Первинний документ оформляється тим самим числом, як і вчинення господарської операції. Наприклад, з розрахункового рахунку списується комісія за розрахунково-касове обслуговування. Цього ж дня має бути оформлена виписка та меморіальний ордер.

Як правило, первинні документиоформляються на уніфікованих формах, розроблених російським законодавством. Не всі бланки передбачені; так, наприклад бухгалтерська довідка складається в довільній формі. Однак при оформленні необхідно вказувати обов'язкову інформацію: найменування та реквізити організації, назву документа, зміст операції, найменування посад, прізвища співробітників, розпис та штамп організації.

Навіщо потрібна первинна документація? Головним чином для того, щоб зафіксувати всі господарські операції. Документація буває внутрішня та зовнішня. Внутрішня необхідна обліку і контролю над усіма рухами, наприклад, основний засіб передається в експлуатацію – складається акт, який є первинним документом. Зовнішня документація потрібна для роботи з постачальниками, покупцями, наприклад, ви виставляєте рахунок на оплату покупцю.

Також існує первинні документи з обліку та оплати праці, до них відносять: накази про прийом та звільнення, штатний розклад, графік відпусток та інші. Виділяють документацію та з обліку основних засобів; наприклад, акт прийому ОС, інвентарна картка та інші. Документація, що оформляється для обліку касових операціймістить такі документи, як авансовий звіт, прибутковий і видатковий касовий ордер.

У деяких первинних документах виправлення не допускаються, наприклад, у виписці з розрахункового рахунку або платіжному дорученні. А ось, наприклад, накладні можуть містити виправлення, але поруч із ними має стояти підпис людини, яка внесла коригування, дата та штамп організації.

Джерела:

• яка є первинна документація
• Первинні облікові документиу 2013 році

Порада 2: Які документи є первинними у бухгалтерському обліку

Первинними документами у бухгалтерському обліку є ті, виходячи з яких оформлена та чи інша господарська операція на момент її скоєння чи відразу після її завершення. Саме на підставі відбувається подальший бухгалтерський облік конкретних операцій.

Вам знадобиться

• накладна, касовий ордер, акт, довідка, заява, журнал реєстрації, наказ, книга обліку, список, табель, заява, інвентарна картка, платіжна відомість, особовий рахунок та ін.

Інструкція

Первинні документи є початковою основою початку ведення бухгалтерського облікуконкретних операцій та здійснення записів у регістрах обліку. Первинний документ є письмовим свідченням здійснення господарської операції, наприклад, видачі грошей під звіт, оплати товару тощо.

Форми первинної документаціїзатверджує керівник підприємства, однак усі обов'язкові реквізити, закріплені законодавством, мають бути присутніми у документі.

Первинні облікові документи складаються на паперовому носіїта підкріплюються підписом для ідентифікації осіб, які склали документ. Якщо ж документ складено в електронному вигляді, він має бути підписаний електронним підписом.

Форми первинних документів, які містяться в альбомах уніфікованих форм, не є обов'язковими для застосування, крім касових документів, встановлених уповноваженими органами на підставі .

Обов'язкові реквізити первинних документів у бухгалтерському обліку:
- назва документа (накладна, акт, список, наказ тощо);
- дата здійснення операції (складання документа);
- зміст господарської операції у вартісному та натуральному вираженні;
- назва організації, від імені якої складається цей документ;
- дані осіб, які здійснили операцію та відповідальних за правильність оформлення документа (посада, ПІБ, підпис).

Первинні документи в бухгалтерському обліку поділяють на документи:
- обліку та оплати праці: наказ про прийом на роботу, штатний розпис, графік роботи, посвідчення про відрядження, акт про прийом на роботу, розрахункова відомістьі т.п.
- обліку основних засобів: акт про прийом-передачу, інвентарна картка, накладна на внутрішнє переміщення, інвентарна книга, акт про основний засіб та ін.
- обліку касових операцій: касова книга, авансовий звіт, прибутковий касовий ордер, журнал реєстрації касових документів, видатковий касовий ордер, книга обліку коштів тощо.
- обліку ремонтних та будівельних робіт: акти про приймання виконаних робіт, зупинення будівництва, здачу в експлуатацію споруди; загальний журнал робіт; журнал виконаних робіт та інші подібні документи.

Зверніть увагу

У разі, якщо за законодавством первинні документи бухгалтерського обліку вилучаються, копії цих документів, виготовлені у законодавчому порядку, включаються замість оригіналів до документів бухгалтерського обліку.

Корисна порада

У типовий бланк, за потреби, можуть бути включені додаткові графи та рядки, що обумовлюється певними видами господарської діяльності.

