Primærdokumentet utstedes på samme dato som kommisjonen forretningstransaksjon. For eksempel en provisjon for kontanthåndteringstjenester. Utdrag og minneordre skal utstedes samme dag.

Som regel primære dokumenter er utstedt på enhetlige former ah, designet russisk lovgivning. Men ikke alle skjemaer er gitt; for eksempel utarbeides en regnskapsoppgave i fri form. Men når du registrerer deg, er det nødvendig å angi obligatorisk informasjon: navn og detaljer om organisasjonen, tittel på dokumentet, innholdet i operasjonen, navn på stillinger, navn på ansatte, signatur og stempel til organisasjonen.

Hvorfor trengs primærdokumentasjon? Hovedsakelig for å registrere alle pågående forretningstransaksjoner. Dokumentasjon kan være intern eller ekstern. Internt er nødvendig for regnskap og kontroll av alle bevegelser, for eksempel overføres et anleggsmiddel til drift - det utarbeides en handling, som er det primære dokumentet. Ekstern dokumentasjon er nødvendig for å samarbeide med leverandører og kjøpere, for eksempel utsteder du en faktura for betaling til kjøper.

Det er også primære dokumenter om regnskap og betaling av arbeidskraft, disse inkluderer: ordre om ansettelse og oppsigelse, bemanningstabell, ferieplan og andre. Dokumentasjon for regnskapsføring av anleggsmidler leveres også; for eksempel et OS-godkjenningssertifikat, et inventarkort og andre. Dokumentasjon som er utarbeidet for regnskap kontanttransaksjoner, inneholder dokumenter som en forhåndsrapport, en innkommende og utgående kontantordre.

I enkelte primærdokumenter er rettelser ikke tillatt, for eksempel i et utdrag fra en brukskonto eller i en betalingsordre. Men for eksempel kan fakturaer inneholde rettelser, men ved siden av skal det være signaturen til den som har gjort rettingen, dato og stempel til organisasjonen.

Kilder:

• hva er hoveddokumentasjonen?
• Primær regnskapsdokumenter i 2013

Tips 2: Hvilke dokumenter er primære i regnskapet

De primære dokumentene i regnskap er de på grunnlag av hvilke en bestemt forretningstransaksjon er formalisert på tidspunktet for dens fullføring eller umiddelbart etter dens fullføring. Det er på dette grunnlaget videre regnskapsføring av spesifikke transaksjoner foretas.

Du trenger

• faktura, kontantordre, handling, sertifikat, søknad, registreringsjournal, ordre, regnskapsbok, liste, timeliste, søknad, inventarkort, lønn, personlig konto osv.

Instruksjoner

Primærdokumenter er det første grunnlaget for oppstart regnskap spesifikke transaksjoner og innføring i regnskapsregistre. Det primære dokumentet er skriftlig bevis på en forretningstransaksjon, for eksempel utstedelse av penger på konto, betaling for varer, etc.

Skjemaer primær dokumentasjon lederen av bedriften godkjenner, men alt nødvendige detaljer, lovfestet, må være til stede i dokumentet.

Primære regnskapsdokumenter sammenstilles på på papir og er støttet av en signatur for å identifisere personene som har utarbeidet dokumentet. Dersom dokumentet er utarbeidet i elektronisk skjema, den må signeres elektronisk signatur.

Formene for primærdokumenter som finnes i album med enhetlige former er ikke obligatoriske for bruk, bortsett fra kontantdokumenter etablert av autoriserte organer på grunnlag av.

Obligatoriske detaljer om primære dokumenter i regnskap:
- navnet på dokumentet (faktura, handling, liste, ordre, etc.);
- dato for transaksjonen (utarbeide dokumentet);
- innholdet i en forretningstransaksjon i verdi og fysiske termer;
- navnet på organisasjonen som dette dokumentet blir utarbeidet på vegne av;
- data om personene som utførte transaksjonen og er ansvarlige for korrekt utførelse av dokumentet (stilling, fullt navn, signatur).

Primære dokumenter i regnskap er delt inn i dokumenter i henhold til:
- regnskap og godtgjørelse: arbeidsordre, bemanningstabell, arbeidsplan, reisebevis, ansettelsesbevis, lønnsslipp osv.
- regnskap for anleggsmidler: aksept og overføring, inventarkort, faktura for intern bevegelse, inventarbok, handling av anleggsmidler, etc.
- regnskapsføring av kontanttransaksjoner: kassebok, forhåndsrapport, kassekvitteringsordre, register over kassebilag, kassekvitteringsbestilling, kasseregnskapsbok m.m.
- regnskap for reparasjoner og byggearbeid: handler om aksept av fullført arbeid, stans av konstruksjon, igangkjøring av strukturen; generell arbeidslogg; logg over utført arbeid og andre lignende dokumenter.

Vær oppmerksom på

Dersom primærregnskapsdokumenter etter loven trekkes tilbake, inngår kopier av disse dokumentene, laget i samsvar med loven, i stedet for originalene i regnskapsdokumentene.

Nyttige råd

Om nødvendig kan ytterligere kolonner og linjer inkluderes i standardskjemaet, som bestemmes av visse typer økonomisk aktivitet.

