Elektronik formda ve kağıt üzerinde vergi beyannamesi doldurma kuralları. Vergi beyannamesi vermenin en iyi yolu nedir: kağıt üzerinde, manyetik ortamda, elektronik olarak, telekomünikasyon kanallarıyla, postayla Kağıt üzerinde veya elektronik biçimde dosyalanmış

29 Haziran 2017 12:55

Bir zamanlar katipler, kağıt günlüklerden elektronik belge yönetim sistemlerine geçişe karşı çıktılar. Artık çoğu kuruluşta, belgelerin iç onayı zaten EDMS'de gerçekleştirilmektedir ve endişeye neden olmamaktadır. Artık önümüzde tamamen "kağıtsız" bir işe geçiş için daha da fazla umut veren yeni fırsatlar var. Ancak aynı zamanda yeni korkular bizi yenmeye başlar.

Bazıları "elektronik belge" ifadesini okurken hoş olmayan bir belirsizlik ve şüphe duygusu yaşayabilir. Hemen akla pek çok soru geliyor: Güvenilir mi? Nasıl saklanır? Mahkemeler kabul edecek mi?

Ama neden kağıtla çalışırken kimse aynı soruları sormuyor, sadece tanıdık olduğu ve güvenilir göründüğü için. "Kağıt" mevzuat mükemmel olmasa da eksiklikler bulabilirsiniz. Evet, elektronik belge yönetimi için düzenleyici çerçeve de mükemmel olmaktan uzak ve hala beyaz noktalar var, ancak "kağıt" mevzuatı yavaş yavaş geçerliliğini yitirirken, gelişiyor ve sürekli iyileşiyor.

Peki ya sorularımız? Bunlara cevap aramalıyız. Elektronik belge - saklayın ve mahkemeye çıkarın.

Artık elektronik belgelere ayak uydurmanın ve çağının kağıtlarıyla yaşamanın zamanı geldi. Sonradan yetişme rolüne girmemek için soru ve endişelerinize cevap alma zamanı.

Bir elektronik belgenin yasal önemi

Belgelerin kağıt olmadan neler yapabileceğini anlamak için öncelikle elektronik belgenin hukuki açıdan nasıl değerlendirildiğini öğrenmek gerekir.

Ancak elektronik belgeler de bu muhafazakar alanı fethediyor. Bir çalışma kitabı gibi görünüşte sarsılmaz bir kağıt şey bile, yasa koyucular yakında onu elektronik forma dönüştürmeyi planlıyor.

Ancak, hâlihazırda tamamıyla tercüme edilebilecek personel kayıtları bulunmaktadır. elektronik form:

• kayıt günlüğü iş sözleşmeleri ve bunlarda yapılan değişiklikler;
• istihdam siparişlerinin kaydı;
• T-60 formu (bir çalışana izin verilmesine ilişkin bir not hesaplaması);
• T-61 formu (bir çalışanla (işten çıkarılma) bir iş sözleşmesinin feshi (iptal) üzerine bir not hesaplaması);
• zaman çizelgesi vb.

Bu belgelerin saklanmasına gelince, mevzuata göre elektronik belgeler, kağıt muadilleri nedeniyle aynı süre boyunca saklanmaktadır. Ancak bu sadece kağıt gibi raftan kolayca alınabilecek bir belge olmadığı için üst üste bindirilmiş ek depozito gereksinimi, oynatma sağlamak elektronik belgeler kimlik doğrulama araçlarının yanı sıra Elektronik İmza. Bu fonların saklama süresi, belgenin saklama süresine eşittir.

Elektronik belgeler kullanılırken, bunların karşı taraflar, düzenleyici makamlar ve gerekirse adli merciler tarafından devir için hazır olması gerektiği unutulmamalıdır. Özellikle, Federal Vergi Servisi, değişim biçimi ve yöntemi konusunda katı gereksinimler getirir. Karşı taraflarla değişim daha kolaydır.

Aşağıdaki tablo tümünü gösterir olası belgeler, bu yazının yazıldığı sırada Federal Vergi Servisi tarafından kabul edilenler (29 Haziran 2012 tarih ve MMV-7-6 sayılı Federal Vergi Servisi'nin emrine göre / [e-posta korumalı]). Belgeler, kesinlikle belirli bir biçimde (xml) gönderilmesi gerekenler ve taranmış görüntüler olarak gönderilebilenler olarak ikiye ayrılır.

Bir xml dosyasında incelemeye sunulabilen, onaylanmış formatlara göre oluşturulmuş elektronik belgeler (resmileştirilmiş belgeler)

Belge Türü	belgenin amacı	Ek Bilgiler
Fatura		Elektronik fatura, kağıt muadili gibi yasal olarak önemli bir orijinaldir. Aynı bilgi ve verileri içermeli, yönetici veya yetkili temsilcisi tarafından imzalanmalı ve beş gün içinde düzenlenmelidir. Elektronik faturanın da sicile ve alım satım defterlerine kaydedilmesi ve elektronik ortamda en az 4 yıl süreyle saklanması gerekir. KDV indirimi almak için bir temel olarak sunulabilir. Rusya Federal Vergi Servisi'nin 04.03.2015 tarihli ve ММВ-7-6/ sayılı emrine göre [e-posta korumalı] elektronik belge yönetimi operatörünün tanımlayıcısını içermelidir. Satıcı ve alıcılar aynı faturaya sahip olmalıdır (yalnızca elektronik veya kağıt). 30 Haziran 2017'ye kadar kullanılır, 1 Temmuz 2017'den önce oluşturulan faturalar 31 Aralık 2020'ye kadar kabul edilir.
satın alma defteri	Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun öngördüğü şekilde indirilecek (geri ödenecek) vergi miktarını belirlemek için mal, yapılan iş, verilen hizmet alımında KDV'nin ödenmesini onaylayan belgelerin tescili için tasarlanmıştır.	Kesinlikle birleşik bir forma göre doldurulur. Keyfi formların kullanımı yasaktır ve vergi makamları tarafından reddedilir. Alım satım defterinin şekli, 26 Aralık 2011 tarih ve 1137 sayılı Rusya Federasyonu Hükümeti Kararı ile onaylanmıştır. En az 4 yıl (son giriş tarihinden itibaren) saklanmalıdır. Rusya Federal Vergi Servisi'nin 03/04/2015 tarih ve ММВ-7-6 / sayılı emriyle onaylanan elektronik alım ve satım kitaplarının formatı [e-posta korumalı]
satış kitabı	Bir yükümlülüğün olduğu her durumda kuruluşlar ve girişimciler tarafından mal satışında (iş performansı, hizmet sunumu) faturaların ve bazen diğer belgelerin kaydedilmesi amaçlanmıştır.
Alınan ve verilen faturaların günlüğü	Alınan ve düzenlenen faturaları yansıtan katma değer vergisi (KDV) için raporlama belgesi.	Ne olursa olsun ilk boşluk(kağıt üzerinde veya elektronik biçimde) düzenleyici makamlara yalnızca elektronik biçimde sağlanır. Düzenleyici kuruma gönderildikten sonra dergide bir hata bulunursa, derginin düzeltilmiş olarak sunulması gereğinin mevzuatta bulunmadığı belirtilmelidir. Ancak çoğu uzman, hatalı girişleri geçersiz kıldıktan sonra bunu yapmanızı önerir. Derginin tüm birincil belgelerle birlikte en az 4 yıl süreyle saklanması öngörülmüştür.
Satın Alma Defterinin ek sayfası		Alım satım kitaplarına benzer.
Ek sayfa Satış defteri	Bunun bitiminden sonra değiştirilmiş faturaları kaydetmek için kullanılır vergi dönemi hata ne zaman yapıldı
		1 Temmuz 2017 tarihinden itibaren geçerli değildir.
		30 Haziran 2017'ye kadar kullanılır, 1 Temmuz 2017'den önce oluşturulan düzeltme faturaları 31 Aralık 2020'ye kadar kabul edilir. 1 Temmuz'dan itibaren, 04/13/2016 tarihli MMV-7-15 / 189 sayılı Federal Vergi Servisi'nin emrine göre oluşturulmuştur.
Ticari işlemlerde malların devrine ilişkin belge	Belge, bir satış ve satın alma ilişkisi çerçevesinde sözleşmelerin yürütülmesi sırasında malların kabulünü ve transferini resmileştirir.	Rusya Federasyonu Federal Vergi Servisi'nin 30 Kasım 2015 tarihli ММВ-7-10 / sayılı emrine göre hareket eder. [e-posta korumalı]
İş sonuçlarının transferine ilişkin belge (hizmetlerin sağlanmasına ilişkin)	Yapılan işin sonuçlarının kabulünü ve transferini resmileştiren bir belge (verilen hizmetler)	Rusya Federasyonu Federal Vergi Servisi'nin 30 Kasım 2015 tarihli ММВ-7-10 / sayılı emrine göre hareket eder. [e-posta korumalı]
Fatura ve malların sevkıyatı (iş performansı), mülkiyet haklarının devri (hizmetlerin sağlanmasına ilişkin belge), fatura dahil bir belge	Bir işlem için birincil belgenin veya bir dizi kapanış belgesinin yerini alan evrensel bir transfer belgesi. UPD şunları değiştirir: Fatura; Birincil belge: fatura/yasa; Belge seti: fatura + irsaliye/yasa.	Derleyicinin biçimi nasıl kullandığına bağlı olarak, xml dosyası belirli bir dizi içerir. gerekli detaylar. 1 Temmuz 2017'den itibaren zorunludur. UPD birincil belge olarak kullanılıyorsa, elektronik belge yönetimi operatörünün katılımı olmadan aktarılabilir. UPD bir fatura ve birincil belge olarak kullanılıyorsa, o zaman bir EDI operatörü olmadan kimse yapamaz.
Düzeltme faturası ve sevk edilen malların (yapılan iş, verilen hizmetler) değerindeki değişikliklere ilişkin bir belge, düzeltici fatura dahil olmak üzere devredilen mülkiyet hakları	Aynı anda birkaç amaç için kullanılabilen evrensel bir düzeltici belge: düzeltici faturalar için; düzeltirken birincil belgeler; fatura (evrensel transfer belgeleri) dahil olmak üzere birincil belgeleri düzeltirken.	Derleyicinin biçimi kullandığı kaliteye bağlı olarak, xml dosyası bir dizi zorunlu ayrıntı içerecektir. 1 Temmuz 2017'den itibaren zorunludur. Yeni format yalnızca sevk edilen malların (yapılan iş, verilen hizmetler) maliyetindeki değişiklikle ilgili bir belgenin işleviyle kullanılıyorsa, devredilen mülkiyet hakları ("2" statüsüne sahip UKD) , daha sonra satıcı bilgilerini göndermek için bir değişim dosyası ve alıcının bilgilerini temsil eden (Rusya Federasyonu Medeni Kanunu hükümlerine bağlı olarak) olmayabilecek bir değişim dosyası içerir. Aynı zamanda, satıcının bilgi değişim dosyası bir düzeltme faturası içermeyecek ve buna göre böyle bir dosya, yalnızca ekonomik hayat gerçeğini kayıt altına almakla yükümlü olan kişinin elektronik imzası ile imzalanacaktır.
Açıklama talebine yanıt	Cevap, Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 88. Maddesinde öngörülen vergi müfettişliği hakkına, masa başı denetimi için katma değer vergisi ve vergi mükellefi kesintilerine ilişkin bilgileri içeren beyannameler ve diğer belgeler raporlama dönemi, KDV beyannamesi için açıklama talep edin.	1 Ocak 2017'den itibaren, KDV açıklaması talebine verilen yanıtın telekomünikasyon kanalları (TCS) aracılığıyla yalnızca elektronik biçimde sunulması gerekecektir. Muayeneye kağıt formda gönderilen gereksinime verilen cevap, sunulmamış olarak kabul edilir. Bu, 1 Mayıs 2016 tarih ve 130-FZ sayılı Federal Yasanın 88. Maddesi ile açıkça belirtilmiştir. Açıklamaların sunulmaması (veya zamansız sunulması) için 5.000 ruble para cezası verilir.

