Birincil muhasebe belgelerine örnekler. Muhasebe belgeleri

Birincil belgeler, muhasebe departmanı tarafından tutulan tüm belgeler arasında oldukça önemli bir yer tutar. Vergi dairesi tarafından sürekli olarak kontrol edilir ve Rusya Federasyonu'nda yürürlükte olan gerekli norm ve yasalara uygun olarak hazırlanmalıdır. Neler için geçerlidir? birincil belgeler, nasıl düzgün bir şekilde biçimlendirilip oluşturulacağı, böylece daha sonra sorun yaşamazsınız vergi dairesi Gelin yazımızda buna bakalım.

Muhasebede birincil belgeler - nedir bu?

Birincil belgeler, muhasebe girişlerinin yapılabileceği ve genel sicile girilebileceği temeli oluşturur. Bu, bir işletmenin veya kuruluşun yönetim belgelerinin önemli bir parçasıdır.

Devletin muhasebe kayıtlarını tutmak zorunda bıraktığı tüm işletmelerde, ticari işlemlerin birincil belgelere uygun olarak resmileştirilmesi gerekmektedir. Bir ticari operasyon, bir işletmenin hareket gerektiren herhangi bir faaliyeti olarak anlaşılmaktadır. peşin veya varlıklarının yapısı.

Muhasebe kanununa göre, birincil belgelerin hazırlanması ticari faaliyetlerle aynı anda gerçekleşmeli, yani derhal belgelenmelidir. Ancak bu mümkün değilse, eylemin bitiminden hemen sonra belgeleme yapabilirsiniz.

Birincil belgeler hem kağıt üzerinde hem de yazılı olarak hazırlanabilir. elektronik form. Ancak ikinci seçenekte, tüm evrakların elektronik imza ile onaylanması gerekir, aksi takdirde yasal geçerliliği olmayacaktır. Ancak sözleşme, belgenin basılı bir versiyonunun varlığını açıkça belirtiyorsa, o zaman mevcut olmalıdır.

Birincil belgeler 4 yıl süreyle saklanacaktır. Bu süre zarfında vergi dairesi her zaman sizi ve karşı tarafı kontrol etmelerini talep etme hakkına sahiptir. Bir şey satın aldığınız belgelere özellikle dikkat etmelisiniz. Unutmayın, onlar sayesinde ihtiyaç halinde mahkemeye gidebileceksiniz.

Belgelerin iş aşamalarına göre ayrılması

Bir işletme veya kuruluş tarafından gerçekleştirilen tüm işlemler 3 aşamaya ayrılabilir:

1. Anlaşma şartlarının tartışılması. Şu anda tüm nüansları tartışmalı ve ortak bir görüşe varmalısınız. Bu aşamanın sonucu bir anlaşmanın imzalanması ve ödeme için faturanın düzenlenmesi olacaktır.
2. Anlaşmaya göre ödeme. Ödemenin kullanılarak yapılmış olması durumunda cari hesabınızdan bir ekstre ile onaylanması gerekir. nakit dışı ödeme veya ödeme nakit olarak yapıldıysa çekler ve katı raporlama formları kullanmak.
   İkinci seçenek genellikle bir kuruluşun çalışanları tarafından hesaba para aldıklarında kullanılır.
3. Ücretli mal veya hizmetlerin alınması. Malların teslim alındığını veya hizmetin verildiğini doğrulayan kanıtlar bulunmalıdır, aksi halde vergi hizmeti Bu sadece vergi tahsilat miktarını azaltmanıza izin vermeyecektir.

Teyit, malların teslim alınması durumunda konşimento veya makbuz veya hizmet sağlanması durumunda işin tamamlanma belgesi olabilir.

Hangi belgeler gereklidir?

Yapılacak işleme bağlı olarak liste gerekli belgeler değişebilir. En yaygın listeye bakalım gerekli evraklar. Tipik olarak tüm belgeler yüklenici veya mal tedarikçisi tarafından hazırlanır.

Belgelerin listesi şöyle görünür:

Muhasebe kaydının özellikleri

Birincil belgeler hazırlandıktan sonra şekil ve içerik açısından kontrol edilir. Bundan sonra her şey doğru yapılırsa resmileştirilir ve içerdiği verilerin ekonomik gruplaması gerçekleşir. ortak sistem muhasebe. Bunu yapmak için, birincil (ücretsiz) belgelerden şirketin mülk bakiyesi, nakit ve ticari işlemlerine ilişkin tüm bilgiler aktarılır. muhasebe kayıtları.

Muhasebe kayıtlarının kendisi, şirketin mülkü hakkındaki bilgilerin ekonomik gruplamasına ve oluşum kaynaklarına tam uygun olarak, kesin olarak belirlenmiş bir biçimde yapılmış özel tablolardır.

Mevcut tüm kayıtlar 3 gruba ayrılmıştır:

• Randevu alarak. Bu kritere bağlı olarak kayıtlar kronolojik, sistematik ve birleşik olarak ayrılır. Her bir türün kendi veri kaydetme sırası vardır.
• Verilerin genelleştirilmesine dayanarak, kayıtlar entegre ve farklılaştırılmış olarak ikiye ayrılır. Raporlamadan birincil belgelere kadar her biri özelden genele veya tam tersi olarak değerlendirilebilir.
• İle dış görünüş. Neredeyse sahip olabilirler serbest biçim: kitap, dergi, kart, basılı sayfalar.

Muhasebe kayıtları şunları içermelidir:

• Ad Soyad.
• Kayıt için belirtilen süre ticari işlemler, hangi fatura dönemine ait olduğu.
• Sorumlu kişilerin imzaları ve baş harfleri. Bu, bir durumda bunu mümkün kılar tartışmalı konular işleme katılan kişileri bulun ve belirtin.

Gerçekleştirilen ticari işlemlerin, gerçekleştirildikleri döneme tam olarak yansıtılması gerekir. Bir ticari işlem sırasında doğrudan belge yansıtması yapılamıyorsa, kayıt işlemi tamamlandıktan hemen sonra yapılmalıdır.

