O que se refere a documentos primários em contabilidade. Por que é necessária a documentação primária em contabilidade e em que consiste?

Os documentos primários são um elemento obrigatório para a manutenção contabilidade, eles são compilados no processo de execução transações comerciais e são a confirmação de sua conclusão.

Durante o processo de transação, um número diferente de documentos primários pode estar envolvido. E a quantidade depende das especificidades da transação. Saco plástico documentos necessários preparado pelo executor ou, em outras palavras, pelo fornecedor.

Lista de operações obrigatórias ao fazer uma transação:

1. Celebração de acordo com o destinatário (cliente). No caso em que o cliente seja regular, é possível assinar um contrato para várias transações ao mesmo tempo, mas neste caso é necessário discutir previamente todos os detalhes, como sequência de pagamentos, execução da obra, características da prestação de serviços e da liberação de mercadorias.
2. Emissão de fatura para pagamento. O destinatário dá.
3. Pagando a conta. Quando o destinatário paga, recebe um cheque do contratante (pode ser dinheiro ou mercadorias), nos casos em que o pagamento é em dinheiro. Se meios não monetários, o cliente transfere fundos com base em pagamentos.
4. Transferência de fatura. Durante o envio da mercadoria, o contratante deverá emitir ao cliente uma nota de entrega e uma fatura.
5. Emissão de certificado de prestação de serviço. Após a prestação dos serviços pelo contratante, o cliente deverá emitir-lhe um certificado de prestação de serviços e uma fatura, se disponível.

Tipos de documentos primários

Os documentos contábeis primários são um componente importante na conclusão de uma transação que exige atenção especial e algumas habilidades e conhecimentos no processo de trabalhar com ele. Existem seis tipos (nomes) dos principais documentos contábeis primários - contrato, documentos de pagamento, fatura (guia de remessa), ato de prestação de trabalho executado ou serviços prestados e fatura. Nem todos estes documentos primários contabilidade é necessária ao concluir uma transação. Abaixo está uma lista dos principais documentos contábeis e sua descrição detalhada.

• Acordo contábil. O acordo garante os direitos existentes e obrigações emergentes do fabricante (fornecedor) e do cliente (destinatário) da transação. Idealmente, é necessário que um acordo separado (de preferência escrito) seja elaborado para cada transação. Pode ser para venda de bens ou para prestação de serviços.

  Você pode usar a forma oral do contrato; o Código Civil da Federação Russa não proíbe isso, mas lembre-se de que apenas a forma escrita pode proteger ambas as partes de possíveis violações por parte do contratante ou destinatário. Com a ajuda da escrita é muito mais fácil provar o seu caso em tribunal.

  Existem também transações em que o contrato é uma formalidade, por exemplo, um contrato único de compra e venda por pequenos valores, na maioria das vezes entra em vigor na fase em que o comprador recebe a mercadoria e o proprietário recebe o pagamento;

  O contrato de compra e venda também pode ser celebrado por escrito, mas isso é feito nos casos em que as partes tenham alguns requisitos adicionais que precisam ser registrados posteriormente. É elaborado em duas vias, cada uma das quais deve ter a assinatura e o carimbo de ambas as partes (fabricante e destinatário).

• Fatura contábil. É outra forma de acordo entre as partes; indica o custo dos serviços ou obras (preço da mercadoria) que o cliente (destinatário) deve pagar. Pagando esse valor, o cliente concorda com as condições apresentadas pelo contratante.

  Este tipo de documento não possui formulário específico. O fabricante ou sua organização tem o direito de desenvolver seu próprio formulário e criar formulários especiais de pagamento. Se necessário, a fatura também pode incluir alguns dados adicionais, por exemplo, algumas condições (características) da transação, prazos de pagamento, formas de pagamento, entrega e envio de mercadorias (prestação de serviços), bem como notificações, por exemplo , sobre pré-pagamento, etc. O formulário não requer a assinatura do diretor da empresa, do contador-chefe ou de qualquer pessoa autorizada. A impressão também não é necessária.

  Mas, novamente, para preservar seus direitos em caso de qualquer violação, será muito mais fácil provar que você está certo se o formulário contiver sua assinatura e selo. Para fazer alguma exigência, além do formulário, é necessário ter outros formulários. Por si só, não agrega muito valor; apenas fixa os preços definidos pelo fabricante. O comprador tem direito ao reembolso dos fundos transferidos em caso de qualquer violação por parte do fabricante.

• Formas de pagamento para contabilidade. São a confirmação de que o cliente pagou a fatura do fabricante. Existem vários tipos de amostras de pagamento: solicitação de pagamento, BSO (formulários de relatórios rigorosos), ordem de pagamento e recebimentos (dinheiro e recebimentos de vendas). Formulários de relatórios ou cheques rigorosos são usados ​​ao fazer pagamentos em dinheiro.



• Fatura contábil. Normalmente é utilizado o formulário TORG - 12. É utilizado quando é necessário formalizar uma venda ou compra bens materiais(bens). Tal como um contrato, a guia de entrega deve ser lavrada em duas vias.

  O fabricante precisa dele para registrar sua venda, e o comprador precisa dele para capitalizar o recebimento da mercadoria. É imprescindível que todas as informações contidas na guia de remessa correspondam à fatura, se houver. As pessoas que têm o direito de vender mercadorias devem colocar as assinaturas apropriadas na fatura.

  A nota de entrega deve ser autenticada pela entidade que comercializa a mercadoria e conter selo. O mesmo é feito pelos funcionários do destinatário ou pelo próprio destinatário, que fica obrigado a assinar o conhecimento de embarque no recebimento da mercadoria e colocar o selo, ou em vez do selo, transferir a procuração assinada.

