Усі господарські операції, що здійснюються на підприємстві, повинні бути в обов'язковому порядкудокументовані. Для кожної операції мають бути оформлені відповідні виправдувальні первинні документи бухгалтерського обліку.

Первинні бухгалтерські документи – що до них належать?

Первинні бухгалтерські облікові документиподіляються на розпорядчі та виправдувальні.

До перших належать, передусім, різного роду розпорядження, накази виконання різноманітних операцій. Як правило, ці форми затверджуються керівним складом підприємства.

До виправдувальних належать документи, що підтверджують факт здійснення операції.

Також розпорядчі та виправдувальні бланки можуть бути скомбіновані в один обліковий документ, який міститиме як наказ на виконання якоїсь дії, так і підтвердження виконання цієї дії.

Виправдувальні бухгалтерські документи інакше можна назвати первинними обліковими бухгалтерськими. Первинні облікові форми- це перше свідчення здійснення операції, і вони є обов'язковими для відображення операції в бухгалтерському обліку. Усі проводки у бухгалтерії повинні відображатися лише після того, як отримано правильно оформлений виправдувальний документ. Слід запам'ятати важливе правило: «Немає документа - немає проводки!»

Важливим є не тільки наявність виправдувальної форми, а й правильне її оформлення. Наявність помилок може зробити його недійсним, тому при отриманні будь-якого бланка обов'язково потрібно перевірити всі рядки на правильність заповнення. Обов'язково потрібно перевірити наявність підписів відповідальних осіб, наявність друку, причому вона має бути чіткою та читаною. Тільки при правильному оформленні можна бути впевненим у тому, що у майбутньому у вас не виникнуть проблеми з органами, що перевіряють. Правильно оформлені первинні документи у бухгалтерії обов'язково мають містити певний набір реквізитів.

Обов'язкові реквізити первинних документів:

• найменування та код форми;
• Дата складання;
• найменування організації;
• вигляд господарської операціїта її зміст;
• натуральні та грошові вимірювачі операції;
• підписи відповідальних осіб.

Держкомстатом Росії встановлено уніфіковані форми первинних документів, які необхідно використовувати під час оформлення господарських операцій.

Типові форми первинних облікових документів застосовуються для обліку касових операцій, для , основних засобів, нематеріальних активів, товарно- матеріальних цінностей, торгових операцій, а також операцій, пов'язаних з .

Якщо до існуючих уніфікованих форм необхідно внести будь-які зміни, доповнити їх реквізитами та необхідними рядками, то на підприємстві потрібно оформити розпорядження або наказ про внесення додаткових реквізитів. Змінюючи типову форму первинного облікового документа, варто пам'ятати, що видаляти вже наявні реквізити не можна, можна їх доповнити.

Якщо для будь-якого первинного бухгалтерського документа уніфікована форма не затверджена, то організація самостійно розробляє зручний для себе бланк, у цьому випадку основні вимоги до змінених форм – наявність у них усіх обов'язкових реквізитів, Вказаних вище.

Право підпису первинних документів може бути присвоєно лише певному колу осіб, перелік прізвищ та посад яких має бути відображений у відповідному документі на право підпису того чи іншого документа (наприклад, за посиланням ви можете завантажити зразок довіреності).

Якщо у вже оформленому первинному бухгалтерському документі припущено помилку, то допускається його редагування в тому випадку, якщо це не касовий і не банківський бланк. Для останніх жодних виправлень не допускаються. Якщо в грошових формахдопущені помилки, то такий бланк перекреслюється та викидається, після чого заповнюється нова форма. Прикладами форм, що не допускають виправлень, можна назвати прибутковий та видатковий. касовий ордер, грошовий чек, оголошення на внесок готівкою.

Виправлення у первинних документах бухгалтерського обліку виконуються наступним чином: необхідно закреслити невірно вказані дані та зверху написати правильну інформацію, поруч обов'язково потрібно вказати дату зміни, підпис. Внесення виправлень потрібно узгодити з особами, які склали цю формуі підписали його. За фактом узгодження поруч із виправленням необхідно вказати фразу: «виправлено та узгоджено».

Первинні бухгалтерські документи Обробка

Вступаючи на підприємство, первинні документи бухгалтерського обліку проходять перевірку на правильність заповнення: чи всі рядки заповнені, чи правильно підраховані суми, чи є підписи та печатки, чи всі реквізити проставлені правильно. Після цього бланк необхідно зареєструвати у спеціальних журналах. Наприклад, платіжна відомістьформа Т-53 реєструється в журналі реєстрації платіжних відомостей форма Т-53а, а прибуткові та видаткові касові ордери реєструються в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів форма КО-3. Після реєстрації документи передаються на зберігання до бухгалтерії, де вони підшиваються у відповідні папки та зберігаються там певний період часу. Після певного терміну документ передається в архів. Термін зберігання первинних документів визначається та регулюється архівним законодавством. Зберігання та систематизація бухгалтерських документів для підприємства називається документообігом. Докладніше про зберігання та знищення документів читайте у .

