Авансовий звіт на бензин. Паливні витрати і ПДВ-відрахування. Що відноситься до ПММ

На підприємствах, де є автомобілі у власності, досить частою буває операція придбання бензину водієм на гроші, які йому були видані. На цю операцію в програмі оформляється авансовий звіт по ГСМ. Розберемо, як це можна зробити в 1С Бухгалтерія 8 ред. 3.0.

Спочатку необхідно зробити видачу грошових коштівв підзвіт. Якщо гроші видаються з каси, то в програмі створюється документ «Видача готівки» з видом операції «Видача підзвітній особі». Зверніть увагу, що починаючи з версії 3.0.39 даний документ можна оформити з журналу касових документів, Який знаходиться на закладці «Банк і каса».

У документі необхідно вибрати одержувача коштів, вказати суму, підстава та заповнити додаток.

За документом формується проводка Дт 71.01 Кт 50.01

У документі буде заповнюватися перша закладка, де потрібно вказати той документ, яким аванс був виданий. У нашому прикладі - це «Видача готівки». Також в нижній частині вказується призначення і кількість доданих до авансового звіту документів.

Для того, щоб відобразити надходження палива заповнюється друга закладка авансового звіту- «Товари». Тут вказуємо документ підставу, назва палива, його кількість, вартість і постачальник. Якщо до авансового звіту додано рахунок-фактура, вказуємо його номер і дату.

Щоб паливо було оприбутковано на субрахунок 3 рахунки 10 в номенклатурі можна вказати рахунок 10.03. Або додати його в окрему папку «Паливо» для якої присвоєно рахунок 10.03.

Після проведення документа формується проводка: Дт 10.03 Кт 71.01. Якщо виділяється ПДВ, то і Дт 19.03 Кт 71.01.

Якщо у підзвітної особи залишається залишок грошових коштів, то його потрібно повернути в касу, оформивши документ «Надходження готівки» з видом операції «Повернення від підзвітної особи». Якщо навпаки було витрачено більше, ніж видано, необхідно видати різницю документом «Видача готівки», вид операції «Видача підзвітній особі».

Обидва документи можна створити на підставі авансового звіту.

І при списанні палива на виробництво створюється документ «Вимога-накладна». Знаходиться на закладці «Виробництво». У документі вказується найменування матеріалу, його кількість, рахунок на який списується матеріал. Наприклад, при списанні на основне виробництво - рахунок 20, на загальногосподарські потреби - рахунок 26, якщо підприємство торгове, то рахунок 44.01 і т.д. Вимога-накладну також можна створити на підставі авансового звіту.

Перед керівництвом будь-якої організації, яка використовує в своїй діяльності транспорт, постає питання, як вести облік ПММ на підприємстві в 2017 році. Варто відзначити, що зараз НК РФ не вимагає від платника податків нормувати витрати на ПММ. Якщо ж було прийнято рішення про використання обліку, то інформація, дана в нашій статті, буде вам корисна.

До складу паливно-мастильних матеріалів (ПММ) входять всі види палива (бензин, дизельне паливо, скраплений газ), всі типи рідин, необхідні для роботи автомобіля: гальмівна і охолоджуюча рідини, масла й змащення.

облік ПММ

Важливо правильно вести витрата, тому що при невиконанні цього витрати на ПММ можна буде зарахувати в рахунок податків.

Як списується ПММ

Списання ПММ відбувається шляхом внесення їх до витрат. Здійснюється це на підставі нормативів, які були розроблені Міністерством транспорту РФ. Однак згідно з ПК РФ підприємство має право розробити власні нормативні документи для списання.

При роботі за встановленими нормами використовують такі документи:

• Розпорядження Мінтрансу № АМ-23-р.
• Розпорядження Мінтрансу № НА-90-р.
• Розпорядження Мінтрансу №.

В останньому документі вказані всі нововведення, які є актуальними на сьогоднішній день. Також були внесені нові види автомобілів, які раніше були відсутні. Тому рекомендуємо компаніям, які вже кілька років ведуть облік ПММ за встановленими нормами, ознайомитися з документом. Ймовірно, там з'явився ваш транспорт, якщо його там не було раніше.

