Documentos de relatórios primários. Contabilidade primária. Esclarecimentos sobre o relatório de reconciliação

Os requisitos contidos na Lei “Da Contabilidade” estabelecem que todo facto da vida económica está sujeito a registo em documento contabilístico primário. O que constitui um “documento primário”, como é elaborado e a quem na empresa deve ser confiada a responsabilidade pela preparação dos documentos, consideraremos no artigo.

O que é documentação primária e para que finalidade ela é compilada?

O documento principal é a documentação que confirma a implementação das transações comerciais. Os documentos devem ser elaborados na mesma sequência dos eventos ocorridos.

Cadastro documentos primários em contabilidade são requisito necessário conduzindo contabilidade econômica. No entanto, hoje os requisitos para documentação primária outros completamente diferentes são apresentados. Assim, a partir de 2013, a obrigatoriedade de utilização de formulários unificados de documentos básicos contabilidade cancelado. Agora as empresas têm a opção de utilizar em suas atividades documentos já desenvolvidos pelo Estado ou aprová-los de forma independente, levando em consideração as necessidades da organização. No entanto, no caso de a utilização do documento primário ser determinada não pelo Goskomstat, mas por outros documentos regulatórios, por exemplo, “Ordem de conduta transações em dinheiro", esses formulários são obrigatórios.

A importância dos documentos contábeis primários de uma organização não pode ser subestimada. Os erros identificados nos dados primários não nos permitem determinar a base tributária correta necessária para o cálculo do pagamento de impostos. Com isso, podem surgir não apenas mal-entendidos com a fiscalização, mas também motivos para aplicação de penalidades.

Para que a empresa não tenha que defender a sua posição num litígio com o fisco, é necessário prestar bastante atenção ao procedimento de preparação dos documentos contabilísticos.

Requisitos para registro do “primário”

O principal requisito para o registro do “primário” é a presença obrigatória de todos os dados.

Todos os documentos contidos no Álbum de Documentos Unificados já contêm informações obrigatórias. Porém, caso a empresa utilize formulários próprios, é necessário garantir que eles contenham todas as informações que devem ser divulgadas.

Na maior parte, cada documento primário consiste em três partes:

• Cabeçalho;
• Parte principal;
• Parte do projeto.

O cabeçalho destina-se a refletir informação sobre o documento em elaboração, a entidade que o emitiu e a sua contraparte, nomeadamente:

• Nome do documento primário;
• O código deste formulário está de acordo com o classificador OKUD. Na prática, este campo muitas vezes fica em branco devido ao fato de não haver sanções por parte do fisco para isso;
• A data do facto consumado da vida económica;
• Nome da organização que compilou o documento;
• Código da organização de acordo com o classificador OKPO;
• Nome da unidade responsável pela transação comercial (indicado se disponível);
• O nome da unidade de medida de acordo com o classificador OKEI, bem como a moeda da transação realizada.

A parte principal do documento contábil primário pode ser apresentada em formato tabular e de texto. Este elemento do documento exige que as seguintes credenciais sejam refletidas:

• Conteúdo detalhado do fato da vida econômica ocorrido. A empresa deverá redigir este ponto de forma a conter o máximo de informação útil num mínimo de palavras;
• Códigos e indicadores em termos monetários e físicos.
• Os valores da transação e, se houver imposto, são apresentados em linha separada.

A última etapa da elaboração do documento primário é a coleta de assinaturas dos responsáveis ​​​​pelo fato da vida econômica. Além do nome completo do colaborador, é necessário indicar:

• Cargos dos colaboradores responsáveis ​​​​pela correta execução do documento, pela integralidade e veracidade das informações nele refletidas;
• Assinaturas originais das partes;
• A data de elaboração do documento primário, o cargo do próprio executor da operação, sua assinatura e nome completo, bem como dados de contato.

Preciso de um selo nos documentos contábeis primários?

Na elaboração de documentos contábeis, surgem muitas dúvidas em relação à impressão do selo. As dúvidas das organizações tornaram-se especialmente relevantes depois que a exigência da presença obrigatória do selo foi cancelada em 2015.

