Poslovne transakcije poduzeća su dokumentirane primarno računovodstvo. Snimanje se vrši u trenutku transakcije ili neposredno nakon njenog završetka. Poduzeća ispunjavaju primarne obrasce kontinuirano, dokumentirajući sve objekte i operacije.

Dokumenti se vode na na papiru ili u elektroničkom obliku nakon čega slijedi njihov ispis na papiru. Ako je elektronički obrazac ovjeren potpisom, papirnati obrazac je preslika. Nakon 19. lipnja 2015. dopušten je elektronički protok dokumenata između poduzeća koja imaju međusobni ugovor.

Definicija i pojam ove dokumentacije

Pod primarnim dokumentima podrazumijevaju se obrasci, na temelju kojih uzimaju u obzir:

• Prijem i izdavanje robe i materijala, unovčiti, druga imovina uključena u obavljanje djelatnosti.
• Evidentiranje primitka dugotrajne imovine.
• Izdavanje obveznih sredstava, vrijednosni papiri, sredstva naknade.
• Prijava pruženih usluga i izvedenih radova.
• Vođenje kadrovske evidencije.
• Ostale radnje i poslovi poduzeća.

Što su primarni knjigovodstvene isprave, pogledajte sljedeći video:

Zakonsko uređenje problematike i osnovna pravila upisa

Postupak registracije i održavanja primarna dokumentacija regulirani su Zakonom o računovodstvu.

Sastav informacija na dokumentima mora se tretirati odgovorno. Osnova su dokumenti financijska izvješća i oporezivanje.

Obrasci su pravno obvezujući ako su potrebni podaci dostupni:

• Naziv obrasca.
• Datum sastavljanja.
• Podaci o gospodarskom subjektu.
• Sadržaj operacije.
• Prirodni i vrijednosni izraz činjenica gospodarska djelatnost.
• Podaci o osobi koja je ovjerila dokument.
• Potpis odgovorne osobe.

Nedostatak bilo kojeg detalja ne dopušta korištenje dokumenta u računovodstvu. Primarni knjigovodstveni podaci moraju biti dokumentirani i ekonomski opravdani.

Prilikom sastavljanja obrazaca, zaposlenici poduzeća mogu napraviti pogreške i netočnosti.

Dopušteno ispravljanje pogrešnog unosa sljedećim redoslijedom:

• Precrtavanje netočnog teksta. Podaci o pogrešci moraju biti čitljivi.
• Unesite točan unos pokraj njega i komentirajte: "Točno" ili "Vjerujte ispravljenom."
• Označavanje datuma ispravka.
• Ovjera teksta potpisom s prijepisom podataka osobe koja je izvršila ispravak.

Zbog mogućnosti popunjavanja jednog obrasca tipkanim i ručno, ispravci se također mogu napraviti u dokumentima ispisanim pomoću specijaliziranih programa.

Primarni dokumenti svibanj imati netočni oblici izvršenja u obliku:

• Nema pečata. Zbog uvođenja pretpostavke da je moguće izraditi dokumentaciju bez upotrebe pečata, poduzeće može izdavati obrasce bez pečata. Kako bi se spriječila potraživanja od poreznih vlasti, pravo mora biti sadržano u lokalnim internim aktima i sporazumima.
• Faksimilni potpis. Pravo korištenja faksimila potrebno je dogovoriti s partnerima. Porezne vlasti ne prihvaćaju faksimilne dokumente.
• Potpisi osoba koje nisu navedene u nalozima. Ovaj se propust može ispraviti navođenjem prava potpisivanja dokumenata osobama koje sastavljaju obrasce.

Zbog nedostatka dokumenata računovodstvo ili korištenje obrazaca sastavljenih s nedostatkom podataka koji se koriste u oporezivanju, izriče se novčana kazna sukladno čl. 120 Porezni zakon Ruske Federacije.

Ako još niste registrirali organizaciju, onda najlakši način učinite to pomoću online usluge, koji će vam pomoći da besplatno generirate sve potrebne dokumente: Ako već imate organizaciju, a razmišljate kako pojednostaviti i automatizirati računovodstvo i izvješćivanje, tada će vam u pomoć priskočiti sljedeći online servisi koji će u potpunosti zamijeniti računovođu u vašoj tvrtki i uštedite mnogo novca i vremena. Sva izvješća se automatski generiraju i potpisuju elektronički potpis i šalje se automatski online. Idealan je za pojedinačne poduzetnike ili LLC poduzeća na pojednostavljenom poreznom sustavu, UTII, PSN, TS, OSNO.
Sve se odvija u nekoliko klikova, bez čekanja i stresa. Probajte i iznenadit ćete se kako je postalo lako!

Značajke izrade obrazaca

Tvrtka može koristiti standardizirane obrasce ili ih samostalno izraditi.

Popis primjenjivih dokumenata odobreno u prilogu računovodstvene politike poduzeća.

Nije dopušteno samostalno izraditi dokumente za održavanje:

1. Računovodstvo gotovine.
2. Proračuni PKM tehnikom.
3. Prijevoz prijevoz.

Drugi dokumenti koje su izradila ministarstva za usko specijaliziranu uporabu ne zamjenjuju se. Na primjer, poduzeća ne mijenjaju standardne obrasce koje je odobrilo Ministarstvo prometa.

Praksa pokazuje da poduzeća pretežno koriste unificirane obrasce. Kada poduzeće razvija vlastite računovodstvene obrasce slijedi procedura:

• Uključivanje potrebnih detalja.
• Odobravanje obrazaca u skladu s tijekom dokumenata utvrđenim računovodstvenom politikom.
• Informiranje Federalne porezne službe o korištenju obrazaca.
• Usklađivanje obrazaca dokumenata s partnerima i prilaganje obrazaca ugovoru. Za partnere koji koriste obrasce za obračun poreza potrebno je imati potvrdu o zakonitosti i pravnoj snazi ​​dokumenata.

