Приклад первинних облікових документів. Бухгалтерські документи

Досить важливе місце серед усієї документації, яку веде бухгалтерія, займає первинна документація. Вона постійно перевіряється податкової службою, і має бути складена відповідно до необхідними нормами та законами, які у РФ. Що стосується первинної документаціїЯк правильно її оформляти і складати, щоб потім не мати проблем з податковою інспекцієюрозберемо у нашій статті.

Первинна документація у бухгалтерії що це таке?

Первинні документи – це підстави, за наявності яких у бухгалтерському обліку можуть складаються записи, може бути внесено до загального регістру. Це важлива частина управлінської документації підприємства чи організації.

У всіх підприємствах, які держава змусила вести бух облік, господарські операції мають бути оформлені відповідно до первинної документації. Під господарською операцією розуміється будь-яка активність підприємства, яка тягне за собою пересування грошових коштівчи структуру його активів.

Відповідно до закону про бухгалтерський облік оформлення первинної документації має відбуватися одночасно з господарськими діями, тобто одразу ж документуватися. Але якщо це неможливо, можна зробити документацію відразу ж після закінчення дії.

Первинна документація може бути оформлена як на папері, так і електронному вигляді. Але в другому варіанті всі папери повинні обов'язково бути засвідчені електронним підписом, інакше вони просто не матимуть юридичної сили. Але, якщо у договорі чітко прописано наявність паперового варіанту документа, то він обов'язково має бути у наявності.

Збережуться первинні документи за 4 роки. У цей період податкова має право будь-якої миті запросити їх для перевірки вас і вашого контрагента. Особливо уважно слід відноситься до документів, в яких ви щось купуєте. Пам'ятайте, саме завдяки ним ви зможете звернутись до суду, якщо виникне така потреба.

Поділ документів на стадії бізнесу

Усі угоди, що проводяться підприємством чи організацією умовно можна поділити на 3 етапи:

1. Обговорення умов угоди. У цей час ви повинні обговорити всі нюанси, і дійти єдиної думки. Результатом цього етапу буде підписання договору та виставлення рахунку на оплату.
2. Оплата згідно з угодою. Вона обов'язково має бути підтверджена випискою з вашого розрахункового рахунку, якщо оплата пройшла за допомогою безготівкового розрахунку, або за допомогою чеків і бланків суворої звітності, якщо оплата була за допомогою готівки.
   Другим варіантом досить часто користуються співробітники організації, коли беруть кошти під звіт.
3. Отримання оплаченого товару чи послуги. Обов'язково має бути доказ, який підтверджує, що товар було отримано чи послуга надана, інакше податкова службапросто не дозволить зменшити суму податкового збору.

Як підтвердження може бути товарна накладна або чек, у разі отримання товару, або акт виконаних робіт у разі надання послуги.

Які документи обов'язкові?

Залежно від операції, яка буде проводитись список необхідних документівможе відрізнятися. Давайте розглянемо найпоширеніший список необхідних паперів. Зазвичай всі документи готує або виконавець чи постачальник товарів.

Список документів має такий вигляд:

Особливості облікового регістру

Після того, як первинні документи були оформлені, їх перевіряють за формою та змістом. Після цього, якщо все зроблено правильно, їх оформляють, і проходить економічне угруповання даних, які в ньому містяться в загальної системи бухгалтерського обліку. Для цього всі відомості про залишок майна підприємства, грошових коштів, про господарські операції з первинних (вільних) документів переносяться в облікові регістри.

Самі облікові регістри – це спеціалізовані таблиці, які виконані в строго зазначеній формі, у повній відповідності до економічного угруповання відомостей про майно компанії та джерела його появи.

Усі існуючі регістри поділяються на 3 групи:

• По призначенню. Залежно від цього критерію регістри поділяються на хронологічні, систематичні та комбіновані. Кожен окремий вид має власний порядок збереження даних.
• По узагальнення даних регістри поділяються на інтегровані та диференційовані. Кожен може бути розглянутий від приватного до загального чи навпаки, звітності до первинних документів.
• за зовнішньому вигляду. Вони можуть мати майже довільну форму: книга, журнал, картка, друковані листи.

Облікові регістри обов'язково повинні мати:

• Повна назва.
• Вказаний період для реєстрації господарських операційдо якого розрахункового періоду він відноситься.
• Підписи та ініціали відповідальних осіб. Це дає можливість у разі виникнення спірних питаньзнайти та вказати на особи, які брали участь у угоді.

Проведені господарські операції обов'язково мають бути відображені саме в тому періоді, в якому вони проводились. Якщо документальне відображення неможливо зробити безпосередньо під час проведення господарської операції, зробити оформлення потрібно відразу ж після його закінчення.

