O que são documentos contábeis primários: tipos. Contabilidade primária Contabilidade primária em uma empresa usando um exemplo
Introdução………………………………………………………………………….....3
Capítulo 1. Fundamentos teóricos da organização da contabilidade primária
1.1.A essência da contabilidade primária, papel e significado…………………………..4
1.2.Definição e classificação de documentos primários……………..6
1.3.Características das atividades da KSU “Svetlinsky Forestry Enterprise” e sua
políticas contábeis……………………………………………………..16
Capítulo 2. A atual organização da contabilidade primária na empresa
2.1.Tipos de documentos primários para contabilização do patrimônio da organização…..20
2.2.O procedimento de preparação de documentos para transações de liquidação……….26
2.3.Organização do fluxo de documentos na empresa…………………30
Conclusão………………………………………………………………………………33
Lista de referências……………………………………………………...35
Agência Federal de Pesca da Federação Russa
Técnico do Estado do Extremo Oriente
Universidade de Pesca (Dalrybvtuz)
Departamento de Contabilidade e Auditoria
Trabalho de curso sobre o tema “Organização da contabilidade primária em uma empresa”
Usando o exemplo KSU "empresa florestal Svetlinsky"
Concluído por: Busygina E.S.
Nome completo, grupo BU-32
Supervisor científico: Bubnovskaya T.V.
Vladivostoque.
Introdução
A base para a prosperidade de qualquer organização é a contabilidade, independentemente da forma organizacional e jurídica da organização, da sua estrutura, estrutura e tipo de atividade, uma vez que o objetivo principal da contabilidade é fornecer aos analistas as informações necessárias à tomada de decisões. Estas decisões dizem respeito à alocação e utilização de recursos económicos limitados: dinheiro, terra, trabalho, etc. A distribuição e utilização destes recursos determinam os preços, os salários, a produção de bens e serviços, a adequação dos nossos abastecimentos, a qualidade dos sistemas de transporte e quais os países que prosperam e quais os que declinam. Já que praticamente qualquer empreendimento afeta a situação econômica da região, região, país. E a contabilidade desempenha um papel importante aqui. Isso significa que a posição de qualquer organização depende da correta organização da contabilidade.
No meu trabalho de curso pretendo analisar e compreender o que é documentação, qual o seu papel e posição no trabalho de uma empresa (organização) e quais são os princípios de elaboração de documentação em contabilidade. Com efeito, de acordo com a lei, os documentos contabilísticos são uma espécie de documento comprovativo com valor jurídico.
Capítulo 1. Fundamentos teóricos da organização da contabilidade primária.
1.1A essência da contabilidade primária, seu papel e significado.
Documento (do latim) é prova, evidência e documentação é um conjunto de documentos com a ajuda dos quais são formalizadas transações comerciais nas organizações.
As principais leis que o serviço de contabilidade de qualquer organização enfrenta são:
· Formação de informações completas e confiáveis sobre os processos de negócios e resultados financeiros das atividades da organização, necessárias à gestão operacional, bem como para sua utilização por investidores, credores, autoridades fiscais e financeiras, bancos e outras partes interessadas;
· Garantir o controle sobre a disponibilidade e movimentação de bens, a utilização de recursos materiais, trabalhistas e financeiros de acordo com normas, padrões e estimativas aprovadas;
· Prevenção atempada de fenómenos negativos nas atividades financeiras e económicas, identificação e mobilização de reservas nas explorações agrícolas.
O cumprimento destas tarefas depende diretamente da integralidade e oportunidade do registo nas contas contabilísticas das transações comerciais realizadas pela organização no exercício das suas atividades, o que por sua vez é consequência da documentação das transações realizadas. A veracidade da informação contabilística fornecida pelo departamento de contabilidade da organização aos seus utilizadores depende da correcção da sua implementação. Portanto, nas organizações, o processo de documentação das transações comerciais deve receber grande atenção não só pelos funcionários dos serviços de contabilidade, mas também pelos funcionários de outras divisões estruturais, uma vez que a eficácia da contabilidade nas organizações depende da correta organização do trabalho com os documentos que são confirmação por escrito do fato das transações comerciais (suas evidências legais).
O documento é a base dos registros contábeis no cadastro e pode ser utilizado como prova em disputas que surjam entre organizações, pessoas jurídicas e físicas, sendo também utilizado por autoridades judiciais e arbitrais;
Se uma organização não criou um sistema para organizar e manter a contabilidade primária, o sistema de gestão não funcionará de forma eficaz ao tomar as decisões de gestão necessárias.
Quanto à documentação de transações comerciais do ponto de vista da legislação atual, de acordo com o Artigo 6 da Lei Federal da Federação Russa datada de 21 de novembro de 1996 No. 129-FZ “Sobre Contabilidade”, todas as transações comerciais devem ser refletidas na contabilidade em com base em documentos comprovativos. Ao mesmo tempo, os documentos contábeis primários só podem ser aceitos para contabilização se forem compilados de acordo com os formulários contidos nos álbuns de formulários unificados de documentação primária. Assim, um dos princípios básicos da contabilidade é óbvio - uma transação comercial que não esteja devidamente documentada não ocorre como um evento econômico jurídico (não há objeto contábil).
Além disso, deve-se atentar para o fato de que as autoridades fiscais têm o direito de responsabilizar administrativamente os funcionários da organização que sejam culpados de manter registros contábeis em violação ao procedimento estabelecido em lei.
Cada documento deve conter indicadores gerais. Esses indicadores são chamados de detalhes e são necessários na elaboração de qualquer documento.
Detalhes necessários para a elaboração do documento:
1. Título do documento;
2. Data de elaboração do documento;
5. A base para a sua comissão;
6. Metros;
7. Assinaturas dos responsáveis.
A lista estabelecida e a ordem de disposição dos detalhes no documento constituem sua forma. Os formulários de documentos têm tamanho padrão.