İnternet üzerinden grafik formatında jpg, tif, pdf veya pgn (ham belgeler) olarak incelemeye sunulabilecek herhangi bir formattaki (veya kağıt üzerindeki belgeler) elektronik belgeler

Belge Türü	belgenin amacı	Ek Bilgiler
Fatura	Malların fiilen sevkıyatını veya hizmetlerin sağlanmasını ve maliyetlerini onaylayan bir belge.	Yukarıda tarif edilen
konşimento	Mal taşıma maliyetini teyit etmek için temel. Malların üçüncü bir tarafça teslim edilmesi dahil olmak üzere bazı durumlarda düzenlenmiş	Malları taşırken UPD ile birlikte düzenlenir ve 4 özdeş nüsha halinde doldurulur: alıcı ve gönderen için birer, nakliye şirketi için 2 nüsha. 1 Temmuz 2017'den itibaren herhangi bir değişiklik yoktur. Şu anda, bir kağıt kopyanın varlığı zorunludur. Ancak, düzenleyici kurumlara TCS aracılığıyla başvurabilirsiniz. Unutulmamalıdır ki elektronik çeviri bu belge için önemli bir konudur. nakliye şirketleri. Şu anda TTN değişim sürecini iyileştirmek için öneriler bile var, bunları makalede bulabilirsiniz.
İşlerin (hizmetlerin) kabulü ve teslimi eylemi	İşlerin (hizmetlerin) performansı gerçeğini doğrular.	Yukarıda tarif edilen
Kargo Gümrük Beyannamesi / Transit Beyannamesi	Malları devletin gümrük sınırından geçirirken (ihracat, ithalat) verilen ana belge. Sınırdan geçiş için bir temel görevi görür.	Hatalar, lekeler, silmeler hariçtir. Beyannameyi doldururken bir hata yaptıysanız, yanlış verilerin üzerini çizebilir, doğru olanları üstlerinde belirtebilirsiniz. Her değişiklik, beyan sahibinin imzası ve mührü ile tasdik edilir. Yukarıda açıklanan durumlardan kaçınmak için elektronik formda doldurulması tavsiye edilir (bu, okunaksız el yazısı nedeniyle de dahil olmak üzere beyanın revizyon için geri gönderilmesine neden olabilir). Elektronik beyan formunu kullanırken eşyayı beyan eden kişi, elektronik form gümrük beyannamesinde yer alması gereken bilgilerin yanı sıra, seçilen gümrük rejimine göre eşyanın gümrükten çekilmesi için gerekli belgelerden elde edilen bilgilerin elektronik bilgi alışverişi yöntemiyle gümrük idaresine iletilmesi. Rusya Federasyonu Devlet Gümrük Komitesi'nin 30 Mart 2004 tarih ve 395 sayılı emri uyarınca uygulanır.
Kargo gümrük beyannamesine/transit beyannamesine ek sayfa	Gümrük bölgesinden mal ihraç ederken kullanılır.	Kargo gümrük beyannamesi/transit beyannamesi ile aynıdır.
Fiyatın (maliyet) belirtilmesi (hesaplama, hesaplama)	Bir sistemin, bileşenin, ürünün, sonucun veya hizmetin gereksinimlerini, tasarımını, davranışını veya diğer özelliklerini doğru, eksiksiz ve doğrulanabilir biçimde tanımlayan bir belge ve bu koşulların karşılanıp karşılanmadığını belirleyebilen prosedürler. maliyetleri parasal olarak belirlemek. ) bir birim veya birim ürün grubunun üretimi veya belirli üretim türleri için şekil.	Özellikler açıklanmadı.
İrsaliye (TORG-12)	Üçüncü şahıslara mal ve malzeme verilmesi ve ilgili işlemlerin kayıtlarının tutulması.	Yukarıda tarif edilen
sözleşmeye ek	Sözleşmenin ayrılmaz bir parçasını oluşturan bir zeyilname veya ek. Sözleşmeye yapılan eklemeler, kural olarak, sözleşmenin temel şartlarını değiştirir ve sözleşme ile eşzamanlı olarak veya daha sonra, işlemin yürütülmesi sürecinde imzalanır.	Her şeyden önce, taraflar kendi aralarında iki ek anlaşmalar. Bunlardan ilki, tarafların seçeceği belge alışverişi yöntemini açıklayacaktır (bugün en güvenli seçeneklerden biri, elektronik belge yönetimi operatörlerinin hizmetleri aracılığıyla değişim olarak adlandırılabilir). İkinci sözleşmede, tarafların kullanmayı kabul ettikleri ES türünün belirtilmesi ve el yazısı imzaya eşit olması gerekir. Taraflar gelişmiş kullanmayı kabul etmişlerse nitelikli imza, o zaman ikinci bir anlaşma yapmaya gerek yoktur, çünkü bu tür ES, kuruluşun el yazısı imzasına ve mührüne eşdeğerdir. Sözleşmeler elektronik ortamda veya kağıt ortamında yapılabilir. Bu nedenle, elektronik ticaret platformlarının mevzuatı ve uygulamasına uygun olarak, açık artırma sonuçlarına göre bir devlet emri verilirken, yalnızca elektronik bir sözleşme akdedilebilir. Ancak sipariş başka bir şekilde verildiyse, basılı bir sürüm vermek mümkündür.
Anlaşma (anlaşma, sözleşme)	İki veya daha fazla kişinin medeni hak ve yükümlülüklerin tesisi, değiştirilmesi veya sona erdirilmesi konusunda anlaşması
düzeltme faturası	Alıcının, satıcı tarafından indirilmek üzere talep edilen KDV tutarlarını kabul etmesi için temel teşkil eden ve sevk edilen malların maliyeti (yapılan iş, verilen hizmetler), devredilen mülkiyet hakları, fiyat (tarife) ve (veya) miktarının belirtilmesi ( hacim) sevk edilen malların (yapılan iş, verilen hizmetler), devredilen mülkiyet hakları.	Yukarıda tarif edilen
Ar-Ge raporu	Yeni bir ürün veya teknolojinin yaratılmasında yeni bilgi ve pratik uygulama elde etmeyi amaçlayan çalışmalar hakkında rapor.	ED-4-3/ numaralı mektupta [e-posta korumalı] 26 Mart 2013 tarihli Federal Vergi Servisi, bir vergi mükellefinin Ar-Ge maliyetlerini 1,5 katsayı kullanarak hesaba katma hakkına sahip olması durumunda, gelir vergisi beyannamesine bir Ar-Ge raporu ile birlikte vermesi gerektiğini hatırlattı. Tamamlanan Ar-Ge'ye ilişkin bir rapor her bir ilgili olarak vergi mükellefi tarafından sunulur. bilimsel araştırma ve deneysel tasarım (ayrı bir çalışma aşaması) ve bilimsel ve teknik raporların yapısı için ulusal standartlar tarafından belirlenen genel gerekliliklere (özellikle GOST 7.32-2001) uygun olmalıdır. Vergi makamlarına sunmak için, abonelerden gelen yazılı taleplerin yerine getirilmesi için belge akışının kullanılması gerekir (09.11.2010 tarihli ММВ-7-6 tarihli Rusya Federal Vergi Servisi emrine Ek No. 5) / [e-posta korumalı]). Federal Vergi Servisi, vergi dairesinden gelir vergisi beyannamesinin kabul edildiğini onaylayan bir makbuz aldıktan sonra bir Ar-Ge raporu sunulmasını da tavsiye eder.

18 Ocak 2017 tarihli ve ММВ-7-6/ sayılı Rusya Federal Vergi Dairesi Emri'nin yürürlüğe girmesinden sonra/ [e-posta korumalı] belge envanterinin xml dosyasının yeni biçimini onaylayan , TCS'ye göre hem xml dosyalarını hem de kağıt belgeleri taranmış görüntüler (jpg, tif, pdf formatlarında) şeklinde sunmak mümkün hale geldi. Yeni envanter 06/01/17 tarihinden itibaren geçerlidir. Böylece sadece elektronik belgeler değil, orijinal olarak kağıt üzerinde hazırlanmış belgeler de TCS üzerinden gönderilebilir.

Aynı zamanda, vergi dairesine aktarılan kapsayıcının aynı anda hem xml uzantılı dosyaları hem de uygun formatlarda taranan dosyaları içerebileceği unutulmamalıdır.

Yukarıdaki tabloda verilen belge listesi kapsamlıdır (şu anda) ve mükelleften başka veriler istenmesi durumunda herhangi bir belgenin kullanılması mümkün olmayacaktır. kişisel hesap mükellef, ne de bir elektronik belge yönetim sistemi. Bu durumda, Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 93. Maddesinde belirtilen diğer yöntemlerin kullanılması gerekir.

çıktı yerine

Çağa ayak uydurmak için her zaman yeni ürünlerle el ele gitmeli, bazen de koşmalısınız. Ve bu koşunun kolay bir yürüyüş olması için mevcut tüm araçları kullanmanız gerekiyor. Bu durumda en önemli araç, elektronik belge yönetim sistemi (dahili) ve yasal olarak önemli olan hizmetlerin hizmetleridir. elektronik değişim(harici). Satıcılar ve operatörler mevzuat ve teknolojiye ayak uydururlar, tavsiyelerde bulunabilirler ve elektronik belgelerle işinizi uygun şekilde organize etmenize yardımcı olabilirler.

Vergi beyannameleri kağıt üzerinde sunulabilir ( basılı kopya) . Bu durumda, şahsen kuruluşun başkanı (girişimci) veya bir muhasebeci veya kuruluşun yetkili bir temsilcisi (girişimci). Ayrıca kağıt üzerindeki beyanname posta ile de gönderilebilir.
Sanatın 1. paragrafına göre. Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 26'sı, bir vergi mükellefi, yasal veya yetkili bir temsilci aracılığıyla vergi ve harçlar mevzuatı ile düzenlenen ilişkilere katılabilir.
yasal temsilciler Sanata göre. Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 27'si kabul edilmektedir:
- bir vergi mükellefi kuruluş için - yasa veya kurucu belgeleri temelinde belirtilen kuruluşu temsil etmeye yetkili kişiler;
- vergi mükellefi için - gerçek kişi için - medeni kanuna göre onun temsilcisi olarak hareket eden kişiler için Rusya Federasyonu.
Kuruluşlar için yasal temsilciler yönetici, CEO, şirketin başkanı vb., kurucu belgelere uygun olarak yönetici veya yönetici kuruluş veya başka bir kişi.
Vergi mükellefinin yetkili temsilcisi Sanat uyarınca. Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 29'u bir kişiyi veya varlık vergi makamları ile ilişkilerinde çıkarlarını temsil etmek için vergi mükellefi tarafından yetkilendirilmiş ( gümrük makamları, kamu otoriteleri bütçe dışı fonlar), vergi ve harçlara ilişkin mevzuatla düzenlenen ilişkilerdeki diğer katılımcılar. Aynı zamanda, vergi ödeyen bir kuruluşun yetkili bir temsilcisi, yetkilerini Rusya Federasyonu medeni mevzuatında öngörülen şekilde verilen bir vekaletname temelinde kullanır.
Bu nedenle, vergi dairesine vergi raporları sunan bir muhasebeci veya diğer kişinin, vergi hukuku ilişkilerine katılma yetkisini teyit eden bir vekaletname sunması gerekmektedir. Bu nedenle, Rusya Federal Vergi Servisi'nin 15 Şubat 2007 N 18-0-09 / 0070 tarihli ve 25 Nisan 2008 N 03-02-08 / 9 tarihli Maliye Bakanlığı Mektuplarında zorunlu bir mevcudiyet ihtiyacını belirtir. bir vekaletname.
Vergi mükellefinin yetkili temsilcisi - bir kişi, yetkilerini noter tasdikli bir vekaletname veya Rusya Federasyonu medeni mevzuatına uygun olarak noter tasdikli vekalete eşdeğer bir vekaletname temelinde kullanır.
Tartışmalı konu şu noter tasdikli vekaletname bireysel bir girişimcinin çıkarlarını temsil etmek. 10 Ağustos 2009 tarihli Mektupta N ShS-22-6 / [e-posta korumalı] Rusya Federal Vergi Servisi, bireysel bir girişimci tarafından verilen bir vekaletnamenin imzasının ve mührünün olması için yeterli olduğunu açıkladı. Noter onayı gerekli değildir. Maliye Bakanlığı, 7 Ağustos 2009 tarih ve 03-02-08 / 66 sayılı Mektupta, aksine, bir vergi mükellefinin temsilcisi tarafından vergi beyannamesi verilirken - elektronik form da dahil olmak üzere bir birey, temsilcinin bireysel bir girişimci olduğu için noter tasdikli vekaletnameye sahip olmak bireysel ve para kuralı. 2 sayfa 3 sanat. Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 29'u.
Teslim tarihi vergi beyannameleri ve finansal tablolar yasal veya yetkili temsilcisi organizasyon düşünülür kağıt üzerinde vergi dairesine fiilen sunulduğu tarih buzağılar
Vergi bildirimi posta yoluyla gönderilirse, ekin açıklamasını içeren bir posta öğesi biçiminde olmalıdır.
Sanatın 4. paragrafına göre. Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 80'i, posta yoluyla vergi beyannamesi (hesaplama) gönderirken, sunulduğu gün olarak kabul edilir. ekin açıklamasını içeren posta öğesinin gönderilme tarihi. Sanat hükümlerine dayanarak. Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 6.1'i, son tarihin belirlendiği bir işlem, son tarihin son gününün saat 24: 00'e kadar gerçekleştirilebilir. Eğer belgeler ya peşin Son başvuru tarihinin son günü saat 24:00'e kadar iletişim kuruluşuna teslim edilenler, teslim tarihini kaçırmış sayılmaz.
Bildirimin son gününde postaneye teslim edilmesi ve ertesi gün postanede işleme koyulması halinde beyannamenin zamanında verilmiş kabul edilip edilmeyeceği tartışmalıdır. Rusya Vergi Bakanlığı'nın 13 Mayıs 2004 tarihli 03-1-08 / 1191 / tarihli Mektubunda [e-posta korumalı] Maddenin uygulanması için yatırımın bir açıklaması ile raporlama tarihinin olduğu belirtilir. Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 80'i, "Rus Postası" damgasında belirtilen tarih olarak kabul edilir.
için tahkim uygulaması bu konu mükellefin lehinedir. Bu nedenle, Batı Sibirya Bölgesi Federal Antitekel Hizmetinin 5 Temmuz 2006 N F04-4150 / 2006 (24268-A81-37) tarihli Kararında, posta yoluyla gelir vergisi beyannamesi sunma tarihinin belirlenmesi ile ilgili olarak, 17 Temmuz 1999 tarihli N 176-FZ "Posta Hizmeti Üzerine" Federal Yasa ve Vergi Mükellefi için Posta Hizmetlerinin Sağlanmasına İlişkin Kurallar uyarınca, mektubun gönderilme tarihinin gün olarak kabul edildiği doğrudan belirtildi. bu posta öğesinin posta operatörüne teslim edilmesi. Posta hizmetlerinin kullanıcıları, görevlerinin posta operatörü tarafından zamanında yerine getirilmesinden sorumlu değildir. Benzer sonuçlar, Doğu Sibirya Bölgesi FAS'ın 28 Ağustos 2006 tarihli Kararlarında yer almaktadır. F04-5028 / 2005 (13671-A27-33) ve 15 Haziran 2005 tarihli Volga-Vyatka Bölgesi Federal Antimonopoly Hizmeti N A28-25566 / 2004-1009 / 18.