У цілому нині облікові регістри створені у тому, щоб накопичувати і систематизувати інформацію про прийнятих на облік первинних документах, для відображення бухгалтерської звітності. Якщо фінансова та первинна документація підприємства зберігається в друкованому вигляді, то на вимогу інших учасників госп операцій або правоохоронних органів (якщо це в їх компетенції) копії повинні бути надані саме тією особою, яка їх склала та пред'явила до підпису.

1с бухгалтерія первинна документація

Під час ведення фінансово – господарської діяльностібухгалтеру доведеться працювати з величезною кількістю документації. Це різного роду бланки, договори, звітна документація, кошториси та калькуляції. Деякі з них не мають великої значущості і є другорядними, але є дуже важливі документи, У яких навіть незначна помилка може призвести до плачевних наслідків і для цілого підприємства, і для окремих посадових осіб. Саме такими є первинні документи організації.

За допомогою програми 1С ви зможете керуватися та орудувати ними значно простіше. У її функціях є управління з товарно-супровідними та грошовими документами, зі складськими документами та тими, що стосуються роздрібної торгівлі.

На сьогоднішній день програмне забезпечення компанії 1С займає лідируючі позиції серед програм бухгалтерського обліку, які постійно використовуються в нашій країні.

Серед найбільш затребуваних функцій 1С можна назвати такі:

• Повна автоматизація всіх видів бухгалтерського обліку.
• Розрахунок заробітної платиспівробітникам.
• Управління кадровим та виробничим обліком.

Програма має велика кількістьрежимів та налаштувань, за допомогою яких ви зможете повністю підлаштувати її під себе, відрегулювати так, як зручно саме вам.

Оформлення первинної документації - справа складна і копітка, але просто необхідна. На допомогу вам сучасні комп'ютерні технології та висока кваліфікація співробітників. Якщо підходити до нього з усією відповідальністю та знанням справи, то проблем не виникне.

Первинні облікові документичи первинка, як його називають бухгалтера, це - основа основ ведення обліку, як бухгалтерського, і податкового. Без правильного оформлення, ведення та первинних документіввести легальну підприємницьку діяльність неможливо.

Закон "Про бухгалтерський облік" від 06.12.2011 № 402-ФЗ зазначає, що «кожен факт господарського життя підлягає оформленню первинним обліковим документом».

Щоб переконатися в наявності всіх необхідних документів, варто регулярно перевіряти свою бухгалтерію, а для тих, хто не має на це часу, рекомендуємо послугу безкоштовного бухгалтерського аудиту.

Первинка письмово доводить факт здійснення господарської операції, підтверджує здійснення підприємницьких витрат під час розрахунку податкової бази, Встановлює відповідальність виконавців за виконання ними господарських операцій Первинні документи запитують податкові інспекторипри перевірці декларацій та звітів, і вони необхідні під час проходження перевірок.

Враховуючи, що заповнюють та оформляють первинні документи не лише бухгалтери, а й керівники, ІП, менеджери з продажу та інші працівники, пропонуємо вам ознайомитись із вимогами до цих документів.

Хто розробляє форми первинних документів?

Первинні облікові документи бувають уніфіковані(форма яких розроблена Росстатом (колишній Держкомстат РФ) або Центробанком) та самостійно розроблені платниками податків.

Стаття 9 закону № 402-ФЗ містить наступний перелік обов'язкових реквізитів первинних документів (уніфікованих чи самостійно розроблених):

• Назва документу;
• дата складання документа;
• найменування економічного суб'єкта, який склав документ;
• зміст факту господарського життя;
• величина натурального та (або) грошового виміру факту господарського життя із зазначенням одиниць виміру;
• найменування посади особи, яка вчинила правочин, операцію та відповідального за її оформлення;
• підписи цих осіб.

Щодо друку, то хоча вона не вказана серед обов'язкових реквізитів, але за наявності поля «М.П.» (місце для друку) її відбиток є обов'язковим.

Якщо платника податків влаштовують уніфіковані формивід Держкомстату (благо, їх перелік величезний), то розробляти свої форми необов'язково. Існує також поняття «модернізованої первинки», тобто. уніфікованих первинних документів, до яких платником податків внесено свої доповнення.

Зверніть увагу, не можна самостійно розробляти та затверджуватиформи наступних первинних документів:

• касові документи;
• платіжне доручення та інші розрахункові банківські документи;
• уніфіковані форми за розрахунками із застосуванням касового апарату;
• транспортна накладна;
• розрахунково-платіжна відомість та платіжна відомість.

Такі первинні документи можуть лише уніфікованими.

Де знайти зразки уніфікованих первинних документів?

Розробка та затвердження форм первинних документів перебуває у віданні Держкомстату (тепер Росстат). На сьогодні продовжують застосовуватися уніфіковані форми, розроблені у 90-х роках минулого століття. Тільки розрахункові (платіжні) документи, розроблені Банком Росії, мають порівняно нову редакцію– від 2012 року.

