Особливості обліку розрахунків із підзвітними особами

На 2018 рік встановлено лімітна видачу готівкових підзвітних коштів, що призначаються для взаєморозрахунку між юридичними особами. Таке становить трохи більше 100000 рублів за однією угодою.

Це правило регламентовано пунктом 6 Вказівки Банку Росії №3073-У. Проте працівник має право здійснити необхідні покупки будь-яку суму від імені, оскільки на взаєморозрахунки між підприємством і фізичною особою це правило не поширюється. Виходить, що якщо співробітник від свого імені здійснює розрахунки з юридичною особою, то ліміт може не дотримуватися, і фірма не порушуватиме свій касовий облік.

А якщо працівник здійснив витрати як представник компанії, то дана встановлена ​​фінансова межа потрібно виконувати. Інакше, відповідно до статті 15.1 КоАП РФ, власник підприємства понесе штраф у вигляді 50000 рублів.

Окрім іншого, будь-яка організація може видати підзвітні фінанси за допомогою переведення їх на зарплатну картку працівника. Для здійснення цієї процедури працівник повинен написати відповідну заяву з обов'язковим зазначенням номера рахунку банківської картки. Щодо складання авансового звіту мають бути додані документальні акти, що доводять проведення платежів.

Облік коштів з підзвітною особою здійснюється в однаковому порядку, незалежно від того, яким чином було оформлено фінанси — видано готівкою або переведено на банківську картку.

Власник або керуючий компанією особисто встановлюєпевний період часу, який видаються підзвітні готівка. Слід зазначити, що чинними законодавчими документами РФ цей термін не обмежується. Найголовніше, це чітке відображення передбачених керівником термінів, в акті під звітного працівника.

Також на заяві обов'язково має бути особистий підпис управителя, що позначає згоду директора компанії на дії та строки їх виконання, зазначені у документі.

Підзвітну суму, що залишилася, необхідно повернути в касу підприємства не пізніше трьох робочих днів, після закінчення періоду, на який видавалися фінансові кошти. Якщо у заяві про видачу коштів підзвітній особі не визначено термін, то невикористані кошти повертаються після закінчення триденного періоду, з їх отримання.

Працівник, який є підзвітною особою, має повне правоне повертати виданих грошей до закінчення встановленого періоду. Дострокове повернення невикористаних підзвітних фінансів відбувається у двох випадках:

• з особистої ініціативи трудящого;
• під час звільнення під звітного працівника.

Основні документи з прикладами

Для юридично правильного оформлення обліку коштів, виданих відповідальній особі, мають бути грамотно сформовані наступні документальні акти:

• заява відповідального співробітника про видачу йому певних підзвітних сум;
• наказ керівника фірми про призначення підзвітного трудящого та виділення йому конкретної суми грошей на адміністративно-господарські витрати підприємства;
• заявку на видачу фінансових коштів;
• службовий лист.

Заява на видачу підзвітних сум директору

Ця заява є внутрішнім документом організації, на підставі якого провадиться видача фінансів з каси підзвітній особі.

Такий внутрішній акт складається відповідальним співробітником та підписується головою компанії або його уповноваженою особою, яка має право розпоряджатися грошовою касою фірми.

У заяві необхідно відобразити наступну інформацію:

• сума коштів, що видаються під звіт;
• конкретний термін, який надаються гроші;
• особисті підписи заявника та керівника;
• дати формування та підписання заявного акта.

Наказ

Розпорядження чи наказ про призначення відповідальних осіб за витрати виділених підзвітних коштів є одним із основних документом, оскільки без його наявності надання готівкових сум підзвітній особі буде законним.

У разі якщо податкові органи під час перевірки виявлять відсутність цього наказу, то на керівника буде накладено адміністративне стягнення у вигляді суттєвого штрафу.

Заявка

Заявка на видачу коштів складається підзвітником, після чого керівник фірми адресує цей акт фінансовому директору або особі, відповідальній за розподіл фінансів із каси компанії. Цей документ є підтвердженням витрачання коштів із бюджету підприємства.

Службова записка

Службова записка формується керівником фірми та є основою для бухгалтерського відділуна видачу необхідно підзвітної суми відповідальній особі.

Здебільшого цей документ заповнюється від руки.

В даний час введено обмеження на видачумаксимальної суми грошей підзвітнику. Ця сума не повинна перевищувати 100 000 рублів. Однак, якщо компанія виробляє витрати за декількома окремими договорами, то цей ліміт поширюється виключно на одну угоду.

Максимальна сума

Варто зазначити, що це правило поширюється лише на взаєморозрахунки між юридичними особами чи між індивідуальними підприємцями та організаціями. Якщо підприємство здійснює розрахунки з фізичними особами, якими є всі співробітники організації, то ліміт не встановлюється.

Виходить, керівник фірми має право дати свою згоду на видачу підзвітних коштів необмеженої суми, якщо ці фінанси будуть призначатися для розрахунку з фізособою.

Процес видачі та обліку

Нормативно-правовою базою РФ передбачено кілька варіантівздійснення видачі та обліку фінансових сум підзвітникам.

На картку

Для такого способу перерахування грошей голові компанії насамперед необхідно внести змінив облікову політику організації, де буде відображено весь процес обліку та видачі фінансових коштів підзвітному працівникові за коштами переказу на його банківську картку.

Повернення невикористаних сум може повертатися як готівковим способом, так і безготівковим шляхом зворотного переказу з особового рахунку працівника на розрахунковий сет підприємства.

Цей процес має низка переваг:

• надійність та своєчасність;
• відсутність витрат за надання банківських послуг за зняття готівки;
• немає потреби в оформленні касової документації;
• можливість передати гроші підзвітнику, що знаходиться в іншому місті чи країні.

У касу

Така процедура проводиться за допомогою видачі фінансової готівки, для якої характерні такі ж умови та вимоги, що і при переказі грошової суми на пластикову картку.

Основною відмінністю є те, що повернення грошей можна зробити лише «готівкою» і лише у касу організації.

Особливості розрахунків і витрат на відрядження представлені в даному відео.