Forhåndsrapport (skjema nr. AO-1)

Forhåndsrapport- Dette er et dokument primær regnskap, bekrefter utgiftene til regnskapspliktige beløp utstedt på forhånd med støttedokumenter vedlagt. Forhåndsrapporten fylles i utgangspunktet ut av den ansvarlige personen (som mottok kontantene) og sendes av denne til regnskapsavdelingen for videre verifisering, godkjenning av lederen og avskrivning av påløpte utgifter. Skjema for forhåndsrapport ligger i albumet med enhetlige regnskapsskjemaer kontanttransaksjoner og lagerresultater kontanter kalt - Skjema nr. AO-1.

Utstedelse av kontanter på konto utføres gjennom organisasjonens kasse ved hjelp av en utgiftskontantordre, som indikerer tiltenkt formål dette beløpet. Organisasjonens regnskapsavdeling skal ha en bestilling som inneholder en liste over personer som har rett til å motta midler til å rapportere for næringsutgifter (inkludert kjøp av drivstoff og smøremidler). Den tilsvarende ordren må også godkjenne vilkårene som slike forskudd utstedes for (de er ikke begrenset av loven). Grunnlaget for utstedelse av midler til reiseutgifter fungerer som et reisebevis eller en ordre fra en leder å sende en ansatt til forretningsreise.

Senest 3 virkedager fra datoen for utløpet av perioden forskuddet ble utstedt for, eller retur fra forretningsreise, ansvarlig person skal leveres til regnskapsavdelingen utgiftsrapport med dokumenter som bekrefter utgifter og foreta den endelige betalingen. Forhåndsrapportskjemaet er utarbeidet i ett eksemplar.

Skjema for forhåndsrapport dobbeltsidig På forsiden må den ansvarlige personen angi navnet på organisasjonen, nummeret på forhåndsrapporten og datoen for dens fullføring, hans fulle navn, avdelingen der han er registrert, og personellnummer, hvis noen, samt din posisjon og formålet med fremrykningen. Nedenfor, på venstre side av forsiden av forhåndsrapporten, fyller den ansvarlige personen ut en tabell der han angir informasjon om forrige forskudd, midler som nå er mottatt, deres utgifter, overforbruk eller saldo.

På baksiden av skjema AO-1 skriver den ansvarlige personen ned en liste over dokumenter som bekrefter påløpte utgifter (reisebevis, kvitteringer, transportdokumenter, kassekvitteringer, salgskvitteringer og andre støttedokumenter), og kostnadsbeløpet for dem (kolonne 1 - 6). Dokumenter vedlagt utgiftsrapporten er nummerert i den rekkefølgen de er registrert i rapporten. Linje 1a på forsiden, skjemaer og kolonne 6 og 8 på baksiden av forhåndsmeldingsskjemaet fylles ut dersom forskuddet ble utstedt i utenlandsk valuta(for eksempel på forretningsreise i utlandet), i henhold til reglene og gjeldende lovgivning.

Videre utarbeidelse av forhåndsrapport utført av regnskapsfører. I "Regnskapsføring"-tabellen på forsiden legger han inn tallene på tilsvarende kontoer og beløp på baksiden av skjemaet, utgiftsbeløpene som er akseptert for regnskap er angitt (kolonne 7 - 8), og kontoene (; underkonti) som belastes for disse beløpene (kolonne 9) . Etter å ha kontrollert riktigheten av utfylling av utgiftsrapporten, utarbeidelse av støttedokumenter og tiltenkt bruk av midler, skal regnskapsfører markere at rapporten er verifisert og godkjent i riktig beløp (i tall og i ord), fylle ut en kvittering på forsiden av skjemaet og overlate det til den ansvarlige. Deretter plasseres underskriftene til regnskapsføreren og regnskapssjefen med sine utskrifter på den fremre delen av forhåndsrapportskjemaet, om nødvendig, beløpene for saldoen eller overforbruket og detaljene for utgiften eller kvitteringen for kontantbestillinger; innbetaling er lagt inn.

Verifisert utgiftsrapport må signeres (med utskrift) av lederen av organisasjonen eller en autorisert person, for hvilke en tilsvarende linje er angitt øverst på forsiden av utgiftsrapportskjemaet. Etter godkjenning godtas dokumentet for regnskap for avskrivning av regnskapspliktige midler. Restbeløpet av det ubrukte forskuddet skal godskrives kassen, og det overforbrukte beløpet skal utstedes til den ansvarlige på foreskrevet måte.