Quanto a uma determinada lista de documentos primários nos quais é necessária a impressão do selo, na prática este requisito é implementado em vários casos:

1. Quando o documento contiver a designação “M.P.”, indicando o local de impressão do selo;
2. Quando o requisito de uma impressão for determinado ao nível da legislação russa;
3. Quando a exigência de impressão estiver prevista no documento primário.

No entanto, é importante observar que determinar se a impressão é exigida ou não em um documento primário específico é necessário apenas para as empresas que continuam a conduzir seus negócios por meio da impressão.

Erros típicos na documentação primária

Devido ao fato de que com base no primário documentação contábil A empresa forma uma base tributária e calcula os impostos; os fiscais monitoram de perto a veracidade dos documentos e a veracidade das informações neles refletidas. Maioria erros típicos ao preparar o “primário” são:

• Utilização de formulários não aprovados pela empresa. Quando a inspecção fiscal chega a uma organização com uma auditoria, o primeiro documento que pedem é política contábil. É nele que deve ser registrado o fato da utilização de formulários documentais desenvolvidos de forma independente;
• Ausência de dados de divulgação obrigatória no formulário;
• Ausência de informações obrigatórias nas células do formulário;
• Erros aritméticos durante a compilação. Essa violação muitas vezes ocorre apenas no formulário “primário”, que é preenchido não eletronicamente, mas manualmente, desde a formação de um documento por meio de programas de computador ajuda a evitar erros nos cálculos;
• A correção foi efetuada em documentação de caixa contrariando as exigências legais;
• Nas células de preenchimento obrigatório, mas para as quais faltam informações ou os valores numéricos dos indicadores são iguais a zero, não são colocados travessões.
• O documento foi assinado por uma pessoa não autorizada. Na prática, a empresa deve ter uma ordem do gestor definindo a lista de pessoas que têm o direito de assinar determinados documentos primários. documentos contábeis.

Assim, se o “documento primário” for assinado por pessoa que não tenha esse direito, o documento é considerado inválido e não tem valor jurídico.

Como corrigir erros na documentação primária Em primeiro lugar, notamos que é possível e necessário corrigir o documento “primário”, uma vez que a informação refletida de forma pouco fiável representa um perigo maior para as empresas do que um documento corrigido. Porém, nem tudo pode ser corrigido. formulários contábeis

documentos. De acordo com os requisitos estabelecidos para a preparação de caixa primário e documentos bancários

, são proibidos ajustes nesta categoria de formulários.

Neste caso, é necessário seguir regras simples que permitem ajustar o documento sem comprometer a sua apresentação visual.

O resultado final se resume a isto:

• Uma entrada incorreta deve ser cuidadosamente riscada.
• Inclua as informações mais recentes ao lado da correção.

Somente funcionários autorizados podem fazer correções em documentos primários. Dessa forma, a correção realizada deverá ser certificada pela assinatura do funcionário responsável da empresa.

Duração x perda de documentos primários na organização

A organização é responsável por armazenar documentos primários. Mas para categorias diferentes documentos, são estabelecidos diferentes períodos durante os quais a empresa deve manter os documentos preenchidos em armazenamento.

A vida útil mínima do “primário” é de cinco anos. Porém, para os registros de pessoal, o período durante o qual os documentos devem permanecer na empresa é de 75 anos.

Ao mesmo tempo, a organização deve proporcionar condições adequadas para o armazenamento de documentos, bem como impedir que sejam feitas correções não autorizadas nos formulários. Em geral, a responsabilidade pela segurança da documentação contábil primária deve ser atribuída ao chefe da empresa.

Os documentos contábeis primários ou registros primários, como os contadores os chamam, são a base da contabilidade, tanto contábil quanto fiscal. Sem projeto correto, manutenção e documentos primários para manter legal atividade empreendedora impossível.

A Lei “Sobre Contabilidade” de 6 de dezembro de 2011 nº 402-FZ indica que “todo fato da vida econômica está sujeito a registro como documento contábil primário”.

Para ter certeza de que possui todos os documentos necessários, você deve verificar regularmente sua contabilidade e, para quem não tem tempo para isso, recomendamos um serviço gratuito de auditoria contábil.