Vrste korištenih obrazaca ovise o profilu poduzeća.

Što je uključeno u popis tih dokumenata

Primarni računovodstveni obrasci grupirani prema vrsti operacije.

Poduzeća u računovodstvu koristiti:

Značajna skupina primarnih dokumenata namijenjena je vođenju kadrovske evidencije.

Rok trajanja

Poduzeće mora osigurati sigurnost primarnih računovodstvenih dokumenata 5 godina. Obrasci mogu biti potrebni za pojašnjenje podataka i potvrdu ispravnosti računovodstva i plaćanja poreza u proračun tijekom revizije.

Iznimke uključuju obrasce koji potvrđuju plaćanja plaće zaposlenici. Računske kartice, nalozi osoblja, izvodi pohranjuju se 75 godina.

Čuvanje vrši poduzeće ili gradski arhiv.

Nijanse cirkulacije ovih dokumenata prikazane su u sljedećem videu:

Savezni zakon 402-FZ "O računovodstvu" opisuje sve računovodstvene i primarne dokumente. Potrebni su uglavnom u porezne svrhe - kao dokumenti koji potvrđuju nastale troškove i ispravnost utvrđivanja porezne osnovice.

Primarni dokumenti moraju se čuvati 4 godine. Tijekom tog vremena, porezna uprava od njih može zatražiti bilo kada da provjere vas ili vaše druge ugovorne strane. "Primarni" se također koristi u parnicama u sporovima s drugim ugovornim stranama.

Primarne knjigovodstvene isprave sastavljaju se u trenutku provedbe poslovne transakcije i svjedočiti o njihovom završetku. Popis dokumenata koji prate pojedinu transakciju može se razlikovati ovisno o vrsti transakcije. Pripremu svih potrebnih primarnih dokumenata obično obavlja dobavljač. Posebna pozornost Morate obratiti pozornost na one dokumente koji nastaju tijekom transakcija u kojima ste vi kupac, jer su to vaši troškovi, pa ste vi više zainteresirani za poštivanje slova zakona nego vašeg dobavljača.

Razdvajanje primarnih dokumenata po fazama poslovanja

Sve transakcije mogu se podijeliti u 3 faze:

Faza 1. Slažete se s uvjetima posla

Rezultat će biti:

• ugovor;
• faktura za plaćanje.

Faza 2. Dolazi do plaćanja za transakciju

Potvrdite plaćanje:

izvadak s tekućeg računa, ako je plaćanje izvršeno bankovnom doznakom, ili acquiringom, ili putem platnih sustava gdje se novac prenosi s vašeg tekućeg računa;

• blagajničke isplate, potvrde za blagajničke naloge, obrasci strogog izvješća - ako je plaćanje izvršeno u gotovini. U većini slučajeva ovaj način plaćanja koriste vaši zaposlenici kada podižu novac na račun. Obračuni između organizacija rijetko su u obliku gotovine.

Faza 3. Primitak robe ili usluga

Obavezno je potvrditi da je roba stvarno primljena i da je usluga pružena. Bez toga vam porezna uprava neće dopustiti smanjenje poreza na potrošeni novac. Potvrdite primitak:

• tovarni list - za robu;
• račun o prodaji - obično se izdaje uz blagajnički račun ili ako proizvod prodaje samostalni poduzetnik;
• potvrdu o izvršenim radovima/obavljenim uslugama.

Obavezni primarni dokumenti

Unatoč varijabilnosti transakcija, postoji popis obvezni dokumenti, koji se izdaju za bilo koju vrstu transakcije:

• ugovor;
• provjeriti;
• obrasci za strogo izvješćivanje, blagajna, račun;
• dostavnica;
• potvrdu o izvršenim radovima (obavljenim uslugama).

Sporazum

Prilikom obavljanja posla s klijentom se sklapa ugovor kojim se preciziraju svi detalji predstojećih poslovnih transakcija: način plaćanja, otprema robe, rokovi izvršenja posla ili uvjeti pružanja usluga.

Ugovorom se uređuju prava i obveze ugovornih strana. Idealno bi bilo da svaka transakcija bude popraćena zasebnim ugovorom za isporuku dobara ili usluga. Ipak, uz dugogodišnju suradnju i provođenje sličnih operacija, može se zaključiti jedno opći dogovor. Ugovor je sastavljen u dva primjerka s pečatom i potpisom svake strane.

Za neke transakcije nije potreban pisani ugovor. Na primjer, kupoprodajni ugovor je sklopljen od trenutka kada kupac primi gotovinu ili račun.

Faktura za plaćanje

Faktura je ugovor prema kojem dobavljač utvrđuje cijenu svoje robe ili usluga.

Kupac prihvaća uvjete ugovora odgovarajućom uplatom. Oblik računa za plaćanje nije strogo reguliran, stoga svaka tvrtka ima pravo izraditi vlastiti obrazac ovog dokumenta. U fakturi možete navesti uvjete transakcije: uvjete, obavijest o avansnom plaćanju, procedure plaćanja i isporuke itd.

U skladu s člankom 9-FZ "O računovodstvu", potpis direktora ili glavnog računovođe i pečat nisu potrebni za ovaj dokument. No, ne treba ih zanemariti kako bi se izbjegla pitanja protustranaka i države. Faktura vam ne dopušta postavljanje zahtjeva prema dobavljaču - ona samo utvrđuje cijenu proizvoda ili usluge. Istovremeno, kupac zadržava pravo zahtijevati povrat novca u slučaju neosnovanog bogaćenja dobavljača.

