Actualizare anuală a comenzilor și regulamentelor. Actualizarea comenzilor pentru întreprindere în noul an Actualizarea anuală a comenzilor pentru întreprindere

Întrebare: Este necesară la începutul anului actualizarea comenzilor privind principalele activități și pe partea administrativă și economică (cu privire la crearea comisiilor, la numirea persoanelor responsabile etc.)?

Răspuns: Nu există norme naționale de documentare a activităților de management care să prevadă reemiterea (actualizarea) anuală a comenzilor pentru activitățile de bază care nu conțin modificări și/sau completări în raport cu cele anterioare. O comandă care nu specifică o perioadă de valabilitate atunci când este emisă este considerată valabilă până la anulare. Prin urmare, dacă un ordin, de exemplu, aprobă componența unei comisii de experți, care este permanentă, sau numește un funcționar responsabil pentru o anumită zonă de lucru, atunci nu are sens să reemitem un astfel de ordin anual. În cazul în care componența comisiei se modifică, se emite un ordin „Cu privire la modificarea componenței comisiei de experți”, iar ordinul corespunzător poate fi emis atât la începutul anului, cât și în lunile următoare.
Este recomandabil să se emită un nou ordin cu privire la crearea unei comisii dacă componența acesteia a suferit modificări semnificative. Un nou ordin de numire a unei persoane responsabile trebuie emis în cazul în care responsabilitățile corespunzătoare sunt atribuite unui alt funcționar. Astfel de ordine includ o clauză privind anularea unui ordin emis anterior, de exemplu: „Recunoașteți ordinul directorului întreprinderii din data de _____ N _____ ca fiind invalid”.
În același timp, dacă ordinul emis are o perioadă de valabilitate fixă ​​(ordinul specifică perioada pentru care se creează o comisie sau este numită o persoană responsabilă) sau ordinul prevede crearea unei comisii sau numirea unei persoane responsabile pentru a efectua activități, muncă, sarcini unice (de exemplu, pentru a efectua certificarea angajaților), apoi după expirarea comenzii sau finalizarea activităților, lucrărilor, sarcinilor unice, dacă apare din nou o situație similară de management, emiterea unui nou ordin este obligatorie.

A.E. RYBAKOV,
director al instituției

Institutul de Documentare
și afaceri de arhivă”,
Candidat la Științe Istorice

Întrebare: Este necesară actualizarea anuală a ordinelor emise anterior privind activitățile de bază (cu privire la atribuirea oricăror responsabilități suplimentare, la crearea comisiilor etc.) dacă nu au existat modificări în componența angajaților și în rândul membrilor comisiilor? Ce reglementări trebuie respectate în acest caz?

Răspuns: Legislația Republicii Belarus nu are o regulă generală care să stabilească necesitatea emiterii anuale a ordinelor (alte documente administrative) privind crearea sau aprobarea personalului comisiilor permanente, atribuirea de responsabilități către angajați etc. Ordinele și alte documente administrative în aceste cazuri sunt emise după caz ​​(de exemplu, atunci când se efectuează modificări în componența comisiei, redistribuirea responsabilităților între angajați etc.).
În același timp, unele acte legislative conțin reguli speciale care prevăd publicarea anuală a ordinelor pe probleme relevante. De exemplu, conform paragrafului 20 din Instrucțiunea privind procedura de atribuire a categoriilor de calificare angajaților organizațiilor Ministerului Muncii și Protecției Sociale din Republica Belarus, aprobată prin Rezoluția Ministerului Muncii și Protecției Sociale al Republicii Belarus. Belarus din 24 octombrie 2006 N 127, personalul comisiei de certificare este aprobat anual înainte de 1 ianuarie prin ordin al șefului organizației și este adus la cunoștința angajaților.
Astfel, dacă există o normă specială în actele juridice de reglementare, trebuie emis un astfel de ordin (alt document administrativ).

A.E. RYBAKOV,
director al instituției
„Cercetare din Belarus
Institutul de Documentare
și afaceri de arhivă”,
Candidat la Științe Istorice
29.04.2010

Secretarul managerului este responsabil de actualizarea comenzilor pentru întreprindere. Competența sa include organizarea pregătirii acestora, uneori dactilografiarea textului, transmiterea lui spre semnare către directorul general sau funcționarul său interimar, precum și controlul operațional asupra progresului reînregistrării lor.

Din acest articol veți învăța:

• Este necesară actualizarea comenzilor pentru întreprindere;
• Ce comenzi fac obiectul reînnoirii anuale;
• Cine este implicat în întocmirea comenzilor;
• Rolul secretarului managerului în reînnoirea anuală a comenzilor companiei.

