Vedlikeholde en betalingskalender. Hvordan lage en betalingskalender. Eksempel i Excel. Positiv kontantstrøm

Betalingskalenderoppgaver

1. Unngå kontanthull og manglende oppfyllelse av selskapets forpliktelser overfor motparter. Hovedformålet med å lage en betalingskalender er å bekjempe kontanthull, der det ikke er penger i kassa eller på brukskontoen. Siden betalingskalenderen faktisk er en planlagt "tidsplan" for bedriftens DDS-flyt, lar betalingskalenderen deg forutsi kontanthull og iverksette tiltak på forhånd for å eliminere situasjoner der det er nødvendig å foreta betalinger i mangel av tilstrekkelige midler på selskapets konto. Ved å følge prinsippet "forvarslet er forearmed", kan du raskt endre planer for å bruke DS, og dermed forhindre et kontantgap.

Du kan gjøre foreløpige "estimat", endre datoene for mottak og betalinger, koordinere dem med motparter - og reflektere alt dette direkte i betalingskalenderen.

2. Ikke la midler brukes utover de godkjente beløpene. Selv om en bedrift har mye penger, betyr ikke dette at de kan brukes tankeløst. Utgifter er kun tillatt innenfor de aksepterte budsjettene. Uforutsette situasjoner som krever å gå utover budsjettet er snarere unntak fra generell regel. Betalingskalenderen lar deg kontrollere om betalingen er innenfor budsjettet.

3. Håndtere selskapets likviditet. Et av hovedkriteriene for riktigheten av ledelsesbeslutninger tatt i finanssektoren, er positiviteten til den totale flyten av DS til enhver tid.

4. Gi pålitelig informasjon på nettet. Det er viktig å motta økonomisk informasjon raskt. Ulempen med betalingskalenderen implementert i Excel er tiden brukt på å gjenoppbygge rapporteringen. Betalingskalenderen skal integreres i driftsregnskapssystemet slik at det ikke kreves dobbeltføring for å få pålitelige data.

5. Sørg for at prosedyrene for å godta å betale utgifter følges på riktig måte. Godkjenningsprosedyren bør inkludere en viss delegering av ansvar, avhengig av betydningen av en bestemt betaling.

6. Eliminer den menneskelige faktoren så mye som mulig.

Hovedformålet med å bruke en betalingskalender er å bekjempe kontanthull. Presentasjon av betalingsplanen i en enkel, visuell form lar deg tydelig se bildet av bevegelsen kontanter, generert av driftsplanleggingsdata basert på informasjon om planlagte mottak og avskrivninger av midler.

Ris. 1

betalingskalender kontantstrøm

De viktigste stadiene for å utvikle et betalingskalendersystem

1. Dannelse av planlagte data (denne prosessen implementeres som en del av budsjettering og er obligatorisk forberedende stadium, fordi muligheten for betaling kontrolleres ved hjelp av planlagte data).

Det forutsettes at selskapet har finansiell struktur med dedikerte sentrale finansdistrikter er budsjettering som styringsverktøy innført og fungerer. Dette stadiet er grunnlaget for betalingskalenderen, fordi kontroll av muligheten for betaling/mottak skjer i sammenheng med visse planlagte data.

Det er viktig å utarbeide BDDS vedrørende kontantstrømmer for hoved-, investerings- og finansielle aktiviteter, som det er nødvendig med budsjetter for både kjernevirksomhet og investeringsprosjekter. Det er tilrådelig å tildele en person som er ansvarlig for hver artikkel (dvs. en ansatt som tar beslutninger og er ansvarlig for både planlagt og faktiske tall, avvik fra faktaplanen)

2. Fastsettelse av listen over analyser (DDS-artikkel, motparter, kontrakter, kilde til DS), i forbindelse med hvilken muligheten for betalinger og kvitteringer vil bli sjekket.

Listen over analyser lar deg lage et verktøy for å sjekke innbetalinger/kvitteringer for gjennomførbarhet.

Du kan bruke følgende analyser: CFD, kilde til DS, motpart (mottaker av DS), avtale med motparten (som betalinger skal utføres under), DDS-element (som DS-betalinger skal utføres under), prosjekt (som investering for betalinger vil bli utført), betalingsprioritet.

Når du identifiserer analyser i regnskapssystemet, er det nødvendig å huske prinsippet om økonomisk gjennomførbarhet - overdrevne krav til listen over analyser gjør systemet arbeidskrevende og immobilt. Derfor bør du fokusere på listen som er minimum som er nødvendig for å løse problemene som er satt av selskapet for regnskapssystemet.

3. Konstruksjon av en mekanisme for å generere registre over betalinger og søknader.

Etter å ha bestemt analyse- og betalingsdetaljene, genereres et betalings-/kvitteringsverktøysett. Systemet for operativ økonomistyring av en bedrift, implementert gjennom forretningsprosessen "Betalingskalender", inkluderer flere deltakere (ansatt, avdeling, tjeneste), og alle trenger et verktøy som de vil jobbe med i dette systemet. Ansatte ved avdelinger og tjenester sender inn søknader om betaling/mottak av DS, og ledelse eller ansatte som er autorisert til å fatte vedtak implementerer dem gjennom søknadsregistre. En applikasjon er et forespørselsdokument for kvitteringer eller betalinger av DS, som inneholder beskrivende informasjon om denne operasjonen. Søknaden gjenspeiler alle godkjente analytikere, støttedetaljer, prioritet, om nødvendig, og et felt for kommentarer fra hver deltaker i den fremtidige betalingskalenderprosessen.

Søknadsregisteret er en liste over søknader konsolidert av et visst tegn(dato, ansvarlig, kilde til DS, type artikler).

Både søknaden og registeret over søknader om utbetaling av DS skal inneholde en fullstendig og tilstrekkelig mengde opplysninger til å ta stilling til utbetaling/mottak av penger.

4. Beskrivelse av forretningsprosessen «Betalingskalender», identifikasjon innenfor rammen av ansvarlige personer for prosedyrer og oppgaver.

Etter verifisering og godkjenning av betaling for innsendte søknader vurderes det at betalingskalenderen som forretningsprosess er implementert i registrene over godkjente søknader.

Deretter må du svare på spørsmålene: hvem, hva, når og i hvilken tidsramme. Det er på dette stadiet at prosessen med å utvikle en betalingskalender er viktig, som etablerer rekkefølgen for samhandling mellom ansatte og derfor bestemmer resultatet av selskapets betalingsdisiplin og dets rykte som en samvittighetsfull partner. Det er mange alternativer for medarbeidersamhandling i prosessen med å godkjenne søknader, og hver bedrift utvikler en ordning som er passende og praktisk for den.

5. Regulering og dokumentasjon av forretningsprosessen «Betalingskalender».

På det siste stadiet er forretningsprosessen for kontantstrømstyring nedfelt i regulatoriske dokumenter, som er godkjent av en intern ordre og er obligatoriske for utførelse av alle avdelinger og ansatte i selskapet. Internt dokument som definerer driftsregler betalingssystem bedrift, skal inneholde informasjon om fremgangsmåte for behandling av søknader om utbetaling, frister, koordinerings- og godkjenningsansvarlige, ansattes plikter og fullmakter og handlingsrekkefølge.

