มีการบันทึกธุรกรรมทางธุรกิจขององค์กร การบัญชีหลัก- การบันทึกจะทำในเวลาที่ทำธุรกรรมหรือทันทีหลังจากเสร็จสิ้น องค์กรต่างๆ กรอกแบบฟอร์มหลักในลักษณะต่อเนื่อง โดยบันทึกวัตถุและการปฏิบัติงานทั้งหมด

เอกสารต่างๆ จะถูกเก็บรักษาไว้ บนกระดาษหรือใน แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ตามด้วยผลงานบนกระดาษ หากแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ได้รับการรับรองด้วยลายเซ็น แบบฟอร์มกระดาษจะเป็นสำเนา หลังจากวันที่ 19 มิถุนายน 2015 อนุญาตให้มีการรับส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างองค์กรที่มีข้อตกลงร่วมกัน

ความหมายและแนวคิดของเอกสารนี้

เอกสารหลักหมายถึงแบบฟอร์ม บนพื้นฐานของสิ่งที่พวกเขาคำนึงถึง:

• การรับและการออกสินค้าและวัสดุ เงินสดทรัพย์สินอื่นที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินกิจกรรม
• การลงทะเบียนการรับสินทรัพย์ถาวร
• การออกกองทุนที่ต้องรับผิดชอบ หลักทรัพย์, ค่าตอบแทน
• การลงทะเบียนการให้บริการและการทำงาน
• การเก็บรักษาบันทึกบุคลากร
• การดำเนินการและการดำเนินงานอื่น ๆ ขององค์กร

มีอะไรบ้างเบื้องต้น เอกสารทางบัญชีดูวิดีโอต่อไปนี้:

กฎระเบียบทางกฎหมายของปัญหาและกฎพื้นฐานของการลงทะเบียน

ขั้นตอนการลงทะเบียนและบำรุงรักษา เอกสารหลักถูกควบคุมโดยกฎหมาย "เกี่ยวกับการบัญชี"

องค์ประกอบของข้อมูลในเอกสารจะต้องได้รับการปฏิบัติด้วยความรับผิดชอบ เอกสารเป็นพื้นฐาน งบการเงินและการเก็บภาษี

แบบฟอร์มมีผลผูกพันตามกฎหมาย หากมีรายละเอียดที่จำเป็น:

• ชื่อของแบบฟอร์ม
• วันที่รวบรวม.
• ข้อมูลของเอนทิตีทางเศรษฐกิจ
• เนื้อหาของการดำเนินการ
• การแสดงออกทางธรรมชาติและคุณค่าของข้อเท็จจริง กิจกรรมทางเศรษฐกิจ.
• รายละเอียดผู้รับรองเอกสาร
• ลายเซ็นของผู้รับผิดชอบ

การไม่มีรายละเอียดใด ๆ ทำให้ไม่สามารถใช้เอกสารในการบัญชีได้ ข้อมูลการบัญชีหลักจะต้องได้รับการจัดทำเป็นเอกสารและมีเหตุผลทางเศรษฐกิจ

เมื่อรวบรวมแบบฟอร์ม พนักงานขององค์กรอาจทำผิดพลาดและไม่ถูกต้อง

อนุญาต แก้ไขรายการที่ผิดพลาดตามลำดับต่อไปนี้:

• ขีดฆ่าข้อความที่ไม่ถูกต้อง ข้อมูลข้อผิดพลาดจะต้องสามารถอ่านได้
• ป้อนรายการที่ถูกต้องถัดจากรายการนั้นแล้วแสดงความคิดเห็น: "จริง" หรือ "เชื่อรายการที่ถูกต้อง"
• ระบุวันที่แก้ไข
• รับรองข้อความพร้อมลายเซ็นพร้อมสำเนาข้อมูลของบุคคลที่ทำการแก้ไข

เนื่องจากมีความเป็นไปได้ที่จะกรอกแบบฟอร์มเดียวด้วยตัวพิมพ์ดีดและ ด้วยตนเองการแก้ไขยังสามารถทำได้ในเอกสารที่พิมพ์โดยใช้โปรแกรมพิเศษ

เอกสารหลัก อาจมีรูปแบบการดำเนินการที่ไม่ถูกต้องในรูปแบบ:

• ไม่มีตราประทับ เนื่องจากการสันนิษฐานว่าเป็นไปได้ที่จะเตรียมเอกสารโดยไม่ต้องใช้ตราประทับ องค์กรจึงสามารถออกแบบฟอร์มโดยไม่ต้องประทับตราได้ เพื่อป้องกันการเรียกร้องจากหน่วยงานด้านภาษี สิทธิ์จะต้องได้รับการประดิษฐานอยู่ในการกระทำและข้อตกลงภายในของท้องถิ่น
• ลายเซ็นทางโทรสาร สิทธิในการใช้โทรสารจะต้องได้รับการตกลงกับพันธมิตร หน่วยงานภาษีไม่รับเอกสารแฟกซ์
• ลายเซ็นของบุคคลที่ไม่ได้ระบุไว้ในคำสั่ง การกำกับดูแลนี้สามารถแก้ไขได้โดยการระบุสิทธิ์ในการลงนามในเอกสารโดยบุคคลที่จัดทำแบบฟอร์ม

เนื่องจากไม่มีเอกสาร การบัญชีหรือการใช้แบบฟอร์มที่รวบรวมด้วยข้อมูลไม่เพียงพอและใช้ในการจัดเก็บภาษี จะมีการเรียกเก็บค่าปรับตามมาตรา 120 รหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย

หากคุณยังไม่ได้จดทะเบียนองค์กรแล้ว วิธีที่ง่ายที่สุดทำสิ่งนี้โดยใช้ บริการออนไลน์ซึ่งจะช่วยให้คุณสร้างเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดได้ฟรี: หากคุณมีองค์กรอยู่แล้ว และกำลังคิดหาวิธีทำให้การบัญชีและการรายงานง่ายขึ้นและทำให้เป็นอัตโนมัติ บริการออนไลน์ต่อไปนี้จะมาช่วยเหลือซึ่งจะเข้ามาแทนที่ นักบัญชีในบริษัทของคุณและประหยัดเงินและเวลาได้มาก การรายงานทั้งหมดจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติและลงนาม ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และถูกส่งออนไลน์โดยอัตโนมัติ เหมาะสำหรับผู้ประกอบการรายบุคคลหรือ LLC ที่ใช้ระบบภาษีแบบง่าย UTII, PSN, TS, OSNO
ทุกอย่างเกิดขึ้นในไม่กี่คลิก โดยไม่ต้องรอคิวและเครียด ลองแล้วคุณจะประหลาดใจมันง่ายแค่ไหน!

คุณสมบัติของการสร้างแบบฟอร์ม

บริษัทสามารถใช้แบบฟอร์มที่ได้มาตรฐานหรือพัฒนาได้อย่างอิสระ

รายการเอกสารที่เกี่ยวข้อง ที่ได้รับการอนุมัติในภาคผนวกของนโยบายการบัญชีขององค์กร

ไม่อนุญาตพัฒนาเอกสารเพื่อการบำรุงรักษาอย่างอิสระ:

1. การบัญชีเงินสด
2. การคำนวณโดยใช้เทคนิค PKM
3. การคมนาคมขนส่ง.

เอกสารอื่น ๆ ที่กระทรวงพัฒนาขึ้นเพื่อใช้เฉพาะทางไม่สามารถทดแทนได้ ตัวอย่างเช่น สถานประกอบการไม่เปลี่ยนแปลงแบบฟอร์มมาตรฐานที่ได้รับอนุมัติจากกระทรวงคมนาคม

การปฏิบัติแสดงให้เห็นว่าองค์กรต่างๆ ส่วนใหญ่ใช้รูปแบบที่เป็นหนึ่งเดียว เมื่อบริษัทพัฒนาแบบฟอร์มการบัญชีของตนเอง มีการปฏิบัติตามขั้นตอน:

• รวมรายละเอียดที่จำเป็น
• การอนุมัติแบบฟอร์มตามผังเอกสารที่กำหนดโดยนโยบายการบัญชี
• แจ้ง Federal Tax Service เกี่ยวกับการใช้แบบฟอร์ม
• ประสานงานแบบฟอร์มเอกสารกับคู่ค้าและการแนบแบบฟอร์มในข้อตกลง สำหรับพันธมิตรที่ใช้แบบฟอร์มในการคำนวณภาษี จำเป็นต้องมีการยืนยันความถูกต้องตามกฎหมายและผลบังคับทางกฎหมายของเอกสาร

ประเภทของแบบฟอร์มที่ใช้ขึ้นอยู่กับโปรไฟล์ขององค์กร

สิ่งที่รวมอยู่ในรายการเอกสารเหล่านี้

แบบฟอร์มการบัญชีหลัก แบ่งกลุ่มตามประเภทของการดำเนินงาน.

