Raport zaliczkowy (formularz nr AO-1)

Raport z wyprzedzeniem jest dokumentem księgowość podstawowa, potwierdzające wydatkowanie kwot podlegających rozliczeniu wystawionych z góry wraz z załączeniem dokumentów uzupełniających. Raport zaliczkowy jest wstępnie wypełniany przez osobę rozliczającą (otrzymaną gotówkę) i przekazywany do działu księgowości w celu dalszej weryfikacji, zatwierdzenia przez kierownika i odpisania poniesionych wydatków. Formularz raportu z wyprzedzeniem znajduje się w albumie ujednoliconych formularzy księgowych transakcje gotówkowe oraz wyniki inwentaryzacji środków pieniężnych tzw. Formularz nr AO-1.

Wydanie gotówki w ramach raportu odbywa się za pośrednictwem kasy organizacji zgodnie z poleceniem wypłaty gotówki, które wskazuje specjalny cel ta ilość. Dział księgowości organizacji musi posiadać zarządzenie zawierające listę osób uprawnionych do otrzymania środków na podstawie sprawozdania z wydatków gospodarstwa domowego (w tym zakupu paliw i smarów). Odpowiednie zarządzenie musi również zatwierdzać warunki, na jakie takie zaliczki są wydawane (nie są one prawnie ograniczone). Podstawa do wydania środków na koszty podróży służy jako zaświadczenie z podróży lub polecenie od szefa wysłania pracownika w podróż służbową.

Nie później niż 3 dni robocze od dnia upływu okresu, na który została wystawiona zaliczka lub powrotu z podróży służbowej, odpowiedzialna osoba musi zgłosić się do księgowości raport z wyprzedzeniem z dokumentami potwierdzającymi wydatki i dokonać płatności końcowej. Formularz sprawozdania zaliczkowego sporządza się w jednym egzemplarzu.

Formularz raportu z wyprzedzeniem dwustronny. Na pierwszej stronie osoba odpowiedzialna musi podać nazwę organizacji, numer sprawozdania zaliczkowego i datę jego sporządzenia, swoje pełne imię i nazwisko, departament, w którym jest zarejestrowana, oraz numer personalny, jeżeli taki istnieje, zgodnie z art. jak również jego stanowisko i cel zaliczki. Poniżej, po lewej stronie przedniej strony raportu zaliczki, osoba rozliczająca wypełnia tabelę, w której wskazuje informacje o poprzedniej zaliczce, aktualnie otrzymywanych środkach, ich wydatkach, przekroczeniu lub saldzie.

Na odwrocie formularza AO-1 osoba rozliczająca spisuje wykaz dokumentów potwierdzających poniesione wydatki (zaświadczenie o podróży, rachunki, dokumenty przewozowe, czeki KKM, paragony sprzedaży i inne dokumenty potwierdzające) oraz wysokość kosztów z nimi związanych (kolumny 1 - 6). Dokumenty dołączone do raportu zaliczkowego są numerowane w kolejności, w jakiej zostały zapisane w raporcie. Wiersz 1a awersu, formularze oraz rubryki 6 i 8 rewersu formularza sprawozdania zaliczkowego wypełnia się, jeżeli zaliczka została wystawiona w obca waluta(np. w podróży służbowej za granicę), zgodnie z zasadami i obowiązującymi przepisami prawa.

Dalsze przetwarzanie raportu zaliczkowego wykonywana przez księgową. W tabeli „Zapis księgowy” na przedniej stronie wpisuje numery odpowiednich rachunków i kwoty, na odwrocie formularza kwoty wydatków przyjętych do rozliczenia (kolumny 7 - 8) oraz rachunków (subkont ), które są obciążane tymi kwotami (kolumna 9). Po sprawdzeniu poprawności wypełnienia raportu zaliczkowego, sporządzenia dokumentów potwierdzających i wydatkowania środków, księgowy musi odnotować, że raport został zweryfikowany i zatwierdzony w odpowiedniej kwocie (liczbowo i słownie), wypełnić pokwitowanie na przedniej stronie formularza i przekazać je osobie odpowiedzialnej. Ponadto na przedniej części formularza zestawienia wydatków umieszcza się podpisy księgowego i głównego księgowego wraz z ich odpisami, w razie potrzeby wpisuje się kwoty salda lub przekroczenia wydatków oraz szczegóły wydatków lub dochodów. zamówienia gotówkowe dla którego dokonano ostatecznego rozliczenia.

Zweryfikowany raport z wyprzedzeniem musi być podpisany (z transkrypcją) przez kierownika organizacji lub osobę upoważnioną, dla której przewidziano odpowiednią linię w górnej części przedniej strony formularza raportu zaliczkowego. Po zatwierdzeniu dokument zostaje przyjęty do rozliczenia odpisu środków rozliczeniowych. Saldo niewykorzystanej zaliczki musi zostać zaksięgowane na kasie, nadpłacona kwota jest wydawana osobie odpowiedzialnej w określony sposób.

Niedozwolone jest - wydawanie gotówki osobie odpowiedzialnej, która ma dług z tytułu poprzedniej zaliczki, oraz przekazywanie gotówki wydanej na podstawie protokołu innej osobie.

