Wszystkie transakcje biznesowe przeprowadzane w przedsiębiorstwie muszą być zarejestrowane obowiązkowy udokumentowane. Dla każdej operacji należy sporządzić odpowiednie potwierdzające dokumenty źródłowe księgowość.

Podstawowe dokumenty księgowe – co ich dotyczy?

Podstawowe dokumenty księgowe dzielą się na administracyjne i uzasadniające.

Do tych pierwszych zaliczają się przede wszystkim różnego rodzaju instrukcje, rozkazy wykonania wszelkiego rodzaju operacji. Z reguły formularze te są zatwierdzane przez kierownictwo przedsiębiorstwa.

Do dokumentów potwierdzających zalicza się dokumenty potwierdzające fakt zawarcia transakcji.

Formularze administracyjne i uniewinniające można również połączyć w jeden dokument księgowy, który będzie zawierał zarówno polecenie wykonania czynności, jak i potwierdzenie wykonania tej czynności.

Oczyszczający dokumenty księgowe w przeciwnym razie można to nazwać podstawową rachunkowością księgową. Podstawowy formularze księgowe- jest to pierwszy dowód transakcji i są one obowiązkowe dla odzwierciedlenia transakcji w księgowości. Wszystkie zapisy księgowe powinny zostać odzwierciedlone dopiero po otrzymaniu prawidłowo wykonanego dokumentu potwierdzającego. Coś do zapamiętania ważna zasada: „Brak dokumentu – brak delegowania!”

Ważne jest nie tylko posiadanie formularza uniewinniającego, ale także jego prawidłowe sformatowanie. Obecność błędów może spowodować, że będzie on nieważny, dlatego otrzymując jakikolwiek formularz, pamiętaj o sprawdzeniu wszystkich wierszy pod kątem poprawności wypełnienia. Koniecznie należy sprawdzić obecność podpisów osób odpowiedzialnych oraz obecność pieczęci, która musi być wyraźna i czytelna. Tylko przy prawidłowej rejestracji możesz mieć pewność, że w przyszłości nie będziesz mieć problemów z organami kontrolnymi. Prawidłowo wykonane dokumenty podstawowe w księgowości muszą zawierać określony zestaw szczegółów.

Obowiązkowe dane dokumentów podstawowych:

• nazwa i kod formularza;
• data kompilacji;
• nazwa organizacji;
• pogląd transakcja biznesowa i jego zawartość;
• naturalne i pieniężne mierniki działania;
• podpisy osób odpowiedzialnych.

Państwowy Komitet Statystyczny Rosji ustalił ujednolicone formularze dokumenty pierwotne, które należy wykorzystać podczas rejestrowania transakcji biznesowych.

Do rachunkowości stosuje się standardowe formularze podstawowych dokumentów księgowych transakcje gotówkowe, dla , środki trwałe, wartości niematerialne i prawne, towar- aktywa materialne, działalność handlową, a także działalność z nią związaną.

Jeżeli konieczne jest wprowadzenie jakichkolwiek zmian w istniejących ujednoliconych formularzach, uzupełnienie ich szczegółami i niezbędnymi wierszami, wówczas przedsiębiorstwo musi wydać zamówienie lub polecenie wprowadzenia dodatkowych danych. Zmieniając standardową formę podstawowego dokumentu księgowego warto pamiętać, że nie można usunąć istniejących danych, można je jedynie uzupełnić.

Jeśli ujednolicony formularz nie zostanie zatwierdzony dla żadnego podstawowego dokumentu księgowego, organizacja samodzielnie opracowuje dogodny dla siebie formularz, w tym przypadku głównymi wymaganiami dla zmienionych formularzy jest obecność wszystkich obowiązkowe dane wspomniane powyżej.

Prawo do podpisywania dokumentów podstawowych można przypisać tylko określonemu kręgowi osób, których lista nazwisk i stanowisk musi być odzwierciedlona w odpowiednim dokumencie, aby uzyskać prawo do podpisania określonego dokumentu (na przykład możesz pobrać przykładową moc pełnomocnika z linku).

Jeśli w już wypełnionym podstawowym dokumencie księgowym zostanie popełniony błąd, można go edytować, jeśli nie jest to dokument kasowy lub formularz bankowy. W przypadku tego ostatniego nie są dozwolone żadne poprawki. Jeśli w formy pieniężne popełniane są błędy, wówczas taki formularz jest przekreślany i wyrzucany, po czym zostaje wypełniony nowa forma. Przykładami formularzy, które nie pozwalają na wprowadzenie poprawek są formularze przychodzące i wychodzące zamówienie gotówkowe, czek gotówkowy, ogłoszenie o płatności gotówkowej.

Korekty w podstawowych dokumentach księgowych przeprowadza się w następujący sposób: należy skreślić nieprawidłowe dane i wpisać u góry prawidłowe informacje, podać datę zmiany i podpis. Poprawki należy uzgodnić z osobami, które je sporządziły ten formularz i ci, którzy to podpisali. Po zatwierdzeniu obok poprawki należy wskazać frazę: „poprawione i uzgodnione”.

Podstawowe dokumenty księgowe. Przetwarzanie

Po przybyciu do przedsiębiorstwa podstawowe dokumenty księgowe są sprawdzane pod kątem poprawności: czy wszystkie wiersze są wypełnione, czy kwoty są poprawnie obliczone, czy są podpisy i pieczęcie, czy wszystkie dane zostały wprowadzone poprawnie. Następnie formularz należy zarejestrować w specjalnych czasopismach. Na przykład, lista płac formularz T-53 jest rejestrowany w rejestrze płac, formularz T-53a, a przychodzące i wychodzące zlecenia gotówkowe są rejestrowane w rejestrze przychodzących i wychodzących dokumenty gotówkowe tworzą KO-3. Po rejestracji dokumenty przekazywane są do przechowania do działu księgowości, gdzie umieszczane są w odpowiednich teczkach i tam przechowywane przez określony czas. Po upływie określonego czasu dokument trafia do archiwum. Okres przechowywania dokumentów pierwotnych jest określony i regulowany przepisami prawa archiwalnego. Przechowywanie i systematyzacja dokumentów księgowych w przedsiębiorstwie nazywa się obiegiem dokumentów. Przeczytaj więcej o przechowywaniu i niszczeniu dokumentów.