Називаються такі документи по-різному: акти, журнали, накладні, відомості, ордери, книги, доручення, розрахунки, довіреності, накази та ін. За допомогою цієї таблиці ви знайдете, в якій Постанові Держкомстату опубліковані потрібні вам уніфіковані форми первинних документів.

На нашому сайті ви можете завантажити бланки уніфікованих первинних документіві по .

Бланк суворої звітності (БСО) — це також первинний документ, але вимоги щодо нього особливі. Перелік обов'язкових реквізитів БСО ширший, ніж перелік звичайних первинних документів, зокрема, обов'язкова вказівка ​​ІПН та наявність відбитка печатки.

У статті «» ви можете дізнатися, у яких випадках треба застосовувати уніфіковану форму цього документа, а коли його можна розробити самостійно.

Помилки у первинних документах

Насамперед первинні документи повинні містити правильно зазначені обов'язкові реквізити. На думку Мінфіну, платник податків може врахувати витрати на первинці, якщо вона містить лише несуттєві помилки.

Такі помилки не повинні перешкоджати точному встановленню продавця та покупця, найменуванню товарів та їх вартості, інших обставин документованого факту господарського життя (з листа Мінфіну від 4 лютого 2015 року № 03-03-10/4547).

На жаль, типове обтічний формулювання пояснення чиновників часто не дає можливості чітко зрозуміти, які саме неточності чи помилки у первинних документах будуть визнані несуттєвими.

Наприклад, чи є несуттєвою помилкою, якщо в найменуванні платника податків зазначені малі літери замість великих? В іншому своєму листі - від 02.05.2012 № 03-07-11/130 Мінфін зазначив, що такі помилки, як заміна великих літер малими і навпаки; зміна літер подекуди; неправильна вказівка ​​організаційно-правової форми не є перешкодою для ідентифікації платника податків (при вірно зазначеному ІПН та інших реквізитах).

А от суттєвими для первинних документів можуть бути визнані такі помилки:

• арифметичні помилки (неправильно вказана вартість/кількість товару або сума податку);
• різні найменування одного і того ж товару (наприклад, у специфікації до договору поставки цукерки названі «Цукерки вафельні в шоколаді», а в накладній – «Ведмедик на півночі»);
• неточні назви посад тих, хто підписує первинні документи (наприклад, у довіреності зазначено «Заступник генерального директора», а в акті приймання – «Заступник директора»);
• суми в цифрах не збігаються з тими ж, але зазначеними прописом (замість 155 000 руб. (Сто п'ятдесят п'ять тисяч рублів) написано 155 000 руб. (П'ятдесят п'ять тисяч рублів).

Податкова інспекція може не прийняти витрати за такими первинними документами, проблеми можливі й у контрагента при відрахуванні ПДВ.

Виправляти первинні документи можна тільки коректурним способом(неправильний текст закреслюється однією тонкою межею, а зверху надписується правильний текст). Виправлення супроводжуються написом «Виправлено», датою та підписами відповідальних осіб. Неприпустимі виправлення прибуткових та видаткових ордерів, банківських документівта БСО. Їх треба складати наново.

Звертайте увагу на те, щоб первинні документи підписувалися в період дії виданої на їхнє підписання довіреності, інакше перевіряльники вважають, що документи підписав неуповноважений на те працівник. Те саме треба відслідковувати і щодо підписів на вашій первинці представників контрагентів: видані ним довіреності мають бути актуальними.

При оформленні первинних документів треба бути уважним не тільки до їх заповнення, а й до відповідності їх дат та інших реквізитів іншим документам, наприклад, договорів та рахунків-фактур. Так, спірним буде відрахування ПДВ за рахунок-фактурою, складеною раніше товарною накладною.

Питання у податкових органів викличуть накладні чи акти, підписані раніше договору, виконання якого підтверджують первинні документи. Із цієї ситуації є вихід, передбачений пунктом 2 ст. 425 ГК РФ: вказати в тексті договору таке застереження «Умови цього договору застосовуються також до відносин сторін, що виникли до його укладання».

Або, наприклад, в акті зазначено, що роботи виконані у період з 10 по 30 березня, тоді як у договорі строк робіт встановлено як з 10 до 30 квітня. І тут можна скласти додаткову угоду до договору, де вказати фактичний термін виконання робіт чи самому акті вказати, що було виконано достроково.

Підрядникам треба бути уважним під час підписання замовником актів виконання робіт. Якщо за договором підряду залучалися субпідрядники, то акти із нею підрядчик повинен підписати доти, як роботи будуть здані замовнику. За невідповідності цих дат податківці можуть вважати витрати на субпідрядника необґрунтованими і не визнати їх при розрахунку податкової бази.

Документообіг первинних документів

Документообіг первинних документів включає наступні етапи:

• оформлення первинного документа;
• передача документа в бухгалтерію, де він перевіряється та вноситься до регістрів;
• поточне зберігання та подальша передача документа в архів.

