Como criar um calendário de férias (exemplos)

17 de dezembro é o último dia para aprovação do calendário de férias, pois deve ser assinado pelo chefe da organização o mais tardar duas semanas antes do início do ano civil (artigo 123 do Código do Trabalho da Federação Russa). Resta muito pouco tempo para compor corretamente.

Organizamos trabalhos de agendamento

O cronograma reflete informações sobre a distribuição das férias anuais remuneradas dos funcionários da organização no calendário, ano a mês. O desenvolvimento de um cronograma de férias exige muito tempo do departamento de RH. O trabalho de coleta e processamento dos dados necessários pode ser organizado de diferentes maneiras. É conveniente para alguns confiar isso a um especialista de RH separado, que estará ocupado com a programação “de para para”. Para outros, é mais conveniente distribuir responsabilidades: atribuir uma ou mais unidades estruturais a cada funcionário de RH.

A elaboração do cronograma é uma questão de responsabilidade, é preciso levar em consideração muitas coisas: a vontade dos funcionários sobre as datas das férias, as necessidades do processo produtivo e a legislação trabalhista. É aconselhável refletir o procedimento de elaboração de cronograma, condições e regras para concessão de férias na regulamentação local da organização (regulamento interno do trabalho ou acordo coletivo). As instruções para gestão de cadastro de pessoal podem descrever detalhadamente o procedimento de preenchimento do calendário de férias tanto na fase de sua criação quanto durante o processo de manutenção ao longo do ano. Caso a regulamentação local da organização não estipule o procedimento para elaboração do calendário de férias, vale a pena iniciar a sua preparação emitindo um despacho no qual deverá indicar:

• quem é o responsável pela elaboração do cronograma de férias (o cronograma é assinado pelo chefe do departamento de RH, mas o trabalho de preparação pode ser feito por um especialista de RH);
• em que período os funcionários devem manifestar sua vontade em relação às férias;
• o prazo em que os chefes das divisões estruturais devem coordenar os desejos dos colaboradores com os planos de produção dos departamentos;
• o prazo até o qual a minuta do cronograma deve ser submetida ao gestor para aprovação.

O calendário de férias deve levar em consideração as peculiaridades do processo produtivo da organização, garantir sua continuidade e a intercambialidade dos trabalhadores. O Código do Trabalho oferece todas as oportunidades para isso, porque a ordem de concessão de férias é determinada pelo empregador (artigo 123 do Código do Trabalho da Federação Russa). Para evitar disputas e desentendimentos com os colaboradores, o procedimento para determinação da prioridade das férias deverá ser prescrito em ato normativo local (PVTR ou acordo coletivo). Por exemplo, deveria estipular que os chefes das divisões estruturais não deveriam estar de férias ao mesmo tempo que os seus suplentes. Em algumas organizações, pode ser estabelecido que as férias anuais sejam concedidas aos funcionários apenas em determinados meses (por exemplo, em uma instituição de ensino, conceder férias no período outono-inverno-primavera afetará negativamente o processo de aprendizagem). Pode surgir uma situação em que seja benéfico para um empregador enviar um grande grupo de funcionários de férias ao mesmo tempo (por exemplo, um fabricante de estruturas de janelas, devido à baixa demanda por produtos, pode agendar férias para todos os funcionários do departamento de produção para o período de 12 de janeiro a 8 de fevereiro). Para a maioria das organizações, a melhor opção é distribuir as férias dos funcionários de maneira uniforme ao longo do ano.

O projeto de calendário de férias é elaborado pelo serviço de pessoal da organização. É mais conveniente fazer isso usando um formulário modificado de programação de férias (Apêndice 1). Em primeiro lugar, é necessário analisar os “históricos de férias” e determinar com quantos dias de férias cada colaborador terá direito a contar no próximo ano, se existem colaboradores de categorias preferenciais que usufruam de vantagens no estabelecimento da prioridade de férias. Depois disso, os dados dos funcionários são transferidos para os chefes das divisões estruturais, que devem saber a vontade dos funcionários sobre o horário de férias e a divisão das férias em partes, além de coordenar esses desejos com os planos do departamento para o ano. , estabelecendo a sequência ideal de férias. Com base nos projetos das unidades estruturais, o serviço de pessoal elabora um cronograma consolidado de férias da organização e o submete à aprovação do gestor.

