Utilizarea cardurilor personalizate ca carduri corporative. Cum se ține evidența contabilă a tranzacțiilor cu carduri corporative. Clasificarea cardurilor corporative

Utilizarea cardurilor corporative ca mijloc de efectuare a plăților devine din ce în ce mai populară. Acest lucru se datorează faptului că astfel de carduri sunt o modalitate fiabilă și convenabilă de a plăti cheltuielile legate de activitățile economice ale organizației, în primul rând cheltuielile de călătorie și divertisment. Cum arată în practică procesul de emitere a cardurilor corporative? Ce documente pot fi folosite pentru a confirma cheltuielile efectuate? Ce autorități ar trebui să anunț despre deschiderea unui cont bancar special?

Ce este un card bancar corporativ?

Un card corporativ, ca orice alt card bancar din plastic, este un mijloc personal de plată destinat plății unor bunuri sau servicii, precum și pentru primirea de numerar la bancomate și bănci.
Procedura de circulație a cardurilor bancare pe teritoriul Federației Ruse este reglementată de Regulamentul privind emiterea cardurilor bancare și tranzacțiile efectuate cu carduri de plată, aprobat de Banca Rusiei la 24 decembrie 2004 N 266-P. De menționat că textul acestui Regulament N 266-P au fost aduse o serie de modificări prin Instrucțiunile N 2862-U, care vor intra în vigoare la 1 iulie 2013 (Instrucțiunile Băncii Rusiei din 08/10/). 2012 N 2862-U „Cu privire la modificările la regulamentele Băncii Rusiei din 24 decembrie 2004 N 266-P „Cu privire la emiterea de carduri bancare și la tranzacțiile efectuate cu carduri de plată” înregistrată la Ministerul Justiției la 21 noiembrie 2012 N 25863).

Ținând cont de modificările aduse clauzei 1.5 din Regulamentul N 266-P, se stabilește că o instituție de credit are dreptul de a emite carduri bancare de următoarele tipuri: carduri de plată (debit), carduri de credit și carduri preplătite, deținătorii de carduri bancare. care sunt persoane fizice, inclusiv cele autorizate de persoane juridice, antreprenori persoane fizice.
O trăsătură distinctivă a unui card corporativ este că persoana în numele căreia este emis trebuie să fie un angajat al organizației care a încheiat un acord pentru a emite un astfel de card, în timp ce angajatul primește acces deplin la unul dintre conturile juridice. entitate, adică gestionează fondurile organizației.
Se poate seta o limită individuală de cheltuieli pentru fiecare card. Puteți seta atât limite permanente, cât și temporare pentru cheltuirea fondurilor pe carduri, specificând orice perioadă de timp. În plus, atunci când utilizați carduri corporative, puteți stabili limite pentru diferite categorii de cheltuieli: plăți în numerar și fără numerar, tranzacții în străinătate etc.

De obicei, atunci când utilizați carduri corporative, sunt stabilite o serie de cerințe și restricții:

• Nu este permisă creditarea fondurilor într-un cont special de card prin transfer fără numerar de fonduri din conturile terților;
• Cheltuielile personale cu carduri corporative sunt interzise, ​​deoarece toate tranzacțiile efectuate sunt reflectate în contul organizației;
• Deoarece fondurile retrase de pe un astfel de card sunt considerate fonduri emise în cont, este necesară o raportare adecvată. Banca are dreptul de a solicita documente primare pentru toate tranzacțiile efectuate cu carduri corporative (facturi de cazare, tichete de transport, chitanțe, cecuri și alte documente care includ chitanțe originale de la terminale electronice, bancomate, precum și rapoarte de călătorie în cazul în care fondurile sunt debitate din contabilizați cheltuielile de călătorie);
• în conformitate cu cerințele legislației valutare a Federației Ruse, atunci când efectuează tranzacții în valută străină folosind carduri, inclusiv atunci când efectuează plăți transfrontaliere, organizația este obligată să prezinte băncii o justificare documentară pentru executarea acesteia, inclusiv un raport la cheltuieli, în termen de zece zile lucrătoare de la data tranzacției cu atașarea documentelor de decontare pentru fiecare astfel de operațiune.

Care sunt principalele avantaje ale lucrului cu carduri corporative?

Putem enumera o serie de avantaje ale utilizării cardurilor corporative atât pentru organizație, cât și pentru angajații pentru care sunt emise:

• economisind timp, deoarece nu este nevoie să contactați banca pentru a pregăti documente pentru primirea numerarului din cont sau depunerea acestuia în cont. Primirea banilor este posibilă în orice moment, atât la bancomat, cât și la casieria unei bănci, și nu neapărat cea în care este deschis contul. De asemenea, numerarul poate fi depus în contul unei organizații printr-un bancomat. În plus, cardurile sistemelor de plată majore sunt acceptate la majoritatea punctelor de vânzare cu amănuntul și de servicii, bancomatelor și băncilor din lume. Activitatea nu numai a serviciilor de numerar, ci și a lucrătorilor contabili este simplificată, deoarece nu este necesar să se emită avansuri pentru cheltuielile de călătorie și să urmărească returnarea numerarului responsabil care nu a fost cheltuit într-o călătorie de afaceri;
• reducerea costurilor și minimizarea riscurilor asociate cu primirea, transportul și stocarea numerarului;
• simplificarea contabilității și controlului cheltuielilor angajaților prin deschiderea unui cont special de card, care vă permite să contabilizați tranzacțiile pe toate cardurile corporative ale întreprinderii (sau mai multe conturi speciale de card pentru contabilizarea tranzacțiilor separat pentru fiecare card sau grup de carduri);
• conversia automată a fondurilor de ruble în valută la plata serviciilor în străinătate.

Este necesar să se emită carduri corporative pentru a emite angajaților bani sub formă de numar sau puteți folosi carduri „de salariu”?

Această întrebare apare adesea în rândul angajatorilor care au implementat proiecte „salariale” în organizațiile lor. Să reamintim că mai devreme în Scrisoarea nr. 14-27/513 din 24 decembrie 2008, Banca Rusiei a indicat că există restricții asupra listei tranzacțiilor efectuate de persoane fizice care utilizează carduri bancare, în conformitate cu prevederile legislației în vigoare. a Federației Ruse. În același timp, reprezentanții Băncii Rusiei au confirmat că problema admisibilității rambursării cheltuielilor asociate călătoriilor de afaceri prin transferarea acestora în conturile bancare ale angajaților individuali deschise pentru tranzacții cu carduri bancare se încadrează în domeniul de aplicare a muncii. legislatia. Deci, potrivit art. 168 din Codul Muncii al Federației Ruse, procedura și valoarea rambursării cheltuielilor legate de călătoriile de afaceri sunt determinate de un contract colectiv sau de reglementări locale.