O documento primário comprova por escrito o fato de uma transação comercial, confirma a comissão de despesas comerciais no cálculo base tributária, estabelece a responsabilidade dos executores pelo desempenho das operações comerciais. Documentos primários são solicitados inspetores fiscais na verificação de declarações e relatórios, e são necessários na passagem de inspeções.

Considerando que não só os contabilistas, mas também os gestores, empresários individuais, gestores de vendas e demais colaboradores preenchem e elaboram os documentos primários, convidamo-lo a familiarizar-se com os requisitos destes documentos.

Quem desenvolve os formulários dos documentos primários?

Documentos contábeis primários são unificado(cuja forma foi desenvolvida pela Rosstat (anteriormente Goskomstat da Federação Russa) ou pelo Banco Central) e desenvolvido de forma independente pelos contribuintes.

O artigo 9º da Lei nº 402-FZ contém a seguinte lista detalhes obrigatórios documentos primários (unificados ou desenvolvidos de forma independente):

• nome do documento;
• data de preparação do documento;
• Nome entidade económica quem compilou o documento;
• conteúdo do facto da vida económica;
• o valor da medida natural e (ou) monetária de um fato da vida econômica, com indicação das unidades de medida;
• o nome do cargo de quem realizou a transação, operação e do responsável pela sua execução;
• assinaturas dessas pessoas.

Quanto ao selo, embora não conste entre os dados obrigatórios, caso exista o campo “M.P.” (espaço para impressão) é necessária a sua impressão.

Se o contribuinte estiver satisfeito com os formulários unificados do Goskomstat (felizmente, a lista deles é enorme), então não é necessário desenvolver seus próprios formulários. Existe também o conceito de “primário modernizado”, ou seja, documentos primários unificados aos quais o contribuinte fez seus próprios acréscimos.

Observe Você não pode desenvolver e aprovar de forma independente formulários dos seguintes documentos primários:

• documentos em dinheiro;
• ordem de pagamento e outros documentos de liquidação bancária;
• formulários unificados para pagamentos em caixa registradora;
• carta de porte;
• folha de pagamento e folha de pagamento.

Esses documentos primários só podem ser unificados.

Onde posso encontrar amostras de documentos primários unificados?

O desenvolvimento e aprovação de formulários para documentos primários são de responsabilidade da Goskomstat (agora Rosstat). Hoje, continuam a ser utilizados formulários unificados desenvolvidos na década de 90 do século passado. Apenas os documentos de liquidação (pagamento) desenvolvidos pelo Banco da Rússia têm relativamente nova edição- de 2012.

Tais documentos têm nomes diferentes: atos, diários, faturas, extratos, despachos, livros, instruções, cálculos, procurações, despachos, etc. Utilizando esta tabela, você encontrará em qual Resolução da Comissão Estadual de Estatística as formas unificadas de primário documentos que você precisa são publicados.

Em nosso site você pode baixar formulários de documentos primários unificados e por.

Um formulário de relatório estrito (SRF) também é um documento primário, mas existem requisitos especiais para ele. A lista de detalhes obrigatórios do BSO é mais ampla do que a lista de documentos primários comuns, em particular, são necessários o NIF e a presença de um selo.

No artigo "" você poderá saber em que casos é necessário utilizar formulário unificado este documento e quando ele pode ser desenvolvido de forma independente.

Erros em documentos primários

Em primeiro lugar, os documentos de origem devem conter detalhes obrigatórios especificados corretamente. Segundo o Ministério das Finanças, um contribuinte pode contabilizar despesas na declaração de imposto primária se esta contiver apenas pequenos erros.

Tais erros não devem interferir na identificação precisa do vendedor e do comprador, no nome das mercadorias e seu valor, e outras circunstâncias do fato documentado da vida econômica (da carta do Ministério das Finanças de 4 de fevereiro de 2015 nº 03-03-10/4547).

Infelizmente, a típica formulação simplificada das explicações dos funcionários muitas vezes não permite compreender claramente quais são as imprecisões ou erros nos documentos primários será considerado insignificante.

