Что такое первичные документы бухгалтерского учета: виды. Первичный учет Первичный учет на предприятии на примере
Введение………………………………………………………………….....3
Гл.1. Теоретические основы организации первичного учета
1.1.Сущность первичного учета, роль и значение………………………..4
1.2.Определение и классификация первичных документов……………..6
1.3.Особенности деятельности КГУ «Светлинский лесхоз» и его
учетная политика……………………………………………………....16
Гл.2.Действующая организация первичного учета на предприятии
2.1.Виды первичных документов по учету имущества организации…..20
2.2.Порядок оформления документов по расчетным операциям……….26
2.3.Организация документооборота на предприятии……………………30
Заключение…………………………………………………………………33
Список использованной литературы……………………………………...35
Федеральное агентство по рыболовству Российской Федерации
Дальневосточный государственный технический
рыбохозяйственный университет (Дальрыбвтуз)
Кафедра «Бухгалтерский учет и аудит»
Курсовая работа на тему «Организация первичного учета на предприятии»
На примере КГУ «Светлинский лесхоз»
Выполнила: Бусыгина Е.С.
Ф.И.О., группа БУ-32
Научный руководитель: Бубновская Т.В.
Владивосток.
Введние
Основой процветания любой организации является бухгалтерский учёт, вне зависимости от организационно-правовой формы организации, её структуры, строения и рода деятельности, так как основная цель бухгалтерского учёта - обеспечение аналитиков информацией необходимой для принятия решений. Эти решения касаются распределения и использования ограниченных экономических ресурсов: денег, земли, рабочей силы и т.д. От распределения и использования этих ресурсов, зависят цены, заработная плата, производство товаров и услуг, адекватность наших запасов, качество транспортных систем, а также то, какие страны процветают, а какие переживают спад. Так как фактически любое предприятие влияет на экономическую ситуацию в области, регионе, стране. И здесь не малую роль играет бухгалтерский учёт. И значит, от правильной организации бухгалтерского учёта зависит положение любой организации.
В своей курсовой работе я хочу проанализировать и разобрать, что же такое документация, какова её роль и положение в работе предприятия (организации) и каковы принципы составления документации в бухгалтерском учёте. Ведь по закону бухгалтерские документы являются своего рода оправдательными документами, имеющими юридическую силу.
Глава 1. Теоретические основы организации первичного учета.
1.1Сущность первичного учета, его роль и значение.
Документ (с лат.) - доказательство, свидетельство, а документация - это совокупность документов, с помощью которых оформляют хозяйственные операции в организациях.
Основными законами, стоящими перед бухгалтерской службой любой организации, являются:
· Формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для её использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами;
· Обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утверждёнными нормами, нормативами и сметами;
· Своевременное предупреждение негативных явлений в финансово-хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.
Выполнение этих задач напрямую зависит от полноты и своевременности отражения на счетах бухгалтерского учёта хозяйственных операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что в свою очередь является следствием документального оформления совершённых операций. От правильности его выполнения зависит достоверность учётной информации, предоставляемой бухгалтерией организации её пользователям. Поэтому в организациях процессу документирования хозяйственных операций должно уделяться большое внимание со стороны не только работников бухгалтерских служб, но и работников других структурных подразделений, так как эффективность ведения бухгалтерского учёта в организациях зависит от правильной организации работы с документами, являющимися письменным подтверждением факта совершения хозяйственных операций (их юридическая доказательность).
Документ является основой для бухгалтерских записей в регистре и может использоваться в качестве доказательств при спорах возникающих между организациями, а также юридическими и физическими лицами, их также используют органы суда и арбитража.
Если в организации не создана система организации и ведения первичного учёта, то не будет эффективно работать система управления при принятии необходимых управленческих решений.
Что касается документирования хозяйственных операций с точки зрения действующего законодательства, то согласно статье 6 Федерального Закона РФ от 21.11.96 №129-ФЗ "О бухгалтерском учёте" все хозяйственные операции должны отражаться в учёте на основании оправдательных документов. При этом первичные учётные документы могут быть приняты к учёту только в том случае, если они составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Таким образом, очевиден один из основных принципов ведения бухгалтерского учёта - хозяйственная операция, не оформленная надлежащим образом, как правовое экономическое событие места не имеет (нет объекта бухгалтерского учёта).
Кроме того, следует обратить внимание на то обстоятельство, что налоговые органы вправе привлекать к административной ответственности должностных лиц организации, виновных в ведении бухгалтерского учёта с нарушением установленного законом порядка.
Каждый документ должен содержать общие показатели. Эти показатели называют реквизитами, и они обязательны при составлении любого документа.
Реквизиты, обязательные для составления документа:
1. Название документа;
2. Дата составления документа;
5. Основание для её совершения;
6. Измерители;
7. Подписи ответственных лиц.
Установленный перечень и порядок расположения реквизитов в документе образуют его форму. Формы документов стандартны по размерам.
