Расчет командировочных расходов и взаиморасчеты с подотчетным лицом. Что входит в суточные командировочные расходы — как их оформить

За время нахождения штатного сотрудника в командировке за ним сохраняется средний заработок (ст.167 ТК РФ)

начисление зарплаты в размере среднего заработка сотруднику за время командировки отражается проводкой:

Дебет 20 (08, 10, 25, 26, 28, 44, 91) Кредит 70 - начислена зарплата в размере среднего заработка за время командировки.

Помимо среднего заработка, организация компенсирует сотруднику командировочные расходы (суточные, расходы на проживание, стоимость проезда и т.д.) (ст.168 ТК РФ). Порядок отражения в бухучете командировочных расходов зависит от цели командировки. Цель командировки определяется по служебному заданию. С учетом особенностей служебного задания сумму расходов, указанных в утвержденном авансовом отчете, следует отразить проводкой:

Дебет 08 (10) Кредит 71 - если командировка была связана с приобретением внеоборотных активов или материально-производственных запасов;

Дебет 20 (25, 26) Кредит 71 - если командировка была связана с основной деятельностью производственной организации;

Дебет 44 Кредит 71 - если командировка была связана со сбытом готовой продукции или основной деятельностью торговой организации;

Дебет 28 Кредит 71 - если командировка была связана с возвратом и транспортировкой бракованной продукции;

Дебет 91-2 Кредит 71 - если командировка была связана с получением прочих доходов (носила непроизводственный характер).

При оплате командировочных расходов организацией, а не сотрудником (например, безналичная оплата услуг гостиницы, проездных билетов и т.д.) в бухучете делается проводка:

Дебет 76 (60) Кредит 51 - оплачены услуги гостиницы, проездные билеты и т.д. для сотрудника, направленного в командировку.

После утверждения авансового отчета сотрудника расходы на командировку списываются проводкой:

Дебет 26 (20, 25, 44) Кредит 76 (60) - списаны расходы на командировку.

Если организация приобретает для командированного сотрудника проездные билеты, то учесть их нужно на субсчете 50-3 «Денежные документы» (Инструкция к плану счетов):

Дебет 50-3 Кредит 76 (60) - приобретен проездной билет сотруднику, направленному в командировку;

Дебет 71 Кредит 50-3 - выдан проездной билет сотруднику, направленному в командировку.

После утверждения авансового отчета сотрудника стоимость использованного проездного билета списывается на расходы:

Дебет 26 (20, 25, 44) Кредит 71 - списана на расходы стоимость проездного билета, использованного сотрудником в командировке.

Такой порядок отражения командировочных расходов основан на положениях п. 5 и 7 ПБУ 10/99, а также Инструкции к плану счетов (счета 71, 50-3).

На практике возникает вопрос, как отразить в бухучете приобретение командированному сотруднику электронного билета к месту командировки (обратно), если компания не получает маршрут/квитанцию, оформленную на бланке строгой отчетности.

В целом электронный билет представляет собой документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира и багажа, в котором информация о перевозке представлена в электронно-цифровой форме. Такое определение содержится в приказах Минтранса России от 8 ноября 2006 г. № 134 и от 23 июля 2007 г. № 102. Таким образом, электронный билет не является бумажным документом. Поэтому в отличие от билетов в бумажной форме учесть его в кассе организации в составе денежных документов невозможно (Инструкция к плану счетов).

Покупку электронного билета следует отразить в бухучете как обычную оплату услуг сторонней организации (например, авиакомпании):

Дебет 76 (60) Кредит 51 - оплачен электронный билет, приобретенный для сотрудника, направленного в командировку (на основании платежного поручения).

После того как сотрудник предъявит документы, подтверждающие поездку (например, распечатку электронного билета, посадочный талон, маршрут /квитанцию), следует списать стоимость электронного билета на затраты (п. 5 и 7 ПБУ 10/99). В бухучете это отражается проводкой:

Дебет 26 (20, 25, 44) Кредит 76 (60) - отнесена стоимость проездного билета на расходы организации.

На практике также возникает вопрос, как отразить в бухучете командировочные расходы (в т.ч. оплату времени нахождения в командировке по среднему заработку) сотрудника, выполнявшего задание по заключению договоров на будущий год

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит. С одной стороны, если сотрудник отправлен в командировку для заключения договора, это обычные командировочные расходы организации (расходы по обычным видам деятельности) (п. 5 и 7 ПБУ 10/99). Сотрудник выполняет свои обязанности, определенные его служебным заданием. Расходы относятся к периоду, в котором состоялась командировка, т.е. условие списания затрат в бухучете соблюдено (п.18 ПБУ 10/99). Поэтому правомерны такие проводки:

Дебет 20 (44, 25, 26) Кредит 71 (76, 60) - учтены командировочные расходы сотрудника;

Дебет 20 (44, 25, 26) Кредит 70 - начислена зарплата в размере среднего заработка сотруднику за время командировки.