Nazywa się prawo określające warunki przechowywania podstawowych dokumentów księgowych Prawo federalne z dnia 22 października 2004 r. nr 125-FZ „O archiwizacji w Federacji Rosyjskiej”.

Za prawidłową organizację przechowywania i niszczenia odpowiada kierownik organizacji. Dla bezpieczeństwa i poprawny projekt dokumenty jest odpowiedzialny główny księgowy.

Na naszej stronie możesz pobrać wiele formularzy i blankietów podstawowych dokumentów księgowych w dziale „”, znajdziesz tam zarówno blankiety, jak i wzory ich wypełniania krótkie zalecenia rozmyślnie. Aby ułatwić znalezienie potrzebnego formularza, podzielono je na sekcje, w których można łatwo zrozumieć i znaleźć potrzebny formularz.

Lekcja wideo. Usuwanie dokumentów w księgowości 1C: instrukcje krok po kroku

Praktyczna lekcja wideo na temat usuwania dokumentów w 1C Accounting 8.3. Prowadzi Olga Likina: ekspert serwisu „Księgowość dla manekinów”, księgowa ds. płac w M.Video Management LLC. Lekcja obejmuje instrukcje krok po kroku do usuwania dokumentów.

Lekcja wideo „Jak sporządzić podstawową dokumentację dla przedsiębiorstwa”

Obejrzyj lekcję wideo prowadzoną przez nauczyciela witryny „Accounting for Dummies”, N.V. Gandevę.

Dokumenty są punktem wyjścia księgowości.

Dokumentacja księgowa jest częścią systemu dokumentacji zarządczej organizacji zgodnie z Ogólnorosyjskim Klasyfikatorem Dokumentacji Zarządczej (OKUD), zatwierdzonym dekretem Państwowego Standardu Rosji z dnia 30 grudnia 1993 r. Nr 299.

Dokumenty księgowe można podzielić na trzy poziomy: podstawową dokumentację księgową, rejestry księgowe i sprawozdawczą dokumentację księgową.

Skupmy się na podstawowej dokumentacji księgowej. Są to dokumenty rejestrujące fakty dotyczące transakcji biznesowej. Podstawowy dokument księgowy musi zostać sporządzony w momencie zawarcia transakcji, a jeżeli nie jest to możliwe, niezwłocznie po jej zakończeniu.

Przykładowe formularze dokumentów są zatwierdzane przez agencje rządowe. Takie formy dokumentów nazywane są standardowymi lub ujednoliconymi.

Dokumenty księgowe są klasyfikowane według kilku kryteriów:

Według celu:

Administracyjny. Na przykład: Zamówienia na polityka rachunkowości, o udzielenie urlopu, o dokonanie inwentaryzacji itp.

Odciążający (wykonawczy). Na przykład: przychodzące i wychodzące zamówienia gotówkowe, faktury za towary i transport, faktury, akty, faktury itp. Faktura stanowi załącznik do listu przewozowego. Skompilowane w interesie urząd skarbowy

Dokumenty rejestracja księgowa. Na przykład: odcinki wypłat, kalkulacja wynagrodzenia urlopowego, kalkulacja czasowych rent inwalidzkich, kalkulacja amortyzacji i inne.

Dokumenty łączone – zawierają oba elementy. Na przykład wpływy gotówkowe.

Według miejsca kompilacji:

wewnętrzny. Np.: faktura za ruch wewnętrzny, PKO, RKO, akty.

zewnętrzny. Na przykład: TTN, faktura

Według stopnia uogólnienia transakcji biznesowych;

podstawowy. Np.: PKO, RKO, TTN, akty, faktury.

streszczenie. Na przykład: raport kasowy, raport towarowy, raport zaliczkowy, raport materiałowy.

Według kolejności użycia;

jednorazowe Np.: PKO, RKO, ustawy.

łączny. Na przykład: arkusz codziennych odbiorów, karta limitu odbiorów.

2.2. Szczegóły dokumentów księgowych

Dokumenty składają się z poszczególnych wskaźników, które nazywane są szczegółami (od łacińskiego słowa „wymagany, konieczny”).

Zbiór szczegółów dokumentu określa jego formę.

Aby dokument spełniał swoją funkcję, musi być sporządzony według wzoru przyjętego dla tej kategorii dokumentów.

W każdym razie dokument musi zawierać następujące obowiązkowe dane:

Nazwa dokumentu (formularz)

Kod formularza

Data kompilacji

Nazwa organizacji, która skompilowała dokument

Liczniki transakcji biznesowych

Nazwiska i stanowiska osób odpowiedzialnych, ich podpisy osobiste.

Jeżeli dokument jest dokumentem zewnętrznym, oprócz podpisów osobistych na dokumencie należy umieścić okrągłą pieczęć organizacji.

Dokument elektroniczny zawiera te same informacje, co dokument papierowy. Treść dokumentu elektronicznego można przeglądać na ekranie komputera. Dokument elektroniczny można wydrukować na papierze. Dokument elektroniczny można zreprodukować w ogromnej liczbie całkowicie identycznych kopii i można go błyskawicznie przesłać na inny komputer w dowolne miejsce na świecie za pomocą poczty elektronicznej.

Ale dokument elektroniczny jest łatwiejszy do sfałszowania niż dokument papierowy, chyba że zostaną podjęte specjalne środki bezpieczeństwa.

Można rozwiązać problemy ochrony przed fałszowaniem dokumentów elektronicznych. W Rosji, podobnie jak w wielu innych krajach świata, przyjęto ustawę o podpisach elektronicznych, mającą na celu rozwiązanie tego problemu.

Dokumenty elektroniczne są już powszechnie stosowane w komunikacji przedsiębiorstw z bankami i organami podatkowymi.

Wszystkie dokumenty w dziale księgowości są dokładnie sprawdzane z trzech stron: prawnej, rejestracyjnej i arytmetycznej.

Zweryfikowane dokumenty są rejestrowane w dzienniku rejestracji dokumentów.

Dokonywanie korekt kas fiskalnych i dokumenty bankowe niedozwolony. Korekty w innych podstawowych dokumentach księgowych można wprowadzać wyłącznie za zgodą uczestników obrotu gospodarczego, co musi być potwierdzone podpisami tych samych osób, które podpisały dokumenty, ze wskazaniem daty dokonania korekt.

