Jak długo przechowywać podstawowe dokumenty księgowe. Warunki i okres przechowywania dokumentów podstawowych w dziale księgowości. Miejsce zamówienia i przechowywania

Dokumenty księgowe stanowią aż 80% całkowitego przepływu dokumentów w organizacji. Przechowywanie i terminowe niszczenie dokumentów księgowych to pilne zadanie dla wielu księgowych. Częściej szczególną uwagę spełnia wymogi prawne dotyczące trybu i warunków przechowywania dokumentacji księgowej. Właśnie na te dwa pytania spróbuje odpowiedzieć ekspert firmy archiwalnej Delis Archive.

1. Procedura przechowywania dokumentów księgowych – po co przechowywać dokumenty?

Procedurę przechowywania dokumentów regulują następujące główne dokumenty:

• Ustawa federalna z dnia 22 października 2004 r. nr 125-FZ „O sprawach archiwalnych w Federacja Rosyjska»;
• podstawowe zasady pracy archiwów organizacji - zatwierdzone decyzją Archiwum Federalnego z dnia 02.06.2002 r. (zwane dalej Zasadami Podstawowymi);
• wykaz standardowych dokumentów archiwalnych zarządczych generowanych w procesie działalności agencje rządowe, narządy samorząd lokalny i organizacje, wskazujące okresy przechowywania, zatwierdzone rozporządzeniem Ministerstwa Kultury Federacji Rosyjskiej z dnia 25 sierpnia 2010 r. N 558;
• aktualne Przepisy dotyczące dokumentów i obiegu dokumentów w rachunkowości, zatwierdzone rozporządzeniem Ministerstwa Finansów ZSRR z dnia 29 lipca 1983 r. nr 105.

Obowiązek przechowywania dokumentów powstałych w działalności otwartych i zamkniętych spółek akcyjnych określa Regulamin w sprawie trybu i warunków przechowywania dokumentów spółek akcyjnych, zatwierdzony uchwałą Komisja Federalna według rynku papiery wartościowe z dnia 16 lipca 2003 N 03-33/ps. Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością kierują się odpowiednio ustawą federalną „O spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością” z dnia 08.02.1998 nr 14-FZ.

Procedurę przechowywania dokumentów księgowych określa ustawa federalna z dnia 21 listopada 1996 r. N 129-FZ „O rachunkowości”, a także Kodeks podatkowy Federacji Rosyjskiej.

Artykuł 17 ustawy federalnej z dnia 21 listopada 1996 r. N 129-FZ „O rachunkowości” stanowi, że organizacje są zobowiązane do prowadzenia dokumentacja księgowa(podstawowy dokumenty księgowe, na podstawie których spółka prowadzi księgi rachunkowe, rejestry księgowość, sprawozdania księgowe) przez okresy ustalone zgodnie z zasadami organizacji spraw archiwalnych państwa, przy czym minimalny okres przechowywania nie może być krótszy niż pięć lat.

Podobny wymóg określono w klauzuli 98 Regulaminu prowadzenia rachunkowości i sprawozdań finansowych w Federacji Rosyjskiej, zatwierdzonego rozporządzeniem Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 29 lipca 1998 r. N 34n.

Kodeks podatkowy Federacji Rosyjskiej zobowiązuje podatników do zapewnienia bezpieczeństwa danych księgowych i księgowych przez cztery lata. rachunkowość podatkowa oraz inne dokumenty niezbędne do obliczenia i zapłaty podatków. Dotyczy to również dokumentów potwierdzających uzyskanie dochodu, poniesienie wydatków, a także zapłatę (potrącenie) podatków. Przedsiębiorcy indywidualni korzystający z uproszczonego systemu podatkowego muszą przestrzegać tej zasady, chyba że przepisy prawa przewidują inne terminy.

Należy zwrócić szczególną uwagę Wykaz standardowych dokumentów archiwalnych zarządzania, powstałe w toku działalności organów państwowych, samorządów lokalnych i organizacji, wskazujące okresy przechowywania, zatwierdzone rozporządzeniem Ministra Kultury Federacji Rosyjskiej z dnia 25 sierpnia 2010 r. N 558 (zwanego dalej Wykazem).

Wykaz ten obejmuje standardowe dokumenty archiwalne zarządcze powstałe w toku działalności organów państwowych, samorządów terytorialnych i organizacji przy realizacji tego samego rodzaju (wspólnych dla wszystkich lub większości) funkcji zarządczych, niezależnie od formy własności, ze wskazaniem okresów przechowywania . Lista zawiera dokumenty pogrupowane w sekcje, opracowane przy rejestracji faktów z życia gospodarczego organizacji oraz Instrukcje jego stosowania. Wśród sekcji wyróżnionych na Liście znajduje się w szczególności sekcja 4 „Rachunkowość i raportowanie”, zawierająca podsekcje 4.1. „Rachunkowość i sprawozdawczość” oraz 4.2. „Rachunkowość i sprawozdawczość statystyczna”.

Aby automatycznie określić okresy przechowywania dokumentów księgowych, zalecamy skorzystanie z bezpłatnej usługi „Archiwista Online”, która wyszukuje dokumenty według trzech głównych zestawień, w tym Wykazu standardowych dokumentów archiwalnych zatwierdzonego Rozporządzeniem Ministra Kultury Federacja Rosyjska z 25 sierpnia 2010 r.

Należy również zauważyć, że zgodnie z art. 5 ustawy federalnej z dnia 22 października 2004 r. nr 125-FZ „O sprawach archiwalnych w Federacji Rosyjskiej” do dokumentów archiwalnych zalicza się wszystkie dokumenty, niezależnie od rodzaju ich nośnika. Oznacza to, że przechowywanie dokumentów dotyczy zarówno dokumentów papierowych, jak i elektronicznych.

Informujemy, że od 1 stycznia 2013 r Prawo federalne z dnia 06.12.2011 nr 402-FZ „O rachunkowości”, art. 29 stanowi, że Podstawowe dokumenty księgowe, rejestry księgowe, sprawozdania księgowe (finansowe) podlegają przechowywaniu przez podmiot gospodarczy przez okresy ustalone zgodnie z Zasadami organizacji spraw archiwalnych państwa, nie później jednak niż po upływie pięciu lat rok sprawozdawczy. Dostosowuje to do istniejących wcześniej norm prawa podatkowego i księgowego.

Dokumenty polityka rachunkowości, standardy podmiotu gospodarczego, inne dokumenty związane z organizacją i prowadzeniem rachunkowości, w tym środki zapewniające reprodukcję dokumentów elektronicznych, a także weryfikację autentyczności podpisu elektronicznego, podlegają przechowywaniu przez podmiot gospodarczy przez okres co najmniej pięć lat od roku, w którym po raz ostatni zostały użyte do sporządzenia sprawozdania księgowego (finansowego).

