Knjiženje službenih putovanja. Obračun putnih troškova

Kada zaposlenik tvrtke odlazi na službeni put, dobiva naknadu za putne troškove - troškove smještaja i putovanja, komunikacije, vize i druge troškove. Istovremeno, tijekom službenog putovanja nastavlja primati plaću: ona se obračunava na temelju prosječne zarade. Također, čak i prije putovanja, zaposlenik prima dnevnicu (1. dio članka 168. Zakona o radu Ruske Federacije) za svaki dan službenog putovanja.

Određivanje dnevnice

Službeno tumačenje pojma "dnevnica" nalazi se u odluci Vrhovnog suda Ruske Federacije od 26. travnja 2005. br. CAS 05-151. Dnevnica — unovčiti potrebnih za obavljanje poslova i stanovanje zaposlenika u mjestu izvršenja službenog zadatka.

Prema Vrhovnom sudu, zaposlenik ima pravo na dnevnicu kada obavlja radni zadatak izvan stalnog mjesta rada i kada je prisiljen živjeti izvan stalnog mjesta boravka.

U praksi zaposlenik često dobiva dnevnicu samo ako je službeno putovanje trajalo više od jednog dana i ako je proveo noć izvan kuće. Međutim, u odluci Vrhovnog suda br. 4357/12 od 11. rujna 2012. stoji da vrijeme na službenom putu nije povezano s obračunom dnevnica. Sud je dopustio poduzećima isplatu sredstava zaposleniku ako je otišao na službeni put kraći od jednog dana, budući da je to naknada njegovih troškova, a ne naknada. Osim toga, prema Uredbi br. 749, dnevnice ne ovise o troškovima upućenog zaposlenika za stanovanje i putovanja.

Kako biste potvrdili troškove dnevnica, pripremite obračun dnevnica pomoću računovodstvene potvrde.

Dnevnice na novi način

Ne postoji ograničenje dnevnica, tvrtke mogu odrediti bilo koji iznos, definirajući ga internim dokumentima. Mala poduzeća često ograničavaju dnevnicu na 700 rubalja, jer taj iznos ne podliježe porezu na osobni dohodak (3. stavak članka 217. Poreznog zakona Ruske Federacije). Ako je dnevnica veća, tada će se od viška morati odbiti porez na dohodak. Za poslovna putovanja u inozemstvo neoporeziva dnevnica iznosi 2500 rubalja.

Od 2017. dnevnice iznad limita podliježu doprinosima za osiguranje. Ali nema potrebe plaćati doprinose za “ozljedu” od dnevnice.

Primjer. Zaposlenik je bio na službenom putu 3 dana i primio je dnevnicu od 1000 rubalja. Tijekom dana poslovnog putovanja dobio je 3000 rubalja. Samo 3 * 700 = 2100 rubalja ne podliježu doprinosima i porezu na dohodak, a od razlike 3000 - 2100 = 900 rubalja trebate zadržati porez na dohodak i platiti premije osiguranja.

Svako je poduzeće u svom poslovanju prisiljeno na određene troškove. Ima ih mnogo varijanti. Ovaj članak pruža informacije koje otkrivaju bit takve vrste troškova kao što su putni troškovi. Nakon čitanja članka bit ćete svjesni značajki računovodstva putnih troškova: saznat ćete kako i na kojem računu se obračunavaju i od čega se sastoje.

Pojam "putni troškovi"

Ponekad se pojave situacije u kojima tvrtka treba poslati zaposlenika na službeni put.

Službeni put je odlazak zaposlenika s mjesta rada u drugo mjesto radi obavljanja službenog zadatka na određeno vrijeme.

Cjelokupnost troškova organiziranja i provedbe postupka upućivanja zaposlenika naziva se “putni troškovi”.

Kojim dokumentima se dokumentira službeni put zaposlenika?

Razdoblje poslovnog putovanja ne smije biti duže od četrdeset kalendarskih dana (dani provedeni na putu isključeni su iz izračuna).

Zaposleniku upućenom na službeni put njegov neposredni rukovoditelj mora izdati službeni zadatak.

U tom slučaju rukovoditelj mora izdati upravni akt o upućivanju na službeni put, navodeći određene podatke:

• Osobni podaci zaposlenika;
• Svrha putovanja;
• Trajanje putovanja;
• Koja sredstva će se koristiti za organizaciju službenog putovanja?

Treba napomenuti da se do 2015. godine za upućenog radnika izdavala putna potvrda koja mora sadržavati oznake (potpis i pečat) o dolasku i odlasku iz mjesta službenog putovanja. Sada obavezna registracija ovog dokumenta otkazan.