รัฐวิสาหกิจในการบัญชี ใช้:

เอกสารหลักกลุ่มสำคัญมีจุดประสงค์เพื่อเก็บรักษาบันทึกบุคลากร

อายุการเก็บรักษา

องค์กรจะต้องมั่นใจในความปลอดภัยของเอกสารทางบัญชีหลักเป็นเวลา 5 ปี อาจต้องใช้แบบฟอร์มเพื่อชี้แจงข้อมูลและยืนยันความถูกต้องของการบัญชีและการชำระภาษีให้กับงบประมาณระหว่างการตรวจสอบ

ข้อยกเว้นรวมถึงแบบฟอร์มยืนยันการชำระเงิน ค่าจ้างพนักงาน. บัตรบัญชี คำสั่งพนักงาน ใบแจ้งยอดจะถูกเก็บไว้เป็นเวลา 75 ปี

การจัดเก็บดำเนินการโดย บริษัท หรือหอจดหมายเหตุของเมือง

ความแตกต่างของการเผยแพร่เอกสารเหล่านี้มีการสรุปไว้ในวิดีโอต่อไปนี้:

กฎหมายของรัฐบาลกลาง 402-FZ "เกี่ยวกับการบัญชี" อธิบายเอกสารทางบัญชีและหลักทั้งหมด สิ่งเหล่านี้จำเป็นสำหรับวัตถุประสงค์ทางภาษีเป็นหลัก - เป็นเอกสารที่ยืนยันค่าใช้จ่ายที่คุณเกิดขึ้นและความถูกต้องในการกำหนดฐานภาษี

เอกสารหลักจะต้องเก็บไว้เป็นเวลา 4 ปี ในช่วงเวลานี้ สำนักงานสรรพากรอาจขอให้พวกเขาตรวจสอบคุณหรือคู่สัญญาของคุณเมื่อใดก็ได้ “หลัก” ยังใช้ในการดำเนินคดีในข้อพิพาทกับคู่สัญญาด้วย

เอกสารทางบัญชีหลักจะถูกจัดทำขึ้น ณ เวลาที่ดำเนินการ ธุรกรรมทางธุรกิจและเป็นพยานถึงความสมบูรณ์ของพวกเขา รายการเอกสารประกอบธุรกรรมอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับประเภทของธุรกรรม โดยปกติซัพพลายเออร์จะจัดเตรียมเอกสารหลักที่จำเป็นทั้งหมด เอาใจใส่เป็นพิเศษคุณต้องใส่ใจกับเอกสารเหล่านั้นที่เกิดขึ้นระหว่างการทำธุรกรรมที่คุณเป็นผู้ซื้อ เนื่องจากสิ่งเหล่านี้เป็นค่าใช้จ่ายของคุณ ดังนั้นคุณจึงสนใจที่จะปฏิบัติตามตัวอักษรของกฎหมายมากกว่าซัพพลายเออร์ของคุณ

การแยกเอกสารหลักตามขั้นตอนทางธุรกิจ

ธุรกรรมทั้งหมดสามารถแบ่งออกเป็น 3 ขั้นตอน:

ขั้นตอนที่ 1 คุณยอมรับเงื่อนไขของข้อตกลง

ผลลัพธ์จะเป็น:

• สัญญา;
• ใบแจ้งหนี้สำหรับการชำระเงิน

ขั้นตอนที่ 2 การชำระเงินสำหรับการทำธุรกรรมเกิดขึ้น

ยืนยันการชำระเงิน:

ใบแจ้งยอดจากบัญชีกระแสรายวัน หากชำระเงินโดยการโอนเงินผ่านธนาคาร หรือโดยการรับเงิน หรือผ่านระบบการชำระเงินที่มีการโอนเงินจากบัญชีกระแสรายวันของคุณ

• ใบเสร็จรับเงิน, ใบเสร็จรับเงินสำหรับคำสั่งรับเงินสด, แบบฟอร์มการรายงานที่เข้มงวด - หากชำระเป็นเงินสด ในกรณีส่วนใหญ่ พนักงานของคุณจะใช้วิธีการชำระเงินนี้เมื่อพวกเขารับเงินเข้าบัญชี การตั้งถิ่นฐานระหว่างองค์กรมักไม่ค่อยอยู่ในรูปของเงินสด

ขั้นตอนที่ 3 การรับสินค้าหรือบริการ

จำเป็นต้องยืนยันว่าได้รับสินค้าจริงและให้บริการแล้ว หากไม่มีสิ่งนี้สำนักงานสรรพากรจะไม่อนุญาตให้คุณลดภาษีจากเงินที่ใช้ไป ยืนยันการรับ:

• ใบนำส่งสินค้า - สำหรับสินค้า
• ใบเสร็จรับเงินการขาย - มักจะออกร่วมกับใบเสร็จรับเงินหรือหากผู้ประกอบการรายบุคคลขายผลิตภัณฑ์
• ใบรับรองการทำงาน/การให้บริการ

เอกสารหลักบังคับ

แม้จะมีความแปรปรวนของธุรกรรม แต่ก็มีรายการอยู่ เอกสารบังคับซึ่งออกให้สำหรับธุรกรรมทุกประเภท:

• สัญญา;
• ตรวจสอบ;
• แบบฟอร์มการรายงานที่เข้มงวด เครื่องบันทึกเงินสด ใบเสร็จรับเงินการขาย
• ใบแจ้งหนี้;
• ใบรับรองการทำงาน (ให้บริการ)

ข้อตกลง

เมื่อดำเนินธุรกรรมจะมีการสรุปข้อตกลงกับลูกค้าซึ่งระบุรายละเอียดทั้งหมดของธุรกรรมทางธุรกิจที่กำลังจะเกิดขึ้น: ขั้นตอนการชำระเงิน การจัดส่งสินค้า กำหนดเวลาในการทำงานให้เสร็จสิ้นหรือเงื่อนไขในการให้บริการ

สัญญาจะควบคุมสิทธิและหน้าที่ของคู่สัญญา ตามหลักการแล้ว แต่ละธุรกรรมควรมีสัญญาแยกต่างหากสำหรับการจัดหาสินค้าหรือบริการ อย่างไรก็ตาม ด้วยความร่วมมือระยะยาวและการดำเนินการที่คล้ายคลึงกัน เราสามารถสรุปได้ ข้อตกลงทั่วไป- ข้อตกลงนี้จัดทำขึ้นเป็นสองชุดพร้อมประทับตราและลายเซ็นของแต่ละฝ่าย

ธุรกรรมบางอย่างไม่จำเป็นต้องมีสัญญาเป็นลายลักษณ์อักษร ตัวอย่างเช่น สัญญาการขายจะสรุปได้ตั้งแต่วินาทีที่ผู้ซื้อได้รับเงินสดหรือใบเสร็จรับเงินจากการขาย

ใบแจ้งหนี้สำหรับการชำระเงิน

ใบแจ้งหนี้คือข้อตกลงที่ซัพพลายเออร์กำหนดราคาสินค้าหรือบริการของตน

ผู้ซื้อยอมรับเงื่อนไขของข้อตกลงโดยชำระเงินตามความเหมาะสม แบบฟอร์มใบแจ้งหนี้สำหรับการชำระเงินไม่ได้รับการควบคุมอย่างเข้มงวด ดังนั้นแต่ละบริษัทจึงมีสิทธิ์ในการพัฒนาเอกสารในรูปแบบของตนเอง ในใบแจ้งหนี้ คุณสามารถระบุเงื่อนไขของธุรกรรมได้: เงื่อนไข การแจ้งการชำระเงินล่วงหน้า ขั้นตอนการชำระเงินและการจัดส่ง ฯลฯ

ตามมาตรา 9-FZ “เกี่ยวกับการบัญชี” เอกสารนี้ไม่จำเป็นต้องใช้ลายเซ็นของผู้อำนวยการหรือหัวหน้าฝ่ายบัญชีและตราประทับ แต่ก็ไม่ควรละเลยเพื่อหลีกเลี่ยงคำถามจากคู่สัญญาและรัฐ ใบแจ้งหนี้ไม่อนุญาตให้คุณนำเสนอความต้องการต่อซัพพลายเออร์ - เพียงกำหนดราคาของผลิตภัณฑ์หรือบริการเท่านั้น ในเวลาเดียวกันผู้ซื้อยังคงมีสิทธิ์เรียกร้องเงินคืนในกรณีที่ซัพพลายเออร์ได้รับคุณค่าอย่างไม่ยุติธรรม

เอกสารการชำระเงิน: ใบเสร็จรับเงิน, แบบฟอร์มการรายงานที่เข้มงวด (SSR)