Além dos detalhes exigidos, detalhes adicionais também são aceitos. Adicional - esclarecer ou complementar o conteúdo da operação
Conclusão: A característica mais significativa da contabilidade é uma reflexão contínua e contínua das transações comerciais. Isto é conseguido através de documentação.
A contabilidade primária é o estágio inicial de registro de transações individuais em documentos primários. Com sua ajuda, são resolvidos os problemas de reconhecimento e avaliação de transações. Seus objetos são todas as operações comerciais da empresa: aquisição, aquisição, consumo de materiais e outros recursos materiais, uso de combustíveis e recursos energéticos, horas trabalhadas, saldos de trabalhos em andamento, volume de produção, suas vendas, cálculos, etc. Os documentos primários são elaborados no momento das transações comerciais ou imediatamente após a sua conclusão. O documento primário confirma a validade jurídica da transação comercial realizada e, com base nele, é feita a classificação das transações nos registros contábeis.
Os documentos contabilísticos utilizados nas empresas são elaborados em formulários normalizados dos correspondentes formulários aprovados, que contêm os dados necessários. Existem várias formas de documentos contábeis, mas, ao mesmo tempo, cada documento contábil deve conter detalhes que são obrigatórios para qualquer documento: nome do documento, data, conteúdo da transação comercial, medidas da transação comercial, assinaturas das pessoas responsável pela execução da transação comercial e pela documentação. As transações comerciais podem ser refletidas em suportes informáticos, nos quais devem ser adequadamente protegidas e a sua força jurídica deve ser assegurada.
Todos os departamentos e a maioria dos funcionários da empresa estão envolvidos na preparação dos documentos primários de uma forma ou de outra. Portanto, deve-se garantir a pontualidade e confiabilidade na preparação e recebimento dos documentos primários no departamento de contabilidade para controle e processamento. Para tanto, estão sendo desenvolvidos regulamentos para a movimentação de documentos primários na empresa, que fazem parte do sistema de fluxo de documentos da empresa.
Os documentos primários podem ser externos e internos. Externo os documentos vêm de fora (de agências governamentais, bancos, fornecedores, compradores, etc.). Estes documentos são elaborados de acordo com determinados formulários (ordens de pagamento, faturas, etc.). Doméstico os documentos são elaborados diretamente pela empresa. São administrativos, de absolvição, combinados e contábeis. Administrativo - documentos que contêm ordens ou instruções para a realização de determinadas operações. Desculpatória documentos atestam o fato de uma transação comercial. Combinado estes são administrativos e justificativos ao mesmo tempo. Documentos contábeis são compilados quando não existem formulários especiais para registrar uma transação comercial ou para resumir e processar documentos administrativos e comprovativos. Os documentos utilizados são divididos em únicos e cumulativos. Único são compilados para cada transação comercial e de uma só vez. Cumulativo são compilados durante um determinado período, acumulando gradualmente transações comerciais homogêneas. Ao final do período, os resultados são apurados a partir desses documentos.
As informações contábeis primárias devem ser precisas, claras, compreensíveis, oportunas e confiáveis e geradas com o mínimo de trabalho e tempo.
Registros contábeis
Os documentos primários recebidos pelo departamento de contabilidade da empresa são verificados quanto à legalidade de sua preparação, à oportunidade das transações comerciais neles refletidas e à exatidão dos lançamentos. Em seguida, é realizado o registro desses documentos e os dados contidos nesses documentos são registrados nas contas contábeis. Para tanto, as informações sobre os saldos patrimoniais, as fontes de formação desses bens e as transações comerciais dos respectivos documentos primários são registradas nos registros contábeis.
Registros contábeis São tabelas de determinado formato, construídas de acordo com o agrupamento dos dados patrimoniais e as fontes de sua formação. Eles servem para refletir as transações comerciais nas contas contábeis, ou seja, com a ajuda deles o problema de classificação é resolvido.
Dependendo da estrutura, os registros contábeis são divididos em cronológicos e sistemáticos. Nos registros cronológicos, as informações sobre as transações são registradas na sequência de sua conclusão (diário de transações comerciais). Nos registros sistemáticos, as transações comerciais são agrupadas de acordo com determinadas características estabelecidas (ordens memoriais, diários de ordens).
Os registros contábeis são mantidos na forma de livros, cartões e folhas soltas . Cartão projetado para contabilidade analítica de ativos fixos, bens materiais, pessoal. Planilhas grátis São planilhas contábeis de formato maior (A4), com mais informações em relação a um cartão. Eles são usados para contabilidade sintética e analítica ou servem como registros combinados (extratos, diários de pedidos, pedidos memoriais). Livros Estas são folhas soltas encadernadas. Só podem ser utilizados quando uma pessoa trabalha com eles (livro caixa, livro de vendas e compras, livro de disponibilidade de materiais no armazém).
Os registros contábeis devem ser mantidos com precisão e sem rasuras. Os erros detectados são corrigidos riscando-os com uma linha fina para que a correção possa ser lida. Também é necessário anotar a correção. Em alguns casos, são feitos lançamentos especiais para corrigir valores incorretos - método de reversão vermelho, que consiste no facto de o lançamento errado original ser repetido nas mesmas contas, mas a tinta vermelha, e na soma dos resultados são subtraídos os lançamentos efectuados a tinta vermelha. Depois disso, é feito um registro correto das transações comerciais.
O procedimento de criação, aceitação e reflexão na contabilidade, bem como o armazenamento de registos contabilísticos e documentos primários, a correção de erros nos mesmos, e o procedimento de organização do fluxo documental são regulamentados, para além da Lei da Contabilidade, também pelo Regulamento de Documentos e Fluxo de Documentos em Contabilidade.