Sastav putnih troškova

Od čega se sastoje “putni troškovi”? Ovi troškovi uključuju sljedeće:

• Troškovi putovanja;
• Za smještaj;
• Dnevnica;
• Ostali troškovi.

Sve navedene troškove (osim dnevnica) zaposlenik mora potvrditi dokumentima. Na primjer: putni troškovi - s kartama, troškovi smještaja - s hotelskim računom i ostali troškovi - s računima, prodajnim i gotovinskim primicima.

Na kraju službenog putovanja, u roku od tri dana, zaposlenik je dužan računovođi dostaviti avansno izvješće i priložiti mu sve dokumente koji potvrđuju činjenicu plaćanja troškova. Treba imati na umu da zaposlenik koji nije prijavio prethodno izdane predujmove neće dobiti sredstva za prijavu.

Osim troškova koje zaposlenik mora obračunati, isplaćuje mu se dnevnica za svaki dan službenog putovanja. Uprava poduzeća samostalno utvrđuje visinu dnevnice, a dužna ju je navesti u kolektivnom ugovoru. Međutim, treba imati na umu da ako dnevnica iznosi više od sedam stotina rubalja dnevno (kada putujete na poslovno putovanje unutar teritorija Ruska Federacija), tada će tvrtka biti dužna obračunati i platiti premije tarife osiguranja za ovaj iznos u izvanproračunskih fondova. Ako je poslovno putovanje planirano u blizini, a zaposlenik će se svaki dan moći samostalno vraćati kući, dnevnica se možda neće isplatiti.

Osim toga, potrebno je voditi računa da za vrijeme dok je zaposlenik na službenom putu, zadržava plaću u visini prosječne plaće.

Obračun putnih troškova

Bez obzira na oblik vlasništva ili specifičnosti djelatnosti, sve tvrtke dužne su pravilno evidentirati putne troškove (sukladno Zakonu o radu). Posebno za prikupljanje informacija i obračunavanje putnih troškova, sustav računovodstvenih računa predviđa račun 71 „Obračuni s odgovornim osobama“. Na dugovnoj strani ovog računa evidentira se izdavanje dnevnica, a na potražnoj strani povrat neiskorištenih sredstava i otpis troškova odgovorne osobe. Ovaj račun je aktivno-pasivni račun. Ovo znači da zaključno stanje može se odraziti i na zaduženje i na odobrenje računa. Kako to izračunati? Kako bismo pronašli ravnotežu po aktivno-pasivni račun, trebate izvršiti sljedeće matematičke operacije:

• Zbrojite početno stanje i iznos prometa posebno za zaduženje i posebno za odobrenje;
• Utvrdite na kojem dijelu računa (dugovni ili potražni) je iznos veći:
• Oduzmite manji dio od većeg dijela;
• Dobiveni rezultat zapišite u dijelu gdje je zbroj stanja i prometa veći.

Kako se evidentiraju transakcije na ovom računu? Razmotrite nekoliko primjera:

• Prilikom izdavanja sredstava zaposleniku za putne troškove iz blagajne poduzeća vrši se sljedeći unos - Dug 71, Kredit 50;
• Kada zaposlenik vrati u blagajnu tvrtke iznos neiskorišten na službenom putu, vrši se obrnuti unos - Dug 50, Kredit 71;
• Kada se drži od plaće zaposlenik evidentira nevraćene iznose - Dug 94, Kredit 71, a zatim - Dug 70, Kredit 94;
• Pri otpisu ostalih troškova zaposlenika na službenom putu (na primjer, nabava materijala) vrši se sljedeći unos - Dug 10, Kredit 71;
• U slučaju da je organizacija obveznik poreza na dodanu vrijednost, vrši se sljedeći unos - Dug 19, Kredit 71.

Analitičko računovodstvo provodi se za svakog zaposlenika tvrtke, među zaposlenicima koji su poslani poslovna putovanja.

Izdavanje sredstava zaposleniku za službeni put iz blagajne evidentira se kao trošak blagajnički nalog, a povrat neiskorištenih iznosa - blagajničkim nalogom.

Na kraju razdoblja sastavlja se zbirni registar – dnevnik – nalog za račun 71.

Za potrebe računovodstva putnih troškova prikladno je koristiti specijalizirani računovodstveni računalni softver (na primjer, softver koji proizvodi 1C ili Talisman).

Ako nakon povratka zaposlenik još uvijek ima dio izdane akontacije, tada preostala sredstva vraća tvrtki na blagajni uz prijavu.

Ako akontacija izdana zaposleniku nije bila dovoljna i potrošena su njegova vlastita sredstva, tada organizacija nadoknađuje troškove nastale iznad izdane akontacije i sastavlja se dokument.

