Como emitir diárias. Organizamos uma viagem de negócios ao exterior. Subsídio diário para viagens de negócios aos países da CEI

Os empregadores costumam enviar funcionários em viagens de negócios. Nesse caso, há necessidade de pagar-lhes diárias. De particular importância neste sentido é o cálculo das ajudas de custo diárias para viagens de negócios em 2016. As regras de pagamento mudaram ou permanecem as mesmas? Você pode aprender tudo isso neste artigo.

O conceito de ajuda de custo diária inclui o reembolso das despesas monetárias do empregado durante uma viagem de negócios do empregador. Assim, ao trabalhar em outra área, o funcionário é obrigado a pagar moradia, comprar alimentação e utilizar serviços de transporte. Tudo isso não deve ser pago por ele fundos próprios, pois, caso contrário, as viagens de negócios só lhe custariam menos, mas deveriam fazer parte do trabalho pelo qual o trabalhador recebe remuneração. É por isso que a lei prevê ajudas de custo diárias que compensam as despesas dos trabalhadores em viagem de negócios.

Valor da diária paga a um funcionário

Antes de falar sobre como são calculadas as diárias em viagem de negócios, é preciso atentar para a quantidade de diárias permitidas para Legislação russa. É preciso dizer desde já que não há limites para o acúmulo de diárias, pois o valor necessário para viagens de negócios depende de muitos fatores. Assim, a organização tem o direito de estabelecer qualquer valor nos documentos internos da organização. No entanto, você deve ficar atento às mudanças na legislação quanto à imposição de prêmios diários de seguro. Se seu tamanho exceder:

– 700 rublos por dia para viagens de negócios na Federação Russa,

– 2.500 rublos para viagens de negócios a países estrangeiros,

Que dinheiro, excedendo esse valor, devem estar sujeitos a prêmios de seguro. Esses valores também estão sujeitos ao imposto de renda pessoal. Isso deve ser levado em consideração na determinação da diária dos empregados.

Estas regras relativas aos prémios de seguros entram em vigor em 2017. Em 2016, independentemente dos valores das diárias indicados no regulamento interno da organização, eles não estão sujeitos a contribuições. A partir do ano novo, as regras mudam.

Quais documentos são necessários?

Para que o subsídio diário seja pago a um trabalhador, é necessário obrigatório fornecer documentos que comprovem que o funcionário esteve em viagem de negócios por determinado período de tempo. Portanto, o cálculo da diária para viagem de negócios deve ser baseado em dados confirmados. Assim, para determinar o número de dias que um funcionário esteve em viagem de negócios, são utilizados documentos de viagem. Caso o funcionário não os possua por qualquer motivo, a organização não é obrigada a reembolsar o funcionário pela viagem. Se, durante uma viagem de negócios, o funcionário utilizou transporte oficial como meio de transporte, é uma nota oficial o documento que comprove o período em que esteve em viagem de negócios.

Como calcular a diária em viagem de negócios

Para calcular quanto dinheiro a organização precisa pagar ao funcionário, basta multiplicar a diária do dia da viagem de negócios pelo número de dias em que a viagem de negócios foi realizada. Então você precisa subtrair o imposto de renda do valor recebido indivíduos, se deve ser acumulado (ver parágrafo acima).

Quais dias são levados em consideração no cálculo da diária?

Ressalta-se que o valor diário deve ser pago por cada dia que o funcionário esteve em viagem de negócios. Além disso, tanto nos fins de semana como feriados não estão excluídos. Os dias de viagem até o seu destino também estão incluídos período de faturamento atribuir diárias.

Como calcular despesas de viagem para uma viagem de negócios de um dia

Surge a pergunta: o procedimento especificado no parágrafo anterior se aplica a viagens de negócios de um dia? Refira-se que a posição do legislador é que os subsídios diários para uma viagem de negócios com a duração de um dia não necessitam de ser pagos. Parte do facto de que não deve ser pago dinheiro a um trabalhador que tenha a oportunidade de regressar todos os dias à casa da zona para onde foi enviado, e se isso for considerado adequado pelo empregador.

Porém, também acontece que durante essa viagem de negócios o funcionário não poderá voltar para casa. Neste caso, o empregador pode pagar ao empregado por sua própria iniciativa soma de dinheiro, que não é uma diária, e refere-se a outros pagamentos relacionados a uma viagem de negócios. Isso não é proibido por lei.

Cálculo de diárias para viagens de negócios ao exterior

Deve-se notar que quando uma viagem de negócios dura um dia, implicando uma viagem fora do território da Federação Russa, aplicam-se regras diferentes das indicadas acima. Nessa situação, o empregado deverá receber uma diária no valor de 50% daquelas estabelecidas na regulamentação local da empresa. Assim, a regra do não pagamento de diárias para viagem de negócios de um dia não se aplica às viagens ao exterior.

Quanto às viagens de negócios ao exterior em geral, surge a questão de como é calculada a diária na saída Federação Russa e entrando nele. De acordo com as explicações do Ministério do Trabalho, quando um funcionário atravessa a fronteira da Federação Russa, o subsídio diário deve ser no valor calculado para viagens de negócios à área para onde é enviado, e ao retornar à Federação Russa, a diária é paga no valor previsto para viagens de negócios no território de nosso estado.

Acontece também que o trabalho de um funcionário envolve voos constantes de um país para outro. Como calcular a diária para viagem de negócios neste caso? Nessa situação, o período de deslocamento de um estado para outro é pago no valor da diária prevista para o estado para onde o empregado é encaminhado. Assim, vale sempre a regra de que a diária seja aplicada de acordo com a destinação do empregado.

