Preparação de documentos contábeis primários para o relatório. O que são documentos contábeis primários: tipos

Na prática atual documentos primários contabilidade são entendidos como papéis que refletem os fatos da vida econômica (conclusão de transações, movimentação de bens e materiais, etc.). São elaborados no momento das transações ou após a sua concretização, para confirmação dos factos ocorridos. Com base neles, o contador faz lançamentos no programa contábil da empresa e aceita os valores para contabilidade fiscal.

De que forma o “primário” é compilado?

De acordo com as explicações do Ministério das Finanças, a empresa tem o direito de determinar de forma independente quais as formas “primárias” a utilizar. Decisão tomada fixado em política contábil organizações. A prática mostra que as entidades empresariais usam uma das três opções:

• Formulários unificados oferecidos pelo Goskomstat.
• Amostras desenvolvidas pela empresa de forma independente e garantidas por regulamentos internos.
• Opções combinadas: documentos primários em formato unificado, complementados com determinados campos.

O direito das entidades empresariais de desenvolver de forma independente formulários “primários” não se aplica aos seguintes tipos de documentos:

• documentos de caixa (em particular, consumíveis e recibos);
• formulários de relatórios rigorosos;
• faturas de transporte.

Para eles, o Ministério das Finanças introduz formulários unificados como obrigatórios.

Caso a empresa que celebrou a transação não tenha especificado os formulários do “documento primário” no contrato, a contraparte tem o direito de apresentar documentos utilizando suas próprias amostras. Para evitar questionamentos das autoridades reguladoras, a empresa deve declarar em suas políticas contábeis que aceita documentos em formulários desenvolvidos por seus fornecedores e clientes.

Importante! A presença de um “primário” que medeie determinada operação é requisito obrigatório para o seu reflexo na contabilidade e na contabilidade fiscal.

Detalhes obrigatórios do “primário”

De acordo com o art. 9 402-FZ, os documentos contábeis primários devem conter o seguinte detalhes necessários:

• o nome do documento comercial, por exemplo, “Certificado de Trabalho Aceito”;
• número de acordo com regras internas numeração da empresa originadora;
• data de preparação do documento;
• nome completo da empresa emissora do “registro primário”;
• essência do que aconteceu transação comercial(por exemplo, enviar mercadorias ao comprador, depositar dinheiro na caixa registradora, aceitar trabalhos concluídos, etc.);
• medição do que aconteceu facto económico em dinheiro ou em espécie;
• cargo e nome completo do funcionário responsável pela concretização ou processamento da transação;
• assinatura manuscrita de uma pessoa autorizada.

Lista de pessoas habilitadas a assinar documentos primários documentos contábeis, determinado pelo chefe da organização. Está garantido por sua ordem.

Alguns formulários contêm detalhes adicionais em relação à lista padrão. Por exemplo, em guias de transporte Devem ser inseridas informações sobre o carro, seu proprietário e motorista.

É necessário colocar o selo da organização no documento “primário”? Este não é um requisito obrigatório, só não pode prescindir dele se a sua presença estiver prevista na amostra consagrada na política contabilística da empresa.

Tipos de documentos primários

A legislação atual não estabelece uma lista fechada de documentos contábeis primários de 2018. A sua diversidade é determinada pelo âmbito de atividade da entidade económica. Para uma empresa, você precisará de um conhecimento de embarque, para outra - um ato de baixa de literatura da biblioteca.

Os tipos mais comuns de documentação incluem:

• guia de remessa – intermedia transações de aceitação e transferência de mercadorias e materiais;
• certificado de aceitação – emitido nas situações em que uma parte aceita o resultado do trabalho realizado pela outra;
• folha de pagamento - preparada ao pagar o pessoal remunerações;
• OS-1 – reflete o recebimento ou esgotamento de item do ativo imobilizado (exceto imóveis);
• INV-1 – consolida os resultados do inventário;
• relatório prévio – confirma as despesas do funcionário que chega de viagem de negócios;
• documentos em dinheiro (cheques, PKO, RKO, etc.);
• ordem de pagamento;
• certificado de contabilidade, etc.

A lista fornecida de documentos contábeis primários não está completa. Empresas de diferentes áreas de atividade utilizam os formulários necessários para refletir suas transações.

Dependendo do método de implementação, o “primário” pode ser em papel ou eletrônico. A segunda opção é utilizada em empresas onde está instalada a gestão eletrônica de documentos. Ajuda a simplificar e acelerar o processamento papéis de negócios, depurar a interação entre as contrapartes.

De acordo com as normas legislação atual, todos os tipos de materiais “primários” ficam armazenados na empresa por cinco anos. A contagem regressiva começa no final do ano de referência. Por exemplo, os títulos emitidos em 2018 devem ser armazenados até 2023 inclusive. A violação desta regra resultará em processos com serviço fiscal, impondo penalidades à organização.

Os documentos são o ponto de partida da contabilidade.

A documentação contábil faz parte do sistema de documentação de gestão da organização de acordo com o Classificador de Documentação de Gestão de Toda a Rússia (OKUD), aprovado pelo Decreto do Padrão Estadual da Rússia de 30 de dezembro de 1993 nº 299.

Os documentos contábeis podem ser divididos em três níveis: documentação contábil primária, registros contábeis e documentação contábil de relatórios.

Vamos nos concentrar na documentação contábil primária. São documentos que registram os fatos de uma transação comercial. O documento contábil primário deve ser lavrado no momento da transação e, caso não seja possível, imediatamente após sua efetivação.

Exemplos de formulários de documentos são aprovados por agências governamentais. Tais formas de documentos são chamadas de padrão ou unificadas.

Os documentos contábeis são classificados de acordo com vários critérios:

Por propósito:

Administrativo. Por exemplo: Ordens sobre políticas contábeis, concessão de férias, inventário, etc.

Exculpatório (executivo). Por exemplo: ordens de pagamento de entrada e saída, faturas de mercadorias e transporte, faturas, atos, faturas, etc. Uma fatura é um apêndice de um conhecimento de embarque. Compilado no interesse da administração fiscal

Documentos registro contábil. Por exemplo: holerites, cálculo de férias, cálculo de benefícios por invalidez temporária, cálculo de depreciação e outros.

Documentos combinados – contêm ambos os elementos. Por exemplo, recebimentos de dinheiro.

Por local de compilação:

interno. Por exemplo: fatura de movimentação interna, PKO, RKO, atos.

externo. Por exemplo: TTN, fatura

De acordo com o grau de generalização das transações comerciais;

primário. Por exemplo: PKO, RKO, TTN, atos, faturas.

resumo. Por exemplo: relatório de caixa, relatório de mercadorias, relatório antecipado, relatório de material.

Por ordem de uso;

uma vez Por exemplo: PKO, RKO, atos.

cumulativo.

