Господарські операції підприємств оформлюються документами первинного обліку. Запис провадиться в момент здійснення операції або відразу після її закінчення. Підприємства заповнюють первинні форми суцільним способом шляхом документування всіх об'єктів і операцій.

Документи ведуться на паперовому носіїабо в електронному виглядіз наступним виведенням їх на паперовий носій. Якщо електронна форма засвідчена підписом, паперовий носій є копією. Після 19 червня 2015 року дозволено електронний документообіг між підприємствами, які мають взаємну домовленість.

Визначення та поняття даної документації

Під первинними документами розуміють форми, на підставі яких враховують:

• Прийом та видачу ТМЦ, грошових коштів, інших активів, що беруть участь у веденні діяльності.
• Оформлення приходу основних засобів.
• Видача підзвітних коштів, цінних паперів, засобів оплати праці
• Оформлення наданих послуг, виконаних робіт.
• Ведення кадрового обліку.
• Інші дії та операції діяльності підприємства.

Про те, що таке первинні бухгалтерські документи, дивіться у наступному відеоматеріалі:

Законодавче регулювання питання та основні правила оформлення

Порядок оформлення та ведення первинної документаціїрегулюються законом «Про бухгалтерський облік».

До складу інформації на документах необхідно належати відповідально. Документи лежать в основі бухгалтерської звітностіта оподаткування.

Форми мають юридичну силу за наявності обов'язкових реквізитів:

• Найменування форми.
• Дата складання.
• Дані економічного суб'єкта.
• Зміст операції.
• Натуральне та вартісне вираження факту господарської діяльності.
• Дані особи, які засвідчили документ.
• Підпис відповідальної особи.

Відсутність будь-якого реквізиту не дозволяє застосувати документ в обліку. Дані первинного обліку мають бути документально підтверджені та економічно виправдані.

При складанні форм працівники підприємств можуть припуститися помилок і неточностей.

Допускається виправлення помилкового записув наступному порядку:

• Перекреслення неправильного тексту. Помилкові дані мають бути доступними для читання.
• Внесення поруч правильного запису та коментарями: «Вірно» або «Виправленому вірити».
• Проставлення дати виправлення.
• Засвідчення тексту підписом із розшифровкою даних особи, яка внесла виправлення.

У зв'язку з можливістю заповнення одного бланка в машинописному та ручному вигляді, виправлення можуть виконуватись і в документах, роздрукованих з використанням спеціалізованих програм.

Первинні документи можуть матинекоректні форми виконання у вигляді:

• Відсутність друку. У зв'язку з внесенням припущення про можливість оформлення документації без використання печатки підприємство може видавати форми без відбитка. Для запобігання претензіям з боку податкових органів право необхідно закріпити у локальних внутрішніх актах та договорах.
• Факсимільний підпис. Право на застосування факсиміле необхідно узгоджувати з партнерами. Податкові органи не приймають факсимільних документів.
• Підписів осіб, які не вказані у наказах. Цю помилку можна виправити, що вказують на право підпису документів особами, що становлять форми.

За відсутність документів бухгалтерського облікуабо використання форм, складених із недостатніми даними та які використовуються у оподаткуванні, накладається штраф згідно зі ст. 120 НК РФ.

Якщо Ви ще не зареєстрували організацію, то найпростішеце зробити за допомогою онлайн сервісів, які допоможуть безкоштовно сформувати всі необхідні документи: Якщо у Вас вже є організація, і Ви думаєте над тим, як полегшити та автоматизувати бухгалтерський облік та звітність, то на допомогу приходять наступні онлайн-сервіси, які повністю замінять бухгалтера на Вашому підприємстві та зекономлять багато грошей та часу. Вся звітність формується автоматично, підписується електронним підписомта відправляється автоматично онлайн. Він ідеально підходить для ІП або ТОВ на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все відбувається в кілька кліків, без черг та стресів. Спробуйте і Ви здивуєтесяЯк це стало просто!

Особливості складання форм

Компанія може використовувати уніфіковані форми або розробити самостійно.

Перелік застосовуваних документів затвердженийу додатку до облікової політики підприємства.

Не допускаєтьсясамостійно розробляти документи для ведення:

1. Касовий облік.
2. Розрахунків із використанням техніки ККМ.
3. Транспортні перевезення.

Інші документи, розроблені міністерствами для вузькоспеціалізованого використання, не замінюються. Наприклад, не змінюються підприємствами бланки стандартного зразка, затверджені Мінтрансавтом.

Практика показує, що підприємства переважно використовують бланки уніфікованих форм. При розробці компанією самостійно бланків обліку дотримується порядок дій:

• Увімкнення обов'язкових реквізитів.
• Твердження бланків у порядку документообігу, встановленому обліковою політикою.
• Інформування ІФНС щодо застосування бланків.
• Погодження форм документів з партнерами та додаток бланків до договору. Для партнерів, які використовують форми для розрахунку податків, необхідно мати підтвердження законності та юридичної сили документів.