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O que incluir na programação

Sua programação de férias deve incluir:

• férias anuais básicas remuneradas;
• férias anuais adicionais remuneradas;
• férias que não foram aproveitadas pelo empregado no ano corrente e foram transferidas para o ano seguinte.

A duração das férias anuais básicas remuneradas, em regra, é de 28 dias corridos (artigo 115 do Código do Trabalho da Federação Russa). Para algumas categorias de empregados, a legislação prevê férias mais prolongadas - licença básica prorrogada. Estas categorias incluem em particular:

• trabalhadores menores de 18 anos. Eles têm direito a férias de 31 dias corridos (artigo 267 do Código do Trabalho da Federação Russa);
• pessoas com deficiência. Eles recebem licença de pelo menos 30 dias corridos (artigo 23 da Lei Federal nº 181-FZ de 24 de novembro de 1995 “Sobre a proteção social das pessoas com deficiência na Federação Russa”);
• corpo docente. A duração da licença depende do cargo e tipo de instituição de ensino e varia de 42 a 56 dias corridos (Artigo 334 do Código do Trabalho da Federação Russa; Decreto do Governo da Federação Russa de 1 de outubro de 2002 No. 724 “Sobre a duração das férias anuais de base remuneradas concedidas ao pessoal docente”);
• os funcionários públicos estaduais têm direito a férias de 30 a 35 dias corridos, dependendo de seu cargo (artigo 46 da Lei Federal de 27 de julho de 2004 nº 79-FZ “Sobre a Função Pública Estadual da Federação Russa”).

Além do principal, alguns funcionários podem receber férias anuais adicionais remuneradas (artigo 116 do Código do Trabalho da Federação Russa). Essas licenças são concedidas aos funcionários:

• aqueles empregados em empregos com condições de trabalho prejudiciais e (ou) perigosas;
• ter uma natureza especial de trabalho;
• com horário irregular de trabalho;
• trabalhar no Extremo Norte e áreas equivalentes;
• em outros casos previstos no Código do Trabalho da Federação Russa e outras leis federais.

Além das férias previstas em atos legislativos, os empregadores, tendo em conta a sua capacidade produtiva e financeira, podem estabelecer de forma independente férias adicionais para os trabalhadores, aprovando o procedimento para a sua prestação em acordo coletivo ou outro ato normativo local, que são adotados tendo em consideração a opinião do órgão eleito da principal organização sindical (Parte 2 do artigo 116.º do Código do Trabalho da Federação Russa).

Ao calcular a duração total das férias anuais remuneradas, as férias adicionais são somadas às principais (artigo 120 do Código do Trabalho da Federação Russa).

Exemplo. Funcionário público Tropinin V.V. tem o direito de:

• férias prolongadas (30 dias corridos);
• licença adicional por tempo de serviço (8 dias corridos);
• licença adicional por jornada irregular (3 dias corridos);
• licença adicional para trabalho em condições perigosas de trabalho (7 dias corridos).

Isso significa que no cronograma é necessário planejar férias com duração de 48 dias corridos (integrais ou, mediante acordo com o funcionário, dividindo as férias em partes).

Ao traçar um cronograma, é necessário verificar se a organização possui funcionários que têm direito a receber férias anuais remuneradas em horário que lhes seja conveniente - suas férias são planejadas primeiro no cronograma. Esses funcionários incluem, em particular:

• menores de 18 anos (artigo 267 do Código do Trabalho da Federação Russa);
• trabalhadores a tempo parcial (a licença é concedida simultaneamente com a licença para o trabalho principal) (artigo 286 do Código do Trabalho da Federação Russa);
• empregados cujos cônjuges sejam militares (a licença é concedida simultaneamente com a licença do cônjuge) (cláusula 11, artigo 11 da Lei Federal de 27 de maio de 1998 nº 76-FZ “Sobre o Estatuto do Pessoal Militar”);
• mulheres antes ou imediatamente após a licença maternidade, bem como no final da licença parental (artigo 260 do Código do Trabalho da Federação Russa);
• funcionárias cujas esposas estão em licença maternidade (artigo 123 do Código do Trabalho da Federação Russa).