2. Odpowiedzialność za niewłaściwe przechowywanie dokumentów księgowych

Przede wszystkim menedżer jest odpowiedzialny za organizację przechowywania dokumentów organizacji, w tym podstawowych dokumentów księgowych. Na nas spoczywa także odpowiedzialność za bezpieczeństwo podstawowych dokumentów księgowych, ksiąg rachunkowych i sprawozdań finansowych główny księgowy instytucje.

Dokumentacja może zostać utracona w wyniku klęsk żywiołowych lub nielegalnych działań osób trzecich. Jeżeli dokumenty zaginęły w wyniku czyichś niezgodnych z prawem działań (na przykład kradzieży), fakt ten musi zostać potwierdzony przez organy ścigania. Utrata dokumentów na skutek klęsk żywiołowych jest dokumentowana także przez właściwe organy. W przypadku pożaru może to być zaświadczenie organów kontroli przeciwpożarowej.

W przypadku utraty podstawowych dokumentów księgowych kierownik organizacji, zgodnie z klauzulą ​​6.8 Regulaminu o dokumentach i obiegu dokumentów, powołuje komisję w celu zbadania przyczyn utraty.

Brak podstawowych dokumentów uzasadniających popełnienie jakiegokolwiek transakcja biznesowa, zgodnie z art. 120 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej odnosi się do rażących naruszeń zasad rozliczania przychodów i wydatków, co oznacza:

• brak dokumentów pierwotnych, faktur lub rejestrów księgowych;
• systematyczne (dwa lub więcej razy w roku kalendarzowym) przedwczesne lub nieprawidłowe odzwierciedlenie transakcji biznesowych w rachunkach księgowych i raportach gotówka, aktywa materialne, wartości niematerialne i prawne I inwestycje finansowe podatnik.

Za naruszenie procedury i warunków przechowywania dokumentów księgowych przewidziana jest odpowiedzialność administracyjna - kara dla urzędników wyniesie od 2000 rubli. do 3000 rubli. (Artykuł 15.11 Kodeksu RF dot wykroczenia administracyjne). Brak podstawowych dokumentów, faktur i rejestrów księgowych jest przestępstwo skarbowe. Odpowiedzialność za to przewidziana jest w art. 120 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej. Minimalna grzywna na mocy tego artykułu wynosi 5000 rubli. Za bezpieczeństwo dokumentów odpowiada główny księgowy. To on ma prawo decydować o wydawaniu takich dokumentów pracownikom podziały strukturalne przedsiębiorstwa.

Jeśli chodzi o odpowiedzialność za nieprzestrzeganie zasad przechowywania dokumentów księgowych, może ona mieć charakter zarówno administracyjny, jak i podatkowy. Jak wspomniano powyżej, brak dokumentów podstawowych i rejestrów księgowych stanowi rażące naruszenie zasad rozliczania dochodów, wydatków i pozycji podlegających opodatkowaniu i pociąga za sobą karę w wysokości od 5 000 do 15 000 rubli. (Artykuł 120 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej).

W tym przypadku kara administracyjna może zostać nałożona zarówno za naruszenie wymogów archiwalnych dotyczących przechowywania dokumentów (art. 13.20 kodeksu administracyjnego - 300-500 rubli), jak i za rażące naruszenie zasad rachunkowości, jeżeli z powodu braku dokumentów księgowość oświadczenia są zniekształcone (art. 15.11 kodeksu administracyjnego - 2000-3000 tysięcy rubli).

Niszczenie dokumentów bez zachowania okresu ich przechowywania jest nielegalne i pociąga za sobą odpowiedzialność administracyjną. Zgodnie z art. 13.20 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej ustanawia sankcje administracyjne za naruszenie zasad przechowywania, pozyskiwania, księgowania lub wykorzystywania dokumentów w formie upomnienia lub nałożenia kary administracyjnej.

3. Niszczenie dokumentów ze względu na ich trwałość

Zgodnie z klauzulą ​​1.1 Regulaminu Modelowego w sprawie stałej komisji eksperckiej instytucji, organizacji, przedsiębiorstwa, zatwierdzonej Zarządzeniem Archiwum Federalnego z dnia 19 stycznia 1995 r. nr 2 w sprawie badania wartości dokumentów powstałych w procesie organizacji działań, selekcji i przygotowania ich do przekazania do magazynu państwowego. W archiwum organizacja tworzy stałą komisję ekspercką.

W jej skład wchodzą najbardziej wykwalifikowani specjaliści ze wszystkich istniejących działów strukturalnych firmy, którzy potrafią ocenić wartość niektórych typów dokumentów. Skład komisji eksperckiej zatwierdza kierownik organizacji. To komisja ekspercka w organizacji zajmuje się wyborem dokumentów przeznaczonych do stałego i tymczasowego przechowywania, a także podejmuje decyzje w sprawie zniszczenia dokumentów, których okres przechowywania upłynął.

Komisja ekspertów dokonuje badania wartości dokumentów na etapie przygotowania ich do przechowywania archiwalnego i dokonuje selekcji dokumentów organizacji do dalszego przechowywania i zniszczenia. W związku z tym komisja likwidacyjna musi utworzyć komisję ekspercką i przeprowadzić badanie wszystkich istniejących dokumentów organizacji.

Na podstawie wyników badania dokumentów przez komisję likwidacyjną należy zorganizować procedurę niszczenia dokumentów, których okres przechowywania upłynął. Zasady fizycznego niszczenia dokumentów określa pkt 9.9. Norma krajowa Federacji Rosyjskiej „System standardów informacji, bibliotek i wydawnictw. Zarządzanie dokumentami. Wymagania ogólne. GOST R ISO 15489-1-2007”, zatwierdzony zarządzeniem Rostekhregulirovanie z dnia 12 marca 2007 r. N 28-art.

Zgodnie z ustawą federalną z dnia 22 października 2004 r. N 125-FZ „O sprawach archiwalnych w Federacji Rosyjskiej” podczas likwidacji organizacji pozarządowych dokumenty archiwalne, dokumenty personalne, a także dokumenty archiwalne powstałe w procesie ich działalność i włączone do Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej, są uwzględnione w Funduszu Archiwalnym Federacji Rosyjskiej, terminy, których tymczasowe przechowywanie nie wygasło, komisja likwidacyjna w stanie uporządkowanym przekazuje do odpowiedniego archiwum państwowego lub miejskiego na podstawie porozumienia komisji likwidacyjnej z archiwum państwowym lub miejskim. Jednocześnie komisja likwidacyjna organizuje porządkowanie dokumentów archiwalnych likwidowanej organizacji.

W konsekwencji, jeżeli termin przechowywania dokumentów nie upłynął, komisja likwidacyjna ma obowiązek zorganizować ich uporządkowanie i przekazanie do archiwum państwowego lub miejskiego na podstawie odpowiedniej umowy.

Jeżeli organizacja nie jest źródłem nabycia archiwów państwowych i miejskich, wówczas niszczenie dokumentów odbywa się bez zgody władz archiwalnych.

