Siparişlerin ve düzenlemelerin yıllık güncellenmesi. Yeni yılda işletme siparişlerinin güncellenmesi İşletme siparişlerinin yıllık olarak güncellenmesi

Soru: Yılın başında ana faaliyetlere ve idari ve ekonomik kısımlara (komisyonların oluşturulması, sorumlu kişilerin atanmasına ilişkin vb.) ilişkin talimatların güncellenmesi gerekli midir?

Cevap: Öncekilerle ilgili olarak herhangi bir değişiklik ve/veya ekleme içermeyen temel faaliyetlere ilişkin siparişlerin yıllık olarak yeniden yayınlanmasını (güncellenmesini) sağlayan yönetim faaliyetlerini belgelemeye yönelik ulusal normlar yoktur. Düzenlendiğinde geçerlilik süresi belirtilmeyen emir, iptal edilene kadar geçerli sayılır. Bu nedenle, örneğin bir emir, kalıcı olan bir uzman komisyonunun oluşumunu onaylıyorsa veya belirli bir çalışma alanından sorumlu bir yetkiliyi atıyorsa, o zaman böyle bir emri yıllık olarak yeniden yayınlamanın bir anlamı yoktur. Komisyonun bileşimi değişirse, “Uzman komisyonunun bileşiminde değişiklik yapılmasına ilişkin” bir emir çıkarılır ve ilgili emir hem yılın başında hem de sonraki aylarda verilebilir.
Bileşiminde önemli değişiklikler olmuşsa, komisyonun oluşturulması konusunda yeni bir emir çıkarılması tavsiye edilir. İlgili sorumlulukların başka bir yetkiliye devredilmesi durumunda, sorumlu kişinin atanmasına ilişkin yeni bir emir çıkarılmalıdır. Bu tür emirler, daha önce verilmiş bir emrin iptaline ilişkin bir madde içerir, örneğin: "İşletmenin müdürünün _____ N _____ tarihli emrini geçersiz olarak kabul edin."
Aynı zamanda, verilen emrin sabit bir geçerlilik süresi varsa (emir, komisyonun oluşturulduğu veya sorumlu kişinin atandığı süreyi belirtir) veya emir, bir komisyon oluşturulmasını veya sorumlu kişinin atanmasını öngörüyorsa bir kerelik faaliyetleri, işleri, görevleri yerine getirmek (örneğin çalışanların sertifikasyonunu yapmak), daha sonra siparişin sona ermesinden veya bir kerelik faaliyetlerin, işlerin, görevlerin tamamlanmasından sonra, benzer bir yönetim durumu tekrar ortaya çıkarsa, yeni bir emir verilmesi zorunludur.

A.E. RYBAKOV,
kurum müdürü

Dokümantasyon Enstitüsü
ve arşiv işleri",
Tarih Bilimleri Adayı

Soru: Çalışanların bileşiminde ve komisyon üyeleri arasında herhangi bir değişiklik olmadıysa, temel faaliyetlere (herhangi bir ek sorumluluğun atanması, komisyonların oluşturulması vb.) ilişkin daha önce verilen talimatların yıllık olarak güncellenmesi gerekli midir? Bu durumda hangi düzenlemelere uyulmalıdır?

Cevap: Belarus Cumhuriyeti mevzuatında, daimi komisyon personelinin oluşturulması veya onaylanması, çalışanlara sorumluluk verilmesi vb. konularda yıllık olarak emir (diğer idari belgeler) verilmesi ihtiyacını belirleyen genel bir kural bulunmamaktadır. Bu durumlarda emirler ve diğer idari belgeler gerektiğinde düzenlenir (örneğin, komisyonun yapısında değişiklik yaparken, sorumlulukları çalışanlar arasında yeniden dağıtırken vb.).
Aynı zamanda, bazı mevzuat düzenlemeleri, ilgili konulardaki emirlerin yıllık olarak yayınlanmasını sağlayan özel kurallar içermektedir. Örneğin, Belarus Cumhuriyeti Çalışma ve Sosyal Koruma Bakanlığı kuruluşlarının çalışanlarına yeterlilik kategorileri atama prosedürüne ilişkin Talimatın 20. paragrafına göre, Belarus Cumhuriyeti Çalışma ve Sosyal Koruma Bakanlığı Kararı ile onaylanmıştır. Belarus'un 24 Ekim 2006 tarihli N 127 sayılı belgelendirme komisyonu personeli, kuruluş başkanının emriyle her yıl 1 Ocak'tan önce onaylanır ve çalışanların dikkatine sunulur.
Dolayısıyla, düzenleyici yasal düzenlemelerde özel bir norm varsa, böyle bir emrin (başka bir idari belge) verilmesi gerekir.

A.E. RYBAKOV,
kurum müdürü
"Belarus Araştırması
Dokümantasyon Enstitüsü
ve arşiv işleri",
Tarih Bilimleri Adayı
29.04.2010

Yöneticinin sekreteri, işletme için siparişlerin güncellenmesinden sorumludur. Yetkisi, bunların hazırlıklarını organize etmeyi, bazen metni daktilo etmeyi, imza için Genel Müdüre veya vekili yetkiliye göndermeyi ve ayrıca yeniden kayıt işlemlerinin ilerleyişi üzerinde operasyonel kontrolü içerir.

Bu makaleden şunları öğreneceksiniz:

• İşletme için siparişlerin güncellenmesi gerekli midir?
• Hangi siparişler yıllık yenilemeye tabidir;
• Emirlerin hazırlanmasına kim katılıyor;
• Şirket siparişlerinin yıllık yenilenmesinde yönetici sekreterinin rolü.