Genel olarak muhasebe kayıtları, kayıt için kabul edilen birincil belgeler hakkındaki bilgileri toplamak ve sistematik hale getirmek, görüntülemek için oluşturulur. mali tablolar. Bir işletmenin mali ve birincil belgeleri basılı biçimde saklanıyorsa, ticari faaliyetlerdeki diğer katılımcıların veya kolluk kuvvetlerinin talebi üzerine (bu onların yetkileri dahilindeyse), kopyaları bunları derleyen kişi tarafından sağlanmalıdır ve bunları imzaya sunduk.

1c muhasebe birincil belgeleri

Mali yönetim sırasında - ekonomik faaliyet muhasebecinin birlikte çalışması gerekecek çok büyük miktar belgeler. Bunlar çeşitli formlar, sözleşmeler, raporlama belgeleri, tahminler ve hesaplamalardır. Bazıları çok önemli değildir ve ikincil öneme sahiptir, ancak aynı zamanda çok da vardır. önemli belgeler Küçük bir hatanın bile hem işletmenin tamamı hem de bireysel yetkililer için feci sonuçlara yol açabileceği bir durum. Bunlar örgütün ana belgeleridir.

1C programının yardımıyla bunları çok daha kolay kontrol edebilecek ve çalıştırabileceksiniz. Görevleri arasında nakliye ve parasal belgelerin, depo belgelerinin ve perakende ticaretle ilgili belgelerin yönetimi yer alır.

Bugün 1C yazılımı ülkemizde sürekli kullanılan muhasebe programları arasında lider konumdadır.

En popüler 1C işlevleri arasında şunlar yer almaktadır:

• Her türlü muhasebenin tam otomasyonu.
• Hesaplama ücretlerçalışanlar.
• Personel ve üretim muhasebesi yönetimi.

Program var büyük sayı Tamamen kendinize göre özelleştirebileceğiniz modlar ve ayarlar, size uygun olacak şekilde ayarlayın.

Birincil belgelerin hazırlanması karmaşık ve özenli bir iştir, ancak basitçe gereklidir. Modern bilgisayar teknolojileri ve yüksek nitelikli çalışanlar size yardımcı olacaktır. Konuya tüm sorumlulukla ve bilgiyle yaklaşırsanız sorun yaşanmayacaktır.

Öncelik muhasebe belgeleri veya muhasebecilerin dediği gibi birincil, bu hem muhasebe hem de vergi açısından muhasebenin temelidir. Olmadan doğru tasarım, yönetim ve birincil belgeler Yasal ticari faaliyetlerin yürütülmesi imkansızdır.

6 Aralık 2011 tarih ve 402-FZ sayılı “Muhasebe Kanunu”, “ekonomik hayatın her gerçeğinin birincil muhasebe belgesi olarak kayda tabi olduğunu” belirtmektedir.

Gerekli tüm belgelere sahip olduğunuzdan emin olmak için muhasebenizi düzenli olarak kontrol etmelisiniz, bunun için zamanı olmayanlar için ücretsiz muhasebe denetimi hizmetini öneriyoruz.

Birincil belge, bir ticari işlemin gerçeğini yazılı olarak kanıtlar, hesaplanırken işletme giderlerinin komisyonunu doğrular. vergi matrahı, icracıların ticari operasyonların performansına ilişkin sorumluluğunu belirler. Ana belgeler talep ediliyor vergi müfettişleri Beyannameleri ve raporları kontrol ederken ve denetimleri geçerken gereklidirler.

Sadece muhasebecilerin değil aynı zamanda yöneticilerin, bireysel girişimcilerin, satış yöneticilerinin ve diğer çalışanların da birincil belgeleri doldurup hazırladığını göz önünde bulundurarak sizi bu belgelerin gerekliliklerini tanımaya davet ediyoruz.

Birincil belgelerin formlarını kim geliştiriyor?

Birincil muhasebe belgeleri birleşik(formu Rosstat (eski adıyla Rusya Federasyonu Goskomstat) veya Merkez Bankası tarafından geliştirilmiştir) ve vergi mükellefleri tarafından bağımsız olarak geliştirilmiştir.

402-FZ Sayılı Kanunun 9. Maddesi, birincil belgelerin (birleşik veya bağımsız olarak geliştirilmiş) zorunlu ayrıntılarının aşağıdaki listesini içerir:

• belgenin adı;
• belgenin hazırlanma tarihi;
• belgeyi derleyen ekonomik kuruluşun adı;
• ekonomik yaşam olgusunun içeriği;
• ölçü birimlerini gösteren, ekonomik yaşam olgusunun doğal ve (veya) parasal ölçümünün değeri;
• işlemi, işlemi tamamlayan kişinin ve yürütülmesinden sorumlu kişinin pozisyonunun adı;
• bu kişilerin imzaları.

Mühür ise gerekli detaylar arasında yer almasa da “M.P.” alanı varsa. (baskı için alan) künyesi gereklidir.

Vergi mükellefi memnun ise birleşik formlar Devlet İstatistik Komitesi'nden (neyse ki bunların listesi çok büyük), o zaman kendi formlarınızı geliştirmenize gerek yok. Bir de “modernize edilmiş birincil” kavramı var, yani. vergi mükellefinin kendi eklemelerini yaptığı birleşik birincil belgeler.

lütfen aklınızda bulundurun Bağımsız olarak geliştiremez ve onaylayamazsınız aşağıdaki birincil belgelerin formları:

• nakit belgeler;
• ödeme emri ve diğer banka ödeme belgeleri;
• yazar kasa kullanarak ödemeler için birleşik formlar;
• irsaliye;
• maaş bordrosu ve maaş bordrosu.

Bu tür birincil belgeler yalnızca birleştirilebilir.

Birleştirilmiş birincil belgelerin örneklerini nerede bulabilirim?

Birincil belgelere ilişkin formların geliştirilmesi ve onaylanması Goskomstat'ın (şimdi Rosstat) sorumluluğundadır. Bugün, geçen yüzyılın 90'lı yıllarında geliştirilen birleşik formlar kullanılmaya devam ediyor. Yalnızca Rusya Bankası tarafından geliştirilen ödeme (ödeme) belgeleri nispeten yeni baskı- 2012'den itibaren.

Bu tür belgeler farklı şekilde adlandırılır: kanunlar, dergiler, faturalar, beyanlar, emirler, kitaplar, talimatlar, hesaplamalar, vekaletnameler, emirler vb. Bu tabloyu kullanarak, Devlet İstatistik Komitesi'nin hangi Kararında birleşik birincil formları bulacaksınız. İhtiyacınız olan belgeler yayınlanır.