Кроме обязательных реквизитов принимаются и дополнительные. Дополнительные - уточняют или дополняют содержание операции
Вывод: Наиболее существенная особенность бухгалтерского учёта - это сплошное и непрерывное отражение хозяйственных операций. Это достигается при помощи документации.
Первичный учет представляет собой начальную стадию регистрации отдельных операций в первичных документах . С его помощью решаются задачи признания и оценки операций. Его объектами являются все хозяйственные операции предприятия: заготовление, приобретение, расходование материалов и других материальных ресурсов, использование топливно-энергетических ресурсов, отработанное время, остатки незавершенного производства, объем выпуска продукции, ее реализация, расчеты и т.д. Первичные документы составляютсяв момент совершения хозяйственных операций или непосредственно по их завершению. Первичный документ подтверждает юридическую силу произведенной хозяйственной операции, и на его основе производится классификация операций в учетных регистрах.
Учетные документы, которые используются на предприятиях, составляются на типовых бланках соответствующих утвержденных форм, которые содержат необходимые реквизиты. Существуют различные формы учетных документов, но в то же время в каждом учетном документе должны быть реквизиты, являющиеся обязательными для любого документа: наименование документа, дата, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции, подписи лиц, ответственных за выполнение хозяйственной операции и оформление документов. Хозяйственные операции могут отражаться на машинных носителях, на которых они должны быть соответственно защищены и должна быть обеспечена их юридическая сила.
В составлении первичных документов участвуют так или иначе все подразделения и большинство работников предприятия. Поэтому должна быть обеспечена своевременность и достоверность составления и поступления первичных документов в бухгалтерию для контроля и обработки. С этой целью разрабатывается регламент движения первичных документов на предприятии, являющийся частью системы документооборота предприятия.
Первичные документы могут быть внешними и внутренними. Внешние документы поступают со стороны (от государственных органов, банков, поставщиков, покупателей и т.д.). Эти документы составляются по определенным формам (платежные поручения, счета-фактуры и т.д.). Внутренние документы составляются непосредственно предприятием. Они бывают распорядительными, оправдательными, комбинированными и бухгалтерского оформления. Распорядительные - документы, в которых содержатся распоряжения или указания о выполнении тех или иных операций. Оправдательные документы удостоверяют факт совершения хозяйственной операции. Комбинированные это распорядительные и оправдательные одновременно. Документы бухгалтерского оформления составляются тогда, когда для записи хозяйственной операции нет специальных форм или для обобщения и обработки распорядительных и оправдательных документов. Применяемые документы делятся на разовые и накопительные. Разовые составляются на каждую хозяйственную операцию и в один прием. Накопительные составляются в течение определенного периода путем постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. В конце периода по этим документам подсчитываются итоги.
Первичная учетная бухгалтерская информация должна быть точной, ясной, понятной, своевременной и достоверной и формироваться с минимальными затратами труда и времени.
Учетные регистры
Поступившие в бухгалтерию предприятия первичные документы проверяются на законность их составления, на целесообразность отраженных в них хозяйственных операций, на правильность записей. Затем осуществляется регистрация этих документов и запись данных, которые содержатся в этих документах, на счетах бухгалтерского учета. С этой целью сведения об остатках имущества, источниках формирования этого имущества и хозяйственных операциях из соответствующих первичных документов записываются в учетные регистры.
Учетные регистры это таблицы определенной формы, построенные в соответствии с группировкой данных об имуществе и источниках его образования. Они служат для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета, то есть с их помощью решается задача классификации.
В зависимости от строения учетные регистры делятся на хронологические и систематические. В хронологических регистрах информация об операциях записывается в последовательности их совершения (журнал хозяйственных операций). В систематических регистрах хозяйственные операции группируются по некоторым установленным признакам (мемориальные ордера, журналы-ордера).
Учетные регистры ведутся в форме книг, карточек и свободных листов. Карточка предназначена для аналитического учета основных средств, материальных ценностей, персонала. Свободные листы это учетные листы большего формата (А4), с большим объемом сведений по сравнению с карточкой. Они используются для синтетического и аналитического учета или выполняют роль комбинированных регистров (ведомости, журналы-ордера, мемориальные ордера). Книги это сброшюрованные свободные листы. Они могут применяться только тогда, когда с ними работает один человек (кассовая книга, книга продаж и покупок, книга наличия материалов на складе).
Учетные регистры необходимо вести аккуратно и без подчисток. Обнаруженные ошибки исправляются путем зачеркивания тонкой чертой, чтобы можно было прочесть исправленное. Необходимо также сделать отметку об исправлении. В ряде случаев для исправления неправильных сумм составляются специальные проводки - методом красного сторно , который заключается в том, что первоначальная ошибочная запись повторяется в тех же счетах, но красными чернилами, и при суммировании результатов записи, сделанные красными чернилами, вычитаются. После этого делается правильная запись хозяйственных операций.
Порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения учетных регистров и первичных документов, исправления в них ошибок, порядок организации документооборота регламентируются помимо Закона о бухгалтерском учете также Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете.
Первичный учет представляет собой единый, повторяющийся во времени, организованный процесс сбора, измерения, регистрации, накапливания, хранения информации, а в условиях автоматизированных систем управления - ее передачи и первоначальной обработки. При этом под первоначальной обработкой информации понимается дифференцированное накапливание количественных данных по определенному комплексу признаков, характеризующих хозяйственные операции, производственные явления и процессы. Первичный учет является начальной стадией системного восприятия и регистрации отдельных операций, связанных с хозяйственными процессами и явлениями.
Для сплошного и непрерывного отражения объектов бухгалтерского учета необходимо прежде всего фиксировать каждую хозяйственную операцию. С этой целью применяется элемент метода бухгалтерского учета - документация - основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью организаций, ее первичного контроля. Каждая операция, независимо от объема и содержания, в момент ее совершения оформляется документом и является первым этапом учета.
Документ (от лат. documentum - поучительный пример, свидетельство, доказательство) представляет собой письменное доказательство, подтверждающее факт совершения хозяйственной операции, право на его совершение.
Первичный документ - это бухгалтерский документ, который составляется в момент совершения хозяйственной операции и является первым свидетельством происшедших фактов. Первичный документ подтверждает юридическую силу произведенной хозяйственной операции и устанавливает ответственность отдельных исполнителей за выполненные ими хозяйственные операции.
Документация служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, достоверность и бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля.
Документы являются средством, при помощи которого осуществляется сама финансово-хозяйственная деятельность. Они используются для оперативного руководства и управления организацией.
Документы имеют правовое значение, они используются в качестве доказательства при спорах между организациями и лицами. Только правильно и своевременно оформленные документы имеют доказательную силу в арбитраже и судебных инстанциях.
Документы имеют контрольное значение, так как дают возможность контролировать сохранность ценностей, предупреждать случаи хищения. Большое значение имеют документ при проведении документальных ревизий, аудиторских проверок финансово-хозяйственной деятельности организации. Документы используют, анализируя результаты работы организации. Именно документ является основой информационной системы организации, которая используется в управлении.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, а утверждаемые организацией документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать установленные Положением по ведению бухгалтерского учета обязательные реквизиты.
В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21.11.96 первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты :
- наименование документа;
- дату составления документа;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
- наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи должностных лиц.
В Положении по ведению бухгалтерского учета к обязательным реквизитам первичных учетных документов наряду с перечисленными отнесены также:
- код формы;
- расшифровки подписей должностных лиц, подписавших данный документ, включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники.
Отсутствие в первичном учетном документе какого-либо из обязательных реквизитов является нарушением правил ведения бухгалтерского учета и может стать причиной применения к организации финансовых санкций, так как ненадлежащим образом оформленные документы не являются подтверждением факта совершения хозяйственной операции, и следовательно, возможно утверждение, что та или иная хозяйственная операция фактически не производилась.
Как правило, организации используют следующие дополнительные реквизиты :
- номер документа;
- адрес организации;
- основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом (договор, приказ, распоряжение и т.п.);
- другие дополнительные реквизиты, необходимость которых обусловлена характером документируемых хозяйственных операций.
Для упрощения обработки учетной информации в первичных учетных документах может быть предусмотрено проставление кода хозяйственной операции.
Записи в регистрах бухгалтерского учета делаются на основании первичных учетных документов, которые должны быть составлены в момент совершения операции, а если это практически невозможно, - непосредственно после окончания операции, что связано с основным назначением первичных учетных документов - фиксацией факта совершения хозяйственной операции.
Перечень лиц, имеющих право подписывать первичные учетные документы, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. При этом документы, которыми оформляются операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или лицами, ими на то уполномоченными. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.
Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. Поэтому при обнаружении в них ошибок кассовые и банковские документы не могут приниматься к исполнению и должны быть составлены заново. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями лиц с указанием даты внесения исправлений.
При поступлении документа с исправлениями в бухгалтерию целесообразно бухгалтеру также поставить свою подпись под исправительной надписью.
Для отражения хозяйственных операций используется большое количество разнообразных документов. Для правильного применения документов их принято группировать, т.е. составлять сводные учетные документы, которые классифицируются по однородным признакам: по назначению, порядку составления, способу отражения операций, месту составления, порядку заполнения. Классификация документов представлена на рис. 9.1.
По назначению документы делятся на распорядительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления, комбинированные.
Распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции. Однако они не подтверждают факта ее осуществления, а потому основанием для учетных записей не являются. Например, приказы, платежное поручение банку на перечисление налогов и т.д.
Оправдательные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции и служат основанием в бухгалтерском учете для отражения хозяйственных операций. Например, счета, подтверждающие произведенные расходы, акты приемки-передачи основных средств и т.д.
Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии в случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет, или с целью подготовки распорядительных и оправдательных документов для отражения в бухгалтерском учете. Например, накопительные ведомости, калькуляции фактической себестоимости продукции, разные виды справок и расчетов, составленных бухгалтерией, и т.д.
Комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных и оправдательных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, накладная на отпуск материальных ценностей содержит распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической выдачи; приходно-кассовый ордер.
По порядку составления документы бывают первичными и сводными.
Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. Например, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, платежные требования, акты на списание основных средств и т.д.
Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. Например, авансовые и кассовые отчеты, группировочные и накопительные ведомости. В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции документа оправдательного и бухгалтерского оформления. В нем дается полная характеристика расчетов с подотчетными лицами, а также описание производственных расходов по счетам после проверки и утверждения отчета.
По способу отражения операций документы подразделяются на разовые и накопительные.
Разовые документы применяются лишь однажды для отражения отдельной операции или несколько одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете. Например, приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости и т.д.
Накопительные документы составляются в течение определенного периода (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. Накопительные документы отличаются от сводных тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов, является их сводкой, а накопительный представляет собой первичный документ, составленный постепенно путем накапливания операций. К накопительным документам относятся лимитно-заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т.д.
По месту составления документы бывают внутренними и внешними.
Внутренние документы составляются на предприятии для отражения внутренних операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, расчетно-платежные ведомости и т.д.
Внешние документы заполняются вне пределов данного предприятия, поступают в оформленном виде. Например, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и др.
По порядку заполнения документы можно классифицировать на составленные вручную и при помощи вычислительной техники.
Документы, составленные ручным путем , заполняются вручную или на пишущей машинке.
Документы, выполняемые с помощью вычислительной техники , автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.
Все поступившие в бухгалтерию документы подвергаются обработке для подготовки их записям в регистры бухгалтерского учета. Основным этапом бухгалтерской обработки документов в организации является проверка поступивших документов по существу, по форме и арифметически.
Понятие документооборота включает в себя составление графика прохождения документов, контроль за правильностью оформления документов и соответствующим отражением операций по счетам бухгалтерского учета.
При составлении графика должны быть соблюдены следующие требования:
- первичные учетные документы, принимаемые бухгалтерией, должны иметь все обязательные реквизиты;
- при приеме документов должна проверяться правильность арифметических вычислений;
- документы должны оформляться в соответствии с требованиями законодательных и нормативных актов (например, в накладных на получение товаров должна быть выделена сумма НДС для возможности принятия к возмещению);
- все исправления в документах должны быть заверены подписями лиц, ответственных за их составление с указанием даты исправления;
- по любой сделке должны быть представлены все необходимые документы (договор и дополнения к нему, накладная или акт о выполнении, счет-фактура, платежное поручение).
На начальном этапе составления графика документооборота главный бухгалтер определяет круг лиц, работающих с первичными документами; устанавливается контроль за правильностью оформления первичных учетных документов и отражения на их основании хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.
Главному бухгалтеру необходимо оптимизировать документооборот. При этом устанавливается:
- перечень первичных документов, применяемых на предприятии;
- кто их работников предприятия имеет право пописывать данные документы и несет ответственность за правильность их оформления и своевременность представления в бухгалтерию;
- рабочая схема действующих отделов организации;
- порядок движения каждого документа между отделами организации и крайний срок представления документов конечному потребителю информации (например, бухгалтерии);
- график движения документов внутри бухгалтерии, позволяющий своевременно организовать начисление налогов и составление бухгалтерской отчетности.
График документооборота позволяет улучшить контроль со стороны бухгалтерии за всей работой организации, т.е. повышает эффективность всей учетной работы организации.
При составлении графика документооборота учитывают требования, предъявляемые к рациональной организации документооборота: кратчайший путь движения документов, указание конкретных исполнителей, минимальные сроки прохождения по инстанциям.
Рациональная организация документооборота усиливает контрольные функции учета, ускоряет сроки составления бухгалтерской отчетности, повышает оперативность бухгалтерского учета, необходимую при управлении предприятием.
Хранение документов. Организация обязана хранить всю бухгалтерскую документацию не менее пяти лет. Для отдельных категорий первичных учетных документов (например, для документов, подтверждающих размер заработной платы работников) действующим законодательством предусмотрены более длительные сроки хранения.
Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после отчетного года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.
Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.