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O cálculo das diárias para viagens de negócios ao exterior em 2018 levanta muitas dúvidas entre os contadores. Diremos como fazer isso corretamente e evitar erros neste artigo.

Padrões de pagamento diário

A organização tem o direito de determinar o valor do subsídio diário ao viajar para o exterior (artigo 168 do Código do Trabalho da Federação Russa). Tais valores deverão ser fixados em acordo coletivo ou em documento normativo interno.

No entanto, para efeitos fiscais será necessária a aplicação de normas - limites máximos para o valor dos pagamentos diários. Dentro destes limites, os valores não estão sujeitos ao imposto de renda pessoal e às contribuições de seguro (parágrafo 12, parágrafo 3, artigo 217 do Código Tributário da Federação Russa, parágrafo 2, artigo 422 do Código Tributário da Federação Russa). Para viagens de negócios ao exterior, esse limite é definido em 2.500 rublos. Se, por exemplo, uma empresa definiu o subsídio diário em 5.000 rublos, dos restantes 2.500 rublos. será necessário reter e transferir imposto de renda pessoal e contribuições.

Características de cálculo de diárias para viagens ao exterior

A fórmula padrão para calcular pagamentos diários é assim:

Valor da diária do período= Número de dias × Diária padrão

Mas na prática existem algumas peculiaridades. Assim, se em 2018 a viagem de negócios cair num sábado, domingo ou feriado, terá de ser pago o subsídio diário desses dias, bem como o dobro do salário, mas apenas se o trabalhador estiver a exercer funções laborais nesse momento. Tais regras estão fixadas no art. 153 Código do Trabalho da Federação Russa.

No entanto, esta fórmula é válida apenas para pagamentos em rublos. Uma empresa pode estabelecer padrões em moeda estrangeira? Acontece que sim.

Assim, a empresa deve decidir de forma independente qual moeda utilizará ao estabelecer limites e transferir diárias para viagens ao exterior: russa ou estrangeira. Por exemplo, as diárias são fixadas em moeda estrangeira. Neste caso, as opções são possíveis.

• Os pagamentos aos funcionários são feitos em Rublos russos e é equivalente aos limites cambiais fixados no acordo coletivo ou lei local. A taxa de conversão em rublos é calculada na data real do pagamento.
• Os pagamentos são feitos na moeda do país visitante. Então, para controlar os limites do rublo de acordo com o Código Tributário da Federação Russa, é usada a taxa de câmbio da última data do mês de aprovação relatório antecipado(carta do Ministério das Finanças da Rússia datada de 21 de março de 2016 nº 03-04-06/15509).

Leia sobre as características da contabilização do pagamento de serviços hoteleiros em viagens de negócios ao exterior. .

Dias de início e término da viagem de negócios

No cálculo das diárias para viagens ao exterior, atenção especial deve ser dada à quantidade de dias úteis. Em 2018, isso depende dos dias que o funcionário realmente passou fora da Rússia.

De acordo com os parágrafos. 17 e 18 do Regulamento, aprovado pelo Decreto do Governo da Federação Russa datado de 13 de outubro de 2008 nº 749, o dia da passagem da fronteira em viagem de negócios é considerado de acordo com a tarifa estrangeira, e o dia de chegada - de acordo com a tarifa nacional.

Um exemplo de cálculo de diária para viagem de negócios ao exterior

Consideremos um exemplo em que uma organização estabelece e paga diárias para viagens de negócios ao exterior em rublos.

Em março de 2018, a empresa enviou três funcionários em viagem de negócios à Itália. Sidorov S.S. esteve em viagem de 6 a 13 de março. Exercia funções laborais apenas durante a semana e não ia trabalhar aos finais de semana e feriados - de 8 a 11 de março de 2018.

Atenção!custos adicionais as despesas relacionadas com a residência fora do local de residência (diárias) são reembolsadas ao trabalhador por cada dia de viagem de negócios, incluindo fins de semana e feriados não laborais, bem como pelos dias de viagem. Isto é afirmado diretamente no parágrafo 11 do Regulamento sobre Viagens de Negócios (aprovado pela Resolução Governamental nº 749 de 13 de outubro de 2008). Assim, apesar de durante a viagem de negócios o empregado ter descansado em fim de semana ou feriado, ele recebe igualmente a diária desse dia .

Dois outros funcionários (Petrov P.P. e Ivanov I.I.) foram enviados em viagem de trabalho de 26 a 30 de março.

De acordo com os regulamentos locais, a empresa aprovou padrões para o pagamento de diárias para viagens ao exterior no valor de 2.500 rublos. para Sidorov e Petrov e 3.000 rublos. - para Ivanov. O limite da diária na Rússia para todos é de 1.000 rublos.

O cálculo da diária para viagem à Itália será:

• Para Sidorov: 6 de março é o dia da travessia da fronteira, 7 de março é um dia útil, 8 a 11 de março são fins de semana e feriados, 12 de março é um dia útil, 13 de março é o dia da travessia da fronteira na Federação Russa. Assim, o valor do pagamento será:

2.500 rublos. × 7 dias + 1000 rublos. × 1 dia = 18.500 rublos.

• Para Petrov: todos os dias úteis, de 26 a 29 de março, a uma taxa de 2.500 rublos. e 1 dia para cruzar a fronteira. Acontece:

2.500 rublos. × 3 dias + 1000 rublos. = 8.500 rublos.

• para Ivanov: de 26 a 29 de março a uma taxa de 3.000 rublos. e 1 dia para cruzar a fronteira. Acontece:

3.000 rublos. × 3 dias + 1000 rublos. = 10.000 rublos.