Un alt An Nou adaugă mai multe necazuri secretarului companiei. Odată cu venirea lui se cere actualizarea comenzilor pentru întreprindere. Acest lucru este cerut de GOST 12.03.230 și de cerințele Arhivei Federale. Mai mult, este necesar să se înceapă actualizarea unor documente administrative în a doua jumătate a lunii decembrie. Desigur, nu toate comenzile sunt supuse reînregistrării. Ne vom uita la care anume în articolul nostru.

Actualizarea comenzilor pentru întreprindere legate de activitățile de bază

Acesta este poate cel mai important grup de documente administrative care reglementează activitățile companiei. Acestea acoperă toate diviziunile structurale și zonele de producție fără excepție. Acestea vizează atât contabilitatea la întreprindere și asigurarea desfășurării activităților de afaceri, cât și politica de personal și salarizare. Următoarele comenzi sunt supuse actualizării obligatorii:

• „Cu privire la politicile contabile”;
• „Cu privire la aprobarea standardelor de consum de combustibil pentru toate vehiculele deținute și închiriate la dispoziția companiei”;
• „Despre disciplina de numerar”;
• „Cu privire la numirea unei comisii permanente de audit pentru mijloace fixe și obiecte de inventar”;
• „Cu privire la procedura de efectuare a inventarierii.”

Să le privim mai detaliat. Ordinul „Cu privire la politica contabilă” este creat în prima zi lucrătoare a noului an. Acest document reglementează activitățile departamentului de contabilitate, deoarece conține opțiunea contabilă aleasă de companie, prevăzută de Legea Federală și Codul Fiscal al Federației Ruse, precum și de standardele de contabilitate actuale. Conținutul ordinului „Cu privire la politica contabilă” acoperă contabilitatea stocurilor și a mijloacelor fixe, contabilitatea muncii și a salariilor, contabilitatea costurilor și alte domenii, precum și toate aspectele organizatorice legate de construirea contabilității și contabilității fiscale în companie.

Ordinea privind disciplina de numerar nu este mai puțin importantă. Acest document organizatoric si administrativ se intocmeste si in prima zi lucratoare a noului an. Este obligatoriu pentru companiile care manipulează numerar. Acesta precizează momentul și procedura de încasare a încasărilor de numerar, limita soldurilor de numerar, procedura de emitere a numerarului pentru nevoile afacerii etc.

Organizarea controlului intern la o întreprindere este, de asemenea, reglementată prin ordine, dintre care principalul va fi un document organizatoric și administrativ de aprobare a procedurii de efectuare a inventarierii în depozite, precum și numirea unei comisii permanente de audit. Bunurile, materialele, componentele și combustibilii și lubrifianții sunt inventariate, de regulă, lunar sau trimestrial se efectuează un inventar al mijloacelor fixe o dată pe an;

Toate comenzile de mai sus sunt supuse înregistrării anuale. Sarcina secretarului este de a organiza controlul asupra pregătirii lor, uneori de a-și tasta textul pe un computer, de a-l transfera managerului pentru semnare și de a-l distribui între unitățile structurale ale căror activități sunt reglementate de un anumit document.

• Este posibil să aprobați mai multe documente pe o singură problemă cu o singură comandă?

Actualizarea comenzilor pentru întreprindere privind gestionarea evidenței personalului

Anual actualizarea comenzilor pentru întreprindere Acestea sunt supuse și acele documente organizatorice și administrative care se referă la politica de personal. Anume:

• „La aprobarea tabelului de personal”
• „La aprobarea programului anual de vacanță”;
• „La aprobarea condițiilor de plată a salariilor”;
• „Despre bonusuri pentru angajați”;
• „Cu privire la procedura de plată a asistenței financiare.”

Tabelul de personal trebuie actualizat anual la adăugarea de noi unități la personalul companiei sau, dimpotrivă, la tăierea locurilor de muncă. Acest lucru, desigur, se poate întâmpla la mijlocul anului. În acest caz, se întocmește un ordin separat, numit: „La efectuarea modificărilor în tabelul de personal”. Toate modificările care apar în cursul anului sunt în mod obligatoriu luate în considerare la întocmirea tabloului de personal pentru anul următor.

Același lucru este valabil și pentru ordinul de concediu anual, căruia i se anexează un grafic, un document administrativ privind momentul plății salariilor și asistenței financiare, precum și procedura de calcul și plata sporurilor pentru anumite merite sau pe baza rezultatelor activitati financiare si economice.

Actualizarea comenzilor de producție pentru întreprindere

Acele ordine care reglementează activitățile site-urilor de producție necesită și o actualizare anuală. Acestea includ următoarele documente administrative:

• „Cu privire la organizarea controlului asupra siguranței producției și a respectării standardelor de protecție a muncii”;
• „Cu privire la asigurarea siguranței la utilizarea macaralelor rulante”;
• „La numirea unei persoane responsabile cu producția de TB”, etc.