Содержание
Ведение
-
Первичные учетные документы и их содержание
Классификация первичных учетных документов
Стандартизация и унификация первичных документов
Документирование хозяйственных операций и документооборот
Введение
Значительная часть
российских предприятий, переживших
все экономические и политические
кризисы и катаклизмы последнего
десятилетия и, тем не менее
оставшихся на плаву, перешли к качественно
новому этапу своего развития. Накоплен
определенный опыт функционирования организаций
в условиях рыночной экономики, при этом
коренным образом изменился подход к ведению
бизнеса. Необходимость планирования,
надлежащего учета и контроля всех имеющихся
на предприятии ресурсов наряду с пониманием
того, что деятельность его должна быть
прозрачна, обусловили повышение требований
к системе, поставляющей оперативную и
достоверную информацию для принятия
решений. Однако на многих крупных промышленных
предприятиях потребности руководства
в такой информации не удовлетворяются,
что негативно сказывается на общей эффективности
управления. Первичный учет является
базой бухгалтерского учета, результаты
анализа состояния первичного учета на
70-80 % можно проецировать на всю систему
бухгалтерского учета и систему бухгалтерского
учета и систему внутреннего контроля
на предприятии.
1. Первичные учетные
документы и их содержание
Согласно принципу непрерывности
бухгалтерский учет осуществляется
непрерывно с момента организации
предприятия до его ликвидации. Все
факты хозяйственной жизни находят
сплошное и непрерывное отражение
на счетах бухгалтерского учета на
основании первичных оправдательных
документов, подтверждающих их законность
и достоверность. Первичные учетные
документы служат средством обоснования
учетных записей. Они также используются
для руководства и управления хозяйственной
деятельностью, с их помощью осуществляется
передача распоряжений от распорядителей
к исполнителям. Так, требования цехов
служат основанием для отпуска материалов
со склада, расходные кассовые ордера
- для выплаты из кассы наличных денег,
счета на отгруженные поставщиками товары
- для перечисления денежных средств с
расчетных счетов покупателей и т.д. На
основе бухгалтерских документов контролируется
правильность хозяйственных операций,
ведется текущий анализ хозяйственной
деятельности, устанавливаются причины
тех или иных хозяйственных нарушений,
т.е. документация выполняет контрольно-аналитические
функции. Документы содержат в себе как
экономическую, так и юридическую информацию.
Носителями экономической информации
они становятся в силу того, что посредством
документов осуществляется первичное
наблюдение и первичная регистрация фактов
хозяйственной жизни с дальнейшей группировкой
и обобщением их цифровых показателей
путем учетных записей в соответствующих
бухгалтерских регистрах. Носителями юридической
информации документы считаются потому,
что как материальные объекты они содержат
сведения, необходимые для получения исчерпывающего
представления о совершенном ФХЖ и обеспечения
его доказательной силы. Таким образом,
первичный учетный документ - это оформленное
в установленном порядке письменное свидетельство
о совершенном факте хозяйственной жизни,
придающее ему юридическую силу. Правильно
оформленные документы служат основанием
для записей в бухгалтерском учете и, следовательно,
выполняют роль импульса, дающего начало
учетной информации. Правилом бухгалтера
должно стать: “Нет документа - нет записи”.
Поскольку документы придают юридическую
силу ФХЖ, отражаемым в бухгалтерском
учете, то к ним предъявляются определенные
требования: точность и полнота отражения
фактов хозяйственной жизни, своевременность
составления и ясность содержания, соблюдения
установленных форм и реквизитов документов. Порядок
создания, принятия и отражения в бухгалтерском
учете, а также хранения первичных документов
определен Положением по ведению бухгалтерского
учета и бухгалтерской отчетности в Российской
Федерации. Документы состоят из отдельных
элементов, которые называются реквизитами.
В них фиксируются качественные реквизиты
или признаки и образования реквизитов
- показатели, характеризующие факты хозяйственной
жизни. Как правило, экономический показатель
представлен несколькими реквизитами-признаками
и одним реквизитом-основанием. Реквизиты
делятся на постоянные и переменные. К
постоянным относятся реквизиты, которые
в рамках предприятия никогда или длительное
время не меняются. Это наименование и
адрес предприятия, номер расчетного счета,
номер склада или цеха, табельные номера
работников и т.д. Совокупность реквизитов
документа предопределяет его форму. К
учету принимаются только правильно оформленные
документы, составленные в соответствии
с формой, принятой для данной категории
документов, в которых заполнены все реквизиты,
обеспечивающие им силу закона. Согласно
Положению о бухгалтерском учете и бухгалтерской
отчетности в РФ первичные документы должны
содержать следующие обязательные реквизиты:
-
наименование документа (формы), код формы;
дату составления;
содержание факта хозяйственной жизни;
количественную и стоимостную оценку факта хозяйственной жизни;
наименование должностных лиц, ответственных за совершение факта хозяйственной жизни и правильность его оформления, личные подписи и их расшифровки.
2. Классификация
первичных учетных документов
С целью облегчения обработки
документов, применяемых в бухгалтерском
учете и отличающихся между собой
по форме, содержанию, способу отражения
фактов хозяйственной жизни, их группируют
по однородным признакам. Такая группировка
называется классификацией первичных
документов по однородным признакам. Они
классифицируются независимо от средств
фиксации по следующим признакам:
-
назначению;
степени обобщения (порядку составления);
способу охвата фактов хозяйственной жизни;
месту составления;
количеству учетных позиций;
характеру фактов хозяйственной жизни и др.