Далеко не пусте питання - коли мають оформлятися первинні документи? Відповідь на це є у статті 9 закону № 402-ФЗ «Первинний обліковий документ має бути складено при скоєнні факту господарського життя, і якщо це неможливо - безпосередньо після його закінчення».

Неприпустимо оформляти первинні документи за кілька днів після проведення господарської операції. Усі працівники, які мають право оформляти первичку, повинні дотримуватися графіку документообігу, в якому можна встановити, наприклад, такі терміни здачі документів у бухгалтерію:

• прибуткові та видаткові касові ордери - у день складання;
• документи, пов'язані з оформленням продажів - пізніше наступного робочого дня;
• авансові звіти - пізніше трьох робочих днів після витрачання коштів;
• листки непрацездатності - пізніше наступного робочого дня після виходу працювати і т.д.

Щодо документів, підписаних контрагентами, то обов'язок передавати їх своєчасно можна передбачити в тексті договору, наприклад, так: «Покупець зобов'язується передавати Постачальнику оригінали підписаних товарних накладних, актів та рахунків-фактур не пізніше двох робочих днів з дня їх підписання».

Під час передачі підписаної первинки у бухгалтерії перевіряють форму документа; наявність обов'язкових реквізитів; законність проведеної господарської операції; арифметичні розрахунки. Дані перевірених первинних документів вносяться до бухгалтерських реєстрів.

Поточне зберігання первинки здійснюється зазвичай у бухгалтерії, а після закінчення року документи групуються за датами, комплектуються в пачки і передаються в архів. Зберігати первинні документи треба щонайменше п'ять років.

Бухгалтерський облік - науково-організована система, призначена для збирання, обробки, реєстрації та аналізу інформації, що застосовується у фінансово-господарській діяльності. Бухгалтерський облік відбиває господарські операції, виражені у грошовому еквіваленті.

Коротко про бухоблік можна сказати: «Все має свою ціну!». Будь-які операції купівлі-продажу товарів та послуг, договірні відносини між партнерами, постачальниками та покупцями, трудові відносини, пов'язані з урахуванням робочого часу та оплатою праці – все можна призвести до грошового знаменника.

За допомогою бухгалтерського обліку відображається виконання різних господарських операцій, що відображає діяльність будь-якого підприємства, незалежно від форми власності та виду діяльності.

Сукупність даних бухгалтерії дозволяє визначити кінцевий фінансовий результатроботи, провести аналіз та визначити перспективи подальшої роботи підвищення показників ефективності діяльності.

Первинна документація у бухгалтерії: що це таке?

Первинна документація у бухгалтерії – це основа бухгалтерського обліку. Якщо візуально уявити систему бухгалтерського обліку розлогим деревом з густим листям, то листочки і є первинні документи бухобліку.

Збираються листя в «гілки» – регістри, з яких створюється потужна «крона» дерева – синтетичний облік за бухгалтерськими рахунками, а потужна зелена крона – запорука квітучого дерева, тобто. правильний та повний бухгалтерський облік на підприємстві.

В якому порядку здійснюється, ви можете дізнатися у нашій новій публікації за посиланням.

Що таке первинний документ у бухгалтерському обліку?

Первинний документ – цетиповий бланк певного зразка, заповнений відповідно до вимог ведення бухгалтерського обліку, методичними рекомендаціямистатистичних, податкових, страхових, банківських та інших органів.

Типові форми первинних документів затверджують державні органистатистики. Різні документи вузької спрямованості затверджуються міністерствами та відомствами за видами діяльності.

Первинні документи необхідні оформлення господарських операцій, вони підтверджують здійснення угоди продажу-купівлі, оренди, отримання та витрата грошей, оплату постачальникам. Первинні документи – це основа бухгалтерського обліку у створенні.

Виправлення у первинних документах

1. Якщо це не бланк суворої звітності, то документ слід правильно переписати, а зіпсований документ знищити.

2. Бланк суворої звітності перекреслити косою лінією червоного кольору з одного вугілля листа до іншого та зробити запис «анульовано». Зіпсований бланк не знищувати.

Первинні документи необхідні на підтвердження здійснення господарських операцій. По суті це джерело даних для ведення бухобліку в компанії. Наявність та коректне оформлення первинки – це запорука успішного проходження податкових перевірок, аудиту та вірного відображення оборотів на рахунках бухгалтерського обліку, а відповідно і точного.

Вимоги, яким мають відповідати первинні документи, викладено у статті 9 ФЗ №402 «Про бухгалтерський облік». Відповідно до неї обов'язковими є такі реквізити:

• назва документу
• Дата складання
• найменування підприємства чи ІП
• опис, що відображає суть господарської операції
• грошове та/або натуральне значення господарської операції
• одиниці виміру
• з розшифровкою та зазначенням посад

Найчастіше документу присвоюється номер, у багатьох бланках його проставлення обов'язково. Нумерація зазвичай ведеться з початку року.