Por exemplo: folha de retirada diária, cartão de retirada com limite.

2.2. Detalhes dos documentos contábeis

Os documentos consistem em indicadores individuais, chamados de detalhes (da palavra latina “obrigatório, necessário”).

O conjunto de detalhes de um documento determina sua forma.

Para que um documento cumpra a sua finalidade, deve ser elaborado de acordo com a forma aceite para esta categoria de documentos.

Mas em qualquer caso, o documento deve conter os seguintes dados obrigatórios:

Código do formulário

Data de compilação

Nome da organização que compilou o documento

Medidores de transações comerciais

Sobrenomes e cargos dos responsáveis, suas assinaturas pessoais.

Se o documento for externo, além das assinaturas pessoais, o selo redondo da organização deverá ser afixado no documento.

Um documento eletrônico contém as mesmas informações que um documento em papel. O conteúdo de um documento eletrônico pode ser visualizado na tela do computador. Um documento eletrônico pode ser impresso em papel. Um documento eletrônico pode ser reproduzido em um grande número de cópias completamente idênticas e pode ser enviado instantaneamente para outro computador em qualquer lugar do mundo por e-mail.

Mas um documento eletrônico é mais fácil de falsificar do que um documento em papel, a menos, é claro, que sejam tomadas medidas especiais de segurança.

Os problemas de proteção contra a falsificação de documentos eletrônicos podem ser resolvidos. Na Rússia, como em muitos outros países do mundo, foi adotada a Lei das Assinaturas Eletrónicas, que visa resolver este problema.

Os documentos eletrónicos já são amplamente utilizados na comunicação das empresas com bancos e autoridades fiscais.

Todos os documentos do departamento de contabilidade são cuidadosamente verificados por três vertentes: jurídica, do ponto de vista cadastral, e aritmética.

Os documentos verificados são registrados no diário de registro de documentos.

Fazendo correções em caixas registradoras e documentos bancários não permitido. As correções podem ser feitas em outros documentos contábeis primários somente com o acordo dos participantes das transações comerciais, que deve ser confirmado pelas assinaturas das mesmas pessoas que assinaram os documentos, indicando a data das correções.

Atualmente, atenção especial é dada à unificação e padronização de documentos. A unificação de documentos é o desenvolvimento de uma forma unificada de documentos russos para registro de transações comerciais homogêneas em várias organizações. Na Rússia, os formulários de documentos em dinheiro, documentos bancários, etc. foram unificados.

São obrigatórios para todas as áreas de atividade. Junto com a unificação importante possui padronização de documentos. A padronização é o estabelecimento de tamanhos padrão idênticos de formulários de documentos padrão. Ao manter registros contábeis, é importante estabelecer um fluxo racional de documentos, ou seja, sistema de formação ideal documentos contábeis, aceitando-os para contabilização, movimentando-os pela empresa, seu armazenamento atual e transferência para o arquivo. Isso garante um alto grau de confiabilidade contábil com investimento mínimo de tempo e dinheiro.

Alvo: Desenvolver o conhecimento do aluno sobre os principais tipos de documentos contabilísticos.

Um pré-requisito para o método de documentação é a reflexão dos fatos atividade econômica em documentos primários no momento de sua comissão. A documentação contábil confere validade jurídica às informações contábeis.

Para a reflexão contínua dos objetos contábeis, é necessário registrar cada transação comercial. Para tanto, é utilizado um elemento do método contábil - a documentação.

Documentaçãoé a base da contabilidade e consiste num reflexo contínuo e contínuo de todas as transações comerciais realizadas pela organização nos documentos comprovativos contabilísticos.

documento contábil representa um certificado escrito da conclusão real de uma transação comercial ou do direito de realizá-la.

Os documentos têm significado jurídico e de controle. No primeiro caso, são utilizados como prova em caso de disputas entre organizações e indivíduos. Documentos executados de maneira correta e tempestiva têm valor probatório em arbitragens e tribunais, servem de base para perícia contábil, etc. no segundo caso, os documentos excluirão casos de furto e servirão de base para a realização de auditorias, auditorias documentais e análise do trabalho da organização.

Os requisitos básicos para a preparação de documentos primários estão formulados no art. 9º da Lei “Sobre Contabilidade”, Regulamento de Contabilidade e demonstrações financeiras na Federação Russa.

O documento contábil primário deve conter determinados indicadores necessários para caracterizar e confirmar o fato de uma transação comercial, que são chamados detalhes.

Os detalhes são divididos em: obrigatórios e adicionais.

Os detalhes obrigatórios conferem força legal aos documentos contábeis. Estes incluem:

Nome do documento (formulário), código do formulário;

Data de preparação do documento;

Nome da organização;

Medir transações comerciais em termos físicos e monetários;

Os nomes dos cargos dos responsáveis ​​​​pela execução da transação comercial e pela regularidade da sua execução;

Assinaturas de funcionários.

Detalhes adicionais determinado pelas características das transações comerciais refletidas e pela finalidade dos documentos.

Dependendo da natureza das operações e das tecnologias de processamento da informação, os documentos primários podem incluir:

Número do documento;

Motivos para a realização de uma transação comercial;

Endereço e telefone da organização;

Contas correntes da organização, etc.

Os documentos contábeis primários são aceitos para contabilização se forem elaborados de acordo com o formulário contido nos álbuns de formulários unificados (padrão) de documentação contábil primária.

Para formalizar transações comerciais para as quais não são fornecidos formulários padrão de documentos contábeis primários, as organizações podem desenvolver e aprovar de forma independente formulários apropriados de documentos primários, sujeitos ao cumprimento dos requisitos estabelecidos.

Os documentos devem ser lavrados tempestivamente, em regra, no momento da transação, caso não seja possível, imediatamente após a concretização da transação.

Os documentos devem conter todos os detalhes que reflitam dados confiáveis.

Os registros nos documentos são feitos a tinta, pasta de caneta esferográfica, utilizando máquinas de escrever e outros meios que garantam a segurança desses registros pelo período estabelecido para seu armazenamento no arquivo. Não é permitido fazer anotações a lápis. O documento deve ser preenchido de forma clara, sem manchas. As linhas livres devem ser riscadas. A lista de pessoas autorizadas a assinar é aprovada pelo chefe da organização em acordo com o contador-chefe.

Para uso correto no processo contábil, os documentos são classificados de acordo com as seguintes características homogêneas: finalidade; local de compilação; método de reflexão; volume de conteúdo das operações.

Por propósito os documentos são divididos em documentos administrativos, justificativos (executivos), contábeis e combinados.

Documentos administrativos conter uma ordem (instrução) para realizar uma transação comercial. Por exemplo, uma ordem para realizar um inventário, uma ordem de pagamento a um banco para transferência dinheiro e outros não efetuam registos contabilísticos com base em documentos administrativos, uma vez que a operação ainda não foi concluída.

