Як скласти графік відпусток (приклади)

17 грудня - останній день затвердження графіка відпусток, адже він має бути підписаний керівником організації не пізніше ніж за два тижні до настання календарного року (ст. 123 ТК РФ). Залишилося зовсім небагато часу, щоб встигнути грамотно його скласти.

Організуємо роботу зі складання графіка

У графіці відображаються відомості про розподіл щорічних оплачуваних відпусток працівників організації на календарний рік по місяцях. Розробка графіка відпусток займає у кадрової служби багато часу. Організувати роботу зі збирання та обробки необхідних даних можна по-різному. Комусь зручно доручити це окремому фахівцю з кадрів, який буде зайнятий графіком від і до. Іншим зручніше розподілити обов'язки: закріпити за кожним співробітником відділу кадрів за одним чи кілька структурних підрозділів.

Складання графіка – справа відповідальна, у ньому треба врахувати багато: і побажання працівників про дати відпустки, і потреби виробничого процесу, і норми трудового законодавства. Порядок розробки графіка, умови та правила надання відпусток доцільно відобразити у локальних нормативних актах організації (правилах внутрішнього трудового розпорядку чи колективному договорі). В інструкції з кадрового діловодства можна описати процедуру заповнення графіка відпусток як на етапі його створення, так і в процесі ведення протягом року. Якщо в локальних нормативних актах організації порядок розроблення графіка відпусток не прописаний, розпочати його підготовку варто з видання наказу, в якому слід зазначити:

• на кого покладено обов'язок щодо підготовки графіка відпусток (графік підписує керівник кадрової служби, але роботи з підготовки може вести спеціаліст з кадрів);
• у який термін працівники мають надати свої побажання щодо відпусток;
• термін, до якого керівники структурних підрозділів мають узгодити побажання працівників із виробничими планами відділів;
• термін, якого проект графіка необхідно подати на затвердження керівнику.

Графік відпусток повинен враховувати особливості виробничого процесу організації, забезпечувати його безперервність та взаємозамінність працівників. Трудовий кодекс дає при цьому всі можливості, адже черговість надання відпусток визначає роботодавець (ст. 123 ТК РФ). Щоб уникнути суперечок та розбіжностей із працівниками, порядок визначення черговості відпусток слід прописати у локальному нормативному акті (ПВТР чи колективному договорі). Так, наприклад, у ньому варто передбачити, що керівники структурних підрозділів не повинні бути у відпустці одночасно зі своїми заступниками. В якихось організаціях може бути встановлено, що щорічна відпустка надається працівникам лише у певні місяці (наприклад, в освітній установі надання відпустки в осінньо-зимово-весняний період негативно вплине на процес навчання). Можлива ситуація, коли роботодавцю вигідно відправити у відпустку велику групу працівників одночасно (наприклад, виробник віконних конструкцій через низький попит на продукцію може запланувати відпустку всіх співробітників виробничого відділу на період з 12 січня по 8 лютого). Більшість організацій оптимальним варіантом є рівномірне розподіл відпусток працівників протягом року.

Проект графіка відпусток готує кадрова служба організації. Найзручніше робити це, використовуючи видозмінений бланк графіка відпусток (Додаток 1). Насамперед, необхідно проаналізувати «відпускні історії» та визначити на яку кількість днів відпустки наступного року вправі розраховувати кожен співробітник, чи є працівники пільгових категорій, які мають переваги при встановленні черговості відпусток. Після цього дані щодо співробітників передають керівникам структурних підрозділів, які мають з'ясувати побажання працівників щодо часу догляду у відпустку та поділ відпустки на частини, а також погодити ці побажання з планами підрозділу на рік, встановивши оптимальну черговість відпусток. На основі проектів структурних підрозділів кадрова служба готує зведений графік відпусток організації та передає його на затвердження керівнику.

До речі!Щоб безпомилково скласти графік відпусток, скористайтесь онлайн-сервісом «Моя Справа». Також сервіс допоможе вам автоматично проводити розрахунок авансів, зарплат, допомог, компенсацій з урахуванням усіх вимог законодавства. Здійснюючи покрокові дії, ви не припуститеся помилок і вам не доведеться платити штрафи. Звітність формується поетапно на основі ваших даних та контролюється на кожному кроці. Складену звітність можна здати через інтернет. Без спеціальних знань та навичок ви зможете вести навіть найскладніший кадровий облік. Шаблони документів містять підказки щодо заповнення, ключові бланки формуються автоматично. В особистому кабінеті ви знайдете всі необхідні інструкції та підказки. Отримати безкоштовний доступ до сервісу ви можете прямо за посиланням.