Dokumenti za plaćanje: blagajnički računi, obrasci strogog izvješća (SSR)

Ova skupina primarnih dokumenata omogućuje vam potvrdu činjenice plaćanja za kupljenu robu ili usluge.

Dokumenti o plaćanju uključuju potvrde o prodaji i gotovinskim primicima, financijska izvješća, zahtjeve za plaćanje i naloge. Kupac može preuzeti narudžbu u banci plaćanjem virmanom. Prilikom gotovinskog plaćanja kupac od dobavljača dobiva gotovinski ili robni račun.

Teretnica ili račun o prodaji

Računi o prodaji, kao što smo već rekli, izdaju se prilikom prodaje robe fizičkim osobama ili od strane samih fizičkih osoba.

Fakture prvenstveno koriste pravne osobe za evidentiranje puštanja/prodaje robe ili zaliha i njihov daljnji primitak od strane naručitelja.

Račun je potrebno izraditi u dva primjerka. Prvi ostaje kod dobavljača kao dokument koji potvrđuje činjenicu prijenosa robe, a drugi primjerak prenosi se na kupca.

Podaci na računu moraju odgovarati brojevima na računu.

Ovlaštena osoba odgovorna za puštanje robe mora staviti svoj potpis i pečat organizacije na fakturu. Primatelj robe također je dužan potpisati i ovjeriti pečatom na otpremnici. Dopuštena je uporaba faksimila potpisa, ali to mora biti evidentirano u ugovoru.

Potvrda o izvršenim uslugama (obavljenim radovima)

je dvostrani primarni dokument koji potvrđuje činjenicu transakcije, troškove i vrijeme usluga ili radova.

Akt izdaje izvođač svom naručitelju na temelju rezultata pružene usluge ili obavljenog posla. Ovim primarnim dokumentom potvrđuje se usklađenost pruženih usluga (obavljenih radova) s uvjetima sklopljenog ugovora.

Dostavnica

Račun je dokument koji je potreban isključivo za kontrolu kretanja PDV-a. Računi se obično izdaju uz otpremnice ili akte. Postoje računi za akontacije.

Ovaj primarni dokument je strogo reguliran. Sadrži:

• informacije o iznosima sredstava;
• dio teksture.

Osnova za prihvaćanje iskazanih iznosa PDV-a za odbitak je račun. Sva poduzeća koja plaćaju PDV dužna su ga ispisati.

U posljednje vrijeme postao je popularan univerzalni prijenosni dokument (UPD). Ovaj dokument zamjenjuje par faktura + faktura ili akt + faktura.

Poslujte u praktičnoj internetskoj usluzi za izračun plaća i slanje izvješća Saveznoj poreznoj službi, Mirovinskom fondu i Fondu socijalnog osiguranja. Usluga automatski generira primarne dokumente i UPD.

Uvod

Svaki ruski računovođa zna koliko je važno pravilno i pravovremeno pripremiti primarne računovodstvene dokumente, bez kojih je računovodstvo i porezni obračun jednostavno nemoguć. Za trgovačko poduzeće kada se radi o velikom broju inventarnih jedinica, a samim time i dokumenata, učinkovita organizacija protoka dokumenata posebno je aktualna. U skladu sa stavkom 1. članka 9. Zakona Ruske Federacije „O računovodstvu” od 21. studenog 1996. N 129-FZ (u daljnjem tekstu: Zakon „O računovodstvu”), sve poslovne transakcije koje provodi organizacija moraju biti dokumentirani popratnim dokumentima. Ove isprave služe kao primarne knjigovodstvene isprave na temelju kojih se vodi računovodstvo.

Dakle, glavne funkcije primarnih dokumenata su:

1. Obrazloženje zakonitosti iskazivanja poslovne transakcije na računovodstvenim računima.

2. Dokaz ispravnosti i pouzdanosti definicije porezna osnovica za obračun plaćanja poreza u proračun i izvanproračunske fondove.

3. Nadzor nad primitkom, kretanjem i raspolaganjem zalihama, gotovinom i drugom imovinom poduzeća, kao i imovinskim pravima.

Osnovna pravila protoka dokumenata u trgovinskim organizacijama

Postupak izrade primarnih dokumenata

Sve računovodstveni poslovi sastavljaju se s popratnim primarnim dokumentima. Zakonitost evidentiranja poslovne transakcije na knjigovodstvenim računima ovisi o tome je li primarna isprava ispravno sastavljena. U skladu sa stavkom 2. članka 9. Zakona o računovodstvu, primarni računovodstveni dokumenti prihvaćaju se za računovodstvo ako su sastavljeni u obliku sadržanom u albumima jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije, te dokumenti čiji obrazac nije predviđen jer u ovim albumima moraju sadržavati sljedeće obvezne podatke:

1) naziv dokumenta;

2) datum izrade dokumenta;

3) naziv organizacije u čije ime je dokument sastavljen;

5) mjere poslovnih transakcija u fizičkom i novčanom smislu;

6) nazive radnih mjesta osoba odgovornih za izvršenje poslovnog posla i ispravnost njegovog izvršenja;

7) svojeručni potpisi tih osoba.

Uklanjanje pojedinačnih detalja iz objedinjenih obrazaca nije dopušteno.

Trenutak nastanka primarnih dokumenata

Primarna knjigovodstvena isprava mora biti sastavljena u trenutku transakcije, a ako to nije moguće, odmah po njenom izvršenju. Pri prodaji robe, proizvoda, radova i usluga korištenjem blagajni dopušteno je sastaviti primarni računovodstveni dokument najmanje jednom dnevno nakon njegovog završetka na temelju novčanih primitaka (članak 15. Računovodstvenih propisa).