Aceste comenzi sunt necesare pentru organizarea producției în siguranță și conformarea în atelierele industriale și zonele cu standardele de protecție a muncii aprobate legal.

În funcție de tipul de activitate al companiei, alte documente organizatorice și administrative pot face obiectul actualizării anuale. Controlul asupra întocmirii anuale a acestora este atribuit departamentului de conducere al biroului sau secretariatului, ele sunt realizate de șefii direcțiilor structurale în a căror competență sunt și aprobate de către președintele companiei sau directorul general; Secretarul său trebuie să se asigure că aceste documente îi sunt depuse prompt spre semnare și aduse la cunoștința executorilor.

Cum sunt actualizate comenzile pentru întreprindere?

După cum sa menționat mai sus, ar trebui să începeți să reemiteți comenzile care fac obiectul reînnoirii anuale începând cu jumătatea lunii decembrie. Acest timp este suficient pentru ca ei să fie semnați de primul șef al companiei în prima zi lucrătoare a noului an. Iar sarcina secretarului său va fi nu numai să organizeze acest proces, ci și să-i controleze progresul.

Actualizarea în timp util a comenzilor și a altor documente organizatorice și administrative care reglementează activitățile companiei vă garantează protecție completă în situații controversate atât cu angajații dvs., cât și cu autoritățile de reglementare. Dar sub rezerva respectării stricte a ceea ce conțin.

Începutul noului an pentru multe departamente de personal se caracterizează prin reemiterea unor documente. Care este nomenclatorul cauzelor, ce documente trebuie publicate o dată pe an și întotdeauna înainte de noul an. Cum să emiti ordine obligatorii într-o organizație la începutul anului și care sunt caracteristicile care trebuie luate în considerare.

Din acest articol veți învăța:

• caracteristici ale nomenclatorului cazurilor;
• documentele care trebuie completate până la începutul noului an;
• comenzi care trebuie emise înainte de noul an.

Ce ordine trebuie emise în organizație până la începutul anului de lucru?

Sfârșitul de an este considerat o perioadă foarte fierbinte în muncă și nu numai din cauza vacanțelor lungi care urmează, ci și din cauza abundenței de documente care trebuie fie închise, fie reedite pentru ca acestea să fie valabile în noul an și acolo. nu există probleme cu angajații și cu producția în general. Din păcate, nu toate serviciile de personal și departamentele de contabilitate reușesc să facă totul la timp, în ciuda amenințării cu amenzi și inspecții. Pentru a fi la timp și nu numai pentru a nu rata termenele limită, ci și pentru a face totul fără grabă inutilă, trebuie să știți ce documente trebuie reemis și în ce interval de timp.

Nu ratați: principalul material al lunii de la specialiști de frunte ai Ministerului Muncii și Rostrud

Enciclopedia comenzilor de personal din Sistemul de personal.

Nomenclatura cazurilor: caracteristici

Pentru a se asigura că toate aspectele documentelor sunt luate în considerare și că cei responsabili pentru aceasta sunt alocați, unele organizații creează un document numit „Nomenclatura cazurilor”. Acest document este considerat unul dintre cele de bază, datorită căruia puteți efectua toate celelalte lucrări de birou și arhive de documentație. Indică domeniile de responsabilitate ale departamentelor pentru anumite documente, stocarea și crearea acestora.

Pe baza acesteia, putem formula obiectivele principale ale dezvoltării unei nomenclaturi de cazuri:

• organizarea unui sistem de înregistrare a cazurilor create în cursul anului;
• stabilirea unei perioade de arhivare a dosarelor;
• asigurarea ordinii la depunerea documentelor în dosare și a unui sistem de înregistrare a acestora pentru recuperarea ulterioară;
• facilitarea transferului documentelor pentru păstrarea arhivistică la diverse intervale către organizații desemnate în acest scop.

Cum să creați o listă de cazuri și cum să o formalizați corect depinde numai de ce orientări în acest sens sunt specificate în documentele de reglementare ale organizației. De regulă, perioada de creare se referă la ultimul trimestru al anului curent, iar aprobarea are loc imediat la sfârșitul lunii decembrie.

Ce documente sunt pregătite până la începutul noului an de lucru?

După cum știți, există documente care trebuie reînnoite anual din cauza perioadei de valabilitate.