• Atuar na prestação de trabalhos executados (prestação de serviços) para contabilidade. É bilateral. O ato confirma o preço, o prazo (prazos), bem como a realidade da obra executada ou dos serviços prestados, de acordo com todas as condições especificadas no contrato.
• Fatura contábil. Tem uma forma estrita que não pode ser alterada. Ele contém dados sobre usados dinheiro ah, nos casos de emissão de fatura de adiantamento. A fatura é uma parte importante dos documentos primários; com a sua ajuda, é estabelecida uma “base” para a aceitação dos valores de IVA que foram apresentados para dedução.

  Se uma empresa for contribuinte de IVA, é obrigada a emitir uma fatura como uma das documentos obrigatórios. Além disso, assim como documentos como faturas e contratos, as faturas devem ser feitas em duas vias. A fatura deverá ser assinada pelo contratante (fornecedor) dos serviços (mercadorias).

  A primeira via é transferida para o cliente e a segunda fica com o contratante. É emitido o mais tardar cinco dias após a execução dos serviços (trabalho) ou o envio da mercadoria.

  Não é obrigado a emitir nota fiscal para a empresa e empreendedores individuais que utilizam o regime tributário simplificado e a UTII, e não são contribuintes de IVA.

Neste artigo examinamos a lista de documentos considerados primários. Alguns desses documentos são obrigatórios, outros não. Alguns documentos contêm requisitos e condições especiais (formulários) que não podem ser violados, enquanto outros podem ser alterados. Os documentos acima são um componente importante da contabilidade. Cada um desses documentos exige uma abordagem individual e cuidadosa por parte do contador.

documento contábil primário

Os documentos primários constituem a base de toda a contabilidade. As atividades financeiras e econômicas de uma organização são acompanhadas por inúmeras operações. Para tanto, é utilizado um elemento do método contábil - a documentação. A documentação é o principal método de monitoramento contábil das atividades econômicas de uma organização, seu principal controle. Documento - Esta é uma prova escrita de uma transação comercial concluída, dando força legal aos dados contábeis. A documentação serve de base para subsequentes registros contábeis e garante a precisão, fiabilidade e indiscutibilidade dos indicadores contabilísticos, bem como a possibilidade do seu controlo.

Os documentos devem ter força legal, ou seja, conter uma série de detalhes obrigatórios(indicadores):

• - nome do documento;
• - data;
• - nome da organização em nome da qual o documento foi elaborado;
• - conteúdo da operação;
• - medidas quantitativas e de custos;
• - o nome e o cargo dos responsáveis ​​pela sua implementação e a regularidade da sua execução;
• - assinaturas pessoais dessas pessoas e suas transcrições;
• - selos de organização, selos.

Os documentos devem ser compilados de forma que possam ser preservados por muito tempo (tinta, caneta esferográfica, máquina de escrever, impressora). Os documentos primários devem ser lavrados no momento da transação (dinheiro, banco) ou imediatamente após a sua conclusão. Quem compilou e assinou o documento é responsável pela sua elaboração tempestiva e de qualidade, pela veracidade dos dados e pela sua transferência no prazo estabelecido para registro em registros contábeis.

Os documentos incluem:

• - primário (faturas, faturas, recibos e despesas ordens de pagamento, telhas de vedação, etc.);
• - registros contábeis (relatórios de caixa, diários de pedidos, razão geral, relatórios de mercadorias, etc.);
• - relatórios (balanço e anexos).

Todos os registros contábeis são mantidos com base em documentos primários, depois as informações deles são transferidas para os registros contábeis, onde são sistematizados, ou seja, registrados nas contas contábeis. No final do período de reporte, o reporte da empresa é preenchido de acordo com os registos contabilísticos.

A documentação primária dá origem ao movimento informações contábeis, fornece à contabilidade as informações necessárias para uma reflexão contínua e contínua atividade econômica empresas.

De acordo com a sua finalidade, todos os documentos primários são divididos em: documentos organizacionais e administrativos, documentos comprovativos registro contábil, combinado.

• - organizacionais e administrativos (despachos, instruções, instruções, procurações) permitem operações, e as informações nelas contidas não são refletidas nos registros contábeis;
• - os documentos justificativos (faturas, reclamações, ordens de recebimento, etc.) refletem o fato da transação, as informações neles contidas são registradas em registros contábeis. Existem vários documentos que combinam natureza permissiva e justificativa (ordens de pagamento de despesas, recibos de pagamento remunerações), os dados neles contidos são lançados em registros contábeis;
• - os documentos contabilísticos são elaborados no departamento de contabilidade com base em documentos administrativos ou de apoio para resumir os registos contabilísticos, tais documentos são certificados contábeis, cálculos de custos indiretos, tabelas de desenvolvimento.
• - os documentos combinados desempenham simultaneamente as funções de documentos administrativos e justificativos e contábeis. Por exemplo, uma fatura de liberação de bens materiais contém uma ordem de liberação de materiais do armazém para a oficina, bem como o registro de sua efetiva emissão, etc.

Com base no método de registro das transações, os documentos são divididos em únicos e cumulativos.

Documentos únicos são usados ​​apenas uma vez para refletir uma única transação ou várias transações executadas simultaneamente. Após o registro, o documento único vai para o departamento de contabilidade e serve de base para reflexão na contabilidade. Por exemplo, ordens de pagamento de entrada e saída, extratos de folha de pagamento, etc.

Os documentos cumulativos são compilados durante um determinado período (semana, década, mês) para refletir as transações recorrentes homogêneas que neles são registradas à medida que ocorrem. No final do período são calculados os totais dos indicadores utilizados nas contas. PARA documentos cumulativos incluem cartões de limite, pedidos de duas semanas ou mensais, etc.

