Toate tranzacțiile comerciale efectuate la întreprindere trebuie să fie în obligatoriu documentat. Pentru fiecare operațiune trebuie întocmite documente sursă justificative corespunzătoare contabilitate.

Documente contabile primare - ce se aplică acestora?

Documentele contabile primare se împart în administrative și justificative.

Primele includ, în primul rând, diverse tipuri de instrucțiuni, ordine pentru a efectua tot felul de operațiuni. De regulă, aceste formulare sunt aprobate de conducerea întreprinderii.

Documentele justificative includ documente care confirmă faptul tranzacției.

De asemenea, formularele administrative și de achitare pot fi combinate într-un singur document contabil, care va conține atât ordin de efectuare a unei acțiuni, cât și confirmarea executării acestei acțiuni.

Exculpator documente contabile altfel se poate numi contabilitate primară contabilă. Primar formulare contabile- aceasta este prima dovadă a tranzacției și sunt obligatorii pentru reflectarea tranzacției în contabilitate. Toate înregistrările contabile ar trebui să fie reflectate numai după ce a fost primit un document justificativ corect executat. Ceva de reținut regula importanta: „Fără document - fără postare!”

Este important nu numai să aveți un formular de achitare, ci și să îl formatați corect. Prezența erorilor îl poate face invalid, prin urmare, atunci când primiți orice formular, asigurați-vă că verificați toate rândurile pentru completarea corectă. Este imperativ să se verifice prezența semnăturilor persoanelor responsabile și prezența unui sigiliu, iar acesta trebuie să fie clar și lizibil. Doar cu o înregistrare corespunzătoare poți fi sigur că în viitor nu vei avea probleme cu autoritățile de control. Documentele primare corect executate în contabilitate trebuie să conțină un anumit set de detalii.

Detalii obligatorii ale documentelor primare:

• denumirea și codul formularului;
• data întocmirii;
• numele organizației;
• vedere tranzacție comercialăși conținutul acestuia;
• măsuri naturale și monetare de funcționare;
• semnăturile persoanelor responsabile.

Comitetul de Stat de Statistică al Rusiei a stabilit formulare unificate documente primare, care trebuie utilizat la înregistrarea tranzacțiilor comerciale.

Pentru contabilitate se folosesc formulare standard ale documentelor contabile primare tranzactii cu numerar, pentru , active fixe, active necorporale, marfa- bunuri materiale, operațiuni de tranzacționare, precum și operațiuni legate de.

Dacă este necesar să se facă modificări la formularele unificate existente, să le completeze cu detalii și linii necesare, atunci întreprinderea trebuie să emită o comandă sau o comandă pentru a introduce detalii suplimentare. La schimbarea formei standard a documentului contabil primar, merită să rețineți că nu puteți șterge detaliile existente, le puteți doar completa.

Dacă un formular unificat nu este aprobat pentru niciun document contabil primar, atunci organizația dezvoltă independent un formular convenabil pentru ea însăși, în acest caz, principalele cerințe pentru formularele modificate sunt prezența tuturor detalii obligatorii mentionate mai sus.

Dreptul de a semna documente primare poate fi atribuit numai unui anumit cerc de persoane, a căror listă de nume și funcții trebuie să fie reflectată în documentul corespunzător pentru dreptul de a semna un anumit document (de exemplu, puteți descărca un exemplu de putere de avocat din link).

Dacă se comite o eroare într-un document contabil primar deja completat, atunci aceasta poate fi editată dacă nu este un document de numerar sau formular bancar. Pentru acestea din urmă nu sunt permise corecții. Dacă în forme monetare se fac erori, apoi un astfel de formular este tăiat și aruncat, după care este completat formă nouă. Exemple de formulare care nu permit corecții includ intrarea și ieșirea comandă în numerar, cec numerar, anunt pentru plata cash.

Corectările în documentele contabile primare se efectuează după cum urmează: trebuie să bifați datele incorecte și să scrieți în partea de sus informațiile corecte trebuie să indicați data modificării și semnătura; Corecțiile trebuie convenite cu persoanele care au compilat această formăși cei care l-au semnat. La aprobare, lângă corectare, trebuie să indicați sintagma: „corectat și convenit”.

Documente contabile primare. Prelucrare

La sosirea la întreprindere, documentele contabile primare sunt verificate pentru corectitudine: dacă toate rândurile sunt completate, dacă sumele sunt calculate corect, dacă există semnături și sigilii, dacă toate detaliile sunt introduse corect. După aceasta, formularul trebuie înregistrat în reviste speciale. De exemplu, statul de plată formularul T-53 este înregistrat în registrul de salarizare, formularul T-53a, iar ordinele de numerar primite și ieșite sunt înregistrate în registrul de intrare și ieșire. documente de numerar forma KO-3. După înregistrare, documentele sunt transferate spre depozitare către departamentul de contabilitate, unde sunt depuse în dosarele corespunzătoare și stocate acolo pentru o anumită perioadă de timp. După o anumită perioadă de timp, documentul este transferat în arhivă. Perioada de păstrare a documentelor primare este determinată și reglementată de legislația arhivistică. Stocarea și sistematizarea documentelor contabile la o întreprindere se numește flux de documente. Citiți mai multe despre stocarea și distrugerea documentelor.

Se numește legea care stabilește condițiile de păstrare a documentelor contabile primare Legea federală din 22 octombrie 2004 Nr. 125-FZ „Despre arhivarea în Federația Rusă”.

