MUHASEBEDE DOKÜMANTASYON

Bir belge (lat.documentum'dan, öğretici bir örnek, tanıklık, kanıt) taahhüt gerçeğini doğrulayan yazılı kanıtlardır. ticari işlem, taahhüt etme hakkı.

Belgeleme, finansal bilgiler hakkında bilgi akışıdır. ekonomik aktivite organizasyon ve organizasyonun yönetiminde ön, cari ve müteakip kontrol için kullanılır.

Belgeler sonraki işlemler için temel teşkil eder. Muhasebe kayıtları ve muhasebe göstergelerinin doğruluğunu, güvenilirliğini ve tartışılmazlığını ve ayrıca kontrol olasılığını sağlar.

Muhasebe Yönetmeliğine göre; muhasebe tabloları Rusya Federasyonu'nda, tüm ticari işlemler destekleyici belgelerle resmileştirilir. Bu belgeler, muhasebenin tutulduğu temel muhasebe belgeleri olarak hizmet eder.

Muhasebe belgelerinin finansal ve ekonomik faaliyetlerdeki değeri, yalnızca muhasebe verilerinin doğruluğunun temeli ve teyidi olarak hizmet ettikleri gerçeğiyle belirlenmez. Belgeler, finansal ve ekonomik faaliyetin kendisinin gerçekleştirildiği araçlardır. Organizasyonun operasyonel liderliği ve yönetimi için kullanılırlar. Belgeler bazında stok hareketlerinin günlük takibi yapılır, Para organizasyon, belirli işlemlerin yasallığı ve uygunluğu belirlenir. Muhasebe verilerinin doğruluğunu onaylayan belgeler, muhasebedeki hataların belirlenmesine yardımcı olur.

Belgeler hukuki öneme sahiptir, kuruluşlar ve kişiler arasındaki uyuşmazlıklarda delil olarak kullanılırlar. Tahkimde ve mahkemelerde yalnızca doğru ve zamanında yürütülen belgelerin delil gücü vardır. Belgeler, savcılık, mahkeme, tahkim kararıyla, soruşturma makamlarının kararıyla yürütülen adli muhasebe incelemesine temel teşkil eder.

Hırsızlık vakalarını önlemek için değerli eşyaların güvenliğini kontrol etmeyi mümkün kıldıkları için belgelerin bir kontrol değeri vardır. Belgesel denetimler, bir kuruluşun ekonomik ve finansal faaliyetlerinin denetimleri yapılırken belgeler büyük önem taşır. Çalışma sonuçlarını analiz ederken belgeler kullanılır

kuruluşlar. Kuruluşta kullanılan, kuruluşun bilgi sisteminin temelini oluşturan belgedir. Kayın Rusya Federasyonu Bilgi, bilgilendirme ve bilgi koruması hakkında diyor ki: Bilgiyi belgelemek önkoşul bilginin bilgi kaynaklarına dahil edilmesi. Bilgilerin belgelenmesi, ofis işlerini düzenlemekten, belgeleri standartlaştırmaktan, dizilerinden ve Rusya Federasyonu'nun güvenliğinden sorumlu devlet makamları tarafından öngörülen şekilde gerçekleştirilir.

Bir muhasebe belgesi, bir ticari işlemin gerçeğini onaylayan yazılı bir sertifikadır.

Muhasebe belgelerinin temel amacı: ticari işlemlerin (varlıkların) yazılı gerekçesi ve yansıması, muhasebe kayıtlarının temeli ve kaynağı, kontrol işlevlerinin uygulanması ve ticari işlemlerin fizibilitesi. Bu kontrol, işlemleri gerçekleştirirken sorumlu kişiler (ön kontrol), belgeleri işlerken muhasebe çalışanları ve belgesel olduğunda denetçiler tarafından gerçekleştirilir. denetimler ve anketler.

Birincil muhasebe belgesi, ekonomik yaşam gerçeği işlendiğinde ve bu mümkün değilse - tamamlanmasından hemen sonra hazırlanmalıdır. Birincil muhasebe belgesi düzenlenir basılı kopya ve (veya) formda elektronik belge imzalı Elektronik İmza.

Elektronik belge - içinde sağlanan belgelenmiş bilgiler elektronik form, yani elektronik bilgisayarlar kullanılarak insan algısına ve ayrıca bilgi ve telekomünikasyon ağları üzerinden iletim veya işlemeye uygun bir biçimde bilgi sistemi.

federal yasa 06.04.2011 tarih ve 63-FZ sayılı "Elektronik imza üzerine", elektronik imzayı, elektronik ortamda başka bilgilere (imzalı bilgiler) eklenen ve elektronik formdaki bilgiler (imzalı bilgiler) olarak tanımlar. belirli bir kişi imza bilgileri.

Rusya Federasyonu mevzuatına uygun olarak, birincil Muhasebe belgeleri elektronik belge biçiminde olanlar da dahil olmak üzere geri çekilir, geri alınan belgelerin Rusya Federasyonu mevzuatında öngörülen şekilde yapılan kopyaları muhasebe belgelerine dahil edilir.

Rusya Federasyonu mevzuatı veya bir anlaşma, birincil muhasebe belgesinin kağıt üzerinde başka bir kişiye veya bir devlet kurumuna sunulmasını sağlıyorsa, ekonomik varlık (kuruluş), başka bir kişinin talebi üzerine veya devlet kurumu elektronik bir belge biçiminde hazırlanan birincil muhasebe belgesinin kağıt kopyalarını üretmek için masrafları kendisine ait olmak üzere.

Muhasebe belgesinin dış formu, ticari işlemin içeriğinin, gerçekleştirildiği zaman ve yerin, fiziksel göstergelerin, işlem tutarının vb. kaydedildiği bir formdur.Bu ve diğer birçok bilgi belgeye kaydedilir. pratikte gereklilik olarak adlandırılan kurucu unsurlarıdır.

Her belge amacını tam olarak karşılamalı, belirli göstergeleri içermelidir. Belgede yansıtılan ticari işlemi karakterize eden göstergelere detay denir.

Birincil muhasebe belgelerinin formları, muhasebe ile görevlendirilen yetkilinin teklifi üzerine ekonomik varlığın başkanı tarafından onaylanır. Yeni "Muhasebe" yasası "birleşik formlar" kavramını ortadan kaldırdı, şimdi tüm birincil belge formları kuruluşlar tarafından bağımsız olarak geliştirilebilir. Bir ticari işlem gerçeğinin kaydedildiği temel belge formlarının meşru hale gelmesi için, başkanın emriyle (muhtemelen bir parçası olarak) onaylanması gerekir. muhasebe politikaları) ve gerekli ayrıntılara sahip

Belgelerin Gereksinimleri

Her belge amacını tam olarak karşılamalı, belirli göstergeleri içermelidir. Belgede yansıtılan ticari işlemi karakterize eden göstergelere detay denir. Sahne - enlemden. requisitum - gerekli, gerekli.

Gereksinimler gereklidir, ek ve özeldir. Birincil muhasebe belgeleri aşağıdaki zorunlu ayrıntıları içermelidir.

Birincil muhasebe belgesinin zorunlu ayrıntıları şunlardır:

Belgenin başlığı;

belgenin hazırlanma tarihi;

belgeyi derleyen ekonomik varlığın adı;

ölçü birimlerini gösteren ekonomik yaşam olgusunun doğal ve (veya) parasal ölçümünün değeri;

işlemi, işlemi yapan (yapmış) ve yürütülmesinin doğruluğundan sorumlu (sorumlu) kişinin (kişilerin) pozisyonunun adı;

6. maddede belirtilen kişilerin soyadlarını ve baş harflerini gösteren imzaları.

Ek ayrıntılaraşunları içerebilir: kuruluşun adresi ve telefon numarası, işlemde yer alan taraflar belirtilir, vb.

Özel gereksinimler şunları içerir: belirli bir muhasebe alanına karşılık gelen.

Belgeleri doldurmak için gerekenler

Belgeler, kural olarak, zamanında, işlem sırasında veya herhangi bir nedenle bu mümkün değilse işlemin bitiminden hemen sonra düzenlenmelidir.

Yazar kasa kullanarak mal, ürün, iş ve hizmet satarken, nakit makbuzlar temelinde tamamlanmasından sonra günde en az bir kez birincil muhasebe belgesi hazırlamasına izin verilir.