În ceea ce privește departamentul financiar, acesta nu se opune utilizării cardurilor „de salariu” pentru decontări cu persoane responsabile. În Scrisoarea din 05.10.2012 N 14-03-03/728, Ministerul Finanțelor a reținut că în legătură cu utilizarea tehnologiilor bancare moderne și a altor tehnologii de plată, în loc de emiterea de numerar, se introduc plăți fără numerar în conturile deschise pentru acești angajați pentru plăți cu carduri bancare de debit, emise de instituții de credit, inclusiv în cadrul proiectelor „salarie”.

Potrivit oficialilor departamentului, este recomandabil extinderea domeniului de aplicare a cardurilor bancare de decontare (debit) (pe lângă decontări pentru salarii în cadrul proiectelor „salarie”) la decontări cu persoane responsabile. Avantajele acestei forme de plată, cum ar fi decontările fără numerar cu persoane responsabile care utilizează carduri bancare de decontare (de debit), sunt creșterea eficienței proceselor de plată și automatizarea reconcilierii decontărilor și controlul asupra primirii (creditării) fondurilor și a acestora. utilizare.

Regulile de organizare și ținere a evidenței contabile cu persoanele responsabile pot include prevederi care prevăd decontări cu acestea atât în ​​numerar, cât și fără numerar. De exemplu, finanțatorii au citat practica folosită în departamentul lor: ca parte a implementării politicilor contabile și ținând cont de prevederile contractului colectiv, Ministerul Finanțelor emite fonduri în cont pentru cheltuielile de călătorie în mod non-numerar. la cererea unei persoane responsabile care să conțină detaliile necesare transferului în contul unui angajat al Ministerului Finanțelor, deschis la o instituție de credit, în timpul unei călătorii de afaceri:

• pe teritoriul Federației Ruse - în moneda Federației Ruse (în ruble) folosind carduri bancare utilizate ca parte a proiectului „salariu”;
• pe teritoriul țărilor străine - în dolari SUA folosind carduri bancare în valută emise de instituțiile de credit specificate în contractul colectiv al Ministerului Finanțelor.

Care este procedura de obținere a cardurilor corporative?

Ca regulă generală, pentru a implementa proiectul „Corporate Card”, o organizație trebuie, pe lângă contul bancar existent, să deschidă un al doilea special pentru plăți cu carduri corporative. Pentru a face acest lucru aveți nevoie de:

• scrie o cerere de deschidere a unui cont;
• întocmește un model de card de semnătură;
• semnează un acord de cont bancar pentru decontarea tranzacțiilor cu carduri corporative;
• întocmește un acord suplimentar de debitare directă din contul principal.

După completarea tuturor documentelor necesare și deschiderea unui al doilea cont curent, organizația transmite băncii:

• înregistrare pentru emiterea cardurilor bancare (lista deținătorilor de carduri corporative);
• cerere de eliberare a cardului corporativ (completată și semnată de titularul cardului corporativ și convenită cu șeful organizației);
• ordine de eliberare a rapoartelor către persoanele specificate în registru.

Fiţi atenți! Un card bancar corporativ este emis direct deținătorului indicat de organizație în cererea de emitere a unui card bancar sau unui reprezentant al clientului care acționează pe baza unei procuri executate în conformitate cu cerințele legii.

Ce reglementări locale ar trebui dezvoltate la implementarea proiectului Corporate Card?

Pentru a efectua contabilitatea și controlul mișcării cardurilor corporative ale unei organizații, este recomandabil să se elaboreze o reglementare adecvată. Este posibil să nu se elaboreze un regulament separat cu privire la procedura de utilizare a cardurilor corporative, dar în acest caz procedura de utilizare a acestora ar trebui prescrisă într-un alt act de reglementare local, de exemplu, într-un regulament privind procedura și valoarea rambursării călătoriei. cheltuieli, emiterea de fonduri contabile, transmiterea de rapoarte anticipate privind cheltuielile de călătorie și de afaceri. Ca exemplu, putem cita Ordinul JSC Căile Ferate Ruse din 7 noiembrie 2006 N 2193r, care a aprobat Regulamentul privind emiterea de bani în cont. Prezentul regulament conține o secțiune separată „Procedura de utilizare a unui card bancar corporativ”, care definește:

• scopul unui card corporativ;
• motivele emiterii cardului;
• motivele utilizării acestuia;
• procedura și calendarul de depunere a unui raport în avans privind fondurile utilizate prin intermediul unui card bancar corporativ;
• procedura de încasare de la angajatul vinovat a sumei utilizate în alte scopuri în lipsa documentelor care să confirme utilizarea intenționată a cardului bancar corporativ;
• responsabilitatea pentru siguranța cardului, precum și pentru cheltuirea fondurilor pe acesta în limitele de cheltuieli stabilite.

Pe lângă reglementări, este necesară aprobarea registrului de carduri corporative. Acest registru ar trebui să reflecte:

• numere de card;
• Numele complet suporturi;
• datele transferului și returnării cardurilor.

Primirea și returnarea unui card corporativ trebuie să fie confirmate de angajatul care l-a primit (returnat) și de persoana responsabilă cu menținerea evidenței datelor cardului.

Care este baza pentru înregistrarea sumelor tranzacțiilor efectuate cu ajutorul cardurilor corporative?

Cheltuielile se reflectă pe baza unui registru de plăți emis de bancă sau a unui jurnal electronic.

De obicei, fondurile sunt anulate sau creditate pentru tranzacțiile cu cardul cel târziu în ziua lucrătoare următoare zilei în care banca primește registrul de plăți sau jurnalul electronic de la un singur centru de decontare (atunci aceste documente pot fi transferate organizației).

Vă reamintim că angajații organizației, atunci când folosesc cardul în magazine, hoteluri și alte locuri de plată, primesc documente care confirmă cheltuielile efectuate (cecuri, facturi pentru cazare la hotel, bilete de călătorie, chitanțe, facturi etc.). Astfel de documente trebuie să fie însoțite de borderouri originale, chitanțe de la terminale electronice și bancomate. Angajatul organizației trebuie să prezinte toate aceste documente împreună cu raportul în avans la departamentul de contabilitate al organizației.

Detaliile obligatorii pe care trebuie să le conțină un document privind tranzacțiile care utilizează un card de plată sunt enumerate în clauza 3.3 din Regulamentul N 266-P. Acestea includ:

• identificatorul unui bancomat, terminal electronic sau alte mijloace tehnice destinate efectuării tranzacțiilor cu carduri de plată;
• tipul de operare;
• data tranzacției;
• valoarea tranzacției;
• moneda tranzacției;
• suma comisionului (dacă există);
• cod de autorizare;
• detaliile cardului de plată.

Detaliile enumerate trebuie să conțină caracteristici care să permită stabilirea în mod fiabil a unei corespondențe între detaliile cardului de plată și contul unei persoane juridice, precum și între identificatorii organizațiilor comerciale (servicii), bancomatelor și conturile bancare ale organizațiilor comerciale (servicii). (clauza 3.6 din Regulamentele N 266-P).