Kilder:

• Regnskapsloven
• Sammendragsdokumenter er utstedt på grunnlag av tidligere

Juridiske enheter– bedrifter, organisasjoner, ulike typer institusjoner og banker er i konstant kommunikasjon med hverandre i løpet av sin virksomhet. Forretningskommunikasjon utføres gjennom en rekke dokumenter: brev, forespørsler, krav, betalingsoppdrag osv. Den juridiske gyldigheten av slike dokumenter bekreftes av deres detaljer.

Hva er detaljene?

Requisites - fra det latinske requisitum - "nødvendig", dette er et sett med informasjon og data etablert av standarder for en gitt type dokument, uten å spesifisere hvilken denne typen dokumenter vil ikke ha rettskraft og kan ikke anses som grunnlag for transaksjoner og transaksjoner. Med andre ord, uansett hvor offisielt dokumentet kalles, hvis det ikke har de nødvendige detaljene, kan det betraktes som bare et stykke papir som ingen er forpliktet til å svare på. Derfor er detaljene i påbudt angitt på ethvert dokument.

Noen detaljer er kun angitt på dokumenter av én type, og noen er obligatoriske for alle forretningsdokument. Sistnevnte inkluderer: navnet på organisasjonen, datoen dokumentet ble kompilert og navnet. Navnet på organisasjonen må angi dets korte og fulle navn i samsvar med konstituerende dokumenter, organisasjonsform og juridisk form. Datoen for utarbeidelse av dokumentet er angitt både digitalt og i verbal-digital form. Navnet på dokumentet er angitt i alle tilfeller, det eneste unntaket er et forretningsbrev.

I tillegg til de obligatoriske, brukes regnskaps- og bankspesielle detaljer etablert for én type dokument. Regnskapsdokumentene angir: navnet og adressen til foretaket; bankopplysningene hans; indikasjon på partene i transaksjonen - deltakere i forretningstransaksjonen; dens navn, innhold og grunnlag; verdien av transaksjonen i penge- eller naturalytelser.

Banktjenester inkluderer: selskapets nåværende kontonummer; navnet på banken der den betjenes og adressen; bankkode - BIC og dens korrespondentkonto. I bankopplysninger TIN-nummeret til foretaket og banken, KPP- og OKPO-koder må også angis.

Plassere detaljer i dokumentet

For hver vare i ulike typer dokumenter har eget felt for plassering. Sammensetningen av detaljene og kravene til utførelse i hvert enkelt tilfelle er fastsatt av standarder. Detaljer som består av flere linjer skrives ut med én linjeavstand. Detaljene er atskilt fra hverandre med to eller tre linjeavstander.

Det samme gjelder dokumentskjemaer hvor det stilles særlige krav til produksjon, registrering og oppbevaring, særlig de som statsemblemet er gjengitt på. Den russiske føderasjonen, samt våpenskjold fra de konstituerende enhetene i Den russiske føderasjonen. Dette tiltaket er nødvendig fordi detaljene som er angitt på skjemaene gjør dem til et dokument med rettskraft, som svindlere kan dra nytte av.

Tips 4: Hvilke dokumenter kreves når du søker jobb?

Riktig utarbeidede dokumenter for en nyansatt ved ansettelse er en garanti for at han i ettertid ikke vil få problemer med å beregne pensjonen sin, og at arbeidsgiver ikke får problemer med arbeidsprovisjon og skattekontoret. Hoveddokumentet bekrefter arbeidserfaring, er en arbeidsbok.

Spesifikasjonene for arbeid ved noen virksomheter krever presentasjon av andre tilleggsdokumenter. Disse tilfellene er fastsatt i den russiske føderasjonens arbeidskode, forskrifter, presidentdekreter og regjeringsresolusjoner. HR-ansvarlige har ikke rett til å kreve andre dokumenter som ikke er spesifisert i loven. Det samme gjelder kravet om å ha fast registrering på stedet av denne bedriften. Men be om sertifikat etablert form Arbeidsgiver har rett til å få vite om din helsetilstand. For yrker knyttet til mat og forbrukertjenester er det også obligatorisk med sanitær- og legeattest. Hvis en funksjonshemmet person ansettes, kan det være nødvendig med et anbefalingsbrev fra VTEK, og hvis den nyansattes arbeidsaktivitet er knyttet til kommersielle eller statshemmeligheter, kan han bli bedt om å fremlegge en kvittering og andre dokumenter som bekrefter opptak.

I Russland pålegger lovgivningen bedrifter og gründere en plikt til å dokumentere alle transaksjoner i primærdokumentasjon. Formålet med slike dokumenter er å bekrefte det faktum som skjedde (mottak av produkter, forsendelse fra lageret, salg, etc.) og juridisk registrering fullført operasjon.

Hovedkravene for deres registrering inkluderer å legge inn pålitelig informasjon, utarbeide under operasjonen eller etter at den er fullført.

Hva er det for?

Primære dokumenter er støttedokumentasjon som bekrefter gjennomføringen av alle forretningstransaksjoner av gründere og selskaper. Registrering utføres i rekkefølgen av operasjoner. Hvis de er satt sammen feil, kan ikke organisasjonen foreta en pålitelig beregning. skattegrunnlag, som det oppstår uenigheter med skattemyndighetene, og selskapet kan bli utsatt for straff.

Denne dokumentasjonen godtas for regnskapsføring dersom den er utarbeidet i den form som er angitt i forskrift om regnskap og regnskap i den russiske føderasjonen.