Подтверждает изложенный подход письмо УМНС России по г. Москве от 27 февраля 2001 г. №03-12/9748. Однако с другой стороны, порядок отражения в бухучете командировочных расходов зависит от цели командировки. Поскольку цель командировки - заключение договора на будущий год, то командировочные расходы относятся к будущим отчетным периодам. Поэтому они должны отражаться на счете 97 «Расходы будущих периодов» (Инструкция к плану счетов). Начать списывать их на себестоимость можно с момента вступления в силу заключенного договора равномерно в течение срока его действия (п. 65 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности). Так полностью соблюдается условие о соответствии понесенных расходов полученным доходам (п. 19 ПБУ 10/99). В бухучете это отражается так:

Дебет 97 Кредит 71 (76, 60), 70 - учтены в составе расходов будущих периодов командировочные расходы сотрудника, средний заработок за время командировки;

Дебет 20 (44, 25, 26) Кредит 97 - списана часть затрат на текущие расходы (с момента начала действия договора).

Таким образом, оба подхода соответствуют законодательству, и организация может выбрать один из них.

Далее отметим, что суммы НДС по командировочным расходам должны быть выделены в счетах-фактурах, бланках строгой отчетности и проездных документах (п. 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. №914). Если командировочные расходы уменьшат налогооблагаемую прибыль, то НДС списывается проводками:

Дебет 19 Кредит 71 (76, 60) - учтен НДС по командировочным расходам;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 - принят к вычету НДС по командировочным расходам.

Сумму НДС по расходам, которые не уменьшают налогооблагаемую прибыль, принять к вычету нельзя (п. 7 ст. 171 НК РФ), ее следует списать проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 19 - списан НДС по расходам непроизводственного характера.

Рассмотрим пример отражения в бухучете командировочных расходов. Так в период с 17 по 19 марта 2010 г. начальник отдела снабжения ООО «Вега» был в служебной командировке в г. Москве. Цель командировки - заключение договоров на поставку материалов. 20 марта 2010 г. руководитель организации утвердил авансовый отчет, представленный начальником отдела снабжения.

К авансовому отчету приложены:

Счет гостиницы на сумму 9440 руб. (в счете указано, что стоимость услуг включает в себя НДС, но сумма налога не выделена);

Два авиабилета на общую сумму 11800 руб. (в билетах сумма НДС - 1800 руб. - выделена отдельной строкой).

За время нахождения в командировке сотруднику положены суточные в размере 700 руб. в сутки (согласно приказу руководителя компании).

В результате в бухучете ООО «Вега» сделаны следующие записи:

Дебет 26 Кредит 71 - 2100 руб. (700 руб. х 3 дня) - отражены суточные;

Дебет 26 Кредит 71 - 8000 руб. (9440 руб. - (9440 руб. × 18/118)) - включена в расходы стоимость проживания сотрудника в гостинице;

Дебет 19 Кредит 71 - 1440 руб. (9440 руб. - 8000 руб.) - выделен расчетным путем НДС со стоимости услуг по проживанию в гостинице;

Дебет 91-2 Кредит 19 - 1440 руб. - списана сумма НДС по командировочным расходам, не подтвержденная документально;

Дебет 26 Кредит 71 - 10000 руб. - отнесена на расходы стоимость проезда;

Командировка – это рабочая поездка сотрудника по распоряжению руководства. Все расходы на проезд, проживание и питание работника организация должна взять на себя. В этой статье мы рассмотрим проводки по командировочным и суточным расходам.

Типовые проводки по суточным и командировочным

Для покрытия всех расходов в командировке сотруднику :

• Дебет Кредит 50 () .

Если после командировки деньги остаются, их необходимо вернуть в кассу:

• Дебет 50 Кредит .

В случае, когда работник, наоборот, потратил еще и свои личные деньги, организация при наличии соответствующих доказательств должна компенсировать их:

• Дебет Кредит 50 .

По всем расходам в командировке работник должен отчитаться. Для этого он составляет авансовый отчет, к которому он прикладывает все квитанции, билеты, чеки и иные документы, подтверждающие затраты.

Если расходы сотрудника, даже при наличии документов, будут не целесообразными, организация может их не принять. В этой ситуации работник должен будет вернуть деньги.

