Dezenas de operações são realizadas na empresa todos os dias. Os contadores enviam dinheiro para contrapartes, fundos e fundadores, calculam salários, recebem computadores e móveis, cobram multas, calculam depreciações, etc. Para cada uma dessas operações é necessária a elaboração de um documento primário (Cláusula 1ª, Artigo 9º Lei Federal de 12.06.2011 nº 402-FZ “Sobre Contabilidade”, doravante Lei nº 402-FZ).

O documento primário é elaborado no momento da transação ou após sua conclusão como confirmação do fato da transação (artigo 3º do artigo 9º da Lei nº 402-FZ). Com base nos dados primários, os contadores fazem lançamentos.

Uma fatura, um ato de prestação de serviços de criação de um site, um certificado de contabilidade - todos estes são documentos primários que os contadores utilizam no seu trabalho diário. Existem muitos tipos de produtos primários e sua diversidade depende das características das atividades da empresa. Por exemplo, em empresa de transporte um dos principais tipos documentação primária Haverá um conhecimento de embarque e na biblioteca haverá um ato de baixa de literatura.

Os documentos primários devem ficar armazenados na empresa por pelo menos cinco anos, e o período começa a ser contado a partir do ano de referência (artigo 1º do artigo 29 da Lei nº 402-FZ). Ou seja, um documento datado de 03/07/2016 deve ser guardado pelo menos até 2021 inclusive. Os períodos de armazenamento separados para produtos primários são estabelecidos pela Lista aprovada pela Portaria do Ministério da Cultura de 25 de agosto de 2010 nº 558. Por segurança documentos contábeis As empresas costumam criar arquivos especiais.

O documento principal pode ser em papel ou eletrônico. Na prática, cada vez mais empresas estão utilizando o gerenciamento eletrônico de documentos (GED). Em particular, as empresas trocam contratos, faturas de pagamento, atos, guias de remessa e faturas.

EDI simplifica significativamente o procedimento de processamento documentos primários desde o momento da sua criação até o momento da contabilização, agiliza o trabalho entre as contrapartes. Grande vantagem - documentos eletrônicos não há necessidade de imprimi-lo se não contrariar a lei ou os termos do contrato (artigo 6º, artigo 9º da Lei nº 402).

O documento eletrônico é certificado por um profissional qualificado assinatura eletrônica. Se as partes tomarem a decisão apropriada, o documento primário pode ser assinado com uma assinatura simples ou não qualificada (carta do Departamento de Política Tributária e Aduaneira do Ministério das Finanças da Rússia datada de 12 de setembro de 2016 nº 03-03-06/ 2/53176).

A ausência de documentos primários em uma empresa pode acarretar uma multa grave de 10.000 a 30.000 rublos (artigo 120 do Código Tributário da Federação Russa). O Fisco também aplicará multa por erros de registro. Além disso, as pessoas responsáveis ​​​​pelo processamento de documentos podem ser multadas nos termos do artigo 15.11 do Código de Ofensas Administrativas da Federação Russa no valor de 2.000 a 3.000 rublos. Há outro perigo: se durante a auditoria o fisco não encontrar o documento necessário, eles podem remover de base tributária parte das despesas, portanto, a empresa terá que pagar adicional de imposto de renda.

Detalhes obrigatórios do documento primário

Somente o documento primário com todos os dados exigidos tem valor jurídico (artigo 4º do artigo 9º da Lei nº 402-FZ):

1. nome (por exemplo, “Ato de prestação de serviços”, “Ordem de pagamento”, “ Certificado contábil»);
2. data de compilação;
3. nome do originador do documento (por exemplo, OJSC SKB Kontur, LLC Soyuz, IP Ivanova E.V.);
4. conteúdo do documento ou transação comercial(por exemplo, “Serviços de acesso à Internet”, “Materiais transferidos para reciclagem”, “Pagamento de fatura de material de escritório”, “Juros vencidos ao abrigo do contrato de empréstimo”);
5. indicadores naturais e monetários (peças, metros, rublos, etc.);
6. cargos de responsabilidade (por exemplo, “Contador”, “Lojista”, “Gerente de RH”, “Chefe de Departamento de Vendas”, etc.);
7. assinaturas pessoais das partes.

Um documento devidamente executado ajudará, se necessário, processos judiciais, por exemplo, quando o comprador não paga a dívida ou tenta invalidar a transação. Mas um documento com erros ou assinaturas fictícias pode ser uma piada cruel - portanto, você nunca deve assinar para o fornecedor se ele de repente se esquecer de assinar. Armazene cuidadosamente todos os documentos primários e sempre verifique cuidadosamente todos os detalhes dos documentos recebidos.

Na prática, ainda é possível encontrar reclamações de clientes quanto à falta do selo. Lembramos que a partir de 07/04/2015 o selo foi cancelado para a maioria das organizações e pode ser utilizado à vontade (Lei Federal de 06/04/2015 nº 82-FZ). As informações sobre o selo da organização devem ser especificadas no estatuto. Se a contraparte insiste em colocar um carimbo, mas você não tem legalmente, você pode notificar a contraparte por escrito sobre sua ausência e fornecer um extrato da política contábil.

Formas de documentos primários

Em seu trabalho, você pode utilizar formulários unificados e próprios de documentos primários (cláusula 4º, artigo 9º da Lei Federal de 6 de dezembro de 2011 nº 402-FZ “Sobre Contabilidade”). Neste caso, um documento primário caseiro deve conter todos os dados necessários. Muitas empresas são obrigadas a desenvolver sua própria versão da lei de baixa de materiais, uma vez que não existe uma forma unificada do documento.