Por exemplo, é um erro menor se o nome do contribuinte estiver em letras minúsculas em vez de maiúsculas? Em outro ofício - de 02/05/2012 nº 03-07-11/130, o Ministério da Fazenda indicou que erros como substituição de letras maiúsculas por minúsculas e vice-versa; letras invertidas; a indicação incorreta da forma organizacional e jurídica não obsta à identificação do contribuinte (se o NIF e demais dados estiverem corretamente indicados).

Mas os seguintes erros podem ser considerados significativos para documentos primários:

• erros aritméticos (o preço/quantidade do produto ou o valor do imposto são indicados incorretamente);
• nomes diferentes do mesmo produto (por exemplo, no caderno de encargos do contrato de fornecimento os rebuçados são denominados “Rebuçados waffle em chocolate”, e na fatura - “Urso do Norte”);
• cargos imprecisos daqueles que assinam os documentos primários (por exemplo, a procuração declara “Deputado diretor geral”, e no certificado de aceitação - “Diretor Adjunto”);
• os valores em algarismos não coincidem com os mesmos valores indicados por extenso (em vez de 155.000 rublos (cento e cinquenta e cinco mil rublos), estão escritos 155.000 rublos (cinquenta e cinco mil rublos).

A repartição de finanças pode não aceitar despesas com esses documentos primários; a contraparte também pode ter problemas na dedução do IVA.

Você pode corrigir documentos primários apenas de forma corretiva(o texto incorreto é riscado com uma linha fina e o texto correto é escrito no topo). As correções são acompanhadas da inscrição “Corrigido”, da data e das assinaturas dos responsáveis. Correções em recibos e ordens de despesas, documentos bancários e BSO. Eles precisam ser compilados novamente.

Preste atenção para que os documentos primários sejam assinados durante o prazo de validade da procuração expedida para sua assinatura, caso contrário os fiscais considerarão que os documentos foram assinados por funcionário não autorizado. O mesmo precisa ser monitorado em relação às assinaturas em seu documento primário dos representantes das contrapartes: as procurações a eles expedidas devem estar atualizadas.

Na preparação dos documentos primários, é preciso ter cuidado não só no preenchimento, mas também na correspondência de suas datas e demais detalhes com outros documentos, por exemplo, contratos e faturas. Assim, a dedução do IVA numa fatura emitida antes da guia de remessa será controversa.

As dúvidas do fisco serão levantadas por faturas ou atos assinados antes do contrato, cuja execução é comprovada por documentos primários. Existe uma saída para esta situação, prevista no § 2º do art. 425 do Código Civil da Federação Russa: indicar no texto do acordo a seguinte cláusula: “Os termos deste acordo também se aplicam às relações das partes que surgiram antes da sua celebração”.

Ou, por exemplo, a lei estabelece que a obra foi concluída no período de 10 a 30 de março, enquanto no contrato o período de obra é fixado de 10 a 30 de abril. Neste caso, você pode fazer acordo adicional ao contrato, onde indicar o prazo efetivo de conclusão da obra ou indicar no próprio ato que a obra foi concluída antes do previsto.

Os empreiteiros precisam ter cuidado quando o cliente assina os certificados de conclusão da obra. Se subempreiteiros estiverem envolvidos no contrato, o empreiteiro deverá assinar acordos com eles antes que o trabalho seja entregue ao cliente. Caso estas datas não correspondam, as autoridades fiscais podem considerar os custos do subcontratante injustificados e não os reconhecer no cálculo da base tributável.

Fluxo de documentos de documentos primários

O fluxo documental de documentos primários inclui as seguintes etapas:

• preparação do documento primário;
• transferência do documento para o departamento de contabilidade, onde é verificado e lançado nos registros;
• armazenamento atual e posterior transferência do documento para o arquivo.

Não é uma questão inútil: quando devem ser elaborados os documentos primários? A resposta está no artigo 9º da Lei nº 402-FZ “O documento contábil primário deve ser lavrado ao cometer um fato da vida econômica, e se isso não for possível, imediatamente após a sua conclusão.”