Șeful organizației este responsabil pentru organizarea corectă a depozitării și distrugerii. Pentru siguranță și design corect documentele este responsabilă contabil șef.

Pe site-ul nostru puteți descărca multe formulare și spații libere ale documentelor contabile primare în secțiunea „”, acolo veți găsi atât formulare goale, cât și mostre de completare cu scurte recomandări prin proiectare. Pentru a facilita găsirea formularului de care aveți nevoie, acestea sunt împărțite în secțiuni pe care le puteți înțelege cu ușurință și găsiți formularul de care aveți nevoie.

Lecție video. Ștergerea documentelor în 1C Accounting: instrucțiuni pas cu pas

Lecție video practică despre ștergerea documentelor în 1C Accounting 8.3. Realizat de Olga Likina: expert al site-ului „Contabilitate pentru manechin”, contabil de salarizare la M.Video Management LLC. Lecția acoperă instrucțiuni pas cu pas pentru ștergerea documentelor.

Lecție video „Cum să întocmești documentația principală pentru o întreprindere”

Urmărește lecția video de la profesorul site-ului „Contabilitatea pentru manechin”, N.V. Gandeva.

Documentele sunt punctul de plecare al contabilității.

Documentația contabilă face parte din sistemul de documentație de management al organizației, în conformitate cu Clasificatorul întreg rusesc al documentației de management (OKUD), aprobat prin Decretul Standardului de stat al Rusiei din 30 decembrie 1993 nr. 299.

Documentele contabile pot fi împărțite pe trei niveluri: documentație contabilă primară, registre contabile și documentație contabilă de raportare.

Să ne concentrăm asupra documentației contabile primare. Acestea sunt documente care înregistrează faptele unei tranzacții comerciale. Documentul contabil primar trebuie întocmit în momentul efectuării tranzacției, iar dacă acest lucru nu este posibil, imediat după finalizarea acestuia.

Exemple de formulare de documente sunt aprobate de agențiile guvernamentale. Astfel de forme de documente sunt numite standard sau unificate.

Documentele contabile sunt clasificate după mai multe criterii:

După scop:

Administrativ. De exemplu: Comenzi pentru politica contabila, la acordarea concediului, la inventarierea etc.

Exculpator (executiv). De exemplu: comenzi de numerar de intrare și de ieșire, facturi de mărfuri și transport, facturi, acte, facturi etc. O factură este o anexă la un conosament. Compilat în interesul biroul fiscal

Documente înregistrarea contabilă. De exemplu: fișe de salariu, calculul indemnizației de concediu de odihnă, calculul indemnizațiilor de invaliditate temporară, calculul amortizarii și altele.

Documente combinate – conțin ambele elemente. De exemplu, încasări în numerar.

După locul de compilare:

intern. De exemplu: factură pentru mișcare internă, PKO, RKO, acte.

extern. De exemplu: TTN, factură

După gradul de generalizare a tranzacţiilor comerciale;

primar. De exemplu: PKO, RKO, TTN, acte, facturi.

rezumat. De exemplu: raport de numerar, raport de mărfuri, raport de avans, raport de material.

După ordinea de utilizare;

o dată De exemplu: PKO, RKO, acțiuni.

cumulativ. De exemplu: foaia de ridicare zilnică, cardul de ridicare limită.

2.2. Detalii documente contabile

Documentele constau din indicatori individuali, care se numesc detalii (de la cuvântul latin „necesar, necesar”).

Setul de detalii ale unui document determină forma acestuia.

Pentru ca un document să-și servească scopului, acesta trebuie să fie întocmit conform formei acceptate pentru această categorie de documente.

Dar, în orice caz, documentul trebuie să conțină următoarele detalii obligatorii:

Denumirea documentului (formular)

Cod formular

Data compilarii

Numele organizației care a întocmit documentul

Contoare de tranzacții comerciale

Numele și funcțiile persoanelor responsabile, semnăturile lor personale.

Dacă documentul este un document extern, atunci, pe lângă semnăturile personale, pe document trebuie aplicat sigiliul rotund al organizației.

Un document electronic conține aceleași informații ca un document pe hârtie. Conținutul unui document electronic poate fi vizualizat pe un ecran de computer. Document electronic poate fi imprimat pe hârtie. Un document electronic poate fi reprodus într-un număr mare de copii complet identice și poate fi trimis instantaneu către un alt computer oriunde în lume, prin e-mail.

Dar un document electronic este mai ușor de falsificat decât unul pe hârtie, dacă, bineînțeles, nu se iau măsuri speciale de securitate.

Problemele de protecție împotriva falsificării documentelor electronice pot fi rezolvate. În Rusia, ca și în multe alte țări ale lumii, a fost adoptată Legea cu privire la semnăturile electronice, menită să rezolve această problemă.

Documentele electronice sunt deja utilizate pe scară largă în comunicarea întreprinderilor cu băncile și autoritățile fiscale.

Toate documentele din departamentul de contabilitate sunt verificate cu atenție din trei părți: juridică, din punct de vedere al înregistrării și aritmetic.

Documentele verificate sunt înregistrate în jurnalul de înregistrare a documentelor.

Efectuarea de corecții la casele de marcat și documente bancare nu este permis. La alte documente contabile primare se pot face corecturi numai cu acordul participanților la tranzacții comerciale, care trebuie confirmat prin semnăturile acelorași persoane care au semnat documentele, indicând data corectărilor.