Documentos de apoio (executivos) confirmar o fato de uma transação comercial. Podem servir como: faturas de confirmação de despesas incorridas, faturas de recebimento de valores. Estes e outros documentos semelhantes são elaborados no momento da operação e servem de base para o seu reflexo nas contas contabilísticas.

Documentos contábeis compilados pelos contadores e servem de base para lançamentos nas contas contábeis. Estes incluem: demonstrações contábeis, tipos diferentes cálculos ( encargos de depreciação por ativos fixos, ativos intangíveis etc.).

Documentos combinados- desempenhar simultaneamente funções características de dois ou mais tipos de documentos acima descritos. Por exemplo, um documento pode combinar as funções de um documento administrativo e de apoio ou as funções de documentação de apoio e de contabilidade. Os combinados incluem ordens de pagamento de entrada e saída, extratos de folha de pagamento, etc. seu uso reduz o número de registros e facilita o processamento contábil de documentos.

Por local de compilação distinguir entre documentos internos e externos.

Doméstico são considerados documentos compilados e utilizados para formalizar transações realizadas dentro de uma determinada organização. Incluem faturas de movimentação interna de estoques, relatórios antecipados pessoas responsáveis, etc.

Por meio de registro de transações os documentos são divididos em primários e resumidos.

EM documentos primários registrar uma ou mais transações comerciais imediatamente no momento de sua conclusão ou imediatamente após sua conclusão. Exemplos de documentos primários incluem: cheques para recebimento de dinheiro do banco, faturas de férias bens materiais etc.

Documentos resumidos são compilados com base em vários documentos primários homogêneos previamente elaborados, agrupando e resumindo seus indicadores. Os documentos resumidos são, por exemplo, um relatório de caixa (compilado com base em documentos que confirmam o recebimento e gasto de dinheiro), um relatório de mercadorias (compilado com base em documentos de mercadorias). Os documentos consolidados permitem reduzir significativamente o número de lançamentos contábeis: em vez de lançamentos para cada documento individual, fiação geral como resultado declaração resumida, combinando dados de um grande número de documentos primários.

Por volume de conteúdo de operações Os documentos primários são divididos em dois grupos: cumulativos e únicos.

Documento único formalizar uma transação no momento de sua conclusão ou imediatamente após sua conclusão, por exemplo, uma fatura de liberação de mercadoria.

Documentos cumulativos refletem operações homogêneas ou repetidas periodicamente por um determinado período. Um exemplo de tais documentos são cartões de limite, etc. Ao contrário dos documentos únicos, os documentos cumulativos são refletidos na contabilidade somente após a última transação ter sido inserida neles e todos os lançamentos terem sido somados. A utilização de documentos cumulativos permite reduzir o volume de documentação e o tempo de sua preparação.

Às vezes, ocorrem erros durante o processo contábil das transações. A natureza dos erros é variada: o texto errado ou o montante errado é registado em documentos e registos contabilísticos; os resultados são calculados incorretamente; indicar incorretamente as contas correspondentes nos lançamentos contábeis, etc.

Para refletir correta e precisamente todas as transações na organização, é necessário identificar e corrigir prontamente todos os erros cometidos em contas erros.

Os erros devem ser corrigidos antes da conclusão do relatório.

Corrigindo erros de conta realizado das seguintes formas: revisão, postagens adicionais, “reversão vermelha”.

O método corretivo é utilizado nos seguintes casos:

O erro não afeta as contas de correspondência;

Os erros foram detectados rapidamente e não afetaram os resultados da conta.

Uso este método assume que o texto ou valor errado está riscado e o texto ou valor correto está escrito acima do riscado. Os erros corrigidos são especificados e confirmados: nos documentos - pelas assinaturas das pessoas que assinaram o documento; nos registros contábeis - a assinatura de quem fez a correção.

Método de lançamentos adicionaisé utilizado nos casos em que os registros contábeis ou lançamentos contábeis indicam a correspondência correta das contas, mas o valor da transação comercial está subestimado. Para corrigir tais erros, é adicionado um valor adicional à diferença entre os valores corretos e subestimados. lançamento contábil. O contador da organização emite um certificado do valor do erro cometido, que, com referência ao documento primário, indica quando e qual erro foi cometido. Certificado contábil serve como documento contábil e base para corrigir um erro contábil.

Método de reversão vermelho (números negativos) aplica-se se os registros contábeis mostrarem correspondência contábil incorreta. A essência deste método é que inicialmente o lançamento incorreto se repete na mesma correspondência da conta, mas o lançamento é feito em tinta vermelha. Ao calcular os totais nos registros contábeis, os valores escritos em tinta vermelha são subtraídos do total. Assim, a entrada incorreta é cancelada. Depois disso, é feito um novo lançamento, refletindo a correta correspondência das contas, e registrado em registros contábeis tinta normal.

A documentação e a contabilidade primária não podem proporcionar um reflexo completo na contabilização da movimentação real de bens e das fontes de sua formação (pode haver discrepâncias entre os registros contábeis e os saldos reais de fundos e fontes). Além disso, as mudanças na contabilidade realizadas pelo Ministério das Finanças da Rússia de acordo com o Programa de Reforma Contábil dão origem a uma variedade de situações não convencionais que permitem às organizações permitir desvios significativos nos dados contábeis e no estado imobiliário da propriedade, o que leva a distorções nas informações contábeis sobre a disponibilidade de objetos e sua tributação . O inventário, como um dos as etapas mais importantes preparação para compilação relatório anual, confirmando a veracidade dos dados deste documento.

Inventário é o estabelecimento da real disponibilidade de recursos e suas fontes por meio do recálculo de saldos em espécie ou de contas correntes. A palavra “inventário” vem do latim “inventário” e significa verificar a presença e o estado de valores em espécie por meio de contagem, pesagem, medição, etc.

Os principais objetivos do inventário são: bens efetivamente disponíveis para a organização, comparação disponibilidade real com dados contábeis e identificação de desvios, bem como confirmação da veracidade da contabilização das obrigações para todos os tipos de contas a receber, contas a pagar, outros tipos de pagamentos.

Diretrizes para inventário de bens e obrigações financeiras(aprovado por Ordem do Ministério das Finanças da Federação Russa em 13 de junho de 1995) estabelece o procedimento para a realização de um inventário de propriedades e obrigações financeiras das organizações e registro de seus resultados. Ao realizar um inventário, todos os bens de propriedade da organização são contados e medidos de acordo com sua localização e responsáveis ​​​​financeiros. Além disso, de acordo com Instruções metódicas O estoque está sujeito a bens que não pertencem à organização, mas estão listados nos registros contábeis para guarda, recebidos para processamento e também registrados por qualquer motivo.

