RAČUNOVODSTVENA DOKUMENTACIJA

Dokument (od latinskog documentum poučan primjer, dokaz, dokaz) je pisani dokaz koji potvrđuje činjenicu počinjenja poslovna transakcija, pravo da ga provede.

Dokumentacija je tijek informacija o financijskim i gospodarska djelatnost organizacije i koristi se u upravljanju organizacijom za prethodnu, tekuću i naknadnu kontrolu.

Dokumentacija služi kao osnova za naknadne knjigovodstvene evidencije te osigurava točnost, pouzdanost i nespornost knjigovodstvenih pokazatelja, kao i mogućnost njihove kontrole.

Prema Pravilniku o računovodstvu i financijska izvješća U Ruskoj Federaciji sve poslovne transakcije dokumentiraju se popratnim dokumentima. Ove isprave služe kao primarne knjigovodstvene isprave na temelju kojih se vodi računovodstvo.

Važnost knjigovodstvenih isprava u financijskom i gospodarskom poslovanju određena je ne samo činjenicom da one služe kao osnova i potvrda točnosti računovodstvenih podataka. Dokumenti su sredstva kojima se obavlja sama financijska i gospodarska djelatnost. Koriste se za operativno upravljanje i upravljanje organizacijom. Na temelju dokumenata provodi se dnevno praćenje kretanja robe. materijalna sredstva, unovčiti organizacije, utvrđuje se zakonitost i svrsishodnost pojedinih poslova. Dokumenti koji potvrđuju točnost računovodstvenih podataka pomažu identificirati pogreške u računovodstvu.

Dokumenti imaju pravni značaj; koriste se kao dokazi u sporovima između organizacija i pojedinaca. Samo ispravni i pravovremeni dokumenti imaju dokaznu vrijednost u arbitraži i na sudovima. Isprave služe kao osnova za forenzičko-računovodstveno ispitivanje koje se provodi odlukom tužiteljstva, suda, arbitraže ili odlukom istražnih tijela.

Dokumenti imaju kontrolnu vrijednost jer omogućuju kontrolu sigurnosti dragocjenosti i sprječavaju slučajeve krađe. Dokumenti su od velike važnosti pri provođenju dokumentarnih revizija i revizija gospodarskih i financijskih aktivnosti organizacije. Dokumenti se koriste za analizu rezultata rada

organizacije. To je dokument koji je osnova informacijskog sustava organizacije, koji se koristi u organizaciji. U pravu Ruska Federacija O informacijama, informatizaciji i zaštiti informacija kaže se: Dokumentacija informacija je preduvjet uključivanje informacija u informacijske izvore. Dokumentiranje informacija provodi se na način koji utvrđuju državna tijela odgovorna za organizaciju uredskog rada, standardizaciju dokumenata, njihovih nizova i sigurnost Ruske Federacije.

Knjigovodstvena isprava je pisana potvrda kojom se potvrđuje činjenica o poslovnoj transakciji.

Osnovna namjena knjigovodstvenih isprava je: pisano obrazloženje i odraz poslovnih transakcija (imovina), osnova i izvor knjigovodstvenih evidencija, provedba kontrolnih funkcija i izvedivost poslovnih transakcija. Ovu kontrolu provode odgovorne osobe prilikom transakcija (preliminarna kontrola), djelatnici računovodstva prilikom obrade dokumenata, kao i revizori prilikom dokumentarnih revizije i ispitivanja.

Primarna knjigovodstvena isprava mora se sastaviti u trenutku izvršenja neke činjenice gospodarskog života, a ako to nije moguće, odmah po njenom završetku. godine sastavlja se primarna knjigovodstvena isprava na papiru i (ili) u obliku elektronički dokument, potpisano elektronički potpis.

Elektronički dokument - dokumentirane informacije prikazane u elektroničkom obliku, tj. u obliku pogodnom za ljudsku percepciju korištenjem elektroničkih računala, kao i za prijenos preko informacijskih i telekomunikacijskih mreža ili obradu u informacijski sustavi.

Savezni zakon„O elektroničkom potpisu” od 06.04.2011. br. 63-FZ definira elektronički potpis kao informaciju u elektroničkom obliku koja je priložena drugim informacijama u elektroničkom obliku (potpisana informacija) i koja se koristi za određena osoba, podaci o potpisivanju.

Ako je, u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije, primarni knjigovodstvene isprave, uključujući u obliku elektroničkog dokumenta, oduzimaju se; kopije zaplijenjenih dokumenata, izrađene na način utvrđen zakonodavstvom Ruske Federacije, uključuju se u računovodstvene dokumente.

Ako zakonodavstvo Ruske Federacije ili sporazum predviđa podnošenje primarne računovodstvene isprave drugoj osobi ili državnom tijelu na papiru, gospodarski subjekt (organizacija) dužan je na zahtjev druge osobe ili državna agencija o vlastitom trošku izraditi tiskane preslike primarne knjigovodstvene isprave sastavljene u obliku elektroničke isprave.

Knjigovodstvena isprava u svom vanjskom obliku je obrazac na kojem se bilježi sadržaj poslovne transakcije, vrijeme i mjesto njenog završetka, naturalni pokazatelji, iznos transakcije i dr. Ovi i mnogi drugi podaci evidentirani u ispravi su njegovi sastavni elementi, koji se u praksi nazivaju detaljima.

Svaki dokument mora u potpunosti zadovoljiti svoju svrhu; mora sadržavati određene pokazatelje. Pokazatelji koji karakteriziraju poslovnu transakciju prikazanu u dokumentu nazivaju se detalji.

Obrasce primarnih računovodstvenih dokumenata odobrava čelnik gospodarskog subjekta na preporuku službenika odgovornog za vođenje računovodstvenih evidencija. Novi zakon "O računovodstvu" ukinuo je koncept "jedinstvenih obrazaca"; sada organizacije mogu samostalno razvijati sve oblike primarnih dokumenata. Da bi obrasci primarnih dokumenata na temelju kojih se evidentira činjenica obavljanja poslovne transakcije postali legitimni, moraju biti odobreni nalogom voditelja (eventualno u sklopu računovodstvena politika) i imati potrebne podatke

Pojedinosti o dokumentu

Svaki dokument mora u potpunosti zadovoljiti svoju svrhu; mora sadržavati određene pokazatelje. Pokazatelji koji karakteriziraju poslovnu transakciju prikazanu u dokumentu nazivaju se detalji. Rekviziti - od lat. requisitum - potreban, potreban.

Detalji mogu biti obvezni, dodatni ili posebni. Primarni knjigovodstveni dokumenti moraju sadržavati sljedeće obvezne podatke.

Potrebni detalji primarne računovodstvene isprave su:

naziv dokumenta;

datum izrade dokumenta;

naziv gospodarskog subjekta koji je sastavio dokument;

vrijednost naturalne i (ili) novčane mjere neke činjenice gospodarskog života, s naznakom mjernih jedinica;

naziv pozicije osobe (osoba) koja je izvršila transakciju, operaciju i osobu (osobe) odgovornu za ispravnost njezinog izvršenja;

potpise osoba iz stavka 6. s naznakom prezimena i inicijala.

Za dodatne detalje može sadržavati: adresu i telefonski broj organizacije, naznačene su strane uključene u transakciju itd.

Posebni detalji uključuju:, koji odgovara određenom računovodstvenom području.

Zahtjevi za popunjavanje dokumenata

Dokumenti se moraju sastaviti pravodobno, u pravilu, u trenutku transakcije, ili ako je to iz nekog razloga nemoguće, odmah nakon završetka transakcije.

Pri prodaji robe, proizvoda, radova i usluga korištenjem blagajni, dopušteno je sastavljanje primarne knjigovodstvene isprave najmanje jednom dnevno nakon njezina završetka na temelju blagajničkih računa.