Dependendo do local onde são elaborados, os documentos podem ser internos ou externos.

Doméstico os documentos são compilados na empresa para refletir as operações internas. Por exemplo, recebimentos de caixa e ordens de despesas, faturas, atos, recibos de vencimento, etc.

Externo documentos são preenchidos fora dos limites deste empreendimento, chegue na forma emitida. Por exemplo, faturas, extratos bancários, guias de transporte, etc.

De acordo com a ordem de elaboração dos documentos, existem documentos primários e resumidos.

Primário os documentos são elaborados para cada transação individual no momento de sua conclusão. Por exemplo, ordem de recebimento de dinheiro, ordens de pagamento, atos de baixa de ativos fixos, etc.

Resumo os documentos são elaborados com base em documentos primários previamente compilados. A sua utilização facilita o controle de operações homogêneas. Podem ser executivos, contábeis ou combinados. Por exemplo, relatórios antecipados e de caixa, agrupamentos e extratos acumulativos. Em particular, o relatório prévio, sendo combinado, desempenha as funções de documento comprovativo e contabilístico. Ele fornece uma descrição completa das liquidações com pessoas responsáveis: saldo ou despesas excessivas adiantamento anterior, o valor desse adiantamento, o valor gasto, o saldo e a data do seu lançamento na caixa ou despesa excessiva e a data do seu reembolso pela empresa. Além disso, a contagem regressiva antecipada fornece uma descrição custos de produção nas contas após verificação e aprovação do relatório. No verso do relatório há uma lista de despesas individuais e seus documentos comprovativos.

De acordo com a ordem de preenchimento, os documentos podem ser classificados naqueles elaborados manualmente e por meio de informática.

Documentos elaborados manualmente, preenchido manualmente ou à máquina de escrever.

Documentos executados usando tecnologia informática, registrar automaticamente informações sobre as operações de produção no momento de sua conclusão.

Aceitação, verificação e processamento contábil de documentos. Os documentos recebidos pelo departamento de contabilidade são processados ​​para prepará-los para lançamentos nos registros contábeis. A principal etapa do processamento contábil de documentos em uma organização é a verificação dos documentos recebidos em essência, forma e aritmeticamente.

Ao verificar o mérito dos documentos, é necessário estabelecer a legalidade, correção e oportunidade da transação comercial concluída. De acordo com o procedimento contábil vigente, não devem ser aceitos para execução documentos primários sobre transações comerciais que contrariem a lei e o procedimento estabelecido para recebimento, armazenamento e gasto de fundos, estoques e outros valores. Se tais documentos primários forem recebidos pelo departamento de contabilidade contador-chefe deve informar o chefe da organização sobre a ilegalidade de uma transação comercial específica.

O controle preliminar é realizado pelo departamento de contabilidade na preparação dos documentos. Também é importante porque a maioria dos documentos é compilada por pessoas financeiramente responsáveis, e não por contadores.

A verificação do formulário permite que você tenha certeza de que um formulário apropriado foi usado para concluir uma transação comercial específica, todos os números foram inseridos claramente, o conteúdo da transação e todos os detalhes foram refletidos.

Depois disso, o contador realiza uma verificação aritmética, que se resume a verificar a exatidão dos cálculos e cálculos aritméticos e à tributação dos documentos. A tributação é feita multiplicando a quantidade pelo preço. A verificação aritmética permite controlar os cálculos aritméticos dos totais, a correção do reflexo dos indicadores quantitativos e de custos.

Após verificação, o contador processa os documentos. A classificação contábil de documentos consiste em determinar as contas nas quais as transações comerciais registradas nos documentos devem ser registradas como débitos e créditos.

As principais direções para melhorar a documentação são a unificação e a padronização .

Primário documentos contábeis são aceitos para contabilização se forem compilados de acordo com o formulário contido no álbum formulários unificados documentação contábil primária.

A unificação das formas de documentação contábil primária é de grande importância para o aprimoramento da contabilidade, pois estabelece e consolida requisitos uniformes para a documentação das atividades econômicas das organizações, sistematiza a contabilidade, exclui desatualizados e formulários gratuitos, contribui para a organização racional da contabilidade.

Documentos unificados- são documentos padrão aprovados na forma prescrita e destinados ao registro de transações homogêneas em organizações com diferentes formas de propriedade e diferentes características do setor.

Padronização - estabelecer tamanhos padrão idênticos para documentos padrão, que reduz o consumo de papel para a produção de documentos, simplifica o seu processamento e armazenamento.

Na Rússia, a legislação impõe às empresas e empresários a obrigação de documentar todas as transações em documentação primária. O objetivo de tais documentos é confirmar o fato ocorrido (recepção dos produtos, saída do armazém, vendas, etc.) e registro legal operação concluída.

Os principais requisitos para o seu registo incluem a inserção de informações fiáveis, a elaboração durante a operação ou após a sua conclusão.

Para que serve?

Documentos primários são documentação de apoio que confirma a condução de todas as transações comerciais por empreendedores e empresas. O registro é realizado na sequência de operações. Se forem compilados incorretamente, a organização não consegue fazer um cálculo confiável da base tributável, o que gera divergências com o fisco, podendo ser impostas penalidades à empresa.

Esta documentação é aceita para contabilização se compilada na forma especificada no Regulamento de Contabilidade e demonstrações financeiras na Federação Russa.

O formulário padrão pode incluir colunas e linhas adicionais, mantendo todos os detalhes previstos no formulário aprovado. Ao fazer alterações, deve ser elaborado um pedido ou instrução. Apenas os formulários de transação em dinheiro não podem ser alterados.