6. Automatisering av forretningsprosessen "Betalingskalender".

For å opprettholde operasjonell kontantstrømstyring vil automatisering av relevante forretningsprosesser være nødvendig. Programvaren må tillate:

· lage elektronisk regnskapsdokumenter betalingssystem (for eksempel betalingsforespørsler eller registre);

· form elektronisk rapportering nødvendig for å overvåke gjennomføringen av betalinger, overholdelse av forskriftene til betalingssystemet, BDCS (for eksempel betalingskalenderen);

· implementere støtte for kontroll- og godkjenningsprosedyrer (budsjetter, betalingsanmodninger osv.).

· differensiere tilgangsrettigheter til finansiell informasjon for ulike ansvarsnivåer i selskapet.

Noen virksomheter bruker Excel og andre ikke-kjerneprogrammer for å automatisere forretningsprosesser for kontantstrømstyring, selv om denne metoden har en rekke ulemper: lav effektivitet når det gjelder å reflektere informasjon og generere rapporter, sårbarhet for feil, problemet med dobbel dataregistrering og behovet å bruke tid på å gjenoppbygge rapporter. Derfor er flere og flere selskaper tilbøyelige til å velge spesialisert programvare.

En av funksjonene til betalingskalenderen er dens konstante oppdatering. Ved utilstrekkelige midler til å tilfredsstille alle mottatte søknader, brukes regler for rangering av betalinger avhengig av deres type og prioritetsnivå.

Tabellen med totale kontantstrømmer diskutert i kapittel 19 tjener mer til å vise den totale daglige kontantstrømmen (DC) og kontantsaldoene (CF), ifølge hvilke, hvis de er utilstrekkelige, kan du beregne kostnadene for tiltrukket midler lånte midler. Spesialister i finansavdelingen tenkte på det motsatte problemet - mangelen på detaljer eller analyser av disse kontantstrømmene i sammenheng med en bankdag. Slike detaljer er nødvendige for analysen av pågående kontanttransaksjoner og, om nødvendig, påfølgende justeringer av ledelsesbeslutningene som er tatt for å rette opp mulige problemer. Derfor ble det besluttet å supplere kontantstrømsprognosemodellen med et annet regneark med en betalingskalendertabell, som vil vise:

• balanse av DS ved begynnelsen av hver dag;
• mottak og avskrivning av DS i løpet av hver dag, både som en total flyt og i sammenheng med styringsposter i deres regnskap;
• netto kontantstrøm for dagen, som forskjellen mellom mottak og avskrivning av DS;
• mottak og avskrivning av DS på periodiseringsbasis per dag;
• total DS-omsetning for måneden for alle varer ledelsesregnskap.

Den strategiske meningen med selve betalingskalenderen er å finne flaskehalser i detaljerte DS-flyter og om mulig eliminere dem. Faktisk, med en positiv flyt for måneden som helhet, kan det være stigninger i DS-saldoene under null-merket i løpet av denne måneden. Dette er en situasjon der det ikke er nok penger til å drive operativt økonomisk aktivitet, kalles kontantgapet. Uten å bruke modellering er det nesten umulig å forutsi den mulige oppførselen til kontanter, og også å korrigere den. Og dette er unnlatelse av å oppfylle sine forpliktelser med mulig påfølgende avbrudd i virksomheten som helhet eller ekstra kostnader for å eliminere uønskede konsekvenser når de blir kjent for sent. Tross alt er det kjent at kostnadene for kjøpte varer og tjenester ofte avhenger av partnerens oppfyllelse av sine forpliktelser.

En annen mulig betydning av betalingskalenderen er optimalisering av kontantstrøm (CFM) for å maksimere effektiviteten ved bruk av ressurser, som er penger. DDS-elementer i betalingskalenderen lar deg ta en mer effektiv titt på pågående prosesser for å lage en underskuddsfri betalingskalender basert på analyse av tidligere hendelser og prognoser for fremtidige. Det kan være forskjellige tilnærminger, for eksempel ønsket om å "møte" de planlagte pengeressursene eller beregningen av minimumsmengder av tiltrukket lån og kostnadene deres i tilfelle mangel på DS. Betalingskalenderen lar deg modellere fremtidige DS-flyter basert på "hva-hvis"-prinsippet og finne mer optimale alternativer for eksempel når det gjelder betaling. Hvis det er et kortsiktig overskudd av penger, besluttes det ikke å sette det på depositum, men å betale leverandører for materialer (varer, tjenester) med en viss forhåndsavtalt rabatt. Eller tvert imot, forhandle foreløpig med kjøperen for å betale for varene tidligere enn den fastsatte fristen og gi ham en rabatt i stedet for å tiltrekke seg et kortsiktig lån.

Eksempel på en klassisk betalingskalender

Logisk sett inkluderer kontantstrømmer, som betalingsmiddel, kontanter direkte - en vare med øyeblikkelig likviditet - og deres ekvivalenter. Ekvivalentene er ulike eiendeler mottatt som betaling for solgte varer (tjenester). Dette er som regel et annet produkt (motregning, byttehandel), regninger osv. Men når disse ekvivalentene kommer, forblir beløpet på bankkontoen uendret og likviditeten til ekvivalentene er ikke øyeblikkelig. Derfor vurderer vi betalingskalenderen kun for prognoser og registrering av kontantstrøm direkte.

Som en del av den klassiske betalingskalenderen (fig. 21.1.), kan tre komponenter av DDS skilles:

• kontantstrøm fra kjerneaktiviteter;
• kontantstrøm fra investeringsaktiviteter;
• kontantstrøm fra finansieringsaktiviteter
• detaljerte dem i separate artikler.

Utfylling av betalingskalenderen og beregningene som er gjort i den kan utføres ved hjelp av en rekke metoder. For eksempel å legge inn data i en kalender ved hjelp av et tastatur basert på tidligere utførte beregninger eller forutsetninger. Men denne metoden, når en virksomhet utfører aktive og mangefasetterte aktiviteter, passer ikke finansavdelingen. Det må være et visst sammenhengende system som vil tillate både å endre rekker av data i betalingskalenderen samtidig og analysere disse dataene. Det forutsettes at dataene i kalenderen oppdateres automatisk, basert på den utviklede algoritmen, og alle tidligere oppnådde resultater i kontantstrømprognosemodellen vil bli brukt som startdata.

Betalingskalenderen fungerer som den endelige rapporten på grunnlag av hvilken kontantlivet til foretaket skal planlegges og kontrolleres. Som et eksempel på mulig automatisering av å fylle ut betalingskalenderen, vurder driften av å levere varer og motta midler under en kredittgrense, diskutert i tidligere kapitler.

