Охорона праці / 18.05.2024

Графік відпусток, форма Т-7

Графік відпусток – документ важливий та абсолютно необхідний. Повірте, інспектор ГІТ, прийшовши із перевіркою дотримання права працівників на відпочинок, насамперед попросить надати саме графік відпусток. І добре, якщо цей документ у вас ідеальний - і за формою, і за змістом... Закон містить суворе правило - графік має бути затверджений не пізніше ніж за два тижні до наступу нового року. Але до цього потрібно зібрати всі необхідні відомості, скласти проект документа, врахувати думку профспілки. На все це потрібен час, а значить починати готувати графік відпусток потрібно вже зараз. І ми вам у цьому допоможемо.

Черговість надання оплачуваних відпусток визначається щорічно відповідно до графіка відпусток ( ч. 1 ст. 123 Трудового кодексу РФ, далі – ТК РФ). Графік затверджується роботодавцем з урахуванням думки виборного органу первинної профспілкової організації не пізніше ніж за два тижні до календарного року в порядку, встановленому ст. 372 ТК РФ прийняття локальних нормативних актів. Для відображення відомостей про час розподілу щорічних оплачуваних відпусток працівників на календарний рік по місяцях застосовується уніфікована форма № Т-7.

Час роботи кадровика над проектом графіка відпусток залежить від чисельності працівників компанії, і навіть від цього, як у ній організовано процес підготовки цього документа.

ВИ ПОВИННІ ЦЕ ЗНАТИ

Графік відпусток підписує керівник кадрової служби, а отже, саме працівники відділу кадрів несуть відповідальність за складання та оформлення цього документа

Вказівки щодо застосування та заповнення форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати ( ) містять правило: при складанні графіка відпусток враховуються положення чинного законодавства, специфіка діяльності організації та побажання працівників.

Що можна віднести до положень чинного законодавства, які необхідно враховувати при складанні графіка відпусток?

Це, безумовно, норми, які визначають правила надання відпустки:

1. Загальні правила надання відпустки. Так, оплачувана відпустка має надаватися працівникові щороку. Відпустка за другий та наступні роки роботи може надаватись у будь-який час робочого року відповідно до черговості надання щорічних оплачуваних відпусток, встановленої у роботодавця.

2. Правила обчислення тривалості відпустки. Тривалість щорічних основної та додаткової оплачуваних відпусток працівників обчислюється в календарних днях і максимальною межею не обмежується. Неробочі святкові дні, що припадають на період оплачуваної відпустки, до календарних днів відпустки не включаються. При обчисленні загальної тривалості щорічної оплачуваної відпустки додаткові оплачувані відпустки сумуються зі щорічною основною оплачуваною відпусткою. Експертні статті про будь-які види додаткових оплачуваних відпусток ви можете знайти в електронній системі кадровика.

3. Особливості використання відпустки окремими категоріками. У певних ТК РФ чи іншим федеральним законом випадках окремим працівникам відпустка надається з урахуванням спеціальних правил. Наприклад, працівники віком до 18 років мають право використовувати відпустку у зручний для них час ( ст. 267 ТК РФ).

Таблицю особливостей використання відпустки окремими категоріями працівників див.

4. Особлива тривалість відпустки. Окремим працівникам відповідно до закону надаються подовжені основні, а також додаткові відпустки.

В ТІЙ ЧАС...

Фактично графік відпусток може бути складений та затверджений роботодавцем, особливо якщо в організації немає профспілки, думку якої слід враховувати під час затвердження документа.

Однак для дотримання балансу інтересів сторін трудового договору бажано, щоб працівники мали змогу брати участь у плануванні своїх відпусток.

На практиці найчастіше у складанні графіка відпусток беруть участь усі зацікавлені особи, зокрема працівники, їх безпосередні керівники, керівники структурних підрозділів, кадрова служба. Інформація про бажаний час використання відпусток працівниками надходить у кадрову службу у різний спосіб.

У деяких компаніях керівники структурних підрозділів складають перелік планованих дат відпусток працівників підрозділу та узгоджують їх із працівниками. Потім перелік оформляється (наприклад, доповідною запискою) та передається до відділу кадрів.