Standardskjemaet kan inneholde flere kolonner og linjer samtidig som alle detaljene i det godkjente skjemaet opprettholdes. Ved endringer skal det utarbeides en ordre eller instruks. Kun kontanttransaksjonsskjemaer kan ikke endres.

Primærdokumenter gir informasjon for generering av rapporterings- og regnskapsdokumentasjon. De kan kompileres på dataprogram eller håndskrevne, de er laget for å registrere oppgjør, materielle eller økonomiske transaksjoner av enhver skala.

Dens varianter

Primære dokumenter inkluderer fakturaer, gjerdeark, fakturaer osv.

I regnskap er de delt inn i flere typer:

• utvendig(utført utenfor selskapets grenser);
• innvendig(gjort i selskapet).

Dokumentasjon kan også være kumulativ eller engangsdokumentasjon:

• Kumulativ dokumenter (arbeidsordrer, grensekort) er utarbeidet over lang tid og gjenspeiler de samme repeterende operasjonene.
• En gang dokumenter (kontantordrer, og) brukes til å rapportere om den gjennomførte transaksjonen.

Organisatorisk og administrativt Dokumentasjon omfatter instrukser, pålegg, fullmakter og instrukser. De gir tillatelse til å utføre spesifiserte operasjoner. Deres opplysninger legges ikke til regnskapsregistre.

I frifinnelse dokumentasjon (betalingskrav, kvitteringsordre, fakturaer etc.) gjenspeiler driften. Opplysninger om dem føres inn i regnskapsregistre.

Noen dokumenter kombinerer trekk av unnskyldende og permissive typer. Dette kan være kontantbestillinger, lønnsslipper.

Du kan få detaljert informasjon om all denne rapporteringen fra følgende video:

Hvordan jobbe med det riktig?

For tilsvarende primær regnskap Det avtales omsetningsplan for dokumentasjon, som bestemmer rekkefølgen og tidspunktet for bevegelsen i selskapet og sender den til regnskapsavdelingen. Det må kontrolleres i form (for fullstendighet og korrekthet av forberedelsen), innhold (forholdet mellom indikatorer) og aritmetisk (ved å summere verdier).

Først må du finne ut om det er et regnskapsdokument. Den skal gjenspeile informasjon om den fullførte forretningstransaksjonen. Så, i indikerer bevegelse av varer materielle eiendeler, V kontantkvittering- økonomiske utgifter.

Regnskapsdokumenter omfatter ikke utkast, protokoller, avisutdrag og dokumentasjon utarbeidet utenfor reglene.

Deretter bestemmes dokumentets forhold til organisasjonen. Detaljene til selskapet eller spesialisten kontrolleres (navnet på papiret, datoen for dets utarbeidelse, navnet på selskapet, kostnadene og det fysiske innholdet i forretningstransaksjonen, posisjoner til ansvarlige personer, personlige signaturer). Alle signaturer må være originale. Type segl kontrolleres også (noen firmaer kan ha flere segl - for dokumenter og stempel).

Etter aksept føres opplysningene inn i regnskapsregistrene og merkes på skjemaet. Forretningstransaksjoner må reflekteres i rekkefølge og grupperes i bestemte kontoer. Regnskapsregistre Ved utseende Det er kort (for regnskap for materialer og), bøker (hoved,) eller magasiner. Basert på type poster deles registre inn i kombinert (bestilling), systematisk (generell regnskapsbok) og kronologisk (registreringsbok).

I henhold til kravene til Goskomstat, må primære regnskapsdokumenter utarbeides som følger:

• fylt ut med en kulepenn, blekk, på en skrivemaskin eller datamaskin;
• pent satt sammen med klare og lesbare figurer;
• inneholde alle detaljer;
• V finansielle papirer alle beløp er skrevet ned og angitt i tall;
• inneholde den personlige signaturen til lederen, regnskapssjefen eller autoriserte personer;
• bli forseglet.

Autoriserte personer er ansvarlige for pålitelig og rettidig utarbeidelse av dokumenter for å gjenspeile tilgjengelig informasjon i regnskapet.

Feilrettinger

Nedenfor er en liste over de vanligste feilene som gjøres ved utarbeidelse av dokumenter:

• bruk av skjemaer som ble laget av selskapet uavhengig, uten bekreftelse av en bestilling fra lederen og tilsvarende registrering i regnskapsregisteret;
• feil utførelse av lederen av listen over autoriserte personer for underskrift;
• mangel på detaljer;
• tilstedeværelsen av utelatelser i utarbeidelsen av obligatoriske detaljer, blotting eller rettelser, brudd på regler;
• grafitt blyant notater;
• justeringer av kontantdokumentasjon;
• tilstedeværelse av aritmetiske feil;
• ingen streker for tomme linjer.

Hvis det er feil, blir regnskapsdokumentet ikke akseptert av inspeksjonsstrukturene eller anerkjent som forfalsket.

Retting av kassaapparat og regnskapsdokumentasjon utføres i henhold til følgende regler:

• Det er ikke tillatt å bruke korrekturleser, slettinger eller justeringer av dokumentet (kontante utgifter og kvittering for bestillinger, kvitteringer);
• hvis det oppdages feil, bør papirene kanselleres og utarbeides på nytt;
• skadede eller feil utfylte dokumenter blir ikke ødelagt, de krysses over og legges i kassa på utstedelsesdagen.