Exceder os limites sobre os quais os impostos deverão ser pagos será: de acordo com Sidorov e Petrov - 300 rublos. para cada um (excesso na Federação Russa: 1.000 - 700 rublos) e para Ivanov 1.800 rublos. (excesso da norma para uma viagem ao exterior: 1.500 rublos (3.000 – 2.500) × 3 dias + franquia na Federação Russa 300 rublos).

Os subsídios diários de viagem devem ser justificados por um certificado do departamento de contabilidade para administração fiscal. Nele, o fiscal verá como é calculado o valor excedente sujeito ao imposto de renda pessoa física e às contribuições.

Para sua conveniência, aqui está um exemplo de preenchimento desse certificado:

Resultados

Apesar da aparente complexidade do cálculo das diárias para viagens de negócios ao exterior, normalmente os contadores pegam o jeito rapidamente e praticamente não cometem erros. O principal é fixar corretamente as taxas de pagamento exigidas, calcular corretamente os valores a serem emitidos e manter a documentação com precisão. Nesse caso, o fisco não terá do que reclamar.

Diárias para viagens de negócios em 2018 devem ser pagos pelo empregador (artigo 168 do Código Tributário da Federação Russa). Leia sobre o racionamento, valores e condições de pagamento das diárias na matéria.

Procedimento para pagamento de diárias

As diárias são reembolsadas ao funcionário por cada dia em que ele estiver em viagem de negócios, incluindo fins de semana e feriados (cláusula 11 do Decreto do Governo da Federação Russa de 13 de outubro de 2008 nº 749, doravante denominado Decreto nº 749 ).

A duração real da viagem de negócios é confirmada pelos documentos de viagem e, em caso de extravio, pelos documentos de residência. Muitas vezes também é útil elaborar memorando em uma viagem de negócios. Ajudará a confirmar o período de permanência em viagem de negócios se por algum motivo for impossível apresentar documentos de residência. Nesse caso, o anfitrião deverá anotar as datas de chegada e saída no memorando (artigo 7º da Resolução nº 749).

Ao viajar para o local de execução de uma missão oficial em carro (pessoal ou oficial), são anexados à nota oficial os documentos que comprovem as datas da viagem: guias de transporte e/ou guias de rota, recibos e cheques de postos de gasolina, etc.

Para mais informações sobre gastos com diárias, veja o material .

Uma viagem de negócios de um dia tem suas peculiaridades: se a viagem de negócios não for além da Rússia, as diárias não são pagas e, para uma viagem de negócios ao exterior, seu valor será de 50% do valor habitual (parágrafos 11, 20 do Resolução nº 749). Uma viagem de negócios de um dia tornou-se um obstáculo em relação ao pagamento: prática judicial tem uma solução Suprema Corte Rússia datada de 11 de setembro de 2012 nº 4357/12, que afirma que este pagamento pode ser feito, mas com a ressalva de que se trata de uma compensação por outras despesas do empregado. Em caso de doença do empregado durante viagem de negócios, de acordo com o parágrafo 25 da Resolução nº 749, são pagas diárias para todos os dias de doença, ainda que estenda a duração da viagem de negócios. Esta regra também se aplica se um funcionário se atrasar em viagem de negócios com a permissão (ou a pedido) da administração.

Diária para viagens de negócios em 2018

Aliás, o valor da diária não é limitado por lei, no art. 217 do Código Tributário da Federação Russa fornece apenas suas próprias normas para fins de tributação do imposto de renda pessoal e contribuições de seguro, que representam um mínimo não tributável. Taxas de subsídio diário para viagens de negócios - 2018: para viagens de negócios russas - 700 rublos, e para viagens estrangeiras - 2.500 rublos, também estavam em vigor em 2017. Os valores emitidos a um funcionário de acordo com os padrões corporativos que excedam o limite estão sujeitos a imposto de renda pessoal e prêmios de seguro (cláusula 2 do artigo 422 do Código Tributário da Federação Russa).

Como pagar prêmios de seguro da diária, leia o material.

• O cálculo das diárias para viagens de negócios ao exterior é feito de acordo com as marcações da alfândega no passaporte estrangeiro do funcionário destacado. Por regra geral o dia de cruzar a fronteira para sair da Federação Russa é considerado um dia no exterior, o dia de cruzar a fronteira para entrar na Federação Russa já é considerado um dia na Federação Russa (cláusula 18 do Decreto do Governo da Rússia Federação de 13 de outubro de 2008 nº 749). Se as diárias para uma viagem forem emitidas em moeda estrangeira, para fins de imposto de renda pessoal elas serão recalculadas em rublos à taxa do Banco da Rússia, que aprovou o relatório antecipado após o retorno do funcionário de uma viagem de negócios ou em, se o funcionário se demite após retornar de uma viagem de negócios. Mas para efeito de cálculo dos prêmios de seguro a partir dos valores excedentes das diárias, é utilizado (ofício do Ministério da Fazenda de 29 de maio de 2017 nº 03-15-06/32796).

Exemplo

O diretor comercial da Smolensk Breweries LLC deixou Smolensk em viagem de negócios em 01/03/2018. No período de 02/03/2018 a 03/03/2018, trabalhou em Moscou. No dia 4 de março de 2018 parti de trem para Praga. O trem partiu às 7h45 do dia 03/04/2018, cruzou a fronteira russa às 3h01 do dia 05/03/2018 e chegou ao destino às 9h50 do dia 05/03/2018. O diretor retornou de avião para Moscou em 09/03/2018 e chegou a Smolensk em 10/03/2018.

De acordo com os padrões corporativos, a diretoria estabeleceu taxas de diárias aumentadas: 1.000 rublos. para a Rússia, 50 euros para os países europeus.

