Όλες οι επιχειρηματικές συναλλαγές που πραγματοποιούνται στην επιχείρηση πρέπει να είναι σε επιτακτικόςτεκμηριωμένη. Για κάθε λειτουργία, πρέπει να συντάσσονται κατάλληλα δικαιολογητικά πηγαία έγγραφα λογιστική.

Πρωτεύοντα λογιστικά έγγραφα - τι ισχύει για αυτά;

Τα πρωτογενή λογιστικά έγγραφα χωρίζονται σε διοικητικά και δικαιολογητικά.

Το πρώτο περιλαμβάνει, πρώτα απ 'όλα, διάφορα είδη οδηγιών, εντολές για την εκτέλεση όλων των ειδών λειτουργιών. Κατά κανόνα, αυτά τα έντυπα εγκρίνονται από τη διοίκηση της επιχείρησης.

Τα δικαιολογητικά περιλαμβάνουν έγγραφα που επιβεβαιώνουν το γεγονός της συναλλαγής.

Επίσης, τα διοικητικά και αθωωτικά έντυπα μπορούν να συνδυαστούν σε ένα λογιστικό έγγραφο, το οποίο θα περιέχει τόσο εντολή εκτέλεσης μιας ενέργειας όσο και επιβεβαίωση της εκτέλεσης αυτής της ενέργειας.

Αθωωτικό λογιστικά έγγραφαδιαφορετικά μπορεί να ονομαστεί πρωτογενής λογιστική. Πρωταρχικός λογιστικά έντυπα- αυτή είναι η πρώτη απόδειξη της συναλλαγής και είναι υποχρεωτική για να αντικατοπτρίζει τη συναλλαγή στη λογιστική. Όλες οι λογιστικές εγγραφές πρέπει να αντικατοπτρίζονται μόνο μετά τη λήψη ενός σωστά εκτελεσμένου δικαιολογητικού. Κάτι να θυμάστε σημαντικός κανόνας: "Κανένα έγγραφο - χωρίς δημοσίευση!"

Είναι σημαντικό όχι μόνο να έχετε ένα αθωωτικό έντυπο, αλλά και να το μορφοποιήσετε σωστά. Η παρουσία σφαλμάτων μπορεί να την καταστήσει άκυρη, επομένως, όταν λαμβάνετε οποιαδήποτε φόρμα, φροντίστε να ελέγξετε όλες τις γραμμές για σωστή συμπλήρωση. Είναι επιτακτική ανάγκη να ελέγχεται η ύπαρξη υπογραφών υπευθύνων και η ύπαρξη σφραγίδας και πρέπει να είναι σαφής και ευανάγνωστη. Μόνο με την κατάλληλη εγγραφή μπορείτε να είστε σίγουροι ότι στο μέλλον δεν θα έχετε προβλήματα με τις αρχές επιθεώρησης. Τα σωστά εκτελεσμένα πρωτογενή έγγραφα στη λογιστική πρέπει να περιέχουν ένα συγκεκριμένο σύνολο λεπτομερειών.

Υποχρεωτικά στοιχεία βασικών εγγράφων:

• όνομα και κωδικός του εντύπου·
• ημερομηνία σύνταξης·
• όνομα του οργανισμού·
• θέα επιχειρηματική συναλλαγήκαι το περιεχόμενό του·
• φυσικά και νομισματικά μέτρα λειτουργίας·
• υπογραφές των υπευθύνων.

Η Κρατική Στατιστική Επιτροπή της Ρωσίας έχει δημιουργήσει ενιαία έντυπα πρωτογενή έγγραφα, το οποίο πρέπει να χρησιμοποιείται κατά την καταχώρηση επιχειρηματικών συναλλαγών.

Για τη λογιστική χρησιμοποιούνται τυπικές μορφές πρωτογενών λογιστικών εγγράφων συναλλαγές σε μετρητά, για , πάγια στοιχεία ενεργητικού, άυλα περιουσιακά στοιχεία, εμπόρευμα- υλικά περιουσιακά στοιχεία, εμπορικές δραστηριότητες, καθώς και εργασίες που σχετίζονται με.

Εάν είναι απαραίτητο να γίνουν οποιεσδήποτε αλλαγές στα υπάρχοντα ενοποιημένα έντυπα, να συμπληρωθούν με λεπτομέρειες και απαραίτητες γραμμές, τότε η επιχείρηση πρέπει να εκδώσει εντολή ή εντολή εισαγωγής πρόσθετων στοιχείων. Κατά την αλλαγή της τυπικής φόρμας του κύριου λογιστικού εγγράφου, αξίζει να θυμάστε ότι δεν μπορείτε να διαγράψετε υπάρχοντα στοιχεία, μπορείτε μόνο να τα συμπληρώσετε.

Εάν ένα ενοποιημένο έντυπο δεν έχει εγκριθεί για οποιοδήποτε κύριο λογιστικό έγγραφο, τότε ο οργανισμός αναπτύσσει ανεξάρτητα μια φόρμα κατάλληλη για τον εαυτό του, σε αυτήν την περίπτωση οι κύριες απαιτήσεις για τα τροποποιημένα έντυπα είναι η παρουσία όλων υποχρεωτικές λεπτομέρειεςπου αναφέρθηκε παραπάνω.

Το δικαίωμα υπογραφής βασικών εγγράφων μπορεί να εκχωρηθεί μόνο σε έναν συγκεκριμένο κύκλο προσώπων, ο κατάλογος ονομάτων και θέσεων των οποίων πρέπει να αντικατοπτρίζεται στο αντίστοιχο έγγραφο για το δικαίωμα υπογραφής ενός συγκεκριμένου εγγράφου (για παράδειγμα, μπορείτε να κάνετε λήψη ενός δείγματος ισχύος πληρεξούσιο από τον σύνδεσμο).

Εάν γίνει λάθος σε ένα ήδη συμπληρωμένο πρωτογενές λογιστικό έγγραφο, τότε μπορεί να υποβληθεί σε επεξεργασία εάν δεν πρόκειται για παραστατικό μετρητών ή έντυπο τράπεζας. Για το τελευταίο δεν επιτρέπονται διορθώσεις. Αν μέσα νομισματικές μορφέςγίνονται λάθη, τότε μια τέτοια φόρμα διαγράφεται και πετιέται, μετά την οποία συμπληρώνεται νέα μορφή. Παραδείγματα φορμών που δεν επιτρέπουν διορθώσεις περιλαμβάνουν εισερχόμενες και εξερχόμενες παραγγελία μετρητών, επιταγή μετρητών, ανακοίνωση για πληρωμή τοις μετρητοίς.

Οι διορθώσεις στα πρωτογενή λογιστικά έγγραφα πραγματοποιούνται ως εξής: πρέπει να διαγράψετε τα λανθασμένα δεδομένα και να γράψετε τις σωστές πληροφορίες δίπλα σε αυτό, να αναφέρετε την ημερομηνία αλλαγής και την υπογραφή. Οι διορθώσεις πρέπει να συμφωνηθούν με τα άτομα που συνέταξαν το αυτή τη μορφήκαι αυτοί που το υπέγραψαν. Κατά την έγκριση, δίπλα στη διόρθωση, πρέπει να αναφέρετε τη φράση: «διορθώθηκε και συμφωνήθηκε».

Πρωτογενή λογιστικά έγγραφα. Επεξεργασία

Κατά την άφιξη στην επιχείρηση, τα κύρια λογιστικά έγγραφα ελέγχονται για την ορθότητα: εάν έχουν συμπληρωθεί όλες οι γραμμές, εάν τα ποσά υπολογίζονται σωστά, εάν υπάρχουν υπογραφές και σφραγίδες, εάν όλα τα στοιχεία έχουν καταχωρηθεί σωστά. Μετά από αυτό, το έντυπο πρέπει να καταχωρηθεί σε ειδικά περιοδικά. Για παράδειγμα, μισθολόγιοΤο έντυπο Τ-53 καταχωρείται στο μητρώο μισθοδοσίας, το έντυπο Τ-53α και οι εισερχόμενες και εξερχόμενες εντολές μετρητών καταχωρούνται στο μητρώο εισερχομένων και εξερχόμενων ταμειακά έγγραφαέντυπο ΚΟ-3. Μετά την εγγραφή, τα έγγραφα μεταφέρονται για αποθήκευση στο λογιστήριο, όπου αρχειοθετούνται στους κατάλληλους φακέλους και αποθηκεύονται εκεί για ορισμένο χρονικό διάστημα. Μετά από ένα ορισμένο χρονικό διάστημα, το έγγραφο μεταφέρεται στο αρχείο. Η περίοδος αποθήκευσης των πρωτογενών εγγράφων καθορίζεται και ρυθμίζεται από την αρχειακή νομοθεσία. Η αποθήκευση και η συστηματοποίηση των λογιστικών εγγράφων σε μια επιχείρηση ονομάζεται ροή εγγράφων. Διαβάστε περισσότερα σχετικά με την αποθήκευση και την καταστροφή εγγράφων.