Если в расходных документах есть счет-фактуры с выделенным НДС, его можно принять к вычету:

• Дебет 68 НДС Кредит 19 .

Когда организация часть расходов оплачивает с расчетного счета, то делают запись:

• по дебету 76 счета и кредиту .

Поступление билетов, приобретенных для сотрудника, отражают проводкой:

• Дебет 50.3 Кредит 76 .

Выдачу сотруднику:

• по дебету 71 и кредиту 50.3 .

Помимо командировочных – на оплату проживания, проезда, сотруднику выдают суточные – на питание. Это нормируемые в налоговом учете расходы фирмы, на которые она может уменьшить прибыль. Для командировок по России такая норма – 700 руб. в день, за границу – 2100 руб. Если выдать сотруднику суммы, превышающие эти лимиты, то придется удержать НДФЛ.

Пример проводок

Сотрудник направлен в командировку на 6 дней. Билеты куплены организацией в авиакомпании. Их стоимость 31 270 руб. Расходы в командировке на оплату гостинцы составили 13 000 руб. (НДС 1983 руб.), на использование общественного транспорта – 250 руб., – 3000 руб. Суточные выданы в размере 4200 руб. и командировочные, в размере 12 000 руб.

Проводки:

Если при возвращении у сотрудника остается часть выданного аванса, то он возвращает оставшиеся денежные средства предприятию в кассу с оформлением .

Если выданного аванса сотруднику не хватило и были потрачены его собственные денежные средства, то организация возмещает понесенные расходы свыше выданного аванса, при этом оформляется .

Проводки по расходам свыше выданного аванса

Командировочные расходы в зависимости от цели командировки относятся на соответствующие счета бухгалтерского учета. Затраты, связанные с культурными и развлекательными мероприятиями, учитываются в качестве внереализационных расходов.

Если по произведенным расходам выделяется и есть подтверждающие документы с выделенным в отдельной строке НДС (счет-фактуры, ), то этот НДС можно отнести на счет 19 и затем направить его к вычету (при условии, что эти расходы относятся к расходам, уменьшающим налоговую базу при ).

Проводки по бухучету командировочных расходов

Какие-то расходы, понесенные работником, работодатель может не принять, в этом случае эти затраты должен возместить работник из своей (при этом нужно помнить, что из зарплаты работника можно удержать сумму не свыше 20% от величины среднего заработка), либо путем внесения денежных средств в кассу предприятия или на расчетный счет.

Если какие-то затраты оплачивает сам работодатель с расчетного счета (например, оплата билетов или проживания в гостинице), то выполняется проводки:

Если работодатель приобретает билет на проезд работника самостоятельно, то он учитывается на субсчете 3 счета 50 «Касса». При этом выполняются следующие проводки:

Пример учета командировочных расходов

Проводки бухучета командировочных расходов:

Командировка – это выезд работника в другой населенный пункт для выполнения определенного служебного задания по поручению руководства. Как правильно оформить командировку? Разберем последовательно этапы оформления командировки: документы, которые нужно заполнить, отражение необходимых бухгалтерских проводок, правильный учет командировочных расходов.

Оформление документов

Одним из важных моментов правильного оформления командировки – это заполнение необходимых командировочных документов. К ним относятся:

• приказ на командировку Т-9, Т-9а – скачать образец заполнения можно ;

Изменения с 2015 год: оформлять командировочное удостоверение и служебное задание больше не нужно. Подробности читайте .

Первым делом нужно заполнить служебное задание, в котором необходимо отразить информацию о сотруднике, направляемом в поездку, о задачах, которые ему поставлены. Разработана унифицированная форма Т-10а, которой и стоит воспользоваться при оформлении служебного задания. Заполняет его, как правило, непосредственный руководитель командируемого сотрудника.

Далее на основании этого задания должен быть составлен приказ на командировку, на основании которого уже будут заполняться остальные документы. Для заполнения можно воспользоваться существующими формами Т-9 для одного работника и Т-9а, если в командировку направляется несколько работников. Данный приказ утверждает, кто отправляется на выполнение служебного задания, дату отъезда командируемого из организации, продолжительность поездки, а также место назначение.

Также в обязательном порядке оформляются авансовый отчет по форме АО-1 и командировочное удостоверение Т-10. Первый позволит отчитаться сотруднику по произведенным в связи с командировкой расходам, при этом к заполненному авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие затраты командируемого. Второй документ позволит подтвердить нахождение работника по месту назначения, так как содержит подписи и печати тех организаций, в которых командируемый побывал.