Det er ikke tillatt å utstede kontanter til en regnskapspliktig person som har gjeld på et tidligere forskudd, og å overføre kontanter utstedt på konto til en annen person.

Se også:

Ved utstedelse av ansvarlige pengebeløp på en bedrift til en ansatt, blir det nødvendig å utarbeide en forhåndsrapport.

La oss vurdere hva prosedyren for å utarbeide et slikt dokument er i kraft i 2019, for ikke å bryte loven og ikke støte på krav fra inspeksjonsstrukturer.

Den rapporterende ansattes plikt er å levere rapport og dokumenter innen fastsatt tidsramme som kan forsvare påløpte utgifter.

Men når du utarbeider slike rapporter, er det verdt å følge klare regler som er etablert ikke bare av russisk lovgivning, men også av lederen av selskapet gjennom godkjenning av lokale dokumenter.

Generelle punkter

En forhåndsrapport er et av dokumentene som er utarbeidet i en bedrift, og som skal utarbeides i samsvar med lovene.

La oss finne ut hva reguleringsdokumenter det gis en definisjon og hvilke bestemmelser i loven som må støttes av regnskapsførere og ansvarlige ansatte i selskapet.

Hva er det?

Med forhåndsmelding mener vi typen regnskapsdokument, som er nødvendig for at en bedriftsansatt skal rapportere om pengeforbruk på kjøp av varer, tjenester og arbeid.

Et slikt dokument må leveres til regnskapsføreren sammen med dokumentasjon som bekrefter gyldigheten av kostnadene som påløper.

Forskuddsbeløp kan bare utstedes i en publikasjon som inneholder en liste over ansvarlige personer, reflekterer vilkårene, formålene som penger kan utstedes til, og beløpet deres.

Formålet med dokumentet

Ved hjelp av en forhåndsrapport gir bedriftens ansatte bekreftelse på brukte beløp som tidligere ble utstedt etter ordre fra arbeidsgiver.

Hvordan fylle ut en forhåndsrapport riktig?

Forhåndsrapporter fylt ut av ansatte som ble utstedt målrettede midler organisasjon. Det utfylte skjemaet overleveres til en ansatt i bedriftens regnskapsavdeling, det kontrolleres og undertegnes av autoriserte personer.

Den rapporterende medarbeider skal tilbakeføre alle gjenværende midler til selskapets kasse i henhold til vedtatte regler.

Beløpet utover fastsatt grense utstedes pr. På grunnlag av forhåndsrapporter blir pengene utstedt av kontoen avskrevet.

Samlet ny form for skjema (AO-1)

De bruker den regulerte formen for primær regnskapsdokumentasjon AO-1 (OKUD 0302001), som ble vedtatt av regjeringen (iht.).

Vi vil bruke følgende skjema for å registrere penger som gis til en person som anses ansvarlig for forretnings- eller andre utgifter.

Etter godkjenning av utarbeidet forhåndsrapportskjema avskriver regnskapsfører det og regnskapsfører det.

Ved behov gjennomføres refusjon av utgifter utover rammene. Et slikt dokument bør utformes i ett eksemplar på papir eller elektronisk.

For å forhindre dette, la oss finne ut når vi skal sende inn en rapport til ledelsen og hvor lenge slike skjemaer skal oppbevares hos bedriften.

Innlevering til regnskap

Den som mottok regnskapspliktige penger skal levere rapport innen 3 dager etter utløpet av perioden de er utstedt for. Alle frister for fremskaffelse av dokumentasjon settes av virksomhetsleder.

Slike funksjoner er diskutert i klausul 11 ​​i reglene for å utføre alle kontanttransaksjoner i Russland, som ble vedtatt.

Sende en rapport:

Lagring i organisasjonen

Perioden hvor forhåndsrapporter vil bli lagret er fastsatt av lovgivningen i Den russiske føderasjonen.

Det er ett "Men" - det er 3 slike perioder Dokumentasjon med informasjon om lagringsperioder kan deles inn i følgende grupper:

• skatt (ved beregning av skattebetalinger);
• regnskap.

Fristene er spesifisert i følgende bestemmelser:

Virksomheten skal sørge for sikkerheten til slike dokumenter og sørge for trygge forhold.

Ved endring av ledelsen må dokumenter overføres i samsvar med reglene foreskrevet i de lokale dokumentene til foretaket ().

Hovedkilden er, som sier at rapporten skal oppbevares i minst 5 år (paragraf 4, punkt 4 i andre ledd).