Ris. 21.1. Eksempel på en klassisk betalingskalender

Oppgaver med å automatisere dannelsen av en betalingskalender

Kontantstrømmodellen har en betydelig ulempe - manglende evne til å se pågående transaksjoner i sammenheng med én bankdag hvis det er et tilstrekkelig antall oppføringer om pågående transaksjoner i kildetabellen på Output Data-regnearket. For dette formålet legger du til et PC-arbeidsark med en betalingskalender til modellen (fig. 21.2.). Umiddelbare oppgaver med å automatisere dannelsen av betalingskalenderen:

• bestemmer automatisk navnene på innkommende og utgående poster i kontanttransaksjoner og skriv dem inn i Navn-kolonnen, og tar hensyn til deres tilhørighet til enten den innkommende eller utgående komponenten av betalingskalenderen;
• basert på det angitte månedsnummeret som betalingskalenderen er generert for, velg kun kontanttransaksjoner for denne måneden;
• bestemme nummeret på året som betalingskalenderen genereres for og generer datoene for hver dag i Excel-format;
• oppsummer strømmen av kontanttransaksjoner for hver dag for hvert element i betalingskalenderen og skriv inn dette beløpet i betalingskalenderen i skjæringspunktet mellom linjen med navnet på denne operasjonen og kolonnen som angir dette nummeret på dagen i måneden i hvilken operasjon ble utført;
• bestemme mengden av daglige kontantinntekter og utgifter, samt netto kontantstrøm for dagen;
• bestemme fra begynnelsen av måneden i økende grad mengden av mottak og utgifter til midler;
• gjennomføre endelige endelige beregninger av betalingskalenderen.

Ris. 21.2. PC regneark med opprettet betalingskalender og talleksempel for februar måned

Opprette en betalingskalender

Tabellen til selve betalingskalenderen er plassert i området til cellene C6:AI83. Linje 12:29 i kalenderen er tildelt for dannelse av spesifiserte data for inngående midler, og linje 32:79 for avskrevne midler.

Før du automatisk fyller ut betalingskalenderen, legges nummeret på måneden som betalingskalenderen skal genereres inn i celle D2 ved hjelp av tastaturet. Mellomberegninger ved utforming av betalingskalender gjøres i kolonnene BA:BC.

Dannelse av navn på artikler i betalingskalenderen

For å generere navnene på elementene i betalingskalenderen, er underprogrammet Dannelse av kalenderelementer ment (fig. 21.3.). Elementer dannes basert på navnene på operasjoner som er lagt inn i kildetabellen på kildedataregnearket. Videre, hvis navnet på operasjonen er til stede i kildetabellen, men ikke ble utført i måneden betalingskalenderen genereres for, vil dette elementet fortsatt være til stede i kalenderen. Dette forklares med behovet for å forene betalingskalendere for en hvilken som helst tidsperiode. Betydningen av en slik forening ligger først og fremst i synlighet, eller en persons ønske om å lete etter ting på et sted som er kjent for ham. For eksempel, i en måned gjennomførte selskapet aktive finansielle og økonomiske aktiviteter, og det var 50 utgiftsposter som det ble utført operasjoner for, og i en annen måned var det bare 10, og bare poster med pågående drift reflekteres i kalenderen. En leder som har lagt to ark med trykte betalingskalendere på bordet, vil bruke mer tid på å søke etter identiske elementer i disse tabellene enn å direkte analysere informasjonen og ta beslutninger.

Subrutinen inkluderer to andre prosedyrer: legge inn formler for valg av navn på inntektsposter (RevenuePart) og avskrivningsposter (ExpenditurePart). Selve subrutinen setter kun den valgte teksten til artikkeltitler direkte inn i kalenderen.

I vårt eksempel kan du i den opprettede betalingskalenderen plassere inntil 18 poster i inntektsdelen av kalenderen og 48 poster i utgiftsdelen. Om nødvendig kan antall artikler reduseres eller økes, men da vil det være nødvendig å redigere betabeskrevet nedenfor og størrelsen på tabellen som kalenderen ligger i.

Hvis det ikke er behov for stadig å oppdatere navnene på artikler når du oppretter en betalingskalender, kan denne subrutinen utelates ved å plassere et notatskilt foran navnet i underrutinen Fyll ut betalingskalenderen som er omtalt nedenfor (fig. 21.5.) .

Ris. 21.3. Underprogram Dannelse av kalenderelementer for generering av navn på kassakvitteringselementer

Dannelse av navn på kassakvitteringsposter

Før du begynner å registrere RevenuePart-makroen, skriv inn formlene i celle BA12:

=HVIS(Originaldata!I10=0;"";HVIS(Originaldata!H10=1,Originaldata!C10,0))

som først sjekker om verdien i celle I10 i arbeidsarket for inndata (mottak av midler) er forskjellig fra verdien 0. Hvis den er forskjellig, ekstra sjekk- om kontantstrømattributtet er lagt inn i celle H10 i kildedataregnearket. Hvis disse betingelsene er oppfylt, returnerer formelen teksten til navnet på operasjonen som er angitt i celle C10 i OutputData-regnearket.

Og i celle BB12 formelen:

=HVIS(BA12=BA13;0;BA12)

som kommer inn i sine makter etter å ha erstattet innholdet i celleområdet BA12:BA5002 som inneholder den første formelen med verdiene bestemt av den og deres påfølgende sortering (i synkende rekkefølge, ikke teller den første raden som overskriftslinje). Etter å ha sortert verdiene, vil teksten til de samme artikkelnavnene bare være inneholdt i tilstøtende celler. Deretter vil denne formelen, etter å ha sammenlignet verdiene i to tilstøtende celler, returnere verdien 0 hvis teksten er identisk, og hvis det er uoverensstemmelse, teksten til tittelen på artikkelen i cellen som ligger ovenfor. Av alle cellene som inneholder samme artikkeltitteltekst i hele datamatrisen, vil derfor kun én bli valgt.

For å ta opp en subrutine, gjør følgende etter at du har begynt å ta opp makroen:

• velg området for cellene BA12:BA22 og trykk på F2-tasten, etterfulgt av Ctrl+Enter-tastkombinasjonen;
• Uten å flytte tabellmarkøren, kopier det valgte området til utklippstavlen og lim inn i det samme området ved å kalle inn Paste Special-dialogboksen, der du aktiverer verdibryteren;
• Uten å flytte tabellmarkøren, sorter det valgte området i synkende rekkefølge ved å klikke på Sorter synkende-knappen på standardverktøylinjen. Dermed vil hele den eksisterende listen over operasjoner knyttet til kontantkvitteringer bli samlet i den øvre delen av det valgte området, og i synkende alfabetisk rekkefølge;
• velg området for cellene BB12:BB22 og gjenta alle trinnene beskrevet;
• stopp innspillingen av makroen og åpne Visual Basic Editor, rediger de valgte celleområdene, erstatt adressene deres med BA12:BA5002 og BB12:BB5002, og rediger også teksten til VBA-koden og skriv inn kommentarer.

Ris. 21.4. Makro ProfitablePart

Dannelse av navn på kontantavskrivningsposter

Når du oppretter en ConsumablePart-makro, er det ikke nødvendig å gjenta alle trinnene som ble utført når du tok opp den forrige. Kopier RevenuePart-makroen i Visual Basic Editor og erstatt navnet og rediger det, som består av å erstatte referansen til cellen med I10 når du skriver inn formelen i BA-celleområdet:

""=IF(Original Data!R[-2]C[-44]=0, ......"

""=IF(Original Data!R[-2]C[-43]=0, ...."

Dette er et relativt referansesystem og indikerer at kolonne I er 44. og kolonne J er 43. til venstre i forhold til kolonne BA, i cellene hvor formler er lagt inn.

Utfylling av betalingskalender med daglige kontantomsetningsbeløp

Subrutinen Fylle ut betalingskalenderen etter datoer (fig. 21.5.) består av tre komponenter:

• underrutiner Formler for å fylle ut betalingskalenderen direkte for å legge inn formler som utfører beregninger;
• For-Next-syklus for sekvensiell innføring av den beregnede daglige omsetningen av midler for hver vare i betalingskalenderen;
• tømme innholdet i området med innlagte formler for mellomberegninger.