De acordo com o cronograma da viagem de negócios, o diretor recebeu:

• Rublos para 01/03/2018, 02/03/2018, 03/03/2018, 04/03/2018, 09/03/2018 e 10/03/2018 = 6 dias. Total: 6.000 rublos. diárias na Rússia.
• Euro para 05/03/2018, 06/03/2018, 07/03/2018, 08/03/2018 = 4 dias. Total: 200 euros.

O diretor apresentou o relatório prévio em 13 de março de 2018. O relatório prévio foi aprovado no mesmo dia.

Taxa de câmbio do euro, estabelecido pelo Banco Rússia, em 13/03/2018 - 69,7972 rublos, em 31/03/2018 - 70,5618 rublos.

Cálculo das diárias para viagens de negócios aceitas como despesas:

6.000 + 200 × 69,7972 = 19.959,44 rublos.

Padrões:

700 × 6 + 2.500 × 4 = 14.200 rublos.

O valor sujeito ao imposto de renda pessoal é: 6.000 + 200 × 70,5618 - 14.200 = 5.912,36 rublos.

O contador da Smolensk Breweries LLC calculou prêmios de seguro no valor de: 19.959,44 - 14.200 = 5.759,44 rublos.

• O Código do Trabalho da Federação Russa não estabelece a obrigação do empregador de pagar o mesmo subsídio diário a todos os funcionários da organização: eles podem ser divididos em categorias, atribuindo a cada um deles em política contábil o montante correspondente. Isto é afirmado na carta do Ministério do Trabalho da Rússia datada de 14/02/2013 nº 14-2-291 e na carta de Rostrud datada de 04/03/2013 nº 164-6-1.

Além disso, o valor do subsídio diário para viagens de negócios em 2018 pode ficar dependente de vários fatores, por exemplo, o custo da alimentação e das deslocações em transporte de passageiros no local da viagem de negócios ou cargo ocupado. O principal é consolidar as mudanças nas políticas e regulamentos contábeis em viagens de negócios.

• Como já se verificou, as ajudas de custo diárias estão isentas de retenção de imposto de renda pessoal dentro dos limites das normas especificadas no Código Tributário da Federação Russa, ou seja, ao pagar diárias em valor superior a esta norma, o imposto é cobrado sobre o valor excedente. Para efeitos do imposto sobre o rendimento das pessoas singulares, a data de recebimento dos rendimentos sob a forma de ajudas de custo excedentárias é reconhecida como o último dia do mês em que é aprovado o relatório prévio (subcláusula 6, n.º 1, artigo 223.º do Código Tributário do Federação Russa). Neste caso, o desconto deverá ser feito no próximo pagamento remunerações funcionário, e transferir o imposto para o orçamento o mais tardar no dia seguinte após esse pagamento (isso é afirmado na cláusula 6 do artigo 226 do Código Tributário da Federação Russa).
• O Ministério das Finanças da Federação Russa, em carta datada de 1º de outubro de 2015 nº 03-04-06/56259, indica que os fundos pagos a um funcionário em troca de diárias para viagens de negócios de um dia não estão sujeitos à renda pessoal imposto nos valores previstos no § 3º do art. 217 Código Tributário da Federação Russa.
• A contabilização fiscal das diárias para fins de imposto de renda não implica padronização, ou seja, são reconhecidas no valor estabelecido pela empresa. Arte. 272 do Código Tributário da Federação Russa afirma que as despesas de viagem são reconhecidas na contabilidade na data de aprovação do relatório prévio: esta regra também se aplica às diárias.
• A partir de 2017, serão permitidas diárias superiores às normas estabelecidas no inciso 3º do art. 217, são cobrados prêmios de seguro para VNIM, OPS e seguro médico obrigatório (cláusula 2 do artigo 422 do Código Tributário da Federação Russa). A carta do Ministério das Finanças da Rússia datada de 16 de março de 2017 nº 03-15-06/15230 esclareceu que para diárias em moeda estrangeira, a conversão em rublos deve ser realizada de acordo com taxa oficial Banco Central Federação Russa, apurado na data de acumulação da diária a favor do empregado.
• O dia do cálculo das diárias para fins de cálculo dos prêmios de seguro é o dia da aprovação do relatório antecipado (ver carta do Ministério das Finanças da Federação Russa datada de 29 de maio de 2017 nº 03-15-06/32796). As contribuições para lesões sobre subsídios diários, tanto dentro como acima das normas, não são acumuladas (cláusula 2 do artigo 20.2 da Lei nº 125-FZ, carta do Fundo Federal de Seguro Social da Federação Russa datada de 17 de novembro de 2011 nº 14 -03-11/08-13985).

Leia sobre o reflexo das diárias no 6-NDLF no artigo

O artigo explica como pagar as despesas de viagem em 2019, quanto emitir diárias na Rússia e em viagens de negócios ao exterior.

Quais viagens de funcionários podem ser consideradas viagens de negócios?

Se uma empresa envia um engenheiro para outra cidade para instalar suas máquinas, trata-se de uma viagem de negócios. E se ele vai para outra cidade visitar parentes, e no caminho ele decide arbitrariamente ir ao local de produção para ver como funciona a máquina. As despesas dessa viagem não podem ser classificadas como despesas de viagem.

Os motivos para uma viagem de negócios são diversos: enviar um especialista para realizar testes, solucionar problemas, montar equipamentos, buscar novos clientes, abrir filiais, apresentar produtos da empresa, etc. A lista pode ser muito longa. É importante aqui que a viagem seja estritamente finalidade pretendida.

