Korištenje personaliziranih kartica kao korporativnih. Kako voditi knjigovodstvenu evidenciju transakcija korporativnim karticama. Klasifikacija korporativnih kartica

Korištenje korporativnih kartica kao sredstva plaćanja postaje sve popularnije. To je zbog činjenice da su takve kartice pouzdan i prikladan način plaćanja troškova vezanih uz gospodarsku djelatnost organizacije, prvenstveno putnih troškova i troškova reprezentacije. Kako u praksi izgleda proces izdavanja korporativnih kartica? Kojim se dokumentima mogu potvrditi nastali troškovi? Koja tijela trebam obavijestiti o otvaranju posebnog bankovnog računa?

Što je korporativna bankovna kartica?

Korporativna kartica, kao i svaka druga plastična bankovna kartica, osobno je sredstvo plaćanja namijenjeno plaćanju roba ili usluga, kao i primanju gotovine na bankomatima i bankama.
Postupak cirkulacije bankovnih kartica na području Ruske Federacije reguliran je Pravilnikom o izdavanju bankovnih kartica i transakcijama koje se obavljaju platnim karticama, odobrenim od strane Banke Rusije 24. prosinca 2004. N 266-P. Treba napomenuti da je u tekst ove Uredbe N 266-P napravljen niz izmjena i dopuna Uputama N 2862-U, koje će stupiti na snagu 1. srpnja 2013. (Upute Banke Rusije od 08/10/ 2012 N 2862-U „O izmjenama i dopunama propisa Banke Rusije od 24. prosinca 2004. N 266-P „O izdavanju bankovnih kartica i o transakcijama koje se obavljaju platnim karticama” registrirano u Ministarstvu pravosuđa 21. studenog 2012. N 25863).

Uzimajući u obzir izmjene i dopune članka 1.5 Uredbe N 266-P, utvrđuje se da kreditna institucija ima pravo izdavati bankovne kartice sljedećih vrsta: platne (debitne) kartice, kreditne kartice i prepaid kartice, vlasnicima koji su pojedinci, uključujući one ovlaštene od strane pravnih osoba, samostalnih poduzetnika.
Posebnost korporativne kartice je da osoba u čije ime se izdaje mora biti zaposlenik organizacije koja je sklopila ugovor o izdavanju takve kartice, dok zaposlenik dobiva puni pristup jednom od računa pravnog entiteta, odnosno upravlja sredstvima organizacije.
Svaka kartica može imati individualni limit potrošnje. Možete postaviti stalne i privremene limite za trošenje sredstava na karticama, navodeći bilo koje vremensko razdoblje. Osim toga, pri korištenju korporativnih kartica možete postaviti limite na različite kategorije potrošnje: gotovinsko i bezgotovinsko plaćanje, transakcije u inozemstvu itd.

Obično se pri korištenju korporativnih kartica postavlja niz zahtjeva i ograničenja:

• Nije dopušteno uplaćivanje sredstava na poseban kartični račun bezgotovinskim prijenosom sredstava s računa trećih osoba;
• Zabranjeni su osobni troškovi korištenjem korporativnih kartica, budući da se sve izvršene transakcije odražavaju na računu organizacije;
• Budući da se sredstva podignuta s takve kartice smatraju sredstvima izdanim na račun, potrebno je odgovarajuće izvješćivanje. Banka ima pravo zatražiti primarne dokumente za sve transakcije obavljene korporativnim karticama (računi za smještaj, prijevozne karte, potvrde, čekovi i drugi dokumenti uz koje su priloženi originalni računi s elektroničkih terminala, bankomata, kao i izvješća o službenim putovanjima ako se sredstva terete iz račun za putne troškove);
• u skladu sa zahtjevima valutnog zakonodavstva Ruske Federacije, prilikom obavljanja transakcija u stranoj valuti korištenjem kartica, uključujući i prekogranična plaćanja, organizacija je dužna dostaviti banci dokumentirano opravdanje za njegovo izvršenje, uključujući izvješće o troškovima, u roku od deset radnih dana od datuma transakcije uz prilaganje dokumenata za namirenje za svaku takvu operaciju.

Koje su glavne prednosti rada s korporativnim karticama?

Možemo navesti niz prednosti korištenja korporativnih kartica kako za organizaciju tako i za zaposlenike za koje su izdane:

• ušteda vremena, jer nema potrebe kontaktirati banku radi pripreme dokumenata za primanje gotovine s računa ili uplatu iste na račun. Novac je moguće primiti u bilo kojem trenutku, kako na bankomatu tako i na blagajni banke, i to ne nužno one u kojoj je račun otvoren. Gotovina se također može položiti na račun organizacije putem bankomata. Osim toga, kartice glavnih platnih sustava prihvaćaju većina maloprodajnih i uslužnih mjesta, bankomata i banaka u svijetu. Pojednostavljen je rad ne samo blagajničkih službi, već i računovodstvenih radnika, jer nema potrebe izdavati predujmove za putne troškove i pratiti povrat obračunske gotovine koja nije potrošena na službenom putu;
• smanjenje troškova i minimiziranje rizika povezanih s primanjem, prijevozom i pohranjivanjem gotovine;
• pojednostavljenje računovodstva i kontrole troškova zaposlenika otvaranjem posebnog kartičnog računa, koji vam omogućuje obračun transakcija na svim korporativnim karticama poduzeća (ili nekoliko posebnih kartičnih računa za računovodstvo transakcija zasebno za svaku karticu ili grupu kartica);
• automatska konverzija rublja u stranu valutu prilikom plaćanja usluga u inozemstvu.

Je li za izdavanje novca zaposlenicima u bezgotovinskom obliku potrebno izdati korporativne kartice ili možete koristiti kartice za plaću?

Ovo se pitanje često postavlja među poslodavcima koji su implementirali "platne" projekte u svojim organizacijama. Podsjetimo se da je ranije u pismu br. 14-27/513 od 24. prosinca 2008. Banka Rusije naznačila da postoje ograničenja na popis transakcija koje obavljaju pojedinci koristeći bankovne kartice, u skladu s odredbama važećeg zakonodavstva. Ruske Federacije. Istodobno, predstavnici Banke Rusije potvrdili su da je pitanje dopuštenosti naknade troškova povezanih sa službenim putovanjima njihovim prijenosom na bankovne račune pojedinih zaposlenika otvorene za transakcije korištenjem bankovnih kartica u djelokrugu primjene rada zakonodavstvo. Dakle, prema čl. 168 Zakona o radu Ruske Federacije, postupak i visina naknade troškova povezanih s službenim putovanjima utvrđuju se kolektivnim ugovorom ili lokalnim propisima.

Što se tiče financijske službe, ona se ne protivi korištenju “platnih” kartica za obračune s odgovornim osobama. U dopisu od 05. listopada 2012. N 14-03-03/728, Ministarstvo financija je napomenulo da se u vezi s korištenjem suvremenih bankarskih i drugih tehnologija plaćanja, umjesto izdavanja gotovine, uvode bezgotovinska plaćanja na račune otvorene za ovi zaposlenici za plaćanja korištenjem bankovnih debitnih kartica, koje su izdale kreditne institucije, uključujući i u okviru "platnih" projekata.