Що включити до графіка

У графік відпусток потрібно включити:

• щорічна основна оплачувана відпустка;
• щорічна додаткова оплачувана відпустка;
• відпустка, яка не була використана працівником протягом поточного року і була перенесена на наступний рік.

Тривалість щорічної основної оплачуваної відпустки, зазвичай, становить 28 календарних днів (ст. 115 ТК РФ). Для деяких категорій працівників законодавство передбачає відпустки більшої тривалості – подовжену основну відпустку. До таких категорій відносяться зокрема:

• працівники віком до 18 років. Вони мають право на відпустку тривалістю 31 календарний день (ст. 267 ТК РФ);
• інвалідів. Їм встановлюють відпустку тривалістю щонайменше 30 календарних днів (ст. 23 Федерального закону від 24.11.1995 № 181-ФЗ «Про соціальний захист інвалідів у Російській Федерації»);
• педагогічні працівники. Тривалість їх відпустки залежить від посади та виду освітньої установи і становить від 42 до 56 календарних днів (ст. 334 ТК РФ; Постанова Уряду РФ від 01.10.2002 № 724 «Про тривалість щорічної основної оплачуваної відпустки, що надається педагогічним працівникам»);
• державні цивільні службовці мають право на відпустку від 30 до 35 календарних днів залежно від посади (ст. 46 Федерального закону від 27.07.2004 № 79-ФЗ «Про державну службу Російської Федерації»).

Крім основного, деяким співробітникам можуть надаватися щорічні додаткові оплачувані відпустки (ст. 116 ТК РФ). Такі відпустки надаються працівникам:

• зайнятим на роботах зі шкідливими та (або) небезпечними умовами праці;
• які мають особливий характер роботи;
• з ненормованим робочим днем;
• працюючим у районах Крайньої Півночі та прирівняних до них місцевостях;
• в інших випадках, передбачених ТК РФ та іншими федеральними законами.

Окрім відпусток, передбачених законодавчими актами, роботодавці з урахуванням своїх виробничих та фінансових можливостей можуть самостійно встановлювати додаткові відпустки для працівників, затвердивши порядок їх надання у колективному договорі або іншому локальному нормативному акті, які приймаються з огляду на думку виборного органу первинної профспілкової організації (ч. 2 ст. 116 ТК РФ).

При обчисленні загальної тривалості щорічної оплачуваної відпустки додаткові відпустки підсумовуються з основним (ст. 120 ТК РФ).

приклад.Громадянський службовець Тропінін В.В. має право на:

• подовжену відпустку (30 календарних днів);
• додаткова відпустка за вислугу років (8 календарних днів);
• додаткова відпустка за ненормований робочий день (3 календарні дні);
• додаткова відпустка за роботу у шкідливих умовах праці (7 календарних днів).

Отже, у графіку потрібно запланувати відпустку тривалістю 48 календарних днів (повністю чи, за згодою з працівником, розділивши відпустку частини).

При складанні графіка потрібно перевірити, чи є в організації працівники, які мають право на надання щорічної оплачуваної відпустки у зручний для них час – їхню відпустку планують у графіку насамперед. До таких працівників належать зокрема:

• неповнолітні віком до 18 років (ст. 267 ТК РФ);
• сумісники (відпустка надається одночасно з відпусткою з основної роботи) (ст. 286 ТК РФ);
• працівники, подружжя яких є військовослужбовцями (відпустка надається одночасно з відпусткою чоловіка) (п. 11 ст. 11 Федерального закону від 27.05.1998 № 76-ФЗ «Про статус військовослужбовців»);
• жінки перед відпусткою у зв'язку з вагітністю та пологами або безпосередньо після неї, а також після закінчення відпустки по догляду за дитиною (ст. 260 ТК РФ);
• працівники, дружини яких перебувають у відпустці у зв'язку з вагітністю та пологами (ст. 123 ТК РФ).

Однак варто пам'ятати, що навіть у тому випадку, якщо відпустка була запланована у графіку відпусток суворо відповідно до побажань працівника, що належить до вищевказаної категорії, він має право у будь-який момент року змінити своє рішення та написати роботодавцю заяву з проханням надати відпустку з іншої дати. . Відмовити у перенесенні відпустки такому працівникові не можна.

Графік відпусток – зведений документ. І хоча він складається на календарний рік (у даному випадку на 2015 рік), запланований період відпустки кожного працівника належить до його індивідуального робочого року.