Ο νόμος που καθορίζει τους όρους αποθήκευσης των πρωτογενών λογιστικών εγγράφων ονομάζεται Ομοσπονδιακός νόμος 125-FZ «Σχετικά με την αρχειοθέτηση στη Ρωσική Ομοσπονδία» με ημερομηνία 22 Οκτωβρίου 2004.

Ο επικεφαλής του οργανισμού είναι υπεύθυνος για τη σωστή οργάνωση της αποθήκευσης και της καταστροφής. Για ασφάλεια και σωστό σχέδιοτα έγγραφα είναι υπεύθυνα αρχιλογιστής.

Στον ιστότοπό μας μπορείτε να κατεβάσετε πολλά έντυπα και κενά πρωτογενών λογιστικών εγγράφων στην ενότητα "", εκεί θα βρείτε τόσο κενές φόρμες όσο και δείγματα συμπλήρωσής τους με σύντομες συστάσειςαπό σχέδιο. Για να είναι πιο εύκολο να βρείτε τη φόρμα που χρειάζεστε, χωρίζονται σε ενότητες που μπορείτε εύκολα να κατανοήσετε και να βρείτε τη φόρμα που χρειάζεστε.

Βίντεο μάθημα. Διαγραφή εγγράφων στο 1C Accounting: οδηγίες βήμα προς βήμα

Πρακτικό μάθημα βίντεο για τη διαγραφή εγγράφων στο 1C Accounting 8.3. Διευθύνθηκε από την Όλγα Λικινά: εμπειρογνώμονα του ιστότοπου "Accounting for Dummies", λογιστής μισθοδοσίας στην M.Video Management LLC. Το μάθημα καλύπτει οδηγίες βήμα προς βήμαγια τη διαγραφή εγγράφων.

Μάθημα βίντεο "Πώς να συντάξετε την κύρια τεκμηρίωση για μια επιχείρηση"

Παρακολουθήστε το βίντεο μάθημα από την καθηγήτρια του ιστότοπου "Accounting for Dummies", N.V. Gandeva.

Τα έγγραφα είναι το σημείο εκκίνησης της λογιστικής.

Η λογιστική τεκμηρίωση αποτελεί μέρος του συστήματος τεκμηρίωσης διαχείρισης του οργανισμού σύμφωνα με τον Πανρωσικό Classifier of Management Documentation (OKUD), που εγκρίθηκε με Διάταγμα του Κρατικού Προτύπου της Ρωσίας της 30ης Δεκεμβρίου 1993 Αρ. 299.

Τα λογιστικά έγγραφα μπορούν να χωριστούν σε τρία επίπεδα: πρωτογενή λογιστική τεκμηρίωση, λογιστικά μητρώα και λογιστική τεκμηρίωση αναφοράς.

Ας επικεντρωθούμε στην πρωτογενή λογιστική τεκμηρίωση. Πρόκειται για έγγραφα που καταγράφουν τα γεγονότα μιας επιχειρηματικής συναλλαγής. Το πρωτογενές λογιστικό έγγραφο πρέπει να συντάσσεται κατά τη στιγμή της συναλλαγής και αν αυτό δεν είναι δυνατό, αμέσως μετά την ολοκλήρωσή του.

Τα δείγματα εντύπων εγγράφων εγκρίνονται από κρατικούς φορείς. Τέτοιες μορφές εγγράφων ονομάζονται τυπικές ή ενοποιημένες.

Τα λογιστικά έγγραφα ταξινομούνται σύμφωνα με διάφορα κριτήρια:

Κατά σκοπό:

Διοικητικός. Για παράδειγμα: Παραγγελίες για λογιστική πολιτική, για χορήγηση άδειας, για απογραφή κ.λπ.

Αθωωτικό (εκτελεστικό). Για παράδειγμα: εισερχόμενες και εξερχόμενες εντολές μετρητών, τιμολόγια αγαθών και μεταφορών, τιμολόγια, πράξεις, τιμολόγια κ.λπ. Το τιμολόγιο είναι παράρτημα σε φορτωτική. Συντάχθηκε για τα συμφέροντα του εφορία

Εγγραφα λογιστική εγγραφή. Για παράδειγμα: εκκαθαριστικά, υπολογισμός αποδοχών αδείας, υπολογισμός παροχών προσωρινής αναπηρίας, υπολογισμός αποσβέσεων και άλλα.

Συνδυασμένα έγγραφα – περιέχουν και τα δύο στοιχεία. Για παράδειγμα, αποδείξεις μετρητών.

Κατά τόπο σύνταξης:

εσωτερικός. Για παράδειγμα: τιμολόγιο εσωτερικής μετακίνησης, PKO, RKO, πράξεις.

εξωτερικός. Για παράδειγμα: TTN, τιμολόγιο

Σύμφωνα με το βαθμό γενίκευσης των επιχειρηματικών συναλλαγών.

πρωταρχικός. Για παράδειγμα: PKO, RKO, TTN, πράξεις, τιμολόγια.

περίληψη. Για παράδειγμα: Αναφορά μετρητών, αναφορά εμπορευμάτων, προκαταβολή, αναφορά υλικού.

Με παραγγελία χρήσης?

κάποτε πριν Για παράδειγμα: PKO, RKO, ενεργεί.

σωρευτικός. Για παράδειγμα: φύλλο ημερήσιας παραλαβής, κάρτα ορίου παραλαβής.

2.2. Στοιχεία λογιστικών εγγράφων

Τα έγγραφα αποτελούνται από μεμονωμένους δείκτες, οι οποίοι ονομάζονται λεπτομέρειες (από τη λατινική λέξη "απαιτούμενο, απαραίτητο").

Το σύνολο των λεπτομερειών ενός εγγράφου καθορίζει τη μορφή του.

Για να μπορέσει ένα έγγραφο να εξυπηρετήσει τον σκοπό του, πρέπει να συνταχθεί σύμφωνα με το έντυπο που είναι αποδεκτό για αυτήν την κατηγορία εγγράφων.

Αλλά σε κάθε περίπτωση, το έγγραφο πρέπει να περιέχει τις ακόλουθες υποχρεωτικές λεπτομέρειες:

Όνομα εγγράφου (έντυπο)

Κωδικός φόρμας

Ημερομηνία σύνταξης

Όνομα του οργανισμού που συνέταξε το έγγραφο

Μετρητές επιχειρηματικών συναλλαγών

Επώνυμα και θέσεις υπευθύνων, προσωπικές υπογραφές τους.

Εάν το έγγραφο είναι εξωτερικό έγγραφο, τότε εκτός από τις προσωπικές υπογραφές, στο έγγραφο πρέπει να τίθεται και η στρογγυλή σφραγίδα του οργανισμού.

Ένα ηλεκτρονικό έγγραφο περιέχει τις ίδιες πληροφορίες με ένα έγγραφο Το περιεχόμενο ενός ηλεκτρονικού εγγράφου μπορεί να προβληθεί σε μια οθόνη υπολογιστή. Ηλεκτρονικό έγγραφομπορεί να εκτυπωθεί σε χαρτί. Ένα ηλεκτρονικό έγγραφο μπορεί να αναπαραχθεί σε έναν τεράστιο αριθμό εντελώς πανομοιότυπων αντιγράφων και μπορεί να σταλεί αμέσως σε άλλον υπολογιστή οπουδήποτε στον κόσμο χρησιμοποιώντας email.

Αλλά ένα ηλεκτρονικό έγγραφο είναι πιο εύκολο να πλαστογραφηθεί από ένα έντυπο, εκτός φυσικά και αν ληφθούν ειδικά μέτρα ασφαλείας.

Προβλήματα προστασίας από πλαστογραφία ηλεκτρονικών εγγράφων μπορούν να επιλυθούν. Στη Ρωσία, όπως και σε πολλές άλλες χώρες του κόσμου, έχει εκδοθεί ο νόμος για τις ηλεκτρονικές υπογραφές, με στόχο την επίλυση αυτού του προβλήματος.

Τα ηλεκτρονικά έγγραφα χρησιμοποιούνται ήδη ευρέως στην επικοινωνία των επιχειρήσεων με τράπεζες και φορολογικές αρχές.

Όλα τα έγγραφα στο λογιστήριο ελέγχονται προσεκτικά από τρεις πλευρές: νομική, από την άποψη της εγγραφής και αριθμητική.

Τα επαληθευμένα έγγραφα καταγράφονται στο αρχείο καταγραφής εγγράφων.

Διορθώσεις σε ταμειακές μηχανές και τραπεζικά έγγραφαδεν επιτρέπεται. Διορθώσεις σε άλλα κύρια λογιστικά έγγραφα μπορούν να γίνουν μόνο με τη συμφωνία των συμμετεχόντων στις επιχειρηματικές συναλλαγές, η οποία πρέπει να επιβεβαιωθεί με τις υπογραφές των ίδιων προσώπων που υπέγραψαν τα έγγραφα, αναφέροντας την ημερομηνία των διορθώσεων.