Закон, що визначає строки зберігання первинних бухгалтерських документів, називається Федеральний законвід 22.10.2004 №125-ФЗ "Про архівну справу в РФ".

Відповідальним за правильну організацію зберігання та знищення є керівник організації. За безпеку та правильне оформленнядокументів відповідальність несе головний бухгалтер.

На нашому сайті ви можете завантажити багато форм і бланок первинних документів бухгалтерського обліку в розділі « », там ви знайдете як чисті бланки, так і зразки їх заповнення. короткими рекомендаціямиз оформлення. Для зручності пошуку потрібного бланка вони розділені на розділи, в яких ви легко зможете розібратися і знайти потрібну форму.

Відео-урок. Видалення документів у 1С Бухгалтерія: покрокова інструкція

Практичний відео урок з видалення документів у 1С Бухгалтерія 8.3. Веде Лікіна Ольга: експерт сайту “Бухгалтерія для чайників”, бухгалтер із заробітної плати ТОВ “М.відео менеджмент. В уроці розглядається покрокова інструкціявидалення документів.

Відео-урок “Як скласти первинну документацію на підприємстві”

Дивіться відео-урок викладача сайту “Бухгалтерія для чайників” Гандєва Н.В.

Документи є вихідним пунктом бухгалтерського обліку.

Бухгалтерська документація це частина системи управлінської документації організації відповідно до Загальноросійського класифікатора управлінської документації (ОКУД), затвердженої постановою Держстандарту Росії від 30 грудня 1993 №299.

Документи бухгалтерського обліку можна поділити на три рівні: первинна облікова документація, регістри бухгалтерського обліку та звітна бухгалтерська документація.

Зупинимося на первинній бухгалтерській документації. Це документи, які фіксують факти здійснення господарської операції. Первинний обліковий документ повинен бути складений у момент здійснення операції, а якщо це не надається можливим – безпосередньо після закінчення.

Зразки форм документів затверджуються урядовими органами. Такі форми документів називаються типовими чи уніфікованими.

Бухгалтерські документи класифікують за декількома ознаками:

За призначенням:

Розпорядчі. Наприклад: Накази про облікової політики, про надання відпустки, проведення інвентаризації тощо.

Виправдувальні (виконавчі). Наприклад: прибуткові та видаткові касові ордери, товарно-транспортні, рахунок-фактури, накладні, акти, накладні тощо. рахунок фактури – це застосування до товарно – транспортним накладним. Складаються на користь податкової інспекції

Документи бухгалтерського оформлення. Наприклад: розрахунково-платіжні відомості, розрахунок відпускних, розрахунок допомоги з тимчасової непрацездатності, розрахунок амортизації та інші.

Комбіновані документи містять ті та інші елементи. Наприклад, видаткові касові ордери.

За місцем складання:

внутрішні. Наприклад: накладна на внутрішнє переміщення, ПКО, РКО акти.

зовнішні. Наприклад: ТТН, рахунок – фактури

За ступенем узагальнення господарських операцій;

первинні. Наприклад: ПКО, РКО, ТТН, акти, накладні.

зведені. Наприклад: Касовий звіт, товарний звіт, авансовий звіт, матеріальний звіт.

По порядку використання;

разові. Наприклад: ПКО, РКО, акти.

накопичувальні. Наприклад: денний паркан, лімітно-забірна карта.

2.2. Реквізити бухгалтерських документів

Документи складаються з окремих показників, які називаються реквізити (від латинського слова "необхідне, необхідне").

Сукупність реквізитів документа визначають його форму.

Щоб документ відповідав своєму призначенню, він має бути складений відповідно до форми, прийнятої для цієї категорії документів.

Але в будь-якому випадку документ має містити такі обов'язкові реквізити:

Найменування документа (форми)

Код форми

Дата складання

Найменування організації, що склала документ

Вимірники господарської операції

Прізвища та посади відповідальних осіб, їх особисті підписи.

Якщо документ є зовнішнім документом, то, крім особистих підписів на документі, має бути проставлена ​​кругла печатка організації.

Електронний документ містить ту саму інформацію, що і паперовий Зміст електронного документа можна переглянути на екрані комп'ютера. Електронний документможна роздрукувати у паперовому вигляді. Електронний документ можна розмножити у величезній кількості абсолютно ідентичних екземплярів, можна миттєво переслати на інший комп'ютер в іншій точці земної кулі за допомогою електронної пошти.

Але електронний документ простіше підробити, ніж паперовий, якщо, звичайно, не вживати спеціальних заходів захисту.

Проблеми захисту від підробки електронних документів можна вирішити. У Росії, як у багатьох інших країнах світу, ухвалено Закон про електронний підпис, спрямований на вирішення зазначеної проблеми.

Електронні документи вже широко використовуються у спілкуванні підприємств із банками та з податковими органами.

Усі документи у бухгалтерії ретельно перевіряють із трьох сторін: юридичної, з погляду оформлення, арифметичної.

Перевірені документи реєструють у журналі реєстрації документа.