Zobacz też:

Zgodnie z ust. 1 art. 9 ustawy z dnia 21 listopada 1996 r. N 129-FZ (dalej – ustawa N 129-FZ) wszystkie transakcje biznesowe prowadzone przez organizację muszą być udokumentowane dokumentami potwierdzającymi. Jako takie, pierwszorzędne Dokumenty księgowe. Wymagania, które muszą spełnić, aby zostać dopuszczone do rozliczenia, podano w ust. 2 art. 9 ustawy N 129-FZ. Tak, przez główna zasada„podstawowe” muszą być zestawione w formie zawartej w albumach ujednoliconych formularzy podstawowej dokumentacji księgowej. Wyjątkiem są przypadki, gdy takie albumy nie przewidują specjalnej formy. Wtedy wystarczy, aby dokument zawierał obowiązkowe dane podane w tym samym ust. 2 art. 9 ustawy N 129-FZ.
Zgodnie z art. 313 kod podatkowypodstawowe dokumenty księgowe- jeden ze sposobów potwierdzenia danych rachunkowość podatkowa. Na przykład na mocy art. 252 Kodeksu, dla celów opodatkowania zysków przyjmuje się wyłącznie udokumentowane wydatki, to jest potwierdzone dokumentami sporządzonymi zgodnie z przepisami prawa Federacja Rosyjska lub praktyki biznesowe. Innymi słowy, aby „organizacja podstawowa” służyła jako „uzasadnienie” do celów rachunkowości podatkowej, musi również spełniać wymogi ust. 2 art. 9 ustawy N 129-FZ.
Jedną z form podstawowej dokumentacji księgowej, zatwierdzonej dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 1 sierpnia 2001 r. N 55, jest (Formularz nr AO-1). Zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi korzystania i wypełniania ujednoliconego formularza „Raport zaliczkowy”, zatwierdzonym tym samym dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji N 55 (zwanym dalej Wytycznymi), służy on do rozliczania środków wydanych na odpowiedzialnych osób na wydatki administracyjne i biznesowe.
Tak więc, zgodnie z punktem 11 Procedury przeprowadzania transakcji gotówkowych (zatwierdzonej Decyzją Rady Dyrektorów Banku Rosji z dnia 22 września 1993 r. N 40, zwanej dalej Procedurą), organizacje mają prawo wydawać gotówkę pracownikom z kasy na potrzeby gospodarcze i operacyjne, a także na wydatki związane z . Jednocześnie osoby, które otrzymały gotówkę na rachunek, obowiązane są najpóźniej w ciągu trzech dni roboczych po upływie okresu, na który zostały wydane, lub od dnia powrotu z podróży służbowej, złożyć sprawozdanie z wydanych kwot do działu księgowości i dokonać ostatecznego ich rozliczenia. Jest kompilowany tylko w formie N AO-1 w jednym egzemplarzu i jednocześnie można go wypełnić zarówno ręcznie, jak i na komputerze. Jednak w każdym przypadku przechowuj go tylko w w formacie elektronicznym to jest zabronione. Musi być wydrukowany i podpisany nie tylko przez księgowego i pracownika odpowiedzialnego, ale także przez głównego księgowego i szefa organizacji.

Wypełnienie zamówienia

Tak więc raport zaliczkowy jest dokumentem dwustronnym, który jest wypełniany nie tylko przez osobę odpowiedzialną, ale także przez księgowego.
Pracownik, który otrzymał pieniądze za zgłoszenie, na odwrocie formularza w kolumnach 2 - 4 wskazuje szczegóły dokumentów potwierdzających poniesienie wydatku (data, numer i imię i nazwisko), a w kolumnie 5 - wysokość kosztów za ich. Jeżeli pieniądze zostały wyemitowane w walucie obcej, kolumna 6 powinna również odzwierciedlać kwotę w walucie obcej.
Wszystkie te dokumenty, w tym paragony kasowe i sprzedażowe, listy przewozowe, ścisłe formularze sprawozdawcze, dokumenty przewozowe (bilety podróżne, kupony) itp., Dołączane są do protokołu. Jednocześnie muszą być ponumerowane przez osobę odpowiedzialną w kolejności, w jakiej zostały zapisane w protokole.
Po sprawdzeniu poprawności odzwierciedlonych informacji, docelowego wydatkowania środków, dostępności dokumentów potwierdzających, poprawności ich wykonania i obliczenia kwot, księgowy przystępuje do wypełniania raportu zaliczkowego. Przypisuje dokumentowi numer seryjny, zapisuje datę i wskazuje nazwisko na przedniej stronie formularza. jednostka strukturalna w którym osoba odpowiedzialna pracuje, jej nazwisko i inicjały, numer personalny, stanowisko, a także cel wypłaconej mu zaliczki.
Jednocześnie pracownikowi wydaje się pokwitowanie potwierdzające przyjęcie protokołu i dokumentów uzupełniających do weryfikacji, którym jest odrywana część formularza N AO-1, ​​znajdująca się na przedniej stronie poniżej. Tutaj księgowy musi podać pełne imię i nazwisko. odpowiedzialnego, szczegóły raportu zaliczkowego, do którego załączono pokwitowanie, kwotę wydanych środków oraz liczbę dokumentów potwierdzających i ich arkuszy, a także złożyć swój podpis.
Na odwrocie raportu zaliczkowego w kolumnie 7 księgowy musi odnotować kwoty wydatków przyjętych do rozliczenia dla każdego z dokumentów potwierdzających. W kolumnie 9 umieszcza się rachunki (subkonta). księgowość które są obciążane tymi kwotami. Wszystkie dane są przenoszone do tabeli na przedniej stronie raportu, znajdującej się po prawej stronie. Kolumna 8 na odwrocie jest wypełniona, jeżeli osoba odpowiedzialna odzwierciedla dane w kolumnie 6, to znaczy pod warunkiem, że pieniądze zostały wyemitowane w walucie obcej. Wskazuje kwotę wydatków przyjętych do rozliczenia w „walutach”.
W tabeli z przodu po lewej stronie wprowadź informacje o saldzie lub przekroczeniu poprzedniej zaliczki, a także dane dotyczące bieżącej zaliczki („Otrzymano łącznie”, „Wydano”, „Saldo”, „ nadmierne wydatki"). W tym przypadku wiersz 1a wypełnia się tylko wtedy, gdy osoba rozliczająca otrzymała pieniądze w walucie obcej.
Pod tabelami wskazana jest łączna kwota raportu zaliczkowego po weryfikacji („Do zatwierdzenia w kwocie”) oraz liczba dokumentów potwierdzających i dołączonych do nich arkuszy. Następnie składane są podpisy księgowego i głównego księgowego, a sam protokół przekazywany jest kierownikowi organizacji, który składa swój podpis oraz zatwierdzoną przez siebie kwotę słownie i cyframi na przedniej odwrocie formularza w Górny prawy róg.
Na podstawie zatwierdzonego protokołu dokonywane są ostateczne rozliczenia z pracownikiem zgodnie z protokołem zaliczkowym.
Zgodnie z pkt 13 Procedury wpływy gotówkowe przedsiębiorstw realizowane są na podstawie dyspozycji odbioru gotówkowego podpisanych przez głównego księgowego lub osobę do tego upoważnioną pisemnym poleceniem kierownika przedsiębiorstwa. Zgodnie z przychodzącym zleceniem kasowym saldo zaliczki niewydane przez osobę odpowiedzialną musi zostać przekazane do kasy.
Wydanie gotówki z kasy, na mocy pkt. 14 Procedury, musi nastąpić na podstawie nakazu zapłaty rachunku. W związku z tym, jeśli doszło do nadmiernych wydatków, jest ono zwracane pracownikowi na podstawie nakazu gotówkowego.
Wymagania przychodzące lub nakaz wypłaty, a także kwota, na jaką została sporządzona, są również wskazane na pierwszej stronie zestawienia wydatków i poświadczone podpisem kasjera z datą.