Os documentos primários fornecem informações para a geração de relatórios e documentação contábil. Eles podem ser compilados em programa de computador ou manuscritas, são criadas para registrar liquidação, material ou transações financeiras qualquer escala.

Suas variedades

Os documentos primários incluem faturas, folhas de vedação, faturas, etc.

Na contabilidade, eles são divididos em vários tipos:

• externo(realizado fora dos limites da empresa);
• interno(feito dentro da empresa).

A documentação também pode ser cumulativa ou única:

• Cumulativo os documentos (ordens de serviço, cartões de limite) são elaborados ao longo de um longo período de tempo e refletem as mesmas operações repetitivas.
• Único documentos (ordens de pagamento e) são usados ​​​​para relatar a transação concluída.

Organizacional e administrativo A documentação inclui instruções, ordens, procurações e instruções. Eles concedem permissão para realizar operações específicas. Suas informações não são adicionadas aos registros contábeis.

EM absolvição a documentação (exigências de pagamento, ordens de recebimento, faturas, etc.) reflete a operação. As informações sobre eles são inseridas nos registros contábeis.

Alguns documentos combinam características dos tipos justificativa e permissiva. Podem ser ordens de pagamento, recibos de folha de pagamento.

Você pode obter informações detalhadas sobre todos esses relatórios no vídeo a seguir:

Como trabalhar com isso corretamente?

Para o correspondente contabilidade primáriaÉ acordado o cronograma de movimentação da documentação, determinando a ordem e o momento de sua movimentação na empresa e enviando-a ao departamento de contabilidade. Deve ser verificado na forma (quanto à integridade e exatidão da preparação), conteúdo (relação dos indicadores) e aritmeticamente (pela soma dos valores).

Primeiro você precisa determinar se é um documento contábil. Deve refletir informações sobre a transação comercial concluída. Assim, é indicada a movimentação dos itens de estoque, e o recebimento de caixa indica o gasto financeiro.

Os documentos contábeis não incluem minutas, registros, extratos de jornais e documentação compilada à margem das normas.

Em seguida, é determinada a relação do documento com a organização. São verificados os dados da empresa ou especialista (nome do trabalho, data de sua elaboração, nome da empresa, custo e conteúdo físico da transação comercial, cargos dos responsáveis, assinaturas pessoais). Todas as assinaturas devem ser originais. O tipo de selo também é verificado (algumas empresas podem ter vários selos - para documentos e carimbo).

Após o aceite, as informações são lançadas nos registros contábeis e é feita uma marcação no formulário. As transações comerciais devem ser refletidas em sequência e agrupadas em determinadas contas. Registros contábeis por aparência Existem cartões (para contabilização de materiais e), livros (principais) ou revistas. Com base no tipo de registros, os registros são divididos em combinados (pedidos), sistemáticos (livro de contas geral) e cronológicos (livro de registros).

De acordo com os requisitos do Goskomstat, os documentos contábeis primários devem ser preparados da seguinte forma:

• preenchido com caneta esferográfica, nanquim, em máquina de escrever ou computador;
• compilado ordenadamente com figuras claras e legíveis;
• conter todos os detalhes;
• V papéis financeiros todos os valores são anotados e indicados em números;
• conter a assinatura pessoal do chefe, contador-chefe ou pessoas autorizadas;
• ser selado.

As pessoas autorizadas são responsáveis ​​​​pela preparação confiável e oportuna de documentos que reflitam as informações disponíveis na contabilidade.

Correções de bugs

Abaixo está uma lista dos erros mais comuns cometidos na elaboração de documentos:

• a utilização de formulários elaborados pela empresa de forma independente, sem confirmação por ordem do gestor e correspondente registo no registo contabilístico;
• execução incorreta pelo gestor da lista de pessoas autorizadas para assinatura;
• falta de detalhes;
• a presença de omissões na elaboração de detalhes obrigatórios, manchas ou correções, violações de regras;
• anotações a lápis de grafite;
• ajustes na documentação de caixa;
• presença de erros aritméticos;
• sem traços para linhas vazias.

Se houver algum erro, o documento contábil não é aceito pelas estruturas de fiscalização ou é reconhecido como falsificado.

Correção de caixa registradora e documentação contábilé realizado de acordo com as seguintes regras:

• Não é permitido o uso de revisor, rasuras ou ajustes no documento (despesas de caixa e pedidos de recebimento, recibos);
• caso sejam detectados erros, os trabalhos deverão ser cancelados e lavrados novamente;
• os documentos danificados ou preenchidos incorretamente não são destruídos, são riscados e adicionados à caixa registradora no dia da sua emissão.

As correções são feitas em outros documentos após serem acordados com as contrapartes e confirmados por assinaturas.

Ao corrigir formulários manuais, detalhes ou valores incorretos devem ser riscados e o valor correto escrito no topo. A palavra “Corrigido” está indicada nos campos da linha e é acordada pelas pessoas que assinaram previamente este documento. A data da correção é indicada. Não é permitido o uso de corretor, borrão e apagamento.

Se as correções forem preenchidas e certificadas incorretamente, serão consideradas inválidas.

Recuperação de documentação

Em caso de dano, destruição ou perda de documentos primários (com base na instrução nº 157 N), o gestor nomeia uma comissão para analisar os motivos da sua restauração e detectar os autores. Às vezes, o gestor coopera com autoridades investigativas, supervisão de incêndio ou estruturas de segurança. Os resultados do trabalho são documentados em ato aprovado pelo gestor. É arquivado na pasta do diário para outras transações.