Джерела:

• Закон про бухгалтерський облік
• Зведені документиоформляються на основі раніше

Юридичні особи- Підприємства, організації, різного роду установи та банки в ході здійснення своєї діяльності перебувають у постійному спілкуванні один з одним. Ділове спілкування здійснюється за допомогою різних документів: листів, запитів, вимог, платіжних доручень та ін. Юридичну спроможність таких документів підтверджують їх реквізити.

Які бувають реквізити

Реквізит – від латинського requisitum – «необхідне», це набір встановлених стандартами для цього виду документів відомостей та даних, без зазначення яких даний виддокументів не матиме юридичної сили та не може вважатися підставою для здійснення операцій та угод. Іншими словами, хоч як офіційно не називався документ, якщо він не має обов'язкових реквізитів, його можна вважати просто папірцем, на який ніхто не зобов'язаний реагувати. Тому реквізити у обов'язковому порядкувказуються на будь-якому документі.

Деякі реквізити вказуються лише на документах одного виду, а деякі є обов'язковими для будь-якого ділового документа. До останніх відносяться: назва організації, дата складання документа та його найменування. У назві організації необхідно вказувати її коротку та повну назву відповідно до установчих документів, організаційно-правову форму. Дата складання документа вказується як у цифровій, і у словесно-цифровой формі. Найменування документа вказується у всіх випадках, виняток становить лише діловий лист.

Крім обов'язкових, використовуються бухгалтерські, банківські спеціальні реквізити, встановлені для одного виду документів. На документах бухгалтерського обліку зазначаються: найменування та адреса підприємства; його банківські реквізити; вказівка ​​сторін угоди-учасників господарської операції; її найменування, зміст та основа; вартість угоди у грошовому чи натуральному вираженні.

До банківських належить: номер розрахункового рахунку підприємства; найменування банку, в якому воно обслуговується, та його адреса; код банку – БІК та його кореспондентський рахунок. У банківських реквізитахтакож має бути зазначений ІПН підприємства та банку, коди КПП та ОКПО.

Розміщення реквізитів у документі

Для кожного реквізиту в різних видахдокументів передбачено своє поле розміщення. Склад реквізитів та вимоги до їх оформлення у кожному випадку встановлюються стандартами. Реквізити, що складаються і кілька рядків, друкуються з одним міжрядковим інтервалом. Між собою реквізити відокремлюють двома-трьома міжрядковими інтервалами.

Це ж стосується і бланків документів, для яких передбачаються й спеціальні вимоги до їх виготовлення, обліку та зберігання, особливо до тих, на яких відтворюється Державний герб. Російської Федерації, і навіть герби суб'єктів РФ. Цей захід необхідний, оскільки зазначені на бланках реквізити роблять їх документом, що має юридичну силу, чим можуть скористатися шахраї.

Порада 4: Які документи оформлюються при прийнятті на роботу

Правильно оформлені при прийомі на роботу документи нового співробітника – гарантія того, що у нього згодом не буде проблем із нарахуванням пенсії, а у роботодавця – проблем із трудовою комісією та податковою інспекцією. Основним документом, що підтверджує трудовий стажє трудова книжка.

Специфіка роботи на деяких підприємствах припускає необхідність пред'явлення будь-яких інших додаткових документів. Ці випадки обумовлюються у ТК РФ, нормативних актах, указах Президента та постановах Уряду. Вимагати інші документи, які не обумовлені законами, кадровики права не мають. Це ж стосується вимоги мати постійну реєстрацію за місцем розташування даного підприємства. А ось вимагати довідку встановленої формипро стан здоров'я роботодавець має право. Для професій, пов'язаних із продуктами та побутовим обслуговуванням населення, обов'язковою є і наявність санітарно-медичної книжки. Якщо на роботу приймають інваліда, може знадобитися рекомендаційна довідка від ВТЕК, а у разі коли трудова діяльність нового співробітника пов'язана з комерційною або державною таємницею, від нього може знадобитися розписка та інші документи, що підтверджують його допуск.

У Росії законодавство накладає на підприємства та підприємців зобов'язання оформлення всіх операцій у первинній документації. У завдання таких документів входить підтвердження факту, що трапився (прийом продукції, відвантаження зі складу, реалізація тощо) та юридичне оформленнявиконаної операції.

До основних вимог при їх оформленні належить внесення достовірної інформації, складання під час проведення операції або після закінчення.

Навіщо вона потрібна?