Izrada ispravaka primarnih dokumenata

Prema stavku 16. Pravilnika o računovodstvu, vršenje ispravaka gotovine i bankovni dokumenti nedopušteno. Ispravci ostalih primarnih knjigovodstvenih isprava mogu se vršiti samo u dogovoru sa osobama koje su te isprave sastavljale i potpisale, što mora biti potvrđeno potpisima istih osoba, uz naznaku datuma ispravka.

Pogreške u primarnim dokumentima izrađenim ručno (osim gotovinskih i bankovnih dokumenata) ispravljaju se na sljedeći način: netočan tekst ili iznosi se prekrižu, a ispravljeni tekst ili iznosi upisuju iznad prekriženog. Precrtavanje se vrši jednom crtom kako bi se mogao pročitati ispravak. Ispravak greške u primarnom dokumentu mora biti označen natpisom "ispravljeno", potvrđen potpisom osoba koje su potpisale dokument, a također

Računovodstveni registri

Računovodstveni registri namijenjeni su sistematizaciji i akumulaciji informacija sadržanih u primarnim dokumentima prihvaćenim za računovodstvo, za odraz u računovodstvenim računima i financijskim izvještajima.

Računovodstveni registri vode se u posebnim knjigama (dnevnicima), uz korištenje specijaliziranih programa (1:C), uz naknadno pohranjivanje dokumenata u elektroničkom i tiskanom obliku. Ispravan prikaz poslovnih transakcija u knjigovodstvenim registrima osiguravaju osobe koje su ih sastavile i potpisale.

Sustav knjigovodstvenih registara poduzeće bira samostalno, ovisno o specifičnostima djelatnosti i veličini poduzeća.

Rokovi čuvanja primarnih knjigovodstvenih dokumenata

Organizacije su dužne čuvati primarne knjigovodstvene isprave, knjigovodstvene registre i financijska izvješća za razdoblja utvrđena u skladu s pravilima o uređenju državnog arhivizma, ali ne kraća od pet godina.

Čelnik organizacije odgovoran je za organiziranje pohrane knjigovodstvenih isprava, računovodstvenih registara i financijskih izvještaja.

Sva primarna dokumentacija je potvrda financijske aktivnosti poduzeća. Te će računovodstvene dokumente prvenstveno zahtijevati regulatorna tijela tijekom inspekcije. Stoga se postavljaju povećani zahtjevi za održavanje i skladištenje takvih papira.

Primarna dokumentacija, ili kako je virtuozni računovođe nazivaju primarna dokumentacija, dokaz je financijskog poslovanja poduzeća. Štoviše, s obzirom da imaju pravnu snagu, ovi dokumenti mogu pomoći tvrtki kontroverzna pitanja, ili je saplete. Ti dokumenti su: ugovor, faktura, isprave o plaćanju, otpremnica, faktura, račun i drugo.

Obrasci primarnih dokumenata su unificirani. Ako je potrebno, obrascu se dodaju dodatni redovi, ali istovremeno zadržavaju glavni. To je navedeno u Pravilniku o računovodstvu i računovodstvu u Ruskoj Federaciji (Naredba Ministarstva financija Rusije od 29. srpnja 1998. br. 34 n (s izmjenama i dopunama 26. ožujka 2007. br. 26 n). Izuzetak su obrasci za održavanje gotovinske transakcije(Rezolucija Državnog odbora za statistiku Rusije od 24. ožujka 1999. br. 20).

Sve izmjene i dopune standardnog obrasca odobravaju se nalogom čelnika tvrtke.

Organizacija samostalno izrađuje obrasce primarnih dokumenata ako traženi obrazac nije dostupan u katalogu jedinstvenih obrazaca. Obavezni uvjet: takvi obrasci moraju sadržavati potrebne pojedinosti.

1. Kako se zove dokument?
2. Kada se sastavi.
3. Podaci o organizaciji koja sastavlja dokument.
4. Navedite što konkretna poslovna transakcija uključuje za ovaj dokument, trošak transakcije (novčano ili u naravi).
5. Popis osoba odgovornih za sastavljanje isprave s obveznim potpisom.

Gore navedeni detalji navedeni su u Saveznom zakonu "O računovodstvu".

Sve primarne dokumente potrebno je pravovremeno dostaviti računovodstvu. Usklađenost s kronologijom unosa podataka jedan je od glavnih uvjeta za ispravno računovodstvo.

Za prikladno upravljanje računovodstva, sve primarne evidencije su razvrstane u skupine - tablica:

I još jedan uspješan izum računovodstvenog servisa je raspored protoka dokumenata. Napomena: oblik grafikona mora se odražavati u računovodstvena politika organizacije.

Raspored tijeka dokumenata

Podaci o kretanju odražavaju se u odgovarajućim recima i stupcima izvještajni dokumenti. Veliki plus ovog rasporeda je što su svi izdani dokumenti pod kontrolom. Glavna stvar je ne zaboraviti napraviti odgovarajuće unose.

Ispunite u skladu s pravilima

Počnimo s činjenicom da se primarni podaci koji se dostavljaju računovodstvu moraju provjeriti. Što provjeriti:

1. Količina popune (ispunjeni su svi potrebni reci i odjeljci).
2. Ispravnost popunjavanja (uneseni podaci moraju odgovarati mjestu unosa, proturječnosti u podacima su nedopuštene).
3. Pouzdanost informacija (provjera matematičkih operacija, usklađivanje s popratnim dokumentima).

Ovjerena isprava mora biti upisana u knjigovodstvene registre.

Savjet: kako biste izbjegli pogrešku ponovnog odražavanja dokumenta u računovodstvu, trebali biste učiniti sljedeće. Na poleđini obrasca nalazi se datum i matični broj u registru.