เอกสารหลักกลุ่มนี้ช่วยให้คุณยืนยันข้อเท็จจริงของการชำระเงินสำหรับสินค้าหรือบริการที่ซื้อ

เอกสารการชำระเงินประกอบด้วยการขายและใบเสร็จรับเงิน BSO คำขอการชำระเงินและคำสั่งซื้อ ผู้ซื้อสามารถรับคำสั่งซื้อจากธนาคารโดยชำระเงินด้วยการโอนเงินผ่านธนาคาร ผู้ซื้อจะได้รับเงินสดหรือใบเสร็จรับเงินจากซัพพลายเออร์เมื่อชำระเป็นเงินสด

ใบตราส่งหรือใบเสร็จการขาย

ใบเสร็จรับเงินจากการขายดังที่เรากล่าวไว้ข้างต้นจะออกให้เมื่อขายสินค้าให้กับบุคคลหรือโดยตัวบุคคลเอง

นิติบุคคลจะใช้ใบแจ้งหนี้เป็นหลักในการลงทะเบียนการนำออกใช้/ขายสินค้าหรือสินค้าคงคลังและการรับสินค้าเพิ่มเติมโดยลูกค้า

ใบแจ้งหนี้จะต้องจัดทำเป็นสองชุด ฉบับแรกยังคงอยู่กับซัพพลายเออร์เพื่อเป็นเอกสารยืนยันข้อเท็จจริงของการโอนสินค้าและสำเนาที่สองจะถูกโอนไปยังผู้ซื้อ

ข้อมูลในใบแจ้งหนี้ต้องตรงกับตัวเลขในใบแจ้งหนี้

ผู้มีอำนาจรับผิดชอบในการปล่อยสินค้าจะต้องลงนามและประทับตราขององค์กรในใบแจ้งหนี้ ฝ่ายที่ได้รับสินค้ายังต้องลงนามและรับรองพร้อมประทับตราในใบส่งมอบ อนุญาตให้ใช้ลายเซ็นโทรสารได้ แต่ต้องบันทึกไว้ในสัญญา

ใบรับรองการให้บริการ (งานที่ทำ)

เป็นเอกสารหลักสองด้านที่ยืนยันข้อเท็จจริงของธุรกรรม ต้นทุน และระยะเวลาในการให้บริการหรืองาน

การกระทำนี้ออกโดยผู้รับเหมาให้กับลูกค้าของเขาตามผลของการให้บริการหรืองานที่ทำ เอกสารหลักนี้เป็นการยืนยันการปฏิบัติตามบริการที่ให้ (งานที่ทำ) กับข้อกำหนดของสัญญาที่สรุปไว้

ใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารที่จำเป็นเพื่อควบคุมการเคลื่อนย้ายภาษีมูลค่าเพิ่มเท่านั้น โดยปกติแล้วใบแจ้งหนี้จะออกร่วมกับบันทึกการจัดส่งหรือใบเสร็จรับเงิน มีใบแจ้งหนี้สำหรับการชำระเงินล่วงหน้า

เอกสารหลักนี้ได้รับการควบคุมอย่างเข้มงวด ประกอบด้วย:

• ข้อมูลเกี่ยวกับจำนวนเงิน
• ส่วนพื้นผิว

ใบแจ้งหนี้เป็นพื้นฐานในการยอมรับจำนวน VAT ที่แสดงสำหรับการหักเงิน องค์กรทุกแห่งที่ชำระภาษีมูลค่าเพิ่มจะต้องเขียนออกมา

ล่าสุดเอกสารโอนสากล (UPD) ได้รับความนิยม เอกสารนี้จะแทนที่คู่ใบแจ้งหนี้ + ใบแจ้งหนี้ หรือการกระทำ + ใบแจ้งหนี้

ดำเนินธุรกิจในบริการออนไลน์ที่สะดวกสบายสำหรับการคำนวณเงินเดือนและส่งรายงานไปยัง Federal Tax Service, Pension Fund และ Social Insurance Fund บริการสร้างเอกสารหลักและ UPD โดยอัตโนมัติ

การแนะนำ

นักบัญชีชาวรัสเซียทุกคนรู้ดีว่าการเตรียมเอกสารการบัญชีหลักอย่างถูกต้องและทันเวลานั้นมีความสำคัญเพียงใดโดยที่การคำนวณทางบัญชีและภาษีนั้นเป็นไปไม่ได้ สำหรับ องค์กรการค้าในการจัดการกับรายการสินค้าคงคลังจำนวนมากและดังนั้นเอกสาร องค์กรที่มีประสิทธิภาพของการไหลของเอกสารจึงมีความเกี่ยวข้องเป็นพิเศษ ตามวรรค 1 ของข้อ 9 ของกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย "ในการบัญชี" ลงวันที่ 21 พฤศจิกายน 2539 N 129-FZ (ต่อไปนี้จะเรียกว่ากฎหมาย "เกี่ยวกับการบัญชี") ธุรกรรมทางธุรกิจทั้งหมดที่ดำเนินการโดยองค์กรจะต้อง จะต้องจัดทำเป็นเอกสารประกอบ เอกสารเหล่านี้ทำหน้าที่เป็นเอกสารทางบัญชีหลักตามการบัญชีที่ดำเนินการ

ดังนั้นหน้าที่หลักของเอกสารหลักคือ:

1. เหตุผลทางกฎหมายในการสะท้อนธุรกรรมทางธุรกิจในบัญชีทางบัญชี

2. การพิสูจน์ความถูกต้องและความน่าเชื่อถือของคำจำกัดความ ฐานภาษีเพื่อสะสมการชำระภาษีให้กับงบประมาณและกองทุนนอกงบประมาณ

3. การควบคุมการรับ การเคลื่อนย้าย และการจำหน่ายสินค้าคงคลัง เงินสด และทรัพย์สินอื่น ๆ ขององค์กร ตลอดจนสิทธิในทรัพย์สิน

กฎพื้นฐานของการรับส่งเอกสารในองค์กรการค้า

ขั้นตอนการเตรียมเอกสารเบื้องต้น

ทั้งหมด ธุรกรรมทางบัญชีถูกร่างขึ้นพร้อมเอกสารประกอบหลัก ความถูกต้องตามกฎหมายของการบันทึกธุรกรรมทางธุรกิจในบัญชีการบัญชีขึ้นอยู่กับว่าเอกสารหลักดำเนินการอย่างถูกต้องหรือไม่ ตามวรรค 2 ของข้อ 9 ของกฎหมาย "เกี่ยวกับการบัญชี" เอกสารการบัญชีหลักได้รับการยอมรับสำหรับการบัญชีหากจัดทำขึ้นในรูปแบบที่มีอยู่ในอัลบั้มของรูปแบบรวมของเอกสารการบัญชีหลักและเอกสารที่ไม่ได้จัดเตรียมแบบฟอร์ม เพราะในอัลบั้มเหล่านี้จะต้องมีรายละเอียดบังคับดังต่อไปนี้:

1) ชื่อของเอกสาร

2) วันที่จัดทำเอกสาร

3) ชื่อขององค์กรที่จัดทำเอกสารในนามของ;

5) มาตรการการทำธุรกรรมทางธุรกิจทั้งในแง่กายภาพและการเงิน

6) ชื่อตำแหน่งของผู้รับผิดชอบในการทำธุรกรรมทางธุรกิจและความถูกต้องของการดำเนินการ

7) ลายเซ็นส่วนตัวของบุคคลเหล่านี้

ไม่อนุญาตให้ลบรายละเอียดส่วนบุคคลออกจากแบบฟอร์มรวม

ช่วงเวลาของการสร้างเอกสารหลัก

เอกสารทางบัญชีหลักจะต้องจัดทำขึ้น ณ เวลาที่ทำธุรกรรม และหากไม่สามารถทำได้ ให้จัดทำทันทีหลังจากเสร็จสิ้น เมื่อขายสินค้าผลิตภัณฑ์งานและบริการโดยใช้เครื่องบันทึกเงินสดจะได้รับอนุญาตให้จัดทำเอกสารทางบัญชีหลักอย่างน้อยวันละครั้งหลังจากเสร็จสิ้นตามการรับเงินสด (ข้อ 15 ของข้อบังคับการบัญชี)

การแก้ไขเอกสารหลัก

ตามวรรค 16 ของข้อบังคับการบัญชี การแก้ไขเงินสดและ เอกสารธนาคารไม่ได้รับอนุญาต การแก้ไขสามารถทำได้ในเอกสารการบัญชีหลักอื่น ๆ โดยข้อตกลงกับบุคคลที่รวบรวมและลงนามในเอกสารเหล่านี้เท่านั้นซึ่งจะต้องได้รับการยืนยันโดยลายเซ็นของบุคคลเดียวกันโดยระบุวันที่แก้ไข

