Vrste knjigovodstvenih isprava i postupak njihove izrade. Odraz poslovnih transakcija u računovodstvu Sadržaj poslovne transakcije je obvezna pojedinost

Dnevnik poslovnih transakcija Bez obzira na vrstu i način formiranja, sve poslovne transakcije bez iznimke sadržane su u dnevniku poslovnih transakcija, koji je praktičan alat za njihov pregled, uređivanje i ispis. Da otvorim časopis

Zahtjevi i pretpostavke u računovodstvu.

Prilikom odabira računovodstvenih metoda u organizaciji se rukovode sljedećim pretpostavkama i zahtjevima.

Pretpostavke uključuju:

1. Izolacija imovine organizacije, tj. imovina i obveze organizacije postoje odvojeno od imovine i obveza vlasnika.

2. Kontinuitet aktivnosti organizacije, tj. organizacija će nastaviti s radom u doglednoj budućnosti i nema namjeru niti potrebu likvidirati ili značajno smanjiti svoje aktivnosti.

3. Redoslijed primjene računovodstvenih politika od jedne do druge izvještajne godine.

4. Privremena izvjesnost činjenica gospodarskog djelovanja, t.j. činjenice ekonomske aktivnosti odnose se na izvještajno razdoblje (i stoga se odražavaju u računovodstvenim evidencijama) u kojem su se dogodile, bez obzira na vrijeme primitka sredstava povezano s tim činjenicama.

Zahtjevi uključuju:

1. Potpunost odraza činjenica gospodarske aktivnosti.

2. Pravovremeno odražavanje činjenica gospodarske aktivnosti.

3. Razboritost, t.j. veća spremnost na računovodstveno priznavanje rashoda i obveza od mogućih prihoda i imovine, izbjegavanje skrivenih rezervi.

4. Prioritet sadržaja nad formom (tj. procijenite činjenice ekonomske aktivnosti ne toliko iz njihove pravni oblik, koliki dio ekonomskog sadržaja).

5. Dosljednost, t.j. istovjetnost podataka iz analitičkih i pripadajućih sintetičkih računa.

6. Racionalnost.

Dokumentacija poslovnih transakcija određena je Saveznim zakonom "O računovodstvu", Pravilnikom o računovodstvu i financijskom izvješćivanju u Ruskoj Federaciji.

Činjenica poslovne transakcije potvrđuje se primarnom ispravom koja se sastavlja u trenutku transakcije, a ako to nije moguće, odmah nakon njezina završetka. Primarni dokumenti prihvaćaju se za računovodstvo ako su sastavljeni prema obrascu sadržanom u albumima jedinstvenih (standardnih) obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije. Dokumente, čiji oblik nije predviđen u albumima, organizacija može samostalno odobriti i moraju sadržavati sljedeće obvezne podatke:

· naziv dokumenta;

datum sastavljanja;

· naziv organizacije u ime koje je dokument sastavljen;

· nazive pozicija osoba odgovornih za transakciju i ispravnost njenog izvršenja;

· svojeručne potpise i njihove prijepise;

Ako je potrebno, dodatne pojedinosti mogu biti uključene u primarne dokumente. Dokumenti moraju biti sastavljeni sredstvima koja osiguravaju dugotrajno očuvanje zapisa (tinta, kemijska olovka, pisaći stroj, pisač).

Gubitak primarnog dokumenta ili njegova pogrešna priprema dovodi do iskrivljenja i nepotpunog prikaza poslovnih aktivnosti, što je nedopustivo. Budući da je dokumentiranje poslovnih transakcija početna faza u računovodstvenom procesu, cjelovitost, ažurnost i pouzdanost računovodstva izravno ovisi o kvaliteti izrade primarnih dokumenata.

Klasifikacija dokumenata.

Dokumenti koji bilježe činjenicu poslovne transakcije nazivaju se primarni.

Prema namjeni primarni dokumenti se dijele na:

· organizacijski i administrativni;

oslobađajuća presuda;

· kombinirano;

· dokumenti knjigovodstvena registracija.

Organizacijski i upravni dokumenti sadrže upute ili dopuštenja za obavljanje poslova (nalozi, upute, punomoći i sl.). Sastav i zahtjeve za izvršenje takvih dokumenata određuje državni standard Rusije. Podaci sadržani u njima ne odražavaju se u računovodstvenim registrima.

Popratni dokumenti potvrđuju činjenicu transakcije (računi, nalozi za primitak, unaprijed izvješća, potvrde o prihvaćanju itd.). Podaci sadržani u njima unose se u računovodstvene registre.