Elektronik

Sanatın 3. paragrafına göre. 80 Rusya Federasyonu Vergi Kanunu elektronik formda raporlama sunulmalıdır aşağıdaki vergi mükellefleri:
- vergi mükellefleri ise ortalama personel sayısıönceki takvim yılı için çalışan sayısı 100 kişiyi aşıyor;
- 100'den fazla çalışanı olan yeni oluşturulmuş (yeniden yapılanma dahil) kuruluşlar;
- en büyük vergi mükellefleri ortalama çalışan sayısı ne olursa olsun.
Sanatın 4. paragrafına göre. 27 Temmuz 2010 tarihli N 229-FZ Federal Yasası ile getirilen Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 31'i, elektronik biçimde sunulan belgelerin formları ve biçimleri ile bunları doldurma prosedürü geliştirilir ve onaylanır Rusya Federal Vergi Servisi tarafından.
29 Mart 2007 tarihli Rusya Federal Vergi Servisi Emri N MM-3-25 / [e-posta korumalı]"Bir önceki takvim yılına ait ortalama çalışan sayısına ilişkin bilgi" formu onaylandı. "Önceki takvim yılı için ortalama personel sayısı hakkında bilgi" formunun nasıl doldurulacağına ilişkin tavsiyeler, Rusya Federal Vergi Servisi'nin 26 Nisan 2007 tarihli Mektubunda verilmiştir. N ChD-6-25 / [e-posta korumalı]
Rusya Maliye Bakanlığı'na göre (20 Kasım 2008 N 03-02-08 / 24 tarihli yazı), tüm vergi mükelleflerinin, bir önceki takvim için ortalama çalışan sayısı hakkında öngörülen süre içinde vergi dairesine bilgi vermesi gerekmektedir. yıl dahil bireysel girişimciler işe alınan işçileri içermeyen.
Bu nedenle, vergi beyannamelerini (hesaplamalarını) elektronik biçimde sunma yükümlülüğü yalnızca belirli kategoriler vergi mükellefleri
Vergi mükellefi sunmuşsa vergi iadesi Değil öngörülen form(format), vergi dairesi böyle bir beyanı kabul etmeyi reddetme hakkına sahiptir.
Buna göre, vergi mükellefi vergi beyannamesini kağıt üzerinde sunmuşsa, ancak bunu elektronik ortamda sunması gerekiyorsa, vergi dairesi vergi beyannamesini kabul etmeyi reddedebilir ve Madde 1. paragraf uyarınca sorumlu tutabilir. Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 119'u.
Rusya Federasyonu Yüksek Tahkim Mahkemesi Başkanlığı'nın Sanatın 1. paragrafının uygulanmasına ilişkin konumu. Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 119'u, vergi beyannamesi sunma prosedürünün ve formunun ihlali, yani Sanatın 3. paragrafının gerektirdiği şekilde elektronik biçimde sunulmaması gerçeğine dayanmaktadır. Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 80'i, ancak kağıt üzerinde, belirtilen maddede belirtilen suçu oluşturmaz.
Bu nedenle, 3 Şubat 2009 N 11482/08 sayılı Kararnamede, Rusya Federasyonu Yüksek Tahkim Mahkemesi Başkanlığı, Sanatın 1. Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 119'u, belirli bir suç için sorumluluk sağlar - vergi ve harçlarla ilgili mevzuat tarafından belirlenen süre içinde vergi beyannamesi sunulmaması. Aynı zamanda, vergi beyannamesi sunma usulünün ve formunun ihlali, Sanatta belirtilen bir suç oluşturmaz. Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 119'u.
Benzer bir sonuç, Rusya Federasyonu Yüksek Tahkim Mahkemesi Başkanlığı'nın 17 Şubat 2009 tarih ve 11500/08 sayılı Kararında da yapılmıştır.

Manyetik ortamda raporlama

Uygulamada, birçok muhasebeci elektronik formdan manyetik bir ortam (disket, disk veya flash kart) anlar. Bununla birlikte, Rusya Maliye Bakanlığı, 10 Mart 2009 tarih ve 03-02-07/1-119 sayılı Mektupta, vergi beyannamelerinin (hesaplamalarının) elektronik ortamda belirlenen formatlarda vergi dairesine sunulması yükümlülüğüne açıklık getirmiştir. ilgili verilerin telekomünikasyon kanalları aracılığıyla aktarılması ile gerçekleştirilir.
Vergi raporlama formatı, Rusya Federal Vergi Servisi tarafından onaylanmıştır. Şu anda, 2 Nisan 2002 tarihli Rusya Vergi Bakanlığı Emri N BG-3-32 / 169 (bundan böyle - Sipariş N BG-3-32 / 169) tarafından onaylanan elektronik biçimde raporların sunulmasına ilişkin Prosedür şu şekildedir: yürürlükte. Bu bağlamda, 10 Aralık 2002 tarihli Rusya Federal Vergi Servisi Emri N BG-3-32 / [e-posta korumalı]"Telekomünikasyon kanalları aracılığıyla elektronik biçimde vergi beyannameleri ve mali tabloların sunulmasına yönelik sistemin organizasyonu ve işleyişi hakkında" (4 Mart 2010 N MM-7-6 tarihli Rusya Federal Vergi Servisi Emri ile değiştirildiği şekliyle) / [e-posta korumalı]).
Bölüm 5. paragrafa göre. Sipariş N BG-3-32/169, vergi mükellefine hizmet sağlayan uzman bir telekom operatörü aracılığıyla gerçekleştirilir.
Bu nedenle, raporların elektronik biçimde sunulması kapsamında, düzenleyici makamlar verilerin yalnızca telekomünikasyon kanalları aracılığıyla aktarılmasını anlarlar. Buna göre, beyanname ve hesaplamaları elektronik ortamda sunmakla yükümlü mükelleflerin kağıt üzerinde ve aynı anda manyetik ortamda ikişer nüsha olarak sunulması, vergi makamları tarafından raporların zamanında sunulmaması olarak değerlendirilebilecektir. manyetik ortamdaki raporlar, vergi makamlarının raporları elektronik olarak dosyalama yolu değildir.
Bu arada mahkemeler, beyannamenin telekomünikasyon kanalları aracılığıyla iletilmesinin elektronik ortamda rapor sunmanın tek yolu olmadığına işaret ederek mükellefin yanında yer alıyor. Bu nedenle, 22 Temmuz 2008 N A55-15020 / 07 tarihli Volga Bölgesi Federal Antitekel Hizmeti Kararnamesi'nde, vergi mükellefinin ortalama çalışan sayısının 250'den fazla olduğu ve vergi mükellefinin vergi beyannamesi verdiği bir durum göz önüne alındığında Yargıçlar, bir diskette telekomünikasyon kanalları aracılığıyla elektronik biçimde vergi beyannamesi sunulmasına ilişkin Prosedürün 4. paragrafına işaret ettiler. Elektronik formda bir vergi beyannamesinin sunulmasının, vergi mükellefinin inisiyatifinde gerçekleştirildiğini ve kendisinin ve vergi makamının, onaylanan standartlar, formatlar ve prosedürlere uygun olarak alınması ve işlenmesi için uygun teknik araçlara ve yeteneklere sahip olup olmadığını belirtir. vergiler ve harçlar için Rusya Federasyonu Bakanlığı. Ayrıca, 22 Aralık tarihli Rusya Vergi Bakanlığı Emri ile onaylanan vergi ve harçların elektronik biçimde hesaplanması ve ödenmesi için kullanılan vergi beyannamelerinin, mali tabloların ve diğer belgelerin elektronik biçimde sunulmasına ilişkin Formata (sürüm 3.00) göre, 2003 N BG-3-13 / [e-posta korumalı] elektronik ortamda vergi ve mali raporlama verileri, manyetik ortamda (disket) veya iletişim kanalları aracılığıyla iletilen DOS kodlu metin dosyaları biçiminde sunulur. Mahkeme şu sonuca vardı: Mevcut mevzuat Vergiler ve Harçlar hakkındaki hüküm, şirketin elektronik biçimde vergi beyannamesi verme konusunda koşulsuz yükümlülüğünü tesis eder, ancak elektronik biçimde beyannamenin vergi dairesine gönderilebileceği yöntemi belirlemez.
Benzer sonuçlar FAS Kararlarında bulunabilir. Merkez Bölge 5 Kasım 2008 tarihli, N A54-221 / 2008-C18 davası, 17 Temmuz 2008 tarihli Volga Bölgesi FAS, N A55-17524 / 2007 davası, 16 Ekim 2007 tarihli Doğu Sibirya Bölgesi FAS'ı N A58-2710 /07-Ф02-7689/07.
Bu nedenle, telekomünikasyon kanalları aracılığıyla raporlamanın iletilmesi bir raporlama şeklidir ve elektronik form bir raporlama formatıdır. Rusya Federasyonu Vergi Kanunu, elektronik formdaki beyanın yalnızca telekomünikasyon kanalları aracılığıyla iletilmesini sağlamaz. Bu nedenle, vergi dairesine bir disket veya başka bir manyetik ortamda (CD, flash sürücü) sunulan beyannameler elektronik ortamda da verilmiş sayılabilir.

