Бухучет инфо. В каких случаях документы не совпадают с оборотами в кассовой книге Обороты по документам и проводкам
Сама форма кассовой книги № КО-4 приведена в постановлении Госкомстата России от 18.08.98 № 88.
Такую ошибку как «Обороты по документам не совпадают» можно увидеть в кассовой книге КО-4 практически во всех версиях программы 1С — 7.7, 8.3, 8.2. В статье расскажем из-за чего возникает проблема и как ее решить на примере 1С Бухгалтерии 3.0
Когда документы не совпадают с оборотами в кассовой книге
Причина в том, что кассовая книга в программе 1С строится на основании Документов — приходных и расходных кассовых ордеров. Но в момент формирования отчета программа сверяет сведения из документов с данными бухгалтерских проводок. В некоторых случаях возможны расхождения между этими данными.
Чтобы проверить это и исправить, в 1С Бухгалтерия 3.0 нужно найти в кассовой книге документы за этот день и проверить проводки по ним. Для этого достаточно кликнуть в списке двойным кликом на интересующий документ.
В документе видно, что его проводки корректировались вручную. Нажмем кнопку «Дт Кт» что бы попасть в проводки.
На примере видно, что в документе сумма выплат 500 евро, а в проводках у нас были ручные корректировки и сумма стала 1000. Если мы снимем галку «Ручная корректировка», то проводки вернутся к стандартным и программа перестанет выдавать данное сообщение.
Если корректировок нет, чаще всего проблема в дублировании проводок. Проверьте следующее:
При снятии денег из банка в программах на базе 1С 8 не следует делать документ «Списание с расчетного счета», достаточно сделать приходный кассовый ордер. Он делает сразу проводку 50.01 — 51. Это одно из отличий 7.7 и 8.3.
Не выписан РКО на зарплатную ведомость.
Некоторые документы, кроме РКО и ПКО могут попадать в обороты по счету 50.01.
Какие документы подшиваются в кассовую книгу
В кассовую книгу подшиваются следующие кассовые документы: вкладной лист кассовой книги, отчет кассира, приходный кассовый ордер и расходный кассовый ордер.
Подшивку на практике делают по порядку - по номерам ПКО, РКО, соответствующих кассовой книге.
Например у вас 2 ПКО и 3 РКО за один день. Прикрепляете их к кассовой книге за день - вот у вас комплект документов, также по следующему дню. Складываете друг на друга, по мере наполнения подшиваете, но не реже одного раза в год. Второй экземпляр кассовой книги - отчет кассира можно подшивать отдельно - снизу вверх.
Сейчас я покажу как найти причину распространённой ошибки в кассовой книге 1С:Бухгалтерии, а именно ошибку "Обороты по документам и проводкам не совпадают ". Ошибка эта встречается часто, а исправляется очень просто. Давайте посмотрим сначала, что вообще означает эта ошибка в кассовой книге 1С.
Причина возникновения ошибки "Обороты по документам и проводкам не совпадают"
Собственно, у Кассовой книги 1С есть минимум две причины, по которым выдаётся эта ошибка. Одна из них мало распространена и я укажу на неё позже. Сейчас посмотрим наиболее распространённую причину.
Вообще говоря, часто 1С выдаёт такие ошибки, что по их тексту далеко не всегда можно определить, что же именно просит исправить программа. Особенно часто такие затруднения встречаются у новичков, не имеющих сколько-нибудь существенного опыта ведения бухгалтерии в программе 1С. Много подобных "мутных" ошибок в закрытии месяца . Но указанная в заголовке ошибка кассовой книги к сложным вовсе не относится.
Как видно из текста ошибки, 1С не нравится, что суммы оборотов по проводкам бухгалтерского регистра и проведённым документам отличаются. Отличие может быть на миллион рублей или всего на одну копейку — разницы нет. Поскольку речь идёт о кассовой книге, то под "документами" подразумеваются приходные и расходные кассовые ордера. Что же касается проводок, то здесь учитываются все проводки по счёту 50, которые могут быть не только в ПКО и РКО, о чём многие забывают или вообще не знают . Также не забываем, что кассовая книга при выводе ошибки указывает и дату, в которой выявлено несовпадение оборотов по проводкам и документам.
Учитывая всё вышесказанное, можно сделать вывод, что 1С анализирует наличие проводок по счёту 50 и ищет соответствующие этим проводкам ПКО и РКО. И если, к примеру, проводки есть, а документа нет, то вот тогда и выдаётся ошибка о несовпадении оборотов. Также возможен вариант, когда и проводка и документ есть, но суммы в них не совпадают. Кассовая книга начитает ругаться, и пользователь благополучно лезет в интернет...