Rettelser foretas i andre dokumenter etter at de er avtalt med motparter og bekreftet med underskrifter.

Ved retting av manuelle skjemaer skal feil detaljer eller beløp krysses over og riktig verdi skrives øverst. Ordet "Korrigert" er angitt i feltene på linjen og er avtalt av personene som tidligere har signert dette dokumentet. Datoen for korrigeringen er angitt. Bruk av korrigering, blotter og sletting er ikke tillatt.

Hvis rettelser er feil utført og sertifisert, vil de bli ansett som ugyldige.

Gjenoppretting av dokumentasjon

I tilfelle skade, ødeleggelse eller tap av primærdokumenter (basert på instruks nr. 157 N), oppnevner lederen en kommisjon for å analysere årsakene til deres restaurering og oppdagelse av gjerningsmennene. Noen ganger samarbeider lederen med etterforskningsmyndigheter, branntilsyn eller sikkerhetsstrukturer. Resultatet av arbeidet dokumenteres i en lov godkjent av leder. Den arkiveres i journalmappen for andre transaksjoner.

I henhold til instruks nr. 157 N kan primærpapirer lagres både på papir og på maskinmedier (ved bruk av elektronisk digital signatur).

Holdbarhet

I følge art. 17 føderal lov "om regnskap", må hvert selskap organisere passende lagring av denne dokumentasjonen, regnskapsrapporter og regnskapsregistre iht fastsatte frister, Men minst 5 år.

Oppbevaring av elektroniske dokumenter utføres i henhold til lovens krav og dersom datamedier er tilgjengelig. Samtidig gis det beskyttelse mot ulovlige tilpasninger til lederen av selskapet.

Straffer

Feil i primærdokumenter eller deres fravær kan føre til økonomiske tap for selskapet. I følge art. 120 i den russiske føderasjonens skattekode, pålegges straff for grove brudd på kostnads- og fortjenesteregnskapsstandarder:

• i tilfelle brudd i løpet av en skatteperiode - opptil 10 tusen rubler;
• hvis krenket under flere skatteperioder- opptil 30 tusen rubler;
• når den minker skattebetalinger– 20% av mengden ubetalte bidrag, fra 40 tusen rubler.

Grove brudd på normene for regnskapsføring av utgifter, overskudd og skattepliktige gjenstander omfatter fravær av primærdokumentasjon og regnskapsregistre. De inkluderer også periodisk refleksjon i regnskapsregnskap, regnskapsregistre og rapporter om forretningstransaksjoner, materielle eiendeler, økonomi og immaterielle eiendeler.

I mangel av disse dokumentene er selskapet forpliktet til å betale for mye skatt. Deres tilbaketrekning er mulig etter anvisning fra de relevante strukturene hvis fullmakter er i samsvar med lovkrav. Samtidig opprettes et register over beslaglagte dokumenter.

Bedriften utfører dusinvis av operasjoner hver dag. Regnskapsførere sender penger til motparter, fond og grunnleggere, beregner lønn, mottar datamaskiner og møbler, belaster bøter, beregner avskrivninger osv. For hver slik operasjon er det nødvendig å utarbeide et primærdokument (klausul 1, artikkel 9 Føderal lov datert 06.12.2011 nr. 402-FZ "Om regnskap", heretter lov nr. 402-FZ).

Det primære dokumentet opprettes på tidspunktet for transaksjonen eller ved dets fullføring som bekreftelse på transaksjonens faktum (klausul 3 i artikkel 9 i lov nr. 402-FZ). Basert på primærdataene foretar regnskapsførere oppføringer.

En faktura, en handling for levering av tjenester for å lage et nettsted, et regnskapsbevis - alt dette er primære dokumenter som regnskapsførere bruker i sitt daglige arbeid. Det finnes mange typer primærprodukter, og deres mangfold avhenger av egenskapene til selskapets aktiviteter. For eksempel i transportselskap En av hovedtypene primærdokumentasjon vil være konnossementet, og i biblioteket - handlingen med å avskrive litteratur.

Primærdokumenter skal oppbevares hos bedriften i minst fem år, og perioden begynner å telle etter rapporteringsåret (klausul 1, artikkel 29 i lov nr. 402-FZ). Det vil si at et dokument datert 07.03.2016 skal oppbevares minst til og med 2021. Særskilte oppbevaringsperioder for primærmaterialer er fastsatt av Listen godkjent ved pålegg fra Kulturdepartementet av 25. august 2010 nr. 558. For å bevare regnskapsdokumenter oppretter virksomheter ofte spesielle arkiver.

Hoveddokumentet kan være papir eller elektronisk. I praksis bruker stadig flere bedrifter elektronisk dokumenthåndtering (EDM). Spesielt utveksler bedrifter kontrakter, fakturaer for betaling, handlinger, følgesedler og fakturaer.

EDI forenkler prosedyren for behandling av primærdokumenter betydelig fra det øyeblikket de opprettes til det øyeblikk de registreres, og fremskynder arbeidet mellom motparter. Stort pluss - elektroniske dokumenter det er ikke nødvendig å skrive det ut hvis dette ikke er i strid med loven eller vilkårene i kontrakten (klausul 6, artikkel 9 i lov nr. 402).