Telekomünikasyon kanalları hakkında raporlama

Vergi beyannamelerini sunma prosedürü, Rusya Maliye Bakanlığı'nın 18 Ocak 2008 N 9n tarihli Emri ile onaylanan İdari Yönetmelikler ile belirlenir. Ek olarak, 10 Aralık 2002 tarihli Rusya Vergi Bakanlığı Emri ile onaylanan telekomünikasyon kanalları aracılığıyla elektronik biçimde vergi beyannameleri ve mali beyanların sunulmasına yönelik sistemin organizasyonu ve işleyişine ilişkin Metodolojik tavsiyeler vardır N BG-3-32 / [e-posta korumalı](bundan sonra - Kılavuz İlkeler N BG-3-32 / [e-posta korumalı]). Ayrıca, 2 Kasım 2009 N MM-7-6 / Rusya Federal Vergi Servisi Emri ile onaylanan telekomünikasyon kanalları aracılığıyla elektronik biçimde vergi beyannameleri (hesaplamaları) gönderirken elektronik belge yönetiminin düzenlenmesi için Metodolojik öneriler de vardır. [e-posta korumalı](bundan sonra - Elektronik belge yönetiminin organizasyonu için yönergeler N MM-7-6 / [e-posta korumalı]).
Sipariş N BG-3-32/169'un 2. maddesine göre, elektronik belge yönetimindeki katılımcılar bir vergi mükellefi (temsilcisi), bir vergi dairesi, uzman bir telekom operatörüdür.
Bu nedenle, telekomünikasyon kanallarına ilişkin raporların sunulabilmesi için, uzman telekom operatörü.
mezhebine göre. Sipariş N BG-3-32/169, uzman bir telekom operatörünün, açık değiş tokuş için hizmetler sağlayan bir kuruluş olarak anlaşıldığı ve kesin bilgi telekomünikasyon kanalları aracılığıyla vergi beyannamelerinin ve mali tabloların elektronik biçimde sunulması sistemi çerçevesinde vergi makamları ve vergi mükellefleri arasında.
Özel bir telekom operatörünün işlevleri şunları içerir:
- taşıma ve şifreleme sisteminin bakımı;
- teknik kullanıcı desteği;
- raporlama son tarihinin teyidi.
Uzman operatör, sn'de listelenen tüm gereklilikleri karşılamalıdır. 4 metodolojik öneriler N BG-3-32/ [e-posta korumalı], yani şu lisanslara sahip olmalıdır:
- Rusya İletişim Bakanlığı - telematik hizmetleri sağlama hakkı için;
- Rusya FSB'si - devlet sırrı oluşturmayan bilgileri şifreleme alanında hizmet sağlama hakkı için;
- Rusya FSB'si - şifreleme araçlarının dağıtımına yönelik faaliyetlerde bulunma hakkı için;
- Rusya FSB'si - şifreleme araçlarının bakımı için faaliyetler yürütme hakkı için.
Veya telekom operatörünün uygun lisanslara sahip bir kuruluş (kuruluşlar) ile bir sözleşmesi (anlaşmaları) olmalıdır.
Sanatın 4. paragrafına dayanarak. Telekomünikasyon kanalları aracılığıyla vergi beyannamesi aktarılırken Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 80'i sunulduğu gün, telekom operatörü tarafından belirlenen sevk tarihidir.. Bu nedenle, vergi dairelerinin sorumluluk alanı sınırları içindeki telekomünikasyon tesislerinin işleyişinde bir aksama olması durumunda, raporlama tarihi, işletmecinin onayında belirtilen sevk tarihi olacaktır. Bu nedenle, uzman bir iletişim operatörü, belirlenen süre içinde bir vergi mükellefi tarafından vergi beyannamesi gönderme tarihinin teyidini kaydettiyse, vergi mükellefinin vergi dairesine zamanında vergi beyannamesi verme yükümlülüğünü yerine getirdiği kabul edilir ve vergi yükümlülüğü Sanat altında Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 119'u dahil olamaz.
Bu konudaki yargısal uygulama mükellefler lehine gelişmektedir. Örneğin, 18 Ağustos 2008 N A33-17605 / 07-03AP-922 / 08-F02-3840 / 08 tarihli Doğu Sibirya Bölgesi FAS Kararında, mahkeme, uzman bir telekom operatörünün onayını kaydetmesi durumunda vergi mükellefinin Rusya Federasyonu Vergi Kanunu tarafından belirlenen süre içinde vergi beyannamesini gönderdiği tarih, vergi mükellefinin vergi dairesine zamanında vergi beyannamesi verme yükümlülüğünü yerine getirdiği kabul edilir. Aynı zamanda elektronik dosyaların aktarımındaki teknik hatalar, mükellefin bu yükümlülüğünü yerine getirmesini etkilemez.
Batı Sibirya Bölgesi Federal Antitekel Hizmetinin 15 Ocak 2007 N F04-8676 / 2006 (29773-A27-42) tarihli Kararnamesi N A27-10245 / 2006-6 davasında mahkeme, vergi mükellefinin haksız yere vergi ödediği sonucuna vardı. Maddesinden sorumlu tutulmuştur. Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 119'u, çünkü bu suçu işlemekten suçu yoktur. Bu durum, vergi mükellefinin beyannameyi elektronik biçimde zamanında sunamaması nedeniyle bir kaza sonucu iletişim hatası ile teyit edilir.
Benzer sonuçlar, 27 Ocak 2009 N A19-6809 / 08-50-F02-6810 / 08 tarihli Doğu Sibirya Bölgesi FAS Kararlarında ve 19 Ekim 2009 N KA-A41 tarihli Moskova Bölgesi FAS Kararlarında yer almaktadır. / 10773-09.
Bu nedenle, uzmanlaşmış telekom operatörü vergi beyannamesinin zamanında verilmemesinden sorumlu değildir. Bu durumda mükellefin beyannameyi kabul ettiği tarihte telekomünikasyon kanallarından telekomünikasyon işletmecisinden teyid alması yeterlidir.
Aynı zamanda Rusya Maliye Bakanlığı 3 Haziran 2009 tarih ve 03-02-07/2-97 sayılı yazısında vergi beyannamesinin vergi mükellefinin ve özel telekom operatörünün teknik araçlarının farklı zaman dilimlerinde bulunması nedeniyle, vergi mükellefi ile verginin sunulma tarihi (uzman bir telekom operatörü tarafından gönderiminin sabitlendiği tarih) çakışmayabilir. Vergi beyannamesi verme süresinin ihlali ile ilgili olası ihtilafları öngören Maliye Bakanlığı, raporların sunulma tarihini belirlemek amacıyla telekom operatörlerinin sunucularında tek bir zaman belirlemeyi teklif etmektedir.
Telekom operatörü, vergi mükellefine bir kağıt belgedeki el yazısı imzaya eşdeğer bir yazılım ve elektronik dijital imza (EDS) sağlar.
Vergi Dairesi telekomünikasyon kanalları aracılığıyla bir vergi beyannamesi (hesaplama) gönderirken, 24 saat içinde vergi mükellefine telekomünikasyon kanalları aracılığıyla vergi beyannamesinin (hesaplama) kabul makbuzunu, raporlamanın kabulü veya bir ret Bildirimi durumunda elektronik biçimde göndermekle yükümlüdür. 25 Şubat 2009 N MM-7-6 tarihli Rusya Federal Vergi Servisi Emri tarafından onaylanan formlarda bildirimin kabul edilmemesi durumunda elektronik biçimde bir vergi beyannamesi (hesaplaması) kabul etmek / [e-posta korumalı]
Beyannameyi kabul etmeyi reddetmesi durumunda, sunulmadığı kabul edilir. Bu durumda, vergi mükellefi (temsilcisi) hataları düzeltmeli ve vergi beyannamesini (hesaplama), ne zaman doldurulmuş olan belge türünün aynı işaretiyle (birincil, düzeltici, düzeltme sayısını gösterir) yeniden sunmalıdır. belge ilk olarak gönderildi.
Federal İdari Düzenlemelere göre vergi hizmeti 18 Ocak 2008 N 9n tarihli Rusya Maliye Bakanlığı Kararı ile onaylanan vergi dairesi aşağıdaki durumlarda beyanı kabul etmeyi reddedebilir (İdari Düzenlemelerin 155. maddesi):
- raporlama belirlenen biçimde (format) sunulmazsa veya raporlama prosedürünü ihlal ederse (İdari Düzenlemelerin 3. maddesi, 133. maddesi);
- yetkili bir kişinin elektronik sayısal imzasını içermemesi veya mevcut sayısal imzanın beyan sahibinin veya temsilcisinin elektronik imzasına benzememesi (İdari Yönetmelik md. 5, md. 133);
- gerekli tüm ayrıntıları içermiyorsa: tam ad. (birey için) veya kuruluşun adı, TIN, belge türü (birincil veya düzeltici) ve vergi makamının adı (İdari Düzenlemelerin 136. maddesi).
Sanatın 4. paragrafına göre. Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 80'i, telekomünikasyon kanalları aracılığıyla bir vergi beyannamesi (hesaplaması) aktarılırken, sunulduğu gün, gönderildiği tarihtir.
Prosedür N BG-3-32/169'un 5. Maddesi, elektronik formda bir vergi beyannamesinin sunulma tarihinin altında, uzman bir telekom operatörünün onayında kaydedilen gönderilme tarihinin olduğunu açıklığa kavuşturur.
Bu nedenle, vergi dairesi vergi mükellefine bir kabul makbuzu göndermişse vergi dairesine bir vergi beyannamesi verilmiş sayılırken, beyanın sunulma tarihi özel işletmeciden alınan teyide kaydedilen tarihtir.
Bölümün 8. paragrafına göre. I ve s.3 bölüm. II Sipariş N BG-3-32/169 elektronik formda bildirim yapılması durumunda, elektronik dijital imza ile teyit edilir.
Sanatın 5. paragrafı. Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 80'i ayrıca vergi mükellefinin (temsilci), vergi beyannamesinde (hesaplama) belirtilen bilgilerin doğruluğunu ve eksiksizliğini onaylayan vergi beyannamesini (hesaplama) elektronik dijital imza ile imzaladığını da belirler.
Sanatta. 10 Ocak 2002 tarihli Federal Yasanın 3'ü N 1-FZ "Elektronik Dijital İmza Üzerine", elektronik dijital imza, bu elektronik belgeyi sahteciliğe karşı korumak için tasarlanmış, kriptografik dönüştürme sonucunda elde edilen elektronik bir belgenin ayrıntıları olarak anlaşılmaktadır. elektronik dijital imzanın özel anahtarını kullanan ve imza anahtarı sertifikasının sahibinin tanımlanmasına ve ayrıca elektronik belgede bilgi bozulmasının bulunmadığının tespit edilmesine olanak tanıyan bilgi.
Manyetik ortamlarda yer alan bilgilerin aksine, elektronik dijital imza ile onaylanan elektronik bir belgenin (vergi bildirimi dahil) yasal bir gerçek, yani Sanat uyarınca olduğu belirtilmelidir. Rusya Federasyonu Medeni Kanunu'nun 160'ı, medeni hak ve yükümlülüklerin kurulmasını, değiştirilmesini veya feshedilmesini gerektirir. Buna göre, elektronik formda bir vergi beyannamesi sunarken, vergi mükellefinin bunu kağıt üzerinde vergi dairesine sunması gerekmemektedir. Bu aynı zamanda BG-3-32/169 sayılı Sipariş N.'nin 6. paragrafı ile de teyit edilir.
Mali tabloları elektronik olarak imzalamak içinüç koşul karşılanmalıdır:
1) belirli bir imzayı onaylayan imza anahtarı sertifikası, belgenin imzalandığı tarihte geçerli olmalıdır;
2) EDS'nin orijinalliği bir elektronik belgede teyit edilmelidir;
3) EDS, imza anahtarı sertifikasında belirtilen bilgilere uygun olarak kullanılır.
Tüm bu koşullar yerine getirilirse, kuruluş bu şekilde beyanları imzalama hakkına sahiptir.
Elektronik dijital imza kullanma prosedürünün özü, her kullanıcının bir çift bireysel anahtar üretme fırsatına sahip olmasıdır: bir belge altında imzanın dijital bir analogunu oluşturmak için gizli bir anahtar ve onunla bir çift, açık bir anahtar bu özel anahtar kullanılarak hesaplanan dijital imzaların geçerliliğinin doğrulanması. Dijital imzanın gizli anahtarının mülkiyeti belirli kişi bir sertifika yetkilisi tarafından verilen bir sertifika ile onaylanmıştır.
Telekomünikasyon kanallarını kullanmanın avantajları şunları içerir:
- çalışma süresinden tasarruf;
- Beyannamenin kağıt üzerinde çoğaltılmaması;
- raporların doldurulmasında hatalardan kaçınmak, çünkü raporları içeren bir dosya oluşturulurken, program doldurulmakta olan formun sürümünün uygunluğunu kontrol eder;
- elektronik formda bilgi sunma formatları zamanında güncellenir;
- raporların tesliminin teyidi;
- sunulan raporların gizliliği korunur;
- vergi dairesi tarafından bilgi işlemenin etkinliği artar, teknik hataların varlığı hariç tutulur.
Telekomünikasyon kanallarında raporlamanın dezavantajları şunları içerir:
- belirli bir teknik temele sahip olma ihtiyacı (bilgisayar, İnternet bağlantısı, uygun yazılım);
- Raporların zamanında sunulması mümkün olmayacağı için internete erişimin kısıtlanması;
- bazı durumlarda, vergi dairesinin mührü ile kağıt üzerinde raporlamanın çoğaltılması ihtiyacı. Örneğin, bir bankadan kredi alabilmek için vergi mükellefinin beyannamelerinin bir örneğini vergi dairesinde belgelendirmesi gerekir. Banka, elektronik olarak sunulan bir belgenin yasal geçerliliğini doğrulayamadığı için, vergi dairesi tarafından damgalanmış bir kağıt üzerinde raporlama yapılmasını gerektirir.
Bir belgeye daha dikkat etmeye değer - Rusya Maliye Bakanlığı'nın 16 Mart 2010 tarihli Emri N MM-7-6 / 120 "Vergi makamlarının otomatik bilgi sistemine girme Yönetmeliğinin onaylanması üzerine vergi beyannamelerinin (hesaplamalar) vergi mükellefleri (temsilcileri) ve vergilerin hesaplanması ve ödenmesi için temel teşkil eden diğer belgeler. Bu Sipariş, vergi mükellefleri (temsilcileri) tarafından sunulan vergi beyannamelerinin ve hesaplamaya temel teşkil eden diğer belgelerin girilmesi sürecini iyileştirmek amacıyla vergi mükellefleri ve kontrol departmanları arasındaki elektronik belge yönetim sistemini iyileştirmek için finans departmanı tarafından düzenlenmiştir. ve vergi makamlarının otomatik bilgi sistemine vergilerin ödenmesi.
Yönetmelik, vergi belgelerinin (çeşitli medya türlerinde ve tarafından belirlenen şekillerde sunulan) girişi için tek tip ilkeler belirler. vergi mevzuatı) Federal Vergi Hizmetinde, merkezi veri işleme koşullarında kağıt üzerinde sunulan vergi belgelerinin girilmesi ve Federal Vergi Hizmeti ile Veri Merkezi (Merkezi Veri İşleme için Rusya Federal Vergi Hizmetinin Bölgeler Arası Müfettişliği veya başka bir teftiş) arasındaki etkileşim prosedürü merkezi veri işleme işlevlerinin yerine getirilmesi).
Ayrıca, merkezi işlemenin tabi olduğu tespit edilmiştir. vergi belgeleri kağıt formda, Rusya Maliye Bakanlığı tarafından onaylanan makine odaklı formlarda ve ayrıca iki boyutlu barkodlu makine odaklı formlarda sunulur. IFTS ile veri merkezi arasındaki bilgi alışverişi, kurulan yazılımlar kullanılarak güvenli iletişim kanalları üzerinden gerçekleştirilir. Vergi beyannamesi ibraz etmeyenlerin listesi, vergi ve harçlara ilişkin mevzuatta belirlenen ilgili belgelerin sunulması için son tarihten itibaren 10 gün sonra oluşturulur.

h.1 Madde gereğince. 06.04.2011 N 63-FZ Federal Yasasının 6'sı, nitelikli elektronik imza ile imzalanan elektronik formdaki "Elektronik İmza Üzerine" bilgiler, federal yasalar veya kabul edilmedikçe, el yazısı imzayla imzalanmış bir kağıt belgeye eşdeğer bir elektronik belge olarak kabul edilir. bunlara uygun olarak, düzenleyici yasal düzenlemeler, bir belgenin yalnızca kağıt üzerinde düzenlenmesi gerekliliğini belirler. Hangi belgelerin yalnızca kağıt üzerinde düzenlenmesi gerekir?

Yalnızca kağıt üzerinde düzenlenen belirli bir belge listesi yoktur. Bu tür belgeler örneğin şunları içerir:

Hamiline yazılı senetler (bono, bono),

İş sözleşmesi,

İstihdam geçmişi,

Çalışma kitaplarının ve bunlara eklerin hareketi için muhasebe defteri,

Kişisel kart,

Tam sorumluluk sözleşmesi

Hastalık izni,

Tasarruf etmeden izin başvurusu ücretler(uzaktan çalışanlar hariç),

çıraklık sözleşmesi,

İş sözleşmesini feshetme emri (talimat).