În prezent, o atenție deosebită este acordată unificării și standardizării documentelor. Unificarea documentelor este dezvoltarea unei forme unificate de documente rusești pentru înregistrarea tranzacțiilor comerciale omogene în diferite organizații. În Rusia, au fost unificate formele documentelor de numerar, ale documentelor bancare etc.

Sunt obligatorii pentru toate domeniile de activitate. Odată cu unificarea important are standardizarea documentelor. Standardizarea este stabilirea de dimensiuni standard identice ale formularelor documente standard. La menținerea înregistrărilor contabile, este important să se stabilească un flux documentar rațional, adică. un sistem optim pentru generarea documentelor contabile, acceptarea lor în contabilitate, mutarea lor în întreprindere, stocarea lor curentă și transferul în arhivă. Acest lucru asigură un grad ridicat de fiabilitate contabilă cu investiții minime de timp și bani.

Documentul primar se întocmește la aceeași dată cu tranzacția comercială. De exemplu, un comision pentru servicii de gestionare a numerarului. Un extras și un ordin de pomenire trebuie emise în aceeași zi.

De regulă, documentele primare sunt întocmite pe forme unificate a, proiectat Legislația rusă. Dar nu toate formularele sunt furnizate; de exemplu, se întocmește un certificat contabil sub orice formă. Cu toate acestea, la înregistrare, este necesar să se indice informații obligatorii: numele și detaliile organizației, titlul documentului, conținutul operațiunii, numele posturilor, numele angajaților, semnătura și ștampila organizației.

De ce este necesară documentația primară? În principal, pentru a înregistra toate tranzacțiile comerciale în curs. Documentația poate fi internă sau externă. Intern este necesar pentru contabilitatea și controlul tuturor mișcărilor, de exemplu, un mijloc fix este transferat în funcțiune - se întocmește un act, care este documentul principal. Documentația externă este necesară pentru a lucra cu furnizorii și cumpărătorii, de exemplu, emiteți o factură de plată către cumpărător.

Există, de asemenea, documente primare privind contabilitatea și plata forței de muncă, acestea includ: ordine de angajare și concediere, masa de personal, programul de vacanță și altele. Se asigură și documentația de contabilizare a mijloacelor fixe; de exemplu, un certificat de acceptare a sistemului de operare, un card de inventar și altele. Documentația care se întocmește pentru înregistrarea tranzacțiilor cu numerar conține documente precum un raport de avans, o chitanță de numerar și o comandă de numerar.

În unele documente primare, corecțiile nu sunt permise, de exemplu, într-un extras dintr-un cont curent sau în ordin de plata. Dar, de exemplu, facturile pot conține corecții, dar lângă ele trebuie să fie semnătura persoanei care a făcut corectarea, data și ștampila organizației.

Surse:

• care este documentația primară?
• Documente contabile primare în 2013

Sfat 2: ce documente sunt principale în contabilitate

Documentele primare în contabilitate sunt acelea pe baza cărora o anumită tranzacție comercială este oficializată în momentul încheierii acesteia sau imediat după finalizarea acesteia. Pe această bază se realizează contabilizarea ulterioară a tranzacțiilor specifice.

vei avea nevoie

• factură, comandă de numerar, act, certificat, cerere, jurnal de înregistrare, comandă, carte contabilă, listă, foaie de pontaj, cerere, card de inventar, salariu, cont personal etc.

Instrucţiuni

Documentele primare reprezintă baza inițială pentru începerea contabilității pentru anumite tranzacții și efectuarea înregistrărilor în registrele contabile. Documentul principal este o dovadă scrisă a unei tranzacții comerciale, de exemplu, emiterea de bani în cont, plata mărfurilor etc.

Forme documentatie primara aprobat de conducătorul întreprinderii, însă, toate detaliile obligatorii stabilite de lege trebuie să fie prezente în document.

Se întocmesc documentele contabile primare pe hârtieși sunt susținute de o semnătură pentru identificarea persoanelor care au întocmit documentul. Dacă documentul este întocmit în formular electronic, trebuie semnat semnătură electronică.

Formularele documentelor primare cuprinse în albumele formularelor unificate nu sunt obligatorii pentru utilizare, cu excepția documentelor de numerar stabilite de organele abilitate pe baza de.

Detalii obligatorii ale documentelor primare în contabilitate:
- denumirea documentului (factură, act, listă, comandă etc.);
- data tranzacției (întocmirea documentului);
- continutul unei tranzactii comerciale in valoare si in termeni fizici;
- numele organizației în numele căreia se întocmește acest document;
- datele persoanelor care au efectuat tranzactia si raspund de executarea corecta a documentului (functie, nume complet, semnatura).

Documentele primare în contabilitate sunt împărțite în documente în funcție de:
- contabilitate si salarizare: ordin de angajare, tabel de personal, program de lucru, certificat de calatorie, certificat de angajare, fișă de plată etc.
- contabilitatea mijloacelor fixe: act de receptie si transfer, card de inventar, factura de circulatie interioara, carnet de inventar, act de mijloace fixe etc.
- Contabilitatea tranzactiilor cu numerar: cartea de numerar, raport în avans, comandă de numerar de intrare, registru documente de numerar, comandă de numerar de ieșire, carte contabilă numerar etc.
- contabilizarea reparatiilor si lucrari de constructii: acționează cu privire la recepția lucrărilor finalizate, suspendarea construcției, punerea în funcțiune a structurii; jurnal general de lucru; jurnalul lucrărilor finalizate și alte documente similare.