Tilgjengelighet av dokumenter som bekrefter utgifter

Hvis du skal sende en ansatt på forretningsreise, utstedes følgende sertifikater:

• et dokument som bekrefter retningen fra den ansatte til;
• til selskaper.

Etter at bestillingen er presentert og en kontantbestilling er utarbeidet, mottar den regnskapspliktige penger fra kassa.

Hvis en slik ansatt bruker de utstedte midlene, må han få sertifikater som bekrefter utgiftene.

	Det regnes ikke som en variant primær dokumentasjon, Men skattearbeidere under inspeksjoner kan de be om det, siden det bekrefter faktisk betaling. Sjekker skal være tydelig stemplet og all informasjon skal være leselig. Dersom slikt dokument ikke fremlegges, kan utgifter godtas dersom andre attester foreligger. Det vil si at det er lov å gi forhåndsrapport uten kontantkvittering i 2019
Strengt rapporteringsskjema	Ved kontroll av et slikt dokument vil det bli kontrollert om det er korrekt utformet og om det foreskrevne skjemaet benyttes. Den skal vise følgende data: navn, serie og skjemanummer; navn på selskapet, fullt navn på den enkelte gründer; plasseringen av den juridiske enheten; service; pris; betaling; datoer; stilling til den som har utstedt dokumentet mv.
	Som ikke har en enhetlig form. Hvordan registrere utgifter til beløp på sjekker? I påbudt Du må oppgi følgende informasjon: tittelen på dokumentet; datoen da dokumentet er utarbeidet; firmanavn; forretningsdrift; mengder; informasjon om personen som har utstedt sjekken; signatur. Angivelse av nummer og segl er ikke et obligatorisk krav
Fakturaer
	—
Kassekvitteringer	—
Betalingsdokumenter	Ved kontantkvittering bestillinger

Etter retur skal den utsendte arbeideren levere forhåndsrapport og tilhørende dokumenter til regnskapsavdelingen.

Hvis en ansatt bruker mer penger og ikke berettiget, overskytende beløp fra forhåndsrapporten trekkes fra overskuddet til slik ansatt.

Alle sertifikater er utarbeidet i henhold til kravene spesifisert i lovdokumenter. Hvis du bryter dem, vil du møte krav fra representanter skattestrukturer, bøter.

Ofte stilte spørsmål

Det er en rekke nyanser som er verdt å huske for selskaper som praktiserer å utstede ansvarlige midler til sine ansatte.

For eksempel vet ikke alle hva de skal gjøre med nummereringen av utgiftsrapporter, eller hva som er funksjonene ved å utarbeide et dokument for forretningsbehov. Nybegynnere gjør også feil når de fyller ut skjemaet i 1C-programmet.

Hvordan opprette et aksjeselskap for forretningsbehov?

For eksempel får en ansatt penger til forretningsbehov i kassen. Han signerer .

Etter å ha fullført oppgaven presenteres et sertifikat for fullført arbeid, som er signert av kommisjonen. Bør regnskapsavdelingen fremlegge et dokument som bekrefter lukkingen av forskuddsbetalingen?

Men for å motta rapporteringsbeløpet, må alle ansatte skrive en erklæring som gjenspeiler følgende data:

• størrelsen på beløpet;
• perioden som midler mottas for;
• dato;
• ledelsens signaturer.

Tidligere har direktøren markert beløp og frister for hver. I 2019 kan slik informasjon skrives inn på en personlig datamaskin.

Lederen er kun pålagt å signere. Eksempel på søknad:

Dersom arbeidstaker ikke rapporterer om midlene som tidligere ble rapportert, har han ikke rett til å motta et annet beløp.

Retten til å foreta overføringer til brukskontoer av ansvarlige midler dukket opp etter godkjenning.

For å overføre til et kort trenger du:

1. Sett en hake i regnskapsdokumentasjon en lapp som indikerer at kontanter fra kassa ble overført til den ansattes kort.
2. Motta en erklæring fra den ansatte med samme merke og kontodetaljer.
3. skal inneholde en merknad om at midlene er ansvarlige.
4. I regnskapsprinsipper Regnskapsavdelingen utvikler og sikrer et forhåndsrapporteringsskjema, hvor det vil være en post for å reflektere pengene som overføres til kortet.
5. Be den ansatte beholde lappen etter at betaling er foretatt.

Kontanter må nå også reflekteres i skatte- og regnskapsposter:

Det er lov å reflektere ansvarlige penger som er notert på bedriftskort. En erklæring skrives i fri form, og en ordre gis av lederen.