Первинні документи є виправдувальною документацією, яка підтверджує ведення підприємцями та компаніями всіх господарських операцій. Оформлення здійснюється у послідовності виконання операцій. При неправильному їх складанні організація не може зробити достовірний розрахунок бази оподаткування, через що з'являються розбіжності з податковими органами, і підприємство можуть накладатися штрафні санкції.

Ця документація приймається до обліку, якщо складається за формою, зазначеною в Положенні з ведення бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітностіу РФ.

До типового бланку можуть включатися додаткові графи та рядки зі збереженням усіх реквізитів, передбачених затвердженою формою. При внесенні змін має складатися наказ чи розпорядження. Не можна змінювати лише бланки касових операцій.

Первинні документи надають інформацію для формування звітної та облікової документації. Їх можна складати на комп'ютерної програмиабо рукописно, вони створюються для обліку розрахункових, матеріальних чи фінансових операцій будь-якого масштабу.

Її різновиди

До первинних документів відносяться і , рахунки, забірні листи, накладні та ін.

У бухгалтерії вони поділяються на кілька видів:

• зовнішні(Виконані за межами компанії);
• внутрішні(Виконані всередині фірми).

Також документація буває накопичувальною та разовою:

• Накопичувальнідокументи (наряди, лімітно-забірні карти) складаються довгий час і відображають однакові операції, що повторюються.
• Разовідокументи (касові ордери, та ) застосовуються для звіту з виконаної операції.

Організаційно-розпорядчоюдокументацією вважаються вказівки, накази, довіреності та розпорядження. Вони надають дозвіл на виконання зазначених операцій. Їхні відомості не додаються в облікові регістри.

У виправдувальноїдокументації (платіжних вимог, прибуткових ордерів, накладних тощо) відображається проведення операції. Інформація про них заноситься в облікові регістри.

У деяких документах поєднуються ознаки виправдувального та дозвільного типу. Це можуть бути касові ордери, платіжні відомості на зарплату.

Детальну інформацію про всю цю звітність ви можете отримати з наступного відео:

Як правильно з нею працювати?

Для відповідного первинного облікуузгоджується графік обороту документації з визначенням порядку та строків її руху в компанії та відправлення її до бухгалтерії. Вона повинна перевірятися за формою (на повноту та вірність складання), змістом (взаємозв'язок показників) та арифметично (підсумовуванням значень).

Спочатку слід визначити, чи це бухгалтерський документ. У ньому має відображатися інформація про виконану господарську операцію. Так, вказується переміщення товарно- матеріальних цінностей, в касовому чеку- Витрата фінансів.

До бухгалтерських документів не належать чернетки, записи, витяги з газет та документація, складена не за правилами.

Далі визначається ставлення документа до організації. Перевіряються реквізити компанії або фахівця (назва паперу, термін її складання, назва фірми, вартісне та натуральне утримання господарської операції, посади відповідальних осіб, особисті підписи). Усі підписи мають бути справжніми. Також перевіряється тип друку (у деяких компаніях може бути кілька печаток – для документів та гербова).

Після прийняття відомості заносяться в облікові регістри, і формі робиться позначка. Господарські операції повинні відображатися у послідовності, групуватися за певними рахунками. Облікові регістрипо зовнішньому виглядубувають картками (для обліку матеріалів і матеріалів), книгами (головною, ) або журналами. За типом записів регістри поділяються на комбіновані (ордери), систематичні (головна рахункова книга) та хронологічні (журнал реєстрації).

За вимогами Держкомстату, первинні бухгалтерські документи мають оформлятися так:

• заповнюватися кульковою ручкою, чорнилом, на друкарській машині або комп'ютері;
• складатися акуратно з чіткими та розбірливими цифрами;
• утримувати всі реквізити;
• в фінансових паперахвсі суми прописуються та вказуються цифрами;
• містити особистий підпис керівника, головного бухгалтера чи уповноважених осіб;
• скріплюватися печаткою.

Уповноважені особи відповідальні за достовірне та своєчасне складання документів для відображення наявних відомостей у бухобліку.

Виправлення помилок

Нижче наведено список помилок, що найбільш часто допускаються при складанні документів:

• застосування форм, які були зроблені у компанії самостійно, без підтвердження наказом від керівника та відповідного оформлення в обліковому регістрі;
• неправильне оформлення керівником переліку уповноважених осіб для підпису;
• відсутність реквізитів;
• наявність перепусток у складанні обов'язкових реквізитів, помарок чи виправлень, порушень правил;
• записи графітовим олівцем;
• коригування касової документації;
• наявність арифметичних помилок;
• відсутність прочерків у незаповнених рядків.

За наявності будь-яких помилок бухгалтерський документ не приймається структурами, що перевіряють, або визнається фальсифікованим.