FYI. Un document privind tranzacțiile cu cardul de plată pe hârtie trebuie să conțină suplimentar semnăturile deținătorului cardului de plată și ale casierului. Această cerință nu se aplică cazurilor în care documentul este întocmit la o casă atunci când se utilizează un analog al unei semnături de mână.

Ce trebuie să faceți în situația în care, la retragerea banilor folosind un card bancar, ATM-ul nu emite chitanță care confirmă operațiunea? S-a remarcat mai sus că astfel de verificări sunt atașate de către persoane responsabile raportului prealabil. Însă angajatul însuși, persoana responsabilă, nu are dreptul să ceară cecul de care are nevoie de la bancă. Acest lucru se datorează faptului că clientul băncii nu este un angajat, ci o organizație. Prin urmare, organizația trebuie să contacteze banca pentru un extras. În acest caz, banca nu are dreptul de a refuza emiterea unui extras (clauza 2.1, secțiunea 2, partea a III-a a Regulamentului privind regulile de contabilitate în instituțiile de credit situate pe teritoriul Federației Ruse, aprobat de bancă). al Rusiei la 16 iulie 2012 N 385-P).

Emiterea cardurilor bancare corporative are legătură cu reținerea impozitului pe venitul personal de la salariați și cu calculul primelor de asigurare?

Deoarece fondurile transferate pe astfel de carduri aparțin organizației și nu persoanelor care le utilizează, nu există obligații de a plăti impozitul pe venitul personal și contribuțiile de asigurare (dacă nu se dovedește contrariul). Cu toate acestea, toate documentele justificative trebuie să fie pregătite corespunzător. Judecătorii au ajuns la astfel de concluzii, în special, în Rezoluția Serviciului Federal Antimonopol NWO din 18 iulie 2011 N A05-11476/2010. Hotărârea judecătorească a reținut că, potrivit acordului, tranzacțiile legate de activitățile economice ale întreprinderii se efectuează cu ajutorul cardurilor, inclusiv cu plata cheltuielilor de călătorie și ospitalitate. Arbitrii au considerat pretențiile autorităților fiscale ca fiind nefondate, deoarece Serviciul Fiscal Federal nu a auditat contul bancar, nu a verificat în ce scopuri au fost anulate fondurile de pe cardul corporativ și nu a furnizat dovezi că sumele contestate au fost beneficiul economic al angajaţilor agentului fiscal.

Ce autorități de reglementare trebuie raportate despre deschiderea unui cont bancar?

Contribuabilii, atât organizațiile, cât și întreprinzătorii individuali, sunt obligați să notifice în scris autoritatea fiscală despre deschiderea sau închiderea conturilor în termen de șapte zile (clauza 1, clauza 2, articolul 23 din Codul fiscal al Federației Ruse). Formularul de mesaj și procedura de completare au fost aprobate prin Ordinul Serviciului Fiscal Federal al Rusiei din 06.09.2011 N ММВ-7-6/362@.

De asemenea, informațiile despre deschiderea unui cont bancar în termen de șapte zile trebuie transmise la Fondul de pensii și la Fondul de asigurări sociale, care sunt organismele care monitorizează plata primelor de asigurare (clauza 1, clauza 3, articolul 28 din Legea federală din 24 iulie). , 2009 N 212-FZ).

Dacă a fost emis un card corporativ în plus față de un cont existent și nu au fost deschise conturi bancare noi, atunci nu este nevoie să furnizați informații nici inspectoratului fiscal, nici autorităților care monitorizează plata primelor de asigurare.

Fiţi atenți! Potrivit paragrafului 1 al art. 118 din Codul fiscal al Federației Ruse, încălcarea de către un contribuabil a termenului stabilit pentru furnizarea autorității fiscale a informațiilor despre deschiderea sau închiderea unui cont în orice bancă atrage o amendă de 5.000 de ruble.

Persoană juridică asociată contului. Conceput pentru a plăti cheltuieli legate de afaceri sau activități de bază ale companiei, inclusiv cheltuielile generale, de divertisment, de transport și de călătorie, precum și pentru primirea de numerar. Cardul nu poate fi utilizat pentru plata salariilor și plăților sociale. În esență, un card corporativ este un analog al fondurilor emise în cont. Poate fi debit sau credit.

Pentru a emite un card, o persoană juridică trebuie să încheie un acord cu banca privind emiterea și întreținerea cardurilor corporative, care afișează informații despre angajații care vor folosi aceste carduri. Acordul ar trebui să fie însoțit de cereri ale angajaților pentru eliberarea cardurilor și împuterniciri pentru aceștia din partea companiei. Pentru a deschide un cont de card, trebuie să furnizați documentele relevante. În termen de șapte zile lucrătoare de la data deschiderii sau închiderii unui cont bancar pentru deservirea cardurilor corporative, este necesar să se informeze biroul fiscal despre acest lucru (articolul 23, 6.1 din Codul fiscal al Federației Ruse). Pentru încălcarea acestui termen, se prevede o amendă de 5 mii de ruble la art. 118 Codul fiscal al Federației Ruse.

Numărul posibil de carduri de deschis per cont este determinat de fiecare bancă la propria discreție. De exemplu, la Bank24.ru puteți conecta un număr nelimitat de carduri corporative la un singur cont.

Avantajele utilizării cardurilor corporative pentru o organizație:

Reducerea costurilor de operare și a timpului asociat cu emiterea de sume contabile. Compania nu are nevoie să primească numerar de la bancă pentru cheltuielile de afaceri, precum și să-i livreze și să-i depoziteze;

Nu este nevoie să cumpărați valută străină pentru călătoriile de afaceri în străinătate sau să deschideți un cont în valută și nu este nevoie să completați declarații la trecerea granițelor.

Managementul si controlul cheltuielilor companiei. Abilitatea de a stabili limite pentru carduri și de a conecta informațiile prin SMS vă permite să controlați în timp real cheltuirea fondurilor de către un angajat autorizat. De exemplu, o organizație poate reîncărca un card în orice moment sau poate crește limita tranzacțiilor unui angajat detașat. Banca oferă companiei, de asemenea, un raport detaliat al tranzacțiilor cu carduri. Datorită acestui fapt, departamentul de contabilitate al companiei poate controla cheltuirea țintită a fondurilor de către angajați;

Posibilitatea de a efectua plăți în sume de peste 100 de mii de ruble. În conformitate cu instrucțiunile Băncii Centrale a Federației Ruse din 20 iulie 2007 nr. 1843-U, plățile în numerar în Federația Rusă între organizații, inclusiv întreprinzători individuali, legate de activitățile lor de afaceri, în cadrul unui singur acord pot să fie făcute într-o sumă care nu depășește 100 de mii de ruble. Plățile folosind un card corporativ se referă la plăți fără numerar - astfel, această restricție nu se aplică tranzacțiilor cu carduri corporative;

Folosind cardul puteți face achiziții pe internet;

Acces 24/7 la fondurile din contul organizației. Posibilitatea de a primi numerar de la bancomate în orice moment;

Capacitatea de a atașa toate cardurile corporative la un singur cont de card cu o singură limită de cheltuieli pentru toți angajații organizației sau de a împărți toate cardurile corporative în grupuri cu propria limită de cheltuieli;

Reduceți riscul de pierdere a numerarului sau de furt. Dacă cardul este pierdut, clientul îl poate bloca, economisind fondurile;

O alternativă bună la carnetul de cecuri.