Επί του παρόντος, δίνεται ιδιαίτερη προσοχή στην ενοποίηση και τυποποίηση των εγγράφων. Η ενοποίηση εγγράφων είναι η ανάπτυξη μιας ενοποιημένης μορφής ρωσικών εγγράφων για την καταχώριση ομοιογενών επιχειρηματικών συναλλαγών σε διάφορους οργανισμούς. Στη Ρωσία έχουν ενοποιηθεί οι μορφές εγγράφων μετρητών, τραπεζικών εγγράφων κ.λπ.

Είναι υποχρεωτικά για όλους τους τομείς δραστηριότητας. Μαζί με την ενοποίηση σπουδαίοςέχει τυποποίηση εγγράφων. Τυποποίηση είναι η καθιέρωση πανομοιότυπων τυποποιημένων μεγεθών εντύπων τυπικά έγγραφα. Κατά την τήρηση λογιστικών αρχείων, είναι σημαντικό να καθιερωθεί μια ορθολογική ροή εγγράφων, δηλ. ένα βέλτιστο σύστημα για τη δημιουργία λογιστικών εγγράφων, την αποδοχή τους για λογιστική, τη μετακίνησή τους στην επιχείρηση, την τρέχουσα αποθήκευση και μεταφορά τους στο αρχείο. Αυτό εξασφαλίζει υψηλό βαθμό λογιστικής αξιοπιστίας με ελάχιστη επένδυση χρόνου και χρήματος.

Το κύριο έγγραφο συντάσσεται την ίδια ημερομηνία με την επιχειρηματική συναλλαγή. Για παράδειγμα, μια προμήθεια για υπηρεσίες διαχείρισης μετρητών. Αυθημερόν πρέπει να εκδοθεί απόσπασμα και μνημόσυνο.

Κατά κανόνα, τα πρωτογενή έγγραφα συντάσσονται στις ενοποιημένες μορφέςαχ, σχεδιασμένο Ρωσική νομοθεσία. Αλλά δεν παρέχονται όλα τα έντυπα. για παράδειγμα, συντάσσεται λογιστικό πιστοποιητικό με οποιαδήποτε μορφή. Ωστόσο, κατά την εγγραφή, είναι απαραίτητο να αναφέρετε υποχρεωτικές πληροφορίες: όνομα και στοιχεία του οργανισμού, τίτλος του εγγράφου, περιεχόμενο της λειτουργίας, ονόματα θέσεων, ονόματα υπαλλήλων, υπογραφή και σφραγίδα του οργανισμού.

Γιατί απαιτείται πρωτογενής τεκμηρίωση; Κυρίως για την καταγραφή όλων των τρεχουσών επιχειρηματικών συναλλαγών. Η τεκμηρίωση μπορεί να είναι εσωτερική ή εξωτερική. Το εσωτερικό είναι απαραίτητο για τη λογιστική και τον έλεγχο όλων των κινήσεων, για παράδειγμα, ένα πάγιο περιουσιακό στοιχείο μεταφέρεται σε λειτουργία - συντάσσεται μια πράξη, η οποία είναι το κύριο έγγραφο. Η εξωτερική τεκμηρίωση είναι απαραίτητη για τη συνεργασία με προμηθευτές και αγοραστές, για παράδειγμα, εκδίδετε ένα τιμολόγιο για πληρωμή στον αγοραστή.

Υπάρχουν επίσης πρωτογενή έγγραφα σχετικά με τη λογιστική και την πληρωμή της εργασίας, αυτά περιλαμβάνουν: εντολές για πρόσληψη και απόλυση, τραπέζι προσωπικού, πρόγραμμα διακοπών και άλλα. Παρέχεται επίσης τεκμηρίωση για τη λογιστική των παγίων. για παράδειγμα, ένα πιστοποιητικό αποδοχής λειτουργικού συστήματος, μια κάρτα αποθέματος και άλλα. Η τεκμηρίωση που συντάσσεται για την καταγραφή των συναλλαγών με μετρητά περιέχει έγγραφα όπως προκαταβολή, απόδειξη μετρητών και εντολή μετρητών.

Σε ορισμένα κύρια έγγραφα, δεν επιτρέπονται διορθώσεις, για παράδειγμα, σε απόσπασμα από τρεχούμενο λογαριασμό ή σε εντολή πληρωμής. Αλλά, για παράδειγμα, τα τιμολόγια μπορεί να περιέχουν διορθώσεις, αλλά δίπλα τους πρέπει να υπάρχει η υπογραφή του ατόμου που έκανε τη διόρθωση, η ημερομηνία και η σφραγίδα του οργανισμού.

Πηγές:

• ποια είναι η κύρια τεκμηρίωση;
• Πρωτεύοντα λογιστικά έγγραφα το 2013

Συμβουλή 2: Ποια έγγραφα είναι πρωταρχικά στη λογιστική

Τα κύρια λογιστικά έγγραφα είναι αυτά με βάση τα οποία επισημοποιείται μια συγκεκριμένη επιχειρηματική συναλλαγή κατά την ολοκλήρωσή της ή αμέσως μετά την ολοκλήρωσή της. Σε αυτή τη βάση πραγματοποιείται περαιτέρω λογιστικοποίηση συγκεκριμένων συναλλαγών.

θα χρειαστείτε

• τιμολόγιο, εντολή μετρητών, πράξη, πιστοποιητικό, αίτηση, ημερολόγιο εγγραφής, παραγγελία, λογιστικό βιβλίο, λίστα, χρονοδιάγραμμα, αίτηση, απογραφική κάρτα, μισθοδοσία, προσωπικός λογαριασμός κ.λπ.

Οδηγίες

Τα κύρια έγγραφα αποτελούν την αρχική βάση για την έναρξη της λογιστικής για συγκεκριμένες συναλλαγές και την πραγματοποίηση εγγραφών στα λογιστικά μητρώα. Το κύριο έγγραφο είναι γραπτή απόδειξη μιας επιχειρηματικής συναλλαγής, για παράδειγμα, η έκδοση χρημάτων για λογαριασμό, η πληρωμή αγαθών κ.λπ.

Έντυπα πρωτογενή τεκμηρίωσηεγκεκριμένο από τον επικεφαλής της επιχείρησης, ωστόσο, στο έγγραφο πρέπει να υπάρχουν όλες οι υποχρεωτικές λεπτομέρειες που ορίζονται από το νόμο.

Τα βασικά λογιστικά έγγραφα καταρτίζονται στις σε χαρτίκαι υποστηρίζονται από υπογραφή για την αναγνώριση των προσώπων που συνέταξαν το έγγραφο. Εάν το έγγραφο συντάσσεται σε ηλεκτρονική μορφή, πρέπει να υπογραφεί ηλεκτρονική υπογραφή.

Τα έντυπα των πρωτογενών εγγράφων που περιέχονται σε λευκώματα ενοποιημένων εντύπων δεν είναι υποχρεωτικά για χρήση, εκτός από τα έγγραφα μετρητών που έχουν δημιουργηθεί από εξουσιοδοτημένους φορείς με βάση.

Υποχρεωτικές λεπτομέρειες πρωτογενών εγγράφων στη λογιστική:
- όνομα του παραστατικού (τιμολόγιο, πράξη, λίστα, παραγγελία κ.λπ.)
- ημερομηνία της συναλλαγής (συντάσσοντας το έγγραφο).
- το περιεχόμενο μιας επιχειρηματικής συναλλαγής από άποψη αξίας και φυσικής αξίας·
- το όνομα του οργανισμού για λογαριασμό του οποίου συντάσσεται αυτό το έγγραφο·
- στοιχεία των προσώπων που πραγματοποίησαν τη συναλλαγή και είναι υπεύθυνα για την ορθή εκτέλεση του παραστατικού (θέση, ονοματεπώνυμο, υπογραφή).

Τα κύρια λογιστικά έγγραφα χωρίζονται σε έγγραφα σύμφωνα με:
- λογιστική και αμοιβή: εντολή απασχόλησης, πίνακας προσωπικού, πρόγραμμα εργασίας, ταξιδιωτικό πιστοποιητικό, πιστοποιητικό απασχόλησης, απόδειξη πληρωμήςκαι τα λοιπά.
- λογιστική παγίων: πράξη αποδοχής και μεταβίβασης, απογραφικό δελτίο, τιμολόγιο εσωτερικής διακίνησης, βιβλίο απογραφής, πράξη παγίων κ.λπ.
- λογιστική των συναλλαγών σε μετρητά: βιβλίο μετρητών, προκαταβολή, εισερχόμενη ταμειακή εντολή, μητρώο ταμειακών εγγράφων, εξερχόμενη ταμειακή εντολή, λογιστικό βιβλίο μετρητάκαι τα λοιπά.
- λογιστική για επισκευές και οικοδομικές εργασίες: ενεργεί για αποδοχή ολοκληρωμένων εργασιών, αναστολή κατασκευής, θέση σε λειτουργία της κατασκευής. γενικό αρχείο καταγραφής εργασιών. ημερολόγιο ολοκληρωμένων εργασιών και άλλα παρόμοια έγγραφα.