Husk at du ikke trenger å avskrive regnskapsmessige beløp til inntektsskatt før arbeidstaker leverer forhåndsrapport med alle nødvendige dokumenter.

Du bør heller ikke lade forsikringspremier og holde tilbake inntektsskatt individuell. MVA kan være inkludert på flybilletter. Ellers er det bare å følge de enkle reglene.

Om nødvendig kan noen ansatte få midler til foretakets underholdnings- eller forretningsutgifter. De har rett til å motta penger basert på ordre fra lederen angående ansvarlige personer, hvis deres fulle navn. og stilling er angitt i listen over personer som har denne muligheten.

Dokumentskjema

Utgifter til penger gitt til en ansatt på forhånd bekreftes ved hjelp av et primært regnskapsdokument - en forhåndsrapport. Skjemaet representerer enhetlig form nr. AO-1, ​​hvorav den ene delen fylles ut av den ansatte, den andre av regnskapsføreren.

Retur av regnskapspliktige beløp i henhold til forhåndsrapporten

Det er visse frister for å sende inn en forhåndsrapport fra den regnskapspliktige, innenfor hvilke arbeidstakeren er forpliktet til å rapportere om brukte midler.

Etter å ha mottatt midlene, plikter den regnskapspliktige innen en periode som ikke overstiger tre virkedager etter utløpsdatoen som midlene ble utstedt på konto for, eller fra datoen for å gå på jobb, fremlegge en forhåndsrapport med vedlagte støttedokumenter (klausul 6.3 i instruksjon nr. 3210- U).

Hvis den ansatte ikke har brukt midlene fullt ut, utarbeides det en forhåndsrapport for den brukte delen, som indikerer mengden ubrukte penger - dette er tilbakeføringen av de ansvarlige beløpene i henhold til forhåndsrapporten.

Det er heller ikke uvanlig at en ansatt først bruker sine egne penger, deretter tar med dokumenter og får pengene tilbake. Han må i så fall kontakte regnskapsavdelingen med søknad om refusjon av påløpte utgifter. Regnskapsføreren gjør også slike beregninger ved hjelp av en forhåndsrapport. Derfor kan denne situasjonen også tilskrives tilbakeføring av forskuddsbeløp i henhold til forhåndsrapporten.

Hvis den ansatte ikke har gjort noen utgifter i det hele tatt, returnerer han det regnskapspliktige beløpet til kassereren og utarbeider ikke forhåndsrapport.

Det må huskes: hvis fristen for å sende inn en forhåndsrapport fra den ansvarlige personen ikke ble overholdt, anses dette som et brudd på kontantdisiplin (artikkel 15.1 i den russiske føderasjonens kode for administrative lovbrudd).

Fyllingsprosedyre

La oss nå se nærmere på prosedyren for å fylle ut dokumentet.

Fylles ut av ansatt

Ansikt.

Så, på forsiden av skjema nr. AO-1, ​​må den ansatte:

Angi firmanavn og OKPO-kode.

2. Angi datoen da dokumentet ble kompilert og tilordne et nummer.

3. I kolonnen "rapport i beløp" legger vi inn beløpet som den ansatte brukte på bedriftens husholdningsbehov. For eksempel fikk han fem tusen rubler, men han brukte fire tusen. Derfor angir han i denne kolonnen fire tusen.

4. Vi angir navn og kode for den strukturelle enheten.

5. Etter dette, angi ditt fulle navn. den ansvarlige personen, hans personalnummer og yrke (stilling).

6. Angi formålet med forskuddet.

7. På venstre side av tabellen på forsiden av skjemaet, angi beløpet mottatt fra selskapets kasse (eller bankkort). Om nødvendig, angi beløpet utstedt i utenlandsk valuta.

8. Vi angir det totale beløpet mottatt.

9. Vi angir beløpet brukt på virksomhetens behov.

10. Angi beløpet på saldoen.

Baksiden.

11. På baksiden av skjemaet, i kolonne 1-6, må den ansatte føre opp alle dokumenter (salgskvitteringer, kontantkvitteringer, etc.) som bekrefter utgiftene som den ansatte har gjort, med angivelse av brukte beløp. Dokumenter skal nummereres etter rekkefølgen de er oppført i utgiftsrapporten.