De asemenea, în funcție de tipul de card și de programul bancar, cardurile corporative au anumite tipuri de reduceri și beneficii.

Întreținerea anuală a unui card corporativ în băncile rusești costă în medie de la 1 mie de ruble. De exemplu, la Avangard Bank, întreținerea anuală a unui card MasterCard Business costă 900 de ruble, iar MasterCard Gold – 2 mii La St. Petersburg Industrial Joint Stock Bank (SIAB), întreținerea anuală a unui card va costa 1 mie de ruble.

Băncile pot seta un sold minim de cont pe un card. Deci, în Avangard Bank este de 10 mii de ruble, în Promsvyazbank - 3 mii.

Vedeți ce este „Cartea corporativă” în alte dicționare:

CARD CORPORATE- (ing. card corporativ) – un card de plată care permite deținătorului său să efectueze tranzacții în contul unei persoane juridice. Banca emite C.K. în favoarea angajaţilor legali. persoane care le folosesc pentru a plăti cheltuielile de călătorie și divertisment... ...

CARD CORPORATE- un card bancar care permite titularului său să efectueze tranzacții în contul unei persoane juridice... Dicționar de concepte și termeni formulați în documentele de reglementare ale legislației ruse

Card electronic universal- (UEC) un card de plastic care combină un act de identitate, o poliță de asigurare obligatorie de sănătate, un certificat de asigurare de asigurare obligatorie de pensie și un card bancar de plată. Informații... ... Wikipedia

CARD DE CREDIT- (card de credit în limba engleză) un document personalizat de plată și decontare sub formă de plăcuță de plastic personalizată, eliberat de banca emitentă deponenților săi pentru plata fără numerar, achiziționarea de bunuri și servicii pe credit de către aceștia într-o rețea de comerț cu amănuntul,. .. ... Dicționar economic

CARDURI DE PLATA- un instrument de plată fără numerar utilizat pentru identificarea deținătorilor de card în momentul tranzacției și pentru eliberarea documentelor de plată stabilite de lege și de regulile de funcționare a sistemelor de plată cu cardul. PC. - unul dintre...... Dicționar enciclopedic financiar și de credit

- – card corporativ al sistemului de plată Visa. Nu este produs în Rusia, cel mai des folosit în SUA. Oferit de bănci din 1994. Cardul este conceput pentru a reduce costurile și documentele în organizații, și anume pentru achiziții mici... ... Enciclopedia bancară

Ca orice alt card bancar, este deschis unei anumite persoane. Dar particularitatea este că această persoană trebuie să fie un angajat al companiei care a încheiat un acord pentru a emite un astfel de card.

Băncile pot emite carduri corporative de debit și credit (clauza 1.5 din Regulamentul privind emiterea cardurilor de plată și tranzacțiile efectuate cu ajutorul acestora, aprobat de Banca Rusiei la 24 decembrie 2004 nr. 266-P).

Posesorul unui card de debit (plata) poate efectua tranzactii in limita sumei stabilite de banca. Aceste calcule se fac folosind banii companiei în contul acesteia. Folosind un card de credit, deținătorul poate efectua tranzacții folosind banii furnizați de bancă în limita stabilită în conformitate cu termenii contractului de împrumut.

Ambele carduri corporative pot fi fie personalizate, fie nepersonalizate. Cardurile personalizate sunt emise unui anumit angajat al companiei. Cele nenumite sunt eliberate companiei. Acest card poate fi folosit de oricine. După cum arată practica, organizațiile folosesc în principal carduri de debit cu o limită stabilită pentru fiecare card pentru diferite categorii de cheltuieli și un descoperit de cont.

Cum să obțineți un card

Pentru a face acest lucru, compania trebuie să încheie un acord cu banca. Acesta trebuie să fie însoțit de:

• lista angajaților care vor folosi cardul. Semnăturile acestora trebuie să fie certificate de sigiliul companiei;
• copii ale pașapoartelor angajaților pe numele cărora sunt emise cardurile;
• acorduri privind utilizarea cardurilor în forma stabilită de bancă, completate și semnate personal de către angajați.

Un card bancar corporativ este emis direct deținătorului indicat de companie în cererea de emitere a unui card bancar sau unui reprezentant al companiei care acționează pe baza unei procuri.

Procedura de utilizare a cardurilor corporative

Pentru ca angajații să poată opera liber carduri corporative, organizația trebuie să elaboreze reglementări privind procedura de utilizare a acestora (Partea 1 a articolului 8 din Codul Muncii al Federației Ruse). Vă recomandăm să instalați:

• o listă de cheltuieli și tranzacții care pot fi efectuate de un angajat folosind un card corporativ;
• limite de plată pentru carduri corporative;
• perioada după care angajatul trebuie să returneze cardul;
• procedura de depunere a unui raport de către deținătorii de card cu privire la sumele cheltuite;
• perioada în care salariatul trebuie să depună un raport prealabil la societate cu documente justificative anexate;
• lista documentelor care sunt acceptate ca confirmare a cheltuielilor efectuate.

În plus, este necesar să se aprobe o listă de posturi ale persoanelor ale căror atribuții de muncă implică utilizarea cardurilor corporative (clauza 1 a articolului 847 din Codul civil al Federației Ruse). Angajații ale căror posturi sunt enumerate în listă trebuie să fie familiarizați cu postul sub semnătură (Partea 2 a articolului 22 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Pentru a exclude cazurile de pierdere a cardurilor corporative, precum și utilizarea abuzivă sau furtul de fonduri, este necesar să se organizeze în companie o evidență a acceptării și emiterii cardurilor bancare corporative (articolul 9 din Legea federală din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate”). Pentru a face acest lucru, este recomandabil să se elaboreze un registru care să reflecte următoarele date: numere de card, numele complete ale deținătorilor acestora, datele transferului și returnarea cardurilor. Faptul de emitere și returnare a unui card corporativ va fi confirmat de către angajatul care l-a primit și de către persoana care ține evidența datelor cardului.

Cardurile bancare personalizate corporative pot fi în mâinile deținătorilor, cu condiția să respecte cerințele de securitate. Toate cardurile corporative nepersonalizate sunt stocate în seiful companiei. De regulă, cardurile nepersonale sunt emise unui angajat pentru a îndeplini o anumită sarcină - plata cheltuielilor de călătorie, divertisment sau alte cheltuieli.

Ce cheltuieli se pot face cu cardul?

