Hva refererer til primærdokumenter i regnskap. Hvorfor trengs primærdokumentasjon innen regnskap og hva består den av?

Primære dokumenter er et obligatorisk element som kreves for vedlikehold regnskap, de er satt sammen i prosessen med å utføre forretningstransaksjoner og er bekreftelse på at de er fullført.

Under transaksjonsprosessen kan et annet antall primærdokumenter være involvert. Og mengden avhenger av transaksjonens spesifikasjoner. Plastpose nødvendige dokumenter utarbeidet av utøveren eller med andre ord leverandøren.

Liste over obligatoriske operasjoner når du utfører en transaksjon:

1. Inngå avtale med mottaker (klient). I tilfellet der kunden er en vanlig, er det mulig å signere en kontrakt for flere transaksjoner samtidig, men i dette tilfellet er det nødvendig å diskutere på forhånd alle detaljene, for eksempel betalingssekvensen, arbeidsutførelse, funksjoner av levering av tjenester og frigivelse av varer.
2. Utstedelse av faktura for betaling. Mottakeren gir den.
3. Betaler regningen. Når mottakeren betaler, får han en sjekk fra entreprenøren (kan være kontanter eller varer), i tilfeller hvor betalingen er kontant. Hvis ikke-kontante betyr, klienten overfører midler basert på betalinger.
4. Overføring av faktura. Under forsendelse av varer skal entreprenøren utstede kunden følgeseddel og faktura.
5. Utstedelse av tjenesteytelsessertifikat. Etter at tjenestene er levert av entreprenøren, skal byggherren utstede ham et sertifikat for levering av tjenester og en faktura, hvis tilgjengelig.

Typer primærdokumenter

Primære regnskapsdokumenter er en viktig komponent for å inngå en transaksjon som krever spesiell oppmerksomhet og noen ferdigheter og kunnskap i prosessen med å jobbe med det. Det er seks typer (navn) av de viktigste primære regnskapsdokumentene - en kontrakt, betalingsdokumenter, faktura (fraktbrev), handling om levering av utført arbeid eller utførte tjenester og en faktura. Ikke alle disse primære dokumenter regnskapsføring kreves når en transaksjon gjennomføres. Nedenfor er en liste over primære regnskapsdokumenter og deres detaljerte beskrivelse.

• Regnskapsavtale. Avtalen sikrer eksisterende rettigheter og nye forpliktelser til produsenten (leverandøren) og kunden (mottakeren) av transaksjonen. Ideelt sett kreves det at det utarbeides en egen avtale (helst skriftlig) for hver transaksjon. Det kan være for salg av varer eller for levering av tjenester.

  Du kan bruke en muntlig form av kontrakten, den russiske føderasjonens sivilkode forbyder ikke dette, men husk at bare en skriftlig form kan beskytte begge parter mot mulige brudd fra utøveren eller mottakeren. Ved hjelp av skriving er det mye lettere å bevise saken din i retten.

  Det er også transaksjoner hvor avtalen er en formalitet, for eksempel en engangskjøps- og salgsavtale for små beløp trer oftest i kraft fra det stadiet når kjøperen mottar varene og eieren mottar betalingen.

  En kjøps- og salgsavtale kan også utarbeides skriftlig, men dette gjøres i tilfeller der partene har noen tilleggskrav som må journalføres nærmere. Den er satt sammen i to eksemplarer, som hver skal ha signatur og segl fra begge parter (produsent og mottaker).

• Regnskapsfaktura. Det er en annen form for avtale mellom partene den angir kostnadene for tjenester eller arbeid (pris på varer) som klienten (mottakeren) må betale. Betaler dette beløpet, samtykker byggherren derved til de vilkår som er fremsatt av entreprenøren.

  Denne typen dokumenter har ikke en bestemt form. Produsenten eller hans organisasjon har rett til å utvikle sitt eget skjema og lage spesielle betalingsskjemaer. Om nødvendig kan fakturaen også inneholde noen tilleggsdata, for eksempel noen betingelser (funksjoner) ved transaksjonen, betalingsfrister, betalingsmåter, levering og forsendelse av varer (levering av tjenester), samt varsler, for eksempel , om forskuddsbetaling mv. Skjemaet krever ikke underskrift fra direktøren i selskapet, eller regnskapssjefen eller noen autorisert person. Utskrift er heller ikke nødvendig.

  Men igjen, for å bevare rettighetene dine ved eventuelle brudd, vil det være mye lettere å bevise at du har rett hvis skjemaet inneholder din signatur og segl. For å stille eventuelle krav må du i tillegg til skjemaet ha andre skjema. I seg selv gir det ikke mye verdi, det fikser bare prisene som er satt av produsenten. Kjøperen har rett til tilbakebetaling av de overførte midlene i tilfelle brudd fra produsentens side.

• Betalingsskjema for regnskap. De er en bekreftelse på at kunden har betalt produsentens faktura. Det finnes flere typer betalingsprøver: betalingsanmodning, BSO (strenge rapporteringsskjemaer), betalingsordre og kvitteringer (kontanter og salgskvitteringer). Strenge rapporteringsskjemaer eller sjekker brukes ved betaling med kontanter.



• Regnskapsfaktura. TORG-skjemaet brukes vanligvis - 12. Det brukes når du skal formalisere et salg eller kjøp materielle eiendeler(varer). Som en kontrakt skal en følgeseddel utformes i to eksemplarer.

  Produsenten trenger det for å registrere salget sitt, og kjøperen trenger det for å kapitalisere mottaket av varene. Det er avgjørende at all informasjon i følgeseddelen må samsvare med fakturaen, hvis noen. Personer som har rett til å selge varer må sette passende signaturer på fakturaen.

  Følgeseddelen må være sertifisert av organisasjonen som selger varene og inneholde segl. Det samme gjør mottakerens tjenestemenn eller mottakeren selv, som plikter å undertegne konnossementet ved mottak av godset og sette segl, eller i stedet for segl, overføre utført fullmakt.