Yeni bir yıl daha şirket sekreterine daha fazla sorun katıyor. Onun gelişiyle gerekli İşletme için siparişlerin güncellenmesi. Bu, GOST 12.03.230 ve Federal Arşiv gereklilikleri tarafından zorunludur. Ayrıca Aralık ayının ikinci yarısından itibaren bazı idari belgelerin güncellenmesine başlanması gerekiyor. Elbette tüm siparişler yeniden kayda tabi değildir. Yazımızda tam olarak hangilerine bakacağız.

Temel faaliyetlerle ilgili olarak işletmenin siparişlerini güncellemek

Bu belki de şirketin faaliyetlerini düzenleyen en önemli idari belge grubudur. İstisnasız tüm yapısal bölümleri ve üretim alanlarını kapsamaktadır. Hem işletmedeki muhasebe hem de ticari faaliyetlerin yürütülmesinin sağlanmasının yanı sıra personel politikası ve bordro ile ilgilidirler. Aşağıdaki siparişler zorunlu güncellemeye tabidir:

• “Muhasebe politikaları hakkında”;
• “Şirketin elindeki tüm sahip olunan ve kiralanan araçların yakıt tüketim standartlarının onaylanması üzerine”;
• “Nakit disiplini üzerine”;
• “Sabit kıymetler ve envanter kalemleri için daimi bir denetim komisyonunun atanması hakkında”;
• “Envanteri gerçekleştirme prosedürü hakkında.”

Onlara daha detaylı bakalım. Yeni yılın ilk iş gününde “Muhasebe Politikası” Emri oluşturulur. Bu belge, Rusya Federasyonu Federal Kanunu ve Vergi Kanunu ile mevcut Muhasebe Standartları tarafından sağlanan şirket tarafından seçilen muhasebe seçeneğini içerdiğinden muhasebe departmanının faaliyetlerini düzenler. “Muhasebe Politikası Hakkında” emrinin içeriği, envanter ve sabit kıymetlerin muhasebesini, işgücü ve ücret muhasebesini, maliyet muhasebesini ve diğer alanların yanı sıra şirkette muhasebe ve vergi muhasebesinin inşasıyla ilgili tüm organizasyonel konuları kapsamaktadır.

Nakit disiplin emri daha az önemli değildir. Bu organizasyonel ve idari belge aynı zamanda yeni yılın ilk iş gününde de hazırlanır. Nakit işlem yapan işletmeler için zorunludur. Nakit tahsilatların toplanmasına ilişkin zamanlamayı ve prosedürü, nakit bakiyelerinin limitini, iş ihtiyaçları için nakit çıkarma prosedürünü vb. belirtir.

Bir işletmede iç kontrolün organizasyonu da emirlerle düzenlenir; bunlardan en önemlisi, depolarda envanter yapma prosedürünü onaylayan organizasyonel ve idari bir belgenin yanı sıra kalıcı bir denetim komisyonunun atanması olacaktır. Mallar, malzemeler, bileşenler, yakıtlar ve yağlayıcılar kural olarak aylık veya üç ayda bir stoklanır; sabit varlıkların envanteri yılda bir kez yapılır.

Yukarıdaki siparişlerin tümü yıllık kayda tabidir. Sekreterin görevi, bunların hazırlanması üzerindeki kontrolü organize etmek, bazen metinlerini bir PC'ye yazmak, imza için yöneticiye aktarmak ve faaliyetleri belirli bir belgeyle düzenlenen yapısal birimler arasında dağıtmaktır.

• Bir siparişle bir konuya ilişkin birden fazla belgenin onaylanması mümkün müdür?

Personel kayıtlarının yönetimine ilişkin işletme siparişlerinin güncellenmesi

Yıllık kurumsal siparişlerin güncellenmesi Personel politikasına ilişkin organizasyonel ve idari belgeler de buna tabidir. Yani:

• “Personel tablosunun onaylanması üzerine”
• “Yıllık izin programının onaylanması üzerine”;
• “Ücret ödeme şartlarının onaylanması üzerine”;
• “Çalışanlar için ikramiyeler hakkında”;
• “Mali yardım ödeme prosedürü hakkında.”

Şirketin kadrosuna yeni birimler eklendiğinde veya tam tersine işler kesildiğinde, personel tablosunun yıllık olarak güncellenmesi gerekir. Bu elbette yılın ortasında gerçekleşebilir. Bu durumda, "Personel tablosunda değişiklik yapılması hakkında" adı verilen ayrı bir sipariş hazırlanır. Gelecek yıl için personel tablosu hazırlanırken yıl içinde meydana gelen tüm değişiklikler mutlaka dikkate alınır.

Aynı durum, bir programın eklendiği yıllık izin emri, ücretlerin ve mali yardımın ödeme zamanlamasına ilişkin idari bir belgenin yanı sıra belirli haklar için veya sonuçlarına göre ikramiyelerin hesaplanması ve ödenmesine ilişkin prosedür için de geçerlidir. mali ve ekonomik faaliyetler.

İşletmenin üretim siparişlerini güncelleme

Üretim sahalarının faaliyetlerini düzenleyen emirlerin de yıllık olarak güncellenmesi gerekmektedir. Bunlar aşağıdaki idari belgeleri içerir:

• “Üretim güvenliği üzerindeki kontrolün organizasyonu ve işgücü koruma standartlarına uygunluk hakkında”;
• “Geçici vinçlerin kullanımında güvenliğin sağlanması hakkında”;
• “Verem üretiminden sorumlu bir kişinin atanması hakkında” vb.