A contabilidade primária é um processo único, repetido ao longo do tempo e organizado de coleta, medição, registro, acumulação, armazenamento de informações e nas condições de sistemas de controle automatizados - sua transmissão e processamento inicial. Neste caso, o processamento inicial da informação é entendido como o acúmulo diferenciado de dados quantitativos sobre um determinado conjunto de características que caracterizam as operações empresariais, fenômenos e processos produtivos. A contabilidade primária é o estágio inicial de percepção sistêmica e registro de transações individuais associadas a processos e fenômenos econômicos.
Para uma reflexão completa e contínua dos objetos contábeis, é necessário, antes de tudo, registrar cada transação comercial. Para tanto, utiliza-se um elemento do método contábil - a documentação - principal método de monitoramento contábil das atividades econômicas das organizações, seu controle primário. Cada operação, independente do volume e conteúdo, é documentada no momento de sua realização e é a primeira etapa da contabilização.
Um documento (do latim documentum - exemplo instrutivo, prova, prova) é uma prova escrita que confirma o fato de uma transação comercial e o direito de realizá-la.
Documento primárioé um documento contábil elaborado no momento de uma transação comercial e que é a primeira prova dos fatos ocorridos. O documento principal confirma a validade jurídica da transação comercial realizada e estabelece a responsabilidade dos executores individuais pelas transações comerciais por eles realizadas.
A documentação serve de base para os lançamentos contábeis subsequentes e garante a exatidão, confiabilidade e indiscutibilidade dos indicadores contábeis, bem como a possibilidade de seu controle.
Os documentos são o meio pelo qual se desenvolve a própria atividade financeira e económica. Eles são usados para gestão operacional e gestão da organização.
Os documentos têm significado jurídico; são utilizados como prova em disputas entre organizações e indivíduos. Somente documentos corretos e oportunos têm valor probatório em arbitragens e tribunais.
Os documentos têm valor de controle, pois permitem controlar a segurança de valores e prevenir casos de furto. O documento é de grande importância na realização de auditorias documentais e auditorias das atividades financeiras e econômicas da organização. Os documentos são usados para analisar os resultados do trabalho de uma organização. É o documento que constitui a base do sistema de informação da organização, que é utilizado na gestão.
Os documentos contábeis primários são aceitos para contabilidade se forem elaborados na forma contida nos álbuns de formulários unificados (padrão) de documentação contábil primária, e os documentos aprovados pela organização, cuja forma não esteja prevista nesses álbuns, devem conter os dados obrigatórios estabelecidos pelo Regulamento Contábil.
De acordo com a Lei Federal “Sobre Contabilidade” nº 129-FZ de 21 de novembro de 1996, os documentos contábeis primários devem conter o seguinte detalhes necessários:
- nome do documento;
- data de preparação do documento;
- nome da organização em nome da qual o documento foi elaborado;
- conteúdo de uma transação comercial;
- medir transações comerciais em termos físicos e monetários;
- nomes dos cargos das pessoas responsáveis pela realização de uma transação comercial e a regularidade de sua execução; assinaturas pessoais de funcionários.
No Regulamento de Contabilidade, os dados obrigatórios dos documentos contábeis primários, juntamente com os listados, incluem também:
- código do formulário;
- transcrições de assinaturas de funcionários que assinaram este documento, incluindo casos de criação de documentos por meio de tecnologia de informática.
A ausência de qualquer um dos detalhes exigidos no documento contábil primário é uma violação das regras contábeis e pode levar à aplicação de sanções financeiras à organização, uma vez que documentos executados indevidamente não confirmam o fato de uma transação comercial e, portanto, é possível afirmar que uma ou nenhuma outra transação comercial foi efetivamente realizada.
Normalmente, as organizações usam o seguinte detalhes adicionais:
- número do documento;
- endereço da organização;
- a base para a realização de uma transação comercial registrada em documento (acordo, ordem, instrução, etc.);
- outros detalhes adicionais, cuja necessidade é determinada pela natureza das transações comerciais documentadas.
Para simplificar o processamento de informações contábeis, um código de transação comercial pode ser fornecido nos documentos contábeis primários.
Os lançamentos nos registos contabilísticos são efectuados com base em documentos contabilísticos primários, que devem ser elaborados no momento da operação e, se tal for praticamente impossível, imediatamente após o final da operação, o que está associado ao objectivo principal da contabilidade primária. documentos - registrando o fato de uma transação comercial.
A lista de pessoas habilitadas a assinar documentos contábeis primários é aprovada pelo chefe da organização em acordo com o contador-chefe. Neste caso, os documentos utilizados para documentar as transações com fundos são assinados pelo chefe da organização e pelo contador-chefe ou por pessoas por eles autorizadas. Sem a assinatura do contador-chefe ou de pessoa autorizada, os documentos monetários e de liquidação, as obrigações financeiras e de crédito são considerados inválidos e não devem ser aceitos para execução.
Não são permitidas correções em dinheiro e documentos bancários. Portanto, caso sejam detectados erros nos mesmos, o dinheiro e os documentos bancários não poderão ser aceitos para execução e deverão ser lavrados novamente. As correções podem ser feitas em outros documentos contábeis primários somente com o acordo das pessoas que compilaram e assinaram esses documentos, o que deve ser confirmado pelas assinaturas das pessoas que indicam a data das correções.
Quando um documento com correções é recebido pelo departamento de contabilidade, é aconselhável que o contador também assine a correção.
Um grande número de documentos diferentes é usado para refletir transações comerciais. Para a correta utilização dos documentos, costuma-se agrupá-los, ou seja, elaborar documentos contabilísticos consolidados que sejam classificados de acordo com características homogéneas: por finalidade, ordem de preparação, forma de registo das operações, local de preparação, ordem de preenchimento. A classificação dos documentos é apresentada na Fig. 9.1.