3. Стандартизация
и унификация первичных документов
В России при существующей
единой системе учета и отчетности
с целью однозначного понимания
однородных хозяйственных операций
установлена система стандартов,
в которых определены назначение
и виды документов, требования к
их составлению и оформлению. Стандартизация
и унификация первичных документов имеют
в нашей стране давние традиции. В начале
XIX в. правительство Александра I издало
альбом первичных товарных, кассовых и
банковских документов, обязательных
на всей территории Российской Империи,
но это не повлекло практических последствий.
В условиях плановой экономики попытки
стандартизации документов имели успех
только применительно к кассовым и банковским
документам. За рубежом (например, в Японии)
универмаги при приеме товара от поставщиков
используют только стандартные накладные.
Однако в целом стремления унифицировать
первичные документы не дали и не могли
дать желаемых результатов по следующим
причинам:
-
огромная и постоянно меняющаяся номенклатура материальных ценностей и многообразие их предметных характеристик;
разнообразие типов цен (фиксируемые, меняющиеся, учетные и т.п.);
неоднородность образцов вычислительной техники;
множественность типов предприятий (объем хозяйственной деятельности, специализация);
особенности транспортировки товаров.
4. Документирование
хозяйственных операций и документооборот
Каждый факт хозяйственной
жизни, происходящий на предприятии, подлежит
документальному подтверждению. Процесс
отражения совершаемых экономическим
субъектом операций в первичных
документах принято называть документированием
хозяйственных операций. Порядок создания,
принятия к исполнению, отражения в учете,
хранения первичных документов в РФ регламентируется
Положением о документах и документообороте
в бухгалтерском учете . Первичные учетные
документы, содержащие достоверные данные,
служат основанием для записи в учетные
регистры. Организация бухгалтерского
учета на предприятии немыслима без создания
оптимальной схемы движения документов,
составленной на основе изучения управленческого
и производственного процессов. Движение
документов с момента их возникновения
(получения) до сдачи их в архив после обработки
и отражения в учете называется документооборотом.
Различают три основных потока документации:
-
документы, поступающие из других организаций (входящие);
документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
документы, создаваемые и используемые работниками внутри предприятия (внутренние).
-
идентификация во времени;
классификация в номенклатуре плана счетов (корреспонденция счетов), которую обозначают на документах.
Заключение
Бухгалтерские документы
являются письменным подтверждением на
право совершения или действительного
совершения хозяйственной операции,
ее законченности и хозяйственной
целесообразности. Ни одна хозяйственная
операция не может быть отражена в
бухгалтерском учете без подтверждения
ее бухгалтерским документом. Среди
отличительных признаков бухгалтерского
учета наиболее существенным является
его документальность. Только ему
присуще сплошное и документальное
оформление совершаемых хозяйственных
операций. Бухгалтерскими документами
оформляются любые хозяйственные операции
в той последовательности, в какой они
совершаются. Это обеспечивает сплошной,
непрерывный учет всех объектов бухгалтерского
учета; юридическое обоснование бухгалтерских
записей, которые делают на основании
документов, имеющих доказательную силу;
использование документов для текущего
контроля и оперативного руководства
хозяйственной деятельностью организаций;
контроль за сохранностью собственности,
так как документами подтверждается материальная
ответственность работников за доверенные
им ценности; укрепление законности, поскольку
документы служат основным источником
сведений для последующего контроля правильности,
целесообразности и законности каждой
хозяйственной операции при документальных
ревизиях. Этим обусловлена актуальность
данной темы.
Список используемой
литературы
Бухгалтерский учет – учебник,
Н.П. Кондраков, Москва Инфра – М,
2006
Тема 6
Учетный регистр. Правила исправления ошибок
Первичный учет. Классификация первичных документов
РЕГИСТРЫ И ФОРМА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
Тема 5
5.1. Первичный учет. Классификация первичных документов
5.2. Учетный регистр. Правила исправления ошибок
5.3 . Мемориально-ордерная и журнально-ордерная формы учета
Первичный учет представляет собой единый повторяющийся во времени организованный процесс сбора, изменения, регистрации, накапливания, хранения информации. Первичный учет – это начальная стадия системного восприятия и регистрации отдельных операций, характеризующих хоз. процессы и явления происходящие на предприятии.
Объектами первичного учета являются:
Заготовление;
Приобретение;
Расходование материальных ресурсов;
Нормирование;
Выработка рабочих-сдельщиков;
Затраты на производство;
Движение полуфабрикатов;
На стадии учетной работы первоначальные сведения о хоз. процессах и явлениях отражаются в первичных документах. Первичный документ – бухгалтерский документ, который составляется в момент совершения хоз. операций и является первым свидетельством происшедших фактов.