É inaceitável redigir documentos primários vários dias após uma transação comercial. Todos os colaboradores que tenham direito à lavratura de registo primário devem cumprir um cronograma de fluxo documental, no qual é possível definir, por exemplo, os seguintes prazos para envio de documentos ao departamento de contabilidade:

• receitas e despesas ordens de pagamento- no dia da preparação;
• documentos relativos ao registro de vendas - até o próximo dia útil;
• relatórios antecipados- o mais tardar três dias úteis após a utilização dos fundos;
• certificados de incapacidade para o trabalho - o mais tardar no dia útil seguinte ao regresso ao trabalho, etc.

Quanto aos documentos assinados pelas contrapartes, a obrigação de transferi-los tempestivamente pode estar prevista no texto do contrato, por exemplo, da seguinte forma: “O Comprador compromete-se a transferir ao Fornecedor os originais das notas de entrega assinadas, atos e faturas no prazo máximo de dois dias úteis a partir da data de sua assinatura.”

Ao enviar um documento primário assinado, o departamento de contabilidade verifica a forma do documento; disponibilidade dos detalhes necessários; a legalidade da transação comercial; cálculos aritméticos. Os dados dos documentos primários verificados são inseridos nos registros contábeis.

O armazenamento corrente dos registos primários é normalmente efectuado no departamento de contabilidade e, no final do ano, os documentos são agrupados por data, recolhidos em maços e transferidos para o arquivo. Os documentos primários devem ser armazenados por pelo menos cinco anos.

A contabilidade é um sistema cientificamente organizado destinado a coletar, processar, registrar e analisar informações utilizadas nas atividades financeiras e econômicas. A contabilidade reflete as transações comerciais expressas em termos monetários.

Resumidamente sobre contabilidade podemos dizer: “Tudo tem seu preço!” Quaisquer transações de compra e venda de bens e serviços, relações contratuais entre parceiros, fornecedores e clientes, relações laborais relacionadas com jornadas de trabalho e salários – tudo pode ser reduzido a um “denominador” monetário.

Com a ajuda da contabilidade, reflete-se a execução de diversas transações comerciais, que reflete as atividades de qualquer empresa, independentemente da sua forma de propriedade e tipo de atividade.

A totalidade dos dados contábeis permite determinar o resultado final resultado financeiro trabalhar, realizar análises e determinar perspectivas de trabalho futuro para melhorar os indicadores de desempenho.

Documentação primária em contabilidade: o que é?

A documentação primária em contabilidade é a base da contabilidade. Se você imaginar visualmente o sistema contábil como uma árvore extensa com folhagem densa, então as folhas são os principais documentos contábeis.

As folhas são coletadas em “galhos” - registros, a partir dos quais se cria uma poderosa “coroa” de uma árvore - contabilidade sintética para contas contábeis, e uma poderosa copa verde é a garantia de uma árvore florida, aqueles. contabilidade correta e completa da empresa.

A ordem em que é realizada, você poderá descobrir em nossa nova publicação no link.

O que é um documento primário em contabilidade?

O documento principal é um formulário padrão de uma determinada amostra, preenchido de acordo com os requisitos contábeis, recomendações metodológicas autoridades estatísticas, fiscais, de seguros, bancárias e outras.

Formulários padrão de documentos primários são aprovados órgãos governamentais estatísticas. Vários documentos com foco restrito são aprovados pelos ministérios e departamentos por tipo de atividade.

Os documentos primários são necessários para o registro das transações comerciais; confirmam a realização de uma transação de compra e venda, arrendamento, recebimento e dispêndio de dinheiro, pagamento a fornecedores. Os documentos primários são a base da contabilidade de uma organização.

Correções em documentos primários

1. Se este não for um formulário de relatório estrito, o documento deverá ser reescrito corretamente e o documento danificado deverá ser destruído.

2. Risque o formulário de relatório estrito com uma linha vermelha oblíqua de um canto ao outro da folha e faça a entrada “cancelada”. Não destrua a forma danificada.

As atividades de qualquer empresa estão intimamente relacionadas com a manutenção e processamento da documentação primária. É necessário para relatar, calcular pagamentos de impostos e tomar decisões gerenciais. No artigo veremos o que é - documentação primária em contabilidade - e como é processada.