• Lov om levering av utført arbeid (ytelse av tjenester) for regnskapsføring. Den er tosidig. Handlingen bekrefter prisen, tiden (vilkårene), samt faktumet til utført arbeid eller leverte tjenester, i samsvar med alle betingelsene spesifisert i kontrakten.
• Regnskapsfaktura. Den har en streng form som ikke kan endres. Den inneholder data om brukt kontanter ah, i tilfeller av å utarbeide en faktura for forskuddsbetaling. En faktura er en viktig del av de primære dokumentene ved hjelp av den etableres et "grunnlag" for aksept av momsbeløp som ble sendt til fradrag.

  Dersom en bedrift er merverdiavgiftsbetaler, er den forpliktet til å utarbeide en faktura som en av obligatoriske dokumenter. I tillegg, i likhet med dokumenter som fakturaer og kontrakter, må fakturaer lages i to kopier. Fakturaen skal være signert av entreprenøren (leverandøren) av tjenester (varer).

  Det første eksemplaret overføres til byggherren, og det andre forblir hos entreprenøren. Den utstedes senest fem dager etter at tjenestene (arbeidet) ble utført eller varene ble sendt.

  Ikke pålagt å utstede en faktura til selskapet og individuelle gründere som bruker det forenklede skattesystemet og UTII, og ikke er momsbetalere.

I denne artikkelen så vi på listen over dokumenter som anses som primære. Noen av disse dokumentene er obligatoriske, andre er ikke. Noen dokumenter inneholder spesielle krav og vilkår (skjemaer) som ikke kan brytes, mens andre kan endres. Ovennevnte dokumenter er en viktig komponent i regnskapet. Hvert av disse dokumentene krever en individuell og forsiktig tilnærming fra regnskapsførerens side.

primært regnskapsdokument

Primærdokumenter danner grunnlaget for all regnskapsføring. De finansielle og økonomiske aktivitetene til en organisasjon er ledsaget av en rekke operasjoner. Til dette formål brukes et element av regnskapsmetoden - dokumentasjon. Dokumentasjon er hovedmetoden for regnskapsovervåking av de økonomiske aktivitetene til en organisasjon, dens primære kontroll. Dokument - Dette er skriftlig bevis på en fullført forretningstransaksjon, som gir juridisk kraft til regnskapsdata. Dokumentasjon fungerer som grunnlag for etterfølgende regnskap og sikrer nøyaktigheten, påliteligheten og ubestrideligheten til regnskapsindikatorer, samt muligheten for deres kontroll.

Dokumenter må ha rettskraft, det vil si inneholde en rekke obligatoriske detaljer(indikatorer):

• - navnet på dokumentet;
• - dato;
• - navnet på organisasjonen som dokumentet ble utarbeidet på vegne av;
• - innholdet i operasjonen;
• - kvantitative og kostnadstiltak;
• - navnet og stillingen til personene som er ansvarlige for gjennomføringen og riktigheten av dens utførelse;
• - personlige signaturer til disse personene og deres utskrifter;
• - organisasjonsegl, frimerker.

Dokumenter må sammenstilles på en slik måte at de kan bevares i lang tid (blekk, kulepenn, skrivemaskin, skriver). Primærdokumenter må utarbeides enten på tidspunktet for transaksjonen (kontanter, bank) eller umiddelbart etter at den er fullført. De som kompilerte og signerte dokumentet er ansvarlige for rettidig og høykvalitets opprettelse, for nøyaktigheten av dataene og overføringen innen den fastsatte tidsrammen for registrering i regnskapsregistre.

Dokumentene inkluderer:

• - primær (fakturaer, fakturaer, kvitteringer og utgifter kontantbestillinger, gjerdeplater, etc.);
• - regnskapsregistre (kassererrapporter, ordrejournaler, hovedbok, varerapporter osv.);
• - rapportering (balanse og vedlegg til denne).

All regnskapsføring føres på grunnlag av primærdokumenter, deretter overføres informasjon fra dem til regnskapsregistre, hvor de systematiseres, det vil si regnskapsført. Ved slutten av rapporteringsperioden fylles foretakets rapportering ut i henhold til regnskapsregistrene.

Primærdokumentasjon gir opphav til bevegelse regnskapsinformasjon, gir regnskapet nødvendig informasjon for kontinuerlig og kontinuerlig refleksjon økonomisk aktivitet bedrifter.

I henhold til deres formål er alle primære dokumenter delt inn i: organisatoriske og administrative dokumenter, støttedokumenter regnskapsregistrering, kombinert.

• - organisatoriske og administrative (ordre, instruksjoner, instruksjoner, fullmakter) tillater operasjoner, og informasjonen i dem gjenspeiles ikke i regnskapsregistre;
• - Begrunnelsesdokumenter (fakturaer, krav, mottaksordrer, etc.) gjenspeiler transaksjonens faktum, informasjonen i dem er registrert i regnskapsregistre. Det er en rekke dokumenter som kombinerer tillatende og frigjørende karakter (utgiftskontantordrer, lønnsslipper for betaling lønn), blir dataene i dem lagt inn i regnskapsregistre;
• - regnskapsdokumenter er utarbeidet i regnskapsavdelingen på grunnlag av administrative eller støttedokumenter for å oppsummere regnskapsdokumenter, slike dokumenter er regnskapsattester, overheadkostnadsberegninger, utviklingstabeller.
• - kombinerte dokumenter utfører samtidig funksjonene til administrative og begrunnelse og regnskapsdokumenter. For eksempel inneholder en faktura for frigjøring av materielle eiendeler en ordre om å frigi materialer fra lageret til verkstedet, samt registrering av deres faktiske utstedelse osv.

Basert på metoden for registrering av transaksjoner, er dokumenter delt inn i engangs- og kumulative.

Engangsdokumenter brukes kun én gang for å gjenspeile en enkelt transaksjon eller flere transaksjoner som er utført samtidig. Etter registrering går engangsdokumentet til regnskapsavdelingen og fungerer som grunnlag for refleksjon i regnskap. For eksempel inngående og utgående kontantbestillinger, lønnsoppgaver mv.

Kumulative dokumenter kompileres over en viss periode (uke, tiår, måned) for å gjenspeile homogene tilbakevendende transaksjoner som registreres i dem etter hvert som de oppstår. Ved slutten av perioden beregnes summene for indikatorene som brukes for regnskapet. TIL kumulative dokumenter inkludere grensekort, to-ukers eller månedlige bestillinger osv.