ข้อผิดพลาดในเอกสารหลักที่สร้างขึ้นด้วยตนเอง (ยกเว้นเอกสารเงินสดและธนาคาร) ได้รับการแก้ไขดังนี้: ข้อความหรือจำนวนเงินที่ไม่ถูกต้องจะถูกขีดฆ่าออก และข้อความหรือจำนวนเงินที่ถูกต้องจะถูกเขียนไว้เหนือเครื่องหมายขีดฆ่า การขีดฆ่าเสร็จสิ้นด้วยบรรทัดเดียวเพื่อให้สามารถอ่านการแก้ไขได้ การแก้ไขข้อผิดพลาดในเอกสารหลักจะต้องระบุด้วยคำจารึกว่า "แก้ไขแล้ว" ยืนยันโดยลายเซ็นของบุคคลที่ลงนามในเอกสารและด้วย

ทะเบียนการบัญชี

การลงทะเบียนการบัญชีมีวัตถุประสงค์เพื่อจัดระบบและรวบรวมข้อมูลที่มีอยู่ในเอกสารหลักที่ยอมรับสำหรับการบัญชีเพื่อสะท้อนถึงบัญชีการบัญชีและในงบการเงิน

การลงทะเบียนการบัญชีจะถูกเก็บรักษาไว้ในหนังสือพิเศษ (วารสาร) โดยใช้โปรแกรมพิเศษ (1: C) พร้อมการจัดเก็บเอกสารในภายหลังทั้งในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์และสิ่งพิมพ์ การสะท้อนธุรกรรมทางธุรกิจที่ถูกต้องในทะเบียนการบัญชีนั้นรับประกันโดยบุคคลที่รวบรวมและลงนาม

องค์กรเลือกระบบการลงทะเบียนบัญชีโดยอิสระขึ้นอยู่กับลักษณะเฉพาะของกิจกรรมและขนาดขององค์กร

ระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารทางบัญชีหลัก

องค์กรจะต้องจัดเก็บเอกสารทางบัญชีหลัก ทะเบียนการบัญชี และงบการเงินตามระยะเวลาที่กำหนดตามกฎเกณฑ์ในการจัดงานเอกสารสำคัญของรัฐ แต่ต้องไม่น้อยกว่าห้าปี

หัวหน้าองค์กรมีหน้าที่จัดเก็บเอกสารทางบัญชี ทะเบียนบัญชี และงบการเงิน

เอกสารหลักทั้งหมดคือการยืนยัน กิจกรรมทางการเงินบริษัท. เอกสารทางบัญชีเหล่านี้จำเป็นต้องใช้โดยหน่วยงานกำกับดูแลเป็นหลักในระหว่างการตรวจสอบ ดังนั้นจึงมีข้อกำหนดที่เพิ่มขึ้นในการบำรุงรักษาและการจัดเก็บเอกสารดังกล่าว

เอกสารหลักหรือตามที่นักบัญชีอัจฉริยะเรียกว่า เอกสารหลัก ถือเป็นข้อพิสูจน์ด้านการเงินของบริษัท นอกจากนี้เมื่อมีผลทางกฎหมาย เอกสารเหล่านี้ก็สามารถช่วยบริษัทได้เช่นกัน ปัญหาความขัดแย้งหรือทำให้เธอสะดุดล้ม เอกสารเหล่านี้ได้แก่: ข้อตกลง, ใบแจ้งหนี้, เอกสารการชำระเงิน,ใบส่งสินค้า,ใบแจ้งหนี้,ใบเสร็จรับเงินการขาย และอื่นๆ

รูปแบบของเอกสารหลักเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน หากจำเป็นให้เพิ่มบรรทัดเพิ่มเติมลงในแบบฟอร์ม แต่ในขณะเดียวกันก็รักษาบรรทัดหลักไว้สิ่งนี้ระบุไว้ในข้อบังคับเกี่ยวกับการบัญชีและการบัญชีในสหพันธรัฐรัสเซีย (คำสั่งของกระทรวงการคลังของรัสเซีย ลงวันที่ 29 กรกฎาคม 2541 ฉบับที่ 34 n (แก้ไขเพิ่มเติมเมื่อวันที่ 26 มีนาคม 2550 ฉบับที่ 26 n) ข้อยกเว้นคือแบบฟอร์ม สำหรับการบำรุงรักษา ธุรกรรมเงินสด(มติของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐรัสเซีย ลงวันที่ 24 มีนาคม 2542 ฉบับที่ 20)

การเปลี่ยนแปลงและการเพิ่มเติมแบบฟอร์มมาตรฐานทั้งหมดได้รับการอนุมัติตามคำสั่งของหัวหน้าบริษัท

องค์กรจะพัฒนารูปแบบของเอกสารหลักอย่างอิสระหากไม่มีแบบฟอร์มที่ต้องการในแค็ตตาล็อกของแบบฟอร์มรวม เงื่อนไขบังคับ: แบบฟอร์มดังกล่าวจะต้องมีรายละเอียดที่จำเป็น

1. เอกสารชื่ออะไรคะ?
2. เมื่อเรียบเรียงแล้ว.
3. ข้อมูลเกี่ยวกับองค์กรที่จัดทำเอกสาร
4. ระบุว่าธุรกรรมทางธุรกิจเฉพาะเจาะจงรวมอะไรบ้างสำหรับเอกสารนี้ ต้นทุนของธุรกรรม (เป็นตัวเงินหรือสิ่งของ)
5. รายชื่อผู้รับผิดชอบในการจัดทำเอกสารพร้อมลายเซ็นบังคับ

รายละเอียดข้างต้นถูกกล่าวถึงในกฎหมายของรัฐบาลกลาง "เกี่ยวกับการบัญชี"

เอกสารหลักทั้งหมดจะต้องส่งให้กับฝ่ายบัญชีภายในเวลาที่กำหนด การปฏิบัติตามลำดับเหตุการณ์ของการป้อนข้อมูลเป็นหนึ่งในเงื่อนไขหลักสำหรับการบัญชีที่เหมาะสม

สำหรับ การจัดการที่สะดวกการบัญชี บันทึกหลักทั้งหมดแบ่งออกเป็นกลุ่ม - ตาราง:

และการประดิษฐ์บริการทางบัญชีที่ประสบความสำเร็จอีกอย่างหนึ่งคือกำหนดการไหลของเอกสาร โปรดทราบ: รูปร่างของกราฟจะต้องสะท้อนให้เห็น นโยบายการบัญชีองค์กรต่างๆ

กำหนดการไหลของเอกสาร

ข้อมูลการเคลื่อนไหวจะแสดงในแถวและคอลัมน์ที่เกี่ยวข้อง เอกสารการรายงาน- ข้อดีอย่างมากของกำหนดการนี้คือเอกสารที่ออกทั้งหมดอยู่ภายใต้การควบคุม สิ่งสำคัญคืออย่าลืมทำรายการที่เหมาะสม

กรอกตามกติกา

เริ่มจากข้อเท็จจริงที่ว่าต้องตรวจสอบข้อมูลหลักที่ส่งไปยังแผนกบัญชี สิ่งที่ต้องตรวจสอบ:

1. จำนวนการกรอก (กรอกบรรทัดและส่วนที่จำเป็นทั้งหมดแล้ว)
2. ความถูกต้องของการกรอก (ข้อมูลที่ป้อนจะต้องสอดคล้องกับสถานที่เข้า ความขัดแย้งในข้อมูลไม่สามารถยอมรับได้)
3. ความน่าเชื่อถือของข้อมูล (การตรวจสอบการดำเนินการทางคณิตศาสตร์ การกระทบยอดกับเอกสารประกอบ)

ต้องป้อนเอกสารที่ตรวจสอบแล้วในทะเบียนการบัญชี

คำแนะนำ: เพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการสะท้อนเอกสารในการบัญชีซ้ำ ๆ คุณควรทำดังต่อไปนี้ ด้านหลังแบบฟอร์มมีวันที่และ หมายเลขทะเบียนในรีจิสทรี

วิธีกรอกเอกสารการบัญชีหลักในปี 2560

• รายการทั้งหมดที่ทำในเอกสารการบัญชีหลักจะต้องมี ระยะยาวความปลอดภัย.
• อนุญาตให้ใช้เอกสารกระดาษร่วมกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งจะต้องลงนามด้วยลายเซ็นดิจิทัล ( กฎหมายของรัฐบาลกลาง 402-FZ ลงวันที่ 6 ธันวาคม พ.ศ. 2554)
• จำเป็นต้องใช้ตราประทับในเอกสารที่มีการจัดเตรียมพื้นที่ไว้