приклад.Секретар Петрова І.В. прийнято на роботу 19 червня 2014 року. У графіку відпусток має бути запланована її відпустка за період з 19.06.2014 до 18.06.2015. Відпустка за наступний робочий рік (з 19.06.2015 по 18.06.2016) може надаватись у будь-який час робочого року (ст. 122 ТК РФ). Його можна запланувати:

• у графіку відпусток на 2015 рік (після 19.06.2015);
• частину відпустки за згодою з працівником можна включити до графіка на 2015 рік (після 19.06.2015), а частину залишити на 2016 рік;
• у графіку відпусток на 2016 рік (до 18.06.2016).

Як бачимо, відпустка працівнику може бути запланована як повністю, так і частинами. При розподілі відпустки на частини необхідно дотриматися вимоги статті 125 ТК РФ. По-перше, хоча одна частина відпустки повинна бути не менше 14 календарних днів. Ця вимога обумовлена ​​медичними причинами: щоб відновитися після трудових звершень, людині необхідний повноцінний тривалий відпочинок. По-друге, поділ відпустки на частини можливий лише при досягненні угоди між працівником та роботодавцем. Якщо одна із сторін трудових відносин проти цього, то дробити відпустку не можна. Згода роботодавця на поділ відпусток підтверджує підпис керівника у графіку (або у наказі на відпустку, якщо відпустка надається не за графіком). У якому документі має бути відображена згода працівника – законодавством не встановлено. Насправді організації використовують із отримання підтвердження згоди працівника різні методы:

Спосіб 1. До затвердження графіка відпусток працівник пише заяву з проханням про поділ відпустки на частини, вказує дати початку та тривалість частин відпустки, а роботодавець ставить резолюцію «Дозволити. Підпис. Дата». Хороший спосіб, якщо ініціатива поділу відпустки походить від працівника. Інакше йдеться про примус, що є неприпустимим.

Спосіб 2. Розробляючи графік відпусток, роботодавець направляє працівникові пропозицію розділити відпустку на частини, вказує дати частин відпустки та їх тривалість, а працівник ставить позначку «Ознайомлений та згодний. Підпис. Розшифровка підпису. Дата». Цей варіант кращий, коли ініціатива про поділ відпустки походить від роботодавця, і повністю відповідає духу закону: є пропозиція, є відповідь на нього, угода сторін є. На жаль, цей спосіб найзатратніший за часом.

Спосіб 3. Форма графіка відпусток доповнюється стовпцем «Ознайомлений та згоден. Підпис. Розшифрування підпису». Передбачається, що одним своїм підписом працівник погоджується і з датами початку відпустки, і з самим фактом поділу відпустки на частини. Це досить поширений спосіб, що вимагає мінімальних витрат часу. Однак він не зовсім коректний. Уявіть: десять працівників відділу розписалися в стовпці, а один категорично відмовляється не хоче ділити відпустку на частини. Ви не маєте права його змусити. Що робити? Складати новий графік? Наново збирати підписи працівників? Тим більше що графік уже затверджено керівником (адже знайомлять із документом, що набрав чинності). Та й як можна затверджувати документ, якщо не виконано вимоги законодавства щодо досягнення угоди між працівником та роботодавцем?

Деякі організації прописують у Правилах внутрішнього трудового розпорядку пункти про те, що відпустка працівникам надається двічі на рік тривалістю 14 календарних днів. Передбачається, що підпис працівника про ознайомлення з ПВТР та є його згодою на поділ відпустки на частини. Проте це погіршує становище працівника проти трудовим законодавством, отже, неспроможна застосовуватися відповідно до статті 8 ТК РФ. Не забувайте, що ПВТР – це документ, що містить правила, встановлені роботодавцем, і виражає його волю, а не угоду між сторонами трудових відносин. Те, що він приймається з огляду на думку представницького органу працівників, ситуацію не змінює, адже, наприклад, накази про звільнення, видані з урахуванням думки профспілки, як і раніше, залишаються розпорядчими документами роботодавця, а не стають угодами про розірвання трудового договору.

Запитання.Савельєв А.В. прийнято на роботу 12.12.2014. Чи потрібно включати його до графіка відпусток на 2015 рік?