Kako popuniti primarne knjigovodstvene dokumente u 2017

• Sva knjiženja u primarnim knjigovodstvenim ispravama moraju imati dugoročno sigurnost.
• Uz elektroničke dokumente dopušteno je koristiti i papirnate dokumente koji moraju biti potpisani digitalnim potpisom ( Savezni zakon 402-FZ od 6. prosinca 2011.).
• Upotreba pečata obvezna je na onim ispravama gdje je za to predviđeno mjesto.

Od 07.04.2015. dobili su pravo na rad bez okruglog pečata dionička društva i društva s ograničenom odgovornošću (Savezni zakon 82-FZ od 06.04.2015.). Provjerite što piše u Povelji o korištenju pečata. Ako tvrtka nastavi koristiti pečat, nisu potrebne izmjene Povelje. Rok za donošenje takvih izmjena u Povelji društva nije određen zakonom. Ali ne biste trebali odgađati promjene kako ne biste unijeli puno proturječnosti u financijske dokumente.

• Usporedba monetarnih i naturalnih pokazatelja. Nije potrebno navesti oba odjednom, dovoljan je jedan (Savezni zakon 402-FZ). Dešava se da je prikladnije naznačiti bilo koji pokazatelj (na primjer, pri premještanju materijala unutar tvrtke koristi se prirodni pokazatelj). U potvrdi o prihvaćanju usluge prikladnije je navesti samo podatke o troškovima, ali kako bi se izbjegli nesporazumi, vrste usluga su dodatno navedene.
• Potpis odgovorne osobe. Zakon Ruske Federacije ne govori ništa o faksimilnim potpisima na primarnim dokumentima. Pismo Federalne porezne službe Ruske Federacije br. 3–1.11.469 od 23. rujna 2008. razmatra stav porezne službe u vezi s faksimilima na dokumentima.
• Valuta u kojoj je dokument sastavljen. Glavni novčana jedinica- rublja. Čak i kada uvjeti ugovora govore o konvencionalnim jedinicama. Budući da se sve transakcije u računovodstvu vrednuju u rubljima (Savezni zakon 402-FZ od 6. prosinca 2011.). Nitko ne zabranjuje dodavanje dodatnih stupaca koji označavaju iznose u stranoj valuti, ali mora biti prisutan stupac koji označava iznos u rubljima. U protivnom postoji opasnost od odbijanja troškova i odbitka PDV-a.

Popis primarnih dokumenata

Sporazum

Pojam „sporazuma“ reguliran je čl. 420 Građanski zakonik Ruske Federacije. Ugovor je sporazum o nastanku (promjeni) ili prestanku prava i obveza između stranaka. Svaka strana dužna je pažljivo pročitati uvjete ugovora. Nakon dogovora stavlja se potpis i pečat svake strane. Ugovor kao primarni dokument ima punu pravnu snagu; svaka strana mora imati jedan potpisani primjerak. Sve točke predviđene sadržajem ugovorne strane moraju ispuniti u skladu sa svojim obvezama. Kontroverzne situacije riješiti mirnim putem ili sudskim putem.

I jos nesto. Ne za sve situacije, sklapanje ugovora je priznanje međusobnih prava i obveza. Račun primljen prilikom kupnje proizvoda ili usluge priznaje se kao isti ugovor.

Provjeriti

Primarnom knjigovodstvenom ispravom smatra se račun za plaćanje primljen od prodavatelja proizvoda ili usluge. Kupac plaća na temelju iznosa navedenog na računu. U isprave o plaćanju poželjnu poveznicu na ovaj dokument (npr. uplata sadrži izraz „uplata po računu br. 35/7 od 31.01.2017.“). Mogu postojati situacije u kojima će biti teško dokazati da je plaćanje izvršeno posebno za određenu fakturu.

Za kupca proizvoda (usluge) dostavljeni račun je svojevrsno jamstvo da prodavatelj neće promijeniti fiksnu cijenu u određenom roku (1-5 dana). Rok valjanosti računa za plaćanje određuje prodavatelj. Za rok kupac vrši plaćanje.

Faktura za plaćanje

Ukoliko plaćanje nije moguće iz više razloga (primjerice, problemi s računovodstvenom računalnom mrežom, financijski problemi), tada je preporučljivo obavijestiti prodavatelja o trenutnoj situaciji, po mogućnosti unaprijed. Moguća je promjena datuma računa, ali uvjeti kupnje ostaju isti.

Dokumenti za plaćanje

U ovu vrstu knjigovodstvenih isprava spadaju: čekovi za plaćanje (robni, gotovinski), platni nalozi, zahtjevi za plaćanje.

Kada kupujete robu (usluge) za gotovinu iz blagajne organizacije, svakako biste trebali zadržati gotovinski račun i prenijeti ga u računovodstvo.

Novčani primitak

Ako na potvrdi nije navedeno koje se plaćanje vrši u gotovini, tada obavezna Uz račun blagajne prilaže se račun o prodaji. Sadrži popis kupljene robe (usluge) s naznakom u kojoj je količini i po kojoj cijeni izvršeno plaćanje. Potvrda o prodaji ovjerena je pečatom prodavatelja i potpisom osobe odgovorne za prodaju robe (usluge).

Kupoprodajni račun bez novčani primitak priznaje se kao primarni dokument, budući da pojedinačni poduzetnik ima pravo raditi bez blagajne (s preduvjet izdavanje računa o prodaji).

Potvrda o prodaji koju izdaje samostalni poduzetnik bez upotrebe fiskalne blagajne

To je navedeno u Zakonu Ruske Federacije 54-FZ „O prijavi oprema za registar kase kod gotovinskih plaćanja i plaćanja korištenjem platne kartice“ (aktualno 2017.).

Prilikom plaćanja proizvoda (usluge) između pravne osobe Preko tekućeg računa izdaje se teretni list.