Astfel de documente includ:

• Reglementările interne reflectă informații despre sistemul de recompense și amenzi din cadrul organizației, programul de lucru etc.;
• Program de vacanță. Este legal stabilit că înainte de sfârșitul anului în curs este necesară întocmirea și aprobarea unui program de concediu pentru anul următor, ținând cont de dorințele angajaților și de dreptul lor la prioritate. Nerespectarea termenelor pentru astfel de documente poate duce la amenzi mari pentru organizație.
• Foaia de pontaj. Aceasta este o documentație specială pentru evidența orelor efectiv lucrate de fiecare angajat, inclusiv orele suplimentare, munca pe timp de noapte, de sărbători și în weekend;
• Unele jurnal de documentare. După cum știți, toată documentația este depusă și înregistrată în jurnalele contabile corespunzătoare pentru a o putea găsi rapid și a nu pierde nimic. Jurnalele care conțin informații pentru anul de raportare trebuie să fie închise și să fie publicate altele noi pentru noul an.
• Aprobarea personalului. Tabelul de personal conține informații despre diviziile structurale ale organizației, numele posturilor, profesiilor, calificările angajaților și informații despre numărul de persoane din fiecare divizie.

Descărcați în.doc

Comenzi obligatorii în organizație la începutul anului: nuanțe importante

După cum știți, niciun document nu poate fi creat fără o comandă corespunzătoare din partea managerului. Pentru început, aș dori să remarc că, conform legii, nu există cerințe clare pentru reemiterea ordinelor la începutul anului, întrucât există documente care au o perioadă lungă de valabilitate. Și sfârșitul, de regulă, este asociat cu sfârșitul muncii la întreprinderea unuia sau altuia angajat. Și aceasta este o secvență și o procedură diferită pentru completarea documentației.

Rezultă că lista comenzilor cerute la începutul anului corespunde în totalitate cu lista documentelor necesare executării anuale a documentelor la întreprindere. Astfel, înainte de începerea noului an, este necesar să se emită ordine pentru crearea: regulamentului intern, a unui program de vacanță, a fișelor de pontaj, a jurnalelor de documentație, a aprobării tabloului de personal și, dacă este cazul, a unui ordin de angajare a unui nou. angajat.

Poate singurul punct care poate fi luat în considerare este că în unele cazuri va fi necesar să se emită două comenzi pentru un tip de document: un ordin de închidere a unui document și un ordin de deschidere a unuia nou. În caz contrar, condiția principală este să faceți acest lucru înainte de noul an, în avans, astfel încât să existe timp să implementați comanda și, ca urmare, să creați documente.

Activitățile oricărei întreprinderi sunt imposibile fără prezența documentelor administrative oficiale. De obicei, ei sunt așa în întreprindere.

Acestea stabilesc procedura de indeplinire a anumitor obligatii functionale si stabilesc fapte juridice, precum angajarea, concedierea, promovarea gradelor si categoriilor. Cu ajutorul comenzilor se aprobă regulamente, instrucțiuni, reguli și alte măsuri organizatorice.

Prin urmare, este important să știm ce tipuri de comenzi ar trebui să fie în organizație, cum și de către cine sunt întocmite, unde și cât timp sunt stocate.

Ce comenzi trebuie să existe într-o întreprindere?

Fiecare întreprindere, indiferent de domeniul său de activitate, trebuie să aibă mai multe categorii de comenzi. Aceasta include:

1. Comenzi pentru personal. Această categorie include toate documentele administrative referitoare la numirea și revocarea funcțiilor, acțiunile disciplinare, repartizarea gradelor și categoriilor angajaților, înregistrarea vacanțelor, determinarea modului de funcționare al întreprinderii în ansamblu și a unei anumite unități în special și alte actiuni similare. Astfel de documente sunt păstrate de un angajat al personalului (departamentul de personal).
2. Comenzi pentru principalele activități. In aceasta categorie intra toate actele administrative care asigura functionarea normala a societatii. De regulă, pentru gestionarea acestora se creează un birou sau un departament de menaj, căruia îi este încredințată funcția de administrare a activităților economice și de monitorizare a implementării comenzilor de gestiune înregistrate în comenzi.
3. Ordine privind activitățile administrative (economice). Trebuie să înțelegeți că funcționarea oricărei organizații este imposibilă fără funcționarea normală a sistemelor de alimentare cu apă, ventilație, rețele electrice și starea normală a clădirilor și structurilor. Printre altele, uneori este necesară eficientizarea distribuției spațiilor de lucru și atribuirea proprietăților anumitor angajați. Toate acestea necesită revizuire constantă, înlocuire periodică și reparare. Și fără documente administrative, este foarte problematic să efectuați o astfel de muncă.

Pentru a nu fi confundat cu ce ordine aparține, în cazul în care, în procesul de compilare, poate fi introdusă fie numerotare specială (de exemplu, litera „k”, „o”, „a” se adaugă la numărul de serie al ordine printr-o fracție), sau un nume scurt care determină cărui grup îi aparține acest sau acel document.