Avhengig av hvor de er utarbeidet, kan dokumenter være interne eller eksterne.

Innenlands dokumenter sammenstilles ved virksomheten for å reflektere intern drift. For eksempel kontantkvitteringer og utgiftsordrer, fakturaer, handlinger, lønnsslipper m.m.

Utvendig dokumenter fylles ut utenfor grensene av denne bedriften, ankommer i utstedt form. For eksempel fakturaer, kontoutskrifter, fraktsedler o.l.

I henhold til rekkefølgen dokumentene er utarbeidet i, er det primære og summariske dokumenter.

Primær Det utarbeides dokumenter for hver enkelt transaksjon på tidspunktet for gjennomføringen. For eksempel kassakvitteringsordre, betalingsoppdrag, handlinger for nedskrivning av anleggsmidler mv.

Sammendrag dokumenter er utarbeidet på grunnlag av tidligere sammenstilte primærdokumenter. Bruken av dem letter kontroll av homogene operasjoner. De kan være utøvende, regnskapsmessige eller kombinert. For eksempel forskudds- og kasserapporter, gruppering og akkumuleringsoppgaver. Spesielt utfører forhåndsrapporten, som er en kombinert, funksjonene til et støtte- og regnskapsdokument. Den gir en fullstendig beskrivelse av oppgjør med ansvarlige personer: saldo eller overforbruk tidligere forskudd, størrelsen på dette forskuddet, beløpet som er brukt, saldoen og datoen for dets oppføring i kassaapparatet eller overforbruket og datoen for tilbakebetalingen fra foretaket. I tillegg gir forhåndsnedtellingen en beskrivelse produksjonskostnader på regnskap etter kontroll og godkjenning av rapporten. På baksiden av rapporten er det en liste over individuelle utgifter og tilhørende dokumenter.

I henhold til rekkefølgen de fylles ut, kan dokumenter klassifiseres i de som er satt sammen manuelt og ved hjelp av datateknologi.

Dokumenter utarbeidet manuelt, fylles ut manuelt eller på skrivemaskin.

Dokumenter utført vha datateknologi, registrerer automatisk informasjon om produksjonsoperasjoner når de er fullført.

Aksept, verifisering og regnskapsmessig behandling av dokumenter. Dokumenter som mottas av regnskapsavdelingen behandles for å forberede dem for innføring i regnskapsregistrene. Hovedstadiet for regnskapsbehandling av dokumenter i en organisasjon er verifiseringen av mottatte dokumenter i hovedsak, i form og aritmetisk.

Når du sjekker dokumenter på deres meritter, er det nødvendig å fastslå lovligheten, riktigheten og hensiktsmessigheten av den fullførte forretningstransaksjonen. I henhold til gjeldende regnskapsprosedyre skal primærdokumenter om forretningstransaksjoner som er i strid med loven og den etablerte prosedyren for mottak, lagring og bruk av midler, inventar og andre verdisaker ikke aksepteres for utførelse. Dersom slike primærdokumenter mottas av regnskapsavdelingen regnskapssjef må informere organisasjonens leder om ulovligheten av en bestemt forretningstransaksjon.

Forhåndskontroll utføres av regnskapsavdelingen ved utarbeidelse av dokumenter. Det er også viktig fordi de fleste dokumentene er utarbeidet av økonomisk ansvarlige personer, og ikke av regnskapsansatte.

Ved å sjekke skjemaet kan du forsikre deg om at et skjema med det riktige skjemaet ble brukt til å fullføre en spesifikk forretningstransaksjon, alle tall er tydelig oppgitt, innholdet i transaksjonen og alle detaljer gjenspeiles.

Etter dette foretar regnskapsfører en regnekontroll, som koker ned til å kontrollere riktigheten av regneutregninger og utregninger, og beskatning av dokumenter. Beskatning gjøres ved å multiplisere mengde med pris. Aritmetisk sjekk lar deg kontrollere de aritmetiske beregningene av totalene, riktigheten av refleksjonen av kvantitative og kostnadsindikatorer.

Etter verifisering behandler regnskapsfører dokumentene. Kontotilordning av dokumenter består i å bestemme kontoene som forretningstransaksjonene som er registrert i dokumentene skal registreres som debeter og kreditter.

Hovedretningene for å forbedre dokumentasjonen er ensretting og standardisering .

Primær regnskapsdokumenter godtas for regnskap dersom de er satt sammen i henhold til skjemaet i albumet enhetlige former primær regnskapsdokumentasjon.

Samlingen av former for primær regnskapsdokumentasjon er av stor betydning for å forbedre regnskapet, da den etablerer og konsoliderer enhetlige krav for å dokumentere organisasjoners økonomiske aktiviteter, systematiserer regnskap, utelukker utdaterte og gratis skjemaer, bidrar til en rasjonell organisering av regnskapet.

Samlede dokumenter- dette er standarddokumenter godkjent på foreskrevet måte og beregnet for registrering av homogene transaksjoner i organisasjoner med ulike eierformer og ulike bransjekarakteristikker.

Standardisering - etablere identiske, standardstørrelser for standard dokumenter, som reduserer papirforbruket for produksjon av dokumenter, forenkler behandlingen og lagringen av dem.

I Russland pålegger lovgivningen bedrifter og gründere en plikt til å dokumentere alle transaksjoner i primærdokumentasjon. Formålet med slike dokumenter er å bekrefte det faktum som skjedde (mottak av produkter, forsendelse fra lageret, salg, etc.) og juridisk registrering fullført operasjon.

Hovedkravene for deres registrering inkluderer å legge inn pålitelig informasjon, utarbeide under operasjonen eller etter at den er fullført.

Hva er det for?

Primære dokumenter er støttedokumentasjon som bekrefter gjennomføringen av alle forretningstransaksjoner av gründere og selskaper. Registrering utføres i rekkefølgen av operasjoner. Dersom de er satt sammen feil, kan ikke organisasjonen foreta en pålitelig beregning av skattegrunnlaget, noe som fører til uenighet med skattemyndighetene, og det kan ilegges bøter for selskapet.

Denne dokumentasjonen godtas for regnskapsføring dersom den er utarbeidet i den form som er angitt i forskrift om regnskap og regnskap i den russiske føderasjonen.