De acordo com a instrução nº 157 N, os papéis primários podem ser armazenados tanto em papel quanto em mídia mecânica (por meio de assinatura digital eletrônica).

Prazo de validade

De acordo com o art. 17 da Lei Federal “Sobre Contabilidade”, cada empresa deve organizar o armazenamento adequado desta documentação, relatórios contábeis e registros contábeis de acordo com prazos estabelecidos, Mas pelo menos 5 anos.

Armazenar documentos eletrônicosé realizado de acordo com os requisitos da lei e na presença de meios mecânicos. Ao mesmo tempo, a proteção contra ajustes ilegais é fornecida ao chefe da empresa.

Penalidades

Erros em documentos primários ou sua ausência podem gerar prejuízos financeiros para a empresa. De acordo com o art. 120 do Código Tributário da Federação Russa, são impostas penalidades por violações graves dos padrões de contabilidade de custos e lucros:

• em caso de violação durante um período fiscal - até 10 mil rublos;
• se violado durante vários períodos fiscais– até 30 mil rublos;
• ao diminuir pagamentos de impostos– 20% do valor das contribuições não pagas, de 40 mil rublos.

As violações graves das normas de contabilização de despesas, lucros e objetos tributáveis ​​​​incluem a ausência de documentação primária e registros contábeis. Incluem também a reflexão periódica nas contas contábeis, nos registros contábeis e nos relatórios de transações comerciais, bens materiais, finanças e ativos intangíveis.

Na ausência desses documentos, a empresa é obrigada a pagar impostos a maior. A sua retirada é possível mediante orientação das estruturas competentes cujas competências cumpram os requisitos legais. Paralelamente, é elaborado um registo dos documentos apreendidos.

A documentação primária serve de base para a inserção de lançamentos contábeis nos registros contábeis. Estes formulários destinam-se a registar em papel a autenticidade do facto de uma transação comercial que resultou numa alteração da situação económica da empresa. O registro do registro primário é regulamentado por lei. Cada modelo deve atender aos requisitos da Lei de 6 de dezembro de 2011 nº 402-FZ.

Formulários e tipos de documentação primária

Os formulários de documentos primários utilizados pelas entidades empresariais podem ser unificados e desenvolvidos de forma independente pelas partes da transação. A lista de formulários padrão de uso obrigatório em situações específicas é aprovada por lei. Nessas amostras, as organizações não têm o direito de alterar de forma independente a estrutura ou o conteúdo. Documentos não unificados podem ser elaborados por uma empresa levando em consideração as especificidades de suas atividades. Eles estão sujeitos à aprovação dos atos locais da empresa.

A classificação da documentação primária envolve a divisão em formulários de uso interno e externo. Documentos internos descrevem transações que afetam as atividades de uma instituição - a empresa que compilou este certificado. Os externos destinam-se a registrar transações e seus resultados entre dois ou mais participantes.

Os formulários internos são normalmente divididos nos seguintes grupos:

1. Tipo administrativo - utilizado para emitir instruções e instruções a unidades estruturais e pessoal.
2. O tipo de modelo executivo é usado para exibir transações que foram concluídas no período atual.
3. Documentos para contabilidade – têm como objetivo sistematizar todo o complexo de acontecimentos e resumir a informação documental recebida (um exemplo marcante são os registos contabilísticos).

PARA registros contábeis incluem livros e revistas, cartões contábeis. Este tipo de documentação pode ser dividida em subtipos, diferenciando-se na forma como são preenchidos e mantidos:

• cronológica - todas as operações são mostradas estritamente de acordo com a cronologia real dos acontecimentos;
• sistemático (exemplo - livro caixa);
• combinado;
• analítico;
• sintético, envolvendo a decomposição dos valores em contas contábeis generalizadas.

A documentação primária pode assumir a forma de acordo entre as contrapartes, fatura de pagamento, nota de entrega, atos de aceitação e entrega de tarefas concluídas. Os documentos primários incluem um conjunto de formulários para acordos com pessoal. Esta categoria inclui planilhas de horas e recibos de pagamento.

OBSERVE! A capitalização e alienação dos ativos da empresa são formalizadas por meio de documento primário. Esta categoria de documentos é caracterizada pela presença de formulários padronizados. Anteriormente, eles eram obrigatórios para todas as entidades empresariais. Agora cada organização decide por si mesma se deseja usar os formulários recomendados ou desenvolver seus próprios modelos.

Atenção especial na prática contábil é dada à caixa registradora primária. É unificado. Alterar o conjunto de detalhes ou a estrutura do modelo pode levar à privação de força legal até mesmo de um formulário assinado. Este grupo inclui todos os tipos de documentos que comprovam o recebimento de dinheiro no caixa e sua disposição. Eles também incluem livro caixa, que resume todo o complexo de ações com dinheiro.

Classificação das empresas primárias por estágios de empreendedorismo

Dependendo do estágio em no momento a empresa está localizada, são utilizadas certas formas de documentação contábil primária. Normalmente as transações, do ponto de vista do fornecimento de documentos, podem ser divididas em três etapas.