Amintiți-vă, comenzile sunt documente administrative pe baza cărora se bazează toate activitățile companiei, sunt stabilite anumite reguli, reglementări, proceduri pentru efectuarea lucrărilor și sunt înregistrate fapte juridice importante.

Fiecare întreprindere stabilește în mod independent numărul de direcții și tipurile de documente administrative. În acest caz, este recomandabil să se bazeze pe o practică general acceptată, astfel încât angajații să înțeleagă rapid scopurile pentru care este emisă o anumită comandă.

Pregătirea și înregistrarea

Procedura generala de plasare a unei comenzi

Astăzi nu există reguli generale pentru întocmirea comenzilor pentru fiecare întreprindere. Prin urmare, forma și conținutul documentelor administrative de acest tip pot fi foarte diferite. În același timp, există anumite atribute care sunt necesare în procesul de întocmire a tuturor comenzilor, fără excepție. Acestea includ prezența:

1. Partea constatatoare. Acesta descrie de obicei motivul care a servit ca bază pentru emiterea unui anumit ordin. În anumite tipuri de ordine (de obicei, acestea sunt ordine de personal privind numirea într-o funcție), acestea pot fi omise sau oficializate (de exemplu, cu expresia „pe personal”). Dacă documentul se referă la introducerea de tehnologii progresive, diverse modele experimentale, soluții revoluționare, este indicat să descrieți în detaliu ce a precedat aceasta sau în ce scop se realizează.
2. Partea administrativa. Este întotdeauna scris după cuvântul „eu poruncesc”. Dacă există mai multe instrucțiuni pentru diferiți executanți în același timp sau sunt enumerate sarcini diferite, este necesar să numerotați fiecare articol. Pentru ca partea administrativă să poată fi înțeleasă de fiecare interpret specific, este imperativ să se țină cont de prezența a trei componente principale. Și anume: cui i se ordonă să facă ceea ce trebuie făcut conform prezentului document, termenul limită pentru îndeplinirea comenzii. După toate punctele, este recomandabil să indicați cine va monitoriza implementarea acestui ordin.

În mod obișnuit, atât specialiștii specifici (de exemplu, consultant juridic, inginer software, inginer de proces), cât și unitățile specializate (departament juridic, departament de vânzări, departament de vânzări, departament de afaceri) pot fi identificați ca performeri.

Fiecare ordin trebuie semnat de șeful întreprinderii, iar dacă acest drept este delegat unei unități structurale, atunci de șeful acesteia. În unele cazuri, semnătura managerului poate fi aplicată suplimentar cu sigiliul companiei.

Adesea, comenzile aprobă documente locale individuale, liste de prețuri pentru mărfuri și indicatorii de performanță planificați pentru perioadele viitoare. În acest caz, pentru a nu aglomera documentul principal, se fac trimiteri la anexe în paragrafele ordinului (de exemplu, „Aprobarea Regulamentului privind siguranța muncii prezentat în Anexa 1”).

Aici, înainte de a semna un astfel de document, este necesar să-l cusăm complet, să sigilați întregul pachet cu semnătura și sigiliul unei persoane autorizate și numai după aceea să-l furnizați managerului pentru semnare. Acest lucru este necesar pentru ca pe viitor textul principal al documentului aprobat să nu fie modificat fără știrea managerului care l-a aprobat.

Amintiți-vă, redactarea corectă a unei comenzi vă va permite să definiți în mod clar sarcinile și termenele limită pentru implementarea acestora în fața anumitor executanți, precum și să asigurați implementarea lor în timp util.

Jurnalul comenzilor

Jurnalul comenzilor

Principalul atribut al fiecărui document administrativ, pe lângă semnătura persoanei autorizate, este și numărul acestuia. Numerele sunt atribuite unul câte unul și înregistrate într-un registru de ordine specială. Este recomandabil să creați înregistrări separate cu numerotare separată pentru fiecare categorie de comenzi.

În procesul de desfășurare a lucrărilor de birou la comenzi, trebuie luate în considerare următoarele puncte:

• jurnalele în care se înregistrează comenzile se păstrează până la completarea lor completă și, de regulă, sunt actualizate în fiecare an;
• numerotarea comenzilor începe din prima lună a anului (sau din luna în care întreprinderea și-a început activitatea economică) și se încheie la 31 decembrie a anului în curs;
• comenzile sunt numerotate una câte una;
• data înregistrării comenzii trebuie să corespundă cu data semnării acesteia;
• Jurnalul trebuie să conțină numărul de serie al contului, data înregistrării comenzii, un scurt rezumat (despre ce este ordinul), numărul de înregistrare al acestuia și datele de contact ale executorului. Se pot introduce informații despre persoana responsabilă de execuție, precum și cui a fost trimis documentul pentru lucru;
• Perioadele de stocare pentru jurnalele trebuie să corespundă perioadelor de stocare pentru comenzi.