Conform clauzei 2.5 din Regulamentul nr. 266-P, o persoană juridică poate efectua cu ajutorul cardurilor bancare, în special, următoarele operațiuni:

• primiți numerar pentru plăți în Rusia legate de activitățile unei persoane juridice, inclusiv plata cheltuielilor de călătorie și divertisment;
• efectuați plăți în ruble legate de activitățile persoanei juridice, inclusiv plata cheltuielilor de călătorie și divertisment în Federația Rusă;
• să primească numerar în valută străină în străinătate pentru a plăti cheltuielile de călătorie și ospitalitate;
• plătiți cheltuielile de călătorie și ospitalitate în valută străină în afara Federației Ruse.

Un contabil de companie are adesea o întrebare: poate un angajat detașat să folosească un card corporativ în străinătate pentru a plăti pentru servicii în numele organizației însăși? Și dacă da, cum exercită banca autorizată controlul valutar asupra acestor tranzacții?

Legea federală nr. 173-FZ din 10 decembrie 2003 „Cu privire la reglementarea valutară și controlul valutar” nu stabilește restricții privind tranzacțiile valutare între rezidenți și nerezidenți.

În consecință, un angajat detașat în străinătate, care acționează în numele și în numele organizației sale, poate folosi teoretic un card corporativ pentru a plăti serviciile.

Regulamentul anterior în vigoare privind procedura de emitere a cardurilor bancare de către organizațiile de credit (aprobat de Banca Rusiei la 9 aprilie 1998 nr. 23-P) conținea o regulă conform căreia, atunci când se efectuează tranzacții valutare cu carduri corporative, un persoana juridică a fost obligată să furnizeze băncii autorizate justificarea operațiunii, inclusiv o declarație de cheltuieli. Nu există o astfel de cerință în Regulamentul nr. 266-P în vigoare în prezent.

În același timp, clauza 2.5 din Instrucțiunea nr. 138-I a Băncii Rusiei din 4 iunie 2012 stipulează că, la anularea valutei străine dintr-un cont curent folosind un card bancar, un certificat de tranzacție valutară nu este depus la banca autorizată. . Cu excepția cazului tranzacțiilor valutare care necesită executarea unui pașaport de tranzacție. Vă reamintim că atunci când efectuați tranzacții valutare, nu este necesar să se elibereze un pașaport de tranzacție dacă suma totală a contractului nu depășește echivalentul a 50 de mii de dolari SUA la cursul de schimb oficial de la data încheierii contractului. (clauza 5.2 din Instrucțiunea nr. 138I).

Astfel, organizația are dreptul de a plăti serviciile în străinătate în valută străină cu un card bancar corporativ.

Raportați despre cheltuirea banilor pe un card corporativ

În prezent, nu există reglementări care să stabilească ce document trebuie să întocmească un angajat al companiei pentru a confirma cheltuirea fondurilor pe un card corporativ. Prin urmare, o organizație poate utiliza formularul unificat de raport anticipat nr. AO-1.

Nota. Forma raportului anticipat a fost aprobată prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 1 august 2001 nr. 55.

Societatea are, de asemenea, dreptul de a elabora propriul formular de raport (clauza 4, art. 9 din Legea nr. 402-FZ), care trebuie inclus în anexa la politicile contabile (subclauza 4, clauza 3, art. 21 din Legea nr. 402-FZ, clauza 4 din PBU 1/2008).

Când un angajat are venituri supuse impozitului pe venitul personal

Atunci când efectuați plăți către carduri corporative, trebuie să vă amintiți că angajatul trebuie să contabilizeze fondurile primite: să prezinte un raport în avans cu documente justificative.

Dacă un angajat nu raportează în timp util cu privire la cheltuirea fondurilor sau nu returnează fondurile retrase de pe card, el are venituri supuse impozitului pe venitul personal (rezoluție a Prezidiului Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse din 5 martie 2013). Nr. 14376/12, FAS Districtul Siberia de Vest din data de 19 februarie 2014 Nr. A45-25321/2012). Deși, potrivit unor judecători, lipsa documentelor justificative privind cheltuirea fondurilor eliberate în cont sau returnarea acestora la casierie nu constituie dovada că astfel de sume pot fi atribuite veniturilor angajaților (hotărârea Primei Curți de Arbitraj de Apel). din 11 aprilie 2013 Nr. A43- 14173/2012, decizia Curții de Arbitraj din Regiunea Nijni Novgorod din 31 ianuarie 2013 Nr. A43-14173/2012).

Trebuie să respect limita de plată?

Clauza 6 a Directivei Băncii Rusiei nr. 3073-U din 7 octombrie 2013 limitează decontările în numerar între persoane juridice, persoane juridice și antreprenori. Limita este de 100.000 de ruble. sub un singur contract.

Folosirea unui card bancar corporativ este o plată fără numerar. Prin urmare, suma de plată poate depăși 100.000 de ruble dacă un angajat plătește pentru bunuri (muncă, servicii) folosind un card.

Cu toate acestea, un angajat care retrage numerar de pe un card înseamnă să primească fonduri în cont. Și din moment ce persoana responsabilă efectuează plăți suplimentare în numele companiei, astfel de numerar în decontări trebuie să fie utilizate în limita limită.

Amenda pentru încălcarea limitei de decontare pentru o companie variază de la 40.000 la 50.000 de ruble, pentru un funcționar - de la 4.000 la 5.000 de ruble. (Articolul 15.1 din Codul Federației Ruse privind contravențiile administrative).

Contabilitatea tranzactiilor cu carduri corporative

Contabilitatea tranzacțiilor cu carduri corporative trebuie ținută în contul 55 „Conturi speciale în bănci”. Pentru o contabilizare mai convenabilă a tranzacțiilor cu cardurile corporative, este deschis un subcont „Carduri corporative” pentru acest cont. Este recomandabil să mențineți o contabilitate analitică pentru acest subcont pentru fiecare card corporativ primit.

Nota. Disponibilitatea și circulația fondurilor în valută străină sunt luate în considerare separat.

Exemplul 1. Compania a trimis un angajat într-o călătorie de afaceri. În același timp, i s-a dat un card corporativ, cu 45.000 de ruble creditate din contul său curent. La întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, angajatul a depus un raport prealabil.

Cheltuielile s-au ridicat la:

• 16.000 de ruble. - pentru călătorii;
• 30.000 de ruble. - pentru cazare;
• 6300 de ruble. - diurna;
• 3500 de ruble. - cheltuieli de divertisment.

DEBIT 55 subcont „Card corporativ”
CREDIT 51

• 45.000 de ruble. - fondurile au fost creditate pe card;

DEBIT 71
CREDIT 55 subcont „Card corporativ”

• 45.000 de ruble. - fondurile sunt debitate de pe card atunci când un angajat plătește fără numerar sau în caz de retragere de numerar;

DEBIT 26 CREDIT 71

• 52.300 RUB - se reflectă cheltuielile de călătorie;

DEBIT 44 CREDIT 71

• 3500 de ruble. - cheltuieli de divertisment anulate;

DEBIT 71 CREDIT 50

• 10.800 de ruble. - s-a făcut decontarea finală cu salariatul.