1. Determinar os termos da transação. Os parceiros negociam, desenvolvendo um consenso que irá agradar a ambas as partes. O dinheiro e os bens ainda não mudaram de mãos, os serviços ainda não foram prestados, as obras não foram concluídas, mas tudo está pronto para o início da interação. O resultado desta etapa serão os seguintes tipos de primários:
   • acordo (várias formas são possíveis);
   • fatura para pagamento.
2. Remuneração pela transação. O pagamento pode ser feito de diversas formas. Esse ponto importanteé registrado pelo documento primário confirmando a transferência de dinheiro:
   • caso o pagamento não tenha sido efetuado em dinheiro, será confirmado por extrato bancário, recibo do terminal de pagamento, etc.;
   • se o dinheiro foi transferido “dinheiro”, a confirmação será recibo de dinheiro, um formulário de relatório rigoroso ou um recibo de ordem de recebimento de dinheiro.
3. Transferência de bens, prestação de serviços, execução de trabalho. Ela efetuou o pagamento, agora é hora da outra parte cumprir suas obrigações. Os seguintes documentos primários indicarão que ela fez isso de boa fé, e a primeira parte não tem reivindicações:
   • fatura (se as mercadorias foram transferidas);
   • recibo de venda (pode ser emitido junto com o recibo de caixa ou ser um documento);
   • ato de serviços prestados (ou trabalho executado).

Estes documentos são obrigados a ser fornecidos ao fisco, uma vez que comprovam as despesas incorridas pelo primeiro contratante, o que afeta diretamente a base tributável.

Controle, armazenamento e organização da contabilidade de documentos primários

A contabilização da documentação primária deve ser organizada de forma que cada formulário passe pelo sistema de registro da empresa. Isso é necessário para minimizar o risco de perda de certificados e outros formulários. O escriturário ou outra pessoa responsável mantém registros de documentação. Todos os formulários recebidos são processados ​​como recebidos. Os formulários de saída são aqueles criados internamente pela empresa (independentemente de serem emitidos a terceiros ou permanecerem na empresa).

A documentação recebida deve passar por diversas etapas de contabilização e registro:

1. Aceitação.
2. Processamento inicial.
3. Distribuição por tipos de formulários e sua finalidade.
4. Registro em diários contábeis com carimbo e atribuição do documento número recebido data de aceitação.
5. Assinatura pela administração da empresa (quando o diretor analisa a correspondência recebida, ele toma decisões sobre ela).
6. Execução do documento.

Para organizar um sistema eficaz de fluxo de documentos e garantir o controle da segurança dos formulários, é necessário desenvolver e aprovar um cronograma de fluxo de documentos com uma lista de casos. O cronograma deve divulgar as etapas de execução, registro dos documentos, procedimento de transferência para armazenamento, indicando o prazo, e relacionar os funcionários responsáveis ​​por cada etapa.

A documentação primária preenchida e registrada deve ser armazenada por pelo menos 5 anos. O Despacho do Ministério da Cultura de 25 de agosto de 2010 n.º 558 prevê a classificação dos formulários com referência ao momento da sua submissão ao arquivo:

• a documentação administrativa deve permanecer disponível durante 75 anos (caso as ordens e instruções afetem as atividades principais da empresa) ou 5 anos, desde que o formulário reflita a resolução de questões administrativas;
• os formulários que acompanham as transações comerciais devem ser armazenados por 3 a 5 anos.

PARA REFERÊNCIA! Lei nº 402-FZ no art. 29 o prazo de validade é limitado a 5 anos. Legislação tributária exige que a documentação contábil seja mantida segura e acessível por pelo menos 4 anos.

Condições especiais e prazos de armazenamento estão previstos para os seguintes formulários:

1. Os documentos utilizados para registar o registo de bens sujeitos a depreciação não podem ser arquivados durante 4 anos a contar da data de baixa deste imóvel.
2. Se documentação primária foi emitido no período em que ocorreu o prejuízo, que serve para reduzir o valor do imposto de renda, então deve ser armazenado até que cesse o impacto no lucro base tributária os resultados dessa falta de rentabilidade.
3. Caracterização primária de operações por ocorrência contas a receber, deve ser mantido por 4 anos a partir do momento em que a dívida pendente for reconhecida como inadimplente (se tal fato ocorrer).

Para formulários eletrônicos Os períodos de armazenamento são idênticos aos dos documentos em papel. O procedimento de baixa do patrimônio primário deve ser realizado com a participação de comissão especialmente criada.

Aprovação de formulários de documentação primária

A documentação primária não unificada pode ser desenvolvida por entidades empresariais de forma independente. Para tais formulários, o principal critério para cumprimento das normas legais é o cumprimento das normas da Lei nº 402-FZ em termos de detalhes obrigatórios:

• nome do documento;
• data de registro;
• informações sobre a empresa que elabora o formulário, através do qual a empresa pode ser identificada;
• o conteúdo da transação comercial exibida indicando a avaliação do objeto da transação;
• trazendo medidas naturais e valores quantitativos;
• presença de assinaturas dos responsáveis ​​​​(com indicação obrigatória do cargo e nome completo).

LEMBRAR! Para usar modelos desenvolvidos de forma independente como documentação primária, eles devem ser aprovados pela lei local da empresa.

Os documentos de dinheiro e pagamento pertencem a um grupo de formulários estritamente regulamentados. As empresas, por sua ordem ou qualquer outra ordem, não estão autorizadas a remover linhas, células delas ou alterar a estrutura. As empresas podem fazer seus próprios ajustes em modelos não unificados, adicionar e remover blocos de informações. Ao desenvolver novos formulários de forma independente, você pode usar amostras padrão como base.

Para aprovar o primário, você pode colocar seus exemplos em um apêndice separado para política contábil. A segunda opção é que para cada formulário o gestor emita um pedido para o empreendimento. O texto do despacho especifica informações sobre a introdução de novas formas de documentação na contabilidade, que devem ser elaboradas de acordo com um modelo único. Os próprios formulários estão incluídos no pedido como anexos separados.

Se uma organização utilizar formulários padrão recomendados pelos departamentos relevantes para refletir transações individuais, esses formulários não precisam ser aprovados por regulamentos internos. Para registrar tal decisão, basta fazer um lançamento na política contábil sobre a utilização de modelos padronizados.