De acordo com sua finalidade, os documentos são divididos em administrativos, executivos (exculpatórios), contábeis e combinados.
Administrativo os documentos contêm uma ordem (instrução) para realizar uma transação comercial. No entanto, não confirmam o facto da sua implementação e, portanto, não constituem base para contas. Por exemplo, pedidos, ordem de pagamento ao banco para transferência de impostos, etc.
Os documentos comprovativos confirmam o fato de uma transação comercial e servem de base contábil para refletir as transações comerciais. Por exemplo, faturas comprovativas de despesas incorridas, atos de aceitação e transferência de ativos fixos, etc.
Documentos registro contábil compilados pelos contabilistas nos casos em que não existam outros documentos para registar uma operação comercial, ou para efeitos de preparação de documentos administrativos e comprovativos para reflexão contabilística. Por exemplo, demonstrações acumulativas, cálculos do custo real dos produtos, vários tipos de certificados e cálculos elaborados pelo departamento de contabilidade, etc.
Combinado os documentos desempenham simultaneamente as funções de administração e absolvição, absolvição e registro contábil. Por exemplo, uma fatura de liberação de bens materiais contém uma ordem de liberação de materiais do almoxarifado para a oficina, bem como o registro da própria emissão; ordem de recebimento de dinheiro.
Em ordem de compilação os documentos podem ser primários e resumidos.
Os documentos primários são elaborados para cada transação individual no momento de sua conclusão. Por exemplo, uma ordem de pagamento recebida, uma ordem de pagamento emitida, solicitações de pagamento, atos de baixa de ativos fixos, etc.
Os documentos consolidados são elaborados com base em documentos primários previamente compilados. A sua utilização facilita o controle de operações homogêneas. Podem ser executivos, contábeis ou combinados. Por exemplo, relatórios antecipados e de caixa, agrupamentos e extratos acumulativos. Em particular, o relatório prévio, sendo combinado, desempenha as funções de documento comprovativo e contabilístico. Fornece uma descrição completa das liquidações com os responsáveis, bem como uma descrição das despesas de produção nas contas após verificação e aprovação do relatório.
Por método de reflexão Os documentos operacionais são divididos em únicos e cumulativos.
Documentos únicos são usados apenas uma vez para refletir uma única transação ou várias transações executadas simultaneamente. Após o registro, o documento único vai para o departamento de contabilidade e serve de base para reflexão na contabilidade. Por exemplo, ordens de pagamento de entrada e saída, extratos de folha de pagamento, etc.
Os documentos cumulativos são compilados durante um determinado período (semana, década, mês) para refletir as transações recorrentes homogêneas que neles são registradas à medida que ocorrem. No final do período são calculados os totais dos indicadores utilizados nas contas. Os documentos cumulativos diferem dos documentos resumidos porque um documento resumido é elaborado com base em documentos primários e é um resumo deles, enquanto um documento cumulativo é um documento primário compilado gradualmente por meio de transações acumuladas. Os documentos de acumulação incluem cartões de limite, pedidos quinzenais ou mensais, etc.
Por local de compilação os documentos podem ser internos ou externos.
Os documentos internos são elaborados na empresa para refletir as operações internas. Por exemplo, recibos de caixa e ordens de despesas, faturas, atos, extratos de folha de pagamento, etc.
Os documentos externos são preenchidos fora dos limites do empreendimento e recebidos de forma formalizada. Por exemplo, faturas, extratos bancários, guias de transporte, etc.
Por ordem de preenchimento os documentos podem ser classificados naqueles compilados manualmente e com a ajuda da tecnologia informática.
Os documentos manuais são preenchidos à mão ou à máquina de escrever.
Documentos executados usando tecnologia informática, registram automaticamente informações sobre as operações de produção no momento de sua conclusão.
Todos os documentos recebidos pelo departamento de contabilidade são processados para preparação dos seus lançamentos nos registos contabilísticos. A principal etapa do processamento contábil de documentos em uma organização é a verificação dos documentos recebidos em substância, forma e aritmeticamente.
Conceito fluxo de documentos inclui a elaboração de um cronograma de passagem de documentos, o acompanhamento da regularidade dos documentos e o adequado reflexo das movimentações nas contas contábeis.
Ao elaborar um cronograma, os seguintes requisitos devem ser atendidos:
- os documentos contábeis primários aceitos pelo departamento de contabilidade devem conter todos os detalhes exigidos;
- na aceitação de documentos, deve-se verificar a exatidão dos cálculos aritméticos;
- os documentos devem ser elaborados de acordo com os requisitos legais e regulamentares (por exemplo, as faturas de recebimento de mercadorias devem indicar o valor do IVA para serem aceitas para reembolso);
- todas as correções em documentos devem ser certificadas pelas assinaturas dos responsáveis pela sua elaboração, indicando a data da correção;
- Para qualquer transação deverão ser apresentados todos os documentos necessários (contrato e alterações ao mesmo, fatura ou certificado de desempenho, fatura, ordem de pagamento).
Na fase inicial de elaboração do cronograma de fluxo de documentos, o contador-chefe determina o círculo de pessoas que trabalham com documentos primários; é estabelecido o controle sobre a correta execução dos documentos contábeis primários e o reflexo com base nas transações comerciais nas contas contábeis.
O contador-chefe precisa otimizar o fluxo de documentos. Isso define:
- lista de documentos primários utilizados na empresa;
- quem entre os empregados da empresa tem o direito de assinar esses documentos e é responsável pela regularidade da sua execução e apresentação atempada ao departamento de contabilidade;
- diagrama de trabalho dos departamentos existentes da organização;
- a ordem de movimentação de cada documento entre os departamentos da organização e o prazo para envio dos documentos ao consumidor final das informações (por exemplo, contabilidade);
- cronograma de movimentação de documentos dentro do departamento de contabilidade, permitindo a organização tempestiva dos cálculos de impostos e preparação das demonstrações financeiras.
