Bruk av personlige kort som bedriftskort. Hvordan føre regnskap over transaksjoner med bedriftskort. Klassifisering av bedriftskort

Bruken av bedriftskort som betalingsmiddel blir stadig mer populært. Dette skyldes det faktum at slike kort er en pålitelig og praktisk måte å betale utgifter knyttet til organisasjonens økonomiske aktiviteter, først og fremst reise- og underholdningsutgifter. Hvordan ser prosessen med å utstede bedriftskort ut i praksis? Hvilke dokumenter kan brukes til å bekrefte utgiftene? Hvilke myndigheter bør jeg varsle om åpning av en spesiell bankkonto?

Hva er et bedriftsbankkort?

Et bedriftskort, som alle andre plastbankkort, er et personlig betalingsmiddel beregnet på å betale for varer eller tjenester, samt for å motta kontanter i minibanker og banker.
Prosedyren for sirkulasjon av bankkort på den russiske føderasjonens territorium er regulert av forskriften om utstedelse av bankkort og om transaksjoner utført med betalingskort, godkjent av Bank of Russia 24. desember 2004 N 266-P. Det skal bemerkes at det ble gjort en rekke endringer i teksten til denne forordning N 266-P ved instruksjoner N 2862-U, som trer i kraft 1. juli 2013 (Instruksjoner fra Bank of Russia datert 08.10.2012 N 2862-U “Om endringer i regelverket Bank of Russia datert 24. desember 2004 N 266-P “Om utstedelse av bankkort og om transaksjoner utført med betalingskort” registrert hos Justisdepartementet 21. november 2012 N 25863) .

Under hensyntagen til endringene som er gjort i punkt 1.5 i forskrift N 266-P, er det fastslått at en kredittinstitusjon har rett til å utstede bankkort av følgende typer: betalingskort (debetkort), kredittkort og forhåndsbetalte kort, innehavere av som er enkeltpersoner, inkludert de som er autorisert av juridiske personer, individuelle gründere.
Et særtrekk ved et bedriftskort er at personen i hvis navn det utstedes må være en ansatt i organisasjonen som har inngått avtale om å utstede et slikt kort, mens den ansatte får full tilgang til en av kontoene til det juridiske. enhet, det vil si forvalter organisasjonens midler.
En individuell forbruksgrense kan settes for hvert kort. Du kan angi både permanente og midlertidige grenser for bruk av midler på kort, og spesifisere hvilken som helst tidsperiode. I tillegg, når du bruker bedriftskort, kan du sette grenser for ulike kategorier av utgifter: kontanter og ikke-kontante betalinger, transaksjoner i utlandet, etc.

Vanligvis, når du bruker bedriftskort, er det etablert en rekke krav og begrensninger:

• Det er ikke tillatt å kreditere midler til en spesiell kortkonto ved ikke-kontantoverføring av midler fra kontoene til tredjeparter;
• Personlige utgifter ved bruk av bedriftskort er forbudt, siden alle utførte transaksjoner gjenspeiles på organisasjonens konto;
• Siden midler som er trukket fra et slikt kort anses som midler utstedt på konto, kreves det passende rapportering. Banken har rett til å be om primærdokumenter for alle transaksjoner som gjøres med bedriftskort (overnattingsfakturaer, transportbilletter, kvitteringer, sjekker og andre dokumenter som vedlegger originalkvitteringer fra elektroniske terminaler, minibanker, samt forretningsreiserapporter dersom midler debiteres fra konto for reiseutgifter);
• i samsvar med kravene i den russiske føderasjonens valutalovgivning, når organisasjonen utfører transaksjoner i utenlandsk valuta ved bruk av kort, inkludert ved grenseoverskridende betalinger, er organisasjonen forpliktet til å sende inn en dokumentarisk begrunnelse for gjennomføringen til banken, inkludert en rapport på utgifter, innen ti virkedager fra transaksjonsdatoen med vedlegg av oppgjørsdokumenter for hver slik operasjon.

Hva er de viktigste fordelene ved å jobbe med bedriftskort?

Vi kan nevne en rekke fordeler ved å bruke bedriftskort både for organisasjonen og for de ansatte de er utstedt for:

• sparer tid, siden det ikke er nødvendig å kontakte banken for å utarbeide dokumenter for mottak av kontanter fra kontoen eller innskudd på kontoen. Å motta penger er mulig når som helst, både i en minibank og i kassen til en bank, og ikke nødvendigvis den der kontoen er åpnet. Kontanter kan også settes inn på en organisasjons konto gjennom en minibank. I tillegg aksepteres kort fra store betalingssystemer i de fleste detalj- og serviceutsalg, minibanker og banker i verden. Arbeidet til ikke bare kontanttjenester, men også regnskapsarbeidere er forenklet, siden det ikke er behov for å utstede forskudd for reiseutgifter og spore returen av ansvarlige kontanter som ikke ble brukt på en forretningsreise;
• redusere kostnader og minimere risiko forbundet med mottak, transport og lagring av kontanter;
• forenkle regnskapsføringen og kontrollen av ansattes utgifter ved å åpne en spesiell kortkonto, som lar deg gjøre rede for transaksjoner på alle bedriftskortene til bedriften (eller flere spesielle kortkontoer for regnskapsføring av transaksjoner separat for hvert kort eller gruppe av kort);
• automatisk konvertering av rubelmidler til utenlandsk valuta ved betaling for tjenester i utlandet.

Er det nødvendig å utstede bedriftskort for å utstede ansatte penger i en ikke-kontant form, eller kan du bruke "lønn"-kort?

Dette spørsmålet dukker ofte opp blant arbeidsgivere som har implementert "lønns"-prosjekter i sine organisasjoner. La oss minne om at Bank of Russia tidligere i brev nr. 14-27/513 datert 24. desember 2008 indikerte at det er restriksjoner på listen over transaksjoner utført av enkeltpersoner som bruker bankkort, i samsvar med bestemmelsene i gjeldende lovgivning av den russiske føderasjonen. Samtidig bekreftet representanter for Bank of Russia at spørsmålet om tillatelsen av refusjon av utgifter forbundet med forretningsreiser ved å overføre dem til bankkontoene til individuelle ansatte åpnet for transaksjoner ved bruk av bankkort er innenfor arbeidsområdets anvendelsesområde. lovgivning. Så ifølge art. 168 i den russiske føderasjonens arbeidskode, prosedyren og beløpet for refusjon av utgifter knyttet til forretningsreiser bestemmes av en tariffavtale eller lokale forskrifter.

Når det gjelder økonomiavdelingen, motsetter den seg ikke bruken av "lønn"-kort for oppgjør med ansvarlige personer. I brev av 05.10.2012 N 14-03-03/728 bemerket Finansdepartementet at det i forbindelse med bruk av moderne bank- og andre betalingsteknologier, i stedet for å utstede kontanter, innføres ikke-kontante betalinger på kontoer åpnet for disse ansatte for betalinger med bankdebetkort, utstedt av kredittinstitusjoner, inkludert innenfor rammen av "lønns"-prosjekter.