Bu emirler, endüstriyel atölyelerde ve yasal olarak onaylanmış iş koruma standartlarına sahip alanlarda güvenli üretim ve uyumu organize etmek için gereklidir.

Şirketin faaliyet türüne bağlı olarak diğer organizasyonel ve idari belgeler yıllık olarak güncellenebilir. Yıllık derlemelerin kontrolü ofis yönetimi departmanına veya sekreterliğe verilmiştir; bunlar, yetki alanına giren yapısal bölüm başkanları tarafından yazılır ve şirket Başkanı veya Genel Müdür tarafından onaylanır. Sekreterinin bu belgelerin imza için derhal kendisine iletilmesini ve uygulayıcıların dikkatine sunulmasını sağlaması gerekir.

İşletme için siparişler nasıl güncellenir?

Yukarıda belirtildiği gibi, Aralık ortasından itibaren yıllık yenilemeye tabi olarak siparişleri yeniden vermeye başlamalısınız. Bu süre, yeni yılın ilk iş gününde şirketin ilk başkanı tarafından imzalanmaları için oldukça yeterli. Ve sekreterinin görevi sadece bu süreci organize etmek değil, aynı zamanda ilerlemesini de kontrol etmek olacak.

Şirketin faaliyetlerini düzenleyen siparişlerin ve diğer organizasyonel ve idari belgelerin zamanında güncellenmesi, hem çalışanlarınız hem de düzenleyici makamlar nezdinde tartışmalı durumlarda tam korumayı garanti eder. Ancak içerdikleri şeye sıkı sıkıya bağlı kalmak koşuluyla.

Birçok personel departmanı için yeni yılın başlangıcı, bazı belgelerin yeniden düzenlenmesiyle karakterize edilir. Vakaların isimlendirilmesi nedir, hangi belgelerin yılda bir kez ve her zaman yeni yıldan önce yayınlanması gerekir. Bir kuruluşta yıl başında zorunlu emirler nasıl verilir ve dikkate alınması gereken özellikler nelerdir?

Bu makaleden şunları öğreneceksiniz:

• davaların isimlendirilmesinin özellikleri;
• yeni yılın başına kadar tamamlanması gereken belgeler;
• yeni yıldan önce verilmesi gereken siparişler.

Çalışma yılının başında organizasyonda hangi siparişlerin verilmesi gerekiyor?

Yıl sonu, yalnızca yaklaşan uzun tatiller nedeniyle değil, aynı zamanda yeni yılda geçerli olmaları için kapatılması veya yeniden düzenlenmesi gereken belgelerin çokluğu nedeniyle, işte çok sıcak bir dönem olarak kabul ediliyor. Çalışanlarla ve genel olarak üretimle hiçbir sorunumuz yok. Ne yazık ki tüm personel hizmetleri ve muhasebe departmanları, para cezaları ve denetim tehditlerine rağmen her şeyi zamanında yapmayı başaramıyor. Zamanında olabilmek ve sadece son teslim tarihlerini kaçırmamak için değil, aynı zamanda her şeyi gereksiz acele etmeden yapabilmek için, hangi belgelerin hangi zaman çerçevesinde yeniden düzenlenmesi gerektiğini bilmeniz gerekir.

Kaçırmayın: Çalışma Bakanlığı ve Rostrud'un önde gelen uzmanlarından ayın ana materyali

Personel Sisteminden personel siparişleri ansiklopedisi.

Vakaların isimlendirilmesi: özellikler

Evrak işlerinin tüm yönleriyle dikkate alınmasını ve bundan sorumlu olanların atanmasını sağlamak için bazı kuruluşlar "Davaların İsimlendirilmesi" adı verilen bir belge oluşturur. Bu belge, diğer tüm ofis işlerini ve belge arşivlerini gerçekleştirebileceğiniz temel belgelerden biri olarak kabul edilir. Belirli belgeler, bunların saklanması ve oluşturulması konusunda departmanların sorumluluk alanlarını belirtir.

Buna dayanarak, vakaların isimlendirilmesini geliştirmenin ana hedeflerini formüle edebiliriz:

• yıl içinde oluşturulan vakaların kaydedilmesine yönelik bir sistemin organizasyonu;
• dosyaların arşivlenmesi için bir süre oluşturulması;
• Belgelerin dosyalarda dosyalanması sırasında düzenin sağlanması ve daha sonra geri alınmak üzere kayıt sisteminin sağlanması;
• arşivde saklanmak üzere belgelerin çeşitli aralıklarla bu amaç için belirlenen kuruluşlara aktarılmasını kolaylaştırmak.

Bir vaka listesinin nasıl oluşturulacağı ve bunun nasıl doğru bir şekilde resmileştirileceği, yalnızca kuruluşun düzenleyici belgelerinde bu konuyla ilgili hangi kuralların belirtildiğine bağlıdır. Kural olarak, oluşturma zaman çerçevesi içinde bulunduğumuz yılın son çeyreğini ifade eder ve onay, Aralık ayının hemen sonunda gerçekleşir.

Yeni çalışma yılının başlangıcında hangi belgeler hazırlanır?

Bildiğiniz gibi geçerlilik süreleri nedeniyle her yıl yenilenmesi gereken belgeler var.

