Formular de înregistrare PKO și RKO. Jurnalul de înregistrare a documentelor de numerar de intrare și de ieșire: cum să-l păstrați corect? Reguli pentru întocmirea unui jurnal pentru înregistrarea documentelor de numerar de intrare și de ieșire

Toate fluxurilor de numerar trebuie controlat și contabilizat, după cum știm, banii iubesc să numere. Acest proces ar fi imposibil de realizat fără dovezi documentare. În legătură cu aceasta, legislația Federației Ruse a stabilit forme de documente care însoțesc toate tranzacțiile financiare și standarde pentru executarea acestora.

Formele și formele uniforme sunt adoptate pentru așa-numita ușurință de comunicare între companii și diverse agentii guvernamentale. Este greu de imaginat cât de mult timp și efort ar avea nevoie un supraveghetor pentru a sorta notițele pe marginea ziarelor vechi și în caietele zdrențuite.

Toate semnificative tranzactii financiare se realizeaza prin casieria societatii, in baza unei comenzi scrise de la departamentul de contabilitate. Casierul este responsabil pentru starea numerarului care i-a fost încredințat și răspunde pentru acțiunile sale prin ceea ce se consideră dovezi scrise ale încheierii oricăror tranzacții comerciale.

Documentația de încasări și cheltuieli: concept și scop

Fondurile primite la casieria companiei sunt înregistrate (PKO). Și eliberat de casierie, respectiv (RKO). În locul unui consumabil se poate întocmi un ordin de plată a numerarului de la casa de marcat sau o cerere de eliberare a finanțării.

Fiecare astfel de document are lui cod digital , atribuit acestuia conform Clasificator integral rusesc documentație de management (OK 11-93):

Orice documente de raportare a numerarului conțin următoarele detaliile necesare:

• Numele și adresa companiei;
• Natura operațiunii;
• Părțile implicate în tranzacție;
• Data și ora întocmirii (tranzacției) și numărul de serie al documentului;
• Suma de numerar (în cifre și cuvinte);
• Numele complet și semnătura persoanei responsabile.

Documentația de numerar se întocmește în departamentul de contabilitate de către un angajat desemnat prin ordin scris al conducerii. Acestea sunt apoi predate casieriei pentru a efectua tranzacția. El, la rândul său, înainte de a emite finanțe, este obligat să se asigure design corect documentele și autenticitatea semnăturii managerului (contabil șef, director etc.)

La primirea numerarului de către casier, contrafoliul trebuie să fie semnat și predat celui care a plătit suma, iar comanda în sine, semnată de această persoană, va rămâne la casierie. Consumabilul este semnat de persoana care a primit fondurile și vizat cu ștampila „Plătit”, în caz contrar va fi imposibil de dovedit faptul plății.

Inainte de inchiderea unui schimb de munca, pe baza consumabilelor si a veniturilor, se calculeaza soldul de numerar rămas la casieria companiei, dupa formula:

ONKS = ONNS + Venituri – Cheltuieli,
unde ONKS este echilibrul financiar la sfârșitul schimbului,
ONNS – echilibru financiar la începutul turei.

Venitul este valoarea totală a tuturor numerarului și a activelor în numerar pentru o tură de lucru, consumul este valoarea totală a tuturor numerarului și, respectiv, a activelor în numerar.

Numerarul efectiv recalculat trebuie să se potrivească cu soldul documentar penny pentru ban, deși în unele instituții este permisă o eroare de o anumită sumă. Retraducările și tăierea în astfel de documente nu sunt permise în cazul unor erori, documentul este lichidat și reemis.

Utilizarea PKO este descrisă în următorul videoclip:

Scopul revistei

Inainte de a fi predat casierului, acesta sau acela document trebuie consemnat in jurnalele de incasari/cheltuieli. documente de numerar. Înregistrarea se efectuează de către un angajat contabil sau altă persoană responsabilă stabilită prin ordin al conducătorului societății.

Acest lucru se face pentru a se asigura că casieria nu pune mâna pe un document contrafăcut și capitalul nu este cheltuit în mod fraudulos. La sfârșitul turei de lucru, actele înregistrate se împacă cu comenzile, în baza cărora casieria a acționat pe tot parcursul zilei.

Pentru fiecare organizație se stabilește limita de numerar, depășind care este strict interzis. Toți numerarul care depășește această limită trebuie păstrat în bancă. Mărimea limitei este determinată de Banca Centrală și discutată cu conducerea companiei pe bază individuală.