Przykład . rocznie Skvortsova, która pracuje w Polyus LLC jako sekretarka, powierzono zakup artykułów piśmiennych na zbliżające się spotkanie uczestników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. W tym celu księgowy-kasjer na zlecenie szefa firmy wydał Skvortsova 10 000 rubli. Na wykonanie zamówienia przeznaczono pięć dni roboczych, 26 lipca sekretarka zakupiła artykuły papiernicze za 7380 rubli, a 27 lipca wraz z księgowym sporządziła raport zaliczkowy. Tego samego dnia raport został zatwierdzony przez szefa firmy, a niewykorzystane saldo zostało wypłacone przez Skvortsova kasjerowi zgodnie z przychodzącym zleceniem kasowym N 54 z dnia 27 lipca 2011 r.

Ujednolicony formularz N AO-1

Rewers formularza N AO-1

Granice optymalizacji

W razie potrzeby organizacja może dowolnie modyfikować ujednolicona forma dokumentacja pierwotna. Takie prawo przyznaje jej Procedura stosowania ujednoliconych form podstawowej dokumentacji księgowej, zatwierdzona dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 24 marca 1999 r. N 20. Raport zaliczkowy nie jest wyjątkiem. W szczególności można całkowicie dowolnie operować jego formatem: zawężać lub rozszerzać kolumny i wiersze, umieszczać w formularzu dodatkowe wiersze i luźne arkusze dla wygody umieszczania i przetwarzania niezbędnych informacji. Ministerstwo Finansów Rosji zgodziło się z tym pismem nr 03-03-06/1/414 z dnia 8 lipca 2011 r.
Ponadto w razie potrzeby organizacja może uzupełnić formularz N AO-1 o wymagane dane, czemu finansiści również nie sprzeciwiają się. Jednak tych szczegółów, które są już zawarte w raporcie zaliczkowym, firma nie jest uprawniona do usunięcia z niego, podkreślają urzędnicy (m.in. kod, numer formularza, nazwa dokumentu). Tak więc, nawet jeśli LLC ma tylko widok bezgotówkowy rozliczenia z „księgowymi” za pomocą kredytu korporacyjnego i karty debetowe, firma nie może wykluczyć z formularza pól przewidzianych do odzwierciedlenia operacji wydawania pieniędzy z kasy i wpłacania do niej pieniędzy.
W szczególności we wspomnianym piśmie specjaliści działu finansowego doszli do wniosku, że np. dla celów opodatkowania zysków podatnik musi złożyć zaliczkę albo ściśle według ujednoliconego formularza N AO-1, ​​lub jego zmodyfikowana wersja, ale w ścisłej zgodności z wymogami ust. 2 łyżki. 9 ustawy N 129-FZ i uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji N 20 w sprawie dostępności obowiązkowych danych. Jednocześnie wszelkim zmianom w formularzu musi towarzyszyć odpowiedni dokument organizacyjno-administracyjny organizacji; innymi słowy, poprawiony formularz raportu wstępnego powinien zostać ustalony w polityka rachunkowości organizacje.

Wyjazdy służbowe pracowników to codzienność zarówno dużych, jak i małych firm. Zwiększają efektywność przedsiębiorstwa i rozwiązują postawione przed nim zadania. Każdy powracający musi to zrobić raport z wyprzedzeniem w podróży służbowej. Potwierdzi poniesione wydatki i sam fakt przebywania w podróży służbowej. Rozważ szczegółowo zasady wypełniania tego ważny dokument, skład kosztów, ich uzasadnienie i odzwierciedlenie w rachunkowości.