Obecnie szczególną uwagę zwraca się na ujednolicenie i standaryzację dokumentów. Ujednolicenie dokumentów polega na opracowaniu ujednoliconej formy rosyjskich dokumentów do rejestracji jednorodnych transakcji biznesowych w różnych organizacjach. W Rosji ujednolicono formy dokumentów gotówkowych, dokumentów bankowych itp.

Są obowiązkowe we wszystkich obszarach działalności. Wraz ze zjednoczeniem ważny posiada standaryzację dokumentów. Standaryzacja polega na ustaleniu identycznych standardowych rozmiarów formularzy standardowe dokumenty. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych ważne jest zapewnienie racjonalnego obiegu dokumentów, tj. optymalny system generowania dokumentów księgowych, przyjmowania ich do rozliczeń, przemieszczania po przedsiębiorstwie, ich bieżącego przechowywania i przekazywania do archiwum. Zapewnia to wysoki stopień wiarygodności księgowości przy minimalnych nakładach czasu i pieniędzy.

Dokument podstawowy sporządzany jest w tym samym dniu, w którym dokonano transakcji handlowej. Na przykład prowizja za usługi zarządzania gotówką. Wyciąg i zarządzenie memoriałowe muszą być wystawione tego samego dnia.

Z reguły sporządzane są dokumenty pierwotne ujednolicone formy aha, zaprojektowane ustawodawstwo rosyjskie. Ale nie wszystkie formularze są dostępne; na przykład świadectwo księgowe jest sporządzane w dowolnej formie. Jednak podczas rejestracji konieczne jest podanie informacji obowiązkowych: nazwy i danych organizacji, tytułu dokumentu, treści operacji, nazw stanowisk, nazwisk pracowników, podpisu i pieczęci organizacji.

Dlaczego potrzebna jest podstawowa dokumentacja? Głównie w celu rejestrowania wszystkich bieżących transakcji biznesowych. Dokumentacja może mieć charakter wewnętrzny lub zewnętrzny. Wewnętrzne jest niezbędne do rozliczania i kontroli wszystkich ruchów, na przykład środek trwały zostaje przekazany do eksploatacji - sporządzany jest akt, który jest dokumentem podstawowym. Dokumentacja zewnętrzna jest niezbędna do współpracy z dostawcami i odbiorcami, np. wystawiasz fakturę do zapłaty kupującemu.

Istnieją również podstawowe dokumenty dotyczące rozliczania i opłacania pracy, są to między innymi: zamówienia na zatrudnienie i zwolnienie, tabela personelu, harmonogram wakacji i inne. Przedstawiona jest również dokumentacja dotycząca rozliczania środków trwałych; na przykład certyfikat akceptacji systemu operacyjnego, karta inwentarzowa i inne. Dokumentacja sporządzana w celu ewidencji transakcji gotówkowych zawiera dokumenty takie jak raport zaliczkowy, pokwitowanie gotówkowe i polecenie gotówkowe.

W niektórych dokumentach pierwotnych niedopuszczalne są korekty, na przykład w wyciągu z rachunku bieżącego lub w polecenie zapłaty. Ale na przykład faktury mogą zawierać poprawki, ale obok nich musi znajdować się podpis osoby, która dokonała korekty, data i pieczęć organizacji.

Źródła:

• jaka jest podstawowa dokumentacja?
• Podstawowe dokumenty księgowe w 2013 roku

Wskazówka 2: Które dokumenty są najważniejsze w rachunkowości

Podstawowymi dokumentami w rachunkowości są te, na podstawie których formalizowana jest konkretna transakcja biznesowa w momencie jej zakończenia lub bezpośrednio po jej zakończeniu. Na tej podstawie przeprowadzane jest dalsze rozliczanie konkretnych transakcji.

Będziesz potrzebować

• faktura, polecenie kasowe, akt, zaświadczenie, wniosek, dziennik ewidencyjny, zamówienie, księga rachunkowa, wykaz, karta czasu pracy, wniosek, karta inwentarzowa, lista płac, konto osobiste itp.

Instrukcje

Dokumenty pierwotne stanowią wstępną podstawę do rozpoczęcia rozliczania poszczególnych transakcji i dokonywania zapisów w księgach rachunkowych. Podstawowym dokumentem jest pisemny dowód transakcji biznesowej, na przykład wydanie pieniędzy na konto, płatność za towar itp.

Formularze dokumentacja pierwotna zatwierdzony przez kierownika przedsiębiorstwa, jednak w dokumencie muszą znajdować się wszystkie obowiązkowe dane określone przez prawo.

Podstawowe dokumenty księgowe są zestawiane na podstawie na papierze i są poparte podpisem umożliwiającym identyfikację osób, które sporządziły dokument. Jeżeli dokument został sporządzony w forma elektroniczna, należy to podpisać podpis elektroniczny.

Formularze dokumentów pierwotnych zawarte w albumach ujednoliconych formularzy nie są obowiązkowe do stosowania, z wyjątkiem dokumentów kasowych ustalanych przez uprawnione organy na podstawie.

Obowiązkowe szczegóły podstawowych dokumentów w rachunkowości:
- nazwa dokumentu (faktura, akt, wykaz, zamówienie itp.);
- data transakcji (sporządzenia dokumentu);
- treść transakcji biznesowej pod względem wartościowym i fizycznym;
- nazwa organizacji, w imieniu której sporządzany jest ten dokument;
- dane osób, które dokonały transakcji i odpowiadają za prawidłowe wykonanie dokumentu (stanowisko, imię i nazwisko, podpis).

Podstawowe dokumenty w rachunkowości dzieli się na dokumenty według:
- księgowość i wynagrodzenia: umowa o pracę, tabela personelu, grafik pracy, zaświadczenie o podróżach, świadectwo pracy, odcinek wypłaty itp.
- księgowość środków trwałych: akt przyjęcia i przekazania, karta inwentarzowa, faktura za przemieszczenia wewnętrzne, księga inwentarzowa, akt środków trwałych itp.
- rozliczanie transakcji gotówkowych: książeczka kasowa, raport zaliczkowy, polecenie kasowe przychodzące, rejestr dokumentów kasowych, polecenie kasowe wychodzące, księga rachunkowa gotówka itp.
- rozliczanie napraw i prace budowlane: akta o odbiorze wykonanych prac, zawieszeniu budowy, oddaniu obiektu do użytku; ogólny dziennik pracy; dziennik wykonanych prac i inne podobne dokumenty.