Виправлення касової та бухгалтерської документаціївиконується за такими правилами:

• не допускається використання коректора, помарок та коригування документа (касових видаткових та прибуткових ордерів, Квитанцій);
• при виявленні будь-яких помилок паперу слід анулювати та складати знову;
• зіпсовані чи неправильно заповнені документи не знищуються, їх перекреслюють та прикладають до касової звітності у день їх виписки.

До інших документів виправлення заносяться після їх узгодження з контрагентами та підтвердження підписами.

При виправленні форм, складених вручну, неправильні реквізити чи суми слід закреслити та зверху написати правильне значення. У полях рядка вказується слово «Виправлено» та узгоджується особами, які раніше підписали цей документ. Вказується дата коригування. Не допускається застосування коректора, помарок та витирань.

При неправильно оформлених та завірених виправленнях вони вважатимуться недійсними.

Відновлення документації

При псуванні, знищенні та зникненні первинних документів (на підставі інструкції №157 Н) керівником призначається комісія з аналізу причин для їх відновлення та виявлення винних осіб. Іноді керівник співпрацює із слідчими органами, структурами пожежного нагляду чи охорони. Підсумки роботи оформляються актом, який затверджує керівник. Він підшивається до папки журналу з інших операцій.

Згідно з інструкцією №157 Н, первинні папери можна зберігати як на паперових, так і на машинних носіях (із застосуванням електронно-цифрового підпису).

Термін зберігання

Відповідно до ст. 17 ФЗ «Про бухоблік», у кожній компанії має бути організовано відповідне зберігання даної документації, бухгалтерських звітівта облікових регістрів згідно встановленим термінам, але не менше 5 років.

Зберігання електронних документів здійснюється за вимогами закону та за наявності машинних носіїв. У цьому забезпечується захист від неправомірних коригувань, покладена керівника фірми.

Штрафні санкції

До фінансових втрат компанії можуть призвести помилки у первинних документах або їхня відсутність. Відповідно до ст. 120 НК РФ, за грубі порушення нормативів обліку витрат та прибутку накладаються штрафні санкції:

• за порушення під час одного податкового періоду – до 10 тис. рублів;
• при порушенні під час кількох податкових періодів- До 30 тис. рублів;
• при зниженні податкових виплат- 20% Від величини невиплачених внесків, від 40 тис. рублів.

До грубих порушень норм обліку витрат, прибутку та оподатковуваних об'єктів відноситься відсутність первинної документації та облікових регістрів. Також до них відносять періодичне відображення у бухгалтерських рахунках, облікових регістрах та звітах господарських операцій, матеріальних цінностей, фінансів та нематеріальних активів.

За відсутності цих документів фірма має переплачувати податки. Їхнє вилучення можливе за вказівкою відповідних структур, повноваження яких відповідають законодавчим вимогам. При цьому складається реєстр документів, що вилучаються.

На підприємстві щодня відбуваються десятки операцій. Бухгалтери відправляють гроші контрагентам, фондам та засновникам, нараховують зарплату, надходять комп'ютери та меблі, нараховують пені, вважають амортизацію тощо. На кожну таку операцію слід оформити первинний документ (п. 1 ст. 9 Федерального законувід 06.12.2011 № 402-ФЗ "Про бухгалтерський облік", далі Закон № 402-ФЗ).

Первинний документ створюють на момент здійснення операції або після її закінчення як підтвердження факту операції (п. 3 ст. 9 Закону № 402-ФЗ). З первички бухгалтери становлять проводки.

Накладна, акт на надання послуг зі створення сайту, бухгалтерська довідка — це первинні документи, які бухгалтери використовують у повсякденній роботі. Видів первинки дуже багато, і її різноманітність залежить від особливостей діяльності компанії. Наприклад, у транспортної компаніїодним з основних видів первинної документації буде транспортна накладна, а в бібліотеці акт списання літератури.

Первинні документи слід зберігати на підприємстві щонайменше п'ять років, при цьому термін починають відраховувати після звітного року (п. 1 ст. 29 Закону № 402-ФЗ). Тобто документ, датований 03.07.2016, слід зберігати як мінімум до 2021 року включно. Окремі терміни зберігання первинки встановлені Переліком, затвердженим Наказом Мінкультури від 25.08.2010 № 558. Для збереження бухгалтерських документів на підприємстві часто створюють спеціальні архіви.

Первинка може бути паперовою чи електронною. Насправді дедалі більше компаній застосовують електронний документообіг (ЭДО). Зокрема, компанії обмінюються договорами, рахунками на оплату, актами, накладними та рахунками-фактурами.

