Как правильно в табеле обозначается отпуск

Документ, отображающий посещаемость своего рабочего места сотрудниками на предприятии, называется табелем. Предназначен он для расчета отработанного времени, на основании которого будет начисляться заработная плата, насчитываться премии и взиматься штрафы. Существуют две установленные формы заполнения табеля – Т12 и Т13.

Чем отличаются формы

Т12 – универсальная, состоит она из двух разделов. В первом записываются все необходимые коды, во втором фиксируется расчеты с сотрудником за отработанное время. Форма Т13 предназначена для фирм и учреждений с автоматическим турникетом, который замечает время входа и выхода сотрудника, после чего данные заносятся в табель.

Правила оформления

Табель заполняет бухгалтер или отдел кадров. Состоит он из следующих элементов:

1. Титульный лист с указанным названием предприятия, когда был заведен табель, и датой окончания.
2. Второй лист, на котором фиксируется информация о сотруднике. Там же можно увидеть таблицу с расписанным количеством отработанных часов или дней. Что касается таблицы, то в ней записывается порядковый номер, личное дело и фамилия имя отчество работника. В каждую ячейку таблицы нужно проставлять количество отработанных часов или дней при условии, что смены стандартные. Нужно также учитывать и проставлять нерабочие и выходные дни. Все прогулы, опоздания и другие внештатные ситуации обозначаются соответствующими буквами и кодами. Любые отметки в табеле должны быть совершены по факту присутствия или отсутствия работника.

В табеле формы Т12 есть два раздела:

• в первом отображается отработанное время сотрудников;
• во втором отображены все расчеты с работниками.

В последнем разделе должны быть зафиксированы все выплаты и штрафы, которые назначены сотруднику.

Табель оформляется в единичном экземпляре. Документ должен быть завизирован руководителем предприятия и бухгалтером.

Обозначения

Ниже приведена таблица, в которой указано, каким образом в табеле обозначается отпуск:

Заполнять табель нужно ежедневно.

Собственные сокращения организации

Разрешается ли использовать свои сокращения? Да, разрешается. Любая организация вправе самостоятельно дополнить буквенные обозначения при необходимости.

К примеру, код «О» в табеле говорит о том, что сотрудник отсутствует на рабочем месте, так как у него очередной оплачиваемый отпуск, или «ОЖ» (декретный отпуск). Но для удобства предприятие может ввести код «КР», что будет означать перерыв на кормление ребенка, или «ДО». Это говорит об отпуске, при котором заработная плата не сохраняется. Все нововведенные обозначения в обязательном порядке закрепляются в локальном документе.

Отпуск, на который выпали праздничные дни

Если сотрудник ушел в ежегодный отпуск, который ему будет оплачен, или находится в дополнительном отпуске, и в это время выпали праздничные дни, то в табеле они обозначаются кодом «В» вместо «ОТ» или «ОД». Кодом «В» обозначаются праздничные дни. Так, в статье, согласно 120 ТК РФ, в число дней отпуска праздничные выходные дни, выпавшие на этот период, не входят.

Заполнение табеля в часах

Зачастую неоплачиваемый отпуск обозначается календарными днями. Но отпуск, который сотрудник отбывает без оплаты, может составлять и пару часов. В таких случаях табель заполняется путем обозначения двух пунктов в столбике определенного дня:

• в первом случае в табеле записываются фактически отработанные часы под буквой «Я» или числом «01»;
• во втором случае фиксируется количество отгулянных часов неоплачиваемого отпуска, для этого используется код «ДО» или «16».