Belgeler, güvenilir verileri yansıtan tüm gereklilikleri içermelidir. Belgeler tükenmez kalem macunu, kimyasal kurşun kalem, daktilo veya tam otomatik olarak doldurulabilir. Belge açık, net, lekesiz olarak düzenlenmelidir, belgelerde basit bir kalemle not alınmasına izin verilmez. Değerlerin aktarımı ile ilgili nihai kayıtlar yazı ile yazılmalıdır. Serbest hatların üzeri çizilmelidir.

Birincil muhasebe belgelerini imzalamaya yetkili kişilerin listesi, baş muhasebeci ile anlaşarak kuruluş başkanı tarafından onaylanır. Parasal fonlarla ilgili ekonomik hayatın gerçeklerini resmileştiren belgeler, kuruluş başkanı tarafından imzalanır ve Baş Muhasebeci veya yetkilendirdikleri kişiler.

Belgelerdeki hatalı girişlerin düzeltilmesi

Federal yasalar veya düzenleyici yasal organ düzenlemeleri tarafından aksi belirtilmedikçe, birincil muhasebe belgesinde düzeltmelere izin verilir. devlet düzenlemesi muhasebe. Düzeltme, düzeltme tarihini ve ayrıca belgeyi hazırlayan kişilerin adlarını ve baş harflerini veya bu kişileri tanımlamak için gerekli diğer ayrıntıları belirten imzalarını içermelidir.

Birincil muhasebe belgelerinde düzeltmeler yapılabilir (banka ve kasa belgeleri hariç). Birincil belgelerin metin ve dijital verilerinde silme ve belirtilmeyen düzeltmelere izin verilmez. Manuel olarak oluşturulan birincil belgelerdeki hatalar şu şekilde düzeltilir: yanlış metin veya miktarın üzeri çizilir, düzeltilen metin ve (veya) miktar yazılır. Düzeltilenlerin okunabilmesi için üstü çizili tek satır. Birincil belgedeki bir hatanın düzeltilmesi, "Düzeltildi" yazısı ile belirtilmelidir, düzeltme tarihi belirlenir, belgeyi imzalayan kişilerin imzası ile onaylanır. (Örneğin 439 yerine 429 rakamı belgede yanlışlıkla yazılmışsa sadece 2 rakamını silip üstüne 3 rakamını yazamazsınız. 429 rakamının üzeri tamamen çizilmiştir, 439 yazılmıştır, "Düzeltilmiştir" yazılı, tarih 29 Mayıs 20_ olarak belirlendi ve imzalar: Sviridov, Zaitsev.)

Rusya Federasyonu "Muhasebe Üzerine" Kanunu, Rusya Federasyonu'nda muhasebe ve finansal raporlamanın tanıtılmasına ilişkin Yönetmelik, düzeltmelerin nakit ve banka belgeleri izin verilmedi. Bu durumda, bir yeni belge.

Belgelerin sınıflandırılması

Ticari işlemleri yansıtmak için kullanılır çok sayıdaçeşitli belgeler. Belgelerin doğru uygulanması için, onları gruplandırmak gelenekseldir, yani. homojen özelliklere göre sınıflandırılan konsolide muhasebe belgelerini hazırlamak: amaca, hazırlama sırasına, kayıt işlemleri yöntemine, hazırlama yerine, doldurma sırasına göre.

Randevu ile belgeler idari, yürütme (gerekçeli), muhasebe kaydı, birleşik.

İdari belgeler, bir ticari işlemin yerine getirilmesi için bir emir (talimat) içerir. Ancak, uygulanması gerçeğini doğrulamazlar ve bu nedenle hesapların temeli değildirler. Örneğin siparişler, vergilerin havalesi için bankaya ödeme talimatı vb.

Destekleyici belgeler, bir ticari işlemin gerçeğini doğrular ve ticari işlemleri yansıtmanın muhasebesinde temel teşkil eder. Örneğin, yapılan harcamaları teyit eden faturalar, sabit kıymetlerin devri ve kabulü vb.

Muhasebe belgeleri, bir ticari işlemin kaydedilmesi için başka bir belgenin bulunmadığı durumlarda veya muhasebeye yansıtılmak üzere idari ve destekleyici belgelerin hazırlanması amacıyla muhasebe çalışanları tarafından düzenlenir. Örneğin, kümülatif tablolar, maliyet tahminleri asıl maliyetürünler, çeşitli sertifika türleri ve muhasebe departmanı tarafından hazırlanan hesaplamalar vb.

Kombine belgeler aynı anda idari ve beraat, beraat ve muhasebe belgelerinin işlevlerini yerine getirir. Örneğin, malzeme varlıklarının serbest bırakılması için bir fatura, malzemelerin depodan atölyeye serbest bırakılması için bir siparişin yanı sıra asıl ihracın kaydını içerir.

Düzenleme sırasına göre, belgeler birincil ve birleştirilmiştir.

Kaynak dökümanlar yürütülmesi sırasında her bir işlem için derlenir. Örneğin, gelen bir nakit siparişi, giden bir nakit siparişi, ödeme talepleri, sabit kıymetlerin silinmesi vb.

Konsolide belgelerönceden hazırlanmış birincil belgeler temelinde hazırlanır. Kullanımları homojen işlemlerin kontrolünü kolaylaştırır. Yönetici, muhasebe ve birleştirilmiş olabilirler. Örneğin, avans ve nakit raporları, gruplandırma ve kümülatif tablolar. Özellikle, birleşik bir rapor olan avans raporu, bir beraat ve muhasebe belgesinin işlevlerini yerine getirir. Sorumlu kişilerle yapılan ödemelerin tam bir tanımını sağlar: önceki avansın bakiyesi veya fazla harcaması, bu avansın tutarı, harcanan miktar, bakiye ve kasiyere girildiği veya fazla harcama yapıldığı tarih ve geri ödeme tarihi işletme tarafından. Ayrıca gider raporu, rapor gözden geçirilip onaylandıktan sonra faturaların üretim maliyetlerinin bir açıklamasını sağlar. Raporun arka tarafında, bireysel harcamaların bir listesi ve destekleyici belgeleri verilmiştir.

İşlemleri yansıtma yöntemine göre belgeler tek seferlik ve birikimli olarak ayrılır.

Tek seferlik belgeler, tek bir işlemi veya aynı anda gerçekleştirilen birkaç işlemi yansıtmak için yalnızca bir kez kullanılır. Kayıttan sonra, bir kerelik belge muhasebe departmanına gider ve muhasebeye yansıma için temel oluşturur. Örneğin, makbuz ve gider nakit siparişleri, bordro vb.

Biriken belgeler, yapıldıkça içlerinde kaydedilen homojen yinelenen işlemleri yansıtmak için belirli bir süre (hafta, on yıl, ay) boyunca düzenlenir. Dönem sonunda, hesaplar için kullanılan kilit rakamlar için toplamlar hesaplanır. Birikmiş belgelerin konsolide olanlardan farklı olduğu, konsolide bir belgenin birincil belgeler temelinde düzenlenmesi, bunların özeti olması ve birikmiş belgenin, işlemler biriktirerek kademeli olarak hazırlanan birincil belge olduğu belirtilmelidir. İLE kümülatif belgeler sınırlayıcı kartlar, iki haftalık veya aylık kıyafetler vb.

Hazırlık yerinde, belgeler dahili ve haricidir.

İç işlemleri yansıtmak için işletmede iç belgeler düzenlenir. Örneğin, nakit makbuzlar ve gider emirleri, faturalar, fiiller, bordro vb.

Dış belgeler sınırların dışında doldurulur bu işletmenin, resmi bir biçimde gelir. Örneğin, faturalar, banka hesap özetleri, irsaliyeler vb.

Belgeler, doldurma sırasına göre, elle düzenlenen ve bilgisayar kullananlar olarak sınıflandırılabilir. Bazı belgeler yalnızca elle doldurulur, örneğin para çekleri

Bilgisayar teknolojisi yardımıyla hazırlanan belgeler, yürütüldükleri sırada gerçekleştirilen işlemlerle ilgili bilgileri otomatik olarak kaydeder.

Belgelerin kabulü, doğrulanması ve muhasebeleştirilmesi

Muhasebe departmanı tarafından alınan belgeler, muhasebe kayıtlarına giriş için hazırlanmak üzere işlenir. Kuruluştaki belgelerin muhasebeleştirilmesinin ana aşaması, alınan belgelerin özünde, formda, aritmetik olarak doğrulanmasıdır.