Lista de documentos primários:

1. ATOS:

Recepção (transferência) de documentos básicos;

Baixa de documentos básicos;

Aceitação e entrega de objetos reformados;

Recepção de materiais;

Sobre defeitos identificados;

Inventário;

Para substituição.

2. REQUISITOS:

Ato-pedido de reposição de materiais;

Fatura;

Solicitação de liberação de materiais;

Solicitação de pagamento;

Ordem de demanda.

3. FATURAS:

Nota fiscal (exigência) de movimentação interna;

Fatura de férias à parte.

4. ROUPA:

Pelo trabalho executado;

Para trabalho por peça.

5. PEDIDOS:

Ordem de aceitação, transferência, rescisão de contrato;

Sobre a concessão de licença;

Encomende para envio.

6. PEDIDOS:

Prikhodny ordem de pagamento;

Despesa e ordem de pagamento;

Ordem de recebimento.

7. CARTÕES:

Cartões de linha;

Remunerações.

8. DECLARAÇÕES:

Para abrir uma conta;

Sobre desistir do sotaque.

9. PEDIDOS:

Ordem de pagamento;

Ordem de pagamento gratuita;

Ordem de solicitação de pagamento.

10. CONTAS:

Fatura;

Conta (fornecedor);

Fatura de solicitação de pagamento;

Conta pessoal.

11. PROCURAÇÃO.

12. RELATÓRIOS:

Relatório prévio;

Relatório de materiais.

13. REGISTROS(listas, inventário):

Cadastro de cheques;

Cadastro de salários não pagos;

Cadastro de pedidos de pagamento;

Registro de entrada e saída de pedidos;

Lista de inventário;

Lista de inventário.

CLASSIFICAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO PRIMÁRIA

De acordo com o grau de generalização da informação

Por número de cargos contábeis

Por tempo de processamento

Único

Cumulativo

Uma linha

Multilinha

Primário

Secundário

Cronograma de fluxo de documentos

Tipos de trabalho com um documento

Artistas

Comprar

Serviço de marketing

Armazém

V.Ts.

Contabilidade

----

Arquivo

1. Extrato 2. Emissão de permissão 3. Emissão de material 4. Tributação 5. Verificação de documentos 6. Armazenamento de documentos

DOCUMENTAÇÃO CONTÁBIL

Um documento (do latim documentum, exemplo instrutivo, certificado, prova) é uma prova escrita que confirma o fato de uma transação comercial e o direito de realizá-la.

A documentação é um fluxo de informações sobre as atividades financeiras e econômicas de uma organização e é utilizada na gestão de uma organização para controle preliminar, atual e subsequente.

A documentação serve de base para subsequentes registros contábeis e garante a precisão, fiabilidade e indiscutibilidade dos indicadores contabilísticos, bem como a possibilidade do seu controlo.

De acordo com os Regulamentos sobre relatórios contábeis e financeiros na Federação Russa, todas as transações comerciais são documentadas com documentos comprovativos. Esses documentos servem como documentos contábeis primários com base nos quais a contabilidade é conduzida.

A importância dos documentos contabilísticos nas atividades financeiras e económicas não é determinada apenas pelo facto de servirem de base e confirmação da correcção dos dados contabilísticos. Os documentos são o meio pelo qual se desenvolve a própria atividade financeira e económica. Eles são usados ​​​​para gestão operacional e gestão da organização. Com base em documentos, é feito o acompanhamento diário da movimentação dos itens de estoque e recursos da organização, sendo estabelecida a legalidade e celeridade de determinadas operações. Documentos que confirmam a precisão dos dados contábeis ajudam a identificar erros contábeis.

Os documentos têm significado jurídico; são utilizados como prova em disputas entre organizações e indivíduos. Somente documentos corretos e oportunos têm valor probatório em arbitragens e tribunais. Os documentos servem de base para a perícia contábil, realizada por decisão do Ministério Público, tribunal, arbitragem ou por decisão das autoridades investigadoras.

Os documentos têm valor de controle, pois permitem controlar a segurança de valores e prevenir casos de furto. Os documentos são de grande importância na realização de auditorias documentais e auditorias das atividades econômico-financeiras de uma organização. Documentos são usados ​​para analisar os resultados do trabalho

organizações. É o documento que constitui a base do sistema de informação da organização, que é utilizado na organização. Em Direito Federação Russa Sobre informação, informatização e proteção da informação diz-se: Documentação de informação é pré-requisito inclusão de informações em recursos de informação. A documentação das informações é realizada da maneira estabelecida pelas autoridades governamentais responsáveis ​​​​pela organização do trabalho de escritório, padronização de documentos, sua matriz e segurança da Federação Russa.

Um documento contábil é um certificado escrito que atesta o fato de uma transação comercial.

O principal objetivo dos documentos contábeis é: a justificativa escrita e o reflexo das transações comerciais (ativos), a base e a fonte dos registros contábeis, a implementação de funções de controle e a viabilidade das transações comerciais. Este controle é realizado pelos responsáveis ​​​​durante as transações (controle preliminar), contadores no processamento de documentos, bem como auditores durante a documentação auditorias e exames.

O documento contabilístico primário deve ser elaborado quando for cometido um facto da vida económica e, caso tal não seja possível, imediatamente após a sua concretização. O documento contábil primário é elaborado em no papel e (ou) na forma de documento eletrônico assinado assinatura eletrônica.

Documento eletrônico - informações documentadas apresentadas em formulário eletrônico, ou seja em uma forma adequada à percepção humana por meio de computadores eletrônicos, bem como para transmissão por redes de informação e telecomunicações ou processamento em sistemas de informação.

A Lei Federal “Sobre Assinatura Eletrônica” de 6 de abril de 2011 nº 63-FZ define assinatura eletrônica como informação em formato eletrônico que é anexada a outras informações em formato eletrônico (informações assinadas) e que é usada para certa pessoa, assinando informações.

Se, de acordo com a legislação da Federação Russa, forem apreendidos documentos contábeis primários, inclusive na forma de um documento eletrônico, cópias dos documentos apreendidos, feitas na forma estabelecida pela legislação da Federação Russa, serão incluídas em os documentos contábeis.

Se a legislação da Federação Russa ou um acordo prevê a apresentação de um documento contábil primário a outra pessoa ou a um órgão governamental em papel, uma entidade econômica (organização) é obrigada, a pedido de outra pessoa ou agência governamentalàs suas próprias custas, faça cópias impressas do documento contábil primário compilado na forma de documento eletrônico.

Um documento contábil em sua forma externa é um formulário no qual são registrados o conteúdo de uma transação comercial, a hora e o local de sua conclusão, os indicadores naturais, o valor da transação, etc. são seus elementos constituintes, chamados de detalhes na prática.

Cada documento deve cumprir plenamente a sua finalidade, deve conter determinados indicadores. Os indicadores que caracterizam uma transação comercial refletida em um documento são chamados de detalhes.