I følge avdelingstjenestemenn er det tilrådelig å utvide anvendelsesområdet for oppgjør (debet) bankkort (i tillegg til oppgjør for lønn innenfor rammen av "lønns"-prosjekter) til oppgjør med ansvarlige personer. Fordelene med denne betalingsformen, som ikke-kontante oppgjør med ansvarlige personer som bruker oppgjør (debet) bankkort, er å øke effektiviteten av betalingsprosesser og automatisere avstemming av oppgjør og kontroll over mottak (kreditt) av midler og deres bruk.

Reglene for organisering og føring av regnskap med regnskapspliktige personer kan inneholde bestemmelser om oppgjør med dem både i kontanter og ikke-kontanter. Som et eksempel nevnte finansmennene praksisen som ble brukt i deres avdeling: Som en del av implementeringen av regnskapsprinsipper og under hensyntagen til tariffavtalens bestemmelser, utsteder Finansdepartementet akontomidler til reiseutgifter på en ikke-kontant måte. etter søknad fra en ansvarlig person som inneholder opplysningene som er nødvendige for overføring til kontoen til en ansatt i Finansdepartementet, åpnet i en kredittinstitusjon, under en forretningsreise:

• på den russiske føderasjonens territorium - i den russiske føderasjonens valuta (i rubler) ved å bruke bankkort brukt som en del av "lønns"-prosjektet;
• på utlandets territorium - i amerikanske dollar ved å bruke bankvalutakort utstedt av kredittinstitusjoner spesifisert i tariffavtalen til Finansdepartementet.

Hva er prosedyren for å få bedriftskort?

Som en generell regel, for å implementere «Bedriftskort»-prosjektet, må en organisasjon, i tillegg til sin eksisterende bankkonto, åpne en ny spesifikt for betalinger med bedriftskort. For å gjøre dette trenger du:

• skrive et program for å åpne en konto;
• utarbeide et eksempel på signaturkort;
• signere en bankkontoavtale for oppgjør av transaksjoner med bedriftskort;
• utarbeide tilleggsavtale for avtalegiro fra hovedkontoen.

Etter å ha fullført alle nødvendige dokumenter og åpnet en andre brukskonto, sender organisasjonen til banken:

• registrere for utstedelse av bankkort (liste over bedriftskortholdere);
• søknad om utstedelse av bedriftskort (utfylt og signert av bedriftskortinnehaveren og avtalt med organisasjonens leder);
• pålegg om utstedelse av rapporter til personer spesifisert i registeret.

Vær oppmerksom! Et bedriftsbankkort utstedes direkte til innehaveren angitt av organisasjonen i søknaden om utstedelse av bankkort, eller til en klientrepresentant som handler på grunnlag av en fullmakt utført i samsvar med lovens krav.

Hvilke lokale forskrifter bør utvikles ved implementering av bedriftskortprosjektet?

For å utføre regnskap og kontroll av bevegelsen av bedriftskort til en organisasjon, er det tilrådelig å utvikle en passende forskrift. Det er mulig å ikke utvikle en egen forskrift om prosedyren for bruk av bedriftskort, men i dette tilfellet bør prosedyren for bruken av dem foreskrives i en annen lokal forskriftslov, for eksempel i en forskrift om prosedyre og beløp for refusjon av reiser utgifter, utstedelse av ansvarlige midler, innsending av forhåndsrapporter på reise- og forretningsutgifter. Som et eksempel kan vi sitere Order of JSC Russian Railways datert 7. november 2006 N 2193r, som godkjente forskriften om utstedelse av penger på konto. Denne forskriften inneholder et eget avsnitt "Prosedyre for bruk av bedriftsbankkort", som definerer:

• formålet med et bedriftskort;
• grunner for å utstede kortet;
• årsaker til bruken;
• prosedyren og tidspunktet for å sende inn en forhåndsrapport om midler brukt gjennom et bedriftsbankkort;
• prosedyren for å samle fra den skyldige ansatte beløpet som ble brukt til andre formål i fravær av dokumenter som bekrefter den tiltenkte bruken av bedriftens bankkort;
• ansvar for sikkerheten til kortet, samt for å bruke midler på det innenfor de fastsatte utgiftsgrensene.

I tillegg til regelverket er det nødvendig å godkjenne registeret over bedriftskort. Dette registeret skal gjenspeile:

• kortnummer;
• Fullt navn holdere;
• datoer for overføring og retur av kort.

Mottak og retur av bedriftskort må bekreftes av den ansatte som har mottatt (returneret) det og den som er ansvarlig for å føre kortdata.

Hva er grunnlaget for å registrere beløpene for transaksjoner gjort med bedriftskort?

Utgifter reflekteres på grunnlag av betalingsregister utstedt av banken eller elektronisk journal.

Vanligvis blir midler avskrevet eller kreditert for korttransaksjoner senest virkedagen etter den dagen banken mottar betalingsregisteret eller elektronisk journal fra ett enkelt oppgjørssentral (da kan disse dokumentene overføres til organisasjonen).

La oss minne om at ansatte i organisasjonen, når de bruker kortet i butikker, hoteller og andre betalingssteder, mottar dokumenter som bekrefter utgiftene (sjekker, fakturaer for hotellovernatting, reisebilletter, kvitteringer, fakturaer, etc.). Slike dokumenter skal ledsages av originale slipp, kvitteringer fra elektroniske terminaler og minibanker. Den ansatte i organisasjonen må sende inn alle disse dokumentene sammen med forhåndsrapporten til regnskapsavdelingen i organisasjonen.

De obligatoriske opplysningene som et dokument om transaksjoner med betalingskort må inneholde er oppført i punkt 3.3 i forskrift N 266-P. Disse inkluderer:

• identifikator for en minibank, elektronisk terminal eller andre tekniske midler beregnet for å utføre transaksjoner med betalingskort;
• type operasjon;
• dato for transaksjonen;
• transaksjonsbeløp;
• transaksjonsvaluta;
• provisjonsbeløp (hvis noen);
• autorisasjonskode;
• betalingskortdetaljer.

De oppførte detaljene må inneholde funksjoner som lar en pålitelig etablere en korrespondanse mellom betalingskortdetaljene og kontoen til en juridisk enhet, samt mellom identifikatorene til bransjeorganisasjoner (tjenester), minibanker og bankkontoer til bransjeorganisasjoner (tjenester) (punkt 3.6 i forskrift N 266-P).