Standardskjemaet kan inneholde flere kolonner og linjer samtidig som alle detaljene i det godkjente skjemaet opprettholdes. Ved endringer skal det utarbeides en ordre eller instruks. Kun kontanttransaksjonsskjemaer kan ikke endres.

Primærdokumenter gir informasjon for generering av rapporterings- og regnskapsdokumentasjon. De kan kompileres på dataprogram eller håndskrevne, de er laget for å registrere oppgjør, materiale eller finansielle transaksjoner hvilken som helst skala.

Dens varianter

Primære dokumenter inkluderer fakturaer, gjerdeark, fakturaer osv.

I regnskap er de delt inn i flere typer:

• utvendig(utført utenfor selskapets grenser);
• innvendig(gjort i selskapet).

Dokumentasjon kan også være kumulativ eller engangsdokumentasjon:

• Kumulativ dokumenter (arbeidsordrer, grensekort) er utarbeidet over lang tid og gjenspeiler de samme repeterende operasjonene.
• En gang dokumenter (kontantordrer, og) brukes til å rapportere om den gjennomførte transaksjonen.

Organisatorisk og administrativt Dokumentasjon omfatter instrukser, pålegg, fullmakter og instrukser. De gir tillatelse til å utføre spesifiserte operasjoner. Deres opplysninger legges ikke til regnskapsregistre.

I frifinnelse dokumentasjon (betalingskrav, kvitteringsordre, fakturaer etc.) gjenspeiler driften. Opplysninger om dem føres inn i regnskapsregistre.

Noen dokumenter kombinerer trekk av unnskyldende og permissive typer. Dette kan være kontantbestillinger, lønnsslipper.

Du kan få detaljert informasjon om all denne rapporteringen fra følgende video:

Hvordan jobbe med det riktig?

For tilsvarende primær regnskap Det avtales omsetningsplan for dokumentasjon, som bestemmer rekkefølgen og tidspunktet for bevegelsen i selskapet og sender den til regnskapsavdelingen. Det må kontrolleres i form (for fullstendighet og korrekthet av forberedelsen), innhold (forholdet mellom indikatorer) og aritmetisk (ved å summere verdier).

Først må du finne ut om det er et regnskapsdokument. Den skal gjenspeile informasjon om den fullførte forretningstransaksjonen. Så bevegelsen av lagervarer er indikert, og kontantkvitteringen indikerer utgiftene til økonomi.

Regnskapsdokumenter omfatter ikke utkast, protokoller, avisutdrag og dokumentasjon utarbeidet utenfor reglene.

Deretter bestemmes dokumentets forhold til organisasjonen. Detaljene til selskapet eller spesialisten kontrolleres (navnet på papiret, datoen for dets utarbeidelse, navnet på selskapet, kostnadene og det fysiske innholdet i forretningstransaksjonen, posisjoner til ansvarlige personer, personlige signaturer). Alle signaturer må være originale. Type segl kontrolleres også (noen firmaer kan ha flere segl - for dokumenter og stempel).

Etter aksept føres opplysningene inn i regnskapsregistrene og merkes på skjemaet. Forretningstransaksjoner må reflekteres i rekkefølge og grupperes i bestemte kontoer. Regnskapsregistre pr utseende Det er kort (for regnskap for materialer og), bøker (hoved,) eller magasiner. Basert på type poster deles registre inn i kombinert (bestilling), systematisk (generell regnskapsbok) og kronologisk (registreringsbok).

I henhold til kravene til Goskomstat, må primære regnskapsdokumenter utarbeides som følger:

• fylt ut med en kulepenn, blekk, på en skrivemaskin eller datamaskin;
• pent satt sammen med klare og lesbare figurer;
• inneholde alle detaljer;
• V finansielle papirer alle beløp er skrevet ned og angitt i tall;
• inneholde den personlige signaturen til lederen, regnskapssjefen eller autoriserte personer;
• bli forseglet.

Autoriserte personer er ansvarlige for pålitelig og rettidig utarbeidelse av dokumenter for å gjenspeile tilgjengelig informasjon i regnskapet.

Feilrettinger

Nedenfor er en liste over de vanligste feilene som gjøres ved utarbeidelse av dokumenter:

• bruk av skjemaer som ble laget av selskapet uavhengig, uten bekreftelse av en bestilling fra lederen og tilsvarende registrering i regnskapsregisteret;
• feil utførelse av lederen av listen over autoriserte personer for underskrift;
• mangel på detaljer;
• tilstedeværelsen av utelatelser i utarbeidelsen av obligatoriske detaljer, blotting eller rettelser, brudd på regler;
• grafitt blyant notater;
• justeringer av kontantdokumentasjon;
• tilstedeværelse av aritmetiske feil;
• ingen streker for tomme linjer.

Hvis det er feil, blir regnskapsdokumentet ikke akseptert av inspeksjonsstrukturene eller anerkjent som forfalsket.

Retting av kassaapparat og regnskapsdokumentasjon utføres i henhold til følgende regler:

• Det er ikke tillatt å bruke korrekturleser, slettinger eller justeringer av dokumentet (kontante utgifter og kvittering for bestillinger, kvitteringer);
• hvis det oppdages feil, bør papirene kanselleres og utarbeides på nytt;
• skadede eller feil utfylte dokumenter blir ikke ødelagt, de krysses over og legges i kassa på utstedelsesdagen.

Rettelser foretas i andre dokumenter etter at de er avtalt med motparter og bekreftet med underskrifter.

Ved retting av manuelle skjemaer skal feil detaljer eller beløp krysses over og riktig verdi skrives øverst. Ordet "Korrigert" er angitt i feltene på linjen og er avtalt av personene som tidligere har signert dette dokumentet. Datoen for korrigeringen er angitt. Bruk av korrigering, blotter og sletting er ikke tillatt.

Dersom rettelser er feil utfylt og sertifisert, vil de bli ansett som ugyldige.