Os formulários dos documentos contabilísticos primários são aprovados pelo titular da entidade económica por recomendação do responsável pela manutenção dos registos contabilísticos. A nova lei “Sobre Contabilidade” aboliu o conceito de “formulários unificados” agora as organizações podem desenvolver todas as formas de documentos primários de forma independente; Para que os formulários dos documentos primários com base nos quais o fato de uma transação comercial é registrado se tornem legítimos, eles devem ser aprovados por ordem do gestor (possivelmente como parte da política contábil) e ter detalhes obrigatórios

Detalhes do documento

Cada documento deve cumprir plenamente a sua finalidade, deve conter determinados indicadores. Os indicadores que caracterizam uma transação comercial refletida em um documento são chamados de detalhes. Adereços - de lat. requisitum - exigido, necessário.

Os detalhes podem ser obrigatórios, adicionais ou especiais. Os documentos contábeis primários devem conter os seguintes detalhes obrigatórios.

Os detalhes necessários do documento contábil primário são:

nome do documento;

data de preparação do documento;

nome da entidade económica que compilou o documento;

o valor da medida natural e (ou) monetária de um fato da vida econômica, com indicação das unidades de medida;

o nome do cargo da(s) pessoa(s) que realizou(m) a transação, operação e a(s) pessoa(s) responsável(is) pela regularidade de sua execução;

assinaturas das pessoas previstas no parágrafo 6, indicando seus sobrenomes e iniciais.

Para detalhes adicionais pode incluir: endereço e telefone da organização, indicação das partes envolvidas na transação, etc.

Detalhes especiais incluem:, correspondente a uma área contábil específica.

Requisitos para preenchimento de documentos

Os documentos devem ser lavrados em tempo hábil, em regra, no momento da transação, ou se por algum motivo isso for impossível, imediatamente após a concretização da transação.

Na venda de bens, produtos, obras e serviços por meio de caixas registradoras, é permitida a elaboração de documento contábil primário pelo menos uma vez ao dia após seu preenchimento com base nos recebimentos de caixa.

Os documentos devem conter todos os detalhes que reflitam dados confiáveis. Os documentos podem ser preenchidos com pasta de caneta esferográfica, lápis químico, máquinas de escrever ou de forma totalmente automatizada. O documento deve ser redigido de forma clara, clara, sem rasuras; não é permitido fazer lançamentos nos documentos com um simples lápis; Os lançamentos finais relacionados à transferência de valores devem ser escritos por extenso. As linhas livres devem ser riscadas.

A lista de pessoas autorizadas a assinar documentos contábeis primários é aprovada pelo chefe da organização em acordo com o contador-chefe. Os documentos utilizados para documentar fatos da vida econômica relacionados aos fundos são assinados pelo chefe da organização e contador-chefe ou suas pessoas autorizadas.

Corrigindo entradas erradas em documentos

As correções são permitidas no documento contábil primário, salvo disposição em contrário das leis federais ou atos legais regulamentares das autoridades regulamentação governamental contabilidade. A correção deve conter a data da correção, bem como as assinaturas das pessoas que elaboraram o documento, indicando seus sobrenomes e iniciais ou outros dados necessários à identificação dessas pessoas.

As correções podem ser feitas em documentos contábeis primários (exceto documentos bancários e de caixa). Nos dados textuais e digitais de documentos primários não são permitidos rasuras e correções não especificadas. Erros em documentos primários criados manualmente são corrigidos da seguinte forma: o texto ou valor incorreto é riscado, o texto e (ou) valor corrigido é escrito. Está riscado com uma linha para que a correção possa ser lida. A correção de erro no documento primário deve ser indicada pela inscrição “Corrigido”, a data da correção deve ser indicada e confirmada pela assinatura dos signatários do documento. (Por exemplo, se um documento escrever erroneamente o número 429 em vez de 439, você não pode riscar apenas o número 2 e escrever o número 3 acima dele. O número 429 está completamente riscado, 439 está escrito, “Corrigido” está escrito, a data é 29 e 20 de maio e as assinaturas: Sviridov, Zaitsev.)

A Lei da Federação Russa “Sobre Contabilidade” e os Regulamentos sobre a Introdução de Relatórios Contábeis e Contábeis na Federação Russa estipulam que não é permitido fazer correções em dinheiro e documentos bancários. Neste caso, deverá ser elaborado novo documento.

Classificação de documentos

Usado para refletir transações comerciais grande número vários documentos. Para a correta utilização dos documentos, costuma-se agrupá-los, ou seja, elaborar documentos contabilísticos consolidados que sejam classificados segundo critérios homogéneos: por finalidade, ordem de preparação, forma de registo das operações, local de preparação, ordem de preenchimento.

De acordo com sua finalidade, os documentos são divididos em administrativos, executivos (exculpatórios), contábeis e combinados.

Os documentos administrativos contêm uma ordem (instrução) para realizar uma transação comercial. No entanto, não confirmam o facto da sua implementação e, portanto, não constituem a base das contas. Por exemplo, pedidos, ordem de pagamento ao banco para transferência de impostos, etc.

Os documentos comprovativos confirmam o fato de uma transação comercial e servem de base contábil para refletir as transações comerciais. Por exemplo, faturas comprovativas de despesas incorridas, atos de aceitação e transferência de ativos fixos, etc.

Os documentos contabilísticos são elaborados pelos contabilistas nos casos em que não existam outros documentos que permitam registar uma operação comercial, ou para efeitos de preparação de documentos administrativos e comprovativos para reflexão contabilística. Por exemplo, demonstrações acumulativas, cálculos custo real produtos, vários tipos de certificados e cálculos elaborados pela contabilidade, etc.

Os documentos combinados desempenham simultaneamente as funções de formalidades administrativas e de absolvição, absolvição e contabilidade. Por exemplo, uma fatura de liberação de bens materiais contém uma ordem de liberação de materiais do almoxarifado para a oficina, bem como o registro da própria emissão.

De acordo com a ordem de elaboração dos documentos, existem documentos primários e resumidos.

Os documentos primários são elaborados para cada transação individual no momento de sua conclusão. Por exemplo, uma ordem de pagamento recebida, uma ordem de pagamento emitida, solicitações de pagamento, atos de baixa de ativos fixos, etc.

Os documentos consolidados são elaborados com base em documentos primários previamente compilados. A sua utilização facilita o controle de operações homogêneas. Podem ser executivos, contábeis ou combinados. Por exemplo, relatórios antecipados e de caixa, agrupamentos e extratos acumulativos. Em particular, o relatório prévio, sendo combinado, desempenha as funções de documento comprovativo e contabilístico. Ele fornece uma descrição completa das liquidações com pessoas responsáveis: saldo ou despesas excessivas adiantamento anterior, o valor desse adiantamento, o valor gasto, o saldo e a data do seu lançamento na caixa ou despesa excessiva e a data do seu reembolso pela empresa. Além disso, o relatório de despesas fornece uma descrição custos de produção nas contas após verificação e aprovação do relatório. No verso do relatório há uma lista de despesas individuais e seus documentos comprovativos.