Popis pakiranja

Svaka partija se sastavlja prema uzorku (potrebni su potpisi odgovornih osoba i pečat). Novčani iznosi naznačeno na dostavnici i na računu moraju odgovarati. U nekim slučajevima prikladno je koristiti faksimilni potpis; tu činjenicu svakako treba navesti u ugovoru o isporuci robe (usluga).

Prilikom plaćanja računa za proizvod (uslugu) preko tekućeg računa izdaje se nalog za plaćanje.

Nalog za plaćanje

Ovaj unificirani oblik dokument, najčešće ispunjen na računalne tehnologije. Plaćanje pripremljeno za plaćanje može se prenijeti u banku na papiru ili pomoću posebnog bankarskog programa „Clint-Bank” (što je puno brže). Prije slanja morate provjeriti sve podatke o primatelju plaćanja kako biste izbjegli nesporazume, posebno ako prvi put radite s drugom ugovornom stranom. Pažljivo ispunite podatke o tome što plaćate. Bilo bi korisno detaljan opis, uz obavezno navođenje podataka o računu (datum, broj).

Zahtjev za isplatu je primarni dokument kojim vjerovnik zahtijeva od dužnika da dug vrati putem banke.

Zahtjev za plaćanje

Postoji zahtjev bez prihvaćanja: u ovom slučaju, novac se automatski tereti s računa dužnika. Akceptni zahtjev podrazumijeva prisutnost akcepta od strane dužnika. Međutim, ugovorom se mogu odrediti uvjeti povrata nastalog duga; u tom slučaju vraćanje duga putem banke vrši se bez akcepta.

Obrazac računa koristi se u slučajevima kada se evidentira PDV.

Dostavnica

Pripremljeni su za račune i akte. Plaćanje predujma po ugovoru također je razlog za izdavanje računa. PDV se odbija na temelju faktura i faktura. Valja napomenuti da su svi obveznici PDV-a dužni izdavati račune. Puno je praktičnije ispunjavati obrasce pomoću automatiziranih programa.

Izrada promjena

Strogo je zabranjeno mijenjati gotovinu i bankovne dokumente (članak 9. Saveznog zakona Ruske Federacije "O računovodstvu").

Izmjene i dopune drugih primarnih dokumenata dopuštene su, ali pod uvjetom da su svi sudionici u poslovnom prometu upoznati s izmjenama koje se vrše. Upoznatost s izmjenama i dopunama sudionici potvrđuju svojim potpisom uz naznaku datuma izmjena.

Ispravak se vrši na sljedeći način: netočan unos u dokumentu pažljivo se precrtava tankom crtom. Istodobno, ono što je prekriženo jasno je čitljivo. Točan unos se upisuje iznad ili pored ispravka. Uz prekriženu crtu, ili gdje ima dovoljno slobodnog mjesta, ispisuje se natpis “Vjerujte ispravljenom”. Mora biti navedeno puno ime. osoba koja je izvršila izmjene, datum i potpis.

Koliko godina treba čuvati knjigovodstvene isprave?

Mjesto skladištenja

Optimalno mjesto za pohranu primarne građe je arhiv. Važno je pravilno pripremiti dokumente za arhiviranje:

• Razvrstavanje kronološkim redom.
• Oprema prema vrsti.
• Uvezivanje i arhiviranje dokumenata u mape.
• Izrada pratećeg certifikata.

Važno je osigurati sigurnost knjigovodstveni registri od neovlaštenih ispravaka. Ispravak pogrešaka može se izvršiti samo službenim putem, uz potpis osobe koja je izvršila dopunu. Za vašu informaciju, u registrima se akumuliraju podaci o primarnim dokumentima prihvaćenim za računovodstvo.

Ima tu i poslovne tajne: sadržaj upisnika je upravo takav. Otkrivanje informacija o sadržaju kažnjivo je ruskim zakonom.

Trajanje skladištenja

Savezni zakon Ruske Federacije "O računovodstvu" (članak 17.), kao i arhivsko zakonodavstvo (Naredba Ministarstva kulture Ruske Federacije od 25. kolovoza 2010. br. 558) predviđa razdoblje skladištenja dokumenata tvrtke. Za osnovnu knjigovodstvene isprave ovo razdoblje je najmanje 5 godina.

Rok čuvanja počinje se računati od 1. siječnja godine koja slijedi od godine predaje dokumenta u arhiv.

Ako organizacija prekrši rok skladištenja primarnih materijala, inspekcijska tijela imaju pravo izreći kazne (članak 120. Poreznog zakona Ruske Federacije). Kazna se kreće od 10 tisuća do 40 tisuća rubalja, ovisno o stupnju prekršaja.

Usput, samo dokumenti koji su stari tri godine bit će relevantni za inspekciju poreznih vlasti. Zbog nedostatka primarnog izvješća starijeg razdoblja, inspektori nemaju pravo novčane kazne prema članku 120. Poreznog zakona Ruske Federacije.

Računovodstvena služba poduzeća dužna je ne samo uredno voditi evidenciju primarnih dokumenata, već i osigurati njihovu sigurnost. Samo u tom slučaju će se tvrdnje poreznih vlasti pokazati neutemeljenima.

Primarne knjigovodstvene isprave imaju važno ne samo u računovodstvenim pitanjima, već iu vezi porezno zakonodavstvo, a posebice određivanje opsega obveza. Stoga je iznimno važno da oni koji su odgovorni za sastavljanje primarne dokumentacije znaju sve nijanse računovodstva, a osim toga razumiju njihovu klasifikaciju kako bi pojednostavili rad.