Najpierw przyjrzyjmy się ogólnemu mechanizmowi jak wypełnić przykładowy raport zaliczkowy z podróży służbowej.

1. 1. W formularzu wystawionym przez dział księgowości pracownik wypełnia:
      • Nazwa firmy;
      • Twoje pełne imię;
      • stanowisko;
      • podział strukturalny;
      • cel wydania środków (podróż służbowa).

Jednak te szczegóły są zwykle już wskazane, jeśli firma korzysta z oprogramowania księgowego.

1. Następnie pracownik wpisuje datę raportu i wypełnia wiersze na swoim drugim arkuszu. Tam pisze:
   • nazwy dokumentów potwierdzających;
   • ich wydatki.

Oznacza to, że aby dział księgowości zaakceptował dokument, wystarczy zapisać wszystkie paragony i wykonać prawidłowe obliczenia arytmetyczne. Dlatego w jak sporządzić raport z podróży służbowej zgodnie z próbką, nie ma nic skomplikowanego.

Na naszej stronie internetowej formularz przedmiotowego raportu.

Koszty podróży

Przed wyjazdem pracownik wie w przybliżeniu, ile będzie potrzebował na wyjazd. Lub zaliczka zostanie obliczona przez dział księgowości, zgodnie z normami zatwierdzonymi przez przedsiębiorstwo i poprzednimi stawkami za podobną podróż służbową.

W wielu organizacjach dział księgowości samodzielnie zamawia bilety w imieniu przedsiębiorstwa. Rozliczenie takich wydatków będzie inne niż sytuacja, gdy pracownik sam kupuje bilety.

Niezależnie od tego, kto przeprowadzi kalkulację przyszłych i przeszłych kosztów, skład zawarty w raport kosztów podróży pozostanie bez zmian. Obejmują one:

1. Dzienna dieta;
2. podróż;
3. zakwaterowanie w hotelu;
4. inne wydatki zatwierdzone w regulaminie wewnętrznym organizacji.

W cenę wliczone są również koszty:

• rejestracja paszportu, wizy;
• składki za prawo przejazdu i odjazdu transportu;
• jeśli pracownik jest wysyłany w podróż służbową prywatnym samochodem, benzyna jest odpowiednio wypłacana.

Co dołączyć

Po powrocie do przedsiębiorstwa pracownik musi dołączyć do zaliczki na dokumenty podróży służbowej- dowód:

• paragony gotówkowe (najczęściej spotykany dokument);
• ścisłe formularze sprawozdawcze (BSO);
• odcinki przychodzących zleceń gotówkowych (wydawane przez inne organizacje / indywidualnych przedsiębiorców przy płaceniu za określone usługi / towary);
• nad głową.

Jednym z najczęstszych „błędów” przy sprawdzaniu dokumentów jest brak paragonu fiskalnego. Jednak prowadzenie handlu lub świadczenie niektórych usług bez użycia kasy jest jak najbardziej dopuszczalne. Najważniejsze jest, aby poprosić sprzedawcę o wypełnienie BSO zgodnie ze wszystkimi zasadami lub umieścić własną pieczęć, napisać „Pracujemy bez KKM” i podpisać.

Dokumenty elektroniczne jako BSO

W rzeczywistości ścisłe formularze sprawozdawcze są praktycznie ważne dokumenty wyjazdy służbowe: bilet kolejowy, bilet autobusowy, bilet lotniczy itp.

Pracownik (lub dla niego dział księgowości) może wystawić mandat przez Internet. Wtedy dla niego zostanie uformowany elektroniczną kartę pokładową. Raport z wyprzedzeniem następnie należy dołączyć do tego biletu.

Co jest w książce

Po sprawdzeniu wydatków pod kątem celowości, czy były one ukierunkowane, czy nie, arytmetycznej strony dokumentacji, księgowy sprawdza dokumenty dołączone do raportu.

W księgowość, Gdy zatwierdzone sprawozdanie z podróży służbowej, delegacje będzie tak:

Sytuacja	Okablowanie
Zakup materiałów przez pracownika	Pwt 10 – Pwt 71
Przy zakupie towaru	Pwt 41 – Pwt 71
Umorzenie diety dziennej	Pwt 20 Skt 71
Zwrot nieodebranych pieniędzy do kasy przedsiębiorstwa	Pwt 50 – Pwt 71
Zwrot nieodebranych pieniędzy na rachunek bieżący	Pwt 51 – Pwt 71
Dodatkowa płatność dla pracownika, gdyby musiał zainwestować własne	Pwt 71 - Pwt 50 lub Pwt 71 - Pwt 51
Pracownik nie dostarczył dokumentów potwierdzających lub poniósł nieodpowiednie wydatki. Kwota jest odpisywana w niedoborze	Pwt 94 – Pwt 71
Niedobór jest zatrzymywany przed pracownikiem	Pwt70 - Skt 94

Korzystając z informacji podanych w artykule, nie będziesz musiał mieć trudności przygotowanie raportu z podróży służbowej i księgowość - z odbiciem księgowań w księgowości.

Raport z wyprzedzeniem- jest to dokument potwierdzający wydatkowanie środków związanych z realizacją działań podmiot prawny i wydana jako zaliczka.

W raporcie zaliczkowym osoba, która otrzymała gotówka(niezależnie od celu), wskazuje:

kwota otrzymana w ramach raportu;

faktycznie poniesione wydatki;

saldo lub nadmierne wydatki.