FYI. Et dokument om transaksjoner med betalingskort på papir må i tillegg inneholde underskriftene til betalingskortinnehaveren og kassereren. Dette kravet gjelder ikke for tilfeller hvor dokumentet er utarbeidet på et kontantutleveringssted ved bruk av analog til håndskrevet signatur.

Hva skal jeg gjøre i en situasjon der minibanken ikke utsteder en kvittering som bekrefter operasjonen når du tar ut penger med et bankkort? Det ble bemerket ovenfor at slike kontroller er vedlagt av ansvarlige personer til forhåndsrapporten. Men den ansatte selv, den regnskapspliktige, har ikke rett til å be om sjekken han trenger fra banken. Dette skyldes at bankens klient ikke er en ansatt, men en organisasjon. Derfor må organisasjonen kontakte banken for en uttalelse. I dette tilfellet har ikke banken rett til å nekte å utstede et utdrag (klausul 2.1, seksjon 2, del III i forskriften om regnskapsreglene i kredittinstitusjoner lokalisert på den russiske føderasjonens territorium, godkjent av banken av Russland 16. juli 2012 N 385-P).

Er utstedelse av bedriftsbankkort knyttet til tilbakehold av personskatt fra ansatte og beregning av forsikringspremier?

Siden midlene som overføres til slike kort tilhører organisasjonen, og ikke individene som bruker dem, er det ingen forpliktelser til å betale personlig inntektsskatt og forsikringsavgift (med mindre noe annet er bevist). Imidlertid må alle støttedokumenter være ordentlig utarbeidet. Dommerne kom til slike konklusjoner, spesielt i Resolution of Federal Antimonopoly Service NWO datert 18. juli 2011 N A05-11476/2010. Rettsavgjørelsen bemerket at i henhold til avtalen utføres transaksjoner knyttet til virksomhetens økonomiske aktiviteter ved bruk av kort, inkludert betaling av reise- og gjesteutgifter. Voldgiftsmennene anså kravene fra skattemyndighetene som grunnløse, siden Federal Tax Service ikke reviderte bankkontoen, ikke sjekket for hvilke formål midlene ble avskrevet fra bedriftskortet, og ikke ga bevis for at de omstridte beløpene var den økonomiske fordelen til skatteagentens ansatte.

Hvilke tilsynsmyndigheter må rapporteres om åpning av bankkonto?

Skattebetalere, både organisasjoner og individuelle gründere, er pålagt å varsle skattemyndigheten skriftlig om åpning eller stenging av kontoer innen syv dager (klausul 1, klausul 2, artikkel 23 i den russiske føderasjonens skattekode). Meldingsskjemaet og prosedyren for å fylle det ut ble godkjent etter ordre fra Russlands føderale skattetjeneste datert 06/09/2011 N ММВ-7-6/362@.

Informasjon om å åpne en bankkonto innen syv dager bør også sendes til pensjonsfondet og trygdefondet, som er organene som overvåker betalingen av forsikringspremier (klausul 1, klausul 3, artikkel 28 i den føderale loven av 24. juli , 2009 N 212-FZ).

Dersom det ble utstedt et bedriftskort i tillegg til en eksisterende konto og det ikke ble opprettet nye bankkontoer, er det ikke behov for å gi opplysninger til verken skattetilsynet eller myndighetene som overvåker betalingen av forsikringspremier.

Vær oppmerksom! I henhold til paragraf 1 i art. 118 i den russiske føderasjonens skattekode, brudd av en skattyter på den fastsatte fristen for å gi skattemyndigheten informasjon om åpning eller lukking av en konto i en hvilken som helst bank, innebærer en bot på 5000 rubler.

Juridisk enhet knyttet til kontoen. Designet for å betale utgifter knyttet til virksomheten eller kjerneaktivitetene til selskapet, inkludert overhead, underholdning, transport og reiseutgifter, samt mottak av kontanter. Kortet kan ikke brukes til utbetaling av lønn og sosiale utbetalinger. I kjernen er et bedriftskort en analog av midler utstedt på konto. Kan være enten debet eller kreditt.

For å utstede kort må en juridisk person inngå en avtale med banken om utstedelse og vedlikehold av bedriftskort, som viser informasjon om de ansatte som skal bruke disse kortene. Avtalen bør følges av ansattes søknader om utstedelse av kort og fullmakter for disse fra selskapet. For å åpne en kortkonto må du oppgi de relevante dokumentene. Innen syv virkedager fra datoen for åpning eller stenging av en bankkonto for å betjene bedriftskort, er det nødvendig å varsle skattekontoret om dette (artikkel 23, 6.1 i den russiske føderasjonens skattekode). For brudd på denne fristen gis en bot på 5 tusen rubler i henhold til art. 118 Skattekode for den russiske føderasjonen.

Det mulige antallet kort som skal åpnes per konto bestemmes av hver bank etter eget skjønn. For eksempel, på Bank24.ru kan du koble et ubegrenset antall bedriftskort til én konto.

Fordeler med å bruke bedriftskort for organisasjoner:

Redusere driftskostnader og tid knyttet til utstedelse av ansvarlige beløp. Selskapet trenger ikke å motta kontanter fra banken for forretningsutgifter, samt levere og lagre det;

Det er ikke nødvendig å kjøpe utenlandsk valuta for utenlandske forretningsreiser eller åpne en valutakonto, og det er ikke nødvendig å fylle ut erklæringer ved grensepassering.

Styring og kontroll av selskapets utgifter. Muligheten til å sette grenser på kort og koble til SMS-informasjon lar deg kontrollere pengebruken til en autorisert ansatt i sanntid. For eksempel kan en organisasjon fylle opp et kort når som helst eller øke grensen for transaksjoner til en utsendt ansatt. Banken gir også selskapet en detaljert oversikt over transaksjoner ved bruk av kort. På grunn av dette kan selskapets regnskapsavdeling kontrollere de ansattes målrettede pengebruk;

Mulighet for å foreta betalinger i beløp over 100 tusen rubler. I samsvar med instruksjonene fra den russiske føderasjonens sentralbank datert 20. juli 2007 nr. 1843-U, kan kontantbetalinger i den russiske føderasjonen mellom organisasjoner, inkludert individuelle gründere, relatert til deres forretningsaktiviteter, innenfor rammen av én avtale. gjøres i et beløp som ikke overstiger 100 tusen rubler. Betalinger med bedriftskort refererer til ikke-kontante betalinger - derfor gjelder ikke denne begrensningen transaksjoner med bedriftskort;

Ved å bruke kortet kan du foreta kjøp på Internett;

24/7 tilgang til midler på organisasjonens konto. Mulighet for å motta kontanter fra minibanker når som helst;

Muligheten til å knytte alle bedriftskort til én kortkonto med en enkelt forbruksgrense for alle ansatte i organisasjonen eller dele alle bedriftskort i grupper med sin egen forbruksgrense;

Reduser risikoen for tap av kontanter eller tyveri. Hvis kortet går tapt, kan klienten blokkere det og spare penger;

Et godt alternativ til sjekkhefte.