É permitida a utilização de um formulário combinado do documento primário, quando o formulário unificado for tomado como base e complementado com as colunas ou linhas necessárias. Neste caso, todos os detalhes obrigatórios devem ser preservados (Resolução do Comitê Estadual de Estatística da Federação Russa de 24 de março de 1999, nº 20).

A escolha da empresa quanto aos principais formulários utilizados deverá ser anotada em política contábil.

No processo de atividade pode surgir a necessidade de novos documentos primários, para que possam ser desenvolvidos e aprovados pela política contábil.

Prestar atenção! Como sua contraparte também pode usar um documento primário desenvolvido de forma independente, sua política contábil deve indicar que você também aceita esses documentos para fins contábeis.

Para a maioria dos documentos, você tem o direito de não usar formulários unificados, mas as transações em dinheiro devem ser executadas apenas de acordo com os formulários de documentos aprovados (informações do Ministério das Finanças da Federação Russa nº PZ-10/2012).

Tipos de documentos primários

Os especialistas podem encontrar os principais formatos de documentos primários em álbuns formulários unificados, aprovado por resoluções do Comitê Estadual de Estatística da Federação Russa. Aqui estão os mais comuns.

Documentos para contabilização de transações comerciais

• TORG-12;
• Etiqueta do produto;
• Documento de transferência universal.

Documentos para contabilização de ativos fixos

• OS-1 “Lei sobre aceitação e transferência de ativos fixos (exceto edifícios, estruturas)”;
• OS-4 “Lei sobre baixa de ativos fixos”;
• OS-6 “Cartão de inventário para registro de ativos fixos”.

Caixa registradora primária

As transações em dinheiro são processadas exclusivamente de acordo com o Procedimento transações em dinheiro(Instrução do Banco Central da Federação Russa datada de 11 de março de 2014 nº 3210-U). Você não pode, por exemplo, projetar “consumíveis” de forma livre ou desenvolver sua própria versão.

Os formulários de documentos de caixa primários são aprovados pela Resolução do Comitê Estadual de Estatística da Federação Russa datada de 18 de agosto de 1998, nº 88:

• KO-1 "Prikhodny" ordem de pagamento»;
• KO-2 “Ordem de despesas em dinheiro”;
• KO-3 “Diário de registro de entrada e saída de documentos monetários”;
• KO-4 “Livro Caixa”;
• KO-5 “Livro de registro aceito e emitido pelo caixa dinheiro».

Os documentos de caixa devem ser verificados com muito cuidado, pois tais documentos primários estão diretamente relacionados à movimentação de dinheiro e sempre atraem a atenção das autoridades fiscalizadoras. Por exemplo, as autoridades fiscais certamente prestarão atenção ao PKO, cujo valor excede 100.000 rublos. E tudo porque você não pode pagar em dinheiro a uma contraparte um valor superior a 100.000 rublos. A ausência de assinaturas nos documentos de caixa também será motivo de processos na Receita Federal.

Vamos resumir. Assim, os documentos primários são parte integrante da contabilidade e contabilidade fiscal. As transações não podem ser realizadas sem documentos comprovativos. Freqüentemente, os contadores criam lançamentos contábeis com base em uma cópia ou digitalização do documento principal. É muito importante substituir as cópias por documentos originais em tempo hábil, caso contrário as autoridades reguladoras poderão considerar a operação ou transação fictícia. Só os documentos elaborados nos termos da lei garantem a segurança e fiabilidade da contabilidade da empresa.

O documento primário é lavrado na mesma data da transação comercial. Por exemplo, uma comissão para serviços de gestão de caixa. O extrato e a ordem memorial devem ser emitidos no mesmo dia.

Via de regra, os documentos primários são elaborados em formulários unificados desenvolvidos Legislação russa. Mas nem todos os formulários são fornecidos; por exemplo, uma demonstração contábil é elaborada em forma livre. Porém, no momento do cadastro é necessário indicar informações obrigatórias: nome e dados da organização, título do documento, conteúdo da operação, nomes dos cargos, nomes dos funcionários, assinatura e carimbo da organização.

Por que a documentação primária é necessária? Principalmente para registrar todas as transações comerciais em andamento. A documentação pode ser interna ou externa. O interno é necessário para a contabilização e controle de todos os movimentos, por exemplo, um ativo imobilizado é transferido para operação - é lavrado um ato, que é o documento principal. A documentação externa é necessária para trabalhar com fornecedores e compradores, por exemplo, você emite uma fatura para pagamento ao comprador.

Existem também documentos primários para contabilização e pagamento de mão de obra, entre eles: ordens de contratação e demissão, mesa de pessoal, calendário de férias e outros. Também é fornecida documentação para contabilização de ativos fixos; por exemplo, um certificado de aceitação do sistema operacional, um cartão de inventário e outros. A documentação elaborada para registrar as transações em dinheiro contém documentos como relatório antecipado, recibo de dinheiro e ordem de pagamento.

Em alguns documentos primários, não são permitidas correções, por exemplo, em um extrato de conta corrente ou em ordem de pagamento. Mas, por exemplo, as faturas podem conter correções, mas ao lado delas deve haver a assinatura de quem fez a correção, a data e o carimbo da organização.

Fontes:

• qual é a documentação principal?
• Primário documentos contábeis em 2013

Dica 2: Quais documentos são primários na contabilidade

Os documentos primários em contabilidade são aqueles com base nos quais uma determinada transação comercial é formalizada no momento de sua conclusão ou imediatamente após sua conclusão. É nesta base que é realizada a contabilização adicional de transações específicas.

Você vai precisar

• fatura, ordem de pagamento, ato, certificado, aplicação, diário de registro, pedido, livro de contabilidade, lista, folha de ponto, aplicação, cartão de inventário, folha de pagamento, conta pessoal, etc.