Web sitemizde birleştirilmiş birincil belgelerin formlarını indirebilirsiniz ve tarafından.

Kesin raporlama formu (SRF) da birincil belgedir ancak bunun için özel gereksinimler vardır. Zorunlu BSO ayrıntılarının listesi, sıradan birincil belgeler listesinden daha geniştir, özellikle TIN ve bir mührün varlığı gereklidir.

“” Makalesinde, hangi durumlarda bu belgenin birleşik formunu kullanmanın gerekli olduğunu ve onu ne zaman kendiniz geliştirebileceğinizi öğrenebilirsiniz.

Birincil belgelerdeki hatalar

Her şeyden önce, kaynak belgeler doğru şekilde belirtilmelidir. gerekli ayrıntılar. Maliye Bakanlığı'na göre, bir vergi mükellefi, yalnızca küçük hatalar içermesi durumunda birincil vergi beyannamesinde masrafları dikkate alabilecek.

Bu tür hatalar, satıcı ve alıcının doğru tanımlanmasına, malların adı ve değerlerine ve ekonomik hayatın belgelenen gerçeğinin diğer koşullarına müdahale etmemelidir (Maliye Bakanlığı'nın 4 Şubat 2015 tarih ve 131 sayılı yazısından). 03-03-10/4547).

Ne yazık ki, yetkililerin açıklamalarının tipik basitleştirilmiş formülasyonu, birincil belgelerdeki hangi yanlışlıkların veya hataların önemsiz sayılacağının açıkça anlaşılmasını çoğu zaman mümkün kılmamaktadır.

Örneğin bir vergi mükellefinin adının büyük harf yerine küçük harfle yazılması küçük bir hata mıdır? Maliye Bakanlığı 05/02/2012 tarih ve 03-07-11/130 sayılı yazısında büyük harflerin küçük harflerle değiştirilmesi veya tam tersi gibi hataların; harfleri ters çevirmek; organizasyonel ve yasal formun yanlış belirtilmesi vergi mükellefinin kimliğinin belirlenmesine engel değildir (eğer TIN ve diğer ayrıntılar doğru şekilde belirtilmişse).

Ancak birincil belgeler için aşağıdaki hataların önemli olduğu düşünülebilir:

• aritmetik hatalar (ürünün fiyatı/miktarı veya vergi tutarının yanlış belirtilmesi);
• aynı ürünün farklı isimleri (örneğin, tedarik sözleşmesinin şartnamesinde şekerlere “Çikolatadaki waffle şekerleri” ve faturada - “Kuzeydeki Ayı” adı verilir);
• asıl belgeleri imzalayanların yanlış iş unvanları (örneğin, vekaletnamede “Milletvekili” ifadesi yer alıyor). genel müdür”ve kabul belgesinde - “Müdür Yardımcısı”);
• rakamlardaki miktarlar kelimelerle belirtilen miktarlarla aynı değildir (155.000 ruble (yüz elli beş bin ruble) yerine 155.000 ruble (elli beş bin ruble) yazılmıştır).

Vergi dairesi bu tür birincil belgeler için masrafları kabul etmeyebilir; karşı taraf da KDV'yi düşürürken sorun yaşayabilir.

Birincil belgeleri düzeltebilirsiniz sadece düzeltici bir şekilde(yanlış metnin üzeri ince bir çizgiyle çizilir ve doğru metin üstüne yazılır). Düzeltmelerin yanında “Düzeltildi” ibaresi, tarih ve sorumlu kişilerin imzaları bulunur. Makbuzlarda düzeltmeler ve harcama emirleri, banka belgeleri ve BSO. Yeniden derlenmeleri gerekiyor.

Ana belgelerin, imzalanmaları için verilen vekaletnamenin geçerlilik süresi boyunca imzalanmış olmasına dikkat edin, aksi takdirde müfettişler, belgelerin yetkisiz bir çalışan tarafından imzalandığını değerlendirecektir. Karşı taraf temsilcilerinin ana belgenizdeki imzaları konusunda da aynı şeyin izlenmesi gerekir: kendilerine verilen vekaletnamelerin güncel olması gerekir.

Birincil belgeleri hazırlarken, yalnızca doldurma konusunda değil, aynı zamanda tarihlerinin ve diğer ayrıntılarının sözleşmeler ve faturalar gibi diğer belgelerle uyumuna da dikkat etmeniz gerekir. Dolayısıyla irsaliyeden önce düzenlenen faturada KDV'nin düşülmesi tartışmalı olacaktır.

Vergi makamlarından gelen sorular, anlaşmadan önce imzalanan ve imzalandığı birincil belgelerle onaylanan faturalar veya kanunlarla sorulacaktır. Sanatın 2. paragrafında belirtilen bu durumdan bir çıkış yolu var. Rusya Federasyonu Medeni Kanunu'nun 425'i: anlaşma metninde şu maddeyi belirtin: "Bu anlaşmanın şartları, tarafların imzalanmasından önce ortaya çıkan ilişkileri için de geçerlidir."

Veya örneğin yasada işin 10 Mart'tan 30 Mart'a kadar olan dönemde tamamlandığı belirtiliyor, oysa sözleşmede işin süresi 10 Nisan'dan 30 Nisan'a kadar belirlenmiş. Bu durumda şunları yapabilirsiniz: ek anlaşma işin tamamlanması için fiili son tarihin belirtildiği veya kanunun kendisinde işin planlanandan önce tamamlandığını belirten sözleşmeye.

Müşteri iş bitirme belgelerini imzalarken yüklenicilerin dikkatli olması gerekir. Sözleşme kapsamında alt yüklenicilerin yer alması durumunda, iş müşteriye teslim edilmeden önce yüklenicinin onlarla sözleşme imzalaması gerekir. Bu tarihlerin uyuşmaması durumunda, vergi makamları taşeronun maliyetlerini haksız bulabilir ve vergi matrahı hesaplanırken bunları dikkate almayabilir.

Birincil belgelerin belge akışı

Birincil belgelerin belge akışı aşağıdaki aşamaları içerir:

• birincil belgenin hazırlanması;
• belgenin kontrol edildiği ve kayıtlara girildiği muhasebe departmanına aktarılması;
• geçerli depolama ve belgenin daha sonra arşive aktarılması.