Bu tür belgeler şunları içerir:

• İç düzenlemeler, organizasyon içindeki ödül ve ceza sistemi, çalışma programları vb. hakkındaki bilgileri yansıtır;
• Tatil programı. Cari yılın sonundan önce, çalışanların isteklerini ve öncelik haklarını dikkate alarak gelecek yıl için bir tatil programı hazırlayıp onaylamanın gerekli olduğu yasal olarak tespit edilmiştir. Bu tür belgelerin şartlarının ihlali, kuruluş için büyük para cezaları tehdidinde bulunmaktadır.
• Kartela. Bu, fazla mesai, gece çalışması, tatil günleri ve hafta sonları da dahil olmak üzere her çalışanın gerçekte çalıştığı saatlerin kaydedilmesine yönelik özel bir belgedir;
• Bazı dokümantasyon günlükleri. Bildiğiniz gibi, hızlı bir şekilde bulabilmek ve hiçbir şeyi kaybetmemek için tüm belgeler uygun muhasebe dergilerinde dosyalanır ve kaydedilir. Raporlama yılına ait bilgileri içeren dergiler kapatılmalı ve yeni yıl için yenileri çıkarılmalıdır.
• Personel alımının onaylanması. Personel tablosunda organizasyonun yapısal bölümleri, pozisyon adları, meslekler, çalışanların nitelikleri ve her bölümdeki kişi sayısı hakkında bilgiler yer alır.

.doc'ta indir

Yılın başında organizasyondaki zorunlu siparişler: önemli nüanslar

Bildiğiniz gibi yöneticinin ilgili emri olmadan tek bir belge oluşturulamaz. Öncelikle şunu belirtmek isterim ki, kanuna göre, emirlerin yıl başında yeniden verilmesine ilişkin net bir gereklilik yoktur, çünkü geçerlilik süresi uzun olan belgeler vardır. Ve son, kural olarak, bir veya başka bir çalışanın işletmesindeki işin sonu ile ilişkilidir. Ve bu, belgeleri tamamlamak için farklı bir sıra ve prosedürdür.

Yılın başında gerekli olan siparişlerin listesinin, işletmedeki belgelerin yıllık olarak yürütülmesi için gerekli olan belgelerin listesine tam olarak karşılık geldiği ortaya çıktı. Bu nedenle, yeni yılın başlangıcından önce aşağıdakilerin oluşturulması için emir verilmesi gerekir: iç düzenlemeler, tatil programı, zaman çizelgeleri, dokümantasyon kayıtları, personel tablosunun onayı ve gerekirse yeni bir işe alma emri. çalışan.

Belki de dikkate alınabilecek tek nokta, bazı durumlarda bir belge türü için iki emir verilmesinin gerekli olacağıdır: bir belgeyi kapatma emri ve yeni bir belge açma emri. Aksi takdirde, asıl koşul bunu yeni yıldan önce önceden yapmaktır, böylece emri uygulamak ve sonuç olarak belgeler oluşturmak için zaman olur.

Resmi idari belgeler olmadan herhangi bir işletmenin faaliyeti mümkün değildir. Genellikle işletmede böyledirler.

Belirli işlevsel yükümlülüklerin yerine getirilmesine ilişkin prosedürü belirler ve istihdam, işten çıkarılma, rütbe ve kategorilerin terfisi gibi yasal gerçekleri belirler. Emirlerin yardımıyla düzenlemeler, talimatlar, kurallar ve diğer organizasyonel önlemler onaylanır.

Bu nedenle organizasyonda ne tür siparişlerin olması gerektiğini, nasıl ve kim tarafından hazırlandığını, nerede ve ne kadar süreyle saklandığını bilmek önemlidir.

Bir işletmede hangi siparişler olmalıdır?

Faaliyet alanı ne olursa olsun her işletmenin çeşitli sipariş kategorileri olması gerekir. Bu şunları içerir:

1. Personel için siparişler. Bu kategori, pozisyonların atanması ve kaldırılması, disiplin cezası, çalışanlara rütbe ve kategorilerin atanması, tatillerin kaydedilmesi, işletmenin bir bütün olarak ve özellikle belirli bir birimin çalışma şeklinin belirlenmesi ve diğer ilgili tüm idari belgeleri içerir. benzer eylemler. Bu tür belgeler bir personel çalışanı (personel departmanı) tarafından tutulur.
2. Ana faaliyetlere ilişkin siparişler. Bu kategori, şirketin normal işleyişini sağlayan tüm idari işlemleri içerir. Genellikle bunları yönetmek için, ekonomik faaliyetleri yönetme ve siparişlerde kaydedilen yönetim emirlerinin uygulanmasını izleme işleviyle görevlendirilen bir ofis veya temizlik departmanı oluşturulur.
3. İdari (ekonomik) faaliyetlere ilişkin emirler. Su temini sistemlerinin, havalandırmanın, elektrik ağlarının normal çalışması ve binaların ve yapıların normal durumu olmadan herhangi bir kuruluşun işleyişinin imkansız olduğunu anlamalısınız. Diğer şeylerin yanı sıra, bazen çalışma alanlarının dağıtımını kolaylaştırmak ve mülkleri belirli çalışanlara atamak gerekebilir. Bütün bunlar sürekli inceleme, periyodik değiştirme ve onarım gerektirir. İdari belgeler olmadan bu tür çalışmaların yapılması çok sorunludur.