Instruções

Documentos primários são a base inicial para começar contabilidade transações específicas e fazer lançamentos em registros contábeis. O documento principal é uma prova escrita de uma transação comercial, por exemplo, a emissão de dinheiro por conta, pagamento de mercadorias, etc.

Os formulários de documentação primária são aprovados pelo responsável do empreendimento, porém, todos os dados obrigatórios estabelecidos em lei devem estar presentes no documento.

Os documentos contábeis primários são compilados em papel e acompanhados de uma assinatura para identificar as pessoas que compilaram o documento. Se o documento for elaborado em formulário eletrônico, deve ser assinado eletronicamente.

Os formulários de documentos primários contidos em álbuns de formulários unificados não são de uso obrigatório, exceto para documentos de caixa estabelecidos por órgãos autorizados com base em.

Detalhes obrigatórios de documentos primários em contabilidade:
- nome do documento (fatura, ato, lista, despacho, etc.);
- data da transação (elaboração do documento);
- o conteúdo de uma transação comercial em valor e em termos físicos;
- o nome da organização em nome da qual este documento está sendo elaborado;
- dados das pessoas que realizaram a transação e são responsáveis ​​pela correta execução do documento (cargo, nome completo, assinatura).

Os documentos primários em contabilidade são divididos em documentos de acordo com:
- contabilidade e remuneração: ordem de trabalho, quadro de pessoal, horário de trabalho, certificado de viagem, certificado de emprego, contracheque etc.
- contabilização de ativos fixos: ato de aceitação e transferência, cartão de inventário, fatura de movimentação interna, livro de inventário, ato de ativos fixos, etc.
- contabilização de transações em dinheiro: livro caixa, relatório antecipado, ordem de recebimento de dinheiro, registro de documentos de dinheiro, ordem de recebimento de dinheiro, livro de contabilidade de caixa, etc.
- contabilização de reparos e trabalho de construção: atua na aceitação da obra concluída, suspensão da construção, comissionamento da estrutura; diário de trabalho geral; registro de trabalhos concluídos e outros documentos semelhantes.

Observe

Se, nos termos da lei, forem retirados documentos contabilísticos primários, são incluídas cópias desses documentos, feitas nos termos da lei, em vez dos originais nos documentos contabilísticos.

Conselhos úteis

Se necessário, colunas e linhas adicionais poderão ser incluídas no formulário padrão, que é determinado por certos tipos de atividade econômica.

Fontes:

• Direito Contábil
• Documentos resumidos são emitidos com base em previamente

Pessoas jurídicas– empresas, organizações, vários tipos de instituições e bancos estão em constante comunicação entre si no exercício das suas atividades. A comunicação empresarial é realizada por meio de diversos documentos: cartas, solicitações, demandas, ordens de pagamento, etc.

Quais são os detalhes?

Requisitos – do latim requisitum – “necessários”, é um conjunto de informações e dados estabelecidos por normas para um determinado tipo de documento, sem especificar quais. este tipo os documentos não terão força legal e não podem ser considerados base para transações e transações. Em outras palavras, por mais oficial que seja o nome do documento, se ele não tiver detalhes obrigatórios, pode ser considerado apenas um pedaço de papel ao qual ninguém é obrigado a responder. Portanto, os detalhes em obrigatório indicado em qualquer documento.

Alguns detalhes são indicados apenas em documentos de um tipo, e alguns são obrigatórios para qualquer documento comercial. Estes últimos incluem: o nome da organização, a data em que o documento foi elaborado e o seu nome. O nome da organização deve indicar seu nome abreviado e completo de acordo com os documentos constitutivos, forma organizacional e jurídica. A data de elaboração do documento é indicada tanto em formato digital como verbal-digital. O nome do documento é indicado em todos os casos, com exceção de uma carta comercial.

Além dos obrigatórios, são utilizados dados especiais contábeis e bancários estabelecidos para um tipo de documento. Os documentos contábeis indicam: o nome e endereço da empresa; seus dados bancários; indicação das partes da transação - participantes da transação comercial; seu nome, conteúdo e fundamento; o valor da transação em dinheiro ou em espécie.

O setor bancário inclui: número da conta corrente da empresa; o nome do banco onde é atendido e seu endereço; código do banco - BIC e sua conta correspondente. EM dados bancários Devem também ser indicados o NIF da empresa e do banco, os códigos KPP e OKPO.

Colocando detalhes no documento

Para cada item em tipos diferentes os documentos possuem campo próprio para colocação. A composição dos detalhes e os requisitos para sua execução em cada caso são estabelecidos por normas. Os detalhes que consistem em várias linhas são impressos com espaçamento de uma linha. Os detalhes são separados por espaçamento de duas ou três linhas.

O mesmo se aplica aos formulários documentais, para os quais estão previstos requisitos especiais para a sua produção, registo e armazenamento, especialmente aqueles em que é reproduzido o Emblema do Estado. Federação Russa, bem como brasões das entidades constituintes da Federação Russa. Esta medida é necessária porque os dados indicados nos formulários fazem deles um documento com força legal, do qual os fraudadores podem aproveitar.

Dica 4: Quais documentos são necessários para se candidatar a uma vaga de emprego?

Os documentos devidamente elaborados para um novo trabalhador no momento da contratação são uma garantia de que posteriormente não terá problemas no cálculo da sua pensão e que o empregador não terá problemas com a comissão do trabalho e a inspecção fiscal. O principal documento que confirma experiência de trabalho, é um livro de trabalho.