Відповідь. Право працівника на оплачувану відпустку виникає через 6 місяців безперервної роботи у створенні (ст. 122 ТК РФ). За згодою сторін роботодавець може надати щорічну відпустку і до закінчення цього терміну. Деяким категоріям працівників роботодавець зобов'язаний за їх заявою надавати щорічну відпустку незалежно від стажу роботи в організації (неповнолітнім, сумісникам та ін.). У цьому випадку право на відпустку виникне у працівника з 12.06.2015. У графіку відпусток на 2015 рік потрібно запланувати його відпустку після зазначеної дати. Відпустка може бути запланована повністю (28 календарних днів) або за угодою з працівником поділена на частини (наприклад, 14 календарних днів може бути запланована у 2015 році, а дні, що залишилися, у 2016 році).

Запитання.Як запланувати відпустку сумісника?

Відповідь. Буває непросто запланувати відпустку сумісника, адже точна дата його відпустки за основним місцем роботи відома не завжди (наприклад, якщо розробка графіків відпусток ведеться в організаціях паралельно або на основній роботі формально підходять до питання відпусток). Трудовий кодекс у разі категоричний: відпустку необхідно надати одночасно з відпусткою по основний роботі (ст. 286 ТК РФ). Заплануйте у графіку початок відпустки зі слів працівника, але будьте готові до того, що його, ймовірно, доведеться переносити, і врахуйте це при плануванні відпусток інших працівників того ж підрозділу.

Запитання.Чи обов'язково включати до графіка відпусток жінок, які перебувають у відпустці для догляду за дитиною?

Відповідь. Багато організацій включають до графіка відпусток усіх працівників, у тому числі жінок, які перебувають у відпустці по догляду за дитиною. Законом це не заборонено, але не обов'язково. По суті неможливо реально запланувати їх відпустки, адже вони можуть перервати свою відпустку по догляду в будь-який момент, крім того, невідомо коли вони захочуть використовувати щорічну відпустку. У разі виходу такої жінки працювати зручніше надати їй відпустку за заявою.

Запитання.Як вчинити з невикористаними відпустками? Наприклад, інженер-технолог Петров В.Г. не ходив у відпустку вже два роки. Чи можна включити ці відпустки до графіка? І чи правда, що не використана протягом двох років відпустка «згорає»?

Відповідь. Не використані раніше відпустки можна включити до графіка відпусток або надати їх за згодою з працівником за його заявою (лист Роструда від 01.03.2007 № 473-6-0). Включення до графіка зручніше, оскільки дозволяє наочно оцінити, скільки таких відпусток накопичилося в організації. Відпустка має надаватися працівникові щорічно (ст. 122 ТК РФ), у виняткових випадках перенесення відпустки на наступний робочий рік він повинен бути використаний не пізніше 12 місяців після закінчення того робочого року, за який надається (ч. 3 ст. 124 ТК РФ). Наприклад, якщо працівник був прийнятий 01.02.2014, відпустка йому має бути надана (а працівник має її використати) не пізніше 31.01.2016. Забороняється ненадання щорічної оплачуваної відпустки протягом двох років поспіль, а працівники віком до 18 років та працівники, зайняті на роботах зі шкідливими та (або) небезпечними умовами праці повинні використовувати відпустку щорічно (ч. 4 ст. 124 ТК РФ). Звичайно, якщо відпустка з якихось причин не була надана, вона зовсім не «згорить», працівник збереже на неї право, але роботодавець у цьому випадку може бути покараний під час перевірки ГІТ або в судовому порядку.

Після того як графік відпусток затверджено, він стає обов'язковим для виконання (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Це означає, що роботодавець зобов'язаний надати працівникові відпустку у строк, зазначений у графіку, а працівник зобов'язаний цю відпустку використати. Будь-які відхилення від графіка мають бути оформлені відповідним організаційно-розпорядчим документом та відміткою у графіку. Працівників, прийнятих на роботу після затвердження графіка, можна включати до графіка відпусток на підставі наказу або надавати таким працівникам відпустку за заявою.

Оформлюємо документ

Форму графіка відпусток організація може розробити самостійно, при цьому необхідно дотримуватись вимог статті 9 Федерального закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік». Ця стаття містить список обов'язкових реквізитів первинного облікового документа. При розробці своєї форми графіка за основу доцільно взяти уніфіковану форму № Т-7, затверджену Постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 № 1, у разі потреби вилучивши з неї непотрібну інформацію та доповнивши необхідними графами. Наприклад, можна видалити з форми графіка відпусток коди по ОКУД, по ОКПО та реквізит обліку думки профспілкового органу (за його відсутності). Доповнити графік можна візою узгодження документа з юридичною службою чи іншими структурними підрозділами організації. У листі Роструда від 30.07.2014 № 1693-6-1 йдеться про допустимість доповнення форми № Т-7 графами 11, 12. В одній із них працівник зможе розписатися в тому, що дата початку відпустки йому відома, а в іншій – вказати дату сповіщення про початок відпустки (зразок заповнення такої форми наведено у Додатку 2). Розроблену форму має затвердити керівник організації за поданням бухгалтера (п. 4 ст. 9 Федерального закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік»).