Ponadto do raportu należy dołączyć dokumenty potwierdzające odpowiednie wydatki.

Formularz raportu z wyprzedzeniem

Formularz raportu zaliczkowego (N AO-1) został zatwierdzony dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 01.08.2001 N 55 „W sprawie zatwierdzenia ujednoliconej formy podstawowej dokumentacji księgowej N AO-1„ Raport zaliczkowy ”.

Jednak od 2013 r. jego stosowanie nie jest obowiązkowe, więc organizacja może opracować własny formularz, uwzględniający wymagania dotyczące wymagane szczegóły w części 2 art. 9 prawo federalne z dnia 06.12.2011 N 402-FZ „O rachunkowości” (zwana dalej ustawą o rachunkowości).

Należy pamiętać, że w praktyce większość firm preferuje stosowanie ujednoliconego formularza N AO-1.

Akty normatywne regulujące tryb sporządzania i składania raportu zaliczkowego

Procedurę sporządzania i składania raportu zaliczkowego określa instrukcja Banku Rosji z dnia 11 marca 2014 r. N 3210-U „W sprawie procedury przeprowadzania transakcji gotówkowych przez osoby prawne oraz uproszczonej procedury przeprowadzania transakcji gotówkowych przez indywidualnych przedsiębiorców i małych firm” (dalej – Instrukcja N 3210-U).

Część norm zawarta jest również w rozporządzeniu w sprawie specyfiki wysyłania pracowników w podróże służbowe, zatwierdzonym dekretem rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 13 października 2008 r. N 749 (zwanym dalej rozporządzeniem w sprawie podróży służbowych).

Kto powinien sporządzić raport zaliczkowy

Zgodnie z par. 2 pkt 6.3 Dyrektywy N 3210-U, raport zaliczkowy musi być wypełniony i złożony do działu księgowości przez osobę odpowiedzialną, której wcześniej wydano gotówkę do raportu:

przede wszystkim - pracownicy organizacji;

osoby niebędące pracownikami, które zawarły umowę ze spółką umowy cywilnoprawne(np. umowa o świadczenie usług lub umowa).

Zgodnie z pismem Banku Rosji z dnia 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859, przy wypełnianiu raportu zaliczkowego są oni zrównani z pracownikami firmy.

W tym zakresie zarówno wydanie pieniędzy w ramach raportu, jak i ostateczne rozliczenie z nimi odbywa się w taki sam sposób, jak w przypadku pracowników etatowych.

Wykaz osób uprawnionych do otrzymania środków z raportu

Jednocześnie spółka nie jest zobowiązana do zatwierdzenia listy osób uprawnionych do otrzymania środków pieniężnych z raportu.

Organizacja może jednak przepisać je w lokalnym akcie regulacyjnym (LNA): może to być osobna instrukcja do dokumentu dotycząca sporządzania raportu zaliczkowego lub sekcja w rozporządzeniu dotyczącym obiegu dokumentów w organizacji.

Termin złożenia raportu zaliczkowego

Termin na złożenie sprawozdania z wydanych kwot ustala się na 3 dni robocze:

po dniu, w którym upłynął okres, na jaki pieniądze zostały wydane na podstawie protokołu;

lub od dnia powrotu do pracy (powrót z podróży służbowej lub z urlopu/choroby).

Przykład. Obliczenie daty złożenia raportu zaliczkowego

Sytuacja 1:

Pieniądze zostały wydane na podstawie raportu w poniedziałek 15.05.2017 na 5 dni roboczych.

Następnie 1. dzień roboczy kończy się 16.05.2017 we wtorek, a ostatni 5. w poniedziałek 22.05.2017.

Oznacza to, że w ciągu najbliższych 3 dni roboczych od wtorku do czwartku włącznie (23 maja - 25 maja) należy złożyć raport zaliczkowy do działu księgowości.

Sytuacja 2:

Powiedzmy, że pieniądze zostały wydane.

Ostatnim dniem podróży służbowej jest piątek 19.05.2017.

A w poniedziałek 22 maja pracownik firmy wraca do swoich zajęć Miejsce pracy. Wtedy będzie miał 3 dni (od 23 do 25 maja) na złożenie raportu zaliczkowego.

Wniosek pracownika o wydanie pieniędzy na podstawie raportu

Wydawanie gotówki pracownikowi na podstawie raportu (zwanego dalej osobą odpowiedzialną) na wydatki związane z działalnością osoby prawnej, przedsiębiorca indywidualny, jest sporządzana na pisemny wniosek osoby rozliczającej, sporządzona w dowolnej formie i zawierająca odnotowanie ilości środków pieniężnych oraz okresu, na który wydano środki pieniężne, podpis kierownika oraz datę (ust. 1 ust. 6.3 instrukcji N 3210-U).

Tak więc we wniosku pracownika o wydanie pieniędzy na podstawie raportu:

osoba odpowiedzialna wskazuje kwotę środków pieniężnych oraz okres, na jaki są one wymagane;

a uchwała kierownika potwierdza żądanie pracownika lub je koryguje.

Podpis szefa i data na takim oświadczeniu są danymi obowiązkowymi.

Należy pamiętać, że nie ma formularza zgłoszeniowego. akt normatywny dlatego wniosek jest sporządzany arbitralnie (z uwzględnieniem wszystkich niezbędnych informacji) lub zatwierdzany przez LNA firmy.

Wniosek musi zawierać również informację o braku zadłużenia osoby odpowiedzialnej.