Види використовуваних формзалежить від профілю діяльності підприємства.

Що входить до переліку даних документів

Форми первинного обліку групуються за видами операцій.

Підприємства в обліку використовують:

Значна група первинних документів варта ведення кадрового обліку.

Термін зберігання

Підприємство має забезпечити збереження документів первинного бухгалтерського обліку протягом 5 років. Форми можуть бути потрібні для уточнення даних та для підтвердження правильності ведення обліку, сплати податків до бюджету під час перевірки.

Винятки становлять форми, що підтверджують виплати заробітної платиспівробітникам. Картки обліку, накази з кадрів, відомості зберігаються протягом 75 років.

Зберігання здійснює підприємство чи міський архів.

Нюанси обігу даних документів викладені у наступному відеосюжеті:

У федеральному законі 402-ФЗ «Про бухоблік» описані всі бухгалтерські та первинні документи. Вони потрібні переважно для податкової — як документи, які підтверджують понесені вами витрати та правильність визначення податкової бази.

Первинні документи слід зберігати 4 роки. Протягом цього часу податкова може будь-якої миті їх запросити для перевірки вас чи ваших контрагентів. «Первинка» також використовується у судових процесах при суперечках із контрагентами.

Документи первинного обліку складаються на момент здійснення господарських операційі свідчать про їхнє вчинення. Список документів, що супроводжують ту чи іншу угоду, залежно від типу правочину може бути різним. Підготовкою всіх потрібних первинних документів, зазвичай, займається постачальник. Особливу увагупотрібно приділяти тим документам, які виникають у ході угод, де ви покупець, тому що це ваші витрати, і тому ви більш зацікавлені у дотриманні букви закону, ніж ваш постачальник.

Поділ первинних документів на стадії бізнесу

Усі угоди можна поділити на 3 етапи:

Етап 1. Ви домовляєтесь про умови угоди

Результатом будуть:

• договір;
• рахунок на оплату.

Етап 2. Відбувається оплата за угодою

Підтверджують оплату:

витяг з розрахункового рахунку, якщо оплата була безготівкою, або шляхом еквайрингу, або через платіжні системи, де гроші перераховуються з вашого розрахункового рахунку;

• касові чеки, квитанції до прибуткових касових ордерів, бланки суворої звітності - якщо оплата здійснювалася готівкою. У більшості випадків такий спосіб оплати використовують ваші співробітники, коли беруть гроші під звіт. Розрахунки між організаціями рідко бувають у формі готівки.

Етап 3. Отримання товару чи послуги

Обов'язково потрібно підтвердити, що товар справді отримано, а послугу надано. Без цього податкова не дозволить зменшувати податок на витрачені гроші. Підтверджують одержання:

• товарна накладна - для товарів;
• товарний чек - зазвичай видається в пару до касового чека, або якщо товар продає ІП;
• акт виконаних робіт/наданих послуг.

Обов'язкові первинні документи

Незважаючи на варіативність угод, є список обов'язкових документів, які оформлюються для будь-якого виду правочину:

• договір;
• рахунок;
• бланки суворої звітності, касовий, товарний чек;
• накладна;
• акт виконаних робіт (наданих послуг).

Договір

З клієнтом під час здійснення угоди укладається договір, у якому уточнюються всі деталі майбутніх господарських операцій: порядок розрахунків, відвантаження товару, терміни виконання робіт чи умови надання послуг.

У договорі регламентуються правничий та обов'язки сторін. В ідеалі кожна угода повинна супроводжуватись окремим договором на постачання товарів чи послуг. Однак при тривалій співпраці та здійсненні однотипних операцій можна укласти один загальний договір. Договір оформляється у двох примірниках з відбитками печаток та підписами кожної із сторін.

Для деяких угод не потрібна письмова форма договору. Скажімо, договір купівлі-продажу з отримання покупцем касового чи товарного чека є укладеним.

Рахунок на оплату

Рахунок на оплату – це угода, відповідно до якої постачальник фіксує ціну на свої товари чи послуги.

Покупець приймає умови угоди, здійснюючи відповідну оплату. Форму рахунки на оплату суворо не регламентовано, тому кожна компанія має право розробити власну форму цього документа. У рахунку можна прописати умови угоди: терміни, повідомлення про передоплату, порядок оплати та постачання та інше.

Відповідно до статті 9-ФЗ «Про бухгалтерський облік», наявність підпису директора чи головного бухгалтера та друку необов'язкові для цього документа. Але ними не варто нехтувати, щоб уникнути питань з боку контрагентів та держави. Рахунок не дозволяє висунути постачальнику вимоги — він лише фіксує ціну товару чи послуги. У цьому за покупцем залишається декларація про вимогу повернення коштів у разі необгрунтованого збагачення постачальника.