Внесення виправлень до касових та банківські документине допускається. До інших первинних облікових документів виправлення можуть вноситися лише за погодженням з учасниками господарських операцій, що має бути підтверджено підписами тих самих осіб, які підписали документи, із зазначенням дати внесення виправлень.

В даний час особлива увага приділяється уніфікації та стандартизації документів. Уніфікація документів – це розробка єдиної форми документів Росії для оформлення однорідних господарських операцій на різних організаціях. У Росії уніфіковано форми касових документів, банківських документів та ін.

Вони є обов'язковими для всіх сфер діяльності. Поряд з уніфікацією важливе значеннямає стандартизацію документів. Стандартизація-це встановлення однакових стандартних розмірів бланків типових документів. Під час бухгалтерського обліку важливо налагодити раціональний документообіг, тобто. оптимальну систему формування бухгалтерських документів, прийняття їх до обліку, переміщення по підприємству, їх поточного зберігання та передачі до архіву. Це забезпечує високий ступінь надійності обліку за мінімальних витрат часу та коштів.

Первинний документ оформляється тим самим числом, як і здійснення господарської операції. Наприклад, з розрахункового рахунку списується комісія за розрахунково-касове обслуговування. Цього ж дня має бути оформлена виписка та меморіальний ордер.

Як правило, первинні документи оформлюються на уніфікованих формах, розроблених російським законодавством. Не всі бланки передбачені; так, наприклад, бухгалтерська довідка складається в довільній формі. Однак при оформленні необхідно вказувати обов'язкову інформацію: найменування та реквізити організації, назву документа, зміст операції, найменування посад, прізвища співробітників, розпис та штамп організації.

Навіщо потрібна первинна документація? Головним чином для того, щоб зафіксувати всі господарські операції. Документація буває внутрішня та зовнішня. Внутрішня необхідна обліку і контролю над усіма рухами, наприклад, основний засіб передається в експлуатацію – складається акт, який є первинним документом. Зовнішня документація потрібна для роботи з постачальниками, покупцями, наприклад, ви виставляєте рахунок на оплату покупцю.

Також існує первинні документи з обліку та оплати праці, до них відносять: накази про прийом та звільнення, штатний розклад, графік відпусток та інші. Виділяють документацію та з обліку основних засобів; наприклад, акт прийому ОС, інвентарна картка та інші. Документація, що оформляється для обліку касових операцій, містить такі документи, як авансовий звіт, прибутковий та видатковий касовий ордер.

У деяких первинних документах виправлення не допускаються, наприклад, у виписці з розрахункового рахунку або платіжному дорученні. А ось, наприклад, накладні можуть містити виправлення, але поруч із ними має стояти підпис людини, яка внесла коригування, дата та штамп організації.

Джерела:

• яка є первинна документація
• Первинні облікові документи у 2013 році

Рада 2: Які документи є первинними у бухгалтерському обліку

Первинними документами у бухгалтерському обліку є ті, виходячи з яких оформлена та чи інша господарська операція на момент її скоєння чи відразу після її завершення. Саме на підставі відбувається подальший бухгалтерський облік конкретних операцій.

Вам знадобиться

• накладна, касовий ордер, акт, довідка, заява, журнал реєстрації, наказ, книга обліку, список, табель, заява, інвентарна картка, платіжна відомість, особовий рахунок та ін.

Інструкція

Первинні документи є початковою основою початку ведення бухгалтерського обліку конкретних операцій та здійснення записів у регістрах обліку. Первинний документ є письмовим свідченням здійснення господарської операції, наприклад, видачі грошей під звіт, оплати товару тощо.

Форми первинної документаціїзатверджує керівник підприємства, однак усі обов'язкові реквізити, закріплені законодавством, мають бути присутніми у документі.

Первинні облікові документи складаються на паперовому носіїта підкріплюються підписом для ідентифікації осіб, які склали документ. Якщо ж документ складено в електронному вигляді, він має бути підписаний електронним підписом.

Форми первинних документів, які містяться в альбомах уніфікованих форм, не є обов'язковими для застосування, крім касових документів, встановлених уповноваженими органами на підставі .

Обов'язкові реквізити первинних документів у бухгалтерському обліку:
- назва документа (накладна, акт, список, наказ тощо);
- дата здійснення операції (складання документа);
- зміст господарської операції у вартісному та натуральному вираженні;
- назва організації, від імені якої складається цей документ;
- дані осіб, які здійснили операцію та відповідальних за правильність оформлення документа (посада, ПІБ, підпис).

Первинні документи в бухгалтерському обліку поділяють на документи:
- обліку та оплати праці: наказ про прийом на роботу, штатний розпис, графік роботи, посвідчення про відрядження, акт про прийом на роботу, розрахункова відомістьі т.п.
- обліку основних засобів: акт про прийом-передачу, інвентарна картка, накладна на внутрішнє переміщення, інвентарна книга, акт про основний засіб та ін.
- обліку касових операцій: касова книга, авансовий звіт, прибутковий касовий ордер, журнал реєстрації касових документів, видатковий касовий ордер, книга обліку грошових коштіві т.д.
- обліку ремонтних та будівельних робіт: акти про приймання виконаних робіт, зупинення будівництва, здачу в експлуатацію споруди; загальний журнал робіт; журнал виконаних робіт та інші подібні документи.