Kombinirani dokumenti kombiniraju značajke administrativnih i popratnih dokumenata ( platni spisak, troškovni nalog i sl.).

Njihovi podaci također su predmet računovodstva.

Knjigovodstvene isprave popunjava računovođa. To su razne vrste kalkulacija, potvrda, bilješke s objašnjenjima. Podaci iz ovih dokumenata upisuju se u knjigovodstvene registre.

Obrasci primarnih dokumenata unificirani su i odobreni od strane Državnog odbora za statistiku Rusije (osim dokumenata o bankovne transakcije, koje je osnovala Banka Rusije).

Objedinjeni primarni dokumenti mogu se prikazati po računovodstvenim odjelima:

· gotovinsko poslovanje (prijemni blagajnički nalog - KO-1, izlazni blagajnički nalog KO-2, dnevnik evidentiranja ulaznih i izlaznih blagajničkih naloga KO-3 i dr.);

· tekući račun (nalog za plaćanje - 0401060, zahtjev za plaćanje - 0401061 i dr.);

· obračun plaća (platni list T-49, platni listić T-51, osobni račun T-54 i sl.);

· računovodstvo robe (akt o prihvaćanju robe TORG-1, tovarni list TORG-11 itd.);

· i druge dokumente.

Računovodstvene registre treba staviti u posebnu skupinu.

Dijagram toka dokumenta i njegova organizacija.

Postupak stvaranja, prihvaćanja i odražavanja u računovodstvu, kao i pohranjivanje primarnih dokumenata definiran je Saveznim zakonom „O računovodstvu“.

Primarni dokumenti koje primi računovodstveni odjel podliježu obveznoj provjeri:

1. Prema obliku popunjavanja (potpunost i ispravnost dokumenta, popunjavanje pojedinosti).

2. Bitno (zakonitost i svrsishodnost obavljenih poslova).

3. Provjera aritmetičkih izračuna.

Nakon provjere, dokument se prihvaća za računovodstvo:

1. Provodi se grupiranje dokumenata - odabir homogenih dokumenata, po potrebi se sastavlja konsolidirani dokument.

2. Oporezivanje se provodi - obračunavanje novčane vrijednosti materijalnih sredstava navedenih u dokumentima.

3. Izvršava se dodjela računa - evidentiranje odgovarajućih računa za svaku transakciju prikazanu u dokumentima.

Primarni dokumenti koji su prošli obradu moraju biti odgovarajuće označeni.

Na primjer, gotovinski nalozi, transakcije za koje su dovršene moraju biti označene kao "Primljeno" ili "Plaćeno" kako bi se isključila mogućnost njihove ponovne upotrebe. Nakon obrade dokumenata provode se odgovarajući unosi u računovodstvene registre, a sami dokumenti, zajedno s računovodstvenim registrima, pohranjuju se u računovodstvu poduzeća godinu dana, a zatim se prenose u arhivu.

Kretanje dokumenta od trenutka kada je sastavljen ili od trenutka kada ga organizacija primi do pohrane u arhivu naziva se tijek dokumenata. A kako bi protok dokumenata bio optimalan za poduzeće, glavni računovođa razvija i sastavlja raspored protoka dokumenata, koji odobrava voditelj poduzeća.

Raspored protoka dokumenata odražava sljedeće informacije:

· nazive dokumenata;

· popis izvođača;

· rokovi zaprimanja dokumenata u računovodstvo;

· vrijeme njihove obrade u računovodstvu;