Dokumenti moraju sadržavati sve podatke koji odražavaju pouzdane podatke. Dokumenti se mogu ispunjavati pastom za kemijsku olovku, kemijskom olovkom, pisaćim strojevima ili potpuno automatizirano. Dokument mora biti sastavljen jasno, jasno, bez brisanja; nije dopušteno unositi u dokumente jednostavnom olovkom. Završni upisi koji se odnose na prijenos dragocjenosti moraju biti napisani riječima. Slobodne crte moraju biti prekrižene.

Popis osoba ovlaštenih za potpisivanje primarnih računovodstvenih dokumenata odobrava voditelj organizacije u dogovoru s glavnim računovođom. Isprave kojima se dokumentiraju činjenice iz gospodarskog života vezane uz sredstva potpisuje čelnik organizacije i šef računovodstva ili njihove ovlaštene osobe.

Ispravljanje pogrešnih unosa u dokumentima

Ispravci su dopušteni u primarnom računovodstvenom dokumentu, osim ako nije drugačije određeno saveznim zakonima ili regulatornim pravnim aktima vlasti državna regulativa računovodstvo. Ispravak mora sadržavati datum ispravka, te potpise osoba koje su sastavile ispravu s naznakom njihovih prezimena i inicijala ili druge podatke potrebne za identifikaciju tih osoba.

Ispravci se mogu vršiti na primarnim knjigovodstvenim ispravama (osim bankovnih i blagajničkih isprava). U tekstu i digitalnim podacima primarnih dokumenata nisu dopuštena brisanja i neodređeni ispravci. Pogreške u primarnim dokumentima izrađenim ručno ispravljaju se na sljedeći način: precrtava se netočan tekst ili iznos, upisuje se ispravljeni tekst i (ili) iznos. Precrtano je jednom crtom kako bi se mogao pročitati ispravak. Ispravak greške u primarnom dokumentu mora biti označen natpisom "Ispravljeno", datum ispravka mora biti označen i potvrđen potpisom osoba koje potpisuju dokument. (Na primjer, ako je u dokumentu greškom upisan broj 429 umjesto 439, ne možete precrtati samo broj 2 i iznad njega napisati broj 3. Broj 429 je potpuno prekrižen, napisano je 439, napisano je "Ispravljeno", datum je 29., 20. svibnja, a potpisi: Sviridov, Zaitsev.)

Zakon Ruske Federacije „O računovodstvu“, Propisi o uvođenju računovodstva i računovodstvenih izvješća u Ruskoj Federaciji propisuju da se ispravci gotovine i bankovni dokumenti nedopušteno. U ovom slučaju, treba ga sastaviti novi dokument.

Klasifikacija dokumenata

Koristi se za odraz poslovnih transakcija veliki broj razni dokumenti. Za ispravnu upotrebu dokumenata uobičajeno ih je grupirati, tj. sastavljaju zbirne knjigovodstvene isprave koje su razvrstane prema jednorodnim obilježjima: prema namjeni, redoslijedu sastavljanja, načinu evidentiranja prometa, mjestu sastavljanja, redoslijedu popunjavanja.

Prema namjeni isprave se dijele na upravne, izvršne (ekskulpatorne), knjigovodstvena registracija, kombinirano.

Upravne isprave sadrže nalog (uputu) za obavljanje poslovne transakcije. Međutim, oni ne potvrđuju činjenicu njegove provedbe, pa stoga nisu temelj za račune. Na primjer, nalog, nalog za plaćanje banci za prijenos poreza i sl.

Popratne isprave potvrđuju činjenicu poslovne transakcije i služe kao osnova u računovodstvu za odražavanje poslovnih transakcija. Na primjer, računi koji potvrđuju nastale troškove, akti o preuzimanju i prijenosu dugotrajne imovine itd.

Knjigovodstvene isprave sastavljaju računovodstveni djelatnici u slučajevima kada ne postoje druge isprave za evidentiranje poslovne transakcije ili u svrhu pripreme administrativnih i potvrdnih isprava za evidentiranje u računovodstvu. Na primjer, akumulativne izjave, izračuni stvarni trošak proizvoda, razne vrste potvrda i obračuna koje priprema računovodstvo i sl.

Kombinirani dokumenti istovremeno obavljaju funkcije administrativnih i oslobađajućih, oslobađajućih i računovodstvenih formalnosti. Na primjer, faktura za otpuštanje materijalnih sredstava sadrži nalog za otpuštanje materijala iz skladišta u radionicu, kao i evidentiranje stvarnog izdavanja.

Prema redoslijedu sastavljanja isprava razlikuju se primarne i zbirne isprave.

Primarni dokumenti sastavljaju se za svaku pojedinačnu transakciju u trenutku njezina završetka. Na primjer, ulazni blagajnički nalog, izlazni blagajnički nalog, zahtjevi za plaćanje, akti za otpis dugotrajne imovine i dr.

Sažeti dokumenti sastavljaju se na temelju prethodno sastavljenih primarnih dokumenata. Njihova uporaba olakšava kontrolu homogenih operacija. Mogu biti izvršni, računovodstveni ili kombinirani. Na primjer, akontacijski i blagajnički izvještaji, grupni i akumulativni izvještaji. Konkretno, avansno izvješće, budući da je kombinirano, obavlja funkcije popratne i računovodstvene isprave. Nudi potpuni opis poravnanja s odgovornim osobama: stanje ili prekomjerni trošak prethodni unaprijed, veličina ovog predujma, potrošeni iznos, stanje i datum njegovog unosa u blagajnu ili prekoračenje i datum njegovog povrata od strane poduzeća. Osim toga, avansno izvješće daje opis fakturiranih proizvodnih troškova nakon što je izvješće pregledano i odobreno. Na poleđini izvješća nalazi se popis pojedinačnih izdataka i njihova popratna dokumentacija.

Prema načinu evidentiranja prometa dokumenti se dijele na jednokratne i kumulativne.

Jednokratni dokumenti koriste se samo jednom za prikaz jedne transakcije ili nekoliko istovremeno izvršenih transakcija. Nakon registracije, jednokratni dokument odlazi u računovodstvo i služi kao osnova za odraz u računovodstvu. Na primjer, dolazni i odlazni blagajnički nalozi, obračuni plaća itd.

Kumulativni dokumenti sastavljaju se tijekom određenog razdoblja (tjedan, desetljeće, mjesec) kako bi odražavali homogene ponavljajuće transakcije koje se u njima bilježe kako se događaju. Na kraju razdoblja izračunavaju se ukupni iznosi za pokazatelje koji se koriste za račune. Valja napomenuti da se kumulativne isprave od zbirnih isprava razlikuju po tome što se zbirna isprava sastavlja na temelju primarnih isprava i predstavlja njihov sažetak, dok je zbirna isprava primarna isprava koja se sastavlja postupno, zbrajanjem prometa. DO kumulativni dokumenti uključuju ograničene kartice, dvotjedne ili mjesečne narudžbe itd.

Ovisno o mjestu sastavljanja isprave mogu biti interne i eksterne.

U poduzeću se sastavljaju interni dokumenti koji odražavaju unutarnje poslovanje. Na primjer, novčani primici i troškovni nalozi, fakture, akti, obračuni plaća i sl.

Vanjski dokumenti ispunjavaju se izvan granica ovog poduzeća, stižu u izdanom obliku. Na primjer, fakture, bankovni izvodi, otpremnice itd.

Prema redoslijedu popunjavanja dokumenti se mogu razvrstati u one koji se sastavljaju ručno i računalno. Neki se dokumenti moraju popuniti ručno, poput gotovinskih čekova

Dokumenti sastavljeni uz pomoć računalne tehnologije automatski bilježe podatke o izvršenim transakcijama u trenutku njihova završetka.

Prihvat, ovjera i knjigovodstvena obrada dokumenata

Dokumenti zaprimljeni u računovodstvu se obrađuju radi pripreme za knjiženje u knjigovodstvene registre. Glavna faza računovodstvene obrade dokumenata u organizaciji je provjera primljenih dokumenata u biti, obliku i aritmetički.