ตั้งแต่วันที่ 04/07/2558 พวกเขาได้รับสิทธิ์ทำงานโดยไม่มีตราประทับแบบกลม บริษัทร่วมหุ้นและบริษัทจำกัด (Federal Law 82-FZ วันที่ 04/06/2015) ตรวจสอบสิ่งที่เขียนไว้ในกฎบัตรเกี่ยวกับการใช้ตราประทับ หากบริษัทยังคงใช้ตราประทับต่อไปก็ไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงกฎบัตร กำหนดเวลาในการเปลี่ยนแปลงกฎบัตรของบริษัทดังกล่าวไม่ได้ถูกกำหนดไว้ในกฎหมาย แต่คุณไม่ควรชะลอการเปลี่ยนแปลงเพื่อไม่ให้เกิดความขัดแย้งในเอกสารทางการเงินมากนัก

• การเปรียบเทียบตัวชี้วัดทางการเงินและตัวบ่งชี้ทางธรรมชาติ ไม่จำเป็นต้องระบุทั้งสองอย่างพร้อมกัน เพียงอันเดียวก็เพียงพอแล้ว (Federal Law 402-FZ) มันเกิดขึ้นว่าสะดวกกว่าในการระบุตัวบ่งชี้ตัวใดตัวหนึ่ง (เช่น เมื่อเคลื่อนย้ายวัสดุภายในบริษัท จะใช้ตัวบ่งชี้ตามธรรมชาติ) ในใบรับรองการยอมรับบริการ จะสะดวกกว่าในการระบุเฉพาะข้อมูลต้นทุน แต่เพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิด ประเภทของบริการจะถูกระบุไว้เพิ่มเติม
• ลายเซ็นของผู้รับผิดชอบ กฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซียไม่ได้กล่าวถึงสิ่งใดเกี่ยวกับลายเซ็นทางโทรสารในเอกสารหลัก จดหมายของ Federal Tax Service ของสหพันธรัฐรัสเซียหมายเลข 3–1.11.469 ลงวันที่ 23 กันยายน 2551 พิจารณาถึงตำแหน่งของบริการภาษีที่เกี่ยวข้องกับโทรสารในเอกสาร
• สกุลเงินที่ใช้ร่างเอกสาร หลัก หน่วยการเงิน- รูเบิล แม้ว่าเงื่อนไขในสัญญาจะพูดถึงหน่วยทั่วไปก็ตาม เนื่องจากธุรกรรมทั้งหมดในการบัญชีมีมูลค่าเป็นรูเบิล (กฎหมายของรัฐบาลกลาง 402-FZ ลงวันที่ 6 ธันวาคม 2554) ไม่มีใครห้ามไม่ให้เพิ่มคอลัมน์เพิ่มเติมที่ระบุจำนวนเงินในสกุลเงินต่างประเทศ แต่ต้องมีคอลัมน์ที่ระบุจำนวนเงินในรูเบิล มิฉะนั้นจะมีความเสี่ยงในการหักค่าใช้จ่ายและการหักภาษีมูลค่าเพิ่ม

รายการเอกสารหลัก

ข้อตกลง

แนวคิดของ "ข้อตกลง" ได้รับการควบคุมโดยมาตรา 420 ประมวลกฎหมายแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซีย สัญญาคือข้อตกลงเกี่ยวกับการเกิดขึ้น (การเปลี่ยนแปลง) หรือการสิ้นสุดสิทธิและภาระผูกพันระหว่างคู่สัญญา แต่ละฝ่ายมีหน้าที่ต้องอ่านเงื่อนไขของข้อตกลงอย่างละเอียด เมื่อตกลงกันแล้วจะมีการลงนามและประทับตราของแต่ละฝ่าย สัญญาเป็นเอกสารหลักมีผลบังคับทางกฎหมายโดยสมบูรณ์ แต่ละฝ่ายจะต้องมีสำเนาที่ลงนามหนึ่งฉบับ ทุกประเด็นที่ระบุไว้ในเนื้อหาจะต้องปฏิบัติตามโดยคู่สัญญาในข้อตกลงตามภาระผูกพันของพวกเขา สถานการณ์ที่ขัดแย้งกันยุติโดยสันติหรือดำเนินคดีตามกฎหมาย

และอีกอย่างหนึ่ง ไม่ใช่สำหรับทุกสถานการณ์ ข้อสรุปของข้อตกลงคือการยอมรับสิทธิและภาระผูกพันร่วมกัน ใบเสร็จรับเงินที่ได้รับเมื่อซื้อสินค้าหรือบริการถือเป็นสัญญาเดียวกัน

ตรวจสอบ

ใบแจ้งหนี้สำหรับการชำระเงินที่ได้รับจากผู้ขายผลิตภัณฑ์หรือบริการถือเป็นเอกสารทางบัญชีหลัก ผู้ซื้อจะชำระเงินตามจำนวนเงินที่ระบุในใบแจ้งหนี้ ใน เอกสารการชำระเงินลิงก์ที่ต้องการไปยังเอกสารนี้ (เช่น การชำระเงินมีวลี "การชำระเงินในใบแจ้งหนี้หมายเลข 35/7 ลงวันที่ 31 มกราคม 2017") อาจมีสถานการณ์ที่เป็นการยากที่จะพิสูจน์ว่ามีการชำระเงินสำหรับใบแจ้งหนี้ที่ระบุโดยเฉพาะ

สำหรับผู้ซื้อผลิตภัณฑ์ (บริการ) ใบแจ้งหนี้ที่ส่งมาถือเป็นการรับประกันว่าผู้ขายจะไม่เปลี่ยนแปลงราคาคงที่ภายในระยะเวลาที่กำหนด (1-5 วัน) ผู้ขายจะระบุระยะเวลาที่มีผลบังคับใช้ของใบแจ้งหนี้สำหรับการชำระเงิน สำหรับ กำหนดเวลาผู้ซื้อชำระเงิน

ใบแจ้งหนี้สำหรับการชำระเงิน

หากไม่สามารถชำระเงินได้ด้วยเหตุผลหลายประการ (เช่น ปัญหาเกี่ยวกับเครือข่ายคอมพิวเตอร์การบัญชี ปัญหาทางการเงิน) ขอแนะนำให้แจ้งให้ผู้ขายทราบถึงสถานการณ์ปัจจุบันล่วงหน้า อาจเป็นไปได้ว่าวันที่ในใบแจ้งหนี้จะมีการเปลี่ยนแปลง แต่เงื่อนไขการซื้อจะยังคงเหมือนเดิม

เอกสารการชำระเงิน

เอกสารทางบัญชีประเภทนี้ประกอบด้วย: เช็คการชำระเงิน (สินค้า, เงินสด) คำสั่งการชำระเงินข้อกำหนดการชำระเงิน

เมื่อซื้อสินค้า (บริการ) เป็นเงินสดจากเครื่องบันทึกเงินสดขององค์กรคุณควรเก็บใบเสร็จรับเงินไว้อย่างแน่นอนและโอนไปยังแผนกบัญชี

ใบเสร็จรับเงิน

หากใบเสร็จไม่ได้ระบุว่าการชำระเงินใดเป็นเงินสด บังคับใบเสร็จรับเงินการขายจะแนบไปกับใบเสร็จรับเงินของเครื่องบันทึกเงินสด ประกอบด้วยสินค้าคงคลังของสินค้าที่ซื้อ (บริการ) ซึ่งระบุปริมาณและราคาที่ชำระเงิน ใบเสร็จรับเงินการขายจะประทับตราของผู้ขายและลายเซ็นของผู้รับผิดชอบในการขายสินค้า (บริการ)

ใบเสร็จการขายไม่มี ใบเสร็จรับเงินได้รับการยอมรับว่าเป็นเอกสารหลักเนื่องจากผู้ประกอบการแต่ละรายมีสิทธิ์ทำงานโดยไม่ต้องมีเครื่องบันทึกเงินสด (ด้วย ข้อกำหนดเบื้องต้นออกใบเสร็จรับเงินการขาย)

ใบเสร็จรับเงินการขายที่ออกโดยผู้ประกอบการแต่ละรายโดยไม่ต้องใช้เครื่องบันทึกเงินสด

สิ่งนี้ระบุไว้ในกฎหมายสหพันธรัฐรัสเซีย 54-FZ “ในใบสมัคร อุปกรณ์ลงทะเบียนเงินสดเมื่อชำระเงินสดและชำระเงินโดยใช้ บัตรชำระเงิน"(ปัจจุบันในปี 2560)

เมื่อชำระค่าสินค้า (บริการ) ระหว่าง นิติบุคคลใบตราส่งสินค้าจะออกผ่านบัญชีกระแสรายวัน