Knjiženja za troškove iznad izdanog akontacije

Putni troškovi Ovisno o svrsi putovanja knjiže se na odgovarajuće knjigovodstvene račune. Troškovi povezani s kulturnim i zabavne aktivnosti, uzimaju se u obzir kao izvanposlovni rashodi.

Ako su nastali troškovi raspoređeni i postoje popratni dokumenti s PDV-om istaknutim u posebnom retku (računi, ), onda se ovaj PDV može pripisati računu 19 i zatim poslati na odbitak (pod uvjetom da se ti troškovi odnose na troškove koji smanjuju porezna osnovica na ).

Knjiženja za obračun putnih troškova

Poslodavac možda neće prihvatiti neke troškove koje ima zaposlenik; u tom slučaju, te troškove zaposlenik mora nadoknaditi iz svojih vlastitih sredstava (treba imati na umu da se od plaće zaposlenika ne može zadržati više od 20% prosječne zarade) , ili uplatom novca na blagajnu ili bankovni račun tvrtke.

Ako neke troškove plaća sam poslodavac s tekućeg računa (primjerice, plaćanje karata ili hotelskog smještaja), tada se vrše sljedeća knjiženja:

Ako poslodavac sam kupuje kartu za putovanje zaposlenika, tada se ona knjiži na podračunu 3 računa 50 "Blagajna". U ovom slučaju provode se sljedeće transakcije:

Primjer obračuna putnih troškova

Knjigovodstvena knjiženja za putne troškove:

Odraz putnih troškova u računovodstvu organizacije provodi se na temelju avansnog izvješća. Troškovi putovanja u pravilu se iskazuju knjiženjem na računima troškova proizvodnje, budući da je službeno putovanje putovanje u svrhu proizvodnje.

Dokumentacija službenog putovanja

Obavezno stanje smjernice na poslovnom putu su pisani nalog poslodavca (članak 166. Zakona o radu Ruske Federacije). Uglavnom, ovo je nalog za upućivanje na službeni put, ali može biti i neki drugi dokument. Obrazac nije utvrđen, pa organizacija može uspostaviti vlastiti obrazac isprave ili koristiti jedinstveni - br. T-9. Potrebno je naznačiti mjesto, trajanje i svrhu službenog putovanja. Putna potvrda i službena zadaća su poništene, ali organizacija može koristiti ove obrasce dokumenata ili utvrditi vlastite lokalnim aktom, kao i uspostaviti druge potrebne dokumente, na primjer, uzorak procjene putnih troškova. U istom podmjesnom aktu potrebno je utvrditi visinu dnevnica, možete odrediti ograničenje životnih troškova, te navesti i druge putne troškove.

Plaćanje unaprijed

Obavezan uvjet za slanje na službeno putovanje je izdavanje akontacije. To je navedeno u stavku 10. Pravilnika o posebnostima slanja zaposlenika na poslovna putovanja, odobrenog Uredbom Vlade Ruske Federacije od 13. listopada 2008. br. 749 (u daljnjem tekstu: Pravilnik). Nije navedeno kada se akontacija mora uplatiti. Ali potrebno je izdati sredstva iz blagajne za prijavu putnih troškova prije nego što zaposlenik ode na službeni put. Moguć je prijenos na bankovna kartica.

Nije navedeno kako se obračunava akontacija. U praksi se dnevnice obračunavaju na temelju trajanja službenog puta, kao i uzimajući u obzir okvirne troškove puta i smještaja, ako ih zaposlenik sam plaća.

Ako se sredstva izdaju u gotovini iz blagajne poduzeća, tada će knjiženje prilikom izdavanja predujma za putne troškove biti:

Ako se prijenos izvrši na karticu zaposlenika:

U slučaju da su nastali dodatni troškovi, dogovoreni s poslodavcem, ili je službeno putovanje produženo, zaposlenik mora doznačiti sredstva, što proizlazi iz točke 10. Pravilnika, budući da zaposlenik nije dužan trošiti osobna sredstva za nošenje službeni zadatak.

U tom slučaju, iznos koji treba platiti može se odraziti u nalogu, naznačujući da se radi o povećanju iznosa predujma.

Dnevnica

Za svaki dan službenog putovanja upućeni radnik je dužan isplatiti dnevnicu. Ujedno se isplaćuju i dnevnice za vikende i praznici, vrijeme putovanja, razdoblje nesposobnosti za rad na službenom putu (3. stavak, točka 11., točka 25. Pravilnika). Zaposlenik nije ograničen u trošenju dnevnica, nema potrebe javljati se za te troškove.

Zakon ne utvrđuje iznos dnevnice, organizacija ga samostalno utvrđuje lokalnim aktom.