Det elektroniske dokumentet er sertifisert med en kvalifisert elektronisk signatur. Hvis partene tar en passende avgjørelse, kan det primære dokumentet signeres med en enkel eller ukvalifisert signatur (brev fra departementet for skatte- og tollpolitikk i Russlands finansdepartement datert 12. september 2016 nr. 03-03-06/ 2/53176).

Fravær av primærdokumenter i et selskap kan medføre en alvorlig bot på 10 000 til 30 000 rubler (artikkel 120 i den russiske føderasjonens skattekode). Skatteetaten vil også gi et forelegg for feil ved registrering. I tillegg kan personer som er ansvarlige for å behandle dokumenter, bli bøtelagt i henhold til artikkel 15.11 i koden for administrative lovbrudd i Den russiske føderasjonen på 2 000 til 3 000 rubler. Det er en annen fare: hvis under tilsynet skattemyndighetene ikke finner det nødvendige dokumentet, kan de fjerne deler av utgiftene fra skattegrunnlaget, derfor vil selskapet måtte betale tilleggsskatt.

Obligatoriske detaljer om hoveddokumentet

Bare det primære dokumentet med alle nødvendige detaljer har rettskraft (klausul 4 i artikkel 9 i lov nr. 402-FZ):

1. tittel (for eksempel "Gjennomføring av tjenester", " Betalingsordre», « Regnskapsattest»);
2. dato for kompilering;
3. navnet på dokumentets opphavsmann (for eksempel OJSC SKB Kontur, LLC Soyuz, IP Ivanova E.V.);
4. innholdet i dokumentet eller forretningstransaksjonen (for eksempel "Internetttilgangstjenester", "Material overført for behandling", "Betaling av faktura for kontorrekvisita", "Renter påløpt under låneavtalen");
5. naturlige og monetære indikatorer (stykker, meter, rubler, etc.);
6. ansvarlige stillinger (for eksempel «Regnskapsfører», «Buttekier», «HR-sjef», «Selgsavdelingssjef», etc.);
7. personlige underskrifter fra partene.

Et riktig utført dokument vil hjelpe, om nødvendig, rettslige prosesser, for eksempel når kjøperen ikke betaler gjelden eller forsøker å ugyldiggjøre transaksjonen. Men et dokument med feil eller fiktive signaturer kan spille en grusom spøk – så du bør aldri signere for leverandøren hvis han plutselig har glemt å signere. Oppbevar alle primærdokumenter nøye og kontroller alltid alle detaljene i innkommende dokumenter.

I praksis er det fortsatt mulig å møte kundeklager angående mangel på segl. La oss minne deg på at fra og med 04.07.2015 har seglet blitt kansellert for de fleste organisasjoner og kan brukes etter ønske (føderal lov av 04.06.2015 nr. 82-FZ). Informasjon om organisasjonens segl skal spesifiseres i charteret. Hvis motparten insisterer på å sette et stempel, men du ikke har et på lovlig, kan du varsle motparten skriftlig om dennes fravær og gi et utdrag fra regnskapsprinsippet.

Former for primærdokumenter

I arbeidet ditt kan du bruke enhetlige og dine egne former for primærdokumenter (klausul 4, artikkel 9 i føderal lov av 6. desember 2011 nr. 402-FZ "On Accounting"). I dette tilfellet må et hjemmelaget primærdokument ha alle nødvendige detaljer. Mange selskaper er tvunget til å utvikle sin egen versjon av materialeavskrivningsloven, siden det ikke er noen enhetlig form for dokumentet.

Det er tillatt å bruke en kombinert form av primærdokumentet, når den enhetlige formen er tatt som grunnlag og supplert med nødvendige kolonner eller linjer. I dette tilfellet må alle obligatoriske detaljer bevares (Resolusjon fra den russiske føderasjonens statsstatistikkkomité datert 24. mars 1999 nr. 20).

Bedriftens valg om hvilke primærskjemaer som benyttes skal skrives ned regnskapsprinsipper.

I aktivitetsprosessen kan det oppstå behov for nye primærdokumenter, deretter kan de utvikles og godkjennes av regnskapsprinsippet.

Vær oppmerksom! Siden din motpart også kan bruke et selvstendig utviklet primærdokument, må din regnskapspolicy indikere at du også godtar disse dokumentene for regnskap.

For de fleste dokumenter har du rett til ikke å bruke enhetlige skjemaer, men kontanttransaksjoner bør kun utføres i henhold til godkjente dokumentskjemaer (informasjon fra finansdepartementet i den russiske føderasjonen nr. PZ-10/2012).

Typer primærdokumenter

Spesialister kan finne hovedformene for primærdokumenter i album med enhetlige former godkjent av resolusjonene fra Statens statistikkkomité i Den russiske føderasjonen. Her er de vanligste.

Dokumenter for regnskapsføring av handelstransaksjoner

• TORG-12;
• Produktetikett;
• Universelt overføringsdokument.

Dokumenter for regnskapsføring av anleggsmidler

• OS-1 "Lov om aksept og overføring av anleggsmidler (unntatt bygninger, strukturer)";
• OS-4 «Lov om avskrivning av anleggsmidler»;
• OS-6 "Inventarkort for registrering av anleggsmidler."