รายการบรรจุภัณฑ์

แต่ละฝ่ายจะถูกร่างขึ้นตามตัวอย่าง (ต้องมีลายเซ็นของผู้รับผิดชอบและประทับตรา) จำนวนเงินที่ระบุไว้ในใบส่งมอบและในใบแจ้งหนี้จะต้องตรงกัน ในบางกรณี สะดวกในการใช้ลายเซ็นโทรสาร โดยควรระบุข้อเท็จจริงนี้ไว้ในสัญญาการจัดหาสินค้า (บริการ)

เมื่อชำระเงินตามใบแจ้งหนี้สำหรับผลิตภัณฑ์ (บริการ) ผ่านบัญชีปัจจุบันจะมีการออกคำสั่งการชำระเงิน

คำสั่งจ่ายเงิน

นี้ แบบฟอร์มรวมเอกสารซึ่งส่วนใหญ่กรอกบ่อยที่สุด เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์- การชำระเงินที่เตรียมไว้สามารถส่งไปยังธนาคารทางกระดาษหรือใช้โปรแกรมธนาคารพิเศษ "Clint-Bank" (ซึ่งเร็วกว่ามาก) ก่อนที่จะส่งคุณต้องตรวจสอบรายละเอียดทั้งหมดของผู้รับการชำระเงินเพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณทำงานร่วมกับคู่สัญญาเป็นครั้งแรก กรอกข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่คุณจ่ายเงินอย่างระมัดระวัง มันจะมีประโยชน์ คำอธิบายโดยละเอียดพร้อมระบุรายละเอียดบัญชีบังคับ (วันที่, หมายเลข)

คำขอชำระเงินเป็นเอกสารหลักที่เจ้าหนี้เรียกร้องให้ลูกหนี้ชำระหนี้ผ่านธนาคาร

คำขอชำระเงิน

มีข้อกำหนดที่ไม่มีการยอมรับ: ในกรณีนี้ เงินจะถูกหักจากบัญชีของลูกหนี้โดยอัตโนมัติ ความต้องการการยอมรับหมายถึงการยอมรับจากลูกหนี้ อย่างไรก็ตามข้อตกลงอาจกำหนดเงื่อนไขในการคืนหนี้ที่เกิดขึ้น ในกรณีนี้ การคืนหนี้ผ่านธนาคารจะดำเนินการโดยไม่มีการยอมรับ

แบบฟอร์มใบแจ้งหนี้จะใช้ในกรณีที่มีการบันทึกภาษีมูลค่าเพิ่ม

ใบแจ้งหนี้

พวกเขาเตรียมพร้อมสำหรับใบแจ้งหนี้และการกระทำ การจ่ายเงินล่วงหน้าตามสัญญาก็เป็นเหตุผลในการออกใบแจ้งหนี้เช่นกัน ภาษีมูลค่าเพิ่มจะถูกหักตามใบแจ้งหนี้และใบแจ้งหนี้ เป็นเรื่องที่คุ้มค่าที่จะกล่าวถึงว่าผู้ชำระ VAT ทุกคนจำเป็นต้องออกใบแจ้งหนี้ การกรอกแบบฟอร์มโดยใช้โปรแกรมอัตโนมัติสะดวกกว่ามาก

ทำการเปลี่ยนแปลง

ห้ามทำการเปลี่ยนแปลงเงินสดและเอกสารธนาคารโดยเด็ดขาด (มาตรา 9 ของกฎหมายของรัฐบาลกลางของสหพันธรัฐรัสเซีย "เกี่ยวกับการบัญชี")

อนุญาตให้แก้ไขเอกสารหลักอื่นๆ ได้ แต่โดยที่ผู้เข้าร่วมในธุรกรรมทางธุรกิจทั้งหมดทราบถึงการแก้ไขที่กำลังเกิดขึ้น ความตระหนักในการแก้ไขในหมู่ผู้เข้าร่วมได้รับการยืนยันโดยลายเซ็นที่ระบุวันที่ของการเปลี่ยนแปลง

การแก้ไขทำดังนี้: รายการที่ไม่ถูกต้องในเอกสารจะถูกขีดฆ่าด้วยเส้นบาง ๆ อย่างระมัดระวัง ในขณะเดียวกันสิ่งที่ขีดฆ่าก็สามารถอ่านได้ชัดเจน รายการที่ถูกต้องถูกป้อนไว้ด้านบนหรือถัดจากการแก้ไข ถัดจากเส้นที่ขีดฆ่าหรือบริเวณที่มีเนื้อที่ว่างเพียงพอ จะมีการเขียนคำจารึกว่า "Believe the Corrected" ต้องระบุชื่อเต็ม บุคคลที่ทำการเปลี่ยนแปลง วันที่ และลายเซ็น

เอกสารทางบัญชีควรเก็บไว้กี่ปี?

สถานที่จัดเก็บ

สถานที่ที่เหมาะสมที่สุดในการจัดเก็บวัสดุหลักอยู่ในที่เก็บถาวร สิ่งสำคัญคือต้องเตรียมเอกสารสำหรับการยื่นในที่เก็บถาวรอย่างเหมาะสม:

• เรียงตามลำดับเวลา
• อุปกรณ์ตามประเภท
• การเข้าเล่มและจัดเก็บเอกสารในโฟลเดอร์
• การจัดทำหนังสือรับรองที่แนบมาด้วย

สิ่งสำคัญคือต้องมั่นใจในความปลอดภัย ทะเบียนการบัญชีจากการแก้ไขโดยไม่ได้รับอนุญาต การแก้ไขข้อผิดพลาดทำได้เฉพาะอย่างเป็นทางการเท่านั้น โดยมีลายเซ็นของผู้แก้ไข สำหรับข้อมูลของคุณ อยู่ในทะเบียนที่มีการสะสมข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารหลักที่ยอมรับสำหรับการบัญชี

นอกจากนี้ยังมีความลับทางการค้าอยู่ที่นี่: เนื้อหาของการลงทะเบียนเป็นเช่นนั้น การเปิดเผยข้อมูลเกี่ยวกับเนื้อหามีโทษตามกฎหมายรัสเซีย

ระยะเวลาการเก็บรักษา

กฎหมายของรัฐบาลกลางของสหพันธรัฐรัสเซีย "เกี่ยวกับการบัญชี" (มาตรา 17) เช่นเดียวกับกฎหมายเก็บถาวร (คำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 25 สิงหาคม 2553 ฉบับที่ 558) กำหนดระยะเวลาการจัดเก็บเอกสาร บริษัท สำหรับประถมศึกษา เอกสารทางบัญชีระยะเวลานี้อย่างน้อย 5 ปี

ระยะเวลาการจัดเก็บเริ่มนับจากวันที่ 1 มกราคมของปีถัดจากปีที่เอกสารถูกวางในไฟล์เก็บถาวร

หากองค์กรละเมิดระยะเวลาการจัดเก็บวัสดุหลักหน่วยงานตรวจสอบมีสิทธิ์ที่จะกำหนดบทลงโทษ (มาตรา 120 แห่งรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย) ค่าปรับอยู่ระหว่าง 10,000 ถึง 40,000 รูเบิล ขึ้นอยู่กับระดับของการละเมิด

อย่างไรก็ตามเฉพาะเอกสารที่มีอายุสามปีเท่านั้นที่จะเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบโดยหน่วยงานด้านภาษี ในกรณีที่ไม่มีรายงานหลักในช่วงเวลาที่เก่ากว่า ผู้ตรวจสอบไม่มีสิทธิ์ถูกปรับภายใต้มาตรา 120 ของรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย

บริการบัญชีของ บริษัท มีหน้าที่ไม่เพียง แต่ต้องเก็บบันทึกเอกสารหลักที่เหมาะสมเท่านั้น แต่ยังต้องมั่นใจในความปลอดภัยด้วย เฉพาะในกรณีนี้เท่านั้น การเรียกร้องของหน่วยงานภาษีจะกลายเป็นไม่มีมูล

เอกสารทางบัญชีเบื้องต้นมี สำคัญไม่เพียงแต่ในเรื่องการบัญชีเท่านั้น แต่ยังรวมถึงเรื่องด้วย กฎหมายภาษีโดยเฉพาะการกำหนดขอบเขตภาระผูกพัน ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่รับผิดชอบในการจัดทำเอกสารหลักเพื่อทราบถึงความแตกต่างของการบัญชีทั้งหมดและยังต้องเข้าใจการจำแนกประเภทเพื่อทำให้งานง่ายขึ้น

เอกสารทางบัญชีหลักคืออะไร

เอกสารหลักถือเป็นเอกสารที่ลงทะเบียนการดำเนินการทางธุรกิจบางอย่างที่ได้ดำเนินการไปแล้ว คุณสามารถทิ้งรายการไว้ในบัญชีและป้อนลงในทะเบียนได้ก็ต่อเมื่อคุณมีเอกสารการบัญชีหลักเท่านั้น ถือเป็นส่วนสำคัญของระบบการจัดการองค์กร จากนี้เราสามารถพูดได้อย่างปลอดภัยว่าเอกสารทางบัญชีหลักเป็นหลักฐานเชิงเอกสารของธุรกรรมที่เสร็จสมบูรณ์ซึ่งเกี่ยวข้องกับกิจกรรมทางเศรษฐกิจของกิจการและนำมาซึ่ง ผลกระทบทางเศรษฐกิจ.