Atenção! Se as funções profissionais do funcionário envolverem viagens regulares, por exemplo, como motorista de caminhão, essas viagens não poderão ser consideradas uma viagem de negócios.

Ao enviar um funcionário em viagem de negócios, a empresa efetua-lhe os seguintes pagamentos:

• Salário;
• Viagens de negócios (pagamento de viagens, hospedagem, outras necessidades);
• Subsídio diário (inclui principalmente alimentação e pagamento de necessidades diárias relacionadas às necessidades comerciais).

Todos esses pagamentos equivalerão a despesas de viagem em 2019. Esta disposição é a mesma para todas as empresas e empresários individuais, independentemente do tipo de tributação. Agora vamos falar mais detalhadamente sobre cada tipo de despesa.

Custos diários em despesas de viagem na Rússia em 2019

Os custos diários são um item importante despesas de viagem em 2019. Dado que as diárias não constituem rendimento do trabalhador, não estão sujeitas ao imposto sobre o rendimento das pessoas singulares. Mas não é tão simples. O valor máximo do subsídio diário não sujeito a imposto de renda pessoal e contribuições de seguro em 2019:

• 700 rublos por dia, se estivermos falando de viagens pela Rússia;
• 2.500 rublos por dia se você enviar um funcionário para o exterior.

A empresa pode emitir diárias acima do limite, mas aí será tributada a diferença entre o dinheiro efetivamente pago e o limite imposto de renda, contribuições. Além disso, você não poderá incluir esse limite extra nas despesas na determinação da base de cálculo do imposto de renda.

Importante! As contribuições por lesões não são descontadas de nenhum valor de diária, mesmo aquelas acima do limite.

Para contabilizar corretamente as diárias nas despesas de viagem, é necessário conhecer as regras para sua emissão.

1. O subsídio diário é pago ao trabalhador por cada dia de viagem de negócios, incluindo fins de semana e feriados, bem como pelos dias em que se encontra em viagem e pelos dias em que é obrigado a fazer uma paragem temporária.
2. A diária deverá ser paga antecipadamente antes do início da viagem de negócios. Caso o funcionário não receba o dinheiro, ele tem o direito de não viajar a negócios. O contador lança esse dinheiro em 71 contas para reportar ao funcionário.
3. Se a viagem de negócios envolver uma viagem a uma área próxima e o funcionário pretender voltar para casa todos os dias após o desempenho de funções oficiais, não serão pagas diárias. Por exemplo, sua empresa está localizada em Moscou e você envia um funcionário em viagem de negócios para a região de Moscou.
4. As diárias também são pagas em caso de doença do trabalhador em viagem de negócios, comprovada por atestado de incapacidade para o trabalho. Além da diária, você também paga a ele auxílio-doença.

Cálculo das diárias na Rússia em 2019

As diárias são calculadas multiplicando as despesas diárias pelo número de dias de viagem de negócios, levando em consideração as viagens. Aqui está o que parece em um exemplo.

Exemplo. Ulybka LLC envia um funcionário de avião em viagem de negócios de 03/04/2019 a 05/04/2019. À primeira vista, parece que a viagem de negócios dura 3 dias corridos. É verdade, mas nem tudo é tão simples, pois no cálculo da diária também é preciso levar em consideração o tempo de viagem.

*Observe que a repartição de finanças exige a contagem do tempo de ida e volta à estação ferroviária ou aeroporto do local de trabalho do funcionário, e não do local de residência. Mesmo que seja óbvio que o viajante de negócios fará uma viagem de casa.

Agora vamos contar. Se levarmos em consideração o tempo de deslocamento até o aeroporto e check-in do voo, nosso funcionário deixará seu local de trabalho em viagem de negócios no dia 02/04/2019 aproximadamente às 21h. O mesmo se aplica à chegada. Se você adicionar a coleta de bagagem, o controle de passaporte e a estrada do aeroporto ao horário de chegada, ele retornará no máximo 1 hora e 30 minutos. 06/04/2019.

Isso significa que as despesas diárias devem ser calculadas de 2 a 6 de abril de 2019, que já são 5 dias corridos. A empresa pagará a diária a ele em cinco dias.

Despesas diárias com viagens de negócios ao exterior em 2019

Ao enviar um funcionário em viagem ao exterior, é preciso levar em consideração algumas características no cálculo das despesas de viagem em 2019. Isto se deve principalmente às despesas diárias.

O fato é que as diárias nessa situação podem ser emitidas em moeda estrangeira. É importante não exceder o limite de 2.500 rublos. Compilamos uma tabela que o ajudará a evitar impostos desnecessários caso decida pagar as despesas de viagem com notas estrangeiras.

*Mesmo que a empresa pague a diária em moeda estrangeira e ultrapasse o limite, ainda não há contribuições por lesões.

Que outros custos precisam ser considerados nas despesas de viagem em 2019

O contador da empresa leva em consideração nas despesas de viagem todas as despesas previstas efetivamente incorridas e documentadas pelo funcionário. Estes incluem:

1. Passagens para viagens do local de residência do funcionário até o local de estadia em viagem de negócios e ida e volta. Além disso, não importa o tipo de transporte que o funcionário utilizou. Podem ser passagens de trem, passagens aéreas, passagens de ônibus;
2. A gasolina custa se o funcionário fizer viagem de negócios de carro, inclusive pessoal. Os custos de combustível são calculados nesta situação através das receitas de combustível (dos postos de gasolina);
3. Alojamento. Pode ser um hotel ou uma casa para alugar.