Prilikom provjere isprava o njihovoj osnovanosti potrebno je utvrditi zakonitost, ispravnost i svrhovitost obavljenog poslovnog posla. Prema važećem računovodstvenom postupku, primarni dokumenti o poslovnim transakcijama koji su u suprotnosti sa zakonom i utvrđenim postupkom za primanje, pohranu i trošenje novčanih sredstava, inventara i drugih vrijednosti ne bi se trebali prihvatiti na izvršenje. Ako računovodstveni odjel primi takve primarne dokumente, glavni računovođa mora obavijestiti voditelja organizacije o nezakonitosti određene poslovne transakcije. U slučaju neslaganja između čelnika organizacije i glavnog računovođe prilikom obavljanja određenih poslovnih transakcija, primarni računovodstveni dokumenti o njima mogu se prihvatiti na izvršenje pisanim nalogom čelnika organizacije, koji je u tom smislu zadužen za punu odgovornost za posljedice takvih transakcija i uključivanje podataka o njima u računovodstveno i financijsko izvješćivanje. Dokumenti primljeni kao osnova za obračun plaće ili priloženi dolaznim i odlaznim nalozima za gotovinu podliježu obveznom poništenju pečatom ili vlastoručnim potpisom „Primljeno” ili „Plaćeno” s naznakom datuma (dan, mjesec, godina). Provjera dokumenata u biti je nastavak prethodne kontrole koja prethodi transakciji. Prethodnu kontrolu provodi računovodstvo prilikom izrade dokumenata. Također je važno jer većinu dokumenata sastavljaju financijski odgovorne osobe, a ne djelatnici računovodstva.

Provjerom obrasca možete se uvjeriti da je za izvršenje određene poslovne transakcije korišten obrazac odgovarajućeg obrasca, da su svi brojevi jasno uneseni, sadržaj transakcije i svi detalji prikazani.

Nakon toga računovođa provodi aritmetičku provjeru koja se svodi na provjeru ispravnosti aritmetičkih izračuna i izračuna te oporezivanja dokumenata. Oporezivanje se vrši množenjem količine s cijenom. Aritmetička provjera omogućuje vam kontrolu aritmetičkih izračuna ukupnih zbrojeva, ispravnost odraza kvantitativnih i troškovnih pokazatelja.

Nakon provjere, računovođa obrađuje dokumente. Kontiranje isprava sastoji se od utvrđivanja računa na koje treba knjižiti dugovno i potražno poslovne transakcije evidentirane u ispravama.

Organizacija protoka dokumenata

Dokumentotok je put kretanja dokumenta od trenutka prvih zapisa do predaje u arhiv.

Koncept tijeka dokumenata uključuje izradu rasporeda prolaza dokumenata, praćenje ispravnosti izvršenja dokumenata i odgovarajući prikaz transakcija na računovodstvenim računima. Optimizacija protoka dokumenata omogućuje vam postavljanje količine potrebne dokumente i broj ljudi koji rade s tim dokumentima.

Prilikom izrade rasporeda moraju se ispuniti sljedeći zahtjevi:

primarni knjigovodstveni dokumenti prihvaćeni od strane računovodstva moraju sadržavati sve potrebne podatke;

prilikom prihvaćanja dokumenata potrebno je provjeriti ispravnost aritmetičkih izračuna;

dokumenti moraju biti sastavljeni u skladu sa zahtjevima zakonodavnih i regulatornih akata (na primjer, računi za primitak robe moraju navesti iznos PDV-a kako bi mogli prihvatiti PDV za povrat);

svi ispravci u dokumentima moraju biti ovjereni potpisima osoba odgovornih za njihovu pripremu, uz naznaku datuma ispravka;

Za svaku transakciju potrebno je predočiti sve potrebne dokumente (ugovor i njegove izmjene i dopune, račun ili potvrdu o izvršenju, račun, nalog za plaćanje).

U početnoj fazi sastavljanja rasporeda protoka dokumenata, glavni računovođa utvrđuje krug ljudi koji rade s primarnim dokumentima (zaposlenici odjela opskrbe, osobe odgovorne za implementaciju - marketinški stručnjaci). Na službeni način upoznaju se s pravilima za izradu primarnih dokumenata i rokovima za podnošenje tih dokumenata u računovodstvo. Odgovarajućim nalogom voditelja organizacije također se mora utvrditi odgovornost za kasna odredba dokumente u odjel računovodstva.

Svojim nalogom o računovodstvu, glavni računovođa obvezuje se prihvatiti samo dokumente sastavljene na propisan način. Računovođa koji prihvati dokumente sastavljene u suprotnosti s pravilima snosi osobnu odgovornost.

Ispravnost odraza transakcija na računovodstvenim računima također je predmet kontrole, za što je uz svaki primarni računovodstveni dokument priložen popis knjigovodstvenih evidencija s datumom i imenom odgovornog računovođe. U ovoj fazi se uspostavlja kontrola ispravnosti izrade primarnih knjigovodstvenih isprava i iskaza poslovnih transakcija na knjigovodstvenim računima koji se temelje na njima.

Glavni računovođa mora optimizirati tijek dokumenata. Ovo postavlja:

popis primarnih dokumenata koji se koriste u poduzeću;

koji zaposlenik poduzeća ima pravo potpisati ove dokumente i odgovoran je za ispravnost njihovog izvršenja i pravodobno podnošenje računovodstvu;

radni dijagram postojećih odjela organizacije;

redoslijed kretanja svakog dokumenta između odjela organizacije i rok za podnošenje dokumenata krajnjem korisniku informacija (na primjer, računovodstvo);

raspored kretanja dokumenata unutar odjela računovodstva, omogućavajući pravovremenu organizaciju obračuna poreza i pripremu financijskih izvješća.

Nakon izrade rasporeda svakoj osobi koja sudjeluje u protoku dokumenata daje se odgovarajući izvadak i utvrđuje se odgovornost za nepoštivanje zahtjeva protoka dokumenata.

Raspored tijeka dokumenata omogućava bolju kontrolu računovodstva nad cjelokupnim radom organizacije, tj. povećava učinkovitost svih računovodstvenih poslova organizacije.

Pri izradi rasporeda protoka dokumenata uzimaju se u obzir zahtjevi za racionalnom organizacijom protoka dokumenata: najkraći put za kretanje dokumenata, navođenje određenih izvođača, minimalni rokovi prolaska kroz tijela.

Racionalnom organizacijom tijeka dokumenata jačaju se kontrolne funkcije računovodstva, ubrzava se rok izrade financijskih izvještaja i povećava učinkovitost računovodstva potrebnog za upravljanje poduzećem.

Postupak i rokovi čuvanja knjigovodstvenih isprava

Nakon završne računovodstvene obrade svi dokumenti se arhiviraju u mape i prenose na pohranu u tekući arhiv, gdje je osigurana njihova sigurnost i jednostavnost pohrane. Za brzo pronalaženje potrebnog dokumenta kreira se popis predmeta. Svaki zaprimljeni dokument nakon obrade sprema se u fasciklu. Sve mape koje se nalaze u računovodstvu čine nomenklaturu knjigovodstvenih poslova. Popis obaveza formatiran je na sljedeći način:

Indeks predmeta (brojevi mapa) Naziv predmeta (naslov) Broj predmeta u mapi Rok čuvanja i broj mape prema popisu Napomene

Broj predmeta sastoji se od dva dijela - broja dodijeljenog odjelu i serijskog broja u računovodstvu. Rubrika “Broj predmeta u mapi” popunjava se na kraju godine.

Bilješke pokazuju na temelju kojeg se popisa utvrđuje razdoblje pohrane dokumenata: popis standardnih dokumenata nastalih u aktivnostima državnih odbora, ministarstava, odjela i drugih institucija, organizacija, poduzeća (s naznakom razdoblja pohrane) ili popis dokumenti upravljanja trajni rok pohranjivanje nastalo u djelatnostima nedrž komercijalne organizacije.