Варто врахувати, що будь-яка автотранспортна організація зобов'язана використовувати документацію Мінтрансу РФ для обліку витрат ПММ. Власний регламент розробляється, коли підприємству невигідно використовувати стандартні норми, тобто витрати значно перевищують встановлені Мінтрансом ліміти.

при різних типахоподаткування є свої особливості списання:

• При ССО: списання в графу «Витрати» відбувається в день покупки.
• При ОСНО: останнім числом місяця за весь місяць.

Нормування витрачання ПММ при власній розробці

Розрахунок витрат на паливо можна зробити 2-ма способами:

• Застосуванням документів, розроблених виробником транспорту.
• Обчисленням фактичної витрати ПММ на транспорт.

Ведення обліку по 2-му способу застосовується частіше, ніж по 1-го.

Порядок виміру витрат ПММ, зокрема бензину, дизельного палива і газу, наступний:

1. Створення комісії.
2. Кілька вимірів при різних умовах експлуатації (теплу і холодну пору року, інтенсивність руху, наявність заторів, простий з працюючим двигуном). Замір відбувається при повному баку з фіксацією пробігу на момент заправки до повного спустошення бака.
3. Отримані результати оформляються в кілька нормативних документів, Які в подальшому використовуються в ході списання ПММ.

Можна піти й іншим шляхом: після формування комісії відбувається завмер при звичайних умовах експлуатації. Після цього розраховуються коефіцієнти для поправок при відхиленнях від норми.

Інструкція, розроблена локально, повинна відповідати дійсності, тому що при завищенні норм податкова інспекція може вимагати від вас обґрунтування таких показників.

При розробці локального нормативу використання палива не заборонено за основу брати розпорядження Мінтрансу.

Коефіцієнти при розрахунку ПММ

При розрахунках дозволено застосовувати різні коефіцієнти, що підвищують залежно від умов експлуатації автомобіля. Документи Міністерства транспорту РФ містять детальну інформацію про них.

Наприклад, підвищує множник в зимову пору року коливається в діапазоні від 10 до 20% в залежності від регіонального розташування. Також вплив на витрату палива надає кількість жителів міста, в якому транспорт числиться (від 5 до 35%), і вік авто (5-10%).

Якщо податкова інспекція запросить підставу множників при розрахунку, то ви зможете послатися на рекомендації Міністерства транспорту (вище по тексту).

Формула для обчислення витрат ПММ

Для легкового транспорту існує типова формула витрати палива:

Qн = 0,01 х Hs х S х (1 + 0,01 х D), де Qн - нормативна витрата палива, Hs - базова трата палива на 100 км, S - пробіг транспорту, D - коефіцієнт у відсотках.

Приклади розрахунку один від одного практично не відрізняються, тому що майже всі застосовують загальну формулу. Відмінності можуть бути в тому випадку, якщо на підприємстві були введені власні правила.

Покрокова інструкція з розрахунку норми (на основі документації Мінтрансу):

На балансі компанії знаходиться автомобіль, який зареєстрований в області с 2-мільйонним населенням. За зимовий період машина пройшла 300 км. Базова трата на 100 км - 8,5 літра, коефіцієнт D (робота в зимовий час) - 15%, коефіцієнт D (місто с 2-мільйонним населенням) - 25%, пробіг S - 250 км.

Застосувавши формулу, отримаємо:

Qн = 0,01 х Hs х S х (1 + 0,01 х D) = 0,01 х 8,5 х 250 х (1 + 0,01 х (0,25 + 0,15)) = 21, 34 л.

Облік ПММ в податковому та бухгалтерському обліках

Нижче представлені відповіді на найбільш поширені питання при бухгалтерському обліку ПММ:

Кожен автомобіль потрібно «годувати» - або бензином, або дизельним паливом, рідше - газом. Бухгалтеру ж доводиться розбиратися з урахуванням витрат на пальне. На питання, що виникають у зв'язку з цим у наших читачів, ми і відповімо.

Для підтвердження витрат на ПММ одних талонів мало

І. Сизоев, Московська обл.

У нашої фірми є автомобіль для розвезення товарів покупцям. Водій оплачує бензин талонами, які купує фірма. Який документ нам потрібен для підтвердження витрат на бензин? Як відобразити в бухобліку рух талонів?