Первичный документ подтверждает юридическую силу произведенной хоз. операции. Он устанавливает ответственность отдельных исполнителей за выполненные ими хоз. операции. Большинство учетных бух. документов составляются на типовых бланках утвержденных форм, которые содержат необходимые реквизиты. На основании первичных документов делаются записи в учетных регистрах, журналах, книгах.
Учетные документы бывают внешние и внутренние. Внешние документы поступают на предприятие со стороны:
Из вышестоящих организаций;
Налоговой инспекции;
От учредителей, поставщиков, покупателей;
Из кредитной сферы и др. источников.
Эти документы составляются по типовым формам. Например: счет – фактура поставщика и др.
Внутренние документы составляются на предприятии. Различают следующие виды:
Распорядительные;
Оправдательные (исполнительные); -
комбинированные;
Бухгалтерского оформления.
Распорядительные – это такие документы, в которых содержатся распоряжения, указания о производстве, выполнении тех или иных хоз. операций. К ним относятся: распоряжение руководителя и уполномоченных им лиц на совершение хоз. операций.
Оправдательные или исполнительные документы удостоверяют факт совершения хоз. операции. К ним относятся приходные ордера, акты приемки материалов, акты приемки выбытия основных средств, документы о приемке рабочих, изготовленной продукции и т.д. Оправдательные документы подписывают лица, ответственные за выполнение хоз. операций и за правильность их оформления. Это могут быть начальники цехов, мастера, зав. складом и т.д. Оправдательные документы, поступающие в бухгалтерию, проверяются, а затем принимаются к учету.
Комбинированные – такие документы, которые одновременно являются распорядительными и исполнительными. К ним относятся: приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы, авансовые отчеты подотчетных лиц.
Документы бух. оформления составляются тогда, когда для записей хоз. операций нет других документов или при обобщении и обработки оправдательных и распорядительных документов. К ним относятся: справки, ведомости распределения материалов, амортизации и др.
Применяемые в Б.У. документы делятся на разовые и накопительные.
Разовые документы – первичные документы, которые оформляют каждую хоз. операцию и оформляются в 1 приём.
Накопительные документы составляют в течении определенного периода времени путем постепенного накапливания однородных хоз. операции. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям.
Например : лимитно-заборные карты на отпуск материалов со склада предприятия.
Различают так же:
Первичные документы;
Сводные документы.
Первичные документы составляются на каждую операцию в момент ее совершения.
Сводные документы составляются на основании первичных документов и являются их сводкой.
Первичные документы по сути можно разделить на 2 вида:
1) документы-основания (договора, счета, счета-фактуры, заявки на обслуживание). Они регламентируют операции с контрагентами или клиентами. Эти документы создаются в системе для увязки сопроводительных документов на движении товаров, услуг и платежных документов, а поэтому не требуют разноски по счетам;
2) сопроводительные документы (накладные, акты, складские ордера, платежные поручения и т.д.). Они сопровождают движение товаров, услуг, денежных средств. К такого рода документам могут быть созданы бух. проводки, отражающие в стоимостном выражении суть операции.
Документы-основания в большинстве относятся к оперативному учету. Сопроводительные документы имеют отношение ко всем видам учета.
Записать хоз. операцию на счетах означает отразить ее содержание в учетных регистрах.
Учетные регистры – счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источнике его формирования. Учетные регистры могут быть в виде бух. книг, карточек, ведомостей. Совокупность и расположение реквизитов в регистре определяют его форму, которая зависит от особенностей учитываемых объектов назначения регистра и способа учетной регистрации.
Учетная регистрация – запись хоз. операций в учетных регистрах. В зависимости от строения учета регистры делятся на:
Хронологические;
Систематические.
В хронологических регистрах информация о хоз. операциях записывается в последовательности их свершения.
В систематических регистрах, кроме того, хозяйственные операции группируются по установленным признакам.
Синтетический учет ведется в систематических регистрах, а аналитический – в аналитических регистрах.
Записи в учетных регистрах должны быть краткими, разборчивыми. После регистрации хоз. операций в учетном регистре на первичном документе делают отметку, что он учтен в регистре. По окончании месяца по каждой странице учетных регистров подводят итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров сопоставляют между собой путем составления оборотных ведомостей или другим способом. После утверждения годового отчета, учетные регистры группируют, переплетают, сдают на хранение в текущий архив предприятия.
Исправление ошибок в учетных регистрах осуществляют:
1) корректурным способом;
2) способом дополнительных проводок;
3) ”красное сторно”.
Корректурный способ применяется в тех случаях, когда ошибка не затрагивает корреспондирующих счетов или она быстро обнаружена и не отразилась на итогах учетных записей. Ошибочный текст или сумма зачеркивается тонкой линией, чтобы можно было прочесть зачеркнутое. Над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму. Исправление ошибок оговаривается и подтверждается в документах подписями лиц, подписавших документ, а в учетных регистрах – подписью лица производящего исправление.