Усі побажання працівників, оформлені тим чи іншим чином, аналізуються працівниками кадрової служби та коригуються з урахуванням положень закону та специфіки діяльності організації. А щодо кожного працівника необхідно врахувати та його індивідуальні особливості використання відпустки (тривалість відпустки, поточний робочий рік, тривалість використаних відпусток за попередні періоди та ін.).

При цьому підготовку графіка роботодавець організує на власний розсуд. Якщо процедура, терміни, відповідальні за складання та оформлення графіка, співробітники будуть закріплені в локальному нормативному акті, не буде необхідності щорічно організовувати роботу з планування відпусток.

Наприклад, працівникам віком до 18 років покладено щорічну основну оплачувану відпустку тривалістю 31 календарний день. Працівники з ненормованим робочим днем щорічно отримують додаткову оплачувану відпустку тривалістю не менше 3 календарних днів.

5. Особливості надання відпустки окремим працівникам. Винятки із загальних правил надання та використання працівниками відпустки передбачаються законом та повинні враховуватися при складанні графіка.

ПРИКЛАД

Наприклад, працівник може не використати повністю або частково відпустку за попередній робочий рік, а отже, ця відпустка (частина відпустки) має бути йому надана у наступному робочому році, що має знайти відображення у графіку відпусток.

Далі, під час упорядкування графіка відпусток враховується специфіка діяльності роботодавця в такий спосіб, щоб використання відпустки працівниками не впливало на нормальний хід роботи організації. Тут бажано брати до уваги взаємозамінність працівників, плани роботи на наступний календарний рік, сферу діяльності організації.

ПРИКЛАД

Наприклад, в освітніх установах через специфіку навчального процесу відпустки всім працівникам надаються в літні місяці (після закінчення чергового навчального року і до наступного).

Визначте процедуру, терміни складання та осіб, відповідальних за складання графіка відпусток, у локальному нормативному акті, наприклад, в інструкції з кадрового діловодства

Щодо обліку побажань працівників, закон не передбачає правило про те, що черговість відпусток визначається угодою сторін. Облік побажань – це рекомендація, а власне графік відпусток затверджує роботодавець з урахуванням думки профкому.

Зміна графіка відпусток

Якщо працівника прийнято на роботу вже після затвердження роботодавцем графіка відпусток, то немає необхідності вносити до нього зміни та доповнення.
У першому робочому році відпустка надається працівнику у зазначений ним у заяві період, але за дотримання однієї умови – має скінчитися шість місяців безперервної роботи у роботодавця. При цьому працівники, які у першому робочому році використовують відпустку не за графіком відпусток, а за заявами, будуть включені до графіка наступного календарного року.

Форма Т-7

Для відображення відомостей про час розподілу щорічних оплачуваних відпусток працівників на календарний рік по місяцях застосовується уніфікована форма № Т-7 ( утв. постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 № 1 "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати") (Приклад 2).

структурні підрозділи;
посади (спеціальності, професії) за штатним розписом;
прізвища, імена, по батькові та табельні номери працівників;
кількість календарних днів запланованої відпустки;
запланована та фактична дати відпустки;
відомості про перенесення відпустки (підстави та дати передбачуваної відпустки).

Оформлення графіка відпусток внесенням цих відомостей не обмежується.

При оформленні документів реквізити групуються у межах трьох основних частин документа: заголовної, змістовної та оформляючої.

Розглянемо кожен реквізит наказу докладніше.

Частина 1. Заголовна. Це початок документа, де містяться відомості про організацію (автора документа) та первинні дані про документ.

1. Найменування організації

Найменування організації вказується у всіх її офіційних документах, у т. ч. та у графіку відпусток, у повній відповідності до найменування, закріпленого в установчих документах, включаючи скорочене найменування та найменування іноземною мовою (якщо вони є).

За наявності скороченого найменування організації спочатку вказується повне найменування, та був, нижче чи його, скорочене (у дужках).

2. Код форми за ЗКУД

Цей реквізит проставляється лише на документах, що мають уніфіковану форму, і назва яких міститься у Загальноросійському класифікаторі управлінської документації (ЗКУД).

3. Код організації

Код організації проставляється за загальноросійським класифікатором підприємств і організацій (ОКПО) і включає 8 знаків.