: Для підтвердження витрат на бензин вам знадобляться:

• шляховий лист, який підтверджує витрати палива. У листі повинні бути вказано и Лист Мінфіну від 20.02.2006 № 03-03-04 / 1/129:

Номер і марка автомобіля;

Ф. і. о. водія;

Маршрут пересування;

Пробіг автомобіля за показаннями одометра (знаходиться на спідометрі);

Витрата палива за період, на який складається шляховий лист;

• платіжки і накладні на придбання талонів.

ПОПЕРЕДЖАЄМО ПРАЦІВНИКА

При заправці службового автомобіля треба зберігати всі документи,отримані на АЗС, щоб потім передати їх в бухгалтерію. І не важливо, як відбувається оплата: готівкою, талонами або по паливній картці.

Що стосується бухобліку талонів, то правильніше відображати їх як аванс, виплачений постачальнику. Після того як талони отоварені, ви списуєте ціну відпущеного палива з кредиту рахунку 60 в дебет рахунку 10-3. А вже звідти за даними подорожніх листів списуєте реально спожите паливо в дебет рахунків витрат: 20 «Основне виробництво», 26 « Загальногосподарські витрати»Або 44« Витрати на продаж »(в залежності від того, де задіяний транспорт). Вартість витраченого бензину визначаєте або за методом ФІФО, або за середньою вартістю (це повинно бути закріплено у вашій обліковій політиці).

Для обліку руху талонів бажано завести окрему книгу або відомість. Незайвим буде відображати рух талонів на позабалансовому рахунку 006 «Облік бланків суворої звітності». Простіше це робити в умовній оцінці (наприклад, один талон - 1 руб. Або 1 л палива - 1 руб.). Так ви забезпечите контроль за збереженням талонів, і в бухгалтерській програмібуде наочно відображено, скільки залишилося талонів або літрів палива, які можна отримати за талонами.

Авансовий звіт на паливну карту не потрібен

Тетяна Бахчіна, м Сизрань

Коли ми видавали водіям готівкові для заправки, то вимагали від них потім авансовий звіт. Тепер перейшли на паливні карти. Видаємо водіям вже не гроші, а самі картки. Вони ними розплачуються за бензин, отримують на АЗС чек. Чи потрібно їм заповнювати авансові звіти?

: Ні, не треба. При отриманні бензину по паливній карті водій нічого автозаправці не платить. Паливна карта- це лише технічний засіб обліку сплаченого і відпущеного палива. Отриманий від АЗС документ - це теж не чек ККТ, що підтверджує оплату бензину. Це, так би мовити, заміна або своєрідний дублікат накладної на відпуск палива (зазвичай накладні постачальник палива передає в кінці місяця). Такий чек допоможе визначити, скільки бензину в літрах було заправлено в конкретну машину. Тому якщо карта не закріплена за конкретним автомобілем, то одночасно зі здачею подорожніх листів вимагайте від водія і чеки АЗС.

«Бензинові» норми полегшать спілкування з податковою

Ірина Л., бухгалтер, м Лобня

Купили на фірму дві машини. Чи потрібно застосовувати якісь норми витрати бензину з метою оподаткування? Або можна брати витрати по факту - скільки витратив водій на бензин, стільки до витрат відразу і списувати?

: Якщо ви зможете довести, що весь бензин витрачений водієм строго для ділових цілей вашої фірми, то списуйте витрати по факту. Але на ділі складно підтвердити чіткий маршрут руху автомобіля. Зокрема, багатьом водіям дозволено після закінчення робочого дня їхати на службових автомобіляхдодому. Деякі організації підключають для фіксації маршруту автомобіля сучасні системиконтролю за переміщенням автомобіля і витратою палива.

Якщо подібної системи обліку немає, то краще звіряти кількість витраченого палива з будь-якими нормами. Можливі два варіанти.

ВАРІАНТ 1.Якщо вас влаштовують «паливні» Рекомендації Мінтрансу, то на них і оріентіруйтес ь Методичні рекомендації, введені в дію Розпорядженням Мінтрансу від 14.03.2008 № АМ-23-р. Для багатьох бухгалтерів це найменш трудомісткий варіант обгрунтувати витрати на паливо. Плюс такого варіанту ще і в тому, що Рекомендації Мінтрансу досить докладно опрацьовані: базові норми витрат палива коригуються на підвищувальні коефіцієнти, що враховують різні чинники. Та й деякі суди не бачать в нормуванні витрат на ПММ за Рекомендаціями Мінтрансу нічого протівозаконног про Постанова 4 ААС від 05.04.2011 № А19-14025 / 10.