Nå om hvilken informasjon den ansatte skal legge inn i de aktuelle kolonnene:

• 1 — betalingsnummer tildelt dokumentet som bekrefter utgifter;
• 2 - dato for sjekk;
• 3 — sjekknummer;
• 4 - navnet på dokumentet som bekrefter utgifter;
• 5 - beløpet på utgiftene i rubler legges inn her;
• 6 - fylles ut om nødvendig. Den angir utgiftsbeløpet i utenlandsk valuta;
• "Total"-linjen angir det totale utgiftsbeløpet.

12. Etter at den ansatte har fylt ut de obligatoriske feltene, må han sette sin signatur på skjemaet med utskrift. Deretter må du sende inn dokumentet til regnskapsavdelingen. Regnskapsfører vil kontrollere at skjemaet er riktig utfylt.

Fylles ut av regnskapsfører

Ansikt.

13. Etter å ha mottatt skjemaet skal regnskapsfører sørge for at det er korrekt utfylt. Dersom det ikke blir funnet feil, noterer regnskapsfører dette i kolonnen «rapport verifisert» og signerer.

Etter dette går regnskapsføreren videre til å fylle ut skjemaet videre.

15. Regnskapsføreren fyller ut den avtakbare delen av skjemaet, signerer og gir den til den ansatte

Baksiden.

16. Regnskapsføreren registrerer opplysninger i kolonne 7 og 8. Her angis størrelsen på utgifter som godtas for regnskapsføring. Kolonne 9 angir antall regnskapskonti som debiteres for utgiftsbeløpet. Beløpene angitt av den ansatte og regnskapsføreren må være de samme.

Etter dette fyller regnskapsføreren ut ansikt forhåndsrapport.

Ansikt.

17. På forsiden i høyre tabell legger regnskapsfører inn følgende informasjon:

• saldo eller overforbruk av forrige forskudd;
• beløpet på forskuddet mottatt fra foretakets kasse;
• beløp brukt;
• saldo eller overforbruk av forskuddsbeløp;
• regnskapsføring - informasjon er hentet fra dataene i kolonne 9, som er på baksiden.

19. Direktøren godkjenner dokumentet og returnerer det til regnskapsavdelingen. Deretter lagres den i selskapets regnskapsavdeling i 5 år. Etter denne perioden blir den ødelagt.

Du kan laste ned prøven på nettsiden vår.

Forhåndsrapport (skjema AO-1) er et enhetlig dokument for regnskapsføring av ansattes utgifter under en forretningsreise. Ved retur fra en forretningsreise er arbeidstaker pålagt å rapportere, som han leverer et utfylt reisesertifikat for, som du kan laste ned, og en forhåndsrapport, hvis form er i enhetlig form AO-1.

Forhåndsrapport JSC -1 er det primære dokumentet som er nødvendig for å redegjøre for mengden kontanter utstedt til den ansatte for visse formål, for eksempel:

• reisegodtgjørelse utgifter ;
• administrativt eller produksjon utgifter .

Utstedelsen av det regnskapsmessige beløpet formaliseres i foretakets kasse ved hjelp av en utgiftskontantordre (RKO). Pengene som mottas må kun brukes til de formål som er spesifisert i RKO. Kassereren er forpliktet til å dele ut pengebeløp personlig kun til en ansatt som har inngått en arbeidsavtale med organisasjonen, og hans navn er inkludert i listen over bestillingen om personer som kan ta hensyn til penger. Grunnlaget for utstedelse av beløpet vil også være en ordre som skal sendes på forretningsreise eller forretningsreise sertifikat.

Etter at regnskapsfører har brukt de utstedte midlene, skal det utarbeides en forhåndsrapport som sendes til regnskapstjenesten innen tre virkedager.

Hvordan fylle ut AO-1 riktig? Vi inviterer deg til å laste ned en eksempelutgiftsrapport, som du finner på slutten av artikkelen. Blank form Du kan også laste ned utgiftsrapporten nedenfor.

Dersom reisebeviset bekrefter selve det faktum at arbeidstakeren er på forretningsreise, er forhåndsrapporten en bekreftelse på den ansattes arbeid. Dokumenter som bekrefter utgiftene til de utstedte beløpene er vedlagt forhåndsrapporten.

Det fylles også ut forhåndsrapport ved utstedelse av midler mot rapporten til ansatte ved ulike behov. Samtidig må du huske at penger kan gis til en ansatt på konto bare hvis han er inkludert i ordren om ansvarlige personer.