Folosind un card corporativ puteți efectua plăți în valută. Apoi se va folosi numărul 57.

Exemplul 2. Să modificăm datele din exemplul anterior. Să presupunem că angajatul a fost trimis într-o călătorie de afaceri în străinătate.

Pentru a cumpăra valută, 36.900 de ruble au fost transferate din contul curent și 900 USD au fost creditați pe card. Cursul de schimb la data achiziției era de 40 de ruble/USD. Cheltuieli:

• 24.000 de ruble. (600 USD x 40 ruble/USD) - cheltuieli de trai;
• 12.000 de ruble. (50 USD x 40 ruble/USD x 6 zile) - diurnă.

În contabilitate s-au efectuat următoarele înregistrări:

DEBIT 57 subcont „Card corporativ în ruble”
CREDIT 51

• 36.900 RUB - au fost transferate fonduri pentru cumpărarea de valută;

DEBIT 55 subcont „Card corporativ în valută”
CREDIT 57

• 36.000 de ruble. ((600 USD + 50 USD x 6 zile) x 40 ruble/USD) - valută creditată;

DEBIT 91 subcontul „Alte cheltuieli”
CREDIT 57

• 900 de ruble. (36.900 - 36.000) - sunt reflectate cheltuielile pentru conversia rublelor în dolari americani;

DEBIT 71

• 12.000 de ruble. (50 USD x 40 ruble/USD x 6 zile) - au fost retrase fonduri de pe card pentru a plăti diurna;

DEBIT 71
CREDIT 55 subcont „Card corporativ în valută”

• 24.000 de ruble. (600 USD x 40 ruble/USD) - fondurile în valută sunt debitate de pe card pentru a plăti hotelul;

DEBIT 26 CREDIT 71

• 36.700 RUB (36.700 + 700) - cheltuielile de deplasare ale persoanei responsabile se reflectă pe baza raportului în avans.

Nota. Pentru o zi de călătorie în Rusia, diurna este conform standardelor stabilite pentru călătoriile de afaceri în Federația Rusă (700 de ruble).

Deoarece fondurile companiei au fost convertite în valută străină în cuantumul cheltuielilor de deplasare ale angajatului și transferate pe cardul corporativ la data decontărilor pe card, diferențele de curs valutar nu apar în contabilitate (clauzele 4, 5, 9 PBU 3/). 2006, anexa la PBU 3/2006).

Fiţi atenți! Cheltuielile de pe card trebuie să fie documentate. În caz contrar, inspectorii vor considera ca veniturile lor impozabile fondurile cheltuite de angajații companiei.

Dezvoltarea tehnologiilor bancare a condus la crearea unui instrument convenabil de plată pentru afaceri - cardurile corporative. Companiile trebuie să țină evidența tuturor tranzacțiilor, inclusiv a tranzacțiilor efectuate prin plastic. Să ne uităm la caracteristicile contabilității cărților de vizită.

Clasificarea cardurilor corporative

Instituțiile de credit oferă întreprinderilor mai multe tipuri de instrumente de plată electronică. Condițiile de emitere și utilizare a instrumentelor afectează semnificativ modul în care cardurile corporative sunt luate în considerare în contabilitate.

Conform Regulamentului Băncii Rusiei nr. 266-P din 24 decembrie 2004, persoanele juridice pot deschide carduri de debit și de credit pentru angajații lor.

Folosind un card de debit, angajatul cheltuiește fonduri în limita sumelor disponibile în contul bancar. Este posibil un acord bancar cu un descoperit de cont - un împrumut emis atunci când în cont nu există fonduri suficiente sau nu există. Un card de credit presupune cheltuirea fondurilor împrumutate furnizate de bancă în limitele stabilite prin acord. Acordul poate prevedea o perioadă de grație - o perioadă în care împrumutul este rambursat fără dobândă.

Ambele tipuri de carduri sunt numite și nenumite. Primele sunt eliberate unui anumit angajat cu numele său indicat pe față. Când un angajat pleacă și compania angajează unul nou, cardurile de vizită trebuie schimbate. Cardurile non-personale funcționează pe principiul „purtătorului”. Ele pot fi transferate de la o persoană la alta și nu necesită înlocuire la schimbarea utilizatorilor.

Mijloacele de plată electronice sunt emise pentru conturile de card individuale sau pentru contul curent al companiei. Accesul la contul principal este de obicei oferit șefului sau managerilor de top ai companiei. Valoarea cheltuielilor într-o astfel de situație este limitată sau utilizată fără restricții. Aceste carduri sunt convenabile pentru organizațiile mici.

Întreprinderile mari preferă să deschidă conturi de card separate pentru persoanele responsabile. Un singur cont poate fi folosit de un angajat sau mai mulți.

Cel mai adesea, instrumentele de plată corporative sunt folosite pentru cheltuielile de afaceri, emiterea de bani către persoane responsabile și plata călătoriilor de afaceri. Dar ele pot fi și o modalitate de a depune veniturile din tranzacționare în contul dvs. 24/7. Acest lucru este convenabil pentru magazine și organizații care operează seara, noaptea, în weekend sau în zone îndepărtate.

Intocmirea documentelor interne

După selectarea cardurilor corporative și încheierea unui acord cu banca, este necesar să se elaboreze reglementări locale ale companiei care reglementează contabilitatea cardurilor corporative și controlul banilor.

Este optim să se întocmească un document intern care să definească regulile de utilizare a instrumentelor de plată electronică. Este bine să includeți:

• tipuri de fonduri cheltuite;
• limite de tranzacție (pentru plăți fără numerar, încasări în numerar, restricții zilnice, lunare);
• termenele limită de raportare pentru fondurile utilizate:
• tipuri de documente anexate raportului;
• responsabilitatea și procedura de colectare a fondurilor dacă persoana responsabilă nu se raportează la timp.

În loc de un act separat, puteți include regulile pentru cardurile corporative în alte documente locale, de exemplu, în reglementările pentru întreprindere privind reglementarea plății călătoriilor de afaceri, emiterea de bani pentru raportare și transmiterea de rapoarte anticipate.

Lista angajaților care au dreptul de a utiliza carduri corporative este stabilită prin ordin sau instrucțiuni ale managerului. Este recomandabil să semnați acorduri de responsabilitate financiară deplină cu angajații. În acest caz, angajatorul va putea recupera de la angajați fondurile lipsă de pe card în întregime (Articolul 242 din Codul Muncii al Federației Ruse). În absența unui acord, valoarea maximă a prejudiciului supus despăgubirii nu poate depăși salariul mediu lunar (articolul 241 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Conturi contabile pentru înregistrarea cardurilor corporative?