У той же час потрібно відзначити, що Мінфін не особливо наполягає на застосуванні мінтрансівських норм, а лише радить враховувати їх в робіт е Лист Мінфіну від 03.09.2010 № 03-03-06 / 2/57. Адже Мінтранс не має права встановлювати будь-які правила, що впливають на обчислення податків. До того ж Методичні рекомендації Мінтрансу не були офіційно опубліковані, а в гл. 25 НК немає ніяких вимог про нормуванні витрат на ПММ Постанова 16 ААС від 20.04.2012 № А61-263 / 09.

ВАРІАНТ 2.Якщо вам зручніше розробити власні норматививитрати палива, то списуйте ПММ по самостійно затвердженим нормам.

Але який би варіант ви не вибрали, без шляхових листів не обійтися.

Якщо мінтрансівських норми немає, можна розробити свою

Єлизавета Круглова, р Дубна

Бензин списуємо на витрати за нормами з мінтрансівських Рекомендацій. Зараз купили вантажну «газель» ГАЗ-3302. А для неї нормативів немає. Що порадите? Списувати по факту або самим розробити норму?

: З нормативом завжди зручніше: це дозволить контролювати водіїв і підтверджувати обгрунтованість витрат. Ви можете орієнтуватися на витрату палива, наведений в технічній документації виробника машин и Лист Мінфіну від 14.01.2009 № 03-03-06 / 1/6. Правда, він не враховує багатьох чинників - завантаження автомобіля, їзду в пробках або в зимовий час.

Тому норму витрати, яку вказав виробник, краще взяти лише за основу нормативу. А далі - працюємо з нею так, як це пропонує Мінтранс у своїх Рекомендаціях. Зокрема, цю норму збільшуємо на підвищувальний коефіцієнт, що залежить:

• від віку автомобіля та його пробігу: старше 5 років із загальним пробігом понад 100 тис. км - до 5%; старше 8 років із загальним пробігом понад 150 тис. км - до 10%;
• від зимової експлуатації - коефіцієнт може бути до 10%;
• від використання кондиціонера або клімат-контролю - до базової нормі додаємо до 7%;
• від числа жителів населеного пункту: Чим більше місто - тим більше коефіцієнт.

Крім того, для вантажівки до базової норми витрати додається додатковий витрата- 2 л бензину на тонну вантажу в розрахунку на 100 км пробігу.

Відрядження на особистій машині = зайві документи

Марина Сергіївна, бухгалтер, м Тула

Директор їздив у відрядження на особистому авто, привіз чеки на бензин, йому все оплатили і списали на витрати. Зараз внутрішній аудитор вважає це порушенням. Каже, що витрати документально не підтверджені: немає ні подорожнього листа, ні наказу, в якому було б прописано, що директор може користуватися власним авто для службових цілей. Чи правий аудитор?

: Так, ваш аудитор прав. Без подорожнього листа не можна визнати витрати на паливо обгрунтованими. А оформити використання автомобіля в службових цілях можна двома способами.

Перший - можна скласти угоду з директором про використання його автомобіля на період відрядження. Тоді ви повинні будете виплатити йому компенсацію ю ст. 188 ТК РФ. Однак врахуйте, що для цілей оподаткування прибутку компенсаційні виплатинорміруютс я подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ; п. 1 Постанови Уряду від 08.02.2002 № 92:

розповідає керівник

якщо співробітник часто використовує приватне авто для службових поїздок,то в податковому плані вигідніше укласти з ним договір оренди, ніж виплачувати йому компенсацію.

• по легковим авто з двигуном до 2000 куб. см включно - не більше 1200 руб. у місяць;
• з двигуном понад 2000 куб. см - не більше 1500 руб. у місяць.

Причому, на думку податкових інспекторіві Вищого арбітражного суду, цей компенсаційний норматив включає в себе відшкодування всіх витрат працівника, включаючи і витрати на ПММ Листи УФНС по м Москві від 04.03.2011 № 16-15 / [Email protected]; Мінфіну від 16.11.2006 № 03-03-02 / 275; Рішення ВАС від 14.09.2009 № ВАС-10278/09. Тому, на думку перевіряючих, для цілей податку на прибуток компенсацію врахувати можна, а ось відшкодування транспортних витрат (оплату бензину, масла і т. Д.) - вже не можна.