Зверніть увагу

У разі, якщо за законодавством первинні документи бухгалтерського обліку вилучаються, копії цих документів, виготовлені у законодавчому порядку, включаються замість оригіналів до документів бухгалтерського обліку.

Корисна порада

У типовий бланк, за потреби, можуть бути включені додаткові графи та рядки, що обумовлюється певними видами господарської діяльності.

Джерела:

• Закон про бухгалтерський облік
• Зведені документиоформляються на основі раніше

Юридичні особи- Підприємства, організації, різного роду установи та банки в ході здійснення своєї діяльності перебувають у постійному спілкуванні один з одним. Ділове спілкування здійснюється за допомогою різних документів: листів, запитів, вимог, платіжних доручень та ін. Юридичну спроможність таких документів підтверджують їх реквізити.

Які бувають реквізити

Реквізит – від латинського requisitum – «необхідне», це набір встановлених стандартами даного виду документів відомостей і даних, без зазначення яких цей вид документів нічого очікувати мати юридичної сили й може вважатися основою скоєння операцій та угод. Іншими словами, хоч як офіційно не називався документ, якщо він не має обов'язкових реквізитів, його можна вважати просто папірцем, на який ніхто не зобов'язаний реагувати. Тому реквізити обов'язково вказуються на будь-якому документі.

Деякі реквізити вказуються лише на документах одного виду, а деякі є обов'язковими для будь-якого ділового документа. До останніх відносяться: назва організації, дата складання документа та його найменування. У назві організації необхідно вказувати її коротку та повну назву відповідно до установчих документів, організаційно-правову форму. Дата складання документа вказується як у цифровій, і у словесно-цифровой формі. Найменування документа вказується у всіх випадках, виняток становить лише діловий лист.

Крім обов'язкових, використовуються бухгалтерські, банківські спеціальні реквізити, встановлені для одного виду документів. На документах бухгалтерського обліку зазначаються: найменування та адреса підприємства; його банківські реквізити; вказівка ​​сторін угоди-учасників господарської операції; її найменування, зміст та основа; вартість угоди у грошовому чи натуральному вираженні.

До банківських належить: номер розрахункового рахунку підприємства; найменування банку, в якому воно обслуговується, та його адреса; код банку – БІК та його кореспондентський рахунок. У банківських реквізитах також має бути зазначено ІПН підприємства та банку, коди КПП та ОКПО.

Розміщення реквізитів у документі

Для кожного реквізиту в різних видахдокументів передбачено своє поле розміщення. Склад реквізитів та вимоги до їх оформлення у кожному випадку встановлюються стандартами. Реквізити, що складаються і кілька рядків, друкуються з одним міжрядковим інтервалом. Між собою реквізити відокремлюють двома-трьома міжрядковими інтервалами.

Це ж стосується і бланків документів, для яких передбачаються й спеціальні вимоги до їх виготовлення, обліку та зберігання, особливо до тих, на яких відтворюється Державний герб. Російської Федерації, і навіть герби суб'єктів РФ. Цей захід необхідний, оскільки зазначені на бланках реквізити роблять їх документом, що має юридичну силу, чим можуть скористатися шахраї.

Порада 4: Які документи оформлюються при прийнятті на роботу

Правильно оформлені при прийомі на роботу документи нового співробітника – гарантія того, що він згодом не матиме проблем з нарахуванням пенсії, а роботодавець – проблем із трудовою комісією та податковою інспекцією. Основним документом, який підтверджує трудовий стаж, є трудова книжка.

Специфіка роботи на деяких підприємствах припускає необхідність пред'явлення будь-яких інших додаткових документів. Ці випадки обумовлюються у ТК РФ, нормативні акти, укази Президента та постанови Уряду. Вимагати інші документи, які не обумовлені законами, кадровики права не мають. Це ж стосується вимоги мати постійну реєстрацію за місцем розташування даного підприємства. А ось вимагати довідку встановленої формипро стан здоров'я роботодавець має право. Для професій, пов'язаних із продуктами та побутовим обслуговуванням населення, обов'язковою є і наявність санітарно-медичної книжки. Якщо на роботу приймають інваліда, може знадобитися рекомендаційна довідка від ВТЕК, а у разі коли трудова діяльність нового співробітника пов'язана з комерційною або державною таємницею, від нього може знадобитися розписка та інші документи, що підтверджують його допуск.

Первинний облікє початкову стадію системного сприйняття реєстрації окремих операцій, що характеризують господарські процеси та явища, що відбуваються в організації. Його об'єктами є: заготівля, придбання та витрачання матеріальних ресурсів, витрати на виробництво, рух напівфабрикатів та залишків незавершеного виробництва, обсяг випуску продукції, її відвантаження та реалізація, розрахунки з постачальниками, покупцями, замовниками, банками, фінансовими органами, засновниками тощо.