Vă rugăm să rețineți

Dacă, potrivit legii, documentele contabile primare sunt retrase, în documentele contabile se includ copii ale acestor documente, realizate în condițiile legii, în locul originalelor.

Sfaturi utile

Dacă este necesar, coloane și linii suplimentare pot fi incluse în formularul standard, care este determinat de anumite tipuri de activitate economică.

Surse:

• Dreptul contabilității
• Documente rezumative sunt emise pe baza anterior

Persoane juridice– întreprinderile, organizațiile, diferitele tipuri de instituții și băncile sunt în permanentă comunicare între ele în cursul activităților lor. Comunicarea de afaceri se realizează printr-o varietate de documente: scrisori, cereri, cereri, ordine de plată etc. Valabilitatea legală a acestor documente este confirmată de detaliile acestora.

Care sunt detaliile?

Cerințe - din latinescul requisitum - „necesare”, acesta este un set de informații și date stabilite prin standarde pentru un anumit tip de document, fără a specifica care acest tip documentele nu vor avea forță juridică și nu pot fi considerate ca bază pentru tranzacții și tranzacții. Cu alte cuvinte, oricât de oficial este denumit documentul, dacă nu are detaliile cerute, acesta poate fi considerat doar o bucată de hârtie la care nimeni nu este obligat să răspundă. Prin urmare, detaliile trebuie indicate pe orice document.

Unele detalii sunt indicate doar pe documentele de un singur tip, iar unele sunt obligatorii pentru orice document de afaceri. Acestea din urmă includ: numele organizației, data la care a fost întocmit documentul și numele acesteia. Denumirea organizației trebuie să indice denumirea scurtă și completă a acesteia în conformitate cu actele constitutive, forma organizatorică și juridică. Data întocmirii documentului este indicată atât în ​​format digital, cât și în formă verbal-digitală. Numele documentului este indicat în toate cazurile, singura excepție fiind o scrisoare comercială.

Pe lângă cele obligatorii, se folosesc detalii contabile și bancare speciale stabilite pentru un tip de document. Documentele contabile indică: denumirea și adresa întreprinderii; datele sale bancare; indicarea părților la tranzacție - participanții la tranzacția comercială; numele, conținutul și baza acestuia; valoarea tranzacției în bani sau în natură.

Operațiunile bancare includ: numărul de cont curent al companiei; denumirea băncii în care este deservită și adresa acesteia; cod bancar - BIC și contul său corespondent. ÎN detalii bancare De asemenea, trebuie indicate TIN-ul întreprinderii și codurile băncii, KPP și OKPO.

Plasarea detaliilor în document

Pentru fiecare articol din diferite tipuri documentele au propriul câmp de plasare. Compoziția detaliilor și cerințele pentru executarea lor în fiecare caz sunt stabilite prin standarde. Detaliile care constau din mai multe linii sunt imprimate cu o spațiere între rânduri. Detaliile sunt separate unul de celălalt prin două sau trei spații între rânduri.

Același lucru este valabil și pentru formularele de documente, pentru care sunt prevăzute cerințe speciale pentru producerea, înregistrarea și stocarea acestora, în special cele pe care este reprodusă emblema de stat. Federația Rusă, precum și stemele entităților constitutive ale Federației Ruse. Această măsură este necesară deoarece detaliile indicate pe formulare fac din ele un document cu putere juridică, de care pot profita fraudatorii.

Sfat 4: Ce documente sunt necesare atunci când aplici pentru un loc de muncă?

Documentele intocmite corespunzator pentru un nou angajat la angajare sunt o garantie ca nu va avea ulterior probleme cu calcularea pensiei, iar angajatorul nu va avea probleme cu comisia de munca si cu inspectoratul fiscal. Documentul principal care confirmă experiență de muncă, este o carte de lucru.

Specificul muncii la unele întreprinderi necesită prezentarea oricărei alte întreprinderi documente suplimentare. Aceste cazuri sunt stipulate în Codul Muncii al Federației Ruse, reglementărilor, decrete prezidențiale și hotărâri de Guvern. Ofițerii de resurse umane nu au dreptul de a cere alte documente care nu sunt prevăzute de lege. Același lucru este valabil și pentru cerința de a avea o înregistrare permanentă la locație a acestei intreprinderi. Dar cereți un certificat forma stabilita Angajatorul are dreptul de a afla despre starea dumneavoastră de sănătate. Pentru profesiile legate de alimentatie si servicii pentru consumatori, este obligatoriu si certificatul sanitar si medical. În cazul în care este angajată o persoană cu dizabilități, poate fi necesară o scrisoare de recomandare de la VTEK, iar dacă activitatea de muncă a noului angajat este legată de secrete comerciale sau de stat, i se poate cere să furnizeze o chitanță și alte documente care confirmă admiterea acestuia.

Contabilitatea primară reprezintă etapa iniţială a percepţiei sistemice a înregistrării tranzacţiilor individuale care caracterizează procesele şi fenomenele economice care au loc în organizaţie. Obiectele sale sunt: ​​achiziții, achiziții și cheltuieli resurse materiale, costurile de producție, circulația semifabricatelor și soldurile de producție în curs, volumul producției de produse, expedierea și vânzarea acestuia, decontări cu furnizorii, cumpărătorii, clienții, băncile, autoritatile financiare, fondatori etc.

Informațiile inițiale despre procesele și fenomenele economice sunt reflectate în documentele primare.