Gjenoppretting av dokumentasjon

I tilfelle skade, ødeleggelse eller tap av primærdokumenter (basert på instruks nr. 157 N), oppnevner lederen en kommisjon for å analysere årsakene til deres restaurering og oppdagelse av gjerningsmennene. Noen ganger samarbeider lederen med etterforskningsmyndigheter, branntilsyn eller sikkerhetsstrukturer. Resultatet av arbeidet dokumenteres i en lov godkjent av leder. Den arkiveres i journalmappen for andre transaksjoner.

I henhold til instruks nr. 157 N kan primærpapirer lagres både på papir og på maskinmedier (ved bruk av elektronisk digital signatur).

Holdbarhet

I følge art. 17 føderal lov "om regnskap", må hvert selskap organisere passende lagring av denne dokumentasjonen, regnskapsrapporter og regnskapsregistre iht fastsatte frister, Men minst 5 år.

Lagring elektroniske dokumenter utføres i samsvar med lovens krav og i nærvær av maskinmedier. Samtidig gis det beskyttelse mot ulovlige tilpasninger til lederen av selskapet.

Straffer

Feil i primærdokumenter eller deres fravær kan føre til økonomiske tap for selskapet. I følge art. 120 i den russiske føderasjonens skattekode, pålegges straff for grove brudd på kostnads- og fortjenesteregnskapsstandarder:

• i tilfelle brudd i løpet av en skatteperiode - opptil 10 tusen rubler;
• hvis krenket under flere skatteperioder- opptil 30 tusen rubler;
• når den minker skattebetalinger– 20% av mengden ubetalte bidrag, fra 40 tusen rubler.

Grove brudd på normene for regnskapsføring av utgifter, overskudd og skattepliktige gjenstander omfatter fravær av primærdokumentasjon og regnskapsregistre. De inkluderer også periodisk refleksjon i regnskapsregnskap, regnskapsregistre og rapporter om forretningstransaksjoner, materielle eiendeler, økonomi og immaterielle eiendeler.

I mangel av disse dokumentene er selskapet forpliktet til å betale for mye skatt. Deres tilbaketrekning er mulig etter anvisning fra de relevante strukturene hvis fullmakter er i samsvar med lovkrav. Samtidig opprettes et register over beslaglagte dokumenter.

Primærdokumentasjon ligger til grunn for innføring av regnskapsføringer i regnskapsregistre. Disse skjemaene er utformet for å registrere på papir ektheten av faktumet til en forretningstransaksjon som resulterte i en endring i den økonomiske situasjonen til foretaket. Registrering av primærregistrering er lovregulert. Hver mal må være i samsvar med kravene i loven av 6. desember 2011 nr. 402-FZ.

Skjemaer og typer primærdokumentasjon

Formene for primærdokumenter som brukes av forretningsenheter kan forenes og utvikles uavhengig av partene i transaksjonen. Listen over standardskjemaer som er obligatoriske for bruk i spesifikke situasjoner er godkjent ved lov. I slike utvalg har ikke organisasjoner rett til selvstendig å endre struktur eller innhold. Ikke-enhetlige dokumenter kan opprettes av et selskap under hensyntagen til dets spesifikke aktiviteter. De er underlagt godkjenning av lokale lover i selskapet.

Klassifiseringen av primærdokumentasjon innebærer inndeling i skjemaer for intern og ekstern bruk. Interne dokumenter beskriver transaksjoner som påvirker aktivitetene til en institusjon - selskapet som kompilerte dette sertifikatet. Eksterne er designet for å registrere transaksjoner og deres resultater mellom to eller flere deltakere.

Interne skjemaer er vanligvis delt inn i følgende grupper:

1. Administrativ type - brukes til å gi instruksjoner og instruksjoner til strukturelle enheter og personell.
2. Den utøvende typen mal brukes til å vise transaksjoner som ble fullført i gjeldende periode.
3. Dokumenter for regnskap - deres formål er å systematisere hele komplekset av hendelser og oppsummere den mottatte dokumentasjonsinformasjonen (et slående eksempel er regnskapsregistre).

TIL regnskapsregistre inkluderer bøker og blader, regnskapskort. Denne typen dokumentasjon kan deles inn i undertyper, forskjellig i måten de fylles ut og vedlikeholdes på:

• kronologisk - alle operasjoner vises i strengt samsvar med den faktiske kronologien av hendelser;
• systematisk (eksempel - kassebok);
• kombinert;
• analytisk;
• syntetisk, som involverer en oppdeling av beløp i generaliserte regnskapskonti.

Primærdokumentasjon kan ha form av avtale mellom motparter, faktura for betaling, følgeseddel, aksepthandlinger og levering av utførte oppgaver. Primære dokumenter inkluderer et sett med skjemaer for oppgjør med personell. Denne kategorien inkluderer timelister og lønnsslipper.

MERK! Kapitalisering og avhending av virksomhetsmidler formaliseres ved hjelp av et primærdokument. Denne kategorien av dokumenter er preget av tilstedeværelsen av standardskjemaer. Tidligere var de obligatoriske for alle forretningsenheter. Nå bestemmer hver organisasjon selv om de skal bruke de anbefalte skjemaene eller utvikle sine egne maler.

Særlig oppmerksomhet i regnskapspraksis rettes mot primærkassen. Det er enhetlig. Endring av settet med detaljer eller strukturen til malen kan føre til fratakelse av selv en signert form for rettskraft. Denne gruppen inkluderer alle typer dokumenter som viser mottak av penger i kassen og disposisjon. De inkluderer også kassebok, som oppsummerer hele komplekset av handlinger med kontanter.

Klassifisering av primærforetak etter stadier av entreprenørskap

Avhengig av hvilket stadium i for øyeblikket virksomheten er lokalisert, benyttes visse former for primær regnskapsdokumentasjon. Vanligvis kan transaksjoner, med tanke på å levere dokumenter, deles inn i tre stadier.