Початкові відомості про господарські процеси та явища відображаються у первинних документах.

Первинний бухгалтерський документ— це письмове свідоцтво про здійснення господарської операції, що має юридичну силу та не потребує подальших пояснень та деталізації.

Первинний бухгалтерський документ повинен мати:

• найменування - фінансово-економічний зміст господарської операції. Документ, який не має найменування, а також документ з незрозумілим, погано читаним найменуванням не матиме юридичної сили;
• назву, а в деяких випадках адреси та розрахункові рахунки в банках сторін (юридичних та фізичних осіб), що у цій господарської операції. Первинний документ, у якому немає назви та відповідних атрибутів хоча б однієї із сторін господарської операції, втрачає свою адресність і не може бути виконаний;
• дату складання. За відсутності чи нечіткого написання дати документ втрачає свою адресність у часі. Фактично такий документ немає юридичної сили;
• зміст господарської операції (об'єкт документування), що випливає із найменування документа, в якому воно є у загальній формі;
• вимірювачі господарської операції. Відсутність вимірювачів у документі позбавляє його обліково-розрахункової бази;
• підписи відповідальних осіб - директора організації та головного бухгалтера.

Документи заповнюються працівниками бухгалтерії чітко, розбірливо за допомогою ручного запису чорнилом або пастою кулькової ручки, на друкарській машинці або із застосуванням обчислювальної техніки.

Як правило, для документів використовуються типові форми у вигляді бланків, що мають міжвідомчий характер. Сюди відносяться бланки ордерів, рахунків, накладних, талонів, відомостей та ін. Первинні документи повинні складатися в момент здійснення операції, а якщо це з об'єктивних причин неможливо, то після її закінчення.

Якщо виникла помилка у внутрішньогосподарських облікових записах, можна застосувати спосіб негативного або сторнувального запису. При цьому помилковий запис повторюється червоним чорнилом або стандартними кольорами (синій, чорний) з укладанням її у прямокутну рамку.

Червоний колір або прямокутна рамка анулюють помилковий запис, після чого роблять правильний запис. Можливий спосіб виправлення помилок в облікових записах шляхом закреслення та подальшого виправлення (помилковий запис закреслюється однією рисою і під ним робиться правильний запис із зазначенням дати виправлення та підписом бухгалтера, при необхідності складається довідка, що розкриває необхідність виправлення та причину помилки).

У касових та банківських документах жодних виправлень, підчисток, помарок не повинно бути.

У роботі з будь-яким документом бухгалтер спирається на певні принципи та методологічні засади, закріплені у офіційних документах.

З первинних документів робляться записи в облікових регістрах, картках, відомостях, журналах, і навіть на дисках, дискетах та інших носіях.

Облікові документи бувають зовнішніми та внутрішніми

Зовнішні документинадходять до організації з боку — з державних органів, вищих організацій, банків, податкової інспекції, від засновників, постачальників, покупців та інших., вони складаються за типовими формами. Прикладами таких документів можуть бути платіжна вимога-доручення, платіжна вимога, рахунок-фактура постачальника та ін.

Внутрішні документискладаються у організації.

Розрізняють такі види внутрішніх документів:

• розпорядчі;
• виправдувальні (виконавчі);
• комбіновані;
• бухгалтерського оформлення

Розпорядчі— це такі документи, які містять розпорядження, вказівки про виробництво, виконання тих чи інших господарських операцій. До них належать розпорядження керівника організації та уповноважених їм осіб на здійснення господарських операцій.

Виправдувальні(виконавчі) документи засвідчують факт здійснення господарських операцій. До них відносяться прибуткові ордери, акти приймання матеріалів; акти приймання-вибуття основних засобів; документи про приймання від робітників виробленої продукції тощо.

Комбінованідокументи є одночасно і розпорядчими та виконавчими. Сюди входять прибуткові та видаткові касові ордери, розрахунково-платіжні відомості на видачу заробітної платипрацівникам організації, авансові звітипідзвітних осіб та ін.

Документи бухгалтерського оформленняскладаються у тому випадку, коли для записів господарських операцій немає типових документів, а також при узагальненні та обробці виправдувальних та розпорядчих документів. Це довідки, відомості розподілу та ін.

Бухгалтерські документи поділяються також на разові та накопичувальні. Разові первинні документи застосовуються при оформленні кожної господарської операції. Накопичувальні документи складаються протягом певного періоду поступового накопичення однорідних господарських операцій. Наприкінці періоду у цих документах підраховуються підсумки за відповідними показниками. Прикладами накопичувальних документів є двотижневі, місячні наряди на роботу, лімітні картки на відпуск матеріалів зі складів організації тощо.

Облікові документи поділяються на первинні та зведені

Первинні документискладаються на момент здійснення господарської операції. Прикладом таких документів є накладні на відпуск матеріалів зі складів організації цехів.

Зведені документискладаються на основі первинних документів, наприклад, розрахунково-платіжна відомість.