Esasa ilişkin belgeleri kontrol ederken, tamamlanan ticari işlemin yasallığını, doğruluğunu ve uygunluğunu belirlemek gerekir. Mevcut muhasebe prosedürüne göre, para, envanter ve diğer değerli eşyaların alınması, depolanması ve harcanması için mevzuata ve yerleşik prosedüre aykırı olan ticari işlemlere ilişkin birincil belgeler icra için kabul edilmemelidir. Bu tür birincil belgelerin muhasebe departmanı tarafından alınması durumunda, baş muhasebeci, belirli bir ticari işlemin yasadışılığı hakkında kuruluş başkanını bilgilendirmelidir. Belirli ticari faaliyetlerin uygulanmasında kuruluş başkanı ile baş muhasebeci arasında anlaşmazlık olması durumunda, üzerlerindeki birincil muhasebe belgeleri, bu konuda kuruluş başkanının yazılı emri ile icra için kabul edilebilir. , bu tür işlemlerin sonuçlarından ve bunlarla ilgili verilerin muhasebe ve defter tutmaya dahil edilmesinden tam sorumluluk ile sorumludur. Tahakkuk esası olarak alınan belgeler ücretler veya makbuz ve gider makbuzlarına ekli, tarihi (gün, ay, yıl) gösteren “Alındı” veya “Ödendi” kaşesi veya el yazısı imzası ile zorunlu iptale tabidir. Belgelerin doğrulanması, esasen, işlemden önceki ön kontrolün bir devamıdır. Ön kontrol, belgeler hazırlanırken muhasebe departmanı tarafından gerçekleştirilir. Belgelerin çoğu muhasebe çalışanları değil mali açıdan sorumlu kişiler olduğu için de önemlidir.

Formu kontrol etmek, belirli bir ticari işlemi kaydetmek için uygun formun bir formunun kullanıldığından, tüm numaraların açıkça işaretlendiğinden, işlemin içeriğinden ve tüm ayrıntıların yansıtıldığından emin olmanızı sağlar.

Bundan sonra muhasebeci, aritmetik hesaplamaların ve hesaplamaların doğruluğunu kontrol etmeye, belgelerin vergilendirilmesine kadar uzanan bir aritmetik kontrol yapar. Vergi, miktar ile fiyat çarpılarak yapılır. Aritmetik kontrol, toplamların aritmetik hesaplamalarını, nicel ve maliyet göstergelerinin yansımasının doğruluğunu kontrol etmenizi sağlar.

Doğrulamadan sonra muhasebeci belgeleri işler. Belge ataması, belgelerde düzenlenen ticari işlemlerin borç ve alacak olarak kaydedileceği hesapların belirlenmesinden oluşur.

Belge akışının organizasyonu

Belge akışı, bir belgenin ilk kayıt anından arşive aktarılmasına kadar olan hareket yoludur.

İş akışı kavramı, belgelerin geçişinin programlanmasını, belgelerin doğruluğunun kontrolünü ve işlemlerin muhasebe hesaplarına uygun şekilde yansımasını içerir. İş akışı optimizasyonu, iş akışının sayısını ayarlamanıza olanak tanır. gerekli belgeler ve bu belgelerle çalışan kişi sayısı.

Planlama yapılırken aşağıdaki gereksinimler karşılanmalıdır:

muhasebe departmanı tarafından kabul edilen birincil muhasebe belgeleri, gerekli tüm ayrıntılara sahip olmalıdır;

belgeleri kabul ederken, aritmetik hesaplamaların doğruluğu kontrol edilmelidir;

belgeler yasal ve düzenleyici düzenlemelerin gerekliliklerine uygun olarak hazırlanmalıdır (örneğin, KDV tutarının iade için KDV'yi kabul edilebilmesi için malların alınması için faturalarda tahsis edilmesi gerekir);

belgelerdeki tüm düzeltmeler, düzeltme tarihini gösteren, hazırlanmalarından sorumlu kişilerin imzaları ile onaylanmalıdır;

herhangi bir işlem için gerekli tüm belgeler sunulmalıdır (anlaşma ve buna ekleri, fatura veya icra işlemi, fatura, ödeme emri).

Bir iş akışı çizelgesi hazırlamanın ilk aşamasında, baş muhasebeci, birincil belgelerle (tedarik departmanı çalışanları, uygulamadan sorumlu kişiler - pazarlamacılar) çalışan kişilerin çemberini oluşturur. Resmi olarak, birincil belgelerin işlenmesine ilişkin kurallar ve bu belgelerin muhasebe departmanına sunulması için zaman çerçevesi hakkında bilgilendirilirler. Kuruluş başkanının ilgili sırası, belgelerin muhasebe departmanına geç teslim edilmesinden de sorumlu olmalıdır.

Muhasebe emriyle, baş muhasebeci, yalnızca öngörülen şekilde düzenlenen belgeleri kabul etmekle yükümlüdür. Kurallara aykırı olarak düzenlenen belgeleri kabul eden muhasebecinin şahsi sorumluluğu vardır.

Kontrol ayrıca, her bir birincil muhasebe belgesine, sorumlu muhasebecinin tarihini ve soyadını gösteren bir muhasebe kayıtları listesi ile birlikte verilen muhasebe hesaplarındaki işlemlerin yansımasının doğruluğuna da tabidir. Bu aşamada, birincil muhasebe belgelerinin doğruluğu ve muhasebe hesaplarındaki ticari işlemler bazında yansıması üzerinde kontrol sağlanır.

Baş muhasebecinin iş akışını optimize etmesi gerekiyor. Bu şunları sağlar:

işletmede kullanılan birincil belgelerin listesi;

işletme çalışanlarından hangisinin bu belgeleri imzalama hakkına sahip olduğu ve bunların yürütülmesinin doğruluğundan ve muhasebe departmanına zamanında sunulmasından sorumlu olduğu;

kuruluşun mevcut bölümlerinin çalışma şeması;

her belgenin kuruluşun bölümleri arasındaki hareket sırası ve belgelerin nihai bilgi tüketicisine (örneğin, muhasebe) sunulması için son tarih;

vergilerin hesaplanmasını ve finansal tabloların hazırlanmasını zamanında düzenlemenizi sağlayan muhasebe departmanı içindeki belgelerin hareketi için bir zaman çizelgesi.

Takvimi oluşturduktan sonra, belge akışına katılan her kişiye ilgili bir özet verilir ve belge akışı gereksinimlerine uyulmamasının sorumluluğu belirlenir.

İş akışı çizelgesi, muhasebe departmanının organizasyonun tüm çalışması üzerindeki kontrolü iyileştirmesine olanak tanır, yani. organizasyonun tüm muhasebe işlerinin verimliliğini arttırır.

Bir iş akışı çizelgesi hazırlarken, iş akışının rasyonel organizasyonu için gereksinimler dikkate alınır: belgelerin hareketi için en kısa yol, belirli sanatçıların bir göstergesi, yetkililerden geçmek için minimum süre.

İş akışının rasyonel organizasyonu, muhasebenin kontrol işlevlerini güçlendirir, finansal tabloların hazırlanma zamanlamasını hızlandırır, bir işletmeyi yönetmek için gerekli olan muhasebe verimliliğini artırır.

Muhasebe belgelerinin saklanması prosedürü ve şartları

Kesin muhasebe işleminden sonra tüm belgeler klasörler halinde dosyalanır ve güvenlik ve saklama kolaylığının sağlandığı mevcut arşivdeki depoya aktarılır. Gerekli belgeyi hızlı bir şekilde aramak için bir vaka terminolojisi oluşturulur. Alınan her belge işlendikten sonra bir dosya klasörüne dosyalanır. Muhasebe departmanında bulunan tüm klasörler muhasebe işlerinin isimlendirmesini oluşturur. Yapılacaklar listesi şu şekilde düzenlenmiştir:

Vaka indeksi (klasör numaraları) Vaka adı (başlık) Klasördeki vaka sayısı Listeye göre raf ömrü ve klasör numarası Notlar

Vaka numarası iki bölümden oluşur - bölüme atanan numara ve muhasebe bölümündeki sıra numarası. "Klasördeki vaka sayısı" sütunu yıl sonunda doldurulur.

Notlar, belgenin saklama süresinin hangi listelere göre belirlendiğini gösterir: devlet komitelerinin, bakanlıkların, dairelerin ve diğer kurum, kuruluşların, işletmelerin faaliyetlerinde oluşturulan standart belgelerin listesi (saklama sürelerini gösteren) veya devlet dışı faaliyetlerde oluşturulan kalıcı depolama süresinin yönetim belgelerinin listesi ticari kuruluşlar.