Prema službenicima odjela, preporučljivo je proširiti opseg primjene obračunskih (debitnih) bankovnih kartica (pored obračuna za plaće u okviru „platnih” projekata) na obračune s odgovornim osobama. Prednosti ovog oblika plaćanja, kao što su bezgotovinska obračuna s odgovornim osobama obračunskim (debitnim) bankovnim karticama, su povećanje učinkovitosti procesa plaćanja i automatizacija usklađivanja obračuna i kontrole primitka (kredita) sredstava i njihove koristiti.

Pravila za organiziranje i vođenje računovodstvenih evidencija s odgovornim osobama mogu uključivati ​​odredbe koje predviđaju poravnanja s njima u gotovini i bezgotovinskom obliku. Financijeri su kao primjer naveli praksu svog resora: Ministarstvo financija u sklopu provedbe računovodstvenih politika, a uvažavajući odredbe kolektivnog ugovora, izdaje sredstva na račun putnih troškova na bezgotovinski način. zahtjev odgovorne osobe koji sadrži podatke potrebne za prijenos na račun zaposlenika Ministarstva financija, otvoren kod kreditne institucije, tijekom službenog putovanja:

• na području Ruske Federacije - u valuti Ruske Federacije (u rubljima) korištenjem bankovnih kartica koje se koriste u sklopu projekta "plaća";
• na području stranih država - u američkim dolarima korištenjem bankovnih deviznih kartica izdanih od strane kreditnih institucija navedenih u kolektivnom ugovoru Ministarstva financija.

Koja je procedura za dobivanje korporativnih kartica?

Kao opće pravilo, za provedbu projekta „Corporate Card” organizacija mora, uz postojeći bankovni račun, otvoriti još jedan posebno za plaćanja korporativnim karticama. Da biste to učinili potrebno vam je:

• napisati zahtjev za otvaranje računa;
• sastaviti uzorak kartona potpisa;
• potpisati ugovor o bankovnom računu za namiru transakcija korporativnim karticama;
• sastaviti dodatni ugovor za izravno terećenje s glavnog računa.

Nakon kompletiranja svih potrebnih dokumenata i otvaranja drugog tekućeg računa, organizacija dostavlja banci:

• registar za izdavanje bankovnih kartica (popis vlasnika korporativnih kartica);
• zahtjev za izdavanje korporativne kartice (ispunjen i potpisan od strane vlasnika korporativne kartice i dogovoren s voditeljem organizacije);
• nalog za izdavanje izvješća osobama navedenim u očevidniku.

Obratiti pažnju! Korporativna bankovna kartica izdaje se izravno nositelju kojeg je organizacija navela u zahtjevu za izdavanje bankovne kartice ili predstavniku klijenta koji djeluje na temelju punomoći izdane u skladu sa zahtjevima zakona.

Koje lokalne propise treba razviti prilikom implementacije projekta Corporate Card?

Za provođenje računovodstva i kontrole kretanja korporativnih kartica organizacije, preporučljivo je razviti odgovarajući propis. Moguće je ne izraditi poseban propis o postupku korištenja korporativnih kartica, ali u tom slučaju postupak za njihovo korištenje trebao bi biti propisan drugim lokalnim regulatornim aktom, na primjer, propisom o postupku i visini povrata putnih troškova. izdavanje obračunskih sredstava, podnošenje akontacija putnih i poslovnih troškova rashodi. Kao primjer možemo navesti Nalog JSC Ruske željeznice od 7. studenog 2006. N 2193r, koji je odobrio Pravilnik o izdavanju novca na račun. Ova Uredba sadrži zaseban odjeljak "Postupak korištenja korporativne bankovne kartice", koji definira:

• svrha korporativne kartice;
• razloge za izdavanje kartice;
• razloge za njegovu upotrebu;
• postupak i vrijeme podnošenja predujmova o utrošenim sredstvima preko korporativne bankovne kartice;
• postupak naplate od krivog zaposlenika iznosa koji se koristi u druge svrhe u nedostatku dokumenata koji potvrđuju namjenu korištenja korporativne bankovne kartice;
• odgovornost za sigurnost kartice, kao i za potrošnju sredstava na njoj u okviru utvrđenih limita potrošnje.

Osim propisa, potrebno je odobriti registar korporativnih kartica. Ovaj registar treba odražavati:

• brojevi kartica;
• Puno ime držači;
• datumi prijenosa i povrata kartica.

Prijem i povrat korporativne kartice mora potvrditi zaposlenik koji ju je primio (vratio) i osoba odgovorna za vođenje evidencije podataka o kartici.

Koja je osnova za evidentiranje iznosa transakcija obavljenih korporativnim karticama?

Troškovi se iskazuju na temelju evidencije plaćanja koju izdaje banka ili elektroničkog dnevnika.

Obično se sredstva otpisuju ili knjiže u korist kartičnih transakcija najkasnije radni dan koji slijedi nakon dana kada banka primi registar plaćanja ili elektronički dnevnik iz jedinstvenog centra za poravnanje (tada se ti dokumenti mogu prenijeti u organizaciju).

Podsjetimo, zaposlenici organizacije prilikom korištenja kartice u trgovinama, hotelima i drugim platnim mjestima dobivaju dokumente koji potvrđuju nastale troškove (čekove, račune za hotelski smještaj, putne karte, potvrde, fakture itd.). Takvi dokumenti moraju biti popraćeni originalnim slipovima, računima s elektroničkih terminala i bankomata. Zaposlenik organizacije mora sve te dokumente zajedno s predujmom dostaviti računovodstvu organizacije.

Obavezni podaci koje mora sadržavati dokument o transakcijama platnom karticom navedeni su u članku 3.3 Uredbe N 266-P. To uključuje:

• identifikator bankomata, elektroničkog terminala ili drugog tehničkog sredstva namijenjenog obavljanju transakcija platnim karticama;
• vrsta operacije;
• datum transakcije;
• iznos transakcije;
• valuta transakcije;
• iznos provizije (ako postoji);
• autorizacijski kod;
• podatke o platnoj kartici.

Navedeni podaci moraju sadržavati značajke koje omogućuju pouzdano uspostavljanje korespondencije između podataka o platnoj kartici i računa pravne osobe, kao i između identifikatora trgovačkih organizacija (usluga), bankomata i bankovnih računa trgovačkih organizacija (usluga) (klauzula 3.6 Propisa N 266-P).

FYI. Dokument o poslovanju platnom karticom na papiru mora dodatno sadržavati potpise imatelja platne kartice i blagajnika. Ovaj se zahtjev ne odnosi na slučajeve kada se dokument sastavlja na blagajni kada se koristi analog vlastoručnog potpisa.