Παρακαλώ σημειώστε

Εάν, σύμφωνα με το νόμο, αποσυρθούν πρωτογενή λογιστικά έγγραφα, αντί των πρωτοτύπων περιλαμβάνονται στα λογιστικά έγγραφα αντίγραφα των παραστατικών αυτών, που έχουν γίνει σύμφωνα με το νόμο.

Χρήσιμες συμβουλές

Εάν είναι απαραίτητο, πρόσθετες στήλες και γραμμές μπορούν να συμπεριληφθούν στο τυπικό έντυπο, το οποίο καθορίζεται από ορισμένους τύπους οικονομική δραστηριότητα.

Πηγές:

• Λογιστικό Δίκαιο
• Συνοπτικά έγγραφαεκδίδονται με βάση προηγουμένως

Νομικά πρόσωπα– επιχειρήσεις, οργανισμοί, διάφορα ιδρύματα και τράπεζες βρίσκονται σε συνεχή επικοινωνία μεταξύ τους κατά τη διάρκεια των δραστηριοτήτων τους. Η επαγγελματική επικοινωνία πραγματοποιείται μέσω ποικίλων εγγράφων: επιστολές, αιτήματα, αιτήματα, εντολές πληρωμής κ.λπ. Η νομική ισχύς τέτοιων εγγράφων επιβεβαιώνεται από τα στοιχεία τους.

Ποιες είναι οι λεπτομέρειες;

Προϋποθέσεις - από το λατινικό requisitum - "απαραίτητο", αυτό είναι ένα σύνολο πληροφοριών και δεδομένων που καθορίζονται από πρότυπα για έναν δεδομένο τύπο εγγράφου, χωρίς να προσδιορίζεται ποιο αυτού του τύπουτα έγγραφα δεν θα έχουν νομική ισχύ και δεν μπορούν να θεωρηθούν ως βάση για συναλλαγές και συναλλαγές. Με άλλα λόγια, όσο επίσημα και να ονομάζεται το έγγραφο, αν δεν έχει τα απαιτούμενα στοιχεία, μπορεί να θεωρηθεί απλώς ένα χαρτί στο οποίο κανείς δεν είναι υποχρεωμένος να απαντήσει. Επομένως, οι λεπτομέρειες πρέπει να αναφέρονται σε οποιοδήποτε έγγραφο.

Ορισμένες λεπτομέρειες αναφέρονται μόνο σε έγγραφα ενός τύπου και ορισμένες είναι υποχρεωτικές για οποιοδήποτε επαγγελματικό έγγραφο. Τα τελευταία περιλαμβάνουν: το όνομα του οργανισμού, την ημερομηνία σύνταξης του εγγράφου και το όνομά του. Το όνομα του οργανισμού πρέπει να αναφέρει το σύντομο και πλήρες όνομά του σύμφωνα με τα συστατικά έγγραφα, την οργανωτική και νομική μορφή. Η ημερομηνία προετοιμασίας του εγγράφου αναγράφεται τόσο σε ψηφιακή όσο και σε προφορική-ψηφιακή μορφή. Το όνομα του εγγράφου αναφέρεται σε όλες τις περιπτώσεις, με μόνη εξαίρεση μια επαγγελματική επιστολή.

Εκτός από τα υποχρεωτικά, χρησιμοποιούνται λογιστικά και τραπεζικά ειδικά στοιχεία που καθορίζονται για έναν τύπο παραστατικού. Τα λογιστικά έγγραφα αναφέρουν: το όνομα και τη διεύθυνση της επιχείρησης. τα τραπεζικά του στοιχεία· ένδειξη των μερών στη συναλλαγή - συμμετέχοντες στην επιχειρηματική συναλλαγή· το όνομα, το περιεχόμενο και τη βάση του· την αξία της συναλλαγής σε χρηματικούς ή σε είδος.

Οι τραπεζικές εργασίες περιλαμβάνουν: αριθμό τρεχούμενου λογαριασμού εταιρείας. το όνομα της τράπεζας στην οποία εξυπηρετείται και τη διεύθυνσή της· κωδικός τράπεζας - BIC και ο ανταποκριτής του. ΣΕ τραπεζικά στοιχείαΠρέπει επίσης να αναγράφονται το ΑΦΜ της επιχείρησης και της τράπεζας, κωδικοί KPP και OKPO.

Τοποθέτηση λεπτομερειών στο έγγραφο

Για κάθε στοιχείο στο διαφορετικών τύπωντα έγγραφα έχουν το δικό τους πεδίο για τοποθέτηση. Η σύνθεση των λεπτομερειών και οι απαιτήσεις για την εκτέλεσή τους σε κάθε περίπτωση καθορίζονται από πρότυπα. Λεπτομέρειες που αποτελούνται από πολλές γραμμές εκτυπώνονται με ένα διάστιχο. Οι λεπτομέρειες χωρίζονται μεταξύ τους με απόσταση δύο ή τριών γραμμών.

Το ίδιο ισχύει και για τα έντυπα εγγράφων, για τα οποία προβλέπονται ειδικές απαιτήσεις για την παραγωγή, την καταγραφή και την αποθήκευσή τους, ιδίως εκείνα στα οποία αναγράφεται το κρατικό έμβλημα Ρωσική Ομοσπονδία, καθώς και τα οικόσημα των συνιστωσών οντοτήτων της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Αυτό το μέτρο είναι απαραίτητο γιατί τα στοιχεία που αναγράφονται στα έντυπα τα καθιστούν ένα έγγραφο με νομική ισχύ, το οποίο μπορούν να εκμεταλλευτούν οι απατεώνες.

Συμβουλή 4: Ποια έγγραφα απαιτούνται όταν κάνετε αίτηση για εργασία;

Τα σωστά συνταγμένα έγγραφα για έναν νέο εργαζόμενο κατά την πρόσληψη αποτελούν εγγύηση ότι δεν θα έχει στη συνέχεια προβλήματα με τον υπολογισμό της σύνταξής του και ο εργοδότης δεν θα έχει προβλήματα με την επιτροπή εργασίας και τη φορολογική επιθεώρηση. Το κύριο έγγραφο που επιβεβαιώνει εργασιακή εμπειρία, είναι ένα βιβλίο εργασίας.

Οι ιδιαιτερότητες της εργασίας σε ορισμένες επιχειρήσεις απαιτούν την παρουσίαση οποιασδήποτε άλλης πρόσθετα έγγραφα. Αυτές οι περιπτώσεις ορίζονται στον Εργατικό Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας, κανονισμοί, Προεδρικά Διατάγματα και Κυβερνητικά ψηφίσματα. Οι υπάλληλοι HR δεν έχουν το δικαίωμα να απαιτούν άλλα έγγραφα που δεν ορίζονται από το νόμο. Το ίδιο ισχύει και για την απαίτηση μόνιμης εγγραφής στην τοποθεσία αυτής της επιχείρησης. Ζήτα όμως πιστοποιητικό καθιερωμένη μορφήΟ εργοδότης έχει το δικαίωμα να γνωρίζει την κατάσταση της υγείας σας. Για επαγγέλματα που σχετίζονται με τρόφιμα και υπηρεσίες καταναλωτή είναι επίσης υποχρεωτική η ύπαρξη υγειονομικού και ιατρικού πιστοποιητικού. Εάν προσληφθεί άτομο με αναπηρία, μπορεί να απαιτηθεί συστατική επιστολή από το VTEK και εάν η εργασιακή δραστηριότητα του νέου υπαλλήλου σχετίζεται με εμπορικά ή κρατικά μυστικά, μπορεί να χρειαστεί να προσκομίσει απόδειξη και άλλα έγγραφα που επιβεβαιώνουν την αποδοχή του.

Πρωτοβάθμια λογιστικήαντιπροσωπεύει το αρχικό στάδιο της συστημικής αντίληψης της καταχώρισης μεμονωμένων συναλλαγών που χαρακτηρίζουν οικονομικές διαδικασίες και φαινόμενα που συμβαίνουν στον οργανισμό. Αντικείμενό του είναι: προμήθειες, απόκτηση και δαπάνες υλικών πόρων, κόστος παραγωγής, μετακίνηση ημικατεργασμένων προϊόντων και υπόλοιπα εργασιών σε εξέλιξη, όγκος παραγωγής προϊόντος, αποστολή και πώλησή του, διακανονισμοί με προμηθευτές, αγοραστές, πελάτες, τράπεζες, οικονομικές αρχές, ιδρυτές κ.λπ.

Οι αρχικές πληροφορίες σχετικά με τις οικονομικές διαδικασίες και φαινόμενα αντικατοπτρίζονται σε πρωτογενή έγγραφα.

Πρωτεύον λογιστικό έγγραφο- πρόκειται για γραπτή βεβαίωση επιχειρηματικής συναλλαγής που έχει νομική ισχύ και δεν απαιτεί περαιτέρω εξηγήσεις και λεπτομέρειες.