W organizacjach, które nie przekazują dokumentów do archiwum państwowego, dokumenty podlegające zniszczeniu ustala się dopiero po sporządzeniu rocznych działów inwentarza skrzyń stałego przechowywania, a w przypadku personelu - dopiero po zatwierdzeniu przez kierownika organizacji.

Zniszczenie dokumentów z wygasły przechowywanie w obowiązkowy sformalizowane w drodze ustawy przygotowanej przez komisję ekspercką i zatwierdzonej przez kierownika organizacji. Ujednolicona forma nie ma takiego aktu, dlatego organizacja musi opracować własny formularz (akt musi zawierać wszystkie szczegóły uważane za obowiązkowe na mocy ustawy N 129-FZ) i skonsolidować jego zastosowanie w zasadach rachunkowości firmy. Jeszcze raz przypominamy, że niezależnie opracowana forma ustawy musi zawierać wszystkie szczegóły sklasyfikowane jako obowiązkowe w ustawie nr 129-FZ.

Dokumenty ulegają zniszczeniu jedynie w przypadku przeprowadzenia inwentaryzacji przez określony okres. Jeżeli okres objęty dokumentami nie zostanie sprawdzony, nie można ich zniszczyć. Za początek okresu przechowywania dokumentów uznaje się dzień 1 stycznia roku następującego po roku, w którym zostały sporządzone (lub przyjęte do rozliczenia). Na przykład obliczanie okresu przechowywania plików skompilowanych w 2010 roku rozpoczyna się 1 stycznia 2011 roku.

Należy także zaznaczyć, że niezależnie od tego, czy organizacja jest źródłem pozyskiwania archiwów państwowych, czy też nie, przydziału spraw do zniszczenia może dokonać wyspecjalizowana (archiwalna) firma. Takie podejście pozwala:

• zminimalizować ryzyko błędnego (nielegalnego) wyboru dokumentów do zniszczenia lub zlecić je osobie trzeciej;
• zmniejszyć obciążenie księgowego niezwiązane z podstawową pracą;
• znacząco zwiększyć skuteczność identyfikacji przypadków przeznaczonych do zniszczenia;
• przygotować ustawę o przydzielaniu spraw do zniszczenia w ścisłej zgodności z prawem.

4. Praktyka przechowywania dokumentów księgowych

Aby przechowywać dokumenty, organizacja może skorzystać z usług wyspecjalizowanej firmy archiwizacyjnej (przechowywanie dokumentów poza siedzibą firmy) lub utworzyć własne archiwum. Prawo organizacji do utworzenia archiwum jest zapisane w ustawie federalnej z dnia 22 października 2004 r. N 125-FZ „O archiwizacji w Federacji Rosyjskiej”.

Jeśli organizacja przechowuje dokumentację w domu, wówczas do tych celów firma musi przeznaczyć osobne pomieszczenie, które zwykle jest wyposażone w specjalne półki lub stojaki. Jeżeli w pomieszczeniu archiwum znajdują się okna, należy je zasłonić lub zamontować rolety, w przeciwnym razie nie będzie możliwe zabezpieczenie dokumentów przed działaniem światła, w związku z czym mogą one wyblaknąć. Dodatkowo do tych celów zamiast regałów można zastosować szafki zaciemniające.

Wskazane jest wyposażenie otworów okiennych w metalowe kraty, zwłaszcza jeśli pomieszczenie magazynowe znajduje się na pierwszym piętrze budynku lub w piwnicy, dodatkowo lepiej jest zainstalować metalowe drzwi w archiwum. Takie działania pozwolą organizacji uniknąć nieuprawnionego wejścia na teren archiwum.

Żeby nie tracić czasu na szukanie niezbędne dokumenty organizacja powinna opracować listę akt, której kopia musi zostać umieszczona w samym pomieszczeniu archiwum.

Należy pamiętać, że wydawanie dokumentacji księgowej z działu księgowości, a także z archiwów firmy pracownikom innych działów strukturalnych organizacji z reguły jest niedozwolone. W niektórych przypadkach dokumentacja może zostać wydana, ale tylko za zgodą głównego księgowego.

Wspomniane powyżej przechowywanie dokumentów poza siedzibą firmy to skuteczny sposób zorganizowanie archiwum księgowego, polegające na przekazaniu dokumentów księgowych do przechowywania do profesjonalnego archiwum wyposażonego w nowoczesny sprzęt (regały archiwalne, specjalistyczne skrzynki, systemy kontroli dostępu i przeciwpożarowe). Główne zalety tej technologii to:

• zmniejszenie dodatkowego obciążenia księgowego pracą;
• ochrona przed nieuprawnionym dostępem do informacji poufnych;
• bezpieczeństwo ważne dokumenty;
• ograniczenie kosztów związanych z wyposażeniem własnego archiwum i jego późniejszym utrzymaniem;
• uwolnienie przestrzeni biurowej.

Wybór metody przechowywania dokumentów księgowych zwykle zależy od możliwości finansowe przedsiębiorstwa, wielkość przechowywanej dokumentacji i dynamika wzrostu jej ilości, wymagania służby bezpieczeństwa oraz specyfika branżowa przedsiębiorstwa.

• dokumenty podatkowe (dokumenty niezbędne do obliczenia podatków i składek ubezpieczeniowych)
• dokumenty księgowe (w tym akta osobowe).

Okresy przechowywania dokumentów niezbędnych do naliczenia podatków i składek ubezpieczeniowych

Zgodnie z ust. 8 ust. 1 art. 23 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej podatnicy są zobowiązani przez cztery lata do zapewnienia bezpieczeństwa danych rachunkowych i podatkowych oraz innych dokumentów niezbędnych do obliczenia i zapłaty podatków, w tym dokumentów potwierdzających otrzymanie dochodów, wydatków (dla organizacji i przedsiębiorcy indywidualni), a także płatności (potrącane u źródła) podatków.

Podobny wymóg określono w ust. 5 ust. 3 art. 24 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej dla agentów podatkowych, którzy są zobowiązani do zapewnienia bezpieczeństwa dokumentów niezbędnych do obliczenia, potrącenia i przekazania podatków przez cztery lata. Należy zaznaczyć, że oprócz płacenia podatku VAT i podatku dochodowego za granicą osoby prawne, agentów podatkowych W szczególności to pracodawcy naliczają i płacą podatek dochodowy od osób fizycznych.

Przenosząc straty dla celów podatku dochodowego zgodnie z klauzulą ​​4 art. 283 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej podatnicy są zobowiązani do przechowywania dokumentów potwierdzających wysokość poniesionych strat przez cały okres, w przypadku którego pomniejsza się podstawę opodatkowania bieżącego okresu podatkowego o kwoty wcześniej poniesionych strat.