Ao introduzir novos formulários de documentos no sistema de fluxo documental, é aconselhável aprová-los por encomenda.

O que um contador deve sempre lembrar

O estado ideal da documentação primária é condição necessária para que não haja problemas na hora de auditorias fiscais e auditorias, prova de que alguém está certo em uma disputa com uma contraparte, etc. Aqui estão algumas nuances importantes que um contador deve sempre lembrar ao trabalhar com contas primárias.

1. A evidência primária é a única evidência. Sem documentação primária, é impossível comprovar os fatos de entrega, custos, cumprimento ou descumprimento dos termos da transação. O tribunal também não vai ajudar - há precedentes em que os demandantes foram recusados ​​​​ou os réus evadiram as reivindicações devido à falta de provas de certas etapas da transação devido à falta de uma série de documentação primária.

   IMPORTANTE! Sem “base primária”, em casos raros é possível comprovar o facto da prestação de serviços: o tribunal pode ter em conta adicionais opiniões de especialistas e documentação de suporte. Caso a obra esteja concluída, a ausência de documento assinado pelo cliente não o isenta do pagamento.

2. É melhor sem erros, mas pequenas falhas não são preocupantes. O pesadelo de todo contador é a recusa de reembolso do IVA devido a dados incorretos nos documentos primários. Mas se os erros forem menores, a dedução não deve ser negada. A importância dos erros é regulada pela Parte 2 do art. 9 Lei Federal datado de 6 de dezembro de 2011 nº 402-FZ “Sobre Contabilidade”. Os funcionários fiscais confirmaram isso na Carta datada de 12 de fevereiro de 2015 nº GD-4-3/2104@). O principal é que os dados fornecidos indiquem com precisão o fato do pagamento e entrega da mercadoria (prestação de serviços). Assim, por exemplo, se a guia de transporte não contiver referência ao contrato ou o peso da carga não for indicado, isso é uma desvantagem, mas não motivo para recusar o IVA. Mas se faltar o título e a data do documento, custo total bens e uma série de outros detalhes obrigatórios, o tribunal pode considerar tal transação irrealista.
3. Cuidado, assinatura falsa! Se as assinaturas das pessoas responsáveis ​​nos documentos forem falsificadas, ou se o documento for assinado por uma pessoa que não tem autoridade para o fazer, essa fonte primária não será reconhecida pelas autoridades. Além disso, é muito importante que a assinatura seja feita de próprio punho - os fac-símiles serão inválidos.
4. Um primário com erro não é substituído. Se, por exemplo, faturas nas quais for encontrado um erro puderem ser reescritas através da emissão de um novo documento corrigido com os mesmos detalhes, esse número não funcionará com a documentação primária. Apesar de às vezes os tribunais reconhecerem documentos corretivos, ainda é melhor corrigir o erro de acordo com as regras do art. 7º da “Lei de Contabilidade” - inserir a data da correção no documento e certificá-la com as assinaturas das pessoas autorizadas.
5. A tradução nem sempre é necessária. Naturalmente, o relatório principal é compilado em língua estadual. Mas às vezes a tradução de palavras individuais de uma língua estrangeira revela-se inadequada, por exemplo, se for o nome de uma marca ou produto.
6. Primário eletrônico - somente com assinatura digital. Hoje não é necessário limitar-se à documentação primária em papel; a lei também permite a mídia eletrônica. Mas só será equivalente a papel se for certificado por um profissional qualificado. assinatura digital. A assinatura digital não qualificada é permitida apenas em determinados casos especificamente especificados, e o documento primário não está incluído neles.

As atividades de qualquer empresa estão intimamente relacionadas com a manutenção e processamento da documentação primária. É necessário para relatar, calcular pagamentos de impostos e tomar decisões gerenciais. No artigo veremos o que é - documentação primária em contabilidade - e como é processada.

Conceitos Básicos

Documentação primária em contabilidade - o que é?? É a chamada prova do fato de uma comissão refletida no papel. Atualmente, muitos documentos são compilados em sistema automatizado"1C". Processamento de documentação primária envolve registro e registro de informações sobre transações comerciais concluídas.

A contabilidade primária é o estágio inicial de registro dos eventos que ocorrem em uma empresa. As transações comerciais são ações que envolvem mudanças no estado dos ativos ou capital da organização.

Processamento de documentação primária em contabilidade: exemplo de diagrama

Via de regra, nas empresas o conceito de “trabalhar com documentação” significa:

• Obtenção de dados primários.
• Pré-processamento de informações.
• Aprovação da administração ou de especialistas autorizados por despacho do administrador.
• Repetido.
• Executar ações necessárias para conduzir uma transação comercial.

Classificação

Existe uma única vez e cumulativa documentação primária. Processamento As informações contidas nesses documentos possuem vários recursos.

A documentação única destina-se a confirmar um evento uma vez. Assim, o procedimento para o seu processamento é significativamente simplificado. A documentação cumulativa é usada por um determinado período. Via de regra, reflete uma operação realizada diversas vezes. Neste caso, quando processamento de documentação primária as informações dele são transferidas para registros especiais.

Requisitos para manutenção de documentos

A documentação primária é elaborada durante a transação ou imediatamente após sua conclusão.

As informações são refletidas em formulários unificados especiais. Se não houver formulários aprovados, a empresa poderá desenvolvê-los de forma independente.

Etapas do processamento da documentação contábil primária

Cada empresa possui um funcionário responsável por trabalhar com informações primárias. Este especialista deve conhecer as regras, cumprir rigorosamente os requisitos legais e a sequência de ações.