Mentinerea unui jurnal de bord vă permite să determinați în orice moment soldul de numerar din casa de marcat, ceea ce facilitează și accelerează activitatea autorităților de reglementare în timpul unei inspecții.

Reglementarea tranzacțiilor financiare este apanajul Băncii Centrale a Federației Ruse, a aprobat reglementărilor, care ghidează toate instituțiile atunci când întocmesc documentația de numerar.

Acestea sunt prevederile referitoare la:

• procedura de efectuare a tranzacțiilor cu numerar în Federația Rusă;
• reguli de organizare a circulaţiei numerar pe teritoriul Federației Ruse.

Ţintă a acestor reglementări este evidentă: definiţia reguli generale la lucrul cu capital monetarîn Federația Rusă și menținerea unui jurnal de înregistrare vă permite să respectați procedura stabilită, să simplificați raportarea și să evitați falsificarea și pierderea documentelor primare.

Dacă nu ați înregistrat încă o organizație, atunci cel mai simplu mod face asta folosind servicii online, care vă va ajuta să generați gratuit toate documentele necesare: Dacă aveți deja o organizație și vă gândiți cum să simplificați și să automatizați contabilitatea și raportarea, atunci următoarele servicii online vor veni în ajutor, care vor înlocui complet un contabil în compania dumneavoastră și economisiți o mulțime de bani și timp. Toate rapoartele sunt generate automat și semnate semnătură electronicăși este trimis automat online. Este ideal pentru antreprenorii individuali sau SRL-uri pe sistemul fiscal simplificat, UTII, PSN, TS, OSNO.
Totul se întâmplă în câteva clicuri, fără cozi și stres. Încearcă-l și vei fi surprins ce usor a devenit!

Reguli de proiectare

Jurnalul începe în perioada stabilită de statutul companiei. Toate paginile sale trebuie să fie numerotate și aplicate cu sigiliul întreprinderii.

include două părți principale: prima paginăși pagini de registru. Poate fi completat tipărit sau electronic sau completați manual, folosind cerneală sau un pix exclusiv în albastru. Acest jurnal contabil trebuie întocmit în conformitate cu formă unificată KO-3, aprobat la nivel legislativ prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 18 august 1998 Nr. 88, F. conform OKUD 0310003.

Prima pagină Cartea de cont conține cu siguranță anumite informații:

Referitor la termen de valabilitate, carnetul de înregistrare se referă la documente de arhivă de management standard și trebuie păstrat la întreprindere timp de cinci ani de la încheierea perioadei de raportare (data de încheiere a ținerii jurnalului).

Conform Legii federale nr. 402 din 06/12/11, societatea este obligată să creeze conditii optime pentru păstrarea documentelor de arhivă și furnizați oricare dintre acestea la prima solicitare a autorității de reglementare.

În caz de probleme controversateŞi proceduri judiciare, astfel de documente sunt păstrate în arhivă până la clarificarea tuturor împrejurărilor și încetarea procedurii judiciare.

Încălcatori de reguli disciplina și managementul numerarului tranzactii monetare se confruntă cu răspunderea administrativă sub forma unei amenzi (articolul 15p1 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse):

• Pentru funcționari de la patru la cinci mii de ruble.
• Organizațiile și persoane juridice de la patruzeci la cincizeci de mii de ruble.

Aceste cifre sunt un apel convingător pentru a menține ordinea în documentele de numerar și pentru a evita diverse neînțelegeri și erori în raportare.

Procedura de completare a Jurnalului în 1C este descrisă în această lecție video:

Formă nouă „Jurnalul de înregistrare a documentelor de intrare și ieșire de numerar” aprobat oficial prin documentul Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 18 august 1998 N 88.

Mai multe informații despre utilizarea formularului KO-3:

• Procedura de înregistrare și efectuare a tranzacțiilor cu numerar în companiile private de securitate

  ..."; - KO-2 „Ordin de numerar pentru cheltuieli”; - KO-3 „Jurnalul de înregistrare a documentelor de numerar de intrare și ieșire... și cheltuieli (formular KO-3) și se predă persoanei care a predat... și documente de ieșire de numerar (formular KO-3). În cazurile în care... pe documentele de intrare și ieșire de numerar (KO-3) se utilizează pentru înregistrarea de către departamentul de contabilitate a intrărilor...