Com base no método de registro das transações, os documentos são divididos em únicos e cumulativos.

Documentos únicos são usados ​​apenas uma vez para refletir uma única transação ou várias transações executadas simultaneamente. Após o registro, o documento único vai para o departamento de contabilidade e serve de base para reflexão na contabilidade. Por exemplo, ordens de pagamento de entrada e saída, extratos de folha de pagamento, etc.

Os documentos cumulativos são compilados durante um determinado período (semana, década, mês) para refletir as transações recorrentes homogêneas que neles são registradas à medida que ocorrem. No final do período são calculados os totais dos indicadores utilizados nas contas. Deve-se notar que os documentos cumulativos diferem dos documentos consolidados porque documento resumidoé compilado com base em documentos primários, é o seu resumo, e o documento cumulativo é um documento primário compilado gradualmente, acumulando transações. PARA documentos cumulativos incluem cartões com limite de limite, pedidos quinzenais ou mensais, etc.

Dependendo do local onde são elaborados, os documentos podem ser internos ou externos.

Os documentos internos são elaborados na empresa para refletir as operações internas. Por exemplo, recebimentos de caixa e ordens de despesas, faturas, atos, extratos de folha de pagamento, etc.

Documentos externos são preenchidos fora dos limites deste empreendimento, chegue na forma emitida. Por exemplo, faturas, extratos bancários, notas de entrega, etc.

De acordo com a ordem de preenchimento, os documentos podem ser classificados naqueles elaborados manualmente e por meio de informática. Alguns documentos devem ser preenchidos manualmente, como cheques em dinheiro

Os documentos compilados com a ajuda da tecnologia informática registram automaticamente informações sobre as transações realizadas no momento de sua conclusão.

Aceitação, verificação e processamento contábil de documentos

Os documentos recebidos pelo departamento de contabilidade são processados ​​para prepará-los para lançamentos nos registros contábeis. A principal etapa do processamento contábil de documentos em uma organização é a verificação dos documentos recebidos em essência, forma e aritmeticamente.

Ao verificar o mérito dos documentos, é necessário estabelecer a legalidade, correção e oportunidade da transação comercial concluída. De acordo com o procedimento contábil vigente, não devem ser aceitos para execução documentos primários sobre transações comerciais que contrariem a lei e o procedimento estabelecido para recebimento, armazenamento e gasto de fundos, estoques e outros valores. Se tais documentos primários forem recebidos pelo departamento de contabilidade, o contador-chefe deve notificar o chefe da organização sobre a ilegalidade de uma transação comercial específica. Em caso de desacordo entre o chefe da organização e o contador-chefe na realização de determinadas transações comerciais, os documentos contábeis primários sobre eles podem ser aceitos para execução por ordem escrita do chefe da organização, que, a este respeito, é responsável por integralmente responsabilidade pelas consequências de tais transações e pela inclusão de dados sobre elas nos relatórios contábeis e financeiros. Os documentos recebidos como base de cálculo de salários ou anexados a recibos de caixa e ordens de débito estão sujeitos a cancelamento obrigatório com carimbo ou assinatura manuscrita “Recebido” ou “Pago” com indicação da data (dia, mês, ano). A verificação de documentos é essencialmente uma continuação do controle preliminar que antecede a transação. O controle preliminar é realizado pelo departamento de contabilidade na preparação dos documentos. Também é importante porque a maioria dos documentos é compilada por pessoas financeiramente responsáveis, e não por contadores.

A verificação do formulário permite que você tenha certeza de que um formulário apropriado foi usado para concluir uma transação comercial específica, todos os números foram inseridos claramente, o conteúdo da transação e todos os detalhes foram refletidos.

Depois disso, o contador realiza uma verificação aritmética, que se resume a verificar a exatidão dos cálculos e cálculos aritméticos e à tributação dos documentos. A tributação é feita multiplicando a quantidade pelo preço. A verificação aritmética permite controlar os cálculos aritméticos dos totais, a correção do reflexo dos indicadores quantitativos e de custos.

Após verificação, o contador processa os documentos. A classificação contábil de documentos consiste em determinar as contas nas quais as transações comerciais registradas nos documentos devem ser registradas como débitos e créditos.

Organização do fluxo de documentos

O fluxo de documentos é o caminho de movimentação de um documento desde o momento dos primeiros registros até a entrega ao arquivo.

O conceito de fluxo documental inclui a elaboração de um cronograma de passagem de documentos, o acompanhamento da correta execução dos documentos e o adequado reflexo das movimentações nas contas contábeis. A otimização do fluxo de documentos permite determinar a quantidade de documentos necessários e a quantidade de pessoas que trabalham com esses documentos.

Ao elaborar um cronograma, os seguintes requisitos devem ser atendidos:

os documentos contábeis primários aceitos pelo departamento de contabilidade devem conter todos os detalhes exigidos;

na aceitação de documentos, deve-se verificar a exatidão dos cálculos aritméticos;

os documentos devem ser elaborados de acordo com os requisitos dos atos legislativos e regulamentares (por exemplo, as faturas de recepção de mercadorias devem indicar o valor do IVA para poder aceitar o IVA para reembolso);

todas as correções em documentos devem ser certificadas pelas assinaturas dos responsáveis ​​​​pela sua elaboração, indicando a data da correção;

Para qualquer transação deverão ser apresentados todos os documentos necessários (contrato e alterações ao mesmo, fatura ou certificado de desempenho, fatura, ordem de pagamento).

Na fase inicial de elaboração do cronograma de fluxo documental, o contador-chefe estabelece o círculo de pessoas que trabalham com os documentos primários (funcionários do departamento de suprimentos, responsáveis ​​​​pela implementação - especialistas em marketing). De forma oficial, são informados sobre as regras de preparação dos documentos primários e os prazos para envio desses documentos à contabilidade. A ordem correspondente do chefe da organização também deve estabelecer a responsabilidade por provisão tardia documentos para o departamento de contabilidade.

Por seu despacho de contabilidade, o contador-chefe obriga-se a aceitar apenas os documentos lavrados na forma prescrita. O contador que aceita documentos elaborados em violação às regras tem responsabilidade pessoal.

A correcção do reflexo das transacções nas contas contabilísticas também está sujeita a controlo, sendo cada documento contabilístico primário acompanhado de uma lista de registos contabilísticos com indicação da data e nome do contabilista responsável. Nesta fase, é estabelecido o controle sobre a correta execução dos documentos contábeis primários e o reflexo das transações comerciais nas contas contábeis neles baseadas.