Što učiniti u situaciji kada pri podizanju novca bankovnom karticom bankomat ne izdaje potvrdu o operaciji? Gore je navedeno da takve provjere odgovorne osobe prilažu predujmnom izvješću. Ali sam zaposlenik, odgovorna osoba, nema pravo od banke tražiti ček koji mu treba. To je zbog činjenice da klijent banke nije zaposlenik, već organizacija. Stoga se organizacija mora obratiti banci za izvod. U tom slučaju banka nema pravo odbiti izdavanje izvoda (klauzula 2.1, odjeljak 2, dio III Pravilnika o pravilima računovodstva u kreditnim institucijama koje se nalaze na teritoriju Ruske Federacije, odobrena od strane Banke Rusije 16. srpnja 2012. N 385-P).

Je li izdavanje korporativnih bankovnih kartica povezano s obustavom poreza na dohodak zaposlenika i obračunom premija osiguranja?

Budući da sredstva prebačena na takve kartice pripadaju organizaciji, a ne pojedincima koji ih koriste, ne postoje obveze plaćanja poreza na dohodak i doprinosa za osiguranje (osim ako se dokaže suprotno). Međutim, svi prateći dokumenti moraju biti pravilno pripremljeni. Suci su došli do takvih zaključaka, posebno u Rezoluciji Savezne antimonopolske službe NWO od 18. srpnja 2011. N A05-11476/2010. U sudskoj odluci je navedeno da se, prema sporazumu, transakcije u vezi s gospodarskim aktivnostima poduzeća obavljaju karticama, uključujući plaćanje putnih i gostoprimskih troškova. Arbitri su tvrdnje poreznih vlasti smatrali neutemeljenima, budući da Federalna porezna služba nije izvršila reviziju bankovnog računa, nije provjerila u koje su svrhe sredstva otpisana s korporativne kartice i nije pružila dokaze da sporni iznosi bili ekonomska korist zaposlenika poreznog agenta.

Koja se regulatorna tijela moraju prijaviti za otvaranje bankovnog računa?

Porezni obveznici, kako organizacije tako i pojedinačni poduzetnici, dužni su pisanim putem obavijestiti poreznu upravu o otvaranju ili zatvaranju računa u roku od sedam dana (čl. 1, st. 2, čl. 23 Poreznog zakona Ruske Federacije). Obrazac poruke i postupak za njegovo popunjavanje odobreni su Nalogom Federalne porezne službe Rusije od 06/09/2011 N MMV-7-6/362@.

Također, podatke o otvaranju bankovnog računa u roku od sedam dana treba dostaviti Fondu za mirovinsko osiguranje i Fondu socijalnog osiguranja, koji su tijela koja nadziru plaćanje premija osiguranja (članak 1. stavak 3., članak 28. Saveznog zakona od 24. srpnja , 2009 N 212-FZ).

Ako je korporativna kartica izdana uz postojeći račun, a nisu otvoreni novi bankovni računi, tada nema potrebe davati podatke niti poreznoj inspekciji niti tijelima koja nadziru plaćanje premija osiguranja.

Obratiti pažnju! Prema stavku 1. čl. 118 Poreznog zakona Ruske Federacije, kršenje poreznog obveznika utvrđenog roka za dostavu podataka poreznom tijelu o otvaranju ili zatvaranju računa u bilo kojoj banci povlači za sobom novčanu kaznu od 5.000 rubalja.

Pravna osoba povezana s računom. Dizajniran za plaćanje troškova povezanih s poslovanjem ili osnovnim aktivnostima tvrtke, uključujući režijske troškove, troškove zabave, prijevoza i putovanja, kao i primanje gotovine. Kartica se ne može koristiti za isplatu plaća i socijalnih davanja. U svojoj srži, korporativna kartica je analogija sredstava izdanih na računu. Može biti debitna ili kreditna.

Za izdavanje kartice pravna osoba mora s bankom sklopiti ugovor o izdavanju i održavanju korporativnih kartica u kojem su prikazani podaci o zaposlenicima koji će koristiti te kartice. Uz sporazum trebaju biti priloženi zahtjevi zaposlenika za izdavanje kartica i punomoći za njih iz tvrtke. Da biste otvorili kartični račun, morate priložiti relevantne dokumente. U roku od sedam radnih dana od datuma otvaranja ili zatvaranja bankovnog računa za servisiranje korporativnih kartica, potrebno je o tome obavijestiti poreznu upravu (članak 23, 6.1 Poreznog zakona Ruske Federacije). Za kršenje ovog roka propisana je novčana kazna od 5 tisuća rubalja prema čl. 118 Porezni zakon Ruske Federacije.

Mogući broj kartica koje će se otvoriti po računu određuje svaka banka prema vlastitom nahođenju. Na primjer, na Bank24.ru možete povezati neograničen broj korporativnih kartica s jednim računom.

Prednosti korištenja korporativnih kartica za organizacije:

Smanjenje operativnih troškova i vremena povezanog s izdavanjem obračunskih iznosa. Tvrtka ne treba primati gotovinu od banke za poslovne troškove, kao ni isporučivati ​​i skladištiti je;

Za službena putovanja u inozemstvo nije potrebno kupovati devize niti otvarati devizni račun, niti je potrebno ispunjavati deklaracije prilikom prelaska granice.

Upravljanje i kontrola troškova poduzeća. Mogućnost postavljanja limita na karticama i povezivanje SMS informacija omogućuje kontrolu trošenja sredstava od strane ovlaštenog djelatnika u stvarnom vremenu. Na primjer, organizacija može nadopuniti karticu u bilo kojem trenutku ili povećati limit na transakcije upućenog zaposlenika. Banka također tvrtki dostavlja detaljan izvod o transakcijama korištenjem kartica. Zahvaljujući tome, računovodstvo tvrtke može kontrolirati ciljano trošenje sredstava od strane zaposlenika;

Mogućnost plaćanja u iznosima većim od 100 tisuća rubalja. U skladu s uputama Središnje banke Ruske Federacije od 20. srpnja 2007. br. 1843-U, gotovinska plaćanja u Ruskoj Federaciji između organizacija, uključujući pojedinačne poduzetnike, u vezi s njihovim poslovnim aktivnostima, u okviru jednog sporazuma mogu izvršiti u iznosu koji ne prelazi 100 tisuća rubalja. Plaćanje korporativnom karticom odnosi se na bezgotovinsko plaćanje - stoga se ovo ograničenje ne odnosi na transakcije korporativnim karticama;

Korištenjem kartice možete kupovati na Internetu;

24/7 pristup sredstvima na računu organizacije. Mogućnost preuzimanja gotovine s bankomata u bilo kojem trenutku;

Mogućnost pripajanja svih korporativnih kartica jednom kartičnom računu s jedinstvenim limitom potrošnje za sve zaposlenike organizacije ili podjele svih korporativnih kartica u grupe s vlastitim limitom potrošnje;

Smanjite rizik od gubitka ili krađe gotovine. Ako je kartica izgubljena, klijent je može blokirati, štedeći sredstva;

Dobra alternativa čekovnoj knjižici.