Kriteriene for å velge data er:

• månedsnummeret angitt i celle D2 før du starter beregninger;
• nummeret på dagen i den valgte måneden, angitt av For-Next-syklusen ved å bruke variabelen X i celle BA1, og når du utfører subrutinen, endre verdien fra 1 til 31;
• navnet på administrasjonsregnskapsposten generert tidligere i betalingskalenderen i celleområdet C12:C79.

Fig.21.5. Subrutine Fylle ut betalingskalenderen etter datoer

Formler for beregning av daglig kontantomsetning

For å legge inn formler for å bestemme daglig kontantomsetning, skriv makroen for betalingskalenderutfylling etter først å ha angitt følgende formler. I celle BA10 er formelen:

=HVIS(MONTH(OriginalData!D10)=$D$2,IF(DAY(OriginalData!D10)=$BA$1,OriginalData!C10,0);0)

som først avgjør om månedsnummeret i datoen funnet i celle D10 i OutputData-regnearket samsvarer med månedsnummeret som er angitt i celle D2 i PC-regnearket. Når denne betingelsen er oppfylt, kontrolleres den neste tilstand- tilsvarer nummeret på dagen i måneden på denne datoen nummeret på dagen i måneden som er lagt inn i celle BA1 i PC-regnearket. Hvis disse betingelsene er oppfylt, returnerer formelen navnet på operasjonen som utføres, angitt i celle D10 i OutputData-regnearket. Ellers returnerer formelen 0.

Formel i celle BB10:

=HVIS(BA10=0,0,SUM(OriginalData!I10:J10))

sjekker resultatet av å beregne formelen i celle BA10. Hvis resultatet ikke er null, summerer formelen verdien av mottaket og debet av midler for denne operasjonen, inneholdt i cellene I10:J10 i InputData-regnearket. Summen av verdiene av inntekts- og utgiftsposter forklares av det faktum at cellene I10:J10 ikke kan inneholde verdier på samme tid. Dette må tas i betraktning når du oppretter en tabell på Kildedataarket, for ellers vil en slik post ikke gi noen mening.

Formel i celle BC12:

=SUM.HVIS($BA$10:$BA$5000;$C12;$BB$10:$BB$5000)

oppsummerer kontantstrømomsetningen i området for cellene BB10:BB5000 for nummeret på dagen i måneden angitt i celle BA1 og forutsatt at teksten til tittelen på artikkelen i celle C12 er identisk med teksten til navnet av artikkelen innen celleområdet BA10:BA5000.

Opptak av en makro består av å legge inn disse formlene sekvensielt i celleområdene BC12:BC79, BA10:BA5000 og BB10:BB5000.

Ris. 21.6. Subrutine for å legge inn formler for fastsettelse av omsetning per dag for hver post i administrasjonsregnskapet

Syklusen for å fylle betalingskalenderen med daglig kontantstrømsomsetning

Hovedelementet automatisk fylling betalingskalender, er daglig DDS-omsetning en For-Next-syklus. Sekvensen av operasjoner utført av syklusen i underprogrammet Fylle ut betalingskalenderen etter datoer (fig. 21.5.) er som følger:

• foreløpig tildeles radvariabelen (linjenummer) verdien 12, som tilsvarer linjenummeret som teksten til navnene på begynner å bli dannet fra;
• utførelsen av sykluser fra 1 til 31 er spesifisert, som tilsvarer maksimalt antall dager i en måned;
• variabel X tildeles en verdi lik dens forrige verdi økt med én. Verdien av X ble ikke spesifisert og i begynnelsen av løkken vil den være lik null;
• gjeldende verdi av variabel X er tilordnet celle BA1 (nummer på dagen i måneden), hvorfra data vil bli samplet ved å bruke tidligere angitte formler i celleområdet BA10:BA5000;
• omberegning av de angitte formlene er spesifisert;
• innholdet i celleområdet BC12:BC79 kopieres, hvis formler returnerer forskjellige verdier når verdien til celle BA1 endres;
• en celle er definert i arbeidsområdet til betalingskalenderen med en adresse i skjæringspunktet mellom radnummeret (Row) og kolonnenummeret lik verdien 3 (kolonner A:C), økt med verdien av variabelen X. Kodelinje VBA-celler (rad, 3 + X). Verdiene til det kopierte området BC12:BC79 settes inn i denne cellen. X-variabelen øker med én for hver syklus og med hver syklus skjer det en overgang én celle til høyre - D12. E12, F12, G12, etc. Du kan ikke bruke Row-variabelen i denne subrutinen, men bare spesifisere verdien 12, men dette er tydeligere.

Legge inn datoer og saldoer på begynnelsen av dagen

Oppgaven til makroen CalendarDatesBalance (Fig. 21.7.) er å legge inn formlene:

• å bestemme nummeret på året hvor månedsnummeret angitt i celle D2 kan være lokalisert;
• datoen som daglige beregninger gjøres i betalingskalenderen;
• kontantbeholdning ved begynnelsen av hver dag.

Som du husker, når du opprettet tabellen på SumFlows-arket, var den vertikale posisjonen til tabellen begrenset til linje 200 eller, basert på arbeidsområdet, dekker tabellen et tidsintervall på 198 dager. Begrensningen skyldtes en økning i hastigheten på informasjonsbehandlingen. Dessuten bestemmer algoritmen for å lage denne tabellen uavhengig fra hvilken dato dette tidsintervallet starter. Som en konsekvens, hvis startdatoen er i andre halvdel av året, vil tidsintervallet flyttes til neste år.

I tillegg har vi, ved å lage ulike applikasjoner og modeller gjennom hele boken, tilstrebet at brukeren gjør så få unødvendige bevegelser som mulig når han arbeider med en datamaskin. Slike "bevegelser" inkluderer å angi nummeret på året som betalingskalenderen skal genereres for. La oss la Excel velge selve året. Hovedkriteriet er at året må være i tidsrommet som er dannet på SumFlows-arket og bestemt av månedsnummeret som er lagt inn i celle D2 på PC-arket.

Til tross for den tilsynelatende kompleksiteten, er oppgaven ganske enkel og bestemmes av én formel, i henhold til kriteriene: et gitt tidsrom og verdien av månedsnummeret. Formelen for å bestemme årstall i celle D3:

=HVIS(ELLER(ÅR(MIN(Sumtråder!B3:B200))=ÅR(MAKS(Sumtråder!B3:B200));MÅNED(MIN(Sumtråder!B3:B200))

I det første argumentet til HVIS-funksjonen sjekker ELLER-funksjonen to forhold:

• Hvorvidt maksimumsåret i datoområdet på SumFlows-regnearket er lik minimumsårtallet i samme område. Med enkle ord- blir det nyttårsaften i dette intervallet?;
• er større enn eller lik minimumsmånedsnummeret i samme datoperiode som månedsnummeret i celle D2.

Hvis en eller begge betingelsene er sanne, returnerer formelen minimumsårsverdien i datoområdet i SumFlows-regnearket. Ellers returneres nummeret maksimalt år i samme område.