Zgodnie z ust. 6 ust. 2 art. 28 ustawy federalnej z dnia 24 lipca 2009 r. nr 212-FZ „W sprawie składek ubezpieczeniowych w Fundusz emerytalny Federacja Rosyjska, Fundacja ubezpieczenie społeczne Federacja Rosyjska, Fundusz Federalny obowiązkowy ubezpieczenie zdrowotne» (zmiana z dnia 06.07.2013 r.) płatnicy składek ubezpieczeniowych są zobowiązani do zapewnienia bezpieczeństwa dokumentów potwierdzających naliczenie i opłacenie składek ubezpieczeniowych przez okres sześciu lat.

Okresy przechowywania dokumentów księgowych

Zgodnie z art. 29 ustawy federalnej z dnia 6 grudnia 2011 r. N 402-FZ „O rachunkowości” (zmienionej w dniu 28 czerwca 2013 r.) (zwanej dalej ustawą N 402-FZ):

• podstawowe dokumenty księgowe,
• rejestry księgowe,
• sprawozdania księgowe (finansowe) podlegają przechowywaniu przez podmiot gospodarczy przez okresy ustalone zgodnie z zasadami organizacji spraw archiwalnych państwa, nie krócej jednak niż pięć lat od roku sprawozdawczego,
• dokumenty polityki rachunkowości,
• standardy podmiotu gospodarczego,
• inne dokumenty związane z organizacją i prowadzeniem księgowości, w tym narzędzia zapewniające reprodukcję dokumentów elektronicznych (tj. elektroniczne bazy danych), a także weryfikacja autentyczności podpisu elektronicznego, muszą być przechowywane przez podmiot gospodarczy przez okres co najmniej pięciu lat od roku, w którym po raz ostatni został użyty do sporządzenia sprawozdania księgowego (finansowego).

Zasady organizacji państwowych spraw archiwalnych reguluje ustawa federalna nr 125-FZ z dnia 22 października 2004 r. „O sprawach archiwalnych w Federacji Rosyjskiej” (ze zmianami z dnia 11 lutego 2013 r.) (zwana dalej ustawą nr 125- FZ).

Oto okresy przechowywania poszczególnych dokumentów:

• Sprawozdania księgowe (finansowe) ( bilanse, donosi wyniki finansowe, donosi zamierzone zastosowanie fundusze, wnioski do nich itp.):

a) podsumowanie roczne (skonsolidowane), - jest przechowywane w sposób trwały (zwany dalej trwałym (w organizacjach niebędących źródłami pozyskiwania archiwów państwowych i gminnych - przez co najmniej 10 lat)).

b) roczne - pocztowe.

c) kwartalne – 5 lat, w przypadku braku rocznego – stałe.

• Sprawozdawczość księgowa (finansowa) według MSSF lub innych standardów - poczta.
• Akty przeniesienia, podział, bilanse likwidacyjne; notatki wyjaśniające dla nich - post.
• Dokumenty polityki rachunkowości (roboczy plan kont, formularze podstawowych dokumentów księgowych itp.) - 5 lat.
• Księgi rachunkowe, podstawowe dokumenty księgowe i załączniki do nich, w których rejestrowano fakt dokonania transakcji gospodarczej i były podstawą zapisy księgowe (dokumenty gotówkowe i książki, dokumenty bankowe, grzbiety bankowych książeczek czekowych, zleceń, arkuszy czasu pracy, zawiadomień bankowych i wniosków o przelewy, akty przyjęcia, dostawy, spisywania majątku i materiałów, paragony, faktury i raporty wstępne, korespondencja itp.) - 5 lat, pod warunkiem weryfikacji (audytu).
• Faktury - 4 lata.
• Zaświadczenia o rejestracji w organach podatkowych – poczta.
• Dokumenty (obliczenia, podsumowania, certyfikaty, tabele, informacje, korespondencja) dotyczące naliczonych i przekazane kwoty podatki do budżetów wszystkich szczebli, środków pozabudżetowych, długi na nich. Zeznania podatkowe(obliczenia) osób prawnych dla wszystkich rodzajów podatków - 5 lat.
• Rejestry informacji o dochodach osoby, oświadczenia o wypłacie dywidendy - 75 lat.
• Księgi przychodów i wydatków organizacji i przedsiębiorców indywidualnych korzystających z uproszczonego systemu podatkowego - poczta.

Procedura przechowywania dokumentów księgowych i podatkowych

Zgodnie z ust. 3 art. 29 ustawy N 402-FZ podmiot gospodarczy musi zapewnić bezpieczne warunki przechowywania dokumentów księgowych i ich zabezpieczenie przed zmianami. Zgodnie z ust. 2 art. 13 ustawy nr 125-FZ organizacje i obywatele mają prawo do tworzenia archiwów w celu przechowywania dokumentów archiwalnych powstałych w trakcie ich działalności.

Aby uporządkować archiwum, należy wydzielić osobne pomieszczenie, wyposażone w specjalne półki (regały) lub zamykane szafki. Jeżeli w pomieszczeniu archiwum znajdują się okna, należy je zasłonić lub zamontować rolety, w przeciwnym razie nie będzie możliwe zabezpieczenie dokumentów przed działaniem światła, w związku z czym mogą one wyblaknąć. Okna pierwszego lub parter Wskazane jest wyposażenie go w metalowe pręty, ponadto lepiej jest zainstalować metalowe drzwi w archiwum. Takie działania pozwolą uniknąć nieuprawnionego wejścia na teren archiwum.

Zgodnie z podstawowymi zasadami pracy archiwów organizacji, zatwierdzonymi decyzją Zarządu Rosarchowa z dnia 02.06.2002 r., w archiwach organizacji, na podstawie wyników badania wartości dokumentów, inwentarzy zestawianych plików: trwałe przechowywanie; tymczasowe (ponad 10 lat) przechowywanie; przez personel; a także ustawy o przydzieleniu do zniszczenia plików niepodlegających przechowywaniu. Skrzynie, w których upłynął termin przechowywania zgodnie z Wykazem, włączane są do aktu przekazania do zniszczenia i podlegają zniszczeniu.

Warto zaznaczyć, że organizacja może skorzystać z usług wyspecjalizowanej firmy archiwalnej w zakresie przechowywania dokumentów.

Odpowiedzialność za niewłaściwe przechowywanie dokumentów księgowych i podatkowych

Odpowiedzialność za nieprzestrzeganie zasad przechowywania dokumentów może mieć charakter administracyjny, podatkowy i karny.

Zgodnie z art. 15.11 Kodeksu wykroczeń administracyjnych (zwanego dalej Kodeksem wykroczeń administracyjnych) naruszenie procedury i warunków przechowywania dokumentów księgowych pociąga za sobą nałożenie na urzędników kary administracyjnej w wysokości od 2000 do 3000 rubli.

Zgodnie z art. 13.20 Kodeksu wykroczeń administracyjnych naruszenie zasad przechowywania, pozyskiwania, księgowania lub korzystania z dokumentów archiwalnych (w tym niszczenie dokumentów bez przestrzegania terminów ich przechowywania) pociąga za sobą upomnienie lub nałożenie na obywateli kary administracyjnej w wysokości 100 do 300 rubli; dla urzędników - od 300 do 500 rubli.