Arşivdeki davalar, baş muhasebecinin yazılı emriyle verilir. Belgelere el konulması, Rusya Federasyonu mevzuatına uygun olarak yalnızca soruşturma, ön soruşturma ve savcılık, mahkemeler, vergi müfettişlikleri ve vergi polisi tarafından kararları temelinde gerçekleştirilebilir.

Çekilme, bir nüshası işletmenin, kurumun ilgili yetkilisine makbuz karşılığında teslim edilen bir protokolde düzenlenir. El konulan belgelerin, el konulan belgelerin, el konulduğunun gerekçesini ve tarihini gösteren bir kopyası, elkoymayı yapan kuruluşların temsilcilerinin huzurunda ve izinle, baş muhasebeci veya örgütün başka bir yetkilisi tarafından alma hakkına sahiptir. Eksik hacimlerde belgelere (tamamlanmamış, numarasız vb.) numara sayfaları, mühür, imzaları ile tasdik, kaşe).

Birincil muhasebe belgeleri, muhasebe kayıtları, muhasebe (finansal) tabloları, ekonomik bir kuruluş tarafından, devlet arşivlemesinin düzenlenmesi kurallarına göre belirlenen süreler boyunca, ancak raporlama yılından sonra en az beş yıl süreyle saklanmaya tabidir.

Muhasebe politikası belgeleri, ekonomik bir kuruluşun standartları, elektronik belgelerin çoğaltılmasını sağlama araçları ve elektronik imzanın gerçekliğinin doğrulanması da dahil olmak üzere muhasebe organizasyonu ve bakımı ile ilgili diğer belgeler, son kez muhasebe (finansal) tablolarının hazırlanması için kullanıldıkları yıldan itibaren en az beş yıl süreyle ekonomik işletme.

Ekonomik varlık, muhasebe belgeleri için güvenli saklama koşulları ve bunların değişikliklerden korunmasını sağlamalıdır.

Kuruluşun faaliyetlerinin sona ermesi durumunda, çalışanlara ücretlerin hesaplanması ve ödenmesine ilişkin belgeler devlet arşivine sunulmalıdır.

Hangi belgeler birincil aittir, her muhasebeci bilmelidir. Bunun nedeni, muhasebenin temeli olan bu belgelerin olmasıdır. Ekonomik nitelikteki operasyonları gerçekleştirme gerçeğini kanıtlarlar. Acemi bir muhasebe uzmanının bunun ne olduğunu, birincil belgelerin ne için olduğunu, nasıl hazırlanıp saklanacağını bulması gerekir. Aksi takdirde, düzenleyici makamlarla ilgili sorunlardan kaçınılamaz.

tüzel kişiler ve özel girişimciler birbirlerine ancak belirli bir esasa göre fon transfer edebilirler. birincil belgeler... Birincil işlemin, ticari işlem geçmeden önce bile hazırlandığı varsayılmaktadır, ancak mevzuat, işlemi tamamlamak için düzenleme olasılığını dışlamamaktadır, ancak bunun için iyi nedenler olmalıdır.

Hem birincil hem de konsolide muhasebe belgeleri aşağıdaki ayrıntıları içermelidir: formun adı; düzenlendiği tarih ve yer; hazırlayan şirketin tam adı; para transferi için hangi hesapların kullanıldığı; sorumlu memurun tam adı, vb.

Ne için ihtiyaç duyuyorlar

Birincil belgeler (PD), muhasebenin zorunlu bir bileşenidir. Ticari işlemler sırasında düzenlenirler ve bu tür işlemlerin tamamlandığının kanıtı olarak hizmet ederler. Bir işlem yaparken, farklı sayıda birincil belge söz konusu olabilir: uygulamasının özelliklerine bağlıdır.

İşlem sırasında yapılması gereken işlemlerin listesi:

1. Alıcı ile bir sözleşme imzalamak. Kalıcı ise, birkaç işlem için bir sözleşme imzalayabilirsiniz, ancak bu durumda, işin zamanlamasını, yerleşim işlemlerinin sırasını ve diğer nüansları hemen tartışmaya değer.
2. Ödeme için fatura.
3. Nakit ödemeden bahsediyorsak, onayı bir kasiyer çeki (veya emtia) olan doğrudan ödeme veya para banka havalesi ile transfer edilirse ödeme emirleri.
4. Mallar sevk edildiğinde, yüklenici faturayı müşteriye teslim eder.
5. Hizmetlerin eksiksiz olarak sağlanmasından sonra, yüklenici, müşteriden tamamlanmış bir iş eylemi almalıdır.

Mevcut türler

Çeşitli işlemler yapılırken en sık kullanılan 6 ana PD muhasebesi türü vardır:

sözleşme	Sözleşme, tarafların işleme ilişkin hak ve yükümlülüklerini düzenler. Sözleşme, hizmetlerin sağlanması veya malların satışı için düzenlenebilir. Medeni Kanun sözlü bir sözleşme yapma olasılığını dışlamaz, ancak yalnızca iki tarafça imzalanan bir belgenin zarar gören tarafın haklarını ve çıkarlarını koruyabileceği unutulmamalıdır. yargı mercii diğer tarafın yükümlülüklerini yerine getirmemesi de dahil olmak üzere herhangi bir sorun olması durumunda.
fatura-teklif	Bu belge, müşterinin hizmet veya iş alabilmesi için ne kadar ödemesi gerektiğini gösterir. Bir ödeme yapıldığında, müşterinin yüklenici tarafından öne sürülen şartlara muvafakat verdiği anlamına gelir. Bu belge için belirli bir form yoktur, bu nedenle sunum satıcıdan satıcıya değişebilir. Ancak, belgenin mutlaka belgenin adını içermesi gerektiği unutulmamalıdır; ödeme detayları; mal ve hizmetlerin adı ve maliyetleri. 1C programında hazırlayabilirsiniz. Faturanın muhasebe ve düzenleyici makamlara raporlanması açısından hiçbir değeri yoktur, yalnızca satıcı tarafından belirlenen fiyatı sabitler. Üzerine mühür ve imza koymak gerekli değildir, ancak şirket kendini korumak ve korumak istiyorsa bunu yapmak daha iyidir. Alıcının herhangi bir menfaati veya hakkı ihlal edilirse, satıcıdan fonların iadesini talep etme hakkına sahiptir.
Ödeme belgeleri	Bu, müşterinin üretici tarafından düzenlenen faturayı ödediğinin bir teyididir. var Farklı çeşit bu tür belgeler: ödeme talepleri, siparişler ve çekler, katı raporlama biçimleri.
Paket listesi	Maddi duran varlıkların alım satımını tamamlamanız gereken durumlarda geçerlidir. Bu bildiri iki nüsha halinde yürütülmelidir. Satıcının satışı teşhir etmesi için buna ihtiyacı var ve alıcının alınan malları postalaması için buna ihtiyacı var. Fatura ve fatura üzerindeki bilgiler tam olarak eşleşmelidir. Bu belgede satıcının ve alıcının mührü zorunlu olmalıdır.
İşin performansına veya hizmetlerin sağlanmasına ilişkin kanun	Çift taraflı belge. Sadece yapılan işin gerçeğini değil, aynı zamanda ürün veya hizmet için ödenen fiyatı da doğrular. Bu belge aynı zamanda tarafların birbirlerine karşı yükümlülüklerini tam olarak yerine getirdiklerini ve karşılıklı bir iddialarının olmadığının kanıtı niteliğindedir.
Fatura	Önemli bir belge, indirim için sunulan KDV tutarlarının kabulünün temelinin atıldığı bir belgedir. Açıkçası, bu belge KDV mükellefi olan yapılar için çok önemlidir.

Birincil muhasebe belgelerinin listesi

Bu nedenle, birincil muhasebe belgelerinin listesi şöyle görünür:

Sözleşme	Müşteri ile yazılı olarak sonuçlandırılır. Yasanın böyle bir sözleşmenin sözlü şeklini yasaklamadığını söylemek önemlidir, ancak taraflar daha çok sözleşmenin öngördüğü hak ve yükümlülükleri kağıt üzerinde sabitlemeyi tercih ederler.
Kontrol etmek	Ödeme yapmak için ayrıntıları ve satın alınan malların adını içerir.
Çek (mal veya nakit) veya bir tür katı raporlama	Nakit ödeme durumunda verilir. Ne zaman nakitsiz ödemeürün veya hizmetin alıcısı ödeme kanıtı olarak kalır ödeme dokümanı, bankacılık yapısı tarafından onaylanmıştır.
sevk irsaliyesi	Malların sevkiyatı sırasında verilir.
Hizmet sağlama veya iş yapma eylemi	Hizmetler eksiksiz olarak sağlandıktan sonra sağlanır.