Bu boş bir soru değil: Birincil belgeler ne zaman hazırlanmalı? Bunun cevabı 402-FZ Sayılı Kanun'un 9. maddesinde “Birincil muhasebe belgesi düzenlenmelidir” ekonomik hayatın bir gerçeğini taahhüt ederken, eğer bu mümkün değilse tamamlandıktan hemen sonra."

Bir ticari işlemden birkaç gün sonra birincil belgelerin hazırlanması kabul edilemez. Birincil kayıt hazırlama hakkına sahip tüm çalışanlar, örneğin belgeleri muhasebe departmanına göndermek için aşağıdaki son tarihleri ​​belirleyebileceğiniz bir belge akış planına uymalıdır:

• gelen ve giden nakit siparişler - hazırlık gününde;
• satış kaydına ilişkin belgeler - en geç bir sonraki iş gününde;
• ön raporlar - fonların harcanmasından sonraki en geç üç iş günü içinde;
• iş göremezlik sertifikaları - en geç işe gittikten sonraki bir sonraki iş gününde vb.

Karşı taraflarca imzalanan belgelere gelince, bunları zamanında aktarma yükümlülüğü sözleşme metninde örneğin şu şekilde öngörülebilir: “Alıcı, imzalı teslimat notlarının asıllarını Tedarikçiye devretmeyi taahhüt eder, ve faturalar imza tarihinden itibaren en geç iki iş günü içinde gönderilir."

İmzalı bir birincil belge gönderilirken muhasebe departmanı belgenin biçimini kontrol eder; gerekli ayrıntıların mevcudiyeti; ticari işlemin yasallığı; aritmetik hesaplamalar. Doğrulanan birincil belgelerden elde edilen veriler muhasebe kayıtlarına girilir.

Birincil kayıtların mevcut depolanması genellikle muhasebe departmanında gerçekleştirilir ve yıl sonunda belgeler tarihe göre gruplandırılır, paketler halinde toplanır ve arşive aktarılır. Birincil belgeler en az beş yıl süreyle saklanmalıdır.

Muhasebe, finansal ve ekonomik faaliyetlerde kullanılan bilgilerin toplanması, işlenmesi, kaydedilmesi ve analiz edilmesi için tasarlanmış bilimsel olarak organize edilmiş bir sistemdir. Muhasebe, parasal terimlerle ifade edilen ticari işlemleri yansıtır.

Muhasebe konusunda kısaca şunu söyleyebiliriz: “Her şeyin bir bedeli vardır!” Mal ve hizmetlerin alım satımına ilişkin her türlü işlem, ortaklar, tedarikçiler ve müşteriler arasındaki sözleşmeye dayalı ilişkiler, çalışma süresinin ve ücretin kaydedilmesine ilişkin iş ilişkileri - her şey parasal bir "paydaya" indirgenebilir.

Muhasebe yardımıyla çeşitli ticari işlemlerin yürütülmesi yansıtılır. mülkiyet biçimine ve faaliyet türüne bakılmaksızın herhangi bir işletmenin faaliyetlerini yansıtır.

Muhasebe verilerinin bütünlüğü nihai sonucu belirlememize olanak sağlar. mali sonuççalışın, analiz yapın ve daha fazla çalışma için beklentileri belirleyin performans göstergelerini iyileştirmek.

Muhasebede birincil belgeler: nedir?

Muhasebedeki birincil belgeler muhasebenin temelidir. Muhasebe sistemini görsel olarak yoğun bitki örtüsüne sahip yayılan bir ağaç olarak hayal ederseniz, yapraklar birincil muhasebe belgeleridir.

Yapraklar "dallarda" toplanır - bir ağacın güçlü bir "tacının" oluşturulduğu kayıtlar - muhasebe hesapları için sentetik muhasebe ve güçlü bir yeşil taç, çiçek açan bir ağacın garantisidir, onlar. işletmenin doğru ve eksiksiz muhasebesi.

Hangi sırayla gerçekleştirildiğini bağlantıdaki yeni yayınımızda öğrenebilirsiniz.

Muhasebede birincil belge nedir?

Birincil belge Muhasebe gerekliliklerine uygun olarak doldurulmuş belirli bir numunenin standart formu, metodolojik öneriler istatistik, vergi, sigorta, bankacılık ve diğer otoriteler.

Birincil belgelerin standart formları onaylandı hükümet organları istatistikler. Çeşitli dar kapsamlı belgeler, faaliyet türüne göre bakanlıklar ve daireler tarafından onaylanır.

Ticari işlemlerin kaydedilmesi için birincil belgeler gereklidir; bir satış-satın alma işleminin, kiralamanın, makbuzun ve para harcamasının, tedarikçilere ödemenin yapıldığını teyit ederler. Birincil belgeler bir kuruluştaki muhasebenin temelidir.

Birincil belgelerdeki düzeltmeler

1. Eğer bu katı bir raporlama şekli değilse, belgenin doğru bir şekilde yeniden yazılması ve hasarlı belgenin imha edilmesi gerekmektedir.

2. Kesin raporlama formunu, sayfanın bir köşesinden diğerine kırmızı eğik bir çizgiyle çizin ve girişi "iptal edildi" yapın. Hasarlı formu yok etmeyin.

Ticari işlemlerin uygulanmasını onaylamak için birincil belgeler gereklidir. Esasen bu, bir şirketteki muhasebe için bir veri kaynağıdır. Birincil uygulamanın varlığı ve doğru şekilde yürütülmesi, başarılı bir şekilde tamamlamanın anahtarıdır vergi denetimleri, cironun muhasebe hesaplarında denetlenmesi ve doğru yansıtılması ve buna bağlı olarak doğru.

Birincil belgelerin karşılaması gereken şartlar, 402 Sayılı “Muhasebe Hakkında” Federal Kanunun 9. Maddesinde belirtilmiştir. Buna göre aşağıdaki ayrıntılar zorunludur:

• belge başlığı
• derleme tarihi
• işletmenin veya bireysel girişimcinin adı
• ticari işlemin özünü yansıtan açıklama
• bir ticari işlemin parasal ve/veya ayni değeri
• ölçü birimleri
• arıza ve pozisyonların belirtilmesi ile

Çoğu zaman belgeye bir numara verilir; birçok biçimde bunun eklenmesi zorunludur. Numaralandırma genellikle yılın başından itibaren yapılır.