Зазначимо, необхідність оформлення тих чи інших бланків залежить від специфіки діяльності, форми оподаткування та особливостей облікової політики конкретної організації.

Оформлення первички

Документальне оформлення фактів господарської діяльності відбувається в момент їх вчинення або одразу після закінчення на паперовому та/або електронному носії. Бланки документів фірма може розробити самостійно, крім державних організацій, які мають використовувати законодавчо затверджені бланки. Важливо пам'ятати, що уніфіковані документи, застосування яких передбачено законодавчо, є обов'язковими до заповнення.

У разі потреби внести правки, їх потрібно завірити підписом відповідальної особи, також слід зазначити дату. Є документи, внесення виправлень до яких законодавчо заборонено.

Різного призначення відрізняються, найчастіше він не менше п'яти років. Більшість документів щодо заробітної плати зберігаються до 75 років.

Первинні документи за місцем свого формування поділяються на зовнішні та внутрішні, а за призначенням – на розпорядчі та виправдувальні. Прикладом розпорядчого документа є. Виправдувальний документ підтверджує конкретну операцію, приклад акт приймання виконаних робіт. Існують документи, що поєднують у собі і розпорядчі та виправдувальні якості, тобто. комбіновані, прикладом є довідка-розрахунок відпускних.

Документи з обліку ОЗ та ТМЦ

Товарна накладна (ТН) - документ, що фіксує продаж або відпустку. Продавець становить два бланки ТН, один залишає собі як підставу для списання, а інший передає покупцю, якому цей бланк дає право на прийняття ТМЦ до обліку.

Уніфікована форма ТН - ТОРГ-12. Правий верхній кут містить коди статистики. Якщо відвантаження походить з філії, його адреса має бути вказана у графі «фактична адреса». Також у ТН прописуються всі відомості про товар – назву, артикули, код товару, форма упаковки, кількість місць у партії, одиниця виміру та її код, маса в одному місці та загальна, маса нетто та брутто, ціна та Загальна вартість. Якщо ТМЦ, він також має бути відображений у ТН. У ТН є графи з підсумками по стовпцях, де це потрібно. Фіксується число листів ТН, якщо їх кілька. У нижній частині слід вписати дані відповідальних осіб.

Оформлення операцій на обліку ОС

Оформлення операцій на обліку матеріалів

Документи з обліку послуг

Оформляється актом, що може називатися по-різному – наданих послуг, виконаних робіт, приймання-здачі робіт; важливо, щоб відповідне формулювання було прописано у договорі на ці послуги. Один екземпляр бланка отримує замовник, а інший залишається у виконавця. Уніфікованого бланку акту немає.

В акті, окрім інших обов'язкових реквізитів, обов'язково має бути зафіксований період, за який були надані послуги, якщо вони надаються з певною періодичністю. Приклад запису: «Надання послуг із прибирання приміщення за січень 2018 року».

Касові документи

Документи з обліку банківських операцій

Документи із заробітної плати

Основні документи, що є підставою для розрахунку оплати праці, перераховані нижче:

Документи з обліку податків та зборів

Більшість описаних вище документів є первинними для податкового обліку. Наприклад, суми за актами наданих послуг та товарними накладними входять до розрахунку податку на прибуток, а на підставі документів з оплати праці розраховується і внески до фондів.

Окремо хотілося б сказати про рахунок-фактуру. Це форма, яка служить розрахунку ПДВ. Критичною є коректність та повнота заповнення всіх реквізитів. цього документа, в іншому випадку податкові органиможуть відмовити у прийнятті суми до відрахування. Важлива деталь– якщо відвантаження робить філію, необхідно вказувати саме її КПП, а чи не головної організації. Один екземпляр документа залишається у виконавця (продавця), другий зберігається у покупця.

Увага оформлення первинних бухгалтерських документів – запорука коректного формування бухгалтерських регістрів.

Бухгалтерські регістри

Регістри бухгалтерського обліку – це засоби систематизації та впорядкування даних про господарську діяльність підприємства, отримані з первинних документів. Вимоги до регістрів регламентовані статтею 10 ФЗ №402. Підприємство може затверджувати самостійно, які види регістрів застосовувати. Ведення може здійснюватися на паперовому носіїабо електронному із застосуванням електронного підпису. Ці відомості фіксуються в облікової політики.

Приклади облікових регістрів – головна книга, реєстр виданих рахунків-фактур тощо.