La deschiderea unui cont de card separat, fondurile pentru cărțile de vizită sunt separate de fondurile principale ale companiei. Contabilitatea cardurilor corporative se ține în contul 55 „Conturi speciale în bănci”. Este rezonabil să deschideți un subcont „Carduri corporative” sau „Conturi de carduri”. Transferul de bani într-un cont de card se efectuează prin postarea:

Dacă banii sunt debitați într-o zi și primiți în alta, se folosește contul 57. Vor fi două cablaje:

D 57 K 51 în ziua în care fondurile sunt debitate din contul curent,

D 55 K 57 în ziua în care fondurile sunt primite în contul de card.

Analiza contului 55 se efectuează pe conturi și deținători de carduri.

Anterior, autoritățile de reglementare solicitau notificarea deschiderii conturilor de card. Schimbările din 2014 au scutit companiile și antreprenorii de această obligație.

Atunci când un card corporativ este emis în contul curent principal, toată contabilitatea este ținută pentru 51 de conturi. Nu este nevoie de tranzacții separate de reaprovizionare.

Cardurile în sine sunt considerate proprietatea băncii și nu sunt reflectate în contabilitatea sintetică. Controlul mijloacelor electronice de plată se realizează pe contul extrabilanțiar 002. Transferul cardurilor de plastic către angajați se formalizează prin certificate de acceptare sau înscrieri într-un jurnal special.

Plăți cu carduri corporative

Un card de plastic este considerat un mijloc de plată fără numerar. Prin urmare, nu este supusă restricției stabilite pentru decontările cu contrapărțile în numerar. Cu toate acestea, retragerea banilor de pe card este considerată un transfer de fonduri în cont. Decontările ulterioare trebuie efectuate în conformitate cu limita de decontare în numerar. În prezent, limita este de 100 de mii de ruble per contract. Amenda pentru exces este stabilită de art. 15.1 Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse:

• 4.000 de ruble. - 5.000 de ruble. persoanelor responsabile;
• 40.000 de ruble. - 50.000 de ruble. unei persoane juridice.

Retragerea fondurilor de pe un card corporativ pentru plata în numerar în contabilitate se înregistrează prin postarea:

D 71 K 55 (51)

Serviciile bancare sunt incluse în cheltuielile de exploatare:

D 91 K 55 (51)

După depunerea raportului de avans și a documentelor justificative, departamentul de contabilitate efectuează următoarele înregistrări:

D 10, 44, 41, 20, 25, 26... K 71 pentru suma cheltuielilor fără TVA

D 19 K 71 pentru valoarea TVA la materiale, bunuri, servicii primite

Formularul unificat de raportare anticipată nu are câmpuri care să reflecte sumele primite de la card. Compania poate face modificări la forma unificată sau poate dezvolta propria formă. Forma documentului utilizat trebuie fixată în politica contabilă a firmei.

Restul sumei neutilizate este depusă la casieria întreprinderii:

Contabilitatea plăților fără numerar pe cardurile corporative se poate face în două moduri.

Prima presupune atribuirea plății datoriei persoanei responsabile - adică contabilitate, similar cu retragerea numerarului de pe un card. A doua opțiune consideră plata ca o plată fără numerar către furnizor. Cablaj:

D 60 K 55 (51)

În acest caz, nu este necesară furnizarea unui raport prealabil. Documentele justificative pot fi atașate la memoriu. După primirea documentelor postate:

D 10, 20, 41, 44, 25, 26... K 60

Contabilitatea cheltuielilor cu cardurile de credit

Plata de către o persoană responsabilă pentru bunuri și servicii folosind fonduri împrumutate de la bancă se formalizează după cum urmează:

D 71 K 55 (51) pentru suma de plată

D 55 K 66 pentru suma împrumutului

Dobânda acumulată pentru utilizarea unui împrumut:

Rambursarea creditului:

Dacă împrumutul este închis în conformitate cu termenii perioadei de grație, nu se percepe dobândă.

Salariatul nu a depus raportul

În cazul în care un angajat nu depune la timp un raport în avans sau nu prezintă documente justificative, suma deficitului poate fi reținută din salariu. Postari:

În lipsa unui acord privind responsabilitatea financiară deplină, angajatorul poate deduce din salariu daune mai mari decât salariul mediu lunar. Depășirea acestei sume se recuperează în instanță. Pentru a evita probleme, limita de cheltuieli pe card nu ar trebui să fie mai mare decât câștigul mediu al angajatului.

Contribuția veniturilor din tranzacționare

Contabilitatea pentru depunerea veniturilor din tranzacționare folosind un card corporativ conectat la un cont curent este similară cu o depunere obișnuită de bani de la casieria companiei:

Depunerea de fonduri într-un cont special de card:

Relua

Contabilitatea tranzacțiilor pe carduri corporative are propriile sale caracteristici. Pentru a organiza corect contabilitatea unei companii, este necesar să se elaboreze reglementări interne care reglementează contabilitatea și utilizarea instrumentelor de plată.

Un card corporativ poate fi emis pentru a face mici achiziții pentru nevoile curente ale întreprinderii sau pentru a fi utilizat în călătorii de afaceri. Cardurile sunt disponibile în trei versiuni:

1. Debit– acest instrument de plată vă permite să utilizați bani care au fost creditați anterior în contul asociat cardului de plastic. Dacă soldul disponibil al utilizatorului nu este suficient, acesta nu va putea împrumuta fonduri suplimentare de la bancă.
2. Credit– instituția bancară deservitoare stabilește o limită de card în care utilizatorii pot plăti pentru achiziții.
3. Carduri de debit cu facilitate de descoperit de cont. La plata cu un astfel de card, clientii corporativi pot folosi nu doar resursele disponibile in cont, ci si limita de credit alocata de banca. Împrumuturile vor fi rambursate automat la prima primire a fondurilor pe card.

Caracteristici ale plăților folosind un card corporativ

Un card corporativ emis de o organizație financiară rămâne proprietatea acesteia, iar banii de pe el aparțin companiei pentru care a fost emis plasticul. Clientul primește autoritate doar să folosească plasticul cardului în plăți, să efectueze tranzacții pentru creditarea și cheltuirea fondurilor în contul cardului. Cardul de plastic emis de bancă nu este contabilizat de companie.

IMPORTANT! O întreprindere nu este obligată să raporteze la biroul fiscal deschiderea unui card corporativ (debit sau credit). Această funcție este atribuită instituțiilor bancare care oferă servicii de emitere și deservire a unor astfel de produse de plată.

Angajații trebuie să prezinte angajatorului rapoarte scrise despre mișcarea de pe cardul corporativ în fiecare caz de încasare a fondurilor din acesta sau de efectuare a tranzacțiilor de cheltuieli cu ajutorul acestuia. Resursele monetare transferate către acest tip de card sunt reflectate în contabilitatea companiei ca parte a sumelor contabile. Angajații responsabili cărora li se acordă dreptul de a dispune de un card corporativ sunt obligați să:

• cu frecvența stabilită de întreprindere pentru compilarea rapoartelor privind mișcarea fondurilor pe cardurile corporative, trimiteți un raport final (o organizație își poate dezvolta propriul model de raport sau poate invita angajații să completeze);
• salvați toate documentele care confirmă fiecare operațiune și atașați-le la raport (cecuri, acte, facturi).