Također, ovisno o vrsti kartice i programu banke, korporativne kartice imaju određene vrste popusta i pogodnosti.

Godišnje servisiranje jedne korporativne kartice u ruskim bankama košta u prosjeku od 1 tisuće rubalja. Na primjer, u Avangard banci godišnje servisiranje kartice MasterCard Business košta 900 rubalja, a MasterCard Gold 2 tisuće. U St. Petersburg Industrial Stock Bank (SIAB) godišnje servisiranje kartice košta 1 tisuću rubalja.

Banke mogu odrediti minimalno stanje računa na kartici. Dakle, u Avangard banci je 10 tisuća rubalja, u Promsvyazbank - 3 tisuće.

Pogledajte što je "korporativna kartica" u drugim rječnicima:

KORPORATIVNA KARTICA- (eng. corporate card) – platna kartica koja njezinom imatelju omogućuje obavljanje transakcija za račun pravne osobe. Banka izdaje C.K. u korist pravnih djelatnika. osobe koje ih koriste za plaćanje putnih troškova i troškova reprezentacije... ...

KORPORATIVNA KARTICA- bankovna kartica koja njezinom imatelju omogućuje obavljanje transakcija po računu pravne osobe... Rječnik pojmova i pojmova formuliranih u regulatornim dokumentima ruskog zakonodavstva

Univerzalna elektronička kartica- (UEC) plastična kartica koja objedinjuje osobnu ispravu, policu obveznog zdravstvenog osiguranja, potvrdu o osiguranju obveznog mirovinskog osiguranja i platnu bankovnu karticu. Informacije... ... Wikipedia

KREDITNA KARTICA- (engleski kreditna kartica) personalizirani dokument za plaćanje i poravnanje u obliku personalizirane plastične pločice, koji banka izdavatelj izdaje svojim deponentima za bezgotovinsko plaćanje, njihovu kupnju robe i usluga na kredit u maloprodajnoj trgovačkoj mreži,. ... Ekonomski rječnik

PLATNE KARTICE- alat za bezgotovinsko plaćanje koji služi za identifikaciju korisnika kartice u trenutku transakcije i izdavanje platnih dokumenata utvrđenih zakonom i pravilima rada sustava kartičnog plaćanja. PC. - jedan od ... ... Financijski i kreditni enciklopedijski rječnik

- – korporativna kartica platnog sustava Visa. Ne proizvodi se u Rusiji, najčešće se koristi u SAD-u. U ponudi banaka od 1994. Kartica je namijenjena smanjenju troškova i papirologije u organizacijama, odnosno za male kupnje... ... Bankarska enciklopedija

Kao i svaka druga bankovna kartica, otvara se određenoj osobi. No, posebnost je u tome što ta osoba mora biti zaposlenik tvrtke koja je sklopila ugovor o izdavanju takve kartice.

Banke mogu izdavati debitne i kreditne korporativne kartice (točka 1.5. Pravilnika o izdavanju platnih kartica i transakcijama koje se s njima provode, odobrena od strane Banke Rusije 24. prosinca 2004. br. 266-P).

Vlasnik debitne (platne) kartice može obavljati transakcije u iznosu koji utvrđuje banka. Ovi izračuni se rade korištenjem novca tvrtke na njenom računu. Koristeći kreditnu karticu, nositelj može obavljati transakcije novcem osiguranim od strane banke u okviru utvrđenog limita u skladu s uvjetima ugovora o kreditu.

Obje korporativne kartice mogu biti personalizirane i nepersonalizirane. Personalizirane kartice izdaju se određenom zaposleniku tvrtke. Tvrtki se izdaju neimenovani. Ovu karticu može koristiti bilo tko. Kao što pokazuje praksa, organizacije uglavnom koriste debitne kartice s limitom postavljenim za svaku karticu za različite kategorije potrošnje i prekoračenje.

Kako dobiti karticu

Da bi to učinili, tvrtka mora sklopiti ugovor s bankom. Mora biti popraćeno:

• popis zaposlenika koji će koristiti karticu. Njihovi potpisi moraju biti ovjereni pečatom društva;
• preslike putovnica zaposlenika na čije ime se kartice izdaju;
• ugovore o korištenju kartica u obliku koji utvrđuje banka, popunjavaju i osobno potpisuju zaposlenici.

Korporativna bankovna kartica izdaje se izravno nositelju kojeg tvrtka navede u zahtjevu za izdavanje bankovne kartice ili predstavniku tvrtke na temelju punomoći.

Postupak korištenja korporativnih kartica

Kako bi zaposlenici mogli slobodno upravljati korporativnim karticama, organizacija mora razviti propise o postupku njihove upotrebe (1. dio članka 8. Zakona o radu Ruske Federacije). Preporučujemo instalaciju:

• popis troškova i transakcija koje zaposlenik može izvršiti korištenjem korporativne kartice;
• limiti plaćanja za korporativne kartice;
• rok nakon kojeg zaposlenik mora vratiti karticu;
• postupak podnošenja izvješća korisnika kartice o potrošenim iznosima;
• rok u kojem zaposlenik mora podnijeti predujm izvješće poduzeću s priloženim popratnim dokumentima;
• popis dokumenata koji se prihvaćaju kao potvrda nastalih troškova.

Osim toga, potrebno je odobriti popis radnih mjesta osoba čije radne dužnosti uključuju korištenje korporativnih kartica (1. stavak članka 847. Građanskog zakonika Ruske Federacije). Zaposlenici čija su radna mjesta navedena na popisu moraju biti upoznati s položajem pod potpisom (2. dio članka 22. Zakona o radu Ruske Federacije).

Kako bi se isključili slučajevi gubitka korporativnih kartica, kao i zlouporabe ili krađe sredstava, potrebno je u tvrtki organizirati evidenciju prihvaćanja i izdavanja korporativnih bankovnih kartica (članak 9. Saveznog zakona od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ “O računovodstvu”). Da biste to učinili, preporučljivo je razviti registar koji odražava sljedeće podatke: brojeve kartica, puna imena njihovih vlasnika, datume prijenosa i povrata kartica. Činjenicu o izdavanju i povratu korporativne kartice potvrdit će zaposlenik koji ju je primio i osoba koja vodi evidenciju podataka kartice.

Personalizirane korporativne bankovne kartice mogu biti u rukama vlasnika, pod uvjetom da su u skladu sa sigurnosnim zahtjevima. Sve nepersonalizirane korporativne kartice pohranjuju se u sefu tvrtke. Neosobne kartice se u pravilu izdaju zaposleniku za obavljanje određenog zadatka - plaćanje putovanja, reprezentacije ili drugih troškova.

Koji se troškovi mogu ostvariti karticom?