Conceitos Básicos

Documentação primária em contabilidade - o que é?? É a chamada prova do fato de uma comissão refletida no papel. Atualmente, muitos documentos são compilados em sistema automatizado"1C". Processamento de documentação primária envolve registro e registro de informações sobre transações comerciais concluídas.

A contabilidade primária é o estágio inicial de registro dos eventos que ocorrem em uma empresa. As transações comerciais são ações que envolvem mudanças no estado dos ativos ou capital da organização.

Processamento de documentação primária em contabilidade: exemplo de diagrama

Via de regra, nas empresas o conceito de “trabalhar com documentação” significa:

• Obtenção de dados primários.
• Pré-processamento de informações.
• Aprovação da administração ou de especialistas autorizados por despacho do administrador.
• Repetido.
• Executar ações necessárias para conduzir uma transação comercial.

Classificação

Existe uma única vez e cumulativa documentação primária. Processamento As informações contidas nesses documentos possuem vários recursos.

A documentação única destina-se a confirmar um evento uma vez. Assim, o procedimento para o seu processamento é significativamente simplificado. A documentação cumulativa é usada por um determinado período. Via de regra, reflete uma operação realizada diversas vezes. Neste caso, quando processamento de documentação primária as informações dele são transferidas para registros especiais.

Requisitos para manutenção de documentos

A documentação primária é elaborada durante a transação ou imediatamente após sua conclusão.

As informações são refletidas em formulários unificados especiais. Se não houver formulários aprovados, a empresa poderá desenvolvê-los de forma independente.

Etapas do processamento da documentação contábil primária

Cada empresa possui um funcionário responsável por trabalhar com informações primárias. Este especialista deve conhecer as regras, cumprir rigorosamente os requisitos legais e a sequência de ações.

Em etapas processamento de documentação primária são:

• Tributação. Representa uma avaliação da transação refletida no papel, uma indicação dos valores associados à sua implementação.
• Agrupamento. Nesta fase, os documentos são distribuídos de acordo com características comuns.
• Atribuição de conta. Envolve a designação de débito e crédito.
• Extinguindo. Para evitar o reembolso em documentos contábeis primários p marca "pago".

Erros em documentos

Eles podem ocorrer por vários motivos. Basicamente, seu aparecimento é causado pelo descuido do funcionário com o trabalho que realiza, pelo analfabetismo do especialista e pelo mau funcionamento do equipamento.

A correção de documentos é altamente desencorajada. No entanto, em alguns casos, é impossível prescindir da correção de erros. Cometi um erro contador na documentação primária deveria consertar assim:

• Risque a entrada incorreta com uma linha fina para que fique claramente visível.
• Escreva as informações corretas acima da linha riscada.
• Marque a caixa "Corrigido para acreditar".
• Especifique a data do ajuste.
• Sinal.

O uso de agentes corretivos não é permitido.

Trabalhando com documentos recebidos

O processo de processamento de documentos recebidos inclui:

• Determinando o tipo de documento. Os documentos contábeis sempre contêm informações sobre transações comerciais concluídas. Por exemplo, incluem uma fatura, um pedido de recebimento de fundos, etc.
• Verificando os dados do destinatário. O documento deve ser dirigido a uma empresa específica ou ao seu funcionário. Na prática, acontece que os documentos de compra de materiais são emitidos especificamente para a empresa, embora não tenha sido celebrado nenhum acordo com o fornecedor.
• Verificação de assinaturas e impressões de selos. As pessoas que assinam o documento devem ter autoridade para fazê-lo. Se o endosso dos documentos primários não for da competência do empregado, eles serão considerados inválidos. Quanto aos selos, na prática, muitas vezes ocorrem erros nas empresas que possuem vários selos. A informação impressa deve corresponder ao tipo de documento em que aparece.
• Verificando o status dos documentos. Caso sejam constatados danos nos papéis ou falta alguma folha, é necessária a elaboração de laudo, cuja cópia é enviada à contraparte.
• Verificação da validade do evento refletido no documento. Os funcionários da empresa devem confirmar as informações sobre o fato da transação. Os documentos de aceitação de valores são certificados pelo gerente do armazém e os termos do contrato são confirmados pelo comerciante. Na prática, existem situações em que um fornecedor recebe uma fatura de uma mercadoria que a empresa não recebeu.
• Determinar o período a que o documento se refere. Ao processar documentos primários, é importante não levar em consideração as mesmas informações duas vezes.
• Definição da seção contábil. Ao receber a documentação primária, é necessário estabelecer para que finalidades serão utilizados os valores fornecidos. Eles podem atuar como ativos fixos, materiais, ativos intangíveis, bens.
• Determinar o registo em que o
• Registro de papel. É realizado após todas as verificações.