Тому більш прийнятний другий варіант - оформити з директором договір оренди його машини з екіпажем. Тоді ви зможете врахувати у витратах і орендну плату за машину, і витрати на бензин, підтверджені дорожніми листами. На облік у витратах плати за оренду машини ніяких норм немає - скільки пропишете в договорі, стільки і врахуєте в витрати х подп. 5 п. 1 ст. 254, подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ; ст. 646 ГК РФ; Лист Мінфіну від 15.10.2010 № 03-03-06 / 1/649. Тільки не забудьте утримати ПДФО з орендної плати, отриманої директором. А ось з суми відшкодування витрат на ПММ ПДФО утримувати не нужн про подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ; Лист ФНС від 25.03.2011 № КЕ-3-3 / 926.

ПММ може бути і товаром

Віолетта Роскіна, бухгалтер, м Йошкар-Ола

Влаштувалася в організацію, яка займається вантажоперевезеннями. Своїх машин немає - уклали договори перевезення з водіями-підприємцями. За рейс виплачуємо гроші водієві так: беремо узгоджену ціну рейсу, з неї віднімаємо вартість відпущеного йому бензину, який закуповує наша фірма. Кількість ПММ визначається за домовленістю з водієм.
ПММ списується за реєстром на водіїв, реєстр прикладається до вимоги-накладної. Відпущений водіям бензин враховується як витрати фірми, ПДВ приймаємо до відрахування. Шляхових листів у нас немає. Виходить іноді, що в перерахунку на 100 км витрата палива - 100 літрів. Сумніваюся, чи правильно все це?

: Зрозуміло, немає. Витрати на ПММ ви врахувати у витратах не можете - у вас немає ні власного, ні орендованого транспорту.

У вашій ситуації виходить, що ви розраховуєтесь з підприємцями частково грошима, частково - бензином за надані вам послуги з перевезення. Тому вам треба відбивати реалізацію бензину. Причому треба нараховувати на його вартість ПДВ. А до витрат ви зможете списати вартість рейса і покупну ціну придбаного бензину (проданого як товар).

І врахуйте, що склалася у вас ситуація дуже схожа на схему мінімізації оподаткування. Інспектори при перевірці напевно запідозрять, що ви проводите покупку бензину через свою фірму лише для того, щоб необгрунтовано заявити вирахування вхідного ПДВ по паливу.

Щоб уникнути претензій при податкових перевірках(Хоча б по майбутніх операцій), краще укласти прозорий договір з водіями-перевізниками. Наприклад, водії самі можуть купувати паливо, а його вартість вони потім врахують при розрахунку кінцевої ціниперевезення. Тоді паливо взагалі не буде проходити як окремий витрата у вашій організації. Якщо водій-підприємець - платник ПДВ, то ви зможете прийняти до відрахування ПДВ, пред'явлений вам по його послуг.

Вартість витраченого не за призначенням бензину можна утримати з водія

Світлана Якобсон, Московська обл.

Наші водії, як правило, укладаються в норми витрати палива (ми застосовуємо мінтрансівські). Але бувають і виключення. Іноді - з об'єктивних причин, іноді - видно, що водій хитрує. У першому випадку - визнаємо перевищення в бухобліку як наш витрата (не враховується при розрахунку податку на прибуток), у другому - утримуємо різницю з зарплати працівника. Чи потрібно при утриманні грошей з водія оформляти реалізацію йому бензину? І що з ПДВ по бензину?

: Оформляти продаж бензину працівникові не потрібно. Адже ви всього лише отримуєте компенсацію. При цьому стягнуте вартість палива не можна включити до витрат ні в бухобліку, ні в податковому обліку. Також ПДВ, що припадає на неї, не можна прийняти до відрахування. У бухобліку це можна оформити такими проводками:

Купівля бензину за готівку - проблема з вирахуванням ПДВ

Інна Щеглова, м Мурманськ

Водії іноді купують бензин за готівку. Природно, ніякого рахунку-фактури вони не приносять. Тільки авансовий звіт і прикладений до нього чек, в якому виділено суму ПДВ. Чи можемо ми за цим чеком прийняти до відрахування ПДВ по бензину?