Daha ayrıntılı bir liste için aşağıya bakın.

Gerekçe

Elektronik belgelerle çalışmanın özellikleri

Yalnızca kağıt üzerinde düzenlenen belgeler

Nitelikli elektronik imza ile imzalanan bir elektronik belge, el yazısı ile imzalanan bir kağıt belgeye eşdeğer kabul edilir (Bölüm 1, 63-FZ sayılı Kanunun 6. Maddesi). İstisna ne zaman Federal yasalar veya bunlara uygun olarak kabul edilen düzenleyici yasal düzenlemeler, bir belgenin yalnızca kağıt üzerinde düzenlenmesini gerektirir (aşağıdaki tablo).

Tavsiye

Kâğıt üzerinde tutulan kişisel karttaki girişleri, elektronik ortamda tutulan kişisel karttaki girişlerle çoğaltma hakkına sahipsiniz.

Uygulamada, bir kuruluş bir elektronik belge yönetim sistemi başlatmış olsa bile, yasanın çalışanların kişisel imzalarını gerektirdiği bazı belgeler kağıt üzerinde düzenlenir. Örneğin, çalışma kitaplarının hareketi için muhasebe kitabı ve bunlara ekler. Sonuçta, “Çalışma kitabını kabul eden veya dolduran sorumlu kişinin makbuzu” ve “Çalışma kitabını alırken çalışanın makbuzu” sütunlarını içerir. Ancak iş sözleşmelerinin kaydı elektronik ortamda tutulur.

hatayı düzeltme

IOI Teknik, bilgileri bir insan operatöre iletmek için kullanılan anlamına gelir. IOI iki büyük gruba ayrılır: sistemde paralel olarak (aynı anda) bir arada bulunabilen yerel veya merkezi bilgi temsili ... ...

ELEKTRONİK BELGE- Sanat uyarınca. 10 Ocak 2000 Tarihli Elektronik Belge Kanunu'nun (bundan sonra Kanun olarak anılacaktır) 1. maddesi, elektronik belge, bir makine ortamına kaydedilen ve Kanun'un belirlediği gereklilikleri karşılayan bilgiler anlamına gelir. Sanata göre. 2…… Modern Medeni Hukuk Hukuk Sözlüğü

sınır planı- Hudut planı, ilgili arazinin kadastro planına veya ilgili arsanın kadastro dökümüne dayanarak hazırlanan ve içinde belirli unsurların yer aldığı bir belgedir. devlet kadastrosu…… Vikipedi

Oylama cihazına dokunun- Fransız IVotronic sensör cihazı Dokunmatik oylama cihazı (USG), ayrıca bir elektronik oylama kompleksi (CEG) tabanlı bir elektronik oylama makinesi ... Wikipedia

Danske bankası- (Danske Bank) Danske Bank Grubu, Danske Bank'ın tarihi, Danske Bank Yerleşim yönetimi nakit servisi Danske Bank Grubu, Danske Bank'ta uluslararası ödemeler ve Rusya Federasyonu'nda ödemeler, Danske Bank e-bankacılık… … yatırımcı ansiklopedisi

Aval- (Aval) Aval teriminin tanımı, aval'ın kullanımı ve anlamı aval'ın tanımı, aval'ın kullanımı ve anlamı hakkında bilgiler İçindekiler İçindekiler Terimin tanımları. Yasal işlemler. aval'ın anlamı. Aval senet Aval -… … yatırımcı ansiklopedisi

kambiyo senedi- (Bono) Bir kambiyo senedi, parasal bir yükümlülük ödeme hakkına sahip bir menkul kıymettir Bir faturanın menşeinin tarihi, çeşitleri, faturaların muhasebesi ve ödenmesi, bir poliçenin onaylanması ve kabulü yatırımcı ansiklopedisi

GOST 2.051-2006: Tasarım belgeleri için birleşik sistem. Elektronik belgeler. Genel Hükümler- Terminoloji GOST 2.051 2006: tek sistem tasarım belgeleri. Elektronik belgeler. Genel Hükümler orijinal belge: otomatik sistem: Faaliyetleri için personel ve bir dizi otomasyon aracından oluşan bir sistem, ... ... Normatif ve teknik dokümantasyon terimlerinin sözlük referans kitabı

bilgilendirme- otomatik bir io sisteminin sağlanması Bir dizi belge biçimi, sınıflandırıcı, düzenleyici yapı ve operasyonu sırasında AS'de kullanılan bilgilerin hacmi, yerleşimi ve mevcudiyet biçimlerine ilişkin kararlar uygulandı Kaynak ... Normatif ve teknik dokümantasyon terimlerinin sözlük referans kitabı

Menkul kıymet sahipleri kayıt sistemi- piyasadaki Federal Yasaya uygun olarak değerli kağıtlar 22 Nisan 1996 tarihli, kağıt üzerine kaydedilen ve (veya) kullanılarak kaydedilen verilerin toplamı elektronik taban sistemde kayıtlı olan nominal kimliklerin tanımlanmasını sağlayan veriler ... ... Büyük Hukuk Sözlüğü

uygulama- (İngiliz icrası) Sözleşmelerin icrasıdır; Sözleşme koruması; Bir sözleşmenin icrası; İngilizce'den "kuvvet" fiilinin özü, "zorlamak" anlamına gelir, yani zorlayıcı nitelikte bir eylem ... ... Wikipedia

Kitabın

• XX. yüzyıl Rus edebiyatının tarihi. 21'inci yüzyıl ders kitabı 3 parça halinde. Bölüm 1. 1890-1925 (+CD), Ders Kitabı "Rus Edebiyatı Tarihi XX - erken XXI Yüzyıl" üç bölümden oluşmaktadır. Birinci bölüm, A.N. Kategori: Edebiyat eleştirisi ve eleştirisi Dizi: Rus dili ve edebiyatı Yayıncı: Vlados, 674 ruble için satın alın
• Yatırımların ekonomik değerlemesi 5. baskı revize edilmiş ve genişletilmiş eğitim kursu , Riemer M. (ed.), Bu ders kitabında, yatırımların ekonomik değerlemesi, gömülü teknik, organizasyonel, pazarlama, finansal ve diğer kararların uygunluğunu belirleme konumundan ele alınır. ... Kategori:

Birkaç on yıl önce profesyoneller, elektronik belge yönetim sistemlerinden ve elektronik belge arşivlerinden parlak bir gelecek olarak bahsettiler. Ancak gerçekliğin, onun hakkındaki fikirlerden daha hızlı olduğu ortaya çıktı, dünya, toplumun ve vatandaşların çeşitli faaliyet alanlarına teknolojilerin getirilmesiyle ilgili önemli değişiklikler geçiriyor. Elektronik teknolojilerinin penetrasyonu büyük bir hızla devam ediyor: İlk aşamadaki bu süreç dünyada aslında sadece otuz (bizim ülkemizde yirmi) yıl önce başladı. Her şey, bir nesil insanın (uzmanlar dahil) yaşamı boyunca olur. genel olarak insan faktörü Yeni teknolojilerin önündeki en büyük engel teknoloji ya da mevzuat değil. Ve bu oldukça anlaşılır: insanların fikirlerini ve alışkanlıklarını değiştirmek zordur ve çoğu zaman imkansızdır.

Modern seviye gelişim Bilişim Teknolojileri geleneksel kağıttan elektronik belge yönetimine geçiş yaparak yönetimi ve iş süreçlerini yeniden yapılandırmak için benzeri görülmemiş fırsatlar yaratır. Bilgi teknolojisi sadece Ek özellikler, ancak bir işletme, kurum, kuruluş (bundan sonra genelleştirilmiş "kuruluş" kavramını kullanacağız) için belirli zorluklar bugün sürekli olarak ortaya çıkıyor, ancak şu soru henüz çözülmedi: "bu teknolojilerin nasıl uygulanacağı ve bilgilerin depolanmasının nasıl sağlanacağı bilgilerin oluşturulmasını, saklanmasını ve kullanılmasını sağlamak için Rusya Federasyonu'ndaki mevcut yasal normlara uygun elektronik form? Arşivler (eyalet, belediye ve bakanlık), bugün bilgilerin elektronik biçimde arşivlenmesiyle ilgili çözülmemiş birçok sorunla aynı durumdadır.

Elektronik belgelerin arşiv depolamasının organizasyonu ile ilgili ilk sorunlardan biri terminolojiktir: aslında “elektronik belge” nedir sorusuna bir cevap bulmaktan ibarettir.

Elektronik belgenin (elektronik ortamdaki belge, daha önce makine tarafından okunabilen belge, makine ortamındaki belge) doğası ve tanımı, belki de bu olgunun ortaya çıkışının en başından beri tartışılmıştır. Arşiv endüstrisinde, bu anlaşmazlıklar, elektronik belgelerin SSCB Arşiv Fonu'na dahil edilmesiyle 1980'lerde geçerli hale geldi.

O zaman ve şimdi ana sorular şunlardı ve hala:

- Elektronik belgeler özel bir belge türü mü yoksa geleneksel belge türlerini oluşturmanın, saklamanın ve sunmanın özel bir biçimi mi?

– elektronik belgelerin ana bileşenleri nelerdir?

- Yapar malzeme taşıyıcı elektronik bir belgenin temel bir bileşeni mi, yoksa belge için sadece “yaşayan bir ortam” mı?

– bir bilgisayar dosyasının bit zinciri (elektromanyetik alanın durumları) biçimindeki kodlanmış bilgiler elektronik bir belge olarak kabul edilebilir mi, yoksa elektronik bir belge yalnızca bu bilgiler bir monitör ekranında yeniden üretildiğinde (kodu çözüldüğünde) mi görünür?

- bir elektronik belgenin doğasında bulunan özel ayrıntılar nelerdir?

– bir bilgisayarın çalışması sırasında ortaya çıkan veya çalışması için gerekli olan tüm veriler elektronik belgeler olarak kabul edilmeli midir?

- elektronik verilerin bütünü içinden elektronik belge seçmenizi sağlayan kriterler, işaretler, özel ayrıntılar nelerdir?

- Veri tabanı bütünleşik bir elektronik belge olarak mı düşünülmeli yoksa (neye dayanarak ve hangi durumlarda) veri tabanındaki bireysel kayıtları belge olarak anlayabilir mi?

– Orijinal elektronik belgeyi uzun süre saklamak mümkün mü?

– elektronik belgelerin özgünlüğünün (özgünlüğünün) ve bütünlüğünün garantisi olarak hangi teknolojik ve organizasyonel önlemler dikkate alınabilir?

Bu soruların çoğuna hala tek bir cevap yok. Bilgileri elektronik (dijital) formda saklama sorunu, dünyanın her yerindeki arşivcilerin karşılaştığı bir zorluktur.

Asıl zorluk, bu tür bilgilerin insan algısını yönlendirmek için erişilemez olması, özel ortam türleri gerektirmesi ve çoğaltılmasının özel yazılım ve donanım gerektirmesi gerçeğinde yatmaktadır. Bir elektronik belgenin oynatılması - teknolojik süreçşifrelenmiş bilgiyi bir kişi tarafından açık bir şekilde algılanması için erişilebilir bir forma dönüştürmek.

Arka son yıllar arşiv bilgilerinin operasyonel olarak depolanmasında bilgi teknolojisinin kullanılmasıyla ilgili durum önemli ölçüde değişti. Artan sayıda kuruluş, faaliyetlerinde elektronik belge yönetimi unsurlarını kullanmaya çalışmaktadır. Özel dikkat kağıt teknolojilerinden elektronik belgelere geçiş sorununa ve kullanılarak oluşturulan belgelerin saklanmasının organizasyonuna en son teknolojiler bölümler arası düzeyde elektronik etkileşim biçimlerinin kullanımına yönelik önlemleri etkinleştiren durumu gösterir. 2009-2012'de kamu kurumlarında elektronik belge yönetiminin teşvik edilmesini teşvik etmek için tasarlanmış bir dizi düzenleyici belge onaylanmıştır.

Bugün, ülke çapında kamu makamlarında otomatik belge yönetim sistemlerinin (ADMS) geliştirilmesi ve yaygın olarak uygulanmasıyla doğrudan ilgili olan, belge yönetimi alanında devlet politikasının uygulanması için stratejik olarak önemli birkaç yön vardır. Ayrıca, çalışmaların uygulama aşamasına geçtiği bazı alanlarda ilk başarılı sonuçlar alınmaktadır.

Bu eğilim yabancı uygulamada da doğrulanmaktadır. Dolayısıyla, örneğin ABD, Avrupa, Beyaz Rusya, Ukrayna deneyimi, devletin kağıtsız teknolojilere hızlı geçiş arzusundan da bahsediyor.

Rusya'da, devlet arşiv hizmeti geleneksel olarak yönetim belgelerinin düzenlenmesine dahil olmuştur. Şu anda, Federal Arşiv Ajansı, yönetim için belge desteği alanında koordinasyon, kontrol ve denetleme işlevlerini yerine getiremez, aynı zamanda başka bir alanda da gerçekleştirebilir. Devlet kurumu verilen görev atanmadı. Ülkemizde elektronik belge sistemine geçiş sürecinde belgelerin muhafazası, bilgi kaynağı olarak belge fonlarının oluşturulması, belgelerin saklanma sürelerinin oluşturulması, yasal gerekliliklere uygunluğun izlenmesinden kim sorumludur? Soru hala açık.