Belirli formları hazırlama ihtiyacının, faaliyetin özelliklerine, vergilendirme biçimine ve belirli bir kuruluşun özel muhasebe politikalarına bağlı olduğunu lütfen unutmayın.

Birincil kayıt

Ekonomik faaliyete ilişkin gerçeklerin belgelenmesi, bunların devreye alınması sırasında veya tamamlandıktan hemen sonra kağıt üzerinde ve/veya elektronik medya. Şirket, aşağıdakiler haricinde bağımsız olarak belge formları geliştirebilir: devlet kurumları Yasal olarak onaylanmış formları kullanması gereken kişiler. Kullanımı kanunla öngörülen birleştirilmiş belgelerin tamamlanmasının gerekli olduğunu unutmamak önemlidir.

Değişiklik yapılması gerekiyorsa sorumlu kişinin imzasıyla tasdik edilmeli ve tarih de belirtilmelidir. Değişikliklerin kanunen yasak olduğu belgeler var.

Farklı amaçlar farklıdır, çoğu zaman en az beş yıldır. Çoğu bordro kaydı 75 yıla kadar saklanır.

Birincil belgeler, oluştukları yere göre dış ve iç, amaçlarına göre ise idari ve gerekçeli belgelere ayrılır. Bir idari belge örneği. Destekleyici bir belge belirli bir işlemi onaylar; örneğin, yapılan iş için bir kabul sertifikası. Hem idari hem de aklama özelliklerini birleştiren belgeler vardır; kombine olarak buna bir örnek, tatil ücretinin hesaplanmasına yönelik bir sertifikadır.

Sabit varlıkların ve stok kalemlerinin muhasebesine ilişkin belgeler

Konşimento (TN), bir satışı veya serbest bırakmayı kaydeden bir belgedir. Satıcı iki TN formu hazırlar, birini mahsup etmek için temel olarak kendisi için saklar ve diğerini bu formun muhasebe için envanter kalemlerini kabul etme hakkı verdiği alıcıya aktarır.

TN'nin birleşik formu TORG-12'dir. Sağ üst köşede istatistik kodları bulunur. Gönderim şubeden yapılıyorsa “gerçek adres” sütununda şubenin adresi belirtilmelidir. TN ayrıca ürünle ilgili tüm bilgileri içerir - adı, ürünleri, ürün kodu, paketleme şekli, partideki yer sayısı, ölçü birimi ve kodu, tek yerdeki ağırlık ve toplam, net ve brüt ağırlık, fiyat ve toplam maliyet. Stok kalemi ise teknik şartnameye de yansıtılmalıdır. TN'de gerektiğinde sütun toplamlarını içeren sütunlar bulunur. Birkaç tane varsa TN sayfalarının sayısı sabittir. Alt kısımda sorumlu kişilerin ayrıntılarını girmelisiniz.

İşlemlerin işletim sistemi muhasebesine kaydedilmesi

İşlemlerin malzeme muhasebesine kaydedilmesi

Hizmet muhasebesi belgeleri

Farklı şekilde adlandırılabilecek bir kanunla düzenlenir - verilen hizmetler, yapılan işler, işin kabulü ve teslimi; bu hizmetlere ilişkin sözleşmeye uygun ifadelerin yazılması önemlidir. Müşteri formun bir kopyasını alır, diğeri yüklenicide kalır. Kanunun birleşik bir şekli yoktur.

Kanunda diğer zorunlu ayrıntıların yanı sıra, hizmetlerin belirli bir sıklıkta verilmesi halinde, hangi süreyle verildiğinin de kaydedilmesi gerekiyor. Giriş örneği: “Ocak 2018 için temizlik hizmetlerinin sağlanması.”

Nakit belgeler

Bankacılık işlemlerinin muhasebeleştirilmesine ilişkin belgeler

Maaş belgeleri

Ücret hesaplamasına esas olan başlıca belgeler aşağıda sıralanmıştır:

Muhasebe vergileri ve harçlarına ilişkin belgeler

Yukarıda açıklanan belgelerin çoğu birincil belgelerdir. vergi muhasebesi. Örneğin, verilen hizmet eylemlerine ve faturalara ilişkin tutarlar gelir vergisinin hesaplanmasına dahil edilir ve fonlara katkılar da ücretlere ilişkin belgelere dayanarak hesaplanır.

Fatura konusunda da bir şeyler söylemek istiyorum. KDV hesaplamak için kullanılan formdur. Tüm detayların doğru ve eksiksiz doldurulması kritik öneme sahiptir bu belgenin, aksi takdirde vergi makamları kesinti miktarını kabul etmeyi reddedebilir. Önemli detay– Sevkiyat şube tarafından yapılıyorsa ana kuruluş değil kontrol noktasının belirtilmesi gerekmektedir. Belgenin bir kopyası icracıda (satıcıda) kalır, ikincisi alıcıda saklanır.

Birincil muhasebe belgelerinin hazırlanmasına dikkat edilmesi, muhasebe kayıtlarının doğru oluşturulmasının anahtarıdır.

Muhasebe kayıtları

Muhasebe kayıtları, bir şirketin birincil belgelerden elde edilen ekonomik faaliyetlerine ilişkin verileri sistemleştirmenin ve düzenlemenin bir yoludur. Kayıt gereklilikleri 402 sayılı Federal Kanunun 10. Maddesi ile düzenlenmiştir. Bir kuruluş hangi tür kayıtların kullanılacağına bağımsız olarak karar verebilir. Bakım şu tarihte yapılabilir: kağıt üzerinde veya elektronik olarak kullanarak elektronik imza. Bu bilgiler şuraya kaydedilir: muhasebe politikası.

Muhasebe kayıtlarına örnek olarak genel muhasebe defteri, düzenlenen faturaların kaydı vb. verilebilir.