Predmeti iz arhive izdaju se po pismenom nalogu šefa računovodstva. Oduzimanje dokumenata mogu izvršiti samo istražni organi, istražni organi i tužiteljstva, sudovi, porezna inspekcija i porezna policija na temelju svojih odluka u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije.

Zapljena se dokumentira zapisnikom čija se kopija predaje uz potvrdu nadležnom službeniku poduzeća ili ustanove. Uz dopuštenje iu nazočnosti predstavnika tijela koja provode zapljenu, glavni računovođa ili drugi službenik organizacije ima pravo napraviti kopije zaplijenjenih dokumenata s naznakom osnove i datuma zapljene. Ako se oduzimaju nedovršeni svesci dokumenata (neuknjiženi, nenumerirani itd.), tada uz dopuštenje i u prisutnosti predstavnika vlasti koje vrše oduzimanje, nadležni službenici poduzeća ili ustanove mogu dopuniti te sveske (popisati, izvršiti popis, listove numerirati, opečatiti, ovjeriti svojim potpisom, pečatom).

Primarni računovodstveni dokumenti, računovodstveni registri, računovodstveni (financijski) izvještaji podliježu pohranjivanju od strane gospodarskog subjekta za razdoblja utvrđena u skladu s pravilima o organizaciji državnog arhiva, ali ne manje od pet godina nakon izvještajne godine.

Dokumenti računovodstvenih politika, standardi gospodarskog subjekta, drugi dokumenti koji se odnose na organizaciju i vođenje računovodstva, uključujući alate koji osiguravaju reprodukciju elektroničkih dokumenata, kao i provjeru vjerodostojnosti elektroničkog potpisa, podliježu pohrani od strane gospodarski subjekt najmanje pet godina nakon godine u kojoj su posljednji put sastavljali računovodstvena (financijska) izvješća.

Gospodarski subjekt mora osigurati uvjete sigurnog čuvanja knjigovodstvenih isprava i njihovu zaštitu od promjena.

U slučaju prestanka rada organizacije, dokumenti o obračunu i isplati plaća zaposlenicima moraju se predati državnom arhivu.

Svaki računovođa treba znati koji dokumenti spadaju u primarne dokumente. To je zbog činjenice da je ta dokumentacija osnova za računovodstvo. Oni dokazuju činjenicu obavljanja poslovnih transakcija. Računovodstveni stručnjak početnik mora razumjeti što je to, zašto su potrebni primarni dokumenti, kako ih sastaviti i pohraniti. Inače se ne mogu izbjeći problemi s regulatornim tijelima.

Pravne osobe a privatni poduzetnici mogu međusobno prenositi sredstva samo na temelju određene primarna dokumentacija. Pretpostavlja se da se primarni izvještaj sastavlja i prije nego što je poslovna transakcija obavljena, međutim zakonodavstvo ne isključuje mogućnost njegove izrade nakon završetka transakcije, ali za to moraju postojati dobri razlozi.

I primarni i zbirni knjigovodstveni dokumenti moraju sadržavati sljedeće podatke: naziv obrasca; datum i mjesto gdje je sastavljen; puni naziv tvrtke koja ga je pripremila; koji se računi koriste za prijenos sredstava; puno ime i prezime odgovornog službenika itd.

Zašto su oni potrebni?

Primarni dokumenti (PD) obvezni su sastavni dio računovodstva. Sastavljaju se tijekom poslovnih transakcija i služe kao dokaz da su te transakcije obavljene. Prilikom provođenja transakcije može biti uključen različit broj primarnih dokumenata: to ovisi o specifičnostima njegove provedbe.

Popis operacija koje se moraju izvršiti tijekom transakcije:

1. Potpisivanje ugovora s primateljem. Ako je trajno, možete potpisati jedan ugovor za nekoliko transakcija, međutim, u ovom slučaju vrijedi odmah razgovarati o vremenu rada, redoslijedu transakcija namire i drugim nijansama.
2. Izdavanje računa za plaćanje.
3. Izravno plaćanje, čija je potvrda novčani primitak(ili roba), ako govorimo o plaćanje gotovinom, odnosno platnim karticama, ako se novac prenosi virmanom.
4. Prilikom otpreme robe izvođač izdaje račun naručitelju.
5. Nakon pružanja usluga u cijelosti, izvođač mora od naručitelja dobiti potvrdu o izvršenju

Postojeće vrste

Postoji 6 glavnih vrsta PD računovodstva, koje se najčešće koriste pri provođenju različitih transakcija:

Ugovor	Ugovorom se utvrđuju prava i obveze stranaka u transakciji. Ugovor se može sastaviti za pružanje usluga ili prodaju robe. Građanski zakonik ne isključuje mogućnost sklapanja usmenog ugovora, ali treba imati na umu da samo isprava koju su potpisale dvije strane može zaštititi prava i interese oštećene strane u sudska vlast u slučaju bilo kakvih problema, uključujući neispunjenje obveza druge strane.
Ponuda fakture	Ovaj dokument pokazuje koliko klijent mora platiti da bi dobio usluge ili radove. Kada je plaćanje izvršeno, to znači da se naručitelj slaže s uvjetima koje je postavio izvođač. Ne postoji poseban obrazac za ovaj dokument, tako da se njegov format može razlikovati među pružateljima usluga. Međutim, morate zapamtiti da dokument mora sadržavati naslov samog dokumenta; detalji plaćanja; naziv robe i usluga, kao i njihov trošak. Možete ga pripremiti u programu 1C. Faktura nema nikakvu vrijednost s gledišta računovodstva i izvješćivanja regulatornih tijela; ona bilježi samo cijenu koju je postavio prodavač. Nije potrebno staviti pečat i potpis, ali ako tvrtka želi igrati na sigurno i zaštititi se, bolje je da to učini. Ako su povrijeđeni bilo koji interesi ili prava kupca, on ima pravo zahtijevati od prodavatelja povrat prenesenih sredstava.
Dokumentacija o plaćanju	Ovo je potvrda da je naručitelj platio fakturu izdanu od strane proizvođača. postoje razne vrste takvi dokumenti: zahtjevi za plaćanje, nalozi i čekovi, obrasci za stroge izvještaje.
Popis pakiranja	Primjenjivo u slučajevima kada trebate formalizirati transakciju za kupnju i prodaju materijalne imovine. Ovaj rad mora biti pripremljen u dva primjerka. Prodavatelju je potreban za prikaz prodaje, a kupcu za kapitalizaciju primljene robe. Podaci na dostavnici i na računu moraju se u potpunosti podudarati. Na ovom dokumentu mora stajati pečat prodavatelja i kupca.
Akt o obavljanju poslova ili pružanju usluga	Dvostrani dokument. Potvrđuje ne samo činjenicu obavljenog posla, već i cijenu koja je plaćena za proizvod ili uslugu. Ovaj papir također služi kao dokaz da su strane u potpunosti ispunile svoje obveze jedna prema drugoj i da nemaju međusobnih potraživanja.
Dostavnica	Važan dokument je, uz pomoć kojeg se postavlja osnova za prihvaćanje iznosa PDV-a podnesenih na odbitak. Očito, ovaj dokument je vrlo važan za one strukture koje su obveznici PDV-a.