Document contabil primar- acesta este un certificat scris al unei tranzacții comerciale care are forță juridică și nu necesită explicații și detalii suplimentare.

Documentul contabil primar trebuie să aibă:

• denumire - conținutul financiar și economic al unei tranzacții comerciale. Un document care nu are denumire, precum și un document cu o denumire neclară, greu de citit, nu va avea forță juridică;
• numele și, în unele cazuri, adresele și conturile bancare ale părților (legale și indivizii) care participă la această tranzacție comercială. Un document primar care nu conține numele și atributele corespunzătoare ale cel puțin uneia dintre părțile la o tranzacție comercială își pierde adresabilitatea și nu poate fi executat;
• data compilarii. Dacă data este absentă sau neclară, documentul își pierde adresabilitatea în timp. De fapt, un astfel de document nu are forță juridică;
• continutul unei tranzactii comerciale (obiect de documentare), rezultat din denumirea documentului in care aceasta apare in forma generala;
• metri ai tranzacției comerciale în curs de desfășurare. Absența contoarelor în document îl privează de o bază contabilă și de decontare;
• semnăturile persoanelor responsabile - directorul organizației și contabilul șef.

Documentele sunt completate de către angajații contabili în mod clar și lizibil, folosind scrisul manual cu cerneală sau pix, la mașina de scris sau folosind tehnologia computerizată.

De regulă, pentru documente se utilizează formulare standard sub formă de spații libere de natură interdepartamentală. Acestea includ formulare de comenzi, facturi, facturi, cupoane, extrase de cont etc. Documentele primare trebuie întocmite în momentul tranzacției, iar dacă acest lucru este imposibil din motive obiective, atunci imediat după finalizarea acesteia.

Dacă apare o eroare în conturile din interiorul companiei, puteți utiliza metoda de înregistrare negativă sau inversare. În acest caz, introducerea eronată este repetată cu cerneală roșie sau culori standard (albastru, negru) și închisă într-un cadru dreptunghiular.

O culoare roșie sau un cadru dreptunghiular vor anula o introducere eronată, după care se va face o introducere corectă. Este posibilă corectarea erorilor din înregistrările contabile prin tăiere și corectare ulterioară (înscrierea eronată este tăiată cu un rând și se face o înscriere corectă sub aceasta indicând data corectării și semnătura contabilului; dacă este necesar, un certificat este întocmit dezvăluind necesitatea corectării și motivul erorii).

Nu ar trebui să existe corecții, ștergeri sau șters în numerar și în documentele bancare.

Când lucrează cu orice document, un contabil se bazează pe anumite principii și baza metodologica consacrat în documente oficiale.

Pe baza documentelor primare, înregistrările se fac în registre contabile, carduri, extrase de cont, jurnale, precum și pe discuri, dischete și alte suporturi.

Documentele contabile pot fi externe și interne

Documente externe veniti la organizatie din afara – din agentii guvernamentale, organizații superioare, bănci, inspectorate fiscale, de la fondatori, furnizori, cumpărători etc., se întocmesc după formulare tipizate. Exemple de astfel de documente includ cererea-comanda de plată, cererea de plată, factura furnizorului etc.

Documente interne compilate direct de organizație.

Se disting următoarele tipuri de documente interne:

• administrativ;
• exculpator (executiv);
• combinate;
• înregistrarea contabilă.

Administrativ- sunt documente care conțin comenzi, instrucțiuni privind producția, efectuarea anumitor operațiuni comerciale. Acestea includ ordine de la șeful organizației și persoane autorizate de acesta să efectueze tranzacții comerciale.

Exculpator documentele (executive) atestă faptul tranzacțiilor comerciale. Acestea includ comenzi de primire, certificate de acceptare materiale; acte de acceptare și înstrăinare a mijloacelor fixe; documente privind acceptarea produselor fabricate de la muncitori etc.

Combinate documentele sunt atât administrative, cât și executive. Aceasta include comenzile de numerar primite și ieșite, extrase de plată pentru emitere salariile angajații organizației, rapoarte anticipate persoane responsabile etc.

Documente contabile sunt întocmite în cazul în care nu există documente standard pentru evidența tranzacțiilor comerciale, precum și la sintetizarea și prelucrarea documentelor justificative și administrative. Acestea sunt certificate, fișe de distribuție etc.

Documentele contabile sunt, de asemenea, împărțite în unică și cumulative. Documentele primare unice sunt utilizate la finalizarea fiecărei tranzacții comerciale. Documentele de acumulare sunt întocmite într-o anumită perioadă de acumulare treptată a tranzacțiilor comerciale omogene. La sfârșitul perioadei, aceste documente calculează rezultatele pentru indicatorii corespunzători. Exemple de documente cumulative sunt comenzile de lucru lunare de două săptămâni, cardurile de limită pentru eliberarea materialelor din depozitele organizației etc.

Documentele contabile sunt împărțite în primar și sumar

Documente primare compilate în momentul unei tranzacții comerciale. Un exemplu de astfel de documente sunt facturile pentru eliberarea materialelor din depozitele organizației către ateliere.

Documente rezumativeîntocmit pe baza documentelor primare, de exemplu, extrase de plată.

În momentul înregistrării datelor în documentele primare apar informații contabile care nu sunt înregistrate automat. Toate caracteristicile sale cantitative și calitative sunt supuse controlului logic, aritmetic și legal înainte de întocmirea documentelor primare. Un astfel de control este efectuat atât de angajații implicați în întreținere contabilitate primară, și lucrătorii serviciilor de management.