Kayıtlarda aşağıdaki ayrıntılar belirtilir:

• kayıt adı
• dönem
• kuruluşun adı
• Muhasebe nesnelerinin kronolojik ve/veya sistematik gruplandırılması (tarihler, maliyet kalemlerinin adları, bölümler vb.)
• ölçü birimleri
• Sorumlu kişi/kişilerin imzası ve pozisyonları

Muhasebe kayıtlarının çeşitli sınıflandırmaları vardır:

• Kayıtların doğası gereği:

1. Kronolojik - veriler ticari işlemler gerçekleştirilirken yansıtılır (örnek - kayıtlar).
2. Sistematik - bilgiler belirli muhasebe hesaplarına (alt sözleşme analizi) göre gruplandırılır.
3. Kombine - kayıt, ilk iki noktayı (örnek - defteri kebir) birleştirerek kronolojik sırayla sistematik bir prensip temelinde gerçekleştirilir.

• Görünüşe göre:

1. Kitaplar.
2. Ücretsiz çarşaflar.
3. Kartlar.

Şu anda birincil mallarla ilgili sorun, öncelikle ciroda önemli bir yerin, aşağıdakilerle yapılan işlemler tarafından işgal edilmesinden kaynaklanmaktadır: bireyler ve bireysel girişimciler için, onlar tarafından verilen belgesel sertifikalar genellikle birleşik değildir; muhasebe programları, ancak her girişimcinin bunları karşılayabilmesi mümkün değildir.

Cevap

Bir şirket her gün birçok operasyona tabi tutulur. Muhasebeciler karşı taraflara fatura keser ve onlara para gönderir, maaşları, cezaları hesaplar, amortismanı hesaplar, raporlar hazırlar vb. Her gün çeşitli türlerde düzinelerce belge düzenlenmektedir: idari, idari, birincil. Son grup işletmenin faaliyetleri açısından büyük önem taşımaktadır.

"Birincil belgeler" nedir?

Bir kuruluşun ekonomik yaşamındaki her olayın kağıt üzerinde doğrulanması gerekir. İşlem sırasında veya tamamlanmasından hemen sonra oluşur. Girişlerin hazırlanması ve raporlamanın sürdürülmesi, birincil muhasebe belgelerinde belirtilen bilgilere dayanarak gerçekleştirilir. Bunların listesi büyük. Bu yazıda en sık kullanılan ana belgelere bakacağız.

Neden bir birincil ihtiyaç duyulur?

Birincil belgeler muhasebenin ayrılmaz bir unsurudur. Yukarıda bahsedildiği gibi, tamamlanma anında veya operasyonun tamamlanmasından hemen sonra oluşur ve işletmenin ekonomik ömrüne ilişkin şu veya bu gerçeğin gerçekliğinin kanıtıdır.

Bir işleme ilişkin birincil muhasebe belgelerinin listesi şunları içerebilir:

1. Anlaşma.
2. Kontrol etmek.
3. Nakit makbuz veya diğer ödeme belgesi.
4. Sevkiyat notu.
5. Tamamlanan işin sertifikası.

Gerekli ayrıntılar

Şu anda, birincil muhasebe belgelerinin birleşik formları vardır. Farklı işlemlerle ilgili bilgileri yansıtmak için kullanılırlar; dolayısıyla içlerindeki sütunların listesi farklıdır. Bu arada, tüm birincil belgeler tek tip zorunlu ayrıntıları içerir. Aralarında:

1. İşletmenin adı.
2. Belgenin başlığı (
3. Oluşum tarihi.
4. Belgenin hazırlandığı operasyonun içeriği. Örneğin, bir faturayı doldururken ilgili sütunda "İşlenmek üzere malzemelerin aktarılması" belirtilebilir.
5. Parasal ve doğal göstergeler. İlki maliyeti, ikincisi ise miktarı, ağırlığı vb. yansıtmak için kullanılır.
6. Sorumlu çalışanların pozisyonları ("baş muhasebeci", "mağaza sorumlusu" vb.).
7. İşleme katılan kişilerin imzaları.

Önemli nokta

Gerekli tüm ayrıntıları içeren birincil belgenin yasal gücü vardır.

Lütfen doğru biçimlendirilmiş kağıtların kullanılabileceğini unutmayın. yasal işlemler iddiaların geçerliliğinin (veya asılsızlığının) kanıtı olarak. Birçok belge karşı taraflar tarafından hazırlanır. Kaydın doğruluğunu dikkatlice kontrol etmek ve eğer yapmamışlarsa hiçbir durumda tedarikçilere (yükleniciler vb.) imza attırmak gerekir.

Birincil belgeleri dikkatlice saklamak gerekir.

Birincil üzerinde bir mühüre ihtiyacınız var mı?

Uygulamada pek çok karşı taraf, TTN formunda ve diğer bazı belgelerde yokluğuna ilişkin şikayette bulunmaktadır. 2015 yılından bu yana çoğu kuruluşun mühür taşıma zorunluluğundan muaf tutulduğunu da hatırlatalım. Bu tür işletmeler bunu kendi takdirlerine bağlı olarak kullanabilirler. Varsa, varlığına ilişkin bilgiler muhasebe politikasında belirtilmelidir.

Karşı tarafın birincil belgeyi kaydederken mühür kullanmakta ısrar etmesi ve şirketin bunu takmama hakkına sahip olması durumunda yasal olarak karşı tarafa aşağıdakilere atıfta bulunan ilgili yazılı bir bildirim gönderilmelidir: düzenlemeler düzenleyici bu soru.

Anlaşma

Karşı taraf uzun süredir ortak ise, birkaç işlem için bir anlaşma yapılması oldukça mümkündür. Bu durumda, yükümlülüklerin yerine getirilmesi için son tarihleri, hesaplama sırasını ve prosedürünü ve diğer nüansları açıkça belirtmek önemlidir. Mal satışı, hizmet sunumu veya işin yapılması için bir sözleşme yapılabilir. Medeni hukukun aynı zamanda bir anlaşmanın sözlü olarak sonuçlandırılmasına da izin verdiğini söylemekte fayda var. Ancak, girişimcilik faaliyeti Kural olarak yazılı sözleşme şekilleri kullanılır.

Kontrol etmek

Bu belgede tedarikçi ürün, hizmet veya iş karşılığında karşı tarafa aktarılacak tutarı belirtir. Ödeme yapılırken varsayılan olarak ilgilinin işleme rıza gösterdiği varsayılır.