Uwaga

Jeżeli zgodnie z prawem wycofane zostaną pierwotne dokumenty księgowe, zamiast oryginałów do dokumentów księgowych włącza się kopie tych dokumentów, sporządzone zgodnie z przepisami prawa.

Przydatne rady

Jeśli to konieczne, w standardowym formularzu można uwzględnić dodatkowe kolumny i wiersze, co jest zależne od niektórych typów działalność gospodarcza.

Źródła:

• Prawo rachunkowe
• Dokumenty podsumowujące wydawane są na podstawie wcześniej

Osoby prawne– przedsiębiorstwa, organizacje, różnego rodzaju instytucje i banki pozostają ze sobą w ciągłej komunikacji w toku swojej działalności. Komunikacja biznesowa odbywa się poprzez różnorodne dokumenty: pisma, wnioski, żądania, nakazy zapłaty itp. Ważność prawną takich dokumentów potwierdzają ich szczegóły.

Jakie są szczegóły?

Wymagania – od łacińskiego requisitum – „konieczny”, to zbiór informacji i danych ustalonych normami dla danego rodzaju dokumentu, bez określenia, które ten typ dokumenty nie będą miały mocy prawnej i nie mogą być uznawane za podstawę transakcji i transakcji. Innymi słowy, niezależnie od tego, jak oficjalnie nazwie się dokument, jeśli nie zawiera on wymaganych szczegółów, można go uznać za zwykłą kartkę papieru, na którą nikt nie ma obowiązku ustosunkowywać się. Dlatego w każdym dokumencie należy podać szczegółowe informacje.

Niektóre szczegóły są wskazane tylko na dokumentach jednego rodzaju, a niektóre są obowiązkowe w przypadku każdego dokumentu biznesowego. Do tych ostatnich zaliczają się: nazwa organizacji, data sporządzenia dokumentu oraz jego nazwa. Nazwa organizacji musi wskazywać jej krótką i pełną nazwę, zgodną z dokumentami założycielskimi, formą organizacyjną i prawną. Data sporządzenia dokumentu jest wskazywana zarówno w formie cyfrowej, jak i słowno-cyfrowej. We wszystkich przypadkach wskazywana jest nazwa dokumentu, z wyjątkiem pisma służbowego.

Oprócz obowiązkowych stosowane są specjalne dane księgowe i bankowe ustalone dla jednego rodzaju dokumentu. Dokumenty księgowe wskazują: nazwę i adres przedsiębiorstwa; jego dane bankowe; wskazanie stron transakcji – uczestników transakcji gospodarczej; jego nazwa, treść i podstawa; wartość transakcji wyrażona w pieniądzu lub w naturze.

Bankowość obejmuje: numer rachunku bieżącego firmy; nazwa banku, w którym jest obsługiwana i jego adres; kod banku - BIC i jego konto korespondencyjne. W dane bankowe Należy także podać NIP przedsiębiorstwa i banku, kody KPP i OKPO.

Umieszczenie szczegółów w dokumencie

Dla każdego elementu w różne typy dokumenty mają własne pole do umieszczenia. Skład detali i wymagania dotyczące ich wykonania w każdym przypadku określają normy. Detale składające się z kilku linii drukowane są z jedną interlinią. Szczegóły oddzielane są od siebie dwoma lub trzema odstępami między wierszami.

To samo dotyczy formularzy dokumentów, dla których przewidziano szczególne wymagania dotyczące ich sporządzania, utrwalania i przechowywania, w szczególności tych, na których reprodukowane jest godło państwowe Federacja Rosyjska, a także herby podmiotów wchodzących w skład Federacji Rosyjskiej. Działanie to jest konieczne, ponieważ dane wskazane na formularzach czynią z nich dokument mający moc prawną, z którego mogą skorzystać oszuści.

Wskazówka 4: Jakie dokumenty są wymagane przy ubieganiu się o pracę?

Prawidłowo sporządzone dokumenty dla nowego pracownika przy zatrudnieniu są gwarancją, że nie będzie on miał później problemów z obliczeniem emerytury, a pracodawca nie będzie miał problemów z komisją pracy i inspekcją skarbową. Główny dokument potwierdzający doświadczenie zawodowe, to zeszyt ćwiczeń.

Specyfika pracy w niektórych przedsiębiorstwach wymaga przedstawienia w innych dodatkowe dokumenty. Przypadki te są określone w Kodeksie pracy Federacji Rosyjskiej, regulamin, dekrety Prezydenta i uchwały Rządu. Pracownicy HR nie mają prawa żądać innych dokumentów, nie określonych przepisami prawa. To samo dotyczy wymogu posiadania stałej rejestracji w danej lokalizacji tego przedsiębiorstwa. Ale poproś o zaświadczenie ustalona forma Pracodawca ma prawo wiedzieć o Twoim stanie zdrowia. W przypadku zawodów związanych z żywnością i usługami konsumenckimi wymagane jest także posiadanie świadectwa sanitarno-lekarskiego. W przypadku zatrudnienia osoby niepełnosprawnej może być wymagany list polecający od VTEK, a jeżeli działalność zawodowa nowego pracownika wiąże się z tajemnicą handlową lub państwową, może być wymagane przedstawienie pokwitowania i innych dokumentów potwierdzających przyjęcie.

Rachunkowość podstawowa reprezentuje początkowy etap systemowego postrzegania rejestracji poszczególnych transakcji charakteryzujących procesy i zjawiska gospodarcze zachodzące w organizacji. Jej przedmiotami są: zaopatrzenie, pozyskiwanie i wydatki zasoby materialne, koszty produkcji, przemieszczanie półproduktów i półfabrykatów w toku, wielkość produkcji, jej wysyłka i sprzedaż, rozliczenia z dostawcami, odbiorcami, odbiorcami, bankami, władze finansowe, założycieli itp.

Wstępne informacje o procesach i zjawiskach gospodarczych znajdują odzwierciedlenie w dokumentach pierwotnych.