Elektronik belgeler oldukça uzun zaman önce ortaya çıkmış olsa da, arşiv depolama alanındaki çözümler hala ideal olmaktan uzaktır. En son teknolojileri ofis süreçlerine dahil etme uygulaması, bilgi sistemleri ne kadar karmaşık ve işlevsel hale gelirse, arşivdeki elektronik belgelerle çalışmanın tüm aşamalarında o kadar yeni darboğazların ortaya çıktığını göstermektedir. Buna ek olarak, BT'nin gelişimi her zaman düzenleyici çerçevenin modernizasyonu ile senkronize değildir. Bunlar, örneğin, elektronik belgelerin saklanmasıyla ilgili yasal yönlerdir: mülkiyet ve fikri mülkiyet hakları, telif hakları, yetkisiz erişime karşı koruma, kişisel veriler ve elektronik biçimdeki diğer gizli belgeler, vb. Bir kez daha, o yöne gidiyor gibi göründüğümüz ortaya çıktı, ama yine çekincelerle.

Belge biliminde ve arşivlemede kullanılan temel terimleri, elektronik belgelerin arşivde saklanması ile ilgili olarak ele alalım.

Belge gerçekliği - bir belgenin özelliği, iddia ettiği şeydir, yani menşeini (yazarlığı, oluşturulma zamanı ve yeri vb.) teyit eden bilgileri içermeli ve belgeyi sahteciliğe karşı garanti edecek şekilde olmalıdır.

Orijinal Belgeler- içerik olarak aynı ve biçim ve (veya) veri kodları ve (veya) yapı bakımından farklı belgeler. Gerçek belgeler, aynı veya farklı türde depolama ortamlarında, görsel veya görsel olmayan biçimde yürütülebilir.

Aynı Belgeler- GOST 28388-89'a göre aynı format ve kodlarda ve kural olarak aynı tip veri taşıyıcısında yapılan içerik olarak aynı belgeler. Manyetik veri taşıyıcıları ile ilgili belgeler. Yürütme ve işleme sırası.

Elektronik belgeözgünlüğünü onaylayan ve bütünlük kontrollerini garanti eden ortak öznitelikleri içeren bir dosyanın bir veya daha fazla bölümünden, bir dosyanın tamamından veya birkaç dosyadan oluşabilir.

Elektronik belgenin ayrıntıları GOST 6.10.4–84 ve GOST 28388–89 uyarınca hem elektronik dijital formda (meta veriler, elektronik dijital imza, elektronik kimlik doğrulama kodları vb.) hem de bir kağıt belgede (kimlik doğrulama sayfası) sunulabilir.

Medyadaki verileri doğru zamanda okuyamazsak, üzerine kaydedilen bilgilerin hiçbir faydası olmayacaktır. Bu, hem ortamın arızalanması hem de elimizde olacak çoğaltma araçlarıyla uyumsuzluğu nedeniyle olabilir.

Elektronik belge kompleksi bir veya daha fazla sistemleştirme kriterine (kaynak, teknolojik, nominal, işlevsel, kronolojik, tematik, yazarlık vb.) göre birleştirilmiş elektronik ortamdaki belgeler koleksiyonudur. Arşivdeki elektronik belgeler kompleksi, bir fon, bir bilgi kaynağı ve ayrıca ortak bir bilgisayar klasöründe (dizin, katalog) bulunan birbirine bağlı bir dizi dosyadır.

Bilgi kaynağı- bir grup belgenin (yönetim, bilimsel ve teknik, personel, süreli yayınlar, çevrimiçi yayınlar, vb.) nominal işaretiyle birlikte fon yaratıcısının bilgi sisteminde teknolojik olarak tanımlanan bir elektronik belgeler kompleksi.

Bir bilgi kaynağının teknolojik özellikleri, yazılım ortamının (OS, DBMS, uygulama programı veya uygulama) belirli özellikleri, veritabanının orijinal yapısı veya bilgi sistemi, onlar için teknik belgelerin mevcudiyeti; bilgi kaynakları, ilişkisel veritabanları ve veri bankaları, metin setleri, tablo veya grafik elektronik belgeler, internet yayınları, multimedya yayınları, otomasyon sistemlerindeki belgeler gibi yazılım ve bilgi nesneleridir. tasarım çalışması(CAD) ve coğrafi bilgi sistemleri vb.

Elektronik belge saklama ünitesi- arşivde bir hesap numarası almış, fiziksel olarak ayrı bir elektronik ortam; depolama birimleri hem boş elektronik ortam hem de elektronik belge muhasebe birimlerinin kaydı olan ortamlardır.

Elektronik belgeler için muhasebe birimi- arşivde bir hesap numarası alan, görsel olarak izole edilmiş (yazılım yardımıyla) bir dosya nesnesi, ilişkisel veya diğer bilgisayar verileri organizasyonu (bilgisayar klasörü, bilgisayar dosyası, veritabanı tablosu, elektronik tablo sayfası).

Altında elektronik belgenin bütünlüğü- Oluşturulduktan sonra içeriğinde, detaylarında veya metadatasında herhangi bir değişiklik, ekleme, istisna vb. yapılmadığı anlaşılmaktadır.

Otomatik sistem - yerleşik işlevlerin yerine getirilmesi için bilgi teknolojisini uygulayan, faaliyetlerini otomatikleştirmek için bir araç kompleksinin personelinden oluşan bir sistem. Altında bilgi sistemi bilgi süreçlerini uygulayan bilgisayar teknolojisi ve iletişim kullanımı da dahil olmak üzere, organizasyonel olarak sıralanmış bir dizi belgeyi (belge dizileri) ve bilgi teknolojilerini anlayın. Doküman yönetimini destekleyen bilgi sistemleri için gereklilikler, Genel görünüm Büro Çalışması Kurallarında Değişiklikler'de yer alan federal organlar 07.09.2011 tarih ve 751 sayılı Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi ile onaylanan yürütme yetkisi, buna göre "elektronik belge yönetim sistemi, belgelerin toplanmasını (sisteme dahil edilmesini), işlenmesini sağlayan bir bilgi sistemidir; belge yönetimi ve bunlara erişim." Ve "elektronik belge yönetimi" kavramı, bir bilgi sistemi kullanarak belge yönetiminin organizasyonu ve uygulanması anlamına gelir. Elbette "bilgi sistemindeki belge akışı" tanımı daha doğru olacaktır çünkü bilgi sistemleri kullanılarak uygulananlar da dahil olmak üzere belge yönetimi süreci, her şeyden önce, "iş (yönetim) operasyonlarını kanıtlamak için kuruluşlarda belgelerin oluşturulması, kullanılması, saklanması ve imha edilmesi için bir dizi sistematik ve etkili eylem" anlamına gelir ( GOST R ISO 15489-1 - 2007). Doküman yönetimi kavramı, bilgi sisteminde dokümantasyon, doküman yönetimi, doküman yönetimi ve doküman saklama organizasyonu konularının tek ve ayrılmaz bir süreç içinde ele alınmasını sağlar.

Veri tabanı- uygulama programlarından bağımsız olarak verilerin tanımlanması, saklanması ve işlenmesi için genel ilkeler sağlayan, elektronik biçimde sunulan ve belirli kurallara göre düzenlenen yapılandırılmış bir veri seti. Veri tabanı, indeks bilgilerinin ve (daha az yaygın olarak) elektronik belgelerin kendilerinin saklanması için düşük seviyeli bir araç olarak elektronik arşive dahil edilebilir. Kural olarak, elektronik arşivin kullanıcısı doğrudan veritabanıyla çalışmaz. Elektronik arşivlerde, veritabanları genellikle kendi başlarına veya genel kabul görmüş endüstriyel formatlardan birinde (SQL vb.) kullanılır.

Biçimüreticinin garantilerini belgeleyen bilgileri, ürünün ana parametrelerinin ve özelliklerinin (özelliklerinin) değerlerini, bu ürünün teknik durumunu yansıtan bilgileri, ürünün sertifikasyonu ve imhasına ilişkin bilgileri içeren bir belgedir. işletilmesi sırasında girilir (işlerin süresi ve koşulları, bakım, onarım ve diğer veriler).

Orijinal elektronik belge - oluşturulan belgenin ilk örneği. Orijinal, bir elektronik belgenin, dosya(lar)ının elektronik ortama kaydedildiği tarih ve saatin, son kaydedildiği tarih ve saatten önce geldiği tek kopyasıdır.

Elektronik orijinal- yarı otomatik veya otomatik bir şekilde üretilen, metin biçimlendirme olasılığı ile belgenin grafik tasarımının korunmasını ve grafik öğelerin tanıtılmasını içeren ve açık belge biçimleri kullanılarak oluşturulan bir kağıt belgenin elektronik orijinali (*. pdf, *.doc, *.rtf, *.html ve diğerleri).

Orijinal elektronik belge- orijinalliği ve bütünlüğü yazar veya diğer yetkili kişi tarafından belirtilen şekilde onaylanan bir elektronik belgenin bir kopyası. Arşivde, edinim kaynağı tarafından onaylanan kontrol niteliği taşıyan belgeler, elektronik belgelerin orijinali olarak kabul edilir. yani p orijinal elektronik belge- Bu, belgenin kaydedilen ilk ve tek kopyasıdır.

ikincil belge - başka türden bir belgeden (GOST 2.102, GOST 3.1102, GOST 19.101, GOST 34.201'e göre belge türleri) yazılım ve bilgi araçlarının yardımıyla işlenerek elde edilen her tür belge. Birkaç ikincil belge farklı tür bir birincil belgeden elde edilebilir. Bir ikincil belge, farklı türlerdeki birkaç birincil belgeden elde edilebilir.

Bir elektronik belgenin kopyası- orijinal ED'nin aynı yasal güce sahip tekrarlanan (kayıt zamanına göre) bir kopyası (VNIIDAD - Elektronik belgelerin dokümantasyon ve arşivleme sorunları, Moskova - 1999).

Belgelerin değerişu anda esas olarak saklama koşulları ve yasal bir işlevin belgesi tarafından yerine getirilmesi - ispat işlevi ile bağlantılı olarak belirlenir. Saklama süresine bağlı olarak, bilgi sisteminin sınıflandırıcılarının ve referans kitaplarının sürdürülmesi çerçevesi dahil olmak üzere, belgenin biçimi, bilgilerini sunma yapısı ve formatı, meta veri gereksinimleri hakkında bir karar verilir. GOST R ISO 15489-1 - 2007 “Bilgi, kütüphanecilik ve yayıncılık için standartlar sistemi. Doküman yönetimi. Genel Gereksinimler» bir depolama ortamı seçme sorununu çözmede yeni bir metodoloji tanımladı, örn. belgenin kağıt veya elektronik formu hakkında. Zaten tasarım aşamasında olan bir belge yönetim sistemi (elektronik belge yönetim sistemi) oluştururken, uygun bir depolama ortamı ve bilgi taşıyıcıları seçmek, bilgilerin fiziksel koruma araçlarını, işleme prosedürlerini ve depolama sistemlerini belirlemek gerekir. Ayrıca, bir taşıyıcı seçerken, belgelerin kağıt ve elektronik ortamdaki sözde "kanıta dayalı" saklama sürelerini dikkate almak gerekir. Şirketler - katı ortam üreticileri şu anda üzerlerine kaydedilen elektronik belgelerin kanıtlayıcı saklama süresini 10-20 yıl (maksimum) olarak garanti etmektedir. Ana ilke, GOST R ISO 15489-1 - 2007'de yer alan, bilgi taşıyıcı seçiminin belgelerin saklama koşullarına bağlı olduğunu belirler.

Veri- GOST 15971-90 uyarınca bir kişinin olası katılımıyla otomatik yollarla işlenmeye uygun bir biçimde sunulan bilgiler. Bilgi işleme sistemleri. Terimler ve tanımlar.

Altında meta veri belgelerin bağlamını, içeriğini, yapısını ve belgelerin zaman içindeki yönetimini açıklayan verileri ifade eder. Bir elektronik belgenin yapısı ile ilgili olarak: bir elektronik belgede yer alan ve yazılımın verileri yönetmek ve elektronik belgeyi insan dostu bir biçimde sunmak için gerektirdiği teknolojik veriler.

Bir elektronik belgenin onaylı kopyası- yerleşik prosedüre uygun olarak gerekli ayrıntıların eklendiği ve ona yasal güç veren ED'nin bir kopyası (VNIIDAD - Elektronik belgelerin belgeleme ve arşivleme sorunları, Moskova - 1999).

Bir kağıt belgenin elektronik kopyası- bir grafik görüntünün ayrıntılı yeniden üretimi için tasarlanmış ve açık raster grafik biçimleri (*.bmp, *.jpeg ve diğerleri) veya hibrit metin tarama biçimleri (*.pdf, *.djvu ve diğerleri) kullanılarak oluşturulmuş bir kağıt belgenin elektronik kopyası );

resim(belge) - belgenin grafiksel bir temsilini içeren elektronik raster biçimli bir dosya.