Prema klauzuli 2.5 Uredbe br. 266-P, pravna osoba može obavljati korištenjem bankovnih kartica, posebno sljedeće operacije:

• primati gotovinu za plaćanja u Rusiji u vezi s aktivnostima pravne osobe, uključujući plaćanje putnih troškova i troškova reprezentacije;
• vršiti plaćanja u rubljima u vezi s aktivnostima pravne osobe, uključujući plaćanje putnih troškova i troškova zabave u Ruskoj Federaciji;
• primati gotovinu u stranoj valuti u inozemstvu za plaćanje putnih i gostoprimskih troškova;
• platiti putne i gostoprimničke troškove u stranoj valuti izvan Ruske Federacije.

Računovođa tvrtke često ima pitanje: može li upućeni zaposlenik koristiti korporativnu karticu u inozemstvu za plaćanje usluga u ime same organizacije? I ako da, na koji način ovlaštena banka provodi valutnu kontrolu takvih transakcija?

Savezni zakon br. 173-FZ od 10. prosinca 2003. "O valutnoj regulaciji i valutnoj kontroli" ne uspostavlja ograničenja deviznih transakcija između rezidenata i nerezidenata.

Posljedično, zaposlenik upućen u inozemstvo, koji djeluje u ime i za račun svoje organizacije, teoretski može koristiti korporativnu karticu za plaćanje usluga.

Prethodno važeći Pravilnik o postupku izdavanja bankovnih kartica od strane kreditnih organizacija (odobren od strane Banke Rusije 9. travnja 1998. br. 23-P) sadržavao je pravilo prema kojem se pri obavljanju deviznih transakcija korištenjem korporativnih kartica, pravna osoba bila je dužna ovlaštenoj banci dostaviti opravdanje za operaciju, uključujući i obračun troškova. Ne postoji takav zahtjev u trenutno važećem Pravilniku br. 266-P.

Istodobno, klauzula 2.5 Upute Banke Rusije br. 138-I od 4. lipnja 2012. propisuje da se kod otpisa deviza s tekućeg računa pomoću bankovne kartice potvrda o valutnoj transakciji ne podnosi ovlaštenoj banci. . Osim u slučaju valutnih transakcija koje zahtijevaju izvršenje transakcijske putovnice. Podsjetimo, prilikom obavljanja mjenjačkih transakcija nije potrebno izdavanje transakcijske putovnice ako ukupni iznos ugovora ne prelazi protuvrijednost od 50 tisuća američkih dolara po službenom tečaju na dan sklapanja ugovora. (klauzula 5.2 Upute br. 138I).

Dakle, organizacija ima pravo platiti usluge u inozemstvu u stranoj valuti korporativnom bankovnom karticom.

Izvješće o trošenju novca na korporativnoj kartici

Trenutno ne postoje propisi koji određuju koji dokument zaposlenik tvrtke mora sastaviti kako bi potvrdio trošenje sredstava na korporativnoj kartici. Stoga organizacija može koristiti obrazac jedinstvenog predujma br. AO-1.

Bilješka. Obrazac avansnog izvješća odobren je Odlukom Državnog odbora za statistiku Rusije od 1. kolovoza 2001. br. 55.

Tvrtka također ima pravo razviti vlastiti obrazac izvješća (članak 4. članak 9. Zakona br. 402-FZ), koji mora biti uključen u dodatak računovodstvenih politika (podtočka 4. stavak 3. članak 21. Zakona br. 402-FZ, klauzula 4 PBU 1/2008).

Kada zaposlenik ima dohodak koji podliježe porezu na dohodak

Prilikom plaćanja korporativnim karticama, morate imati na umu da zaposlenik mora obračunati primljena sredstva: podnijeti avansno izvješće s pratećim dokumentima.

Ako zaposlenik ne prijavi na vrijeme utrošak sredstava ili ne vrati sredstva podignuta s kartice, ima prihod koji podliježe porezu na osobni dohodak (odluka Predsjedništva Vrhovnog arbitražnog suda Ruske Federacije od 5. ožujka 2013. br. 14376/12, FAS West Siberian District od 19. veljače 2014. br. A45-25321/2012). Iako, prema nekim sucima, nepostojanje popratnih dokumenata o utrošku sredstava izdanih na račun ili njihovom povratu u blagajnu nije dokaz da se takvi iznosi mogu pripisati prihodima zaposlenika (odluka Prvog arbitražnog žalbenog suda od 11. travnja 2013. br. A43-14173/2012, odluka Arbitražnog suda regije Nižnji Novgorod od 31. siječnja 2013. br. A43-14173/2012).

Moram li se pridržavati ograničenja plaćanja?

Članak 6. Direktive Banke Rusije br. 3073-U od 7. listopada 2013. ograničava gotovinske obračune između pravnih osoba, pravnih osoba i poduzetnika. Limit je 100.000 rubalja. pod jednim ugovorom.

Korištenje korporativne bankovne kartice je bezgotovinsko plaćanje. Stoga iznos plaćanja može premašiti 100.000 rubalja ako zaposlenik plaća robu (rad, usluge) karticom.

Međutim, zaposlenik koji podiže gotovinu s kartice znači primiti sredstva na račun. A budući da odgovorna osoba vrši daljnja plaćanja u ime tvrtke, takva gotovina u namiri mora se koristiti u skladu s ograničenjem.

Kazna za kršenje ograničenja poravnanja za tvrtku kreće se od 40.000 do 50.000 rubalja, za službenu osobu - od 4.000 do 5.000 rubalja. (Članak 15.1 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije).

Računovodstvo transakcija korporativnim karticama

Knjigovodstvo transakcija korporativnim karticama mora se voditi na računu 55 “Posebni računi u bankama”. Za praktičniji obračun transakcija po korporativnim karticama, za ovaj račun otvoren je podračun „Korporativne kartice“. Preporučljivo je voditi analitičko računovodstvo za ovaj podračun za svaku primljenu korporativnu karticu.

Bilješka. Posebno se vodi računa o raspoloživosti i kretanju sredstava u stranoj valuti.

Primjer 1. Tvrtka je poslala zaposlenika na službeni put. Istovremeno je dobio korporativnu karticu na koju je s tekućeg računa uplaćeno 45.000 rubalja. Po povratku sa službenog puta zaposlenik je predao akontaciju.

Troškovi su iznosili:

• 16 000 rub. - za putovanja;
• 30 000 rub. - za smještaj;
• 6300 rub. - dnevnice;
• 3500 rub. - troškovi reprezentacije.

DEBIT 55 podračun “Korporativna kartica”
KREDIT 51

• 45 000 rub. - sredstva su knjižena na karticu;

ZADUŽENJE 71
KREDIT 55 podračun “Korporativna kartica”

• 45 000 rub. - sredstva se terete s kartice kada zaposlenik plaća u bezgotovinskom obliku ili u slučaju podizanja gotovine;

DEBITNA 26 KREDITNA 71

• 52 300 RUB - prikazani su putni troškovi;

DEBITNA 44 KREDITNA 71

• 3500 rub. - otpisani troškovi reprezentacije;

DEBITNA 71 KREDITNA 50

• 10 800 rub. - izvršen je konačni obračun sa zaposlenikom.

Korištenjem korporativne kartice možete vršiti plaćanja u stranoj valuti. Tada će se koristiti broj 57.