O cronograma de fluxo de documentos permite um melhor controle por parte do departamento de contabilidade sobre todo o trabalho da organização, ou seja, aumenta a eficiência de todo o trabalho contábil da organização.
Na elaboração de um cronograma de fluxo documental, são levados em consideração os requisitos para a organização racional do fluxo documental: caminho mais curto para movimentação de documentos, indicação de executores específicos, prazos mínimos de passagem pelas autoridades.
A organização racional do fluxo de documentos fortalece as funções de controle da contabilidade, agiliza o prazo de elaboração das demonstrações financeiras e aumenta a eficiência da contabilidade necessária à gestão empresarial.
Armazenamento de documentos. A organização é obrigada a armazenar toda a documentação contábil por pelo menos cinco anos. Para certas categorias de documentos contábeis primários (por exemplo, para documentos que comprovem o valor dos salários dos empregados), a legislação em vigor prevê períodos de armazenamento mais longos.
O plano de contas de trabalho, outros documentos de política contábil, procedimentos de codificação, programas de processamento de dados de computador (indicando os termos de seu uso) devem ser armazenados pela organização por pelo menos cinco anos após o ano de referência em que foram usados pela última vez para preparar finanças declarações.
O chefe da organização é responsável por organizar o armazenamento dos documentos contábeis primários, registros contábeis e demonstrações financeiras.
Contente
Manutenção
- Documentos contábeis primários e seu conteúdo
Classificação de documentos contábeis primários
Padronização e unificação de documentos primários
Documentação de transações comerciais e fluxo de documentos
Introdução
Uma parte significativa das empresas russas que sobreviveram a todas as crises e cataclismos económicos e políticos da última década e, no entanto, permaneceram à tona, passaram para uma fase qualitativamente nova do seu desenvolvimento. Alguma experiência foi acumulada no funcionamento de organizações numa economia de mercado, enquanto a abordagem de fazer negócios mudou radicalmente. A necessidade de planejamento, contabilidade adequada e controle de todos os recursos disponíveis na empresa, juntamente com o entendimento de que suas atividades devem ser transparentes, têm levado ao aumento da exigência de um sistema que forneça informações rápidas e confiáveis para a tomada de decisões. No entanto, em muitas grandes empresas industriais, as necessidades da gestão relativamente a essas informações não são satisfeitas, o que afecta negativamente a eficácia global da gestão. A contabilidade primária é a base da contabilidade; os resultados da análise do estado da contabilidade primária podem ser projetados em 70-80% em todo o sistema contábil e no sistema contábil e no sistema de controle interno da empresa.
1. Documentos contábeis primários e seu conteúdo
De acordo com o princípio da continuidade, a contabilidade é efectuada de forma contínua desde o momento da organização da empresa até à sua liquidação. Todos os factos da vida económica são refletidos completa e continuamente nas contas contabilísticas com base em documentos comprovativos primários que comprovem a sua legalidade e fiabilidade. Os documentos contábeis primários servem como meio de fundamentar os registros contábeis. Eles também são usados para dirigir e gerenciar atividades empresariais; com sua ajuda, as ordens são transmitidas dos gerentes aos executores. Assim, as exigências das oficinas servem de base para a liberação de materiais do almoxarifado, recibos de caixa para pagamento de dinheiro da caixa registradora, faturas de mercadorias expedidas por fornecedores para transferência de fundos de contas correntes de clientes, etc. Com base em documentos contábeis, a exatidão das transações comerciais é monitorada, uma análise atual das atividades comerciais é realizada e as causas de certas violações comerciais são estabelecidas, ou seja, a documentação executa funções de controle e analíticas. Os documentos contêm informações econômicas e jurídicas. Tornam-se portadores de informação económica pelo facto de através de documentos se efectuarem a observação primária e o registo primário dos factos da vida económica com posterior agrupamento e generalização dos seus indicadores digitais através de registos nos respectivos registos contabilísticos. Os documentos são considerados portadores de informação jurídica porque, como objetos materiais, contêm informações necessárias para obter uma compreensão abrangente do processo jurídico concluído e garantir o seu valor probatório. Assim, o documento contabilístico primário é uma certidão escrita, lavrada na forma prescrita, sobre um facto consumado da vida económica, conferindo-lhe força jurídica. Documentos devidamente executados servem de base para os lançamentos contábeis e, portanto, funcionam como um impulso que dá origem às informações contábeis. A regra do contador deveria ser: “Sem documento – sem registro”. Os documentos consistem em elementos individuais chamados detalhes. Registram detalhes qualitativos ou características e formações de detalhes – indicadores que caracterizam os fatos da vida econômica. Via de regra, um indicador econômico é representado por vários atributos e um atributo base. Os detalhes são divididos em constantes e variáveis. As constantes incluem detalhes que nunca mudam dentro de uma empresa ou por um longo período. Este é o nome e endereço da empresa, número da conta corrente, número do armazém ou oficina, números pessoais dos funcionários, etc. O conjunto de detalhes de um documento determina sua forma. Só são aceites para registo os documentos corretamente assinados, elaborados de acordo com a forma adotada para esta categoria de documentos, nos quais sejam preenchidos todos os dados que lhes conferem força de lei. De acordo com os Regulamentos sobre Contabilidade e Relatórios Contábeis da Federação Russa, os documentos primários devem conter os seguintes detalhes obrigatórios:
- nome do documento (formulário), código do formulário;
data de compilação;
conteúdo do facto da vida económica;
avaliação quantitativa e de custos da realidade da vida económica;
o nome dos funcionários responsáveis pela execução do facto da vida económica e a regularidade da sua execução, assinaturas pessoais e suas transcrições.