"Birincil muhasebe belgesi" tanımı, Rusya Federasyonu Kanunun 60-1. Maddesinde verilmiştir. Vergi kodu: Birincil belgeler, işlemin yapıldığına veya gerçekleştirme hakkını veren bir olay olduğuna dair belgelenmiş kanıtlardır. Bu tür belgeler kağıt veya elektronik biçimde olabilir. Muhasebe benzer belgelere dayanmaktadır.

Madde 60-2, bu tür belgelerin biçimlerini ve bunların tescili için öne sürülen şartları sağlar.

Birincil belgeleri tanımlayan ve aynı zamanda biçimlerini tanımlayan başka bir normatif eylem - muhasebe ve finansal raporlama yasası.

Rusya, vergilerin muhasebeleştirilmesi ve ödenmesine ilişkin mevzuatın zaman zaman değiştiği bir ülkedir. Formların değiştirilebileceği veya eklenebileceği göz önüne alındığında, Maliye Bakanlığı da dahil olmak üzere çeşitli devlet kurumları tarafından hangi değişikliklerin onaylandığını takip etmek gerekir. Bu nedenle, örneğin, 2019'un başında, daha önce keyfi bir forma sahip olan muhasebe sertifikasının formu onaylandı.

İdari Kanun, kuruluşta birincil belgelerin eksikliği için bir takım yaptırımlar öngörmektedir, bunlar Kanunun 276. Maddesinde tanımlanmıştır.

Genel kullanım talimatları

PD, belirli işlemler için muhasebeye başlamak ve muhasebe kaydına giriş yapmak için temel oluşturur. Böyle bir belge, bir ticari işlemin yapıldığına dair yazılı bir kanıt görevi görür.

Formları resmi olarak onaylanmayan bu birincil muhasebe belgeleri, ilgili bir sipariş verilerek kuruluş başkanı tarafından onaylanır. Yasaların öngördüğü tüm zorunlu ayrıntıları içermelidirler.

Bu tür belgeler kağıt üzerinde hazırlanmalı ve belgeyi düzenleyen kişinin imzasıyla desteklenmelidir. Elektronik belge kullanılıyorsa, elektronik imza ile imzalanmalıdır.

Birleştirilmiş PD formları kullanım için bağlayıcı değildir. İstisna, yetkili yapılar tarafından onaylanan nakit belgelerdir.

PD formu aşağıdaki zorunlu verileri içermelidir:

• Belgenin başlığı;
• operasyonun kesin tarihi;
• iş faaliyeti ayni ve değer açısından nelerden oluşur;
• belgeyi oluşturan yapının adı;
• belgenin doğru bir şekilde yürütülmesini sağlamaktan sorumlu kişiler hakkında bilgi.

Bu tür belgeler aşağıdaki gruplara ayrılır:

• ücretlerin muhasebeleştirilmesi;
• üretilenlerin muhasebesi nakit işlemler;
• sabit varlıkların muhasebesi;
• inşaat ve onarım işlerinin muhasebeleştirilmesi.

Doldurma kuralları

Raporlama belgeleri doğru ve net bir şekilde düzenlenmelidir.

Temel kurallar:

• tükenmez ve tükenmez kalem kullanımına izin verilir, bilgisayar ve daktilo kullanabilirsiniz;
• işlemin yalnızca planlandığı anda bu tür belgeleri hazırlamak gerekir;
• bunun için nesnel nedenler varsa, operasyon yapıldıktan sonra belgelerin hazırlanmasına izin verilir;
• tüm olası ayrıntılar belgeye yansıtılır;
• Herhangi bir bilginin yokluğunda tire koyabilirsiniz.

2019 yılında PD hazırlanması için standart formlar kullanılmaktadır. Belgeler harici ve dahili olarak ayrılmıştır.

İlk kuruluş dışarıdan alır: devlet kurumlarından, yüksek kuruluşlardan, bankacılık yapılarından, vergi dairelerinden vb. Harici belge örnekleri: faturalar, ödeme emirleri veya talepler. Dahili belgelere gelince, bunlar doğrudan kuruluşta düzenlenir.

Belge yanlış doldurulursa, kuruluş belirlemekte zorlanacaktır. vergi matrahı, ve bu, vergi hizmetiyle anlaşmazlıkların olacağı gerçeğine yol açabilir.

İçeriği düzeltme

Birden fazla belge hazırlayan deneyimli bir muhasebecinin bile hata yaptığı görülür. Bunu ancak belge muhasebeye yansıtılmadığında, yani kaydedilmediğinde düzeltmek mümkündür. Bir vuruşla düzeltme yapmanın kabul edilemez olduğu unutulmamalıdır.

Yalnızca aşağıdaki üç yöntemi kullanabilirsiniz:

• ek giriş;
• tersine çevirme yöntemi;
• prova yöntemi.

İkincisi, muhasebe kaydında bir hata yapılması durumunda uygulanırken, hesap yazışmaları için geçerli değildir. Bu yöntem, bakiye düzenlenmeden önce kullanılması uygundur. Bu durumda, yanlış numara veya başka bir işaret ince bir çizgi ile çizilmeli ve yanında doğru değer belirtilmelidir. Yan tarafta belirtin - "düzeltildiğine inanmak" ve tarihi ve imzayı koyun.

Gerçekleştirilen işlem tutarının eksik tahmin edilmesi durumunda ek bir giriş uygun olacaktır.

Tersine çevirme yöntemi, yanlış bir girişi negatif bir sayı ile düzeltmeyi içerir. Yanlış numara kırmızı mürekkeple gösterilir ve normal renkte yapılan doğru giriş hemen yapılır.

Uzlaşma yasasına ilişkin açıklamalar

Uzlaşma eylemleri yasal olarak birincil belgelerle ilgili değildir, bu nedenle düzenlenmezler düzenleyici belgeler... Tüzel kişilik statüsüne sahip şirketler veya bireysel girişimciler arasında belirli bir süre için yapılan uzlaşmaları gösterirler.

Bu tür belgeler muhasebecilerin inisiyatifinde kullanılır, çünkü yardımı ile bir dizi sorunu çözmek gerçekten mümkündür. tartışmalı konularörgütün çıkarlarını koruyan şeydir.

Hangi durumlarda bir mutabakat raporu hazırlamak önemlidir:

• satıcı geniş bir ürün yelpazesine sahip olduğunda;
• ertelenmiş bir ödeme yapılması durumunda;
• ürünün fiyatı yüksek ise;
• taraflar arasında düzenli bir ilişki varsa.

Bu belge aşağıdaki durumlarda mahkemede kullanılabilir. tartışmalı durum partiler arası.

Depolama süreleri

Birincil belgelerin saklanmasına ilişkin hüküm, yasama düzeyinde yer almaktadır.

Farklı belge türleri için farklı saklama koşulları sağlanmıştır:

Bir yıl için	Raporlama belgelerinin dosyalanma şartları hakkında düzenleyici makamlarla yazışmaların tutulması gereklidir.
En az 5 yıl	Nakit belgeler ve çeyrek bilançosu gibi belgeler, kuruluşun raporu açıklayıcı notçeyrek için; üç aylık bilançonun kabulüne ilişkin toplantı tutanakları; birincil belgeler ve kasa defteri; sistem ve sistem dışı muhasebe ve diğerleri ile ilgili belgeler.
En az 10 yıl	devam etmeli yıllık bakiye, envanter listesi, transfer bakiyesi, ayrılma, tasfiye ve diğer belgeler.
En az 75 yaşında	Her çalışanın kişisel hesabı ve maaş bordrosu tutulur.

Birincil belge, ticari işlemle aynı numarayla düzenlenir. Örneğin, cari hesaptan bir komisyon borçlandırılır. takas ve nakit hizmetleri... Aynı gün bir özet ve bir anma emri çıkarılmalıdır.