Платіжні документи: касові чеки, бланки суворої звітності (БСО)

Ця група первинних документів дозволяє підтвердити факт оплати товарів або послуг, що купуються.

До платіжних документів належать товарні та касові чеки, БСО, платіжні вимоги та доручення. Доручення покупець може отримати у банку, здійснивши оплату безготівковим платежем. Чек касовий чи товарний покупець отримує від постачальника під час оплати готівкою.

Товарна накладна або товарний чек

Товарні чеки, як ми вже говорили вище, оформляються під час продажу товару фізособам або самими фізособами.

Накладні використовуються переважно юрособами для оформлення відпустки/продажу товарів чи товарно-матеріальних цінностей та подальшого оприбуткування їх клієнтом.

Оформляти накладну слід у двох примірниках. Перший залишається у постачальника як документ, що підтверджує факт передачі товарів, а другий примірник передається покупцю.

Дані у накладній мають збігатися з цифрами у рахунку-фактурі.

Уповноважена особа, яка відповідає за відпустку товару, має поставити у накладний свій підпис та печатку організації. Сторона, яка приймає товар, також зобов'язана поставити розпис та завірити його печаткою у товарній накладній. Застосування факсимільного підпису допускається, але це має бути зафіксовано у договорі.

Акт наданих послуг (виконаних робіт)

— це двосторонній первинний документ, який підтверджує факт укладання угоди, вартість та строки виконання послуг чи робіт.

Акт видається виконавцем своєму клієнту за результатами надання послуг або виконаних робіт. Цей первинний документ підтверджує відповідність наданих послуг (виконаних робіт) умовам укладеного договору.

Рахунок-фактура

Рахунок-фактура — документ, який потрібний виключно для того, щоб контролювати рух ПДВ. Рахунки-фактури зазвичай оформлюються в пару до товарних накладних чи актів. Трапляються рахунки-фактури на виплачений аванс.

Цей первинний документ є строго регламентованим. Він містить:

• інформацію про суми коштів;
• фактурну частину.

Рахунок-фактура — це основа прийняття пред'явлених сум ПДВ до відрахування. Його мають виписувати всі підприємства-платники ПДВ.

Останнім часом популярним є УПД — універсальний передавальний документ. Цей документ замінює пару накладної + рахунок-фактура або акт + рахунок-фактура.

Ведіть бізнес у зручному онлайн-сервісі для розрахунку зарплати та відправки звітності до ФНП, ПФР та ФСС. Сервіс автоматично формує первинні документи та УПД.

Вступ

Кожному російському бухгалтеру відомо, наскільки важливим є правильне та своєчасне оформлення первинних бухгалтерських документів, без яких ведення бухгалтерського обліку та нарахування податків просто неможливе. Для торговельного підприємства, Що має справу з великою кількістю товарно-матеріальних цінностей, а отже, і документів, ефективна організація документообігу є особливо актуальною. Відповідно до пункту 1 статті 9 Закону РФ "Про бухгалтерський облік" від 21 листопада 1996 N 129-ФЗ (далі - Закон "Про бухгалтерський облік") всі господарські операції, що проводяться організацією, повинні оформлятися виправдувальними документами. Ці документи є первинними обліковими документами, виходячи з яких ведеться бухгалтерський облік.

Таким чином, основними функціями первинних документів є:

1. Обґрунтування правомірності відображення господарської операції на рахунках бухгалтерського обліку.

2. Доказ правильності та достовірності визначення бази оподаткуваннядля нарахування податкових платежів до бюджету та позабюджетних фондів.

3. Контроль надходженням, рухом і вибуттям товарно-матеріальних цінностей, коштів та іншого майна підприємства, і навіть майнових прав.

Основні правила документообігу у торгових організаціях

Порядок оформлення первинних документів

Усе бухгалтерські операціїоформлюються виправдувальними первинними документами. Від того, чи правильно оформлено первинний документ, залежить правомірність відображення господарської операції на рахунках бухгалтерського обліку. Відповідно до пункту 2 статті 9 Закону "Про бухгалтерський облік" первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені за формою, що міститься в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, а документи, форма яких не передбачена у цих альбомах, повинні містити такі обов'язкові реквізити:

1) найменування документа;

2) дату складання документа;

3) найменування організації, від імені якої складено документ;

5) вимірювачі господарської операції у натуральному та грошовому вираженні;

6) найменування посад осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;

7) особисті підписи вказаних осіб.

Вилучення окремих реквізитів з уніфікованих форм не допускається.

Момент створення первинних документів

Первинний обліковий документ повинен бути складений у момент здійснення операції, а якщо це не є можливим – безпосередньо після її закінчення. При реалізації товарів, продукції, робіт та послуг із застосуванням контрольно-касових машин допускається складання первинного облікового документа не рідше одного разу на день після його закінчення на підставі касових чеків (п.15 Положення щодо ведення бухгалтерського обліку).