Primært kassaapparat

Kontanttransaksjoner behandles utelukkende i samsvar med prosedyren for å utføre kontanttransaksjoner (instruks fra sentralbanken i Den russiske føderasjonen datert 11. mars 2014 nr. 3210-U). Du kan for eksempel ikke designe et "forbruksmateriell" i fri form eller utvikle din egen versjon.

Formene for primære kontantdokumenter er godkjent ved resolusjon fra den russiske føderasjonens statsstatistikkkomité datert 18. august 1998 nr. 88:

• KO-1 "Kontantkvitteringsordre";
• KO-2 "Kontantutgiftsordre";
• KO-3 "Tidsskrift for registrering av inngående og utgående kontantdokumenter";
• KO-4 "Kassebok";
• KO-5 "Regnskapsbok for midler akseptert og utstedt av kassereren."

Kontantdokumenter må kontrolleres veldig nøye, fordi slike primærdokumenter er direkte relatert til bevegelse av kontanter og tiltrekker seg alltid oppmerksomheten til inspeksjonsmyndighetene. For eksempel vil skattemyndighetene definitivt ta hensyn til PKO, der beløpet overstiger 100 000 rubler. Og alt fordi du ikke kan betale kontant med en motpart i et beløp som overstiger 100 000 rubler. Fraværet av signaturer i kontantdokumenter vil også være en grunn for saksbehandling med Federal Tax Service.

La oss oppsummere. Så, primære dokumenter er en integrert del av regnskap og skatteregnskap. Transaksjoner kan ikke gjennomføres uten støttedokumenter. Ofte oppretter regnskapsførere regnskapsoppføringer basert på en kopi eller skanning av hoveddokumentet. Det er svært viktig å erstatte kopier med originale dokumenter i tide, ellers kan tilsynsmyndighetene vurdere operasjonen eller transaksjonen som fiktiv. Kun dokumenter utarbeidet i samsvar med loven er en garanti for sikkerheten og påliteligheten til regnskapet i selskapet.

Aktivitet regnskapsavdelingen- en integrert del av virksomhetens funksjon; det innebærer at ansatte utfører en rekke handlinger – fra beregninger til registrering og vedlikehold av primærdokumentasjon. Graden av ansvaret til selskapet eller dets nærmeste leder for feil som er begått, varierer også sterkt: hvis de kun gjelder interne problemer, det er ikke nødvendig å snakke om en bot; hvis vi snakker om betalingsdokumenter, på grunnlag av hvilke skatter som senere betales, kan overtrederen møte ikke bare monetær utvinning, men også fengsel. Derfor er et godt organisert arbeid med primærsektoren et av de prioriterte arbeidsområdene for en juridisk enhet.

Begrepet "primær dokumentasjon", i motsetning til eller lignende, brukes utelukkende i regnskap, som, når det er nødvendig å løse organisatoriske problemer i fellesskap, forårsaker vanskeligheter for representanter for andre avdelinger i bedriften. Nedenfor vil vi beskrive hva hoveddokumentet er som helhet, og også gi en veiledende liste over dokumentene som er inkludert i det.

Hva er primærdokumentasjon i regnskap?

Merkelig nok er den viktigste reguleringsloven som brukes til å organisere arbeidet til regnskapsavdelingen den føderale loven "På regnskap» Nr. 402-FZ, vedtatt 6. desember 2011 og inneholder endringer datert 29. juli 2018, gir ikke en entydig definisjon av denne frasen. I henhold til paragraf 1 i artikkel 9 i denne loven kan primærdokumentasjon omfatte alle korrekt utførte og offisielt sertifiserte papirer som gjenspeiler en eller annen episode av et foretaks økonomiske liv.

Slike episoder inkluderer mottak av midler i bytte for produkter levert av selskapet, tjenester som tilbys eller utført arbeid, eller omvendt overføring av penger for kjøp av lagervarer. På forespørsel fra lederen av foretaket (klausul 4 i samme artikkel), kan listen over primære regnskapsdokumenter også inneholde informasjon om gjensidige oppgjør som ikke er relatert til finansielle transaksjoner.

Viktig: Hovedkriteriet for primær dokumentasjon i regnskap er tilstedeværelsen av overføringen av midler fra en person (ansatt, individuell gründer, firmaer) til en annen. Dermed vil ikke primærposter under noen forutsetninger være med på listen, men en kontantkvittering eller utgiftsordre vil være greit.

MEDlagringstid for primærdokumenter i regnskap - minst fem år fra registreringsåret. Som praksis viser, oftest representanter for det føderale skattetjeneste de ber om en primær i det første året eller tre; I fremtiden kan papirene overføres til arkivet for lagring, og etter at den angitte perioden er utløpt, kan de ødelegges i samsvar med bedriftens interne forskrifter og kravene i nasjonal lovgivning.

Men siden det i russisk byråkratisk praksis vanligvis er vanskeligere å disponere dokumenter enn å fortsette å lagre dem, kan primærdokumenter som er blitt unødvendige ligge igjen i arkivet så lenge det er nok plass; ingen straffer for dette, verken spesifisert av føderal lov nr. 402-FZ eller andre forskrifter ikke gitt.