Jest to obowiązkowy wymóg dla osoby odpowiedzialnej: wydanie środków pieniężnych na podstawie raportu odbywa się pod warunkiem pełna spłata ze swojej strony dług za kwotę gotówki otrzymaną wcześniej na podstawie raportu (ust. 3, klauzula 6.3 dyrektywy N 3210-U).

Zatem, jeśli pracownik nie zgłosił się jeszcze do wcześniej wydanej zaliczki, nie można mu wydać nowej.

Termin weryfikacji, zatwierdzenia raportu zaliczkowego i ostatecznego rozliczenia z pracownikiem organizacji

Raport zaliczkowy jest przekazywany do działu księgowości, gdzie jest sprawdzany, następnie zatwierdzany przez kierownika organizacji, a ostateczne rozliczenie pieniężne następuje z pracownikiem organizacji w terminie ustalonym w LNA lub na zlecenie.

Okres sprawdzania i zatwierdzania sprawozdania zaliczkowego oraz ostatecznego rozliczenia ustala kierownik (ust. 2 pkt 6.3 dyrektywy N 3210-U).

Przy ostatecznym rozliczeniu z pracownikiem pracownik albo zwraca niewydaną część pieniędzy, albo odwrotnie: otrzymuje kwotę przekroczenia, jeśli musiał wydać więcej niż planował, a kierownictwo już to zatwierdziło.

Wpisy księgowe do raportu wydatków

Pracownik, który otrzymał pieniądze w ramach raportu, musi złożyć zaliczkę na wydane kwoty (formularz N AO-1).

Niewydane pieniądze, tj. saldo raportu zaliczkowego, pracownik wraca do kasjera.

Jeśli wydano więcej pieniędzy niż wydano, nadpłata jest zwracana pracownikowi za zgodą kierownika.

W rachunkowości transakcje te są odzwierciedlane w następujący sposób:

Okablowanie	Operacja
W dniu wydania pieniędzy zgodnie z raportem
	Na podstawie zgłoszenia pracownik otrzymał pieniądze
Na dzień zatwierdzenia raportu zaliczkowego
	Towary (prace, usługi) opłacone przez księgowego są przyjmowane do księgowości. Na przykład artykuły papiernicze, usługi notarialne, koszty podróży
	Saldo niewydanych pieniędzy podlegających rozliczeniu zostało otrzymane od pracownika
	Pracownikowi zwrócono przekroczenie wydatków na raporcie zaliczkowym
Obliczenia z wykorzystaniem plastikowa karta
	Pracownikowi przydzielane są środki do wydania Karta firmowa
	Pieniądze pobrane przez pracownika z karty firmowej (pracownik otrzymał pieniądze na podstawie protokołu)
	Zarejestrowany odpis środków pieniężnych z specjalne konto, nie potwierdzone dokumenty pierwotne
	Gotówka zdeponowana przez pracownika na pokrycie wydatków
	wstrzymane od wynagrodzenie pracownik suma pieniędzy wydanych na kartę firmową do celów osobistych

W niektórych przypadkach należne pieniądze mogą zostać potrącone z wynagrodzenia pracownika. Linie będą wyglądać tak:

Nadal masz pytania dotyczące księgowości i podatków? Zapytaj ich na forum księgowym.

Raport zaliczkowy: dane dla księgowego

• Rozliczenia z osobami odpowiedzialnymi za pomocą karty Mir

  Na które minął termin na złożenie raportu zaliczkowego (f. 0504505) (klauzula 214 ... kwoty za karta bankowa. Sprawozdanie zaliczkowe musi też sporządzić osoba rozliczająca… wydatki. Dokumenty dołączone do raportu zaliczkowego są numerowane przez osobę odpowiedzialną w kolejności ... w protokole. Na odwrocie raportu zaliczkowego kolumny 7 - 10 zawierające ... wskazujące datę ich otrzymania. Protokół zaliczkowy zatwierdza kierownik placówki lub osoba… za pośrednictwem bankomatu. Na podstawie raportu wstępnego uwzględniono materiały piśmienne ...

• Koszty podróży służbowych w uproszczonym systemie podatkowym: cechy ich rozpoznawania

  … „będzie mógł dopiero w dniu zatwierdzenia zaliczki pracownika przez kierownika organizacji w części… moment rozpoczęcia podróży jest niezgodny z prawem, gdyż zaliczka przekazywana jest dopiero po jej zakończeniu… itp.) i jest udokumentowany (raport zaliczkowy wraz z załączonymi dokumentami potwierdzającymi). Przed ... wydatki na podróże w dniu zatwierdzenia zestawienia wydatków pracownika przez szefa firmy, czyli ... na wyjazdy służbowe, a także zestawienia wydatków w ogólnie ustalony sposób. Częściowo...

• Przeprowadzamy kontrolę rozliczeń z osobami odpowiedzialnymi

  Do raportu zaliczkowego dołączone są dokumenty potwierdzające poniesione wydatki... protokoły zaliczkowe i dokumenty do nich dołączone. Należy upewnić się, że raport zaliczkowy ...) raport zaliczkowy wraz z dokumentami potwierdzającymi. Wyznaczenie przez instytucję terminu na złożenie sprawozdania zaliczkowego, … osoby rozliczającej, wiąże się ze złożeniem sprawozdania zaliczkowego wraz z załączeniem dokumentów potwierdzających… podróż służbowa pracownik składa zaliczkę i bilety kolejowe, zgodnie z...

• Do czego doprowadzi brak zwrotu zaliczki wpłaconej przed wyjazdem służbowym?