Trabalhando com documentos de saída

O processo de processamento deste tipo de documentação é um pouco diferente do anterior.

Em primeiro lugar, um funcionário autorizado da empresa cria uma versão preliminar do documento de saída. Com base nisso, um rascunho do documento é desenvolvido. Ele é enviado ao gerente para aprovação. No entanto, outro funcionário que tenha autoridade apropriada pode aprovar a minuta do documento.

Após a certificação, o projeto é elaborado de acordo com as regras estabelecidas e enviado ao destinatário.

Planejamento de fluxo de documentos

Esta etapa é necessária para garantir recebimento imediato, envio e processamento de documentação. Para a correta organização do fluxo de documentos, a empresa desenvolve cronogramas especiais. Eles indicam:

• Local e prazo para tramitação de trabalhos primários.
• Nome completo e cargo de quem compilou e apresentou os documentos.
• Registros contábeis feitos com base em papéis.
• Hora e local de armazenamento da documentação.

Registros contábeis

Eles são necessários para registro de documentação primária. Ao mesmo tempo, uma marca contábil é colocada nos papéis. É necessário evitar o registro repetido de documentos.

Os papéis primários podem ser armazenados em registros eletrônicos. Porém, a pedido de órgãos governamentais ou contrapartes, a empresa deverá fornecer cópias em papel.

Recursos de recuperação de documentos

Atualmente em regulamentos Não existe um procedimento claro para restaurar documentos. Na prática, este processo inclui as seguintes atividades:

• Nomeação de uma comissão para investigar as causas da perda ou destruição de documentos. Se necessário, o chefe da empresa pode envolver as agências de aplicação da lei no procedimento.
• Contato organização bancária, às contrapartes para cópias de documentos primários.
• Correção da declaração de imposto de renda. A necessidade de apresentação de relatório atualizado deve-se ao facto de as despesas não documentadas não serem reconhecidas como despesas para efeitos fiscais.

Em caso de extravio da documentação primária, a Receita Federal calculará os valores das deduções fiscais com base nos papéis disponíveis. Neste caso, existe a possibilidade de utilizar autoridade fiscal penalidades em forma de multa.

Erros comuns no processo de preparação de trabalhos primários

Via de regra, os responsáveis ​​​​pela manutenção da documentação cometem as seguintes violações:

• Preencha formulários que não sejam unificados ou aprovados pelo responsável da empresa.
• Eles não indicam detalhes nem os exibem com erros.
• Eles não endossam documentos com sua assinatura nem permitem que funcionários que não tenham autoridade para assinar documentos.

A documentação que confirma os fatos das transações comerciais é extremamente importante para a empresa. Seu design deve ser abordado com muito cuidado. Qualquer erro pode levar a consequências negativas.

A contabilidade primária é a prova documental da conclusão de certas transações comerciais.

Essa prova documental tem pleno valor jurídico. Seu principal instrumento são os documentos contábeis primários.

Formulários e tipos de documentos primários

Dependendo do tipo de transação que precisa ser refletida, os documentos contábeis primários podem ter um formato padrão ou especializado.

A primeira forma de documentos contábeis primários é usada ao registrar transações comerciais homogêneas, típicas da maioria das empresas em um ou vários setores.

Simplificando, para operações de rotina realizadas pela maioria das organizações em nosso país.