Za isplatu dnevnice zaposleniku potrebno je pravilno odrediti njen iznos ovisno o stvarnom trajanju službenog puta.

Dnevnica se ne potvrđuje dokumentima, ali se mora potvrditi razdoblje službenog putovanja. Točkom 7. Pravilnika propisano je da se potvrđuje putnim ispravama, a ako ih nema ispravama o najmu stana. Ako ti dokumenti nisu dostupni, zaposlenik mora dostaviti potvrdu primatelja s datumom dolaska i odlaska s mjesta službenog putovanja. Forma takvog dokumenta nije utvrđena; slobodan oblik, obrazac dopis ili drugi dokument. To je također naznačeno u pismu Rostruda od 19. listopada 2015. N 2450-6-1.

Ostali putni troškovi

No, Ministarstvo financija ima drugačiji stav, smatrajući da ako je na ulaznici istaknut trošak prehrane zasebna linija, tada se pri izračunu poreza na dohodak ti troškovi ne uzimaju u obzir (Pismo Ministarstva financija Ruske Federacije od 20. svibnja 2015. br. 03-03-06/2/28976).

Odraz putnih troškova u računovodstvu

Prijava troškova službenog putovanja ovisi o svrsi putovanja.

Ako je zaposlenik poslan na službeni put, na primjer, radi obavljanja poslova prema ugovoru s kupcem, a usluge pružene kupcu prikazane su na računu 20, tada će se troškovi službenog putovanja prikazati knjiženjem:

Ako je službeno putovanje povezano s prodajom robe, tada će se obračunavanje putnih troškova odraziti knjiženjem:

Službeni put povezan sa stjecanjem nekretnine povećava njezinu vrijednost i odražava se knjiženjem:

Ako je potrebno poslati zaposlenika na službeni put radi vraćanja nedostatka, u evidenciji se prikazuje sljedeće:

Ako organizacija koristi zajednički sustav porez i PDV je uključen u troškove službenog puta, dakle knjigovodstvena knjiženja Putni troškovi će izgledati ovako:

Dt19 Kt71 - Uračunat je PDV na putne troškove;

Dt68 “Obračuni za PDV” Kt19 - proizvedeno porezni odbitak na temelju faktura.

Putni troškovi u ugovoru s kupcem

Nerijetko ugovorne strane uvjetuju da se putni troškovi zaposlenika izvođačke organizacije isplaćuju posebno prema stvarnim troškovima, a često se postavljaju pitanja kako to urediti.

Treba napomenuti da se na službeni put mogu slati samo vaši zaposlenici, tako da navođenje radnika treće strane u ugovoru o službenom putovanju ne znači da kupac te troškove može prikazati kao putne troškove. I u ovom slučaju, organizacija korisnika ne vodi računovodstvenu evidenciju putnih troškova; to će biti plaćanje usluga organizacije izvođača. Preporučljivo je u ugovoru naznačiti da se radi o nadoknadivim troškovima ili varijabilnom dijelu troška usluge koji se obračunava na temelju stvarnih troškova putovanja za djelatnike izvođača, te odrediti je li potrebno dostaviti preslike dokumenata i rokove. Evidentiranje putnih troškova potrebno je kupcu samo za provjeru njihovog troška, ​​ali ne i za odraz u računovodstvu. Treba uzeti u obzir da ako izvođač primjenjuje opći sustav oporezivanja, tada se na trošak nadoknađenih usluga mora obračunati PDV (Dopis Ministarstva financija od 22. travnja 2015. N 03-07-11/22989).

Ako je kupac strana organizacija, područje Ruske Federacije nije priznato kao mjesto pružanja usluga i troškovi usluga ne podliježu PDV-u, tada nadoknađeni troškovi ne podliježu PDV-u, budući da su dio ukupni trošak usluge. Ovisno o uvjetima ugovora, službeno putovanje zaposlenika izvođača može se smatrati pomoćnom uslugom koja se ne oporezuje u skladu s stavkom 3. čl. 148 Porezni zakon Ruske Federacije.

Značajke računovodstva troškova na inozemnom službenom putu

Prilikom slanja zaposlenika na službeni put u inozemstvo potrebno je uzeti u obzir nekoliko karakteristika.

Značajna razlika je određivanje visine dnevnice. Iznos dnevnice mijenja se za razdoblje službenog putovanja (članak 17. Pravilnika): kada putujete unutar Rusije, dnevnica se isplaćuje u iznosu utvrđenom za domaća službena putovanja, a na području stranih država - u iznosu uspostavljen za poslovna putovanja u ovu državu. U lokalnom zakonu dnevnice se mogu odrediti ili u istom iznosu za sva inozemna službena putovanja, neovisno o državi ili ovisno o državi.