Prin semnarea comenzilor de numerar de intrare și de ieșire, a extraselor de plată, a ordinelor și cererilor de plată și a altor documente bancare, șeful organizației analizează în detaliu fiecare tranzacție comercială.

În procesul de obținere a informațiilor contabile se disting următoarele etape:

• lucrări preliminare înainte de întocmirea documentelor primare;
• pregătirea documentelor primare;
• aprobarea documentelor primare;
• munca departamentului de contabilitate la intocmirea si prelucrarea documentelor primare.

Colectarea informațiilor contabile implică munca adecvată a diferitelor servicii ale organizației. Această etapă se caracterizează prin cel mai înalt nivel de analiticitate și eficiență a contabilității.

A doua etapă a procesului contabil este prelucrarea informațiilor contabile. Presupune participarea directă a angajaților serviciilor de management funcțional la obținerea informațiilor contabile. Astfel, la contabilizarea articolelor de inventar pe baza documentelor primare, se prevede gruparea și rezumarea datelor în carduri. contabilitatea depozitului materiale. În fiecare lună, datele de pe carduri și cărți sunt transferate în rapoarte privind mișcarea bunurilor materiale. ÎN termenele stabilite Managerii de depozit și șefii de departamente transmit aceste rapoarte departamentului de contabilitate al organizației.

Managerii iau parte și la prelucrarea datelor. Astfel, cu ajutorul angajaților diferitelor servicii de management, sunt identificați vinovații penurii și pierderilor.

După verificarea calculelor aritmetice, a legalității și oportunității tranzacțiilor comerciale executate, se înregistrează documentele contabile, iar apoi se realizează gruparea economică a datelor acestora într-un sistem de conturi contabile sintetice și analitice prin înregistrarea în registre contabile.

Registrele contabile sunt tabele de numărare de o anumită formă, construite în conformitate cu gruparea economică a datelor privind proprietatea și sursele formării acesteia. Acestea servesc pentru a reflecta tranzacțiile comerciale.

Registrele contabile, în funcție de structura lor, se împart în cronologice și sistematice. În registrele cronologice, tranzacțiile comerciale sunt reflectate în succesiunea finalizării lor. Sistematic registre contabile servesc la gruparea tranzacţiilor comerciale în funcţie de caracteristicile stabilite.

Registrele contabile sunt ținute sub formă de registre, carduri, extrase de cont, jurnale, precum și medii informatice.

Contabilitatea sintetică se realizează în registre sistematice, iar contabilitatea analitică se realizează în registre analitice. Înregistrările în registre se fac atât manual, cât și folosind tehnologia computerizată.

Totalitatea și localizarea detaliilor în registru determină forma acestuia, care depinde de caracteristicile obiectelor luate în considerare, de scopul registrelor și de metodele de înregistrare contabilă. Înregistrarea contabilă se referă la înregistrarea tranzacțiilor comerciale în registrele contabile.

În cărțile de contabilitate, toate paginile sunt numerotate și legate. Numărul este indicat pe ultima pagină și certificat prin semnăturile persoanelor autorizate. În unele cărți, de exemplu, cărțile de numerar, paginile nu sunt doar numerotate, ci și dantelate cu sfoară și sigilate cu un sigiliu de ceară. În funcție de volumul conturilor din carte, pentru un anumit cont sunt alocate una sau mai multe pagini. Registrele de contabilitate sunt folosite pentru contabilitatea sintetică și analitică.

Cărțile sunt realizate din hârtie groasă sau carton liber, fără a fi prinse între ele. Acestea sunt depozitate în cutii speciale numite dulapuri. Cardurile sunt deschise timp de un an și înregistrate într-un registru special pentru a asigura controlul asupra siguranței lor.

Foile diferă de carduri prin faptul că sunt realizate din hârtie mai puțin densă și au un format mai mare. Acestea sunt stocate în foldere speciale numite registratori. Declarațiile se deschid, de regulă, pentru o lună sau un trimestru.

Înregistrările în registrele contabile trebuie să fie clare, concise, clare și lizibile. După înregistrarea unei tranzacții comerciale în registrul contabil, se face o marcare adecvată pe documentul primar pentru a facilita verificarea ulterioară a înregistrării corecte. La sfârșitul lunii, rezultatele sunt însumate pentru fiecare pagină a registrelor contabile. Înregistrările finale ale registrelor sistematice și analitice trebuie verificate prin întocmirea fișelor de cifra de afaceri.

După aprobare raport anual registrele contabile sunt grupate, legate și depuse în arhiva curentă a organizației.

Metode de corectare a înregistrărilor eronate în registrele contabile

Sunt trei moduri de corectare a înregistrărilor eronate în registrele contabile: corectare, introducere suplimentară, inversare.

Metoda corectiva pot fi aplicate numai dacă erorile au fost descoperite înainte de întocmirea bilanţului sau au apărut în registrele contabile fără a afecta corespondenţa conturilor. Această metodă constă în tăierea cu o linie subțire a textului, numărului, sumei și inscripției incorecte de lângă sau deasupra textului sau sumei corecte cu clauza corespunzătoare.

De exemplu, dacă în loc de 100 de ruble. Dacă se reflectă 200 de ruble, atunci 200 de ruble ar trebui tăiate. și scrieți „100 de ruble” deasupra, iar pe lateral indicați: „200 de ruble tăiate și 100 de ruble scrise deasupra, cred corectat (data, semnătură).”