Este important de înțeles că numerotarea generală a comenzilor, atunci când acestea nu sunt împărțite în categorii separate pe zone, poate crea anumite inconveniente pe viitor, mai ales în companiile mari. Nu uitați că stocarea informațiilor conținute în comenzi poate varia de la 3 la 75 de ani.

Există, de asemenea, unele cerințe pentru jurnalul de comenzi. Acesta trebuie să fie numerotat, cusut, sigilat și semnat de persoana responsabilă. Acesta trebuie inclus în lista de afaceri a întreprinderii. A început în fiecare an.

În cazurile în care compania nu funcționează activ, este permisă înregistrarea comenzilor din ani diferiți într-un singur jurnal. În același timp, la sfârșitul fiecărui an de raportare, este necesar să se pună anul următor la mijlocul jurnalului și să se înceapă înregistrarea comenzilor pentru noul an de la primul număr pe o linie nouă. Anul în care a început să fie păstrat este indicat în registrul de comenzi propriu-zis.

Amintiți-vă, designul corect al jurnalului de comenzi vă permite să simplificați semnificativ munca de birou, precum și să asigurați funcția de control în timp util asupra implementării deciziilor luate.

Clasificator de ordine

Structura clasificatorului de ordine

Clasificatorul de ordine este o colecție sistematică de generalizări de informații care determină modul în care tipurile individuale de comenzi sunt formate, semnate, denumite, înregistrate, câte și unde sunt stocate. După ce s-a familiarizat cu clasificatorul, orice angajat al companiei va putea determina cu exactitate după nume și număr în viitor cărei divizii îi aparține un anumit act administrativ, unde a fost înregistrat și, de asemenea, cine stochează documentul original.

De obicei, un clasificator de ordine conține mai multe categorii principale:

1. Tipul documentului. Aceasta include categoria principală (pe personal, activități principale, administrative și economice), precum și subcategorii (dacă este necesar, împărțiți actele administrative existente).
2. Index. Plasat după numărul comenzii, astfel încât să puteți determina rapid despre ce este vorba în acest document.
3. Cine efectuează înregistrarea și documentul. O poziție este necesară dacă comenzile sunt stocate și înregistrate în locații diferite.
4. Perioada de valabilitate.
5. O scurtă descriere a direcției care guvernează ordinea atribuită acestei categorii (subcategorie).
6. Semnătura dreapta. Poziția se introduce dacă întreprinderea are delegare de autoritate între primul manager și adjuncții săi (șefii unităților structurale).

Amintiți-vă, având un clasificator general al comenzilor, puteți instrui rapid angajații pentru a naviga prin documentele administrative disponibile la întreprindere și pentru a asigura munca normală de birou.

Comenzi pentru principalele activități

În orice companie este considerată cea mai cuprinzătoare listă de documente administrative. Dintre cele mai frecvente domenii de activitate pe care le acoperă această categorie de comenzi, este indicat să evidențiem:

1. Documente care reglementează responsabilitatea și autoritatea. În această categorie se înscriu actele administrative prin care se anunță asumarea funcției de prim manager, repartizarea competențelor între director și adjuncții săi, delegarea anumitor atribuții (de exemplu, contabilului-șef, ofițerului de personal, inginer în protecția muncii, numirea responsabililor). pentru securitate la incendiu, activități economice și alte funcții).
2. Documente pe baza cărora se determină structura organizatorică a întreprinderii (diviziile sale individuale, sucursalele), precum și tabloul de personal. Aceasta va include toate deciziile privind crearea (lichidarea) diviziilor, aprobarea tabelului de personal și introducerea modificărilor adecvate la acesta.
3. Ordine de aprobare a documentelor locale ale întreprinderii. Această categorie de documente reglementează funcționarea Regulamentelor, a diverselor instrucțiuni tehnologice, a reglementărilor, a regulilor, a diferitelor formulare de raportare, care au caracter permanent și se aplică întregii întreprinderi sau diviziilor sale individuale.
4. Ordine procedurale. Aceste documente includ sistematizarea acțiunilor individuale de același tip. În special, aceasta poate fi utilizarea comunicațiilor mobile, protecția secretelor comerciale, procedura de executare a ordinelor și familiarizarea cu acestea, emiterea, încheierea unui acord de răspundere și altele.
5. Ordine care reglementează securitatea la incendiu, protecția muncii, măsurile de siguranță. Această categorie include actele administrative pe baza cărora sunt determinați responsabilii pentru o anumită zonă de activitate, procedura de desfășurare a briefing-urilor, testarea cunoștințelor, acțiunile angajaților în timpul unui incendiu, interzicerea fumatului și utilizarea non-standard. dispozitive de încălzire.