Kural olarak, birincil belgeler, tarafından geliştirilen birleşik formlarda düzenlenir. Rus mevzuatı... Ancak tüm formlar sağlanmamıştır; Örneğin muhasebe bilgileri herhangi bir biçimde derlenir. Ancak, kayıt olurken, zorunlu bilgileri belirtmek gerekir: kuruluşun adı ve ayrıntıları, belgenin adı, işlemin içeriği, pozisyonların adları, çalışanların adları, liste ve damgası. organizasyon.

Neden birincil belgelere ihtiyacınız var? Esas olarak devam eden tüm ticari işlemleri kaydetmek için. Belgeler dahili ve harici olabilir. Tüm hareketlerin muhasebesi ve kontrolü için dahili gereklidir, örneğin, sabit kıymet faaliyete geçirilir - birincil belge olan bir kanun düzenlenir. Tedarikçilerle, müşterilerle çalışmak için harici belgeler gereklidir, örneğin, bir müşteriye ödeme için bir fatura düzenlersiniz.

Muhasebe ve ücretlendirme ile ilgili birincil belgeler de vardır, bunlar şunları içerir: kabul ve işten çıkarma emirleri, personel masası, tatil programı ve diğerleri. Sabit kıymet muhasebesi için belgeleri tahsis edin; örneğin, işletim sistemi kabul sertifikası, envanter kartı ve diğerleri. Nakit işlemlerin muhasebeleştirilmesi için hazırlanan belgeler, avans raporu, gelen ve giden nakit siparişi gibi belgeleri içerir.

Bazı birincil belgelerde, örneğin bir cari hesaptan yapılan bir ekstrede veya ödeme talimatı... Ancak örneğin faturalar düzeltmeler içerebilir, ancak bunların yanında düzeltmeyi yapan kişinin imzası, tarih ve kuruluşun kaşesi olmalıdır.

Kaynaklar:

• birincil dokümantasyon nedir
• 2013 yılında birincil muhasebe belgeleri

Tavsiye 2: Muhasebede hangi belgeler birincildir?

Muhasebedeki birincil belgeler, bir veya başka bir ticari işlemin tamamlandığı sırada veya tamamlanmasından hemen sonra düzenlendiği belgelerdir. Belirli işlemlerin daha fazla muhasebeleştirilmesi esasına dayanmaktadır.

İhtiyacın olacak

• fatura, nakit emri, hareket, sertifika, beyan, kayıt günlüğü, sipariş, muhasebe defteri, liste, zaman çizelgesi, beyan, envanter kartı, ödeme dekontu, kişisel hesap vb.

Talimatlar

Birincil belgeler, belirli işlemler için muhasebeye başlamak ve muhasebe kayıtlarına giriş yapmak için ilk temeldir. Birincil belge, bir ticari işlemin yazılı bir kanıtıdır, örneğin bir rapor için para verilmesi, mallar için ödeme vb.

Birincil belge formları işletme başkanı tarafından onaylanır, ancak mevzuatta belirtilen tüm zorunlu ayrıntılar belgede bulunmalıdır.

Birincil muhasebe belgeleri kağıt üzerinde düzenlenir ve belgeyi yapan kişileri belirlemek için bir imza ile desteklenir. Belge düzenlenmişse elektronik formatta, elektronik imza ile imzalanmalıdır.

Birleştirilmiş formların albümlerinde yer alan birincil belge formları, aşağıdakiler dışında kullanım için zorunlu değildir. nakit belgeler esas alınarak yetkili kuruluşlar tarafından kurulmuştur.

Muhasebedeki birincil belgelerin zorunlu detayları:
- belgenin adı (fatura, kanun, liste, sipariş vb.);
- işlemin tarihi (belgenin düzenlenmesi);
- değer ve ayni ticari işlemin içeriği;
- adına bu belgenin düzenlendiği kuruluşun adı;
- işlemi gerçekleştiren ve belgenin doğru yürütülmesinden sorumlu olan kişilerin verileri (pozisyon, tam ad, imza).

Muhasebedeki birincil belgeler aşağıdakilere göre belgelere ayrılır:
- muhasebe ve ücretlendirme: çalışma düzeni, personel, çalışma programı, seyahat belgesi, istihdam belgesi, maaş bordrosu vesaire.
- sabit kıymetlerin muhasebeleştirilmesi: kabul ve devir işlemi, envanter kartı, dahili hareket faturası, envanter defteri, sabit kıymet işlemi vb.
- nakit işlemlerin muhasebeleştirilmesi: kasa defteri, avans raporu, kasa makbuz emri, yazar kasa kayıt günlüğü, kasa hesabı siparişi, kasa defteri vb.
- onarım muhasebesi ve inşaat işleri: yapılan işin kabulü, inşaatın durdurulması, bir yapının işletmeye alınması; genel çalışma günlüğü; çalışma günlüğü ve diğer benzer belgeler.

Not

Mevzuata göre asli muhasebe belgelerinin geri alınması durumunda, muhasebe belgelerinde asılları yerine bu belgelerin mevzuata uygun olarak yapılmış suretlerine yer verilir.

faydalı tavsiye

Gerekirse, belirli ekonomik faaliyet türlerinden kaynaklanan standart forma ek sütunlar ve çizgiler dahil edilebilir.

Kaynaklar:

• muhasebe hukuku
• Konsolide belgeler, önceki belgelere dayanarak hazırlanır.

Tüzel kişiler - işletmeler, kuruluşlar, çeşitli kurumlar ve bankalar faaliyetleri sırasında birbirleriyle sürekli iletişim halindedir. İş iletişimi çeşitli belgeler aracılığıyla gerçekleştirilir: mektuplar, talepler, talepler, ödeme emirleri, vb. Bu tür belgelerin yasal geçerliliği, ayrıntılarıyla doğrulanır.

gereklilikler nelerdir

Gereklilikler - Latince gereklilikten - "gerekli", bu tür belgeler için standartlar tarafından oluşturulan bir dizi bilgi ve veridir, bunlar olmadan bu tür belgelerin yasal gücü olmayacaktır ve işlem ve işlemler için bir temel olarak kabul edilemez. Başka bir deyişle, belge ne kadar resmi olarak adlandırılırsa çağrılsın, gerekli detaylar, kimsenin tepki vermek zorunda olmadığı sadece bir kağıt parçası olarak kabul edilebilir. Bu nedenle, ayrıntılardaki zorunlu herhangi bir belgede belirtilir.

Bazı ayrıntılar yalnızca bir tür belgelerde belirtilir ve bazıları herhangi bir belge için gereklidir. iş belgesi... İkincisi şunları içerir: kuruluşun adı, belgenin tarihi ve adı. Kuruluş adına, kurucu belgelere, kuruluş ve yasal şekle uygun olarak kısa ve tam adını belirtmek gerekir. Belgenin hazırlanma tarihi hem dijital hem de sözlü-dijital biçimde belirtilir. Belgenin adı her durumda belirtilir, tek istisna bir iş mektubudur.

Zorunlu olanlara ek olarak, bir tür belge için belirlenen muhasebe, bankacılık özel detayları kullanılır. Muhasebe belgeleri şunları gösterir: işletmenin adı ve adresi; banka bilgileri; işlemin taraflarının belirtilmesi - ticari işlemdeki katılımcılar; adı, içeriği ve temeli; işlemin nakit veya ayni değeri.

Bankacılık şunları içerir: şirketin cari hesabının numarası; hizmet verildiği bankanın adı ve adresi; banka kodu - BIK ve muhabir hesabı. Banka detayları ayrıca işletmenin TIN'ini ve bankayı, KPP ve OKPO kodlarını da belirtmelidir.

Ayrıntıları belgeye yerleştirme

içindeki her bir sahne için farklı şekiller belgelerin yerleştirme için kendi alanları vardır. Ayrıntıların bileşimi ve her durumda tasarım gereksinimleri standartlar tarafından belirlenir. Birkaç satırdan oluşan ayrıntılar tek satır aralığı ile yazdırılır. Gereksinimler, aralarında iki veya üç satır boşluk bırakılarak ayrılır.

Aynısı, özellikle Rusya Federasyonu Devlet Amblemi'nin yeniden üretildiği belgelerin yanı sıra Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarının amblemleri için üretimi, muhasebesi ve depolanması için özel gereksinimlerin sağlandığı belge biçimleri için de geçerlidir. . Bu önlem gereklidir, çünkü formlarda belirtilen ayrıntılar, onları dolandırıcıların kullanabileceği yasal olarak bağlayıcı bir belge haline getirir.

Tavsiye 4: Bir işe başvururken hangi belgeler hazırlanır?