การจำแนกประเภท

ทุกประเด็นที่ส่งผลต่อประเด็นที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อหลักจะอยู่ภายใต้บทบัญญัติและบรรทัดฐานของ 402-FZ กฎระเบียบระบุว่าจำเป็นต้องใช้ใบรับรองเหล่านี้เมื่อโต้ตอบกับ โครงสร้างภาษีเพื่อเป็นการยืนยันความถูกต้องของการคำนวณ ซึ่งหมายความว่าเจ้าหน้าที่ภาษีจะไม่มีข้อร้องเรียนเกี่ยวกับกระบวนการกำหนดฐานภาษี

ตามข้อบังคับปัจจุบัน เอกสารหลักจะต้องได้รับการจัดเก็บเป็นเวลา 4 ปี ในระหว่างนี้หน่วยงานภาษีสามารถขอเอกสารเพื่อศึกษาและตรวจสอบได้ตลอดเวลา นอกจากนี้เอกสารหลักมักทำหน้าที่เป็นหลักฐานในการดำเนินคดี

เป็นที่น่าสังเกตว่าเอกสารหลักในรูปแบบเฉพาะไม่ได้รับการแก้ไขในระดับกฎหมาย โดย ปัญหานี้องค์กรทางเศรษฐกิจมีโอกาสที่จะเลือกตัวเลือกที่จะตอบสนองความต้องการของตนและจะทำหน้าที่เป็นตัวช่วยที่ดีในการทำงานต่อไป

เอกสารทางบัญชีหลัก: รายการ

ตามกฎแล้ว รายการทั้งหมดใบรับรองที่ทำหน้าที่พื้นฐานยังคงไม่เปลี่ยนแปลงและได้รับการอนุมัติในระดับสูงสุด ปัจจุบันหมวดหมู่นี้ประกอบด้วย:

1. ข้อตกลง.พวกเขากำหนดเงื่อนไขเฉพาะของธุรกรรม ความรับผิดชอบของคู่สัญญา และประเด็นทางการเงิน โดยทั่วไป เงื่อนไขทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมไม่ทางใดก็ทางหนึ่งจะระบุไว้ที่นี่ โปรดทราบว่าสำหรับธุรกรรมบางรายการไม่จำเป็นต้องทำสัญญาเป็นลายลักษณ์อักษร ดังนั้นตั้งแต่วินาทีที่ผู้ซื้อได้รับใบเสร็จการขายก็ถือว่าธุรกรรมสิ้นสุดลง
2. บัญชี.ด้วยความช่วยเหลือของเอกสารประเภทนี้ ผู้ซื้อยืนยันความเต็มใจที่จะชำระค่าสินค้า (บริการ) ของผู้ขาย นอกจากนี้ใบแจ้งหนี้อาจรวมถึง เงื่อนไขเพิ่มเติมธุรกรรมและราคาเฉพาะคงที่ที่ผู้ขายกำหนดสำหรับผลิตภัณฑ์และบริการของตน หากผู้ซื้อไม่พอใจกับผลิตภัณฑ์ (บริการ) ที่นำเสนอด้วยเหตุผลบางประการ เขามีสิทธิ์เรียกร้องเงินคืนตามใบแจ้งหนี้
3. รายการบรรจุภัณฑ์มันแสดง รายการทั้งหมดสินค้าหรือวัสดุทั้งหมดที่มีการโอน ใบแจ้งหนี้จะต้องจัดทำขึ้นหลายเวอร์ชันขึ้นอยู่กับจำนวนผู้เข้าร่วมในธุรกรรม
4. การกระทำของการยอมรับและการโอนรวบรวมตามผลการให้บริการเพื่อยืนยันว่าผลงานตรงตามเกณฑ์ที่ระบุไว้ก่อนหน้านี้และได้รับการอนุมัติโดยฝ่ายรับอย่างสมบูรณ์
5. สลิปเงินเดือนโดยจะแสดงประเด็นทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการชำระค่าจ้างกับบุคลากรที่ได้รับการว่าจ้าง นอกจากนี้ ข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับโบนัส การจ่ายเงินเพิ่มเติม และกลไกอื่นๆ สำหรับสิ่งจูงใจทางการเงินสำหรับพนักงานควรแสดงไว้ที่นี่
6. ใบรับรองการยอมรับและการโอนหมายเลข OS-1เอกสารประเภทนี้ใช้เพื่อบันทึกกิจกรรมใดๆ ที่เกี่ยวข้องกับอินพุตหรือเอาต์พุตของสินทรัพย์ถาวร
7. เอกสารเงินสดซึ่งรวมถึงคำสั่งซื้อเงินสดเข้าและออก และนอกจากนี้ หนังสือเงินสด- ประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับธุรกรรมทางการเงินที่ดำเนินการโดยเป็นส่วนหนึ่งของการขาย

การจำแนกประเภท

ประเภทของเอกสารหลักในการบัญชีค่อนข้างหลากหลายและขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์เฉพาะของการใช้เอกสารเป็นหลักในอนาคตอันใกล้ อย่างไรก็ตาม คุณลักษณะการจำแนกประเภทที่ได้รับความนิยมมากที่สุดคือการแบ่งเอกสารหลักออกเป็นภายในและภายนอก

เอกสารภายในเป็นทรัพย์สินของบริษัทและออกโดยบริษัทเพื่อแก้ไขปัญหาบางอย่าง รวบรวมโดยผู้เชี่ยวชาญของบริษัทและนำไปใช้เฉพาะภายในเขตอำนาจศาลของบริษัทนี้ ดังนั้นหมวดหมู่นี้ประกอบด้วยเอกสารที่จำเป็นสำหรับการดำเนินกิจกรรมทางธุรกิจอย่างมีประสิทธิผลภายในบริษัทเดียว ในเวลาเดียวกันหากบริษัทได้รับเอกสารจากภายนอกหรือรวบรวมโดยผู้เชี่ยวชาญของบริษัทแล้วโอนไปยังนิติบุคคลอื่นในภายหลัง ( เจ้าหน้าที่ภาษีไคลเอนต์ ฯลฯ) จากนั้นจะได้รับการยอมรับว่าเป็นบุคคลภายนอก

ในทางกลับกัน เอกสารภายในก็มีลักษณะการจำแนกประเภทของตัวเองเช่นกัน ซึ่งทำให้สามารถจัดกลุ่มออกเป็นสามประเภท:

1. การบริหาร (องค์กร)ระบุข้อมูลที่ควรสื่อสารให้ความรู้ของพนักงานบริษัท การแบ่งส่วนโครงสร้างและสาขาและผู้จัดการของพวกเขา ด้วยความช่วยเหลือ บริษัทจึงออกคำสั่งบางอย่างที่ต้องปฏิบัติตามอย่างระมัดระวัง กลุ่มนี้ประกอบด้วยคำสั่งซื้อ คำแนะนำ และอื่นๆ อีกมากมาย
2. ดำเนินการ (ยกเว้น)ซึ่งเริ่มแรกจะแสดงข้อเท็จจริงที่ยืนยันการดำเนินการบางอย่าง เพื่อวัตถุประสงค์ทางเศรษฐกิจและความสมบูรณ์ของพวกเขา
3. เอกสารทางบัญชีหมวดหมู่นี้เป็นหมวดหมู่ทั่วไปและจำเป็นสำหรับการจัดระบบข้อมูลที่มีอยู่ในเอกสารอื่นๆ และการรวบรวมเพิ่มเติมให้เป็นเอกสารเดียว

ในบางกรณีอาจรวมเอกสารเข้าด้วยกันด้วย กลุ่มนี้รวมถึงเอกสารเหล่านั้นที่อาจมีคุณสมบัติที่สำคัญของเอกสารประกอบองค์กรและเอกสารประกอบพร้อมกัน ตัวอย่างที่โดดเด่นที่สุดในที่นี้คือคำสั่งซื้อเงินสด ข้อกำหนด การรายงานล่วงหน้า และอื่นๆ อีกมากมาย