Prosedyre for å utarbeide forhåndsrapport (skjema AO –1)

Dokumentet utarbeides av både den ansatte og den ansatte i regnskapsavdelingen.
Den rapporterende personen skal fylle ut følgende opplysninger:
1. Organisasjonsnavn;
2. Samlingsdato ;
3. Utnevnelse av forskuddsbetaling ( produksjon, representant, reisegodtgjørelse utgifter osv.);
4. Personopplysninger, nemlig: etternavn og initialer, strukturell enhet som regnskapsføreren jobber i, personalnummer, stilling;
5. Informasjon om beløpet på siste forskudd;
6. Beløpet for delrapporten utstedt av kassereren;
7. Kolonnene "Forbrukt", "Saldo / Overutgifter", samt informasjon om antall dokumenter som er knyttet til JSC -1, fylles ut etter å ha skrevet og beregnet nødvendige data på den andre siden av rapporten;
8. Tabelldel om brukt betyr, nemlig:

• serienummer. Alle dokumenter som er vedlagt utgiftsrapporten skal nummereres i henhold til den sammenstilte listen;
• nummer, dato for hvert dokument, bekrefter målrettet bruk av midler;
• navn på dokumenter vedlagt JSC –1 (salgskvittering (kontant), kvitteringer for PKO, forretningsreise ID, faktura osv.), hva pengene ble brukt på;
• utgiftsbeløpet kopieres fra hvert dokument. Den rapporterende personen fyller kun ut kolonne 5 eller 6 (dette avhenger av oppgjørsvalutaen);
• beregning av det endelige beløpet. Deretter skrives summen om i kolonnen «Utbrukt» (punkt 7).

Etter at regnskapsføreren har bestått AO-1, ​​må den ansatte i regnskapstjenesten sjekke tilstedeværelsen av hvert dokument som bekrefter mengden midler som er brukt, deres riktige utgifter for de tiltenkte formålene, og må også fylle ut de resterende delene. For å bekrefte at rapporten i skjema AO -1 er levert til regnskapsavdelingen, får den ansatte en kvittering. Etter å ha gjennomgått alle dokumentene i originalen som bekrefter utgiften, kontrollert at utfyllingen er riktig, blir forhåndsrapporten til JSC -1 signert av regnskapssjef, regnskapsfører og direktør, og deretter akseptert for regnskap.

Forhåndsrapport AO-1. Prøvefylling

Forhåndsmeldingsskjemaet er et tosidig skjema det fylles ut av både regnskapsavdelingen og den ansatte selv.

Hva skal en ansvarlig person fylle ut i skjema AO-1?

På forsiden av skjemaet er følgende linjer skrevet:

• navnet på organisasjonen;
• dato for rapporten;
• strukturell enhet hvor han jobber;
• ditt fulle navn, stilling, personellnummer;
• formålet med forskuddet, det vil si hva det er planlagt å bruke de utstedte pengene på (husholdningsbehov, skrivesaker, reiseutgifter osv.);

På baksiden av skjemaet fyller den ansvarlige ut en tabell som viser hvordan pengene ble brukt. For hvert tilgjengelig støttedokument fylles det ut en tabelllinje, der nummer, dato, navn på dette dokumentet og beløpet brukt som gjenspeiles i dette dokumentet er skrevet sekvensielt i kolonnene. Etter å ha fylt ut hele tabellen i forhåndsrapportskjemaet, summeres resultatene på slutten, det totale beløpet beregnes, som er skrevet i "totalt" -linjen. Etter dette sender den regnskapspliktige inn forhåndsrapporteringsskjemaet til regnskapsavdelingen, vedlagt alle støttedokumenter.

Hva fyller regnskapsføreren ut i utgiftsrapporten?

Etter å ha mottatt rapporten, må regnskapsføreren kontrollere at utfyllingen er korrekt og sammenligne dataene gitt i tabellen med det som er spesifisert i vedlagte dokumenter. Dokumentet tildeles et individuelt nummer.

Nederst på forsiden fyller regnskapsføreren ut "kvittering"-linjene: fra hvem rapportskjemaet ble mottatt, nummer og dato, beløpet som ble brukt, antall vedlagte dokumenter, datoen rapporten ble akseptert og regnskapsførerens signatur. Kvitteringen utfylt på denne måten rives av hoveddelen av AO-1-skjemaet og overleveres til den ansvarlige som tegn på at rapporten er akseptert og verifisert.

MED baksiden av skjemaet fyller regnskapsfører ut linje 7 og 8, der han gjenspeiler beløpet som er akseptert for regnskap, og linje 9, hvor belastningen av kontoen skrives der påløpte utgifter avskrives.