As especificidades do trabalho em algumas empresas exigem a apresentação de quaisquer outros documentos adicionais. Esses casos estão estipulados no Código do Trabalho da Federação Russa, regulamentos, Decretos presidenciais e resoluções do Governo. Os oficiais de RH não têm o direito de exigir outros documentos não especificados por lei. O mesmo se aplica à exigência de registro permanente no local deste empreendimento. Mas peça um certificado forma estabelecida O empregador tem o direito de saber sobre o seu estado de saúde. Para profissões relacionadas à alimentação e serviços ao consumidor, também é obrigatória a posse de atestado sanitário e médico. Caso seja contratado pessoa com deficiência, poderá ser exigida carta de recomendação da VTEK, e caso a atividade laboral do novo funcionário esteja relacionada a segredos comerciais ou de Estado, poderá ser exigida a apresentação de recibo e demais documentos que comprovem sua admissão.

Na falta de documentos devidamente assinados que comprovem as despesas da organização, estas despesas não podem ser tidas em consideração na determinação do lucro tributável. Que requisitos os documentos contábeis primários devem atender para certificar os custos reais incorridos?

Objetivo do “primário” O Código Tributário (artigo 1.º, artigo 252.º) confere ao contribuinte o direito, no cálculo do imposto sobre o rendimento, de reduzir os rendimentos recebidos pelo valor das despesas incorridas (exceto as despesas previstas no artigo 270.º do Código Tributário). Ao mesmo tempo, o Código revela o conceito de “despesas” para efeitos de cálculo do imposto sobre o rendimento: as despesas são reconhecidas como despesas justificadas e documentadas (e nos casos previstos no artigo 265.º do Código Tributário, perdas) incorridas (incorridas) pelo contribuinte (n.º 1 do artigo 252.º do Código Tributário).

Ao mesmo tempo, despesas documentadas significam despesas confirmadas por documentos elaborados de acordo com a legislação russa, ou documentos elaborados de acordo com os costumes comerciais aplicados em um estado estrangeiro (se forem realizados no território do mesmo estado estrangeiro). Os documentos comprovativos incluem também documentos que indiquem indiretamente as despesas incorridas (declaração aduaneira, ordem de viagem de negócios, documentos de viagem, relatório dos trabalhos executados nos termos do contrato). Mas ao atribuir custos às despesas, deve-se levar em consideração que elas devem ser incorridas para a realização de atividades voltadas à geração de receitas.

O Código Tributário não estabelece uma lista de documentos que devem ser elaborados quando o contribuinte realiza despesas, nem estabelece requisitos para a execução de tais documentos e o procedimento para o seu preenchimento.

No entanto, o n.º 1 do artigo 313.º do Código contém a regra: “Os contribuintes calculam a base tributável com base nos resultados de cada período de reporte (imposto) com base nos dados contabilísticos fiscais”. A contabilidade tributária, nos termos do Código, é entendida como um sistema de síntese de informações para determinar base tributária para impostos com base em dados de documentos primários, que devem ser agrupados pela organização de acordo com o procedimento previsto no Código Tributário. Observe que o Código também não fornece uma definição do termo “documento primário” em si.

A verdade está na contabilidade Passemos ao disposto no n.º 3 do artigo 313.º Código Tributário(“Se os registos contabilísticos contiverem informação insuficiente para determinar a base tributável de acordo com os requisitos deste capítulo...”) e o n.º 9 do mesmo artigo (“Confirmação de dados contabilísticos fiscais são”, incluindo, “documentos contabilísticos primários (incluindo certificado de contador)"). Uma interpretação conjunta destas regras permite-nos concluir que a contabilidade fiscal é efectuada com base em dados de documentos contabilísticos primários.

Com base no n.º 1 do artigo 11.º do Código Tributário, o termo “documento contabilístico primário” (bem como o documento primário em termos de cálculo do imposto sobre o rendimento) deve ser utilizado no sentido que lhe é atribuído no artigo 9.º da Lei de 21 de novembro de 1996 nº 129- Lei Federal “Sobre Contabilidade”. Um documento contábil primário é um documento de apoio elaborado para confirmar que uma organização realizou cada transação comercial. Conclui-se assim que só é lícito contabilizar as despesas do contribuinte como despesas se existirem documentos contabilísticos primários devidamente elaborados. Esta posição consta da carta do Ministério das Finanças de 25 de junho de 2007 nº 03-03-06/1/392.

A Lei nº 129-FZ no artigo 9º estabelece a exigência de execução obrigatória de documentos comprovativos quando uma organização realiza operações comerciais e, denominando esses documentos de “documentos contábeis primários”, estabelece o procedimento para sua execução e os requisitos para seu preenchimento. A lei introduz o conceito de “álbum de formulários unificados de documentação contábil primária” e permite a utilização de formulários não previstos nesses álbuns.

De acordo com o Decreto do Governo da Federação Russa datado de 8 de julho de 1997 nº 835 “Sobre documentos contábeis primários”, a fim de implementar as disposições da Lei nº 129-FZ, o Comitê Estadual de Estatística é encarregado das funções desenvolver e aprovar álbuns de formulários unificados de documentação contábil primária e suas versões eletrônicas.

Assim, o Comitê Estadual de Estatística aprovou formas unificadas de documentação contábil primária acordadas com o Ministério das Finanças e o Ministério da Economia para a contabilização do trabalho e seu pagamento (Resolução do Comitê Estadual de Estatística da Federação Russa de 5 de janeiro de 2004 No. 1), para a contabilização das transações comerciais, bem como para a contabilização das liquidações em dinheiro com a população na realização de operações comerciais utilizando KKM (Decreto do Comitê Estadual de Estatística de 25 de dezembro de 1998 nº 132), sobre a contabilização de fixo ativos (Decreto da Comissão Estadual de Estatística de 21 de janeiro de 2003 nº 7).