: Це питання виникає у бухгалтерів досить часто. І відповісти на нього однозначно не можна. Інспектори і Мінфін вважають, що відрахування ПДВ по паливу можливий тільки при наявності рахунку-фактур и Листи Мінфіну від 03.08.2010 № 03-07-11 / 335, від 09.03.2010 № 03-07-11 / 51, від 15.06.2010 № 03-07-11 / 252. Так що якщо не хочете складнощів - не беріть ПДВ до відрахування. Якщо ж є сили посперечатися, то можете вхідний ПДВпред'явити до відрахування і послатися на Вищий арбітражний суд. В одному з рішень він підтвердив, що чека ККТ з виділеною сумою ПДВ досить, щоб прийняти цей податок до відрахування у Постанова Президії ВАС від 13.05.2008 № 17718/07. Його позицію взяли на озброєння і федеральні арбітражні суди см., наприклад, Постанови ФАС МО від 23.08.2011 № КА-А41 / 7671-11; ФАС ЦО від 05.08.2010 № А64-3986 / 09.

Податок на прибуток

Згідно з пп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ витрати, пов'язані з виробництвом і реалізацією, включають в себе витрати на утримання та експлуатацію, ремонт і технічне обслуговуванняосновних засобів та іншого майна, а також на підтримку їх в справному (актуальному) стані.

Відповідно до пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ до інших витрат, пов'язаних з виробництвом і реалізацією, відносяться витрати на утримання службового транспорту (автомобільного, залізничного, повітряного та інших видів транспорту).

за загальним правилом, Витратами для цілей оподаткування визнаються обгрунтовані (економічно виправдані) і документально підтверджені витрати, здійснені (понесені) платником податків (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Таким чином, Податковий кодекс не встановлюєграничну величину витрат на ПММ. Для цілей оподаткування прибутку визнаються фактично понесені платником податку витрати, виражені в грошовій форміі підтверджені виправдувальними документами.

Для чого потрібні норми витрат ПММ

Встановлення на підприємстві норм витрачання ПММ відноситься до елементів внутрішнього контролю, Оскільки дозволяє виключити безконтрольне споживання ПММ і зловживання з боку водіїв та інших працівників, які обслуговують автотранспортні засоби.

Норми витрачання ПММ встановлюються наказом керівника (індивідуального підприємця). При встановленні норм підприємство має право використовувати:

Інформацію про споживання палива з керівництва по експлуатації транспортного засобу;

Результати випробувань, проведених технічними фахівцями підприємства;

Примітка.застосування зазначених методичних рекомендаційє правомплатника податків, але не обов'язком (см.пісьмо Мінфіну РФ від 27.01.2014 № 03-03-06 / 1/2875)

Для різних марок і типів автомобілів, які є на підприємстві, можуть застосовуватися різні джерела інформації.

Наказ керівника про нормах витрачання ПММ повинен бути доведений до відома водіїв під розпис. Примірник наказу також повинен бути переданий в бухгалтерію.

По кожному випадку перевитрати ПММ (т.зв. «пережогу») водій повинен написати пояснювальну записку. Якщо керівник (інше відповідальна посадова особа, призначена наказом) визнає правомірність «перепалу», то бухгалтерія на підставі відповідного розпорядження спише витрата палива понад норми в витрати. Також може бути прийнято рішення про покриття «перепалу» за рахунок економії ПММ в наступні місяці.

Порядок обліку, списання ПММ і документального оформленняслід встановити локальним документом підприємства. Це може бути розділ облікової політики, Окремий стандарт або інший внутрішній розпорядчий документ.

Про дорожньому листі

Згідно п. 2 ст. 6 Статуту автомобільного транспорту та міського наземного електричного транспорту ( Федеральний законвід 08.11.2007 № 259-ФЗ) забороняється здійснення перевезень пасажирів і багажу, вантажів автобусами, трамваями, тролейбусами, легковими автомобілями, Вантажними автомобілями без оформлення подорожнього листа на відповідний транспортний засіб.

Таким чином, в силу закону шляховий лист повинен бути оформлений під час перевезення автотранспортним засобом пасажирів, багажу, вантажів.