Deretter må du gå tilbake til forsiden og fylle ut to små tabeller:

• den første gjenspeiler mengden saldo eller overforbruk tidligere fremskritt, hvis det var noen, skrives det utstedte forskuddsbeløpet i feltet "totalt mottatt", og beløpet som faktisk er brukt skrives i linjen "brukt". Hvis den ansatte brukte mindre penger utstedt, blir "saldoen" fylt ut, hvis mer, så "overforbruket". Dersom det er saldo, overføres de til kassen iht

Forhåndsrapport - et utvalg av fullføringen er diskutert i denne artikkelen. Dette er et dokument utarbeidet av en ansatt som har mottatt kontanter for utgifter gjort i organisasjonens interesse. Deretter vil vi fortelle deg i hvilken tidsramme, på hvilket skjema utgiftsrapporten skal utarbeides og hvilke dokumenter som må vedlegges den.

Hvorfor utarbeides en forhåndsrapport?

En forhåndsrapport er et dokument som bekrefter lovligheten av å bruke tidligere mottatte beløp og fullstendigheten av oppgjørene for dem av en ansatt i en organisasjon eller individuell gründer.

Den må utarbeides senest 3 dager (klausul 6.3 i instruksjonen fra sentralbanken i Den russiske føderasjonen "Om prosedyren for å utføre kontanttransaksjoner" datert 11. mars 2014 nr. 3210-U):

• etter slutten av perioden som det regnskapsmessige beløpet er utstedt for;
• gå tilbake til jobb på slutten av en forretningsreise eller periode med uførhet og ferie (hvis siste dag av rapporten falt på deres termin).

Vedlagt forhåndsrapporten:

• sjekker;
• salgskvitteringer;
• dokumenter utstedt av hoteller;
• strenge rapporteringsskjemaer;
• fakturaer;
• fakturaer.

Samt andre dokumenter som bekrefter utgifter utført av rapporteringsperson.

Hvilket skjema brukes forhåndsrapporten på?

Forhåndsrapportskjemaet (AO-1) ble godkjent ved dekret fra den russiske føderasjonens statsstatistikkkomité datert 1. august 2001 nr. 55. Resolusjonen gir korte instruksjoner om hvordan man fyller ut forhåndsrapporteringsskjemaet.

Foreløpig er ikke dette skjemaet obligatorisk, og hver organisasjon eller individuell gründer har rett til uavhengig å utvikle sitt eget forhåndsrapportskjema etter å ha godkjent det i regnskapspolicyen. Den samme posisjonen ble bekreftet i brevet fra Finansdepartementet i Den russiske føderasjonen datert 6. mars 2013 nr. 03-03-06/1/6700.

Imidlertid fortsetter mange organisasjoner å bruke dette eksempelskjemaet for å fylle ut en forhåndsrapport. Det er også implementert i de fleste regnskapsprogrammer.

Et eksempel på å fylle ut en forhåndsrapport kan lastes ned ovenfor.

Prosedyre og formål for utstedelse av ansvarlige midler

Klausul 2 i instruksjonen fra den russiske føderasjonens sentralbank "Om å foreta kontantbetalinger" datert 7. oktober 2013 nr. 3073-U tillater organisasjoner og gründere å utstede kontanter mottatt i kassen på konto for betaling:

• skrivesaker,
• porto;
• kommunikasjonstjenester;
• husholdningsutstyr;
• underholdning og reiseutgifter.

Regnskapspliktige beløp utstedes i henhold til kassekvitteringsordren.

Listen over ansatte som systematisk mottar penger på konto godkjennes etter ordre fra lederen, en kopi av disse overføres til kassen til bedriften eller den enkelte gründeren. For å motta penger skriver engangsregnskapsførere en uttalelse som indikerer det nødvendige beløpet og perioden det må utstedes for. Søknaden er signert av leder.

Ansvarlige penger kan bare utstedes til ansatte i organisasjonen. Dessuten, for å motta et nytt regnskapsmessig beløp for utgifter, trenger ikke den ansatte lenger å gjøre rede for pengene som er mottatt tidligere.

Beløpet som kan gis til en regnskapsfører en gang er ikke begrenset ved lov (punkt 6 i instruks nr. 3073-U).

Vær oppmerksom! Lovverket forbyr ikke overføring av regnskapspliktige penger til bedrifts- eller debetkontoer. plastkort(brev fra Finansdepartementet datert 21. juli 2017 nr. 09-01-07/46781). I dette tilfellet må prosedyren for overføring av beløp og rapportering for dem defineres i organisasjonens interne dokumenter.