Podstawowy dokument księgowy- jest to pisemne zaświadczenie o dokonaniu transakcji gospodarczej, które ma moc prawną i nie wymaga dalszych wyjaśnień i szczegółów.

Podstawowy dokument księgowy musi posiadać:

• nazwa - treść finansowa i ekonomiczna transakcji biznesowej. Dokument nieposiadający nazwy, a także dokument o nazwie niejasnej, trudnej do odczytania, nie będą miały mocy prawnej;
• imię i nazwisko, a w niektórych przypadkach adresy i rachunki bankowe stron (legalne i osoby) uczestniczących w tej transakcji biznesowej. Dokument pierwotny, który nie zawiera nazwiska i odpowiednich atrybutów co najmniej jednej ze stron transakcji biznesowej, traci swoją adresowalność i nie może zostać wykonany;
• data kompilacji. Jeżeli daty nie ma lub jest ona niejasna, dokument z czasem traci swą adresowalność. W rzeczywistości taki dokument nie ma mocy prawnej;
• treść transakcji gospodarczej (przedmiot dokumentacji), wynikająca z nazwy dokumentu, w którym występuje w formie ogólnej;
• metrów przeprowadzanej transakcji biznesowej. Brak liczników w dokumencie pozbawia go podstawy księgowej i rozliczeniowej;
• podpisy osób odpowiedzialnych - dyrektora organizacji i głównego księgowego.

Dokumenty wypełniane są przez pracowników księgowych wyraźnie i czytelnie, przy użyciu ręcznego pisma atramentem lub długopisem, na maszynie do pisania lub przy użyciu technologii komputerowej.

Z reguły w przypadku dokumentów stosuje się standardowe formularze w postaci blankietów o charakterze międzywydziałowym. Dotyczy to formularzy zamówień, faktur, faktur, kuponów, wyciągów itp. Podstawowe dokumenty muszą zostać sporządzone w momencie zawarcia transakcji, a jeżeli z przyczyn obiektywnych nie jest to możliwe, niezwłocznie po jej zakończeniu.

Jeżeli na rachunkach wewnątrzfirmowych wystąpi błąd, można skorzystać z metody zapisu ujemnego lub odwrócenia. W takim przypadku błędny wpis powtarza się czerwonym tuszem lub w standardowych kolorach (niebieski, czarny) i ujęto w prostokątną ramkę.

Kolor czerwony lub prostokątna ramka anuluje błędny wpis, po czym nastąpi wpis poprawny. Istnieje możliwość poprawienia błędów w księgach rachunkowych poprzez skreślenie i dalszą korektę (błędny zapis przekreśla się jedną linijką i pod nim dokonuje się wpisu prawidłowego ze wskazaniem daty korekty i podpisem księgowego; w razie potrzeby zaświadczenie sporządzono, ujawniając potrzebę korekty i przyczynę błędu).

W dokumentach pieniężnych i bankowych nie powinno być żadnych poprawek, wymazań ani plam.

Pracując z dowolnym dokumentem, księgowy opiera się na pewnych zasadach i podstawa metodologiczna zapisane w oficjalnych dokumentach.

Na podstawie dokumentów pierwotnych dokonuje się zapisów w księgach rachunkowych, kartach, wyciągach, dziennikach, a także na dyskach, dyskietkach i innych nośnikach.

Dokumenty księgowe mogą być zewnętrzne i wewnętrzne

Dokumenty zewnętrzne przyjść do organizacji z zewnątrz - od agencje rządowe, organizacje wyższe, banki, inspekcje podatkowe, od założycieli, dostawców, nabywców itp., są zestawiane zgodnie ze standardowymi formularzami. Przykładami takich dokumentów są: wezwanie do zapłaty, wezwanie do zapłaty, faktura dostawcy itp.

Dokumenty wewnętrzne opracowane bezpośrednio przez organizację.

Wyróżnia się następujące typy dokumentów wewnętrznych:

• administracyjny;
• odciążający (wykonawczy);
• łączny;
• rejestracja księgowa.

Administracyjny- są to dokumenty zawierające zamówienia, instrukcje dotyczące produkcji, wykonywania określonych operacji gospodarczych. Należą do nich polecenia kierownika organizacji i osób przez niego upoważnionych do przeprowadzania transakcji biznesowych.

Oczyszczający dokumenty (wykonawcze) poświadczają fakt zawarcia transakcji gospodarczych. Należą do nich zamówienia odbioru, świadectwa odbioru materiałów; akty przyjęcia i zbycia środków trwałych; dokumenty dotyczące odbioru wytworzonych wyrobów od pracowników itp.

Łączny dokumenty mają charakter administracyjny i wykonawczy. Obejmuje to przychodzące i wychodzące zamówienia gotówkowe, wyciągi płacowe do wystawienia wynagrodzenie pracownicy organizacji, raporty wstępne osoby odpowiedzialne itp.

Dokumenty księgowe są opracowywane w przypadku, gdy nie ma standardowych dokumentów do ewidencji transakcji biznesowych, a także podczas podsumowywania i przetwarzania dokumentów uzupełniających i administracyjnych. Są to certyfikaty, arkusze dystrybucyjne itp.

Dokumenty księgowe dzielą się również na jednorazowe i kumulatywne. Przy realizacji każdej transakcji biznesowej wykorzystywane są jednorazowe dokumenty podstawowe. Dokumenty akumulacyjne sporządzane są w pewnym okresie stopniowej kumulacji jednorodnych transakcji gospodarczych. Na koniec okresu dokumenty te obliczają wyniki dla odpowiednich wskaźników. Przykładami dokumentów zbiorczych są dwutygodniowe, miesięczne zlecenia pracy, karty limitów wydania materiałów z magazynów organizacji itp.

Dokumenty księgowe dzielą się na podstawowe i podsumowujące

Dokumenty pierwotne kompilowane w momencie transakcji biznesowej. Przykładem takich dokumentów są faktury za wydanie materiałów z magazynów organizacji do warsztatów.

Dokumenty podsumowujące sporządzane na podstawie dokumentów pierwotnych, np. wyciągów płacowych.