Способ дополнительных проводок применяется в тех случаях, когда в бух. проводке и в учетных регистрах указано правильное корреспонденция счетов, но уменьшена сумма операций. Для исправления такой ошибки составляют дополнительную бух. проводку на разность между правильной и уменьшенной суммой операций.
Если в учетных записях указана неправильная корреспонденция счетов, то для исправления ошибок применяется способ ”красное сторно”. В начале ошибочную проводку повторяют в той же корреспонденция счетов, но запись производят красным цветом или обычны, но запись заключают в рамочку (). Неправильную проводку записывают красным в соответствующие регистры. При подсчете итогов в учетных регистрах суммы записанные красным вычитают из итога, тем самым запись аннулируется, т.е. снимается отрицательным числом. После этого составляют новую проводку с правильной корреспонденции счетов и записывают в регистры обычными чернилами. Способ ”красное сторно” применяется и в тех случаях, когда не нарушена корреспонденция счетов, но преувеличена сумма операций. Для исправления такой ошибки составляют проводку на разность между преувеличенной и правильной суммой способом ”красное сторно”. Этот способ так же используется для корректировки учетных данных по отдельным счетам.
5.3. Мемориально – ордерная и журнально-ордерная формы учета
Форма Б.У. – это совокупность различных учетных регистров с установленным порядком и способом записи в них. В РФ применяют:
Мемориально-ордерную;
Журнально-ордерную;
Упрощенную форму и их автоматизированные варианты.
Мемориально-ордерная форма применяется в нескольких вариантах, в зависимости от особенностей отрасли и типа предприятия. В ней сочетаются: книжные и карточные, разработочные и группировочные учетные регистры. Синтетический учет ведется в книгах или ведомостях. Для аналитического используются книги, ведомости, карточки. На каждую хоз. операцию или группу операций, объединенных в сводном документе, составляется мемориальный ордер. Главное содержание этого ордера – это бух. проводка, т.е. корреспонденция счетов, дата его составления и сумма хоз. операций. Мемориальный ордер может быть составлен в виде отдельных документов, а иногда место для мемориального ордера предусмотрено в бланке документа.
Большинство операций в течение месяца группируются во вспомогательных накопительных ведомостях. Затем по этим ведомостям раз в месяц составляется мемориальный ордер. Составленные мемориальные ордера записываются в хронологическом порядке в регистрационный журнал, где им присваивается порядковые номера.
Например:
Мемориальный ордер № 3
Дт 20 “Основное производство”
Кт 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда”
Бухгалтер А.А. Петров
После записи в регистрационном журнале сведений о хоз. операциях данные мемориальных ордеров записываются в Главную книгу или заменяющую ее ведомость.
В Главной книге на левой стороне счета отражаются данные о хоз. операциях по дебету, а на правой стороне счета – по кредиту. Итоги по дебету и кредиту счетов Главной книги записываются в оборотную ведомость. Обороты по дебету и кредиту синтетических счетов сверяются с оборотом в журнале регистраций мемориальных ордеров. Баланс и отчетность предприятие составляет на основании оборотной ведомости по синтетическим счетам.
При журнально-ордерной форме на основании первичных документов составляются накопительные ведомости и разработочные таблицы. При этом однородные операции, относящиеся к определенному счету, записываются в журналы в хронологическом порядке по корреспондирующим счетам. В конце месяца в каждом журнале подсчитывается итог оборотов в разрезе корреспондирующих счетов. Эти итоги представляют собой бух. проводки (мемориальные ордера) для записи на счетах Главной книги. Поэтому накопительные журналы называют журналы-ордера.
Журналы-ордера строятся по кредитовому признаку, т.е. записи операций производятся по кредиту конкретного счета в корреспонденции с дебетом разных счетов. Итоги оборотов за месяц из журналов-ордеров переносятся на счета Главной книги. Журналы-ордера открываются на месяц. Главная книга открывается на год. В Главной книге каждому счету отводится отдельная страница. Кредитовый оборот по каждому счету переносится в Главную книгу одной итоговой суммой за месяц. Дебетовый оборот по каждому счету собирается в Главной книге по мере разноски данных из разных журналов-ордеров. Затем на счете Главной книги подсчитывают итоги по дебету счета и определяют сальдо на конец месяца.
Схема: Журнально-ордерная форма учета:
1 – Первичные документы;
2 – Кассовая книга;
3 – Накопительные и группированные ведомости по синтетическим счетам;
4 – Журналы ордера (кредитовый признак);
5 – Главная книга (дебетовый признак);
6 – Баланс и отчеты;
7 – Ведомости и карточки аналитического учета;
8 – Оборотная ведомость по аналитическим счетам;
6.1 Назначение документации
6.2 Первичный учет
6.3 Требования, предъявляемые к первичным документам согласно нормативным актам Российской Федерации
6.4. Контроль и хранение первичных учетных документов