Formel for å danne datoen i celle D6:

=HVIS(EOSH(SAMMENSETNING(D7;".";$D$2;".";$D$3)*1);0;SAMMENSETNING(D7;".";$D$2;".";$D$3 )*1)

ved å bruke CONCATENATE-funksjonen kombineres dag (celle D7), måned (celle D2) og år (celle D2) til en enkelt helhet. Algoritmen for å beregne slike formler er beskrevet i kapittel 7. Syklusen med å fylle ut betalingskalenderen forutsetter at det er 31 dager i en måned. Derfor, som i vårt eksempel, hvis du oppretter en kalender for februar, som har 28 dager, vil feilverdien #VALUE returneres i denne måneden, fra og med den 29. dagen. Derfor kontrolleres CONCATENATE-funksjonen i det første argumentet til HVIS-funksjonen av EOSH-funksjonen, som, hvis en feil oppdages, vil returnere verdien TRUE. I dette tilfellet vil HVIS-funksjonen returnere verdien 0, ellers verdien av Excel-datoen generert av CONCATENATE-funksjonen.

For denne datoen bestemmer formelen i celle D9 kontantsaldoen på begynnelsen av dagen, ved å bruke kontantsaldoen i kontantstrømtabellen på SumFlows-regnearket:

=HVIS(END(VLOOKUP(D6-1,SumThreads!$B$3:$E$200,4,FALSE)),0,FALSEUP(D6-1,SumThreads!$B$3:$E$200,4,FALSE))

Hovedfunksjonen for å søke etter formeldata er VLOOKUP-funksjonen. Hvis det ikke er noen dato i søkeområdet, for å eliminere feilverdien som returneres av formelen, brukes UND-funksjonen i det første argumentet til HVIS-funksjonen. Og HVIS-funksjonen velger - hvis det ikke er noen dato, returnerer den verdien 0, ellers verdien av kontantbeholdningen på gitt dato, funnet av VLOOKUP-funksjonen.

Registrering av CalendarDatesBalance-makroen innebærer å legge inn disse formlene sekvensielt i cellene D3, D6:AH6 og D9:AH9 og deretter redigere VBA-koden etter at makroen er registrert.

Ris. 21.7. SubrutinekalenderDatoerBalanse

Endelige beregninger av betalingskalenderen

CalendarFinalCalculations-underrutinen (Fig. 21.8.) er ganske enkel og består av å legge inn alle summeringsformlene i de riktige celleområdene. Til slutt velger subrutinen hele regnearket og erstatter formlene med verdier, hvoretter den legger inn en formel for å bestemme gjeldende dato og klokkeslett i celle C1.

Ris. 21.8. Subrutinekalender Endelige beregninger

Full syklus med å fylle ut betalingskalenderen

For at alle operasjoner for å fylle ut betalingskalenderen skal skje automatisk, skriv en subrutine Fylle ut betalingskalenderen (Fig. 21.9.). Denne subrutinen består av navnene på tidligere registrerte makroer som utfører beregningsprosedyrene spesifisert av dem. For å kjøre en makro for utførelse, lag en knapp Fylle betalingskalenderen (Fig. 21.2.) og tilordne den opprettede subrutinen til den.

Ris. 21.9. Subrutine Fylle ut betalingskalenderen

Full syklus av kontantstrømberegning

For å beregne hele modellen fra omberegning av dataene på kildedatabladet til beregning av kredittgrensen og utfylling av betalingskalenderen, skriv underrutinen Full beregning av kontantstrømmer (Fig. 21.10), som utfører hele beregningssyklusen beskrevet i kapitlene om å lage kontantstrømmodellen. Instruer subrutinen om å startes ved å bruke knappen Fullfør kontantstrømberegning (Fig. 21.2.).

Ris. 21.10. Subrutine Full beregning av kontantstrømmer for fullstendig beregning av kontantstrømmodellen

Subrutinen delegerer til de tidligere opprettede prosedyrene Avgrens beregning av kredittgrensen (fig. 20.12.) og utfylling av betalingskalenderen (fig. 21.9.) for å utføre hele syklusen med beregninger fra det øyeblikket tabellen beregnes på nytt på kildedataarket. til betalingskalenderen er fylt ut. I tillegg er subrutinen supplert med servicefunksjoner:

• en timer som registrerer utførelsestiden for hele beregningssyklusen;
• en dialogboks som dukker opp når beregningene er fullført;
• ved å minimere Excel-vinduet for hele varigheten av beregningen og deretter gjenopprette det til fullskjerm når subrutinen er fullført.

Beregningshastigheten for hele modellen avhenger av datamaskinens kraft og kan variere fra titalls sekunder til flere minutter. I vår subrutine er implementeringen av timeren mer av treningskarakter.

Timeren fungerer basert på Timer-funksjonen, som returnerer en verdi som representerer antall sekunder som har gått siden midnatt. Ved begynnelsen av utførelsen av subrutinen tildeles variabelen X verdien til Timer-funksjonen i det øyeblikket knappen trykkes, som starter beregningen. Etter å ha utført subrutinen, tilordnes variabel X differansen mellom den nåværende verdien av Timer-funksjonen og den tidligere registrerte verdien av variabel X. Den resulterende verdien avrundes ved hjelp av Round-funksjonen:

X = Application.Round((Timer - X), 0)

Ellers, i dialogboksen som indikerer slutten av beregningssyklusen, vil flere desimaler være tilstede etter heltallsverdien av sekunder.

Opprette en dialogboks ved hjelp av MsgBox-funksjonen

Muligheten for å lage egendefinerte dialogbokser i Excel ved hjelp av Visual Basic Editor ble skrevet i kapittel 5 (fig. 5.16.). La oss se på å lage og bruke en dialogboks ved å bruke MsgBox-funksjonen. MsgBox-funksjonen viser en dialogboks som inneholder en melding og venter på at brukeren skal trykke på en knapp.

Funksjonssyntaks:

MsgBox(spørsmål[, knapper] [, tittel] [, hjelpefil, kontekst])

inneholder følgende hovedargumenter:

• ledetekst er et nødvendig argument. Dette er et strenguttrykk som vises som en melding i dialogboksen. Maksimal lengde på en ledetekststreng er omtrent 1024 tegn, avhengig av bredden på tegnene som brukes.
• knapper er et valgfritt argument. Dette er et numerisk uttrykk som representerer summen av verdier som indikerer antall og type knapper som vises, typen ikon som brukes, primærknappen og meldingsboksens modalitet. For å få hjelp til dette argumentet, plasser markøren over denne funksjonen og trykk F1 for å vise Visual Basic Editor Hjelp. Standardverdien for dette argumentet er 0.
• tittel er et valgfritt argument. Dette er et strenguttrykk som vises i tittellinjen i dialogboksen. Hvis dette argumentet utelates, plasseres applikasjonsnavnet, for eksempel Microsoft Excel, i tittellinjen.

I rutinen vår, i en linje med VBA-kode:

MsgBox "Full beregningsvarighet - " & X & " sekund(er)", 0, "Kontantstrømprognosemodell"

MsgBox-funksjonen har følgende argumenter:

• ledetekst - vist tekstmelding som inneholder teksten - Full varighet av beregningen, deretter variabelverdien - X og tekst - sekunder(er);
• knapper - tildelt verdien 0, som betyr at det er ett antall viste knapper - bare OK-knappen vises;
• tittel - tekstuttrykk som vises i tittellinjen i dialogboksen: Kontantstrømprognosemodell.