I tillegg kan vedlikehold av primærdokumentasjon tildeles enten én eller flere ansatte i bedriften, avhengig av deres kvalifikasjoner og antall ansatte. Hvis saken gjelder en individuell entreprenør som ikke har relevante spesialister under sin kommando, har han rett til, etter eget valg, enten å utarbeide dokumentene selv eller involvere tredjepartsselskaper som leverer slike tjenester.

Liste over primære regnskapsdokumenter

I siste utgave Føderal lov nr. 402-FZ (mer presist, i paragraf 4 i artikkel 9 i dokumentet), blir retten til å bestemme hvilken dokumentasjon som er primær overført til lederen ( daglig leder, direktør) i foretaket. I samsvar med etablert praksis signerer han listen som allerede er utarbeidet av regnskapssjefen, selv om han kan påta seg arbeidet (fra å analysere aktiviteter til å summere resultater) helt på seg selv.

Følgelig er det ikke nødvendig å snakke om en enkelt liste over primærdokumenter; Vi kan bare nevne papirene som oftest er inkludert i denne listen:

1. Avtale. De fleste kontroversielt poeng fra synspunktet om dokumenteierskap: ganske ofte lagres kontrakter ikke i regnskapsavdelingen, men i den juridiske avdelingen eller til og med i personalavdelingen. På den annen side er det signeringen av en kontrakt som blir det første skrittet mot et nytt faktum i det økonomiske livet til et foretak, derfor inkluderer mange ledere, ved sine ordre, kontrakter om kjøp og salg, levering av tjenester, utførelse av arbeid, leie og annet som er direkte knyttet til bevegelsen kontantstrømmer, til primæren. I hovedsak inneholder en tilstrekkelig utarbeidet kontrakt alle funksjonene til et primærdokument oppført i paragraf 2 i artikkel 9 i føderal lov nr. 402-FZ - noe som betyr at det ikke er noen åpenbar brudd i dette tilfellet.
2. Sjekke. Basert på den foreslåtte fakturaen, overfører kjøperen (forbrukeren), før eller etter mottak av varene eller tjenestene, til selgeren (leverandøren) kontanter. Aksept av en faktura kan anses som en faktisk avtale om å betale den. I tillegg kan dette primære dokumentet inneholde (eller duplisere i samsvar med kontrakten) betingelsene for levering av inventar eller arbeid, samt metoder for oppgjør med selgeren og til og med prosedyren for å returnere midler i tilfelle svikt i en eller begge parter i transaksjonen for å oppfylle sine forpliktelser.
3. Pakkeliste. Dette dokumentet, som alltid er inkludert i hoveddokumentet, inneholder full liste frigitte eller overførte lagervarer: hvordan ferdige produkter, samt enkeltelementer eller råvarer. Antallet eksemplarer av fraktbrevet er ikke regulert: det må svare til antall parter i transaksjonen. Og selvfølgelig må hver kopi bekreftes med signaturer fra alle motparter; segl eller stempler er ikke nødvendig i dette tilfellet.
4. Akseptbevis. Et primærdokument utarbeidet basert på resultatene av levering av tjenester, arbeid eller levering av varelager. Signert av representanter for begge motparter; hvis en av dem (vanligvis mottaker) nekter å signere, kan papiret attesteres ensidig(sikkert i nærvær av observatører). Akseptattesten kan også inneholde tilleggskommentarer, presiseringer eller presiseringer som partene har lagt inn i den tilsvarende tabellen. Bruk av segl eller stempler fra organisasjoner for sertifisering er valgfritt. En variant av dette dokumentet, også inkludert i det primære dokumentet, er handlingen med aksept og overføring av anleggsmidler (OS-1), som gjenspeiler bevegelsen til foretakets hovedaktiva.
5. Lønn. Den gir data om lønnen til alle innleide arbeidere i selskapet, inkludert insentiver og erstatningsutbetalinger: bonuser, tillegg og så videre. Dette primære dokumentet er sertifisert av underskriftene til hovedregnskapsføreren og lederen av foretaket; også, i motsetning til de to punktene som er oppført ovenfor, for å bekrefte den juridiske gyldigheten av uttalelsen, er det påført et "levende" avtrykk av organisasjonens segl eller stempel.
6. Kontantdokumenter. Disse inkluderer kvitteringer og utgiftsordrer og kassebok. Det er fra deres innhold at man kan få det mest komplette bildet av bevegelsen av finansstrømmer. KO-1, KO-2 og KO-4 inneholder informasjon om hvert enkelt faktum i det økonomiske livet - derfor vil autoriserte personer først og fremst fokusere på dem ved kontroll. Ytterligere kontantdokumenter brukt med litt mindre intensitet (registreringsjournal kontantbestillinger KO-3 og kontantstrømregnskapsbok KO-5), refererer også til primærdokumentasjon, utarbeides og oppbevares i henhold til alminnelige regler.

Oftest er det primære dokumentet organisert på kronologisk basis - fra det første transaksjonsdokumentet til det siste; Andre alternativer er også mulige - med tilbehør, kombinert, etc.

Hvordan utarbeides primærdokumentasjon i regnskapet?