Το κύριο λογιστικό έγγραφο πρέπει να έχει:

• επωνυμία - χρηματοοικονομικό περιεχόμενο μιας επιχειρηματικής συναλλαγής. Ένα έγγραφο που δεν έχει όνομα, καθώς και ένα έγγραφο με ασαφές, δυσανάγνωστο όνομα, δεν θα έχει νομική ισχύ.
• όνομα, και σε ορισμένες περιπτώσεις διευθύνσεις και τραπεζικούς λογαριασμούς των μερών (νομικές και άτομα) που συμμετέχουν σε αυτή την επιχειρηματική συναλλαγή. Ένα κύριο έγγραφο που δεν περιέχει το όνομα και τα αντίστοιχα χαρακτηριστικά τουλάχιστον ενός από τα μέρη σε μια επιχειρηματική συναλλαγή χάνει τη διευθυνσιότητά του και δεν μπορεί να εκτελεστεί·
• ημερομηνία σύνταξης. Εάν η ημερομηνία απουσιάζει ή είναι ασαφής, το έγγραφο χάνει έγκαιρα τη διευθυνσιότητά του. Στην πραγματικότητα, ένα τέτοιο έγγραφο δεν έχει νομική ισχύ.
• το περιεχόμενο μιας επιχειρηματικής συναλλαγής (αντικείμενο τεκμηρίωσης), που προκύπτει από το όνομα του εγγράφου στο οποίο εμφανίζεται σε γενική μορφή·
• μέτρα της εκτελούμενης επιχειρηματικής συναλλαγής. Η απουσία μετρητών στο έγγραφο στερεί από λογιστική και βάση διακανονισμού.
• υπογραφές των υπευθύνων - του διευθυντή του οργανισμού και του επικεφαλής λογιστή.

Τα έγγραφα συμπληρώνονται από τους λογιστές με σαφή και ευανάγνωστο τρόπο χρησιμοποιώντας χειροκίνητη γραφή με μελάνι ή στυλό, σε γραφομηχανή ή χρησιμοποιώντας τεχνολογία υπολογιστών.

Κατά κανόνα, για έγγραφα χρησιμοποιούνται τυποποιημένα έντυπα με τη μορφή κενών διατμηματικού χαρακτήρα. Αυτό περιλαμβάνει έντυπα παραγγελιών, τιμολόγια, τιμολόγια, κουπόνια, αντίγραφα κ.λπ. Τα βασικά έγγραφα πρέπει να συντάσσονται τη στιγμή της συναλλαγής και εάν αυτό είναι αδύνατο για αντικειμενικούς λόγους, τότε αμέσως μετά την ολοκλήρωσή της.

Εάν παρουσιαστεί σφάλμα σε ενδοεταιρικούς λογαριασμούς, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη μέθοδο αρνητικής καταχώρισης ή αντιστροφής. Σε αυτήν την περίπτωση, η εσφαλμένη καταχώριση επαναλαμβάνεται με κόκκινο μελάνι ή τυπικά χρώματα (μπλε, μαύρο) και περικλείεται σε ορθογώνιο πλαίσιο.

Ένα κόκκινο χρώμα ή ένα ορθογώνιο πλαίσιο θα ακυρώσει μια εσφαλμένη καταχώριση, μετά την οποία θα γίνει μια σωστή καταχώριση. Είναι δυνατή η διόρθωση σφαλμάτων στα λογιστικά αρχεία με διαγραφή και περαιτέρω διόρθωση (η λανθασμένη καταχώρηση διαγράφεται με μία γραμμή και γίνεται σωστή καταχώριση κάτω από αυτήν που υποδεικνύει την ημερομηνία διόρθωσης και την υπογραφή του λογιστή, εάν είναι απαραίτητο πιστοποιητικό συντάσσεται αποκαλύπτοντας την ανάγκη διόρθωσης και τον λόγο του λάθους).

Δεν πρέπει να υπάρχουν διορθώσεις, σβησίματα ή λεκέδες σε μετρητά και τραπεζικά έγγραφα.

Όταν εργάζεται με οποιοδήποτε έγγραφο, ένας λογιστής βασίζεται σε ορισμένες αρχές και μεθοδολογική βάσηκατοχυρώνεται σε επίσημα έγγραφα.

Με βάση τα κύρια έγγραφα, οι εγγραφές γίνονται σε λογιστικά μητρώα, κάρτες, καταστάσεις, περιοδικά, καθώς και σε δίσκους, δισκέτες και άλλα μέσα.

Τα λογιστικά έγγραφα μπορεί να είναι εξωτερικά και εσωτερικά

Εξωτερικά έγγραφαελάτε στην οργάνωση από έξω - από κρατικούς φορείς, ανώτεροι οργανισμοί, τράπεζες, φορολογικές επιθεωρήσεις, από ιδρυτές, προμηθευτές, αγοραστές κ.λπ., καταρτίζονται σύμφωνα με τυποποιημένα έντυπα. Παραδείγματα τέτοιων εγγράφων περιλαμβάνουν αίτηση πληρωμής-εντολή, αίτημα πληρωμής, τιμολόγιο προμηθευτή κ.λπ.

Εσωτερικά έγγραφακαταρτίζεται απευθείας από τον οργανισμό.

Διακρίνονται οι ακόλουθοι τύποι εσωτερικών εγγράφων:

• διοικητικός;
• απαλλακτικό (εκτελεστικό);
• συνδυασμένα?
• λογιστική εγγραφή.

Διοικητικός- πρόκειται για έγγραφα που περιέχουν εντολές, οδηγίες για την παραγωγή, την εκτέλεση ορισμένων επιχειρηματικών λειτουργιών. Αυτές περιλαμβάνουν εντολές από τον επικεφαλής του οργανισμού και πρόσωπα εξουσιοδοτημένα από αυτόν για τη διενέργεια επιχειρηματικών συναλλαγών.

Αθωωτικό(εκτελεστικά) έγγραφα πιστοποιούν το γεγονός των επιχειρηματικών συναλλαγών. Αυτά περιλαμβάνουν παραγγελίες παραλαβής, πιστοποιητικά αποδοχής υλικών· πράξεις αποδοχής και διάθεσης παγίων περιουσιακών στοιχείων· έγγραφα σχετικά με την αποδοχή των κατασκευασμένων προϊόντων από εργαζομένους κ.λπ.

Συνδυασμένητα έγγραφα είναι τόσο διοικητικά όσο και εκτελεστικά. Αυτό περιλαμβάνει εισερχόμενες και εξερχόμενες εντολές μετρητών, καταστάσεις μισθοδοσίας προς έκδοση μισθοίυπάλληλοι του οργανισμού, εκ των προτέρωνυπόλογοι κ.λπ.

Λογιστικά έγγραφακαταρτίζονται στην περίπτωση που δεν υπάρχουν τυποποιημένα έγγραφα για αρχεία επιχειρηματικών συναλλαγών, καθώς και κατά τη σύνοψη και επεξεργασία δικαιολογητικών και διοικητικών εγγράφων. Πρόκειται για πιστοποιητικά, φύλλα διανομής κ.λπ.

Τα λογιστικά έγγραφα χωρίζονται επίσης σε εφάπαξ και σωρευτικά. Χρησιμοποιούνται πρωτογενή έγγραφα εφάπαξ κατά την ολοκλήρωση κάθε επιχειρηματικής συναλλαγής. Τα έγγραφα συσσώρευσης καταρτίζονται κατά τη διάρκεια μιας ορισμένης περιόδου σταδιακής συσσώρευσης ομοιογενών επιχειρηματικών συναλλαγών. Στο τέλος της περιόδου, αυτά τα έγγραφα υπολογίζουν τα αποτελέσματα για τους αντίστοιχους δείκτες. Παραδείγματα σωρευτικών εγγράφων είναι εντολές εργασίας δύο εβδομάδων, μηνιαίες, κάρτες ορίων για την αποδέσμευση υλικών από τις αποθήκες του οργανισμού κ.λπ.

Τα λογιστικά έγγραφα χωρίζονται σε πρωτεύοντα και συνοπτικά

Πρωτογενή έγγραφαπου συντάχθηκε κατά τη στιγμή μιας επιχειρηματικής συναλλαγής. Ένα παράδειγμα τέτοιων εγγράφων είναι τα τιμολόγια για την αποδέσμευση υλικών από τις αποθήκες του οργανισμού στα συνεργεία.

Συνοπτικά έγγραφαπου συντάσσονται με βάση πρωτογενή έγγραφα, για παράδειγμα, καταστάσεις μισθοδοσίας.

Τη στιγμή της καταχώρισης των στοιχείων σε πρωτογενή παραστατικά, εμφανίζονται λογιστικές πληροφορίες που δεν καταγράφονται αυτόματα. Όλα τα ποσοτικά και ποιοτικά χαρακτηριστικά του υπόκεινται σε λογικό, αριθμητικό και νομικό έλεγχο πριν από τη σύνταξη πρωτογενών εγγράφων. Αυτός ο έλεγχος διενεργείται τόσο από υπαλλήλους που συμμετέχουν στη συντήρηση πρωτογενής λογιστική, και τους εργαζόμενους στις υπηρεσίες διαχείρισης.