У момент фіксації даних у первинних документах виникає бухгалтерська інформація, яка не реєструється автоматично. Усі кількісні та якісні її характеристики піддаються логічному, арифметичному та юридичному контролю перед складанням первинних документів. Такий контроль здійснюється як працівниками, які займаються веденням первинного обліку, і працівниками служб управління.

Підписуючи прибуткові та видаткові касові ордери, розрахунково-платіжні відомості, платіжні доручення та вимоги, інші банківські документи, керівник організації ретельно аналізує кожну господарську операцію.

У процесі отримання бухгалтерської інформації виділяються такі етапи:

• попередня робота перед складанням первинних документів;
• складання первинних документів;
• затвердження первинних документів;
• робота бухгалтерії зі складання та обробки первинних документів.

Збір бухгалтерської інформації передбачає відповідну роботу різних служб організації. Для цієї стадії характерний найвищий рівень аналітичності та оперативності обліку.

Другою стадією облікового процесу є опрацювання бухгалтерської інформації. Вона передбачає безпосередню участь у отриманні бухгалтерської інформації працівників функціональних служб управління. Так, при обліку товарно-матеріальних цінностей на підставі первинних документів передбачаються угруповання та узагальнення даних у картках складського облікуматеріалів. Щомісяця з карток та книг дані переносяться до звітів про рух матеріальних цінностей. У встановлені терміни завідувачі складів та керівники підрозділів подають ці звіти до бухгалтерії організації.

Керівні працівники беруть участь у обробці даних. Так, за допомогою працівників різних служб управління встановлюються винуватці нестач та втрат.

Після перевірки арифметичних підрахунків, законності та доцільності оформлених господарських операцій бухгалтерські документи реєструються, а потім здійснюється економічне угруповання їх даних у системі синтетичних та аналітичних рахунків бухгалтерського обліку шляхом запису в облікових регістрах.

Облікові регістри є рахункові таблиці певної форми, побудовані відповідно до економічної угрупованням даних про майно та джерелах його освіти. Вони служать відображення господарських операцій на .

Облікові регістри залежно від будови поділяються на хронологічні та систематичні. У хронологічних регістрах господарські операції відбиваються у послідовності їх здійснення. Систематичні облікові регістрислужать для угруповання господарських операцій за встановленими ознаками.

Облікові регістри ведуться у вигляді бухгалтерських книжок, карток, відомостей, журналів, і навіть машинних носіїв.

Синтетичний облік здійснюється в систематичних регістрах, а аналітичний облік - в аналітичних регістрах. Записи у регістрах здійснюються як вручну, і з використанням засобів обчислювальної техніки.

Сукупність і розташування реквізитів у регістрі визначають його форму, яка залежить від особливостей об'єктів, що враховуються, призначення регістрів, способів облікової реєстрації. Під обліковою реєстрацією розуміється запис господарських операцій на облікових регістрах.

У бухгалтерських книгах всі сторінки пронумеровані і укладені в обкладинку. На останній сторінці вказують число та засвідчують її підписами уповноважених осіб. У деяких книгах, наприклад, касової, сторінки не тільки нумерують, а й прошнуровують шпагатом, скріплюють сургучною печаткою. Залежно від обсягу облікових записів у книзі для того чи іншого рахунку приділяється одна або кілька сторінок. Бухгалтерські книги застосовують для синтетичного та аналітичного обліку.

Картки виготовляють із щільного паперу чи нещільного картону, не скріплюючи між собою. Їх зберігають у спеціальних ящиках – картотеках. Картки відкривають на рік і реєструють у спеціальному реєстрі для забезпечення контролю за їх збереженням.

Відомості відрізняються від карток тим, що вони виготовляються з менш щільного паперу та мають більший формат. Їх зберігають у спеціальних папках, званих реєстраторами. Відомості відкриваються, як правило, на місяць чи квартал.

Записи в облікових регістрах мають бути чіткими, короткими, зрозумілими, розбірливими. Після реєстрації господарської операції в обліковому регістрі на первинному документі роблять відповідну відмітку для полегшення подальшої перевірки правильності рознесення. Після закінчення місяця по кожній сторінці облікових регістрів підбивають підсумки. Підсумкові записи систематичних та аналітичних регістрів обов'язково звіряють шляхом складання оборотних відомостей.

Після затвердження річного звітуоблікові регістри групують, переплітають і здають на зберігання поточний архів організації.

Способи виправлення помилкових записів в облікових регістрах

Існують три способи виправлення помилкових записів в облікових регістрах: коректурний, додатковий запис, сторнувальний.

Коректурний спосібможе бути застосований тільки в тому випадку, якщо помилки були виявлені до складання балансу або вони мали місце в облікових регістрах, не торкаючись кореспонденції рахунків. Цей спосіб полягає в закресленні тонкою рисою неправильного тексту, цифри, суми та написи поруч або вище за правильний текст або суми з відповідним застереженням.