Brak podstawowych dokumentów, faktur i ksiąg rachunkowych jest wykroczeniem skarbowym. Odpowiedzialność za to przewidziana jest w art. 120 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej „Rażące naruszenie zasad rozliczania dochodów i wydatków oraz przedmiotów opodatkowania”. Rażące naruszenie zasad rozliczania przychodów i wydatków oraz przedmiotów opodatkowania oznacza brak podstawowych dokumentów, faktur, rejestrów księgowych lub podatkowych. Jeżeli czyny te zostaną popełnione w jednym okresie rozliczeniowym – kara w wysokości 10 000 rubli, jeżeli zostaną popełnione w więcej niż jednym okresie rozliczeniowym – kara w wysokości 30 000 rubli. Te same czyny, jeśli skutkowały niedopowiedzeniem podstawa podatku, pociąga za sobą karę w wysokości 20% kwoty niezapłaconego podatku, ale nie mniej niż 40 000 rubli.

W przypadku kradzieży, zniszczenia, uszkodzenia lub ukrycia dokumentów urzędowych, pieczątek lub pieczęci popełnionych w interesie egoistycznym lub innym osobistym, odpowiedzialność karna zgodnie z ust. 1 art. 325 Kodeksu karnego Federacji Rosyjskiej - grzywna do 200 000 rubli. lub w rozmiarze wynagrodzenie(inne dochody) skazanego na okres do 18 miesięcy lub pracę przymusową na okres do 480 godzin lub pracę poprawczą na okres do 2 lat lub pracę przymusową na okres do 2 lat 1 rok albo areszt na okres do 4 miesięcy, albo pozbawienie wolności na okres do 1 roku.

Który korzyści podatkowe czy małe firmy mogą aplikować w Rosji? Na jakie preferencje mogą liczyć przedsiębiorcy działający w priorytetowych sektorach gospodarki? 1. JAKIE SĄ KORZYŚCI DLA PŁATNIKÓW USN? 2. CECHY WAKACJI PODATKOWYCH. 3. KORZYŚCI DLA PŁATNIKÓW PRACUJĄCYCH NAD PATENTEM. 4. JAKIE SĄ KORZYŚCI Z PODATKU NIERUCHOMOŚCI? Zobacz materiał na ten temat przygotowany przez Partnera Zarządzającego firmy „RosCo - Consulting and Audit” Alenę Talash. Przeczytaj: https://site/press/nalogovye_lgoty_dlya_subektov_malogo_biznesa/ Wszystkie najciekawsze rzeczy o podatkach, prawie i rachunkowości od wiodącej firmy konsultingowej w Rosji „RosCo”. Bądź na bieżąco najnowsze wiadomości, oglądaj i czytaj nas tam, gdzie jest Ci wygodnie: Kanał YouTube - https://www.youtube.com/c/RosCoConsultingaudit/ Facebook - https://www.facebook.com/roscoaudit/ VKontakte - https://vk .com/roscoaudit Twitter – https://twitter.com/RosCo_audit Instagram – https://www.instagram.com/rosco.

Główny księgowy. Za co odpowiada główny księgowy?

Co powinien wiedzieć główny księgowy? Kwestia odpowiedzialności jest być może najbardziej palącą kwestią dla każdego pracownika, do którego obowiązków należy podejmowanie decyzji w ważnych obszarach działalności pracodawcy. Najbardziej odpowiedzialną pracę pełni oczywiście główny księgowy. Jego praca polega na akceptowaniu decyzje finansowe, przygotowanie księgowości i dokumenty podatkowe, przekazując te dokumenty uprawnionym organom. W tym materiale zastanowimy się, jaki rodzaj odpowiedzialności można nałożyć na głównego księgowego i jakie ryzyko on ryzykuje. Więcej szczegółów na temat: - administracyjnego;

- dyscyplinarne;

- materiał;

W trakcie pracy przedsiębiorca gromadzi wiele różnych dokumentów: certyfikaty, certyfikaty, formularze. Przechowywanie dokumentów indywidualnego przedsiębiorcy jest zadaniem trudnym, ale koniecznym. Jak je przechowywać: może w biurku, a może warto mieć sejf z technologią ochrony laserowej? Okazuje się, że prawo przewiduje różne możliwości. Poinformujemy Cię o okresach przechowywania ważnych dokumentów indywidualnego przedsiębiorcy.

Jakie dokumenty przechowywać

Ustawa federalna nr 125-FZ „O archiwizacji w Federacji Rosyjskiej” określa, które dokumenty muszą być przechowywane i przez ile lat.

Okres przechowywania niektórych dokumentów związanych z działalnością gospodarczą regulują różne artykuły ustaw i kodeksów:

1. Dokumenty księgowe, dane dotyczące rozliczeń podatkowych, wszelka dokumentacja uzyskanych dochodów i wydatków niezbędna do obliczenia podatków, a także dokumenty potwierdzające już dokonane płatności podatków, należy przechowywać przez co najmniej 4 lata. Obowiązek ten jest określony w ust. 8 art. 23 Ordynacja podatkowa Federacji Rosyjskiej.
2. Wyciągi księgowe i podstawowe dokumenty księgowe muszą być przechowywane przez co najmniej 5 lat, jak określono w ust. 1 art. 29 ustawy federalnej „O rachunkowości” nr 402-FZ.
3. Wszystkie podstawowe dokumenty księgowe i rejestracyjne dla przedsiębiorców indywidualnych, księga przychodów i wydatków (KUDiR), na podstawie części 12 zarządzenia nr 86 Ministerstwa Finansów Rosji, indywidualny przedsiębiorca musi przechowywać przez co najmniej 4 lata.
4. Dokumenty potwierdzające opłacanie składek na ubezpieczenie emerytalne (PFR), Fundusz Ubezpieczeń Społecznych (FSS) i Fundusz Obowiązkowego Ubezpieczenia Zdrowotnego (MHIF) muszą być przechowywane przez 6 lat, na podstawie ust. 8 art. 28 ustawy federalnej nr 212-FZ.
5. Akta osobowe i karty pracowników, w tym zatrudnionych czasowo, umowy o pracę z pracownikami, dokumenty dotyczące zwolnień i zatrudnienia, na podstawie zarządzenia nr 558 Ministerstwa Kultury Rosji, należy przechowywać przez 75 lat. Na liście określonej w tej kolejności możesz sprawdzić okres przechowywania dokumentu według jego rodzaju.

Akta i karty osobowe pracowników, umowy o pracę z pracownikami, dokumenty dotyczące zwolnień i zatrudnienia należy przechowywać przez 75 lat.

Podane okresy przechowywania dokumentów obowiązują wszystkich przedsiębiorców indywidualnych, także tych, którzy zakończyli działalność.