Ris. 21.11. Laget en kontantstrømprognosemodell-dialogboks for å vise tidspunktet for modellberegningen og indikere når beregningene er fullført

Minimerer Excel-vinduet for hele varigheten av beregningene

En full modellberegningssyklus kan vare i mer enn ett minutt, og for å unngå tretthet i øynene ved beregning av kredittgrenseparametere, ble skjermoppdatering deaktivert (fig. 20.12.). Flere effektiv måte- minimer Excel-vinduet mens beregningsprosedyren utføres. Så legg til to linjer med VBA-kode. I begynnelsen av subrutinen:

Application.WindowState = xlMinimert

og på slutten:

Application.WindowState = xlMaximized

Å sette WindowState-egenskapen til xlMinimized vil minimere Excel-vinduet før det utføres beregninger, mens å sette WindowState-egenskapen til xlMaximized vil gjenopprette den til fullskjerm. I løpet av denne tiden kan du jobbe i andre programmer.

Resultater

Så i løpet av fem kapitler ble det gradvis opprettet en modell for kontantstrømprognose. Dette kapittelet er det siste for å lage en modell for å utføre de nødvendige beregningene.

Dette kapittelet beskrev prosessen fra behovet for å bruke en betalingskalender i kontantstyringsaktivitetene til en bedrift til implementeringen av et prosjekt for automatisk generering. Den skiller seg noe fra den klassiske (fig. 21.1), men dette kan enkelt korrigeres, for eksempel ved å organisere eksporten av data fra den opprettede kalenderen til den klassiske.

Praktisk bruk av betalingskalenderen for produksjonsbedrift omtalt i kapittel 26.

I dag avhenger forekomsten av kontanthull i et selskap i stor grad av hvor nøyaktig selskapets finansdirektør kan utarbeide en betalingskalender. Det finnes flere praksistestede oppskrifter. Vi vil fortelle deg i artikkelen hvilke deler av selskapets betalingskalender det er viktig å inkludere og gi et eksempel på betalingskalender.

Register over betalinger i betalingskalenderen

En viktig del av arbeideren betalingskalender– register over planlagte utbetalinger. Som regel gis dette dokumentet til finans- eller daglig leder for underskrift. Dessuten inneholder betalingsregisteret ideelt sett ikke bare slike standardkolonner som datoen for søknad om betaling, konto- og avtalenummer, navn på motpart og beløp som skal betales, men også en rekke tilleggsfelt som vil hjelpe lederen av finansavdelingen (eller finansdirektøren, i så fall er en slik finansfunksjon ikke tildelt) for å generere en betalingskalender, nemlig:

• navn på budsjettpost , der betalingen vil bli utført. En av de klassiske prosedyrene som utføres når du godkjenner betalingsforespørsler, er å sjekke om budsjettet er i samsvar. Det vil være mye lettere å gjennomføre en slik sjekk ikke basert på en egen søknad, men basert på betalingsregisteret. For å gjøre dette, for hver erklært betaling vil det være berettiget å angi navnet på budsjettposten;
• betalingskilde – angir fra hvilken brukskonto (fra hvilken kasse) pengene planlegges utbetalt i henhold til søknaden. Uten dette, når du utarbeider en betalingskalender, vil det være vanskelig å planlegge saldo på begynnelsen og slutten av dagen i sammenheng med selskapets brukskontoer;
• autorisasjon – et tilleggsskilt som gjenspeiler statusen til søknaden: avtalt eller ikke avtalt. For øvrig kan dette feltet deles inn i flere komponenter, for eksempel ved stillingene til de ansvarlige som deltar i godkjenningen. Som et resultat av dette vil økonomidirektøren, som mottok betalingsregisteret til underskrift i begynnelsen av uken (eller på slutten av forrige), tydelig se hvilke søknader som ble godkjent på tidligere stadier, og hvilke som fortsatt godkjennes. og av hvem;
• faktum om utførelse av søknaden – et felt som vil inneholde en merknad som angir om søknaden er betalt eller ikke, samt betalingsdato. Om nødvendig vil initiativtakeren raskt kunne få informasjon om status for søknaden, og økonomidirektøren vil raskt kunne oppdatere betalingskalenderen ved å legge inn de betalingene som allerede er utført denne uken.

Regler for innsamling og behandling av søknader

Det kan vi trygt si utarbeide betalingskalender, noe pålitelig vil ikke fungere den neste uken hvis selskapet ikke har betalingsregler. Det vil alltid være avdelingsledere som vil kreve umiddelbar betaling av denne eller hin fakturaen. Og dette til tross for at det i praksis sjelden oppstår situasjoner når det er umulig å forutse behovet for visse betalinger minst en uke i forveien. Oftest er "haster" årsaken til glemsomheten og uaktsomheten til individuelle ansatte, noe som rett og slett er uakseptabelt i forhold til penger i dag. Betalingsforskriften fastsetter reglene for utfylling av søknader, godkjenningsprosedyren, samt frister for innlevering av søknad og tidspunkt for gjennomføring. For eksempel dannelsen av en søknad fra betalingsinitiatoren og dens aksept av avdelingslederen - hver mandag før 16.00, utstedelse av kontanter i henhold til avtalte søknader - onsdag, torsdag, fredag ​​etter 11.00; kontantløs betaling for førsteprioritetssøknader - hver torsdag til kl 14.00 o.l.

Regler for utbetalinger godkjent etter ordre fra selskapets daglige leder og gjort oppmerksom på alle ansatte. Det viktigste i betalingsreglementet er forresten å betale spesiell oppmerksomhet hvordan søknaden vil bli behandlet dersom fristene for innleveringen brytes, overskrides grensen på budsjettposten. Dette vil ikke bare avgjøre handlingsforløpet i en uforutsett situasjon, men vil også motivere folk til å følge regelverket strengere. Hvis for eksempel fristen for å generere en søknad overskrides, og regelverket for denne saken legger opp til kommunikasjon med finans- eller daglig leder, for de aller fleste ansatte er dette et seriøst insentiv til å fortsette å informere finanstjenesten på forhånd om eventuelle utbetalinger. Du kan laste ned betalingsreglementet nederst i artikkelen.

Vi planlegger mottak av midler når vi lager betalingskalender

Paradoksalt nok er det vanskeligste å planlegge mengden innkommende midler per dag i betalingskalenderen. Oftest fungerer de som følger. Inntekter som er planlagt i kontantstrømbudsjettet deles på antall virkedager i måneden og det resulterende tallet legges inn i betalingskalender som den innkommende kontantstrømmen på én dag. Faktisk er det ingen annen løsning, spesielt hvis vi snakker om et selskap som jobber med privatkunder uten en konklusjon foreløpige avtaler. Men dette må tas i betraktning ved planlegging av utbetalinger. For eksempel har et selskap kontosaldo på begynnelsen av dagen på 150 tusen rubler, og 300 tusen rubler forventes å bli mottatt. Basert på disse dataene er det planlagt å betale regninger på 450 tusen rubler. Som et resultat viser det seg at av de planlagte 300 tusen rubler ble bare 200 tusen rubler mottatt ved slutten av bankdagen. Og hele betalingskalenderen må gjøres om. Dessuten var saldoene på gjeldende kontoer planlagt å være null, og selskapet har en avtale med banken, ifølge hvilken det forplikter seg til å opprettholde en minimumssaldo på kontoen - 10 tusen rubler. Nedenfor har vi gitt betalingskalender eksempel.