2. Classificação dos documentos contábeis primários
Para facilitar o processamento dos documentos utilizados na contabilidade e que se diferenciam na forma, no conteúdo e na forma de refletir os fatos da vida econômica, eles são agrupados de acordo com características homogêneas. Esse agrupamento é denominado classificação de documentos primários de acordo com características homogêneas. São classificados independentemente do meio de fixação de acordo com os seguintes critérios:
- propósito;
grau de generalização (ordem de compilação);
o método de cobertura dos factos da vida económica;
local de compilação;
número de cargos contábeis;
a natureza dos fatos da vida econômica, etc.
3. Padronização e unificação de documentos primários
Na Rússia, com o sistema unificado de contabilidade e relatórios existente, a fim de compreender de forma inequívoca as transações comerciais homogêneas, foi estabelecido um sistema de padrões que definem a finalidade e os tipos de documentos, os requisitos para sua preparação e execução. A padronização e unificação de documentos primários têm uma longa tradição em nosso país. No início do século XIX. O governo de Alexandre I publicou um álbum de mercadorias primárias, dinheiro e documentos bancários, obrigatório em todo o Império Russo, mas isso não teve consequências práticas. Numa economia planificada, as tentativas de padronizar documentos só tiveram sucesso em relação a dinheiro e documentos bancários. No exterior (por exemplo, no Japão), as lojas de departamentos utilizam apenas faturas padrão ao receber mercadorias de fornecedores. Porém, em geral, o desejo de unificar os documentos primários não deu e não poderia dar os resultados desejados pelos seguintes motivos:
- uma gama enorme e em constante mudança de bens materiais e a diversidade de suas características temáticas;
variedade de tipos de preços (fixos, variáveis, contábeis, etc.);
heterogeneidade de amostras de tecnologia informática;
multiplicidade de tipos de empresas (volume de atividade económica, especialização);
características do transporte de mercadorias.
4. Documentação de transações comerciais e fluxo de documentos
Todo fato da vida econômica ocorrido no empreendimento está sujeito a comprovação documental. O processo de refletir as transações realizadas por uma entidade econômica em documentos primários é geralmente chamado de documentação de transações comerciais. O procedimento para criar, aceitar para execução, refletir na contabilidade e armazenar documentos primários na Federação Russa é regulamentado pelos Regulamentos sobre Documentos e Fluxo de Documentos em Contabilidade. Documentos contábeis primários contendo dados confiáveis servem de base para registro em registros contábeis. A organização da contabilidade em uma empresa é impensável sem a criação de um fluxograma ideal de documentos, compilado com base no estudo dos processos de gestão e produção. A movimentação dos documentos desde o momento de sua origem (recepção) até sua entrega ao arquivo após processamento e registro é chamada de fluxo documental. Existem três fluxos principais de documentação:
- documentos recebidos de outras organizações (entrada);
documentos enviados para outras organizações (de saída);
documentos criados e utilizados pelos funcionários da empresa (internos).
- O cumprimento preciso dos cronogramas de fluxo de documentos contribui para o reflexo oportuno e completo das transações comerciais concluídas nos registros contábeis. Os gestores das empresas são pessoalmente responsáveis pelo fundo documental da empresa. Os documentos da empresa são armazenados de acordo com as regras estabelecidas pelo Departamento Principal de Arquivo, mas por pelo menos 5 anos, e as contas pessoais dos funcionários da empresa - por 75 anos. A apreensão de documentos só pode ser efectuada pelas autoridades competentes se houver despacho com obrigatoriedade de elaboração de protocolo. Na preparação dos documentos para registo dos seus dados nos registos apropriados, estes são verificados do ponto de vista da legalidade do facto da vida económica e da sua oportunidade, da integralidade e correcção do preenchimento de todos os dados, da autenticidade das assinaturas, da clareza e a precisão do registro, a exatidão dos registros de dados digitais, os resultados das operações aritméticas realizadas durante o registro dos documentos. Como resultado da análise do conteúdo dos documentos contábeis, são realizadas três ações contábeis principais: avaliação;
identificação no tempo;
Como resultado dessas ações, são formadas mensagens de informação básica - registros contábeis que descrevem cada fato realizado da vida econômica e representam a entrada do sistema de informação contábil de uma entidade econômica.
Os documentos contábeis são uma confirmação escrita do direito de realizar ou efetivamente realizar uma transação comercial, sua integralidade e viabilidade econômica. Nenhuma transação comercial pode ser refletida na contabilidade sem sua confirmação por um documento contábil. Dentre as características distintivas da contabilidade, a mais significativa é a sua documentação. Somente se caracteriza pelo registro completo e documentado das transações comerciais. Os documentos contábeis documentam quaisquer transações comerciais na sequência em que são executadas. Isso garante uma contabilidade contínua e contínua de todos os objetos contábeis; fundamentação jurídica dos lançamentos contábeis efetuados com base em documentos com valor probatório; utilização de documentos para controle corrente e gestão operacional das atividades econômicas das organizações; controle sobre a segurança patrimonial, pois os documentos comprovam a responsabilidade financeira dos funcionários pelos valores que lhes foram confiados; fortalecimento do Estado de Direito, uma vez que os documentos servem como principal fonte de informação para posterior monitoramento da correção, adequação e legalidade de cada transação comercial durante as auditorias documentais. Isso determina a relevância deste tópico.
Lista de literatura usada
Contabilidade - livro didático, N.P. Kondrakov, Infraestrutura de Moscou - M, 2006
Tópico 6
Registro contábil. Regras de correção de erros
Contabilidade primária. Classificação de documentos primários
REGISTROS E FORMULÁRIO DE CONTABILIDADE
Tópico 5
5.1. Contabilidade primária. Classificação de documentos primários
5.2. Registro contábil. Regras de correção de erros
5.3 . Formas de contabilidade de mandado memorial e mandado de diário
Contabilidade primáriaé um processo único e organizado de coleta, alteração, registro, acumulação e armazenamento de informações, repetido ao longo do tempo. Contabilidade primária - Esta é a fase inicial de percepção sistémica e de registo das operações individuais que caracterizam os agregados familiares. processos e fenômenos que ocorrem na empresa.