Em etapas processamento de documentação primária são:

• Tributação. Representa uma avaliação da transação refletida no papel, uma indicação dos valores associados à sua implementação.
• Agrupamento. Nesta fase, os documentos são distribuídos de acordo com características comuns.
• Atribuição de conta. Envolve a designação de débito e crédito.
• Extinguindo. Para evitar o reembolso em documentos contábeis primários p marca "pago".

Erros em documentos

Eles podem ocorrer por vários motivos. Basicamente, seu aparecimento é causado pelo descuido do funcionário com o trabalho que realiza, pelo analfabetismo do especialista e pelo mau funcionamento do equipamento.

A correção de documentos é altamente desencorajada. No entanto, em alguns casos, é impossível prescindir da correção de erros. Cometi um erro contador na documentação primária deveria consertar assim:

• Risque a entrada incorreta com uma linha fina para que fique claramente visível.
• Escreva as informações corretas acima da linha riscada.
• Marque a caixa de seleção "Corrigido para acreditar".
• Especifique a data do ajuste.
• Sinal.

O uso de agentes corretivos não é permitido.

Trabalhando com documentos recebidos

O processo de processamento de documentos recebidos inclui:

• Determinando o tipo de documento. Os documentos contábeis sempre contêm informações sobre transações comerciais concluídas. Por exemplo, incluem uma fatura, um pedido de recebimento de fundos, etc.
• Verificando os dados do destinatário. O documento deve ser dirigido a uma determinada empresa ou ao seu funcionário. Na prática, acontece que os documentos de compra de materiais são emitidos especificamente para a empresa, embora não tenha sido celebrado nenhum acordo com o fornecedor.
• Verificação de assinaturas e impressões de selos. As pessoas que assinam o documento devem ter autoridade para fazê-lo. Se o endosso dos documentos primários não for da competência do empregado, eles serão considerados inválidos. Quanto aos selos, na prática, muitas vezes ocorrem erros nas empresas que possuem vários selos. A informação impressa deve corresponder ao tipo de documento em que aparece.
• Verificando o status dos documentos. Caso sejam constatados danos nos papéis ou falta alguma folha, é necessária a elaboração de laudo, cuja cópia é enviada à contraparte.
• Verificação da validade do evento refletido no documento. Os funcionários da empresa devem confirmar as informações sobre o fato da transação. Os documentos de aceitação de valores são certificados pelo gerente do armazém e os termos do contrato são confirmados pelo comerciante. Na prática, existem situações em que um fornecedor recebe uma fatura de uma mercadoria que a empresa não recebeu.
• Determinar o período a que o documento se refere. Ao processar documentos primários, é importante não levar em consideração as mesmas informações duas vezes.
• Definição da seção contábil. Ao receber a documentação primária, é necessário estabelecer para que finalidades serão utilizados os valores fornecidos. Eles podem atuar como ativos fixos, materiais, ativos intangíveis, bens.
• Determinar o registo em que o
• Registro de papel. É realizado após todas as verificações.

Trabalhando com documentos de saída

O processo de processamento deste tipo de documentação é um pouco diferente do anterior.

Em primeiro lugar, um funcionário autorizado da empresa cria uma versão preliminar do documento de saída. Com base nisso, um rascunho do documento é desenvolvido. Ele é enviado ao gerente para aprovação. No entanto, outro funcionário que tenha autoridade apropriada pode aprovar a minuta do documento.

Após a certificação, o projeto é elaborado de acordo com as regras estabelecidas e enviado ao destinatário.

Planejamento de fluxo de documentos

Esta etapa é necessária para garantir recebimento imediato, envio e processamento de documentação. Para a correta organização do fluxo de documentos, a empresa desenvolve cronogramas especiais. Eles indicam:

• Local e prazo para tramitação de trabalhos primários.
• Nome completo e cargo de quem compilou e apresentou os documentos.
• Registros contábeis feitos com base em papéis.
• Hora e local de armazenamento da documentação.

Registros contábeis

Eles são necessários para registro de documentação primária. Ao mesmo tempo, uma marca contábil é colocada nos papéis. É necessário evitar o registro repetido de documentos.

Os papéis primários podem ser armazenados em registros eletrônicos. Porém, a pedido de órgãos governamentais ou contrapartes, a empresa deverá fornecer cópias em papel.

Recursos de recuperação de documentos

Atualmente em regulamentos Não existe um procedimento claro para restaurar documentos. Na prática, este processo inclui as seguintes atividades:

• Nomeação de comissão para apurar os motivos da perda ou destruição de documentos. Se necessário, o chefe da empresa pode envolver as agências de aplicação da lei no procedimento.
• Contato organização bancária, às contrapartes para cópias de documentos primários.
• Correção da declaração de imposto de renda. A necessidade de apresentação de relatório atualizado deve-se ao facto de as despesas não documentadas não serem reconhecidas como despesas para efeitos fiscais.

Em caso de extravio da documentação primária, a Receita Federal calculará os valores das deduções fiscais com base nos papéis disponíveis. Neste caso, existe a possibilidade de utilizar autoridade fiscal penalidades em forma de multa.

Erros comuns no processo de preparação de trabalhos primários

Via de regra, os responsáveis ​​​​pela manutenção da documentação cometem as seguintes violações:

• Preencha formulários que não sejam unificados ou aprovados pelo responsável da empresa.
• Eles não indicam detalhes nem os exibem com erros.
• Eles não endossam documentos com sua assinatura nem permitem que funcionários que não tenham autoridade para assinar documentos.

A documentação que confirma os fatos das transações comerciais é extremamente importante para uma empresa. Seu design deve ser abordado com muito cuidado. Qualquer erro pode levar a consequências negativas.