Ответственно подойдите к оформлению командировочных документов, особенно последних двух, ведь именно они помогут принять к учету произведенные затраты и учесть их при расчете налога на прибыль.

На период командировки за работником сохранятся средний заработок – .

Продолжительность командировки

Продолжительность командировки может быть от одного дня и до тех пор, пока не будет выполнена работником поставленная задача. Существующие нормативные документы на сегодняшний день никаким образом не ограничивают длительность командировки. При этом первый день командировки – это день выезда за пределы территории нахождения работодателя до 00.00 местного времени. Последний день командировки – это день возвращения до 00.00 местного времени. То есть если работник уехал 5 ноября в 23.00, а вернулся 7 ноября в час ночи, то длительность командировки принимается равной 3-м дням.

Учет расходов

К командировочным расходам относятся:

• суточные;
• оплата за проживание;
• транспортные расходы;
• прочие расходы, связанные с командировкой и разрешенные работодателем.

Выезжая из организации, работник получает определенную сумму денег на расходы. Эта сумма отражается в авансовом отчете, после своего возвращения работник должен будет отчитаться о реальных своих тратах и вернуть остатки выданной суммы в кассу (если деньги останутся), либо, если расходы превысят выданную сумму, то получить деньги, потраченные сверх выданной суммы, из кассы организации.

Суточные

Суточные – это фиксированная величина, которая выдается работнику в сутки, в связи с нахождение вне места его проживания и позволяет компенсировать дополнительные расходы.

Максимальный и минимальный размер суточных нормативными документами не ограничен. Организация самостоятельно устанавливает величину суточных, которую планирует выплачивать работника при направлении в командировку, и фиксирует ее в коллективном договоре, образец которого можно скачать , или в локальных актах организации.

В законодательных документах по поводу суточных расходов устанавливается только допустимые нормы, в пределах которых суточные не облагаются НДФЛ. Для командировок по России не облагаются подоходным налогом суточные в пределах 700 руб., для командировок за пределы РФ – 2500 руб. Зачастую именно эти величины и используют организации для выплаты суточных своим работникам. О командировке за границу читайте в .

На самом деле, заплатить можно и больше, только с величины суточных сверх предельных сумм придется удержать НДФЛ.

Документом, на основании которого выплачиваются суточные, выступает командировочное удостоверение, в котором указано, когда работник покинул организацию и когда вернулся.

Проживание

Работник для проживания может снять номер в гостинице либо же снять квартиру. В любом случае свои расходы на проживания он должен подтвердить соответствующими документами.

Если номер в гостинице оплачивается наличными, то должен присутствовать гостиничный или фискальный чек, если безналичными – акт, счет-фактура, гостиничный чек. Если номер бронируется заранее, то стоимость брони также включается в расходы на проживание. Дополнительные расходы, произведенные работником в гостинице (сауна, бассейн, массаж, обслуживание номера, питание в ресторане и т.д.), в качестве затрат на проживание не принимаются.

Если для проживания снимается квартира, то должен быть заключен договор аренды жилого помещения, если эта квартира снимается организацией для работника. Если же сотрудник самостоятельно снимает квартиру, то следует заключать договор найма жилья. Чем отличается договор аренды от договора найма?

Транспорт

Если на крупных предприятиях, имеющих большой штат юридических и бухгалтерских сотрудников, проблем с учетом командировочных расходов и правильным их налогообложением не возникает, то среди представителей малого бизнеса, частных предпринимателей, постоянно возникают вопросы по этой теме, начиная с того, что подразумевается под понятием командировка, и какие расходы следует считать командировочными…

Независимо от рода деятельности и формы собственности предприятия, будь то государственная организация или частная компания, они должны осуществлять контроль за учетом командировочных расходов в смете, как это устанавливает глава 24 Трудового кодекса Российской Федерации:

Основными подзаконными актами, регламентирующими эти понятия на основе Трудового кодекса РФ, являются:

1. Постановление Правительства РФ от 1З октября 2008 г. № 749
«Об особенностях направления работников в служебные командировки» с изменениями и дополнениями от 25 марта и 14 мая 201З г.

Не знаете, ? Только у нас — цели, виды, задачи, правила составления и требования к оформлению бизнес-планов.

• приказом о направлении работника в командировку;
• служебным заданием и отчетом о его выполнении;
• проездными документами, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения;
• счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования.