"Računovodstvo", N 6, 1999
DOKUMENTACIJA POSLOVANJA
KAO OSNOVA RAČUNOVODSTVA
Značaj dokumentacije u računovodstvu. Glavni zadaci s kojima se suočava računovodstveni servis svake organizacije su:
- stvaranje cjelovitih i pouzdanih informacija o poslovnim procesima i financijskim rezultatima poslovanja organizacije, potrebnih za operativno upravljanje, kao i za korištenje od strane investitora, vjerovnika, poreznih i financijskih tijela, banaka i drugih zainteresiranih strana;
- osiguranje nadzora nad raspoloživošću i kretanjem imovine, korištenjem materijalnih, radnih i financijskih sredstava u skladu s odobrenim normativima, standardima i predračunima;
- pravodobno sprječavanje negativnih pojava u financijskim i gospodarskim aktivnostima, identificiranje i mobiliziranje rezervi na gospodarstvu.
Obavljanje ovih zadataka izravno ovisi o cjelovitosti i pravodobnosti knjiženja u računovodstvenim računima poslovnih transakcija koje organizacija obavlja u okviru svoje djelatnosti, što je pak posljedica dokumentiranja obavljenih transakcija. Točnost računovodstvenih informacija koje računovodstveni odjel organizacije pruža svojim korisnicima ovisi o ispravnosti njegove provedbe. Stoga bi u organizacijama proces dokumentiranja poslovnih transakcija trebao posvetiti veliku pozornost ne samo zaposlenicima računovodstvenih službi, već i zaposlenicima drugih strukturnih odjela, budući da učinkovitost računovodstva u organizacijama ovisi o pravilnoj organizaciji rada s dokumentima koji su pismena potvrda činjenice poslovne transakcije (njihov pravni dokaz).
Ako organizacija nije stvorila sustav organiziranja i održavanja primarno računovodstvo, tada sustav upravljanja neće raditi učinkovito pri donošenju potrebnih upravljačkih odluka.
Što se tiče dokumentiranja poslovnih transakcija sa stajališta važeće zakonske regulative, prema čl.9 Savezni zakon od 21. studenog 1996. N 129-FZ “O računovodstvu”, sve poslovne transakcije moraju se odražavati u računovodstvu na temelju izvornih dokumenata. U tom slučaju, primarni računovodstveni dokumenti mogu se prihvatiti za računovodstvo samo ako su sastavljeni prema obrascima koji se nalaze u albumima jedinstvenih obrazaca primarne dokumentacije. Dakle, jedno od temeljnih načela računovodstva je očito - poslovna transakcija koja nije propisno dokumentirana ne odvija se kao pravni gospodarski događaj (nema knjigovodstvenog objekta).
Osim toga, treba obratiti pozornost na činjenicu da porezna tijela imaju pravo dovesti do upravne odgovornosti službenike organizacije koji su krivi za vođenje računovodstvenih evidencija u suprotnosti s postupkom utvrđenim zakonom. U konkretnom slučaju, takva povreda je nepoštivanje uvjeta propisanih stavcima 1. i 2. članka 9. navedenog zakona, a koji se odnose na dokumentiranje obavljenih poslovnih transakcija.
Zahtjevi za primarnu knjigovodstvenu dokumentaciju. Osnova za prikaz informacija o obavljenim poslovnim transakcijama u računovodstvenim registrima su primarni dokumenti. Primarni dokumenti bilježe činjenicu poslovne transakcije. Glavni zahtjevi za primarnu računovodstvenu dokumentaciju uključuju sljedeće:
- za računovodstvo se prihvaćaju samo oni dokumenti koji su sastavljeni prema obrascu sadržanom u albumima jedinstvenih obrazaca primarne dokumentacije. U procesu obavljanja financijskih i gospodarskih aktivnosti, za formaliziranje završenih poslovnih transakcija, organizacije moraju koristiti standardne međuresorne obrasce primarnih dokumenata koje je odobrio Državni odbor za statistiku Ruske Federacije na propisan način. Ako je potrebno, organizacijama se daje pravo da samostalno razvijaju zasebne obrasce primarnih dokumenata i računovodstvenih registara, koji se ne nalaze u albumima jedinstvenih oblika primarne računovodstvene dokumentacije i albumima industrijskih specijaliziranih oblika dokumenata (na primjer, akti o trgovini i nabavi za nabava materijala od pojedinaca). Osim toga, dopušteno je mijenjati postojeće obrasce, detaljizirati ih i pojašnjavati, kao i dopunjavati detalje obrazaca, pod uvjetom da glavni podaci ostanu nepromijenjeni;