Gdzie przechowywać dokumenty

Miejsce przechowywania dokumentów ustala sam przedsiębiorca indywidualny. Może to być część biura, oddzielny pokój (nie piwnica lub strych) lub zewnętrzna organizacja archiwizująca (jeśli duże ilości dokumentacja). Artykuły 14 i 17 ustawy federalnej nr 125-FZ przewidują obowiązek przedsiębiorcy przestrzegania zasad archiwizacji, w tym zasad tworzenia warunków niezbędnych do wysyłania dokumentów i ich systematyzacji. Musisz zadbać o własne bezpieczeństwo media papierowe i ich zawartość od wpływów zewnętrznych.

W przypadku zagubienia lub zniszczenia dokumentów indywidualnego przedsiębiorcy

Brak dokumentów podstawowych, ksiąg rachunkowych i podatkowych, faktur, a także nieprawidłowe odzwierciedlenie danych w dokumentach finansowych w sposób systematyczny (więcej niż dwa razy w roku) stanowi rażące naruszenie uregulowane w art. 120 Ordynacja podatkowa Federacji Rosyjskiej. Kary w tym przypadku wynoszą 10 000 rubli.

Utracone dokumenty można i należy odzyskać. Możesz ponownie zażądać od swoich kontrahentów umów, ustaw, faktur. Jeśli zgubiony dokument księgowy, wówczas należy zlecić badanie, ewentualnie z przedstawieniem zaświadczenia o przyczynie szkody (powódź, kradzież, pożar) z odpowiedniego serwisu. Raport sporządzony na podstawie wyników śledztwa wraz z dowolnym wnioskiem przesyłany jest do urzędu skarbowego (FTS) – tam z kolei wyznaczają terminy przywrócenia dokumentów.

Indywidualne dokumenty rejestracyjne przedsiębiorcy można uzyskać w urzędzie skarbowym indywidualnie, składając wniosek o duplikat i pokwitowanie zapłaty podatku państwowego w wysokości 300 rubli.

Za brak dokumentów podstawowych i rejestrów księgowych grozi kara w wysokości 10 000 rubli.

Po upływie okresu archiwizacji przechowywane dokumenty można poddać utylizacji: spalić lub pociąć przy użyciu specjalnego sprzętu. Należy jednak zachować szczególną ostrożność, aby przypadkowo nie zniszczyć danych, które są nadal ważne lub wymagają przechowywania.

Prawo nie ogranicza indywidualny przedsiębiorca na liście artykułów, które można archiwizować. Jeśli przechowywanie wszystkiego jest dla Ciebie spokojne i wygodne, przechowuj je, ale nie tam, gdzie chcesz, ale w specjalnych, do tego przeznaczonych miejscach. Odpowiednio zarchiwizowane dokumenty, takie jak zbroja, zabezpieczą Twój biznes w przypadku sporów urząd skarbowy lub kontrahentów.

To pytanie zadają sobie wszyscy bez wyjątku przedsiębiorcy, którzy niedawno otworzyli przedsiębiorstwo i nie zrozumieli zawiłości systemu. Jak długo przechowywać dokumenty LLC, rok, dwa lub więcej? Możesz szczegółowo zrozumieć tę kwestię, czytając punkt po punkcie ustawę federalną nr 125-FZ „O archiwizacji w Federacji Rosyjskiej”.

Okresy przechowywania dokumentów księgowych są zróżnicowane. Co można powiedzieć łącząc wszystkie podpunkty? Dokumenty księgowe muszą być przechowywane w LLC przynajmniej tak długo, jak istnieje taka możliwość audyt podatkowy mogą być wymagane. Zgodnie z art. 89 Kodeks podatkowy Kontrola radiowa podlega okresowi nie przekraczającemu trzy lata poprzedzających podjęcie decyzji o przeprowadzeniu właśnie tej kontroli. Oznacza to, że przechowujemy go dokładnie przez trzy lata i wtedy zaczyna się zabawa.

Artykuł 23 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej, podpunkt 8 ust. 1, wyraźnie informuje nas, że podatnicy są zobowiązani do przechowywania dokumentacji potwierdzającej naliczenie podatków przez cztery lata i nie krócej. To tyle, panowie. Nie od trzech, ale od czterech lat pieczołowicie przechowujemy dokumentację księgową i dbamy o to, aby nie zaginęła ani jedna kartka papieru.

Jakie konkretne dokumenty preferujemy i trzymamy za oczko w głowie?

• dane księgowe podatkowe;
• dokumenty potwierdzające dochody;
• dokumenty potwierdzające wydatki;
• dowód potrącenia podatku;

Księgowość potwierdza także zasady przechowywania dokumentacja pierwotna. Zgodnie z rozkazem „o księgowość» nr 129-FZ, sprawozdania finansowe należy przechowywać w sposób określony w przepisach o archiwach państwowych. Jednak nie później niż pięć lat od ostatniego sporządzenia dla nich sprawozdania finansowego.

Co się dzieje? A faktem jest, że masz obowiązek przechowywać dokumenty ściśle przez okres, w którym urząd skarbowy może zażądać ich weryfikacji. To są trzy lata. Jeśli w wyniku kontroli nie będziesz posiadał dokumentów mających pięć lat, możesz zostać ukarany grzywną za niewłaściwe przechowywanie dokumentacji i nic więcej.

Ale nie wszystko w dżungli księgowo-podatkowej jest takie proste i przejrzyste. Istnieje dokumentacja, którą należy przechowywać znacznie dłużej niż okresy, które właśnie omówiliśmy. Co to za dokumenty?