Υπογράφοντας εισερχόμενες και εξερχόμενες εντολές μετρητών, καταστάσεις μισθοδοσίας, εντολές και απαιτήσεις πληρωμής και άλλα τραπεζικά έγγραφα, ο επικεφαλής του οργανισμού αναλύει διεξοδικά κάθε επιχειρηματική συναλλαγή.

Στη διαδικασία λήψης λογιστικών πληροφοριών, διακρίνονται τα ακόλουθα στάδια:

• προκαταρκτική εργασία πριν από τη σύνταξη πρωτογενών εγγράφων ·
• προετοιμασία πρωτογενών εγγράφων ·
• έγκριση πρωτογενών εγγράφων·
• το έργο του λογιστηρίου στη σύνταξη και επεξεργασία πρωτογενών παραστατικών.

Η συλλογή λογιστικών πληροφοριών περιλαμβάνει την κατάλληλη εργασία διαφόρων υπηρεσιών του οργανισμού. Αυτό το στάδιο χαρακτηρίζεται από το υψηλότερο επίπεδο αναλυτικότητας και αποτελεσματικότητας της λογιστικής.

Το δεύτερο στάδιο της λογιστικής διαδικασίας είναι η επεξεργασία των λογιστικών πληροφοριών. Περιλαμβάνει την άμεση συμμετοχή των υπαλλήλων των υπηρεσιών λειτουργικής διαχείρισης στη λήψη λογιστικών πληροφοριών. Έτσι, κατά τη λογιστικοποίηση των ειδών απογραφής βάσει πρωτογενών παραστατικών, προβλέπεται η ομαδοποίηση και η περίληψη δεδομένων σε κάρτες λογιστική αποθήκηςυλικά. Κάθε μήνα, δεδομένα από κάρτες και βιβλία μεταφέρονται σε αναφορές για την κίνηση των υλικών περιουσιακών στοιχείων. ΣΕ καθορισμένες προθεσμίεςΟι υπεύθυνοι αποθήκης και οι προϊστάμενοι τμημάτων υποβάλλουν αυτές τις αναφορές στο λογιστήριο του οργανισμού.

Οι διαχειριστές συμμετέχουν επίσης στην επεξεργασία δεδομένων. Έτσι, με τη βοήθεια εργαζομένων διαφόρων υπηρεσιών διαχείρισης, εντοπίζονται οι υπαίτιοι των ελλείψεων και των απωλειών.

Μετά τον έλεγχο των αριθμητικών υπολογισμών, καταχωρείται η νομιμότητα και η σκοπιμότητα των εκτελούμενων επιχειρηματικών συναλλαγών, τα λογιστικά έγγραφα και στη συνέχεια η οικονομική ομαδοποίηση των στοιχείων τους γίνεται σε σύστημα συνθετικών και αναλυτικών λογιστικών λογαριασμών με καταχώρηση σε λογιστικά μητρώα.

Τα λογιστικά μητρώα είναι πίνακες καταμέτρησης ορισμένης μορφής, κατασκευασμένοι σύμφωνα με την οικονομική ομαδοποίηση δεδομένων για την ιδιοκτησία και τις πηγές σχηματισμού της. Χρησιμεύουν για να αντικατοπτρίζουν τις επιχειρηματικές συναλλαγές.

Τα λογιστικά μητρώα, ανάλογα με τη δομή τους, χωρίζονται σε χρονολογικά και συστηματικά. Στα χρονολογικά μητρώα, οι επιχειρηματικές συναλλαγές αντικατοπτρίζονται στη σειρά ολοκλήρωσής τους. Συστηματικός λογιστικά μητρώαεξυπηρετούν στην ομαδοποίηση των επιχειρηματικών συναλλαγών σύμφωνα με τα καθιερωμένα χαρακτηριστικά.

Τα λογιστικά μητρώα τηρούνται με τη μορφή λογιστικών βιβλίων, καρτών, καταστάσεων, περιοδικών, καθώς και μέσων υπολογιστή.

Η συνθετική λογιστική διενεργείται σε συστηματικά μητρώα και η αναλυτική λογιστική σε αναλυτικά μητρώα. Οι εγγραφές στα μητρώα γίνονται τόσο χειροκίνητα όσο και με χρήση τεχνολογίας υπολογιστών.

Το σύνολο και η θέση των στοιχείων στο μητρώο καθορίζουν τη μορφή του, η οποία εξαρτάται από τα χαρακτηριστικά των αντικειμένων που λαμβάνονται υπόψη, τον σκοπό των μητρώων και τις μεθόδους λογιστικής καταχώρισης. Η λογιστική εγγραφή αναφέρεται στην καταγραφή των επιχειρηματικών συναλλαγών σε λογιστικά μητρώα.

Στα λογιστικά βιβλία όλες οι σελίδες είναι αριθμημένες και δεμένες. Ο αριθμός αναγράφεται στην τελευταία σελίδα και επικυρώνεται με υπογραφές εξουσιοδοτημένων προσώπων. Σε ορισμένα βιβλία, για παράδειγμα, βιβλία μετρητών, οι σελίδες δεν είναι μόνο αριθμημένες, αλλά και δεμένες με σπάγκο και σφραγισμένες με κερί σφραγίδα. Ανάλογα με τον όγκο των λογαριασμών στο βιβλίο, κατανέμονται μία ή περισσότερες σελίδες για έναν συγκεκριμένο λογαριασμό. Τα λογιστικά βιβλία χρησιμοποιούνται για συνθετική και αναλυτική λογιστική.

Οι κάρτες είναι κατασκευασμένες από χοντρό χαρτί ή χαλαρό χαρτόνι χωρίς να στερεώνονται μεταξύ τους. Αποθηκεύονται σε ειδικά κουτιά που ονομάζονται αρχειοθήκες. Οι κάρτες ανοίγουν για ένα χρόνο και καταχωρούνται σε ειδικό μητρώο για να διασφαλίζεται ο έλεγχος της ασφάλειάς τους.

Τα φύλλα διαφέρουν από τις κάρτες στο ότι είναι κατασκευασμένα από λιγότερο πυκνό χαρτί και έχουν μεγαλύτερη μορφή. Αποθηκεύονται σε ειδικούς φακέλους που ονομάζονται καταχωρητές. Οι δηλώσεις ανοίγουν, κατά κανόνα, για ένα μήνα ή ένα τρίμηνο.

Οι εγγραφές στα λογιστικά μητρώα πρέπει να είναι σαφείς, συνοπτικές, σαφείς και ευανάγνωστες. Μετά την καταχώριση μιας επιχειρηματικής συναλλαγής στο λογιστικό μητρώο, σημειώνεται κατάλληλη σήμανση στο πρωτεύον παραστατικό για να διευκολυνθεί η μετέπειτα επαλήθευση της σωστής καταχώρισης. Στο τέλος του μήνα, τα αποτελέσματα συνοψίζονται για κάθε σελίδα των λογιστικών μητρώων. Τα τελικά αρχεία συστηματικών και αναλυτικών μητρώων πρέπει να επαληθεύονται με τη σύνταξη φύλλων κύκλου εργασιών.

Μετά την έγκριση ετήσια έκθεσηΤα λογιστικά μητρώα ομαδοποιούνται, δεσμεύονται και κατατίθενται στο τρέχον αρχείο του οργανισμού.

Μέθοδοι διόρθωσης λανθασμένων εγγραφών σε λογιστικά μητρώα

Υπάρχουν τρεις τρόποι διόρθωσης λανθασμένων εγγραφών στα λογιστικά μητρώα: διόρθωση, συμπληρωματικό λήμμα, αναστροφή.

Διορθωτική μέθοδοςμπορεί να εφαρμοστεί μόνο εάν τα σφάλματα ανακαλύφθηκαν πριν από την κατάρτιση του ισολογισμού ή εμφανίστηκαν στα λογιστικά μητρώα χωρίς να επηρεαστεί η αντιστοιχία των λογαριασμών. Αυτή η μέθοδος συνίσταται στη διαγραφή με μια λεπτή γραμμή του λανθασμένου κειμένου, αριθμού, ποσότητας και επιγραφής δίπλα ή πάνω από το σωστό κείμενο ή ποσό με την κατάλληλη ρήτρα.

Για παράδειγμα, αν αντί για 100 ρούβλια. Εάν αντανακλώνται 200 ​​ρούβλια, τότε θα πρέπει να διαγραφούν 200 ρούβλια. και γράψτε "100 ρούβλια" από πάνω και στο πλάι υποδείξτε: "200 ρούβλια διαγραμμένα και 100 ρούβλια γραμμένα από πάνω, διορθωμένη πίστη (ημερομηνία, υπογραφή)."

Επί νομισματικά έγγραφαΔεν επιτρέπονται διορθώσεις ή διαγραφές, ακόμη και αυτές που καθορίζονται, ειδικά σε αριθμούς.