Popis primarnih knjigovodstvenih isprava

Dakle, popis primarne računovodstvene dokumentacije izgleda ovako:

Sporazum	Sklopljen s naručiteljem u pisanom obliku. Važno je napomenuti da zakon ne zabranjuje usmenu formu takvog ugovora, ali stranke često radije zabilježe prava i obveze predviđene ugovorom na papiru.
Provjeriti	Sadrži podatke za plaćanje i naziv robe koja se kupuje.
Potvrda o primitku (prodajni ili blagajnički) ili obrazac za strogo izvješćivanje	Izdaje se ako se plaća u gotovini. U slučaju bezgotovinsko plaćanje kupac proizvoda ili usluge zadržava kao dokaz plaćanja dokument o plaćanju, što je ovjereno od strane bankarske strukture.
Dostavnica	Izdaje se u trenutku otpreme robe.
Akt o pružanju usluga ili izvođenju radova	Pruža se nakon što su usluge pružene u cijelosti.

Definicija pojma „primarni računovodstveni dokument” data je u članku 60-1 ruskog Porezni zakon: primarni dokumenti su dokumentirani dokazi da je transakcija obavljena ili da se dogodio događaj koji daje pravo na njezino izvršenje. Takvi dokumenti mogu biti u papirnatom obliku ili na elektroničkom mediju. Na temelju takve dokumentacije vodi se računovodstvo.

Članak 60. stavak 2. propisuje obrasce takvih dokumenata i uvjete za njihovo sastavljanje.

Drugi regulatorni akt koji definira primarnu dokumentaciju i također definira njezine oblike je Zakon o računovodstvu i financijskom izvještavanju.

Rusija je zemlja u kojoj se zakonodavstvo o računovodstvu i plaćanju poreza povremeno mijenja. S obzirom na to da se obrasci mogu mijenjati ili dopunjavati, potrebno je pratiti koje su izmjene odobrene od strane različitih državnih tijela, uključujući i Ministarstvo financija. Na primjer, početkom 2019. godine odobren je obrazac računovodstvenog certifikata koji je ranije bio slobodan oblik.

Zakon o upravnim prekršajima predviđa niz sankcija za nepostojanje primarnih dokumenata u organizaciji; one su definirane u članku 276. Zakonika.

Opće upute za uporabu

PD su temelj za pokretanje računovodstvenog vođenja pojedinih transakcija i knjiženje u knjigovodstveni registar. Takav dokument služi kao pisani dokaz o izvršenju poslovne transakcije.

Te primarne računovodstvene dokumente, čiji obrasci nisu službeno odobreni, odobrava voditelj organizacije, izdajući odgovarajući nalog. Moraju sadržavati sve obvezne podatke propisane zakonom.

Takva dokumentacija mora biti izrađena na papiru i potkrijepljena potpisom osobe koja je dokument sastavila. Ukoliko se koristi elektronički dokument, isti mora biti potpisan elektroničkim potpisom.

Unificirani obrasci PD nisu obvezni za korištenje. Iznimka su gotovinski dokumenti koje su odobrile ovlaštene strukture.

PD obrazac mora sadržavati sljedeće obvezne podatke:

• naziv dokumenta;
• točan datum operacije;
• od čega se gospodarsko poslovanje sastoji u fizičkom i vrijednosnom smislu;
• naziv strukture koja sačinjava dokument;
• podatke o osobama koje su odgovorne za ispravno izvršenje dokumenta.

Takvi dokumenti podijeljeni su u sljedeće skupine:

• obračun plaća;
• računovodstvo proizvedenog gotovinske transakcije;
• računovodstvo dugotrajne imovine;
• računovodstvo građevinskih i popravnih radova.

Pravila popunjavanja

Izvještajne dokumente treba pripremiti uredno i pregledno.

Osnovna pravila:

• Dopušteno je koristiti kemijske i tintne olovke, možete koristiti računala i pisaći stroj;
• takva dokumentacija mora biti sastavljena u trenutku kada je transakcija tek planirana;
• dopušteno je sastavljanje dokumenata nakon operacije, ako za to postoje objektivni razlozi;
• dokument odražava sve moguće pojedinosti;
• Ako neki podatak nedostaje, mogu se dodati crtice.

U 2019. godini za izradu PD-a koriste se standardni obrasci. Dokumenti se dijele na eksterne i interne.

Prva organizacija prima izvana: od vladinih agencija, viših organizacija, bankarske strukture, porezne vlasti itd. Primjeri vanjskih dokumenata: fakture, nalozi za plaćanje ili potraživanja. Što se tiče internih dokumenata, oni se sastavljaju izravno u organizaciji.

Ako je dokument neispravno ispunjen, organizacija će imati poteškoća u određivanju porezna osnovica, a to može dovesti do nesuglasica s poreznom službom.

Ispravak sadržaja

Događa se da čak i iskusni računovođa koji je više puta sastavljao dokument pogriješi. Moguće ga je ispraviti samo ako dokument nije prikazan u računovodstvu, odnosno nije knjižen. Mora se imati na umu da je ispravljanje pomoću poteza neprihvatljivo.

Mogu se koristiti samo sljedeće tri metode:

• dodatni unos;
• metoda storniranja;
• metoda lekture.

Potonje se primjenjuje kada je napravljena pogreška u računovodstvenom registru, ali ne utječe na korespondenciju računa. Ovu je metodu prikladno koristiti prije sastavljanja bilance. U tom slučaju netočan broj ili drugi znak potrebno je precrtati tankom crtom, a pored njega navesti točnu vrijednost. Sa strane naznačiti "ispravljeno vjeruje" i staviti datum i potpis.

Dodatni unos bio bi prikladan ako je iznos transakcije koja se provodi podcijenjen.

Metoda storniranja uključuje ispravljanje netočnog unosa pomoću negativnog broja. Pogrešni broj je označen crvenom tintom, a ispravan unos je odmah napravljen, koji je ispisan normalnom bojom.

Pojašnjenja o izvješću o usklađivanju

Akti usklađivanja pravno se ne odnose na primarne dokumente, stoga nisu regulirani regulatorni dokumenti. Prikazuju međusobne obračune za određeno razdoblje između društava koja imaju svojstvo pravne osobe ili samostalnih poduzetnika.

Ova vrsta dokumenta koristi se na inicijativu računovođa, budući da je uz njegovu pomoć moguće riješiti niz kontroverzna pitanja koja štiti interese organizacije.

U kojim slučajevima je važno sastaviti izvještaj o usklađenju:

• kada prodavač nudi širok izbor robe;
• u slučaju odobravanja odgode plaćanja;
• ako je cijena proizvoda visoka;
• ako među strankama postoji odnos koji je redovite prirode.

Ovaj se dokument može koristiti na sudu u slučaju a kontroverzna situacija između stranaka.

Rok trajanja

Odredba o pohranjivanju primarne dokumentacije ugrađena je na zakonodavnu razinu.

Za različite vrste dokumenata predviđeni su različiti rokovi pohrane:

Za jednu godinu	Potrebno je voditi korespondenciju s regulatornim tijelima o uvjetima za podnošenje izvještajne dokumentacije.
Najmanje 5 godina	Novčana dokumentacija i papiri kao što su bilanca za kvartal, izvješće organizacije sa objašnjenje po četvrtini; zapisnik sa sjednice o usvajanju tromjesečne bilance; primarna dokumentacija i knjiga blagajne; dokumenti o sistemskom i nesistemskom računovodstvu i drugo.
Najmanje 10 godina	Mora se sačuvati godišnji bilans, popisni list, prijenosna bilanca, razdjelna, likvidacijska i dr. isprave.
Najmanje 75 godina	Čuva se osobni račun svakog zaposlenika i platni listići.

Primarni dokument sastavlja se na isti datum kao i poslovna transakcija. Na primjer, provizija za usluge upravljanja gotovinom. Izvadak i spomen nalog moraju biti izdani istog dana.

U pravilu se primarni dokumenti sastavljaju na izrađenim jedinstvenim obrascima rusko zakonodavstvo. Ali nisu dostupni svi obrasci; tako npr računovodstvena potvrda sastavljen u bilo kojem obliku. Međutim, prilikom registracije potrebno je navesti obvezne podatke: naziv i podatke o organizaciji, naziv dokumenta, sadržaj poslovanja, nazive pozicija, imena zaposlenika, potpis i pečat organizacije.