O contador-chefe precisa otimizar o fluxo de documentos. Isso define:

lista de documentos primários utilizados na empresa;

qual funcionário da empresa tem o direito de assinar esses documentos e é responsável pela regularidade de sua execução e envio tempestivo ao departamento de contabilidade;

diagrama de trabalho dos departamentos existentes da organização;

a ordem de movimentação de cada documento entre os departamentos da organização e o prazo para envio dos documentos ao usuário final das informações (por exemplo, contabilidade);

cronograma de movimentação de documentos dentro do departamento de contabilidade, permitindo a organização tempestiva da apuração de impostos e preparação das demonstrações financeiras.

Após a elaboração do cronograma, cada pessoa participante do fluxo documental recebe um extrato correspondente e é determinada a responsabilidade pelo não cumprimento dos requisitos do fluxo documental.

O cronograma de fluxo de documentos permite um melhor controle por parte do departamento de contabilidade sobre todo o trabalho da organização, ou seja, aumenta a eficiência de todo o trabalho contábil da organização.

Na elaboração de um cronograma de fluxo documental, são levados em consideração os requisitos para a organização racional do fluxo documental: caminho mais curto para movimentação de documentos, indicação de executores específicos, prazos mínimos de passagem pelas autoridades.

A organização racional do fluxo de documentos fortalece as funções de controle da contabilidade, agiliza o prazo de elaboração das demonstrações financeiras e aumenta a eficiência da contabilidade necessária à gestão empresarial.

Procedimento e termos de armazenamento de documentos contábeis

Após o processamento contábil final, todos os documentos são arquivados em pastas e transferidos para armazenamento no arquivo atual, onde são garantidas sua segurança e facilidade de armazenamento. Para pesquisa rápida documento necessário uma lista de casos está sendo formada. Cada documento recebido, após processado, é arquivado em uma pasta de arquivo. Todas as pastas localizadas no departamento de contabilidade formam a nomenclatura dos assuntos contábeis. A lista de tarefas é formatada da seguinte forma:

Índice de casos (números de pastas) Nome de caso (título) Número de casos na pasta Período de armazenamento e número de pasta de acordo com a lista Notas

O número do processo consiste em duas partes - o número atribuído ao departamento e o número de série na contabilidade. A coluna “Número de casos na pasta” é preenchida no final do ano.

As notas indicam com base em qual das listas é estabelecido o período de armazenamento de documentos: uma lista de documentos padrão gerados nas atividades de comitês estaduais, ministérios, departamentos e outras instituições, organizações, empresas (indicando períodos de armazenamento) ou uma lista de documentos de gestão termo permanente armazenamento gerado nas atividades de organizações não estatais organizações comerciais.

Os casos do arquivo são emitidos mediante ordem escrita do contador-chefe. A apreensão de documentos só pode ser efectuada pelos órgãos de inquérito, instrução preliminar e Ministério Público, tribunais, inspecções fiscais E polícia fiscal com base nas suas decisões de acordo com a legislação da Federação Russa.

A apreensão é documentada em protocolo, cuja cópia é entregue contra recibo ao responsável competente da empresa ou instituição. Com autorização e na presença de representantes das autoridades que procedem à apreensão, o contador-chefe ou outro funcionário da organização tem o direito de fazer cópias dos documentos apreendidos, indicando a base e a data da sua apreensão. Se forem apreendidos volumes inacabados de documentos (não arquivados, não numerados, etc.), então, com a permissão e na presença de representantes das autoridades que realizam a apreensão, os funcionários relevantes da empresa ou instituição podem completar esses volumes (fazer um inventário, numerar as folhas, selar, certificar com sua assinatura, selar).

Os documentos contabilísticos primários, os registos contabilísticos e as demonstrações contabilísticas (financeiras) estão sujeitos a armazenamento por uma entidade económica durante os períodos estabelecidos de acordo com as regras de organização dos arquivos do Estado, mas não inferiores a cinco anos após o ano de referência.

Os documentos de políticas contabilísticas, normas de uma entidade económica, outros documentos relacionados com a organização e manutenção da contabilidade, incluindo ferramentas que garantam a reprodução de documentos eletrónicos, bem como a verificação da autenticidade de uma assinatura eletrónica, estão sujeitos a armazenamento por um entidade económica durante pelo menos cinco anos após o ano em que prepararam demonstrações contabilísticas (financeiras) pela última vez.

Uma entidade económica deve garantir condições seguras de armazenamento dos documentos contabilísticos e a sua proteção contra alterações.

Em caso de encerramento das atividades da organização, os documentos de cálculo e pagamento de salários aos empregados deverão ser apresentados ao arquivo estadual.

Dezenas de operações são realizadas na empresa todos os dias. Os contadores enviam dinheiro para contrapartes, fundos e fundadores, calculam salários, recebem computadores e móveis, cobram multas, calculam depreciações, etc. Para cada uma dessas operações é necessária a elaboração de um documento primário (Cláusula 1ª, Artigo 9º Lei Federal de 12.06.2011 nº 402-FZ “Sobre Contabilidade”, doravante Lei nº 402-FZ).

O documento primário é elaborado no momento da transação ou após sua conclusão como confirmação do fato da transação (artigo 3º do artigo 9º da Lei nº 402-FZ). Com base nos dados primários, os contadores fazem lançamentos.

Uma fatura, um ato de prestação de serviços de criação de um site, um certificado de contabilidade - todos estes são documentos primários que os contadores utilizam no seu trabalho diário. Existem muitos tipos de produtos primários e sua diversidade depende das características das atividades da empresa. Por exemplo, em empresa de transporte um dos principais tipos documentação primária Haverá um conhecimento de embarque e na biblioteca haverá um ato de baixa de literatura.

Os documentos primários devem ficar armazenados na empresa por pelo menos cinco anos, e o período começa a ser contado a partir do ano de referência (artigo 1º do artigo 29 da Lei nº 402-FZ). Ou seja, um documento datado de 03/07/2016 deve ser guardado pelo menos até 2021 inclusive. Os períodos separados de armazenamento de materiais primários são estabelecidos pela Lista aprovada pela Portaria do Ministério da Cultura de 25 de agosto de 2010 nº 558. Para preservar os documentos contábeis, as empresas costumam criar arquivos especiais.

O documento principal pode ser em papel ou eletrônico. Na prática, cada vez mais empresas estão utilizando o gerenciamento eletrônico de documentos (GED). Em particular, as empresas trocam contratos, faturas de pagamento, atos, guias de remessa e faturas.

O EDI simplifica significativamente o procedimento de processamento de documentos primários, desde o momento de sua criação até o momento de seu registro, e agiliza o trabalho entre as contrapartes. Grande vantagem - documentos eletrônicos não há necessidade de imprimi-lo se não contrariar a lei ou os termos do contrato (artigo 6º, artigo 9º da Lei nº 402).