Avhengig av typen kort og bankprogram har bedriftskort også visse typer rabatter og fordeler.

Årlig service av ett bedriftskort i russiske banker koster i gjennomsnitt fra 1 tusen rubler. For eksempel, i Avangard Bank, koster årlig service av et MasterCard-visitkort 900 rubler, og MasterCard Gold – 2 tusen Hos St. Petersburg Industrial Joint Stock Bank (SIAB) vil årlig service på et kort koste 1 tusen rubler.

Banker kan angi en minimumskontosaldo på et kort. Så i Avangard Bank er det 10 tusen rubler, i Promsvyazbank - 3 tusen.

Se hva et "Bedriftskort" er i andre ordbøker:

SELSKAPSKORT- (eng. bedriftskort) – et betalingskort som lar innehaveren utføre transaksjoner på kontoen til en juridisk person. Banken utsteder C.K. til fordel for juridiske ansatte. personer som bruker dem til å betale reise- og underholdningsutgifter... ...

SELSKAPSKORT- et bankkort som lar innehaveren utføre transaksjoner på kontoen til en juridisk enhet... Ordbok med begreper og begreper formulert i forskriftsdokumenter av russisk lovgivning

Universelt elektronisk kort- (UEC) et plastkort som kombinerer et identitetsdokument, en obligatorisk helseforsikring, et forsikringsbevis for obligatorisk pensjonsforsikring og et betalingsbankkort. Informasjon... ... Wikipedia

KREDITTKORT- (engelsk kredittkort) et personlig betalings- og oppgjørsdokument i form av en personlig plastplate, utstedt av den utstedende banken til sine innskytere for ikke-kontant betaling, deres kjøp av varer og tjenester på kreditt i et detaljhandelsnettverk. .. ... Økonomisk ordbok

BETALINGSKORT- et ikke-kontant betalingsverktøy som brukes til å identifisere kortholdere på transaksjonstidspunktet og til å utstede betalingsdokumenter fastsatt ved lov og reglene for drift av kortbetalingssystemer. PC. - en av... ... Finansiell og kredittleksikon ordbok

- – bedriftskort til Visa-betalingssystemet. Ikke produsert i Russland, oftest brukt i USA. Tilbys av banker siden 1994. Kortet er laget for å redusere kostnader og papirarbeid i organisasjoner, nemlig for små kjøp... ... Bankleksikon

Som alle andre bankkort er det åpnet for en bestemt person. Men det særegne er at denne personen må være ansatt i bedriften som har inngått avtale om å utstede et slikt kort.

Banker kan utstede debet- og kredittbedriftskort (klausul 1.5 i forskriften om utstedelse av betalingskort og om transaksjoner utført med dem, godkjent av Bank of Russia 24. desember 2004 nr. 266-P).

Innehaver av et debetkort (betalingskort) kan foreta transaksjoner innenfor beløpet fastsatt av banken. Disse beregningene er gjort ved å bruke selskapets penger på kontoen. Ved hjelp av et kredittkort kan innehaveren foreta transaksjoner med penger levert av banken innenfor den fastsatte grensen i samsvar med vilkårene i låneavtalen.

Begge bedriftskortene kan enten være personlige eller ikke-tilpassede. Personlige kort utstedes til en bestemt ansatt i selskapet. Unavngitte utstedes til selskapet. Dette kortet kan brukes av alle. Som praksis viser, bruker organisasjoner hovedsakelig debetkort med en grense satt for hvert kort for ulike kategorier av utgifter og en kassekreditt.

Hvordan få et kort

For å gjøre det må selskapet inngå avtale med banken. Den må følges av:

• liste over ansatte som skal bruke kortet. Deres signaturer må være sertifisert av selskapets segl;
• kopier av pass til ansatte i hvis navn kortene er utstedt;
• avtaler om bruk av kort i skjema fastsatt av banken, utfylt og underskrevet personlig av ansatte.

Bedriftsbankkort utstedes direkte til den innehaveren som selskapet har angitt i søknaden om utstedelse av bankkort, eller til en bedriftsrepresentant som handler på grunnlag av en fullmakt.

Prosedyre for bruk av bedriftskort

For at ansatte fritt skal kunne betjene bedriftskort, må organisasjonen utvikle forskrifter for prosedyren for bruk av dem (del 1 av artikkel 8 i den russiske føderasjonens arbeidskode). Vi anbefaler å installere:

• en liste over utgifter og transaksjoner som kan gjøres av en ansatt ved hjelp av et bedriftskort;
• betalingsgrenser for bedriftskort;
• perioden etter hvilken den ansatte må returnere kortet;
• prosedyren for å sende inn en rapport fra kortholdere om beløpene som er brukt;
• perioden innen hvilken den ansatte må levere en forhåndsrapport til selskapet med tilhørende dokumenter;
• liste over dokumenter som godtas som bekreftelse på påløpte utgifter.

I tillegg er det nødvendig å godkjenne en liste over stillinger til personer hvis arbeidsoppgaver innebærer bruk av bedriftskort (klausul 1 i artikkel 847 i den russiske føderasjonens sivilkode). Ansatte hvis stillinger er oppført på listen, må gjøres kjent med stillingen under signatur (del 2 av artikkel 22 i den russiske føderasjonens arbeidskode).

For å utelukke tilfeller av tap av bedriftskort, samt misbruk eller tyveri av midler, er det nødvendig å organisere i selskapet en oversikt over aksept og utstedelse av bedriftsbankkort (artikkel 9 i føderal lov av 6. desember 2011 nr. 402-FZ "Om regnskap"). For å gjøre dette, er det tilrådelig å utvikle et register som gjenspeiler følgende data: kortnummer, fullt navn på innehaverne, datoer for overføring og retur av kort. Faktumet om utstedelse og retur av et bedriftskort vil bli bekreftet av den ansatte som mottok det og av personen som fører kortdataene.

Personlig tilpassede bedriftsbankkort kan være i hendene på innehavere, forutsatt at de oppfyller sikkerhetskravene. Alle ikke-personlige bedriftskort oppbevares i firmasafen. Som regel utstedes ikke-personlige kort til en ansatt for å utføre en bestemt oppgave - betaling av reise, gjestfrihet eller andre utgifter.

Hvilke utgifter kan gjøres ved å bruke kortet?

I henhold til punkt 2.5 i forordning nr. 266-P kan en juridisk enhet utføre ved hjelp av bankkort, spesielt følgende operasjoner:

• motta kontanter for betalinger i Russland relatert til aktivitetene til en juridisk enhet, inkludert betaling av reise- og underholdningsutgifter;
• foreta betalinger i rubler relatert til aktivitetene til den juridiske enheten, inkludert å betale reise- og underholdningsutgifter i Den russiske føderasjonen;
• motta kontanter i utenlandsk valuta i utlandet for å betale reise- og gjestfrihetsutgifter;
• betale reise- og gjestfrihetsutgifter i utenlandsk valuta utenfor den russiske føderasjonen.