W momencie zapisywania danych w dokumentach pierwotnych pojawiają się informacje księgowe, które nie są rejestrowane automatycznie. Wszystkie jego cechy ilościowe i jakościowe podlegają kontroli logicznej, arytmetycznej i prawnej przed sporządzeniem dokumentów pierwotnych. Kontrolę taką przeprowadzają zarówno pracownicy zaangażowani w utrzymanie podstawowa księgowość oraz pracownicy usług zarządzania.

Podpisując przychodzące i wychodzące polecenia gotówkowe, wyciągi z listy płac, polecenia i żądania płatnicze oraz inne dokumenty bankowe, szef organizacji dokładnie analizuje każdą transakcję biznesową.

W procesie pozyskiwania informacji księgowych wyróżnia się następujące etapy:

• prace wstępne przed sporządzeniem dokumentów pierwotnych;
• przygotowanie dokumentów pierwotnych;
• zatwierdzanie dokumentów pierwotnych;
• praca działu księgowości przy przygotowywaniu i przetwarzaniu dokumentów pierwotnych.

Gromadzenie informacji księgowych wymaga odpowiedniej pracy różnych służb organizacji. Etap ten charakteryzuje się najwyższym poziomem analityczności i efektywności prowadzenia księgowości.

Drugim etapem procesu księgowego jest przetwarzanie informacji księgowych. Polega na bezpośrednim udziale pracowników służb zarządzania funkcjonalnego w pozyskiwaniu informacji księgowych. Zatem przy rozliczaniu pozycji zapasów na podstawie dokumentów pierwotnych przewiduje się grupowanie i podsumowywanie danych w kartach księgowość magazynu przybory. Co miesiąc dane z kart i ksiąg przekazywane są do raportów o ruchu środków trwałych. W ustalone terminy Kierownicy magazynów i kierownicy działów przesyłają te raporty do działu księgowości organizacji.

W przetwarzaniu danych biorą także udział menedżerowie. Tym samym przy pomocy pracowników różnych służb zarządczych identyfikuje się sprawców niedoborów i strat.

Po sprawdzeniu obliczeń arytmetycznych, legalności i celowości dokonanych transakcji gospodarczych, rejestruje się dokumenty księgowe, a następnie dokonuje się ekonomicznego grupowania ich danych w systemie rachunków księgowych syntetycznych i analitycznych poprzez rejestrację w rejestrach księgowych.

Rejestry księgowe to tablice zliczające o określonej formie, zbudowane zgodnie z ekonomicznym grupowaniem danych o majątku i źródłach jego powstawania. Służą do odzwierciedlenia transakcji biznesowych.

Rejestry księgowe, w zależności od ich struktury, dzielą się na chronologiczne i systematyczne. W rejestrach chronologicznych transakcje gospodarcze są odzwierciedlane w kolejności ich realizacji. Systematyczny rejestry księgowe służą do grupowania transakcji biznesowych według ustalonych cech.

Rejestry księgowe prowadzone są w formie ksiąg, kart, wyciągów, dzienników, a także nośników komputerowych.

Rachunkowość syntetyczna prowadzona jest w rejestrach systematycznych, a rachunkowość analityczna w rejestrach analitycznych. Wpisów do rejestrów dokonuje się zarówno ręcznie, jak i przy wykorzystaniu technologii komputerowej.

Zbiór i umiejscowienie szczegółów w rejestrze determinuje jego formę, która zależy od cech uwzględnianych obiektów, przeznaczenia rejestrów i sposobów rejestracji księgowej. Rejestracja księgowa odnosi się do rejestrowania transakcji biznesowych w rejestrach księgowych.

W księgach rachunkowych wszystkie strony są ponumerowane i oprawione. Numer wskazany jest na ostatniej stronie i poświadczony podpisami osób upoważnionych. W niektórych książkach, na przykład kasowych, strony są nie tylko ponumerowane, ale także przewiązane sznurkiem i zapieczętowane woskową pieczęcią. W zależności od wielkości rachunków w księdze do danego rachunku przydzielana jest jedna lub więcej stron. Księgi rachunkowe służą do rachunkowości syntetycznej i analitycznej.

Karty wykonujemy z grubego papieru lub luźnej tektury, bez sklejania. Przechowywane są w specjalnych pudełkach zwanych szafami na dokumenty. Karty otwierane są na rok i rejestrowane w specjalnym rejestrze, co zapewnia kontrolę nad ich bezpieczeństwem.

Arkusze różnią się od kart tym, że są wykonane z mniej gęstego papieru i mają większy format. Są one przechowywane w specjalnych folderach zwanych rejestratorami. Wyciągi otwierane są z reguły na miesiąc lub kwartał.

Wpisy do ksiąg rachunkowych muszą być jasne, zwięzłe, jasne i czytelne. Po zarejestrowaniu transakcji gospodarczej w rejestrze księgowym na dokumencie podstawowym dokonywany jest odpowiedni znak, ułatwiający późniejszą weryfikację poprawności zaksięgowania. Na koniec miesiąca wyniki są sumowane dla każdej strony rejestrów księgowych. Ostateczne zapisy rejestrów systematycznych i analitycznych należy zweryfikować poprzez zestawienie arkuszy obrotów.

Po zatwierdzeniu raport roczny rejestry księgowe są grupowane, oprawiane i przechowywane w bieżącym archiwum organizacji.

Metody korygowania błędnych zapisów w rejestrach księgowych

Tam są trzy sposoby korekty błędnych zapisów w księgach rachunkowych: korekta, wpis dodatkowy, skreślenie.

Metoda korygująca można zastosować jedynie wówczas, gdy błędy wykryto przed sporządzeniem bilansu lub wystąpiły w księgach rachunkowych bez wpływu na zgodność rachunków. Metoda ta polega na przekreśleniu cienką linią nieprawidłowego tekstu, liczby, kwoty oraz napisu obok lub nad prawidłowym tekstem lub kwotą z odpowiednią klauzulą.

Na przykład, jeśli zamiast 100 rubli. Jeśli odzwierciedlone zostanie 200 rubli, należy przekreślić 200 rubli. i napisz na górze „100 rubli”, a z boku wskaż: „200 rubli przekreślonych i 100 rubli zapisanych na górze, poprawione przekonanie (data, podpis).”

NA dokumenty pieniężne nie są dozwolone żadne poprawki ani wymazania, nawet te określone, szczególnie w liczbach.