Yeni bir çalışanın işe alınırken doğru şekilde yürütülen belgeleri, daha sonra emekli maaşı hesaplamada sorun yaşamayacağının ve işverenin iş komisyonu ile sorun yaşayacağının garantisidir. vergi Dairesi... İş deneyimini doğrulayan ana belge bir çalışma kitabıdır.

Bazı işletmelerdeki işin özellikleri, başka bir şey sunma ihtiyacına izin verir. ilave dosyalar... Bu davalar Rusya Federasyonu İş Kanunu'nda tartışılmaktadır, düzenlemeler, Cumhurbaşkanı kararnameleri ve Hükümet kararnameleri. Personel memurlarının kanunlarda belirtilmeyen diğer belgeleri talep etme hakları yoktur. Aynı durum, işletmenin bulunduğu yerde daimi tescil şartı için de geçerlidir. Ama bir sertifika gerektirir yerleşik form işverenin sağlık durumu hakkında hakkı vardır. Nüfus için gıda ve tüketici hizmetleri ile ilgili meslekler için ayrıca bir sağlık ve tıp kitabına sahip olmak zorunludur. Engelli bir kişi işe alınırsa, VTEK'den bir tavsiye belgesi gerekebilir ve yeni bir çalışanın işinin ticari veya devlet sırrı ile ilgili olması durumunda, kabul edildiğini onaylayan bir makbuz ve diğer belgeler istenebilir.

İşletmede gerçekleştirilen tüm ticari işlemler hatasız olarak belgelenmelidir. Her işlem için ilgili destekleyici birincil muhasebe belgeleri hazırlanmalıdır.

Birincil muhasebe belgeleri - bunlarla ne ilgisi var?

Birincil muhasebe belgeleri, idari ve kaynak belgelere bölünmüştür.

Birincisi, her şeyden önce, çeşitli emir türlerini, her türlü işlemi gerçekleştirmek için emirleri içerir. Kural olarak, bu formlar işletmenin yönetim kadrosu tarafından onaylanır.

Temizleyici belgeler, operasyonun gerçeğini doğrulayan belgeleri içerir.

Ayrıca, idari ve fiş formları, hem bir eylemi gerçekleştirme emrini hem de bu eylemin gerçekleştirildiğinin teyidini içerecek olan tek bir muhasebe belgesinde birleştirilebilir.

Destekleyici muhasebe belgeleri, aksi takdirde birincil muhasebe belgeleri olarak adlandırılabilir. Birincil muhasebe formları, bir işlemin ilk kanıtıdır ve bir işlemin muhasebeye kaydedilmesi için zorunludur. Muhasebe departmanındaki tüm işlemler, ancak doğru şekilde yürütülen bir destekleyici belge alındıktan sonra yansıtılmalıdır. Unutma önemli kural: "Belge yok - kayıt yok!"

Sadece beraat edici bir forma sahip olmak değil, aynı zamanda doğru bir şekilde oluşturmak da önemlidir. Hataların varlığı onu geçersiz kılabilir, bu nedenle herhangi bir form alırken tüm satırların doğruluğunu kontrol etmek zorunludur. Sorumlu kişilerin imzalarının varlığının, bir mührün varlığının kontrol edilmesi zorunludur ve açık ve okunabilir olmalıdır. Sadece doğru tasarımla, gelecekte denetim yetkilileriyle sorun yaşamayacağınızdan emin olabilirsiniz. Muhasebe bölümünde doğru şekilde yürütülen birincil belgeler, belirli bir dizi ayrıntı içermelidir.

Birincil belgelerin zorunlu ayrıntıları:

• formun adı ve kodu;
• Hazırlık Tarihi;
• şirketin adı;
• ticari işlemin türü ve içeriği;
• operasyonun doğal ve parasal önlemleri;
• sorumlu kişilerin imzaları.

Rusya'nın Goskomstat'ı, ticari işlemleri işlerken kullanılması gereken birleşik birincil belge formları oluşturmuştur.

Sabit kıymetler için nakit işlemleri kaydetmek için standart birincil muhasebe belgeleri formları kullanılır. maddi olmayan duran varlıklar, envanter, ticari işlemler ve bunlarla ilgili işlemler.

Mevcut birleşik formlarda herhangi bir değişiklik yapılması gerekiyorsa, bunları ayrıntılarla ve gerekli satırlarla tamamlayın, o zaman şirketin ek ayrıntıları girmek için bir sipariş veya sipariş vermesi gerekir. Birincil muhasebe belgesinin standart formunu değiştirirken, mevcut ayrıntıları silemeyeceğinizi, yalnızca bunları tamamlayabileceğinizi hatırlamakta fayda var.

Herhangi bir birincil muhasebe belgesi için birleşik bir form onaylanmazsa, kuruluş bağımsız olarak kendisi için uygun bir form geliştirir, bu durumda değiştirilen formlar için temel gereksinimler, yukarıda belirtilen tüm zorunlu ayrıntıların varlığıdır.

Birincil belgeleri imzalama hakkı, yalnızca belirli bir belgeyi imzalama hakkı için adlarının ve konumlarının listesinin ilgili belgeye yansıtılması gereken belirli bir kişi grubuna atanabilir (örneğin, indirebileceğiniz bağlantı ile). örnek bir vekaletname).

Önceden hazırlanmış bir birincil muhasebe belgesinde bir hata yapılırsa, nakit veya banka formu değilse, düzenlemesine izin verilir. İkincisi için düzeltmelere izin verilmez. eğer parasal formlar hatalar yapılır, daha sonra böyle bir formun üstü çizilir ve atılır, ardından yeni bir form doldurulur. Düzeltilemeyen formlara örnek olarak nakit makbuzlar ve makbuzlar, nakit makbuzlar veya nakit avans duyurusu verilebilir.

Birincil muhasebe belgelerindeki düzeltmeler şu şekilde yapılır: yanlış belirtilen verilerin üzerini çizmek ve üstüne doğru bilgileri yazmak gerekir, ardından değişiklik tarihini, imzayı belirtmek gerekir. Düzeltmelerin yapılması işlemi yapan kişilerle koordineli olarak yapılmalıdır. bu form ve imzalayanlar. Onaylandıktan sonra, değişikliğin yanında “düzeltildi ve onaylandı” ifadesinin belirtilmesi gerekir.

Birincil muhasebe belgeleri. Tedavi

İşletmeye girildiğinde, birincil muhasebe belgelerinin doldurulmasının doğruluğu kontrol edilir: tüm satırlar doldurulmuş mu, tutarlar doğru hesaplanmış mı, imza ve mühürler var mı, tüm ayrıntılar doğru girilmiş mi? Bundan sonra, form özel dergilere kaydedilmelidir. Örneğin, T-53 bordro formu, T-53a bordro kayıt formuna kaydedilir ve gelir ve gider nakit siparişler KO-3'ten gelen ve giden nakit belgeler siciline kaydedilir. Kayıttan sonra belgeler, uygun klasörlerde dosyalandıkları ve belirli bir süre orada saklandıkları saklanmak üzere muhasebe departmanına aktarılır. Belli bir süre sonra belge arşive aktarılır. Birincil belgelerin saklama süresi arşiv mevzuatı ile belirlenir ve düzenlenir. İşletmede muhasebe belgelerinin depolanması ve sistemleştirilmesine belge akışı denir. Belgeleri saklama ve imha etme hakkında daha fazla bilgi edinin.

Birincil muhasebe belgelerinin saklama şartlarını belirleyen yasa, 22.10.2004 sayılı 125-FZ "Rusya Federasyonu'ndaki arşivler hakkında" Federal Yasa olarak anılır.

Organizasyon başkanı, depolama ve bertarafın doğru organizasyonundan sorumludur. Baş muhasebeci, belgelerin güvenliğinden ve doğru yürütülmesinden sorumludur.

Web sitemizde "" bölümünde birincil muhasebe belgelerinin birçok formunu ve formunu indirebilirsiniz, orada hem boş formlar hem de doldurma örneklerini bulacaksınız. kısa tavsiyeler kayıt sırasında. İstenilen formu bulma kolaylığı için, kolayca anlayabileceğiniz ve gerekli formu bulabileceğiniz bölümlere ayrılmıştır.