Hangi siparişin nereye ait olduğu konusunda kafa karışıklığı yaratmamak için, bunları derleme sürecinde özel numaralandırma girilebilir (örneğin, seri numarasına “k”, “o”, “a” harfi eklenir). kesirli sıralama) veya bu veya bu belgenin hangi gruba ait olduğunu belirleyen kısa ad.

Siparişlerin, şirketin tüm faaliyetlerinin dayandığı, belirli kuralların, düzenlemelerin, iş yapma prosedürlerinin oluşturulduğu ve önemli yasal gerçeklerin kaydedildiği idari belgeler olduğunu unutmayın.

Her kuruluş, idari belgelerin yön sayısını ve türlerini bağımsız olarak belirler. Bu durumda, çalışanların belirli bir emrin verilme amaçlarını hızlı bir şekilde anlamaları için genel kabul görmüş uygulamalara dayanılması tavsiye edilir.

Hazırlık ve kayıt

Sipariş vermek için genel prosedür

Bugün her işletme için siparişlerin hazırlanmasına ilişkin genel kurallar yoktur. Dolayısıyla bu tür idari belgelerin şekli ve içeriği çok farklı olabilir. Aynı zamanda istisnasız tüm siparişlerin hazırlanması sürecinde gerekli olan belirli nitelikler vardır. Bunlar aşağıdakilerin varlığını içerir:

1. Tespit edici kısım. Bu genellikle belirli bir emrin verilmesine temel oluşturan nedeni açıklar. Belirli emir türlerinde (genellikle bunlar bir pozisyona atanmayla ilgili personel emirleridir), atlanabilir veya resmileştirilebilir (örneğin, "personel hakkında" ifadesi ile). Belge ilerici teknolojilerin, çeşitli deneysel modellerin, devrim niteliğinde çözümlerin tanıtılmasıyla ilgiliyse, bundan önce ne olduğunu veya hangi amaçla yapıldığını ayrıntılı olarak açıklamanız tavsiye edilir.
2. İdari kısım. Her zaman “Ben emrediyorum” kelimesinden sonra yazılır. Aynı anda farklı icracılara birden fazla talimat veriliyorsa veya farklı görevler listeleniyorsa, her bir öğenin numaralandırılması gerekir. İdari kısmın her bir icracı için anlaşılır olabilmesi için, üç ana bileşenin varlığının dikkate alınması zorunludur. Yani: Bu belgeye göre yapılması gerekeni kimin yapması emrediliyor, emrin yerine getirilmesi için son tarih. Tüm noktalardan sonra, bu emrin uygulanmasını kimin denetleyeceğini belirtmeniz tavsiye edilir.

Tipik olarak hem belirli uzmanlar (örneğin, hukuk danışmanı, yazılım mühendisi, süreç mühendisi) hem de uzmanlaşmış birimler (hukuk departmanı, satış departmanı, satış departmanı, işletme departmanı) icracı olarak tanımlanabilir.

Her sipariş, işletmenin başkanı tarafından imzalanmalıdır ve eğer bu hak yapısal bir birime devredilmişse, o zaman onun başkanı tarafından imzalanmalıdır. Bazı durumlarda yöneticinin imzası ayrıca şirket mührüne de iliştirilebilir.

Siparişler genellikle bireysel yerel belgeleri, malların fiyat listelerini ve gelecek dönemler için planlanan performans göstergelerini onaylar. Bu durumda, ana belgeyi karmaşıklaştırmamak için, emrin paragraflarında eklere atıflarda bulunulur (örneğin, “Ek 1'de yer alan İş Güvenliği Yönetmeliğinin Onaylanması”).

Burada böyle bir belgeyi imzalamadan önce tamamen dikmek, tüm paketi yetkili bir kişinin imzası ve mührü ile mühürlemek ve ancak bundan sonra imza için yöneticiye vermek gerekir. Bu, gelecekte onaylanan belgenin ana metninin, onu onaylayan yöneticinin bilgisi olmadan değiştirilmemesi için gereklidir.

Bir siparişin taslağının doğru şekilde hazırlanmasının, belirli uygulayıcıların önünde bunların uygulanmasına yönelik görevleri ve son tarihleri ​​net bir şekilde tanımlamanıza ve bunların zamanında uygulanmasını sağlamanıza olanak sağlayacağını unutmayın.

Sipariş günlüğü

Sipariş günlüğü

Her idari belgenin, yetkili kişinin imzasının yanı sıra ana özelliği de numarasıdır. Numaralar tek tek tahsis edilerek özel sipariş defterine kaydedilir. Her sipariş kategorisi için ayrı numaralandırmayla ayrı kayıtlar oluşturulması tavsiye edilir.

Siparişler üzerine ofis çalışmalarının yürütülmesi sürecinde aşağıdaki noktalar dikkate alınmalıdır:

• siparişlerin kaydedildiği dergiler tamamen dolduruluncaya kadar tutulur ve kural olarak her yıl güncellenir;
• siparişlerin numaralandırılması yılın ilk ayından (veya işletmenin ekonomik faaliyetlerine başladığı aydan itibaren) başlar ve cari yılın 31 Aralık tarihinde sona erer;
• siparişler tek tek numaralandırılır;
• siparişin kayıt tarihi imza tarihine uygun olmalıdır;
• Günlük, hesabın seri numarasını, emrin kayıt tarihini, kısa bir özeti (emirin neyle ilgili olduğunu), kayıt numarasını ve icracının iletişim bilgilerini içermelidir. İcradan sorumlu kişi ve belgenin iş için kime gönderildiği hakkında bilgi girilebilir;
• Günlüklerin saklama süreleri, siparişlerin saklama sürelerine karşılık gelmelidir.