Внесення виправлень до первинних документів

Відповідно до пункту 16 Положення з ведення бухгалтерського обліку, внесення виправлень до касових та банківські документине допускається. До інших первинних облікових документів виправлення можуть вноситися лише за погодженням з особами, які склали та підписали ці документи, що має бути підтверджено підписами тих самих осіб, із зазначенням дати внесення виправлень.

Помилки в первинних документах, створених вручну (за винятком касових та банківських), виправляються наступним чином: закреслюється неправильний текст або суми та надписується над закресленим виправленим текстом або сумою. Закреслення робиться однією рисою так, щоб можна було прочитати виправлене. Виправлення помилки у первинному документі має бути обумовлено написом "виправлено", підтверджено підписом осіб, які підписали документ, а також

Облікові регістри

Регістри бухгалтерського обліку призначені для систематизації та накопичення інформації, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах, для відображення на рахунках бухгалтерського обліку та у бухгалтерській звітності.

Регістри бухгалтерського обліку ведуться у спеціальних книгах (журналах), з використанням спеціалізованих програм (1: С), з подальшим зберіганням документів як в електронному вигляді, так і в друкованому. Правильність відображення господарських операцій у регістрах бухгалтерського обліку забезпечують особи, які склали та підписали їх.

Система облікових регістрів вибирається підприємством самостійно залежно від специфіки діяльності та від величини підприємства.

Термін зберігання первинних облікових документів

Організації зобов'язані зберігати первинні облікові документи, регістри бухгалтерського обліку та бухгалтерську звітність протягом термінів, які встановлюються відповідно до правил організації державної архівної справи, але не менше п'яти років.

Відповідальність за організацію зберігання облікових документів, регістрів бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності несе керівник організації.

Уся первинна документація є підтвердженням фінансової діяльностікомпанії. Ці документи бухгалтерії насамперед вимагатимуть під час перевірки контролюючі органи. Тому до ведення та зберігання таких паперів висуваються підвищені вимоги.

Первинна документація, або як її називають бухгалтера-віртуози, первинка, є доказом фінансових справ підприємства. Більш того, володіючи юридичною силою, ці папери здатні або допомогти компанії в спірних питанняхабо підставити їй підніжку. Ось ці документи: договір, рахунок, платіжні документи, товарна накладна, рахунок-фактура, товарний чек та інші.

Форми первинних документів уніфіковано. При необхідності форму вносять додаткові рядки, але при цьому зберігаючи основні.Це вказується в Положенні по веденню бухобліку та бухобліку в РФ (Наказ Мінфіну Росії від 29.07.1998 № 34 н (в ред. Від 26.03.2007 № 26н). Виняток становлять бланки по веденню касових операцій(Постановою Держкомстату Росії від 24.03.1999 № 20).

Усі зміни та доповнення, що вносяться до типового бланку, затверджуються наказом керівника компанії.

Організація самостійно розробляє форми первинних документів, якщо у каталозі уніфікованих форм немає необхідного бланку. Обов'язкова умова: такі форми мають містити необхідні реквізити.

1. Як називається документ.
2. Коли складено.
3. Дані про організацію, що становить документ.
4. Вказати, що включає у собі конкретна господарська операція при цьому документа, вартість операції (фінансове чи натуральне выражение).
5. Перерахування відповідальних за складання документа осіб під обов'язковий підпис.

Перераховані вище реквізити згадуються у ФЗ «Про бухгалтерський облік».

Усі первинні документи мають своєчасно передаватися до бухгалтерії. Дотримання хронології внесення відомостей - одна з основних умов грамотного обліку.

Для зручного веденняобліку вся первинка класифікується на групи - таблиця:

І ще один вдалий винахід бухгалтерської служби – графік документообігу. Зверніть увагу: форма графіка має бути відображена в облікової політикиорганізації.

Графік документообігу

У відповідних рядках та стовпцях відображаються дані переміщеннях звітних документів. Величезний плюс цього графіка – всі видані документи знаходяться під контролем. Головне, не забувати вносити відповідні записи.

Заповнюємо за правилами

Почнемо з того, що первинка, що здається в бухгалтерію, обов'язково має бути перевірена. Що перевіряти:

1. Обсяг заповнення (всі необхідні рядки та розділи заповнюються).
2. Правильність заповнення (внесені дані повинні відповідати місцю внесення, суперечності даних неприпустимі).
3. Достовірність відомостей (перевірка математичних процесів, звірка з супровідними документами).

Перевірений документ підлягає внесенню до реєстрів бухобліку.

Порада: для уникнення помилки повторного відображення документа в бухобліку варто зробити таке. На зворотному боці бланка зазначається дата та реєстраційний номер у реєстрі.

Як треба заповнювати первинні документи бухгалтерського обліку у 2017 році

• Усі записи, які робляться у первинних облікових документах, повинні мати довгий термінбезпеки.
• Допускається використання паперових документів поряд з електронними, обов'язково підписаними цифровим підписом ( Федеральний закон 402-ФЗ від 06.12.2011).
• Використання друку обов'язково на документах, де для цього відведено місце.