Det er bedre å bestemme på forhånd hvilken andel av midlene som er planlagt for mottak som kan brukes til å betale visse regninger. Oftest gjøres dette ekspertise, basert på selskapets erfaring eller basert på en analyse av pengestrømmen. I betalingsforskriften er det dessuten bedre å bestemme størrelsen på forsikringssaldoen ved slutten av hver arbeidsdag på forhånd, som vil bli tatt i betraktning når betalingskalenderen utarbeides.

Og i tillegg til alt, ville det ikke være galt å inkludere i betalingskalenderen data om selskapets eksisterende uvalgte grenser innenfor kredittlinjer. For eksempel kan denne informasjonen angis på samme sted som informasjon om inngående saldo. I dette tilfellet vil informasjon om foretakets økonomiske evner i betalingskalenderen presenteres så fullstendig som mulig, og finansdirektøren vil kunne administrere tilgjengelige ressurser mer effektivt.

Bestemme prioriteringer hvis det ikke er penger til å betale alle regninger

I dag er det for mange bedrifter ganske typisk det tilgjengelige midler ikke nok til å betale for alle godkjente søknader. Vanligvis fører dette til et møte med alle avdelingsledere for å diskutere hvilke betalinger som kan utsettes. Det brukes mye tid og krefter på en slik prosedyre. Du kan administrere penger raskere hvis hver søknad angir prioritet for betaling og betalingsfrist i henhold til kontrakten. Med disse dataene vil økonomidirektøren selvstendig kunne ta beslutninger om å utsette visse betalinger til et senere tidspunkt. Som regel nedbetales gjelden først lønn, før budsjettet, banker. Den andre prioritet er sentrale motparter, sammenbruddet av relasjoner som truer selskapet med produksjonsstopp eller betydelige straffer. Den tredje prioritet er alle andre betalinger.

For å gjøre det mer praktisk å spore ubetalte forespørsler, er det forresten bedre å ikke bare indikere at forespørselen er utført (eller ikke-utførelse av forespørselen), men også å oppgi i betalingskalenderen, i tillegg til klassisk inndeling av betalinger etter kostnadsposter, også analyser etter motparter. Den enkleste måten er å lage en betalingskalender i Excel. Hvis opprettet betalingskalender i Excel, vil det være nok å angi en ekstra kolonne for å angi mottakeren. Som et resultat vil det være mulig å raskt vise en liste over debitorer som må betales i nær fremtid.

Utførelse av betalingskalender

Når betalingskalenderen er kompilert, gjenstår det bare å oppdatere den. Som regel gjøres dette på slutten av dagen basert på et utdrag fra bank-klient-systemet. I stedet for planlagte data, legges informasjon om faktisk utførte betalinger, kvitteringer og, viktigst av alt, saldo inn i betalingskalenderen. Om nødvendig er det mulig å gi mulighet for daglig analyse av avvik av planlagte verdier fra faktiske. Men som regel er en slik analyse berettiget basert på ukens resultater.

En annen nyanse som er verdt å vurdere når du lager en betalingskalender for en bedrift, er å lage en forstørret plan over mottak og betalinger, delt på uker (ikke dager) for den kommende måneden. Dette vil hjelpe deg med å navigere bedre i kommende betalinger, spesielt hvis noen av dem allerede har blitt utsatt på grunn av mangel på midler.

For mer informasjon om hvordan du oppretter en betalingskalender og hvordan du jobber med den, se videoen. Elena Mitrofanova, leder for OFER-prosjekter ved IBS, forteller historien. Hun ga også et eksempel på betalingskalender.

Video

Effektiv styring av bedriftens kontantstrømmer – forutsetning sitt stabile arbeid. En av viktige poeng i denne forbindelse, balansering av utgifter og kontantinntekter over tid. Uten dette er det stor sannsynlighet for at det oppstår problemer ved betaling av leverandørregninger, noe som til slutt fører til underutnyttelse av kapasitet eller betaling av bøter.

På den annen side kan korrekt regnskapsføring og analyse av kontantstrømmer identifisere ubrukte kilder til mottak av foretaket ekstra inntekt, ikke relatert til hovedområdene for virksomheten (det enkleste eksemplet er renter på kortsiktige innskudd), er dette også nødvendig for kompetent styring av leverandørgjeld og fordringer.

Betalingskalenderen er en måte å kontrollere selskapets likviditet på. Det representerer den kortsiktige tidsplanen for kontantstrømmer knyttet til alle aktiviteter i firmaet. Betalingskalender inn påbudt er knyttet til bedriftsbudsjetter og involverer oftest daglig detaljering. For å bruke dette verktøyet riktig, må hele budsjetteringssystemet først analyseres (spesielt nøye i delen) og finansansvarssentre (FRC) må være klart definert.

Er du interessert i automatisering av budsjettering, implementering av treasury eller regnskap etter IFRS, sjekk ut vår.

Betalingskalenderen kan implementeres i ulike former, men listen over nødvendige elementer forblir uendret:

Få 267 videotimer på 1C gratis:

• informasjon om kvitteringer;
• avhendingsdata;
• balansedata.

Det er denne informasjonen som gjør det mulig å bruke betalingskalenderen som et analyseverktøy.

Stadier for å kompilere en betalingskalender

Prosedyren for å utarbeide en budsjettkalender kan deles inn i tre hovedstadier:

• budsjettering innenfor rammen av BDDS;
• dannelse av regler for å utføre betalinger;
• automatisering av prosedyren for å sette sammen en betalingskalender.

På stadiet med å lage en BDDS utvikles budsjettstrukturen, volumer og datoer identifiseres kontantkvitteringer og nødvendige utgifter. Denne prosedyren utføres i nært samarbeid med representanter for det sentrale føderale distriktet. Det er mulig å bruke scenarioplanlegging. For hver type aktivitet beregnes netto kontantstrøm (NCF).

Et av de obligatoriske resultatene av dette stadiet er en balansert tidsplan for mottak og betalinger, som eliminerer forekomsten av "kontantgap". På samme stadium er det nødvendig å identifisere reserver av ubrukte midler og ta en beslutning om bruken av dem (basert på tilgjengelige muligheter og en vurdering av risikoen ved virksomhetens aktiviteter).

Når du danner reglene for å utføre betalinger, er det nødvendig å nøyaktig bestemme kreftene og kompetansen til betalingsinitiatorer, mekanismen for å sende inn søknader, deres godkjenning eller avvisning. På dette tidspunktet er prosedyren for å utarbeide et betalingsregister for dagen og uken regulert, listen over "beskyttede" elementer er fast, samt prosedyren for å godkjenne utgifter over grensen.

Som regel brukes følgende betalingsalgoritme:

• innsending av en tilsvarende søknad fra initiativtakeren;
• kontrollere at betalingen er i samsvar med den godkjente betalingskalenderen (av lederen for finanssenteret eller finanstjenesten);
• koordinering av avvik fra budsjettet dersom de oppstår;
• koordinering av betaling med finanstjenesten;
• overføring av instruks om å foreta en betaling til regnskapsavdelingen.