Primjer 2. Promijenimo podatke iz prethodnog primjera. Pretpostavimo da je zaposlenik upućen na službeni put u inozemstvo.

Za kupnju valute s tekućeg računa prebačeno je 36.900 rubalja, a na karticu je stavljeno 900 dolara. Tečaj na dan kupnje bio je 40 rubalja/USD. Troškovi:

• 24 000 rub. (600 USD x 40 rubalja/USD) - životni troškovi;
• 12 000 rub. (50 USD x 40 rubalja/USD x 6 dana) - dnevnica.

U računovodstvu su izvršena sljedeća knjiženja:

DEBIT 57 podračun "Korporativna kartica u rubljima"
KREDIT 51

• 36 900 RUB - sredstva su doznačena za kupnju deviza;

DEBIT 55 podračun “Korporativna kartica u stranoj valuti”
KREDIT 57

• 36 000 rub. ((600 USD + 50 USD x 6 dana) x 40 rubalja/USD) - odobrena valuta;

DEBITNA 91 podkonto “Ostali rashodi”
KREDIT 57

• 900 rub. (36 900 - 36 000) - odražavaju se troškovi za pretvaranje rubalja u američke dolare;

ZADUŽENJE 71

• 12 000 rub. (50 USD x 40 rubalja/USD x 6 dana) - sredstva su povučena s kartice za plaćanje dnevnica;

ZADUŽENJE 71
KREDIT 55 podračun “Korporativna kartica u stranoj valuti”

• 24 000 rub. (600 USD x 40 rubalja/USD) - sredstva u stranoj valuti se terete s kartice za plaćanje hotela;

DEBITNA 26 KREDITNA 71

• 36 700 RUB (36.700 + 700) - putni troškovi odgovorne osobe iskazuju se na temelju akontacije.

Bilješka. Za dan putovanja u Rusiji dnevnica je prema standardima utvrđenim za poslovna putovanja u Rusku Federaciju (700 rubalja).

Budući da su sredstva tvrtke pretvorena u stranu valutu u iznosu putnih troškova zaposlenika i prenesena na korporativnu karticu na dan obračuna na kartici, tečajne razlike ne nastaju u računovodstvu (članci 4, 5, 9 PBU 3/ 2006, dodatak PBU 3/2006 ).

Obratiti pažnju! Troškovi na kartici moraju biti dokumentirani. U suprotnom, inspektori će potrošena sredstva zaposlenika tvrtke smatrati svojim oporezivim dohotkom.

Razvoj bankarskih tehnologija doveo je do stvaranja praktičnog poslovnog alata za plaćanje – korporativnih kartica. Tvrtke moraju voditi evidenciju o svim transakcijama, uključujući transakcije obavljene putem plastike. Pogledajmo značajke računovodstva poslovnih kartica.

Klasifikacija korporativnih kartica

Kreditne institucije nude tvrtkama nekoliko vrsta elektroničkih instrumenata plaćanja. Uvjeti izdavanja i korištenja instrumenata bitno utječu na to kako se korporativne kartice uzimaju u obzir u računovodstvu.

Prema Uredbi Banke Rusije br. 266-P od 24. prosinca 2004., pravne osobe mogu otvoriti debitne i kreditne kartice za svoje zaposlenike.

Korištenjem debitne kartice zaposlenik troši sredstva u granicama raspoloživih iznosa na bankovnom računu. Moguć je bankovni ugovor s prekoračenjem - kreditom koji se izdaje kada na računu nema dovoljno ili nema sredstava. Kreditna kartica podrazumijeva trošenje posuđenih sredstava koje je banka osigurala u okviru limita utvrđenih ugovorom. Ugovorom se može predvidjeti poček - razdoblje tijekom kojeg se zajam otplaćuje bez obračunatih kamata.

Obje vrste kartica su imenovane i neimenovane. Prvi se izdaju određenom zaposleniku s njegovim imenom naznačenim na prednjoj strani. Kada zaposlenik ode i tvrtka zaposli novog, kartice s imenima moraju se promijeniti. Neosobne kartice rade na principu “na donositelja”. Mogu se prenositi s jedne osobe na drugu i ne zahtijevaju zamjenu pri promjeni korisnika.

Elektronička sredstva plaćanja izdaju se za kartični račun pojedinca ili za tekući račun poduzeća. Pristup glavnom računu obično se daje glavnom ili najvišem menadžeru tvrtke. Iznos troškova u takvoj situaciji je ograničen ili se koristi bez ograničenja. Ove su kartice prikladne za male organizacije.

Velika poduzeća radije otvaraju zasebne kartične račune za odgovorne osobe. Jedan račun može koristiti jedan zaposlenik ili više njih.

Korporativni instrumenti plaćanja najčešće se koriste za poslovne troškove, izdavanje novca odgovornim osobama i plaćanje službenih putovanja. No, oni također mogu biti način za polaganje prihoda od trgovanja na vaš račun 24/7. Ovo je prikladno za trgovine i organizacije koje rade navečer, noću, vikendom ili u udaljenim područjima.

Izrada internih dokumenata

Nakon odabira korporativnih kartica i sklapanja ugovora s bankom, potrebno je razviti lokalne propise poduzeća koji reguliraju računovodstvo korporativnih kartica i kontrolu novca.

Optimalno je izraditi interni akt kojim se definiraju pravila korištenja elektroničkih instrumenata plaćanja. Dobro je uključiti:

• vrste utrošenih sredstava;
• transakcijski limiti (za bezgotovinska plaćanja, gotovinski primici, dnevna, mjesečna ograničenja);
• rokovi za prijavu utrošenih sredstava:
• vrste dokumenata koji se prilažu uz izvješće;
• odgovornost i postupak prikupljanja sredstava ako se odgovorna osoba ne javi na vrijeme.

Umjesto zasebnog akta, možete uključiti pravila za korporativne kartice u druge lokalne dokumente, na primjer, u propise za poduzeće o reguliranju plaćanja službenih putovanja, izdavanju novca za izvješćivanje i podnošenju predujmova.

Popis zaposlenika koji imaju pravo korištenja korporativnih kartica utvrđuje se nalogom ili uputom upravitelja. Preporučljivo je sa zaposlenicima sklopiti ugovore o punoj imovinskoj odgovornosti. U tom će slučaju poslodavac moći od zaposlenika nadoknaditi nedostajuća sredstva na kartici u cijelosti (članak 242. Zakona o radu Ruske Federacije). U nedostatku sporazuma, maksimalni iznos štete koji podliježe naknadi ne može premašiti prosječnu mjesečnu plaću (članak 241. Zakona o radu Ruske Federacije).

Računovodstveni računi za evidentiranje korporativnih kartica?