З 07.04.2015 право працювати без круглого друку отримали акціонерні товариствата товариства з обмеженою відповідальністю (Федеральний закон 82-ФЗ від 06.04.2015) Перевірте, що написано у Статуті щодо використання друку. Якщо компанія продовжить використовувати друк, то вносити зміни до Статуту не потрібно. Строк внесення таких змін до Статуту компанії не обумовлено законом. Але затягувати із змінами не варто, щоб не внести масу протиріч у фінансові документи.

• Зіставлення фінансових та натуральних показників. Необов'язково вказувати обидва одночасно, достатньо одного (Федеральний закон 402-ФЗ). Буває, що зручніше вказувати один показник (наприклад, при переміщенні матеріалів всередині компанії використовується натуральний показник). В акті прийому-здачі послуг зручніше вказати лише вартісні відомості, але для уникнення непорозумінь додатково перераховують види послуг.
• Наявність підпису відповідальної особи. У законі РФ нічого не сказано про факсимільний підпис на первинних документах. У листі ФНП РФ №3–1.11.469 від 23.09.2008 розглянуто позицію податкової служби щодо факсиміле на документах.
• Валюта, де складено документ. Основна грошова одиниця- карбованець. Навіть коли умови договору говорять про умовні одиниці. Тому що всі операції в бухобліку оцінюються в рублях (ФЗ 402-ФЗ від 06.12.2011). Ніхто не забороняє вносити додаткові графи із зазначенням сум у валюті, але графа із зазначенням суми у рублях має бути обов'язково. Інакше є ризик зняття видатків та відрахувань ПДВ.

Перелік первинних документів

Договір

Поняття «договір» регулюється ст. 420 ЦК України. Договір являє собою угоду про виникнення (зміну) або припинення прав та обов'язків між сторонами. Кожна із сторін зобов'язана уважно ознайомитися з умовами договору. За згодою ставиться підпис та друк кожної із сторін. Договір як первинний документ має повноцінну юридичну силу, кожна зі сторін має мати один підписаний екземпляр. Усі моменти, передбачені змістом, повинні виконуватися учасниками договору відповідно до взятих зобов'язань. Спірні ситуаціївирішуються або мирним шляхом, або за допомогою судового розгляду.

І ще один момент. Не для всіх ситуацій укладання договору – це визнання взаємних прав та обов'язків. Отриманий при купівлі товару чи послуги чек визнається тим самим договором.

Рахунок

Отриманий від продавця товару чи послуги рахунок на оплату належить до первинних бухгалтерських документів. З суми, зазначеної у рахунку, покупець здійснює оплату. У платіжних документівбажане посилання на цей документ (наприклад, у платіжку є фраза «оплата за рахунком №35/7 від 31 січня 2017 року»). Не виключені ситуації, коли довести, що оплата здійснювалася саме за конкретним рахунком, буде складно.

Для покупця товару (послуги) цей рахунок є своєрідним гарантом, що продавець протягом обумовленого терміну (1–5 днів) не змінить фіксовану ціну. Термін дії рахунку на оплату прописується продавцем. Протягом встановленого терміну покупець здійснює оплату.

Рахунок на оплату

Якщо оплата з ряду причин не представляється можливою (наприклад, неполадки з комп'ютерною мережею бухгалтерії, фінансові накладки), то доцільно оповістити продавця про ситуацію, бажано заздалегідь. Можливо, що дату рахунку змінять, а умови покупки залишаться незмінними.

Платіжні документи

Цей вид бухгалтерських документів включає: чеки на оплату (товарні, касові), платіжні доручення, Платіжні вимоги.

При покупці товару (послуг) за готівку з каси організації обов'язково варто зберегти касовий чек і передати до бухгалтерії.

Касовий чек

Якщо в чеку не вказано, за що провадиться оплата готівкою, то в обов'язковому порядкудо касового чека прикладається товарний чек. У ньому проводиться опис придбаного товару (послуг), вказується в якій кількості та за яку ціну здійснено оплату. На товарному чеку ставиться печатка продавця, підпис відповідальної за реалізацію товарів (послуг) особи.

Товарний чек без касового чека визнається первинним документом, оскільки ІП має право працювати без ККТ (з обов'язковою умовоювидачі товарного чека).

Товарний чек, виданий ІП без застосування ККТ

Це зазначено у законі РФ 54-ФЗ «Про застосування контрольно-касової технікипри здійсненні готівкових грошових розрахунків та розрахунків з використанням платіжних карток»(актуально у 2017 році).

При розрахунку за товар (послугу) між юридичними особамиЧерез розрахунковий рахунок оформляється товарна накладна.