Porém, vale lembrar que mesmo que as férias tenham sido planejadas no calendário de férias estritamente de acordo com a vontade do funcionário pertencente à categoria acima, ele tem o direito, em qualquer época do ano, de mudar sua decisão e redigir um requerimento ao empregador que solicita férias em data diferente. A tal funcionário não pode ser negada a transferência de férias.

O calendário de férias é um documento resumido. E embora seja compilado para um ano civil (neste caso, 2015), o período de férias previsto de cada colaborador refere-se ao seu ano de trabalho individual.

Exemplo. Secretário Petrova I.V. contratado em 19 de junho de 2014. O calendário de férias deverá incluir as férias do período de 19/06/2014 a 18/06/2015. As férias para o próximo ano útil (de 19/06/2015 a 18/06/2016) podem ser concedidas em qualquer época do ano útil (artigo 122 do Código do Trabalho da Federação Russa). Pode ser agendado:

• no calendário de férias de 2015 (após 19/06/2015);
• Mediante acordo com o funcionário, parte das férias poderá ser incluída no cronograma de 2015 (após 19/06/2015), e parte restante para 2016;
• no calendário de férias de 2016 (até 18 de junho de 2016).

Como você pode ver, as férias de um funcionário podem ser planejadas total ou parcialmente. Ao dividir as férias em partes, é necessário cumprir os requisitos do artigo 125 do Código do Trabalho da Federação Russa. Em primeiro lugar, pelo menos uma parte das férias deve durar pelo menos 14 dias corridos. Essa exigência se deve a motivos médicos: para se recuperar das conquistas profissionais, a pessoa precisa de um descanso completo e longo. Em segundo lugar, a divisão da licença em partes só é possível se for alcançado um acordo entre o trabalhador e o empregador. Se uma das partes da relação de trabalho for contra, as férias não poderão ser fracionadas. A anuência do empregador para a divisão das férias é confirmada pela assinatura do gestor no cronograma (ou no pedido de férias, caso as férias não sejam concedidas de acordo com o cronograma). Qual documento deve refletir o consentimento do funcionário não é estabelecido por lei. Na prática, as organizações utilizam métodos diferentes para obter a confirmação do consentimento de um funcionário:

Método 1. Antes de aprovar o calendário de férias, o empregado redige um requerimento solicitando a divisão das férias em partes, indica as datas de início e duração das partes das férias, e o empregador coloca a resolução “Permitir. Assinatura. Data". Uma boa saída é se a iniciativa de dividir as férias partir do funcionário. Caso contrário, estamos a falar de coerção, o que é inaceitável.

Método 2. Ao desenvolver um cronograma de férias, o empregador envia ao empregado uma proposta de divisão das férias em partes, indica as datas das partes das férias e sua duração, e o empregado verifica “Li e concordo. Assinatura. Nome completo. Data". Esta opção é preferível quando a iniciativa de divisão das férias parte do empregador e está em plena consonância com o espírito da lei: há uma proposta, há uma resposta, há um acordo entre as partes. Infelizmente, esse método é o mais demorado.

Método 3. O formulário de programação de férias é complementado com a coluna “Li e concordo. Assinatura. Nome completo". Presume-se que com uma assinatura o empregado concorda tanto com as datas de início das férias quanto com o próprio fato de dividir as férias em partes. Este é um método bastante comum que requer um tempo mínimo. No entanto, isso não está totalmente correto. Imagine: dez funcionários do departamento assinaram a coluna, e um recusa categoricamente, não quer dividir as férias em partes. Você não tem o direito de forçá-lo. O que fazer? Fazer um novo cronograma? Coletar novamente as assinaturas dos funcionários? Além disso, o cronograma já foi aprovado pelo gestor (afinal, eles estão apresentando o documento que entrou em vigor). E como um documento pode ser aprovado se não for cumprida a exigência legal de acordo entre empregado e empregador?