ЕДО значно полегшує процедуру обробки первинних документів з моменту їх створення до моменту обліку, прискорює роботу між контрагентами. Великий плюс - електронні документине слід роздруковувати, якщо це не суперечить законодавству чи умовам договору (п. 6 ст. 9 Закону № 402).

Електронний документ засвідчують кваліфікованим електронним підписом. Якщо сторони ухвалять відповідне рішення, первинку можна підписувати простим або некваліфікованим підписом (лист Департаменту податкової та митної політики Мінфіну Росії від 12 вересня 2016 р. № 03-03-06/2/53176).

Відсутність у фірмі первинних документів може спричинити серйозний штраф від 10 000 до 30 000 рублів (ст. 120 НК РФ). Податківці також випишуть штраф за помилки в оформленні. Крім того, особи, відповідальні за оформлення документів, можуть бути оштрафовані за статтею 15.11 КоАП РФ на суму від 2000 до 3000 рублів. Є й інша небезпека: якщо під час перевірки податківці не знайдуть потрібного документа, вони можуть прибрати з бази оподаткування частину витрат, отже, компанії доведеться доплачувати податок на прибуток.

Обов'язкові реквізити первинного документа

Юридичну силу має лише первинний документ з усіма обов'язковими реквізитами (п. 4 ст. 9 Закону № 402-ФЗ):

1. назву (наприклад, «Акт наданих послуг», « Платіжне доручення», « Бухгалтерська довідка»);
2. дата складання;
3. найменування укладача документа (наприклад, ВАТ «СКБ «Контур», ТОВ «Союз», ІП Іванова Є.В.);
4. зміст документа чи господарської операції (наприклад, «Послуги доступу до Інтернету», «Передано матеріали на переробку», «Оплата за рахунком за канцтовари», «Нараховані відсотки за договором позики»);
5. натуральні та грошові показники (штуки, метри, рублі тощо);
6. посади відповідальних (наприклад, "Бухгалтер", "Комірник", "Менеджер з кадрів", "Начальник відділу збуту" тощо);
7. особисті підписи сторін.

Правильно оформлений документ допоможе при необхідності в судових розглядахнаприклад, коли покупець не платить борг або намагається визнати угоду недійсною. А ось документ із помилками чи фіктивними підписами може зіграти злий жарт — тому ніколи не варто розписуватись за постачальника, якщо він раптом забув поставити підпис. Дбайливо зберігайте всю первинку і завжди уважно перевіряйте всі реквізити у вхідних документах.

Досі на практиці можна зіткнутися з претензіями клієнтів щодо відсутності печатки. Нагадаємо, що з 07.04.2015 для більшої частини організацій друк скасовано та використовувати його можна за бажанням (Федеральний закон від 06.04.2015 № 82-ФЗ). Відомості про наявність печатки в організації мають бути прописані у статуті. Якщо контрагент наполегливо вимагає поставити друк, а у вас його немає законних підставах, можна письмово повідомити контрагента про її відсутність та дати витяг з облікової політики.

Форми первинних документів

У роботі можна застосовувати уніфіковані та власні форми первинних документів (п. 4 ст. 9 Федерального закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік»). При цьому саморобна первинка повинна мати усі обов'язкові реквізити. Багато компаній змушені розробляти свій варіант акту списання матеріалів, оскільки уніфікованої форми документа немає.

Допустимо застосування комбінованої форми первинного документа, коли за основу беруть уніфіковану та доповнюють необхідними графами чи рядками. У цьому все обов'язкові реквізити необхідно зберегти (Постанова Держкомстату РФ від 24.03.99 № 20).

Вибір компанії щодо форм первинки, що використовуються, потрібно прописати в облікової політики.

У процесі діяльності може виникнути потреба у нових первинних документах, тоді їх можна розробити та затвердити обліковою політикою.

Зверніть увагу! Оскільки ваш контрагент також може застосовувати самостійно розроблену первинку, в обліковій політиці необхідно зазначити, що ці документи ви також приймаєте до обліку.

Для більшої частини документів ви маєте право не застосовувати уніфіковані форми, але касові операції слід оформляти лише за затвердженими формами документів (інформація Мінфіну РФ № ПЗ-10/2012).

Види первинних документів

Основні форми первинних документів фахівці можуть знайти у альбомах уніфікованих форм, затверджених постановами Держкомстату РФ. Наведемо найпоширеніші.

Документи з обліку торгових операцій

• ТОРГ-12;
• Товарний ярлик;
• Універсальний передавальний документ.

Документи з обліку основних засобів

• ОС-1 «Акт про прийом-передачу об'єкта основних засобів (крім будівель, споруд)»;
• ОС-4 «Акт про списання основних засобів»;
• ОС-6 «Інвентарна картка обліку об'єкта основних засобів».