Товарна накладна

Кожна зі сторін оформляється за зразком (обов'язково наявність підпису відповідальних осіб та друку). Грошові суми, зазначені у товарній накладній та у счёт-фактурі, повинні збігатися. В окремих випадках зручно використовувати факсимільний підпис, цей факт обов'язково варто прописати у договорі на постачання товару (послуг).

При оплаті за виставленим рахунком за товар (послугу) через розрахунковий рахунок оформляється платіжне доручення.

Платіжне доручення

Це уніфікована формадокумента, що заповнюється найчастіше на комп'ютерної техніки. Підготовлену до оплати платіжку можна передати до банку на паперовому носії, або за допомогою спеціальної банківської програми «Клінт-Банк» (що набагато швидше). Перед відправкою необхідно перевірити всі реквізити одержувача платежу, щоб уникнути непорозумінь, особливо якщо з контрагентом працюєте вперше. Уважно заповнюйте інформацію про те, за що сплачуєте. Незайвим буде докладний описз обов'язковим зазначенням реквізитів рахунку (дата, номер).

Платіжна вимога - це первинний документ, у якому кредитор вимагає від боржника повернути борг через банк.

Платіжна вимога

Є вимога безакцептна: у цьому випадку гроші списуються з рахунку боржника автоматично. Акцептна вимога має на увазі наявність акцепту боржника. Однак, у договорі можуть бути прописані умови повернення боргу, що утворився, в цьому випадку повернення боргу через банк здійснюється без акцепту.

Бланк рахунок-фактури застосовується у випадках, коли ведеться облік ПДВ.

Рахунок-фактура

Оформлюють їх до товарних накладних, актів. Виплата авансу за договором – також привід для оформлення рахунків-фактури. Вирахування ПДВ провадиться за доданими до накладних та рахунків-фактур. Не зайвим буде згадати, що всі платники ПДВ зобов'язані виписувати рахунок-фактури. Заповнювати бланки набагато зручніше за допомогою автоматизованих програм.

Вносимо зміни

У касові та банківські документи вносити зміни суворо заборонено (ст.9 ФЗ РФ «Про бухоблік»).

В інші первинні документи внесення змін допустиме, але за умови, що всі учасники господарської операції в курсі поправок, що вносяться. Поінформованість про поправки серед учасників підтверджується їх підписами із зазначенням дати внесення змін.

Виправлення вноситься так: акуратно тонкою рисою закреслюється неправильний запис у документі. У цьому закреслене чітко читається. Зверху над виправленням чи поруч вноситься правильний варіант запису. Поруч із закресленим, або там, де є достатньо вільного місця, робиться напис «Виправленому вірити». Вказується П.І.Б. особи, яка внесла зміни, дата та підпис.

Скільки років зберігати документацію бухгалтерії

Місце зберігання

Оптимальне місце для зберігання первинки – архів. Важливо правильно підготувати документи для здачі в архів:

• Сортування у хронологічному порядку.
• Комплектація за видами.
• Переплетення та підшивка документів у папки.
• Оформлення супровідної довідки.

Важливо забезпечити безпеку бухгалтерських регістріввід самовільних виправлень. Виправлення помилок дозволено вносити лише офіційним шляхом, за підписом особи, яка внесла поправку. До відома, саме у регістрах накопичуються відомості про прийняті до бухобліку первинні документи.

Чи не обійшлося тут і без комерційної таємниці: вміст регістрів їй і є. Розголошення відомостей про вміст переслідується законом РФ.

Тривалість зберігання

Федеральним законом РФ «Про бухобліку» (ст. 17), а також архівним законодавством (наказом Мінкультури РФ від 25 серпня 2010 № 558) передбачений термін зберігання документів компанії. Для первинних облікових документівцей термін – не менше 5 років.

Термін зберігання починають відраховувати з 1 січня року, наступного за роком поміщення документа до архіву.

Якщо організацією порушено термін зберігання первинки, то перевіряючі органи вправі накласти штрафні санкції (стаття 120 НК РФ). Розмір штрафу від 10 тис. до 40 тис. рублів, залежно від рівня порушення.

До речі, актуальними для перевірки податковими органами будуть документи лише трирічної давності. За відсутність первинки старшого періоду оштрафувати за статтею 120 НК РФ перевіряючі немає права.

Бухгалтерська служба підприємства має як вести грамотний облік первинних документів, а й забезпечити їх безпеку. Тільки у такому разі претензії податкових служб виявляться необґрунтованими.

Первинні бухгалтерські документи мають важливе значенняне лише у питаннях обліку, а й щодо податкового законодавства, зокрема визначення обсягу зобов'язань. Тому відповідальному за складання первинної документації дуже важливо знати всі нюанси ведення обліку, а крім того, розуміти їхню класифікацію для спрощення роботи.

Що таке первинні документи бухгалтерського обліку

Первинними прийнято вважати ті документи, які реєструють певні господарські дії, які вже здійснені. Залишити запис у бухгалтерському обліку та внести його до регістру можна виключно за наявності документації первинного обліку. Вона вважається невід'ємною частиною системи керування підприємством. Виходячи з цього можна сміливо стверджувати, що первинні документи бухгалтерського обліку - це документальне підтвердження здійснених угод, пов'язаних з господарською діяльністю суб'єкта і який приніс якийсь економічний ефект.