Prilikom otvaranja zasebnog kartičnog računa izdvajaju se sredstva za poslovne kartice od glavnih sredstava tvrtke. Knjigovodstvo korporativnih kartica vodi se na računu 55 „Posebni računi u bankama”. Razumno je otvoriti podračun „Korporativne kartice“ ili „Kartični računi“. Prijenos novca na kartični račun vrši se knjiženjem:

Ako je novac zadužen jednog dana, a primljen drugog dana, koristi se račun 57. Bit će dva ožičenja:

D 57 K 51 na dan terećenja sredstava sa tekućeg računa,

D 55 K 57 na dan primitka sredstava na kartični račun.

Analitika na računu 55 provodi se po računima i vlasnicima kartica.

Ranije su regulatorna tijela zahtijevala obavijest o otvaranju kartičnog računa. Promjene u 2014. godini oslobodile su tvrtke i poduzetnike te obveze.

Prilikom izdavanja korporativne kartice na glavni tekući račun, cjelokupno računovodstvo vodi se za 51 račun. Nema potrebe za zasebnim transakcijama nadopune.

Same kartice smatraju se vlasništvom banke i ne odražavaju se u sintetičkom računovodstvu. Kontrola elektroničkih sredstava plaćanja provodi se na izvanbilančnom računu 002. Prijenos plastičnih kartica zaposlenicima formalizira se potvrdama o prihvaćanju ili upisima u poseban dnevnik.

Plaćanje korporativnim karticama

Plastična kartica smatra se bezgotovinskim sredstvom plaćanja. Stoga ne podliježe ograničenju utvrđenom za namire s drugim ugovornim stranama u gotovini. Međutim, podizanje novca s kartice smatra se prijenosom sredstava na račun. Daljnje namire moraju se provoditi u skladu s ograničenjem gotovinske namire. Trenutno je ograničenje 100 tisuća rubalja po ugovoru. Kazna za prekoračenje utvrđena je čl. 15.1 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije:

• 4000 rub. - 5000 rub. odgovornim osobama;
• 40 000 rub. - 50.000 rub. pravnoj osobi.

Podizanje sredstava s korporativne kartice za gotovinsko plaćanje u računovodstvu evidentira se knjiženjem:

D 71 K 55 (51)

Bankovne usluge uključene su u troškove poslovanja:

D 91 K 55 (51)

Nakon predaje avansnog izvješća i prateće dokumentacije, računovodstvo vrši sljedeća knjiženja:

D 10, 44, 41, 20, 25, 26... K 71 za iznos troškova bez PDV-a

D 19 K 71 za iznos PDV-a na primljeni materijal, robu, usluge

Objedinjeni obrazac za predujmove nema polja za prikaz iznosa primljenih s kartice. Tvrtka može unijeti izmjene u jedinstveni obrazac ili izraditi vlastiti. Oblik dokumenta koji se koristi mora biti utvrđen u računovodstvenoj politici poduzeća.

Ostatak neiskorištenog iznosa polaže se u blagajnu poduzeća:

Obračun bezgotovinskog plaćanja na korporativnim karticama može se obavljati na dva načina.

Prvi je pripisivanje naplate dugu odgovorne osobe - odnosno računovodstvo, slično podizanju gotovine s kartice. Druga opcija podrazumijeva plaćanje kao bezgotovinsko plaćanje dobavljaču. Ožičenje:

D 60 K 55 (51)

U tom slučaju nije potrebno dostaviti unaprijed izvješće. Dopisu se mogu priložiti prateći dokumenti. Nakon primitka dokumenata za knjiženje:

D 10, 20, 41, 44, 25, 26... K 60

Obračun troškova po kreditnim karticama

Plaćanje odgovorne osobe za robu i usluge korištenjem posuđenih sredstava od banke formalizira se na sljedeći način:

D 71 K 55 (51) za iznos uplate

D 55 K 66 za iznos zajma

Obračun kamata za korištenje kredita:

Otplata kredita:

Ako je zajam zatvoren u skladu s uvjetima počeka, kamata se ne naplaćuje.

Zaposlenik nije podnio izvješće

Ako zaposlenik na vrijeme ne podnese akontaciju ili ne dostavi popratnu dokumentaciju, iznos manjka može mu se obustaviti na plaći. Objave:

U slučaju nepostojanja ugovora o punoj imovinskoj odgovornosti, poslodavac može odbiti štetu od plaće najviše u visini prosječne mjesečne plaće. Prekoračenje ovog iznosa naplaćuje se na sudu. Kako biste izbjegli probleme, limit potrošnje na kartici ne smije biti veći od prosječne zarade zaposlenika.

Doprinos prihodima od trgovanja

Računovodstvo za polaganje prihoda od trgovanja korištenjem korporativne kartice povezane s tekućim računom slično je uobičajenom polaganju novca iz blagajne tvrtke:

Uplata sredstava na poseban kartični račun:

Nastavi

Računovodstvo transakcija na korporativnim karticama ima svoje karakteristike. Za pravilno organiziranje računovodstva poduzeća potrebno je izraditi interne pravilnike koji uređuju računovodstvo i korištenje instrumenata plaćanja.

Korporativna kartica može se izdati za male kupnje za tekuće potrebe poduzeća ili za korištenje na poslovnim putovanjima. Kartice su dostupne u tri verzije:

1. Zaduženje– ovaj instrument plaćanja omogućuje vam korištenje novca koji je prethodno uplaćen na račun povezan s plastičnom karticom. Ukoliko raspoloživi saldo korisnika nije dovoljan, on neće moći posuditi dodatna sredstva od banke.
2. Kredit– servisna bankarska institucija postavlja limit kartice unutar kojeg korisnici mogu plaćati kupnju.
3. Debitne kartice s mogućnošću prekoračenja. Pri plaćanju takvom karticom korporativni klijenti mogu koristiti ne samo raspoloživa sredstva na računu, već i kreditni limit dodijeljen od strane banke. Zajmovi će se automatski otplaćivati ​​prvi put kada sredstva stignu na karticu.

Značajke plaćanja korporativnom karticom

Korporativna kartica koju je izdala financijska organizacija ostaje njeno vlasništvo, a novac na njoj pripada tvrtki za koju je plastika izdana. Klijent dobiva ovlasti samo za korištenje kartične plastike u plaćanju, obavljanje transakcija za uplatu i trošenje sredstava na kartičnom računu. Plastičnu karticu koju je izdala banka tvrtka ne obračunava.

VAŽNO! Poduzeće nije dužno poreznoj upravi prijaviti otvaranje korporativne kartice (debitne ili kreditne). Ova funkcija dodijeljena je bankarskim institucijama koje pružaju usluge izdavanja i servisiranja takvih platnih proizvoda.

Zaposlenici moraju podnijeti pisana izvješća poslodavcu o kretanju na korporativnoj kartici u svakom slučaju isplate sredstava s nje ili obavljanja troškovnih transakcija uz pomoć nje. Novčana sredstva prenesena na ovu vrstu kartice odražavaju se u računovodstvu tvrtke kao dio računovodstvenih iznosa. Odgovorni zaposlenici kojima je priznato pravo raspolaganja korporativnom karticom dužni su:

• s učestalošću koju je odredilo poduzeće za sastavljanje izvješća o kretanju sredstava na korporativnim karticama, podnesite konačno izvješće (organizacija može razviti vlastiti obrazac izvješća ili pozvati zaposlenike da ispune);
• spremite sve dokumente koji potvrđuju svaku operaciju i priložite ih izvješću (čekovi, akti, računi).