Обов'язкові реквізити та порядок заповнення шляхових листів затверджені наказом Мінтрансу РФ від 18.09.2008 № 152.

Подорожній лист оформляється на кожний транспортний засіб, що використовується юридичною особою, індивідуальним підприємцемдля здійснення перевезень вантажів, пасажирів і багажу автомобільним транспортом та міським наземним електричним транспортом у міському, приміському та міжміському повідомленнях (п.п. 9, 10 наказу № 152).

Подорожній лист оформляється на один день або строк, що не перевищує одного місяця (п.10 наказу № 152).

Обов'язкові реквізити подорожнього листа і їх опис наведено в п.п. 3 - 8 наказу № 152. Так, шляховий лист повинен містити такі обов'язкові реквізити:

Найменування і номер подорожнього листа;

Відомості про термін дії подорожнього листа;

Відомості про власника (власника) транспортного засобу;

Відомості про транспортний засіб;

Відомості про водія.

Зокрема, відомості про транспортний засіб включають показники лічильника шляху (повні км пробігу) при виїзді транспортного засобу з гаража (депо) і його заїзді в гараж (депо).

Документальне оформлення

Залежно від способу придбання оприбуткування ПММ здійснюється на підставі:

Накладною постачальника (Дебет 10-3 Кредит 60);

Чека ККТ (із зазначенням кількості, марки, ціни і загальної вартості ПММ), прикладеного до авансового звіту водія (Дебет 10-3 Кредит 71).

Списання ПММ здійснюється після закінчення кожного місяця в наступному порядку:

1) бухгалтер проводить розрахунок кількості ПММ, що підлягає списанню по кожному водієві в межах встановлених норм, на підставі подорожніх листів або показань тахографів;

2) щодо перевитрат в бухгалтерію передаються пояснювальні водіїв з розпорядженням керівника про списання (несписання) до витрат;

3) на підставі розрахунку та окремих розпоряджень бухгалтер виробляє списання ПММ по кожному водієві (Дебет 20, 26,23, 44, ін. Кредит 10-3);

4) складається загальний акт на списання ПММ за відповідний місяць, в якому зазначаються загальна кількість ПММ (за марками, видам) і їх Загальна вартістьу рублях. Акт затверджується керівником підприємства.

Питання 1. Оптове підприємство має 3 вантажні автомобілі, Обладнані тахографами. Чи можемо ми робити розрахунок витрат ПММ виходячи з даних пробігу автомобілів не по дорожніми листами, А по тахографа?

Так можна.

Тахограф - контрольний пристрій, що встановлюється на борту автотранспортних засобів. Призначено для реєстрації швидкості, часу в дорозі, маршруту, пройденого відстані і ін.

Незалежно від водія тахограф реєструє швидкість і пройдений шлях. Що видається тахографом документ є об'єктивним, автоматично формується, захищеним від фальсифікацій. При наявності документа, виданого тахографом, відпадає необхідність в обробці бухгалтером подорожнього листа для визначення фактичних витрат ПММ.

Питання 2. У нас укладений договір з постачальником ПММ. Ми виробляємо оплату і отримуємо накладну і рахунок-фактуру на ПММ і талони. Як нам враховувати ПММ по водіях?

При отриманні накладної та рахунку-фактури від постачальника в обліку слід зробити проводки:

Дебет 10-3, субрахунок «ПММ в талонах» (каса) Кредит 60 - на вартість ПММ;

Дебет 19-3 Кредит 60 - на суму пред'явленого ПДВ.

Талони слід оприбуткувати за балансом на рахунку 006.

У міру видачі талонів водіям в обліку роблять такі записи:

Кредит 006 - видані за відомістю талони конкретного водія;

Дебет 10-3, субрахунок «ПММ в талонах» (водій) Кредит 10-3, субрахунок «ПММ в талонах» (каса).

На підставі звіту постачальника (АЗС) про фактично залитому бензині в кожну машину:

Дебет 10-3 «ПММ в баках» (водій) Кредит 10-3 «ПММ в талонах» (водій).

Після закінчення місяця списується фактична витрата ПММ в межах встановлених норм на підставі розрахунку бухгалтера:

Дебет 20, 23, 26, 44, ін. Кредит 10-3 «ПММ в баках» (водій).