Dodatkowe wpisy dokonywane są w przypadku błędnie zaniżonej kwoty transakcji gospodarczej. Na przykład dostawca przelał 150 rubli z rachunku bieżącego. Ta transakcja biznesowa znajduje odzwierciedlenie w prawidłowej korespondencji rachunków, ale jej kwota jest zaniżona do 100 rubli. Dokonano następującego zapisu księgowego: obciążenie rachunku „Rozliczenia z dostawcami”, uznanie rachunku „Rachunek bieżący” - 100 rubli.

Ale ponieważ dostawcy powinni przekazać 150 rubli, to brakująca kwota 50 rubli. konieczne jest dokonanie dodatkowych zapisów: obciążenie rachunku „Rozliczenia z dostawcami”, uznanie rachunku „Rachunek bieżący” - 50 rubli.

Dodatkowe księgowania dokonywane są w bieżącym lub następnym miesiącu. Ta zasada korekcji błędów ma zastosowanie w dwóch przypadkach: jeśli w rejestrze księgowym osobna linia Dane dokumentu pierwotnego nie są rejestrowane, a błędnie zaniżona kwota transakcji biznesowej jest odzwierciedlona w rejestrze księgowym.

Metoda odwrócenia polega na tym, że błędny wpis, głównie cyfrowy, jest eliminowany liczbą ujemną, co oznacza, że ​​błędna korespondencja i kwota są powtarzane czerwonym atramentem. Jednocześnie dokonuje się prawidłowego wpisu zwykłym atramentem. Wycofanie następuje w przypadku nieprawidłowego zaksięgowania kont lub zarejestrowania zawyżonej kwoty.

Przy sumowaniu wyników operacji odejmuje się wpisy dokonane czerwonym atramentem.

podstawowy dokument księgowy

Dokumenty pierwotne stanowią podstawę wszelkiej księgowości. Działalności finansowej i gospodarczej organizacji towarzyszą liczne operacje. W tym celu wykorzystuje się element metody rachunkowości – dokumentację. Dokumentacja jest główną metodą monitorowania księgowego działalności gospodarczej organizacji, jej podstawową kontrolą. Dokument - Jest to pisemny dowód dokonanej transakcji biznesowej, nadający moc prawną danym księgowym. Dokumentacja stanowi podstawę do dalszych prac zapisy księgowe oraz zapewnia dokładność, wiarygodność i bezsprzeczność wskaźników księgowych, a także możliwość ich kontroli.

Dokumenty muszą mieć moc prawną, tj. zawierać szereg obowiązkowych szczegółów (wskaźników):

• - nazwa dokumentu;
• - data;
• - nazwa organizacji, w imieniu której sporządzono dokument;
• - treść operacji;
• - miary ilościowe i kosztowe;
• - nazwisko i stanowisko osób odpowiedzialnych za jego wykonanie oraz prawidłowość jego wykonania;
• - podpisy osobiste tych osób i ich odpisy;
• - pieczątki organizacyjne, pieczątki.

Dokumenty należy skompilować w taki sposób, aby można je było przechowywać przez długi czas (atrament, długopis, maszyna do pisania, drukarka). Podstawowe dokumenty należy sporządzić albo w momencie transakcji (gotówka, bank), albo bezpośrednio po jej zakończeniu. Ci, którzy skompilowali i podpisali dokument, są odpowiedzialni za jego terminowe i wysokiej jakości utworzenie, za dokładność danych i ich przekazanie w ustalonych ramach czasowych rejestracji w rejestrach księgowych.

Dokumenty obejmują:

• - pierwotne (faktury, faktury, zamówienia gotówkowe przychodzące i wychodzące, blachy ogrodzeniowe itp.);
• - rejestry księgowe (raporty kasjerskie, dzienniki zamówień, księga główna, raporty towarowe itp.);
• - raportowanie (bilans i załączniki do niego).

Wszelkie zapisy księgowe prowadzone są w oparciu o dokumenty pierwotne, następnie informacje z nich przekazywane są do rejestrów księgowych, gdzie podlegają systematyzacji, czyli ewidencjonowaniu na rachunkach księgowych. Na koniec okresu sprawozdawczego sprawozdawczość przedsiębiorstwa jest wypełniana zgodnie z księgami rachunkowymi.

Dokumentacja pierwotna powoduje ruch informacje księgowe, zapewnia rachunkowość informacji niezbędnych do ciągłego i ciągłego odzwierciedlania działalności gospodarczej przedsiębiorstwa.

Ze względu na przeznaczenie wszystkie dokumenty podstawowe dzielą się na: dokumenty organizacyjno-administracyjne, dokumenty uzupełniające, dokumenty księgowe i dokumenty łączone.

• - organizacyjno-administracyjne (rozkazy, instrukcje, instrukcje, pełnomocnictwa) umożliwiają prowadzenie działalności, a informacje w nich zawarte nie mają odzwierciedlenia w księgach rachunkowych;
• - dokumenty uzasadniające (faktury, reklamacje, polecenia odbioru itp.) odzwierciedlają fakt transakcji, informacje w nich zawarte są rejestrowane w księgach rachunkowych. Istnieje wiele dokumentów, które łączą w sobie charakter zezwalający i odciążający (rozkazy kasowe, odcinki wypłat wynagrodzeń), dane w nich zawarte są wprowadzane do rejestrów księgowych;
• - dokumenty księgowe sporządzane są w dziale księgowości na podstawie dokumentów administracyjnych lub uzupełniających w celu podsumowania zapisów księgowych, takimi dokumentami są certyfikaty księgowe, kalkulacje kosztów ogólnych, tabele rozwojowe.
• - dokumenty łączone pełnią jednocześnie funkcje dokumentów administracyjnych i uzasadniających oraz księgowych. Przykładowo faktura za wydanie środków trwałych zawiera polecenie wydania materiałów z magazynu do warsztatu, a także rejestrację ich faktycznego wydania itp.

Ze względu na sposób ewidencji transakcji dokumenty dzielimy na jednorazowe i kumulacyjne.

Dokumenty jednorazowe są wykorzystywane tylko raz i odzwierciedlają pojedynczą transakcję lub kilka jednocześnie przeprowadzanych transakcji. Po rejestracji jednorazowy dokument trafia do działu księgowości i służy jako podstawa do refleksji w księgowości. Na przykład przychodzące i wychodzące zamówienia gotówkowe, wyciągi z listy płac itp.