1. Podstawowe dokumenty dotyczące nabycia nieruchomości. Dokumenty te przechowujemy tak długo, jak jest to konieczne. Do czego to służy? Po pierwsze, amortyzacja. Po drugie, sprzedając nieruchomość trzeba gdzieś uzyskać potwierdzenie jej wartości początkowej7 i nie zapomnieć o podatku od nieruchomości.
2. Środki trwałe. Dla nierentowne spółki Artykuł 283 Ordynacji podatkowej przewiduje zasadę obniżania podstawy opodatkowania bieżącego okresu ze względu na straty poprzedniego okresu podatkowego. Oczywiście dokumentacja powinna to potwierdzać. Straty można uwzględniać przez dziesięć kolejnych lat, co oznacza, że ​​dokumenty muszą być uporządkowane (art. 283 ust. 4). Inspektorzy podatkowi ma prawo żądać dokumentów pierwotnych potwierdzających wynik finansowy w celu potwierdzenia danych o stratach określonych w złożonym oświadczeniu.
3. W przypadku przedsiębiorstw wiejskich działających z jednolitym podatkiem rolnym konieczne jest także przechowywanie dokumentów dotyczących strat przez cały okres ich odpisania. Artykuł 346 ust. 6 ust. 5 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej.
4. Dla osób pracujących w tzw. systemie „uproszczonym”, ujednolicony podatek socjalny. Artykuł 346.18 ust. 7 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej.
5. Spisać beznadziejną należności Konieczne jest także posiadanie podstawowych dokumentów potwierdzających obsługę podatkową. Zniszczenie dokumentów potwierdzających pozbawia firmę prawa do uznania zły dług w wydatkach, bo nie będzie co potwierdzać kwoty.
6. Nie będziemy zbytnio rozwodzić się nad spółkami akcyjnymi, ponieważ wciąż pojawiało się pytanie, jak długo konieczne jest przechowywanie dokumentów LLC, a nie OJSC. Krótko mówiąc, JSC powinna przechowywać dokumenty do celów sprawozdawczości podatkowej - rocznej sprawozdania finansowe, a także statut jest potrzebny tak długo, jak firma istnieje. W przypadku likwidacji spółki dokumenty trafiają do archiwum państwowego. Na tę procedurę wymagana jest wcześniejsza umowa zawarta z archiwum. Jeżeli takiej umowy nie było, do archiwum trafiają jedynie dokumenty dotyczące personelu firmy. O tym, gdzie będą przechowywane pozostałe dokumenty, będzie musiał zadecydować przewodniczący komisji likwidacyjnej lub być może syndyk masy upadłościowej.
7. Spółka ma obowiązek przechowywać roczne sprawozdania podatkowe przez co najmniej 10 lat. kwartalnie - pięć lat, to jest w obecności rocznych.
8. Jeśli raporty kwartalne nie – raporty miesięczne również przechowywane są przez okres co najmniej pięciu lat.
9. Księgi zakupu i sprzedaży oraz faktury należy przechowywać przez pełne pięć lat od dnia ostatniego wpisu w dzienniku. Punkt 15.27 „Zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych”. W Wykazie standardowych dokumentów zarządczych znajduje się pozycja dotycząca faktur, która mówi, że te same faktury należy przechowywać przez okres pięciu lat.

Ponownie, usługi podatkowe Podczas kontroli muszą kierować się przepisami dotyczącymi podatków i opłat. Ale Lista nie jest tam uwzględniona.

Podsumujmy: Jak długo należy przechowywać dokumenty LLC? Okazuje się, że nie krócej niż pięć lat, a w przypadku środków trwałych w zasadzie przez cały okres istnienia firmy. Okres przechowywania dokumentów należy liczyć od pierwszego stycznia następującego po roku, w którym zostały wytworzone.

Jak przechowywać dokumenty papierowe?

Polityka rachunkowości przedsiębiorstwa musi określać, w jaki sposób i gdzie należy przechowywać dokumentację, a także wyznaczać osobę odpowiedzialną za jej wykonanie tego akapitu lub nawet prowizja składająca się z najbardziej wykwalifikowanych pracowników.

Nawiasem mówiąc, nie jest konieczne przechowywanie dokumentacji w biurze. Prawo nie zabrania wybierania innych miejsc do przechowywania, np. wyspecjalizowanych firm archiwizacyjnych. Ale spółka akcyjna wymagane przez prawo do przechowywania dokumentów takich jak raporty roczne a statut znajduje się dokładnie tam, gdzie znajduje się główna siedziba. Nawiasem mówiąc, przechowywanie dokumentacji w forma elektroniczna dozwolone przez prawo, z małym zastrzeżeniem, że dokumenty muszą być obecne podpis elektroniczny osoba odpowiedzialna za sporządzenie dokumentu. W celu przechowywania dokumentacji w formie elektronicznej firma tworzy informację systemu korporacyjnego. Obsługiwany jest przez centrum certyfikacji, które zapewnia dokumenty elektroniczne stosowania podpisu elektronicznego.

Dokumenty przechowywane długoterminowo z biegiem czasu ulegają zniszczeniu i blaknięciu. Aby zapewnić czytelność ich treści, osoby odpowiedzialne za przechowywanie muszą zadbać o terminowe wykonanie kopii.

W przypadku likwidacji spółki dokumenty podlegające długotrwałemu przechowywaniu przekazywane są do archiwum. W przypadku reorganizacji firmy dokumenty przekazywane są organizacji będącej następcą. Po wydzieleniu nowej firmy trafiają do niej akta osobowe osób, do których zostały przeniesione nowa struktura pracowników oraz dokumenty dotyczące zakresu działalności nowej spółki.

Zniszczenie dokumentów. Aby zniszczyć dokument, należy najpierw sporządzić akt, który podpisze szef firmy i dopiero wtedy można bezpośrednio przystąpić do niszczenia dokumentów. Co więcej, w ustawie nie ma konieczności dokładnego przepisywania każdego z dokumentów przeznaczonych do zniszczenia. Wystarczy przepisać nazwy grup jednorodnych. To, co uważa się za grupy jednorodne, należy przemyśleć niezależnie. Na przykład faktury można uznać za dokumenty jednorodne i tak dalej.

Jak prawidłowo niszczyć dokumenty?

Po prostu spalić? Odpowiedź jest błędna. W takim przypadku możesz mieć problemy z usługami środowiskowymi.
Czy powinienem go poddać recyklingowi jako makulaturę? Opcja jest dobra, ale nie ma gwarancji, że dokumenty nie trafią do konkurencyjnej firmy, co nie jest dobre. Aby temu zapobiec, teczki z dokumentami należy oddać do utylizacji wraz z fakturą. Ponadto usuwanie dokumentów powinno odbywać się pod nadzorem pracownika firmy odpowiedzialnego za przechowywanie dokumentacji.

Nie da się go też po prostu wyrzucić, gdyż zgodnie z prawem pracodawca ma obowiązek zachowania w tajemnicy danych osobowych pracowników.

Co zostało? Najlepiej jest użyć specjalnej niszczarki do papieru. Ogólnie rzecz biorąc, to Ty decydujesz, w jaki sposób pozbędziesz się niepotrzebnych papierów.

Aby uniknąć chęci rozjaśnienia archiwum dokumentów przed terminem, dodam, że brak ksiąg rachunkowych lub faktur za okres rozliczeniowy jest uważany za rażące naruszenie i podlega karze grzywny w wysokości pięciu tysięcy rubli.

Dzieje się tak, jeśli w jednym brakuje dokumentów okres podatkowy. W cięższych przypadkach kara nie będzie już wynosić 5000, ale 15 000 rubli.

Jeżeli podstawa opodatkowania zostanie zaniżona poprzez utratę dokumentów potwierdzających dochody, podatnik zapłaci karę w wysokości 10 procent kwoty niezapłaconego podatku i nie mniej niż te same 15 000 rubli.
Nawiasem mówiąc, prawo karne zawiera również klauzule dotyczące zapewnienia bezpieczeństwa dokumentów księgowych. Jeżeli zostanie udowodnione, że dokumenty zostały zniszczone z powodów osobistych, sprawcy grozi co najmniej rok więzienia. Jeśli chcesz zapoznać się z tym paragrafem bardziej szczegółowo, zobacz art. 352 ust. 1 Kodeksu karnego Federacji Rosyjskiej.