Algumas organizações estipulam em seus regulamentos trabalhistas internos que os funcionários têm licença duas vezes por ano durante 14 dias corridos. Presume-se que a assinatura do funcionário confirmando a familiarização com o PVTR é o seu consentimento para dividir as férias em partes. No entanto, isto agrava a posição do trabalhador em comparação com a legislação laboral e, portanto, não pode ser aplicado de acordo com o artigo 8.º do Código do Trabalho da Federação Russa. Não se esqueça que o PVTR é um documento que contém as regras estabelecidas pelo empregador e que expressa a sua vontade, e não um acordo entre as partes na relação de trabalho. O facto de ser adoptada tendo em conta o parecer do órgão representativo dos trabalhadores não altera a situação, porque, por exemplo, as ordens de despedimento emitidas tendo em conta o parecer do sindicato continuam a ser documentos administrativos do empregador, e não não se transformem em acordos de rescisão do contrato de trabalho.

Pergunta. Savelyev A.V. contratado em 12 de dezembro de 2014. Deve ser incluído no calendário de férias de 2015?

Responder. O direito de um funcionário a férias remuneradas surge após 6 meses de trabalho contínuo na organização (artigo 122 do Código do Trabalho da Federação Russa). Por acordo das partes, o empregador poderá conceder férias anuais antes do término deste período. A seu pedido, o empregador é obrigado a conceder férias anuais a algumas categorias de trabalhadores, independentemente do tempo de serviço na organização (menores, trabalhadores a tempo parcial, etc.). Nesse caso, o funcionário terá direito ao afastamento a partir de 12/06/2015. No calendário de férias de 2015, é necessário planejar as férias após a data acima. As férias podem ser planejadas integralmente (28 dias corridos) ou, mediante acordo com o funcionário, divididas em partes (por exemplo, podem ser planejados 14 dias corridos em 2015 e os demais dias em 2016).

Pergunta. Como planejar as férias de um trabalhador de meio período?

Responder. Pode ser difícil planear as férias de um trabalhador a tempo parcial, porque nem sempre é conhecida a data exacta da sua saída de férias do local de trabalho principal (por exemplo, se o desenvolvimento dos horários de férias for efectuado em paralelo em organizações ou a questão das férias é abordada formalmente no trabalho principal). Neste caso, o Código do Trabalho é categórico: a licença deve ser concedida simultaneamente com a licença para o trabalho principal (artigo 286 do Código do Trabalho da Federação Russa). Programe o início das férias de acordo com o funcionário, mas esteja preparado para o fato de que provavelmente terá que ser remarcado, e leve isso em consideração ao planejar férias para outros funcionários do mesmo departamento.

Pergunta.É necessário incluir no calendário de férias as mulheres que estão em licença maternidade?

Responder. Muitas organizações incluem todos os funcionários em seu calendário de férias, inclusive as mulheres em licença maternidade. Isso não é proibido por lei, mas também não é obrigatório. Na verdade, é impossível planear de forma realista as suas férias porque podem interromper a licença de cuidador a qualquer momento e não se sabe quando irão querer usufruir das suas férias anuais. Se essa mulher regressar ao trabalho, é mais conveniente conceder-lhe licença mediante pedido.

Pergunta. O que fazer com as férias não utilizadas? Por exemplo, o engenheiro de processo Petrov V.G. Faz dois anos que não saio de férias. É possível incluir essas férias na programação? E é verdade que as férias não aproveitadas em dois anos “esgotam”?