Dokumenty zbiorcze są zestawiane w określonym okresie (tydzień, dekada, miesiąc), aby odzwierciedlić jednorodne transakcje powtarzalne, które są w nich rejestrowane w momencie ich wystąpienia. Na koniec okresu obliczane są sumy wskaźników stosowanych w rachunkach. DO dokumenty zbiorcze obejmują karty limitowe, zamówienia dwutygodniowe lub miesięczne itp.

W zależności od miejsca ich sporządzenia, dokumenty mogą mieć charakter wewnętrzny lub zewnętrzny.

Domowy dokumenty są opracowywane w przedsiębiorstwie w celu odzwierciedlenia operacji wewnętrznych. Na przykład wpływy gotówkowe i nakazy wydatków, faktury, akty, odcinki wypłat itp.

Zewnętrzny dokumenty są wypełniane poza granicami danego przedsiębiorstwa i docierają w sformalizowanej formie. Na przykład faktury, wyciągi bankowe, listy przewozowe itp.

Według kolejności sporządzania dokumentów wyróżnia się dokumenty podstawowe i podsumowujące.

Podstawowy Dokumenty sporządzane są dla każdej pojedynczej transakcji w momencie jej zakończenia. Na przykład polecenie odbioru gotówki, polecenie zapłaty, akty umorzenia środków trwałych itp.

Streszczenie dokumenty sporządzane są na podstawie wcześniej sporządzonych dokumentów pierwotnych. Ich zastosowanie ułatwia kontrolę jednorodnych operacji. Mogą mieć charakter wykonawczy, księgowy lub łączony. Na przykład raporty zaliczkowe i kasowe, wyciągi grupujące i zbiorcze. W szczególności raport zaliczkowy, będący raportem łączonym, pełni funkcje dokumentu uzupełniającego i księgowego. Zapewnia pełny opis rozliczeń z osobami odpowiedzialnymi: saldo lub nadwyżka poprzedni zaliczka, wielkość tej zaliczki, wydatkowaną kwotę, saldo i datę jej zapisania w kasie lub nadwyżki oraz datę jej zwrotu przez przedsiębiorcę. Dodatkowo odliczanie zaliczki zawiera opis koszty produkcji na rachunkach po sprawdzeniu i zatwierdzeniu raportu. Na odwrotnej stronie raportu znajduje się wykaz poszczególnych wydatków oraz dokumenty je potwierdzające.

Ze względu na kolejność wypełniania dokumenty można podzielić na sporządzane ręcznie i przy użyciu technologii komputerowej.

Dokumenty sporządzone ręcznie, wypełniane ręcznie lub na maszynie do pisania.

Dokumenty wykonane przy użyciu technologia komputerowa, automatycznie rejestruje informację o operacjach produkcyjnych w momencie ich zakończenia.

Akceptacja, weryfikacja i przetwarzanie księgowe dokumentów. Dokumenty otrzymane przez dział księgowości są przetwarzane w celu przygotowania ich do wpisów do ksiąg rachunkowych. Głównym etapem przetwarzania księgowego dokumentów w organizacji jest weryfikacja otrzymanych dokumentów pod względem merytorycznym, formalnym i arytmetycznym.

Sprawdzając dokumenty pod względem merytorycznym, konieczne jest ustalenie legalności, poprawności i celowości zakończonej transakcji biznesowej. Zgodnie z obowiązującą procedurą księgową podstawowe dokumenty dotyczące transakcji biznesowych, które są sprzeczne z prawem oraz ustaloną procedurą przyjmowania, przechowywania i wydawania środków, zapasów i innych wartościowych przedmiotów, nie powinny być przyjmowane do egzekucji. Jeżeli dział księgowości otrzyma takie podstawowe dokumenty, główny księgowy musi powiadomić kierownika organizacji o niezgodności z prawem określonej transakcji biznesowej.

Kontrola wstępna przeprowadzana jest przez dział księgowości podczas przygotowywania dokumentów. Jest to o tyle istotne, że większość dokumentów sporządzają osoby odpowiedzialne finansowo, a nie księgowi.

Sprawdzenie formularza pozwala upewnić się, że do realizacji konkretnej transakcji biznesowej wykorzystano formularz odpowiedniego formularza, wszystkie cyfry są wpisane czytelnie, treść transakcji i wszystkie szczegóły zostały odzwierciedlone.

Następnie księgowy przeprowadza kontrolę arytmetyczną, która sprowadza się do sprawdzenia poprawności obliczeń i obliczeń arytmetycznych oraz opodatkowania dokumentów. Opodatkowanie odbywa się poprzez pomnożenie ilości przez cenę. Kontrola arytmetyczna pozwala kontrolować obliczenia arytmetyczne sum, poprawność odzwierciedlenia wskaźników ilościowych i kosztowych.

Po weryfikacji księgowy przetwarza dokumenty. Cesja rachunków dokumentów polega na ustaleniu rachunków, na które powinny być rejestrowane transakcje gospodarcze zapisane w dokumentach, jako obciążenia i uznania.

Głównymi kierunkami doskonalenia dokumentacji są ujednolicenie i standaryzacja .

Podstawowe dokumenty księgowe są akceptowane do rachunkowości, jeżeli zostały sporządzone zgodnie z formularzem zawartym w albumie jednolitych formularzy podstawowej dokumentacji księgowej.

Ujednolicenie form podstawowej dokumentacji księgowej ma ogromne znaczenie dla poprawy rachunkowości, ponieważ ustanawia i konsoliduje jednolite wymagania dotyczące dokumentowania działalności gospodarczej organizacji, systematyzuje rachunkowość, wyklucza przestarzałe i darmowe formularze, przyczynia się do racjonalnej organizacji rachunkowości.

Ujednolicone dokumenty- są to standardowe dokumenty zatwierdzone w określony sposób i przeznaczone do rejestracji jednorodnych transakcji w organizacjach o różnych formach własności i różnych cechach branżowych.

Standaryzacja - ustalenie identycznych, standardowych rozmiarów dokumentów standardowych, co zmniejsza zużycie papieru do produkcji dokumentów, upraszcza ich przetwarzanie i przechowywanie.