• Tranzacții cu numerar. Dispoziții generale
• Regimuri de impozitare a veniturilor întreprinzătorilor individuali

  Și documente de numerar de cheltuială (formular nr. KO-3) și se predă persoanei care a predat... și documente de numerar de cheltuială (formular nr. KO-3). În cazurile în care... de regulă, înregistrarea în jurnalul Formularului nr. KO-3 a veniturilor și cheltuielilor comenzi în numerar...

• Documentatie pentru inregistrarea tranzactiilor cu numerar

  Și documente de numerar de cheltuială (formular nr. KO-3) și se predă persoanei care a predat... și documente de numerar de cheltuială (formular nr. KO-3). În cazurile în care, de regulă, înregistrarea în jurnalul Formular nr. KO-3 a comenzilor în numerar primite și ieșite...

• Restricții pentru PBOYUL. Ar trebui să tragem un semnal de alarmă?

  2 „Ordin de numerar pentru cheltuieli”; ̶ KO-3 „Jurnalul de înregistrare a încasărilor și cheltuielilor...

• Tranzacții în numerar ale întreprinzătorilor individuali

  Și documente de numerar de cheltuială (formular nr. KO-3) și se predă persoanei care a predat... și documente de numerar de cheltuială (formular nr. KO-3). Dacă sunt atașate la consumabile... și altele) în jurnal (Formular nr. KO-3) se face înainte de a le transfera la...

• Câteva responsabilități ale plătitorilor UTII

  ... "; Nr. KO-2 „Ordin de cheltuieli în numerar”; Nr. KO-3 „Jurnal de înregistrare a intrărilor și ieșirilor...

• ... ", Nr. KO-2 „Ordin de numerar pentru cheltuieli”, Nr. KO-3 „Jurnal de înregistrare a intrărilor și ieșirilor...

• Câteva responsabilități ale contribuabililor UTII

  ... ", Nr. KO-2 „Ordin de numerar pentru cheltuieli”, Nr. KO-3 „Jurnal de înregistrare a intrărilor și ieșirilor...

• Emiterea de valută pentru călătorii de afaceri

  Documente de numerar de cheltuieli conform formularului nr. KO-3. Și în al treilea rând, pentru a reflecta operațiunea...

Forme unificate documentatie primarași-au pierdut statutul de formulare obligatorii în urmă cu câțiva ani - în 2013. Cu toate acestea, această modificare nu a afectat documentele de numerar (Informația Ministerului Finanțelor nr. PZ-10/2012). În același timp, forma unificată a jurnalului de bord pentru înregistrarea documentelor de numerar la intrare și la ieșire (denumită în continuare și jurnalul de bord) nu este obligatorie, deoarece acest document este un registru contabil consolidat și, prin urmare, forma sa poate fi aprobată de întreprindere în mod independent.

Formă unificată

Formularul unificat al jurnalului de înregistrare nr. KO-3 a fost aprobat prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 18 august 1998 nr. 88.

Acest formular este folosit de departamentul de contabilitate pentru a înregistra comenzile de numerar sau documentele utilizate în schimb (de exemplu, borderouri de plată) înainte de a le transfera la casieria întreprinderii.

Este format din două părți. Prima parte (situată în stânga) afișează informații despre comenzile în numerar primite, a doua (situată în dreapta) - despre ordinele în numerar de ieșire.

Jurnalul înregistrează informații despre fiecare dintre documentele de numerar specificate, inclusiv:

• data și numărul documentului;
• sumă;
• note (de exemplu, puteți nota pe scurt esența operației).

Este necesar să se țină cont de faptul că procedura de atribuire a numerelor la chitanță și comenzi de cheltuieli trebuie să fie separate pentru fiecare dintre aceste tipuri de documente de numerar.

Formular de jurnal de bord aprobat de întreprindere

În baza părții 5 a articolului 10 din Legea federală din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate”, aprobarea unor astfel de forme de registre consolidate este prerogativa șefului întreprinderii la recomandarea contabilului șef sau o altă persoană autorizată să efectueze contabilitate.

Conform Părții 6 a acestui articol, un astfel de registru este menținut pe suport de hârtie și (sau) electronic. Mentinerea formular electronic permis numai dacă este semnat electronic.

Atunci când alegeți între o formă unificată de jurnal de bord pentru înregistrarea documentelor de numerar de intrare și de ieșire (formularul și un formular de exemplu pot fi descărcate aici) și una aprobată independent, întreprinderea trebuie să-și estimeze doar costurile de timp și forță de muncă pentru crearea și aprobarea formularului.