Касова первинка

Касові операції оформлюють виключно відповідно до Порядку ведення касових операцій (Вказівка ​​ЦБ РФ від 11.03.2014 № 3210-У). Не можна, наприклад, оформити «витратник» у вільній формі чи розробити свій варіант.

Форми первинних касових документів затверджено Постановою Держкомстату РФ від 18.08.1998 № 88:

• КО-1 «Прибутковий касовий ордер»;
• КО-2 «Витратний касовий ордер»;
• КО-3 «Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів»;
• КО-4 "Касова книга";
• КО-5 «Книга обліку прийнятих та виданих касиром коштів».

Касові документи потрібно перевіряти дуже скрупульозно, адже така первинка безпосередньо пов'язана з рухом готівки і завжди привертає увагу органів контролю. Наприклад, податківці точно звернуть увагу на ПКО, де сума перевищує 100 000 рублів. А все тому, що готівкою з одним контрагентом не можна розраховуватись у сумі, що перевищує 100 000 рублів. Відсутність підписів у касових документах також стане причиною розгляду з ФНП.

Давайте підсумуємо. Отже, первинні документи — невід'ємна частина бухгалтерського та податкового обліку. Не можна проводити операції без документів, що підтверджують. Часто бухгалтери формують проводки в обліку на підставі копії чи скану первинки. Дуже важливо вчасно замінити копії на оригінали документів, інакше контролюючі органи можуть вважати операцію або операцію фіктивною. Тільки документи, оформлені відповідно до закону, є гарантом безпеки та достовірності обліку у компанії.

Діяльність бухгалтерського відділу- невід'ємна складова функціонування підприємства; вона передбачає виконання співробітниками різних дій - від розрахунку до оформлення та ведення первинної документації. Сильно відрізняється і ступінь відповідальності компанії або її безпосереднього керівника за допущені помилки: якщо вони стосуються суто внутрішніх проблем, годі й говорити про штраф; якщо ж мова йде про платіжних документів, на підставі яких надалі виплачуються податки, порушнику може загрожувати не лише грошове стягнення, але й ув'язнення. Саме тому добре організована робота з первинкою належить до пріоритетних напрямів роботи юридичної особи.

Термін «первинна документація», на відміну від або аналогічних, використовується виключно в бухгалтерії, що при необхідності спільного вирішення організаційних питань спричиняє складнощі у представників інших відділів підприємства. Нижче буде розказано, що з себе є первинка в цілому, а також наведено орієнтовний перелік документів, що входять до неї.

Що таке первинна документація у бухгалтерії?

Як не дивно, основний нормативний акт, що використовується в організації роботи бухгалтерського відділу, Федеральний закон «Про бухгалтерському обліку» №402-ФЗ, ухвалений 6 грудня 2011 року та містить правки від 29 липня 2018 року, не дає однозначного визначення цього словосполучення. Відповідно до пункту 1 статті 9 зазначеного закону, до первинної документації можуть бути віднесені будь-які правильно оформлені та офіційно засвідчені папери, в яких відображається той чи інший епізод господарського життя підприємства.

До таких епізодів відносяться отримання коштів в обмін на продукцію, що поставляється компанією, пропоновані послуги або виконувані роботи або, навпаки, перерахування грошей у рахунок придбання товарно-матеріальних цінностей. За бажанням керівника підприємства (пункт 4 тієї ж статті) до списку первинних бухгалтерських документів можуть бути включені і такі, що містять відомості про взаєморозрахунки, не пов'язані з фінансовими транзакціями.

Важливо:Головний критерій первинної документації у бухгалтерії - наявність факту переходу коштів від однієї особи (працівника, індивідуального підприємця, Фірми) до іншого. Таким чином, до списку первинки входити не буде за будь-яких умов, а ось прибутковий чи видатковий касовий ордер – цілком.

Зрок зберігання первинних документів у бухгалтерії - не менше п'яти роківвід року оформлення. Як показує практика, найчастіше представники Федеральної податкової службизапитують первичку в перші рік-три; надалі папери можна передати на зберігання до архіву, а після закінчення зазначеного терміну - знищити відповідно до внутрішнього регламенту підприємства та розпоряджень вітчизняного законодавства.

Втім, оскільки в російській бюрократичній практиці утилізувати документи зазвичай складніше, ніж продовжувати їх зберігати, первинку, що стала непотрібною, можна залишати в архіві доти, доки вистачатиме місця; жодних покарань за це ні зазначеним Федеральним законом №402-ФЗ, ні іншими нормативними актамине передбачено.