Класифікація

Усі моменти, що стосуються питання щодо первинки, підпорядковуються положенням та нормам 402-ФЗ. У нормативі зазначено, що дані довідки потрібні при взаємодії з податковими структурамияк підтвердження правильності розрахунків. А це означає, що у податківців не виникне жодних нарікань щодо процесу визначення бази оподаткування.

Відповідно до чинних регламентів, первинна документація підлягає обов'язковому зберіганню протягом 4-х років. У цей період податківці можуть будь-якої миті запросити документи для вивчення та перевірки. Крім того, первинна документація часто виступає як доказова база в судових позовах.

Слід зазначити, що у законодавчому рівні не закріплені конкретні форми первинної документації. за даному питаннюу господарюючого суб'єкта з'являється можливість вибору того варіанта, який задовольнить його запити і буде хорошим підмогою у подальшій роботі.

Первинні документи бухгалтерського обліку: список

Як правило, повний списокдовідок, виконують основні функції, залишається незмінним і затверджується на рівні. На даний момент до цієї категорії відносять:

1. Договору.Вони обумовлюються конкретні умови угоди, відповідальність сторін і фінансові питання. У цілому нині, тут вказуються всі умови, які так чи інакше стосуються проведеної угоді. Зазначимо, що з деяких операцій письмова форма договору не є обов'язковою. Так, з моменту отримання покупцем товарного чека, правочин визнається укладеним.
2. Рахунки.За допомогою документів цього типу покупець підтверджує готовність оплатити товар (послугу) продавця. Крім того, в рахунках можуть бути представлені додаткові умовиугоди та зафіксовані конкретні розцінки, які продавець встановлює на свою продукцію та послуги. Якщо з якихось причин покупця не влаштує поданий йому товар (послуга), на підставі рахунку він має право вимагати повернення коштів.
3. Товарна накладна.У ній відображається повний переліквсіх товарів чи матеріалів, що передаються. Накладна має бути складена у кількох варіантах залежно кількості учасників угоди.
4. Акт прийому-передачі.Він складається за підсумками за підсумками надання послуги як підтвердження того, що результат праці відповідає раніше заявленим критеріям і повністю схвалений стороною, що приймає.
5. Розрахункові відомості.Вони відображаються всі питання, пов'язані з розрахунком з найманим персоналом з праці. Причому тут має бути відображена вся інформація щодо премій, доплат та інших механізмів фінансового стимулювання працівників.
6. Акти приймання-передачі № ОС-1.Цей тип документації використовується для фіксації будь-яких заходів, пов'язаних із введенням або виведенням основних засобів.
7. Касові документи, до яких належать прибуткові та видаткові касові ордери, а крім того, касова книга. Вони містяться відомості щодо фінансових, проведених у межах реалізації, різноманітних угодах.

Класифікація

Види первинних документів у бухгалтерському обліку досить різноманітні і насамперед залежать від конкретної мети використання документа в найближчому майбутньому. Однак найпопулярніша класифікаційна ознака полягає у поділі первинної документації на внутрішню та зовнішню.

Внутрішній документ є власністю компанії та випускається нею для вирішення певних питань. Він складається фахівцями фірми та поширює свою дію виключно в межах юрисдикції цієї фірми. Таким чином, зазначена категорія складається з тих документів, які необхідні для ефективного господарювання в рамках однієї компанії. У той же час, якщо документ надходить на фірму з боку або складається фахівцями компанії і згодом передається іншим юрособам ( податковим органам, клієнтам і т. д.), то він буде визнаний як зовнішній.

У свою чергу, внутрішні документи також мають свої класифікаційні ознаки, які дають змогу згрупувати їх у три категорії:

1. Розпорядчі (організаційні).У них вказується інформація, яка має бути донесена до відома співробітників компанії, структурних підрозділівта філій та їх керівників. За їх допомогою компанія віддає певні розпорядження, які мають ретельно виконуватися. До цієї групи можна віднести різноманітні накази, розпорядження та багато іншого.
2. Виконавчі (виправдувальні), у яких спочатку відображаються факти, що підтверджують проведення певних операцій господарського призначеннята їх завершення.
3. Документи бухгалтерського оформленняЦя категорія є узагальнюючою і необхідна систематизації відомостей, які у інших паперах та його подальшого збору на єдиний документ.

За певних обставин документація може бути комбінованою. До цієї групи можна віднести ті папери, які можуть одночасно містити в собі ключові ознаки організаційної та виправдувальної документації. Найяскравішими прикладами тут є різні касові ордери, вимоги, авансова звітність та багато іншого.