Hvordan fylle ut forsiden av dokumentet

Forhåndsrapporten skal fylles ut både for hånd og vha dataverktøy. Det er godkjent av lederen av foretaket.

Overskriften på dokumentet indikerer:

• navn og OKPO til bedriften eller den enkelte gründeren;
• serienummeret til rapporten og datoen for dens utarbeidelse;
• strukturell enhet i organisasjonen (hvis noen);
• Fullt navn på den rapporterende personen;
• yrke, stilling og personalnummer til den rapporterende medarbeider.

Tabelldelen av dokumentet består av to deler:

• Saldoen eller overforbruket av midler vises til venstre. Ved utfylling for hånd kan dette gjøres av regnskapsfører selv.
• De rette er gjort regnskap, som gjenspeiler kostnadene til regnskapsføreren og oppgjør med ham.

Nedenfor vises antall dokumenter vedlagt rapporten og totalbeløpet for godkjent rapport i ord og tall.

Riktig utfylling av rapporten bekreftes av signaturen til regnskapsføreren som godtok forhåndsrapporten og regnskapssjefen som kontrollerte den.

Følgende er informasjon om den trukket saldo av forskuddsbeløp og kontantbestilling, som denne pengesaldoen ble satt inn i kassa eller mottatt en omberegning. Riktigheten av denne transaksjonen bekreftes av kassererens signatur.

Kvitteringen viser:

• dato for aksept av dokumentet;
• serienummer og dato for rapporten;
• beløp brukt;
• antall dokumenter vedlagt rapporten.

Kvitteringen er signert av regnskapsfører som godtok rapporten, skilt langs snittlinjen fra hoveddokumentet og overlevert regnskapsfører.

Slik fyller du ut baksiden av rapporten

Når du fyller ut denne delen av rapporten manuelt, fyller rapporteringsmedarbeideren ut tabellkolonne 1 til 6.

De angir datoen og nummeret på dokumentet mottatt av den ansvarlige personen fra selgeren, formålet med kostnadene, beløpet som ble brukt og valutaen som kjøpet ble gjort i.

Informasjon om hver utgift registreres av regnskapsfører på en ny linje. Dersom informasjon om en betalt tjeneste eller beskrivelse av et kjøp fyller flere linjer, legges informasjon om neste kjøp inn på linjen under.

Alle poster foretatt av regnskapsfører er nummerert i rekkefølge, og kostnadene summeres.

Kolonne 7, 8 og 9 fylles ut av organisasjonens regnskapsfører for hvert kjøp som regnskapsføreren gjør.

Ved utfylling på datamaskin genereres hele tabellen i et regnskaps- eller lignende program.

Nøyaktigheten av oppføringene bekreftes av regnskapsførerens signatur.

Eksempel på utfylling av forhåndsrapport

La oss nå se hvordan du fyller ut en forhåndsrapport og et eksempel på å fylle ut en rapport i en spesifikk situasjon.

Eksempel

La oss gi et eksempel på å fylle ut en forhåndsrapport fra en ansatt i LLC " Nytt hjem»Chanov I.I., som mottok 07/02/2018 for kjøp av inventar og materialer for behovene til organisasjonens motorvognpark 3600 rubler.

Den 07/06/2018 utarbeidet vaktmesteren I.I. Chanov en forhåndsrapport om pengene som ble brukt til et beløp på 3 540 rubler. og leverte 2 dokumenter.

Den 07.05.2018 kjøpte han:

• Et sett med skrutrekkere og nøkler til en verdi av 1200 RUB. iht følgeseddel nr. 14.
• Et sett med låsesmedverktøy til en verdi av 2340 RUB. i henhold til fraktbrev nr. AT002/1.

Kontantkvitteringer var vedlagt begge fakturaene.

De resterende 60 rubler på hånden. Chanov I.I. returnerte 07/06/2018 til organisasjonens kasse.

Et eksempel på å fylle ut en forhåndsrapport i 2018 for nedlasting ble presentert i artikkelen vår ovenfor.

Forhåndsrapporten leveres av den ansatte i virksomheten eller den enkelte næringsdrivende senest kl frist på skjemaet etablert av den russiske føderasjonens statsstatistikkkomité, eller i henhold til et uavhengig utviklet skjema. Den fylles ut for hånd eller ved hjelp av datamaskin og sendes til regnskapsavdelingen sammen med støttedokumenter.