Як і , ведення первинної документації може покладатися як на одного, так і на кількох співробітників підприємства, залежно від їхньої кваліфікації та чисельності штату. Якщо ж справа стосується індивідуального підприємця, який не має у підпорядкуванні відповідних фахівців, він має право на власний вибір або оформляти документи самостійно, або залучати до справи сторонні компанії, які надають такі послуги.

Перелік первинних документів бухгалтерського обліку

У останньої редакціїФедерального закону №402-ФЗ (а точніше - у пункті 4 статті 9 документа) право визначати, яка документація належить до первинної, передається керівнику ( генеральному директору, директор) підприємства. Відповідно до практикою він підписує вже підготовлений головним бухгалтером перелік, хоча може взяти роботу (від аналізу діяльності до підбиття підсумків) цілком на себе.

Отже, говорити про єдиний список первинних документів не доводиться; можна лише назвати найчастіше включаються до цього переліку папери:

1. Договір. Найбільш спірний пунктз погляду належності документа: досить часто договори зберігаються над бухгалтерії, а юридичному відділі і навіть у відділі кадрів. З іншого боку, саме підписання контракту стає першим кроком до нового факту господарського життя підприємства, тому багато керівників своїми наказами відносять договори купівлі-продажу, надання послуг, виконання робіт, оренди та інші безпосередньо пов'язані з рухом грошових потоківдо первинки. Насправді адекватно складений договір містить усі перелічені у пункті 2 статті 9 Федерального закону №402-ФЗ ознаки первинного документа - отже, явного порушення у разі немає.
2. Рахунок. На підставі запропонованого рахунку покупець (споживач) до або після отримання товару чи послуги перераховує продавцю (постачальнику) кошти. p align="justify"> Прийняття рахунку може розцінюватися як фактичне згоду на його оплату. Крім того, у цьому первинному документі можуть наводитися (або дублюватися відповідно до договору) умови надання товарно-матеріальних цінностей або проведення робіт, а також способи розрахунку з продавцем і навіть порядок повернення коштів у разі невиконання однією або обома сторонами угоди взятих на себе зобов'язань .
3. Товарна накладна. Цей документ, що незмінно включається до первинки, містить повний списоктоварно-матеріальних цінностей, що відпускаються або передаються: як готової продукції, і окремих елементів або сировини. Кількість примірників товарної накладної не регламентована: вона має відповідати числу сторін угоди. І, зрозуміло, кожен екземпляр має бути засвідчений підписами всіх контрагентів; відбитки печаток чи штампів у разі необов'язкові.
4. Акт прийому-передачі. Первинний документ, що складається за результатами надання послуг, проведення робіт чи постачання товарно-матеріальних цінностей. Підписується представниками обох контрагентів; при відмові одного з них (зазвичай приймаючої сторони) ставити підпис папір може бути засвідчений односторонньому порядку(Обов'язково у присутності спостерігачів). Акт прийому-передачі може також містити додаткові зауваження, уточнення або роз'яснення, що вносяться сторонами до відповідної таблиці. Використання для засвідчення печаток чи штампів організацій є необов'язковим. Різновид цього документа, що також включається до первинки, - акт прийому-передачі основних засобів (ОС-1), що відображає рух основних активів підприємства.
5. Розрахункова відомість. У ній наводяться дані про оплату праці всіх найманих робітників компанії, включаючи стимулюючі та компенсаційні виплати: премії, доплати тощо. Засвідчується це первинний документ підписами головного бухгалтера та керівника підприємства; також, на відміну двох перелічених вище пунктів, на підтвердження юридичної сили відомості у ньому проставляється «живий» відбиток друку чи штампу організації.
6. Касові документи. До них відносяться прибуткові та видаткові ордерита касова книга. Саме з їхнього змісту можна отримати найповніше уявлення про рух фінансових потоків. КО-1, КО-2 та КО-4 містять відомості щодо кожного факту господарського життя - отже, на них насамперед орієнтуватимуться уповноважені особи під час перевірки. Додаткові касові документи, що використовуються з меншою інтенсивністю (журнал реєстрації касових ордерівКО-3 та книга обліку руху готівки КО-5), також відносяться до первинної документації, оформляються та зберігаються відповідно до загальних правил.

Найчастіше первинка організується за хронологічним принципом - від першого документа по угоді до останнього; можливі інші варіанти - за приналежністю, комбінований і т.д.

Як оформляється первинна документація у бухгалтерії?