Por exemplo, um dos formulários unificados aprovados é a guia de remessa (formulário nº TORG-12), que é usada para registrar a venda (emissão) de mercadorias bens materiais a uma organização terceirizada e, ao mesmo tempo, é o principal documento contábil que confirma os custos incorridos. Existem também formas unificadas de documentação para registros de pessoal, como ordens (instruções) sobre incentivos aos funcionários.

Modelo legislativo Assim, se o formulário de um documento contábil primário específico estiver previsto nos álbuns de formulários unificados de documentação contábil primária, então, para aceitá-lo para contabilização como um documento que comprove a conclusão de uma determinada transação comercial, ele deve ser elaborado. de acordo com o formulário contido nos álbuns especificados (cartas do Serviço de Impostos Federais da cidade de Moscou datadas de 25 de julho de 2005 nº 20-12/53147, datadas de 14 de novembro de 2006 nº 20-12/100253, datadas de 18 de outubro, 2006 nº 20-12/92228, datado de 16 de agosto de 2006 nº 20-12/72393).

Se uma organização omitiu os detalhes necessários dos formulários unificados de documentação contábil primária aprovados pelo Goskomstat, então, para fins de contabilidade fiscal, os custos incorridos por ela não podem ser reconhecidos como documentados com base apenas nesses documentos primários.

Consequentemente, estes custos do contribuinte não podem ser tidos em conta no cálculo do imposto sobre o rendimento - esta é a opinião das autoridades fiscais (cartas do Departamento de Tributação de Moscovo de 18 de fevereiro de 2004 n.º 26-08/10738, de 11 de julho , 2003 nº 26-08/38889, carta do Ministério de Impostos da Federação Russa datada de 15 de maio de 2003 nº 02-4-08/184-S827).

Mas os árbitros nem sempre concordam com as autoridades fiscais. Existem decisões de tribunais arbitrais que indicam que documentos lavrados em forma não prevista nos álbuns de formas unificadas de documentação contábil primária podem comprovar despesas incorridas se o “primário” contiver todos os dados obrigatórios previstos no parágrafo 2º do artigo 9º da Lei nº 129-FZ.

Por exemplo, ao tomar uma decisão a favor da organização, o tribunal arbitral do Distrito de Moscou partiu do fato de que as despesas incorridas pela empresa foram confirmadas por outros documentos. Apesar de os documentos contábeis primários serem relatórios antecipados, os atos de baixa de bens materiais não são elaborados de forma unificada e aprovada (e, além disso, em unilateralmente), no entanto, os documentos apresentados pelo réu contêm informações necessárias à resolução de questões tributárias. Atendem aos requisitos da Lei nº 129-FZ (cláusula 2º do artigo 9º), pois contêm detalhes obrigatórios (Resolução do Serviço Federal Antimonopólio do Distrito de Moscou de 13 de janeiro de 2004 nº KA-A40/10978-03 . - A versão completa do documento pode ser encontrada no sistema de referência jurídica ConsultantPlus).

Aqui está um exemplo decisão judicial, segundo o qual a violação da forma unificada do documento contábil primário (mesmo na ausência de detalhes obrigatórios) não refuta a legalidade da aceitação de despesas. As faturas emitidas ao requerente (organização) pelo empresário não continham indicadores de transações comerciais em termos monetários, nomes dos funcionários responsáveis ​​​​pela execução da transação comercial e a regularidade da sua execução foi utilizada uma fatura que não estava prevista; no álbum de formas unificadas. O tribunal, defendendo a parte do contribuinte, indicou que as despesas por ele efetuadas foram comprovadas pela totalidade dos documentos apresentados. A saber: um contrato de compra e venda de bens, um anexo sobre a fixação do preço dos bens vendidos pelo contratante, ordens de pagamento, faturas, certificados de trabalhos executados para o fornecimento de bens, faturas com base nas quais o empresário pagou as mercadorias (decisão do Serviço Federal Antimonopólio do Distrito de Moscou de 24 de abril de 2007 nº KA-A41/3090-07).

Nenhum formulário fornecido Os documentos contábeis primários, cuja forma não esteja prevista nos álbuns de formas unificadas de documentação contábil primária, devem conter os seguintes dados obrigatórios: o nome do documento, a data de sua elaboração, o nome da organização - o “ compilador” do documento, o conteúdo da transação comercial e suas medidas (em espécie e em termos monetários). Os dados obrigatórios incluem também os nomes dos cargos e as assinaturas pessoais dos responsáveis ​​​​pela execução da operação comercial e pela regularidade da sua execução (artigo 2.º do artigo 9.º da Lei n.º 129-FZ). A presença de dados obrigatórios nos dados primários tem sido repetidamente indicada tanto pelo Ministério das Finanças (carta de 30 de março de 2005 nº 07-05-07/2) quanto pelas autoridades fiscais (cartas do Serviço Fiscal Federal de Moscou datadas 18 de janeiro de 2007 nº 21-11/[email protected], datado de 19 de maio de 2006 nº 20-12/43886@).

De acordo com o Regulamento de Contabilidade e Reporte (aprovado pelo Ministério das Finanças de 29 de julho de 1998 nº 34n), dependendo da natureza da operação, dos requisitos do Regulamento, instruções metodológicas sobre contabilidade e tecnologia para processamento de informações contábeis, detalhes adicionais podem ser incluídos nos documentos primários.