Наприклад, якщо замість 100 руб. відбито 200 крб., слід закреслити 200 крб. і написати зверху "100 руб.", А збоку вказати: "закреслено 200 руб. І зверху написано 100 руб., Виправленому вірити (дата, підпис)".

на грошових документівніяких виправлень та помарок не допускається, навіть обумовлених, особливо у цифрах.

Додаткові записивиробляються у випадках, коли сума господарської операції помилково занижена. Наприклад, постачальником з розрахункового рахунку перераховано 150 руб. Ця господарська операція відбито правильною кореспонденцією рахунків, але її занижена до 100 крб. Було зроблено наступний бухгалтерський запис: дебет рахунки "Розрахунки з постачальниками", кредит рахунка "Розрахунковий рахунок" - 100 руб.

Але оскільки постачальникам слід перерахувати 150 руб., то на суму в 50 руб. необхідно скласти додаткову проводку: дебет рахунки "Розрахунки з постачальниками", кредит рахунка "Розрахунковий рахунок" - 50 руб.

Додаткові проводки робляться у поточному чи наступному місяці. Це правило виправлення помилок застосовується у двох випадках: якщо в обліковому регістрі окремим рядкомне записані дані первинного документа та при відображенні в обліковому регістрі помилково заниженої суми господарської операції.

Сторнувальний спосібполягає в тому, що неправильний запис, в основному цифровий, усувається негативним числом, тобто повторюються неправильна кореспонденція і сума червоним чорнилом. Одночасно складається правильний запис звичайним чорнилом. Сторнування мають місце при неправильній кореспонденції рахунків або запису перебільшеної суми.

При підсумовуванні результатів операцій записи, зроблені червоним чорнилом, віднімаються.

первинний обліковий документ бухгалтерський

Первинні документи становлять основу бухгалтерського обліку. Фінансово-господарська діяльність організації супроводжується виконанням численних операцій. З цією метою застосовується елемент методу бухгалтерського обліку – документація. Документація - основний спосіб бухгалтерського нагляду за господарською діяльністю організації, її первинного контролю. Документ - це письмове свідчення досконалої господарської операції, що надає юридичної чинності даним бухгалтерського обліку. Документація є підставою для наступних бухгалтерських записівта забезпечує точність, достовірність та безперечність облікових показників, а також можливість їх контролю.

Документи повинні мати юридичну силу, тобто містити низку обов'язкових реквізитів (показників):

• - Назва документу;
• - дата;
• - найменування організації, від імені якої складено документ;
• - зміст операції;
• - кількісні та вартісні вимірювачі;
• - прізвище та посада осіб, відповідальних за її вчинення та правильність оформлення;
• - особисті підписи цих осіб та їх розшифрування;
• - печатки організації, штампи.

Документи повинні складатися такими засобами, які забезпечують збереження записів тривалий час (чорнилом, кульковою ручкою, на друкарській машинці, принтері). Первинні документи мають бути складені або в момент здійснення операції (касові, банківські), або відразу після її закінчення. Ті, хто склав та підписав документ, несуть відповідальність за своєчасне та якісне його створення, за достовірність даних та передачу його у встановлені терміни для запису в облікові регістри.

У складі документів розрізняють:

• - первинні (накладні, рахунки-фактури, прибуткові та видаткові касові ордери, забірні листи тощо);
• - облікові регістри (звіти касирів, журнали-ордери, головна книга, товарні звіти тощо);
• - звітність (баланс та додатки до нього).

Усі записи у бухгалтерському обліку ведуться з урахуванням первинних документів, потім відомості їх переносяться в облікові регістри, там вони систематизуються, тобто записуються на бухгалтерських рахунках. Наприкінці звітного періоду за даними облікових регістрів заповнюється звітність підприємства.

Первинна документація дає початок руху облікової інформації, Забезпечує бухгалтерський облік відомостями, необхідними для суцільного та безперервного відображення господарської діяльності підприємства.

За призначенням всі первинні документи поділяються на: організаційно-розпорядчі, виправдувальні документи бухгалтерського оформлення, комбіновані.

• - організаційно-розпорядчі (накази, розпорядження, вказівки, доручення) дозволяють проведення операцій, та інформація, що міститься в них, не відображається в облікових регістрах;
• - виправдувальні (накладні, вимоги, прибуткові ордери тощо. буд.) відбивають факт здійснення операції, інформація, що міститься у яких, записується в облікові регістри. Існує ціла низка документів, які поєднують у собі дозвільний та виправдувальний характер (витратні касові ордери, платіжні відомості на виплату заробітної плати), дані, що містяться в них, заносяться до облікових реєстрів;
• - документи бухгалтерського оформлення складають у бухгалтерії на підставі розпорядчих чи виправдувальних документів для узагальнення бухгалтерських записів, такими документами є бухгалтерські довідки, розрахунки накладних витрат, розробні таблиці
• - комбіновані документи одночасно виконують функції розпорядчих та виправдувальних та бухгалтерського оформлення. Наприклад, накладна на відпустку матеріальних цінностей містить розпорядження відпустити матеріали зі складу в цех, а також оформлення фактичної їхньої видачі та ін.