Zašto je potrebna primarna dokumentacija? Uglavnom kako bi se zabilježile sve tekuće poslovne transakcije. Dokumentacija može biti interna i eksterna. Interno je potrebno za računovodstvo i kontrolu svih kretanja, na primjer, dugotrajna imovina se prenosi u rad - sastavlja se akt, koji je primarni dokument. Za rad s dobavljačima i kupcima potrebna je vanjska dokumentacija, npr. ispostavljate račun za plaćanje kupcu.

Tu su i primarni dokumenti za obračun i plaćanje rada, a to su: nalozi za zapošljavanje i otpuštanje, tablica osoblja, raspored godišnjih odmora i drugi. Dokumentacija za računovodstvo dugotrajne imovine također je osigurana; na primjer, potvrdu o prihvaćanju OS-a, inventarnu karticu i druge. Dokumentacija koja se sastavlja za evidentiranje gotovinskog prometa sadrži isprave kao što su predujam, ulazni i izlazni blagajnički nalog.

U nekim primarnim dokumentima ispravci nisu dopušteni, na primjer, u izvodu s tekućeg računa ili u platni nalog. No, na primjer, računi mogu sadržavati ispravke, ali uz njih mora stajati potpis osobe koja je izvršila ispravak, datum i pečat organizacije.

Izvori:

• koja je primarna dokumentacija?
• Primarne knjigovodstvene isprave u 2013. godini

Savjet 2: Koji dokumenti su primarni u računovodstvu

Primarni dokumenti u računovodstvu su oni na temelju kojih se formalizira određena poslovna transakcija u trenutku njezina završetka ili neposredno nakon njegova završetka. Na temelju toga provodi se daljnje računovodstvo određenih transakcija.

Trebat će vam

• faktura, blagajnički nalog, akt, potvrda, prijava, upisni dnevnik, nalog, knjigovodstvena knjiga, lista, evidencija radnog vremena, prijava, popisni list, platni spisak, osobni račun itd.

upute

Primarni dokumenti su polazna osnova za početak knjiženja pojedinih transakcija i knjiženje u knjigovodstvene registre. Primarni dokument je pisani dokaz o poslovnoj transakciji, na primjer, izdavanje novca na račun, plaćanje robe i sl.

Obrasce primarne dokumentacije odobrava voditelj poduzeća, ali svi obvezni podaci utvrđeni zakonom moraju biti prisutni u dokumentu.

Primarne knjigovodstvene isprave sastavljaju se na papiru i potpisuju osobe koje su sastavile ispravu. Ako je isprava sastavljena u elektroničkom obliku, mora biti elektronički potpisan.

Obrasci primarnih dokumenata koji se nalaze u albumima jedinstvenih obrazaca nisu obvezni za upotrebu, osim za gotovinske dokumente koje utvrđuju ovlaštena tijela na temelju.

Obavezni detalji primarnih dokumenata u računovodstvu:
- naziv dokumenta (račun, akt, popis, nalog i sl.);
- datum transakcije (sastavljanja dokumenta);
– sadržaj poslovne transakcije u vrijednosnom i fizičkom smislu;
- naziv organizacije u čije ime se sastavlja ovaj dokument;
- podaci o osobama koje su izvršile transakciju i odgovorne su za ispravno izvršenje dokumenta (pozicija, puno ime, potpis).

Primarni dokumenti u računovodstvu se dijele na dokumente prema:
- računovodstvo i nagrađivanje: nalog za zapošljavanje, raspored zaposlenih, raspored rada, putna potvrda, potvrda o zaposlenju, platni listić itd.
- knjigovodstvo stalnih sredstava: akt o prijemu i primopredaji, inventurni karton, račun za interno kretanje, knjiga inventara, akt osnovnih sredstava i dr.
- knjigovodstvo gotovinskog prometa: blagajnička knjiga, avansno izvješće, blagajnički nalog, registar blagajničkih isprava, izdatni blagajnički nalog, blagajnička knjiga itd.
- računovodstvo za popravke i građevinski radovi: akti o prijemu izvedenih radova, obustavi građenja, puštanju objekta u rad; opći dnevnik rada; dnevnik obavljenih radova i druge slične isprave.

Imajte na umu

Ako se prema zakonu povlače primarne knjigovodstvene isprave, umjesto izvornika u knjigovodstvene isprave uvrštavaju se preslike tih isprava, izrađene u skladu sa zakonom.

Koristan savjet

Po potrebi se u standardni obrazac mogu unijeti dodatni stupci i reci, što je određeno pojedinim vrstama djelatnosti.

Izvori:

• Zakon o računovodstvu
• Konsolidirani dokumenti sastavljaju se na temelju prethodnog

Pravne osobe - poduzeća, organizacije, razne vrste institucija i banke su u stalnoj međusobnoj komunikaciji tijekom svog djelovanja. Poslovna komunikacija odvija se putem raznih dokumenata: dopisa, zahtjeva, zahtjeva, naloga za plaćanje i dr. Pravnu valjanost takvih dokumenata potvrđuju njihovi podaci.

Koji su detalji?

Rekviziti - od latinskog requisitum - "potrebno", to je skup informacija i podataka utvrđenih standardima za određenu vrstu dokumenta, bez navođenja koji ovaj tip dokumenti neće imati pravnu snagu i ne mogu se smatrati temeljem transakcija i transakcija. Drugim riječima, bez obzira koliko se dokument službeno zove, ako nema obvezni detalji, može se smatrati samo komadom papira na koji nitko nije dužan odgovoriti. Stoga, detalji u obavezna navedeno na bilo kojem dokumentu.

Neki detalji navedeni su samo na dokumentima jedne vrste, a neki su obvezni za bilo koji poslovni dokument. Potonji uključuju: naziv organizacije, datum sastavljanja dokumenta i njegov naziv. Naziv organizacije mora sadržavati njezin kratki i puni naziv u skladu s osnivačkim dokumentima, organizacijskim i pravnim oblikom. Datum izrade dokumenta naveden je u digitalnom i verbalno-digitalnom obliku. Naziv dokumenta naveden je u svim slučajevima, jedina iznimka je poslovno pismo.

Osim obveznih, koriste se računovodstveni i bankovni posebni podaci utvrđeni za jednu vrstu dokumenta. Knjigovodstveni dokumenti sadrže: naziv i adresu poduzeća; njegove bankovne podatke; naznaku stranaka transakcije - sudionika u poslovnoj transakciji; njegov naziv, sadržaj i osnovu; vrijednost transakcije u gotovini ili u naravi.

Bankarstvo uključuje: broj tekućeg računa tvrtke; naziv banke u kojoj se servisira i njena adresa; bankovni kod - BIC i njegov korespondentni račun. U bankovni podaci Također je potrebno navesti TIN poduzeća i banke, kodove kontrolnih točaka i OKPO.

Postavljanje detalja u dokument

Za svaku stavku u različite vrste dokumenti imaju svoje polje za postavljanje. Sastav detalja i zahtjevi za njihovu izvedbu u svakom slučaju utvrđuju se standardima. Detalji koji se sastoje od više redaka ispisuju se s jednim proredom. Detalji su međusobno odvojeni s dva ili tri proreda.

Isto se odnosi i na obrasce dokumenata za koje su predviđeni posebni zahtjevi za njihovu izradu, snimanje i pohranjivanje, posebno onih na kojima je reproduciran državni grb Ruske Federacije, kao i grbovi konstitutivnih subjekata Ruske Federacije. . Ova mjera je nužna jer podaci navedeni na obrascima čine dokument s pravnom snagom, što prevaranti mogu iskoristiti.

Savjet 4: Koji dokumenti su potrebni prilikom prijave za posao?

Uredno sastavljena dokumentacija za novog zaposlenika pri zapošljavanju jamstvo je da on naknadno neće imati problema s izračunom mirovine, a poslodavac neće imati problema s radnom komisijom i porezni ured. Glavni dokument koji potvrđuje radno iskustvo, je radna knjižica.