Πρόσθετες καταχωρήσειςγίνονται σε περιπτώσεις που το ποσό μιας επιχειρηματικής συναλλαγής υποεκτιμάται λανθασμένα. Για παράδειγμα, ο προμηθευτής μετέφερε 150 ρούβλια από τον τρεχούμενο λογαριασμό. Αυτή η επιχειρηματική συναλλαγή αντικατοπτρίζεται στη σωστή αντιστοιχία των λογαριασμών, αλλά το ποσό της υποτιμάται σε 100 ρούβλια. Έγινε η ακόλουθη λογιστική εγγραφή: χρέωση στον λογαριασμό "Διακανονισμοί με προμηθευτές", πίστωση στον λογαριασμό "Τρέχον λογαριασμό" - 100 ρούβλια.

Αλλά δεδομένου ότι οι προμηθευτές θα πρέπει να μεταφέρουν 150 ρούβλια, τότε το ποσό που λείπει είναι 50 ρούβλια. είναι απαραίτητο να κάνετε πρόσθετες εγγραφές: χρέωση στον λογαριασμό "Διακανονισμοί με προμηθευτές", πίστωση στον λογαριασμό "Τρέχον λογαριασμό" - 50 ρούβλια.

Πρόσθετες αναρτήσεις γίνονται τον τρέχοντα ή τον επόμενο μήνα. Αυτός ο κανόνας διόρθωσης σφαλμάτων ισχύει σε δύο περιπτώσεις: εάν στο λογιστικό μητρώο ξεχωριστή γραμμήΤα στοιχεία του πρωτογενούς παραστατικού δεν καταγράφονται και όταν ένα εσφαλμένα υποεκτιμημένο ποσό μιας επιχειρηματικής συναλλαγής αποτυπώνεται στο λογιστικό μητρώο.

Μέθοδος αντιστροφήςείναι ότι η λανθασμένη καταχώρηση, κυρίως ψηφιακή, εξαλείφεται με αρνητικό αριθμό, δηλαδή η λανθασμένη αντιστοιχία και το ποσό επαναλαμβάνονται με κόκκινο μελάνι. Ταυτόχρονα, γίνεται σωστή καταχώριση χρησιμοποιώντας συνηθισμένο μελάνι. Οι αναστροφές συμβαίνουν όταν οι λογαριασμοί καταχωρούνται εσφαλμένα ή όταν καταγράφεται υπερβολικό ποσό.

Κατά τη σύνοψη των αποτελεσμάτων των πράξεων, αφαιρούνται οι εγγραφές με κόκκινο μελάνι.

πρωτογενές λογιστικό έγγραφο

Τα βασικά έγγραφα αποτελούν τη βάση όλων των λογιστικών. Οι χρηματοοικονομικές και οικονομικές δραστηριότητες ενός οργανισμού συνοδεύονται από την υλοποίηση πολυάριθμων λειτουργιών. Για το σκοπό αυτό, χρησιμοποιείται ένα στοιχείο της λογιστικής μεθόδου - τεκμηρίωση. Η τεκμηρίωση είναι η κύρια μέθοδος λογιστικής παρακολούθησης των οικονομικών δραστηριοτήτων ενός οργανισμού, ο πρωταρχικός του έλεγχος. έγγραφο - Πρόκειται για γραπτή απόδειξη μιας ολοκληρωμένης επιχειρηματικής συναλλαγής, που δίνει νομική ισχύ στα λογιστικά στοιχεία. Η τεκμηρίωση χρησιμεύει ως βάση για τα επόμενα λογιστικά αρχείακαι διασφαλίζει την ακρίβεια, την αξιοπιστία και το αδιαμφισβήτητο των λογιστικών δεικτών, καθώς και τη δυνατότητα ελέγχου τους.

Τα έγγραφα πρέπει να έχουν νομική ισχύ, δηλαδή να περιέχουν ορισμένες υποχρεωτικές λεπτομέρειες (δείκτες):

• - όνομα του εγγράφου·
• - ημερομηνία
• - όνομα του οργανισμού για λογαριασμό του οποίου συντάχθηκε το έγγραφο·
• - περιεχόμενο της πράξης·
• - ποσοτικά μέτρα και μέτρα κόστους.
• - το όνομα και η θέση των προσώπων που είναι υπεύθυνα για την εφαρμογή του και την ορθότητα της εκτέλεσής του·
• - προσωπικές υπογραφές αυτών των προσώπων και τα αντίγραφά τους·
• - σφραγίδες οργάνωσης, γραμματόσημα.

Τα έγγραφα πρέπει να συντάσσονται με μέσα που διασφαλίζουν τη διατήρηση των αρχείων για μεγάλο χρονικό διάστημα (μελάνη, στυλό, γραφομηχανή, εκτυπωτής). Τα βασικά έγγραφα πρέπει να συντάσσονται είτε κατά τη στιγμή της συναλλαγής (μετρητά, τράπεζα) είτε αμέσως μετά την ολοκλήρωσή της. Αυτοί που συνέταξαν και υπέγραψαν το έγγραφο είναι υπεύθυνοι για την έγκαιρη και ποιοτική δημιουργία του, για την ακρίβεια των στοιχείων και τη μεταφορά του εντός του καθορισμένου χρονικού πλαισίου καταχώρισης στα λογιστικά μητρώα.

Τα έγγραφα περιλαμβάνουν:

• - κύρια (τιμολόγια, τιμολόγια, εισερχόμενες και εξερχόμενες εντολές μετρητών, φύλλα περίφραξης κ.λπ.)
• - λογιστικά μητρώα (εκθέσεις ταμείου, ημερολόγια παραγγελιών, γενικό καθολικό, εκθέσεις εμπορευμάτων κ.λπ.).
• - αναφορά (ισολογισμός και παραρτήματα σε αυτόν).

Όλα τα λογιστικά αρχεία τηρούνται βάσει πρωτογενών παραστατικών, στη συνέχεια οι πληροφορίες από αυτά μεταφέρονται σε λογιστικά μητρώα, όπου συστηματοποιούνται, δηλαδή καταχωρούνται σε λογιστικούς λογαριασμούς. Στο τέλος της περιόδου αναφοράς, η αναφορά της επιχείρησης συμπληρώνεται σύμφωνα με τα λογιστικά μητρώα.

Η κύρια τεκμηρίωση προκαλεί κίνηση λογιστικές πληροφορίες, παρέχει στη λογιστική τις απαραίτητες πληροφορίες για μια συνεχή και συνεχή αντανάκλαση των οικονομικών δραστηριοτήτων της επιχείρησης.

Σύμφωνα με τον σκοπό τους, όλα τα πρωτογενή έγγραφα χωρίζονται σε: οργανωτικά και διοικητικά έγγραφα, δικαιολογητικά, λογιστικά έγγραφα και συνδυασμένα έγγραφα.

• - οι οργανωτικές και διοικητικές (εντολές, οδηγίες, οδηγίες, εξουσιοδοτήσεις) επιτρέπουν λειτουργίες και οι πληροφορίες που περιέχονται σε αυτές δεν αντικατοπτρίζονται στα λογιστικά μητρώα.
• - τα δικαιολογητικά έγγραφα (τιμολόγια, αξιώσεις, εντολές παραλαβής κ.λπ.) αντικατοπτρίζουν το γεγονός της συναλλαγής, οι πληροφορίες που περιέχονται σε αυτά καταγράφονται σε λογιστικά μητρώα. Υπάρχει μια σειρά εγγράφων που συνδυάζουν έναν επιτρεπτικό και απαλλακτικό χαρακτήρα (εντολές μετρητών εξόδων, αποδείξεις πληρωμής για μισθούς), τα δεδομένα που περιέχονται σε αυτά καταχωρούνται σε λογιστικά μητρώα.
• - τα λογιστικά έγγραφα συντάσσονται στο λογιστήριο με βάση διοικητικά ή δικαιολογητικά για τη σύνοψη των λογιστικών εγγράφων. λογιστικά πιστοποιητικά, υπολογισμοί γενικών εξόδων, πίνακες ανάπτυξης.
• - τα συνδυασμένα έγγραφα εκτελούν ταυτόχρονα τις λειτουργίες διοικητικών και αιτιολογικών και λογιστικών εγγράφων. Για παράδειγμα, ένα τιμολόγιο αποδέσμευσης υλικών περιουσιακών στοιχείων περιέχει εντολή αποδέσμευσης υλικών από την αποθήκη στο συνεργείο, καθώς και καταχώριση της πραγματικής έκδοσής τους κ.λπ.

Με βάση τη μέθοδο καταγραφής των συναλλαγών, τα έγγραφα χωρίζονται σε εφάπαξ και σωρευτικά.

Τα εφάπαξ έγγραφα χρησιμοποιούνται μόνο μία φορά για να αντικατοπτρίζουν μια μεμονωμένη συναλλαγή ή πολλές συναλλαγές που εκτελούνται ταυτόχρονα. Μετά την εγγραφή, το εφάπαξ έγγραφο πηγαίνει στο λογιστήριο και χρησιμεύει ως βάση για προβληματισμό στη λογιστική. Για παράδειγμα, εισερχόμενες και εξερχόμενες εντολές μετρητών, καταστάσεις μισθοδοσίας κ.λπ.