  Termin dotyczy tylko złożenia raportu zaliczkowego, ponieważ ostateczne rozliczenie ... - do kierownika) raportu zaliczkowego wraz z załączonymi dokumentami uzupełniającymi. Sprawdzenie raportu zaliczkowego przez głównego księgowego lub ... kierownika i ostateczne rozliczenie raportu zaliczkowego następuje w terminie ustalonym ... raportem zaliczkowym złożonym przez pracownika w określony sposób na podstawie rzeczywisty czas ... środki, dla których pracownik nie złożył w terminie raportu zaliczkowego, ...

• Rozliczanie podatkowe kosztów podróży zagranicznych

  Na koszty podróży. Do zestawienia wydatków dołączone są dokumenty dotyczące wynajmu mieszkania… informacja: Jeżeli dokumenty potwierdzające dołączone do zestawienia wydatków są sporządzone w zagranicznych… szczegółach, a pracownik musi dołączyć dokumenty potwierdzające… wyjazdy służbowe do raport z wydatków, dzień zatwierdzenia raportu z wydatków (p 3 PBU 3 ... zostanie wzięty pod uwagę w dniu zatwierdzenia raportu zaliczkowego Jeśli pracownik nie przedłożył ... Koszty podróży są uwzględniane zgodnie z raportem zaliczkowym (900 euro x 70 ...

• Przygotowanie do sporządzenia rocznych sprawozdań finansowych

  na wyjazd służbowy); w sprawie prawidłowości wykonania raportów zaliczkowych (f. 0504505) załączonych do dziennika ... kolumny i wiersze raportu zaliczkowego, a także załączniki do raportu zaliczkowego (f. 0504505), dokumenty ...); za zgodność dokumentów dołączonych do raportu zaliczkowego (f. 0504505) z zapisami odzwierciedlonymi w ... Odwrotna strona raport zaliczkowy (f. 0504505); dotrzymać terminów wystawienia raportów zaliczkowych (f. 0504505 ... miesiąc, np. w marcu, a raport zaliczkowy został sporządzony i przekazany do działu księgowości ...

• Diety - 2017 według podatków

  Nadwyżka dzienna przypada na dzień zatwierdzenia raportu zaliczkowego. A to oznacza diety, czyli… miesiąc kalendarzowy, w którym zatwierdzane jest sprawozdanie zaliczkowe pracownika. Przypomnijmy, że w ciągu... trzech dni roboczych na złożenie zaliczki na wydatki w związku z... dniem miesiąca, w którym zaliczka zostaje zatwierdzona. A potrącenie naliczonego podatku... Rozpoznaje je w dniu zatwierdzenia raportu zaliczkowego. Zasada ta obowiązuje jak… do rozliczenia w dniu zatwierdzenia raportu zaliczkowego przez szefa firmy. Przykład B...

• Rozbieżność między wskaźnikami sprawozdawczości podatkowej i księgowej w ramach uproszczonego systemu podatkowego: jak wytłumaczyć podatkiem?

  NA Data zgłoszenia nie przedłożono raportu wstępnego. Podobną sytuację obserwuje się w przypadku kredytów ...

• Księgowa przedstawiła paragon fiskalny z listą towarów, czy konieczne jest wymaganie paragonu sprzedaży?

  Będzie to raport zaliczkowy zatwierdzony przez kierownika organizacji z dołączoną gotówką… podstawowe dokumenty księgowe, w szczególności zestawienie wydatków, dowody sprzedaży, a także dokumenty… naszym zdaniem raport zaliczkowy może działać. A więc na podstawie ust. 6 ... do księgowego (pod ich nieobecność - do szefa) raport zaliczkowy z załączonymi dokumentami uzupełniającymi (który ... będzie raportem zaliczkowym zatwierdzonym przez kierownika organizacji, spełniającym wymogi art. 9 ustawy ...

• O rozliczeniach ze sportowcami, trenerami, sędziami i nie tylko

  Wydatki poniesione przez wyznaczone osoby są wydawane z wyprzedzeniem wraz z załączonymi dokumentami potwierdzającymi. Z... wyżywieniem (płatność bezgotówkowa); raport zaliczkowy (przy rozliczaniu przez osobę odpowiedzialną... 208 96 000 15 000 Raport zaliczkowy, zestawienie diet dziennych Przyjęty do... 208 12 000 1 500 Raport zaliczkowy Przyjęty na wydatki księgowe za... 208 96 000 20 000 Raport zaliczkowy, czek (list przewozowy) , oświadczenie o wydaniu ...

• Naruszenia w zakresie rachunkowości (rachunkowości budżetowej).

  Do niego można podać termin złożenia zaliczki na temat kosztów związanych z przejęciem… wystawienie na złożenie zaliczki na kwoty wydane do działu księgowości instytucji i wyprodukowanie… przez osoby) było stwierdził, że takie raporty zaliczkowe są składane do działu księgowości instytucji nie ...

• Odliczenie VAT od e-biletów. Przykłady

  Po powrocie z podróży służbowej pracownik złożył raport zaliczkowy wraz z dokumentami potwierdzającymi, w tym ... w tym VAT 1530 rubli). Raport zaliczkowy pracownika został zatwierdzony przez kierownika organizacji w ... zlecenie pieniężne Na dzień zatwierdzenia raportu zaliczkowego pracownika Koszty podróży są odzwierciedlone w ... z osobami odpowiedzialnymi ”17 500 Raport zaliczkowy Odzwierciedlenie VAT przypisany do biletów lotniczych...