Pe documente monetare nu sunt permise corecturi sau stergeri, chiar si cele specificate, mai ales in cifre.

Intrări suplimentare sunt efectuate în cazurile în care valoarea unei tranzacții comerciale este subestimată în mod eronat. De exemplu, furnizorul a transferat 150 de ruble din contul curent. Această tranzacție comercială se reflectă în corespondența corectă a conturilor, dar suma sa este subestimată la 100 de ruble. S-a făcut următoarea înregistrare contabilă: debit în contul „Decontări cu furnizorii”, credit în contul „Cont curent” - 100 de ruble.

Dar, deoarece furnizorii ar trebui să transfere 150 de ruble, atunci suma lipsă de 50 de ruble. este necesar să se facă înregistrări suplimentare: debit în contul „Decontări cu furnizorii”, credit în contul „Cont curent” - 50 de ruble.

Postări suplimentare sunt făcute în luna curentă sau următoare. Această regulă de corectare a erorilor se aplică în două cazuri: dacă se află în registrul contabil linie separată Datele documentului primar nu sunt înregistrate și atunci când o sumă eronată subestimată a unei tranzacții comerciale este reflectată în registrul contabil.

Metoda inversării este că intrarea incorectă, în principal digitală, este eliminată printr-un număr negativ, adică corespondența și cantitatea incorectă sunt repetate cu cerneală roșie. În același timp, se face o introducere corectă folosind cerneală obișnuită. Reversările apar atunci când conturile sunt înregistrate incorect sau când se înregistrează o sumă exagerată.

La însumarea rezultatelor operațiunilor, se scad înregistrările făcute cu cerneală roșie.

document contabil primar

Documentele primare formează baza întregii contabilități. Activitățile financiare și economice ale unei organizații sunt însoțite de implementarea a numeroase operațiuni. În acest scop se folosește un element al metodei contabile - documentația. Documentarea este principala metodă de monitorizare contabilă a activităților economice ale unei organizații, controlul său primar. document - Aceasta este o dovadă scrisă a unei tranzacții comerciale finalizate, dând forță legală datelor contabile. Documentația servește ca bază pentru următoarele înregistrările contabileși asigură acuratețea, fiabilitatea și incontestabilitatea indicatorilor contabili, precum și capacitatea de a le controla.

Documentele trebuie să aibă forță juridică, adică să conțină o serie de detalii obligatorii (indicatori):

• - denumirea documentului;
• - data;
• - numele organizației în numele căreia a fost întocmit documentul;
• - continutul operatiunii;
• - masuri cantitative si de cost;
• - numele și funcția persoanelor responsabile cu implementarea acestuia și corectitudinea executării acestuia;
• - semnăturile personale ale acestor persoane și stenogramele lor;
• - sigilii de organizare, timbre.

Documentele trebuie întocmite folosind mijloace care să asigure păstrarea înregistrărilor pe termen lung (cerneală, pix, mașină de scris, imprimantă). Documentele primare trebuie întocmite fie în momentul efectuării tranzacției (numerar, banca), fie imediat după finalizarea acesteia. Cei care au întocmit și semnat documentul sunt responsabili pentru realizarea la timp și de înaltă calitate a acestuia, pentru acuratețea datelor și transferul acestuia în termenul stabilit pentru înregistrarea în registrele contabile.

Documentele includ:

• - primar (facturi, facturi, comenzi de numerar de intrare si iesire, foi de gard etc.);
• - registre contabile (rapoarte de casierie, jurnal de comenzi, registru general, rapoarte de marfa etc.);
• - raportare (bilanţ şi anexe la acesta).

Toate evidențele contabile se țin pe baza documentelor primare, apoi informațiile din acestea sunt transferate în registrele contabile, unde sunt sistematizate, adică înregistrate în conturi contabile. La sfârşitul perioadei de raportare, raportarea întreprinderii se completează conform registrelor contabile.

Documentația primară dă naștere mișcării informatii contabile, furnizeaza contabilitatii informatiile necesare pentru o reflectare continua si continua a activitatilor economice ale intreprinderii.

În funcție de scopul lor, toate documentele primare sunt împărțite în: documente organizatorice și administrative, documente justificative, documente contabile și documente combinate.

• - organizatorice si administrative (ordine, instructiuni, instructiuni, imputerniciri) permit operatiuni, iar informatiile cuprinse in acestea nu sunt reflectate in registrele contabile;
• - documentele justificative (facturi, pretentii, comenzi de primire etc.) reflecta faptul tranzactiei, informatiile continute in ele fiind consemnate in registrele contabile. Există o serie de documente care îmbină caracterul permisiv și cel exculpator (ordine de cheltuială în numerar, fișe de plată pentru salarii), datele conținute în acestea sunt introduse în registrele contabile;
• - documentele contabile se intocmesc in compartimentul contabil pe baza de documente administrative sau justificative care sintetizeaza inregistrarile contabile, astfel de documente sunt certificate contabile, calcule costuri generale, tabele de dezvoltare.
• - documentele combinate îndeplinesc simultan funcțiile de documente administrative și justificative și contabile. De exemplu, o factură pentru eliberarea bunurilor materiale conține o comandă de eliberare a materialelor din depozit în atelier, precum și înregistrarea emiterii lor efective etc.

Pe baza metodei de înregistrare a tranzacțiilor, documentele sunt împărțite în unică și cumulative.