Os objetos contábeis primários são:
Aquisições;
Aquisição;
Consumo de recursos materiais;
Racionamento;
Produção de trabalhadores por peça;
Custos de produção;
Movimentação de produtos semiacabados;
Na fase de trabalho contábil, são fornecidas informações iniciais sobre os domicílios. processos e fenômenos são refletidos em documentos primários. Documento primário – um documento contábil elaborado no momento da transação. operações e é a primeira evidência dos fatos ocorridos.
O documento primário confirma a validade jurídica dos bens domésticos produzidos. operações. Estabelece a responsabilidade de cada executor pelas tarefas que executa. operações. A maioria dos registros contábeis. os documentos são elaborados em formulários padrão aprovados que contêm os detalhes necessários. Com base em documentos primários, os lançamentos são feitos em registros contábeis, diários e livros.
Os documentos contábeis são externo e interno.Documentos externos venha para a empresa de fora:
De organizações superiores;
Inspecção Fiscal;
De fundadores, fornecedores, compradores;
Do setor de crédito e outras fontes.
Esses documentos são elaborados de acordo com formulários padrão. Por exemplo: fatura – fatura do fornecedor, etc.
Documentos internos compilado na empresa. Os seguintes tipos são diferenciados:
Administrativo;
Exculpatório (executivo); -
combinado;
Cadastro contábil.
Administrativo – São documentos que contêm ordens, instruções de produção, execução de determinadas tarefas domésticas. operações. Estes incluem: ordens do gestor e pessoas por ele autorizadas a exercer atividades econômicas. operações.
Documentos justificativos ou executivos certificar o fato da comissão. operações. Estes incluem ordens de recebimento, atos de aceitação de materiais, atos de aceitação de alienação de ativos fixos, documentos de aceitação de trabalhadores, produtos manufaturados, etc. Os documentos comprovativos são assinados pelos responsáveis pela execução das tarefas domésticas. transações e pela exatidão de sua execução. Podem ser gerentes de loja, capatazes, gerentes. armazém, etc Os documentos comprovativos recebidos pelo departamento de contabilidade são verificados e posteriormente aceites para contabilização.
Combinado – tais documentos que são administrativos e executivos. Estes incluem: receitas e despesas de caixa, recibos de folha de pagamento e relatórios antecipados de pessoas responsáveis.
Documentos mas. registro compilado quando para registros domésticos. operações não existem outros documentos ou na síntese e processamento de documentos comprovativos e administrativos. Estes incluem: certificados, declarações de distribuição de materiais, depreciação, etc.
Usado em B.U. os documentos são divididos em uma vez E cumulativo.
Documentos únicos– documentos primários emitidos para cada domicílio. operação e processado em 1 consulta.
Documentos cumulativos são constituídos ao longo de um determinado período de tempo, acumulando gradualmente agregados familiares homogéneos. operações. No final do período, estes documentos calculam os resultados dos indicadores correspondentes.
Por exemplo: cartões de limite e retirada para liberação de materiais do almoxarifado do empreendimento.
Eles também são diferenciados:
Documentos primários;
Documentos resumidos.
Documentos primários são compilados para cada transação no momento de sua conclusão.
Documentos resumidos são compilados com base em documentos primários e são seu resumo.
Os documentos primários podem ser essencialmente divididos em 2 tipos:
1) documentos de fundação (contratos, faturas, faturas, solicitações de serviços). Eles regulam as transações com contrapartes ou clientes. Esses documentos são criados no sistema para vincular documentos de acompanhamento de movimentação de mercadorias, serviços e documentos de pagamento e, portanto, não exigem lançamentos em contas;
2) documentos de acompanhamento (faturas, atos, ordens de armazém, ordens de pagamento, etc.). Eles acompanham a movimentação de bens, serviços e fundos. Para este tipo de documentos contas podem ser criadas. fiação, refletindo a essência da operação em termos monetários.
A maioria dos documentos comprovativos diz respeito à contabilidade operacional. Os documentos de acompanhamento são relevantes para todos os tipos de contabilidade.
Registrar família operação em contas significa refletir seu conteúdo nos registros contábeis.
Registros contábeis – tabelas de contagem de determinado formato, construídas de acordo com o agrupamento econômico dos dados patrimoniais e a fonte de sua formação. Os registros contábeis podem ser na forma de livros razão. livros, cartões, declarações. A totalidade e a localização dos dados do registo determinam a sua forma, que depende das características dos objetos de finalidade registados considerados e da forma de registo contabilístico.
Registro de conta – registro doméstico transações em registros contábeis. Dependendo da estrutura contábil, os registros são divididos em:
Cronológico;
Sistemático.
EM registros cronológicos informações sobre famílias as operações são registradas na sequência de sua conclusão.
EM registros sistemáticos, Além disso, as transações comerciais são agrupadas de acordo com critérios estabelecidos.
A contabilidade sintética é realizada em registros sistemáticos, e analítico - em registros analíticos.
As entradas nos registos contabilísticos devem ser breves e legíveis. Após cadastrar o domicílio. transações no registro contábil, é feita uma anotação no documento primário de que está incluído no registro. No final do mês, são somados os resultados de cada página dos registros contábeis. Os registros finais dos registros sintéticos e analíticos são comparados entre si por meio da compilação de planilhas de faturamento ou de outra forma. Após a aprovação do relatório anual, os registos contabilísticos são agrupados, vinculados e depositados no arquivo corrente da empresa.