• Opracowujemy politykę podróży

  Po powrocie pracownik oddelegowany jest zobowiązany do sporządzenia sprawozdania zaliczkowego w wyznaczonym terminie. Dokument ten... wypełnienie i sprawdzenie poszczególnych sekcji raportu zaliczkowego, wymagania do załączenia dokumenty wydatków... , telefon, paliwo, taksówka itp.); raport zaliczkowy w wymaganej formie. W niektórych...

• Nowości w sprawozdawczości księgowej w 2019 roku

  Zaliczka jest wystawiana na powrót pracownika z podróży służbowej. W programie znajdzie się również... odpisanie kosztu biletów na wydatki raportem zaliczkowym, który wygeneruje księgowania: Dt...

• Obliczenia z osobami odpowiedzialnymi

  transakcje gotówkowe). Tworzenie raportu zaliczkowego. Procedura wypełniania i składania raportu zaliczkowego. Formularz raportu wydatków (f. 0504505 ..., podpisany podpisem elektronicznym. Dlatego raport wydatków, który jest podstawowym dokumentem księgowym, może ... odpowiadać odpowiednim wierszom raportu wydatków (saldo lub przekroczenie): na odwrotna strona zestawienia wydatków sporządzona przez osobę odpowiedzialną...; na awersie zestawienia wydatków sporządzona przez księgowego Na przedniej stronie zestawienia wydatków...

Za pomocą raportu z wyprzedzeniem osoby odpowiedzialne potwierdzają wydane kwoty, które zostały im wcześniej wydane.

Wydanie kwot zaliczek może nastąpić wyłącznie na podstawie zarządzenia kierownika, wskazującego listę osób odpowiedzialnych, warunki i cele, na które wydawane są środki, a także ich wielkość. W przypadku pracowników oddelegowanych wydanie pieniędzy na podstawie raportu może nastąpić na podstawie lub zatwierdzeniu przez kierownika.

Formularz sprawozdania zaliczkowego jest dwustronnym ujednoliconym formularzem nr AO-1 i musi być wypełniony w jednym egzemplarzu zarówno przez osobę odpowiedzialną, jak i przez księgowego.

Uzupełnienie raportu zaliczkowego

1) Osoba odpowiedzialna.
Osoba odpowiedzialna rozpoczyna wypełnianie raportu zaliczkowego od wskazania na przedniej stronie formularza nr AO-1: nazwy organizacji, daty sporządzenia dokumentu, swojego nazwiska i inicjałów, zawodu (stanowiska), jego numer personelu, a także powołanie zaliczki (wydatki gospodarcze lub gościnność).

Dokumenty potwierdzające poniesione przez pracownika wydatki muszą być wymienione na odwrocie formularza w kolumnach 1-6, wskazując wysokość wydatków na nie. Dokumenty te powinny być ponumerowane zgodnie z kolejnością, w jakiej zostały wymienione w protokole.

W kolumnie 1 osoba odpowiedzialna wskazuje numer porządkowy nadany dokumentowi źródłowemu.

Kolumny 2 i 3 wskazują odpowiednio datę sporządzenia otrzymanego dokumentu oraz jego numer.

Kolumna 4 wskazuje rodzaj poniesionych wydatków (np. wydatki biurowe).

Kwota poniesionego wydatku jest wskazana w kolumnie 5, jeśli wydatek został dokonany w rublach, lub w kolumnie 6, jeśli wydatek został dokonany w walucie obcej.

Całkowita kwota wydatków osoby odpowiedzialnej jest wskazana w wierszu „Ogółem” w kolumnie 5 lub 6.

2) Księgowy.

Wypełniony przez pracownika raport zaliczkowy wraz z dokumentami potwierdzającymi jest przekazywany do działu księgowości. Przyjmując formularz nr AO-1 od osoby odpowiedzialnej, księgowy podpisuje przyjęcie dokumentu do weryfikacji, wskazując jego numer i datę, łączną kwotę wydatków oraz liczbę załączonych dokumentów potwierdzających poniesione wydatki. Na końcu paragonu wskazana jest data złożenia raportu, po czym paragon księgowego jest przekazywany osobie odpowiedzialnej.

Księgowy po sprawdzeniu poprawności dokumentacji i wydatkowania środków wypełnia kolumny 7-8 na odwrocie formularza, wskazując kwotę wydatków przyjętych do księgowania oraz kolumnę 9, wskazując liczbę rachunków księgowych, które są obciążane za kwota wydatków.

Następnie księgowy wypełnia przednią stronę formularza AO-1, ​​wskazując: saldo (przekroczenie) poprzedniej zaliczki, kwotę zaliczki otrzymanej z kasy organizacji, kwotę wydanych środków, saldo lub przekroczenia kwot zaliczek, wpisy księgowe transakcje rozliczania kosztów.

Informacje do wypełnienia tabeli zapisów księgowych są tworzone na podstawie danych w kolumnie 9 odwrotnej strony raportu zaliczkowego.

Po sprawdzeniu poprawności obliczeń arytmetycznych, dokumentacji i wydatkowania środków zgodnie z ich przeznaczeniem dokument jest przesyłany do zatwierdzenia kierownikowi organizacji.

Po zatwierdzeniu dokumentu dział księgowości dokonuje odpisu środków rozliczeniowych i dokonuje ostatecznego rozliczenia z osobą rozliczającą.

Jeżeli zaliczka nie zostanie wykorzystana w całości, osoba odpowiedzialna przekazuje saldo do kasy organizacji w celu