Specifičnosti rada u nekim poduzećima zahtijevaju prezentaciju bilo kojeg drugog dodatne dokumente. Ovi slučajevi su propisani Zakonom o radu Ruske Federacije, propisi, Predsjednički dekreti i Vladine rezolucije. Službenici za ljudske resurse nemaju pravo tražiti druge dokumente koji nisu određeni zakonom. Isto se odnosi i na zahtjev za stalnom registracijom na lokaciji poduzeća. Ali tražite potvrdu ustaljeni oblik Poslodavac ima pravo saznati Vaše zdravstveno stanje. Za zanimanja vezana uz prehranu i usluživanje potrošača obvezno je i zdravstveno i zdravstveno uvjerenje. Ako se zaposli osoba s invaliditetom, možda će biti potrebno pismo preporuke VTEK-a, a ako je radna aktivnost novog zaposlenika povezana s komercijalnom ili državnom tajnom, od njega se može zahtijevati da dostavi potvrdu i druge dokumente koji potvrđuju njegov prijem.

Sve poslovne transakcije koje se provode u poduzeću moraju biti dokumentirane. Za svaku transakciju moraju se sastaviti odgovarajuće prateće primarne knjigovodstvene isprave.

Primarne knjigovodstvene isprave - što se na njih odnosi?

Primarne knjigovodstvene isprave dijele se na administrativne i opravdavajuće.

Prvi uključuju, prije svega, razne vrste uputa, naloga za obavljanje svih vrsta operacija. Ove obrasce u pravilu odobrava uprava poduzeća.

Popratni dokumenti uključuju dokumente koji potvrđuju činjenicu transakcije.

Također, obrasci upravne i oslobađajuće presude mogu se spojiti u jednu knjigovodstvenu ispravu, koja će sadržavati i nalog za izvršenje radnje i potvrdu o izvršenju te radnje.

Popratne knjigovodstvene isprave inače se mogu nazvati primarnim knjigovodstvenim ispravama. Primarni računovodstveni obrasci- ovo je prvi dokaz o transakciji, a oni su obvezni za odražavanje transakcije u računovodstvu. Sva računovodstvena knjiženja trebala bi se odraziti tek nakon što je primljen ispravno izvršen popratni dokument. Nešto za zapamtiti važno pravilo: "Nema dokumenta - nema knjiženja!"

Važno je ne samo imati obrazac oslobađajuće presude, već ga i pravilno oblikovati. Prisutnost pogrešaka može ga učiniti nevažećim, stoga, kada primate bilo koji obrazac, svakako provjerite sve retke kako biste bili sigurni da su ispravno ispunjeni. Obavezno provjerite prisutnost potpisa odgovornih osoba i prisutnost pečata, koji mora biti jasan i čitljiv. Samo uz urednu registraciju možete biti sigurni da u budućnosti nećete imati problema s inspekcijskim tijelima. Ispravno izrađeni primarni dokumenti u računovodstvu moraju sadržavati određeni skup pojedinosti.

Obavezni detalji primarnih dokumenata:

• naziv i šifra obrasca;
• datum sastavljanja;
• naziv organizacije;
• vrsta poslovne transakcije i njezin sadržaj;
• naturalne i novčane mjere poslovanja;
• potpise odgovornih osoba.

Državni odbor za statistiku Rusije uspostavio je jedinstvene obrasce primarnih dokumenata koji se moraju koristiti pri registraciji poslovnih transakcija.

Standardni obrasci primarnih knjigovodstvenih isprava koriste se za evidentiranje gotovinskog prometa, za dugotrajnu imovinu, nematerijalna imovina, zalihe, trgovinsko poslovanje, kao i poslovanje vezano za.

Ako je potrebno izvršiti bilo kakve izmjene u postojećim jedinstvenim obrascima, dopuniti ih detaljima i potrebnim redcima, tada poduzeće mora izdati nalog ili nalog za unos dodatnih detalja. Prilikom promjene standardnog obrasca primarne računovodstvene isprave, vrijedi zapamtiti da ne možete izbrisati postojeće podatke, možete ih samo dopuniti.

Ako se za bilo koju primarnu knjigovodstvenu ispravu unificirani oblik nije odobren, tada organizacija samostalno razvija obrazac prikladan za sebe, u ovom slučaju glavni zahtjevi za modificirane obrasce su prisutnost u njima svih obveznih detalja navedenih gore.

Pravo potpisivanja primarnih dokumenata može se dodijeliti samo određenom krugu osoba, čiji se popis imena i položaja mora odražavati u odgovarajućem dokumentu za pravo potpisivanja određenog dokumenta (na primjer, možete preuzeti uzorak ovlaštenja odvjetnika s poveznice).

Ako se napravi greška u već završenoj primarnoj knjigovodstvenoj ispravi, tada se ista može urediti ako se ne radi o blagajničkom dokumentu ili bankovni obrazac. Za potonje nisu dopuštene nikakve korekcije. Ako u novčani oblici učinjene pogreške, tada se takav obrazac precrtava i baca, nakon čega se popunjava novi oblik. Primjeri obrazaca koji ne dopuštaju ispravke uključuju ulazne i izlazne blagajničke naloge, gotovinske čekove i najave novčanih doprinosa.

Ispravci u primarnim knjigovodstvenim ispravama provode se na sljedeći način: precrtati netočne podatke i na vrhu upisati točne podatke uz naznaku datuma promjene i potpisa. Ispravci se moraju dogovoriti s osobama koje su sastavljale ovaj obrazac i onih koji su ga potpisali. Nakon odobrenja, uz ispravak morate navesti izraz: „ispravljeno i usaglašeno“.

Primarne knjigovodstvene isprave. Obrada

Po dolasku u poduzeće provjerava se ispravnost primarnih računovodstvenih dokumenata: jesu li svi redovi ispunjeni, jesu li iznosi ispravno izračunati, postoje li potpisi i pečati, jesu li svi podaci ispravno uneseni. Nakon toga obrazac se mora upisati u posebne dnevnike. Na primjer, obrazac plaće T-53 upisuje se u registar plaća, obrazac T-53a, a dolazni i odlazni gotovinski nalozi upisuju se u dnevnik evidentiranja ulaznih i izlaznih blagajničkih dokumenata, obrazac KO-3. Nakon registracije dokumenti se prenose na pohranu u računovodstvo, gdje se arhiviraju u odgovarajuće mape i tamo čuvaju određeno vrijeme. Nakon određenog vremena dokument se prenosi u arhivu. Rok čuvanja primarne dokumentacije utvrđuje se i uređuje arhivskim zakonodavstvom. Pohranjivanje i sistematizacija računovodstvenih dokumenata u poduzeću naziva se tijek dokumenata. Pročitajte više o pohranjivanju i uništavanju dokumenata.

Zakon koji određuje uvjete pohrane primarnih računovodstvenih dokumenata zove se Savezni zakon od 22. listopada 2004. br. 125-FZ "O arhiviranju u Ruskoj Federaciji".

Za pravilnu organizaciju skladištenja i uništavanja odgovoran je voditelj organizacije. Za sigurnost i ispravan dizajn Za dokumente je odgovoran glavni računovođa.

Na našoj web stranici možete preuzeti mnogo obrazaca i obrazaca primarnih računovodstvenih dokumenata u odjeljku "", tamo ćete pronaći i prazne obrasce i uzorke njihovog ispunjavanja s kratke preporuke prema dizajnu. Kako biste lakše pronašli obrazac koji vam je potreban, podijeljeni su u dijelove koje ćete lako razumjeti i pronaći obrazac koji vam je potreban.