Göç belgeler - GOST R ISO 15489-1-2007 Bilgi, kütüphanecilik ve yayıncılık standartları sistemine göre belgelerin orijinalliğini, bütünlüğünü, güvenilirliğini ve kullanıma uygunluğunu korurken belgeleri bir sistemden diğerine taşıma eylemi. Doküman yönetimi. Genel Gereksinimler. Elektronik belgelerin taşınması elektronik belgelerin bir teknolojik platformdan (uygulama programı, DBMS, OS) diğerine aktarılmasıdır; taşıma işlemi sırasında bilgisayar dosyaları yeniden biçimlendirilir, bazen veri yapısı veya biçim türü değiştirilir (metin biçimindeki belgeler grafiğe veya tersi dönüştürülür).

konsept de var elektronik belgenin çalışan kopyası - elektronik belgenin, belgenin kullanımını düzenlerken verilen saklama birimindeki bir kopyası. Elektronik belgenin geçiş kopyası ED'nin değiştirilmiş/değiştirilmiş meta veriler içeren bir kopyasıdır.

sigorta kopyası(arşiv belgesi) - orijinalinin kaybolması veya hasar görmesi durumunda içerdiği bilgileri saklamak için yapılmış, özellikle değerli veya benzersiz bir arşiv belgesinin bir kopyası.

Arşiv pratiğinde kullanılan özelliği olarak bir belgenin nüsha numarası açısından, kavramın varlığına da işaret edilebilir. sigorta formatında elektronik belge– programdan bağımsız veya yaygın olarak kullanılan bir bilgisayar biçiminde kaydedilmiş elektronik bir belge. Özel formatta elektronik belge– arşivin, okuma odasının veya uzak kullanıcının mevcut bilgi sistemi tarafından desteklenen bir formatta kaydedilmiş bir elektronik belge.

Elektronik belge yönetim sistemi(SED), Microsoft portal teknolojilerine dayalı kurumsal kaynakları yönetmek için evrensel bir platformda uygulanan, belge yönetimi için anahtar teslimi entegre bir çözümdür.

Artık elektronik belgeler, yönetim süreçlerine eşlik etmek için kağıt belgelerle birlikte kullanılmaktadır. Aynı zamanda, bir elektronik belge ile bir kağıt belge arasında, belge yönetimini organize etmek ve depolanmasını sağlamak için yeni yaklaşımlar geliştirme ihtiyacını belirleyen bir dizi önemli fark vardır.

Bazılarını düşünelim.

1. Malzeme depolama ortamı için gereklilikler. "Belge" kavramının tüm çeşitli yorumlarıyla, hemen hemen tüm araştırmacılar, bir belgenin en genel haliyle, daha fazla açıklama yapmadan, bir malzeme taşıyıcısına kaydedilen bilgi olduğu konusunda hemfikirdir. Aynı zamanda, "maddi bilgi taşıyıcısı" kavramı genellikle açıklanmaz. Özel bir açıklama yapılmadan net olduğuna inanılıyor: bilgiler kağıda, filme, teybe vb. malzemeler. Aslında, istenirse, bilgiler herhangi bir temelde, herhangi bir madde ile kaydedilebilir - bir takım özel gerekliliklere tabidir. Temel malzeme ve kaydın özü birbiriyle eşleşmelidir, aksi takdirde bilgilerin kaydedilmesi, iletilmesi veya saklanması imkansız olacaktır.

Yeni kayıt yöntemlerinin ortaya çıkması, teknolojinin ilerlemesine bağlıdır, çünkü herhangi bir materyali işlemek için herhangi bir yöntem, üzerinde bazı bilgileri kaydetmek için kullanılabilir. Bu durumlarda, belgelemenin tüm öğelerine istenen özelliklerin verilmesi aranır: daha yüksek kayıt kapasitesi (DVD, flash kart), daha yüksek hız ve oynatma kalitesi, daha yüksek dayanıklılık vb. Ve kayıt gerçekte değil sahada yapılırsa, yani. enerjik, ancak yine de maddi düzeyde (İnternet ve İntranet üzerindeki bilgiler enerjik bir şekilde iletilir). Elektronik belgeye ait bilgiler elektronik ortamda elektromanyetik kanallar aracılığıyla kullanıcıya ulaştırılır. Aynı zamanda, başlangıçta bir malzeme (dalga, dürtü) yöntemiyle iletilen, bir bilgisayarın sabit belleğine sabitlenen ve insan tarafından algılanabilen bir şekilde yeniden kodlanan bir malzeme taşıyıcısına kaydedildi.

Bir kağıt belge - algısı, temelde aynı sürece sahiptir. İşaretler yazdırılır, görme organı tarafından algılanır, bilinç tarafından anlamlı bilgilere dönüştürülür, ardından hangi belgeyle, hangi bilgilerle uğraştığımızı anlarız. Bir ekran belgesi ile ekran dışı bir belge arasındaki tek fark, ekrandaki bir işareti sabitleme süresinin keyfi bir sınır içinde dalgalanabilmesidir, oysa ekran dışı sürümde bu süre sınırlı değildir ve her zaman tekrar tekrar geri dönmenize izin verir. kayda.

GOST 7.83-2001 “Elektronik yayınlar. Ana tipler ve çıktı bilgileri”, elektronik bir belgeyi “kullanımı için bilgisayar olanaklarının gerekli olduğu, makine tarafından okunabilen bir ortam üzerindeki bir belge” olarak tanımlarken, standart, makine tarafından okunabilen bir ortam kavramını belirtmez. Bir malzeme taşıyıcı, esnek ve sabit diskler, üzerinde bir kayıt bulunan bir bilgisayar ekranı (temel malzeme) (kayıt malzemesi) olarak anlaşılmaktadır. Elektronik dokümantasyon kullanılarak oluşturulan modern bir belgenin bir özelliği, parçalarından birinin - temel materyalin - sabit (değişmez) ve statik (sabit) olması ve ikincisinin - kayıt maddesinin - sürekli değişen ve dinamik olmasıdır (Şekil 1).

Monitör ekranındaki metin her zaman bir kopyadır, orijinali, bilgisayar kod tablolarından birine (Ansi veya Unicode) göre sayıları biçiminde glif dizileri (glif ayrı bir karakterdir) içeren bir dosyadır. kendilerine uygulanan biçimlendirme (boyut, yazı tipi, renk vb.) vb.). Aynı zamanda biçimlendirme parametreleri katı olmayabilir ve durumdan duruma değişebilir. de. Daha sonraki işlemleri de elektronik biçimde gerçekleştirilir.

Kuruluşa girme ve elektronik forma dönüştürülme aşamasındaki bir kağıt belge, uygun bir elektronik etiket ile işaretlenebilir.

2. Evrak gereklilikleri. Kağıt belgelerin yürütülmesi için gereksinimler standartlar tarafından tanımlanır ve birleşik formlar. Kağıt belgeler için, yasal güçlerinin sağlanmasına ilişkin hemen hemen tüm sorunlar çözülmüştür, bunlar genellikle özel düzenlemelerle giderilir.

Elektronik belgelerin yürütülmesi için gereksinimler çok daha az tanımlanmıştır, esas olarak yalnızca elektronik dijital imzanın (EDS) kullanımıyla ilgilidir. Aynı zamanda, iletişim kanalları aracılığıyla bilgi aktarırken ve farklı bilgi sistemleri arasında bilgi alışverişinde bulunurken (yazılım ve donanım değilse), elektronik belgelerin ayrıntılarının bileşimi ve tasarımı için gereksinimler kağıt belgelerden daha katı olabilir. uyumlu), bilgi aktarımı gerçekleşmeyebilir veya bilgilere insan algısı tarafından erişilemez hale gelebilir. Çoğu zaman, Şekil l'deki ekranda böyle bir resim gözlemleyebiliriz. 2

Pirinç. 2. Windows penceresi

Giden bir kağıt belgenin elektronik aslına uygun olduğunu tasdik etmek için, bir özel servis elektronik noterler, belgenin altındaki elektronik imzayı kontrol edebilir, yazdırabilir ve kendi imzasıyla tasdik edebilir. Orijinal bir elektronik belge ise, o zaman her şey daha karmaşıktır. Bir seçenek olarak, aşağıdaki şema mümkündür: 1) kuruluşun dahili bir idari işlemi, gönderenlerin EDS'sini onaylamaktan sorumlu bir çalışanı atar; 2) bu çalışan elektronik belgedeki EDS'yi kontrol eder, belgeyi yazdırır ve kendi imzasıyla tasdik eder; 3) çalışanın imzası, doğrulama sırasında EDS'nin orijinal olduğunun ve elektronik ve kağıt belgelerin aynı olduğunun bir teyididir. Bütün bunlardan kişisel olarak sorumludur. Aynı zamanda, belgeler yalnızca kağıt üzerinde devlet depolaması için kabul edilir.

Belgenin temel farkı yazarlığıdır. Bir belgenin her zaman, belgede kaydedilen bilgilerle aynı fikirde olduğunu ifade eden bir veya daha fazla yazarı vardır. Kağıt formda, yazarların onayı el yazısı imzalar veya kuruluşların mühürleri ile ifade edilir ve elektronik sürüm için bir EDS amaçlanır, sahibinin onayını tasdik etmelidir ve herhangi birinin bu onayı kontrol etmesi mümkün olmalıdır. .

Elektronik imzanın temeli, sözde açık anahtar şifrelemesidir ve onun yardımıyla özel bir kullanıcı sertifikası oluşturulur. Sertifika yetkilisinin genel anahtarı kullanılarak doğrulanabilen kullanıcı verilerini, bir genel anahtarı ve sertifikanın elektronik imzasını içerir. Algoritma, yalnızca tüm EDS sisteminin işleyişinin temeli olan gizli bir şifreleme anahtarına ve güvene sahip bir sertifika yetkilisinin bu imzayı oluşturabileceğini garanti eder.

Sertifika merkezlerine duyulan güven, hiyerarşik bir ilkeye dayanmaktadır: daha düşük seviyedeki bir sertifika merkezinin sertifikası, daha yüksek seviyedeki bir sertifika merkezinin elektronik imzasıyla onaylanır. CA'nın en üst düzeyi, devletin kontrolü altındaki federaldir. Sertifikalar üzerine kurulu tüm güven sistemi, sözde ortak anahtar altyapısını veya PKI'yı oluşturur. Böyle bir altyapı ile sadece sertifikayı veren sertifika yetkilisinin anahtarının meşruiyetinin değil, tüm üst sertifika otoritelerinin de doğrulaması gerekmektedir.

3. Belge taşıma süresi . Elektronik belgelerin kağıt belgelere göre yadsınamaz avantajları vardır. Kağıt olanlar için, teslimat yöntemine (posta, kurye, kurye servisi vb.) kanallar (optik fiber) ekli bir dosya ile mesajların iletilme süresi veya veri tabanındaki çevrimiçi bir metin mesajının okunması saniye ve dakika olarak ölçülür.

4. Belgelerle referans ve bilgi çalışması. Kağıt belgelerle çalışırken, özellikle kayıt, sınıflandırma ve bilgi arama sistemi yoksa, bu oldukça zahmetli bir süreçtir.

Elektronik belgeler için, bu görev, yalnızca bir belgeyi değil, aynı zamanda belirli bir konuyla ilgili diğerlerini de bulmaya izin veren bağlantıların kullanılması olasılığı ile basitleştirilmiştir. Kurumsal bilgi sistemleri, bilgilerin dağıtılmış erişim koşullarına uygun olarak kullanılmasını mümkün kılar. resmi görevler ve erişim hakları.

Kuruluşlarda birçok belge işlenir, bu nedenle genellikle kullanırlar elektronik sistemler işleme. Sonuç olarak, şirket içi belge yönetiminin genellikle elektronik ortamda gerçekleştirildiği ve "harici" belgelerin kağıda dönüştürüldüğü ortaya çıktı. Ayrıca başka bir organizasyonda evraklar tekrar dijital ortama aktarılarak kurumsal sisteme yüklenmektedir. Daha sonraki işlemleri de elektronik biçimde gerçekleştirilir.

Kuruluşa girme ve elektronik forma dönüştürülme aşamasındaki bir kağıt belge, uygun bir elektronik etiket ile işaretlenebilir. Bu etiketler, bir belgenin yazarlığı, oluşturulma tarihi, kısa özeti veya benzersiz numara bilgi sisteminde.

5. Bilgiyi algılama kolaylığı. Ergonomi açısından en uygun olanı hala kağıt belgelerdir. Sanal bir ortamda, metin fiziksel bir bileşenden yoksundur ve yalnızca ekran parametrelerine bağlıdır. Bu, herhangi bir bozulma oluşturmanıza ve aynı metni farklı şekillerde görüntülemenize olanak tanır - mekanik olarak uzatılabilir, sıkıştırılabilir, tüm metin blokları ve ayrıca tek tek harfler olarak döndürülebilir.

Harflerin boyutunu hem göreceli olarak - ekrandaki görüntü ölçeğini değiştirerek hem de doğrusal boyutlarını değiştirerek tamamen - değiştirebilirsiniz. Harf boyutu gibi metin rengi de modern bilgisayarlardaki değişkenlerden biridir. Kaydileştirilir, maddi bileşeninden tamamen arındırılır, sadece ekran materyaldir, ekrandaki metin ise genel kabul gören anlamda maddi bir nesne değildir, tıpkı bir elektron ışınının insan algısı için materyal olmaması gibi. Metin ekranının kalitesi, ekranların yetenekleriyle sınırlıdır. Bu yetenekler hızla artıyor ve yakında sıradan ekranlar çözünürlük açısından kağıda boyun eğmeyecek ve bu nedenle, işletim sistemleri belgelerin görüntülendiğinde ölçeklenmesine izin verdiği için hemen onu geçecek. İçlerindeki metin, programlı olarak bir dizi kontur olarak tanımlanır.

Masaüstü PC'lerin ortaya çıkışının şafağında, bir bilgisayar monitöründe görüntülenmesi amaçlanan ekran yazı tiplerinin tasarımı veya basım yazı tiplerinin ekran varyantları başlangıçta ekran piksellerinden oluşan bir ızgarayla çakışan bir nokta mozaiğiydi ve bu nedenle gerekliydi. her boyut için yazı tipi tasarımını ayarlayın.