Mas aqui é preciso levar em consideração uma nuance importante. Muitas vezes, o pequeno-almoço está incluído no preço do quarto de hotel. Portanto a empresa não pode levar em conta esse café da manhã no seu custo de vida. Já o viajante a negócios recebe uma diária para alimentação. O contador deverá deduzir o custo do café da manhã do pagamento do quarto, ou avisar os funcionários com antecedência para que paguem o café da manhã à parte.

Se um funcionário decidir morar no setor privado, ele precisará solicitar à pessoa física documentos com os quais possa comprovar seus gastos.

1. Taxas e serviços diversos (por exemplo, serviços aeroportuários, taxas de comissão, franquia de bagagem, custos de transferência de um modo de transporte para outro);
2. Outras despesas que tenham finalidade estritamente pretendida, como taxa de obtenção de alguma documentação, despesas relacionadas a câmbio, despesas adicionais, entre outras.
3. Adicionado em 2019 novo visual despesas de viagem - taxa de resort se um funcionário viajar para a Crimeia, Território de Krasnodar, Território de Stavropol ou Altai. Neste caso, a taxa será cobrada de qualquer pessoa que visite essas regiões por mais de 24 horas. O propósito da viagem não importa.

A empresa não inclui nas despesas de viagem despesas com necessidades pessoais do colaborador que não estejam relacionadas com o objetivo da viagem. Por exemplo, ir a uma sauna ou spa. A menos que o objetivo da viagem de negócios seja testar a qualidade do vapor na sauna.

Documentação de uma viagem de negócios em 2019

Para contabilizar corretamente as despesas de viagem em 2019, a viagem de negócios deve ser documentada em formulário próprio.

Em 2019, o certificado de viagem será opcional, assim como a missão de serviço e o relatório de viagem. Na verdade, uma viagem de negócios é feita com base nos seguintes documentos.

1. Ordem do gerente para fazer uma viagem de negócios;
2. Folha de ponto (para pagamento de salário a viajante de negócios). Pode ser substituído por passagens, recibos e outros documentos que comprovem a permanência do funcionário em determinado local;
3. Relatório prévio (elaborado pelo viajante de negócios no retorno ao local de trabalho).
4. Se desejar, a empresa também pode manter um registro dos funcionários que saem da organização remetente em viagens de negócios. Se você pratica tal documento, e isso está estipulado nos regulamentos da empresa.

Como elaborar um pedido de viagem de negócios para um funcionário em 2019

Assim, a viagem de negócios de um funcionário em 2019 começa com a elaboração de um pedido. As empresas têm o direito de usar um formulário de pedido gratuito ou um formulário T-9 unificado já pronto.

Independentemente de a empresa utilizar formulário societário ou livre, é importante indicar ali as informações necessárias. No despacho, o diretor do empreendimento detalha:

• Nome completo e cargo do funcionário;
• Tempo de viagem de negócios;
• Objetivo da viagem;
• Tarefas de trabalho a serem executadas pelo trabalhador;
• Documento justificativo da viagem (se disponível). Por exemplo, um acordo com parceiros para a instalação de uma máquina, etc.

As tarefas de serviço podem ser especificadas da seguinte forma: preparar uma apresentação, conduzir negociações, participar de uma audiência judicial, instalar e configurar equipamentos, etc.

Relatório prévio é o principal documento que comprova despesas de viagem em 2019

Agora vamos falar do relatório antecipado, sem o qual você não poderá dar baixa nas despesas de viagem como despesas na determinação da base do imposto de renda.

O papel deste documento aumentou juntamente com a abolição dos certificados de viagem, atribuições de trabalho e relatórios sobre o trabalho realizado.

As despesas de viagem em 2019 são efectivamente comprovadas apenas pelos documentos comprovativos trazidos pelo colaborador, que constituem o relatório de despesas.

• Esses documentos comprovativos incluem:
• passagens (aérea, trem, ônibus, trem);
• cheques e recibos;
• comprovante de inscrição em hotel;
• outros documentos que comprovem a residência do funcionário em determinado local;
• contratos, faturas;
• carta de porte;
• memorandos;
• marcas no passaporte sobre a passagem da fronteira.

Dados de todos listados documentos primários são transferidos para o relatório prévio. Futuramente, servirá de base para o registo das despesas de viagem na contabilidade da empresa em 2019.

Ao enviar um funcionário em viagem de negócios, a organização o compensa pelas despesas associadas à residência fora de seu local de residência. Para este efeito, o trabalhador recebe um subsídio diário. Leia quanto pagar diárias em 2018, padrões de pagamento para viagens na Rússia e no exterior, bem como últimas mudanças e as últimas notícias sobre diárias.

Diária 2018: regras gerais

O empregador reembolsa o empregado por todas as despesas associadas às viagens de negócios:

• Custo da viagem de ida e volta para a viagem de negócios,
• Pagamento de moradia alugada,
• Despesas associadas à execução de uma atribuição de trabalho
• Custos associados a viver longe do local de residência habitual.

O pagamento das diárias é feito para todos os dias corridos de viagem de negócios, incluindo:

• Tempo de viagem
• Fins de semana e feriados não laborais.

Pagar diárias aos funcionários que deixarem seu local de residência habitual durante uma viagem de negócios.

O pagamento de ajudas de custo não é exigido se o trabalhador for enviado para um local não muito remoto localidade e pode voltar para casa todos os dias. A necessidade e possibilidade de o trabalhador regressar a casa todos os dias é determinada pelo responsável da empresa, em função da distância do local e da natureza da missão de trabalho em viagem de negócios.

Diária para viagens de negócios em 2018: mudanças, últimas novidades

A partir de 1º de maio, um imposto de resort () foi introduzido em várias regiões como experiência. Os funcionários que você enviar em viagem de negócios também pagarão.