- primarne isprave koje im daju pravnu snagu moraju sadržavati sljedeće obvezne podatke: naziv isprave, datum sastavljanja isprave, naziv organizacije u čije ime je isprava sastavljena, sadržaj poslovne transakcije, mjere poslovnu transakciju u naturalnom i novčanom smislu, nazive pozicija osoba odgovornih za transakcijsku poslovnu transakciju i ispravnost njenog izvršenja, vlastite potpise tih osoba.
Uz navedene obvezne pojedinosti, u primarnoj knjigovodstvenoj dokumentaciji mogu se navesti i dodatne pojedinosti čija je narav određena sadržajem pojedinog posla i čija je svrha jačanje kontrole, spoznajnog i poslovnog značaja isprava. ;
- primarni računovodstveni dokumenti moraju biti sastavljeni u trenutku transakcije, u iznimnim slučajevima - odmah nakon njezina završetka;
- primarni dokumenti moraju odražavati sve potrebne informacije koje omogućuju točno utvrđivanje sadržaja i uvjeta transakcija, tj. potrebno je ispuniti sve podatke navedene u obrascu dokumenta;
- ispravci sadržani u primarnoj dokumentaciji moraju biti potvrđeni potpisom osoba koje su potpisale dokumente, uz naznaku datuma ispravka;
- popunjavanje primarnih dokumenata mora osigurati sigurnost zapisa za vrijeme određeno za njihovo čuvanje u arhivu.
Klasifikacija primarnih knjigovodstvenih isprava. Svi dokumenti koji se trenutno koriste u poslovnim aktivnostima mogu se klasificirati prema sljedećim glavnim karakteristikama.
Po namjeni:
administrativni - dokumenti koji sadrže dozvolu za obavljanje određene poslovne transakcije (nalog upravitelja za izdavanje sredstava na računu);
popratni dokumenti - dokumenti koji sadrže podatke o izvršenju naloga (predujmno izvješće);
knjigovodstvena registracija - dokumenti koji služe za izradu knjigovodstvene evidencije u svrhu daljnjeg korištenja u računovodstvenom procesu (obračun vremenskih razgraničenja od plaća);
kombinirani - dokumenti koji kombiniraju značajke administrativnih, izvršnih i računovodstvenih dokumenata (nagodba - isplatna lista za plaće).
Prema sadržaju poslovnih transakcija:
materijal - dokumenti koji se koriste za formaliziranje operacija kretanja robnih i materijalnih sredstava (prijemni nalog);
monetarni - dokumenti namijenjeni za obradu transakcija s gotovinom i bezgotovinskim sredstvima poduzeća (nalog za plaćanje);
namirenje - koristi se za formaliziranje odnosa namirenja poduzeća s drugim ugovornim stranama za nastale obveze (fakture).
Po količini prikazanih transakcija:
primarni - dokumenti koji sadrže podatke o jednoj poslovnoj transakciji (prijamni i rashodni blagajnički nalozi);
sažetak - dokumenti namijenjeni sažimanju podataka o cijelom skupu sličnih poslovnih transakcija za određeno vremensko razdoblje (blagajnički izvještaj).
Po načinu upotrebe:
jednokratni - dokumenti koji se koriste za formalizaciju jednokratne poslovne transakcije (faktura - zahtjev za puštanje (unutarnje kretanje) materijala);
akumulativni - koristi se za višekratno obavljanje jednokratnih poslovnih transakcija (limit - ogradna kartica).
Po broju pozicija koje se uzimaju u obzir:
jednoredni - dokumenti koji sadrže jednu računovodstvenu poziciju;
višeredni - dokumenti koji sadrže dvije ili više računovodstvenih pozicija (obračun - platni spisak).
Po mjestu sastavljanja:
interni - dokumenti sastavljeni unutar same organizacije za formaliziranje internih poslovnih transakcija (punomoć za primanje inventara);
vanjski - dokumenti primljeni od organizacija trećih strana i odražavaju odnos organizacije s njezinim ugovornim stranama (zahtjevi za plaćanje - nalozi).
Prema načinu punjenja:
popunjava se ručno;
ispunjavaju pomoću računalne tehnologije.
Osim toga, sve navedene vrste knjigovodstvene dokumentacije mogu se uvjetno grupirati prema sljedećim kriterijima:
organizacijski i administrativni dokumenti koji odražavaju pitanja općeg upravljanja organizacijom i njezinim proizvodnim i operativnim aktivnostima. Ove dokumente sastavljaju organi upravljanja organizacije;
financijsko - poravnanje - dokumenti koji promiču racionalno korištenje sredstava i sažimaju informacije o financijskom stanju organizacije i nagodbama s drugim sudionicima u tržišnim odnosima. Ovu vrstu dokumenta priprema računovodstvena služba organizacije;
nabavno-prodajni dokumenti – materijalni dokumenti.
Obrada primarnih dokumenata u računovodstvu. Glavna faza obrade računovodstvenih dokumenata u organizaciji je provjera primljenih primarnih dokumenata po obliku, aritmetička provjera i sadržajna provjera.