Графік відпусток - зведений, у ньому відображаються відомості про час розподілу щорічних оплачуваних відпусток працівників усіх структурних підрозділів на календарний рік за місяцями.

Графік складається у вигляді таблиці, що з десяти граф. При складанні графіка відпусток заповнюються лише графи 1-6 таблиці. Подивимося, як має заповнюватися кожна графа графіка відпусток.

4. Структурний підрозділ

У цій графі таблиці графіка відпусток зазначаються структурні підрозділи, що є в організації (якщо такий структурний поділ передбачено у компанії).

Найменування структурних підрозділів зазначаються за одним із наступних варіантів:
Варіант 1. За абеткою;
Варіант 2. За рівнем функціональної значимості;
Варіант 3. У порядку зменшення штатної чисельності;
Варіант 4. Відповідно до класифікатора структурних підрозділів, затвердженого роботодавцем.

Найменування структурних підрозділів вказуються без скорочень, у повній відповідності до прийнятого в організації внутрішнього поділу, в називному відмінку, в однині.

Якщо ж компанія немає внутрішнього поділу, ця графа таблиці графіка відпусток не заповнюється (можна проставити у ній прочерки).

5. Посада (спеціальність, професія) за штатним розкладом

Ця графа графіка відпусток зазвичай заповнена

ється у такому порядку:
найменування посад групуються за категоріями та наводяться в порядку їхньої значущості (від керівника структурного підрозділу до технічного виконавця);
найменування професій зазвичай наводяться в алфавітному порядку.

ВИ ПОВИННІ ЦЕ ЗНАТИ

При обчисленні загальної тривалості щорічної оплачуваної відпустки додаткові відпустки підсумовуються з основною відпусткою

На практиці найменування посад (професій, спеціальностей) можуть зазначатися у графіку та в порядку черговості надання відпусток. Багато кадровиків надають перевагу такому заповненню графи 2 таблиці, оскільки воно дозволяє наочно відобразити черговість надання відпусток працівникам.

Найменування посад (професій, спеціальностей) переносяться без скорочень зі штатного розкладу та вказуються в називному відмінку, в однині.

6. Прізвище, ім'я, по батькові

Прізвища, імена та по батькові працівників зазначаються у графі 3 таблиці графіка відпусток відповідно до особистих карток працівників або інших документів кадрового обліку.

7. Табельний номер

У графіку відпусток зазначаються табельні номери працівників.

Табельний номер присвоюється кожному працівнику прийому його працювати з метою табельного обліку фактично використаного ним робочого дня.

8. Відпустка. Кількість календарних днів

У цій графі таблиці графіка відпусток вказується загальна кількість календарних днів щорічної оплачуваної відпустки, що надається працівнику.

Тривалість відпустки кожного працівника визначається з умов трудових договорів, виходячи з даних особистих карток працівників та інших облікових документів.

За загальним правилом тривалість щорічної основної оплачуваної відпустки становить 28 календарних днів (ст. 115 ТК РФ). Більше тривалий основний відпустку надається окремим категоріям працівників відповідно до ТК РФ і окремими федеральними законами (зведену таблицю працівників, яким покладено подовжені основні відпустки, див. на порталі).

Деяким працівникам відповідно до вимог закону має надаватися додаткова оплачувана відпустка (зведену таблицю працівників, яким надаються додаткові оплачувані відпустки, див. на порталі).

Загальна тривалість відпустки, призначеної кожному працівнику, обчислюється шляхом складання тривалості щорічної основної та всіх додаткових оплачуваних відпусток.

Певна сумарна тривалість щорічної оплачуваної відпустки вказується у графіку відпусток без поділу на основний та додатковий оплачуваний відпустки.

ПРИКЛАД

Наприклад, посади начальника відділу кадрів та інспектора з кадрів входять до переліку посад з ненормованим робочим днем, затвердженого роботодавцем. Режим ненормованого робочого дня закріплено й у трудових договорах зазначених працівників.

Колективним договором, що діє у роботодавця, передбачено надання додаткової відпустки працівникам з ненормованим робочим днем, тривалість якого залежить від посади, яку займає працівник. Так, керівникам структурних підрозділів, які мають режим ненормованого робочого дня, надається додаткова оплачувана відпустка тривалістю 4 календарні дні. Іншим працівникам – 3 календарні дні.