A correção de erros nos registros contábeis é realizada por:
1) por revisão;
2) pelo método de lançamentos adicionais;
3) “reversão vermelha”.
Método corretivoé utilizado nos casos em que o erro não afeta as contas correspondentes ou é rapidamente detectado e não afeta os totais das contas. Um texto ou valor incorreto é riscado com uma linha fina para que o que foi riscado possa ser lido. O texto ou valor correto está escrito acima da linha riscada. A correção de erros é especificada e confirmada nos documentos pelas assinaturas das pessoas que assinaram o documento, e nos registros contábeis - pela assinatura de quem efetua a correção.
Método de lançamentos adicionais usado nos casos em que na baía. A correspondência correta das contas é indicada nos lançamentos e registros contábeis, mas o valor das transações é reduzido. Para corrigir tal erro, é elaborada uma conta adicional. lançamento da diferença entre os valores de transação corretos e reduzidos.
Se a correspondência incorreta de contas for indicada nas contas, para corrigir os erros, use método de “reversão vermelha”. No início, o lançamento errado repete-se na mesma correspondência de contas, mas o lançamento é feito a vermelho ou habitual, mas o lançamento é colocado numa moldura (). A fiação incorreta é registrada em vermelho nos registros apropriados. No cálculo dos totais nos registros contábeis, os valores registrados em vermelho são subtraídos do total, cancelando o lançamento, ou seja, é removido como um número negativo. Depois disso, é feito um novo lançamento com a correta correspondência das contas e registrado nos registros com tinta normal. O método de “reversão vermelha” também é utilizado nos casos em que a correspondência das contas não é quebrada, mas o valor das transações é exagerado. Para corrigir tal erro, é feito um lançamento da diferença entre o valor exagerado e o correto através do método de “reversão vermelha”. Este método também é usado para ajustar dados contábeis de contas individuais.
5.3. Memorial - formas de contabilidade de pedidos e pedidos de diário
Formulário B.U. – Esta é uma coleção de vários registros contábeis com uma ordem e método de registro estabelecidos. Na Federação Russa eles usam:
Mandado memorial;
Ordem de diário;
Formulário simplificado e suas variantes automatizadas.
Formulário de mandado memorialÉ utilizado em diversas variantes, dependendo das características do setor e do tipo de empreendimento. Combina: livro e cartão, desenvolvimento e agrupamento de registros contábeis. A contabilidade sintética é mantida em livros ou demonstrações. Para fins analíticos, são utilizados livros, folhas e cartões. Para cada família uma operação ou grupo de operações combinadas em um documento resumido é compilado mandado memorial.O conteúdo principal deste pedido- é bum. fiação, ou seja, correspondência das faturas, a data da sua elaboração e o valor das despesas domésticas. operações. Uma ordem memorial pode ser lavrada como documentos separados e, às vezes, é fornecido um espaço para a ordem memorial na forma do documento.
A maior parte das transações do mês são agrupadas em demonstrativos acumulativos auxiliares. Então, com base nessas declarações, é lavrado um despacho memorial uma vez por mês. As ordens memoriais compiladas são registradas em ordem cronológica no diário de registro, onde são atribuídos números de série.
Por exemplo:
Mandado Memorial nº 3
Dt 20 “Produção principal”
Kt 70 “Acordos com pessoal para salários”
Contador A.A. Petrov
Depois de registrar informações sobre o domicílio no diário de registro. Nas operações, os dados das ordens memoriais são registrados no Razão ou extrato que o substitui.
EM Razão geral no lado esquerdo da conta são refletidas informações sobre as famílias. transações a débito e no lado direito da conta – a crédito. Os resultados do débito e do crédito das contas do Razão são registados na folha de rotatividade. O giro de débito e crédito das contas sintéticas é verificado em relação ao giro do registro de ordem memorial. A empresa prepara balanços e demonstrações com base na folha de rotatividade das contas sintéticas.
No formulário de pedido de diário, as demonstrações acumulativas e as tabelas de desenvolvimento são compiladas com base em documentos primários. Neste caso, as transações homogêneas relacionadas a uma determinada conta são registradas em diários em ordem cronológica de acordo com as contas correspondentes. No final do mês, cada diário calcula o volume de negócios total no contexto das contas correspondentes. Esses resultados representam a contabilidade. lançamentos (ordens memoriais) a serem registrados nas contas do razão geral. É por isso que os diários cumulativos são chamados encomendar diários.
Os diários de pedidos são construídos com base em crédito, ou seja, os registros das transações são feitos a crédito de uma conta específica em correspondência com o débito de contas diferentes. Os totais do faturamento do mês dos diários de pedidos são transferidos para as contas do Razão. As revistas de pedidos são abertas por um mês. O razão geral é aberto por um ano. No Razão Geral, cada conta recebe uma página separada. PARA reditar o volume de negócios para cada conta transferido para o Razão Geral em um valor total por mês. Rotatividade de débito para cada conta coletados no Razão à medida que os dados são lançados de diferentes diários de pedidos. Em seguida, na conta razão geral, são calculados os totais dos débitos da conta e apurado o saldo no final do mês.
Esquema: Formulário de contabilidade de ordem de diário:
1 – Documentos primários;
2 – Livro caixa;
3 – Demonstrativos cumulativos e agrupados para contas sintéticas;
4 – Diários de pedidos (atributo crédito);
5 – Razão (sinal de débito);
6 – Balanço e relatórios;
7 – Demonstrativos e fichas de contabilidade analítica;
8 – Folha de rotatividade das contas analíticas;
6.1 Finalidade da documentação
6.2 Contabilidade primária
6.3 Requisitos para documentos primários de acordo com os regulamentos da Federação Russa
6.4. Controle e armazenamento de documentos contábeis primários