Računovodstvo, nakon zaprimanja izvješća nadležnih osoba o utrošku sredstava s korporativnih kartica, ovjerava podatke s bankovnim izvodima. Ako se utvrde nedostaci zbog nerazumnog ili neprikladnog trošenja sredstava s korporativne kartice, tvrtka može zadržati iznos štete od zaposlenika ako su ispunjeni brojni uvjeti:

• može se pouzdano utvrditi visina štete nastale postupanjem odgovorne osobe;
• dokumentirana je krivnja određenog zaposlenika;
• Na temelju rezultata interne istrage, čelnik tvrtke izdao je nalog za zadržavanje iznosa manjka;
• od trenutka evidentiranja činjenice nastanka manjka ili štete do dana izdavanja naloga za obustavu određenog iznosa iz plaće počinitelja nije prošlo više od mjesec dana;
• krivac ne osporava navodne odbitke.

VAŽNO! Korporativne kartice ne mogu se koristiti za izdavanje plaća i socijalnih naknada zaposlenicima.

Broj korporativnih kartica za jednu tvrtku nije ograničen. Organizacija može od banke naručiti nekoliko personaliziranih ili nepersonaliziranih kartica te ih povezati s jednim ili različitim računima. Za svaku plastičnu karticu moguće je ograničiti iznos troškova postavljanjem pojedinačne granične vrijednosti.

Korištenjem korporativne kartice možete obavljati sljedeće troškovne transakcije:

• plaćanje troškova zaposlenika na službenom putu;
• provedba transfera u korist komunalnih poduzeća;
• obavljanje poravnanja s drugim ugovornim stranama;
• kupnja imovine male vrijednosti;
• plaćanje računa za usluge neposredno vezane uz poslovanje tvrtke.

Postupak plaćanja i limit troškova

Kako bi rad s karticama unutar tvrtke bio nesmetan, preporuča se pratiti korištenje resursa korporativnih kartica od strane zaposlenika. U tu svrhu moguće je odobriti lokalni akt kojim se regulira shema plaćanja kartice i učestalost sastavljanja izvješća o potrošenom novcu.

Interni propisi za korištenje korporativne kartice obavljaju niz zadataka:

• minimizira rizike od sporova s ​​poreznim vlastima u pitanjima podizanja gotovine s kartica;
• odobrava popis situacija u kojima poslodavac ima pravo podnijeti zahtjeve protiv odgovornog radnika zbog nenamjenskog trošenja novca, utvrđenih manjkova ili zlouporaba;
• čini proces zadržavanja manjka kartica od krivaca što transparentnijim i razumljivijim.

U pravilima za korištenje korporativnih kartica koje je odobrilo poduzeće, potrebno je utvrditi ograničenja za različite vrste trošenja, odobriti popis zaposlenika kojima je dopušten pristup novcu na plastičnim karticama i utvrditi vremenski okvir za takav pristup. Lokalni akt mora sadržavati obrazac izvješća o utrošku sredstava s kartice i rok predaje u računovodstvo. Zaposlenici koji su ovlašteni za plaćanje korporativnim karticama moraju izdati potvrdu o tajnosti PIN koda kartice od trećih osoba.

NAPOMENA! U internom pravilniku o postupku korištenja korporativnih platnih kartica potrebno je predvidjeti odjeljak za opis mjera odgovornosti za prekršaje financijske prirode za osobe ovlaštene za korištenje korporativnih plastičnih kartica.

Ako je tvrtka otvorila kreditnu karticu ili debitnu karticu s prekoračenjem, tada se novčani limit utvrđen na njoj može povećati na račun sredstava servisne banke. U tom slučaju tvrtka će imati kreditne obveze prema financijskoj instituciji.

ZAPAMTITE! Kredit spada u skupinu primljenih tek nakon što je gotovinski ili bezgotovinski kreditni novac prošao postupak otpisa. Upravo u ovom trenutku kratkoročne kreditne obveze trebaju se računovodstveno prikazati u iznosu iskorištenog kreditnog limita.

Odgovorne osobe, pod uvjetom da koriste korporativne kartice, ne podliježu ograničenjima koja je odredila Središnja banka u Direktivi br. 3073-U od 7. listopada 2013.

Računovodstvo, knjiženja

Činjenica da je korporativna platna kartica izdana zaposleniku ne bi se trebala odražavati u računovodstvenim evidencijama tvrtke. Knjiženja se vrše kada postoje transakcije obavljene ovom vrstom kartice. Svi obračuni ovim instrumentima plaćanja iskazuju se na računu 55. Podaci iz izvješća osoba ovlaštenih za trošenje sredstava s kartica upisuju se na 71 račun. Analitika se provodi prema kartičnim računima i posebno za svaku odgovornu osobu.

Sve računovodstvene transakcije mogu se prikazati kroz sljedeću korespondenciju:

1. D55 – K51– sredstva na kartičnom računu su nadopunjena s tekućeg računa tvrtke.
2. D55 – K66– kreditne obveze prema banci nastale su kao posljedica prekomjernog trošenja raspoloživih sredstava na korporativnoj kreditnoj kartici.
3. D91 – K55– sredstva su otpisana s korporativne kartice za plaćanje provizije banci.
4. D71 – K55– zaposlenik je izvršio terećenje korporativnom karticom.
5. D25 (ili 26, 60, 10, 44, 76) – D71 uzimaju se u obzir iznosi navedeni u izvješću odgovorne osobe.
6. Ako je kreditni limit aktiviran, knjiženjem se prikazuju obračunate kamate D91 – K66.
7. D66 – K55– kredit po poslovnoj kartici je otplaćen.

Ako se sredstva na kartičnom računu dopunjuju devizama, tada se njihova stanja na izvještajne datume moraju revalorizirati. Tečajne razlike nastale ovim postupkom iskazane su na 91 računu.

Ako računovodstvo poduzeća nema promptan pristup bankovnim izvodima za kartične račune, računovodstvena knjiženja se vrše uz sudjelovanje računa 57:

• D71 – K57– izvršen je trošak s kartice od strane odgovorne osobe;
• D57 – K55– odražava podatke iz izvješća odgovorne osobe i bankovnog izvoda o utrošku sredstava s korporativne kartice.

Posljednje knjiženje kreira se na datum primitka dokumenata koji potvrđuju kretanje računa od servisne financijske institucije. Ukoliko zaposlenik nije uspio dokumentirati troškove koje je napravio s kartice, tada se troškovi iskazuju na bankovnom izvodu knjiženjem. D73 – K55. Ove iznose mora ili potvrditi zaposlenik kako bi se utvrdila činjenica njihove ekonomske isplativosti ili ih mora vratiti odgovorna osoba.