De nødvendige komponentene i ethvert primærdokument er:

• tittel i samsvar med den etablerte enhetlige formen;
• dato for signering (papiret kan tegnes og skrives ut når som helst);
• fullt offisielt navn på organisasjonen eller bedriften (du kan legge til et forkortet);
• beskrivelse og forklaring av en episode med bevegelse av midler, eller et faktum av økonomisk aktivitet;
• kostnaden for transaksjonen i fysiske (på den ene siden) og monetære (på den andre) termer med en uunnværlig indikasjon på måleenheter;
• navn i samsvar med bedriftens interne forskrifter eller statlige standarder for posisjoner til personer som er ansvarlige for å inngå en avtale og fullføre en transaksjon;
• underskrifter med utskrifter av representanter for partene i transaksjonen som deltok i inngåelsen av avtalen.

Som det følger av paragraf 5 i samme artikkel, kan primærdokumentasjon i regnskap i dag utarbeides både på papir og elektronisk form; i sistnevnte tilfelle sertifiseres den ved bruk av kvalifiserte elektroniske digitale signaturer fra partene og sendes til motparter på et hvilket som helst passende medium eller sendes via e-post.

De fleste primærdokumenter utstedes på grunnlag av enhetlige skjemaer som ikke kan endres; Unntak inkluderer kontrakter, aksept- og overføringshandlinger og en rekke andre papirer, der utviklingen av formen og strukturen utføres direkte av forretningsenheten.

Noen tips for å utarbeide primærdokumentasjon:

1. Det er tillatt å legge inn på skjemaet for hånd ved hjelp av kule- og gelpenner med blå eller svart pasta; For å gjøre korrigeringer brukes rødt blekk. For å fylle ut primærdokumentasjon i elektronisk form, er det tillatt å bruke enhver elektronisk datamaskin som er egnet fra et teknologisk synspunkt.
2. Hvert av hoveddokumentene som er inkludert i listen må fylles ut i tide. Fylle ut og signere papirer med tilbakevirkende kraft med gjensidig samtykke fra partene er det fullt mulig, men det anbefales sterkt ikke å informere reguleringsmyndighetene om dette.
3. Hvis prosedyren for å legge inn data i skjemaet innebærer å duplisere numerisk informasjon (for eksempel betalingsbeløpet) skriftlig, kan verken den ene eller den andre komponenten neglisjeres, ellers kan dokumentet bli erklært ugyldig.
4. Når du utarbeider et dokument primær rapportering Du kan ikke legge igjen tomme felt. Hvis det ikke er noe å skrive inn i dem, bør du bruke en bindestrek, eller enda bedre, et universelt tegn, som er en latinsk bokstav Z med dobbelt kryss.

Viktig: Det er ikke tillatt å bruke korrigeringsstrimler, væske, barberhøvel for å rette feil, eller bare krysse ut feil innlagte data før det er umulig å lese det i primærdokumentasjonen i regnskapsavdelingen. Avhengig av situasjonen kan du bruke konturkorreksjoner som utfyller hovedteksten til oppføringen og reverseringen. I det første tilfellet er den feilaktige informasjonen krysset ut med en tynn linje, en post lages på toppen av den, som gjenspeiler den virkelige tilstanden, og på siden av siden er det inskripsjonen "Den korrigerte (kan være) klarert», ledsaget av signaturen til den ansvarlige personen og organisasjonens segl eller stempel. I den andre er eksisterende informasjon supplert med ny informasjon som er nødvendig for å få et helhetlig bilde av transaksjonen. I den tredje, spesielt ofte brukt når overdreven informasjon er funnet i primærkilden, dupliseres data som ikke samsvarer med virkeligheten i rød lim, og de riktige er gitt ved siden av dem, noe som allerede er normalt. En bekreftelsessignatur kreves også i dette tilfellet.

Primærdokumentet skal, i likhet med andre dokumenter, være klart, leselig og vakkert. Dette vil hjelpe i fremtiden, hvis det oppstår kontroversielle situasjoner, å raskt fastslå sannheten, bevise saken din i rettssaker eller overvåke arbeidet til autoriserte personer. Og et ekstra insentiv for samvittighetsfull og rettidig utgivelse av dokumentasjon vil være paragraf 3 i artikkel 327 i straffeloven i Russland, ifølge hvilken bruk av forfalskede papirer straffes med en bot på opptil 80 tusen rubler eller opptil seks måneder av gjerningsmannens inntekt, arrest i inntil seks måneder, tvangs- eller kriminalomsorg i henholdsvis inntil 480 timer og 24 måneder.

Å bevise din uskyld eller fravær av en forbrytelse er vanskelig og tar mye mer tid og nerver enn høykvalitets utarbeidelse av primærdokumentasjon.

La oss oppsummere det

Primære dokumenter inkluderer dokumenter som gjenspeiler episoder av den økonomiske aktiviteten til en bedrift eller organisasjon. Registreringen deres utføres av ansatte i regnskapsavdelingen, og hvis det ikke er noen, av gründeren selv eller av leverandører lignende tjenester selskaper. Full liste Den primære dokumentasjonen som brukes i selskapets virksomhet er godkjent av direktøren, og utarbeides vanligvis av regnskapssjefen.

Vanligvis inkluderer primære eiendeler kontrakter, kontoer, aksept- og overføringshandlinger, inkludert anleggsmidler, kontantdokumenter og andre papirer. De må inkludere blokkene som er oppført i paragraf 2 i artikkel 9 i føderal lov nr. 402-FZ. Rettelser i dokumenter er strengt tillatt på visse måter: reversering, kontur eller supplerende inskripsjoner.