Modern yazı tiplerinde, yazı tipinin ana hatlarının, üzerine bindirildiğinde harflerin bazı kısımları "kaybolmayacak" veya şekilleri bozulmayacak şekilde ekran piksellerinin ızgarasına ayarlandığı bir algoritma vardır ( bu özellikle küçük boyutlar için geçerlidir). Böylece ölçeği her değiştirdiğinizde, seçilen ölçeğe en iyi uyacak şekilde harflerin ana hatları ekran noktalarıyla doldurulur. Hinting (veya hinting) adı verilen bu teknoloji, ekrandaki yazı tipinin tanınmasını ve herhangi bir boyutta biçimsel özelliklerini korumasını sağlar. Elektronik belgeleri okumak için programdaki metin, her boyutta konturların netliğini korur. Buna karşılık, kağıt üzerindeki metin, optik veya fotoğraf ekipmanı yardımıyla yakınlaştırıldığında, görsel algı kalitesinde önemli ölçüde kaybeder, yani basılı metnin arka planına karşı, kağıdın dokusu, baskı hataları veya basılı bir raster fark edilir - tüm bunlar metni daha da "somutlaştırır".

Pirinç. 3. Metin kısıtlamaları: a) kitapta metin sayfayla sınırlıdır; b) ekran, arkasında herhangi bir boyuttaki alanların olabileceği bir tür penceredir.

Raster görüntü, bir bilgisayar (örneğin bir monitör) aygıtı, kağıt ve diğer görüntüleme aygıtları ve malzemeleri (raster) üzerindeki pikseller veya renkli noktalardan oluşan bir ızgaradır. Bir görüntünün önemli özellikleri şunlardır: piksel sayısı - boyut. Genişlik ve yükseklikteki piksel sayısı ayrı ayrı (1024x768, 640x480, ...) veya nadiren toplam piksel sayısı (genellikle megapiksel olarak ölçülür) belirtilebilir; kullanılan renk sayısı veya renk derinliği. Çözünürlük, bir görüntünün önerilen piksel boyutunu gösteren bir referans değeridir. Raster grafikler, raster grafik editörleri kullanılarak düzenlenir. Raster grafikler, kameralar, tarayıcılar tarafından doğrudan bir raster düzenleyicide, ayrıca bir vektör düzenleyiciden dışa aktarılarak veya ekran görüntüsü olarak oluşturulur.

Raster grafikler, örneğin bir renkten diğerine geçişin etkisini dosya boyutunda kayıp olmadan doğru bir şekilde aktarmanın imkansız olduğu vektör grafiklerinden farklı olarak, karmaşıklığa bakılmaksızın hemen hemen her çizimi oluşturmanıza (yeniden üretmenize) olanak tanır. Raster görüntüler genellikle sıkıştırılmış bir biçimde saklanır.

Sıkıştırma türüne bağlı olarak, görüntüyü tam olarak sıkıştırmadan önceki haline (sırasıyla kayıpsız veya kayıplı sıkıştırma) geri yüklemek mümkün olabilir veya olmayabilir. Ayrıca, grafik dosyasında ek bilgiler saklanabilir: dosyanın yazarı, kamera ve ayarları, yazdırırken inç başına nokta sayısı vb.

Sınırsız alana ek olarak, sanal ortam, köprüler (kullanıcıyı anında elektronik bir belgede belirli bir yere yönlendiren aktif metin veya grafik öğeleri parçaları), açılır pencereler aracılığıyla gerçekleştirilen doğrusal olmayan algı gibi bir avantaj sağlar. ve zincirler (klasik kitap formu) yerine bir ağaç hiyerarşisi (herhangi bir sitede olduğu gibi) oluşturmak. Basılı materyallerdeki algının “doğrusal olmayışının” en çarpıcı örneği, verilen bir bilginin genellikle dış kaynaklardan gelen bir başkasıyla bağlantıya sahip olduğu bir referans kitabı veya sözlük biçimidir.

Pirinç. 4 Kağıt ve elektronik belge algısının karşılaştırılması:

a) kağıt medya aynı anda ve bir bütün olarak algılanır;

b) elektronik belgenin sınırları hakkında fikir vermemesi

Sanal bir ortamda, özü olan doğrusal olmama ilkesi her yerde kullanılır. Doğrusal olmayan algılama ilkesinin avantajları yadsınamaz, ancak önemli dezavantajları göz ardı edilemez. Özellikle, büyük resmi görememe, tüm parçalara, en azından kısaca, verilen bilgilerin tamamına bakamama. Kağıt belge ile çalışırken ise tam tersine bu işlem mümkündür. Aynı anda birkaç belgeyle tutarlı bir şekilde rahatça çalışabileceğiniz için. Bir elektronik belge ile çalışırken, bu olasılık, ekranın boyutu ve açılacak olası simge durumuna küçültülmüş (küçültülmüş) pencere sayısıyla sınırlıdır (Şek. 5.

Pirinç. 5 İki genişletilmiş metin ekranlı ekran penceresi

Amerikalı araştırmacılara göre, bilgisayar ekranından (monitörden) gelen metin, bir kağıt parçasından okumaya göre %25 daha yavaş algılanıyor. Çoğu durumda, elektronik bir belgeyle çalışırken yorgunluk, kağıtla çalışmaktan daha hızlı gelir.

Karşılaştırma için: Bir kitabın sayfasını çevirmek için, kişinin medyayı doğrudan etkileyen tek bir fiziksel hareket yapması gerekir. Aynı zamanda kitabın sayfasındaki metin, yansıyan ışık ve insanın görsel algı mekanizması nedeniyle algılanır. Ekran sayfası kaydırıldığında, kişinin kendi eylemlerini ve bir teknik cihazlar zincirini içeren tüm sistem etkinleştirilir: insan eli, giriş cihazı (fare, klavye, dokunmatik yüzey, tablet), sağlayan sürücü programı cihaz ve sistem etkileşimi, giriş cihazı komutlarına yanıt veren bir belgeyi elektronik olarak görüntülemek için program ve ekranda görüntünün oluşturulmasından sorumlu bir ekran sürücüsü. Metnin algılanması, monitörün kendisinin parlaması nedeniyle oluşur. Yalnızca kitap okuyucularda, kitap okumak için tasarlanmış cihazlarda ekranın kendi parlaklığı yoktur, bu da gözler için daha rahattır ve metni daha doğal algılamanızı sağlar.

6. Belgeleri okurken istenen parçayı vurgulayabilme. Bu fırsat hem kağıt hem de elektronik belge tarafından sağlanır, tek fark, elektronik seçim belgesinde bağlantıların daha sonra silinebilmesidir, ancak kağıtta silinemez çünkü. işaretler, mürekkep, kalem vb. uygulanmasıyla belgenin bir parçası haline gelir. bir malzeme taşıyıcı üzerinde - kağıt. Arşiv belgeleriyle çalışırken, tam koruma metinde değişiklik yapma imkanından belge. PDF gibi bazı biçimlerin yapmanıza izin verdiği şeyler, ancak maalesef teknoloji çağımızda da kusurlu.

7. Belgelerin kopyalanması. Kağıt belgelerin kopyalarını oluştururken birkaç seçenek mümkündür: 1) belge sayısallaştırılır (taranır) ve orijinalinden elektronik bir kopya alınır, 2) çoğaltma araçları kullanılır, 3) operasyonel baskı, 4) foto-mikrofotokopi, mikrofilm . Elektronik bir belgeden bir kopya oluştururken, karmaşıklık ve maliyetler önemli ölçüde azalır. Bir dosyanın veya bir metin parçasının kopyalanması saniyeler sürer.

8. Bilgi güvenliği. Kağıt üzerindeki belgeler, uygun koşullar oluşturulduğunda uzun süre saklanır. Kağıdın eskimesi ve bozulması, kalitesine, metnin kalitesine, kağıda uygulanma şekline bağlıdır. Çoğu modern kağıt belge, kartuşlardaki mürekkebin kalitesinin, bir yazıcıyla yazdırırken püskürtme seviyesinin kaynak tasarrufu nedeniyle genellikle yüksek olmaması nedeniyle metin solmasından (mürekkep solması) muzdariptir. Her halükarda oldukça uzun bir süre metin tanıma için ek cihazlara gerek yoktur, belgenin yazıldığı dili bilmek yeterlidir.

Aynı zamanda, belgelerin bu özelliklerinin tüm bileşenlerinin birliği vurgulanmalıdır: bilgi (içerik), taşıyıcı, belge detayları ve meta veriler. Bir bilgi taşıyıcısı olmadan, elektronik bir belge de dahil olmak üzere hiçbir belge olamaz. Bir elektronik belgenin tanımlanması ve en önemlisi kimlik doğrulaması için ayrıntıların rolünü abartmak zordur. Elektronik ortamdaki belgelerin doğru tanımlanması ve doğrulanması, uzun vadede orijinalliklerinin garantisidir.

Ancak, uygun teknolojilerin (metadata tarafından gerekli kılınanların) kullanımı olmaksızın, bir elektronik belgenin taşıyıcı üzerinde bir dosya olarak kalacağı akılda tutulmalıdır. Benzer şekilde, böyle bir elektronik belge, soluk metinli bir kağıt belgeyle karşılaştırılabilir: belge var gibi görünür, ancak aynı zamanda özünde yoktur. Yani elektronik bir belge ancak dosyayı yeniden üretebildiğimizde ve monitör ekranından bilgileri algılayabildiğimizde "belge" olarak kabul edilebilir.

Elektronik belgelerin not edilen özellikleri (bileşenlerinin birbirine bağlanması ve bunların çoğaltılması ve okunması için yeterli bilgi teknolojilerinin kullanılması), değer incelemesi, muhasebe, açıklama veya inceleme olsun, arşiv depolamalarını düzenlerken her zaman dikkate alınmalıdır. koruma.

Bir yazılım ve donanım ürünü olan bir elektronik belge, alaka düzeyine bağlıdır ve genellikle ahlaki ve fiziksel yaşlanma olarak adlandırılan taşıyıcı ve bilgi kaydının istikrarsızlığından muzdariptir. Bir elektronik belge, yalnızca zaman ve mekanda istikrarını sağlayan ve bir kişinin belgeyle çalışmasına olanak tanıyan bir sistemin parçasıysa belgedir.

Arşivlerdeki kağıt belgelerle çalışırken, kullanım fonları ve sigorta kopyaları için fonlar oluşturulur. Benzer şekilde, veri tabanının güvenliğini sağlamak ve elektronik belgenin kararlılığını artırmak için yedekleme yapılır, ancak belgenin bir ortamdan diğerine taşınması sırasında bilgilerin kaybolmayacağının garantisi yoktur. İkinci önemli soru, geçiş sürecinde bir ortamdan bir dosyanın üzerine yazılan bir elektronik arşiv belgesinin ilk dosya sürümünün orijinali olarak ne düşünülmelidir? Ayrıca elektronik belgelerin kopyalarının yapıldığı dosyalarla ne yapmalı?

Arşivciler, bugüne kadar, ebedi ve uzun süreli saklama belgelerinin bugün yalnızca kağıt üzerinde saklanması gerektiği kavramından hareket ediyor. Bunun nedeni, kağıdın elektronik ortamdan farklı olarak gerçekten uzun süre saklanabilmesidir. Ek olarak, bir kişi uzun bir süre sonra bile bilgileri basılı biçimde görebilecek, bu makine tarafından okunabilen teknolojilerle imkansız - yalnızca teknolojiler değil, yazılımın kendisi de düzenli olarak değişiyor.

Bu pozisyon doğrudur, ancak daha küresel bakarsanız, o zaman bir kağıt belge de ebedi değildir - mikrofilm üzerinde sigorta kopyaları yapılmıştır (ve bazı yerlerde yapılmaya devam etmektedir). Öte yandan, dünyanın birçok ülkesi elektronik belgelerin sonsuza kadar saklanmasına odaklı arşivleri devreye sokuyor.

Arşivler, bu bağlamda, sadece depoya aktardıkları şeyin güvenliğini değil, aynı zamanda bu bilgilerin gelecek nesillere de ulaşmasını sağlamalıdır. Medya depolama süresinin sona ermesi durumunda, bilgilerin zamanında başka bir ortama aktarılması veya yeni yazılıma taşınması gerekir. Evet, elbette arşivin görevleri daha karmaşık hale geliyor, ancak kısa ömürlü kağıt yerine gerçekten ebedi bir bilgi taşıyıcısının icat edileceğine inanmak yanlış. En azından programlar mutlaka değişecek, fiziksel medya yok edilecek. Bu nedenle, güvenliğini sağlamak için dijital imza da dahil olmak üzere veri taşıma için de arşivlere sorumluluk yükleme yolunu seçen ülkeler, belgelerin sonsuza kadar saklanması sorununu çözebilir.

Belgeleri saklama nedenleri sürekli terim Bugün birkaç kağıt deposu var: ilki, elektronik belgelerin gerçekliğini yalnızca bir bilgi sisteminden diğerine aktarırken değil, aynı zamanda elektronik belgelerin uzun süreli saklanmasını düzenlerken de (bir süre için) doğrulama sorunuyla bağlantılı. elektronik imza sertifikasının geçerlilik süresi). İkincisi, şimdiye kadar standartlaştırılmış bir elektronik belge modelinin olmamasıyla ilgilidir.