1. Fastsettelse av vilkårene for transaksjonen. Partnere forhandler og utvikler en konsensus som passer begge parter. Penger og varer har ennå ikke skiftet eier, tjenester er ennå ikke levert, arbeidet er ikke fullført, men alt er klart for start av samhandling. Resultatet av dette stadiet vil være følgende typer primær:
   • avtale (ulike former er mulige);
   • faktura for betaling.
2. Godtgjørelse for transaksjonen. Betaling kan skje i ulike former. Dette viktig poeng er registrert av det primære dokumentet som bekrefter overføringen av penger:
   • hvis betalingen ikke ble utført i kontanter, vil den bli bekreftet av en kontoutskrift, betalingsterminalkvittering, etc.;
   • hvis pengene ble overført "kontanter", vil bekreftelsen være kontantkvittering, et strengt rapporteringsskjema eller en kvittering for en bestilling av kontantkvittering.
3. Overføring av varer, levering av tjenester, utførelse av arbeid. Hun har foretatt betalingen, nå er det på tide at motparten oppfyller sine forpliktelser. Følgende primærdokumenter vil indikere at hun gjorde dette i god tro, og den første parten har ingen krav:
   • faktura (hvis varer ble overført);
   • salgskvittering (kan utstedes sammen med en kontantkvittering eller være ett dokument);
   • handling av utførte tjenester (eller utført arbeid).

Disse dokumentene må leveres til skattemyndighetene, siden de bekrefter utgiftene som påløper av den første parten, som direkte påvirker skattegrunnlaget.

Kontroll, oppbevaring og organisering av regnskapsføring av primærdokumenter

Regnskap for primærdokumentasjon skal organiseres slik at hvert skjema går gjennom registreringssystemet i virksomheten. Dette er nødvendig for å minimere risikoen for å miste sertifikater og andre skjemaer. Ekspeditøren eller annen ansvarlig fører dokumentasjonslogg. Alle innkommende skjemaer behandles som innkommende. Utgående skjemaer er de som opprettes internt av foretaket (uansett om de skal utstedes til tredjeparter eller forbli i foretaket).

Innkommende dokumentasjon må gå gjennom flere stadier av regnskap og registrering:

1. Godkjennelse.
2. Innledende behandling.
3. Fordeling etter skjematyper og deres formål.
4. Registrering i regnskapsjournal med stempling og tildeling av dokumenter innkommende nummer dato for aksept.
5. Signering av selskapets ledelse (når direktøren gjennomgår innkommende korrespondanse, setter han vedtak om det).
6. Utførelse av dokumentet.

For å organisere et effektivt dokumentflytsystem og sikre kontroll over sikkerheten til skjemaer, er det nødvendig å utvikle og godkjenne en dokumentflytplan med en liste over saker. Tidsplanen må avsløre stadier av utførelse, registrering av dokumenter, prosedyren for å overføre dem til lagring, angi tidsrammen og liste de ansatte som er ansvarlige for hvert trinn.

Den utfylte og registrerte primærdokumentasjonen skal oppbevares i minst 5 år. Kulturdepartementets pålegg av 25. august 2010 nr. 558 gir en klassifisering av skjemaer med henvisning til tidspunktet for innlevering til arkivet:

• administrativ dokumentasjon må forbli tilgjengelig i 75 år (hvis ordre og instrukser påvirker selskapets hovedaktiviteter) eller 5 år, forutsatt at skjemaet gjenspeiler løsningen av administrative spørsmål;
• skjemaer som følger med forretningstransaksjoner skal lagres i 3-5 år.

TIL REFERANSE! Lov nr. 402-FZ i art. 29 holdbarhet er begrenset til 5 år. Skattelovgivningen krever at regnskapsdokumentasjon oppbevares trygt og tilgjengelig i minst 4 år.

Spesielle betingelser og lagringsperioder er gitt for følgende skjemaer:

1. Dokumenter som brukes til å registrere registrering av eiendeler som er gjenstand for avskrivning kan ikke arkiveres i 4 år fra datoen for avskrivning av denne eiendommen.
2. Hvis primær dokumentasjon ble utstedt i perioden da tapet skjedde, som brukes til å redusere inntektsskatten, må den lagres til virkningen på inntekten opphører skattegrunnlag resultatene av slik ulønnsomhet.
3. Primær karakterisering av operasjoner etter forekomst kundefordringer, må beholdes i 4 år fra det øyeblikket utestående gjeld er anerkjent som dårlig (hvis et slikt faktum inntreffer).

Til elektroniske skjemaer Oppbevaringsperioder er identiske med papirdokumenter. Prosedyren for avskrivning av primære eiendeler må utføres med deltakelse av en spesielt opprettet kommisjon.

Godkjenning av primærdokumentasjonsskjema

Ikke-enhetlig primærdokumentasjon kan utvikles av forretningsenheter uavhengig. For slike skjemaer er hovedkriteriet for overholdelse av juridiske normer overholdelse av standardene i lov nr. 402-FZ når det gjelder obligatoriske detaljer:

• navnet på dokumentet;
• dato for registrering;
• informasjon om selskapet som utarbeider skjemaet, hvorved selskapet kan identifiseres;
• innholdet i den viste forretningstransaksjonen som indikerer verdsettelsen av transaksjonens gjenstand;
• bringe naturlige mål og kvantitative verdier;
• tilstedeværelse av underskrifter fra ansvarlige tjenestemenn (med obligatorisk angivelse av deres stilling og fullt navn).

HUSKE! For å bruke selvstendig utviklede maler som primær dokumentasjon, må de godkjennes av en lokal lov i bedriften.

Kontanter og betalingsdokumenter tilhører en gruppe strengt regulerte skjemaer. Bedrifter, etter deres ordre eller noen annen ordre, er ikke autorisert til å fjerne rader, celler fra dem eller endre strukturen. Bedrifter kan gjøre sine egne justeringer av ikke-enhetlige maler, legge til og fjerne informasjonsblokker. Ved selvstendig utvikling av nye skjemaer kan du ta standardprøver som grunnlag.

For å godkjenne primæren kan du legge dens eksempler i et eget vedlegg til regnskapsprinsipper. Det andre alternativet er at for hvert skjema gir lederen en ordre for bedriften. Ordreteksten spesifiserer informasjon om innføring av nye dokumentasjonsformer i regnskapet, som skal utarbeides etter én mal. Selve skjemaene inngår i bestillingen som egne vedlegg.

Hvis en organisasjon skal bruke standardskjemaer anbefalt av relevante avdelinger for å reflektere individuelle transaksjoner, trenger ikke disse skjemaene å godkjennes av interne forskrifter. For å registrere en slik beslutning er det nok å legge inn en oppføring i regnskapspolicyen om bruken av standardiserte maler.