Siparişlerin bölgelere göre ayrı kategorilere ayrılmadığı genel numaralandırmanın, özellikle büyük şirketlerde gelecekte bazı rahatsızlıklar yaratabileceğini anlamak önemlidir. Siparişlerde yer alan bilgilerin saklanma süresinin 3 ila 75 yıl arasında değişebileceğini unutmayın.

Sipariş günlüğünün de bazı gereksinimleri vardır. Sorumlu kişi tarafından numaralandırılmalı, dikilmeli, mühürlenmeli ve imzalanmalıdır. İşletmenin işleri listesine dahil edilmelidir. Her yıl başladı.

Şirketin aktif olarak faaliyet göstermediği durumlarda farklı yıllara ait siparişlerin tek yevmiye kaydına izin verilmektedir. Aynı zamanda her raporlama yılı sonunda bir sonraki yılı derginin ortasına koymak ve yeni yıl siparişlerini ilk sayıdan itibaren yeni bir satıra kaydetmeye başlamak gerekir. Tutulmaya başlandığı yıl sipariş defterinin kendisinde belirtilir.

Sipariş Günlüğünün doğru tasarımının, ofis işlerini önemli ölçüde basitleştirmenize ve alınan kararların uygulanması üzerinde zamanında kontrol işlevi sağlamanıza olanak tanıdığını unutmayın.

Sipariş sınıflandırıcı

Sipariş sınıflandırıcı yapısı

Sipariş sınıflandırıcı, bireysel sipariş türlerinin nasıl oluşturulduğunu, imzalandığını, adlandırıldığını, kaydedildiğini, kaç adet ve nerede depolanacağını belirleyen sistematik bir bilgi genellemeleri kümesidir. Sınıflandırıcıya aşina olan herhangi bir şirket çalışanı, gelecekte belirli bir idari işlemin hangi bölüme ait olduğunu, nerede kayıtlı olduğunu ve ayrıca orijinal belgeyi kimin sakladığını ad ve numaraya göre doğru bir şekilde belirleyebilecektir.

Tipik olarak bir sipariş sınıflandırıcı birkaç ana kategori içerir:

1. Belge türü. Bu, ana kategoriyi (personele göre, ana faaliyetler, idari ve ekonomik) ve ayrıca alt kategorileri (gerekirse mevcut idari işlemleri ayırın) içerir.
2. Dizin. Bu belgenin neyle ilgili olduğunu hızlı bir şekilde belirleyebilmeniz için sipariş numarasından sonra yerleştirilir.
3. Kayıt ve belgelendirmeyi kim yapar? Siparişlerin farklı yerlerde saklanması ve kaydedilmesi durumunda pozisyon gereklidir.
4. Raf ömrü.
5. Bu kategoriye (alt kategori) atanan sırayı belirleyen yönün kısa bir açıklaması.
6. İmza hakkı. İşletmenin ilk yönetici ile yardımcıları (yapısal birimlerin başkanları) arasında yetki devri olması durumunda bu pozisyon tanıtılır.

Genel bir sipariş sınıflandırıcısına sahip olarak, çalışanları kuruluşta mevcut olan idari belgelerde gezinmek ve normal ofis işlerini sağlamak için hızlı bir şekilde eğitebileceğinizi unutmayın.

Ana faaliyetlere ilişkin siparişler

Herhangi bir şirkette idari belgelerin en kapsamlı listesi olarak kabul edilir. Bu sipariş kategorisinin kapsadığı en yaygın faaliyet alanları arasında aşağıdakilerin vurgulanması tavsiye edilir:

1. Sorumluluk ve yetkiyi düzenleyen belgeler. Bu kategori, ilk yöneticinin pozisyonunun üstlenilmesini, yönetici ve yardımcıları arasındaki yetki dağılımını, belirli yetkilerin devredilmesini (örneğin, baş muhasebeciye, personel memuruna, iş koruma mühendisine, sorumluların atanmasını) bildiren idari eylemleri içerir. yangın güvenliği, ekonomik faaliyetler ve diğer işlevler için).
2. İşletmenin organizasyon yapısının (bireysel bölümleri, şubeleri) ve personel tablosunun belirlendiği belgeler. Bu, bölümlerin oluşturulması (tasfiyesi), personel tablosunun onaylanması ve uygun değişikliklerin yapılmasına ilişkin tüm kararları içerecektir.
3. İşletmenin yerel belgelerini onaylayan siparişler. Bu belge kategorisi, doğası gereği kalıcı olan ve işletmenin tamamı veya bireysel bölümleri için geçerli olan Yönetmeliklerin, çeşitli teknolojik talimatların, yönetmeliklerin, kuralların, çeşitli raporlama formlarının işleyişini düzenler.
4. Usul emirleri. Bu belgeler aynı türden bireysel eylemlerin sistemleştirilmesini içerir. Özellikle, bu, mobil iletişimin kullanımı, ticari sırların korunması, emirleri yerine getirme ve bunlara aşina olma prosedürü, sorumluluk sözleşmesinin düzenlenmesi, akdedilmesi ve diğerleri olabilir.
5. Yangın güvenliğini, işgücünün korunmasını, güvenlik önlemlerini düzenleyen emirler. Bu kategori, belirli bir faaliyet alanından sorumlu olanların belirlendiği idari eylemleri, brifing yapma prosedürünü, bilgiyi test etmeyi, yangın sırasında çalışanların eylemlerini, sigara içmeyi yasaklamayı ve standart dışı kullanımı içerir. ısıtma cihazları.