Dnevnica i ostali troškovi mogu se izdati u stranoj valuti. Računovodstvo putnih troškova u stranoj valuti provodi se u rubljima.

Za dan odlaska iz Rusije, dnevnice se moraju platiti prema normama za putovanje preko stranog teritorija, a po povratku - prema normama za domaća ruska poslovna putovanja (točka 18. Pravilnika). Datum prelaska granice određuje se prema pečatima u putovnici. Ako zaposlenik odlazi i vraća se istog dana, dnevnica se isplaćuje u iznosu od 50% norme utvrđene za službeni put u ovu državu.

S računovodstvenog gledišta i za određivanje na koji se račun pripisuju troškovi službenog putovanja, nije važno radi li se o službenom putu unutar teritorija Ruske Federacije ili u inozemstvu.

Osim toga, prilikom putovanja u inozemstvo dodatno se nadoknađuju troškovi ishođenja strane putovnice, vize, drugih dokumenata potrebnih za službeno putovanje, uplate i pristojbe (točka 23. Pravilnika).

Odraz rezultata inozemnog službenog putovanja u računovodstvu bit će sličan poslovnom putovanju u Ruskoj Federaciji, a putni troškovi također će se otpisivati ​​ovisno o svrsi putovanja. Ali zbog činjenice da su troškovi nastali u stranoj valuti, postojat će specifičnosti u pogledu priznavanja i konverzije valute u rublje.

Ako se putne naknade izdaju u rubljima, tada se troškovi nastali u stranoj valuti putem bankovnog prijenosa (s rublja karticom zaposlenika) moraju pretvoriti u rublje po tečaju koji je bio na snazi ​​na dan plaćanja. Ako su putne naknade izdane u gotovini, tada se prihvaća tečaj rublje na temelju potvrde o kupnji valute. U nedostatku takve potvrde, tečaj se prihvaća na dan izdavanja predujma u rubljima zaposleniku (Pismo Ministarstva financija Rusije od 21. siječnja 2016. br. 03-03-06/1 /2059).

U svrhu poreznog računovodstva putnih troškova, datum izdataka bit će datum odobrenja predujma (članak 5, članak 7, članak 272 Poreznog zakona Ruske Federacije).

Ako je predujam izdan u stranoj valuti, tada se dug preračunava u rublje prema tečaju na dan izdavanja predujma i sredstva se ne preračunavaju (klauzula 10 PBU 3/2006).

Avansno izvješće zaposlenika

Rok za podnošenje izvješća o iznosima utrošenim na službenom putu određen je točkom 26. Pravilnika o službenom putovanju - tri radna dana po povratku sa službenog puta.

Obrazac izvješća o troškovima može razviti i odobriti organizacija, ali se može koristiti unificirani oblik AO-1. Dokumenti koji potvrđuju troškove moraju biti priloženi uz predujam. Na temelju dostavljene dokumentacije evidentiraju se putni troškovi u 2016. godini.

Ako je zaposlenik potrošio iznos veći od izdane akontacije, a uprava je odobrila izvješće o akontaciji, tada je dužan platiti prekomjerni trošak.

Ukoliko su stvarni putni troškovi radnika manji od prethodno isplaćene predujmove ili nisu dostavljeni popratni dokumenti, tada je zaposlenik dužan neutrošeni iznos položiti u blagajnu ili na tekući račun tvrtke. Osim toga, poslodavac ima pravo zadržati nepotrošenu predujmu iz plaće zaposlenika (članak 137. Zakona o radu Ruske Federacije).

Kod povrata neutrošenog akontacije za putne troškove knjiženja izgledaju ovako:

Dt 50 Kt71 - plaćanje zaposlenika neiskorištenog ostatka predujma u blagajnu;

Dt 51 Kt71 - polaganje neiskorištenog iznosa akontacije od strane radnika na tekući račun;

Dt 70 Kt71 - ostatak akontacije obustavlja se iz plaće zaposlenika.

Ali odbitak se može izvršiti samo ako nije prošlo više od mjesec dana, a zaposlenik se ne protivi odbitku. U suprotnom, poslodavac će morati ići na sud radi povrata akontacije.

Ako zaposlenici tvrtke napuste svoj grad radi obavljanja službenih zadataka, iz blagajne dobivaju novac za putne troškove. Zatim računovodstvo prima izvješće putnika. Korisno je za računovođe naučiti kako provjeriti ovo izvješće, proći kroz njega računovodstvo i da ne plaća dodatne poreze, smatraju li se svi troškovi opravdanim i plaćeni zaposleniku.