Облікові регістри та їх класифікація

При вчиненні будь-якої угоди готується первинна документація. Як тільки вона повністю оформлена, всі відомості, зазначені в ній, мають бути продубльовані у відповідний обліковий регістр. А він є своєрідним носієм, що акумулює основну інформацію по угоді. Відштовхуючись від суті регістру, можна назвати кілька класифікаційних ознак. Наприклад, на вигляд регістри постають перед користувачами у вигляді книг, простих листів і облікових карт.

Виходячи з механізмів ведення регістру можна виділити ще 3 групи:

1. Хронологічні, в яких всі події, що відбулися, вказуються зі суворим дотриманням тимчасових рамок. Тобто спочатку потрібно вказати ті операції, які відбулися раніше і таке інше. Подібні регістри найбільш складні, тому що в них міститься величезний масив інформації, і досить часто можна не врахувати будь-яку дію.
2. Систематичні,у яких спочатку всі угоди вносяться у вигляді економічних показників. Таким чином, регістри даного типу відображають економічний ефект від господарських угод, що відбулися, і аналізують показники витрат і доходів. Найяскравішим прикладом систематичного регістру є касова книга.
3. Комбіновані, які мають основні ознаки як систематичних, і хронологічних регістрів.

Зміст первинної документації

У багатьох користувачів виникає питання, що відноситься до первинних документів бухгалтерського обліку, і які вимоги до них пред'являються. На законодавчому рівні закріплено кілька положень, які встановлюють, що у документах первинного подружжя обов'язково мають бути певні відомості. Зокрема, відповідно до п.2 ст.9 ФЗ-402, первинна документація має містити таку інформацію:

• Назва документу;
• Дата складання;
• відомості про особу, яка склала зазначений документ (повне найменування підприємства);
• суть господарської діяльності, пов'язаної з цим документом;
• фінансові розрахунки щодо угоди, що відбулася;
• підписи посадових осіб, несучих відповідальністьза угоду, та його ініціали.

Зразок первинного бухгалтерського документа

Правила оформлення документів

Законодавець встановлює певні правила оформлення документів первинного обліку. Так, однією з ключових вимог вважається акуратність та відсутність будь-яких граматичних та пунктуаційних помилок та друкарських помилок. Якщо податкова службавиявить певні недоліки, порушнику доведеться знову переробляти документ, а при повторному порушенні можна потрапити на штрафні санкції. Загалом з цього питання слід звернути пильну увагу на такі рекомендації:

1. Допускається використання кулькових та чорнильних ручок, спеціальної обчислювальної техніки та комп'ютерів.
2. Складання можна розпочинати тоді, коли передбачається проведення деяких господарських операцій, які треба буде відобразити. При цьому у виняткових ситуаціях цілком допускається оформлення документа після завершення правочину.
3. Усі розрахункові дані мають бути відображені як у числовій формі, так і в письмовій. Таким чином, біля кожної цифри має стояти пропис.
4. Вкрай важливо заповнити всі реквізити, вказані на бланку. Якщо з якихось причин відомостей немає, не можна залишати порожній рядок. У ній має з'явитися прочерк.

Якщо не дотримуватись цих рекомендацій, можна зіткнутися зі значними труднощами. Так, якщо податкова служба під час перевірки визнає документ некоректним, з'являться сумніви щодо правильності проведених розрахунків та визначення податкової бази.

Якщо з якихось причин необхідно внести певні коригування, в жодному разі не можна користуватися коректорами та штрихуванням, оскільки вони неприпустимі. Виправлення можна зробити такими способами:

1. Контурне виправлення. Якщо вказано неправильні відомості, їх необхідно перекреслити тонкою лінією, а поруч вказати правильні дані. При цьому обов'язково на місці кожного такого виправлення має стояти виноска "Виправленому вірити"із зазначенням дати виправлення та підпису посадової особи, яка внесла виправлення. Однак зазначимо, що у випадку з документами, що відображають надходження та витрачання коштів, такий спосіб буде недоцільним.
2. Додатковий запис. Цей метод застосовують у тих ситуаціях, коли сумарні значення угод оформляються із значно зниженими показниками. Щоб не складати документ по-новому, можна зробити додаткові проводки на суми в поточному періоді або наступним за ним.
3. Сторнування. Неправильний запис виправляється із застосуванням негативних значень. Усі невірно зазначені відомості повторюються червоним чорнилом, а поруч вказуються правильні записи.

Первинка може складатися як у письмовій, так і в електронної форми. Останнім часом багато компаній дублюють відомості та складають як паперові, так і електронні версії. Перші надалі використовуються для внутрішніх інтересів, а ось електронні копії передаються на перевірку до ФНП на вимогу.

Можна зробити кілька висновків. Держава не затверджує жодних обов'язкових форм для первинної документації, що надає суб'єктам господарювання право самостійного визначення форми документа, яка надалі використовуватиметься на практиці. Відразу після оформлення документа всі дані з нього мають бути перенесені в обліковий регістр.