Законодательство ограничивает длительность командировки на территории РФ сроком 40 календарных суток, исключая время, затраченное на дорогу. Особыми случаями считаются командировки для выполнения строительных, монтажных или наладочных работ, которые ограничиваются сроком до 1 года. Для заграничных командировок ограничение по сроку командировки не устанавливается, однако по истечении 60 дней выплаты производятся по нормативам, установленным для сотрудников госучреждений РФ, находящихся на иностранной территории.

Иные расходы

К прочим расходам, относятся затраты, произведенные работником с ведома работодателя и непосредственно связанные с выполнением командировочного задания и не предусмотренные другими статьями расходов. Это может быть оплата услуг по переводу, как текстовому, так и синхронному, копированию материалов, стоимости входных билетов на мероприятия, связанные с выполнением задания и т. п.

В случае загранкомандировки к таким видам расходов добавляются расходы на:

• оформление заграничного паспорта, въездной визы и иных документов,
• консульские и аэродромные сборы,
• сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта,
• оформление обязательной медицинской страховки,
• другие платежи и сборы.

Расчет и оплата командировочных расходов

По возвращении из командировки работник обязан в трехдневный срок предоставить в бухгалтерию финансовый отчет о командировочных расходах, на основании которого будет сделан их перерасчет с учетом выданного аванса, косвенных и дополнительных расходов, связанных с выполнением командировочного задания и уплатой необходимых налогов и взносов.

На основании табеля учета рабочего времени, утвержденного работодателем, производится расчет заработной платы работника за дни командировки с учетом реально затраченного времени, в том числе выходных дней, отработанных работником ввиду производственной необходимости, которые должны быть оплачены в двойном размере или компенсированы предоставлением дополнительного выходного дня. Все такие случаи должны быть заранее согласованы с работодателем. К ним относятся также и случаи нахождения работника в пути к месту командировки и обратно в выходные дни.

Налогообложение командировочных расходов

Компенсации и выплаты	Удержание НДФЛ	Начисление страховых взносов	Включение в расходы для уменьшения налога на прибыль
Средний заработок за период командировки
Суточные	Свыше 700 р./сутки на территории РФ Свыше 2500 р./сутки за границей РФ		Да, в полном объеме
Расходы на проезд			Да, в полном объеме
Расходы на проживание			Да, в полном объеме

Вычет НДС по командировочным расходам

НДС по командировочным расходам принимается к вычету при наличии следующих документов:

• счет-фактуры гостиницы, где проживал работник во время командировки, с указанием суммы НДС и документов, подтверждающих фактическую оплату расходов на проживание, за исключением затрат на дополнительные услуги;
• билетов, или других проездных документов, в которых сумма НДС выделена отдельной строкой. НДС на оплату за пользование постельными принадлежностями учитываются при предоставлении отдельного счета-фактуры.

Все вычеты НДС производятся только в случае, если командировка происходила на территории РФ.

Нормы командировочных расходов за границей

Ко всем вышеуказанным нормативам по командировочным расходам при выполнении служебного задания за границами РФ необходимо отметить еще некоторые пункты.

1. Аванс, получаемый работником на командировочные расходы, исходя из расчета длительности командировки, должен выдаваться в иностранной валюте за предполагаемое время пребывания за рубежом, а на время проезда к границам РФ и при возвращении - в рублях.

2. При возвращении работника в РФ дата пересечения им государственной границы включается в рублевую оплату командировочных расходов на один день из расчета 700 р./день.

3. Если принимающая сторона обязуется обеспечить работника на своей территории иностранной валютой для покрытия его расходов, то суточные в валюте ему не выплачиваются.

4. Если принимающая сторона не оплачивает расходы работника в валюте, а предоставляет ему питание и проживание, то суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 30% от нормативных.

Эти нормы принимаются как рекомендуемые, а не обязательные и могут значительно отличаться от приведенных, если это установлено внутренней документацией предприятия. При этом для бухгалтерского и налогового учета будет приниматься в расчет сумма, установленная Коллективным договором или другим внутренним нормативным актом.

Отменят ли в 2014 году командировочные удостоверения?

Уже достаточно долго обсуждается вопрос об отмене командировочных удостоверений, которые представляют собой документ об убытии и прибытии, дублирующий действие других документов и усложняющий документооборот, а для финансовых и налоговых органов не имеющий принципиального значения. Ведь для работодателя важен фактический результат работы, выполненной работником во время командировки, а не отметки об убытии и прибытии.

Однако, этот документ предусмотрен в законах и нормативных актах Минтруда. Для разрешения этого вопроса Агентство стратегических инициатив предлагает применение дорожной карты как замены командировочному удостоверению. Она позволила бы заменить бумажный документооборот электронным. Остается только ждать решения соответствующих органов.