На етапі складання графіка кадровий працівник заповнює графи 1–6. Найменування організації, структурних підрозділів, посад, прізвищ, імен та по батькові працівників зазначаються без скорочень. У графі 5 відображають тривалість відпустки у календарних днях. Якщо відпустка надається частинами, інформація про кожну частину відпустки оформляється окремим рядком. У графі 6 ставлять дату початку відпустки. У деяких організаціях прийнято вказувати не дату початку відпустки, а весь період, наприклад, 01.04.2015–28.04.2015. Це не є порушенням.

Графік відпусток підписує керівник кадрової служби, а затверджує керівник організації. За наявності профспілки необхідно врахувати вмотивовану думку виборного профспілкового органу (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Порядок урахування думки виборного органу працівників встановлено у статті 372 ТК РФ.

Трудовий кодекс безпосередньо не зобов'язує роботодавця знайомити працівників із графіком відпусток. Думки експертів із цього питання розходяться. Частина експертів вважає графік відпусток локальним нормативним актом, а отже ознайомити з ним співробітників необхідно. Інші вважають, що локальний нормативний акт встановлює норми загального характеру для невизначеного кола осіб, а графік відпусток ми вказуємо прізвища конкретних працівників, отже, графік не можна відносити до локальних нормативних актів і знайомити з нею працівників необов'язково. На практиці більшість організацій все ж таки збирають підписи працівників, адже в цьому є практичний зміст: ознайомлення із затвердженим графіком дає працівникові можливість дізнатися, чи була врахована його думка про дату відпустки і, якщо це не так, спланувати відпочинок інакше. Ознайомити працівників можна по-різному: включивши до графіка додаткову графу, зібравши підписи в окремому аркуші ознайомлення або розмістивши графік на інформаційному стенді організації.

Графи 7-10 заповнюють від руки протягом року у міру надання відпусток. У разі надання відпустки за графіком у графі 8 вказують найменування та дату наказу, на підставі якого переноситься відпустка. У деяких організаціях прийнято вказувати як підставу перенесення відпустки з ініціативи працівника його заяву. Це не так, для внесення змін до затвердженого графіка необхідний розпорядчий документ, тобто наказ. У графі 9 вказують дату передбачуваної відпустки (поточного року чи наступного). Графу 7 заповнюють у міру фактичного використання відпусток працівниками (адже у різних ситуаціях відпустки можуть надаватися раніше за графік, за графіком або пізніше встановленого графіком строку).

Графа 10 «Примітка» може містити будь-яку інформацію, головне, щоб вона була зрозуміла кадровому працівникові. Тут, зокрема, можна вказувати причину перенесення відпустки (наприклад, за заявою працівника; ч. 2 ст. 125 ТК РФ - відкликання з відпустки; ч. 3 ст. 124 ТК РФ - якщо відпустка не надано, тому що це несприятливо позначиться на нормальному ході роботи організації).

Оригінал графіка відпусток зберігається, як правило, у кадровій службі. Копія графіка може знадобитися бухгалтерії або фінансовій службі для потреб бухгалтерського або управлінського обліку (щоб оцінити, скільки коштів необхідно зарезервувати для виплати відпускних у різні періоди року). Для інших структурних підрозділів організації можна підготувати виписки з графіка – так їм зручніше організовуватиме свою діяльність протягом року.

Строк зберігання графіка відпусток становить один рік (п. 693 «Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання», затв. наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558). Цей термін обчислюється з 1 січня року, наступного за роком закінчення його діловодства, тобто графік відпусток на 2015 рік слід зберігати до 31.12.2016.

У разі відсутності графіка відпусток винні можуть бути притягнуті до адміністративної відповідальності за статтею 5.27 КпАП за порушення законодавства про працю та охорону праці. Ця стаття передбачає покарання:

• для посадових осіб - штраф від 1000 до 5000 руб.;
• для юридичних – штраф від 30 000 до 50 000 руб. або призупинення їхньої діяльності на строк до 90 діб.

Додаток 1

Примітка: графи 1–7 заповнює працівник кадрової служби, графи 8–10 працівники

Додаток 2

Приклад оформлення графіка відпусток

Марія Лапіна