Što su primarne knjigovodstvene isprave

Primarnim dokumentima smatraju se dokumenti kojima se bilježe određene već obavljene poslovne radnje. Knjigu u računovodstvu možete ostaviti i unijeti u registar samo ako posjedujete primarnu knjigovodstvenu dokumentaciju. Smatra se sastavnim dijelom sustava upravljanja poduzećem. Na temelju toga možemo sa sigurnošću reći da su primarne računovodstvene isprave dokumentarni dokazi o izvršenim transakcijama koje se odnose na gospodarske aktivnosti subjekta i donose određenu ekonomski učinak.

Klasifikacija

Sve točke koje utječu na pitanje u vezi s primarnim predmetom podliježu odredbama i normama 402-FZ. Propisi pokazuju da su ti certifikati potrebni prilikom interakcije s porezne strukture kao potvrdu ispravnosti izračuna. To znači da poreznici neće imati primjedbi na postupak utvrđivanja porezne osnovice.

Sukladno važećim propisima, primarna dokumentacija podliježe obveznom čuvanju 4 godine. Tijekom tog razdoblja porezna tijela mogu u bilo kojem trenutku zatražiti dokumente za proučavanje i provjeru. Osim toga, primarna dokumentacija često služi kao dokaz u parnici.

Važno je napomenuti da određeni oblici primarne dokumentacije nisu utvrđeni na zakonodavnoj razini. Po ovo pitanje Gospodarski subjekt ima mogućnost odabrati opciju koja će zadovoljiti njegove potrebe i poslužiti kao dobra pomoć u daljnjem radu.

Primarne knjigovodstvene isprave: popis

U pravilu, puni popis certifikati koji obavljaju temeljne funkcije ostaju nepromijenjeni i odobreni su na najvišoj razini. Trenutno ova kategorija uključuje:

1. Sporazum. Oni određuju posebne uvjete transakcije, odgovornosti stranaka i financijska pitanja. Općenito, ovdje su navedeni svi uvjeti koji su na ovaj ili onaj način povezani s transakcijom. Napominjemo da za neke transakcije nije potreban pismeni ugovor. Dakle, od trenutka kada kupac primi račun, transakcija se smatra zaključenom.
2. Računi. Uz pomoć dokumenata ove vrste, kupac potvrđuje svoju spremnost da plati robu (usluge) prodavatelja. Osim toga, fakture mogu uključivati dodatni uvjeti transakcije i fiksne specifične cijene koje prodavatelj postavlja za svoje proizvode i usluge. Ukoliko kupac iz nekog razloga nije zadovoljan predstavljenim proizvodom (uslugom), ima pravo na temelju računa zahtijevati povrat svojih sredstava.
3. Popis pakiranja. Prikazuje puni popis svu robu ili materijale koji se prenose. Faktura mora biti sastavljena u više verzija ovisno o broju sudionika u poslu.
4. Akt prijema i prijenosa. Sastavlja se na temelju rezultata pružanja usluge kao potvrda da rezultat rada udovoljava prethodno navedenim kriterijima te je u potpunosti odobren od strane primatelja.
5. Platne liste. Na njima su prikazani svi problemi vezani uz obračune plaća sa zaposlenim osobljem. Također, ovdje bi se trebale prikazati sve informacije o bonusima, dodatnim plaćanjima i drugim mehanizmima financijskih poticaja za zaposlenike.
6. Potvrde o prijemu i prijenosu br. OS-1. Ova vrsta dokumentacije koristi se za evidentiranje svih aktivnosti vezanih uz unos ili izlaz dugotrajne imovine.
7. Novčani dokumenti, koji uključuju ulazne i izlazne gotovinske naloge, a osim toga, knjiga blagajne. Sadrže podatke o financijskim transakcijama koje se provode u sklopu prodaje.

Klasifikacija

Vrste primarnih dokumenata u računovodstvu vrlo su raznolike i prvenstveno ovise o konkretnoj namjeni korištenja dokumenta u doglednoj budućnosti. Međutim, najpopularnija klasifikacijska značajka je podjela primarne dokumentacije na unutarnju i vanjsku.

Interni akt vlasništvo je društva i ono ga izdaje radi rješavanja određenih pitanja. Sastavljaju ga stručnjaci tvrtke i primjenjuje se isključivo u nadležnosti ove tvrtke. Dakle, ovu kategoriju čine oni dokumenti koji su potrebni za učinkovito obavljanje poslovnih aktivnosti unutar jedne tvrtke. Istodobno, ako tvrtka primi dokument izvana ili ga sastavljaju stručnjaci tvrtke i naknadno prenose na druge pravne osobe ( porezne vlasti, klijenti itd.), tada će biti prepoznat kao vanjski.

Zauzvrat, interni dokumenti također imaju svoje klasifikacijske karakteristike, koje ih omogućuju grupiranje u tri kategorije:

1. Administrativni (organizacijski). Oni ukazuju na informacije koje bi trebale biti priopćene zaposlenicima tvrtke, strukturne podjele te podružnice i njihovi voditelji. Uz njihovu pomoć, tvrtka izdaje određene naredbe koje se moraju pažljivo pratiti. Ova grupa uključuje razne narudžbe, upute i još mnogo toga.
2. Izvršna (oslobađajuća), koji u početku prikazuju činjenice koje potvrđuju provođenje određenih operacija u gospodarske svrhe i njihovo dovršenje.
3. Računovodstveni dokumenti. Ova kategorija je opća i potrebna je za sistematizaciju informacija sadržanih u drugim dokumentima i njihovo daljnje prikupljanje u jedan dokument.

Pod određenim okolnostima, dokumentacija se također može kombinirati. U ovu skupinu spadaju oni radovi koji mogu istovremeno sadržavati ključne značajke organizacijske i popratne dokumentacije. Najupečatljiviji primjeri ovdje su razni gotovinski nalozi, zahtjevi, avansna izvješća i još mnogo toga.