A experiência envolve a República da Crimeia, Altai, Krasnodar e Região de Stavropol. Aqui foram aprovadas leis que definem as tarifas e listam os resorts onde a taxa será cobrada.

No Território de Krasnodar, a taxa começará a ser cobrada somente a partir de 16 de julho. No último momento foi adiado por conta da Copa do Mundo. Na Crimeia, planeavam renunciar às taxas de resort por um ano, ou seja, até 1 de maio de 2019. Mas no momento em que a questão foi assinada, as autoridades regionais ainda não tinham adoptado tal lei.

Atenção! Funcionários de vários departamentos introduziram novos requisitos para viagens oficiais de funcionários. Assim, o Ministério do Trabalho insiste que os trabalhadores devem ser remunerados pelas suas viagens de negócios, não só rendimento médio. E o Ministério da Fazenda e a Receita Federal anunciaram pela primeira vez como reportar a renda de um viajante a negócios.

Diárias para viagens de negócios ao exterior e à Rússia em 2018: padrões e contabilidade

Vamos descobrir quanto eles custam agora despesas diárias de viagem PARA Cada empresa determina de forma independente o valor do subsídio diário e define-o nos regulamentos locais, por exemplo, nos regulamentos sobre viagens de negócios (artigo 168 do Código do Trabalho da Federação Russa). O procedimento para tributar as diárias na Rússia e ao viajar para o exterior será diferente.

Os regulamentos locais podem estabelecer diferentes quantidades de subsídio diário. Por exemplo, instale limites aumentados diárias para viagens às regiões do extremo norte da Rússia. Ou defina a dose diária para Países da Europa Ocidental num montante aumentado em comparação com os países da Europa de Leste.

Vamos descobrir como o valor das despesas diárias e de subsistência apuradas pela empresa se reflete na contabilidade fiscal.

Imposto de renda

Para efeito de cálculo do imposto de renda, as diárias não são padronizadas. Considerar as diárias como parte das despesas no valor fornecido pela legislação local ato normativo(Subcláusula 12, Cláusula 1, Artigo 264 do Código Tributário da Federação Russa, carta do Ministério das Finanças da Rússia datada de 6 de fevereiro de 2009, nº 03-03-06/1/41).

Imposto de renda pessoal

Para o propósito cálculos de imposto de renda pessoal Ficam estabelecidas as normas de pagamento das diárias:

• 700 esfregar. – este é o valor das despesas de viagem na Rússia, das quais o imposto de renda pessoal não precisa ser retido,
• 2.500 rublos. – este é o subsídio diário normal para viagens de negócios ao estrangeiro dentro dos limites normais, o subsídio diário não está sujeito a imposto sobre o rendimento das pessoas singulares;

Os valores pagos acima das normas estabelecidas estão sujeitos ao imposto de renda pessoa física.

Prêmios de seguro

As diárias excessivas em 2018 estão sujeitas não apenas ao imposto de renda pessoal, mas também às contribuições de seguro (cláusula 2 do artigo 422 do Código Tributário da Federação Russa). Esta é a principal alteração ocorrida na contabilização das diárias no ano passado. As contribuições por lesões ainda não estão sujeitas a diárias (cláusula 2ª do artigo 20.2 do 125-FZ de 24/07/98).

Exemplo

O funcionário fez viagem de negócios a Tomsk em 8 de setembro de 2018 e retornou em 14 de setembro de 2018. Os regulamentos locais da empresa estabelecem um subsídio diário para viajantes de negócios na Rússia no valor de 1.150 rublos. por dia.

Durante 7 dias de viagem de negócios, o funcionário recebeu no caixa 1.150 * 7 dias = 8.050 rublos, dos quais:

• Quantidade 4.900 rublos. (700 * 7 dias) não sujeito a imposto de renda pessoal,
• Quantidade 3150 esfregar. (8050 – 4900) – rendimento tributável funcionário, o contador reterá imposto de renda pessoal no valor de 410 rublos,
• A mesma quantia é de 3.150 rublos. está sujeito a prêmios de seguro, exceto para lesões:
  • RUB 693,00 – seguro de pensão (22%),
  • 160,65 rublos. – seguro saúde (5,1%),
  • 91,35 rublos. – seguro social sobre deficiência (2,9%).

O contador incluirá o valor total de 8.050 rublos dado ao funcionário como parte das despesas de imposto de renda.

Como calcular e confirmar o número de dias de viagem de negócios

Para confirmar a quantidade de dias de viagem de negócios, o funcionário fornece documentos de viagem (passagens).

O tempo gasto em viagem de negócios ao exterior é confirmado por notas autoridades aduaneiras sobre cruzar a fronteira.

Um funcionário pode fazer uma viagem de negócios em seu próprio carro. Em seguida, ele confirma a duração da viagem de negócios com um memorando e fornece os documentos comprovativos:

• conhecimento de embarque,
• Recibos de dinheiro, recibos, faturas e outros documentos que comprovem a rota do veículo.

Os limites da diária podem ser alterados a qualquer momento. É mais conveniente, claro, fazer isso desde o início do ano civil. Veja como calcular a diária caso a organização tenha alterado seu valor enquanto o funcionário estava em viagem de negócios.

Como calcular a diária para uma viagem de negócios em mudança

A empresa reserva-se o direito de alterar o valor da diária a qualquer momento. Por exemplo, consertar posição atualÓ viagens de negócios e aprove o novo. O documento começará a ser válido a partir do dia em que a empresa o aceitar, ou a partir da data que nele constar.

Novo tamanho o subsídio diário aplica-se apenas às viagens que começarão quando os regulamentos de viagem atualizados entrarem em vigor. Isto decorre da Parte 7 do Artigo 12 do Código do Trabalho.