Video lekcija. Brisanje dokumenata u 1C računovodstvu: upute korak po korak

Praktična video lekcija o brisanju dokumenata u 1C računovodstvu 8.3. Vodi Olga Likina: stručnjakinja stranice “Računovodstvo za lutke”, računovođa obračuna plaća u M.Video Management LLC. Lekcija pokriva upute korak po korak za brisanje dokumenata.

Video lekcija "Kako sastaviti primarnu dokumentaciju za poduzeće"

Pogledajte video lekciju od učitelja stranice "Računovodstvo za lutke" N.V. Gandeva.

Primarna dokumentacija zauzima prilično važno mjesto među cjelokupnom dokumentacijom koju vodi računovodstvo. Stalno ga provjerava porezna služba i mora se sastaviti u skladu s potrebnim normama i zakonima koji su na snazi ​​u Ruskoj Federaciji. U našem ćemo članku raspravljati o tome što se odnosi na primarnu dokumentaciju, kako je pravilno formalizirati i sastaviti, kako kasnije ne biste imali problema s poreznom inspekcijom.

Primarna dokumentacija u računovodstvu - što je to?

Primarne isprave su osnova na temelju koje se mogu voditi knjigovodstvena knjiženja i upisivati ​​u glavni registar. Ovo je važan dio dokumentacije upravljanja poduzeća ili organizacije.

U svim poduzećima koja je država prisilila na vođenje računovodstvenih evidencija, poslovanje se mora formalizirati u skladu s primarnom dokumentacijom. Pod poslovnom transakcijom podrazumijeva se svaka aktivnost poduzeća koja uključuje kretanje sredstava ili strukturu njegove imovine.

Prema Zakonu o računovodstvu, izrada primarne dokumentacije mora se odvijati istovremeno s poslovnim radnjama, odnosno mora se odmah dokumentirati. Ali ako to nije moguće, dokumentaciju možete napraviti odmah po završetku akcije.

Primarnu dokumentaciju moguće je izraditi na papiru iu elektroničkom obliku. Ali u drugoj opciji, svi papiri moraju biti ovjereni elektroničkim potpisom, inače jednostavno neće imati pravnu snagu. Ali, ako je u ugovoru jasno navedeno postojanje papirnate verzije dokumenta, onda ona mora biti dostupna.

Primarni dokumenti čuvaju se 4 godine. Tijekom tog razdoblja porezna uprava ima pravo od njih u bilo koje vrijeme zatražiti provjeru vas i vaše druge ugovorne strane. Posebno treba pripaziti na dokumente u kojima bilo što kupujete. Upamtite, zahvaljujući njima ćete moći ići na sud ako se ukaže potreba.

Razdvajanje dokumenata po fazama poslovanja

Sve transakcije koje provodi poduzeće ili organizacija mogu se podijeliti u 3 faze:

1. Rasprava o uvjetima posla. U ovom trenutku morate razgovarati o svim nijansama i doći do zajedničkog mišljenja. Rezultat ove faze bit će potpisivanje ugovora i izdavanje računa za plaćanje.
2. Plaćanje po dogovoru. Mora biti potvrđena izvatkom s Vašeg tekućeg računa ako je uplata izvršena virmanom, odnosno čekovima i obrascima stroge prijave ako je uplata izvršena u gotovini.
   Drugu opciju često koriste zaposlenici organizacije kada uzimaju sredstva na račun.
3. Primitak plaćene robe ili usluga. Mora postojati dokaz koji potvrđuje da je roba primljena ili usluga pružena, u suprotnom porezna služba Jednostavno vam neće dopustiti da smanjite iznos naplate poreza.

Potvrda može biti teretnica ili potvrda u slučaju primitka robe ili potvrda o izvršenju radova u slučaju pružanja usluge.

Koji dokumenti su potrebni?

Ovisno o operaciji koja će se provesti, popis potrebnih dokumenata može varirati. Pogledajmo najčešći popis potrebne papire. Obično sve dokumente priprema ili izvođač ili dobavljač robe.

Popis dokumenata izgleda ovako:

Značajke računovodstvenog registra

Nakon što su primarni dokumenti pripremljeni, provjerava se oblik i sadržaj. Nakon toga, ako je sve učinjeno ispravno, formaliziraju se i dolazi do ekonomskog grupiranja podataka sadržanih u njima. zajednički sustav računovodstvo. Da biste to učinili, sve informacije o stanju imovine, gotovine i poslovnih transakcija tvrtke iz primarnih (besplatnih) dokumenata prenose se u knjigovodstveni registri.

Sami računovodstveni registri su specijalizirane tablice koje se izrađuju u strogo određenom obliku, u potpunosti u skladu s ekonomskim grupiranjem podataka o imovini poduzeća i izvorima njezina nastanka.

Svi postojeći registri podijeljeni su u 3 skupine:

• Po dogovoru. Ovisno o ovom kriteriju, registri se dijele na kronološke, sustavne i kombinirane. Svaki pojedinačni tip ima svoj redoslijed spremanja podataka.
• Na temelju generalizacije podataka, registri se dijele na cjelovite i diferencirane. Svaki se može razmatrati od pojedinačnog prema općem, ili obrnuto, od izvješća do primarnih dokumenata.
• Po izgled. Mogu imati gotovo proizvoljan oblik: knjiga, časopis, kartica, tiskani listovi.

Računovodstveni registri moraju imati:

• Puno ime.
• Navedeno vremensko razdoblje za evidentiranje poslovnih transakcija i na koje se obračunsko razdoblje odnosi.
• Potpisi i parafi odgovornih osoba. To omogućuje, u slučaju kontroverznih pitanja, pronaći i naznačiti osobe koje su sudjelovale u transakciji.

Obavljene poslovne transakcije moraju se odražavati točno u razdoblju u kojem su obavljene. Ako se dokumentarni odraz ne može obaviti izravno tijekom poslovne transakcije, tada se registracija mora obaviti odmah nakon njezina završetka.

Općenito, računovodstveni registri stvaraju se kako bi se akumulirale i sistematizirale informacije o primarnim dokumentima prihvaćenim za registraciju kako bi se prikazali financijski izvještaji. Ako se financijska i primarna dokumentacija poduzeća pohranjuje u tiskanom obliku, tada, na zahtjev drugih sudionika u poslovanju ili organa za provođenje zakona (ako je to u njihovoj nadležnosti), preslike mora dostaviti osoba koja ih je sastavila i predao ih na potpis.

1c računovodstvena primarna dokumentacija

Tijekom obavljanja financijskih i poslovnih aktivnosti, računovođa će morati raditi s ogroman iznos dokumentacija. To su različiti obrasci, ugovori, izvještajna dokumentacija, procjene i kalkulacije. Neki od njih nisu od velike važnosti i sekundarni su, ali postoje i vrlo važne dokumente, u kojem čak i manja pogreška može dovesti do katastrofalnih posljedica kako za cijelo poduzeće tako i za pojedine dužnosnike. Ovo su primarni dokumenti organizacije.

Uz pomoć programa 1C moći ćete ih kontrolirati i upravljati puno lakše. Njegove funkcije uključuju upravljanje popratnim proizvodima i novčani dokumenti, sa skladišnim dokumentima i onima koji se odnose na trgovinu na malo.

Danas softver tvrtke 1C zauzima vodeću poziciju među programima za računovodstvo, koji se stalno koriste u našoj zemlji.

Među najpopularnijim 1C funkcijama su sljedeće:

• Potpuna automatizacija svih vrsta računovodstva.
• Obračun plaća zaposlenika.
• Upravljanje računovodstvom osoblja i proizvodnje.

Program ima veliki broj načina i postavki, s kojima ga možete potpuno prilagoditi sebi, prilagoditi ga na način koji vam odgovara.

Izrada primarne dokumentacije je složen i mukotrpan zadatak, ali jednostavno neophodan. U tome će vam pomoći suvremene računalne tehnologije i visokokvalificirani djelatnici. Ako tome pristupite sa svom odgovornošću i poznavanjem materije, onda neće biti problema.