Таким чином, загальна тривалість оплачуваної відпустки, що надається начальнику відділу кадрів, складе 32 календарні дні (28 днів щорічної основної оплачуваної відпустки + 4 календарні дні додаткової оплачуваної відпустки). Тривалість відпустки інспектора з кадрів дорівнюватиме 31 календарному дню.

Зверніть увагу, що у графіку відпусток не можна фіксувати поділ відпустки на частини. Це тим, що відповідно до ст. 125 ТК РФ поділ відпустки – предмет угоди сторін трудового договору. Графік відпусток - це локальний нормативний акт, при складанні і затвердженні якого побажання працівників можуть взагалі не враховуватися. І оскільки надання відпустки частинами – це виняток із загального правила, то не слід закріплювати такий виняток на локальному рівні.

9. Відпустка. Запланована дата відпустки

У цій графі таблиці графіка відпусток зазначаються заплановані календарні дати відпустки.

ПРИКЛАД

Наприклад, графіком відпусток заплановано надання відпустки начальнику відділу кадрів у серпні 2011 р. З 8 серпня по 4 вересня йому буде надано щорічну основну оплачувану відпустку. З 5 вересня по 8 вересня 2011 р. - додаткова оплачувана відпустка за ненормований робочий день. Усього відпустка тривалістю 32 календарні дні буде надана з 8 серпня по 8 вересня 2011 р. Інспектору з кадрів запланована відпустка у липні 2011 р. З 1 по 28 липня 2011 р. працівнику буде надано щорічну основну оплачувану відпустку, з 29 липня по 31 липня 2011 р. - додаткова оплачувана відпустка за ненормований робочий день. Усього відпустка тривалістю 31 календарний день буде надано з 1 по 31 липня 2011 р.

Насправді часто виникає питання - чи можна вказати у цій графі таблиці не конкретні дати, а календарний місяць, у якому буде надано відпустку працівникові?

У Вказівках щодо застосування та заповнення форм первинної облікової документації сказано, що уніфікована форма № Т-7 застосовується для відображення відомостей про час розподілу щорічних оплачуваних відпусток на календарний рік за місяцями. При цьому у найуніфікованішій формі № Т-7, у графах 6 та 7 потрібно вказувати заплановану та фактичну дати. Реквізит "Дата", як правило, містить три елементи, що проставляються в певній послідовності: день, місяць, рік. Таким чином, зі змісту Вказівок та найменування граф таблиці графіка відпусток не можна зробити однозначного висновку про те, чи можна при плануванні відпустки вказувати лише календарний місяць. Тому на практиці використовуються обидва варіанти планування.

Не забудьте, що роботодавець повинен дотримуватись порядку надання відпустки, передбаченого законом. Так, про час початку відпустки працівник повинен бути сповіщений під розпис не пізніше ніж за два тижні до його початку ( ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Початок відпустки визначається за графіком відпусток. І якщо у графіку не буде передбачено календарних дат, роботодавцю буде складно виконати обов'язок щодо попередження працівника про початок відпустки.

НЕ МОЖНА!

«Розбивати» у графіку відпусток щорічну оплачувану відпустку на основну та додаткову, а також закріплювати надання відпустки частинами

Ми рекомендуємо вказувати в графі 6 таблиці точну дату відпустки ще й для полегшення оформлення надання відпустки працівникові. Якщо у графіку відпусток не вказано конкретну календарну дату початку відпустки, то для того, щоб оформити необхідні документи (наказ про надання відпустки, записку-розрахунок), працівнику необхідно щоразу писати заяву на відпустку. Насправді досить часто має місце ситуація, коли працівники відмовляються використовувати відпустку протягом кількох робочих років поспіль. Тим часом відповідальність за ненадання відпустки у будь-якому разі несе роботодавець. У таких ситуаціях, запланувавши точні дати початку відпустки у графіку відпусток, ви маєте можливість «примусово» відправити працівника у відпустку, виконавши вимоги ч. 3 ст. 123 ТК РФ і повідомив працівника про час початку відпустки під розпис не пізніше ніж за два тижні до його початку.

Частина 3. Оформляюча. У ній містяться реквізити, що підтверджують справжність нашого документа і достовірність відомостей, що містяться в ньому.