Digamos que no ano passado uma empresa pagou uma diária de 1.000 rublos para viagens de negócios pela Rússia. por dia. A partir de 1º de janeiro de 2018, a empresa reduziu a diária para 700 rublos. por dia. O funcionário, por despacho, realizou viagem de negócios durante seis dias, de 30 de dezembro de 2017 a 4 de janeiro de 2018. Na véspera da viagem, a organização pagou-lhe uma diária no valor de 6.000 rublos. (1000 rublos x 6 dias).

Quando um funcionário retorna de viagem de negócios e apresenta relatório antecipado, a empresa não deve recalcular as diárias já emitidas com taxas menores e exigir que o funcionário devolva a diferença. O empregador reduziu o valor da diária quando o empregado já estava em viagem de negócios.

O direito ao recebimento de ajudas de custo diárias e a obrigação de emiti-las surgiram quando o antigo regulamento de viagens entrou em vigor. Isto significa que o subsídio diário para toda a viagem de negócios deve ser determinado de acordo com a regulamentação vigente sobre viagens de negócios naquele momento. A empresa poderá utilizar a nova diária para viagens de negócios que se iniciem em 1º de janeiro de 2018 e posteriormente.

Subsídio diário para uma viagem de negócios de um dia

A rigor, o dinheiro pago a um funcionário durante uma viagem de negócios de um dia não se enquadra na definição de diária. Mas tanto o Ministério das Finanças quanto o Supremo Tribunal de Arbitragem da Federação Russa acreditam que, em uma viagem de negócios de um dia pela Rússia, um funcionário tem o direito de contar com uma compensação pelas despesas incorridas.

• Funcionários do Ministério das Finanças acreditam que numa viagem de negócios de um dia não são tributados. Pagamentos de imposto de renda pessoal dentro de 700 rublos. (carta do Ministério das Finanças da Rússia datada de 1º de março de 2013 nº 03-04-07/6189),
• Os juízes do Supremo Tribunal de Arbitragem da Federação Russa acreditam que todo o valor pago a um funcionário em uma viagem de negócios de um dia não está sujeito ao imposto de renda pessoal (Resolução do Presidium do Supremo Tribunal de Arbitragem da Federação Russa de setembro 11, 2012 nº 4357/12).

Uma regra diferente se aplica para viagens de negócios de um dia ao exterior: o funcionário recebe 50% da diária estabelecida pela regulamentação local para viagens de vários dias ao exterior.

Exemplo

Os regulamentos locais da empresa estabelecem um limite diário de 4.000 rublos. para cada dia de uma viagem de negócios de vários dias ao exterior.

Ao fazer uma viagem de negócios de um dia ao exterior, o funcionário receberá 2.000 rublos do caixa. (50% de 4.000 rublos).

Taxas de diárias para viagens de negócios ao exterior em 2018

A diária para viagem de negócios ao exterior consiste em duas partes:

• Pagamentos pelo tempo passado na Rússia,
• Subsídio diário pelo tempo passado no estrangeiro.

Exemplo

• No dia 11 de agosto o funcionário estava a caminho da fronteira o que é confirmado por uma passagem de trem
• Em 12 de agosto, ele deixou o território da Rússia, o que é confirmado por uma marca em seu passaporte estrangeiro,
• De 12 a 19 de agosto desempenhou missões oficiais no exterior,
• Em 19 de agosto ele entrou na Rússia o que é confirmado pelo carimbo de entrada em seu passaporte internacional
• No dia 20 de agosto cheguei em casa durante o dia de trem, ingresso fornecido.

Uma lei local da empresa estabelece limites de diárias:

• Em viagens de negócios na Rússia – 1.250 rublos. por dia,
• Ao viajar para o exterior – 4.050 rublos. por dia.

O funcionário recebia as seguintes diárias:

• 1250 * 2 dias (11 e 20 de agosto) = 2.500 rublos. – durante viagens pelo território da Rússia,
• 4.050 * 8 dias = 32.400 rublos. - durante a sua estadia no estrangeiro.

Imposto de renda

O contador levará em conta 34.900 rublos em despesas com imposto de renda. (2500 + 32400).

Imposto de renda pessoal

Rendimentos não tributáveis ​​dos empregados:

• 700 * 2 dias = 1.400 rublos. – enquanto viajava pela Rússia,
• 2.500 * 8 dias = 20.000 rublos. - durante a sua estadia no estrangeiro.

Rendimento tributável do empregado:

• 2500 – 1400 = 1100 rublos. - excesso de diárias na Rússia,
• 32.400 – 20.000 = 12.400 rublos. – excesso de diárias estrangeiras.

O contador irá reter o imposto de renda pessoal (1100 + 12.400) * 13% = 1.755 rublos.

Prêmios de seguro

A base para prêmios de seguro é de 13.500 rublos. (1100 + 12.400 rublos)

O contador calculará os prêmios de seguro no valor de:

• Para seguro de pensão – RUB 2.970,00. (22%)
• Para seguro médico – 688,50 rublos. (5,1%)
• Para seguro social – 391,50 rublos. (2,9%)

Não há necessidade de acumular contribuições para lesões.

Em alguns países, como a CEI, os cidadãos russos não recebem carimbo de chegada e partida nos seus passaportes. Nesses casos, determine as datas de início e término de uma viagem ao exterior por meio de documentos de viagem.

Se o funcionário viajou para o exterior em carro próprio e não possui documentos de viagem, peça-lhe que escreva um memorando e forneça recibos, cheques, guias de transporte confirmando o trajeto.