Što se smatra putnim troškovima?

Radnici često moraju putovati u druga mjesta zbog radnih potreba. Takva putovanja (poslovna putovanja) predviđena su zakonom (članak 166. Zakona o radu Ruske Federacije) i zahtijevaju izvršavanje određenih zadataka. Pojam službenog putovanja ne odnosi se na najamni radnicičija vrsta djelatnosti uključuje stalni rad na cesti (vozači međugradskog prijevoza, kondukteri i sl.).

Umjetnost. 167 Zakona o radu Ruske Federacije jamči zaposleniku naknadu od strane poslodavca za one troškove povezane sa službenim putovanjem.

Prema radnom zakonodavstvu (članak 168. Zakona o radu Ruske Federacije), zaposlenik poslan na službeni put mora platiti:

• putni troškovi do i sa službenog puta;
• troškovi za iznajmljivanje stambenih prostora, na primjer, plaćanje hotelskog smještaja;
• dodatni troškovi povezani sa životom izvan mjesta stalnog boravka (dnevnice);
• drugi izdaci koje zaposlenik ima uz dopuštenje ili znanje poslodavca.

Dodatni troškovi uključuju, na primjer, troškove hrane u kafiću, putovanja javnim prijevozom u mjesto gdje je zaposlenik poslan, plaćanje taksi usluga. To također uključuje troškove komunikacijskih usluga. Posebnu pozornost treba posvetiti dogovoru između upućenog radnika i poslodavca o troškovima reprezentacije.

Zakon obvezuje zaposlenika upućenog na službeni put da mu se iz blagajne isplati predujam za putne troškove. Važno je da će sve troškove zaposlenika platiti računovodstvo na temelju čekova i potvrda koje je dostavio.

Po povratku sa službenog puta, radnik u roku od tri radna dana sastavlja zapisnik prema kojem će poslodavac obračunati troškove službenog puta radnika. Ukoliko je zaposlenik potrošio osobna sredstva na opravdane i dokumentirane putne troškove, računovodstvo će mu taj novac vratiti. A ako nije dokumentiran cjelokupan iznos putne predujme izdane iz blagajne, tada zaposlenik vraća nepotrošeni ostatak u blagajnu ili će mu se taj iznos oduzeti od sljedeće plaće.

Visinu dnevnice za službeni put utvrđuje poslodavac samostalno. Očito, takav iznos mora biti ekonomski opravdan.

Ne postoji jedinstveni standard dnevnih putnih troškova koji bi bio obvezan za sve organizacije u 2018. godini. Međutim, zakon utvrđuje najveća veličina dnevnica, koja za zaposlenika neće podlijegati porezu na dohodak: za poslovna putovanja unutar Rusije 700 rubalja dnevno, a za poslovna putovanja u inozemstvo - 2500 rubalja.

Video: Putni troškovi

Koja se knjigovodstvena konta koriste u knjiženju pri iskazivanju putnih troškova?

Prema utvrđenoj proceduri, prije odlaska na službeni put, zaposlenik prima na blagajni iznos za plaćanje putnih troškova za troškovni nalog obrazac broj KO-2 (). Računovođa poslodavca priprema dokument, a zaposlenik potpisuje potvrdu o primitku sredstava.

Akontacija izdata za putne troškove iskazuje se blagajničkim nalogom

Sve rašireniji bezgotovinska plaćanja organizacije sa svojim zaposlenicima. Ovo se ne odnosi samo na plaće, već i na prijenos obračunskih iznosa, uključujući putne naknade, na platne kartice zaposlenici (dopis Ministarstva financija Ruske Federacije, Riznice Ruske Federacije od 10. rujna 2013. br. 02–03–10/37209 br. 42–7.4–05/5.2–554).

Pametno je otvoriti korporativnu bankovnu karticu na ime zaposlenika, na koju se može uplatiti predujam za putne troškove. Ovo je posebno pogodno za zaposlenike koji često idu na službena putovanja.

Po povratku sa službenog puta zaposlenik sastavlja i predaje akontaciju (obrazac br. AO-1). Svi troškovi poslovnog putnika trebaju biti prikazani na poleđini. Dnevnice se prikazuju u posebnom retku. Ostali troškovi (plaćanje karte, plaćanje hotelske sobe ili iznajmljenog smještaja itd.) Prikazuju se na temelju priloženih karata, čekova, računa, ispravno izvršenih. Ti dokumenti moraju biti u skladu s odredbama čl. 252 Porezni zakon Ruske Federacije. U suprotnom, detaširani zaposlenik neće moći potvrditi troškove. Iako se u posebnim slučajevima (primjerice izgubljena karta za vlak) takva naknada u praksi provodi prema zasebnom algoritmu uz sastavljanje akata i prilaganje potvrda organizacije prijevoza, koje su opravdanje za troškove.