Τα σωρευτικά έγγραφα καταρτίζονται για μια συγκεκριμένη περίοδο (εβδομάδα, δεκαετία, μήνα) για να αντικατοπτρίζουν ομοιογενείς επαναλαμβανόμενες συναλλαγές που καταγράφονται σε αυτά καθώς πραγματοποιούνται. Στο τέλος της περιόδου, υπολογίζονται τα σύνολα για τους δείκτες που χρησιμοποιούνται για τους λογαριασμούς. ΝΑ σωρευτικά έγγραφαπεριλαμβάνουν κάρτες ορίων, παραγγελίες δύο εβδομάδων ή μηνιαίων, κ.λπ.

Ανάλογα με τον τόπο στον οποίο συντάσσονται, τα έγγραφα μπορεί να είναι εσωτερικά ή εξωτερικά.

ΟικιακόςΤα έγγραφα καταρτίζονται στην επιχείρηση για να αντικατοπτρίζουν τις εσωτερικές λειτουργίες. Για παράδειγμα, αποδείξεις μετρητών και εντολές εξόδων, τιμολόγια, πράξεις, εκκαθαριστικά κ.λπ.

ΕξωτερικόςΤα έγγραφα συμπληρώνονται εκτός των ορίων της συγκεκριμένης επιχείρησης και φτάνουν σε επίσημη μορφή. Για παράδειγμα, τιμολόγια, αντίγραφα κίνησης τραπεζών, φορτωτικές κ.λπ.

Σύμφωνα με τη σειρά με την οποία συντάσσονται τα έγγραφα, υπάρχουν πρωτογενή και συνοπτικά έγγραφα.

Πρωταρχικόςσυντάσσονται έγγραφα για κάθε επιμέρους συναλλαγή κατά την ολοκλήρωσή της. Για παράδειγμα, εντολή παραλαβής μετρητών, εντολές πληρωμής, πράξεις διαγραφής παγίων κ.λπ.

Περίληψητα έγγραφα συντάσσονται με βάση πρωτογενή έγγραφα που έχουν συνταχθεί προηγουμένως. Η χρήση τους διευκολύνει τον έλεγχο ομοιογενών λειτουργιών. Μπορούν να είναι εκτελεστικά, λογιστικά ή συνδυασμένα. Για παράδειγμα, εκθέσεις προκαταβολών και μετρητών, ομαδοποιήσεις και σωρευτικές καταστάσεις. Ειδικότερα, η προκαταρκτική αναφορά, ως συνδυασμένη, εκτελεί τις λειτουργίες ενός δικαιολογητικού και λογιστικού εγγράφου. Παρέχει μια πλήρη περιγραφή των διακανονισμών με υπόλογα πρόσωπα: υπόλοιπο ή υπερβολική δαπάνη προηγούμενη προκαταβολή, το μέγεθος αυτής της προκαταβολής, το ποσό που δαπανήθηκε, το υπόλοιπο και την ημερομηνία καταχώρισής της στην ταμειακή μηχανή ή υπερέξοδη και την ημερομηνία αποπληρωμής της από την επιχείρηση. Επιπλέον, η αντίστροφη μέτρηση εκ των προτέρων παρέχει μια περιγραφή κόστος παραγωγήςσε λογαριασμούς μετά τον έλεγχο και την έγκριση της αναφοράς. Στην πίσω όψη της έκθεσης υπάρχει κατάλογος μεμονωμένων δαπανών και τα δικαιολογητικά τους.

Σύμφωνα με τη σειρά με την οποία συμπληρώνονται, τα έγγραφα μπορούν να ταξινομηθούν σε αυτά που συντάσσονται χειροκίνητα και με χρήση τεχνολογίας υπολογιστών.

Έγγραφα που συντάσσονται χειροκίνητα,συμπληρώνεται με το χέρι ή σε γραφομηχανή.

Έγγραφα που εκτελούνται με χρήση τεχνολογία υπολογιστών,καταγράφει αυτόματα πληροφορίες σχετικά με τις παραγωγικές εργασίες κατά τη στιγμή της ολοκλήρωσής τους.

Αποδοχή, επαλήθευση και λογιστική επεξεργασία εγγράφων. Τα έγγραφα που λαμβάνονται από το λογιστήριο υποβάλλονται σε επεξεργασία για την προετοιμασία τους για εγγραφή στα λογιστικά μητρώα. Το κύριο στάδιο της λογιστικής επεξεργασίας των εγγράφων σε έναν οργανισμό είναι η επαλήθευση των παραληφθέντων εγγράφων ουσιαστικά, σε μορφή και αριθμητικά.

Κατά τον έλεγχο των εγγράφων επί της ουσίας τους, είναι απαραίτητο να διαπιστωθεί η νομιμότητα, η ορθότητα και η σκοπιμότητα της ολοκληρωμένης επιχειρηματικής συναλλαγής. Σύμφωνα με την τρέχουσα λογιστική διαδικασία, τα πρωτογενή έγγραφα για επιχειρηματικές συναλλαγές που αντιβαίνουν στη νομοθεσία και την καθιερωμένη διαδικασία παραλαβής, αποθήκευσης και δαπάνης κεφαλαίων, αποθεμάτων και άλλων τιμαλφών δεν θα πρέπει να γίνονται δεκτά για εκτέλεση. Εάν τέτοια πρωτογενή έγγραφα παραληφθούν από το λογιστικό τμήμα, ο επικεφαλής λογιστής πρέπει να ενημερώσει τον επικεφαλής του οργανισμού για την παρανομία μιας συγκεκριμένης επιχειρηματικής συναλλαγής.

Ο προκαταρκτικός έλεγχος διενεργείται από το λογιστήριο κατά την προετοιμασία των εγγράφων. Είναι επίσης σημαντικό γιατί τα περισσότερα έγγραφα συντάσσονται από οικονομικά υπεύθυνα άτομα και όχι από λογιστές.

Ο έλεγχος της φόρμας σάς επιτρέπει να βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιήθηκε μια φόρμα της κατάλληλης φόρμας για την ολοκλήρωση μιας συγκεκριμένης επιχειρηματικής συναλλαγής, ότι όλοι οι αριθμοί έχουν εισαχθεί καθαρά, τα περιεχόμενα της συναλλαγής και όλες οι λεπτομέρειες αντικατοπτρίζονται.

Μετά από αυτό, ο λογιστής διενεργεί έναν αριθμητικό έλεγχο, ο οποίος συνοψίζεται στον έλεγχο της ορθότητας των αριθμητικών υπολογισμών και των υπολογισμών και στη φορολογία των εγγράφων. Η φορολόγηση γίνεται πολλαπλασιάζοντας την ποσότητα με την τιμή. Ο αριθμητικός έλεγχος σάς επιτρέπει να ελέγχετε τους αριθμητικούς υπολογισμούς των συνόλων, την ορθότητα της αντανάκλασης των ποσοτικών δεικτών και των δεικτών κόστους.

Μετά την επαλήθευση, ο λογιστής επεξεργάζεται τα έγγραφα. Η εκχώρηση λογαριασμών εγγράφων συνίσταται στον καθορισμό των λογαριασμών στους οποίους πρέπει να καταγράφονται ως χρεώσεις και πιστώσεις οι επιχειρηματικές συναλλαγές που καταγράφονται στα έγγραφα.

Οι κύριες κατευθύνσεις για τη βελτίωση της τεκμηρίωσης είναι η ενοποίηση και η τυποποίηση .

Τα βασικά λογιστικά έγγραφα γίνονται δεκτά για λογιστική εάν συντάσσονται σύμφωνα με το έντυπο που περιέχεται στο λεύκωμα των ενοποιημένων μορφών πρωτογενούς λογιστικής τεκμηρίωσης.

Η ενοποίηση των μορφών πρωτογενούς λογιστικής τεκμηρίωσης έχει μεγάλη σημασία για τη βελτίωση της λογιστικής, καθώς καθιερώνει και ενοποιεί ομοιόμορφες απαιτήσεις για την τεκμηρίωση των οικονομικών δραστηριοτήτων των οργανισμών, συστηματοποιεί τη λογιστική, αποκλείει παρωχημένες και ελεύθερες φόρμες, συμβάλλει στην ορθολογική οργάνωση της λογιστικής.

Ενιαία έγγραφα- αυτά είναι τυποποιημένα έγγραφα που έχουν εγκριθεί με τον προβλεπόμενο τρόπο και προορίζονται για την καταχώριση ομοιογενών συναλλαγών σε οργανισμούς με διαφορετικές μορφές ιδιοκτησίας και διαφορετικά χαρακτηριστικά του κλάδου.

Τυποποίηση -καθιερώνοντας πανομοιότυπα, τυπικά μεγέθη για τυπικά έγγραφα, που μειώνει την κατανάλωση χαρτιού για την παραγωγή εγγράφων, απλοποιεί την επεξεργασία και την αποθήκευσή τους.