De asemenea, menționăm că, dacă întreprinderea nu menține documentul specificat, atunci aceasta nu poate implica răspundere administrativă.

Registrul documentelor de numerar vă permite să organizați documentele primare întocmite în legătură cu mișcarea numerarului numerar la casieria companiei. Toate documentele de numerar nou create sunt supuse înregistrării într-un jurnal special. Și numai după aceea sunt transferați la casierie pentru procesarea corespunzătoare.

Astfel de documente includ:

comenzi de primire numerar;

comenzi de cheltuieli în numerar;

cereri pentru emiterea de fonduri;

fișe de plată salariile;

facturile de plată etc.

Exemplu de completare a registrului documentelor de numerar

Ordinele de cheltuială în numerar întocmite pe statul de plată pentru plata salariilor și alte plăți similare sunt supuse înscrierii în jurnal după emiterea lor.

Există o formă unificată a jurnalului pentru înregistrarea documentelor de numerar. Numărul său este KO-3, iar codul conform directorului OKUD este 0310003. Este permisă păstrarea unui login formular electronic folosind tehnologia informatică.

Formularul N KO-3 include o copertă pe care sunt indicate numele organizației, momentul menținerii jurnalului, precum și funcția și numele complet al persoanei responsabile de întocmirea acestuia. În plus față de copertă, formularul KO-3 include o frunză liberă, care este o mostră pentru designul tuturor celorlalte pagini ale revistei. Frunza vrac este împărțită în două părți. În partea stângă (coloanele 1-4) se efectuează înregistrarea documentelor de numerar primite, în dreapta (coloanele 5-8) - documente de cheltuieli.

Coloanele 1 și 5 indică data întocmirii documentului de numerar. În coloanele 2 și 6 numărul de serie atribuit acestui document. Coloanele 3 și 7 afișează informații despre valoarea documentului în ruble și copeici. Coloanele 4 și 8 sunt numite „Notă”, de regulă, indică informații despre scopul vizat al fondurilor și informații despre beneficiar sau plătitor.

Cartea de numerar

Un registru de numerar este necesar pentru înregistrarea zilnică a tuturor tranzacțiilor cu numerar ale întreprinderii. Pentru a-l menține, este furnizat un formular unificat nr. KO-4.

Umplerea probei

Organizația are dreptul de a alege în mod independent una dintre metodele de conducere cartea de numerar– în formă electronică sau scrisă de mână. În orice caz, cartea este compilată într-un singur exemplar.

Control asupra compoziția corectă este responsabilitatea contabilului-șef.

Metodologia de lucru cu registrul de numerar este stabilită printr-un ordin separat de la șeful organizației sau este prescrisă în politica contabilă.

Această metodologie ar trebui să reglementeze următoarele puncte:

ordinea de numerotare a tuturor documentelor de numerar;

metoda de ținere a registrului de casă;

codurile tuturor diviziilor existente ale organizației;

o listă a documentelor transferate de către divizii separate către organizația-mamă, precum și frecvența depunerii acestora (dacă există divizii separate).

Condiția principală pentru completarea registrului de numerar în formă electronică este asigurarea siguranței documentelor de numerar de către persoana responsabilă (casierul) organizației. Metoda automatizată presupune întocmirea a două tipograme pe baza rezultatelor fiecărei zile lucrătoare, având același conținut. Unul dintre ele se numește „Foaie liberă”, celălalt se numește „Raportul casieriei”. Aceste inserții sunt numerotate de la începutul anului. În acest caz, ultima foaie a fiecărei luni trebuie să conțină informații despre numărul total de foi pentru luna trecută. Ultima fișă a anului calendaristic indică numărul total de foi din registrul de casă pentru anul de raportare.

În fiecare zi, casieria verifică dacă formularele automate sunt completate corect și le semnează. Încasările și cheltuielile de numerar corespunzătoare se anexează la raportul de casierie și se transferă la departamentul de contabilitate. Foile libere ale registrului de casă sunt păstrate de casier pe tot parcursul anului calendaristic.

La sfârșitul anului calendaristic sau după caz, foile cu foi libere sunt legate și sigilate. Informațiile despre numărul total de foi ale registrului de casă sunt certificate de semnăturile contabilului-șef și ale șefului societății.

Metoda manuala

O carte de casă, întocmită manual, este deschisă pentru o anumită perioadă. În unele cazuri, această perioadă este determinată de numărul de tranzacții în numerar. De la începutul perioadei, toate foile registrului de casă sunt numerotate. La final, se face un rezumat, iar informațiile despre numărul total de foi sunt situate pe ultima pagină a cărții și certificate prin semnăturile contabilului șef și managerului.