Contabilitatea, după ce primește rapoarte de la oficialii responsabili cu privire la cheltuirea fondurilor de pe cardurile corporative, verifică datele cu extrase de cont. Dacă sunt identificate deficiențe din cauza cheltuirii nerezonabile sau inadecvate a fondurilor de pe un card corporativ, compania poate reține valoarea prejudiciului de la angajat dacă sunt îndeplinite o serie de condiții:

• valoarea prejudiciului cauzat de acțiunile persoanei responsabile poate fi determinată în mod fiabil;
• vinovăția unui anumit angajat a fost documentată;
• Pe baza rezultatelor unei investigații interne, șeful companiei a emis un ordin de reținere a sumei deficitului;
• de la momentul consemnării faptului producerii unui deficit sau deteriorare până în ziua emiterii ordinului de reținere a unei anumite sume din salariul făptuitorului, nu a trecut mai mult de o lună;
• pretinsele deduceri nu sunt contestate de persoana vinovată.

IMPORTANT! Cardurile corporative nu pot fi folosite pentru a emite salarii și beneficii sociale angajaților.

Numărul de carduri corporative pentru o companie nu este limitat. O organizație poate comanda mai multe carduri personalizate sau nepersonalizate de la bancă și le poate conecta la unul sau mai multe conturi. Pentru fiecare card de plastic, este posibilă limitarea sumei cheltuielilor prin stabilirea unei valori limită individuale.

Folosind un card corporativ puteți efectua următoarele tranzacții de cheltuieli:

• plata cheltuielilor angajaților în călătoriile de afaceri;
• implementarea transferurilor în favoarea utilităților publice;
• efectuarea decontărilor cu contrapărțile;
• achiziționarea de active de valoare mică;
• plata facturilor pentru serviciile direct legate de activitatea companiei.

Procedura de plata si limita de cheltuieli

Pentru a vă asigura că lucrul cu cardurile în cadrul companiei este fără probleme, se recomandă monitorizarea utilizării resurselor cardurilor corporative de către angajați. În acest scop, este posibil să se aprobe un act local care reglementează schema de plată a cardului și frecvența întocmirii rapoartelor privind banii cheltuiți.

Reglementările interne pentru utilizarea unui card corporativ îndeplinesc o serie de sarcini:

• minimizează riscurile de dispute cu autoritățile fiscale în materie de retragere de numerar de pe carduri;
• aprobă o listă a situațiilor în care angajatorul are dreptul de a depune plângeri împotriva salariatului responsabil pentru deturnare de bani, lipsuri sau abuzuri constatate;
• face ca procesul de reținere a lipsei de carduri de la părțile vinovate să fie cât mai transparent și de înțeles posibil.

În regulile de utilizare a cardurilor corporative aprobate de întreprindere, este necesar să se stabilească limite pentru diferite tipuri de acțiuni de cheltuieli, să se aprobe lista angajaților care au permisiunea de a accesa banii pe carduri de plastic și să se stabilească un interval de timp pentru un astfel de acces. Actul local trebuie să conțină un model pentru un raport privind cheltuirea fondurilor de pe card și termenul limită pentru depunerea acestuia la departamentul de contabilitate. Angajații care sunt autorizați să efectueze plăți cu carduri corporative trebuie să emită o chitanță pentru a păstra codul PIN pentru cardul secret de la terți.

VĂ RUGĂM SĂ REȚINEȚI!În reglementările interne privind procedura de utilizare a cardurilor de plată corporative, este necesar să se prevadă o secțiune care să descrie măsurile de răspundere pentru încălcările de natură financiară pentru personalul autorizat să utilizeze carduri de plastic corporative.

Dacă o companie a deschis un card de credit sau de debit cu un descoperit de cont, atunci limita de bani stabilită asupra acestuia poate fi mărită pe cheltuiala resurselor băncii deservitoare. În acest caz, societatea va avea obligații de împrumut față de instituția financiară.

ȚINE minte! Un împrumut aparține grupului primit numai după ce banii de credit în numerar sau fără numerar au trecut prin procedura de anulare. În acest moment, obligațiile de credit pe termen scurt ar trebui să se reflecte în contabilitate în valoarea limitei de credit utilizate.

Persoanele responsabile, cu condiția să utilizeze carduri corporative, nu sunt supuse limitelor stabilite de Banca Centrală în Directiva nr. 3073-U din 7 octombrie 2013.

Contabilitate, inregistrari

Faptul că un card de plată corporativ este emis unui angajat nu ar trebui să fie reflectat în evidențele contabile ale companiei. Înregistrările se fac atunci când există tranzacții efectuate cu acest tip de card. Toate decontările care utilizează aceste instrumente de plată sunt afișate în contul 55. Datele din rapoartele persoanelor autorizate să cheltuiască fonduri de pe carduri sunt introduse în 71 de conturi. Analiza se realizează defalcat pe conturi de card și separat pentru fiecare persoană responsabilă.

Toate tranzacțiile contabile pot fi reflectate prin următoarea corespondență:

1. D55 – K51– fondurile din contul de card au fost reîncărcate din contul curent al companiei.
2. D55 – K66– obligațiile de credit față de bancă au apărut ca urmare a cheltuirii excesive a resurselor disponibile pe cardul de credit corporativ.
3. D91 – K55– au fost anulate fonduri de pe cardul corporativ pentru a plăti un comision băncii.
4. D71 – K55– angajatul a efectuat o tranzacție de debit folosind un card corporativ.
5. D25 (sau 26, 60, 10, 44, 76) – D71 se iau în considerare sumele indicate în raportul persoanei responsabile.
6. Dacă o limită de credit a fost activată, dobânda acumulată pentru aceasta este afișată prin postare D91 – K66.
7. D66 – K55– creditul de pe cardul corporativ a fost rambursat.

Dacă fondurile de pe un cont de card sunt reîncărcate cu valută străină, atunci soldurile lor la datele de raportare trebuie reevaluate. Diferențele de curs valutar apărute în timpul acestei proceduri sunt afișate pe 91 de conturi.

Dacă departamentul de contabilitate al companiei nu are acces prompt la extrasele bancare pentru conturile de card, înregistrările contabile se fac cu participarea contului 57:

• D71 – K57– a fost efectuată o cheltuială din card de către persoana responsabilă;
• D57 – K55– reflectă date din raportul persoanei responsabile și extrasul bancar privind cheltuirea fondurilor de pe cardul corporativ.

Ultima înregistrare este creată la data primirii documentelor care confirmă mișcarea contului de la instituția financiară deservitoare. Dacă angajatul nu a putut documenta cheltuielile pe care le-a făcut de pe card, atunci cheltuielile sunt afișate pe extrasul bancar prin postare D73 – K55. Aceste sume trebuie fie confirmate de angajat pentru a se stabili fezabilitatea lor economică, fie returnate de persoana responsabilă.