Provjera obrasca omogućuje vam da budete sigurni da je za dovršetak određene poslovne transakcije korišten odgovarajući obrazac i da su svi detalji dokumenta ispunjeni.
Aritmetička provjera osmišljena je za prepoznavanje pogrešaka koje su se mogle pojaviti prilikom ispunjavanja dokumenta. Ako su napravljene pogreške u dokumentima korištenim za registraciju gotovinske transakcije(prijemni i rashodni blagajnički nalozi), te bankovne dokumente (čekove, platne naloge i sl.), tada te dokumente ne treba prihvatiti u knjigovodstvo, već ih je potrebno ponovno sastaviti, bez obzira na prirodu greške, budući da se ispravci u gotovini a bankovni dokumenti su zabranjeni.
Sadržajna provjera nužna je radi utvrđivanja zakonitosti i svrsishodnosti poslovne transakcije.
Prema važećem računovodstvenom postupku, primarni dokumenti o poslovnim transakcijama koji su u suprotnosti sa zakonom i utvrđenim postupkom za primanje, pohranu i trošenje novčanih sredstava, inventara i drugih vrijednosti ne bi se trebali prihvatiti na izvršenje. Ako računovodstveni odjel primi takve primarne dokumente, glavni računovođa mora obavijestiti voditelja organizacije o nezakonitosti određene poslovne transakcije. U slučaju nesuglasica između čelnika organizacije i glavnog računovođe prilikom obavljanja određenih poslovnih transakcija, primarne računovodstvene isprave o njima mogu se prihvatiti na izvršenje uz pisani nalog čelnika organizacije, koji u tom pogledu snosi punu odgovornost. za posljedice takvih transakcija i uključivanje podataka o njima u računovodstvo i financijska izvješća.
Dokumenti priloženi ulaznim i izlaznim blagajničkim nalozima, kao i dokumenti koji su poslužili kao osnova za obračun plaće, podliježu obveznom poništenju pečatom ili rukom pisanim natpisom "Primljeno" ili "Plaćeno" s naznakom datuma (dan, mjesec, godina) .
Organizacija protoka dokumenata. U procesu obavljanja poslovnih aktivnosti organizacija barata mnogim primarnim dokumentima. Postupak njihove obrade i kretanja u organizaciji od trenutka njihovog stvaranja ili primitka do predaje u arhiv provodi se na temelju tijeka dokumenata odobrenog u organizaciji. Pravila za protok dokumenata i tehnologiju za obradu računovodstvenih informacija odobrena su kao dio računovodstvene politike koju je usvojila organizacija.
Za racionalnu organizaciju protoka dokumenata u organizaciji, raspored protoka dokumenata mora biti odobren nalogom (uputom) rukovoditelja.
Zaposlenici proizvodnih odjela i funkcionalnih službi organizacije popunjavaju i dostavljaju dokumente vezane za djelokrug svoje djelatnosti prema rasporedu tijeka dokumenata. Da bi to učinio, svaki izvođač dobiva izvadak iz rasporeda. Navodi primarne dokumente koji se odnose na područje djelovanja izvođača i vrijeme njihovog podnošenja odjelima organizacije.
Odgovornost za poštivanje rasporeda tijeka dokumenata, kvalitetno popunjavanje dokumenata, pouzdanost informacija sadržanih u njima i pravovremeni prijenos dokumenata koji odražavaju podatke u računovodstvu leži na osobama koje su potpisale dokument.
Glavni računovođa prati usklađenost izvođača s rasporedom protoka dokumenata. Prema stavku 3. članka 7. Saveznog zakona „O računovodstvu“, zahtjevi glavnog računovođe za dokumentiranje poslovnih transakcija i podnošenje potrebnih dokumenata i informacija odjelu računovodstva obvezni su za sve zaposlenike organizacije.
Postupak oduzimanja primarnih knjigovodstvenih dokumenata od strane poreznih vlasti. Primarne isprave oduzimaju se na temelju obrazloženog rješenja službene osobe. Zapljena dokumenata mora se provesti u prisutnosti svjedoka i dokumentirati protokolom o zapljeni, čija se kopija predaje voditelju ili glavnom računovođi organizacije uz potvrdu. Oduzeta isprava popisuje se i opisuje u zapisniku ili uz njega priloženim popisima uz točnu naznaku naziva i broja oduzete isprave.
U slučajevima kada za konkretne radnje nije dovoljno oduzeti preslike dokumenata i porezne vlasti postoji dovoljno razloga vjerovati da će izvorni dokumenti biti uništeni, skriveni, ispravljeni ili zamijenjeni, službena osoba ima pravo oduzeti izvorne dokumente na način propisan člankom 94. Poreznog zakona Ruske Federacije.
Potpisao za pečat A.V.Lugova
20.05.1999 Šef računovodstva