Плануючи відпустку працівників, закріплюйте у графіку конкретні календарні дати його надання

10. Думка виборного профспілкового органу

Якщо в організації є профспілка, то графік відпусток затверджується з огляду на думку профкому відповідно до порядку, встановленого у ст. 372 ТК РФ. Для цього перед затвердженням графіка відпусток проект документа та обґрунтування щодо нього слід направити до профкому ( ч. 1 ст. 372 ТК РФ). Проект графіка відпусток – це заповнена за всіма правилами уніфікована форма № Т-7, яка не підписана керівником кадрової служби.

Профком не пізніше 5 робочих днів з дня отримання проекту графіка відпусток спрямовує мотивовану думку щодо проекту у письмовій формі. Після отримання цього документа на графіку відпусток робиться відмітка у тому, що думка профкому враховано під час планування відпусток.

Цей реквізит не заповнюється, якщо в організації немає профспілки, а також у тому випадку, якщо профком у зазначені терміни не подав мотивовану думку щодо проекту графіка відпусток.

11. Дата складання

Цей реквізит дозволяє встановити, коли кадрова служба розпочала роботу з визначення черговості відпусток. Тож у цій графі проставляється дата складання першого проекту зведеного графіка відпусток.

Дата оформляється цифровим способом арабськими цифрами у такій послідовності: день, місяць, рік. День і місяць фіксуються двома парами арабських цифр, розділеними крапкою; рік – чотирма арабськими цифрами.

Графік відпусток складається на наступний календарний рік, що починається 1 січня і закінчується 31 грудня. У цій графі уніфікованої форми проставляється наступний рік.

13. Підпис керівника кадрової служби

Графік відпусток має бути підписаний керівником кадрової служби.

14. Гриф затвердження

Графік відпусток затверджується керівником організації або уповноваженою ним на це особою. Реквізит «Гриф затвердження» містить слово «ЗАТВЕРДЖУЮ», найменування посади особи, яка затвердила документ, особистий підпис, його розшифровку та дату затвердження.

15. Номер документа

Уніфікована форма графіка відпусток містить графу Номер документа. Графік відпусток – це локальний нормативний акт, що випускається один раз на рік в одному примірнику, тому на практиці цьому документу надається номер 1.

Ознайомлення працівників із графіком відпусток

Частина 2 ст. 22 ТК РФ передбачає обов'язок роботодавця знайомити працівника під розпис із прийнятими локальними нормативними актами, безпосередньо пов'язаними з їхньою трудовою діяльністю. Форми ознайомлення працівників з графіком відпусток нормативними актами не передбачено, уніфікована форма № Т-7 не містить спеціальної графи для оформлення віз ознайомлення працівників з графіком. Тому є кілька варіантів ознайомлення працівників із цим документом, вибір залишається за роботодавцем.

Варіант 1. Використовувати для ознайомлення спеціальну облікову форму, наприклад, Журнал ознайомлення працівників з графіком відпусток. Такий журнал дуже зручний, тому що його можна використовувати протягом кількох років.

Варіант 2. Доповнити уніфіковану форму графіка відпусток графою для оформлення віз для ознайомлення працівників із графіком. Такі зміни мають бути оформлені наказом роботодавця (приклад 1).

Після видання такого наказу уніфікована форма графіка відпусток, яка використовується кадровою службою для складання графіка, доповнюється спеціальною графою, що призначена для проставлення позначки про ознайомлення з графіком працівників організації. Після затвердження графіка керівником організації кадрова служба знайомить усіх працівників організації з графіком під розпис, у своїй візи ознайомлення оформляються самому графіку (приклад 2).

Зберігання графіка відпусток

Графік відпусток зберігається, як правило, у кадровій службі організації. Виписки з графіка можуть бути надіслані у відповідні структурні підрозділи.

Протягом календарного року особа, відповідальна за ведення графіка відпусток, заповнює графи 7-10 таблиці графіка, вносячи відомості про фактичну дату відпустки, перенесення відпустки, а також роблячи необхідні примітки.

Термін зберігання графіка відпусток – один рік ( ст. 693 розд. 8 Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій із зазначенням термінів зберігання, утв. наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558).

Завантажити чистий бланк форми графіка відпусток № Т-7

Наказ про доповнення уніфікованої форми № Т-7 графою 11