Ved introduksjon av nye dokumenter i dokumentflytsystemet, er det lurt å godkjenne dem etter bestilling.

Hva en regnskapsfører alltid bør huske

Den ideelle tilstanden til primærdokumentasjonen er en nødvendig betingelse for fravær av problemer når skatterevisjoner og revisjoner, bevis på sin rett i en tvist med en motpart osv. Her er en rekke viktige nyanser som en regnskapsfører alltid bør huske når han arbeider med primærregnskap.

1. Primærbevis er det eneste beviset. Uten primær dokumentasjon er det umulig å bevise fakta om levering, kostnader, oppfyllelse eller manglende oppfyllelse av vilkårene for transaksjonen. Retten vil heller ikke hjelpe - det er presedenser når saksøkere ble nektet eller saksøkte unngikk krav på grunn av manglende bevis for visse stadier av transaksjonen på grunn av mangelen på en rekke primærdokumentasjon.

   VIKTIG! Uten et "primært grunnlag", er det i sjeldne tilfeller mulig å bevise at det er snakk om tjenester: retten kan ta hensyn til ytterligere ekspertuttalelser og støttedokumentasjon. Hvis arbeidet er fullført, vil fraværet av et dokument signert av kunden ikke frita ham fra betaling.

2. Det er bedre uten feil, men mindre feil er ikke fulle. Enhver regnskapsførers mareritt er et avslag på tilbakebetaling av moms på grunn av feil data i primærdokumenter. Men dersom feilene er små, skal fradraget ikke nektes. Betydningen av feil er regulert av del 2 av art. 9 Føderal lov datert 6. desember 2011 nr. 402-FZ "Om regnskap". Skattemyndighetene bekreftet dette i brev datert 12. februar 2015 nr. GD-4-3/2104@). Det viktigste er at dataene som er gitt nøyaktig indikerer faktumet om betaling og levering av varer (levering av tjenester). Så hvis fraktbrevet for eksempel ikke inneholder en henvisning til kontrakten eller vekten på lasten ikke er angitt, er dette en ulempe, men ikke en grunn til å nekte merverdiavgift. Men hvis tittelen og datoen på dokumentet mangler, total kostnad varer og en rekke andre obligatoriske detaljer, kan retten vurdere en slik transaksjon som urealistisk.
3. Pass på, falsk signatur! Dersom underskriftene til ansvarlige personer på dokumenter er forfalsket, eller dokumentet er signert av en person som ikke har myndighet til det, vil en slik primærkilde ikke bli gjenkjent av myndighetene. I tillegg er det svært viktig at signaturen legges i egen hånd - faksimiler vil være ugyldige.
4. En primær med feil erstattes ikke. Hvis for eksempel fakturaer hvor det er funnet feil kan skrives om ved å utstede et nytt, korrigert dokument med samme detaljer, vil ikke dette nummeret fungere med primærdokumentasjonen. Til tross for at noen ganger domstoler anerkjenner korrigerende dokumenter, er det fortsatt bedre å rette feilen i henhold til reglene i art. 7 i "Regnskapsloven" - skriv inn korrigeringsdatoen i dokumentet og bekreft det med signaturer fra autoriserte personer.
5. Oversettelse er ikke alltid nødvendig. Naturligvis er primærrapporten utarbeidet på statens språk. Men noen ganger viser oversettelsen av individuelle ord fra et fremmedspråk seg å være upassende, for eksempel hvis det er navnet på et merke eller et produkt.
6. Elektronisk primær - kun med digital signatur. I dag er det ikke nødvendig å begrense seg til papirformen for primærdokumentasjon; loven tillater også elektroniske medier. Men det vil tilsvare et papir bare hvis det er sertifisert av en kvalifisert digital signatur. Ukvalifisert digital signatur er kun tillatt i visse, spesifikt spesifiserte tilfeller, og det primære dokumentet er ikke inkludert i dem.

Aktivitetene til enhver virksomhet er nært knyttet til vedlikehold og behandling av primærdokumentasjon. Det er nødvendig for å rapportere, beregne skattebetalinger og ta ledelsesbeslutninger. I artikkelen skal vi se på hva det er – primærdokumentasjon i regnskap – og hvordan det behandles.

Grunnleggende konsepter

Primærdokumentasjon i regnskap - hva er det?? Det kalles bevis på faktumet av en kommisjon reflektert på papir. For tiden er mange dokumenter samlet inn automatisert system"1C". Behandling av primærdokumentasjon innebærer registrering og registrering av opplysninger om gjennomførte forretningstransaksjoner.

Primærregnskap er den innledende fasen av registrering av hendelser som skjer i et foretak. Forretningstransaksjoner er handlinger som involverer endringer i tilstanden til organisasjonens eiendeler eller kapital.

Behandling av primærdokumentasjon i regnskap: eksempel på diagram

Som regel betyr begrepet "arbeide med dokumentasjon" i bedrifter:

• Innhenting av primærdata.
• Forhåndsbehandling av informasjon.
• Godkjenning av ledelsen eller spesialister autorisert etter ordre fra direktøren.
• Gjentatt.
• Utføre handlinger som er nødvendige for å gjennomføre en forretningstransaksjon.

Klassifikasjon

Det er engangs og kumulativ primær dokumentasjon. Behandling Informasjonen i slike papirer har en rekke funksjoner.

Engangsdokumentasjon er ment å bekrefte en hendelse én gang. Følgelig er prosedyren for å behandle den betydelig forenklet. Kumulativ dokumentasjon brukes for en viss tid. Som regel gjenspeiler det en operasjon utført flere ganger. I dette tilfellet, når behandling av primærdokumentasjon opplysninger fra den overføres til særregistre.

Krav til vedlikehold av dokumenter

Primærdokumentasjon utarbeides under transaksjonen eller umiddelbart etter gjennomføringen.

Informasjonen reflekteres på spesielle enhetlige skjemaer. I mangel av godkjente skjemaer kan bedriften utvikle dem uavhengig.

Stadier av behandling av primær regnskapsdokumentasjon

Hver virksomhet har en ansatt med ansvar for å arbeide med primærinformasjon. Denne spesialisten må kjenne reglene, strengt overholde juridiske krav og rekkefølgen av handlinger.