Responder. As férias não usufruídas anteriormente podem ser incluídas no calendário de férias ou concedidas mediante acordo com o empregado mediante sua solicitação (carta de Rostrud de 1º de março de 2007 nº 473-6-0). A inclusão no cronograma é mais conveniente, pois permite avaliar com clareza quantas férias desse tipo foram acumuladas na organização. A licença deve ser concedida ao empregado anualmente (Artigo 122 do Código do Trabalho da Federação Russa), em casos excepcionais de transferência de licença para o próximo ano de trabalho, deve ser utilizada o mais tardar 12 meses após o final do ano de trabalho para que é concedido (parte 3 do artigo 124 do Código do Trabalho da Federação Russa). Por exemplo, se um funcionário foi contratado em 01/02/2014, a licença deverá ser concedida a ele (e o funcionário deverá utilizá-la) até 31/01/2016. É proibida a não concessão de férias anuais remuneradas por dois anos consecutivos, devendo os trabalhadores menores de 18 anos e os trabalhadores que exerçam trabalho com condições de trabalho prejudiciais e (ou) perigosas gozar de férias anualmente (Parte 4 do artigo 124.º do Código do Trabalho da Federação Russa). É claro que se a licença não foi concedida por algum motivo, ela não “esgotará” de forma alguma, o empregado manterá o direito a ela, mas o empregador, neste caso, poderá ser punido durante uma fiscalização da Inspetoria Estadual do Trabalho ou no tribunal.

Assim que o calendário de férias for aprovado, ele se tornará vinculativo (parte 2 do artigo 123 do Código do Trabalho da Federação Russa). Isso significa que o empregador é obrigado a conceder licença ao empregado dentro do período especificado no cronograma, e o empregado é obrigado a usufruir dessa licença. Quaisquer desvios do cronograma devem ser documentados em documento organizacional e administrativo apropriado e uma marca no cronograma. Os funcionários contratados após a aprovação do cronograma podem ser incluídos no cronograma de férias mediante ordem ou podem obter licença mediante solicitação.

Preparamos o documento

Uma organização pode desenvolver um formulário de cronograma de férias de forma independente, mas é necessário cumprir os requisitos do artigo 9º da Lei Federal nº 402-FZ de 6 de dezembro de 2011 “Sobre Contabilidade”. Este artigo contém uma lista de detalhes obrigatórios do documento contábil primário. Ao desenvolver seu formulário de cronograma, é aconselhável tomar como base o formulário unificado nº T-7, aprovado pela Resolução do Comitê Estadual de Estatística da Rússia de 5 de janeiro de 2004 nº 1, se necessário, removendo dele informações desnecessárias e adicionando as colunas necessárias. Por exemplo, você pode remover os códigos OKUD, OKPO e os detalhes de consideração da opinião do órgão sindical (se não houver) do formulário de programação de férias. Você pode complementar o cronograma com um visto para coordenar o documento com o serviço jurídico ou outras divisões estruturais da organização. A carta de Rostrud datada de 30 de julho de 2014 nº 1693-6-1 afirma que é permitido complementar o formulário nº T-7 com as colunas 11, 12. Em uma delas, o funcionário poderá assinar que o início a data das férias é de seu conhecimento, e na outra - indicar a data de notificação do início das férias (um modelo de preenchimento desse formulário consta do Anexo 2). O formulário desenvolvido deve ser aprovado pelo responsável da organização mediante recomendação do contador (cláusula 4ª do artigo 9º da Lei Federal de 6 de dezembro de 2011 nº 402-FZ “Sobre Contabilidade”).

Na fase de agendamento, o funcionário preenche as colunas 1 a 6. O nome da organização, divisões estruturais, cargos, sobrenomes, nomes e patronímicos dos funcionários são indicados sem abreviaturas. A coluna 5 reflete a duração das férias em dias corridos. Se a licença for concedida em partes, as informações sobre cada parte da licença serão registradas em uma linha separada. Na coluna 6, insira a data de início das férias. Em algumas organizações, é costume indicar não a data de início das férias, mas todo o seu período, por exemplo, 01/04/2015–28/04/2015. Isto não é uma violação.

O cronograma de férias é assinado pelo chefe do departamento de RH e aprovado pelo chefe da organização. Se houver um sindicato, é necessário ter em conta o parecer fundamentado do órgão sindical eleito (parte 1 do artigo 123.º do Código do Trabalho da Federação Russa). O procedimento para levar em consideração a opinião do órgão eleito de funcionários está estabelecido no artigo 372 do Código do Trabalho da Federação Russa.