Documentele unice sunt utilizate o singură dată pentru a reflecta o singură tranzacție sau mai multe tranzacții efectuate simultan. După înregistrare, documentul unic ajunge la departamentul de contabilitate și servește drept bază pentru reflectarea în contabilitate. De exemplu, comenzi de numerar primite și ieșite, extrase de plată etc.

Documentele cumulate sunt compilate pe o anumită perioadă (săptămână, deceniu, lună) pentru a reflecta tranzacțiile recurente omogene care sunt înregistrate în ele pe măsură ce apar. La sfârşitul perioadei se calculează totalurile indicatorilor utilizaţi pentru conturi. LA documente cumulate includ carduri limită, comenzi de două săptămâni sau lunare etc.

În funcție de locul în care sunt întocmite, documentele pot fi interne sau externe.

Intern documentele sunt întocmite la întreprindere pentru a reflecta operațiunile interne. De exemplu, încasările de numerar și comenzi de cheltuieli, facturi, acte, fișe de salariu etc.

Extern documentele se completează în afara granițelor întreprinderii date și ajung în formă oficială. De exemplu, facturi, extrase bancare, borderouri etc.

După ordinea în care se întocmesc actele, există documente primare și de sinteză.

Primar documentele sunt întocmite pentru fiecare tranzacție individuală în momentul finalizării acesteia. De exemplu, un ordin de primire de numerar, ordine de plată, acte de anulare a activelor fixe etc.

Rezumat documentele se întocmesc pe baza documentelor primare întocmite anterior. Utilizarea lor facilitează controlul operațiunilor omogene. Ele pot fi executive, contabile sau combinate. De exemplu, rapoarte de avans și de numerar, situații de grupare și cumulative. În special, raportul de avans, fiind unul combinat, îndeplinește funcțiile de document justificativ și contabil. Acesta oferă o descriere completă a decontărilor cu persoane responsabile: sold sau supracheltuieli avans anterior, marimea acestui avans, suma cheltuita, soldul si data intrarii acestuia in casa de marcat sau supracheltuiala si data rambursarii acestuia de catre intreprindere. În plus, numărătoarea inversă în avans oferă o descriere costurile de productie asupra conturilor după verificarea și aprobarea raportului. Pe reversul raportului există o listă a cheltuielilor individuale și documentele justificative ale acestora.

După ordinea în care sunt completate, documentele pot fi clasificate în cele compilate manual și folosind tehnologia computerizată.

Documentele intocmite manual, completat manual sau la masina de scris.

Documente executate folosind tehnologie informatică,înregistrează automat informații despre operațiunile de producție la momentul finalizării acestora.

Acceptarea, verificarea si prelucrarea contabila a documentelor. Documentele primite de departamentul de contabilitate sunt prelucrate pentru a le pregăti pentru înscrieri în registrele contabile. Etapa principală a procesării contabile a documentelor într-o organizație este verificarea documentelor primite în esență, în formă și aritmetic.

La verificarea documentelor pe merit, este necesar să se stabilească legalitatea, corectitudinea și oportunitatea tranzacției comerciale finalizate. Conform procedurii contabile actuale, documentele primare privind tranzacțiile comerciale care contravin legii și procedurii stabilite de primire, depozitare și cheltuire a fondurilor, inventarului și a altor valori nu ar trebui să fie acceptate pentru execuție. Dacă astfel de documente primare sunt primite de departamentul de contabilitate, contabilul șef trebuie să notifice șeful organizației despre ilegalitatea unei anumite tranzacții comerciale.

Controlul preliminar este efectuat de departamentul de contabilitate la intocmirea documentelor. De asemenea, este important pentru că majoritatea documentelor sunt întocmite de persoane responsabile financiar, și nu de angajați contabili.

Verificarea formularului vă permite să vă asigurați că a fost utilizat un formular al formularului corespunzător pentru a finaliza o anumită tranzacție comercială, toate numerele sunt introduse clar, conținutul tranzacției și toate detaliile sunt reflectate.

După aceasta, contabilul efectuează o verificare aritmetică, care se rezumă la verificarea corectitudinii calculelor și calculelor aritmetice și impozitarea documentelor. Impozitarea se face prin înmulțirea cantității cu prețul. Verificarea aritmetică vă permite să controlați calculele aritmetice ale totalurilor, corectitudinea reflectării indicatorilor cantitativi și de cost.

După verificare, contabilul prelucrează documentele. Atribuirea conturilor de documente constă în determinarea conturilor în care tranzacțiile comerciale înregistrate în documente trebuie înregistrate ca debite și credite.

Principalele direcții de îmbunătățire a documentației sunt unificarea și standardizarea .

Documentele contabile primare sunt acceptate în contabilitate dacă sunt întocmite în conformitate cu forma cuprinsă în albumul de formulare unificate de documentație contabilă primară.

Unificarea formelor de documentație contabilă primară are o importanță deosebită pentru îmbunătățirea contabilității, deoarece stabilește și consolidează cerințe uniforme pentru documentarea activităților economice ale organizațiilor, sistematizează contabilitatea, exclude învechite și forme libere, contribuie la organizarea rațională a contabilității.

Documente unificate- sunt documente standard aprobate în modul prescris și destinate înregistrării tranzacțiilor omogene în organizații cu diferite forme de proprietate și diferite caracteristici industriale.

Standardizare - stabilirea unor dimensiuni identice, standard, pentru documentele standard, ceea ce reduce consumul de hârtie pentru producerea documentelor, simplifică procesarea și stocarea acestora.