I etapper behandling av primærdokumentasjon er:

• Skatt. Det representerer en vurdering av transaksjonen reflektert på papir, en indikasjon på beløpene knyttet til gjennomføringen.
• Gruppering. På dette stadiet distribueres dokumenter avhengig av fellestrekk.
• Kontooppdrag. Det innebærer utpeking av debet og kreditt.
• Slukking. For å hindre tilbakebetaling på primære regnskapsdokumenter p markerer "betalt".

Feil i dokumenter

De kan oppstå av ulike årsaker. I utgangspunktet er deres utseende forårsaket av den ansattes uforsiktige holdning til arbeidet han utfører, spesialistens analfabetisme og utstyrsfeil.

Retting av dokumenter frarådes sterkt. Men i noen tilfeller er det umulig å gjøre uten feilretting. Gjorde en feil regnskapsfører på primærdokumentasjon bør fikse det slik:

• Kryss ut feil oppføring med en tynn strek slik at den er godt synlig.
• Skriv riktig informasjon over den utstrekede linjen.
• Merk av i boksen "Korrigert til å tro."
• Angi dato for justering.
• Skilt.

Bruk av korrigerende midler er ikke tillatt.

Arbeide med innkommende dokumenter

Prosessen med å behandle innkommende papirer inkluderer:

• Bestemme dokumenttype. Regnskapspapirer inneholder alltid informasjon om gjennomførte forretningstransaksjoner. Disse inkluderer for eksempel en faktura, en ordre om å motta midler, etc.
• Sjekker mottakerens detaljer. Dokumentet skal være adressert til en bestemt virksomhet eller dens ansatte. I praksis hender det at dokumenter for kjøp av materialer spesifikt utstedes til selskapet, selv om det ikke er inngått avtale med leverandøren.
• Kontroll av signaturer og seglavtrykk. Personene som signerer dokumentet må ha fullmakt til det. Hvis påtegningen av primærdokumenter ikke er innenfor den ansattes kompetanse, anses de som ugyldige. Når det gjelder frimerker, oppstår det i praksis ofte feil i de virksomhetene som har flere merker. Informasjonen på utskriften må samsvare med dokumenttypen den står på.
• Sjekker statusen til dokumenter. Hvis det blir funnet skader på papirene eller mangler ark, er det nødvendig å utarbeide en rapport som sendes kopi til motparten.
• Kontrollerer gyldigheten av hendelsen som gjenspeiles i dokumentet. Ansatte i foretaket må bekrefte informasjon om transaksjonen. Dokumenter om aksept av verdisaker er sertifisert av lagersjefen, og vilkårene i kontrakten bekreftes av markedsføreren. I praksis er det situasjoner når en leverandør mottar en faktura på varer som selskapet ikke har mottatt.
• Fastsettelse av perioden som dokumentet gjelder. Ved behandling av primærpapirer er det viktig å ikke ta hensyn til samme informasjon to ganger.
• Definisjon av regnskapsdelen. Ved mottak av primærdokumentasjon er det nødvendig å fastslå til hvilke formål de oppgitte verdiene skal brukes. De kan fungere som anleggsmidler, materialer, immaterielle eiendeler, varer.
• Fastsettelse av registeret der
• Registrering av papir. Det utføres etter alle kontroller.

Arbeid med utgående papirer

Behandlingsprosessen for denne typen dokumentasjon er noe forskjellig fra ovenstående.

Først av alt oppretter en autorisert ansatt i bedriften et utkastversjon av det utgående dokumentet. Basert på dette utvikles et utkast til papir. Det sendes til leder for godkjenning. En annen ansatt som har riktig myndighet kan imidlertid godkjenne dokumentutkastet.

Etter sertifisering utformes prosjektet etter fastsatte regler og sendes til mottaker.

Dokumentflytplanlegging

Dette stadiet er nødvendig for å sikre rask kvittering, sending og behandling av dokumentasjon. For riktig organisering av dokumentflyten utvikler bedriften spesielle tidsplaner. De indikerer:

• Sted og frist for behandling av primæroppgaver.
• Fullt navn og stilling på den som har utarbeidet og levert dokumentene.
• Regnskapsdokumenter laget på grunnlag av papirer.
• Tid og sted for oppbevaring av dokumentasjon.

Regnskapsregistre

De er nødvendige for registrering av primærdokumentasjon. Samtidig settes et regnskapsmerke på papirene. Det er nødvendig å forhindre gjentatt registrering av dokumenter.

Primærpapirer kan lagres i elektroniske registre. Imidlertid må selskapet på forespørsel fra offentlige etater eller motparter levere papirkopier.

Funksjoner for dokumentgjenoppretting

For tiden i forskrifter Det er ingen klar prosedyre for å gjenopprette papirer. I praksis inkluderer denne prosessen følgende aktiviteter:

• Utnevnelse av en kommisjon for å undersøke årsakene til tap eller ødeleggelse av dokumenter. Om nødvendig kan lederen av foretaket involvere rettshåndhevende instanser i prosedyren.
• Kontakt bankorganisasjon, til motparter for kopier av primærdokumenter.
• Retting av selvangivelse. Behovet for å levere oppdatert rapport skyldes at udokumenterte utgifter ikke kostnadsføres skattemessig.

I tilfelle tap av primær dokumentasjon, vil Federal Tax Service beregne beløpene for skattefradrag basert på tilgjengelige papirer. I dette tilfellet er det en mulighet for å bruke skattemyndigheten straffer i form av bot.

Vanlige feil i prosessen med å utarbeide primæroppgaver

Personer som er ansvarlige for vedlikehold av dokumentasjon begår som regel følgende brudd:

• Fyll ut skjemaer som ikke er samlet eller godkjent av lederen av virksomheten.
• De angir ikke detaljer eller viser dem med feil.
• De godkjenner ikke dokumenter med sin signatur eller tillater ansatte som ikke har myndighet til å signere dokumenter.

Dokumentasjon som bekrefter fakta om forretningstransaksjoner er ekstremt viktig for bedriften. Designet må tilnærmes veldig nøye. Enhver feil kan føre til negative konsekvenser.