Mas por vezes os tribunais, ao considerarem litígios fiscais, aceitam como prova que fundamenta a posição do contribuinte documentos contabilísticos primários que não contêm detalhes obrigatórios separados. Então, por exemplo, Tribunal de arbitragem A cidade de Moscou indicou que a ausência nas faturas, cujo formulário não consta dos álbuns dos formulários unificados, dos dados exigidos, nos termos do parágrafo 2º do artigo 9º da Lei nº 129-FZ, não pode ser qualificada como um falta de provas documentais das despesas incorridas (decisão do Serviço Federal Antimonopólio do Distrito de Moscou de 24 de abril de 2007 nº KA-A41/3090-07).

Eu também gostaria de observar que inspecções fiscais muitas vezes, as empresas são ilegalmente obrigadas a fornecer documentos primários que não são realmente obrigados a ter devido à natureza das suas atividades. Então, para confirmar despesas com gasolina, documentos primários - guias de transporte- só deve ser realizado por organizações que cumpram dois critérios: trabalhar no transporte rodoviário e ser remetentes e destinatários de mercadorias transportadas por estrada. Isto decorre dos parágrafos 1.2 e 2 da Resolução Goskomstat nº 78 de 28 de novembro de 1997 “Sobre a aprovação de formas unificadas de documentação contábil primária para registrar o trabalho de máquinas e mecanismos de construção, trabalho no transporte rodoviário”. Enquanto os fiscais “equivocados” tentam encontrar os culpados entre organizações que não estão relacionadas às características indicadas (resoluções do Serviço Federal Antimonopólio do Distrito de Moscou de 5 de junho de 2007 nº KA-A40/4867-07, de setembro 25 de março de 2007 nº KA-A41/ 9866-07, datado de 19 de março de 2007 nº KA-A40/1804-07).

As transações comerciais das empresas são documentadas contabilidade primária. A gravação é feita no momento da transação ou imediatamente após a sua conclusão. As empresas preenchem formulários primários de forma contínua, documentando todos os objetos e operações.

Os documentos são mantidos em papel ou eletronicamente com posterior envio para mídia de papel. Se formulário eletrônico certificado por assinatura, a mídia em papel é uma cópia. A partir de 19 de junho de 2015, o fluxo eletrônico de documentos será permitido entre empresas que tenham acordo mútuo.

Definição e conceito desta documentação

Documentos primários significam formulários, com base no qual eles levam em conta:

• Recepção e emissão de itens de estoque, dinheiro e outros ativos envolvidos nas atividades comerciais.
• Registro de recebimento de ativo imobilizado.
• Emissão de fundos contábeis, títulos, meio de remuneração.
• Cadastro de serviços prestados e trabalhos executados.
• Manter registros de pessoal.
• Outras ações e operações do empreendimento.

Para obter informações sobre o que são documentos contábeis primários, veja o vídeo a seguir:

Regulamentação legislativa da questão e regras básicas de registro

O procedimento de preparação e manutenção da documentação primária é regulamentado pela Lei “Sobre Contabilidade”.

A composição das informações nos documentos deve ser tratada com responsabilidade. Documentos são a base demonstrações financeiras e tributação.

Os formulários são juridicamente vinculativos se os detalhes necessários estiverem disponíveis:

• Nome do formulário.
• Data de compilação.
• Dados de uma entidade económica.
• Conteúdo da operação.
• Expressão natural e monetária do facto da actividade económica.
• Dados da pessoa que certificou o documento.
• Assinatura do responsável.

A ausência de algum dos dados não permite a utilização do documento na contabilidade. Os dados contábeis primários devem ser documentados e justificados economicamente.

Ao compilar formulários, os funcionários da empresa podem cometer erros e imprecisões.

Permitido corrigindo uma entrada errada na seguinte ordem:

• Riscando texto incorreto. Os dados de erro devem ser legíveis.
• Inserindo a entrada correta ao lado e comentando: “Verdadeiro” ou “Acredite no corrigido”.
• Indicando a data da correção.
• Certificação do texto com assinatura com transcrição dos dados de quem fez as correções.

Devido à possibilidade de preenchimento de um formulário datilografado e manualmente, as correções também podem ser feitas em documentos impressos em programas especializados.

Documentos primários pode ter formas incorretas de execução no formulário:

• Sem selo. Devido à introdução do pressuposto de que é possível preparar documentação sem o uso de selo, uma empresa pode emitir formulários sem carimbo. Para evitar reclamações por parte das autoridades fiscais, o direito deve ser consagrado em atos e acordos internos locais.
• Assinatura de fac-símile. O direito de utilização de fac-símiles deve ser acordado com os parceiros. Autoridades fiscais Eles não aceitam documentos de fax.
• Assinaturas de pessoas não especificadas nos pedidos. Este descuido pode ser corrigido indicando o direito de assinatura de documentos por parte dos elaboradores dos formulários.

Pela ausência de documentos contábeis ou utilização de formulários compilados com dados insuficientes e utilizados na tributação, é aplicada multa nos termos do art. 120 Código Tributário da Federação Russa.

Se você ainda não registrou uma organização, então maneira mais fácil faça isso usando serviços on-line, que o ajudará a gerar todos os documentos necessários gratuitamente: Se você já tem uma organização e está pensando em como simplificar e automatizar a contabilidade e os relatórios, os seguintes serviços online virão em seu socorro, que substituirão completamente um contador em sua empresa e economize muito tempo e dinheiro. Todos os relatórios são gerados automaticamente, assinados eletronicamente e enviados automaticamente online. É ideal para empreendedores individuais ou LLCs no sistema tributário simplificado, UTII, PSN, TS, OSNO.
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Recursos de criação de formulários

A empresa pode utilizar formulários padronizados ou desenvolvê-los de forma independente.

Lista de documentos aplicáveis aprovado no anexo à política contabilística da empresa.