En bedriftsregnskapsfører har ofte et spørsmål: Kan en utsendt ansatt bruke et bedriftskort i utlandet til å betale for tjenester på vegne av organisasjonen selv? Og i så fall, hvordan utøver den autoriserte banken valutakontroll over slike transaksjoner?

Føderal lov nr. 173-FZ av 10. desember 2003 "Om valutaregulering og valutakontroll" etablerer ikke restriksjoner på valutatransaksjoner mellom innbyggere og ikke-residenter.

Følgelig kan en ansatt som er utsendt i utlandet, som handler på vegne av og på vegne av sin organisasjon, teoretisk bruke et bedriftskort til å betale for tjenester.

De tidligere gjeldende forskriftene om prosedyren for utstedelse av bankkort av kredittorganisasjoner (godkjent av Bank of Russia 9. april 1998 nr. 23-P) inneholdt en regel som, når man utfører valutatransaksjoner med bedriftskort, juridisk enhet var forpliktet til å gi den autoriserte banken begrunnelse for operasjonen, inkludert en utgiftsoppgave. Det er ikke noe slikt krav i gjeldende forskrift nr. 266-P.

Samtidig fastsetter paragraf 2.5 i Bank of Russia-instruksjon nr. 138-I datert 4. juni 2012 at når du avskriver utenlandsk valuta fra en brukskonto med et bankkort, sendes ikke et sertifikat for valutatransaksjon til den autoriserte banken . Bortsett fra tilfellet med valutatransaksjoner som krever utførelse av et transaksjonspass. La oss minne deg på at når du foretar valutatransaksjoner, trenger ikke transaksjonspass å utstedes hvis det totale kontraktsbeløpet ikke overstiger tilsvarende 50 tusen amerikanske dollar til den offisielle valutakursen på datoen for inngåelse av kontrakten (klausul 5.2 i instruksjon nr. 138I).

Dermed har organisasjonen rett til å betale for tjenester i utlandet i utenlandsk valuta med bedriftsbankkort.

Rapport om å bruke penger på et bedriftskort

Foreløpig er det ingen forskrifter som fastsetter hvilket dokument en bedriftsansatt må utarbeide for å bekrefte bruken av midler på et bedriftskort. Derfor kan en organisasjon bruke det enhetlige forhåndsrapporteringsskjemaet nr. AO-1.

Note. Formen for forhåndsrapporten ble godkjent ved dekret fra Russlands statsstatistikkkomité datert 1. august 2001 nr. 55.

Selskapet har også rett til å utvikle et eget rapportskjema (paragraf 4, artikkel 9 i lov nr. 402-FZ), som skal inkluderes i vedlegget til regnskapsprinsippene (pkt. 4, punkt 3, artikkel 21 i lov nr. 402-FZ, punkt 4 i PBU 1/2008).

Når en arbeidstaker har personskattepliktig inntekt

Når du foretar betalinger til bedriftskort, må du huske at den ansatte må redegjøre for de mottatte midlene: sende inn en forhåndsrapport med støttedokumenter.

Hvis en ansatt ikke i tide rapporterer om utgiftene til midler eller ikke returnerer midlene som er trukket fra kortet, har han inntekt som er underlagt personlig inntektsskatt (vedtak fra presidiet til Den russiske føderasjonens høyeste voldgiftsdomstol datert 5. mars 2013 nr. 14376/12, FAS vestsibirske distrikt datert 19. februar 2014 nr. A45-25321/2012). Selv om, ifølge noen dommere, er fraværet av støttedokumenter om utgiftene av midler utstedt på konto eller tilbakeføring til kassen ikke bevis på at slike beløp kan tilskrives ansattes inntekt (vedtak fra den første voldgiftsretten datert 11. april 2013 nr. A43- 14173/2012, avgjørelse fra voldgiftsdomstolen i Nizhny Novgorod-regionen datert 31. januar 2013 nr. A43-14173/2012).

Må jeg overholde betalingsgrensen?

Klausul 6 i Bank of Russia-direktiv nr. 3073-U datert 7. oktober 2013 begrenser kontantoppgjør mellom juridiske enheter, juridiske enheter og gründere. Grensen er 100 000 rubler. under én kontrakt.

Å bruke et bedriftsbankkort er en ikke-kontant betaling. Derfor kan betalingsbeløpet overstige 100 000 rubler hvis en ansatt betaler for varer (arbeid, tjenester) med et kort.

En ansatt som tar ut kontanter fra et kort betyr imidlertid å motta midler på konto. Og siden den regnskapspliktige foretar ytterligere utbetalinger på vegne av selskapet, må slike kontanter i oppgjør benyttes innenfor grensen.

Boten for brudd på oppgjørsgrensen for et selskap varierer fra 40 000 til 50 000 rubler, for en tjenestemann - fra 4 000 til 5 000 rubler. (Artikkel 15.1 i den russiske føderasjonens kode for administrative lovbrudd).

Regnskap for transaksjoner med bedriftskort

Regnskap for transaksjoner med bedriftskort skal føres på konto 55 "Spesielle kontoer i bank". For mer praktisk regnskapsføring av transaksjoner på bedriftskort, åpnes en "Bedriftskort"-underkonto for denne kontoen. Det er tilrådelig å opprettholde analytisk regnskap for denne underkontoen for hvert mottatt bedriftskort.

Note. Tilgjengeligheten og bevegelsen av midler i utenlandsk valuta tas i betraktning separat.

Eksempel 1. Selskapet sendte en ansatt på forretningsreise. Samtidig fikk han et bedriftskort, med 45 000 rubler kreditert fra hans brukskonto. Ved retur fra forretningsreise leverte den ansatte forhåndsrapport.

Utgiftene beløp seg til:

• 16.000 rubler. - for reiser;
• 30 000 rubler. - for overnatting;
• 6300 rubler. - dagpenger;
• 3500 gni. - underholdningsutgifter.

DEBIT 55 underkonto "Bedriftskort"
KREDITT 51

• 45.000 rubler. - midler er kreditert kortet;

DEBIT 71
CREDIT 55 underkonto "Bedriftskort"

• 45.000 rubler. - midler trekkes fra kortet når en ansatt betaler i kontantløs form eller ved kontantuttak;

DEBIT 26 KREDITT 71

• 52 300 RUB - reiseutgifter reflekteres;

DEBIT 44 KREDITT 71

• 3500 gni. - underholdningsutgifter avskrevet;

DEBIT 71 KREDITT 50

• 10 800 gni. - sluttoppgjør med den ansatte er foretatt.