У регістрах зазначаються такі реквізити:

• назва регістру
• період
• найменування організації
• хронологічне та/або систематичне угруповання об'єктів бухгалтерського обліку (дати, назви статей витрат, підрозділи тощо)
• одиниці виміру
• підпис відповідальної особи/осіб та їх посади

Існує кілька класифікацій бухгалтерських регістрів:

• За характером записів:

1. Хронологічні – дані відбиваються у міру здійснення господарських операцій (приклад – реєстри).
2. Систематичні – відомості групуються виходячи з віднесення до конкретних рахунках бухгалтерського обліку (аналіз субконто).
3. Комбіновані – запис ведеться виходячи з систематичного принципу у хронологічному порядку, поєднуючи перші два пункти (приклад — головна книга).

• На вигляд:

1. книги.
2. Вільні листи.
3. Картки.

Проблема з первинкою зараз пов'язана насамперед з тим, що значне місце в обороті займають операції з фізичними особамита ІП, що видаються якими документальні свідоцтва часто не уніфіковані, великою підмогою тут є спеціальні бухгалтерські програми, але їх може дозволити не кожен підприємець.

Відповісти

Щодня для підприємства відбувається безліч операцій. Бухгалтери виставляють контрагентам рахунки та відправляють їм гроші, нараховують зарплату, пені, розраховують амортизацію, складають звітність та ін. Щодня оформлюються десятки документів різної спрямованості: розпорядчі, виконавчі, первинні. Остання група має значення для діяльності підприємства.

Що таке "первинні документи"?

Кожна подія господарського життя організації має підтверджуватись папером. Вона формується на момент скоєння операції або після її завершення. Упорядкування проводок, ведення звітності складає підставі відомостей, зазначених у первинних облікових документах бухгалтерського обліку. Перелік їх великий. Ми в статті розглянемо основні документи, які найчастіше використовуються.

Навіщо потрібна первинка?

Первинна документація – невід'ємний елемент бухобліку. Як вище говорилося, формується вона в останній момент скоєння чи безпосередньо після закінчення операції та є доказом реальності тієї чи іншої факту господарського життя підприємства.

Перелік первинних облікових документів бухгалтерського обліку при вчиненні однієї угоди може включати:

1. договір.
2. Рахунок.
3. Касовий чек чи інший платіжний документ.
4. Товарно-транспортна накладна.
5. Акт виконаних робіт.

Обов'язкові реквізити

Нині існують уніфіковані форми первинних облікових документів бухгалтерського обліку. Вони використовуються для відображення відомостей про різні операції, відповідно, перелік граф у них різний. Тим часом, всі первинні документи містять єдині обов'язкові реквізити. В тому числі:

1. Найменування підприємства.
2. Назва документа (до
3. Дата формування.
4. Зміст операції, за якою складено документ. Наприклад, при заповненні накладної у відповідній графі може вказуватись "Передача матеріалів на переробку".
5. Грошові та натуральні показники. Перші використовуються для відображення вартості, другі – кількості, ваги та ін.
6. Посади відповідальних співробітників ("гол. бухгалтер", "комірник" та ін.).
7. Підписи осіб, які брали участь у скоєнні операції.

Важливий момент

Юридична сила має первинний документ, що містить всі обов'язкові реквізити.

Зверніть увагу, що правильно оформлені папери можуть використовуватись у судових розглядах як доказ обґрунтованості (або необґрунтованості) претензій. Багато документів складаються контрагентами. Необхідно уважно перевіряти правильність оформлення та в жодному разі не ставити підписи за постачальників (підрядників тощо), якщо вони цього не зробили.

Необхідно дбайливо зберігати первинну документацію.

Чи потрібна печатка на первичці?

Насправді багато контрагентів пред'являють претензії щодо її відсутності на бланку ТТН та інших документах. Нагадаємо, що з 2015 року більшість організацій звільнено від обов'язку мати печатку. Такі підприємства можуть використовувати її на власний розсуд. Якщо вона є, то інформацію про її наявність необхідно прописати в обліковій політиці.

У випадку, коли контрагент наполягає на використанні печатки при оформленні первинки, а підприємство має право її не ставити на законних підставах, контрагенту потрібно надіслати відповідне письмове повідомлення з посиланнями на нормативні акти, що регламентують це питання.

Договір

Якщо контрагент є давнім партнером, цілком можна укласти угоду на кілька угод. І тут важливо чітко прописати терміни виконання зобов'язань, послідовність і порядок розрахунку, інші нюанси. Договір може складатися на продаж товарів, надання послуг або виконання робіт. Варто сказати, що цивільне законодавство припускає усне укладання угоди. Проте у підприємницької діяльності, зазвичай, використовуються письмові форми договорів.

Рахунок

У цьому документі постачальник вказує суму, яку необхідно перерахувати контрагенту за товар, послугу чи роботи. При здійсненні оплати за умовчанням передбачається, що суб'єкт дає згоду вчинення угоди.

У рахунку обов'язково повинні бути присутніми:

1. Назва документу.
2. Назва послуг (товарів, робіт), за які провадиться оплата.
3. Вартість.
4. Загальна сума.
5. Реквізити для оплати.