Não permitido desenvolver documentos de forma independente para manter:

1. Contabilidade de caixa.
2. Cálculos usando a técnica PKM.
3. Transporte de transporte.

Outros documentos desenvolvidos pelos ministérios para uso altamente especializado não são substituídos. Por exemplo, as empresas não alteram os formulários padrão aprovados pelo Ministério dos Transportes.

A prática mostra que as empresas usam predominantemente formulários unificados. Quando uma empresa desenvolve seus próprios formulários contábeis o procedimento é seguido:

• Inclusão de detalhes necessários.
• Aprovação dos formulários de acordo com o fluxo documental estabelecido pela política contábil.
• Informar a Receita Federal sobre a utilização dos formulários.
• Coordenação de formulários de documentos com parceiros e anexo de formulários ao contrato. Para os parceiros que utilizam formulários para cálculo de impostos, é necessário ter a confirmação da legalidade e força jurídica dos documentos.

Tipos de formulários usados depende do perfil do empreendimento.

O que está incluído na lista desses documentos

Formulários contábeis primários agrupados por tipo de operação.

Empresas em contabilidade usar:

Um grupo significativo de documentos primários destina-se à manutenção de registros de pessoal.

Prazo de validade

A empresa deve garantir a segurança dos documentos contábeis primários por 5 anos. Podem ser necessários formulários para esclarecer dados e confirmar a exatidão da contabilidade e do pagamento de impostos ao orçamento durante uma auditoria.

As exceções incluem formulários de confirmação de pagamentos remunerações funcionários. Cartões de conta, ordens de pessoal e extratos são armazenados por 75 anos.

O armazenamento é realizado pela empresa ou pelo arquivo municipal.

As nuances da circulação desses documentos estão descritas no vídeo a seguir:

Os documentos contábeis primários são importantes tanto em questões contábeis quanto na determinação do volume obrigações fiscais. É importante que o especialista da empresa responsável pela elaboração dos documentos contábeis primários compreenda claramente o conteúdo e a forma de tais documentos, bem como conheça as especificidades da manutenção dos registros contábeis.

O papel do documento primário na contabilidade

Documentos primários são documentos com os quais a empresa formaliza os acontecimentos económicos ocorridos na empresa (artigo 1.º do artigo 9.º da Lei “Da Contabilidade” de 6 de dezembro de 2011 n.º 402-FZ).

A primeira coisa que os contadores de qualquer organização devem entender claramente é que hoje não existe uma lista específica obrigatória de formulários para documentos contábeis primários. Qualquer empresa determina por si mesma as formas dos documentos primários dependendo da finalidade de sua utilização.

No entanto, para tais documentos está legalmente estabelecida uma lista de dados obrigatórios (artigo 2º do artigo 9º da Lei nº 402-FZ).

IMPORTANTE! Os formulários utilizados na contabilidade devem ser fixados na política contábil da organização (cláusula 4 do PBU 21/2008, aprovado por despacho do Ministério das Finanças da Federação Russa de 6 de outubro de 2008 nº 106n).

Lista de possíveis documentos contábeis primários

A lista de documentos contábeis primários em 2018-2019 pode ser a seguinte:

1. Lista de embalagem. Este é um documento que reflete a lista de itens de estoque transferidos. A fatura é emitida em 2 vias e contém informações que posteriormente são refletidas na fatura. A fatura é assinada por representantes de ambas as partes envolvidas na transação e certificada com selo (caso a empresa o utilize em sua prática).

1. Certificado de aceitação. É elaborado após a conclusão de determinadas obras (serviços) para confirmar que o resultado da obra atende aos requisitos originais do contrato.

Veja um exemplo de tal ato.

1. Documentos primários para pagamento de salários ao pessoal (por exemplo, recibos de vencimento).

Para obter mais informações sobre essas declarações, consulte o artigo “Amostra de preenchimento do extrato da folha de pagamento T 49” .

1. Documentos relativos à presença de ativo imobilizado - aqui a empresa pode elaborar tal documentação a partir da lista de documentos contábeis primários:

• Certificado de aceitação e transferência de ativo imobilizado no formulário OS-1 - mediante recebimento ou alienação de objeto não relacionado a edifícios ou estruturas.

Para mais informações sobre este ato, consulte o material “Formulário unificado nº OS-1 - Certificado de aceitação e transferência de ativos fixos” .

• Se o ativo imobilizado for um edifício ou estrutura, seu recebimento ou alienação é formalizado por meio de ato no formulário OS-1a.

Para mais detalhes, consulte o artigo “Formulário unificado nº OS-1a - formulário e amostra” .

• A baixa de um ativo é formalizada por ato no formato OS-4.

Para mais detalhes, veja o material “Formulário unificado nº OS-4 - Lei sobre o descomissionamento de um ativo” .

• Caso seja necessário documentar o fato do inventário realizado, um lista de inventário SO no formato INV-1.

Para obter mais informações sobre esse documento primário, consulte o artigo “Formulário unificado nº INV-1 - formulário e amostra” .

• Caso o inventário tenha sido realizado em relação a ativos intangíveis, o inventário será elaborado conforme formulário INV-1a.

Para mais informações, consulte o material “Formulário unificado nº INV-1a - formulário e amostra” .

1. Um grupo separado de documentos primários são os documentos de caixa. Estes incluem, em particular, a seguinte lista de documentos contábeis primários para 2018-2019:

• Receber ordem de pagamento.

Para mais informações sobre sua compilação, consulte o artigo “Como é preenchido um pedido de recebimento de dinheiro (PKO)?” .

• Ordem de pagamento de despesas.