За способом відображення операцій документи поділяються на разові та накопичувальні.

Разові документи застосовуються лише одного разу для відображення окремої операції або кількох операцій, що одночасно здійснюються. Після оформлення разовий документ надходить у бухгалтерію і є основою для відображення у бухгалтерському обліку. Наприклад, прибуткові та видаткові касові ордери, розрахунково-платіжні відомості тощо.

Накопичувальні документи складаються протягом певного періоду (тиждень, декада, місяць) для відображення однорідних операцій, що повторюються, які записуються в них у міру здійснення. Наприкінці періоду підраховуються підсумки за показниками, які використовуються облікових записів. До накопичувальним документамвідносяться лімітно - парканні карти, двотижневі або місячні вбрання і т.д.

За місцем складання документи бувають внутрішніми та зовнішніми.

Внутрішнідокументи складаються для підприємства для відображення внутрішніх операцій. Наприклад, касові прибуткові та видаткові ордери, накладні, акти, розрахунково-платіжні відомості тощо.

Зовнішнідокументи заповнюються поза межами даного підприємства, надходять у оформленому вигляді. Наприклад, рахунки-фактури, виписки банку, товарно-транспортні накладні та ін.

По порядку складання документи бувають первинними та зведеними.

Первиннідокументи складаються на кожну окрему операцію на момент її здійснення. Наприклад, прибутковий касовий ордер, платіжні доручення, акти на списання основних засобів тощо.

Зведенідокументи оформляються з урахуванням раніше складених первинних документів. Їхнє застосування полегшує контроль однорідних операцій. Вони можуть бути виконавчими, бухгалтерськими та комбінованими. Наприклад, авансові та касові звіти, групувальні та накопичувальні відомості. Зокрема, авансовий звіт, будучи комбінованим, виконує функції документа виправдувального та бухгалтерського оформлення. У ньому дається повна характеристика розрахунків із підзвітними особами: залишок чи перевитрата попереднього авансу, розмір даного авансу, витрачена сума, залишок та дата його внесення до каси чи перевитрати та дата його відшкодування підприємством. Крім того, в авансовому відліку передбачено опис виробничих витрат за рахунками після перевірки та затвердження звіту. На звороті звіту дається перелік окремих витрат та їх виправдувальних документів.

По порядку заповнення документи можна класифікувати складені вручну і з допомогою обчислювальної техніки.

Документи, складені ручним шляхом,заповнюються вручну або на друкарській машинці.

Документи, що виконуються за допомогою обчислювальної техніки,автоматично реєструють інформацію про виробничі операції у момент їх здійснення.

Приймання, перевірка та бухгалтерська обробка документів. Документи, що надійшли в бухгалтерію, піддаються обробці для підготовки їх до записів у регістри бухгалтерського обліку. Основним етапом бухгалтерської обробки документів в організації є перевірка документів, що надійшли по суті, за формою, арифметично.

При перевірці документів по суті необхідно встановити законність, правильність та доцільність досконалої господарської операції. Відповідно до чинного порядку ведення бухгалтерського обліку первинні документи щодо господарських операцій, що суперечать законодавству та встановленому порядку прийому, зберігання та витрачання коштів, товарно - матеріальних та інших цінностей, до виконання не повинні прийматися. У разі надходження до бухгалтерії таких первинних документів головний бухгалтер повинен повідомити керівника організації про незаконність конкретної господарської операції.

Попередній контроль здійснює бухгалтерія під час складання документів. Він є важливим і тому, що більшість документів складають матеріально відповідальні особи, а не працівники бухгалтерії.

Перевірка формою дозволяє переконатися, що з оформлення конкретної господарської операції використали бланк відповідної форми, всі цифри чітко проставлені, зміст операції, і всі реквізити відбито.

Після цього бухгалтер проводить арифметичну перевірку, яка зводиться до перевірки правильності арифметичних обчислень та підрахунків, таксування документів. Таксування виконується шляхом збільшення кількості на ціну. Арифметична перевірка дозволяє контролювати арифметичні підрахунки підсумків, правильність відображення кількісних та вартісних показників.

Після перевірки бухгалтер опрацьовує документи. Контування документів полягає у визначенні рахунків, на які слід записати за дебетом та кредитом оформлені в документах господарські операції.

Основними напрямками вдосконалення документації є уніфікація та стандартизація .

Первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені формою, що міститься в альбомі уніфікованих форм первинної облікової документації.

Уніфікація форм первинної облікової документації має велике значення для вдосконалення обліку, оскільки встановлює та закріплює єдині вимоги до документування господарської діяльності організацій, систематизує облік, виключає з обігу застарілі та довільні форми, сприяє раціональній організації обліку.

Уніфіковані документи- це типові документи, затверджені в установленому порядку та призначені для оформлення однорідних операцій в організаціях з різною формою власності та різними галузевими особливостями.

Стандартизація -встановлення однакових, стандартних розмірів для типових документів, що дозволяє скоротити витрату паперу виготовлення документів, спрощує їх обробку і зберігання.