Ved å bruke et bedriftskort kan du foreta betalinger i utenlandsk valuta. Da vil teller 57 bli brukt.

Eksempel 2. La oss endre dataene fra forrige eksempel. La oss anta at den ansatte ble sendt på forretningsreise til utlandet.

For å kjøpe valuta ble 36 900 rubler overført fra gjeldende konto, og $900 ble kreditert kortet. Valutakursen på kjøpsdatoen var 40 rubler/USD. Utgifter:

• 24.000 rubler. (600 USD x 40 rubler/USD) - levekostnader;
• 12.000 gni. (50 USD x 40 rubler/USD x 6 dager) - dagpenger.

Følgende poster ble gjort i regnskapet:

DEBIT 57 underkonto "Bedriftskort i rubler"
KREDITT 51

• 36 900 RUB - midler ble overført for kjøp av utenlandsk valuta;

DEBIT 55 underkonto "Bedriftskort i utenlandsk valuta"
KREDITT 57

• 36.000 rubler. ((600 USD + 50 USD x 6 dager) x 40 rubler/USD) - valuta kreditert;

DEBIT 91 underkonto "Andre utgifter"
KREDITT 57

• 900 gni. (36 900 - 36 000) - reflekterer kostnadene ved å konvertere rubler til amerikanske dollar;

DEBIT 71

• 12.000 gni. (50 USD x 40 rubler/USD x 6 dager) - midler ble trukket fra kortet for å betale dagpenger;

DEBIT 71
CREDIT 55 underkonto "Bedriftskort i utenlandsk valuta"

• 24.000 rubler. (600 USD x 40 rubler/USD) - midler i utenlandsk valuta trekkes fra kortet for å betale for hotellet;

DEBIT 26 KREDITT 71

• 36 700 RUB (36 700 + 700) - reiseutgifter til den ansvarlige personen reflekteres basert på forhåndsrapporten.

Note. For en reisedag i Russland er dagpengene i henhold til standardene etablert for forretningsreiser til Russland (700 rubler).

Siden selskapets midler ble konvertert til utenlandsk valuta i beløpet til den ansattes reiseutgifter og overført til bedriftskortet på oppgjørsdatoen på kortet, oppstår det ikke valutakursdifferanser i regnskapet (pkt. 4, 5, 9 PBU 3/ 2006, vedlegg til PBU 3/2006 ).

Vær oppmerksom! Utgifter på kortet skal dokumenteres. Ellers vil inspektørene vurdere midlene brukt av selskapets ansatte som deres skattepliktige inntekt.

Utviklingen av bankteknologier har ført til etableringen av et praktisk betalingsforretningsverktøy - bedriftskort. Bedrifter må føre oversikt over alle transaksjoner, inkludert transaksjoner utført gjennom plast. La oss se på funksjonene til visittkortregnskap.

Klassifisering av bedriftskort

Kredittinstitusjoner tilbyr virksomheter flere typer elektroniske betalingsinstrumenter. Vilkårene for utstedelse og bruk av instrumenter påvirker i vesentlig grad hvordan bedriftskort blir tatt hensyn til i regnskapet.

I henhold til Bank of Russia-forskrift nr. 266-P datert 24. desember 2004, kan juridiske personer åpne debet- og kredittkort for sine ansatte.

Ved hjelp av et debetkort bruker den ansatte midler innenfor rammene av beløpene som er tilgjengelig på bankkontoen. En bankavtale med kassekreditt er mulig - et lån utstedt når det ikke er nok eller ingen midler på kontoen. Et kredittkort innebærer å bruke lånte midler gitt av banken innenfor rammene fastsatt av avtalen. Avtalen kan gi avdragsfrihet – en periode hvor lånet nedbetales uten å påløpe renter.

Begge typer kort er navngitte og navnløse. De første utstedes til en bestemt ansatt med navnet hans angitt på forsiden. Når en ansatt slutter og bedriften ansetter en ny, må navnekortene endres. Ikke-personlige kort opererer etter "bærer"-prinsippet. De kan overføres fra en person til en annen og krever ikke utskifting ved bytte av bruker.

Elektroniske betalingsmidler utstedes for individuelle kortkontoer eller for bedriftens brukskonto. Tilgang til hovedkontoen gis vanligvis til lederen eller topplederne i selskapet. Utgiftsbeløpet i en slik situasjon er begrenset eller brukt uten begrensninger. Disse kortene er praktiske for små organisasjoner.

Store bedrifter foretrekker å åpne separate kortkontoer for ansvarlige personer. Én konto kan brukes av én ansatt eller flere.

Oftest brukes bedrifters betalingsinstrumenter til forretningsutgifter, utstedelse av penger til ansvarlige personer og betaling for forretningsreiser. Men de kan også være en måte å sette inn handelsinntekter på kontoen din 24/7. Dette er praktisk for butikker og organisasjoner som opererer om kvelden, om natten, i helgene eller i avsidesliggende områder.

Utarbeide interne dokumenter

Etter å ha valgt bedriftskort og inngått avtale med banken, er det nødvendig å utvikle lokale bedriftsforskrifter som regulerer regnskapsføring av bedriftskort og pengekontroll.

Det er optimalt å utarbeide et internt dokument som definerer reglene for bruk av elektroniske betalingsinstrumenter. Det er greit å inkludere:

• typer midler brukt;
• transaksjonsgrenser (for ikke-kontante betalinger, kontantkvitteringer, daglige, månedlige restriksjoner);
• rapporteringsfrister for brukte midler:
• typer dokumenter vedlagt rapporten;
• ansvar og prosedyre for innkreving av midler dersom den regnskapspliktige ikke melder fra i tide.

I stedet for en egen lov kan du inkludere reglene for bedriftskort i andre lokale dokumenter, for eksempel i forskrift for virksomheten om regulering av betaling for tjenestereiser, utstedelse av penger til rapportering og innlevering av forhåndsrapporter .

Listen over ansatte som har rett til å bruke bedriftskort fastsettes etter ordre eller instruks fra leder. Det anbefales å signere avtaler med ansatte om fullt økonomisk ansvar. I dette tilfellet vil arbeidsgiveren kunne gjenopprette de manglende midlene på kortet fra ansatte i sin helhet (artikkel 242 i den russiske føderasjonens arbeidskode). I fravær av en avtale kan det maksimale skadebeløpet som er gjenstand for kompensasjon ikke overstige gjennomsnittlig månedslønn (artikkel 241 i den russiske føderasjonens arbeidskode).

Regnskapsregnskap for registrering av bedriftskort?