1. Ordem de pagamento.

Leia sobre as regras para preparar este documento.

1. Relatório antecipado.

1. O ato de compensar reivindicações mútuas.

Leia sobre as especificidades do uso deste documento.

1. Certidão contábil.

Para informações sobre os princípios de seu desenho, consulte o material “Certificado contábil de correção de erros - amostra”.

A lista acima não esgota todo o escopo dos documentos primários utilizados na contabilidade, podendo ser ampliada dependendo das características da contabilidade realizada em cada organização específica.

IMPORTANTE! Não são documentos contábeis primários da lista 2018-2019 - a lista foi proposta acima:

• Acordo. Este é um documento que estipula os direitos, obrigações e responsabilidades das partes envolvidas na transação, os termos e procedimentos de pagamento, condições especiais Seus dados são utilizados para organizar a contabilidade com base na análise de liquidações com contrapartes, mas ele próprio não gera transações contábeis.
• Verificar. Este documento reflete o valor que o comprador concorda em pagar ao aceitar os termos do fornecedor. A fatura pode conter Informações adicionais nos termos da transação (prazos, procedimentos de pagamento e entrega, etc.), ou seja, complementa o contrato.
• Fatura. Este documento é elaborado para efeitos fiscais, uma vez que, com base nele, os compradores aceitam para dedução os montantes de IVA apresentados pelos fornecedores (cláusula 1 do artigo 169.º do Código Tributário da Federação Russa). Assim, na ausência de outros documentos que caracterizem uma determinada transação, será impossível confirmar as despesas desta transação com uma fatura (carta do Ministério das Finanças da Federação Russa de 25 de junho de 2007 nº 03-03-06/ 1/392, Serviço Fiscal Federal de 31 de março de 2006 nº 02-3 -08/31, Resolução do Serviço Federal Antimonopólio do Distrito da Sibéria Oriental de 19 de abril de 2006 nº A78-4606/05-S2-20/ 317-F02-1135/06-S1).

Deve-se ter em mente que os formulários unificados de documentos contábeis primários constantes da lista não são de uso obrigatório, uma vez que desde 2013 (após a adoção da Lei nº 402-FZ), os formulários desses formulários podem ser desenvolvidos de forma independente. Mas na maioria dos casos eles continuam a ser usados. Portanto, em 2018-2019, a lista de formas unificadas de documentos contábeis primários contida nas resoluções do Comitê Estadual de Estatística continua relevante.

Que informações os formulários dos documentos primários devem conter?

Apesar de atualmente não existirem documentos primários obrigatórios para todos os formulários, o legislador estabeleceu requisitos para o conteúdo de tais documentos. A lista de dados obrigatórios que devem constar de cada documento primário consta do § 2º do art. 9º da Lei nº 402-FZ. São eles, em particular:

• título do documento;
• a data em que tal documento foi lavrado;
• informações sobre quem elaborou o documento (nome da empresa ou empresário individual);
• a essência do fato da vida econômica formalizado por este documento;
• características monetárias, numéricas, medidas do evento ocorrido (por exemplo, em que volume, em quais unidades e por qual quantidade os produtos foram vendidos aos clientes);
• informações sobre os especialistas responsáveis ​​que documentaram o evento, bem como as assinaturas desses especialistas.

Documentos primários e registros contábeis

Como os documentos contábeis primários podem ser classificados?

Se o documento primário foi emitido pela própria empresa, ele pode pertencer ao grupo dos internos ou ao grupo dos externos. Um documento elaborado dentro da empresa e que estende seus efeitos à empresa compiladora é um documento primário interno. Se o documento foi recebido de fora (ou compilado pela empresa e emitido para fora), então será um documento primário externo.

Os documentos internos da empresa estão divididos nas seguintes categorias:

• Documentos administrativos primários são aqueles com os quais uma empresa dá ordens a qualquer uma das suas unidades estruturais ou funcionários. Esta categoria inclui pedidos da empresa, instruções, etc.
• Documentos primários executivos. Neles, a empresa reflete o fato de ter ocorrido determinado evento econômico.
• Documentos registro contábil. Com a ajuda deles, a empresa sistematiza e resume informações contidas em outros documentos administrativos e de apoio.

Após um evento comercial ter sido documentado como documento primário, é necessário refletir o evento nos registros contábeis. Eles, na verdade, são portadores de informações ordenadas; acumulam e distribuem as características e indicadores das transações comerciais.

Por aparência Os seguintes registros são diferenciados:

• livros;
• cartões;
• lençóis grátis.

Com base no método de manutenção do cadastro, distinguem-se os seguintes grupos:

• Registros cronológicos. Eles registram os eventos que aconteceram sequencialmente - do primeiro ao último.
• Registros sistemáticos. Neles, a empresa classifica as transações concluídas por conteúdo econômico (por exemplo, livro caixa).
• Registros combinados.

De acordo com o critério do conteúdo da informação reflectida nos registos, distinguem-se:

• registros sintéticos (por exemplo, um pedido de diário);
• registros analíticos (folha de pagamento);
• registos combinados, no âmbito dos quais a empresa realiza contabilidade sintética e analítica.

Leia mais sobre registros contábeis veja o artigo “Registros contábeis (formulários, amostras)” .

Resultados

Actualmente, não existem formulários e listas obrigatórias de documentos contabilísticos primários: qualquer entidade empresarial tem o direito de determinar de forma independente os formulários de documentos primários que utilizará nas suas actividades.

Ao mesmo tempo, os documentos contábeis primários mais comuns são aqueles que possuem análogos entre os formulários unificados aprovados pelo Comitê Estadual de Estatística.

Após a elaboração do documento primário, é necessário transferir as informações dele para o registro contábil.