På det tredje trinnet må du automatisere passasjen informasjonsflyter knyttet til å lage betalingskalender, foreta innbetalinger og motta kontantkvitteringer. I dette tilfellet er det nødvendig å studere 1C-databasene som brukes, regulere interne analytiske former og tilgangsmåter til informasjon. Med en liten aktivitetsskala er det mulig å begrense seg til bruk av bedrifter e-post og Excel.

Et eksempel på generering av en betalingskalender i Excel

For å utføre alle betalinger innenfor den tildelte tidsrammen og oppfylle økonomiske forpliktelser, en betalingskalender er under utarbeidelse. Dette dokumentet samler inn og grupperer informasjon om alle kvitteringer og utgifter til en bedrift eller bank. Bruken av en betalingskalender forenkler kontrollen av kontantstrømmen. På slutten av artikkelen kan du laste ned et eksempel i Excel gratis og gjøre deg kjent med designfunksjonene i 1C.

En betalingskalender er utarbeidet for å planlegge bevegelsen av midler til en bank eller et selskap over en viss tidsperiode - fra flere virkedager til en måned. Det lar deg foreta betalinger i tide og forhindre en negativ saldo.

Å vedlikeholde en kalender i Excel eller 1C er nødvendig for å utføre en rekke budsjettoppgaver:

• planlegging av inntekter og utgifter i forbindelse med en spesifikk operasjon;
• synkronisering av kostnader og inntekter for å øke inntekten til en bedrift eller bank;
• bestemme rekkefølgen av betalinger i henhold til hvordan de vil påvirke resultatene av arbeidet;
• støtte soliditeten til bedriften i nær fremtid;
• innlemme økonomisk planlegging i felles system bedriftsledelse.

Takket være å opprettholde en kalender i 1C eller Excel, er det mulig å planlegge endringer i økonomiske indikatorer. Automatisering forenkler opprettelsen av et kontantstrømstyringssystem for en bank eller et selskap. Hvis situasjonen endrer seg, er det med en godt utformet betalingskalender lettere å finne den optimale løsningen. Når et selskaps budsjett er godt organisert, øker dets pålitelighet.

Hvilken informasjon er nødvendig for å kompilere

Som eksemplet på slutten av artikkelen viser, vil grafen gjenspeile alle inntekter og utgifter til en bedrift eller bank, både i kontanter og i ikke-kontant skjema. Den består av to hovedseksjoner. Den første gjenspeiler alle planlagte overføringer, den andre indikerer kontantkvitteringer.

For å forberede en betalingskalender, må du fullføre følgende trinn.

1. Bestem tidsperioden for planlegging av midler. Vanligvis er timeplanen kortsiktig (for eksempel en måned, 2 uker, 10 dager). Avhenger av hvor ofte de gjøres finansielle transaksjoner. En betalingskalender for én måned, delt inn i intervaller på 10 dager, anses å være den mest praktiske.
2. Volumberegning solgte varer, verk, tjenester. Dette tar hensyn til produksjonsvolumet og bevegelse av saldoer i perioden.
3. En omtrentlig beregning av inntekten som kan mottas.
4. Beregning av kontantkostnader.
5. Beregning av differansen mellom forventede inntekter og utgifter, også kalt kontantbeholdning.
6. Får resultatet. Basert på dataene som er vurdert, kan vi trekke en konklusjon om balansen i foretakets midler.

Kontantbeholdningen, som fastsettes under planleggingen, sammenlignes i størrelse med sikkerhetsbeholdningen. Dette er navnet som er gitt til minimumsbeløpet som er lagret på selskapets brukskonto. Hvis en sammenligning avslører et overskudd, er dette en indikator på soliditet og utvikling. Når forventede utgifter overstiger inntekter pluss sikkerhetslager, indikerer dette at selskapet ikke er i stand til å møte dem. Dette faktum kan tyde på en forverring økonomisk situasjon.

For å utjevne situasjonen kan du gjøre følgende:

• identifisere mindre viktige utgifter og overføre dem til neste periode;
• øke salget av produkter eller tjenester;
• prøve å finne nye finansieringskilder.

Som du kan se, hjelper betalingskalenderen med å kontrollere bevegelsen av midler og opprettholde selskapets solvens.

Viktig! Betalingskalenderen har ingen strenge grenser. Det ligner snarere et eksempel på bevegelse av midler, som justeres etter hvert som perioden skrider frem.

Funksjoner i betalingskalenderen i Excel

Du kan utvikle en økonomisk tidsplan for en liten bedrift i Excel (eksempel nedenfor). Programmet er egnet hvis:

• i et system som brukes til regnskap, det er ingen funksjonalitet for å vedlikeholde en betalingskalender;
• ikke mer enn 30 betalingsdokumenter trenger å behandles per dag;
• ikke mer enn tre autoriserte ansatte skal delta i arbeidet.

I Excel kan du i tillegg koble toveis datautveksling med betalingsdelsystemet, som er inkludert i 1C-programmet. Slik automatisering vil tillate deg å samtidig planlegge budsjettet og sette betalingsgrenser, som vil gjenspeiles i kalenderen.

Excel-systemet har også en rekke ulemper sammenlignet med 1C som må tas hensyn til. Som et eksempel har ikke Excel sjekket referanseintegritet. For å forhindre uønsket sletting av celleinnhold, er beskyttelse installert. Også å bruke Excel er vanskelig når store mengder brukere. Den vil ikke romme bankens omfattende database, så den anbefales kun for små bedrifter.

Fordeler med å opprettholde et finansdiagram i 1C

En betalingskalender utarbeidet i 1C er et detaljert eksempel på bevegelsen av finansielle strømmer til en bank eller et selskap. Ved å bruke denne funksjonaliteten er det lettere å velge løsninger for kontantstrømstyring. Som et eksempel har kartautomatisering gjennom 1C følgende fordeler:

• presenterer informasjon på en ryddig og oversiktlig måte;
• hjelper til med å forutsi strømmen av midler og dermed forhindre et kontantgap;
• interaktiv presentasjon;
• tilpasset betalingsdetaljnivå;
• Tilgjengelighet av informasjon om minstesaldo.

Viktig! Automatisering og tilpasning av betalingskalenderen lar deg få en klar prognose for finansstrømmer uten kontanthull.

Hvordan et regnskapssystem innføres i en bedrift

Betalingskalenderen legges inn i flere trinn.

1. Utarbeidelse av plandata. Denne prosedyren utføres alltid i den innledende fasen. Ved vurdering av betalingsmulighet er det planlagte data som benyttes.
2. Utarbeide en liste over analytikere. Når man velger spesifikke analyser (for eksempel en kilde til midler, en motpart, en avtale, et prosjekt), bør man styres av hensiktsmessighetshensyn. Hvis listen viser seg å være for stor, vil arbeidet med den være arbeidskrevende. Når du definerer, må du forstå oppgavene som regnskapssystem må oppnå, og velg minimum nødvendig liste analytiker.
3. Dannelse av verktøy for å foreta betalinger og motta midler.
4. Utvikle samhandling mellom bedriftsansatte, som til syvende og sist påvirker den generelle disiplinen.
5. Dokumentasjon på funksjonen til betalingskalendersystemet. De ansattes ansvar og rekkefølgen av deres handlinger er foreskrevet.

Betalingskalenderen er et viktig verktøy for å forutse kontantstrøm og forhindre kontanthull. Deretter kan du laste ned eksemplet i Excel gratis.