Ved åpning av egen kortkonto skilles midler til visittkort fra selskapets hovedpenger. Regnskap for bedriftskort føres på konto 55 "Spesielle kontoer i bank". Det er rimelig å åpne en underkonto "Bedriftskort" eller "Kortkontoer". Overføring av penger til en kortkonto utføres ved å poste:

Dersom penger belastes en dag og mottas på en annen, benyttes konto 57. Det vil være to ledninger:

D 57 K 51 den dagen midlene trekkes fra brukskontoen,

D 55 K 57 den dagen midlene mottas på kortkontoen.

Analyser på konto 55 utføres på kontoer til kortholdere.

Tidligere krevde tilsynsmyndighetene melding om åpning av kortkontoer. Endringer i 2014 fritok bedrifter og gründere fra denne forpliktelsen.

Når bedriftskort utstedes til hovedkonto, føres alt regnskap for 51 kontoer. Det er ikke behov for separate påfyllingstransaksjoner.

Selve kortene regnes som bankens eiendom og gjenspeiles ikke i syntetisk regnskap. Kontroll over elektroniske betalingsmidler foretas på utenfor balansekonto 002. Overføring av plastkort til ansatte formaliseres ved akseptbevis eller oppføring i egen journal.

Betalinger med bedriftskort

Et plastkort regnes som et ikke-kontant betalingsmiddel. Den er derfor ikke underlagt begrensningene som er etablert for oppgjør med motparter i kontanter. Men å ta ut penger fra kortet anses som en overføring av midler til kontoen. Videre oppgjør må gjennomføres i henhold til kontantoppgjørsrammen. For øyeblikket er grensen 100 tusen rubler per kontrakt. Forelegget for overskridelse fastsettes av art. 15.1 Kode for administrative lovbrudd i den russiske føderasjonen:

• 4000 gni. - 5000 rubler. til ansvarlige personer;
• 40 000 rubler. - 50 000 rubler. til en juridisk enhet.

Uttak av midler fra et bedriftskort for kontant betaling i regnskapet registreres ved å bokføre:

D 71 K 55 (51)

Banktjenester er inkludert i driftskostnadene:

D 91 K 55 (51)

Etter å ha sendt inn forhåndsrapporten og støttedokumentene, gjør regnskapsavdelingen følgende oppføringer:

D 10, 44, 41, 20, 25, 26... K 71 for utgiftsbeløpet eksklusiv merverdiavgift

D 19 K 71 for merverdiavgiftsbeløp på mottatte materialer, varer, tjenester

Skjemaet for enhetlig forhåndsrapport har ikke felt som gjenspeiler beløp mottatt fra kortet. Bedriften kan gjøre endringer i den enhetlige formen eller utvikle sin egen. Formen på dokumentet som benyttes skal være fastsatt i selskapets regnskapsprinsipper.

Resten av det ubrukte beløpet settes inn i foretakets kasse:

Regnskap for ikke-kontante betalinger på bedriftskort kan gjøres på to måter.

Den første innebærer å tilordne betaling til gjelden til den ansvarlige personen - det vil si regnskap, som ligner på å ta ut kontanter fra et kort. Det andre alternativet anser betalingen som en ikke-kontant betaling til leverandøren. Kabling:

D 60 K 55 (51)

I dette tilfellet er det ikke nødvendig å gi en forhåndsrapport. Støttedokumenter kan legges ved notatet. Etter mottak av konteringsdokumenter:

D 10, 20, 41, 44, 25, 26... K 60

Regnskap for utgifter på kredittkort

Betaling fra en ansvarlig person for varer og tjenester ved bruk av lånte midler fra banken er formalisert som følger:

D 71 K 55 (51) for betalingsbeløpet

D 55 K 66 for lånebeløpet

Rentepåløp for bruk av lån:

Nedbetaling av lån:

Dersom lånet er stengt i samsvar med vilkårene i avdragsperioden, belastes det ingen renter.

Den ansatte leverte ikke inn rapporten

Dersom en ansatt ikke leverer forhåndsrapport i tide eller ikke fremlegger støttedokumenter, kan underskuddsbeløpet holdes tilbake i lønnen. Innlegg:

I mangel av avtale om fullt økonomisk ansvar kan arbeidsgiver trekke skade i lønnen maksimalt enn gjennomsnittlig månedslønn. Overskridelse av dette beløpet inndrives i retten. For å unngå trøbbel bør forbruksgrensen på kortet ikke være høyere enn den ansattes gjennomsnittlige inntekt.

Bidrag av handelsinntekter

Regnskap for å sette inn handelsinntekter med et bedriftskort knyttet til en brukskonto ligner på et vanlig innskudd av penger fra selskapets kasse:

Sette inn penger til en spesiell kortkonto:

Gjenoppta

Regnskap for transaksjoner på bedriftskort har sine egne egenskaper. For å organisere et selskaps regnskap på riktig måte, er det nødvendig å utvikle interne regler for regnskap og bruk av betalingsinstrumenter.

Et bedriftskort kan utstedes for å gjøre små kjøp for bedriftens aktuelle behov eller for bruk på forretningsreiser. Kortene er tilgjengelige i tre versjoner:

1. Debet– dette betalingsinstrumentet lar deg bruke penger som tidligere ble kreditert kontoen knyttet til plastkortet. Hvis brukerens tilgjengelige saldo ikke er nok, vil han ikke kunne låne ytterligere midler fra banken.
2. Kreditt– den betjenende bankinstitusjonen setter en kortgrense som brukere kan betale for kjøp innenfor.
3. Debetkort med kassekreditt. Når du betaler med et slikt kort, kan bedriftskunder bruke ikke bare ressursene som er tilgjengelige på kontoen, men også kredittgrensen som er tildelt av banken. Lån vil bli tilbakebetalt automatisk første gang midler mottas på kortet.

Funksjoner ved betalinger med et bedriftskort

Et bedriftskort utstedt av en finansorganisasjon forblir dens eiendom, og pengene på det tilhører selskapet som plasten ble utstedt for. Kunden får kun fullmakt til å bruke kortet i betalinger, utføre operasjoner for å kreditere og bruke midler på kortkontoen. Plastkortet utstedt av banken er ikke regnskapsført av selskapet.

VIKTIG! En virksomhet er ikke pålagt å rapportere åpning av bedriftskort (debet eller kreditt) til skattekontoret. Denne funksjonen er tilordnet bankinstitusjoner som tilbyr tjenester for utstedelse og service av slike betalingsprodukter.

Ansatte må sende inn skriftlige rapporter til arbeidsgiveren om bevegelsen på bedriftskortet i hvert tilfelle de tar ut midler fra det eller utfører utgiftstransaksjoner med dets hjelp. Pengeressurser overført til denne typen kort reflekteres i selskapets regnskap som en del av regnskapsmessige beløp. Ansvarlige ansatte som får råderett over bedriftskort plikter å:

• med frekvensen etablert av bedriften for å utarbeide rapporter om bevegelse av midler på bedriftskort, sende inn en sluttrapport (en organisasjon kan utvikle sin egen rapportmal eller invitere ansatte til å fylle ut);
• oppbevar alle dokumenter som bekrefter hver operasjon og legg dem ved rapporten (sjekker, handlinger, fakturaer).