O documento eletrônico é certificado com assinatura eletrônica qualificada. Se as partes tomarem a decisão apropriada, o documento primário pode ser assinado com uma assinatura simples ou não qualificada (carta do Departamento de Política Tributária e Aduaneira do Ministério das Finanças da Rússia datada de 12 de setembro de 2016 nº 03-03-06/ 2/53176).

A ausência de documentos primários em uma empresa pode acarretar uma multa grave de 10.000 a 30.000 rublos (artigo 120 do Código Tributário da Federação Russa). O Fisco também aplicará multa por erros de registro. Além disso, as pessoas responsáveis ​​​​pelo processamento de documentos podem ser multadas nos termos do artigo 15.11 do Código de Ofensas Administrativas da Federação Russa no valor de 2.000 a 3.000 rublos. Há outro perigo: se durante a auditoria o fisco não encontrar o documento necessário, eles podem remover de base tributária parte das despesas, portanto, a empresa terá que pagar adicional de imposto de renda.

Detalhes obrigatórios do documento primário

Somente o documento primário com todos os dados exigidos tem valor jurídico (artigo 4º do artigo 9º da Lei nº 402-FZ):

1. título (por exemplo, “Ato de prestação de serviços”, “Ordem de pagamento”, “Certificado contábil”);
2. data de compilação;
3. nome do originador do documento (por exemplo, OJSC SKB Kontur, LLC Soyuz, IP Ivanova E.V.);
4. conteúdo do documento ou transação comercial (por exemplo, “Serviços de acesso à Internet”, “Materiais transferidos para processamento”, “Pagamento de fatura de material de escritório”, “Juros acumulados no âmbito do contrato de empréstimo”);
5. indicadores naturais e monetários (peças, metros, rublos, etc.);
6. cargos de responsabilidade (por exemplo, “Contador”, “Lojista”, “Gerente de RH”, “Chefe de Departamento de Vendas”, etc.);
7. assinaturas pessoais das partes.

Um documento devidamente executado ajudará, se necessário, processos judiciais, por exemplo, quando o comprador não paga a dívida ou tenta invalidar a transação. Mas um documento com erros ou assinaturas fictícias pode ser uma piada cruel - portanto, você nunca deve assinar para o fornecedor se ele de repente se esquecer de assinar. Armazene cuidadosamente todos os documentos primários e sempre verifique cuidadosamente todos os detalhes dos documentos recebidos.

Na prática, ainda é possível encontrar reclamações de clientes quanto à falta do selo. Lembramos que a partir de 07/04/2015 o selo foi cancelado para a maioria das organizações e pode ser utilizado à vontade (Lei Federal de 06/04/2015 nº 82-FZ). As informações sobre o selo da organização devem ser especificadas no estatuto. Se a contraparte insiste em colocar um carimbo, mas você não tem legalmente, você pode notificar a contraparte por escrito sobre sua ausência e fornecer um extrato da política contábil.

Formas de documentos primários

Em seu trabalho, você pode utilizar formulários unificados e próprios de documentos primários (cláusula 4º, artigo 9º da Lei Federal de 6 de dezembro de 2011 nº 402-FZ “Sobre Contabilidade”). Neste caso, um documento primário caseiro deve conter todos os dados necessários. Muitas empresas são obrigadas a desenvolver sua própria versão da lei de baixa de materiais, uma vez que não existe uma forma unificada do documento.

É permitida a utilização de um formulário combinado do documento primário, quando o formulário unificado for tomado como base e complementado com as colunas ou linhas necessárias. Neste caso, todos os detalhes obrigatórios devem ser preservados (Resolução do Comitê Estadual de Estatística da Federação Russa de 24 de março de 1999, nº 20).

A escolha da empresa quanto às formas de contabilidade primária utilizadas deve ser especificada em suas políticas contábeis.

No processo de atividade pode surgir a necessidade de novos documentos primários, para que possam ser desenvolvidos e aprovados pela política contábil.

Prestar atenção! Como sua contraparte também pode usar um documento primário desenvolvido de forma independente, sua política contábil deve indicar que você também aceita esses documentos para fins contábeis.

Para a maioria dos documentos, você tem o direito de não usar formulários unificados, mas as transações em dinheiro devem ser executadas apenas de acordo com os formulários de documentos aprovados (informações do Ministério das Finanças da Federação Russa nº PZ-10/2012).

Tipos de documentos primários

Os especialistas podem encontrar os principais formatos de documentos primários em álbuns formulários unificados, aprovado por resoluções do Comitê Estadual de Estatística da Federação Russa. Aqui estão os mais comuns.

Documentos para contabilização de transações comerciais

• TORG-12;
• Etiqueta do produto;
• Documento de transferência universal.

Documentos para contabilização de ativos fixos

• OS-1 “Lei sobre aceitação e transferência de ativos fixos (exceto edifícios, estruturas)”;
• OS-4 “Lei sobre baixa de ativos fixos”;
• OS-6 “Cartão de inventário para registro de ativos fixos”.

Caixa registradora primária

As transações em dinheiro são processadas exclusivamente de acordo com o Procedimento transações em dinheiro(Instrução do Banco Central da Federação Russa datada de 11 de março de 2014 nº 3210-U). Você não pode, por exemplo, projetar “consumíveis” de forma livre ou desenvolver sua própria versão.

Os formulários de documentos de caixa primários são aprovados pela Resolução do Comitê Estadual de Estatística da Federação Russa datada de 18 de agosto de 1998, nº 88:

• KO-1 “Ordem de recebimento de dinheiro”;
• KO-2 “Ordem de despesas em dinheiro”;
• KO-3 “Diário de registro de entrada e saída de documentos monetários”;
• KO-4" Livro caixa»;
• KO-5 “Livro de contabilização de fundos aceitos e emitidos pelo caixa.”

Os documentos de caixa devem ser verificados com muito cuidado, pois tais documentos primários estão diretamente relacionados à movimentação de dinheiro e sempre atraem a atenção das autoridades fiscalizadoras. Por exemplo, as autoridades fiscais certamente prestarão atenção ao PKO, cujo valor excede 100.000 rublos. E tudo porque você não pode pagar em dinheiro a uma contraparte um valor superior a 100.000 rublos. A ausência de assinaturas nos documentos de caixa também será motivo de processos na Receita Federal.

Vamos resumir. Assim, os documentos primários são parte integrante da contabilidade e contabilidade fiscal. As transações não podem ser realizadas sem documentos comprovativos. Freqüentemente, os contadores criam lançamentos contábeis com base em uma cópia ou digitalização do documento principal. É muito importante substituir as cópias por documentos originais em tempo hábil, caso contrário as autoridades reguladoras poderão considerar a operação ou transação fictícia. Só os documentos elaborados nos termos da lei garantem a segurança e fiabilidade da contabilidade da empresa.