Fatura şunları içermelidir:

1. Belge adı.
2. Ödemenin yapıldığı hizmetlerin (mallar, işler) adı.
3. Fiyat.
4. Toplam tutar.
5. Ödeme için ayrıntılar.

Şu anda, muhasebe belgelerinin tüm listesi 1C programında yer almaktadır, dolayısıyla otomatik olarak işlenmektedir.

Lütfen hesabın düzenleyici makamlar için özel bir değeri olmadığını unutmayın. Burada satıcı belirli bir fiyatı belirler. Bir muhasebeci açısından hesap, temel alınan en önemli birincil belgedir. muhasebe kayıtları.

Fatura bir tür faturadır. Bu belgede KDV tutarlarını gösteren özel bir satır bulunmaktadır.

Ödeme belgeleri

Ödeme gerçeğini onaylayabilirsiniz kasiyer çeki veya benzeri bir belge. Ödeme, ürünlerin, hizmetlerin veya işin teslimatı için ödeme yapıldığı gerçeğini teyit eder. Ödeme yöntemine bağlı olarak belirli belge türü seçilir: nakit veya banka havalesi yoluyla.

En popüler ödeme belgelerinden biri ödeme emridir. Hesap sahibinin, bankanın belirtilen hesaba para aktarması yönünde verdiği talimatı temsil eder. Belge, hizmetler, mallar, avans ödemesi, kredi geri ödemesi vb. için ödeme yaparken kullanılabilir.

Bütçeye katkı sağlanıyorsa 22 numaralı Kod alanı doldurulur. İÇİNDE ödeme emri Bu sütun UIN'yi ( benzersiz tanımlayıcı). Bu sayede mali otorite ödemeyi yapan kişiyi tanır.

Ödeme talimatındaki "Kod" alanı farklı şekilde doldurulabilir. Bu, kuruluşun bütçeye karşı yükümlülüğünü tam olarak nasıl yerine getirdiğine bağlıdır: gönüllü olarak veya düzenleyici otoritenin talebi üzerine.

Konşimento

TTN formu gönderici tarafından düzenlenir. kargonun alıcıya aktarılmasının temelidir. Belge 4 nüsha olarak hazırlanmıştır. TTN'ye göre satıcı satıştan, alıcı ise malın tesliminden sorumludur.

TTN'nin şirketin kendi kaynakları kullanılarak kargo taşınırken hazırlandığını lütfen unutmayın. Taşımanın üçüncü taraf bir firma tarafından yapılması durumunda 1-T formu düzenlenir.

Bir diğer önemli nokta: TTN'deki bilgiler faturadaki bilgilerle eşleşmelidir.

Tamamlanan işin sertifikası

Bu belge müşteri ile tedarikçi arasında düzenlenir. Kanun, anlaşmanın belirlediği zaman dilimi içerisinde işin tamamlandığının ve kararlaştırılan maliyet üzerinden hizmetlerin sağlanmasının teyididir. Basitçe söylemek gerekirse bu, sanatçının müşteriye sunduğu rapordur.

Şu anda, kanunun birleşik şekli onaylanmamıştır. Bir işletmenin bağımsız olarak bir form geliştirme ve bunu muhasebe politikalarında birleştirme hakkı vardır.

Kanunun ana detayları şöyle:

1. Kayıt numarası ve tarihi muhasebe belgeleri.
2. Derleme tarihi.
3. Kanunun hazırlandığı anlaşmanın ayrıntıları.
4. Süre, hacim, işin maliyeti.
5. Ödemenin yapılacağı hesabın ayrıntıları.
6. Müşterinin ve yüklenicinin adı.
7. İşlemin taraflarının imzaları.

Yasa her zaman iki nüsha halinde hazırlanır.

M-15 Formu

Bu kısaltma, malzemelerin yan tarafa bırakılmasına ilişkin bir faturayı belirtmek için kullanılır. Bu belgenin zorunlu olmadığını ancak işletmeler tarafından sıklıkla kullanıldığını belirtmek gerekir.

Değerli eşyaların ana (merkez) ofisten uzak bölümlere veya diğer şirketlere (özel bir anlaşmaya tabi olarak) aktarılması gerektiğinde, malzemelerin üçüncü bir tarafa verilmesi için bir fatura düzenlenir.

Kayıt kuralları f. M-15

Kağıdın ilk bölümünde işletmenin belge akışına uygun bir numara yer almaktadır. Burada ayrıca şirketin ve OKPO'nun tam adını da belirtmelisiniz.

İlk tablo, belgenin hazırlanma tarihini, işlem kodunu (uygun sistem kullanılıyorsa), adını yansıtır. yapısal birim faturayı düzenleyen işletmenin faaliyet kapsamı.

Benzer şekilde alıcıya ve teslimattan sorumlu kişiye ilişkin bilgiler de belirtilir. Aşağıda faturanın düzenlendiği belgeye bir bağlantı bulunmaktadır. Bu bir anlaşma, emir vb. olabilir.

Ana tabloda, 1 ve 2 numaralı sütunlar muhasebe alt hesabını ve kodunu gösterir analitik muhasebe silinmeye tabi tüm materyaller.

• bireysel özellikleri, markayı, boyutu, kaliteyi belirten malzemelerin adı;
• ürün numarası (eğer orada değilse, hücre doldurulmaz);
• birim kodu;
• ölçü biriminin adı;
• transfer edilen malların miktarı;
• depodan çıkan gerçek nesneler hakkında bilgi (depo sorumlusu tarafından doldurulur);
• toplam malzeme maliyeti;
• KDV'siz fiyat;
• tahsis edilen KDV miktarı;
• KDV dahil toplam maliyet;
• envanter numarası malzemeler;
• pasaport numarası (varsa);
• kayıt kartına uygun kayıt numarası.

Fatura muhasebeci, değerli eşyaların depodan serbest bırakılmasından sorumlu çalışan ve alıcı tarafından imzalanır.

"1C"deki ön raporlar

Raporlama belgeleri oluşturmak bir muhasebecinin en yaygın faaliyetlerinden biridir. Nakit olarak yapılan ödemelerin birçoğu peşin belgelerle belgelenir. Bunlara seyahat masrafları, iş satın alımları vb. dahildir.

Çoğu zaman, şirket çalışanları işletme giderleri için kasadan para alırlar. Çalışanlar gerekli değerli eşyaları (örneğin kırtasiye malzemeleri) satın aldıktan sonra muhasebe departmanına rapor verir ve destekleyici belgeleri sağlar.