การลงทะเบียนการบัญชีและการจำแนกประเภท

เมื่อทำธุรกรรมใดๆ จะมีการจัดเตรียมเอกสารหลัก เมื่อเสร็จสมบูรณ์แล้ว ข้อมูลทั้งหมดที่ระบุในนั้นจะต้องทำซ้ำตามความเหมาะสม ทะเบียนการบัญชี- และเป็นผู้ให้บริการประเภทหนึ่งที่รวบรวมข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับการทำธุรกรรม ตามสาระสำคัญของการลงทะเบียน สามารถระบุเกณฑ์การจำแนกประเภทได้หลายเกณฑ์ ตัวอย่างเช่น ในลักษณะที่ปรากฏ การลงทะเบียนจะปรากฏต่อผู้ใช้ในรูปแบบของหนังสือ แผ่นงานธรรมดา และบัตรดัชนี

ตามกลไกในการรักษาทะเบียนสามารถแยกแยะได้อีก 3 กลุ่ม:

1. ตามลำดับเวลาซึ่งเหตุการณ์ทั้งหมดที่เกิดขึ้นจะถูกระบุตามกรอบเวลาอย่างเคร่งครัด นั่นคือก่อนอื่นคุณต้องระบุการดำเนินการที่เกิดขึ้นก่อนหน้านี้และอื่นๆ การลงทะเบียนดังกล่าวมีความซับซ้อนที่สุด เนื่องจากมีข้อมูลจำนวนมาก และบ่อยครั้งที่การดำเนินการบางอย่างอาจถูกละเลย
2. อย่างเป็นระบบซึ่งในขั้นต้นธุรกรรมทั้งหมดจะถูกป้อนในแบบฟอร์ม ตัวชี้วัดทางเศรษฐกิจ- ดังนั้นการลงทะเบียนประเภทนี้จึงสะท้อนถึงผลกระทบทางเศรษฐกิจของธุรกรรมทางธุรกิจที่เสร็จสมบูรณ์และวิเคราะห์ตัวบ่งชี้ค่าใช้จ่ายและรายได้ ตัวอย่างที่โดดเด่นที่สุดของการลงทะเบียนอย่างเป็นระบบคือสมุดเงินสด
3. รวมซึ่งมีคุณสมบัติพื้นฐานของการลงทะเบียนทั้งที่เป็นระบบและตามลำดับเวลา

เนื้อหาของเอกสารหลัก

ผู้ใช้หลายคนมีคำถามเกี่ยวกับสิ่งที่ถือเป็นเอกสารการบัญชีหลักและข้อกำหนดใดบ้างที่นำไปใช้กับพวกเขา ในระดับนิติบัญญัติ มีข้อกำหนดหลายประการที่ประดิษฐานว่าข้อมูลบางอย่างจะต้องมีอยู่ในเอกสารของคู่สมรสหลัก โดยเฉพาะอย่างยิ่งตามวรรค 2 ของข้อ 9 ของกฎหมายของรัฐบาลกลาง -402 เอกสารหลักจะต้องมีข้อมูลต่อไปนี้:

• ชื่อของเอกสาร
• วันที่รวบรวม;
• ข้อมูลเกี่ยวกับบุคคลที่จัดทำเอกสารที่ระบุ (ชื่อเต็มขององค์กร)
• สาระสำคัญของกิจกรรมทางเศรษฐกิจที่เกี่ยวข้องกับเอกสารนี้
• การคำนวณทางการเงินเกี่ยวกับธุรกรรม
• ลายเซ็นของเจ้าหน้าที่ รับผิดชอบสำหรับข้อตกลงและชื่อย่อของพวกเขา

ตัวอย่างเอกสารทางบัญชีเบื้องต้น

หลักเกณฑ์การเตรียมเอกสาร

ผู้บัญญัติกฎหมายกำหนดกฎเกณฑ์บางประการสำหรับการจัดทำเอกสารทางบัญชีหลัก ดังนั้นข้อกำหนดสำคัญประการหนึ่งคือความถูกต้องแม่นยำ และไม่มีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ เครื่องหมายวรรคตอน และการพิมพ์ผิด ถ้า บริการด้านภาษีพบข้อบกพร่องบางประการ ผู้ฝ่าฝืนจะต้องทำซ้ำเอกสารอีกครั้ง และหากฝ่าฝืนซ้ำอาจมีโทษ โดยทั่วไปในเรื่องนี้ คุณควรใส่ใจกับคำแนะนำต่อไปนี้อย่างใกล้ชิด:

1. อนุญาตให้ใช้ปากกาลูกลื่นและปากกาหมึก อุปกรณ์คอมพิวเตอร์พิเศษ และคอมพิวเตอร์ได้
2. การรวบรวมสามารถเริ่มต้นได้เมื่อมีการวางแผนที่จะดำเนินธุรกรรมทางธุรกิจบางอย่างที่จำเป็นต้องแสดง ในเวลาเดียวกัน ในสถานการณ์พิเศษ คุณสามารถจัดทำเอกสารได้ทั้งหมดหลังจากธุรกรรมเสร็จสิ้น
3. ข้อมูลการคำนวณทั้งหมดจะต้องแสดงทั้งในรูปแบบตัวเลขและลายลักษณ์อักษร ดังนั้นควรมีคำบรรยายข้างตัวเลขแต่ละตัว
4. เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องกรอกรายละเอียดทั้งหมดที่ระบุไว้ในแบบฟอร์ม หากไม่มีข้อมูลด้วยเหตุผลบางประการ คุณจะไม่สามารถเว้นบรรทัดว่างได้ ควรมีเส้นประปรากฏขึ้น

หากคุณไม่ปฏิบัติตามคำแนะนำเหล่านี้ คุณอาจประสบปัญหาร้ายแรง ดังนั้นหากบริการภาษีพบว่าเอกสารไม่ถูกต้องในระหว่างการตรวจสอบ จะเกิดข้อสงสัยเกี่ยวกับความถูกต้องของการคำนวณและการกำหนดฐานภาษี

หากจำเป็นต้องทำการปรับเปลี่ยนด้วยเหตุผลบางประการ คุณไม่ควรใช้ตัวแก้ไขและการแรเงาไม่ว่าในกรณีใด เนื่องจากเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้ การแก้ไขสามารถทำได้ด้วยวิธีต่อไปนี้:

1. การแก้ไขรูปร่าง หากให้ข้อมูลไม่ถูกต้อง จะต้องขีดเส้นบางๆ และข้อมูลที่ถูกต้องไว้ข้างๆ ในกรณีนี้จะต้องมีเชิงอรรถแทนการแก้ไขแต่ละครั้ง “เชื่อถูกแล้ว”ระบุวันที่แก้ไขและลายมือชื่อเจ้าหน้าที่ผู้แก้ไข อย่างไรก็ตาม เราทราบว่าในกรณีของเอกสารที่แสดงถึงการรับและการใช้จ่ายเงิน วิธีการนี้จะไม่เหมาะสม
2. รายการเพิ่มเติม วิธีการนี้ใช้ในสถานการณ์ที่มีการดำเนินการมูลค่ารวมของธุรกรรมโดยมีตัวบ่งชี้ที่ลดลงอย่างมาก เพื่อไม่ให้จัดทำเอกสารในรูปแบบใหม่คุณสามารถป้อนข้อมูลเพิ่มเติมสำหรับจำนวนเงินที่ขาดหายไปในช่วงเวลาปัจจุบันหรืองวดถัดไป
3. การกลับรายการ รายการที่ไม่ถูกต้องได้รับการแก้ไขโดยใช้ค่าลบ ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องทั้งหมดจะถูกทำซ้ำด้วยหมึกสีแดง และรายการที่ถูกต้องจะแสดงอยู่ข้างๆ

รายงานหลักสามารถจัดทำได้ทั้งในรูปแบบลายลักษณ์อักษรและในตัว แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์- เมื่อเร็ว ๆ นี้ บริษัทหลายแห่งทำซ้ำข้อมูลและรวบรวมทั้งเอกสารและ รุ่นอิเล็กทรอนิกส์- อดีตจะถูกนำมาใช้เพื่อผลประโยชน์ภายในในเวลาต่อมา แต่จะมีการส่งสำเนาอิเล็กทรอนิกส์เพื่อตรวจสอบไปยัง Federal Tax Service เมื่อมีการร้องขอ

สามารถสรุปได้หลายประการ รัฐไม่อนุมัติแบบฟอร์มบังคับใด ๆ สำหรับเอกสารหลักซึ่งทำให้องค์กรธุรกิจมีสิทธิ์ในการกำหนดรูปแบบของเอกสารที่จะใช้ในทางปฏิบัติในอนาคตได้อย่างอิสระ ทันทีหลังจากการลงทะเบียนเอกสารข้อมูลทั้งหมดจะต้องโอนไปยังทะเบียนการบัญชี