Unutmayın, şirketin ana faaliyetlerini düzenleyen siparişler, bakımının başlangıçta diğer siparişlerden ayrı olarak yapılması tavsiye edilen en çok sayıda idari belge listesidir.

Personel siparişlerine göre ofis işleri

Hiçbir şirket İK çözümleri olmadan yapamaz. Personel emirlerine göre ofis işi oluştururken, hepsinin şartlı olarak iki alt kategoriye ayrıldığının dikkate alınması tavsiye edilir:

• saklama süresi 5 yıl olan siparişler;
• En az 75 yıl saklanması gereken emirler.

İlk kategori, iş gezilerinin sağlanması, çeşitli disiplin yaptırımları ve çalışanların mali açıdan sorumlu tutulmasına ilişkin kararları içerecektir. İdari işlemlerin ikinci kategorisi, bir pozisyona atanma, bir iş kategorisinin (kategori) atanması, belgelendirme ve bir pozisyondan çıkarılmaya ilişkin kararlardan oluşur.

Personel emirlerinin kapsadığı konulara göre bu kategori aşağıdaki ana alanları içermektedir:

• bir çalışanı işe almak, bir sözleşme imzalamak (iş sözleşmesi), işten çıkarmak;
• aynı şirket içinde belirli bir göreve atanma, başka bir göreve geçiş veya bölümden bölüme geçiş;
• hem artırma sürecinde hem de azaltma durumunda çalışma kademelerinin, mühendislik veya özel kategorilerin atanması;
• kanunla öngörülen her türlü tatilin kaydı;
• ödüllendirme, cezalandırma, çalışanın ücret miktarını değiştirme, ona teşvik primleri ödeme, ödenek oluşturma, ek ödemeler, tazminat ödemeleri (belirli bir çalışana göre) ile ilgili konular;
• bir çalışanı her türlü iş gezisine göndermek;
• Öğrencilerin pratik eğitime, stajyerlik öğrencilerine kaydı (bu tür eylemlerin sonradan ödendiği durumlarda).

Personel siparişlerinin depolanmasının, depolama süresi dikkate alınarak mevcut alt kategorilere göre yapılması gerektiğini unutmayın. Bu nedenle öncelikle bunların ayrı ayrı numaralandırılıp kayıtlı tutulması tavsiye edilir.

Aşağıdaki videoda hangi siparişlerin tek bir dosyada saklanamayacağı açıklanmaktadır:

Soru almak için form, kendinizinkini yazın

Mevzuat, herhangi bir emrin, talimatın veya işgücü koruma düzenlemesinin yıllık olarak yeniden yayınlanmasına ilişkin bir gereklilik içermemektedir. Mevzuatta bu tür belgelerin yayımlanma sıklığına ilişkin bir düzenleme bulunmamaktadır.

İşgücü korumasına ilişkin emirler, talimatlar, düzenlemeler (işgücü koruması gerekliliklerine ilişkin bilgiyi test etmek için bir komisyonun oluşturulması, sorumlu kişilerin atanması, programların, talimatların, yerel yasaların vb. onaylanmasına ilişkin) gerektiğinde yeniden yayınlanabilir, özel duruma bağlı olarak.

Örneğin, 18 Mart 2018'den itibaren sürücüler, kalabalık alanların dışında dururken yansıtıcı kıyafet kullanmaya başlayacaklar (Rusya Federasyonu Hükümeti'nin 12 Aralık 2017 tarih ve 1524 sayılı Rusya Federasyonu Trafik Kurallarında Değişiklik Yapılması Hakkında Kararı).

12 Haziran 2018'den itibaren işverenler, çalışanlar için yıkama maddeleri normlarının iş sözleşmelerinde veya yerel düzenlemelerde nerede belirleneceğini bağımsız olarak seçmeye başlayacaklar (23 Kasım 2017 tarih ve 805n sayılı Rusya Çalışma Bakanlığı Emri).

Daha fazla ayrıntı için gerekçeye bakın.

Ek olarak bakınız:

1.İş güvenliği talimatları nasıl hazırlanır

2.Bir kuruluşta işgücü koruma hizmeti nasıl oluşturulur?

3. Çalışanlara özel kıyafet verilmesi nasıl kayıt altına alınır ve kayıt altına alınır?

4. Çalışma koşullarının özel değerlendirmesi nasıl yapılır?

Gerekçe

İşletmenin hangi yerel işgücü koruma belgelerine sahip olması gerekir?

İşgücü koruma hizmetini düzenlemek için hangi belgeleri doldurmalıyım?

İşgücü koruma hizmetini düzenlemek için hangi belgeleri sunmalıyım?

Bir işgücü koruma hizmeti düzenlemek için aşağıdakileri tamamlayın:

 İşgücü koruma işi tam zamanlı bir uzman tarafından yürütülüyorsa, bir iş koruma uzmanının atanması emri;

 Ayrı bir yapısal birim oluşturulmuşsa, işgücü koruma hizmetine ilişkin düzenlemeler;

 İş sağlığı ve güvenliği alanında hizmet sağlamak üzere üçüncü taraf akredite bir kuruluş veya uzmanın görevlendirilmesi durumunda bir anlaşma.

Şirket çalışanlarının eğitimi için hangi belgeleri sunmalıyım?