В даний час весь перелік облікових документів бухгалтерського обліку міститься в програмі "1С", тому оформлення здійснюється в автоматичному режимі.

Зауважте, що рахунок не має особливої ​​цінності для контролюючих органів. У ньому продавець фіксує ціну. З позиції бухгалтера рахунок – найважливіший первинний документ, на підставі якого формуються бухгалтерські проводки.

Як різновид рахунку виступає рахунок-фактура. У цьому папері є спеціальний рядок для вказівки сум ПДВ.

Платіжна документація

Підтвердити факт оплати можна касовим чеком чи іншим аналогічним документом. Платіжка підтверджує факт оплати постачання продукції, послуги, роботи. Конкретний вид документа вибирається залежно від способу оплати: готівкою або за безготівковим розрахунком.

Одним із найпопулярніших розрахункових документів вважається платіжне доручення. Воно є розпорядження власника рахунки скоєння банком переказу коштів у зазначений рахунок. Документ можна використовувати при розрахунках за послуги, товари для виплати авансу, повернення позики та ін.

У разі здійснення відрахувань до бюджету заповнюється поле 22 "Код". В платіжному дорученніу цій графі вказується УІН ( унікальний ідентифікатор). Завдяки йому фіскальний орган розпізнає платника.

Поле Код у платіжному дорученні може заповнюватися по-різному. Це залежить від того, як саме суб'єкт виконує обов'язок перед бюджетом: добровільно або на вимогу контролюючого органу.

Товарно-транспортна накладна

Бланк ТТН оформляється відправником вантажу. є основою передачі вантажу одержувачу. Складається документ у 4 екземплярах. По ТТН продавець враховує продаж, а покупець - надходить постачання товару.

Зверніть увагу, що ТТН складається при транспортуванні вантажу власними силами підприємства. Якщо перевезення здійснюється сторонньою фірмою, оформляється бланк 1-Т.

Ще один важливий момент: відомості у ТТН повинні співпадати з інформацією у рахунку.

Акт виконаних робіт

Цей документ оформляється між замовником та постачальником. Акт є підтвердженням виконання робіт, надання послуг за обумовленою вартістю у встановлені угодою строки. Простіше кажучи, це є звіт виконавця перед замовником.

Нині уніфікована форма акта не затверджено. Підприємство має право розробити бланк самостійно та закріпити його в обліковій політиці.

Основними реквізитами акта є:

1. Номер та дата реєстрації в бухгалтерської документації.
2. Дата складання.
3. Реквізити договору, відповідно до якого формується акт.
4. Термін, обсяг, вартість робіт.
5. Реквізити рахунку, яким буде здійснюватися оплата.
6. Найменування замовника та виконавця.
7. Підписи учасників угоди.

Акт завжди складається у двох примірниках.

Форма М-15

Цю абревіатуру використовують для позначення накладної на відпуск матеріалів набік. Слід зазначити, що цей документ не обов'язковий, але досить часто використовується підприємствами.

Накладна на відпустку матеріалів на бік оформляється за необхідності передати цінності з основного (головного) офісу до віддалених підрозділів або інших компаній (за наявності спеціального договору).

Правила оформлення ф. М-15

У першій частині паперу проставляється номер відповідно до документообігу підприємства. Тут же слід зазначити повну назву компанії та ОКПО.

У першій таблиці відображається дата складання документа, код операції (якщо використовується відповідна система), найменування структурного підрозділу, сфера діяльності підприємства, що виписує накладну.

Аналогічним чином зазначаються відомості про одержувача та особу, відповідальну за поставку. Далі наводиться посилання документ, відповідно до якого виписується накладна. Це може бути договір, наказ та ін.

В основній таблиці в стовпцях 1 і 2 вказуються бухгалтерський субрахунок та код аналітичного облікувсіх матеріалів, що підлягають списанню.

• найменування матеріалів із зазначенням окремих показників, марки, розміру, сорту;
• номенклатурний номер (якщо його немає, осередок не заповнюють);
• код одиниці виміру;
• найменування одиниці виміру;
• кількість товару, що передається;
• відомості про фактичні об'єкти, що відпускаються зі складу (заповнює комірник);
• загальна вартість матеріалів;
• Ціна без ПДВ;
• сума виділеного ПДВ;
• загальна вартість із ПДВ;
• інвентарний номерматеріалів;
• номер паспорта (за наявності);
• номер запису відповідно до облікової картки.

Накладну підписують бухгалтер, працівник, відповідальний за відпустку цінностей зі складу, та одержувач.

Авансові звіти у "1С"

Формування звітних документів - одна з найпоширеніших дій бухгалтера. Багато розрахунків, здійснювані готівкою, оформляються авансовими документами. У тому числі витрати на відрядження, господарські закупівлі та ін.

Часто працівники підприємства одержують кошти з каси на господарські витрати. Після придбання необхідних цінностей (наприклад, канцтоварів), працівники звітують та надають бухгалтерії підтверджуючі документи.