Pentru a proteja cartea de numerar de îndepărtarea foilor, toate paginile sunt cusute și sigilate cu un mastic sau sigiliu de ceară.

Reguli de umplere

Există două opțiuni pentru completarea cărții:

cu pagini verticale;

cu pagini orizontale.

Când paginile sunt aranjate vertical, informații despre tranzactii cu numerarîntr-o zi sunt situate pe o singură pagină. Raportul casieriei este următoarea pagină a registrului de numerar sau o foaie liberă goală. În primul caz, informațiile sunt duplicate folosind hârtie carbon plasată între două coli. Ambele foi (prima și a doua) au aceleași numere. În cel de-al doilea caz, cartea are numerotare continuă, înscrierile se fac folosind copii carbon.

Registrul de numerar, întocmit prin așezarea orizontală a paginilor, constă din două părți. Prima parte (foaia liberă a registrului de casă) are o linie orizontală și reprezintă primul exemplar. A doua parte (raportul casieriei) nu conține rânduri și se completează cu hârtie carbon prin plierea paginii de-a lungul liniei de tăiere și plasarea hârtiei carbon între foile rezultate. Prima și a doua parte a cărții au aceeași numerotare. A doua parte este detasabila si serveste drept raport al casieriei. Nu este permisă întreruperea raportului înainte de încheierea turei la casa de marcat.

Conform regulilor general stabilite, pe o foaie a registrului de casă sunt indicate mai întâi toate documentele primite pentru ziua respectivă, apoi toate cheltuielile.

La sfârșitul fiecărei zile, casierul calculează rezultatele fluxului de numerar din casa de marcat pentru ziua trecută, calculează soldul de numerar și transmite departamentului de contabilitate un al doilea exemplar sau o fișă detașată („Raportul casieriei”) cu toate comenzi în numerar atașate.

În cazul în care soldul de numerar include bani destinați plății salariilor, aceste sume sunt indicate în carte pe rând separat.

Nu este necesară menținerea unui jurnal pentru înregistrarea documentelor de numerar de intrare și de ieșire. Organizațiile îl pot crea pentru a înregistra documentele depuse la casierie. Să luăm în considerare în ce cazuri este convenabil să folosiți acest formular unificat nr. KO-3, cum să îl completați corect și, de asemenea, să oferim un eșantion despre cum să îl completați.

De ce ai nevoie de un registru al documentelor de numerar?

Jurnalul de înregistrare a documentelor de numerar de intrare și de ieșire este destinat înregistrării:

• comenzi de primire numerar;
• comenzi de numerar de cheltuieli sau documente care le înlocuiesc: extrase de plată (decontare și plată), cereri de emitere de bani, facturi etc.

Jurnalul este ținut de departamentul de contabilitate. Documentele sunt înregistrate acolo înainte de a fi transferate la casieria organizației pentru execuție.

Atenţie! Utilizarea formularului unificat Nr. KO-3 nu este obligatorie, deoarece nestabilite de Directiva privind procedura de efectuare a tranzacţiilor cu numerar.

Structura registrului documentelor de numerar

Jurnalul de înregistrare a documentelor de intrare și ieșire de numerar se întocmește conform formularului unificat Nr.KO-3, aprobat. Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 18 august 1998 nr. 88 (formular conform OKUD 0310003).

Este format din coperta și revista în sine.

Coperta revistei conține informații precum:

• denumirea organizației și a acesteia unitate structurală, cod OKPO;
• perioada pentru care se ține jurnalul;
• funcția și numele complet al persoanei responsabile cu ținerea jurnalului.

• numărul și data documentului de chitanță sau de cheltuială;
• suma pentru care a fost întocmit documentul;
• o notă, adică o înregistrare a conținutului unei tranzacții comerciale.

Perioada pentru care se deschide un jurnal pentru înregistrarea documentelor de numerar de intrare și de ieșire nu este definită legal. Stabiliți singur acest termen, ținând cont de numărul de tranzacții în numerar efectuate de organizație.

O mostră de completare a unui jurnal pentru înregistrarea documentelor de numerar de intrare și de ieșire

Rezultate

Formularul unificat KO-3 este menținut de organizații pentru înregistrarea documentelor de numerar care sunt transferate la casierie. Utilizarea acestui formular nu este obligatorie și este folosită de entitățile comerciale la propria discreție.