Video öğretici. 1C Muhasebede belgeleri silme: adım adım talimatlar

1C Muhasebe 8.3'te belgeleri silme hakkında pratik video dersi. Olga Likina tarafından yürütüldü: “Aptallar için Muhasebe” sitesinin uzmanı, LLC “M.video yönetimi” bordro muhasebecisi. ders kapsar adım adım talimat belgeleri silmek için

Video dersi "İşletmenin birincil belgeleri nasıl hazırlanır"

“Aptallar için Muhasebe” sitesinin öğretmeninin video dersini izleyin Gandeva N.V.

Muhasebe departmanının aldığı tüm belgeler arasında oldukça önemli bir yer birincil belgelerdir. Vergi servisi tarafından sürekli kontrol edilir ve Rusya Federasyonu'nda yürürlükte olan gerekli norm ve yasalara uygun olarak hazırlanmalıdır. Birincil belgelerle ilgili olan, nasıl doğru bir şekilde hazırlanıp hazırlanacağı, böylece daha sonra vergi incelemesinde sorun yaşamayacağımız makalemizde analiz edeceğiz.

Muhasebede birincil belgeler nedir?

Birincil belgeler, muhasebede kayıtların yapılabileceği dayanaklardır, genel sicile girilebilir. Bu, bir işletmenin veya kuruluşun yönetim belgelerinin önemli bir parçasıdır.

Devletin muhasebe kayıtlarını tutmaya zorladığı tüm işletmelerde, ticari işlemlerin birincil belgelere uygun olarak resmileştirilmesi gerekir. Bir ticari işlem, bir işletmenin fonların hareketini veya varlıklarının yapısını gerektiren herhangi bir faaliyeti olarak anlaşılır.

Muhasebe yasasına göre, birincil belgeler ekonomik faaliyetlerle aynı anda tamamlanmalıdır, yani derhal belgelenmelidir. Ancak bu mümkün değilse, işlemin bitiminden hemen sonra dokümantasyonu yapabilirsiniz.

Birincil belgeler hem kağıt üzerinde hem de elektronik biçimde yürütülebilir. Ancak ikinci seçenekte, tüm kağıtların elektronik imza ile onaylanması gerekir, aksi takdirde yasal güçleri olmayacaktır. Ancak anlaşma, belgenin basılı bir versiyonunun varlığını açıkça belirtiyorsa, mevcut olmalıdır.

Birincil belgeler 4 yıl süreyle saklanmalıdır. Bu süre zarfında vergi dairesi, sizi ve karşı tarafınızı kontrol etmelerini her zaman talep etme hakkına sahiptir. Özellikle bir şey satın aldığınız belgelere dikkat etmelisiniz. Unutmayın, ihtiyaç duyulduğunda mahkemeye gidebilmeniz onlar sayesindedir.

Belgelerin iş aşamalarına göre ayrılması

Bir işletme veya kuruluş tarafından gerçekleştirilen tüm işlemler şartlı olarak 3 aşamaya ayrılabilir:

1. Anlaşma şartlarının tartışılması. Şu anda, tüm nüansları belirlemeli ve bir fikir birliğine varmalısınız. Bu aşamanın sonucu, sözleşmenin imzalanması ve ödemenin faturalandırılması olacaktır.
2. İşleme göre ödeme. Ödeme nakit dışı bir ödeme ile yapıldıysa, ödeme nakit olarak yapıldıysa çek ve sıkı raporlama formları kullanılarak cari hesabınızdan bir ekstre ile onaylanmalıdır.
   İkinci seçenek, genellikle kuruluş çalışanları tarafından hesaba para aldıklarında kullanılır.
3. Ücretli bir ürün veya hizmet almak. Malların teslim alındığını veya hizmetin verildiğini doğrulayan kanıtlar olmalıdır, aksi takdirde vergi Dairesi sadece vergi tahsilat miktarını azaltmanıza izin vermez.

Malların teslim alınması durumunda sevk irsaliyesi veya çek veya bir hizmet durumunda yapılan bir iş, teyit olarak kullanılabilir.

Hangi belgeler gerekli?

Yapılacak işleme göre gerekli evrak listesi değişiklik gösterebilir. En yaygın listeye bir göz atalım gerekli evraklar... Genellikle tüm belgeler ya yüklenici ya da mal tedarikçisi tarafından hazırlanır.

Belgelerin listesi şöyle görünür:

Muhasebe kaydının özellikleri

Birincil belgeler düzenlendikten sonra şekil ve içerik açısından kontrol edilir. Bundan sonra, her şey doğru yapılırsa, bunlar hazırlanır ve içerdiği verilerin ekonomik olarak gruplandırılması. ortak sistem muhasebe. Bunu yapmak için, şirketin mülkünün bakiyesi, fonları, ticari işlemlerle ilgili tüm bilgiler birincil (ücretsiz) belgelerden aktarılır. muhasebe kayıtları.

Muhasebe kayıtlarının kendileri, şirketin mülkiyeti ve oluşum kaynakları hakkındaki bilgilerin ekonomik gruplandırmasına tam olarak uygun olarak, kesin olarak belirlenmiş bir biçimde yürütülen özel tablolardır.

Mevcut tüm kayıtlar 3 gruba ayrılır:

• Randevuyla. Bu kritere bağlı olarak, kayıtlar kronolojik, sistematik ve birleşik olarak ayrılır. Her bir görünümün kendi veri depolama sırası vardır.
• Verilerin genelleştirilmesine göre, kayıtlar entegre ve farklılaştırılmıştır. Her biri, özelden genele veya tam tersi, raporlamadan birincil belgelere kadar düşünülebilir.
• Tarafından dış görünüş... Hemen hemen her şekle sahip olabilirler: kitap, dergi, kart, basılı sayfalar.

Muhasebe kayıtları aşağıdakilere sahip olmalıdır:

• Tam ünvan.
• Uzlaşma dönemine ait olduğu ticari işlemlerin tescili için belirtilen süre.
• Sorumlu kişilerin imzaları ve baş harfleri. Bu, tartışmalı konularda işlemde yer alan kişileri bulmayı ve belirtmeyi mümkün kılar.

Yürütülen ticari işlemler, gerçekleştirildikleri dönemde mutlaka yansıtılmalıdır. Belgesel yansıtma doğrudan ticari işlem sırasında yapılamıyorsa, tescil tamamlandıktan hemen sonra yapılmalıdır.

Genel olarak, muhasebe kayıtları, finansal tabloları görüntülemek için muhasebe için kabul edilen birincil belgeler hakkında bilgi toplamak ve sistematik hale getirmek için oluşturulur. İşletmenin finansal ve birincil belgeleri basılı olarak saklanıyorsa, ekonomik operasyonlardaki veya kolluk kuvvetlerindeki diğer katılımcıların talebi üzerine (eğer yetkileri dahilindeyse) kopyaları, onları hazırlayan kişi tarafından sağlanmalıdır ve imzaya sundular.

1c muhasebe birincil belgeleri

Mali ve ekonomik faaliyetlerin yürütülmesi sırasında muhasebecinin çok miktarda belge ile çalışması gerekecektir. Bunlar her türlü formlar, sözleşmeler, raporlama belgeleri, tahminler ve hesaplamalardır. Bazıları çok az öneme sahiptir ve ikincildir, ancak aynı zamanda çok önemli evraklar küçük bir hatanın bile tüm işletme ve bireysel yetkililer için feci sonuçlara yol açabileceği. Bunlar kuruluşun birincil belgeleridir.

1C programı yardımıyla onları çok daha kolay kontrol edebilir ve kullanabilirsiniz. İşlevlerinde emtia refakatinde bir yönetim vardır ve parasal belgeler, depo belgeleri ve perakende ile ilgili olanlar.

Bugün 1C şirketinin yazılımı, yazılımlar arasında lider konumdadır. muhasebeÜlkemizde sürekli kullanılan .

1C'nin en çok talep edilen işlevleri arasında şunlar bulunmaktadır:

• Her türlü muhasebenin tam otomasyonu.
• Çalışanlara maaş bordrosu.
• Personel ve üretim muhasebesi yönetimi.

Program, kendiniz için tamamen özelleştirebileceğiniz, sizin için uygun olduğu şekilde ayarlayabileceğiniz çok sayıda mod ve ayara sahiptir.

Birincil belgelerin kaydı karmaşık ve özenli bir iştir, ancak basitçe gereklidir. Modern bilgisayar teknolojileri ve yüksek nitelikli personel size yardımcı olacaktır. Konunun tüm sorumluluğu ve bilgisi ile yaklaşırsanız, sorun olmaz.

Temas halinde