Pamiętaj także, że przedstawiciele władz archiwalnych mają prawo sprawdzić prawidłowość przechowywania dokumentacji archiwalnej w Twojej organizacji. I tutaj, zgodnie z art. 13.20 Kodeksu Federacji Rosyjskiej w sprawie naruszeń zasad przechowywania, księgowania i pozyskiwania, a także korzystania z dokumentów archiwalnych, możesz zostać ukarany grzywną w wysokości od 300 do 500 rubli lub karą administracyjną kara.

Za stworzenie miejsc do przechowywania dokumentów, a w szczególności ich archiwizacji odpowiada dyrektor przedsiębiorstwa, a główny księgowy ma obowiązek przechowywać te dokumenty w sposób zorganizowany i prawidłowo przekazywać je do archiwum.

Jak długo przechowywane są dokumenty księgowe? Pytanie jest bardzo ważne i aktualne. Artykuł zawiera próbkę wskazującą okresy przechowywania dokumentów księgowych w organizacji (tabela): podstawowy, kasowy i raportowy.

Jak stwierdzono w podstawowym prawie księgowym 402-FZ, okres przechowywania dokumentów księgowych nie powinien być

• mniej niż 5 lat po roku sprawozdawczym (art. 29 ust. 1 ustawy 402-FZ) w przypadku rejestrów podstawowych i kasowych;
• co najmniej 5 lat, licząc od roku, w którym były ostatnio używane. Dotyczy to zasad rachunkowości i innych lokalnych aktów ustalających procedurę, metody i metody rachunkowości w konkretnym przedsiębiorstwie.

Należy jednak wziąć pod uwagę, że procedurę przechowywania dokumentów księgowych, w tym okresy ich przechowywania, ustala każda organizacja niezależnie, biorąc pod uwagę normy i wymagania:

• Kodeks podatkowy Federacji Rosyjskiej;
• postanowienia zatwierdzone Uchwałą Federalnej Komisji ds. Rynku Papierów Wartościowych Federacji Rosyjskiej z dnia 16 lipca 2003 r. nr 03-33/ps dla JSC.

Jeżeli każdy z wymienionych aktów prawnych określa inny okres dla tych samych dokumentów, faktyczny należy ustalić zgodnie z ustawą, która określa maksymalny okres.

W tabeli znajdziesz odpowiedzi na pytanie jak długo przechowywać dokumenty księgowe w zależności od ich rodzaju z odniesieniami do aktów prawnych.

	Jak długo przechowywać	Opierać
Podatek, w tym podatek podstawowy i faktury	4 lata od zakończenia okresu rozliczeniowego, w którym był ostatnio używany (do kalkulacji podatkowej i raportowania)
Rejestry podatkowe i raportowanie podatkowe(deklaracje, kalkulacje zaliczek, zaświadczenia 2-NDFL itp.)	5 lat od roku kompilacji
Do obliczania i opłacania składek ubezpieczeniowych (T-49, T-51, T-53, wpłaty gotówkowe i bankowe na świadczenia pracownicze, zwolnienia lekarskie, odcinki wpłat za przelew składek, obliczenia składek ubezpieczeniowych itp.)	6 lat od roku, w którym był ostatnio używany do obliczania i raportowania składek ubezpieczeniowych	s. 6 ust. 3.4 art. 23 Ordynacja podatkowa Federacji Rosyjskiej
Dla personelu (umowy o pracę, karty osobiste(T-2), konta osobiste(T-54) pracownicy, polecenia i instrukcje dotyczące zatrudniania, przenoszenia, zwalniania, premii itp.)	W zależności od daty utworzenia:
Kasy fiskalne do wystawiania wynagrodzeń, w tym wyciągi rozliczeniowe (T-49) i płacowe (T-53)	5 lat od końca roku, w którym zostało sporządzone. Ale jeśli nie ma kont osobistych (T-54), w zależności od daty utworzenia: przed 2003 rokiem – przechowywane przez 75 lat od daty powstania; powstał w 2003 roku i później – 50 lat od daty powstania	Sztuka. 412, ust. 1.4 zarządzenia nr 558 z dnia 25 sierpnia 2010 r. Klauzula 3 art. 3, część 1, część 2, art. 22 ust. 1 ustawy o sprawach archiwalnych:
Karty czasu pracy (harmonogramy), dzienniki czasu pracy	5 lat od końca roku, w którym zostały sporządzone. Jeżeli prowadzono ewidencję okresów pracy w warunkach szkodliwych lub niebezpiecznych, w zależności od daty powstania: przed 2003 rokiem – przechowywane przez 75 lat od daty powstania; powstał w 2003 roku i później – 50 lat od daty powstania	Sztuka. 586, ust. 1.4 zarządzenia nr 558 z dnia 25 sierpnia 2010 r. Klauzula 3 art. 3, część 1, część 2, art. 22 ust. 1 ustawy o archiwach

Ważne jest, aby zorganizować przechowywanie dokumentów księgowych w organizacji zgodnie z wyżej wymienionymi aktami prawnymi. Jeżeli okres przechowywania dokumentu nie upłynął i jest on wymagany w ramach podróży lub kontrole biurka organ podatkowy, FSS lub inspekcji pracy, ale nie jest on fizycznie obecny, na organizację zostanie nałożona kara na podstawie ust. 1 Sztuka. 126 Kodeks podatkowy Federacji Rosyjskiej w wysokości 200 rubli. za każdy niedostarczony dokument. Zagrożona jest także organizacja i urzędnik kary administracyjne(część 1 Sztuka. 5.27, część 1 Sztuka. 15.6, część 3, 4 Sztuka. 15.33 Kodeks wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej, Sztuka. 26.31 ustawy nr 125-FZ).

Spójrzmy na przykład, jak ustalić termin przydatności dowodu dostawy i faktury otrzymanej w III kwartale 2017 roku. W tym samym kwartale przyjęto towar do rozliczenia i odliczono podatek VAT. W IV kwartale W 2017 roku dokonano sprzedaży towarów, a ich koszt uwzględniono w kosztach przy kalkulacji podatku dochodowego.

Termin przechowywania faktury wynosi do 30 września 2021 roku, gdyż do naliczenia podatku VAT została wykorzystana w III kwartale 2017 roku (zgłoszono odliczenie), a okres liczony jest jako 4 lata od okresu rozliczeniowego, w którym faktura została wystawiona używany tj. od 10.01.2017r.

Termin ważności listu przewozowego zależy od jego właściwości:

• dla potwierdzenia prawa do odliczenia VAT liczymy czteroletni okres od 10.01.2017 r. i otrzymujemy 30.09.2021 r. (analogicznie do faktury);
• aby przy obliczaniu podatku dochodowego uwzględnić koszt towarów jako wydatek, liczymy czteroletni okres od 01.01.2018 r. (ponieważ okresem rozliczeniowym podatku dochodowego jest rok) i otrzymujemy 31.12.2021 r.;
• jako dokument podstawowy – liczymy 5 lat po roku, w którym koszt towaru zostaje rozpoznany jako koszt, czyli od 01.01.2018 r., a otrzymujemy 31.12.2022 r.