Muhasebeci de tüm masrafları muhasebe sistemine kaydetmelidir. Açık " Ön raporlar""1C"de "Banka ve Kasa" bölümünün "Kasa" alt bölümünde bulunabilir. "Oluştur" butonu kullanılarak yeni bir belge girilir.

Formun üst kısmında şunları belirtin:

1. İşletmenin adı.
2. Yeni alınan değerli eşyaların depolandığı depo aktifleştirilecektir.
3. Rapor kapsamında alınan fonlar için rapor veren bir çalışan.

Belgede 5 yer imi bulunur. "Avanslar" bölümünde fonların verildiği belgeyi seçmelisiniz:

1. Para belgesi.
2. Harcanabilir nakit sipariş.
3. Hesaptan borçlandırılıyor.

Verilen fonlarla mal satın alınmışsa aynı isimli sekmeye yansıtılır. "Konteyner" bölümünde iade edilebilir konteynerler (örneğin su şişeleri) hakkındaki bilgileri belirtin. "Ödeme" sekmesi, bir nesnenin satın alınması için tedarikçilere ödenen veya yaklaşan bir teslimat karşılığında verilen nakit hakkındaki bilgileri yansıtır.

"Diğer" bölümünde aşağıdakilere ilişkin bilgiler yer almaktadır: seyahat masrafları: günlük ödenekler, yakıt ve madeni yağ maliyetleri, biletler vb.

"Evrensel" form

Birincil muhasebe belgeleri listesinde en çok kullanılabilecek bir kağıt vardır. farklı durumlar. Hem muhasebenin oluşumunda hem de vergi raporlaması. bu yaklaşık muhasebe sertifikası. Bir hatayı düzeltmek gerekiyorsa form gereklidir. Ayrıca açıklama gerektiren işlemler yapılırken, hesaplamaların yansıtılması, işlemlerin onaylanması, diğer evrakların eksik olması durumunda belge gereklidir.

Nüans

Bir işletmenin, standart (standart, birleşik) formların uygulanmasını gerektirmeyen işlemlerin tamamlandığını bir sertifika yardımıyla değil, bağımsız olarak geliştirilen birincil muhasebe belgeleri aracılığıyla onaylama hakkına sahip olduğunu söylemekte fayda var. Ancak bunların listesi de yer almalıdır. maliye politikasışirketler.

Sertifika hazırlama kuralları

Bu belge için tek bir birleşik form onaylanmadı. Buna göre uzmanlar bunu ücretsiz olarak oluşturabilir veya kuruluşta geliştirilen şablonları kullanabilir. Sertifikanın içermesi gereken zorunlu bilgiler arasında aşağıdakilere dikkat edilmelidir:

1. İşletme hakkında bilgi.
2. Derleme tarihi ve nedenleri.
3. Sertifikanın eklendiği birincil muhasebe belgeleri ve muhasebe kayıtları.
4. Sorumlu çalışanın imzası.

Bunu normal beyaz bir A4 kağıda veya şirketin antetli kağıdına yazabilirsiniz.

Derleme yaparken hatalardan kaçınmak için çok dikkatli olmalısınız. Bilgi ne kadar ayrıntılı olursa, o kadar az olur. ek sorular müfettişler arasında ortaya çıkar.

Belge elbette yalnızca güvenilir bilgiler içermelidir. Yazma sırasında hatalar tespit edilirse, sertifikanın yeniden düzenlenmesi tavsiye edilir.

Depolama Özellikleri

Birincil muhasebe belgeleriyle ilgili her şey işletmede en az 5 yıl saklanmalıdır. Bu sürenin hesaplanması evrakların düzenlendiği raporlama döneminin bitiş tarihinden itibaren başlar.

Ek olarak

Birincil form kağıt veya elektronik biçimde düzenlenebilir. Son zamanlarda giderek daha fazla işletme elektronik belge yönetimini tercih ediyor. Bu anlaşılabilir bir durumdur: evrakları tamamlamak ve göndermek çok daha az zaman alır.

Elektronik belgeler dijital imzayla (karşı taraflar arasında kararlaştırıldığı şekilde gelişmiş veya normal) onaylanmalıdır.

Sorumluluk

Birincil belgeler - temel element işletmenin ekonomik ömrü. Bunun yokluğunda şirket, düzenleyici otoriteler tarafından ciddi yaptırımlarla karşı karşıya kalacak. Ana belgelerde hata veya yanlış bilgi tespit edilmesi durumunda da para cezası uygulanacaktır.

Düzenlemelerin ihlali, yalnızca Vergi Kanunu uyarınca değil, aynı zamanda İdari Suçlar Kanunu kapsamında da cezayı gerektirir. Gerekçe varsa failler de adalet önüne çıkarılabilir cezai sorumluluk.

Çözüm

Bir işletmenin çalışmalarında çeşitli belgeler kullanılabilir. Üstelik bunların bir kısmı birleşik bir yapıya sahip olabileceği gibi, bir kısmı da şirket tarafından bağımsız olarak geliştirilebilir. Ancak bundan bağımsız olarak gerekli tüm ayrıntıların belgelerde mevcut olması gerekir.

Bazı işletmeler birleştirilmiş belgeleri kullanmayı tercih etmektedir. Kuruluşun faaliyetlerinin özelliklerine uygun olarak desteklenen birleşik formlardan bahsediyoruz.

Seçilen birincil belge türlerinin işletmenin muhasebe politikalarına yansıtılması önemlidir. Şirketin faaliyetleri sırasında yeni belgelere ihtiyaç doğabilir. İşletme tarafından geliştirilmişlerse muhasebe politikasında belirtilmelidirler.

Karşı tarafın bağımsız olarak belirli belge türlerini de geliştirebileceğini lütfen unutmayın. Mali politika, şirketin bu tür belgeleri karşı taraflardan kabul ettiğini belirtmelidir.

Birçok işlemi kaydetmek için kuruluşlar, birincil belgelerin birleştirilmiş formlarını kullanamaz. Ancak eğer bundan bahsediyorsak nakit işlemleri, daha sonra yalnızca onaylanmış siparişler ve diğer ödeme belgeleriyle gerçekleştirilir.