Необхідними складовими будь-якого первинного документа є:

• заголовок відповідно до встановленої уніфікованої форми;
• дата підписання (складений та роздрукований папір може бути у будь-який зручний час);
• повне офіційне найменування організації або підприємства (можна додати та скорочене);
• опис та роз'яснення епізоду руху коштів, або факту господарської діяльності;
• вартість угоди в натуральному (з одного боку) та грошовому (з іншого) вираженні з неодмінним зазначенням одиниць виміру;
• найменування відповідно до внутрішнього розпорядку підприємства або державних стандартів посад осіб, відповідальних за укладення договору та вчинення правочину;
• підписи з розшифровками представників сторін правочину, які брали участь у укладанні договору.

Як випливає з пункту 5 тієї ж статті, первинна документація в бухгалтерії може в даний час оформлятися як у паперовому, так і в електронному вигляді; в останньому випадку вона засвідчується за допомогою кваліфікованих електронно-цифрових підписів сторін і передається контрагентам на будь-якому відповідному для цього носії або надсилається електронною поштою.

Більшість первинних документів випускається на основі уніфікованих бланків, які не підлягають модифікації; до винятків відносяться договори, акти прийому-передачі та ряд інших паперів, розробкою форми та структури яких займається безпосередньо суб'єкт господарської діяльності.

Декілька порад щодо оформлення первинної документації:

1. Вносити записи в бланк від руки дозволяється кульковими та гелевими ручками з пастою синього або чорного кольору; для внесення ж виправлень використовується червоне чорнило. Для заповнення первинної документації в електронному вигляді допустимо застосовувати будь-які електронно-обчислювальні машини, що підходять із технологічної точки зору.
2. Кожен із документів, що входять до переліку, повинен бути оформлений у свій термін. Заповнення та підписання паперів заднім числомпри взаємній згоді сторін цілком можливо, але повідомляти про це контролюючі органи вкрай не рекомендується.
3. Якщо процедура внесення даних до бланку передбачає дублювання числової інформації (наприклад, суми платежу) письмової, ні тієї, ні іншої складової нехтувати не можна, інакше документ може бути визнаний недійсним.
4. При оформленні документа первинної звітностіне можна залишати порожні поля. Якщо в них нема чого вписати, слід застосувати прочерк, а краще - універсальний знак, що є двічі перекресленою латинською буквою Z.

Важливо:використовувати для виправлення помилок коригувальні смужки, рідина, бритви або просто закреслювати невірно внесені дані до неможливості їх прочитати в первинній документації в бухгалтерії не допускається. Залежно від ситуації можна використовувати контурне виправлення, що доповнює основний текст запису та сторінку. У першому випадку помилкова інформація перекреслюється тонкою лінією, поверх неї робиться запис, що відображає реальний стан справ, а збоку на сторінці - напис «Виправленому (можна) вірити», що супроводжується підписом відповідальної особи та відбитком печатки чи штампу організації. У другому - вже наявні відомості доповнюються новими, необхідні отримання вичерпного ставлення до угоді. У третьому, особливо часто застосовуваному під час перебування у первичці перебільшених відомостей, - не відповідні дійсності дані дублюються червоною пастою, а поруч із ними, вже звичайної, наводяться вірні. Завіряючий підпис у цьому випадку також необхідний.

Первинка, як і інші документи, має бути оформлена чітко, розбірливо та красиво. Це допоможе у майбутньому у разі виникнення спірних ситуацій швидше встановити істину, довести свою правоту в судовому процесі або проконтролювати роботу уповноважених осіб. А додатковим стимулом до сумлінного та своєчасного випуску документації послужить пункт 3 статті 327 Кримінального кодексу Росії, згідно з яким використання підроблених паперів карається штрафом до 80 тисяч рублів або аж до піврічного заробітку винного, арештом на строк до півроку, обов'язковими чи виправними роботами терміном до 480 годин та 24 місяців відповідно.

Довести свою невинність чи відсутність складу злочину складно та забирає значно більше часу та нервів, ніж якісне оформлення первинної документації.

Підбиваємо підсумки

До первинки належать документи, що відображають епізоди господарської діяльності підприємства чи організації. Їхнім оформленням займаються співробітники бухгалтерського відділу, а якщо такого немає - сам підприємець або надають подібні послугикомпанії. Повний списоквикористовуваної діяльності підприємства первинної документації затверджує її керівник, а становить зазвичай головний бухгалтер.

Зазвичай до первинці належать договори, рахунки, акти прийому-передачі, зокрема основних засобів, касові документи та інші папери. Вони повинні включати блоки, перелічені в пункті 2 статті 9 Федерального закону №402-ФЗ. Робити виправлення у документах допускається суворо певними способами: сторнуванням, контурними або додатковими написами.