İşletmede iş güvenliği eğitimine ilişkin hangi belgeler düzenleniyor?

İşgücü korumasına ilişkin talimatlar ve eğitimler yürütmek, iş güvenliği talimatlarını, brifing programlarını ve iş güvenliği eğitim programlarını geliştirmek ve onaylamak.

Ayrıca, işyerinde yaralananlara ilk yardım sağlamak amacıyla kuruluş çalışanlarına yönelik bir eğitim programı geliştirin.

İşletmenin, çalışanları işyerindeki başlangıç ​​eğitiminden muaf tutması durumunda, yönetici bu çalışanların meslek ve pozisyon listesini onaylar.

Tıbbi muayeneler için hangi belgeleri sunmalıyım?

İşletmede tıbbi muayeneler için hangi belgeler hazırlanıyor?

Çalışanlara tıbbi muayeneden önce bir sevk sağlayın. Ön tıbbi muayeneye yönelik sevklerin kaydedilmesi için sevklerin verilmesini günlüğe kaydedin.

Periyodik tıbbi muayeneler için, periyodik tıbbi muayeneye tabi tutulan çalışanların bir listesini ve buna dayanarak periyodik tıbbi muayeneye tabi tutulan kişilerin isim listelerini hazırlayın.

Seyahat öncesi tıbbi muayenelerin yapılması için, motorlu taşıt sürücülerinin seyahat öncesi tıbbi muayenelerinin organizasyonuna ilişkin Yönetmeliği hazırlayın.

Tıbbi muayenelerin durumunu yolculuk öncesi, vardiya öncesi tıbbi muayeneler ve yolculuk sonrası ve vardiya sonrası tıbbi muayenelerin günlüğüne kaydedin.

Çalışanlara ücretsiz koruyucu beslenme verirken hangi belgeleri doldurmalıyım?

Ücretsiz koruyucu beslenme verilirken işletmede hangi belgeler düzenleniyor?

Çalışma koşulları nedeniyle ücretsiz koruyucu gıda (süt, meyve suları vb.) verilen işçilerin pozisyon ve meslek listesinin onaylanması.

Bir çalışan sütü nakit tazminatla değiştirmek için bir başvuru alırsa, süt tedarikini nakit tazminatla değiştirme emrini verin.

Yıkama ve nötrleştirme maddeleri verilirken hangi belgeler doldurulmalıdır?

Yıkama ve nötrleştirme maddeleri verilirken işletmede hangi belgeler hazırlanıyor?

Yıkama ve nötrleştirme maddelerinin verilmesinin gerekli olduğu işyerleri listesini ve çalışanların listesini onaylayın.

Siparişleri verin:

 temizlik ve nötrleştirme maddelerinin çalışanlara ücretsiz dağıtımına ilişkin standartların onaylanması hakkında;

 Yıkama ve nötrleştirme maddelerinin çalışanlara ücretsiz dağıtımını organize etmek.

Yıkama ve nötrleştirme maddelerinin çalışanlara verilmesini, yıkama ve/veya nötrleştirme maddelerinin verilmesi için kişisel bir kayıt kartına kaydedin.

Çalışanlara kişisel koruyucu ekipman verirken hangi belgeleri doldurmalıyım?

Kişisel koruyucu ekipman verilirken işletmede hangi belgeler düzenleniyor?

Çalışanlara kişisel koruyucu ekipman sağlanmasına ilişkin bir yönetmelik hazırlayın ve ücretsiz iş kıyafetleri, güvenlik ayakkabıları ve diğer kişisel koruyucu ekipmanların (bundan sonra KKD olarak anılacaktır) verildiği meslek ve pozisyonların bir listesini onaylayın.

KKD'yi satın aldıktan sonra, KKD'ye ilişkin sertifikaların ve uygunluk beyanlarının onaylı kopyalarını kuruluşta saklayın.

İş kıyafeti, güvenlik ayakkabıları ve diğer kişisel koruyucu ekipmanların ücretsiz verilmesine ilişkin standartları onaylayan emir üzerine çalışanlara KKD verin ve kişisel koruyucu ekipmanın verilmesi için veriliş durumunu kişisel bir kayıt kartına kaydedin.

Çalışma koşullarının özel bir değerlendirmesi için hangi belgeleri doldurmalıyım?

Özel değerlendirme için hangi belgeler hazırlanır?

Çalışma koşullarının özel bir değerlendirmesini yapmak için (bundan sonra - SOUT olarak anılacaktır), siparişle onaylayın:

 özel değerlendirmeyi yürütecek komisyonun oluşumu;

 SOUT'u yürütme programı.

Değerlendirilmesi gereken işlerin bir listesini yapın.

SOUT sonuçlarına ilişkin raporu imzalayın.

İşyerinde zararlı veya tehlikeli üretim faktörleri tespit edilmemişse ve kabul edilebilir ve optimal çalışma koşulları oluşturulmuşsa, iş müfettişliğine bir beyan gönderin. Ayrıntılar için önerileri okuyun.

İş güvenliği tedbirlerini alırken hangi belgeler hazırlanmalıdır?

İş güvenliği önlemleri planlanırken hangi belgeler hazırlanır?

Çalışma koşullarının ve güvenliğinin iyileştirilmesine yönelik bir eylem planının hazırlanmasına ilişkin emir çıkarmak ve çalışma koşullarının ve güvenliğinin iyileştirilmesine yönelik bir eylem programını onaylamak.

İş güvenliği eylem planı talimatla onaylanır.