Rețineți, comenzile care reglementează principalele activități ale companiei sunt cea mai numeroasă listă de documente administrative, a căror întreținere este indicată inițial să fie efectuată separat de alte comenzi.

Munca de birou conform comenzilor personalului

Nicio companie nu se poate lipsi de soluții de resurse umane. Atunci când se formează munca de birou conform ordinelor personalului, este recomandabil să se țină cont de faptul că toate sunt împărțite condiționat în două subcategorii:

• comenzi a căror perioadă de stocare este de 5 ani;
• comenzi care trebuie păstrate cel puțin 75 de ani.

Prima categorie va include decizii privind furnizarea de călătorii de afaceri, diverse sancțiuni disciplinare și tragerea la răspundere financiară a angajaților. A doua categorie de acte administrative constă în decizii privind numirea într-o funcție, atribuirea unei categorii de post (categorie), certificare și eliberare dintr-o funcție.

În ceea ce privește subiectele acoperite de ordinele de personal, această categorie include următoarele domenii principale:

• angajarea, semnarea unui contract (contract de munca), concedierea unui angajat;
• numirea într-o anumită funcție, transferul într-o altă funcție sau din divizie în divizie în cadrul aceleiași companii;
• repartizarea gradelor de muncă, inginer sau categorii speciale, atât în ​​procesul de creștere, cât și în cazul micșorării acestora;
• înregistrarea tuturor tipurilor de vacanțe prevăzute de lege;
• aspecte legate de recompensarea, pedepsirea, modificarea cuantumului remunerației unui angajat, plata lui de bonusuri de stimulare, stabilirea de indemnizații, plăți suplimentare, plăți compensatorii (relativ la un anumit angajat);
• trimiterea unui angajat în toate tipurile de călătorii de afaceri;
• înscrierea studenților pentru pregătire practică, studenți pentru stagii de practică (în cazurile în care astfel de acțiuni sunt ulterior plătite).

Rețineți că stocarea comenzilor pentru personal ar trebui să fie efectuată în funcție de subcategoriile disponibile, ținând cont de durata depozitării. Prin urmare, inițial este recomandabil să le păstrați separat numerotate și înregistrate.

Ce comenzi nu pot fi stocate într-un singur fișier este descris în următorul videoclip:

Formular pentru primirea unei întrebări, scrie-l pe al tău

Legislația nu conține o cerință pentru reemiterea anuală a ordinului, instrucțiunilor sau reglementărilor privind protecția muncii. Legislația nu prevede nicio frecvență de publicare a unor astfel de documente.

Ordinele, instrucțiunile, reglementările privind protecția muncii (cu privire la crearea unei comisii de testare a cunoștințelor cerințelor de protecție a muncii, privind numirea persoanelor responsabile, aprobarea programelor, instrucțiunilor, actelor locale etc.) pot fi reedite după caz, in functie de situatia specifica.

De exemplu, din 18 martie 2018, șoferii vor începe să folosească haine reflectorizante atunci când opresc în afara zonelor populate (Rezoluția Guvernului Federației Ruse din 12 decembrie 2017 nr. 1524 privind modificarea Regulilor de circulație ale Federației Ruse).

Din 12 iunie 2018, angajatorii vor începe să aleagă în mod independent unde să stabilească normele agenților de spălare pentru angajați - în contractele de muncă sau reglementările locale (Ordinul Ministerului Muncii din Rusia din 23 noiembrie 2017 nr. 805n).

Consultați justificarea pentru mai multe detalii.

În plus, vezi:

1.Cum se redactează instrucțiuni de siguranță a muncii

2.Cum se creează un serviciu de protecție a muncii într-o organizație

3. Cum se înregistrează și se înregistrează eliberarea de îmbrăcăminte specială către angajați

4. Cum se efectuează o evaluare specială a condițiilor de muncă

Motivație

Ce documente locale de protecție a muncii ar trebui să aibă întreprinderea?

Ce documente trebuie să completez pentru a organiza un serviciu de protecția muncii?

Ce documente trebuie să depun pentru a organiza un serviciu de protecția muncii?

Pentru a organiza un serviciu de protectia muncii, completati:

 ordin de numire a unui specialist în protecția muncii, dacă munca de protecție a muncii este efectuată de un specialist cu normă întreagă;

 reglementări privind serviciul de protecţie a muncii, dacă a fost creată o unitate structurală separată;

 un acord în cazul în care o organizație sau un specialist acreditat terță parte a fost angajat pentru a furniza servicii în domeniul securității și sănătății în muncă.

Ce documente ar trebui să depun pentru instruirea angajaților companiei?

Ce documente privind pregătirea în domeniul securității muncii se eliberează la întreprindere?