Um uniforme especializado é necessário para operações altamente especializadas

Os documentos primários incluem:

• ordens de pagamento,
• recebimentos de dinheiro e ordens de débito,
• guias de transporte,
• contas, etc

Qualquer documento primário deve incluir obrigatório seguindo:

Regras para preenchimento de documentos primários

Todos os documentos contábeis primários devem ser preenchidos de forma clara e precisa.

1. É permitido o uso de canetas esferográficas, canetas de tinta, equipamentos de informática e máquina de escrever.
2. Os documentos primários devem ser elaborados no exato momento em que uma transação comercial é planejada.
3. Em alguns casos (quando há razões objetivas para isso) documentos necessários pode ser criado imediatamente após a operação.

Hoje, a maioria das organizações usa formulários padrão prontos para documentos primários: faturas, pedidos, faturas, cupons, extratos, etc.

Os documentos contábeis primários são divididos em dois tipos: externos e internos.

Documentos externos chegam à organização (empresa) de fora.

O remetente pode ser agências governamentais, organizações superiores, bancos, inspecções fiscais(neste caso, estes já são documentos primários contabilidade fiscal), fundadores, fornecedores, compradores, etc.

Eles são compilados de acordo com um formulário padrão.

Um exemplo de documento contábil externo poderia ser uma fatura de um fornecedor, uma ordem de pagamento, uma solicitação de pagamento, uma ordem de pagamento-exigência, etc.

Os documentos contábeis internos são criados exclusivamente dentro da organização

Por sua vez, os documentos contábeis internos são divididos nos seguintes tipos de documentos primários:

1. administrativo. Tipo de documentos que contêm determinadas ordens ou instruções relativas à realização de determinadas operações;
2. justificativo (executivo). Tais documentos evidenciam o fato de uma determinada operação. Como exemplo podemos tomar o ato de aceitação de materiais (mercadorias), pedidos de recebimento, ato de aceitação de produtos manufaturados, ato de aceitação e alienação de ativos fixos, etc.
3. combinado. Este é o tipo de documento que é ao mesmo tempo justificativo e administrativo. São extratos de folha de pagamento, ordens de recebimento de dinheiro (documentos), relatórios de despesas, etc.;
4. registro contábil. Esses documentos são elaborados se o formulário padrão dos documentos primários não for adequado para registrar uma transação comercial. Por exemplo, folhas de distribuição, certificados, etc.

Correções em documentos primários

Há momentos em que até mesmo um contador experiente comete um erro na preparação de um documento primário.

Isso levanta a questão: é possível corrigi-lo e o documento terá valor jurídico depois disso?

Um erro só pode ser corrigido se ele (o documento primário) ainda não tiver sido refletido na contabilidade, ou seja, não lançado.

Correções em documentos primários não devem, em hipótese alguma, ser feitas com “traço”.

Existem especificamente três maneiras de fazer isso:

1. revisão,
2. entrada adicional,
3. reversão

O método corretivo de correção é utilizado exclusivamente nos casos em que houve erro nos registros contábeis e não afeta a correspondência das contas.

Este método é apropriado antes de elaborar um balanço. Um número, valor ou texto incorreto deve ser cuidadosamente riscado com uma linha fina e o valor correto escrito ao lado.

É necessário fazer uma nota de rodapé na lateral do documento: acredite no que foi corrigido, assine e date a correção.

O método pode ser usado em documentos contábeis primários de ativos fixos. Sobre documentos monetários usar este método é inaceitável.

O método de lançamento adicional pode ser usado se o valor de uma transação comercial for subestimado.

Por exemplo, se o fornecedor transferiu 1.000 rublos da conta corrente. Transação comercial realizado por correspondência correta de contas, e apenas o valor em si foi erroneamente subestimado para 500 rublos.

Este problema é resolvido de forma muito simples: é feito um lançamento adicional para o valor faltante

Isso pode ser feito neste e no próximo mês.

E finalmente, o método de reversão. Envolve alterar uma entrada incorreta usando um número negativo.

Grosso modo, eles repetem correspondências e números incorretos em tinta vermelha.

Ao mesmo tempo, uma entrada correta é feita imediatamente (é usada tinta normal). Este método é utilizado no registro de um valor exagerado ou correspondência incorreta de contas.