Pri predaji u računovodstvo akontaciju potpisuje putnik (odgovorna osoba), zatim na dokumentu stoji potpis računovođe koji je izvješće pregledao. Nakon toga se potpisuje izvješće šef računovodstva a odobrava ravnatelj.

Ako zaposlenik koji se vraća sa službenog puta nije iskoristio dio akontacije, dužan je preostali iznos vratiti na blagajnu. Ovaj iznos može biti odbijen od sljedeće plaće zaposlenika. Ako zaposlenik na službenom putu nije imao dovoljno akontacije za razumni troškovi

i potrošio vlastiti novac, takve troškove nadoknađuje mu poslodavac. Za obračun obračuna za službena putovanja koristi se konto 71 „Obračuni s odgovorne osobe

“, pri čemu se dugovanjem iskazuju iznosi isplaćenih putnih akontacija, a kreditom iskazuju se troškovi ustupljenog zaposlenika.

Zaposlenik je dobio iznos jednak osobnim sredstvima razumno utrošenim na službeno putovanje.

Poslodavac ne može smatrati opravdanim određene troškove iskazane u predujmu. Ovi iznosi se obustavljaju iz plaće zaposlenika ili zaposlenik samostalno nadoknađuje iznos nepriznatih troškova.

Tablica: unosi iznosa neopravdanih troškova

U računovodstvu provjera putničkog izvješća počinje utvrđivanjem ispravnosti obračuna dnevnica. Dnevni iznos dnevnice množi se s brojem dana službenog putovanja. Ti dani uvijek uključuju dan odlaska i dan dolaska. Ovi datumi se provjeravaju pomoću ulaznica priloženih izvješću.

Vrijeme polaska i dolaska prijevoza nije bitno.

Ako je vlak krenuo 17. siječnja u 23:50, tada se 17. siječnja treba smatrati danom polaska na službeno putovanje uz isplatu dnevnice za taj dan (čak i ako je zaposlenik tijekom dana bio na poslu). Također, danom dolaska sa službenog puta (uz isplatu dnevnice) smatrat će se dan na koji je vlak poslovnog putnika stigao, npr. u 2 sata ujutro.

Izaslanom radniku isplaćuju se svi dani putovanja

Dnevnice se moraju isplatiti i za vikende i praznike koji su na službenom putu, kao i za dane na putu. Na isplatu dnevnica ne utječe uključenje troška prehrane u cijenu karte (Dopis Ministarstva financija od 03.02.2017. br. 03–03–07/11901).

Ako je PDV pravilno istaknut u dokumentima koji se prilažu uz troškovnik (u računima, na obrascima strogog izvještavanja), PDV se na takvim dokumentima tereti na računu 19 i iskazuje u proračunu na odbitak.

Trošak putne isprave (avionska, autobusna ili željeznička karta) nadoknađuje poslodavac. Tipično, odabir kategorije prijevoza dogovara zaposlenik koji putuje s upravom, budući da cijena karte ovisi o kategoriji prijevoza.

Trajanje službenog putovanja poslodavac i radnik samostalno dogovaraju i obrazlažu nalogom rukovoditelja, a potvrda o putovanju nije potrebna od 2015. godine (Uredba Vlade RH od 29. prosinca 2014.).

Tablica: knjiženja knjigovodstvenih troškova ustupljenog radnika

Ako putovanje putnika plaća izravno poslodavac, tada se karta mora primiti na račun 50.3 „Blagajna. Novčane isprave«.

Tablica: promet plaćanja putnih isprava

Porezni obračun putnih troškova

ruski porezno zakonodavstvo ne uključuje iznose primljene od poslodavca za troškove službenog putovanja kao dohodak izaslanog radnika, stoga ti iznosi ne ulaze u poreznu osnovicu poreza na dohodak i premije osiguranja (čl. 422. st. 2. Poreznog zakona Ruska Federacija i stavak 3. članka 217. Poreznog zakona Ruske Federacije).

Ovi neoporezivi iznosi uključuju dokumentirane putne troškove od lokacije tvrtke do mjesta poslovnog putovanja i natrag, kao i sve razumne troškove povezane s tim putovanjem (ukrcajne karte, usluge zračne luke, naknade za prtljagu).

Uključeno neoporezivi iznosi uključeni su i troškovi u mjestu gdje je zaposlenik bio upućen. To uključuje hotelske čekove i čekove za plaćanje komunikacijskih usluga.

Dnevnice se također ne oporezuju, ali postoji neoporezivi maksimum: 700 rubalja dnevno u Ruskoj Federaciji i 2500 rubalja za službeno putovanje izvan Ruske Federacije.