Тут была важная часть статьи, но без JavaScript её не видно!
Всё это — наиболее распространённая причина ошибок при формировании кассовой книги. Однако, есть и вторая причина. Аналогичная по тексту ошибка показывается в том случае, если 1С обнаружит, что в некоторых днях сумма остатка по кассе оказалась меньше нуля. Ситуация, прямо скажем, маловероятная. Однако, учитывая то, что 1С Бухгалтерия допускает проведение расходных операций, в результате которых остаток в кассе может стать отрицательным, такую вероятность исключать не стоит.
Приведённая вторая причина выдачи кассовой книгой ошибки о встречается не во всех версиях 1С. Вы можете легко проверить, есть ли это в вашей версии — создайте РКО с суммой, превышающий остаток по кассе, после чего сформируйте кассовую книгу. Если 1С не будет ругаться, то значит на это не реагирует.
Как исправить эту ошибку в кассовой книге
Отрицательный остаток по кассе я тут комментировать не буду, потому что тут всё и так ясно. Займёмся причиной номер 1.
Для исправления ошибки несовпадения оборотов нужно найти на указанную кассовой книгой дату все документы с проводками по 50-му счёту и посмотреть, соответствуют ли этим проводкам ПКО/РКО; также проверить, чтобы суммы в проводках и ПКО/РКО были верными и совпадали. Если ошибка выдаётся для нескольких дат, то проверить все.
Приведу пример. Допустим, вы оформили Отчёт о розничных продажах. Сам по себе этот документ УЖЕ содержит проводку по счёту 50. Таким образом, если провести Отчёт о розничных продажах, но не создать соответствующий ему приходный кассовый ордер, то проводка по кассе будет, а вот документа (т.е. ПКО) — нет ! В таком случае обороты по проводкам и документам как раз и не совпадут на сумму имеющейся в "Отчёте..." проводки по счёту 50. Вот кассовая книга и будет об этом сообщать.
Как избежать ошибок в учёте
Стоит внимательно следить за тем, чтобы каждой проводке по кассе соответствовал ПКО/РКО. Сложного тут ничего нет.
Кстати, я привёл выше один пример операции, при котором в кассовой книге возникает ошибка "Обороты по документам и проводкам не совпадают". Есть и другие случаи, не столь очевидные. Так что не теряйте бдительности!
Рассмотрение ошибок кассовой книги входит в учебную программу курса 1С , с которым вы можете ознакомиться на сайте.
Как устранить ошибку «Обороты по документам и проводкам за - не совпадают» в программе 1С 8.3?
Такую ошибку как «Обороты по документам и проводкам за - не совпадают» можно увидеть в кассовой книге КО-4 практически во всех версиях программы 1С - 7.7, 8.3, 8.2. В статье рассазывается из-за чего возникает проблема и как её решит на примере 1С Бухгалтерии 3.0.
Причина в том, что кассовая книга в программе 1С строится на основании Документов - приходных и расходных кассовых ордеров. Но в момент формирования отчета программа сверяет сведения из документов со данными бухгалтерских проводок. В некоторых случаях возможны расхождения между этими данными.
Что бы проверить это и исправить, в 1С Бухгалтерия 3.0 нужно найти в кассовой книге документы за этот день и проверить проводки по ним. Для этого достаточно кликнуть в списке двойным кликом на интересующий документ:
В документе видно, что его проводки корректировались вручную. Нажмем кнопку «Дт Кт» что бы попасть в проводки:
На этом примере отлично видно, что в документе сумма выплат 500 евро, а в проводках у нас были ручные корректировки и сумма стала 1000. Если мы снимем галку «Ручная корректировка», то проводки вернутся к стандартным и программа перестанет выдавать данное сообщение.
Если корректировок нет, чаще всего проблема в дублировании проводок. Проверьте следующее:
- При снятии денег из банка в программах на базе 1С 8 не следует делать документ «Списание с расчетного счета», достаточно сделать приходный кассовый ордер. Он делает сразу проводку 50.01 - 51. Это одно из отличий 7.7 и 8.3.
- Не выписан РКО на зарплатную ведомость.
- Некоторые документы, кроме РКО и ПКО могут попадать в обороты по счету 50.01. Яркий пример - документ «Бухгалтерская операция» или «Отчет о розничных продажах». Это легко проверить открыв ОСВ по 50 счету.
По материалам: programmist1s.ru