Бухгалтер, у свою чергу, має зафіксувати всі витрати на системі обліку. Відкрити " Авансові звіти"В "1С" можна в розділі "Банк і каса", підрозділі "Каса". Введення нового документа здійснюється кнопкою "Створити".

У верхній частині бланка зазначаються:

1. Найменування підприємства.
2. Склад, на який будуть оприбутковані цінності, що знову надійшли.
3. Співробітник, який звітує за кошти, одержані під звіт.

У документі міститься 5 закладок. У розділі "Аванси" слід вибрати документ, за яким видано кошти:

1. Грошовий документ.
2. Витратний касовий ордер.
3. Списання з рахунку.

Якщо видані кошти було куплено товари, їх відбивають на однойменної закладці. У розділі "Тара" вказують відомості про зворотну тару (наприклад, пляшки для води). В закладці "Оплата" відображають інформацію про готівку, сплачену постачальникам за придбання об'єкта або видані в рахунок майбутнього постачання.

У розділі "Інше" вказуються дані про витрати на відрядження: добові, витрати на ПММ, квитки тощо.

"Універсальний" бланк

У переліку первинних облікових документів бухгалтерського обліку є один папір, який можна використовувати в самих різних ситуаціях. Вона застосовується для формування і бухгалтерської, і податкової звітності. Мова йде про бухгалтерської довідки. Бланк потрібен у разі потреби виправити допущену помилку. Крім цього, документ необхідний при здійсненні операцій, що вимагають пояснень, відображення розрахунку, підтвердження проведення, якщо інших паперів відсутні.

Нюанс

Варто сказати, що підприємство вправі підтверджувати здійснення операцій, які потребують оформлення стандартних (типових, уніфікованих) форм, не з допомогою довідки, а з допомогою самостійно розроблених первинних облікових документів бухгалтерського обліку. Перелік їх, однак, повинен бути закріплений у фінансовій політицікомпанії.

Правила складання довідки

Для цього документа не затверджено єдиної уніфікованої форми. Відповідно, фахівці можуть становити їх у вільному вигляді або використовувати шаблони, розроблені для підприємства. Серед обов'язкових відомостей, які має містити довідка, слід зазначити:

1. Інформація про підприємство.
2. Дату та причини складання.
3. Первинні облікові документи та регістри бухгалтерського обліку, до яких додається довідка.
4. Підпис відповідального працівника.

Написати можна на звичайному білому аркуші формату А4 або на фірмовому бланку компанії.

При складанні необхідно бути дуже уважним, не допускати помилок. Чим докладніше довідка, тим менше додаткових питань виникає у перевіряючих.

У документі мають бути, зрозуміло, лише достовірні відомості. Якщо ж під час написання будуть виявлені помилки, доцільніше скласти довідку наново.

Особливості зберігання

Усе, що належить до первинних документів бухгалтерського обліку, має зберігатися для підприємства щонайменше 5 років. Обчислення цього терміну починається з дати закінчення звітного періоду, у якому було оформлено папери.

Додатково

Первинку можна оформляти у паперовому чи електронному вигляді. Останнім часом все частіше підприємства віддають перевагу електронному документообігу. Це цілком зрозуміло: на оформлення та відправлення паперів йде набагато менше часу.

Електронні документи мають бути засвідчені цифровим підписом(посиленою або звичайною – за домовленістю між контрагентами).

Відповідальність

Первинна документація - найважливіший елементгосподарського життя підприємства За її відсутності на компанію чекають серйозні санкції з боку контролюючих органів. Штрафи будуть поставлені і у разі виявлення помилок у первинній документації, недостовірних відомостей.

Порушення розпоряджень тягне за собою не тільки по ПК, а й по КпАП. За наявності підстав винні можуть бути залучені до кримінальної відповідальності.

Висновок

У роботі підприємства можуть використовуватися різні документи. При цьому деякі з них можуть мати уніфіковану форму, а деякі – розроблятися самостійно компанією. Незалежно від цього, однак, у документах мають бути присутніми всі обов'язкові реквізити.

Деякі підприємства практикують використання комбінованих документів. Йдеться про уніфіковані форми, доповнені відповідно до специфіки діяльності організації.

Важливо вибрані види первинної документації відобразити в обліковій політиці підприємства. У процесі діяльності компанії може виникнути потреба у нових документах. Якщо вони будуть розроблені підприємством, про них слід сказати в обліковій політиці.

Зверніть увагу, контрагент також може самостійно розробити ті чи інші форми паперів. У фінансовій політиці слід зазначити, що підприємство приймає такі документи від контрагентів.

Для фіксації багатьох операцій організації можуть використовувати уніфіковані форми первинної документації. Однак якщо мова про касових операціях, всі вони оформляються виключно затвердженими ордерами та інші платіжними документами.