Regnskapsavdelingen, etter å ha mottatt rapporter fra ansvarlige tjenestemenn om utgifter til midler fra bedriftskort, verifiserer dataene med kontoutskrifter. Hvis mangler blir identifisert på grunn av urimelig eller upassende bruk av midler fra et bedriftskort, kan selskapet holde tilbake skadebeløpet fra den ansatte dersom en rekke betingelser er oppfylt:

• mengden skade forårsaket av handlingene til den ansvarlige personen kan bestemmes pålitelig;
• skylden til en bestemt ansatt er dokumentert;
• Basert på resultatene av en intern undersøkelse, ga lederen av selskapet en ordre om å holde tilbake underskuddsbeløpet;
• fra tidspunktet for registrering av forekomsten av mangel eller skade til dagen for utstedelse av en ordre om å holde tilbake et visst beløp fra lønnen til gjerningsmannen, har det ikke gått mer enn en måned;
• de påståtte fradragene er ikke bestridt av den som er skyld i.

VIKTIG! Bedriftskort kan ikke brukes til å utstede lønn og sosiale ytelser til ansatte.

Antall bedriftskort for ett selskap er ikke begrenset. En organisasjon kan bestille flere personlige eller ikke-tilpassede kort fra banken og knytte dem til en eller forskjellige kontoer. For hvert plastkort er det mulig å begrense utgiftsbeløpet ved å sette en individuell grenseverdi.

Ved å bruke et bedriftskort kan du utføre følgende utgiftstransaksjoner:

• betaling av utgifter for ansatte på forretningsreiser;
• gjennomføring av overføringer til fordel for offentlige tjenester;
• gjennomføre oppgjør med motparter;
• kjøp av eiendeler med lav verdi;
• betaling av regninger for tjenester direkte knyttet til selskapets forretningsvirksomhet.

Betalingsprosedyre og utgiftsgrense

For å sikre at arbeidet med kort i bedriften går smidig, anbefales det å følge med på bruken av bedriftskortressurser hos ansatte. For dette formålet er det mulig å godkjenne en lokal lov som regulerer betalingsordningen for kortet og hyppigheten av å utarbeide rapporter om brukt penger.

Det interne regelverket for bruk av bedriftskort utfører en rekke oppgaver:

• minimerer risikoen for tvister med skattemyndighetene i spørsmål om uttak av kontanter fra kort;
• godkjenner en liste over situasjoner der arbeidsgiveren har rett til å fremsette krav mot den ansvarlige ansatt for uriktig tilegnelse av penger, identifisert mangel eller misbruk;
• gjør prosessen med å holde tilbake kortmangel fra skyldige parter så transparent og forståelig som mulig.

I reglene for bruk av bedriftskort godkjent av bedriften, er det nødvendig å fastsette grenser for ulike typer utgiftshandlinger, godkjenne listen over ansatte som har tilgang til penger på plastkort og etablere en tidsramme for slik tilgang. Den lokale loven skal inneholde en mal for rapport om bruk av midler fra kortet og frist for innlevering til regnskapsavdelingen. Ansatte som har fullmakt til å foreta betalinger med bedriftskort må utstede en kvittering for å holde PIN-koden til kortet hemmelig for tredjeparter.

MERK! I de interne forskriftene om prosedyren for bruk av bedriftsbetalingskort er det nødvendig å gi et avsnitt for å beskrive tiltakene for ansvar for brudd av økonomisk karakter for personell som er autorisert til å bruke bedriftsplastkort.

Hvis et selskap har åpnet et kredittkort eller debetkort med en kassekreditt, kan pengegrensen som er etablert på det, økes på bekostning av ressursene til den betjenende banken. I dette tilfellet vil selskapet ha låneforpliktelser overfor finansinstitusjonen.

HUSKE! Et lån klassifiseres som mottatt først etter at kontanter eller ikke-kontante kredittpenger er avskrevet. Det er i dette øyeblikk at kortsiktige kredittforpliktelser skal reflekteres i regnskapet i mengden av den brukte kredittgrensen.

Ansvarlige personer, forutsatt at de bruker bedriftskort, er ikke underlagt grensene fastsatt av sentralbanken i direktiv nr. 3073-U datert 7. oktober 2013.

Regnskap, konteringer

At et bedriftsbetalingskort utstedes til en ansatt skal ikke gjenspeiles i bedriftens regnskap. Konteringer foretas når det er transaksjoner utført med denne typen kort. Alle oppgjør med disse betalingsinstrumentene vises på konto 55. Data fra rapportene til personer som er autorisert til å bruke midler fra kort er lagt inn på 71 kontoer. Analyser utføres fordelt på kortkontoer og separat for hver ansvarlig person.

Alle regnskapstransaksjoner kan reflekteres gjennom følgende korrespondanse:

1. D55 – K51– midler på kortkontoen ble fylt opp fra selskapets brukskonto.
2. D55 – K66– kredittforpliktelser overfor banken oppsto som følge av overforbruk av tilgjengelige ressurser på bedriftskredittkortet.
3. D91 – K55– midler ble avskrevet fra bedriftskortet for å betale en provisjon til banken.
4. D71 – K55– den ansatte foretok en debettransaksjon med et bedriftskort.
5. D25 (eller 26, 60, 10, 44, 76) – D71 beløpene angitt i den regnskapspliktige personens rapport er tatt i betraktning.
6. Hvis en kredittgrense er aktivert, vises rentene på den ved kontering D91 – K66.
7. D66 – K55– lånet på bedriftskortet er tilbakebetalt.

Hvis midler på en kortkonto fylles opp med utenlandsk valuta, må saldoene deres på rapporteringsdatoene revalueres. Valutakursdifferansene som oppstår under denne prosedyren vises på 91 kontoer.

Dersom virksomhetens regnskapsavdeling ikke har umiddelbar tilgang til kontoutskrifter for kortkontoer, foretas regnskapsføringer med deltakelse av konto 57:

• D71 – K57– en utgift ble gjort fra kortet av den ansvarlige personen;
• D57 – K55– gjenspeiler data fra den ansvarlige personens rapport og kontoutskriften om forbruk av midler fra bedriftskortet.

Den siste konteringen opprettes på datoen for mottak av dokumenter som bekrefter bevegelsen av kontoen fra finansinstitusjonen som betjener. Hvis den ansatte ikke kunne dokumentere utgiftene han har gjort fra kortet, vises utgiftene på kontoutskriften ved å bokføre D73 – K55. Disse beløpene må enten bekreftes av den ansatte for å fastslå at de er økonomiske gjennomførbarheten, eller returneres av den ansvarlige personen.