je na vás, abyste se rozhodli, jak se zbavíte nepotřebných papírů.

Abych se vyhnul touze odlehčit si svůj dokumentární archiv s předstihem, doplním, že absence účetních registrů nebo faktur za zdaňovací období je považována za hrubé porušení a trestá se pokutou pět tisíc rublů.

A to v případě, že dokumenty v jednom chybí zdaňovací období. V závažnějších případech už nebude pokuta 5 000, ale 15 000 rublů.

Pokud je daňový základ podhodnocen ztrátou dokladů potvrzujících příjem, poplatník zaplatí pokutu ve výši 10 procent z částky nezaplacené daně a ne méně než stejných 15 000 rublů.
Mimochodem, i trestní zákon má klauzule ohledně zajištění bezpečnosti účetních dokladů. Pokud se prokáže, že dokumenty byly poškozeny z osobních důvodů, může být zúčastněná osoba uvězněna nejméně na jeden rok. Chcete-li se s tímto odstavcem blíže seznámit, viz čl. 352 odst. 1 trestního zákoníku Ruské federace.

Mějte také na paměti, že zástupci archivních úřadů mají právo kontrolovat řádné uložení archivní dokumentace ve vaší organizaci. A zde můžete být podle článku 13.20 Kodexu Ruské federace o porušení pravidel skladování, účetnictví a získávání, jakož i používání archivních dokumentů potrestáni pokutou 300 až 500 rublů nebo správním trest.

Za vytváření míst pro ukládání dokumentů a zejména za archivaci odpovídá ředitel společnosti a hlavní účetní musí tyto dokumenty uspořádaně uchovávat a správně je přenášet do archivu.

Jak dlouho se uchovávají účetní doklady? Otázka je velmi důležitá a relevantní. Článek obsahuje ukázku, která uvádí doby uložení účetních dokladů v organizaci (tabulka): primární, hotovost a výkaznictví.

Jak je uvedeno v základním zákoně o účetnictví 402-FZ, doba uložení účetních dokladů by neměla být

• méně než 5 let po vykazovaném roce (ustanovení 1 článku 29 zákona 402-FZ) pro primární a pokladní účetní registry;
• nejméně 5 let, počínaje rokem, ve kterém byly naposledy použity. To se týká účetních zásad a dalších místních aktů, které stanoví postup, metody a metody účtování v konkrétním podniku.

Je však třeba vzít v úvahu, že postup uchovávání účetních dokladů, včetně doby jejich uchovávání, stanoví každá organizace samostatně s přihlédnutím k normám a požadavkům:

• Daňový řád Ruské federace;
• ustanovení schválená usnesením Federální komise pro trh cenných papírů Ruské federace ze dne 16. července 2003 č. 03-33/ps pro as.

Pokud každý z uvedených právních aktů stanoví pro stejné doklady jinou lhůtu, musí být skutečná stanovena podle zákona, který maximální lhůtu stanoví.

V tabulce naleznete odpovědi na otázku, jak dlouho uchovávat účetní doklady podle jejich druhu s odkazy na legislativní akty.

	Jak dlouho skladovat	Báze
Daň, včetně primární a faktur	4 roky po skončení zdaňovacího období, ve kterém byl naposledy použit (pro výpočet a vykazování daně)
daňové evidence a daňové hlášení(prohlášení, výpočty záloh, 2-NDFL certifikáty atd.)	5 let po roce sestavení
Pro výpočet a odvod pojistného (T-49, T-51, T-53, hotovostní a bankovní platby zaměstnaneckých výhod, nemocenská, výplatní pásky pro převod příspěvků, výpočty pojistného atd.)	6 let po roce, ve kterém byl naposledy použit pro výpočet a vykazování pojistného	pp. 6 bod 3.4 čl. 23 Daňový řád Ruské federace
Pro personál (pracovní smlouvy, osobní karty(T-2), osobní účty(T-54) zaměstnanci, příkazy a pokyny k přijímání, převodu, propouštění, prémiím atd.)	V závislosti na datu vytvoření:
Registrační pokladny pro výdej mezd včetně výpisů zúčtování (T-49) a mezd (T-53)	5 let po skončení roku, ve kterém byla sestavena. Pokud však neexistují žádné osobní účty (T-54), v závislosti na datu vytvoření: před rokem 2003 - uloženo 75 let od data vytvoření; vytvořeno v roce 2003 a později - 50 let od data vytvoření	Umění. 412, bod 1.4 objednávky č. 558 ze dne 25. srpna 2010 Ustanovení 3 čl. 3, část 1, část 2 čl. 22.1 zákona o archivnictví:
Docházkové výkazy (rozvrhy), deníky pracovní doby	5 let po skončení roku, ve kterém byly sestaveny. Pokud byly vedeny záznamy o dobách práce ve škodlivých nebo nebezpečných podmínkách, v závislosti na datu vytvoření: před rokem 2003 - uloženo 75 let od data vytvoření; vytvořeno v roce 2003 a později - 50 let od data vytvoření	Umění. 586, bod 1.4 objednávky č. 558 ze dne 25. srpna 2010 Ustanovení 3 čl. 3, část 1, část 2 čl. 22.1 archivního zákona

Je důležité organizovat ukládání účetních dokladů v organizaci v souladu s výše uvedenými legislativními akty. Pokud nevypršela lhůta pro uložení dokladu a je o něj požádáno v rámci cesty resp stolní kontroly finanční úřad, FSS nebo inspektorát práce, ale není fyzicky přítomen, bude organizaci uložena pokuta na základě odst. 1. Umění. 126 Daňový řád Ruské federace ve výši 200 rublů. za každý nedodaný dokument. A také je ohrožena organizace a úředník správní pokuty(část 1 Umění. 5.27, část 1 Umění. 15.6, část 3, 4 Umění. 15.33 Kodex správních deliktů Ruské federace, Čl. 26.31 zákona č. 125-FZ).

Podívejme se na příklad, jak zjistit dobu použitelnosti dodacího listu a faktury přijaté ve 3. čtvrtletí 2017. Zboží bylo přijato do účetnictví, ve stejném čtvrtletí byl odveden DPH. Ve 4. čtvrtletí V roce 2017 bylo zboží prodáno a jeho cena byla zahrnuta do nákladů při výpočtu daně z příjmů.

Doba uložení faktury je do 30. září 2021, protože byla použita pro výpočet DPH ve 3. čtvrtletí 2017 (byl uplatněn odpočet) a doba se počítá jako 4 roky po zdaňovacím období, ve kterém byla faktura vystavena. používané, t.j. od 1.10.2017.

Doba použitelnosti nákladního listu závisí na jeho kvalifikaci:

• pro potvrzení nároku na odpočet DPH započítáme čtyřleté období od 10.01.2017 a dostaneme 30.09.2021 (analogicky s fakturou);
• pro uznání nákladů na zboží do nákladů při výpočtu daně z příjmů počítáme čtyřleté období od 1. 1. 2018 (protože zdaňovacím obdobím pro daň z příjmů je rok) a dostaneme 31. 12. 2021;
• jako prvotní doklad - počítáme 5 let po roce, ve kterém jsou náklady na zboží uznány do nákladů, tj. od 1.1.2018 a dostaneme 31.12.2022.