O Código do Trabalho não obriga diretamente o empregador a familiarizar os trabalhadores com o calendário de férias. Os especialistas têm opiniões divergentes sobre este assunto. Alguns especialistas consideram o calendário de férias um ato normativo local e, portanto, é necessário familiarizá-lo com os funcionários. Outros acreditam que um ato normativo local estabelece normas gerais para um número indefinido de pessoas, e no calendário de férias indicamos os nomes de funcionários específicos, portanto, o horário não pode ser atribuído a atos normativos locais e não é necessário familiarizar os funcionários com isto. Na prática, a maioria das organizações ainda coleta assinaturas de funcionários, pois isso tem um significado prático: a familiarização com o cronograma aprovado dá ao funcionário a oportunidade de saber se sua opinião sobre a data das férias foi levada em consideração e, caso contrário, planejar suas férias de forma diferente . Você pode familiarizar os funcionários de diferentes maneiras: incluindo uma coluna adicional no cronograma, coletando assinaturas em uma folha de familiarização separada ou publicando o cronograma no estande de informações da organização.

As colunas 7 a 10 são preenchidas à mão ao longo do ano, à medida que as férias são concedidas. Se a licença não for concedida de acordo com o cronograma, indique na coluna 8 o nome e a data do pedido com base no qual a licença foi transferida. Em algumas organizações, é habitual indicar a candidatura do trabalhador como base para o adiamento da licença por iniciativa do trabalhador. Isso é incorreto; para fazer alterações no cronograma aprovado é necessário um documento administrativo, ou seja, um pedido. A coluna 9 indica a data das férias previstas (este ano ou no próximo). A coluna 7 é preenchida conforme as férias são efetivamente aproveitadas pelos funcionários (afinal, em diversas situações, as férias podem ser concedidas antes do previsto, no prazo ou depois do prazo estabelecido no cronograma).

A coluna 10 “Nota” pode conter qualquer informação, o principal é que seja compreensível para o funcionário do pessoal. Aqui, em particular, você pode indicar o motivo do adiamento das férias (por exemplo, a pedido do funcionário; Parte 2 do Artigo 125 do Código do Trabalho da Federação Russa - cancelamento de férias; Parte 3 do Artigo 124 do Código do Trabalho Código da Federação Russa - se a licença não for concedida, porque isso afetará negativamente o curso normal do trabalho da organização).

O cronograma original de férias geralmente é armazenado no departamento de pessoal. Uma cópia do cronograma pode ser exigida pelo departamento de contabilidade ou serviço financeiro para necessidades de contabilidade ou contabilidade gerencial (para estimar quantos fundos precisam ser reservados para o pagamento de férias em diferentes períodos do ano). Para outras divisões estruturais da organização, você pode preparar extratos do cronograma - isso tornará mais conveniente para eles organizarem suas atividades ao longo do ano.

O prazo de armazenamento do calendário de férias é de um ano (cláusula 693 da “Lista de documentos arquivísticos de gestão padrão gerados no curso das atividades de órgãos estatais, governos locais e organizações, indicando períodos de armazenamento”, aprovada por despacho do Ministério de Cultura da Rússia datada de 25 de agosto de 2010, nº 558). Este período é calculado a partir de 1º de janeiro do ano seguinte ao ano de conclusão dos trabalhos de escritório, ou seja, o cronograma de férias de 2015 deverá ser armazenado até 31 de dezembro de 2016.

Na ausência de um calendário de férias, os perpetradores podem ser responsabilizados administrativamente nos termos do artigo 5.27 do Código de Ofensas Administrativas da Federação Russa por violar a legislação trabalhista e de proteção trabalhista. Este artigo prevê punição:

• para funcionários – multa de 1.000 a 5.000 rublos;
• para pessoas jurídicas – multa de 30.000 a 50.000 rublos. ou suspensão de suas atividades por até 90 dias.

Apêndice 1

Observação: as colunas 1 a 7 são preenchidas por um funcionário de RH, as colunas 8 a 10 são preenchidas por funcionários

Apêndice 2

Um exemplo de programação de férias

Maria Lapina