Ovo se ograničenje odnosi i na porez na dohodak i na premije osiguranja (2. stavak članka 422. Poreznog zakona Ruske Federacije). Izuzetak od ovog ograničenja dnevnica su doprinosi za socijalno osiguranje „za ozljede” - za njih se cijeli iznos dnevnice utvrđen u organizaciji smatra neoporezivim (FSS pismo br. 14–03–11/08–13985 od studenog 17, 2011).

Slično dnevnici, porez na osobni dohodak primjenjuje se na uplate za najam stambenog prostora u slučaju da se dokumenti ne predaju (ne više od 700 rubalja dnevno u Ruskoj Federaciji i ne više od 2500 rubalja u inozemstvu). Cjelokupni iznos ne podliježe premijama osiguranja.

Kao dio troškova za izračun poreza na dohodak, stvarni putni troškovi uzimaju se u obzir u cijelosti (članak 12, stavak 1, članak 264 Poreznog zakona Ruske Federacije), uključujući dnevnice. Ove troškove treba klasificirati kao opće rashode.

Iznimka je plaćanje usluge u restoranu, dopunske usluge u hotelskoj sobi i sl. Takvi troškovi se ili ne priznaju od strane poslodavca i plaćaju se iz osobnih sredstava poslovnog putnika ili se (po dogovoru s poslodavcem) ispisuju. isključuju se kao troškovi tvrtke, ali podliježu porezu na dohodak.

Opća osnova za prihvaćanje PDV-a za odbitak je postojanje računa. Za putne troškove možete prihvatiti druge dokumente s određenim iznosom PDV-a, na primjer, željezničke karte (1. stavak članka 172. Poreznog zakona Ruske Federacije). Od 01.01.2017 uslugeželjeznička pruga

za prijevoz putnika podliježu stopi PDV-a od 0% (članak 9.3, stavak 1, članak 164 Poreznog zakona Ruske Federacije), stoga se PDV može odbiti od plaćanja za korištenje posteljine.

Ako je na karti PDV jedinstven iznos za naknadu za korištenje posteljine i usluge prehrane, PDV se ne može odbiti (Dopis Ministarstva financija od 6. listopada 2016. br. 03–07–11/58108). Taj će se iznos odraziti na troškove tvrtke i ne podliježe porezu na dohodak.

Video: Potvrda putnih troškova

Primjer računovodstvenog i poreznog obračuna putnih troškova

Upravitelj D.V. Petrov radi u tvrtki Alpha LLC u Saratovu. Petrov je na službeni put u Moskvu poslan nalogom direktora Alpha LLC od 15. siječnja 2018. radi pregovora i potpisivanja ugovora s dobavljačem.

U Alpha LLC, po nalogu direktora, iznos dnevnice za poslovna putovanja zaposlenika utvrđuje se u iznosu od 1.000 rubalja dnevno.

• cijena karte od Saratova do Moskve i natrag - 5200 * 2 = 10400 rubalja;

19. siječnja D.V. Petrov predao računovodstvu Alpha LLC unaprijed izvješće, što odražava sljedeće troškove:

• karta za putovanje od Saratova do Moskve 5145 rubalja, uklj. dodatne usluge(posteljina) 218 ​​​​rubalja;
• karta za putovanje od Moskve do Saratova 5145 rubalja, uključujući dodatne usluge (posteljina) 218 ​​​​rubalja;
• dnevnica za tri dana je 1000 * 3 = 3000 rubalja.

Ukupan iznos stvarnih izdataka D.V. Petrova prema avansnom izvješću iznosila je 13.290 rubalja.

Petrov akontacija sadrži knjigovodstvene knjižice za obračun troškova koje je napravio na službenom putu

Naličje strane unaprijed izvješće D.V. Petrova prikazuje svaku vrstu troška s pozivom na priložene dokumente (dvije karte za vlak).

Petrov predujam (poleđina) daje detaljan iznos troškova

Oporezivi iznos PDV-a u trošku Petrova je samo trošak korištenja posteljine u vlakovima u iznosu od 218 * 2 = 436 rubalja. Iznos PDV-a je 436 /118 * 18 = 66,51 rubalja.

Za putne troškove D.V. Računovođa Petrov je napravio knjigovodstvena knjiženja.

Tablica: knjiženja knjigovodstvenih troškova izaslanog radnika

Nakon povratka sa službenog puta, zaposlenik izvještava poslodavca o svojim troškovima. Računovođa mora znati koji se izvještaj smatra ispravno sastavljenim, kako prikazati troškove u računovodstvu i poreznom računovodstvu.