Pentru a conduce instrucțiuni și instruire privind protecția muncii, elaborează și aprobă instrucțiuni de siguranță a muncii, programe de informare și programe de formare în domeniul protecției muncii.

În plus, dezvoltați un program de instruire pentru angajații organizației pentru a acorda primul ajutor celor răniți la locul de muncă.

În cazul în care întreprinderea a scutit angajații de la formarea inițială la locul de muncă, directorul aprobă lista de profesii și funcții ale acestor angajați.

Ce documente ar trebui să depun pentru examenele medicale?

Ce documente pentru examenele medicale se întocmesc la întreprindere?

Oferiți angajaților o trimitere înainte de examinarea medicală. Înregistrați eliberarea trimiterilor în jurnalul de înregistrare a eliberării trimiterilor pentru un examen medical preliminar.

Pentru examinările medicale periodice, întocmește o listă a angajaților supuși controalelor medicale periodice, iar pe baza acesteia - denumirea listelor persoanelor supuse controalelor medicale periodice.

Pentru efectuarea examinărilor medicale înainte de călătorie, întocmește Regulamentul de organizare a examinărilor medicale înainte de călătorie a conducătorilor de autovehicule.

Înregistrați fapta examinărilor medicale în jurnalul examinărilor medicale înainte de călătorie, înainte de schimbare și în jurnalul examinărilor medicale după călătorie și după schimbare.

Ce documente ar trebui să completez atunci când eliberez nutriție preventivă gratuită angajaților?

Ce documente se întocmesc la întreprindere la eliberarea alimentației preventive gratuite?

Aprobați lista posturilor și profesiilor lucrătorilor cărora, din cauza condițiilor de muncă, li se acordă alimentație preventivă gratuită (lapte, sucuri etc.).

Dacă un angajat primește o cerere de înlocuire a laptelui cu compensație în numerar, atunci emiteți un ordin de înlocuire a aprovizionării cu lapte cu compensație în numerar.

Ce documente să completați la eliberarea agenților de spălare și neutralizare?

Ce documente se întocmesc la întreprindere la eliberarea agenților de spălare și neutralizare?

Aprobați lista locurilor de muncă și lista angajaților pentru care este necesară eliberarea agenților de spălare și neutralizare.

Emite comenzi:

 privind aprobarea standardelor pentru distribuirea gratuită a agenților de curățare și neutralizare către angajați;

 organizarea distribuirii gratuite de agenţi de spălare şi neutralizare către angajaţi.

Înregistrați eliberarea agenților de spălare și neutralizare către angajați într-un card de înregistrare personal pentru emiterea de agenți de spălare și (sau) neutralizanți.

Ce documente ar trebui să completez atunci când eliberez echipament individual de protecție angajaților?

Ce documente se intocmesc la intreprindere la eliberarea echipamentului individual de protectie?

Întocmește un regulament privind asigurarea lucrătorilor cu echipament individual de protecție și aprobă o listă a profesiilor și posturilor pentru care se eliberează haine de lucru gratuite, încălțăminte de siguranță și alte echipamente individuale de protecție (denumite în continuare EIP).

După achiziționarea EIP, păstrați copii certificate ale certificatelor și declarațiilor de conformitate pentru EIP la întreprindere.

Eliberați EIP angajaților în baza ordinului de aprobare a standardelor de eliberare gratuită a îmbrăcămintei de lucru, încălțămintei de siguranță și a altor echipamente de protecție individuală și consemnați faptul eliberării într-un carnet de evidență personal pentru eliberarea echipamentului individual de protecție.

Ce documente ar trebui să completez pentru o evaluare specială a condițiilor de muncă?

Ce documente sunt pregătite pentru o evaluare specială?

Pentru a efectua o evaluare specială a condițiilor de muncă (în continuare - SOUT), aprobați prin ordin:

 componenţa comisiei pentru efectuarea evaluării speciale;

 program de desfășurare a SOUT.

Faceți o listă cu locurile de muncă care trebuie evaluate.

Semnează raportul cu privire la rezultatele SOUT.

Depuneți o declarație la inspectoratul de muncă dacă nu au fost identificați factori de producție nocivi sau periculoși la locul de muncă și s-au stabilit condiții de muncă acceptabile și optime. Citiți recomandările pentru detalii.

Ce documente trebuie întocmite atunci când se efectuează măsuri de securitate a muncii?

Ce documente se întocmesc la planificarea măsurilor de securitate a muncii?

Emite un ordin de pregătire a unui plan de acțiune pentru îmbunătățirea condițiilor de muncă și a siguranței și aproba un program de acțiuni pentru îmbunătățirea condițiilor de muncă și a siguranței.

Planul de acțiune pentru securitatea muncii se aprobă prin ordin.