Računovodstveni registri i njihova klasifikacija

Prilikom svake transakcije priprema se primarna dokumentacija. Nakon što je u potpunosti dovršen, sve informacije navedene u njemu moraju se duplicirati u odgovarajućem knjigovodstveni registar. I to je neka vrsta nosača koji akumulira osnovne informacije o transakciji. Na temelju suštine registra može se identificirati nekoliko kriterija klasifikacije. Na primjer, po izgledu, registri se korisnicima pojavljuju u obliku knjiga, jednostavnih listova i indeksnih kartica.

Na temelju mehanizama vođenja registra mogu se razlikovati još tri skupine:

1. Kronološki, u kojem su svi događaji koji su se dogodili navedeni u strogom skladu s vremenskim okvirom. To jest, prvo morate naznačiti one operacije koje su se dogodile ranije i tako dalje. Takvi registri su najsloženiji, jer sadrže veliku količinu informacija, a često se neka radnja može izostaviti.
2. Sustavno, u kojem se inicijalno unose sve transakcije u obrazac ekonomski pokazatelji. Dakle, registri ove vrste odražavaju ekonomski učinak obavljenih poslovnih transakcija i analiziraju pokazatelje rashoda i prihoda. Najupečatljiviji primjer sustavnog registra je knjiga blagajne.
3. Kombinirano, koji imaju temeljna obilježja i sustavnih i kronoloških registara.

Sadržaj primarne dokumentacije

Mnogi korisnici imaju pitanja o tome što čine primarni računovodstveni dokumenti i koji se zahtjevi na njih odnose. Na zakonodavnoj razini ugrađeno je nekoliko odredbi koje utvrđuju da određeni podaci moraju biti prisutni u dokumentima primarnog para. Konkretno, u skladu sa stavkom 2. članka 9. Saveznog zakona-402, primarna dokumentacija mora sadržavati sljedeće podatke:

• naziv dokumenta;
• datum sastavljanja;
• podaci o osobi koja je sastavila navedeni dokument (puni naziv poduzeća);
• suštinu gospodarske djelatnosti koja se odnosi na ovaj dokument;
• financijski izračuni u vezi s transakcijom;
• potpise službenih osoba, odgovoran za posao i njihove inicijale.

Uzorak primarne računovodstvene isprave

Pravila za pripremu dokumenata

Zakonodavac utvrđuje određena pravila za sastavljanje primarnih knjigovodstvenih isprava. Stoga je jedan od ključnih zahtjeva točnost i nepostojanje bilo kakvih gramatičkih i interpunkcijskih pogrešaka i tipfelera. Ako porezna služba pronađe određene nedostatke, prekršitelj će morati ponovo izraditi dokument, a ako se prekršaj ponovi, možete biti podvrgnuti kaznama. Općenito, po ovom pitanju trebate obratiti pozornost na sljedeće preporuke:

1. Dopuštena je uporaba kemijske i tintne olovke, posebne računalne opreme i računala.
2. Sastavljanje može započeti kada se planira obavljanje određenih poslovnih transakcija koje je potrebno prikazati. Istodobno, u iznimnim situacijama, sasvim je moguće sastaviti dokument nakon završetka transakcije.
3. Svi proračunski podaci moraju biti prikazani u numeričkom i pisanom obliku. Stoga bi uz svaki broj trebao stajati natpis.
4. Iznimno je važno ispuniti sve podatke navedene na obrascu. Ako iz nekog razloga nema informacija, ne možete ostaviti prazan redak. U njemu bi se trebala pojaviti crtica.

Ako ne slijedite ove preporuke, možete naići na značajne poteškoće. Dakle, ako porezna služba tijekom revizije utvrdi da je dokument neispravan, pojavit će se sumnje u ispravnost napravljenih izračuna i određivanje porezne osnovice.

Ako je iz nekog razloga potrebno napraviti određene prilagodbe, ni pod kojim okolnostima ne koristite korektore i sjenčanje, jer su neprihvatljivi. Ispravci se mogu izvršiti na sljedeće načine:

1. Korekcija kontura. Ako su navedeni netočni podaci, potrebno ih je prekrižiti tankom crtom i pored njih navesti točne podatke. U tom slučaju, umjesto svakog takvog ispravka mora postojati bilješka. "Ispravljeno vjerujem" s naznakom datuma ispravka i potpisom službene osobe koja je izvršila ispravak. Međutim, napominjemo da u slučaju dokumenata koji pokazuju primitke i izdatke sredstava, ova metoda neće biti primjerena.
2. Dodatni unos. Ova metoda se koristi u situacijama kada se ukupne vrijednosti transakcija izvršavaju sa značajno smanjenim pokazateljima. Kako ne biste sastavljali dokument na novi način, možete izvršiti dodatne unose za iznose koji nedostaju u tekućem razdoblju ili sljedećem.
3. Preokret. Netočan unos ispravlja se korištenjem negativnih vrijednosti. Sve netočne informacije ponavljaju se crvenom tintom, a točni unosi su označeni pored njih.

Primarni izvještaj može se sastaviti u pisanom obliku iu obliku elektroničkom obliku. U posljednje vrijeme mnoge tvrtke umnožavaju informacije i sastavljaju i papir i elektronske verzije. Prvi se kasnije koriste za interne interese, ali se elektroničke kopije na zahtjev dostavljaju na provjeru Saveznoj poreznoj službi.

Može se izvući nekoliko zaključaka. Država ne odobrava nikakve obvezne obrasce za primarnu dokumentaciju, što poslovnim subjektima daje pravo da sami utvrđuju oblik dokumenta koji će se u budućnosti koristiti u praksi. Odmah nakon registracije dokumenta, svi podaci iz njega moraju se prenijeti u računovodstveni registar.